Microsoft Project 2003

1.1

Universidad Catolica de Salta Escuela de Negocios Lic. En Higiene y Seguridad

Sistema de Representación I

CARTILLA DE PROJECT 2003

Ing. Diaz Carlos Eduardo

Año 2007

1.2

Conceptos básicos de Project 2003

N1

Introducción a Project Una vez completada esta lección, podrá:
Iniciar Microsoft Project
Utilizar las vistas para trabajar de diferentes formas con los detalles del plan de proyecto
Utilizar los informes para imprimir los detalles del plan de proyecto
Crear un plan de proyecto e introducir una fecha de inicio de proyecto Microsoft® Project es un programa que consta de una amplia variedad de productos, y puede facilitar: •

La realización del seguimiento de la información que conlleva los requerimientos del trabajo, la duración y los recursos del proyecto

•

La forma de visualizar el plan de proyecto en un formato estándar y con un diseño apropiado

•

El proceso de programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente

•

El intercambiar información de proyecto con otras aplicaciones del sistema de Microsoft Office

•

El comunicar la información a los recursos y otros participantes, dado que el administrador de proyectos posee el control del proyecto

•

La gestión de los proyectos utilizando un programa con una apariencia y comportamiento similar a otras aplicaciones de productividad de Escritorio

Lección 1

Introducción a Project

1.3

Inicio de Project Project Standard es un miembro de la familia del Sistema de Microsoft Office, de modo que la apariencia de Project es similar a la de Word, Excel y Access. La organización de la Barra de Herramientas y la barra de Menús es muy similar a la de otras aplicaciones de Office, aunque no su contenido. En este ejercicio, iniciará Project Standard y se creará un archivo basado en una plantilla además de conocer las principales áreas de la interfaz de Project. 1. Se dará click en el Botón Inicio 2. Se dará click en Todos los Programas 3. Del Menú Microsoft Office, se dará click en Microsoft Project 2003

4. La barra de menús contiene conjuntos de instrucciones aplicables.

5. La barra de herramientas ofrece un acceso rápido a las tareas más comunes

6. La Barra de Formato ofrece varias opciones que dan un estilo específico a varios elementos como texto.

7. La Barra Guía de Proyectos ofrece varias opciones propias de la visualización de un proyecto.

1.4

Conceptos básicos de Project 2003

8. El Panel de Tareas consta de una lista de archivos abiertos recientemente además de otras opciones.

9. La ventana del plan de proyecto contiene una vista del documento activo 10. El cuadro de escriba una pregunta es una herramienta de ayuda que ofrece soluciones rápidas a las consultas escritas.

Si ha utilizado las aplicaciones de Office, estará familiarizado con muchos de los elementos de la interfaz de la ventana de Project. Algunos de estos son: •

Las barras de menús principal, que permite proporcionar instrucciones a Project

Lección 1

• • •

•

Introducción a Project

1.5

Las barras de herramientas, que ofrecen un acceso rápido a las tareas más comunes La ventana del plan de proyecto, que contiene una vista del plan de proyecto activo El cuadro escriba una pregunta, que permite buscar de forma rápida en el sistema de ayuda de Project las instrucciones sobre el modo de llevar a cabo las actividades comunes de Project. El panel de tareas Inicio de Project, similar a los paneles de tareas que puede observar en las demás aplicaciones de Office

A continuación, veremos las plantillas incluidas con Project y crearemos un plan de proyecto basado en una de ellas. 1. En la sección de Plantillas, se seleccionará la opción En mi PC… 2. Del cuadro de Diálogo se elegirá la pestaña Plantillas de Project

3. Del grupo de plantillas selecciona la nombrada Nuevo Negocio 4. Se dará click en Aceptar 5. Se ha creado un nuevo documento de Project a partir de una Plantilla.

1.6

Conceptos básicos de Project 2003

Análisis de las Vistas El espacio de trabajo de Project, se denomina Vista. Project dispone de docenas de vistas, aunque normalmente trabajará con una vista o hasta dos. Las vistas son utilizadas para introducir, editar, analizar y visualizar la información del proyecto. La vista predeterminada, que verá al iniciar Project es el Diagrama de Gantt, mostrada en la siguiente ilustración.

En términos generales, las vistas centran su atención en los detalles de las tareas o en los detalles de los recursos. El diagrama de Gantt, lista los detalles de las tareas en una tabla en la parte izquierda de la vista y representa de forma gráfica cada tarea como una barra en el diagrama situado en la parte derecha de la vista. La vista Diagrama de Gantt, es una forma común de representar un plan de proyecto, especialmente cuando se presenta a los demás. También resulta útil para la introducción y refinamiento de los detalles de tarea y para el análisis del proyecto. En este ejercicio se mostrará un proyecto desde diferentes vistas. 1. Se dará click en Hoja de recursos desde el menú Ver.

2. La hoja de recursos visualiza los detalles de los recursos.

Lección 1

Introducción a Project

3. Se dará click en Más vistas desde el Menú Ver. 4. Del cuadro de diálogo se elegirá la opción Hoja de Tareas y se dará click Aceptar.

1.7

en

5. La hoja de tareas, lista los detalles de cada una 6. Se elegirá Uso de recursos del Menú Ver. 7. Esta vista muestra los recursos según las tareas a las que han sido asignados y viceversa en una escala temporal (días o semanas)

8. Ahora se elegirá la opción Uso de tareas en el menú Ver 9. Se seleccionará la tarea Definir enfoque del negocio 10. Se dará click en el botón Ir a la tarea seleccionada en la Barra de Herramientas Estándar 11. Se mostrará la escala temporal con los valores de trabajo programados para esta tarea.

1.8

Conceptos básicos de Project 2003

12. Del menú Ver se elegirá la opción Calendario. 13. Esta vista carece de los elementos del diagrama, la tabla o la escala temporal.

14. Se elegirá Diagrama de Red desde el Menú Ver

Lección 1

Introducción a Project

1.9

15. Esta vista muestra la relación entre tareas.

A continuación, se mostrarán dos vistas simultáneas 1. Se dará click en Más Vistas del menú Ver 2. Del cuadro de diálogo se elegirá Entrada de tareas y se dará click en Aceptar

3. Se seleccionará la tarea 3 (Definir enfoque del negocio) 4. En la parte inferior de la pantalla la vista de Entrada de tareas mostrará los detalles de la tarea.

5. Se dará click en la tarea 4 (Identificar las capacidades, información y soporte disponibles) 6. Para quitar la división, sólo se dará click derecho en una parte vacía de la vista inferior y del menú secundario se elegirá la opción Ocultar Vista de Formulario

1.10

Conceptos básicos de Project 2003

7. Utilizar los Informes para Imprimir los detalles del plan de proyecto Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de los datos de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar en pantalla o imprimir, los informes están diseñados para ser impresos. Los datos no son introducidos directamente en un informe. Project incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos. En este ejercicio, visualizaremos un informe en la ventana Vista preliminar: 1. Se dará click en Informes desde el Menú Ver 2. Se seleccionará la opción Personalizados…

3. En la lista Informes se seleccionará Tarea y se dará click en Vista Previa

4. Se dará click en Imprimir… y en el cuadro se dará click en Aceptar. 5. Se cerrará la vista previa al dar click en Cerrar. 6. También se cerrará el cuadro de diálogo de Informes personalizados e Informes.

Lección 1

Introducción a Project

1.11

Creación de un nuevo Plan de Proyecto Una vez realizado el recorrido por las principales partes de la Interfaz de Project, estará en disposición de crear un plan de proyecto. Un plan de proyecto es esencialmente un modelo a partir de los aspectos del proyecto real que tiene previsto que ocurran, o que desea que ocurran. Project hace un constante uso de los calendarios. El calendario define el horario laborable y no laborable para las tareas y representa el horario de trabajo normal, el cual podría sufrir variaciones debido a los periodos de vacaciones o asuetos. Algunas características de Project Standard y Professional, son diferentes. Se resaltarán las diferencias en las ocasiones en que sean necesarias.

En este ejercicio, crearemos un nuevo plan utilizando la Guía de proyectos y se configurarán periodos laborables 1. Del panel de tareas Nuevo, se elegirá la opción Proyecto en blanco 2. Se elegirá la opción Definir el Proyecto en el panel de tareas (en la versión Professional) o Definir fecha de inicio de programación (en la versión Standard) 3. Se cambiará la fecha de inicio del proyecto desde el calendario.

4. Se dará click en Listo (versión Project Standard) o Guardar e ir al paso 2 (Project Professional) 5. S seleccionará la opción No y se dará click en el paso 3 6. Se dará click en Guardar y finalizar 7. Se dará click en el Botón Guardar de la Barra de Herramientas Estándar y se dará nombre al archivo como Proyecto1 8. Se dará click en Guardar 9. Se dará click en Definir periodos laborables generales desde el panel de tareas 10. En la lista Seleccionar una Plantilla de Calendario se elegirá el Estándar

11. Se dará click en Guardar e ir al paso 2 12. Este panel, ofrece la posibilidad de cambiar el horario de trabajo aunque se utilizará la opción predeterminada 13. Se dará click en Guardar e ir al paso 3 14. Se dará click en cambiar calendario laboral 15. El día 29 de abril es día de asueto en la escuela, por lo que se marcará como periodo no laborable

1.12

Conceptos básicos de Project 2003

16. Se dará click en Aceptar 17. Para comprobar que se ha considerado como no laborable, se verificará desde el calendario de la gráfica de Gantt 18. Se dará click en Guardar e ir al paso 4 19. En esta pantalla puede hacer ajustes a cada campo

20. Se dará click en Guardar e ir al paso 5 21. En la pantalla final se dará click en Guardar y finalizar

Creación de un nuevo Plan de Proyecto

Lección 1

Introducción a Project

1.13

Del mismo modo que ocurre en otros programas, Project permite especificar Propiedades de archivo. Algunas de estas son estadísticas como el número que ha sido revisado el documento. Otras incluyen información que probablemente desee registrar acerca del plan de proyecto, como el nombre del administrador o las palabras clave soportadas en una búsqueda de archivo. Project utiliza además propiedades para los encabezados y pies de página cuando se imprime. En este ejercicio, especificaremos algunas propiedades. 1. Se elegirá Propiedades, del menú Archivo y aparecerá el cuadro Propiedades 2. Se seleccionará la ficha Resumen

3. 4. 5. 6.

Se escribirá “Calendario de producción de video” en el cuado Asunto Se escribirá el nombre del autor. Se habilitará la opción Guardar vista previa Se dará click en Aceptar

1.14

Conceptos básicos de Project 2003

Resumen de la lección ●

Project incluye varias plantillas sofisticadas que ofrecen un punto de partida para un nuevo plan de proyecto

●

El principal espacio de trabajo en Project es una vista. Normalmente, dispone de una o en ocasiones de dos vistas visualizadas de manera simultánea. La vista predeterminada es la vista Diagrama de Gantt y probablemente sea la más conocida en Project.

●

Project incluye un gran número de informes incorporados. Éstos están destinados a la visualización de los datos de Project.

●

Utilice los calendarios de Project para controlar cuándo puede ser programado el trabajo.

Evaluación 1. Esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único ______________________

2. Herramienta que permite analizar el efecto de los tiempos de una tarea en la realización de las demás ______________________

3. Una de las opciones ofrecidas por Project es la modificación del horario ________________

4. Formatos predefinidos destinados a la impresión de datos de Project.

5. Project considera 3 plantillas de calendario que son: estándar, turno de noche y _________________

2.1

LECCIÓN 2

Creando una Lista de Tareas Una vez completada esta lección, podrá:
Introducir tareas
Crear un hito para llevar a cabo un seguimiento de un evento importante
Organizar las tareas en fases
Crear relaciones de tareas y documentarlas con notas
Comprobar la duración total de un plan de proyecto

Además de escribir la información de tarea directamente en Project, puede desarrollar listas de tareas en otras aplicaciones y después importarlas en Project.

Las tareas son los bloques más básicos en la creación de cualquier proyecto (las tareas representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto). Las tareas describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimiento de recursos. Se trabajará con dos tipos de tareas: •

Tareas de resumen: conjuntan las duraciones, costos y otras subtareas.

•

Hitos: Indican un evento importante en el transcurso de un proyecto.

En este ejercicio, se introducirán las primeras tareas requeridas en el proyecto. 1. Se dará click en Crear una lista de las tareas del proyecto en la guía de proyecto, en la sección de Tareas.

2.2

Conceptos básicos de Project 2003

2. Se escribirá Planeación del Sitio en la primera celda debajo de nombre de la tarea y se oprimirá la tecla Intro. 3. Se seguirán escribiendo las siguientes tareas: a. Redacción de Texto por Tema b. Búsqueda de Imágenes c. Integración de Navegación en FrontPage d. Integración de textos a FrontPage La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que empleará para completarse. Project puede trabajar con duraciones de tarea en un rango de minutos a meses. Dependiendo del ámbito del proyecto, puede trabajar con duraciones de tarea en una escala de horas días y semanas. El calendario de proyecto para un plan puede estar definido de las 8 de la mañana a las 5 de la tarde, de lunes a viernes, con una hora designada a comer y considerando como periodo no laborable las tardes y los fines de semana. Así, una tarea con requerimientos de trabajo de 16 hrs. Podrá ser terminado en dos días. Al especificar medidas de duración temporal, puede utilizar las siguientes abreviaturas:

Si escribe esta abreviatura

Aparecerá de esta forma

Lo que significa

m

min

minuto

h

hr

hora

d

día

día

s

sem

semana

Ms

ms

mes

En este ejercicio, se introducirá la duración de las tareas creadas anteriormente. Al haberlas creado, Project introdujo una duración estimada de un día para cada una de ellas. 1. Se dará click en la celda situada a la derecha de Planeación del Sitio 2. Se escribirá 2d y se oprimirá la tecla Intro 3. Se deberán introducir las siguientes duraciones: a. Redacción de Texto por Tema 8 días b. Búsqueda de Imágenes 2 días c. Integración de Navegación en FrontPage 2 días d. Integración de textos a FrontPage 1 día

Introducción de un Hito Además del seguimiento de tareas a completar, puede que desee realizar un seguimiento de un evento importante del proyecto como conocer la fecha de fin de cada fase.

Lección 2

Creando una Lista de Tareas

2.3

Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto o acompañan al mismo. El hito en sí, no supone la realización de un trabajo y se representan como tareas con duración cero. En este ejercicio, se creará un hito. 1. Se seleccionará la primera tarea 2. Del menú Insertar se elegirá la opción Nueva Tarea

3. Se escribirá Planeación completada

4. En el campo de duración se escribirá 0d 5. Automáticamente se mostrará como un hito

2.4

Conceptos básicos de Project 2003

Organización de Tareas en Fases Si posee un conjunto complejo de tareas, se debe considerar la posibilidad de organizar las tareas en fases. La visualización de las fases de las tareas facilitará la revisión del plan de proyecto desde el punto de vista de elementos principales y detallados de trabajo. Por ejemplo, un proyecto en la realización de un sitio Web escolar, puede dividirse en fases principales de trabajo, tales como la planeación, la navegación, la redacción de las secciones, etc. La creación de fases, se lleva a cabo aplicando un sangrado a las tareas. En Project, las fases están representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una tarea de resumen, es diferente al de las demás. No podrá editar directamente su duración, la fecha de comienzo ni otros valores calculados, debido a que estos, dependen de las tareas de detalle. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto. En este ejercicio, se insertarán tareas y fases. 1. Se dará click derecho en el selector de la fila 2 2. Del Menú secundario se elegirá la opción Nueva Tarea

3. Se insertará una nueva tarea más. 4. Se escribirán los siguientes nombres a las nuevas tareas: a. Tema b. Plano de Navegación 5. Se dará click en Organizar tareas en fases

Lección 2

Creando una Lista de Tareas

6. Se seleccionarán las dos tareas nuevas 7. Se dará click en el botón Aplicar sangría en el panel izquierdo

8. La tarea 1 se convertirá en una tarea tipo resumen 9. Se dará click en Listo desde el panel izquierdo

2.5

2.6

Conceptos básicos de Project 2003

Vincular Tareas Las tareas de proyecto deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo, antes de que se produzca la guía de navegación de un sitio, se debió haber planeado el propósito del mismo. Estas dos tareas, poseen una relación fin a comienzo (también denominada dependencia o vínculo) con dos aspectos. •

La segunda tarea debe producirse después de la primera, es decir, en secuencia

•

La segunda tarea sólo se producirá si la primera es completada, indicando una dependencia.

•

La primer tarea adquiere el nombre de predecesora y la segunda se denominará sucesora, pues sucede a la tarea predecesora.

Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o más tareas sucesoras, de igual forma, cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras. Esto hace que las tareas sólo puedan tener uno de los cuatro tipos de relación de tarea:

Relación de Tarea

Significado

Diagrama de Gantt

Fin a Comienzo (FC) La fecha de fin de la tarea predecesora determina el inicio de la tarea sucesora Comienzo a comienzo (CC)

La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora

Fin a fin (FF)

La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora

Comienzo a Fin (CF) La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora

La presentación de las relaciones de tarea y el tratamiento de los cambios en las fechas programadas de comienzo y fin, son aspectos en los que el uso de un motor de programación como Project puede demostrar su funcionalidad. Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Project. Por Ejemplo: •

En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones de tarea aparecen como líneas de vínculo entre las tareas.

Lección 2

•

Creando una Lista de Tareas

2.7

En las tablas, los números de identificador de las tareas predecesoras, aparecen en los campos Predecesoras de las tareas sucesoras.

Para crear relaciones de tarea, se deben establecer vínculos entre las tareas. Todas las tareas del plan de proyecto han sido programadas para comenzar en un mismo día. En este ejercicio, se vincularán tareas. 1. Se dará click en Programar Tareas 2. Se seleccionarán las tareas 2 y 3 y se dará click en el botón de fin a comienzo

3. Ahora se vincularán igualmente, las tareas de la 6 a la 9 4. Se seleccionará la tarea 12 5. De la barra de herramientas estándar, se dará click en el botón Información de la tarea 6. Del cuadro de diálogo, se elegirá la ficha Predecesoras 7. En la primer celda debajo de Nombre de tarea se desplegará la lista de todas las tareas existentes y se elegirá la tarea Búsqueda de Imágenes 8. Se oprimirá la tecla Intro y se dará click en el botón Aceptar.

9. Para vincular tareas no adyacentes, seleccione las tareas al momento de oprimir la tecla Ctrl

2.8

Conceptos básicos de Project 2003

10. Al terminar, se dará click en Listo del panel izquierdo

Lección 2

Creando una Lista de Tareas

2.9

Documentar Tareas Puede registrar información adicional sobre una tarea en una nota. Si dispone de descripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un nombre breve para la tarea, puede añadir estos detalles en una nota de tarea. De este modo, la información reside en el archivo de Project y podrá ser visualizada o impresa fácilmente. Existen 3 tipos de notas:

SUGERENCIA Para abrir el cuadro de diálogo Información de la tarea, elija Información de la tarea en el menú Proyecto.

•

Notas de tarea: Introducidas y revisadas en la ficha Notas de la Información de Tarea.

•

Notas de recurso: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la Información de Recurso.

•

Notas de asignación: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la Información de Asignación.

Las notas de Project, soportan diferentes opciones de formato de texto, permitiéndolo vincular o almacenar imágenes y otros tipos de archivos. Los hipervínculos permiten unir una tarea, recurso o asignación a información adicional que reside fuera del plan de proyecto, como otro archivo, información en una determinada ubicación del mismo documento, una página o sitio Web o a una página en la Intranet. En este ejercicio, se crearán notas de recurso, asignación y tareas. 1. Se dará click en la tarea 1 y desde la barra de herramientas se dará click en el botón de notas de tarea

2. 3. 4. 5.

Se escribirá un comentario y se dará click en Aceptar Se elegirá la Vista Hoja de Recursos desde el Menú Ver Se seleccionará el recurso existente y se dará click en el botón de notas de recursos Se escribirá un comentario y se dará click en Aceptar

A e hacer click s Acercar y mbiar la escala vista Gantt.

2.10

6. 7. 8. 9. 10.

Conceptos básicos de Project 2003

Se elegirá la Vista Uso de Recursos y se seleccionará la última tarea Se dará click en el botón notas de la asignación desde la barra de herramientas Se escribirá un comentario de la asignación Se seleccionará la vista del diagrama de Gantt Se abrirá la nota de tarea y se agregará el siguiente vínculo: a. http://www.microsoft.com/latam

11. Se dará click en el botón Insertar objeto 12. En el cuadro de diálogo se elegirá Crear desde un archivo y después se dará click en el botón Examinar… 13. Se elegirá una imagen y se cerrará el cuadro al dar aceptar hasta llegar a la nota.

La Duración de un Proyecto Aunque no se ha introducido directamente la duración total del proyecto o la fecha de finalización, Project ha calculado este valor basándose en la duración individual de las tareas y en las relaciones de tarea. Para conocer la fecha de fin programada para el proyecto, es a través del cuadro de diálogo Información del Proyecto. En este ejercicio, se visualizará la fecha de fin del proyecto. 1. Del menú Proyecto, se elegirá la opción Información del Proyecto 2. Se dará click en el botón de estadísticas y se mostrarán varios valores, incluyendo la duración, fecha de inicio y fin del proyecto

Lección 2

3. 4. 5. 6.

Creando una Lista de Tareas

2.11

Se dará click en Cerrar Se cerrará la guía de proyectos desde la barra guía de proyectos. En el menú Ver se elegirá la opción Zoom… Del cuadro Zoom se habilitará la opción Proyecto completo y se dará click en Aceptar

No se puede editar la fecha de fin directamente ya que este proyecto ha sido programado tomando como referencia la fecha de comienzo y la duración de las tareas, los días laborables requeridos.

Resumen de la lección ●

Los aspectos esenciales de las tareas de un plan de proyecto son su duración y el orden de incurrencia.

●

Los vínculos de tarea, o relaciones, hacen que el comienzo o fin de una tarea afecte al comienzo o fin de otra tarea. Una relación de tarea común es una relación de fin a comienzo, donde la finalización de una tarea controla el comienzo de otra tarea.

●

En Project, las fases de una programación se representan como tareas de resumen.

●

El cuadro de diálogo Información del proyecto es una excelente forma de ver los valores clave de un plan de proyecto como su fecha de fin programada y su duración.

Evaluación 1. Las _________________ son un conjunto de tareas similares. Tienen un comportamiento diferente.

2. Evento significativo que sucede en el transcurso del proyecto.

3. Bloques básicos en la creación de un proyecto.

2.12

Conceptos básicos de Project 2003

4. Las cuatro relaciones de tareas que existen son: Fin a Comienzo, Comienzo a Comienzo, _________________ y Comienzo a Fin.

5. Los tres tipos de notas se pueden agregar a tareas, asignaciones y _________________

3.1

LECCIÓN 3

Los Recursos Una vez completada esta lección, podrá:
Configurar la información básica de los recursos para personas, equipamiento y materiales
Configurar la información de costo para los recursos
Cambiar la disponibilidad de un recurso para el trabajo Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos: • •

Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer. Costos: Hacen referencia al importe que será necesario para pagar a esos recursos.

La posibilidad de gestión de recursos de Project supone una de las mayores ventajas, si lo comparamos con herramientas de planificación de tareas como por ejemplo una agenda. No es necesario configurar los recursos o asignarlos a tareas, pero sin esta información, se tiene un menor control sobre los mismos factores. En caso contrario, la configuración de esta información no le ocupará mucho tiempo, al contrario se reduce el tiempo o costos. Project trabaja con dos tipos de recursos: •

Recursos de trabajo

•

Recursos materiales

Los de trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto. A continuación encontrará ejemplos de recursos de trabajo:

Recurso de Trabajo

Ejemplo

Persona individual identificada por nombre.

Daniel Ruiz Soto

Persona individual identificada por función o título de trabajo.

Líder de proyecto

Grupos de personas con un objetivo en común.

Ilustradores

Equipamiento

Computadoras e impresoras

En este ejercicio, se configurará la información de diversos recursos humanos. 1. Se dará click en Recursos desde la barra Guía de proyectos 2. Se dará click en Especificar personas y equipamiento para el proyecto en el panel Recursos 3. Se dará click en Especificar recursos de forma manual

3.2

Conceptos básicos de Project 2003

4. En la primera celda del encabezado Nombre de recurso se escribirá Elizabeth Sánchez Méndez 5. Se ampliará el ancho de la columna 6. Se escribirán los siguientes recursos en las siguientes celdas: a. Daniel Ruíz Soto b. Andrea García Nunó c. Oscar Pérez Manzano 7. Se dará click en Cerrar del Panel de Guía de proyectos 8. Se elegirá la vista Hoja de recursos 9. Se escribirá ilustrador en la celda después del último recurso 10. Asegúrese de que se encuentre seleccionado Trabajo en el campo Tipo

11. Vaya al campo de Capacidad máxima del nuevo recurso y se escribirá 200%, debido a que se considera el trabajo paralelo de dos ilustradores trabajando al 100% La capacidad máxima representa la cantidad de un recurso para llevar a cabo cualquier tarea. Project le advertirá si asigna algún recurso a más tareas de las que puede llevar a cabo con una capacidad máxima del 100%. Cuando un recurso representa una categoría de personas que se irán intercambiando como los ilustradores de la simulación anterior, se puede disponer de mayor capacidad máxima, 200% o más, dependiendo del número de recursos disponibles para trabajar a jornada completa cada día laborable. Los recursos humanos y de equipamiento se configuran del mismo modo. Sin embargo existen ciertas diferencias en el modo en que puede programar los dos tipos de recursos. Los recursos de equipamiento podrían funcionar a horario completo y los recursos humanos tienen un horario laborable al día. Otro de los factores a considerar es que los recursos humanos son más flexibles en las tareas, mientras que los recursos de equipamiento son más especializados en sus funciones. Es posible configurar los recursos de equipamiento cuando: •

•

Existan varios equipos o personas que podrían necesitar una parte del equipamiento para realizar diferentes tareas de manera simultánea y el equipamiento estuviese sobreasignado Desee planificar y realizar un seguimiento de los costos asociados al equipamiento.

Lección 3

Los Recursos

3.3

En este ejercicio, se configurarán las características de un equipamiento. 1. Se dará click en la siguiente celda vacía de la columna de Recursos 2. Se dará click en el botón información del recurso desde la Barra de Herramientas Estándar

SUGERENCIA También puede hacer doble clickk en una celda vacía en la columna Nombre de recurso para crear uno nuevo utilizando el cuadro Información del Recurso

3. En la ficha General se escribirá Computadora de diseño en el campo Nombre del recurso

4. Se especificará el tipo Trabajo, para este recurso y se dará click en el botón Aceptar 5. En la celda de capacidad máxima del nuevo recurso se especificará 200%, debido a que se requerirán dos máquinas, una para cada ilustrador. Los recursos materiales son los artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto. En un proyecto de construcción por ejemplo, se consideran como recursos materiales los clavos, las tablas, el cemento, etc. Aunque Project no es un sistema completo de inventario, puede mantenerle informado del consumo de los recursos materiales.

3.4

Conceptos básicos de Project 2003

En este ejercicio, introduciremos información sobre los recursos materiales. 1. Se dará click en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso 2. Se escribirá Papel de impresión 3. Se seleccionará la opción Material del campo Tipo, del nuevo recurso

4. Se escribirá Paquete de hojas en blanco en la columna Etiqueta de Material Tanto en los recursos materiales como en los recursos de trabajo, puede editar y perfilar las asignaciones de recurso, establecer varias tasas de costo, especificar tareas de costo a aplicar en diferentes horarios y compartir los recursos a través de un fondo de recursos. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos materiales no utilizan tasas de costo de horas extra, calendarios de recurso o capacidad máxima.

Lección 3

Los Recursos

3.5

Tasas de Costo del Recurso Casi todos los proyectos poseen algún aspecto financiero y el costo dirige el ámbito de muchos proyectos. El seguimiento y gestión de la información financiera permiten al administrador del proyecto responder a preguntas como: • • • •

¿Cuál es el costo total del proyecto, basado en la estimación de los recursos y la duración de las tareas? ¿Se están utilizando recursos muy costosos que podrían sustituirse por otros? ¿Cuál será el importe de un tipo de recurso o tarea durante el transcurso del proyecto? ¿Se puede sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duración del proyecto?

En el siguiente ejercicio, se introducirá información de costo para los recursos. 1. Se dará click en el campo Tasa Estándar del Recurso 1 y se escribirá 1500/s que son los honorarios semanales del recurso

2. En el campo Tasa estándar se escribirá la siguiente información: a. 1300/s b. 1500/s c. 1000/s d. 1000/s e. 200/d f. 50

3.6

Conceptos básicos de Project 2003

3. En el caso de los recursos materiales sólo se especificará el costo unitario

En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos. Para aprovechar las características de Gestión de Costos de Project, el administrador de proyecto debería conocer los costos asociados a cada recurso material y de trabajo. En el caso de los recursos humanos, ésta sería una información difícil de conseguir. Dependiendo de las prioridades del proyecto y de los estatutos de la organización, probablemente no sea capaz de realizar un seguimiento de los costos del recurso.

Lección 3

Los Recursos

3.7

Ajuste del Horario Laboral para Recursos Individuales Project utiliza distintos tipos de calendarios para diferentes propósitos. El calendario de recurso controla el horario laborable y no laborable de un recurso. Los calendarios de recurso sólo son aplicables a los recursos de trabajo, es decir a personas y equipamiento y no a los recursos materiales. Durante la creación inicial de los recursos de un plan de proyecto, Project crea un calendario de recurso para cada recurso. El ajuste inicial del horario laboral para el calendario del recurso coincidirá exactamente con el calendario base Estándar (incorporado a Project, en el que el horario laboral es de 8 am a 5 pm, de lunes a viernes). En caso de que el calendario de recurso requiera algún cambio de horarios para un recurso específico, se puede hacer y también se pueden especificar periodos vacacionales, asuetos, etc. Cualquier cambio realizado en el calendario base Estándar, será reflejado automáticamente en todos los calendarios de recurso que estén basados en el calendario base Estándar. Sin embargo, cualquier cambio específico realizado en el horario laboral de un recurso, no será cambiado. En este ejercicio, especificaremos el periodo laborable y no laborable de los recursos individuales de trabajo. 1. Se elegirá Cambiar calendario laboral del menú Herramientas

2. Se seleccionará el Recurso Andrea García Nunó de la lista Para 3. En el calendario se deberá localizar el día 14 de marzo 4. De las opciones de Establecer fechas seleccionadas como, se elegirá Periodo no laborable

3.8

Conceptos básicos de Project 2003

5. 6. 7. 8. 9.

Se seleccionará el recurso Oscar Pérez Manzano de la lista En el cuadro de confirmación de almacenamiento de cambios, se dará click en Sí. Del calendario se seleccionarán los días 17 y 18 de Marzo Se escribirá 06:00 pm en el campo Hasta Seleccione los encabezados de las columnas de lunes, martes y miércoles y seleccione la opción Periodo no laborable

10. Se dará click en el botón Aceptar

Lección 3

Los Recursos

3.9

Si necesita editar varios calendarios de recurso de una forma similar, puede asignar un calendario base diferente a un recurso o a un conjunto de recursos. Esto es más eficiente que editar los calendarios individuales, y permite realizar los ajustes a nivel de proyecto en un calendario base en caso de ser necesario. Si dispone de un recurso que sólo se encuentra disponible para trabajar en su proyecto a tiempo parcial, probablemente deseará establecer el horario laboral del recurso en el proyecto para que refleje una programación a tiempo real. El cambio de la disponibilidad del recurso, mantiene el enfoque sobre la capacidad de trabajo del recurso en el proyecto, en lugar de sobre las horas en las que puede realizar el trabajo.

3.10

Conceptos básicos de Project 2003

Resumen de la lección ●

El registro de la información de recursos en los planes de proyecto, ayuda a controlar mejor quién y cuándo lleva a cabo el trabajo, y cuál es su costo.

●

Los recursos humanos y de equipamiento llevan a cabo el trabajo de un proyecto.

●

Los recursos materiales se consumen durante un proyecto

Evaluación 1. Las dos diferencias básicas entre los recursos humanos y los de equipamiento en cuanto a su configuración en Project son: ______________ y _____________

2. Los Recursos Humanos y de Equipamiento se conocen como _______________

3. Aquel que controla los horarios laborables y no laborables de un recurso.

4. Uno de los aspectos importantes para Project respecto a los recursos es su _______________

5. Project puede mantenerle informado de los _________________ de los recursos materiales.

4.1

LECCIÓN 4

Asignando Tareas Una vez completada esta lección, podrá:
Asignar recursos a las tareas
Controlar la forma en que Project programa las asignaciones adicionales
Asignar recursos materiales a las tareas Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del trabajo. Desde la perspectiva de las tareas es lo que se denomina proceso de asignación de un recurso a una tarea; desde la perspectiva de los recursos, se podría denominar como una asignación de recurso. Tarea más recurso, igual a asignación. En Project no es necesario asignar recursos a tareas, aunque existen varias razones por las que debería hacerlo. Si asigna los recursos a las tareas, podrá encontrar respuestas a preguntas como: •

¿Qué personas se encargan de trabajar en las tareas y cuándo?

•

¿Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el proyecto?

•

Espera que un recurso trabaje en una tarea cuando éste no se encuentra disponible?

•

¿Ha asignado un recurso a tantas tareas que ha sobrepasado la capacidad de trabajo del recurso?

La asignación de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso del trabajo en la tarea. Si introduce información sobre los costos, Project además calculará el costo de la tarea y del recurso de manera automática. La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el campo capacidad máxima. A menos que se especifique lo contrario, Project asignará el 100% de unidades, si el recurso dispone menos del 100% de capacidad máxima, Project asignará el valor de la capacidad máxima del recurso en las asignaciones a las que se encuentre relacionado. En este ejercicio se asignarán recursos a tareas. 1. Se dará click en Recursos, desde la Guía de Proyecto 2. Se dará click en Asignar personas y equipamiento a las tareas en el panel de recursos 3. Se dará click en Asignar Recursos y del cuadro de diálogo se elegirá la tarea 2

4.2

Conceptos básicos de Project 2003

4. La tarea 3 se asignará a Andrea García Nunó 5. Se dará click en el recurso Daniel Ruiz Soto y se dará click en el botón Asignar 6. Se seleccionarán las tareas de la 6 a la 9 y se elegirá como recurso a Elizabeth Sánchez Méndez

7. Se seleccionarán las tareas 11 y 12 a los recursos Ilustrador y Computadoras de Diseño 8. Las tareas 14 a 16 serán asignadas a Oscar Pérez Manzano 9. Por último la tarea 18 será llevada a cabo por Andrea García Nunó 10. Antes de cerrar el cuadro de diálogo, se examinará el final del panel izquierdo en donde se encuentra información como la duración y los recursos asignados

Lección 2

Asignando Tareas

4.3

11. Se dará click en el botón Cerrar Después de crear una tarea y antes de asignar un recurso, la tarea posee una duración pero no un trabajo asociado a ella. El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearán para completar una tarea. Si existe una persona trabajando a tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada como trabajo será la misma que la cantidad de tiempo expresada como duración. La cantidad de trabajo sólo será diferente de la duración si asigna más de un recurso a una tarea o si asigna un recurso que no trabaja a tiempo completo. Project calcula el trabajo utilizando la fórmula de programación:

Duración x Unidades = Trabajo

ción a por el esfuerzo ara todas las as en Project. r el ajuste, elija n el menú s y seleccione ramación y anule la casilla Las as están das por el

4.4

Conceptos básicos de Project 2003

Asignación de Recursos Adicionales a una Tarea De manera automática, Project utiliza un método de programación denominado programación condicionada por el esfuerzo. Esto significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del número de recursos asignados. El efecto más visible de la programación condicionada por el esfuerzo es que cuando asigna recursos adicionales a una tarea, la duración de ésta disminuye. Project aplica la programación condicionada por el esfuerzo cuando asigna o elimina recursos de las tareas. Para definir la cantidad de trabajo que una tarea representa, se asignará uno o más recursos a la tarea. Si añade recursos adicionales más adelante, la cantidad de trabajo no cambiará, aunque la duración de la tarea se vea reducida. En caso de que asigne más de un recurso a una tarea y después elimine uno de ellos cuando la programación condicionada por el esfuerzo se encuentra asignada, la cantidad de trabajo de la tarea permanecerá constante. La duración o tiempo empleados por los demás recursos para completar esta tarea, se verá incrementado. En este ejercicio, se asignarán recursos adicionales. 1. Se dará click en la tarea 2, cuyo trabajo requerido es de 40 hrs. y duración es de 1 día. 2. Se dará click en el recurso Andrea García Nunó y se dará click en Asignar desde el cuadro de diálogo Asignar Recursos

3. El trabajo total requerido todavía es de 40 hrs aunque está distribuido entre dos recursos, por lo que la duración se disminuye a la mitad (medio día)

Lección 2

Asignando Tareas

4.5

4. Las fechas de comienzo de las tareas sucesoras también se modificarán 5. Se dará click en la tarea 9 y se asignará al recurso Andrea García Nunó 6. Aparecerá un Indicador de Etiqueta desde el que podrá elegir el modo en que desea que Project trate la asignación 7. Del menú de la etiqueta inteligente, se elegirá la opción Aumentar trabajo y mantener la duración constante

8. Se suplicara a 16 el trabajo y la duración se mantendrá

El administrador de proyecto será el que decida la programación condicionada por el esfuerzo y su aplicación en los proyectos. Existen tareas en las que no siempre es posible aplicar la programación debido a que debe existir una capacitación previa, o una coordinación exhaustiva para completar la tarea y el aplicar la programación condicionada por el esfuerzo resultaría en un decremento de la productividad.

4.6

Conceptos básicos de Project 2003

Asignación de Recursos Materiales a las Tareas Existen dos formas de tratar el costo cuando asignamos un recurso material: •

Asignar una cantidad de unidades fija a la tarea. En donde se multiplicará el costo de unidad por el número de unidades consumidas para determinar el costo total.

•

Asignar una tasa variable del recurso material para la tarea. Project ajustará la cantidad y el costo del recurso según cambie la duración de la tarea.

En este ejercicio asignaremos el recurso material a una tarea. 1. Se dará click en la tarea 3 desde el cuadro asignar recursos

2. De la lista se elegirá el recurso Papel de Impresión y se dará click en Asignar 3. Project asignará el recurso material a la tarea. Puesto que el recurso material no realiza ningún tiempo de trabajo, la asignación de un recurso material no afecta la duración de una tarea.

Lección 2

Asignando Tareas

4.7

Resumen de la lección ●

Una tarea posee un trabajo asociado a ella después de que un recurso de trabajo ha sido asignado a la tarea

●

Cuando se asigna a los recursos más trabajo del que pueden completar en un periodo de tiempo, se dice que están sobreasignados durante ese periodo.

●

Debe asignar los recursos a las tareas antes de poder realizar un seguimiento de su progreso o costo.

●

Project sigue la fórmula de la programación; unidades x tiempo = trabajo

●

La programación condicionada por el esfuerzo es un ajuste a nivel de tarea que determina si el trabajo permanece constante cuando asigna recursos adicionales a la tarea

●

La forma más fácil de comprender la programación condicionada por el esfuerzo es preguntándose ¿si una persona puede realizar esta tarea en 10 días, podrían 2 personas realizarla en 5 días? Si es así, entonces debería asignarse la programación condicionada por el esfuerzo

●

Las etiquetas inteligentes aparecen después de que lleve a cabo ciertas acciones en Project

●

Asignar recursos materiales a las tareas permite realizar un seguimiento de los materiales de consumo.

Evaluación 1. Asociación de un recurso a una tarea específica para la realización de un trabajo. 2. El trabajo de una tarea permanece constante independientemente del número de recursos 3. Cálculo de las horas de trabajo dedicadas a una tarea con una duración específica. 4. El cuadro de diálogo Asignación de recursos le permite relacionar recursos y _____________ 5.

“Cuando se requiere una capacitación o preparación previa para iniciar las labores de la tarea o en casos en que la coordinación entre todos los recursos sea difícil de llevar a cabo” son limitaciones a la aplicación de la: _______________________

5.1

LECCIÓN 5

Formato e Impresión de un Plan Una vez completada esta lección, podrá:
Personalizar la vista del Diagrama de Gantt y representar objetos en la parte gráfica
Cambiar el formato de un plan y editar e imprimir informes Un plan de Project es una base de datos de información. Generalmente no se visualiza toda la información almacenada de manera simultánea, sino que se enfocará la atención en los aspectos del proyecto que le interesen al momento. Las vistas y los informes son las formas más comunes de visualizar o imprimir los datos de un plan de proyecto. En los dos casos, puede modificar el formato de los datos para cubrir sus requerimientos. La principal forma en la que Project representa las tareas de forma gráfica, es por medio de las barras gráficas del panel derecho de la pantalla. Éstas se denominan barras de Gantt. En esta parte aparecerán las tareas, tareas de resumen y los hitos, cada uno dispondrá de un formato específico.

Diagrama de Gantt Personalizado El diagrama de Gantt se ha convertido en una forma estándar de visualizar los planes de proyecto. Este diagrama fue concebido por el Ingeniero americano Henry Gantt, quien por medio de un gráfico de barras, mostró el uso de recursos. Actualmente es tal el uso del diagrama de Gantt, que para muchos es sinónimo de plan de proyecto. El diagrama de Gantt consta de dos partes: •

Tabla (del lado izquierdo)

•

Diagrama de barras (del lado derecho)

Las barras de diagrama representan gráficamente las tareas de la tabla en términos de fechas de comienzo y fin, duración y estado. Los demás elementos del diagrama como las líneas de vínculo representan las relaciones entre las tareas. El diagrama de Gantt es una representación de la información de proyecto de fácil comprensión ampliamente extendida en el mundo de la gestión de proyectos. El formato predeterminado aplicado a la vista Diagrama de Gantt, funciona para la visualización en pantalla, la compartición con otros programas y la impresión. Es posible cambiar el formato de cualquiera de los elementos del diagrama. Existen 3 formas de dar formato a las barras de Gantt: 1.

2.

Para abrir el cuadro Estilos de barra, se deberá dar click en el menú Formato. Para abrir el Asistente para Diagramas de Gantt, debe elegir la opción desde el menú Formato.

1. Dar formato a todas las categorías de las barras de Gantt en el cuadro de diálogo Estilos de barra. Desde aquí, los cambios en el formato realizados para un tipo de barra, serán aplicados a todas esas barras en el Diagrama de Gantt 2. Dar formato a todas las categorías de las barras de Gantt utilizando el Asistente para Diagramas de Gantt. El asistente contiene una serie de páginas que permiten seleccionar las opciones de formato para las barras de Gantt más utilizadas en el diagrama.

5. 2

Conceptos básicos de Project 2003

3. Dar formato a las barras de Gantt individuales de forma directa. Los cambios de este tipo no tendrán efecto en las demás barras del diagrama de Gantt En este ejercicio, se utilizará el Asistente para diagramas de Gantt al modificar el formato de las barras. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Se dará click en el menú Herramientas y en Opciones En la ficha Vista se habilitará la casilla Mostrar tarea de Resumen del Proyecto Se dará click en Aceptar Se deberá ampliar el ancho de la columna Duración Se elegirá Más vistas desde el Menú Ver Se elegirá el Diagrama de Gantt

7. Se dará click en el botón Copiar 8. Desde el cuadro de diálogo Definición de una Vista, se escribirá Diagrama de Gantt Personal en el campo Nombre

9. Se dará click en Aceptar y en el botón Aplicar del cuadro Más vistas 10. Se dará click en el menú Formato y posteriormente en el Asistente para diagramas de Gantt

Lección 5

Formato e Impresión de un Plan

5.3

11. Se iniciará el Asistente

12. 13. 14. 15.

Se habilitará la opción Otra y de la lista, la opción Estándar: estilo 4 Se dará click Fin Haga click en Dar formato y posteriormente en Salir del asistente Se han cambiado las propiedades del formato del Diagrama de Gantt personal

16. Se elegirá la vista preliminar desde la Barra de Herramientas Estándar

Si desea ver otros formatos del diagrama de Gantt disponibles en el asistente, seleccione la opción deseada en el cuadro situado junto a la opción Otra, para observar la vista previa en el área izquierda de la ventana del asistente.

Objetos en un Diagrama de Gantt Project incluye una barra de herramientas Dibujo, con la que puede trazar objetos en el área gráfica de un Diagrama de Gantt, si desea destacar un evento o elemento, puede

Si la barra de herramientas Dibujo no dispone del tipo de elemento que desea añadir, puede incluir imágenes de mapa de bits o documentos, utilizando el comando Objeto

5. 4

Conceptos básicos de Project 2003

dibujar objetos como cuadros de texto, flechas, etc. De igual forma puede unir un objeto trazado de una barra de Gantt a una fecha específica en la escala temporal. Usted puede: •

Unir objetos a una barra de Gantt cuando el objeto corresponde a la tarea que la barra representa. El objeto se moverá con la barra en caso de que la tarea fuese reprogramada.

•

Unir objetos a una fecha cuando la información a la que hace referencia, se encuentra asociada a la fecha. El objeto permanecerá en la misma posición en la escala temporal, sin importar la parte de la escala en la que está siendo visualizada.

En el siguiente ejercicio, se añadirá un elemento gráfico. 1. Del menú secundario de la opción Barras de Herramientas en el menú Ver, se elegirá la opción Dibujo 2. Se dará click en el cuadro de texto 3. Se trazará un recuadro en el Área gráfica

4. Se escribirá Natalicio de Héroe Nacional 5. Se dará click en Dibujo, del menú formato, y se elegirá Propiedades

Lección 5

Formato e Impresión de un Plan

5.5

6. Se modificará el color de relleno por amarillo 7. Se seleccionará la ficha Tamaño y Posición 8. Se habilitará la opción Adjuntar a escala temporal y se elegirá la fecha 21 de marzo del 2005-03-11 9. Se especificará una distancia de 8 cms. En la escala vertical y se dará click en Aceptar

5. 6

Conceptos básicos de Project 2003

Formato del Texto en una Vista Puede aplicar también un formato al texto de las tablas de dos formas: •

Dando formato a todas las categorías de texto en el cuadro de Estilos de texto

•

Dando formato directamente a selecciones individuales de texto. Estos cambios no repercutirán en el resto del texto de la vista.

Los cambios realizados en cualquier vista o informe, afectarán sólo a la que se encuentre activa. En este ejercicio cambiará el estilo de texto y el formato individual. 4. Del menú Ver, se elegirá la opción Tabla: Entrada y se elegirá la opción Resumen 5. En el menú Formato, se elegirá la opción Estilos de texto

6. Se seleccionará Tareas de Resumen en la lista Cambiar 7. Se cambiará el tamaño y el color del texto

8. Se ampliará la columna de Duración

Lección 5

Formato e Impresión de un Plan

5.7

9. Se dará click en el campo costo de la tarea 9 10. Se cambiará el formato de la fuente desde el menú Formato

Para resumir, utilice la orden Estilos de texto para cambiar el formato de categorías completas de información. Cuando desee aplicar formato a un determinado elemento, se deberá modificar desde el cuadro de Fuente, del menú Formato. Algunos de los botones de la barra de herramientas Formato, corresponden a las opciones disponibles con el cuadro de diálogo de Fuente. Éste cuadro de diálogo no siempre se encuentra disponible, un ejemplo es la vista Calendario.

Impresión de Informes Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de los datos de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar sobre la pantalla o imprimir, los informes están diseñados sólo para la impresión o visualización en la ventana Vista preliminar. Un informe no permite la entrada de información. Project incluye varios informes de tareas, recursos y asignaciones que puede editar para obtener la información deseada.

En este ejercicio, se visualizará un informe desde la vista preliminar. 1. Del menú Ver, se elegirá la opción Informes

5. 8

Conceptos básicos de Project 2003

2. Se elegirá la opción Generales… 3. Se elegirá la opción, Resumen del Proyecto

4. En la vista Preliminar, se dará click a la mitad de la hoja, para hacer un acercamiento y ver los datos

Lección 5

Formato e Impresión de un Plan

5. Se cerrará la vista preliminar 6. Se seleccionará en asignaciones del cuadro de Informes

7. Se seleccionará el Informe Tarea, recursos humanos y fechas

5.9

5. 10

Conceptos básicos de Project 2003

8. Se mostrará el informe solicitado desde la Vista Previa 9. El mensaje de la barra de estado indica la cantidad de hojas ocupadas por el informe Puede cambiar los encabezados y pies de las vistas del mismo modo que en los informes. Los cambios realizados en la configuración de página de cualquier vista o informe, sólo se aplicarán a esa vista o informe. La forma general de personalizar la configuración de página es la misma para cualquier informe o vista.

Lección 5

Formato e Impresión de un Plan

5.11

Resumen de la lección ●

Para dar formato a las categorías completas de las barras de Gantt, puede utilizar el cuadro Estilos de barras o el Asistente para diagramas de Gantt. Para dar formato a las barras de Gantt individuales, se debe utilizar la opción Barra, del menú Formato.

●

Puede redefinir el formato de una vista incorporada o copiar una vista y después cambiar su formato.

●

Puede trazar o insertar objetos gráficos en la parte derecha de la vista Diagrama de Gantt, pero no en la parte de la tabla (izquierda).

●

Los informes están destinados a la impresión o vista preliminar, no puede introducir o editar datos directamente en un informe. Sin embargo puede editar algunos elementos de los informes, tales como el texto que aparece en el encabezado o pie de página.

Evaluación 1. Representa gráficamente las tareas de la tabla en términos de fechas de inicio y final, en una escala temporal. 2. Al igual que con las opciones de formato en Project, los cambios de formato en cualquier vista o informe, afectarán _______________ 3. Para cambiar el formato de todas las tareas de un proyecto, de manera automática, se deberá utilizar la herramienta de __________ 4. Existen _________ categorías de informes 5. Los encabezados de los informes pueden contener elementos como la fecha de actualización y también _______________

6.1

LECCIÓN 6

El Seguimiento de un Proyecto Una vez completada esta lección, podrá:
Almacenar los valores reales de la programación como una línea de base
Registrar el progreso de las tareas de una fecha
Registrar el porcentaje completado de una tarea
Introducir los valores para el comienzo, fin y duración de las tareas Hasta ahora, nos hemos enfocado en la planificación del proyecto, pero una vez comenzado el trabajo, se dará paso a la gestión del proyecto: el seguimiento del progreso. El seguimiento consiste en la actualización de los detalles del proyecto como el trabajo realizado por los recursos, su fecha de realización y su costo. Estos detalles se denominan valores reales. El seguimiento de los valores reales es esencial en la gestión de proyectos y compararlo con la planeación. El administrador debe conocer el desarrollo del trabajo del equipo involucrado en el proyecto y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario. Esto permitirá tener respuestas a los siguientes cuestionamientos: • • •

¿Las tareas inician y finalizan de acuerdo a lo planeado?, ¿cuál sería la repercusión si algo cambiara? ¿Los recursos están empleando más o menos tiempo del que planificó para completar las tareas? ¿Se están superando los costos de tarea previstos?

Project soporta varias formas de realizar el seguimiento de progreso de un proyecto, dependiendo del nivel de detalle o el control necesario. El seguimiento detallado del progreso requiere de una mayor inversión de tiempo por parte de los miembros del equipo y del lider de proyecto. Los diferentes niveles de seguimiento incluyen: • • • •

La actualización del trabajo del proyecto según lo previsto. Cuando todo el proyecto sucede exactamente como se planificó La actualización del porcentaje completado de cada tarea en valores precisos o en incrementos La actualización de las fechas reales de comienzo y fin, el trabajo real y la duración real y restante de cada tarea o la asignación. La actualización del trabajo por periodo de tiempo. Éste es el nivel de seguimiento más detallado. Aquí actualiza los valores de trabajo real por día, semana u otro intervalo de tiempo.

Puede que necesite aplicar una combinación de estas posibilidades en el mismo proyecto, ya que diferentes partes de un proyecto podrían necesitar diferentes formas de seguimiento.

6. 2

Conceptos básicos de Project 2003

Almacenamiento de una Línea Base del Proyecto Una de las actividades más importantes de un administrador de proyecto después de desarrollar un plan de proyecto, es registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan es lo que se denomina línea de base del plan o línea de base, que es un conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto, como la estimación de las fechas de comienzo y finalización y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Al almacenar una línea base se toma una “imagen estática” de los valores existentes y la almacena en el plan de Project para futuras comparaciones. Los valores almacenados en una línea de base incluyen los campos de tarea, recurso y asignaciones además de los campos por fase temporal mostrados a continuación:

Campos de Tarea

Campos de Recurso

Campos de Asignación

Comienzo

Campos de trabajo y trabajo por fase temporal

Comienzo

Fin

Campos de costo y costo por fase temporal

Fin

Duración

Campos de trabajo y trabajo por fase temporal

Campos de trabajo y trabajo por fase temporal

Campos de costo y costo por fase temporal

Campos de costo y costo por fase temporal

Se debe almacenar una línea de base en las siguientes situaciones: 1. Cuando se haya desarrollado el plan del proyecto lo más completo posible. 2. Cuando todavía no haya comenzado la introducción de valores reales como el porcentaje de trabajo completado. En el siguiente ejercicio se almacenará la línea de base. 1. Se dará click en Seguimiento 2. Se dará click en Guardar un Plan Previsto para Compararlo con Versiones Posteriores

Lección 6

3. 4. 5. 6.

El Seguimiento de un Proyecto

6.3

Se dará click en Guardar línea de base Se ocultará la guía de proyectos Se elegirá la vista Hoja de Tareas Se elegirá Tabla: Variación, del menú Ver

7. Se visualizarán las columnas de comienzo y fin previsto y reales junto a la columna de tareas, debido a que no se han introducido cambios, las fechas son iguales 8. Se ha guardado una línea de base

Seguimiento de un Proyecto El seguimiento más sencillo se da al actualizar el trabajo completado y confirmar que se ha procedido según lo previsto. Esto se lleva a cabo desde el cuadro de diálogo Actualizar Proyecto. Posteriormente, puede verificar que el seguimiento se ha actualizado, desde diferentes vistas. En la vista Diagrama de Gantt, las barras de progreso mostrarán el avance de las tareas, y también aparecerá una marca de comprobación en la columna Indicadores de las tareas completadas. Mientras que las barras de progreso cubrirán la longitud total de la tarea y su duración estimada. En este ejercicio, se actualizará el avance del proyecto al día actual

6. 4

Conceptos básicos de Project 2003

1. Se elegirá el Diagrama de Gantt 2. Se elegirá Actualizar proyecto desde el menú Herramientas

de hacer click

e flecha abajo,

ctualizar

pletado al, y

a fecha deseada

ario.

3. Se habilitará la opción: Actualizar trabajo completado al 4. Se escribirá 14/03/05

5. Se dará click en Aceptar 6. Se mostrarán barras de progreso en las barras de Gantt de las tareas completadas hasta la fecha actualizada y aparecen indicadores al lado izquierdo de las tareas completadas.

Introducción del Porcentaje de una Tarea Al comenzar el trabajo de una tarea, puede actualizar el progreso, expresado como porcentaje. Cuando introduzca un porcentaje distinto de 0, Project cambiará la fecha de

Lección 6

El Seguimiento de un Proyecto

6.5

comienzo real de la tarea para que coincida con su fecha de comienzo programada. Posteriormente, trazará la línea de progreso a través de la longitud de la barra de Gantt. Normalmente necesitará registrar las tareas para que comiencen o finalicen más pronto o más tarde de lo previsto. En este ejercicio, se actualizará el porcentaje completado de tareas.

1. Se dará click en Seguimiento 2. Se dará click en Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto 3. En el Panel Configurar seguimiento, se seleccionará la opción Realizar siempre el seguimiento mediante la especificación del Porcentaje completado del trabajo

4. Se dará click en Listo o en Guardar y finalizar, Project actualiza la vista guía de proyectos y la gráfica de Gantt 5. Se dará click en Incorporar información del progreso al proyecto 6. Se escribirá 100% en la tarea 12 7. Se escribirá 50% en el trabajo completado de la tarea 14 y se dará click en el botón Ir a la tarea seleccionada

6. 6

Conceptos básicos de Project 2003

8. Se ubicará el puntero en la barra de la tarea 5 y se mostrará un comentario con las propiedades de la tarea, incluyendo su porcentaje.

Valores Reales de las Tareas Una forma de mantener actualizada la información de la programación, es registrando lo que ocurre realmente con cada tarea del proyecto. Puede actualizar los valores de comienzo, fin y duración de cada tarea. Al introducir estos valores, se actualizará el calendario y se calculará el porcentaje completado utilizando los siguientes criterios: •

Al introducir una fecha de comienzo real, se trasladará la fecha de comienzo programada para que coincida con la fecha real.

•

Al introducir la fecha de fin real de una tarea, la fecha de fin programada se trasladará para que coincida con la fecha real y se configurará la tarea como completada al 100%.

•

Al introducir el valor real de una tarea, se recalculan los valores de trabajo restantes.

•

Al introducir la duración real de una tarea, en caso de que sea menor que la programada, se restará la duración real de la duración programada para determinar la restante.

•

Al introducir la duración real de una tarea, en caso de que sea igual a la programada, se configurará como completada al 100%.

•

Al introducir la duración real de una tarea y en caso de que sea mayor que la programada, se ajustará la duración para que coincida con la real y se configurará como completada al 100%.

En este ejercicio, se actualizarán los valores de trabajo real. 1. Se dará click en Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto

Lección 6

El Seguimiento de un Proyecto

6.7

2. Se seleccionará la opción realizar siempre el seguimiento mediante la especificación del Trabajo real realizado y Trabajo restante 3. Se dará click en Guardar y finalizar o Listo y se actualizarán los valores de trabajo real y trabajo restante en la lista de tareas 4. Se debe ir a la opción Incorporar información del progreso al proyecto

5. Se ocultará el panel guía de proyectos 6. Se escribirá 6 en la tarea 6 en el campo de trabajo y en el menú del cuadro de diálogo se elegirá Aumentar la duración de la tarea 7. Se actualizarán las tareas 8. En el campo Comienzo del estado real, se escribirá 16/03/05 y su duración real será de 1 día

9. Se dará click en Aceptar

6. 8

Conceptos básicos de Project 2003

Resumen de la lección ●

Antes de realizar un seguimiento de trabajo real de un proyecto, se debe almacenar una línea de base. Esto proporciona una “imagen estática” del proyecto inicial para futuras comparaciones frente al progreso real. Ésta es una buena forma de decir si el proyecto se está cumpliendo o no.

●

La posibilidad de realizar un seguimiento del trabajo real de un plan de proyecto es una ventaja principal que una herramienta de gestión de proyectos tiene sobre otras herramientas de mantenimiento de listas. Se puede realizar un seguimiento de trabajo real a nivel general o a niveles más detallados

●

La guía de Proyectos ayuda a la realización de la configuración de un proyecto de manera correcta en el nivel de seguimiento que desee llevar a cabo.

●

Para evaluar apropiadamente el estado de un proyecto después de comenzar a realizar el seguimiento, es necesario una combinación de actualización precisa de los datos en Project y el uso de su buen juicio en la interpretación de los resultados.

Evaluación 1. La fase de gestión de los proyectos, se basa en el ___________ de los mismos y de los valores reales, esenciales a la hora de gestionar un proyecto de manera apropiada.

2. Tan pronto como haya comenzado el trabajo en una tarea, podrá actualizar el progreso como ______________ de avance.

3. La línea de base se almacena cuando: se ha configurado un proyecto a detalle o cuando _________________________________

4. Conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto como la estimación de fechas, costos, recursos y asignaciones.

5. La actualización de tareas le permite variar el _______________________ y la duración de una tarea

7.1

LECCIÓN 7

Refinamiento de los Detalles de la Tarea Una vez completada esta lección, podrá:
Vincular tareas, aplicar delimitaciones a las mismas
Crear un calendario de tarea y configurar tareas repetitivas
Cambiar un tipo de tarea
Identificar las tareas en la ruta crítica y establecer fechas límite de tarea
Introducir costos fijos y sus incrementos

Vincular Tareas y Delimitaciones de tareas Cuando se introducen tareas en Project y despues se establecen vínculos entre ellas haciendo click en el botón Vincular tareas, la relación existente será fin a comienzo (FC), para la mayoría de las tareas esto resulta apropiado, aunque en ocasiones probablemente desee cambiar algunas relaciones de tarea. Algunos ejemplos de tareas que requieren una relación que no sea de fin a comienzo serían instalar las luces para una escena, o la planifiacción de una secuencia de filmación antes de que un guión este terminado. Las relaciones de tarea deben reflejar la secuencia en que se realizarán los trabajos. Una vez establecidas podrá refinar la planificación especificando la superposición o posposición (tiempo de adelanto o de retraso) entre las fechas de comienzo o fin de las tareas predecesoras o sucesoras. Imagine que dos tareas tienen una relación fin a comienzo: •

El tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de que concluya su tarea predecesora.

•

El tiempo de posposición hace que la tarea sucesora comience algún tiempo después de que la tarea predecesora haya concluido.

El tiempo de adelanto y posposición afecta las relaciones de tarea. En un ejemplo teórico: Antes de que la tarea 8 pueda comenzar deberá permitir que pase el tiempo necesario para que la tarea 7 quede lista si estas son parte de un proceso consecutivo; sin embargo, podría comenzar la tarea 9 si la tarea 8 solo requiere de un porcentaje de conclusión para que comience la siguiente tarea y esto representaría el restante porcentual entre ambas tareas. Puede introducir el tiempo de adelanto y de posposición como unidades de tiempo o como un porcentaje de la tarea predecesora. El tiempo de adelanto se introduce como unidades positivas, mientras que el de retraso como unidades negativas. Puede agregar tiempo de adelanto o posposición a cualquier tipo de relación de tarea fin a comienzo, comienzo a fin, etc. Se cambiarán las relaciones de tarea y se introducirá el tiempo de adelanto y posposición entre las tareas predecesoras y sucesoras.

7. 2

Conceptos básicos de Project 2003

1. Se dará doble click en la tarea 15 2. En la ficha Predecesoras se escribirá -50% en el campo Pos de la tarea 14 Predecesora

3. Se dará click en Aceptar 4. En el diagrama de Gantt, se muestra que el inicio de la tarea 15 comienza cuando todavía no se ha terminado la tarea 14 5. Se dará doble click en la tarea 9 6. En el campo Tipo, se elegirá la opción Comienzo a Comienzo (CC)

7. Las tareas 10 y 9 se considerarán paralelas Cada tarea posee algún tipo de delimitación aplicada. Una delimitación controla la fecha de comienzo y fin de una tarea y el grado en el que puede ser modificada la programación de una tarea. Existen tres categorías de delimitaciones: •

Delimitaciones flexibles. Project puede cambiar las fechas de comienzo y fin de una tarea, pero no podrá cambiar su duración. Su finalidad es comenzar con la tarea lo antes posible.

Lección 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7.3

•

Delimitaciones inflexibles. Una tarea debe comenzar o finalizar en una fecha determinada, las delimitaciones inflexibles se denominan delimitaciones fuertes.

•

Delimitaciones semiflexibles. Una tarea tiene un límite de fecha de comienzo o de fin, Project es flexible a la hora de cambiar las fechas de comienzo o fin pero no la duración. A estas delimitaciones se les conocen como débiles.

7. 4

Conceptos básicos de Project 2003

Existen ocho tipos de delimitaciones de tarea:

Categoría de delimitación

Incluye este tipo de delimitación

Significa

Flexible

Lo antes posible

Project programará una tarea para que comience lo antes posible.

Lo mas tarde posible

Project programará una tarea para que comience lo más tarde posible sin que para ello deba posponer las tareas sucesoras o cambiar las fechas de fin del proyecto.

No comenzar antes de

Project programará una tarea para que comience en o después de la fecha de delimitación. Utilice este tipo de delimitación para evitar que una tarea comience antes de una determinada fecha.

No comenzar después de

Project programará una tarea para que comience en o antes de la fecha de delimitación. Utilice este tipo de delimitación para evitar que una tarea comience después de una determinada fecha.

No finalizar antes de

Project programará una tarea para que finalice en o después de la fecha de delimitación. Utilice este tipo de delimitación para evitar que una tarea finalice antes de una determinada fecha.

No finalizar después de

Project programará una tarea para que finalice en o antes de la fecha de delimitación. Utilice este tipo de delimitación para evitar que una tarea finalice después de una determinada fecha.

Debe comenzar el

Project programará una tarea para que comience en la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice este tipo para asegurar que una tarea comience en una determinada fecha.

Debe finalizar el

Project programará una tarea para que finalice en la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice este tipo para asegurar que una tarea finalice en una determinada fecha.

Semiflexible

Inflexible

Estas categorías de delimitaciones tienen efectos diferentes en la programación de las tareas: •

Las delimitaciones flexibles no cuentan con fechas de comienzo o fin, fijas o impuestas. Deben utilizarse siempre que sea posible.

Lección 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7.5

•

Las delimitaciones semiflexibles limitan los posibles cambios en la programación de una tarea dentro del intervalo de fecha especificado.

•

Las delimitaciones inflexibles evitan la posibilidad de programar de nuevo una tarea. Utilice este tipo de delimitación únicamente cuando sea absolutamente necesario.

En este ejercicio, se aplicará una delimitación tipo No Comenzar Antes De. 1. Se dará click en Tareas y posteriormente en Establecer fechas límite y delimitar tareas 2. Se elegirá la tarea 6 y se seleccionará de la lista inferior, la opción No comenzar antes del

3. En el campo de la fecha se introducirá el 08/03/2005 4. Se dará click en Listo Cuando decida aplicar delimitaciones de tareas debe tomar en cuenta: •

La introducción de una fecha de fin para una tarea aplicará una delimitación No finalizar antes del a la tarea.

•

La introducción de una fecha de comienzo para una tarea, o el arrastre de una barra de Gantt directamente en el diagrama aplicará una delimitación No comenzar antes del a la tarea.

•

En la mayoría de las ocasiones la introducción de una fecha de límite es una alternativa preferible antes de una delimitación flexible o inflexible.

•

A menos que especifique una hora Project programa una hora de comienzo o de fin en la fecha de delimitación utilizando los valores Hora predeterminada de entrada y Hora predeterminada de salida de la ficha Calendario.

•

Para eliminar una delimitación, elija Información de la tarea en el menú Proyecto, y seleccione la ficha Avanzado en el cuadro de diálogo Información de la tarea. Seleccione Lo antes posible o Lo más tarde posible en el cuadro Tipo de delimitación.

7. 6

Conceptos básicos de Project 2003

•

Si necesita aplicar delimitaciones semifexibles o inflexibles a las tareas además de las relaciones de tarea, podría crear lo que se denomina demora negativa, la fecha de delimitación aplicada a la tarea sucesora anulará la relación. Puede hacer que exista prioridad sobre las delimitaciones. Elija Opciones en el menú Herramientas y seleccione la ficha Programación. Anule la selección de la casilla de verificación Las tareas siempre respetan las fechas de delimitación.

•

Si el proyecto debe ser planificado a partir de la fecha de fin en lugar de la fecha de comienzo, el funcionamiento de las delimitaciones será diferente. El valor predeterminado para las nuevas tareas será el tipo de delimitación Lo mas tarde posible.

Cuando en un principio planifique las tareas del proyecto es posible que pueda predecir que el trabajo de una tarea será interrumpido. Puede dividir la tarea para indicar el tiempo en que el trabajo será interrumpido y cuando será reanudado. A continuación se listan algunas de las razones por las que podría desear dividir una tarea: •

Existe una interrupción prevista en una tarea.

•

Existe una interrupción imprevista en una tarea.

En este ejercicio, se dividirá una tarea. 1. Se dividirá a continuación, una tarea 2. Se dará click en la tarea 16 3. Se dará click en el botón Dividir tarea, desde la Barra de Herramientas Estándar

4. Se desplazará el puntero sobre la barra de Gantt de la tarea 16 hasta que aparezca como fecha de inicio el 25/03/05 y se dará click.

Lección 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7.7

5. La tarea se ha dividido. Existen algunos detalles que debe recordar al dividir tareas: •

• • • • • • • •

El ajuste de la unidad inferior de la escala temporal es importante a la hora de dividir tareas: la calibración de la unidad inferior determina el incremento de tiempo más pequeño en el que podrá dividir una tarea. Puede dividir una tarea en tantos segmentos como desee. Para cambiar la duración de la división, arrastre un segmento de una parte de la división de la tarea hacia la izquierda o hacia la derecha. El tiempo en sí de la división de la tarea no será incluido en la duración de la tarea a menos que la tarea posea una duración fija. Si la división de la duración de una tarea cambia, el último segmento aumentará o disminuirá. Si se modifica la programación de una división de tarea, la tarea completa será nuevamente programada. La redistribución de los recursos o el ajuste de las asignaciones de forma manual puede ocasionar la división de tareas. Para volver a unir dos segmentos arrastre un segmento hasta alcanzar el otro segmento. Si no desea visualizar las divisiones como una línea de puntos puede eliminarlas.

En ocasiones deseará que ciertas tareas se realicen fuera del horario de trabajo. Para esto aplicaremos un calendario de tarea a estas tareas. Puede especificar el calendario base a utilizar como calendario de la tarea, estos son algunos ejemplos de requerimiento de un calendario de tarea: •

Cuando utilice el calendario base Estándar como calendario del proyecto y disponga de una tarea que debe realizarse en turno de noche.

•

Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado día.

•

Cuando una tarea deba realizarse durante un fin de semana.

Project no crea calendarios de tareas de forma automática, deberá asignar a la tarea uno de los calendarios de tarea ofrecidos por Project.

7. 8

Conceptos básicos de Project 2003

Para las tareas que dispongan de un calendario de tarea y asignaciones del recurso, Project programa el trabajo en el horario laboral común entre el calendario de tarea y el calendario y el calendario del recurso o recursos. Si no existe ningún calendario laboral común, Project mostrará un recuadro de advertencia. 1. Se creará y aplicará un calendario de tarea 2. Se cambiará el horario laborable desde el menú Herramientas. 3. Se dará click en Nuevo…

4. Se escribirá Galería de imágenes en el campo Nombre 5. Se seleccionará la opción Hacer una copia del calendario (Estándar) y se dará click en Aceptar

6. Se seleccionará el día 14 de marzo en el calendario 7. El horario laborable será de 14.00 a 18.00 horas 8. Se habilitará la opción Horario laborable no predeterminado

Lección 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7.9

9. Se seleccionará la tarea 11 y se dará doble click 10. En la ficha Avanzado, se seleccionará la opción Galería de Imágenes, de la lista de Calendario 11. Se habilitará la casilla La programación omite los calendarios de recursos y se dará click en Aceptar Una tarea dispone de trabajo cuando le ha sido asignado al menos un recurso de trabajo. Cada valor de la formula corresponde a un tipo de tarea. Un tipo de tarea determina el valor que permanece fijo en la fórmula de programación si los otros dos valores cambian. El tipo de tarea predeterminado es unidades fijas; cuando cambia la duración de una tarea, Project vuelve a calcular el valor. En cualquier caso, no cambiará el valor de las unidades. Los otros dos tipos de tareas son la duración fija y el trabajo fijo. Para una tarea fija, es posible cambiar el valor del trabajo o las unidades de la tarea. Para una tarea de trabajo fijo, podrá cambiar el valor de la duración y las unidades de la tarea, pero no podrá desactivar la programación condicionada por el esfuerzo. En este ejercicio, se cambiarán los valores de la fórmula de programación y el tipo de tareas. 1. Se dará click en Seguimiento 2. Se dará click en Realizar cambios en el proyecto 3. Se seleccionará la tarea 18 y en el campo Duración, se escribirá 6d

esumen, un tipo de ón fija que no biado. Puesto a en la fecha ás anterior y mienzo más s subtareas.

7. 10

Conceptos básicos de Project 2003

4. Se dará click en la etiqueta inteligente

5. De las opciones se seleccionará Disminuir la capacidad máxima de los recursos 6. Se abrirá el cuadro Información de tarea, en la ficha Avanzado 7. De la lista Tipo de tarea, se elegirá la opción Duración Fija

Lección 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7.11

8. En la ficha de Recursos se especificará el 80% de las unidades para el recurso asignado

9. Se dará click en Aceptar y se visualizará el proyecto desde la Gráfica de Gantt. Muchos proyectos requieren de tareas repetitivas como juntas de personal, creación de informes, inspecciones de calidad, etc. Aunque resulta más fácil establecer la programación de estos eventos, debería contabilizarlos en el plan de proyecto. Las reuniones de personal y eventos similares, ocuparán un tiempo de los recursos en el que deberían abandonar sus otras asignaciones. Para facilitar la contabilización de dichos eventos en el plan del proyecto crearemos una tarea repetitiva, que se lleva a cabo de manera periódica, diaria, semanal, mensual o anual. Cuando establece una tarea repetitiva, se crea una serie de tareas con delimitaciones No Comenzar Antes Del, sin relaciones de tarea y con la programación condicionada por el esfuerzo inhabilitada. En este ejercicio, se creará una tarea repetitiva. 1. Se seleccionará la tarea 10 2. Se dará click en el Menú Insertar y en la opción Tarea repetitiva

7. 12

Conceptos básicos de Project 2003

3. El nombre de la tarea será Reunión de equipo de trabajo 4. Se especificarán los siguientes valores: a. Duración b. Periodicidad c. Fecha de comienzo d. Periodo de finalización

5. 6. 7. 8.

Se dará click en Aceptar Se asignarán recursos desde la barra de herramientas estándar Se dará click en Asignar y Cerrar Se dará click en el signo + de la tarea repetitiva para mostrar las asignaciones de recursos como subtareas

Lección 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7.13

9. Se ha creado una tarea repetitiva

Visualización de la ruta Crítica del Proyecto e Introducción de Fechas Límite Una ruta crítica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de fin de proyecto. La palabra crítica, hace referencia al modo en que su programación afecta a la fecha de fin del proyecto. Si desea reducir la duración de un proyecto para que repercuta en la fecha de fin, deberá comenzar por acortar la ruta crítica. Durante el transcurso de un proyecto, probablemente cambie la ruta crítica conforme vayan siendo completadas las tareas antes o después de lo previsto. Cuando la programación cambia, también puede cambiar la ruta crítica. Después de que sea completada una tarea en la ruta crítica, no se considerará crítica, puesto que no podrá afectar la fecha de fin del proyecto. Un aspecto clave que le ayudará a comprender la ruta crítica es el concepto de demora o flotante, existen dos tipos de demora: •

Margen de demora: Cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que se posponga la fecha de fin del proyecto.

•

Demora total: Cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que se posponga la fecha de fin del proyecto.

Para que una tarea sea incluida en la ruta crítica, su demora total deberá ser inferior a una determinada cantidad. Las tareas no críticas disponen de una demora, lo que significa que pueden comenzar o finalizar más pronto o más tarde dentro de su tiempo de demora sin que esto afecte a la fecha de fin de un proyecto. En este ejercicio, visualizaremos la ruta crítica. 1. Se elegirá la vista de Gantt Detallado desde el cuadro Mas vistas 2. Las tareas en color rojo son críticas y las tareas en azul, son no críticas

nder sobre la la ruta crítica, ribir Toda la ón acerca de la a en el cuadro la esquina erecha de la e Project.

7. 14

Conceptos básicos de Project 2003

3. Las tareas con una línea al inicio o fin son aquellas que tienen un margen de demora 4. Se han identificado las tareas críticas y las no críticas

Algunos aspectos que debe recordar al trabajar con la ruta crítica son: •

Project define una tarea crítica si tiene una demora cero. Puede cambiar la demora requerida para que una tarea sea crítica.

•

Project recalcula la ruta crítica incluso aunque nunca sea visualizada.

•

Se pueden observar el margen de demora y los valores de la demora total en la tabla de programación.

Uno de los errores más comunes de los nuevos usuarios, es colocar delimitaciones semiflexibles o inflexibles en demasiadas tareas. Estas delimitaciones, reducen la flexibilidad en la planificación.

Si tiene certeza de que una tarea deberá ser completada en una fecha se recomienda una delimitación Debe Finalizar El. Si la tarea se retrasa por algún motivo, perderá la fecha de fin que le ha sido programada. Lo mejor, sería proponer una delimitación Lo Antes Posible e introducir una fecha límite.

Una fecha límite es un valor de fecha introducida en una tarea que indica la fecha máxima en la que la tarea deberá ser completada. La introducción de una fecha límite, hace que Project Visualice un marcador de límite en el Diagrama de Gantt y le advierta en caso de que intente desplazar la fecha de fin, posterior a la fecha límite, Project le advertirá con un icono en la columna de Indicadores. En este ejercicio, se introducirá una fecha límite. 1. Se especificará una fecha límite de terminación de tarea 2. Se seleccionará la tarea 5 3. Se dará click en Tareas y después en Establecer fechas límite y delimitar tareas

Lección 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7.15

4. La fecha límite será el 9 de Marzo de 2005

5. Se dará click en Listo y se ocultará la Guía de Proyectos

Introducción de Costos Fijos En muchos proyectos, los costos financieros se derivan de los recursos materiales y de trabajo. Normalmente se establecen las tasas de costo por horas, semanas o meses para los recursos. Además de los costos de recurso asociados a una tarea, podría tener un costo fijo. Esto se denomina a una cantidad monetaria presupuestada para una tarea. Estos costos, son los mismos, independientemente del tiempo o esfuerzo que los recursos empleen en la finalización de la tarea. Algunos ejemplos pueden ser: •

Los gastos de viaje de un miembro del equipo del proyecto

•

Gastos de montaje de alguna pieza de equipo

•

Gastos relacionados a la renta o uso de equipo de cómputo.

7. 16

Conceptos básicos de Project 2003

Si se introducen los costos de recurso y los fijos para una tarea, Project sumará los dos, para determinar el costo final de la tarea. Podrá especificar cuando los costos sean acumulados en los siguientes momentos: •

Al comienzo, el costo fijo completo esta programado para el comienzo de la tarea.

•

Al fin; el costo fijo completo está programado para el final de la tarea.

•

Por prorrateo; el costo fijo está distribuido durante el transcurso de la duración de la tarea.

Cuando planifique un proyecto, el método de acumulación que decida utilizar para los costos fijos, determinará el modo en que estos serán programados a través del tiempo. Project asigna el método de acumulación prorrateo para los costos fijos, aunque puede cambiar esta opción, para que coincida con las prácticas contables de costo de la organización. En este ejercicio, se asignará un costo fijo a una tarea. 1. A continuación se especificará el costo fijo y su método de acumulación 2. Se elegirá la vista Hoja de tareas 3. En la opción Tabla: Entrada (del menú Ver), se elegirá Costo

4. Se escribirá 100 en el costo fijo de la tarea 14, En el campo Acumulación, se elegirá de la lista la opción Comienzo

Lección 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7.17

5. Se ha especificado el método de acumulación y el costo fijo de una tarea

7. 18

Conceptos básicos de Project 2003

Resumen de la lección ●

Utilizando una combinación de relaciones de tarea, y el tiempo de adelanto y posposición, puede ajustar con mayor precisión el modo en que el trabajo debería llevarse a cabo.

●

Cuando introduzca un tiempo de adelanto entre una tarea predecesora y sucesora, especifique el tiempo de adelanto como un valor de porcentaje ya que ofrece un mayor rango de flexibilidad.

●

Las opciones de delimitaciones permiten aprovechar las ventajas del motor de programación de Project, o desviarlo de manera efectiva.

●

Puede establecer una fecha límite para una tarea en lugar de aplicar una delimitación Debe Finalizar El.

●

La ruta crítica indica la serie de tareas que deben ser completadas fuera de horario laboral normal del proyecto, puede crear un nuevo calendario y aplicarlo a la tarea.

●

Project soporta tres tipos de tarea, el predeterminado es de unidades fijas. Un tipo de tarea cuando realiza un cambio en los valores de unidades de trabajo, duración o asignación.

Evaluación 1. Serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de fin del proyecto. 2. Llamado tiempo de posposición, hace que la tarea sucesora comience tiempo después de que la tarea predecesora haya concluido. 3. En donde no existe una fecha fija de comienzo o fin. 4. Tarea en la que se puede cambiar la duración y unidades de la tarea 5. Método de acumulación en el que el costo fijo se distribuye a lo largo del transcurso de la tarea

8.1

LECCIÓN 8

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones Una vez completada esta lección, podrá:
Establecer diferentes tasas de costo para los recursos
Configurar la tasa variable de consumo de los recursos materiales
Configurar la disponibilidad de recurso
Manejo de demoras y perfiles de asignación

Tasas de Costo Dado que los recursos humanos y de equipamiento suelen ser la parte más costosa de un proyecto, es importante para la planificación, conocer el modo de hacer un mejor uso del tiempo de los recursos. Se utilizarán varias características avanzadas de Project relacionadas con los recursos y sus asignaciones a las tareas. Algunos de los recursos de trabajo podrían llevar a cabo diferentes tareas, con diferentes tasas de costos, por lo que se deberá especificar tantas tablas de costos, como sean aplicables a diferentes actividades por persona. Esto se realiza después de haber asignado el recurso a las tareas. Cada recurso, puede tener hasta 5 tablas de tasas de costo. En este ejercicio, se creará una segunda tabla de costos para un recurso. 1. Elija la vista Hoja de recursos 2. Se visualizará la información del recurso Daniel Ruiz Soto 3. Se elegirá la ficha B, del apartado Costos

4. Se escribirá 14/h en la tasa estándar y 21/h en la tasa horas extra, después se dará click en Aceptar

8. 2

Conceptos básicos de Project 2003

5. Los datos registrados en la tasa estándar de la hoja de recursos coinciden con los de la tabla de tasas A, puesto que es la determinada y no cambiarán hasta que se especifique que se utilizará la tabla B Los recursos pueden tener tasas de costo estándar y tasas de costo extra. De manera predeterminada, Project utilizará estas tasas durante el transcurso del proyecto, pero se pueden cambiar las tasas para aplicar otras diferentes en periodos de tiempo diferentes. Project utiliza estas tasas de costo a la hora de calcular los costos de recurso, basándose en el trabajo que haya sido programado para este recurso. Puede asignar hasta un máximo de 25 tasas de costo que serán aplicadas en los diferentes horarios de cada una de las cinco tablas del recurso. En este ejercicio, se darán de alta varias tasas de costo a un recurso. 1. Se seleccionará el recurso Daniel Ruiz Soto 2. Se agregarán los siguientes valores en la ficha de costos a. 20% en el campo Tasa estándar de la segunda fila b. 15% en el campo Tasa horas extra c. El día será el 19/03/05

Lección 6

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones

8.3

3. Se dará click en Aceptar 4. Se han agregado valores de costos y días aplicables En los incrementos, se pueden introducir valores exactos, o un porcentaje de incremento o decremento calculado a partir de la tasa anterior. El cálculo de una nueva tasa de costo basada en un porcentaje de la tasa de costo previa es un cálculo que se hace una sola vez. Cuando los proyectos tienen recursos materiales, se puede especificar una cantidad fija o tasa fija de consumo a una tarea. Otra forma de utilizar los recursos es asignándolos con una tasa variable de consumo, las diferencias son: 1. Tasa fija de consumo: Independientemente de la duración de la tarea asignada, será utilizada una cantidad absoluta del recurso. 2. Tasa variable de consumo: La cantidad de recurso material consumido, depende de la duración de la tarea. Esta cantidad, será calculada basándose en la duración de la tarea. Una vez introducida una tasa de pago estándar para una unidad de recurso material, Project calculará el costo total de la asignación. 1. Se utilizará la vista Uso de tareas 2. Se seleccionará la fila del recurso Daniel Ruiz, debajo de la tarea 2 y se ubicará el campo de Costo total 3. Se dará click en Información de la Asignación

4. En la ficha General se elegirá de la lista la opción B en el campo Tabla de tasas de costo

8. 4

Conceptos básicos de Project 2003

5. Se ha aplicado una tasa de costo diferente a un recurso en su asignación.

Puede establecer hasta cinco tasas de pago por recurso. Esto permite aplicar diferentes tasas de pago a las diferentes asignaciones de un recurso. De manera predeterminada, Project utiliza la tasa A en cada asignación, aunque puede especificar le uso de otra tabla de tasa. En este ejercicio, se aplicará una tasa de pago diferente a un recurso en su asignación. 1. 2. 3. 4.

Se asignará una tasa variable de consumo Desde el diagrama de Gantt se elegirá la tarea 3 Se dará click en el botón Asignar Recursos En la fila Papel de impresión se escribirá 1 en el campo Unidades y se dará click en Asignar

5. Se elegirá la vista Uso de tareas 6. Se abrirá el cuadro de información de asignación del papel de impresión

Lección 6

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones

8.5

7. Se observarán los valores de las unidades asignadas, en caso de que éstas sufran cambios, se recalculará el costo total 8. Se ha asignado una tasa variable de consumo

Disponibilidad del Recurso Uno de los valores que Project almacena para cada recurso de trabajo es el valor de Capacidad Máxima del recurso. Ésta es la capacidad máxima de un recurso para poder llevar a cabo las tareas. Los ajustes del horario de trabajo de un recurso, determinan el momento en el que un recurso está disponible para trabajar. La capacidad del recurso para trabajar, determina el horario en que el recurso puede trabajar sin llegar a encontrarse sobreasignado.

Es posible especificar diferentes valores de capacidad máxima de un recurso para que sean aplicados en diferentes periodos de tiempo. El ajuste de la disponibilidad de un recurso durante el transcurso del proyecto, permite controlar con exactitud, el valor de capacidad máxima que un recurso tiene en un momento dado. Esto se realiza desde el cuadro Disponibilidad del recurso en el cuadro de diálogo Información del recurso.

En este ejercicio, se personalizará la disponibilidad de un recurso. 1. Se personalizará la disponibilidad del Ilustrador 2. Se seleccionará el Ilustrador en la información del recurso 3. En la ficha general se llenarán los siguientes datos en las tres filas a. Disponibilidad b. Unidades

8. 6

Conceptos básicos de Project 2003

4. Se dará click en Aceptar después de llenar los datos 5. Se ha personalizado la disponibilidad de este recurso

Demoras y Perfiles en Asignaciones Si existe más de un recurso asignado a una tarea, probablemente no desee que todos los recursos comiencen a trabajar en la tarea de manera simultánea. Puede demorar el comienzo del trabajo de uno o más recursos asignados a una tarea. Por ejemplo, supongamos que una tarea tiene asignados 4 recursos, 3 de ellos, deben trabajar en tareas diferentes y el cuarto se encargará posteriormente de inspeccionar la calidad del trabajo. Si necesita retrasar el comienzo de todos los recursos asignados, en lugar de ajustar cada asignación de recurso, debería programar de nuevo la fecha de comienzo de la tarea. En este ejercicio, se demorará el comienzo de una asignación de recurso. 1. Se verá el proyecto desde la vista uso de tareas 2. Se elegirá al recurso Elizabeth Sánchez y se dará click en Información de la Asignación

trasar o bios en las

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ando la

s desde el

ento.

3. Se especificará el 14/03/05 como fecha de comienzo y se dará click en Aceptar

Lección 6

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones

8.7

4. Se ha demorado la participación de un recurso en la tarea

En las vistas Uso de recursos y Uso de tareas, podemos ver con exactitud, el tiempo programado de cada recurso para trabajar en cada tarea. Además de visualizar los detalles de la asignación, podemos cambiar la cantidad de tiempo que un recurso trabajará en una tarea en un determinado periodo de tiempo. Existen dos métodos de hacer esto: •

Aplicar un perfil predefinido de trabajo a una asignación. Los perfiles predefinidos normalmente describen el modo en que el trabajo está distribuido en el tiempo de forma gráfica. El perfil gráfico de campana, distribuye menos trabajo al principio y al fin de la asignación, mientras conserva la mayor parte del trabajo en el espacio intermedio. Si observa el gráfico de trabajo, comprobará que la sombra del gráfico tiene forma de campana.

•

Editar directamente los detalles de la asignación de forma manual. Puede cambiar los valores de la asignación directamente en la cuadrícula de escala temporal en la vista Uso de recurso o Uso de tareas.

La forma en que perfile o edite una asignación dependerá de las necesidades a cubrir. Los perfiles predefinidos funcionan mejor para las asignaciones donde puede predecir un modelo de esfuerzo. En el siguiente ejercicio, se aplicará un perfil predefinido a las asignaciones de una tarea. 1. Desde la vista Uso de tareas, se elegirá al recurso Elizabeth Sánchez 2. En la ficha general del cuadro Información de la Asignación, se especificará la opción Creciente en el campo Perfil de trabajo

8. 8

Conceptos básicos de Project 2003

3. Se dará click en Aceptar 4. Se colocará el puntero sobre el indicador a la izquierda del recurso 5. Se visualizará una sugerencia indicando el tipo de perfil aplicado

Lección 6

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones

8.9

Resumen de la lección ●

Mientras trabaje con los costos de recurso, puede especificar tareas de costo diferentes para las diferentes asignaciones y aplicar diferentes tasas de costo en varios horarios.

●

Puede contabilizar la disponibilidad de recurso variable en cualquier momento, lo que permite controlar el momento en que un recurso se encontrará asignado.

●

En una vista de uso, puede editar los valores de trabajo programado de las asignaciones de recurso en cualquier momento.

●

Los recursos materiales, cuando son asignados a una tarea, pueden tener una tasa de consumo fija o variable.

Evaluación 1. Cantidad de recurso material se basa en la duración de la asignación a la que se encuentre relacionado. 2. Determina el modo en que el trabajo está distribuido en el tiempo de forma gráfica. 3. Los recursos materiales utilizados en un proyecto, pueden asignarse de dos formas, por medio de la tasa Variable de consumo y la _____________ 4. La capacidad del recurso para trabajar determina el horario en que el recurso puede trabajar sin encontrarse ________________ 5. Los recursos de trabajo pueden llevar a cabo diferentes tareas con diferentes niveles de especialización que por lo tanto, consideran diferentes _________________.

9.1

LECCIÓN 9

Recursos, Asignaciones y Costos Una vez completada esta lección, podrá:
Visualizar y editar la asignación de un recurso
Resolver las sobreasignaciones de recursos automáticamente
Visualizar los costos de proyecto y la fecha de fin del mismo

Visualizar y Editar la Asignación de un Recurso Al crear un plan de proyecto, trabajará con tareas, recursos y asignaciones de forma conjunta. Los cambios realizados en las tareas afectarán a los recursos asignados a esas tareas. Se centrará la atención en la distribución del recurso como el modo en que las asignaciones de tarea realizadas, afectan a la cantidad de trabajo de los recursos humanos y de equipamiento del proyecto. La relación entre la capacidad de un recursos y sus asignaciones se denomina distribución. Cada recurso puede tener alguno de los tres estados de distribución siguientes: • • •

Infraasignado: cuando las asignaciones de un recurso no cubre la capacidad máxima del mismo. Totalmente Asignado: cuando las asignaciones del recurso cubren su capacidad máxima. Sobreasignado: cuando las asignaciones del recurso sobrepasan su capacidad máxima.

La capacidad de trabajo de un recurso, se mide en unidades; la capacidad de trabajo de un determinado recurso es lo que se denomina capacidad máxima. Las unidades se encuentran expresadas como números o como porcentaje. En este ejercicio, se visualizarán los recursos sobreasignados. 1. 2. 3. 4.

Se dará click en Informe Se dará click en Ver cómo está asignado el tiempo de los recursos Se dará click en el encabezado de la columna Nombre del Recurso Se ocultarán las subtareas

9. 2

Conceptos básicos de Project 2003

5. Se seleccionará el recurso Oscar Pérez Manzano 6. Se dará click derecho en la barra superior de la escala de tiempo y se elegirá del menú la opción Escala temporal 7. En la ficha Intermedio, se elegirá de la lista Unidades, la opción Meses

8. De la lista Mostrar, se elegirá la opción Un Nivel (intermedio)

Lección 9

Recursos, Asignaciones y Costos

9.3

9. Se dará click en Aceptar 10. Se mostrará la cantidad de horas asignadas a diferentes tareas, las cantidades de una sobreasignación, se encuentran en color rojo Al trabajar con las asignaciones de un recurso, debe recordar que: • •

•

•

De manera predeterminada, la vista Uso de recursos, muestra la tabla Uso. Sin embargo, puede visualizar diferentes tablas desde el menú Tabla. La vista Uso de recursos muestra los valores de trabajo en la cuadrícula de escala temporal. Sin embargo se pueden visualizar los valores de asignación adicionales como el costo y la disponibilidad restante. En lugar de utilizar la Escala temporal, para cambiar los niveles de la misma, puede hacer click en los botones Acercar y alejar, de la barra de herramientas estándar. Para visualizar las asignaciones de cada recurso en un gráfico junto a una escala temporal, puede visualizar el Gráfico de recursos eligiendo la orden Gráfico de recursos en el menú Ver.

Sobreasignación de Recursos Ahora nos centraremos en la solución de las sobreasignaciones de forma manual. Para aprender más sobre la resolución de los problemas de sobreasignación de recursos, se debe escribir Solucionar problemas de asignaciones de recursos en el cuadro Buscar.

La edición manual de una asignación es sólo una forma de resolver una sobreasignación de recurso. Entre otras soluciones se incluyen las siguientes: •

Sustituir el recurso sobreasignado por otro, utilizando el botón Reemplazar, del cuadro de diálogo Asignar recursos

•

Reducir el valor del campo Unidades, en el cuadro de diálogo Información de la asignación o Asignar recursos

Si la sobreasignación no es demasiado seria, podría dejarla en la programación. En este ejercicio, se editará una asignación manualmente. 1. Se editará manualmente una asignación 2. Se seleccionará la tarea Planeación del sitio 3. En la ficha General del cuadro de diálogo, se asignarán 50% de unidades

9. 4

Conceptos básicos de Project 2003

4. De las acciones de etiquetas inteligentes se dará click en la opción Cambiar trabajo total para que coincida con la capacidad máxima y la duración 5. Se ha modificado manualmente una asignación

Lección 9

Recursos, Asignaciones y Costos

9.5

La redistribución de recursos es el proceso de demora del trabajo de un recurso en una tarea para la resolución de una sobreasignación. Las opciones del cuadro de diálogo Redistribuir recursos, permiten establecer los parámetros sobre el modo en que desea que Project resuelva las sobreasignaciones de recurso. Dependiendo de las opciones elegidas, esto podría suponer el retraso de la fecha de comienzo de una asignación o tarea, o la división del trabajo de la tarea. Después de la redistribución, Project retrasará las fechas de comienzo de la segunda y tercera tarea de forma que el recurso no esté sobreasignado. En ocasiones la redistribución del recurso obliga a retrasar la fecha de fin del proyecto, a menos que indique lo contrario. La redistribución del recurso es una herramienta potente, aunque lo único que hace es retrasar las tareas, dividir las tareas y retrasar las asignaciones del recurso. La redistribución del recurso sigue un conjunto complejo de reglas y opciones que serán especificadas en el cuadro de diálogo redistribuir recursos. Esta herramienta no podrá sustituir su planificación sobre la duración, relaciones y delimitaciones de las tareas, así como la disponibilidad del recurso. La redistribución del recurso trabajará con toda esta información a medida que vaya siendo introducida en el plan del proyecto, aunque podría no ser capaz de resolver todas las sobreasignaciones del recurso dentro del intervalo de tiempo deseado a menos que cambie las tareas básicas y la información de recurso. En este ejercicio, se redistribuirá un recurso, y se visualizarán los efectos en la fecha de fin de proyecto. 1. Se visualizará el plan desde la vista Hoja de Recursos 2. Se abrirá el cuadro Redistribuir recursos desde el menú Herramientas

3. Se dará click en el botón Redistribuir ahora 4. En el cuadro se habilitará la opción Todo el fondo y se dará click en Aceptar 5. Se visualizará el proyecto desde la gráfica de Gantt de redistribución

9. 6

Conceptos básicos de Project 2003

6. Ahora cada tarea tendrá dos barras, la de color verde representa la tarea antes de su redistribución y la barra de color azul, representa la tarea redistribuida.

Costos de Proyecto y Fecha de Fin No todos los planes de proyecto incluyen información de costo, pero para aquellos que sí lo hacen, mantener un seguimiento de los costos de proyecto puede resultar tan importante o más como mantener un seguimiento de la fecha de fin prevista. Los dos factores a considerar a la hora de analizar los costos de proyecto son los que desea visualizar y el mejor modo en que éstos pueden ser visualizados. Los tipos de costo con los que puede contar durante el proyecto son: •

Los costos previstos o de línea de base; los costos de tarea, recurso o asignación original programada almacenados como parte de un plan previsto

•

Los costos actuales; acumulados de las tareas, recursos y asignaciones de un plan de proyecto. A medida que realiza ajustes en un plan de proyecto como la asignación o eliminación de recursos.

•

Los costos reales: los que han sido contraídos por las tareas, recursos o asignaciones

•

Los costos restantes: Diferencia entre los costos actuales o programados y los reales de las tareas, recursos o asignaciones.

Puede que necesite comparar estos costos o examinarlos de forma individual por tarea, recurso o asignación. También puede examinar los valores de costo de las tareas de resumen o de un plan de proyecto completo. Las formas más comunes de visualizar estos costos son: •

Visualizar los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto completo en el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto.

Lección 9

Recursos, Asignaciones y Costos

9.7

•

Visualizar o imprimir informes con formato que incluyen el flujo de caja, el presupuesto, los recursos o tareas con presupuesto sobrepasado y el valor acumulado.

•

Visualizar la información de costo a nivel de asignación, tarea o recurso en las vistas de uso de la tabla costo.

En este ejercicio, se visualizarán los costos generales e individuales. 1. Se cambiará la vista a la Hoja de Tareas 2. Se elegirá Opciones, del menú Herramientas 3. En la ficha Vista se habilitará la casilla Mostrar tarea de resumen del proyecto y se dará click en Aceptar

4. Del menú Ver, se elegirá tabla y del menú secundario se dará click en Costo 5. Se ampliará la o las columnas con signos de libra (#), para visualizar los valores 6. La columna Real, sólo mostrará valores cero, puesto que todavía no considera el progreso real.

7. Se han visualizado los costos de un proyecto

9. 8

Conceptos básicos de Project 2003

La fecha de fin de proyecto es una función de su duración y la fecha de inicio. La mayoría de los proyectos poseen una fecha de fin deseada, o suave, y otros proyectos, poseen una fecha de fin “a cumplir” o también llamada rígida. Durante la gestión de proyectos como éstos, es esencial conocer la fecha de fin actual o prevista y comprender el modo en que los ajustes realizados en la planificación afectarán a la fecha de fin. La fechad e fin de un proyecto está determinada por su ruta crítica, durante la evaluación de la duración de un proyecto, debería centrar su atención en las tareas de la ruta crítica denominadas, tareas críticas.

Lección 9

Recursos, Asignaciones y Costos

9.9

Resumen de la lección ●

El valor de capacidad máxima de un recurso, determina el momento en que el recurso, pasará a estar sobreasignado.

●

La vista Uso de recursos, permite observar los detalles de las asignaciones que producen sobreasignaciones de recurso.

●

Las sobreasignaciones de recurso pueden resolverse de forma manual o automática.

●

Durante la edición del valor de asignación de recurso, puede utilizar una Etiqueta inteligente para cambiar el efecto de su acción en la programación.

●

Puede visualizar los detalles de costo desde el nivel de asignación individual hasta el nivel de proyecto completo.

●

Las tareas en la ruta crítica determinan la fecha de fin del proyecto.

Evaluación 1. Los tipos de distribución de recursos son: Infraasignación, __________________ y sobreasignación 2. Las asignaciones del recurso cubren su capacidad máxima. 3. ___________ es una resolución a la sobreasignación de recursos 4. Diferencia entre los costos actuales o programados y los costos reales de las tareas, recursos o asignaciones. 5. La mayoría de los proyectos tienen una fecha de fin deseada, también llamada _________________.

10.1

LECCIÓN 10

Organización y Formato de Datos Una vez completada esta lección, podrá:
Ordenar los datos de tareas y recursos además de su visualización en grupos
Filtrar datos de tareas y recursos
Crear tablas y vistas personales

Ordenar datos de tareas y recursos además de su visualización en grupos A continuación, utilizaremos algunas de las herramientas de formato de Project para cambiar la apariencia de los datos y otras herramientas que permiten organizar y analizar datos. La ordenación es la forma más sencilla de organizar los datos sobre tareas o recursos en Project. Las tareas o recursos podrán ser ordenados por cirterios predefinidos, o creando un criterio de ordenación personal con un máximo de tres condiciones. La ordenación no cambia los datos subyacentes del plan de proyecto, sino que ordena de nuevo, los datos disponibles. La única excepción, es la posibilidad de renumerar los identificadores de recurso o de tarea, después de la ordenación, después de esto, no podrá restaurar la numeración de la secuencia. Podrá utilizar grupos de recurso para representar los equipos funcionales, departamentos, o cualquier grupo de personal que describa de forma lógica los conjuntos de recursos similares. La ordenación de todos los recursos por grupo de recurso, permite visualizar más fácilmente los costos asociados con cada grupo. En este ejercicio, se ordenará la vista de un recurso. 1. Se establecerá la vista Hoja de Recurso 2. En la opción Tabla del Menú Ver, se elegirá Resumen 3. Se abrirá el cuadro Ordenar

ento es similar a icas de e Excel. Permite nalizar los datos un programa de ulo para lograr su

10. 2

Conceptos básicos de Project 2003

4. De la lista desplegable del primer criterio, se elegirá la opción Costo en orden Descendente 5. En este ejercicio no se utilizará la renumeración, por lo que la casilla no debe estar habilitada 6. Se dará click en Ordenar 7. A continuación se agregará un segundo criterio de ordenación 8. Se abrirá de nuevo el cuadro Ordenar 9. En el primer criterio se elegirá de la lista Grupo deg Recursos en orden Ascendente 10. En el segundo criterio se seleccionará Costo en orden Descendente 11. Se dará click en Ordenar

12. Por último se ordenará la tabla por identificador. 13. Se ha utilizado la herramienta de ordenación. Durante el proyecto, las vistas predeterminadas disponibles en Project, ofrecen varias formas de visualización y análisis de datos. Una característica importante es el agrupamiento, que permite organizar la información de recursos y tareas de acuerdo con el criterio seleccionado. Añade valores de resumen o “acumulados” en los intervalos que pueden ser personalizados.

Lección 10

Organización y Formato de Datos

10.3

El agrupamiento puede cambiar de manera significativa la visualización de los datos de recursos y tareas, permitiendo un nivel de refinamiento en la presentación y análisis de datos. El agrupamiento no cambia la estructura subyacente del plan del proyecto, sólo organiza y resume los datos. Cuando los datos son agrupados en una vista, el agrupamiento será aplicado a todas las tablas que sean visualizadas en la vista. Project incluye varios criterios predefinidos para agrupar los recursos y tareas como el agrupamiento de las tareas por su duración o de los recursos por la tasa de pago estándar. En este ejercicio, se agruparán recursos por grupo. 1. Se elegirá la opción Agrupar por Grupo de Recursos desde el cuadro Más grupos

2. Se dará click en Copiar 3. Se escribirá Grupo de recursos por costo en el campo Nombre 4. En la segunda celda de la columna Nombre de campo se elegirá la opción Costo con orden Descendente

5. Se dará click en Definir intervalos de grupo 6. En la lista Agrupar en: se elegirá Intervalo y en el Intervalo de Grupo se escribirá 1000

10. 4

Conceptos básicos de Project 2003

7. Se dará click en Aceptar, para cerrar los dos cuadros y se dará click en Aplicar 8. Se dará doble click en el encabezado Nombre del recurso 9. Aparecerá el cuadro Definición de Columna y se dará click en Ajuste Perfecto

10. Se regresará a la vista original al elegir Agrupación: Sin agrupación desde el Menú Proyecto 11. Se han agrupado recursos

Filtros Otra característica útil para cambiar la visualización de la información es el uso de filtros, herramienta que oculta los datos de las tareas o recursos que no cumplen el criterio especificado, visualizando solamente aquellos datos en los que está interesado. El uso de esta herramienta no cambia los datos del plan de proyecto, sólo el modo en que son visualizados. Existen dos formas de utilizar los filtros:

Lección 10

Organización y Formato de Datos

10.5

•

Aplicar un filtro predefinido o personalizado para observar o destacar la información de la tarea o recurso que coincide con el criterio del filtro. Algunos filtros solicitan la información de un criterio.

•

Utilizar Autofiltros para filtrar cualquier tabla de forma automática. Cuando los autofiltros están activos, se encuentra activada, aparecerán unas flechas junto a los nombres de columna, y se visualizará la lista de criterios que podrá utilizar para filtrar los datos. Las opciones de la lista, dependerá del tipo de datos de la columna.

Ambos tipos de filtro, ocultan las filas que no cumplen el criterio especificado en las vistas de hoja de tareas o de recursos. Al aplicar filtros, observará saltos en los números de identificadores, éstos no se habrán borrado, sólo estarán ocultos. Al aplicar un filtro, se aplicará a todas las tablas que puedan ser visualizadas en la vista. Las vistas Calendario y diagrama de Red, también soportan filtros, pero no Autofiltros. En el ejercicio, se utilizarán los dos tipos de filtro. 1. Se dará click en el botón de Autofiltro de la Barra de Herramientas Formato 2. Se desplegará la lista de filtrado de la columna Nombre de tarea y se elegirá la opción Personalizado

3. Se aplicará un filtro en donde se muestren sólo las tareas que contengan la palabra imágenes

10. 6

Conceptos básicos de Project 2003

4. Se dará click en Aceptar y se mostrarán los resultados. El color azul del encabezado muestra que el filtro personalizado ha sido aplicado en esa columna

5. Se deshabilitará el Autofiltro 6. Se creará un Filtro Personalizado desde el Menú Proyecto 7. En el cuadro Más filtros, se elegirá Nuevo

Lección 10

Organización y Formato de Datos

10.7

8. Se creará un filtro llamado Tareas sin Finalizar y Costo, para que se muestren las tareas que tengan un 50% o más de porcentaje completado y cuyo costo sea mayor a 1,000 pesos

9. Se dará click en Aceptar 10. Se eliminará el filtrado al elegir Filtro para: Todas las tareas desde el menú Proyecto 11. Se ha creado un filtro personalizado

Tablas y Vistas Personalizadas Una tabla es una presentación similar a la de una hoja de cálculo de los datos del proyecto, organizados en columnas verticales y en filas horizontales. Cada columna representa uno de los muchos campos de Project, y cada fila una tarea o recurso. La intersección de una columna y una fila se denomina celda o campo. Project incluye varias tablas que pueden ser aplicadas en las vistas. Generalmente estas tablas contendrán los campos que desea. Sin embargo puede modificar cualquier tabla predefinida, o crear su propia tabla con sólo aquellos datos que desee. En este ejercicio, se creará una nueva tabla a partir de una ya existente.

10. 8

Conceptos básicos de Project 2003

1. Se dará click en Más tablas, del menú secundario de Tabla 2. De la lista del cuadro Más tablas, se elegirá Entrada y se dará click en Copiar

3. 4. 5. 6.

En el campo Nombre, se escribirá Tabla de Entrada de Tiempos Se eliminarán los campos: Indicadores, fin, predecesoras y nombres de los recursos En la siguiente celda vacía se elegirá de la lista el campo fecha de delimitación Los datos y el título se alinearán al centro, el ancho será de 15 y en la columna de título se escribirá Fecha límite y se ajustará el encabezado

7. En la sección Formato de fecha se elegirá un formato diferente al predeterminado

Lección 10

Organización y Formato de Datos

10.9

8. Se dará click en Aceptar y posteriormente el Aplicar 9. Se ha creado una nueva tabla

Casi todo el trabajo en Project, ocurrirá en una vista. Una vista puede contener elementos tales como tablas, grupos y filtros. Estos, pueden ser combinados con otros elementos como una escala temporal, o con elementos gráficos como la representación gráfica de las tareas en el Diagrama de Gantt. Project incluye varias vistas que organizan la información según propósitos específicos. Puede que necesite visualizar la información del proyecto de un modo que no está disponible entre las vistas predefinidas, para incluir diferentes elementos, puede modificar una tabla existente y agregarlos, o crear una nueva tabla desde cero y configurarla. En este ejercicio, se creará una vista. 1. Se abrirá el cuadro Más Vistas 2. Se dará click en Nueva, se deberá encontrar habilitada la opción Vista única y se dará click en Aceptar

3. En el cuadro nombre se escribirá Vista Calendario

10. 10

Conceptos básicos de Project 2003

4. De la lista tabla, se elegirá la opción Tabla de Entrada de Tiempos

5. En la lista grupo, se elegirá Sin agrupar y en la lista de Filtro, la opción de Intervalo de Fechas 6. Se deberá habilitar la opción Mostrar en el menú

7. Se dará click en Aceptar y Aplicar 8. Se solicita el intervalo de fecha, se deberá elegir el 14 de marzo como fecha inicial y el 28 de marzo como fecha límite 9. Se ha creado y almacenado una vista nueva, que estará disponible en el menú de vistas del proyecto

Lección 10

Organización y Formato de Datos

10.11

Resumen ●

Las formas más comunes de organizar los datos en Project, incluyen la ordenación, agrupamiento y filtrado. En ninguno de los casos, se elimina los datos, simplemente cambia el modo en que son visualizados.

●

Project incluye muchos criterios de ordenación, agrupamiento y filtrado, además de permitir que cree los suyos.

●

Mientras la ordenación y filtrado reorganiza o muestra de manera selectiva sólo algunos de los datos de un plan de proyecto, el agrupamiento añade valores de resumen de los datos.

●

Las tablas son los elementos principales de la mayoría de las vistas en Project. Project dispone de varias tablas incorporadas, y puede recrear las suyas.

●

El usuario trabaja con Project a través de las vistas. Las vistas pueden contener tablas, grupos filtros y en algunos casos gráficos. La vista Diagrama de Gantt, consiste en una tabla en la parte izquierda y una escala temporal en la derecha.

●

Project ofrece muchas vistas incorporadas y puede crear las suyas.

Evaluación 1. Herramienta que oculta los datos de tareas o recursos que no cumplen con uno o varios criterios. 2. Agrega unas flechas al lado de cada encabezado de columna con una lista de los criterios que pueden utilizarse para filtrar esa columna. 3. Herramienta que puede agregar valores de resumen o acumulados en los intervalos en los que pueden ser personalizados. 4. Los parámetros de la modificación o creación de una tabla se llevan a cabo desde el cuadro Definición de ___________. 5. Ajuste que al ser seleccionado, se renumerarán todos los archivos de forma permanente.

11.1

LECCIÓN 11

Impresión de la Información del Proyecto Una vez completada esta lección, podrá:
Cambiar las opciones de configuración de página para las vistas e informes
Imprimir una Vista
Imprimir un Informe

Configuración de Página para vistas e informes Utilizaremos algunas de las vistas e informes disponibles para imprimir un plan de proyecto. Una de las tareas más importantes de caulquier administrador de proyecto, es comunicar la información del proyecto a los participantes, lo que a menudo implica imprimir el proyecto. Puede utilizar las vistas e informes predefinidos tal y como son, o personalizarlos para que se ajusten a sus necesidades. Imprimir la información de un plan de proyecto, es una práctica muy común para la mayoría de los administradores de proyecto. La impresión se centra en las vistas e informes. Éstas organizan los detalles de un plan de proyecto en formatos específicos para determinados propósitos. Puede introducir, leer, editar e imprimir información, mientras que en un informe sólo puede imprimir información. Puede personalizar la forma de imprimir las vistas y los informes; sin embargo las opciones de impresión de informes no son tan amplias. Para personalizar la impresión de una vista o informe, utilice los cuadros de diálogo Configurar página e Imprimir. En el cuadro configurar página, las fichas página y Márgenes, se encuentran disponibles para las vistas y los informes. Las opciones específicas que selecciona en Configurar Página, para cualquier vista o informe, afectarán sólo a esta vista o informe. •

•

Algunas de las opciones de las fichas Encabezado, Pie de página y Vista del cuadro Configurar Página para todas las vistas. La ficha Vista, incluye opciones que varían dependiendo de la vista activa. Para las vistas que incluyen una leyenda, también se encuentra disponible la ficha leyenda. Puede utilizar la opciones de las fichas encabezado y pie de página en la mayor parte de los informes, pero las fichas Leyenda y vista no se encuentran disponibles para todos los informes.

El cuadro de diálogo Imprimir, se puede accesar desde el comando Imprimir, del menú Archivo, o desde la Vista Preliminar. La mayoría de las opciones disponibles para las vistas, también están disponibles para los informes. La vista Diagrama de Gantt y el Informe Tareas, recursos humanos y fechas, incluyen una escala temporal. Si lo desea, puede especificar determinados intervalos de fechas para la escala temporal en el cuadro Imprimir. En este ejercicio, se compararán las opciones de configuración de página en las vistas y en los informes.

11. 2

Conceptos básicos de Project 2003

1. Se abrirá el cuadro Configuración de Página 2. Se dará click en la ficha Vista

3. Las opciones de la vista están relacionadas a las columnas y la escala temporal del Diagrama de Gantt. 4. Se cerrará el cuadro Configurar página 5. Se visualizará el Calendario del proyecto y se abrirá de nuevo el cuadro Configurar página 6. En la ficha Vista se encontrarán opciones para controlar el modo en el que serán organizados los detalles en la vista Calendario al ser impresa

7. Se cerrará el cuadro Configurar página 8. Se creará un informe personalizado tipo Tareas y recursos humanos

Lección 11

Impresión de la Información del Proyecto

11.3

9. Se dará click en el botón Configurar… 10. Las fichas Leyenda y Vista, no se encuentran disponibles y se cerrarán los cuadros abiertos 11. Se han comparado las opciones de impresión de las vistas e informes

Impresión de las Vistas La impresión de una vista permite obtener una copia impresa de todo aquello que se visualiza en la pantalla. Cualquier personalización realizada en una vista, también será impresa. Puede imprimir cualquier vista que aparezca en Project con las siguientes excepciones: •

No podrá imprimir vistas de formulario como Formulario de tareas y Diagrama de relaciones.

•

Si se encuentran visualizadas dos vistas en una combinación de vista, sólo será impresa la vista del panel activo.

La parte del plan de proyecto que se visualiza en la pantalla en un momento dado, podría ser una parte relativamente pequeña del proyecto completo, y que la impresión de la vista del proyecto completo y que la impresión de la vista del proyecto podría suponer un gran número de páginas. En el ejercicio, se cambiará la configuración de página de la vista Diagrama de Gantt. 1. Se abrirá la Vista Preliminar 2. Se dará click en Página a la derecha desde la Vista Preliminar y se regresará a la primer página 3. Se dará click en Varias páginas

11. 4

Conceptos básicos de Project 2003

4. Se dará click en Configurar página…

En la ficha Encabezado, se especificará una alineación tipo centro Se agregará el título del documento Se dará click en la ficha Leyenda Se elegirá la alineación derecha y se escribirá “Comienzo: “ y se agregará la fecha de comienzo del proyecto 9. Se agregará una línea que contenga “Duración: “ y de la lista Campos de proyecto, se elegirá Duración

5. 6. 7. 8.

Lección 11

Impresión de la Información del Proyecto

11.5

10. Se modificará el ancho 11. Se dará click en Aceptar 12. Se han modificado algunas propiedades de la impresión de la Vista del Diagrama de Gantt

11. 6

Conceptos básicos de Project 2003

Impresión de Informes Los informes son formatos predefinidos, pensados para la impresión de los datos en Project. A diferencia de las vistas, éstos están diseñados sólo para su impresión y no para trabajar en ellos. No es posible introducir datos directamente, Project incluye varios informes de tarea, recurso o asignación predefinidas que podrá editar para obtener la información deseada. Existen algunos ajustes especificados para una vista que podrían afectar a algunos informes como: •

Si se contraen u ocultan las subtareas bajo las tareas de resumen en una vista, los informes que incluyan las listas de tareas sólo mostrarán las tareas de resumen y no las subtareas.

•

En las vistas de uso, si las asignaciones son contraídas u ocultadas bajo las tareas o recursos, los informes de uso, por tanto, ocultarán los detalles de la asignación.

En este ejercicio, se visualizará un informe desde la Vista Preliminar. 1. Se abrirá el cuadro de informes y se elegirá la opción Personalizados

2. Se seleccionará la opción Tarea y se dará click en Vista Previa

Lección 11

Impresión de la Información del Proyecto

3. Se cerrará la Vista Preliminar 4. Se copiará el informe Tarea 5. Se nombrará al informe como: Informe de Tareas Personalizado

6. El periodo será mensual y la tabla tipo Resumen 7. Se dará click en Aceptar y se visualizará la Vista Previa

11.7

11. 8

Conceptos básicos de Project 2003

8. Se ha creado y visualizado un informe

Lección 11

Impresión de la Información del Proyecto

11.9

Resumen ●

Project permite imprimir las vistas o los informes. Los informes están diseñados sólo para la impresión.

●

Cuando se imprime una vista, generalmente obtendrá una copia en papel de todo aquello que se observa en pantalla.

●

Incluso en los planes de proyecto moderadamente extensos, una vista o informe impreso podría requerir más hojas de papel de las que esperaba. Por esta razón, es aconsejable que siempre realice una vista preliminar de lo que después será la salida impresa antes de imprimir.

●

El gran número de informes disponibles en Project, se encuentra organizado en varias categorías como Costos y Asignaciones.

Evaluación 1. Uno de los cuadros desde los que se pueden configurar propiedades de impresión es: 2. Las secciones de Vista y _____________, no siempre se encuentran disponibles. 3. Secciones en donde se configura información a ser agregada en la parte superior y/o inferior de la impresión. 4. Sección en la que se configura la disposición de la hoja a imprimir (horizontal o vertical), la escala de impresión y otras propiedades de papel. 5. Es una excepción en la impresión de ________________ “No se imprimirán vistas de formulario como el de tareas”

12.1

LECCIÓN 12

Publicación de la Información del Proyecto en Línea Una vez completada esta lección, podrá:
Tomar un “snapshot” o imagen estática de una vista Diagrama de Gantt como imagen GIF
Publicar información de Project en formato HTML
Controlar la forma en que es almacenada la información de Project en formato HTML

Imágenes Estáticas Imprimir la información es una forma común de compartir los detalles del proyecto con los demás, aunque existen limitaciones. Los detalles de Project pueden quedar desfasados casi tan pronto como son presentados en papel. Esto también limita la duplicación y distribución de copias. La publicación de la información de un proyecto, permite actualizar más fácilmente los detalles del proyecto publicado y compartir dicha información con una amplia audiencia de usuarios interactivos. Se utilizarán las características de publicación en la Web de Project. Estas características incluyen la herramienta de copiar imagen, que captura el estado del proyecto gráficamente y lo almacena en imagen GIF. Para comunicar los detalles del proyecto a los recursos, administradores y otros participantes, necesitará copiar la información de Project y pegarla en otros programas y formatos. Project soporta el método de copiar y pegar de la mayoría de los programas de Windows, y dispone de una característica adicional denominada Copiar Imagen. Al tomar estas imágenes estáticas, se dispone de diferentes opciones: • •

Copiar la vista completa que se encuentra visible en la pantalla o las filas seleccionadas de la tabla de una vista. Copiar un intervalo de tiempo que especifique o que esté mostrado en la pantalla.

Puede almacenar la imagen estática en un archivo formato GIF (por sus siglas, Formato de Intercambio de gráficos) en la ubicación que especifique. Una vez almacenada la imagen en un archivo GIF, podrá ser utilizada en cualquier programa que soporte el formato GIF, y podrá ser combinada con contenido HTML o para ser utilizada por el Portapapeles de Windows, y después pegarla en otro programa para su visualización en pantalla. En este ejercicio, se hará uso de la herramienta copiar imagen, y se alamacenará con formato GIF. 1. Se aplicará un filtro para ver sólo las tareas de resumen 2. Se dará click en Zoom, del menú Ver 3. Se elegirá la opción Proyecto Completo y se dará click en Aceptar

12. 2

Conceptos básicos de Project 2003

4. Se dará click en Copiar imagen de la Barra de Herramientas Estándar 5. En el cuadro Copiar imagen, se especificará que la imagen será formato GIF y en el botón Examinar, se especificará la ubicación en donde se almacenará

6. 7. 8. 9.

Se dará click en Aceptar Se abrirá la barra de herramientas Web Se dará click en el botón Ir y en Abrir Hipervínculo Al oprimir el botón Examinar… se especificará el Tipo de archivo, como Archivos GIF

Lección 12

Publicación de la Información del Proyecto en Línea

12.3

10. Se abrirá la imagen almacenada 11. La imagen será mostrada en el programa de visualización de imágenes.

Almacenamiento Formato Web

de

un

Proyecto

en

Otra forma de publicar la información de Project es almacenarla como página Web. Esta opción, a diferencia de la herramienta Copiar imagen, resulta más apropiado para la publicación de texto. Project utiliza equivalencias, también denominadas equivalencias de exportación o equivalencias de datos, para especificar los datos exactos a exportar y el modo en que la información será estructurada. Las equivalencias de exportación organizan los datos de Project en tablas HTML. Las equivalencias predefinidas son similares a algunas de las tablas e informes predefinidos de Project. Puede utilizar las equivalencias de exportación tal y como son, o personalizarlas para exportar sólo los datos deseados. En el ejercicio, se almacenará un proyecto como página Web. 1. Se dará click en Guardar como una página Web desde el Menú Archivo 2. Se especificará la ubicación de almacenamiento de la página Web, el nombre y se dará click en Guardar 3. Aparecerá un Asistente de Exportación y se dará click en Siguiente

12. 4

Conceptos básicos de Project 2003

4. Se elegirá la opción Utilizar una equivalencia existente y se seguirá con el Asistente

5. De la lista se elegirá la opción Exportar a HTML usando la plantilla estándar y se finalizará el Asistente 6. Se abrirá el hipervínculo desde la barra de herramientas Web

Lección 12

Publicación de la Información del Proyecto en Línea

12.5

7. Aparecerá la página Web guardada del proyecto, la cuál contiene información de tareas, recursos y asignaciones del plan de Proyecto Algunas de las acciones que puede realizar para refinar las páginas Web que publica desde Project son: Para obtener una lista de las

•

etiquetas de HTML, que le ayudarán a refinar su página exportada, escriba “plantillas

•

y etiquetas de exportación a HTML disponibles” en el cuadro Buscar o en el cuadro Escriba una Pregunta.

• •

Puede editar la equivalencia de exportación. Una vez seleccionada la equivalencia en el Asistente para exportación, haga click en el botón Siguiente para conocer las demás opciones del asistente. Dispone de flexibilidad para la elección de los campos de tarea, recurso y asignación que desea exportar y el modo en que los datos exportados serán organizados. Si es un usuario avanzado de HTML, podrá editar la página Web directamente, después de ser almacenada en Project. Puede aplicar una plantilla HTML diferente a la página Web, después de ser almacenada.

Cambio de la Apariencia de una Página Web de Project Aunque las equivalencias de exportación determinan los datos de Project que se almacenarán en una página Web y el modo en que éstos serán almacenados, las plantillas HTML determinarán el formato de estos datos. Project incluye varias plantillas HTML que podrán ser aplicadas cuando almacene una página Web. Practique con los diferentes formatos para encontrar aquellos que se ajusten más a sus necesidades. En este ejercicio, se cambiará la apariencia de la página Web del Proyecto. 1. Se dará click en Guardar como página Web y se dará un nuevo nombre 2. En el asistente, se dará click en Siguiente y se utilizará la equivalencia existente

12. 6

Conceptos básicos de Project 2003

3. Se dará click en Siguiente de nuevo y se elegirá la opción Exportar a HTML usando la plantilla estándar 4. En la próxima pantalla, se deshabilitará la casilla Asignaciones 5. En la sección Opciones de HTML se dará click en Examinar y se buscará la ruta en donde se encuentran las plantillas

6. Se elegirá la opción Centered Navy.html 7. Se habilitará la opción Incluir archivo de imágenes en la página HTML

Lección 12

Publicación de la Información del Proyecto en Línea

12.7

8. Se buscará la imagen guardada anteriormente en el botón Examinar… 9. Se finalizará el Asistente 10. Se abrirá el hipervínculo desde la barra de herramientas

11. Se ha modificado el formato de la presentación de la página Web guardada y se ha integrado una imagen estática almacenada anteriormente. Dependiendo de las necesidades de comunicación que posea como administrador, estas herramientas le serán de utilidad, puesto que le permiten mucha flexibilidad de presentación y configuración de datos.

12. 8

Conceptos básicos de Project 2003

Resumen ●

Los detalles de Project pueden cambiar de forma rápida. Puede que encuentre más eficiente publicar los planes de Project de manera interactiva, actualizar y volver a publicar, cuando sea necesario.

●

La herramienta Copiar imagen, permite producir una imagen gráfica en formato GIF, que puede ser insertada en otro documento o página Web o pegada en el portapapeles y llevarla a otros programas de Office.

●

Al realizar el almacenamiento en una página Web utilice equivalencias de exportación para especificar la información de Project que desea exportar.

●

Cuando realice la exportación de los datos de Project a una página Web, controle el formato de los datos exportados aplicando una de las diversas plantillas HTML incorporadas.

Evaluación 1. Herramienta que permite capturar “snapshots” de las vistas de Project. 2. Especifican los datos a exportar y el modo en que la información deberá ser estructurada. 3. Opción para refinar las páginas Web publicadas desde Project. 4. Las imágenes estáticas se guardan en formato 5. Las ______________________, también se pueden almacenar en el Portapapeles de Windows para estar disponibles para otros programas de Office.

13.1

LECCIÓN 13

Importación y Exportación de Información en Diferentes Formatos Una vez completada esta lección, podrá:
Copiar y pegar datos con Project como Documento de Origen y Destino.
Generar un documento de Office con detalles del Proyecto además de una ilustración.
Utilizar Project para abrir un documento generado en otro programa y almacenar desde Project con otros formatos por medio de las equivalencias de importación y exportación.

Herramientas de Copiar y Pegar En esta lección se centrará la atención en las diversas formas de obtener datos en Project 2003 y de las herramientas para que Project almacene proyectos en otros formatos. Algunos de los términos ocupados a lo largo de la lección serán: Muchos programas de Windows disponen de la

• •

Programa de origen; programa desde el que se copia la información. Programa de destino; programa en el que se pegará la información.

herramienta Pegado especial, que ofrece másEl

uso de herramientas como copiar, copiar imagen, pegar y pegado especial, permiten y pegar datos en y desde Project. Cuando copia datos desde Project, tendrá la posibilidad de elegir entre dos opciones: texto desde Project en el opciones para el pegadocopiar de programa de destino. Puede optar también por pegar sólo

•

los datos o realizar el pegado con un enlace a los datos de

•

Origen en Project.

Copiar texto desde una tabla y pegarlo como texto en un programa de destino como Word. Copiar una imagen gráfica de una vista de Project y pegarla como una imagen gráfica en el programa destino. La herramienta Copiar imagen, permite optimizar la imagen para su visualización en pantalla o para su impresión.

Existe una diferencia importante entre Copiar y Copiar imagen. El uso de Copiar permite editar los datos en el programa de destino. Sin embargo, el uso de copiar imagen produce una imagen que sólo podrá ser editada con un programa de edición de gráficos como Microsoft Paint. Un objeto OLE es la

Dispone de dos opciones cuando pega datos procedentes de otros programas en Project:

tecnología de integración de programas que se puede utilizar para compartir

información entre programas. Todos los programas de Office admiten OLE, de manera que es posible compartir información a través de objetos vinculados e incrustados.

• •

Puede pegar texto en una tabla, en un rango de celdas, copiadas desde Excel, o una secuencia de párrafos desde Word. Puede pegar una imagen gráfica o un objeto OLE desde otro programa en una parte gráfica de una vista Diagrama de Gantt. Es posible pegar una imagen gráfica o un objeto OLE en una nota de tarea, recurso o asignación, en una vista, en un encabezado o pie de página, leyenda o informe.

de texto en varias

13. 2

Conceptos básicos de Project 2003

En este ejercicio, se copiará una imagen estática en el portapapeles de Windows, y se pegará en otro programa. 1. Se aplicará un filtro de las tareas de Resumen 2. Se dará click en Zoom, del menú Ver 3. Se elegirá la opción Proyecto completo y se dará click en Aceptar

requiere

, asegurarse de

en de la

n en el programa

coincide con el

as columnas en la

oject. Las

destino deben

oportar los mismos

atos.

4. Se copiará la imagen de la vista y en el cuadro de diálogo se elegirá la opción Para pantalla y se dará click en Aceptar

5. Se abrirá un documento de Microsoft Word y se ubicará el cursor en la primer línea 6. Se pegará la imagen

Lección 13Importación y Exportación de Información en Diferentes Formatos

7. Se ha pegado una imagen estática de Project en un documento de Microsoft Word

Resumen de Proyecto PowerPoint o Visio.

para

Word,

Project puede hacer más fácil la generación de un documento completo en Word, PowerPoint o Visio. Esto es posible con la característica Copiar imagen en el asistente de Office, que le guiará en el proceso de especificación de los datos exactos que desea incluir el nuevo documento de Office y el modo en que desea que éstos sean visualizados. Este asistente funciona en la mayoría de las vistas de Project, aunque no con la vista Calendario, la vista Diagrama de red o las vistas de formulario. La herramienta Copiar imagen en el asistente de Office, genera un nuevo documento de Office que contiene la tabla de los valores de campo que se aplican al proyecto completo y una imagen GIF de la vista actual de Project. El asistente ofrece la oportunidad de generar un nuevo documento en cualquiera de los tres formatos de Office más comunes; PowerPoint, Word y Visio. En el ejercicio, se creará un documento de Word, desde el Asistente Copiar Imagen. 1. Se abrirá la barra de herramientas Análisis 2. Se dará click en Copiar Imagen en el Asistente de Office 3. Se iniciará el asistente y en la pantalla 1 de 4, se deberá habilitar la opción Mantener mi nivel de esquema original

13. 4

Conceptos básicos de Project 2003

4. Se dará click en Siguiente 5. Se configurarán las opciones requeridas en la pantalla 2 de 4 y se dará click en Siguiente

6. Se dará click en Vista Previa

Lección 13Importación y Exportación de Información en Diferentes Formatos

7. 8. 9. 10.

Se cerrará la vista para regresar al paso 3 Se elegirá la opción Word, como la Aplicación del documento a crear Se dará click en Horizontal en la sección de Orientación Se dará click en Siguiente y se seleccionará Costo en el cuadro Campos de Microsoft Office Project

11. Se dará click en Agregar y en la siguiente pantalla se dará click en Finalizar y después en cerrar 12. Se abrirá el documento creado en Word

13. 6

Conceptos básicos de Project 2003

13. Se ha creado un documento en Word desde el Asistente de Copiar imagen

Apertura de otros Formatos de Archivo en Project La información que necesita incorporar en un documento de Project podría proceder de muchas fuentes. Entre otros, podríamos citar una lista de tareas desde una hoja de cálculo o los costos de los recursos desde una base de datos. Muchos de los miembros de equipos en la realización de proyectos, no utilizan Project como parte de su trabajo primario, pero requieren enviar o compartir información con los administradores de proyecto, por lo que cierta información puede encontrarse en otros formatos. Project utiliza las equivalencias de importación al abrir datos de otro formato de archivo o para el almacenamiento, por lo que se denominan Equivalencias de importación y exportación o equivalencias de datos. Éstas permiten especificar el modo en que desea que los datos del programa origen, sean trasladados a los campos del programa destino. En este ejercicio, se importarán datos de un archivo en Excel, por medio del asistente de importación de datos. 1. 2. 3. 4.

Se abrirá desde Project un documento de Excel Aparecerá el Asistente para importación y se dará click en Siguiente Se habilitará la opción Equivalencia nueva y se dará click en Siguiente En la siguiente pantalla se elegirá la opción Como proyecto nuevo y se continuará con el asistente

Lección 13Importación y Exportación de Información en Diferentes Formatos

5. Se habilitará la casilla de Tareas y la de Incluir encabezados al importar 6. Se dará click en Siguiente 7. Aparecerá la página de equivalencia de tareas, que le permite identificar el libro de origen y el modo en que serán incluidos los datos

8. Se seleccionará Tareas en la lista Nombre de la hoja de cálculo de origen

13. 8

Conceptos básicos de Project 2003

9. Se dará click en Siguiente y en Finalizar 10. Project importará los datos de Excel en un nuevo documento

Almacenamiento en otros Archivo desde Project

Formatos

de

El pegado de los datos de Project en otros programas podría resultar apropiado en un momento dado, pero esta técnica podría no funcionar correctamente si necesita exportar una gran cantidad de datos. Para estos casos, puede almacenar los datos en varios formatos desde Project. Existen dos posibilidades al hace esto: •

•

Puede almacenar el proyecto completo como una base de datos. Puede almacenar varios proyectos en un archivo de base de datos para la administración centralizada o para otros propósitos. Entre los formatos soportados se incluyen Base de datos de Project (.mpd) y Base de datos de Access (.mdb). La diferencia entre estos formatos es que el formato de datos de Project requiere almacenamiento del proyecto completo, mientras que el de base de datos de Access, permite almacenar el proyecto completo o sólo aquellos especificados en una equivalencia de exportación. También se puede almacenar un proyecto en formato XML (por sus siglas en inglés, Extensible Markup Language) Puede almacenar los datos que especifique en un formato diferente. Entre los formatos soportados, se incluyen bases de datos de Access, páginas Web, libro de trabajo de Excel, tabla dinámica de Excel o texto delimitado por comas o tabulaciones.

En este ejercicio, se almacenarán los datos de un proyecto en otro formato. 1. Se elegirá la opción Guardar como… 2. El tipo de archivo deberá ser Texto (delimitado por tabulaciones), se dará click en Guardar

Lección 13Importación y Exportación de Información en Diferentes Formatos

3. En el Asistente se dará click en Siguiente 4. Se utilizará una equivalencia existente y se continuará con el Asistente 5. De la siguiente lista se deberá elegir la opción Datos de costo por tareas y se finalizará el Asistente

6. Se abrirá el bloc de notas

13. 10

Conceptos básicos de Project 2003

7. Se deberá encontrar desactivado el Ajuste automático de palabras o el ajuste de línea 8. Se abrirá el archivo creado

9. Se ha guardado un documento en otro formato

Lección 13Importación y Exportación de Información en Diferentes Formatos

Resumen ●

Cuando se comparten los datos de Project con otras aplicaciones de Office existen dos técnicas útiles para incluir una copia de las imágenes de la vista activa y generar un nuevo documento de Office que incluya los detalles importantes de Project y una imagen de la vista activa.

●

Puede copiar y pegar en Project del mismo modo en que otras aplicaciones de Windows. Sin embargo, preste una especial atención cuando pegue datos en una tabla de Project y asegúrese de que los datos que desea son incluidos en los campos correctos.

●

Para facilitar la importación de datos de Excel en Project, se han instalado dos plantillas de Excel que se encuentran estructuradas de manera apropiada para la importación en Project.

●

Al abrirse otros formatos de datos en Project, se utilizan las equivalencias de importación para facilitar la organización de los datos importados en la estructura correcta de una tabla de Project.

●

Project soporta el almacenamiento de los datos en formatos de datos estructurados tales como base de datos Access de escritorio y XML.

Evaluación 1. Permiten especificar el modo en que desea que los datos del archivo del programa de origen sean trasladados a los campos de Project. 2. Genera un nuevo documento de Word, _______________ y/o Visio que contiene la tabla de valores de campo y una imagen GIF. 3. Programa receptor de la información copiada o almacenada desde un programa diferente. 4. Las imágenes estáticas se guardan en formato 5. Formato de Base de Datos de ___________, que requiere el almacenamiento del proyecto completo.

14.1

LECCIÓN 14

Seguimiento de Tareas y Asignaciones Una vez completada esta lección, podrá:
Actualizar la línea de base de un plan almacenado previamente.
Registrar el trabajo real diario de las tareas y las asignaciones.
Interrumpir el trabajo de una tarea y especificar la fecha en la que deberá comenzar de nuevo.

Actualizar la Línea de Base La creación, verificación y comunicación de un plan de proyecto podría llevar mucho tiempo. La planificación es sólo la primera fase de la gestión de proyectos. Una vez completada esta fase, comenzará la implantación del proyecto. Los proyectos, de manera ideal, se llevarán a cabo tal y como han sido planeados. Cuanto más complejo es el proyecto, más se prolongará la duración prevista y mayores serán las posibilidades de que exista una variación. La variación es la diferencia entre lo que debería ocurrir y lo que en realidad ocurre. El seguimiento de trabajo real y la comparación de éste con el plan, permiten identificar la variación de manera anticipada y ajustar la parte no completada del plan, en caso de que sea necesario. Se realizará el seguimiento de los totales de trabajo a nivel de tarea y de asignación, y el trabajo por periodo de tiempo como el trabajo completado por semana o por día. La información distribuida en el transcurso del tiempo se conoce como fase temporal, de modo que en ocasiones el seguimiento de trabajo por periodo de tiempo se denomina seguimiento de los valores reales por fase temporal. El seguimiento de los valores reales por fase temporal, es una forma de consignar las cuestiones más básicas de gestión de un proyecto. El administrador debe determinar el nivel de seguimiento que se ajusta más a las necesidades del plan de proyecto y a sus participantes. El nivel de seguimiento más detallado, es el que requiere una mayor inversión de tiempo. La línea de base es un conjunto de valores importantes de un plan de proyecto como las fechas previstas de comienzo y de fin y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Al almacenar una línea de base, Project toma una imagen estática de los valores existentes y lo almacena en el archivo de Project para futuras comparaciones. A medida que transcurre el tiempo, puede que necesite cambiar sus expectativas, podría requerir refinar el plan de proyecto añadiendo o eliminando tareas o asignaciones y así sucesivamente. Para mantener una línea de base precisa para posteriores comparaciones, existen varias opciones: •

Actualizar la línea de base para el proyecto completo, esta opción sustituye los valores de la línea de base original por los valores programados actualmente.

14. 2

Conceptos básicos de Project 2003

•

•

Actualizar la línea de base para las tareas seleccionadas. Esto no afecta a los valores de la línea de base de las demás tareas, ni a los valores de la línea de base de los recursos del proyecto. Almacenar una segunda línea de base. Puede almacenar hasta 11 líneas de base en un proyecto.

En este ejercicio, se actualizará la línea de base. 1. Se visualizará el proyecto desde la vista Gantt de Seguimiento 2. Se elegirá Ir a, en el menú Edición y en el campo Identificador se escribirá 5, se dará click en Aceptar 3. Esta tarea fue añadida después de almacenar la línea de base inicial, por lo que no tiene valores de línea de base 4. Se almacenará la línea de base del proyecto completo

5. Del cuadro se elegirá la opción Guardar línea de Base y en el apartado Para, se elegirá la opción proyecto completo

6. Se dará click en Aceptar y en Sí 7. Se ha guardado una línea de base para todo el proyecto

Lección 14

Seguimiento de Tareas y Asignaciones

14.3

Valores Reales y Restantes de las Tareas y Asignaciones En las tareas en las que se asignaron recursos, puede introducir los valores de trabajo reales y restantes para la tarea o para asignaciones de la misma. Se debe considerar: •

Si una tarea posee un único recurso asignado, los valores del trabajo real que introduce para la tarea o la asignación, se aplicarán igualmente a la tarea y al recurso.

•

Si una tarea posee varios recursos asignados, los valores del trabajo real que introduce para la tarea serán distribuidos entre las asignaciones según sus unidades de asignación.

•

Si una tarea posee varios recursos asignados, los valores del trabajo real que introduce para una asignación serán acumulados en la tarea, pero no afectarán a las demás asignaciones de la misma.

En el ejercicio, se actualizarán los valores de tareas y asignaciones. 1. Se visualizará el proyecto desde el Uso de tareas y la vista de la tabla deberá ser Trabajo 2. Se dará click en la tarea 3 y se verá el Trabajo Real, desde el Menú Formato, en la opción Detalles

3. Se buscará la columna Real de la tarea 3 y se escribirá 48h

14. 4

Conceptos básicos de Project 2003

4. Se han actualizado las horas restantes de trabajo real y ha sido distribuido entre las asignaciones de la tarea 5. Se modificará el trabajo real de un recurso asignado a la tarea

6. Se han modificado los horarios y su distribución en la asignación El seguimiento del valor del trabajo real completado de una tarea es más detallado que la introducción de un simple porcentaje completado en una tarea. Ningún método es tan detallado como la introducción del trabajo real pro fase temporal para las tareas o asignaciones. Project siempre distribuye cualquier porcentaje completado o valor de trabajo real a nivel de tarea o asignación introducido en los correspondientes valores de escala temporal. La introducción de los valores por fase temporal supone más trabajo para el administrador del proyecto y de igual forma para los miembros del equipo de trabajo, al tener que reportar de sus valores diarios al administrador. Sin embargo, esto ofrecerá más detalle sobre el estado de las tareas y recursos del proyecto que otros métodos. Esta es la mejor opción si usted cuenta con un proyecto con las siguientes características: •

Tareas de alto riesgo

Lección 14

Seguimiento de Tareas y Asignaciones

14.5

•

La duración de las tareas es relativamente corta y una variación pondría en peligro el proyecto entero.

•

Existen tareas en las que los inversores u otros participantes requieren información específica de avance.

•

Las tareas requieren la facturación por horas hombre o de mano de obra.

En este ejercicio, se actualizarán valores diarios de tarea. 1. Se deberá ir a la tarea 26 2. En el panel derecho, se dará click en la celda de trabajo real del Miércoles 25 de mayo en la fila de la tarea 26

3. Se escribirá 10h y se oprimirá la tecla Tab 4. El 26 de mayo, se escribirá 5h en el trabajo real de la misma tarea

5. Esta actualización, concluye el trabajo real para la tarea, ahora se introducirán los valores de trabajo real para las asignaciones de la tarea 27 6. Los valores del trabajo real de los recursos fueron acumulados a los valores del trabajo real de las tareas

14. 6

Conceptos básicos de Project 2003

Cuando necesite realizar un seguimiento del trabajo real lo más detallado posible, utilice la cuadrícula de escala temporal de la vista Uso de tareas o de la vista Uso de recursos, en éstas podrá introducir los valores de trabajo real para las asignaciones individuales diarias, semanales o con la frecuencia que desee. Si requiere el uso de la escala temporal, podrá utilizarlos como valores reales por fase temporal.

Reprogramar el Trabajo Restante Durante el proyecto, puede interrumpirse una tarea o hasta el proyecto completo. Si esto ocurre, puede hacer que Project vuelva a programar el inicio del trabajo restante después de una fecha especificada. Al programar de nuevo el trabajo incompleto, se especificará la fecha en la que se reanudará el trabajo. Las tareas y la reprogramación serán tratadas de la siguiente forma: •

•

•

Si no se ha registrado ningún trabajo realizado en la tarea, antes de la fecha de la nueva programación y no se ha aplicado restricciones, la tarea será reprogramada para que comience después de dicha fecha. Si se ha registrado trabajo real en la tarea, anteriormente, pero no después de la fecha de la nueva programación, la tarea será dividida de modo que todo el trabajo restante comience después de la fecha de la nueva programación. El trabajo real no se verá afectado. Si se ha registrado trabajo real antes y después de la fecha de la nueva programación, la tarea no se verá afectada.

En este ejercicio, se reprogramará la planificación después de un retraso en el trabajo. 1. Se deberá dar click en la tarea 37 2. Se actualizará el proyecto desde Seguimiento en el menú Herramientas

3. En el cuadro Actualizar Proyecto, se seleccionará la opción Reprogramar trabajo restante para que empiece después de, y la fecha será 12/06/05

Lección 14

Seguimiento de Tareas y Asignaciones

14.7

4. Se dará click en Aceptar 5. Se ha reprogramado manualmente una tarea

Puede desactivar la posibilidad de que Project reprograme el trabajo incompleto en las tareas que no poseen ningún trabajo real porque no han sido comenzadas.

Si utiliza las fechas de estado para informar de los valores reales, Project soportará varias opciones para el control del modo en que los segmentos completados e incompletos de una tarea son programados en relación con la fecha de estado como: Retrasar el fin de las partes completadas después de la fecha de estado a la fecha de estado.

14. 8

Conceptos básicos de Project 2003

Resumen ●

El almacenamiento de una línea de base, guarda un conjunto de valores de tareas, recursos y asignaciones de un plan de proyecto. El almacenamiento de un plan provisional, sólo almacena las fechas de comienzo y fin de las tareas.

●

Si realiza el seguimiento del trabajo a nivel de tarea, el trabajo se extiende a las asignaciones. En el caso inverso, el trabajo se resume a nivel de tarea.

●

En las vistas de uso, puede cambiar los incrementos de hora en el nivel inferior de la escala temporal para que coincida con el periodo de tiempo sobre el que desea realizar el seguimiento.

●

Si el trabajo en un proyecto fuese interrumpido por alguna razón, puede reprogramar el trabajo para comenzar en otra fecha.

Evaluación 1. Actualizar la línea de base para el proyecto completo implica ______________ 2. Seguimiento de la información distribuida en el transcurso del tiempo. 3. Al registrar el trabajo real: Si una tarea posee más de un recurso asignado, los valores de trabajo serán _________________. 4. Al reprogramar tareas: Si se ha realizado trabajo real antes y después de la fecha de reprogramación, _____________________. 5. El seguimiento detallado de un proyecto implica mayor trabajo, sin embargo se recomienda cuando:

15.1

LECCIÓN 15

El Estado del Proyecto Una vez completada esta lección, podrá:
Determinar las tareas que comenzaron o fueron completadas posteriormente.
Visualizar y examinar los costos de tareas y recursos además de la variación.
Utilizar campos personales para crear una vista con indicadores Gráficos.

Tareas Pospuestas Después de configurar la línea de base, el objetivo principal del administrador del proyecto, será la recopilación, introducción y análisis de los detalles del rendimiento del proyecto en Project. En la mayoría de los proyectos, estos detalles del rendimiento se reducen a tres cuestiones principales: • • •

El trabajo requerido para completar una tarea Si la tarea se inició y finalizó según lo previsto El costo requerido para completar una tarea

La comuniación del estado del proyecto a los participantes, así como a los interesados, es la función más importante de un administrador de proyecto. Un proyecto con una comunicación eficiente, tiene mucho a su favor para ser exitoso. Una clave para la comunicación es conocer: • •

¿Quién necesita conocer el estado del proyecto y con qué propósito? ¿Qué formato o nivel de detalle necesitan estas personas?

La tarea de comunicación será comunicar el estado del proyecto al: • • •

Elaborar informes de estado que describan el proyecto en términos de costo, alcance y programación Desarrollar informes de progreso que documenten las realizaciones específicas del equipo de proyecto. Realizar pronósticos, que preciden el futuro rendimiento del proyecto.

La diferencia entre los detalles reales o programados y los de la línea de base, es lo que se denomina variación, ésta se mide como tiempo o costo. Al completar la planificación inicial del proyecto, muchos de los administradores emplean la mayor parte del tiempo en identificar, documentar e informar de la misma. Una causa de la variación, es el retraso en el comienzo y finalización de las tareas. El conocer estos factores ayudará a identificr las razones de atrasos. Existen varias formas de observar las tareas retrasadas, dependiendo del tipo de información que desee conocer. • • • •

Aplicar la vista Gantt de Seguimiento para observar las tareas retrasadas. Aplicar la tabla Variación a una vista de tareas, para observar el número de días de variación para las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Filtrar las tareas retrasadas o pospuestas con los filtros Progreso retrasado o Tareas pospuestas. Seguir las instrucciones del panel Comprobar progreso.

15. 2

Conceptos básicos de Project 2003

En este ejercicio, se visualizará la variación de un proyecto. 1. Se abrirá la Información del proyecto 2. Se dará click en Estadísticas en donde se visualizarán los días de variación de programación

3. Se cerrará el cuadro y se abrirá la vista Gantt de Seguimiento 4. Se visualizará la tarea 25 en el diagrama 5. Se aplicará un Filtro tipo Tareas pospuestas para que se muestren las tareas interrumpidas respecto a la línea base del proyecto

6. Se mostrarán de nuevo todas las tareas 7. Se mostrará la vista Hoja de tareas con la vista en la Tabla:Variación en donde se mostrarán los valores de variación, previstos y programados por tarea

Lección 15

El Estado del Proyecto

15.3

8. Se han visualizado algunas variaciones del proyecto Algunos consejos y sugerencias para la visualización de las tareas pospuestas son: •

•

• • •

Para observar una leyenda de todos los códigos de color y símbolos de la barra de Gantt, active la vista Diagrama de Gantt y elija Estilos de barra del menú Formato. Todos los filtros se encuentran disponibles a través del botón Filtro en la barra de herramientas Formato, si no ha sido aplicado ningún filtro a la vista, aparecerá el botón Todas las tareas o Todos los recursos. Para determinar las tareas o recursos que serán visualizados u ocultados, puede observar los criterios de muchos filtros desde el menú Proyecto. El informe Tareas pospuestas, describe las tareas que no se cumplirán según lo previsto. Para observar la variación de las asignaciones de una tarea, se debe activar la vista Uso de tareas y aplicar la tabla Variación o la taba Trabajo.

Análisis de Recursos

los

Costos

de

Tareas

y

El estado de la programación, es un indicador del bienestar del proyecto completo. Para los proyectos que incluyen información de costos, otro indicador importante, es la variación de los costos. El costo de tarea se proyecta como costo fijo aplicado a tareas, costo de recursos derivados de las asignaciones y ambos. La variación del costo es la diferencia entre el previsto y el real. La evaluación de la variación de costos, permite realizar los ajustes del presupuesto para evitar un incremento en el total presupuestado para el proyecto. Aunque las tareas y los recursos están relacionados, resulta más informativo evaluarlos de manera individual. En el ejercicio, se visualizará la variación de costos de una tarea. 1. Se abrirá el cuadro de Estadísticas del proyecto para visualizar la sección de costo

15. 4

Conceptos básicos de Project 2003

2. Se cerrará el cuadro de Estadísticas y de la Información del Proyecto 3. Se visualizará la tabla: Costo, del menú Ver, para notar el costo previsto de cada tarea, el costo real y la variación.

4. Se dará click en la tarea 37 y se dará click en Informe de la Guía de Proyectos 5. Se dará click en Ver costos del proyecto y de la sección Aplicar un filtro, se elegirá Costo mayor que el presupuestado

Lección 15

El Estado del Proyecto

15.5

6. Se mostrarán las tareas cuyo costo real y programado es superior a los costos previstos Los costos de tarea y de recursos están relacionados, generalmente los costos de tarea son derivados de los costos de recursos asignados. Algunos consejos del trabajo con los datos de costo son: •

Puede utilizar el informe Tareas con presupuesto sobrepasado para listar las tareas que superan el presupuesto.

•

El filtro Costo mayor que el presupuestado y todos los demás filtros del Panel Costos del proyecto también se encuentran disponibles en el cuadro Más Filtros.

•

La tabla Trabajo, muestra la variación del trabajo. También puede comparar el trabajo programado y el previsto en una vista de Uso

•

Se ha visualizado la variación de costo para una tarea, para visualizar la variación del costo para las asignaciones a una tarea, se debe alternar a la vista Uso de tareas y aplicar la tabla Costo.

En algunas ocasiones, los administradores de proyecto se interesan en los costos de recurso con el propósito de conocer el progreso y la variación dentro de un proyecto. La información de costo de los recursos también puede resultar de interés para otras personas con necesidades de información diferentes. Puede que los costos de recurso sean tareas propias de un administrador ejecutivo o un administrador de recursos. Otra razón para realizar el seguimiento de los costos de recursos, es la facturación de la empresa (ya sea interna o externa). En este ejercicio, se visualizarán los costos de recurso. 1. Se elegirá la Hoja de recursos y la Tabla: Costo 2. Se aplicará un Orden de Costo Descendente para mostrar los recursos por costo de mayor a menor importe

15. 6

Conceptos básicos de Project 2003

3. Se aplicará un Orden de Variación de costo Descendente para mostrar los recursos por variación de costo de mayor a menor costo

4. Se han mostrado las variaciones de costo por recursos Algunas sugerencias en el trabajo con el costo de los recursos son: • •

Utilizar el informe Recursos con presupuesto sobrepasado, para listar los recursos que superan el presupuesto. También puede observar los valores de costo por fase temporal en una vista de uso.

Lección 15

El Estado del Proyecto

15.7

Informe de la Variación de costo con Indicadores Gráficos Existen varias formas de informar el estado de un proyecto en términos de tarea o variación de presupuesto. Existen también muchas características de Project, que permiten el informe de estado del Proyecto. Project puede ser utilizado para recopilar el tipo de información de estado del proyecto que mejor se ajuste a las necesidades de los participantes. En este ejercicio, se creará una vista con indicadores gráficos. 1. Se visualizará el proyecto desde la Hoja de Tareas 2. Se personalizarán campos desde la opción Personalizar del menú Herramientas Cuando cambie la variación de costo de una tarea, también cambiará el indicador gráfico según los intervalos especificados en la fórmula.

3. En la ficha Campos personalizados se elegirá de la lista Tipo, la opción Número 4. De la lista se elegirá la opción Sobrepresupuestado (Número3) y se dará click en Fórmula en la sección de Atributos Personalizados

5. Se muestra la fórmula que calcula la variación de costos de cada tarea. Se cerrará el cuadro de fórmula

15. 8

Conceptos básicos de Project 2003

6. Se abrirá el cuadro Indicadores gráficos y se dará click en la primera celda de la columna Imagen y se mostrarán los indicadores gráficos que pueden ser asociados con los valores de campos

7. 8. 9. 10.

Se cancelará el cuadro de Indicadores gráficos y el de Personalizar campos Se cambiará la tabla a Tabla: costo Se seleccionará la columna Costo fijo Se dará click en el menú Insertar y se elegirá la opción Columnas… En el cuadro Definición de columna, se elegirá de la primera lista la opción Sobrepresupuestado (Número3) y se dará click en Aceptar

11. Se insertará la columna con los indicadores gráficos, que se actualizarán con las variaciones en el transcurso del tiempo.

Lección 15

El Estado del Proyecto

15.9

Resumen ●

La variación de programación se produce por las tareas que se han pospuesto de su fecha de comienzo o fin previstas. Puede utilizar una combinación de vistas, tablas, filtros e informes para identificar las tareas que se han pospuesto y la variación generada

●

La variación de programación y de costo están relacionadas. Puede aplicar una combinación de vistas, tablas, filtros e informes para localizar la variación de costo.

●

Puede utilizar fórmulas e indicadores gráficos en los campos personalizados para crear una vista personalizada para comunicar aspectos clave del proyecto a todos los participantes.

Evaluación 1. Los tipos de costos en un proyecto son los reales, actuales, restantes y ____________ 2. La _____________ es la diferencia entre los detalles reales o programados. Se puede identificar fácilmente en tiempo y costos. 3. Informe que documenta la realización específica del equipo de proyecto. 4. Costo que ha sido contraído hasta el momento. 5. La información del costo de los recursos puede servir en el seguimiento de la ________________ de la empresa

16.1

LECCIÓN 16

Formato Avanzado Una vez completada esta lección, podrá:
Dar formato a la Vista Diagrama de Gantt
Dar formato a la Vista Diagrama de Red
Dar formato a la Vista Calendario

Formato del Diagrama de Gantt Un plan de proytecto con un buen formato, es esencial, para la comunicación de los detalles a los recursos, clientes y otros participantes. Algunas posibilidades de formato, son similares a las utilizadas en un procesador de texto. En cuanto a la aplicación de que un estilo, éste afecta a todo el contenido. Usted puede crear sus estilos para cambiar la apariencia de su documento. Existen también otras opciones de formato para identificar tareas y otros elementos. Es posible cambiar directamente el formato de determinados elementos en un Diagrama de Gantt o por medio del Asistente para Diagramas de Gantt. Para cambiar la apariencia general del Diagrama de Gantt, puede utilizar la herramienta Estilos de barra.

Los nombres de la mayoría

Además de cambiar el formato de los objetos que aparecen de manera predeterminada en el Diagrama de Gantt, puede añadir o eliminar objetos, que resultan de gran utilidad para el plan actual, el provisional o el previsto.

de las barras de tarea, aparecerán en la leyenda de las vistas impresas de Diagrama de Gantt. Si no desea que aparezca en la leyenda, el nombre de la barra de tarea personal,

En este ejercicio, se visualizará la programación actual, la línea de base y el plan provisional. 1. Del cuadro Más vistas, se copiará el Diagrama Gantt de Seguimiento 2. El nuevo diagrama se nombrará Gantt de Seguimiento Provisional y se dará click en Aceptar y Aplicar

escriba un asterisco (*) al principio del nombre de la barra de tarea.

3. Se abrirá el cuadro Estilos de barra 4. Se dará click en División y se insertará una fila 5. Se escribirá Provisional en la nueva celda

16. 2

Conceptos básicos de Project 2003

6. Se dará click en Mostrar para tareas… de la fila insertada y de la lista se elegirá la opción Normales 7. De la columna Desde, se elegirá para la fila insertada la opción Comienzo1 y Fin1, en la columna Hasta 8. Se dará click en la columna Fila y se elegirá la opción 2, para que se visualicen varias filas de barras de Gantt para cada tarea.

9. En la ficha Barras se modificará el formato de las barras 10. A continuación, se dará formato al texto de las barras 11. Se dará alineación a las fechas Comienzo1 y Fin1

12. Se dará click en Aceptar y se visualizarán las barras de la tarea 6 13. La barra en el plan provisional se muestra en color verde.

Lección 16

Formato Avanzado

16.3

14. Se visualizarán las líneas de la cuadrícula horizontal en la parte de las barras de Gantt 15. En el cuadro cuadrícula, se habilitará la opción Filas de Gantt y de la lista Tipo, seleccionada la última opción

16. Se ha visualizado el Diagrama de Gant con cuadrículas y con barras por tarea en la línea de base y el plan provisional.

Formato de la Vista del Diagrama de Red En la administración común de proyectos, el Diagrama de Red es una forma general de mostrar las actividades de proyecto y de sus relaciones. Las tareas se presentan en cuadros o nodos y las relaciones entre tareas, trazadas como líneas. Los nodos con una X trazada sobre ellos, representan las tareas completadas.

Esta es una vista que muestra un diagrama para visualizar las actividades del proyecto en más de un formato de Diagrama de flujo. Es útil si desea centrar la atención de los recursos en las relaciones de las actividades que en sus duraciones. Existen varias opciones de formato para esta vista. En el ejercicio, se dará formato a un Diagrama de Red.

16. 4

Conceptos básicos de Project 2003

1. Se elegirá Diagrama de Red, desde el menú Ver

2. Se abrirá el cuadro de Estilos de cuadros desde el menú Formato

3. Se dará click en Más Plantillas y de la lista Plantillas en Diagrama de Red se elegirá la opción Estándar. Se dará click en Copiar. 4. El nombre de la nueva plantilla será Estándar+EDT 5. Se dará click en la lista que contiene el campo de Id y se elegirá la opción EDT. Se oprimirá la tecla Enter para actualizar la vista previa y se cerrarán los dos cuadros.

Lección 16

Formato Avanzado

16.5

6. En el cuadro Estilos de cuadro, se elegirá toda la lista la opción Configuración de estilos para 7. De la lista Plantilla de datos, se elegirá la opción Estándar+EDT y se dará click en Aceptar

8. Project aplicará el estilo de cuadro revisado a los nodos en el Diagrama de Red.

Formato de la Vista Calendario La vista Calendario es probablemente, la vista más sencilla de Project, sin embargo ésta incluso ofrece varias opciones de formato. Esta vista es especialmente útil para la compartición de información de la programación con los recursos u otros participantes que prefieren un formato tradicional de “meses” en lugar de una vista más detallada, tal como el Diagrama de Gantt. En este ejercicio, se cambiará el formado de la vista Calendario. 12. Se elegirá la opción Estilos de barra 13. En la lista Tipo de tarea, se elegirá Resumen y en la lista del tipo de barra se elegirá la opción Barra

16. 6

Conceptos básicos de Project 2003

14. Del cuadro Tipo de tarea, se elegirá la opción Tareas Críticas y la trama elegida será la segunda opción de la lista, también se modificará el color.

15. Se dará click en Aceptar 16. Del menú Formato, se elegirá la opción Diseñar ahora

Lección 16

Formato Avanzado

16.7

17. La vista calendario visualizará las tareas críticas y de resumen con un formato diferente.

16. 8

Conceptos básicos de Project 2003

Resumen ●

En la parte Gráfica de una vista de Diagrama de Gantt, pueden aparecer diferentes tipos de barras. Cada uno, puede representar una clase de tarea o la condición de la misma.

●

El asistente para diagramas de Gantt, ofrece un formato de barra de Gantt limitado, pero la herramienta Estilos de barra, ofrece un control completo sobre el formato de las mismas.

●

Aunque el diagrama de Gantt es muy útil, el Diagrama de Red, resulta útil para controlar la atención de los participantes en las relaciones de las actividades.

●

La vista Calendario, es útil para aquellas personas que prefieren un formato tradicional de meses.

Evaluación 1. Dos de las formas en que puede cambiar el formato de las barras del Diagrama de Gantt son por medio del Asistente para Diagramas de Gantt y _______________ 2. Vista útil para la compartición de información de la programación con los recursos u otros participantes que prefieren un formato tradicional de meses. 3. Diagrama que muestra las tareas con cuadros o nodos y las relaciones por medio de líneas. 4. Al dar formato al Diagrama de Gantt, se pueden ______________ elementos. 5. Al aplicar un formato con _______________, éstos se aplican a todo el contenido.

17.1

LECCIÓN 17

Personalizando Project Una vez completada esta lección, podrá:
Copiar un elemento personalizado desde un plan de proyecto a otro, por medio del Organizador.
Grabar y Reproducir una Macro Sencilla.
Editar una macro con el Editor de Visual Basic
Crear una barra de herramientas Personalizada

Trabajando con el Organizador Algunas opciones de personalización, son similares a las opciones de Microsoft Office. Algunas son sólo aplicadas para Project. El organizador es la característica que utilizará para compartir los elementos personalizados entre los planes de proyecto. Los nombres de las fichas del cuadro de diálogo, determinarán la lista completa de los elementos que pueden ser copiados entre archivos con el Organizador. Una característica con la que puede trabajar con el Organizador es la plantilla global, que se instala como parte de Project y ofrece vistas, tablas y otros elementos predeterminados para todos los nuevos archivos de Project. Los elementos de la plantilla global son: • • • • • • • • • •

Calendarios Filtros Formularios Grupos Equivalencias Informes Tablas Menús y barras de herramientas Módulos o macros Vistas

La primera vez que se visualiza una vista, tabla o elemento en Project, es automáticamente copiado desde la Plantilla Global. El elemento residirá en el proyecto. Cualquier personalización del elemento en el proyecto, se aplicará sólo a ese plan de proyecto y no afectará a la Plantilla Global. Las macros, barras de herramientas y equivalencias de importación y exportación, son la excepción. Project almacena los elementos antes mencionados en la Plantilla Global.

Para trabajar con la plantilla global, lo deberá hacer desde el Organizador. Existen dos acciones que pueden llevarse a cabo en la Plantilla Global: •

Crear un elemento personalizado como una vista personal y hacer que esté disponible en todos los planes de proyecto con los que trabaje conpiando la vista personalizada en la plantilla global.

17. 2

Conceptos básicos de Project 2003

•

Reemplazar un elemento personalizado en un plan de proyecto, copiando el elemento original, a partir de la plantilla global, en el plan de proyecto.

Los ajustes en la plantilla global, serán aplicados a todos los planes de proyecto con los que trabaje en Project. En este ejercicio, se copiará una tabla personalizada de un proyecto a otro. 1. El proyecto abierto contiene una tabla personalizada llamada Tabla Entrada Personal, que se copiará a otro proyecto. 2. Se abrirá el Organizador y se seleccionará la ficha Tablas. Los elementos de la plantilla global aparecen en la parte izquierda y los del proyecto, en la parte derecha.

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3. Al seleccionar un elemento de cualquier lado, y dar click en Copiar, éste será copiado al lado contrario. 4. De la lista Tablas disponibles en: (ubicado en la parte izquierda de la ficha), se elegirá el archivo Promoción Aeroespacial Parnell 18 5. Se seleccionará Tabla Entrada Personal de la lista derecha y se copiará. Se cerrará el Organizador

Lección 17

Personalizando Project

17.3

6. Se abrirá el archivo al que se ha copiado la tabla y se abrirá el cuadro Más vistas…

7. Se seleccionará la Hoja de tareas y la tabla deberá especificarse como Tabla: Entrada Personal 8. Se ha copiado una tabla de un proyecto a otro por medio del Organizador.

Grabando Macros Muchas de las actividades en Project, son repetitivas, para ahorrar tiempo, puede grabar una macro con las pulsaciones de tecla y acciones del ratón. La macro se grabará en Visual Basic para aplicaciones, que es el lenguaje de programación incorporado en las aplicaciones de escritorio. Con este, podrá llevar a acabo acciones complejas, aunque si lo prefiere, puede grabar y reproducir macros sencillas. Las macros creadas, son almacenadas en la plantilla global, de modo que estarán disponibles siempre que esté ejecutando Project, y no se requerirá que el archivo en el que se creó tal macro, esté abierto al momento de ejecutarla en un archivo diferente. Incluso puede copiar la macro de la Plantilla global a otro archivo, para que se conserve al momento de copiar el documento a un dispositivo de almacenamiento. La publicación de un plan de Proyecto en formato HTML, es una buena forma de compartir los detalles del proyecto, sin embargo, requiere de varias actualizaciones, para que se muestren los detalles más recientes del plan. La secuencia de pasos para publicar el documento, puede convertirse en una Macro. En el ejercicio, se grabará una macro que publique el proyecto en formato HTML. Los nombres de Macro, deben comenzar por una letra y no contener espacios. Se pueden utilizar caracteres subrayados (_) para marcar espacios en el nombre.

1. Se dará click en Macro, desde el Menú Herramientas y se dará click en Grabar Macro 2. Se nombrará a la macro como Página _ Web

17. 4

Conceptos básicos de Project 2003

3. En la siguiente sección se puede especificar una abreviación para ejecutar la Macro, este ejercicio no lo requerirá de esta forma. 4. La macro será almacenada en el proyecto activo y sólo podrá ser aplicada cuando el archivo en donde se encuentra almacenada, se encuentre abierto. 5. En el cuadro de Descripción se escribirá algo referente a las acciones llevadas a cabo por la macro. 6. Se dará click en Aceptar 7. Se abrirá el diagrama de Gantt y se elegirá el Zoom del proyecto completo

8. Se copiará una imagen del proyecto de tipo Archivo GIF

Lección 17

Personalizando Project

17.5

9. Se procederá a guardar el proyecto como Página Web utilizando una equivalencia existente y usando la plantilla estándar e incluyendo el archivo de imagen. 10. Se elegirá el Zoom reestablecido y se detendrá la macro 11. Se ejecutará la macro.

12. Se dará click en Sobrescribir y en Aceptar.

17. 6

Conceptos básicos de Project 2003

13. Se abrirá el archivo del proyecto en formato HTML

14. Se ha creado y ejecutado una macro que publicará el proyecto en formato HTML

Editando Macros Las macros que han sido grabadas, pueden ser editadas desde el Editor de Visual Basic. El entorno es estándar de muchas aplicaciones de Office, aunque los detalles específicos de cada aplicación son diferentes, el modo general en que utiliza VBA en cada una de las aplicaciones es el mismo. La automatización de VBA es una potente herramienta que puede aprender, y cuyo conocimiento puede ser utilizado en muchos programas. En este ejercicio, se editará la macro grabada anteriormente. 1. Se seleccionará la Macro a ser editada y se dará click en Modificar 2. Se dará click al principio de la 4ª línea de código y se oprimirá la tecla Enter 3. Se escribirá la siguiente línea: Application.Alerts False

Lección 17

Personalizando Project

17.7

4. Esta línea evitará la aparición de los cuadros de confirmación al sobrescribir archivos. 5. A continuación se especificará en el código que se requiere mostrar la fecha de comienzo del proyecto. Se escribirá ActiveProject.ProjectStart, en la línea con el texto FromDate:= 6. Ahora se especificará que se debe obtener la fecha de fin actual del proyecto. Se escribirá ActiveProject.ProjectFinish en el campo ToDate:=

7. Se cerrará el editor y se volverá al proyecto.

17. 8

Conceptos básicos de Project 2003

8. Se abrirá la información del proyecto y se especificará la fecha de comienzo como 24/04/05.

9. Se cambiará la duración de la tarea a 7 días

Lección 17

Personalizando Project

17.9

10. Se ejecutará la macro recién creada, esta vez, no se le solicitará confirmar que se sobrescriba el documento y la macro detectará la fecha de comienzo y fin actualizada. 11. Se abrirá el archivo creado en formato HTML

Personalización Herramientas

de

una

Barra

de

Existen varias elecciones sobre el modo en que trabaja con Project. Algunas de las preferencias que establece, se aplican de forma automática en las demás aplicaciones de Office y viceversa. Algunos de estos ajustes de personalización son: • • • Las barras de herramientas se pueden encontrar “ancladas” a la parte superior o inferior de la pantalla, o pueden estar flotantes, para cambiar su estado (anclada o

Visualización u ocultación del ayudante de Office. Configuración de Project para almacenar el archivo activo o todos los archivos abiertos. Creación de Barras de herramientas personalizadas con botones para cualquier Herramienta deseada.

En este ejercicio, se creará una barra de herramientas personalizada. 1. Se abrirá el cuadro Personalizar desde el Menú Ver. 2. Se creará una nueva Barra de Herramientas con nombre: Mi Barra Personal y se dará click en Aceptar

flotante) sólo requiere arrastrar la barra al lugar deseado.

3. Se seleccionará la ficha Comandos y se seleccionará la opción Todas las macros en la lista Categorías 4. Se arrastrará la macro de la lista Comandos, a Mi Barra Personal

17. 10

Conceptos básicos de Project 2003

5. Se dará click en Modificar Selección y se elegirá la opción Imagen y Texto, esto permitirá que el botón tenga espacio para una imagen y una etiqueta de texto 6. Se volverá a dar click en Modificar selección y del menú se elegirá Cambiar imagen del botón

7. Se elegirá una imagen

Lección 17

Personalizando Project

17.11

8. Se modificará el Nombre del Botón al dar click en Modificar selección y en Nombre 9. Se escribirá Publicar en la Web y se oprimirá la tecla Enter

10. Se cerrará el cuadro Personalizar 11. A partir de este momento, al dar click en el botón de la barra personalizada, se ejecutará la macro asignada a la Barra de Herramientas Personalizada.

17. 12

Conceptos básicos de Project 2003

12. Las personalizaciones de las barras de herramientas, se aplicarán a todos los proyectos, debido a que éstas se almacenarán el la Plantilla Global.

Lección 17

Personalizando Project

17.13

Resumen ●

Los elementos personalizados, se comparten entre los planes de proyecto a través del organizador.

●

Al igual que en muchos otros programas de Office, Project utiliza el lenguaje de programación de macro Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Entre otras cosas, las Macros permiten automatizar tareas repetitivas.

●

Si desea trabajar con el código de VBA, puede hacerlo en el Editor de VBA.

●

Puede personalizar las barras de herramientas, para incluir las herramientas que desee, como accesos directos.

Evaluación 1. Característica para la compartición de los elementos personalizados entre los diferentes proyectos. 2. Herramienta de Ayuda interactiva de Microsoft Office. Su funcionalidad, es similar a la del Asistente para Ayuda de Microsoft Office 95. 3. Lenguaje de programación de macros incorporado en las aplicaciones de escritorio de Office. 4. Herramienta que al grabar las pulsaciones de teclas y acciones del ratón, ahorran tiempo en la realización de tareas repetitivas. 5. Las personalizaciones de algunos elementos (como las barras de herramientas personalizadas) se almacenan en _______________

18.1

LECCIÓN 18

Análisis del Valor Acumulado Una vez completada esta lección, podrá:
Establecer una fecha de estado y observar los indicadores del valor acumulado para el rendimiento de la programación
Observar los indicadores del rendimiento del costo del valor acumulado

Indicadores del Valor Acumulado Una de las actividades esenciales del administrador, es observar la variación de las tareas y recursos en el transcurso del proyecto. La visualización de la programación o la variación del presupuesto, de manera aislada, no indican demasiado, sobre el rendimiento que podría continuar en el tiempo restante del proyecto. Para obtener una visión más completa en tiempo y costo, podemos utilizar un análisis del valor acumulado, cuyo propósito es medir el progreso del proyecto, y facilitar la predicción de su resultado. El análisis del valor acumulado conlleva la comparación del progreso del proyecto que espera alcanzar en un momento de la programción o presupuesto de un plan y la predicción de rendimiento futuro del proyecto. Las diferencias entre el análisis del valor acumulado y un sencillo análisis de la variación del presupuesto y de la programación son: • •

El análisis de la variación formula preguntas como ¿Cuáles son los recultados obtenidos en el rendimiento actual? El análisis del valor acumulado formula preguntas como ¿Se obtienen los beneficios esperados dado el rendimiento actual?

Al conocer el rendimiento del proyecto, podrá determinar dos aspectos importantes: • •

El verdadero costo de los resultados del proyecto hasta la fecha. La tendencia del rendimiento durante el resto del proyecto.

Este análisis tiene sus orígenes en los grandes proyectos del Gobierno de Estados Unidos de América y constituye una de las herramientas de informe esenciales para los principales proyectos gubernamentales. La utilidad del análisis es aumentar la popularidad en el sector privado en los proyectos más pequeños. Para que Project calcule las cantidades de valor acumulado para un plan de proyecto, se debe: •

• •

Almacenar un plan de línea de base de modo que Project puede calcular el costo presupuestado del trabajo programado antes de comenzar el seguimiento del trabajo real. Registrar el trabajo real de las tareas o asignaciones. Establecer la fecha de estado de modo que Project puede calcular el rendimiento actual del proyecto en un momento. Si no especifica una fecha de estado, se utilizará la fecha actual.

18. 2

Conceptos básicos de Project 2003

El análisis del valor acumulado utiliza los tres valores clave siguientes para generar los valores de indicador de costo o programación. •

• •

El costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), es el valor programado a ser compeltado hasta la fecha de estado, se calcula añadiendo los valores de línea base por fase temporal. El costo real del trabajo realizado (CRTR), es el costo real necesario para completar el trabajo real de cada tarea, hasta la fecha de estado. El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) o también llamado valor acumulado. Es la parte del costo presupuestado que ha sido empleada para completar el trabajo real de cada tarea hasta la fecha de estado. Es el valor acumulado por el trabajo realizado.

La programación del análisis del valor acumulado y la variación del costo, están directamente relacionados, aunque es más fácil examinar cada uno de ellos en forma separada. Project agrupa los campos de indicador de costo del valor acumulado en otra tabla. Una tercera tabla combina los campos clave de los indicadores de costo y de programación. En este ejercicio, se especificará la fecha de estado y se visualizarán los indicadores de programación del valor acumulado. 1. Se abrirá el cuadro de Información del Proyecto 2. En la fecha de estado se especificará el 30/06/2005 y se dará click en Aceptar

3. Se elegirá del cuadro más tablas, la opción Indicadores de programación del valor acumulado y se dará click en Aplicar

Lección 18

Análisis del Valor Acumulado

18.3

4. En esta tabla se pueden observar los indicadores de programación del valor acumulado para el proyecto, las tareas y subtareas. Los valores se encuentran representados como valores monetarios o porcentajes. 5. La columna de VP, muestra la Variación de Programación que es la diferencia entre CPTP y CPTR.

6. La columna %VP, es la variación de programación de CPTP expresada en porcentaje e indica si el nivel actual de finalización de las tareas se encuentra por encima o por debajo del rendimiento previsto en la línea base.

18. 4

Conceptos básicos de Project 2003

7. La columna IRP es el índice de rendimiento de la programación. Valor de CPTR dividido entre CPTP. Forma más común de comparar el rendimiento de la programación del valor acumulado entre las tareas, las tareas de resumen o los proyectos.

Visualización de los Indicadores de Costo del Valor Acumulado Los indicadores de costo del valor acumulado, le ayudarán a saber si existe suficiente dinero disponible para completar el proyecto. Para calcular los indicadores de costo, Project utiliza el costo real del trabajo realizado o CRTR, que se deriva de los valores de trabajo real registrados en un plan de proyecto. En el ejercicio, se visualizarán los costos del valor acumulado para el proyecto. 1. Del cuadro Más tablas, se elegirá la tabla Indicadores del costo acumulado

Lección 18

Análisis del Valor Acumulado

18.5

2. En esta tabla se pueden observar los indicadores de costo del valor acumulado para el plan, las tareas de resumen y las subtareas. 3. La columna de VC es la variación de Costo, la diferencia entre CTPR y CRTR

4. La columna %VC muestra el porcentaje de costo para CPTP, expresado como porcentaje, indica la proximidad por encima o por debajo del plan presupuestado.

18. 6

Conceptos básicos de Project 2003

5. La columna CPF lista el costo presupuestado al finalizar o costo total de línea de base.

6. EL CFE es el costo estimado al finalizar que representa el coste previsto para completar una tarea basándose en el rendimiento hasta el momento.

Lección 18

Análisis del Valor Acumulado

18.7

7. VAF representa la variación en la finalización o la diferencia entre CPF y CEF

8. La columna IRPC es el índice del rendimiento completo en porcentaje del trabajo restante para el presupuesto restante hasta la fecha de estado. Desde un análisis de variación de costo, un proyecto puede parecer que no tenga problemas, pero al analizar la variación de la programación, puede que esto no sea así. Generalmente no resulta tan evidente el buen funcionamiento del proyecto y requiere una comparación entre la variación de la programación y del costo, tomando como base el rendimiento pasado y los pronósticos futuros. El análisis del valor acumulado es una de las tareas más complicadas que puede llevar a cabo en Project, pero la información ofrecida del proyecto, es de un valor incalculable. El análisis del valor acumulado, es un gran ejemplo de las ventajas obtenidas por la introducción de la información del costo de las tareas y recursos en un plan de proyecto.

18. 8

Conceptos básicos de Project 2003

Resumen ●

El análisis del valor acumulado, es un concepto complejo y concreto de evaluación del rendimiento del proyecto y predicción de su resultado.

●

Para realizar el análisis del valora cumulado, recuerde que es esencial establecer la fecha de estado del proyecto.

●

Project organiza los indicadores clave del valor acumulado en los indicadores de programación y las tablas de indicadores de costo, así como una tabla del valor total acumulado.

Evaluación 1. Uno de los requisitos para el _______________________________

cálculo

del

valor

acumulado

es

2. Valor clave del análisis del Valor Acumulado 3. La diferencia entre el valor acumulado y un análisis de la variación del presupuesto y de la programación es que el análisis de la variación determina el __________________. 4. Los indicadores del costo del valor acumulado le ayudarán a determinar si ___________________________________ 5. El propósito de este análisis es medir el progreso del proyecto y facilitar la predicción de su resultado.

19.1

LECCIÓN 19

Consolidación de Proyectos y Recursos Una vez completada esta lección, podrá:
Crear un fondo de recursos para compartir recursos entre varios proyectos y observar la asignación de un recurso en varios proyectos.
Cambiar las asignaciones de un recurso en un plan compartido, su calendario laboral y especificar una fecha como periodo no laborable en el fondo de recursos.
Crear un plan de proyecto y convertirlo en un plan compartido, además de actualizar manualmente el fondo de recursos.
Insertar planes de proyecto para crear un proyecto consolidado y vincular tareas entre dos planes de proyecto.

Fondos de Recursos y Asignaciones La mayoría de los administradores de proyectos, deben encargarse de más de un proyecto a la vez, generalmente estos proyectos comparten recursos y trabajan de manera simultánea. Project le ofrece la oportunidad de compartir información de recursos entre varios proyectos y unificarlos en un plan consolidado. Al manejar varios proyectos, los recursos de trabajo suelen estar asignados a más de un proyecto, lo que podría ser difícil la coordinación del tiempo de cada recurso, especialmente si los proyectos son administrados por personas diferentes. Al manejar recursos compartidos en varios proyectos, puede resultar que éstos se encuentren sobreasignados o infraasignados en el conjunto de proyectos en el que participan. Project le ayuda a visualizar los tiempos y las tareas a las que los recursos han sido asignados para encontrar áreas de oportunidad en los manejos de tiempos. Un fondo de recursos, le ayudará a observar el modo enq ue están siendo utilizados los recursos en diversos proyectos, puesto que reúne la información de recursos de varios planes de proyecto. Al cambiar la información del recurso en el fondo de recurso, todos los planes de proyecto vinculados, utilizarán la información actualizada.

19. 2

Conceptos básicos de Project 2003

Los planes de proyecto que están vinculados al fondo de recursos se denominan planes compartidos.

Proyecto 1

Proyecto 2

Fondo de Recursos

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto Nuevo

Si se gestiona un proyecto con recursos que no están siendo utilizados en otros, el uso de un fondo de recursos, no ofrecerá ninguna ventaja. La configuración de un fondo de recursos en entornos de proyectos más complejos, le permitirá: • • • • •

Introducir la información de recurso una vez, pero utilizarla en varios planes de proyecto. Visualizar los detalles de la asignación de recursos de varios recursos reunidos en una ubicación. Visualizar los costos de las asignaciones por recurso en varios proyectos Localizar los recursos que están sobreasignados en varios proyectos incluso si éstos están infraasignados en proyectos individuales. Introducir información de recurso como periodos no laborables, de forma que se encuentre disponible de forma simultánea en los demás archivos compartidos.

Cuando trabaja con otros usuarios de Project en red, un fondo de recursos resulta útil, pues será almacenado en una ubicación central y los propietarios individuales de los planes compartidos, podrán actualizar información tanto en suy proyecto, como en el fondo de recursos. En este ejercicio, se creará un fondo de recurso de dos proyectos. 1. Se creará un nuevo documento que llevará por nombre Fondo de Recursos 20 2. Se organizarán todos los proyectos abiertos, desde el menú Ventana

Lección 19

Consolidación de Proyectos y Recursos

19.3

3. Se elegirá como vista del documento Fondo de Recursos 20 la Hoja de recursos 4. Algunos de los recursos aparecen en los dos proyectos que tienen información y ninguno se encuentra sobreasignado 5. Se compartirán los recursos del documento Promociona Aeroespacial Parnell 20

6. Se dará click en Compartir recursos del menú Herramientas y del menú secundario se elegirá la opción Compartir recursos

19. 4

Conceptos básicos de Project 2003

7. Se elegirán las siguientes opciones y se dará click en Aceptar 8. Se compartirán de igual forma los recursos del documento Comercial Juguetes Wingtip 20

9. Se ha conformado el fondo de recursos, que consta de la información de recurso de ambos planes compartidos basándose en el nombre del recurso El uso de un fondo de recursos, permite ver el modo en que se han asignado los recursos sobreasignados en los proyectos a los que han sido asignados. En este ejercicio, se examinará el fondo de recursos. 1. Se visualizará el proyecto desde la vista Uso de recursos 2. Se visualizarán las tareas y el calendario de las mismas, asignadas al recurso 5.

Lección 19

Consolidación de Proyectos y Recursos

19.5

3. Los días de la escala temporal en rojo definen los días en los que el recurso se encuentra sobre asignado 4. Se dividirá la ventana para ver los recursos y sus asignaciones

Efectos en Planes Compartidos y el Fondo de Recursos Debido a que los detalles de asignación de un recurso se originan en planes compartidos, Project actualiza el fondo de recursos con los detalles de la asignación mientras que éstos están siendo realizados con el plan compartido. En el ejercicio, se cambiará una asignación de los recursos en el plan compartido. 1. El documento Promoción Aeroespacial Parnell 20 se visualizará desde el Diagrama de Gantt 2. Se dará click en la tarea 5 y en Asignar recursos

19. 6

Conceptos básicos de Project 2003

3. De la lista de recursos se asignará a Jenny Lysaker y se cerrará el cuadro

4. Del menú Ventana, se elegirá el documento Fondo de recursos 20

5. La nueva asignación de tarea de Jenny Lysaker aparecerá en el documento.

Al actualizar la información de un recurso en el fondo de recursos, la nueva información estará disponible en todos los archivos compartidos, lo cual resulta útil en empresas en las que existe un gran número de recursos que trabajan en varios proyectos, generalmente los administradores de proyecto, son responsables del mantenimiento general de la información actualizada del recurso. En este ejercicio, se actualizará el periodo laborable de un recurso, en el fondo de recursos. 1. Se dará click en Información del recurso 2 2. Se seleccionará la ficha de Horario de trabajo y se seleccionarán los días 9 y 10 de mayo como periodos no laborables

Lección 19

Consolidación de Proyectos y Recursos

19.7

3. Se dará click en Aceptar 4. En la escala temporal se pueden visualizar los días 9 y 10 sin programación de trabajo para el recurso 2

5. Ahora se abrirá el calendario del mismo recurso en otro archivo. 6. El calendario muestra los días 9 y 10 como periodos no laborables

19. 8

Conceptos básicos de Project 2003

7. Se han actualizado los cambios de la información de un recurso desde el fondo de recurso a los proyectos vinculados. Al manejar un fondo de recursos, también se puede modificar el horario de trabajo de un calendario base y observar la actualización, en todos los planes compartidos. Así, al especificar un periodo no laborable en el calendario base, los proyectos vinculados a éste, mostrarán los mismos cambios. En este ejercicio, se modificará el calendario base del fondo de recursos. 1. Se abrirá el cuadro Cambiar calendario laboral 2. De la lista Para: se elegirá la opción Estándar (Calendario del proyecto)

3. Se localizará el 9 de mayo y se especificará como periodo no laborable. Se dará click en Aceptar

Lección 19

Consolidación de Proyectos y Recursos

19.9

4. Se abrirá otro documento y se abrirá el calendario del proyecto 5. Se localizará el 9 de mayo, que está considerado como periodo no laborable, determinado desde el Fondo de Recursos 20

6. Se han heredado las propiedades del calendario de fondo de recursos a los documentos compartidos.

Creaciones y Actualizaciones de Nuevos Proyectos a un Fondo de Recursos Una ventaja que supone un ahorro de tiempo al crear nuevos planes de proyecto compartido de un fondo de recursos, es que la información de recurso se encuentra disponible de

En el momento que requiera, podrá hacer que un plan del proyecto, pase a ser un archivo compartido en un fondo de recursos, cuando está introduciendo las tareas en el archivo de proyecto, después de que haya asignado los recursos a las tareas o hasta después de que el trabajo haya comenzado, puede requerir crear archivos compartidos no sólo de los proyectos que ya hayan comenzado, sino de todos los nuevos proyectos. Se creará un plan de proyecto, y se convertirá en un plan de proyecto compartido.

manera instantánea.

1. Se abrirá el fondo de recursos y se visualizará desde la Hoja de recursos 2. Se dará click en Nuevo, de la barra de herramientas Estándar

19. 10

Conceptos básicos de Project 2003

3. Se elegirá Guardar como… y se nombrará como Proyecto _Nuevo 20 4. Se abrirá el cuadro Asignar recursos y se dará click en el menú Herramientas.

5. Se compartirán recursos desde el cuadro compartir recursos. Los recursos deberán ser los del Fondo de Recursos 20. Se dará click en Aceptar.

6. Se cerrará el cuadro Asignar recursos 7. Se cerrará el archivo nuevo y se guardarán los cambios en el Fondo de recursos 20. Si comparte un fondo de recursos con otros usuarios por una red, en el momento en que un usuario abra el fondo de recursos en modo lectura/escritura, evitará que los demás usuarios actualicen la información de los recursos. Por esto, es aconsejable que se abra el fondo de recursos en modo sólo lectura y utilizar la herramienta Actualizar fondo de recursos sólo cuando necesite actualizar el fondo de recursos. Esta herramienta se encuentra en el submenú Compartir recursos del menú Herramientas. Ésta actualiza el archivo de fondo de recursos con la nueva información de asignación, para que cualquier persona que abra el archivo, visualice la información de asignación más reciente. En este ejercicio, se cambiarán las asignaciones de un archivo compartido y se actualizará la información de una asignación del fondo de recursos de manera manual

Lección 19

Consolidación de Proyectos y Recursos

19.11

1. Se abrirá el documento Promoción Aeroespacial Parnell 20. 2. Se dará click en Asignar recursos a la tarea 6. Se asignará a Stephanie Hooper

3. Se dará click en la tarea 8 y se quitará la asignación a Sue Jackson 4. Del menú Compartir recursos, se elegirá Actualizar fondo de recursos

5. Ahora se modificará una asignación en el plan compartido 6. Se dará click en la tarea 3 y se asignará a Lane Stacksteder

19. 12

Conceptos básicos de Project 2003

7. Se cerrará el cuadro Asignar Recursos y se cerrará el archivo 8. Dado que el fondo de recursos fue abierto en modo de sólo lectura, Project determinará que los cambios de asignación no han sido actualizados en el fondo de recursos. Se deberá dar click en Aceptar

ctos consolidados

e conocen como

principales y los se pueden subproyectos.

9. Se han cambiado las asignaciones de un archivo compartido y actualizado la información en el fondo de recursos

Relaciones entre Planes de Proyecto Muchos proyectos suelen implicar varias personas trabajando en tareas con diferentes horarios, lugares y en varias ocasiones, con diferentes supervisores. Un fondo de recursos no ofrece el nivel de control que podría desear sobre las tareas y las relaciones existentes entre los proyectos. Una forma de recopilar la información de proyecto, es crear proyectos consolidados, que contiene proyectos insertados, los cuales no residen en el consolidado, pero están vinculados a él de tal modo, que pueden ser visualizados y editados, desde el proyecto consolidado. Al editar el proyecto insertado fuera del proyecto consolidado, la

Lección 19

Consolidación de Proyectos y Recursos

19.13

información actualizada aparecerá actualizada en el proyecto consolidado, la próxima vez que se abra. El uso de proyectos consolidados permite: •

Ver todas las tareas de los proyectos de su organización en una vista.

•

Resumir la información de proyecto en distintos niveles de gestión.

•

Dividir los datos de un proyecto para que cumpla con la naturaleza del proyecto y reunir la información de manera conjunta en un proyecto para ofrecer una vista amplia de la información.

•

Ver la información de los proyectos en una ubicación de modo que pueda filtrar, ordenar y agrupar los datos.

Los proyectos consolidados utilizan la característica de esquema de Project. Un proyecto insertado, aparecerá como una tarea de resumen en el proyecto consolidado, salvo el color gris, de la barra de Gantt de resumen y el icono de proyecto insertado que aparece en la columna Indicadores. En este ejercicio, se creará un plan de proyecto consolidado y se visualizarán los proyectos insertados. 1. Se abrirá el documento Promoción Aeroespacial Parnell 20 y del cuadro de diálogo se elegirá la opción No abrir los otros archivos

2. Se abrirá de igual forma el archivo Comercial Juguetes Wingtip 20 3. Se elegirá la opción Nueva ventana del menú Ventana

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Conceptos básicos de Project 2003

4. Del cuadro de diálogo se seleccionarán los dos nombres de archivos al mismo tiempo y se dará click en Aceptar 5. Se aplicará un Zoom de proyecto completo al nuevo proyecto

6. Se guardará el archivo como Proyectos Consolidados 20 y en el cuadro de diálogo se dará click en Sí a todo 7. Se dará click en Herramientas y en Opciones, en el cuadro se elegirá la ficha Vista

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Consolidación de Proyectos y Recursos

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8. En el apartado Opciones de esquema, se habilitará la opción Mostrar tarea de resumen del proyecto y se dará click en Aceptar 9. Se mostrarán las tareas de resumen del consolidado. Los valores de duración y el trabajo representan los valores de resumen de ambos proyectos insertados. La mayoría de los proyectos no están aislados. Las tareas o fases de un proyecto, podrían depender de las tareas de otros proyectos. Para mostrar estas dependencias, se deben vincular tareas entre proyectos. Algunas de las razones por las que podría necesitar dependencias entre proyectos son: La finalización de una tarea de un proyecto podría se predecesora de una tarea de otro proyecto diferente, por lo que otros administradores de proyecto, requerirán la información de la misma, para saber el impacto en su proyecto. • Si una persona o parte del equipo es asignada a una tarea en un proyecto, puede que requiera retrasar el comienzo de una tarea de otro proyecto, hasta que el recurso complete la primera tarea. Posiblemente las tareas no tengan actividades en común, pero requieran del mismo recurso. Las relaciones de tarea entre archivos de proyecto, son similares a los vínculos entre las tareas dentro de un archivo, excepto que las tareas predecesora y sucesora externas posean nombres de tarea y barras de Gantt de color gris. En ocasiones, se hace referencia a dichas tareas como tareas fantasma, pues se encuentran vinculadas dentro del archivo de proyecto. •

En este ejercicio, se vincularán tareas de archivos diferentes. 1. Se dará click en la tarea 5 del documento Comercial Juguetes Wingtip 20. 2. Se abrirá la información de tarea y se seleccionará la ficha Predecesoras.

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3. Se dará click en la siguiente celda vacía de la columna Id y se escribirá Promoción Aeroespacial Parnell 20\8 se oprimirá la tecla Enter y se dará click en Aceptar.

4. Se elegirá en el menú Ventana la opción Organizar todo, las tareas vinculadas aparecen en los dos planes.

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Consolidación de Proyectos y Recursos

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5. La eliminación de una tarea en el archivo de origen o de la tarea fantasma en el archivo de destino, borrará la tarea correspondiente o la tarea fantasma del otro archivo. Algunos consejos en el trabajo con proyectos consolidados y vínculos entre proyectos: • •

•

Si no desea visualizar los vínculos entre proyectos, se puede anular la opción desde el menú Herramientas, Opciones, en la ficha Vista. Para crear vínculos entre proyectos, durante la visualización de un proyecto consolidado, se deberá dar click en el botón Vincular tareas, de la barra de herramientas Estándar. Cada vez que abre un plan de proyecto con vínculos entre proyectos, se solicitará su confirmación para la actualización de los vínculos entre proyectos.

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Resumen ●

Si posee información de recurso duplicada en más de un plan de proyecto, un fondo de recursos es una excelente forma de recopilar la información de los recursos en los proyectos y descubrir problemas de asignaciones.

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Además de poder indicar el horario no laborable de los recursos individuales en un fondo de recursos, puede editar el calendario de proyecto del fondo y la actualización se propagará a todos los archivos compartidos.

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Los detalles de la asignación de recursos de los archivos compartidos se encuentra disponible para ser vistos en el fondo de recursos.

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La consolidación de los planes de proyecto en un plan resulta de gran utilidad al ver todos los detalles agregados en un lugar, porque esto todavía le permitirá trabajar con los planes de proyecto individuales.

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Cuando una tarea de un plan de proyecto posee una dependencia lógica sobre una tarea en otro plan de proyecto, puede vincular las dos tareas. Esto genera tareas fantasmas en ambos planes de proyecto.

Evaluación 1. Plan de proyecto que reúne la información de los recursos de varios planes de proyecto. 2. Planes de proyecto vinculados al fondo de los recursos. 3. Proyectos que no residen en el consolidado, pero están vinculados a él de modo que pueden ser visualizados y editados desde el proyecto consolidado. 4. Se aconseja abrir el fondo de recursos en modo ________________ y utilizar la herramienta Actualizar fondo de recursos cuando se requiera. 5. La configuración de un ____________________________

fondo

de

recursos

le

permitirá