Microsoft Office Project Server 2007

Microsoft Office Project Server 2007 Microsoft Office Project Web Access 2007 por IT Solutions

(LOGO)

Administración de Proyectos con PWA

Indice Introducción..........................................................................................5 Microsoft Office Project Web Access.............................................................3 La página principal.......................................................................................................................3 Crear un Proyecto...................................................................................5 Tipos de proyectos........................................................................................................................5 Crear un proyecto de empresa nuevo........................................................................................5 Crear un proyecto de trabajo de operaciones............................................................................5 Crear una propuesta de proyecto..............................................................................................6 Ver un Proyecto en el Centro de Proyectos..................................................................................8 Ver informes del Proyecto............................................................................................................9 Ver y agregar documentos a un sitio de área de trabajo de Proyecto.........................................10 Crear y administrar resultados de los proyectos.........................................................................12 Crear parte de horas....................................................................................................................13 Agregar o quitar una tarea (línea) del Parte de horas.................................................................15 Agregar una tarea de proyecto................................................................................................15 Agregar una tarea administrativa............................................................................................15 Agregar otro trabajo................................................................................................................16 Quitar una tarea......................................................................................................................17 Enviar un parte de horas.............................................................................................................18 Recuperar un parte de horas.......................................................................................................19 Recuperar un parte de horas enviado como propietario del parte de horas............................19 Recuperar un parte de horas enviado como aprobador del parte de horas.............................19 Agregar una tarea al estado de las tareas....................................................................................20 Aprobar o rechazar un parte de horas.........................................................................................22 Aprobar un parte de horas enviado.........................................................................................22 Rechazar un parte de horas enviado.......................................................................................22 Alertar o avisar de los cambios mediante correo electrónico.....................................................24 Alertas y avisos.......................................................................................................................24 Establecer notificaciones para sí mismo.................................................................................24 Establecer notificaciones para sus recursos............................................................................24 El Modelador de la cartera de Proyectos....................................................................................26 Cambiar la información sobre un proyecto................................................................................27 Crear, ver y vincular problemas y riesgos de los proyectos.......................................................28 Crear un problema..................................................................................................................28 Crear un riesgo de proyecto....................................................................................................29 Vincular problemas o riesgos a otros problemas, riesgos, bibliotecas de documentos o tareas ................................................................................................................................................30 Ver los problemas o riesgos....................................................................................................30 Trabajar con recursos.............................................................................33 Agregar recursos a un proyecto..................................................................................................33 Agregar recursos a un proyecto mediante Crear equipo.........................................................33 Crear un plan de recursos para una propuesta de proyecto....................................................34 Ver las asignaciones de los recursos...........................................................................................36 Ver la disponibilidad de los recursos..........................................................................................37 Reasignar una tarea a otro recurso..............................................................................................39

Cambiar los detalles de los recursos...........................................................................................40 Personalizar Project Web Access................................................................44 Elementos a personalizar............................................................................................................44 Agregar o modificar una vista....................................................................................................45 Agregar o cambiar vínculos en el inicio.....................................................................................47 Agregar un vínculo.................................................................................................................47 Cambiar un vínculo................................................................................................................47 Crear o modificar un campo personalizado................................................................................49 Crear o modificar un campo personalizado............................................................................49 Crear o modificar una tabla de consulta.................................................................................50 Crear una fórmula para un campo personalizado...................................................................51 Crear y configurar cubos OLAP para analizar proyectos...........................................................52 Crear una programación para generar cubos OLAP ..............................................................52 Especificar qué campos (dimensiones) se van a utilizar para los cubos OLAP al usar las vistas Análisis de datos...........................................................................................................53 Personalizar los cubos OLAP predefinidos............................................................................54 Resolución de Problemas comunes..............................................................56 Los partes de horas para aceptar o rechazar no aparecen...........................................................56 Síntomas.................................................................................................................................56 Causa......................................................................................................................................56 Solución..................................................................................................................................56 Después de aprobar un parte de horas, el estado se establece como Aceptable, no en Aprobado ....................................................................................................................................................57 Síntomas.................................................................................................................................57 Causa......................................................................................................................................57 ¿Qué significan los indicadores de las tareas?............................................................................58

Introducción El software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software, incluyendo programación, asignación de recursos, software de colaboración, comunicación y sistemas de documentación, utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado. Una de las tareas más comunes es la de programar una serie de acontecimientos, y la complejidad de esta tarea puede variar considerablemente dependiendo de cómo se utiliza la herramienta. En muchos proyectos complejos, habrá una trayectoria crítica, o series de acontecimientos que dependan uno del otro, y que sus duraciones determinen directamente la longitud del proyecto entero. Algunos usos del software pueden destacar estas tareas que son a menudo un buen candidato a cualquier esfuerzo de la optimización. El software de planeamiento de proyectos necesita proporcionar mucha información a diversas personas, para justificar el tiempo que se lleva usándolo y este se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario, dando tradicionalmente, el más sensible y gráfico estilo de interfaz. Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. En esta segunda clasificación como muestra tenemos Project Web Access, el cliente de Microsoft Office Project Server 2007, del cual, hablaremos en el presente documento, dejando ver todas sus virtudes que trabajando en conjunto con Microsoft Office SharePoint Server 2007, brindan la forma más eficiente de administración de proyectos.

Introducción al Servidor de Project Web Access

Microsoft Office Project Web Access La página principal Microsoft Office Project Web Access (PWA) es el cliente Web de Microsoft Office Project Server 2007. Puede usar Office Project Web Access para ver, analizar y hacer informes sobre la información, así como para crear propuestas de proyectos y planes de actividades. Según la función del usuario, Office Project Web Access puede exponer distintas capacidades y tipos de datos. Office Project Web Access incluye una interfaz de usuario de configuración de servidor para administradores que permite a éstos administrar la seguridad y otras funciones del servidor. Office Project Web Access se adquiere como licencia de acceso de cliente (CAL) de Microsoft Office Project Server 2007. Office Project Web Access es un caso especial de la licencia de acceso de cliente. En general, la conexión con Office Project Server 2007 desde cualquier portal personalizado u otro cliente exige que los usuarios compren la licencia CAL. Para conectar con Office Project Server 2007, Microsoft Office Project Professional 2007 incluye una licencia CAL que también se puede usar para abrir Office Project Web Access en Windows Internet Explorer. Para obtener más información sobre las licencias CAL, en el sitio Web de licencias, vea el acuerdo Derechos de los usuarios de productos y el resumen de multiplexación para obtener una explicación completa sobre cuándo las licencias CAL son obligatorias.

Fig. 1. Interfaz de Project Web Access

Los usuarios pueden tener acceso remoto a la solución EPM de Microsoft Office con Project Web Access, que está basada en la conocida tecnología Windows SharePoint Services. Esto significa que las personas interesadas en el proyecto pueden interaccionar fácilmente con Project Web Access y utilizar las capacidades que ofrece. También pueden personalizar su página Web de Project Web Access utilizando las herramientas de interfaz de usuario estándar de Windows SharePoint Services para, por ejemplo, agregar los elementos Web apropiados para sus necesidades.

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Crear un Proyecto en el Servidor de Project Server

Crear un Proyecto Tipos de proyectos Hay tres tipos diferentes de proyectos que se pueden crear directamente en Microsoft Office Project Web Access: 

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Proyecto de empresa Un proyecto de empresa puede protegerse y desprotegerse en Microsoft Office Project Server y puede mostrarse a toda la organización, siempre que los permisos estén correctamente configurados para los tipos de usuarios que necesiten acceso a la información de ese proyecto. Proyecto Trabajo de operaciones Un proyecto de trabajo de operaciones es un proyecto simplificado que permite realizar un seguimiento y administrar un proyecto más pequeño, como coordinar un evento corporativo. Propuesta de proyecto Una propuesta de proyecto es una idea o iniciativa de proyecto que requiere la aprobación de la organización antes de convertirse en un proyecto de empresa.

Crear un proyecto de empresa nuevo

1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos. 2. Haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Proyecto. Microsoft Office Project Professional 2007 se abre con un proyecto nuevo. Cree el proyecto agregando tareas y recursos y, a continuación, en el menú Archivo, haga clic en Guardar. Nota Puede que necesite seleccionar valores para los campos de tareas y recursos antes de guardar. Después de guardar y publicar el proyecto, éste aparece en el Centro de proyectos de Project Web Access.

Crear un proyecto de trabajo de operaciones

1. En Inicio rápido, haga clic en Proposals and Operations Work. 2. Haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Trabajo de operaciones. 3. Haga clic en la opción Información de resumen, y en la sección Nuevo o importar, 4.

seleccione las opciones con las que desee crear el proyecto. De forma opcional, puede hacer clic en Importar de la lista de SharePoint si desea importar una lista creada en Microsoft Windows SharePoint Services (versión 3), como la lista Tareas del proyecto. Haga clic en Seleccionar lista de SharePoint para seleccionar la lista que desea importar.

Nota Al importar una lista Tareas del proyecto desde SharePoint, sólo se importarán la lista de tareas, los campos de fecha de vencimiento y los recursos.

5. En la sección Nombre y descripción, escriba el nombre y la descripción para el proyecto de trabajo de operaciones y, a continuación, elija las fechas de comienzo y de finalización.

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6. En la sección Propietario del plan, escriba o seleccione el nombre del administrador que será el propietario del proyecto.

7. Haga clic en Publicar para publicar el proyecto de forma que éste aparezca como un proyecto de trabajo de operaciones en el Centro de proyectos. Si desea guardar el proyecto sin publicarlo, haga clic en Guardar. Otros participantes de equipo no pueden ver el proyecto en el Centro de proyectos. Después de guardar o publicar el proyecto, aparecerá la página Detalles del proyecto, en donde se pueden agregar tareas al proyecto, vincular tareas, vincular documentos y agregar recursos.

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Para agregar una tarea, haga clic en Nueva Tarea. Para crear vínculos entre dos tareas, seleccione las dos tareas y después haga clic en Vincular tareas. Para vincular un documento, como un informe de progreso, a una tarea, haga clic en Vincular documento. Para aplicar sangría a una tarea bajo otra a fin de mostrar una relación entre tarea y subtarea, seleccione la tarea a la que desea aplicar sangría y, a continuación, haga clic en Sangría derecha . Para asignar un recurso a una tarea, seleccione la tarea y después seleccione un recurso en el campo Nombre del recurso. El recurso aparece en el campo Nombre del recurso sólo después de crear un grupo de recursos mediante Crear equipo.

Sugerencia Si no sabe qué recursos asignar a las tareas, puede asignar recursos previamente asignados al proyecto de trabajo de operaciones haciendo clic en Plan de recursos y, a continuación, en la página siguiente, haciendo clic en Crear equipo. Sin embargo, no podrá ver los recursos en el campo Nombre del recurso para poder asignarles tareas.

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Haga clic en Publicar para publicar el proyecto de forma que éste aparezca como un proyecto de trabajo de operaciones en el Centro de proyectos.

Si desea guardar el proyecto sin publicarlo, haga clic en Guardar. Otros participantes de equipo no pueden ver el proyecto en el Centro de proyectos. Nota Si desea actualizar el proyecto de trabajo de operaciones a un proyecto de empresa (proyecto de empresa: proyecto almacenado en Project Server para asegurar la integridad de la información. Para efectuar cambios en un proyecto de empresa, los usuarios con permisos de acceso deberán ser protegidos y desprotegidos desde Project Server.), en Inicio rápido, haga clic en Proyectos, seleccione el proyecto de trabajo de operaciones y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Crear una propuesta de proyecto

1. En Inicio rápido, haga clic en Proposals and Operations Work. 2. Haga clic en Nuevo, en Propuesta y, a continuación, haga clic en Información de resumen.

3. En la sección Nombre y descripción, escriba el nombre y la descripción para la propuesta de trabajo y, a continuación, seleccione las fechas de comienzo y de finalización.

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Crear un Proyecto en el Servidor de Project Server

4. En la sección Propietario del plan, escriba o seleccione el nombre del administrador que será el propietario del proyecto.

5. En la sección Estado del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo a las páginas de actividad y estado del flujo de trabajo. Nota Compruebe con el administrador si la sección de flujo de trabajo no está visible. Es posible que esta característica no esté habilitada para su organización.

6. En la página Estado de las propuestas, en Estado de la tarea, haga clic en el nombre del proyecto propuesto en el campo Título. Nota Si desea habilitar a otra persona para que apruebe proyectos, haga clic en Agregar un nuevo aprobador en la sección Información de flujo de trabajo.

7. En la página siguiente, haga clic en Editar elemento. 8. En la página siguiente, escriba un comentario en el área de comentarios y, a continuación, haga clic en Aprobar, o en Rechazar.

9. Haga clic en Cerrar para volver a la página Detalles del proyecto. 10. Haga clic en Publicar para publicar la propuesta de proyecto de forma que aparezca como una propuesta de proyecto en el Centro de proyectos. Si desea guardar la propuesta sin publicarla, hace clic en Guardar . Otros participantes de equipo no serán capaces para ver la propuesta en el Centro de proyectos. Nota El estado de aprobación aparece indicado en el Centro de proyectos. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos de mantenimiento y propuestas de proyecto y en el campo Estado de la tabla, aparecerá el estado de aprobación. Si Project Server está configurado de forma que le permitir aprobar proyectos directamente en la tabla, haga clic en Rechazado o Aprobado en el campo Estado.

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Ver un Proyecto en el Centro de Proyectos El Centro de proyectos es el origen centralizado de información sobre los proyectos publicados en Microsoft Office Project Server. Se puede ver información de resumen de varios proyectos y revisar información detallada sobre proyectos específicos. Para ver un proyecto en el Centro de proyectos, siga uno de los procedimientos siguientes:

1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos. En la página Centro de proyectos verá la lista de todos los proyectos de la organización publicados, incluidos los proyectos principales (proyecto principal: proyecto que contiene otros proyectos [conocidos como proyectos insertados o subproyectos]. También se denomina proyecto consolidado.). 2. En la lista Ver, haga clic en la vista que contenga la información que desea. La parte del diagrama de la vista Diagrama de Gantt muestra cada proyecto como una barra de Gantt de resumen. En la parte de la hoja de la vista se muestran diferentes campos, en función de la vista elegida. Sugerencia Para filtrar la lista de proyectos u organizar los proyectos en grupos, haga clic en Opciones de vista y, a continuación, seleccione las opciones adecuadas.

3. Para ver las tareas del proyecto, haga clic en el nombre del proyecto en la columna

4.

Nombre del proyecto. Aparecerá una lista con todas las tareas del proyecto, incluidos los subproyectos (subproyecto: proyecto que se ha insertado en otro proyecto. Utilice los subproyectos para dividir proyectos complejos en partes más manejables. También se conoce como "proyecto insertado".) insertados. Si desea trabajar con el proyecto dentro de su propia área de trabajo, seleccione el proyecto, haga clic en Ir a y, a continuación, haga clic en Área de trabajo de Project. En el área de trabajo del proyecto es posible crear un panel de discusión, crear una lista de documentos y archivos relacionados, y configurar una biblioteca de documentos para el proyecto.

Nota Antes de pasar a una área de trabajo de un proyecto, debe haberse configurado una área de trabajo, ya sea por parte de un director al publicar el proyecto por primera vez o por parte de un administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project Professional y Project Server.). Notas

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La página Centro de proyectos muestra indicadores sobre información relacionada con el proyecto. Por ejemplo, los indicadores de documentos o problemas se muestran cuando hay documentos o problemas vinculados a un proyecto. Para abrir el proyecto con Microsoft Office Project Professional 2007 seleccione el proyecto y, a continuación, haga clic en Abrir. Según la configuración de los permisos, es posible modificar los campos personalizados de un proyecto. Seleccione el proyecto cuyos campos personalizados desea modificar y haga clic en Editar campos personalizados

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Ver informes del Proyecto Existe una gran variedad de informes que se puede utilizar para analizar el rendimiento del proyecto y del recurso en un proyecto o en varios proyectos. Puede utilizar las vistas Tabla dinámica (Tabla dinámica: tabla interactiva que resume grandes cantidades de datos. Puede girar sus filas y columnas para ver distintos resúmenes de los datos originales, filtrar los datos mediante su visualización en distintas páginas, o bien mostrar los detalles.) y Gráfico dinámico (Gráfico dinámico: proporciona una representación gráfica de los datos en un informe de Tabla dinámica, un informe general interactivo que resume y analiza datos. Utilice el Analizador de la cartera de proyectos para seleccionar los datos que desee que se muestren en un informe de Gráfico dinámico.) si desea trabajar de forma interactiva con los informes y modificar algunos de los campos que conforman el informe. Todos estos informes le ayudan a entender el estado de su organización sobre el rendimiento de proyectos y recursos.

1. En Inicio rápido, haga clic en Análisis de datos en la sección Informes. 2. En el cuadro Elija una vista, seleccione la vista que muestre el tipo de información que desea. Nota El administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project Professional y Project Server.) del servidor determina qué tipos de vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico se pueden ver.

3. Para modificar la información que aparece en las vistas Tabla dinámica y Gráfico

4.

dinámico, haga clic en Opciones de vista . Active las casillas de verificación Mostrar lista de campos y Mostrar barra de herramientas y, a continuación, arrastre los campos desde la lista Campos hasta las áreas adecuadas de columna o fila de la vista Tabla dinámica o vista Gráfico dinámico. Para ver más detalles en las vistas Tabla dinámica o Gráfico dinámico, en el menú Acciones, haga clic en Expandir. Para ver menos detalles, haga clic en Contraer.

Notas

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Para obtener más información sobre cómo modificar las vistas Tabla dinámica o Gráfico dinámico, haga clic en Ayuda en la barra de herramientas Tabla dinámica, o en la barra de herramientas Gráfico dinámico. Se puede crear una imagen de una Tabla dinámica o una vista Gráfico dinámico y copiarla en un informe o en un documento en Web. Haga clic en Guardar tabla dinámica en formato GIF o Guardar diagrama en formato GIF y después especifique una ubicación para el archivo de imagen

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Ver y agregar documentos a un sitio de área de trabajo de Proyecto Para agregar un documento a una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos, que suelen utilizar la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca se asocia con información definida por el usuario que se muestra en la lista de contenido de la biblioteca.), es necesario crear un sitio de área de trabajo para el proyecto. Normalmente, se crea de manera automática un sitio de área de trabajo de proyecto cuando se publica por primera vez un proyecto, pero si no ha sido así, solicite al administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project Professional y Project Server.) del servidor información sobre cómo crear un sitio de área de trabajo para su proyecto. Algunos sitios de área de trabajo debe crearlos manualmente un administrador.

1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos. 2. Seleccione el proyecto para el que desea agregar un documento a su sitio de área de trabajo, haga clic en Ir a y, por último, haga clic en Documentos. Se abre una ventana que muestra una lista de bibliotecas de documentos para el proyecto seleccionado. De forma predeterminada, todos los proyectos incluyen una biblioteca de documentos denominada Documentos del proyecto. Si no la encuentra, puede que se le haya cambiado el nombre o que se la haya eliminado.

3. Para agregar documentos a la biblioteca de documentos, haga clic en Documentos 4.

del proyecto. Si desea crear un nuevo documento para la biblioteca, en el menú Nuevo, haga clic en Nuevo documento y después edite y guarde el documento en el directorio indicado en el cuadro de diálogo Guardar como. Si guarda el documento en una carpeta distinta, no se incluirá en la biblioteca de documentos hasta que la cargue en ella más adelante.

Cuando guarde un documento por primera vez, puede que se le pida que proporcione información adicional para ayudar a otras personas a trabajar con el documento, como el nombre del propietario del documento y el estado del documento. Nota Para crear un nuevo documento, debe tener instalado 2007 Microsoft Office system.

5. Para cargar un documento existente, en el menú Cargar, haga clic en Cargar documento.

6. Haga clic en Examinar para buscar el archivo que desea agregar, selecciónelo y 7.

haga clic en Abrir. Para reemplazar un archivo existente con un archivo revisado, en la sección Cargar documento, active la casilla de verificación ¿Desea sobrescribir los archivos existentes?.

Sugerencia Para cargar varios documentos, haga clic en Cargar varios archivos.

8. En la página siguiente, seleccione los documentos que desea cargar y haga clic en Aceptar. Los documentos se agregarán a la biblioteca de documentos y se volverá a la página Documentos del proyecto. En la página Documentos del proyecto puede crear documentos adicionales o cerrar la ventana y volver al Centro de proyectos.

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Sugerencia Una vez agregados documentos a un sitio de área de trabajo de proyecto, se pueden vincular a problemas, riesgos y tareas del proyecto

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Crear y administrar resultados de los proyectos Un resultado es una salida tangible y mensurable, o un producto que se debe producir para completar un proyecto o parte de un proyecto. Normalmente, el equipo del proyecto y los participantes en el proyecto acuerdan los resultados del proyecto antes de que éste comience. Clarificar los resultados antes de que comience el trabajo en el proyecto puede ayudar a garantizar que el resultado del proyecto cumple todas las expectativas de los participantes y que los objetivos del proyecto están en línea con los objetivos empresariales más amplios. Nota Los resultados de los proyectos son distintos de una dependencia entre proyectos (vínculos entre proyectos: dependencias entre tareas de distintos archivos de Project, denominadas normalmente "dependencias externas. Los planes de proyectos no necesitan tener una relación de proyecto principal-subproyecto para incluir un vínculo entre proyectos.). Una dependencia es un elemento o servicio necesario para un proyecto antes de que pueda iniciarse un proyecto y antes de que termine, como por ejemplo recibir mercancía de un proveedor. Tenga en cuenta que los proyectos con frecuencia contienen tanto dependencias como resultados.

1. En Inicio rápido, haga clic en Centro de proyectos. 2. Seleccione el proyecto para el que desea crear un resultado y, en el menú Ir a, 3. 4.

haga clic en Resultados. En la página Resultados, escriba un título y una descripción de ese resultado. Para especificar las fechas de comienzo y de fin de los resultados en los cuadros Inicio de los resultados y Fin de los resultados, haga clic en el selector de fecha y haga clic en las fechas del calendario.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los resultados y volver a la página Resultados. Los resultados estarán entonces asociados con el proyecto. En la página Resultados puede crear resultados adicionales o cerrar la ventana y volver al Centro de proyectos. Sugerencia También puede crear resultados desde dentro de Microsoft Office Project Professional 2007 cuando el proyecto está abierto en Office Project Professional 2007. En el menú Colaborar, haga clic en Administrar resultados

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Crear parte de horas Puede crear un nuevo parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.) para realizar un seguimiento de sus tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.), proyectos y períodos no dedicados a un proyecto (período no dedicado al proyecto: horas o días que aparecen indicados en un calendario de recursos o del proyecto pero en los que Project no puede programar tareas dado que el trabajo no está hecho. El período no dedicado al proyecto incluye los descansos para almorzar, los fines de semana o las vacaciones, por ejemplo.). Nota El administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project Professional y Project Server.) de su servidor configura inicialmente los períodos de informe para Microsoft Office Project Web Access. Sólo puede crear un parte de horas para un período definido de informe. La página Centro de partes de horas refleja todos los períodos de informes que están disponibles para la creación de partes de horas. 1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas. 2. En la columna Nombre del parte de horas, coloque el cursor en el vínculo Hacer clic para crear de un período de informe y, a continuación, haga clic en la flecha que aparece. 3. Haga clic en la opción que desee usar para crear su nuevo parte de horas: 

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Crear con configuración predeterminada Haga clic en esta opción para crear su nuevo parte de horas con la configuración predeterminada identificada por el administrador de su servidor. Puede incluir tareas, proyectos y tareas no relacionadas con un proyecto. Crear con tareas Haga clic en esta opción para crear su nuevo parte de horas con todas las tareas asignadas para el período de informe seleccionado. Crear con proyectos Haga clic en esta opción para crear su nuevo parte de horas con todos sus proyectos asignados para el período de informe seleccionado. No rellenar automáticamente Haga clic en esta opción para crear su nuevo parte de horas sin ninguna línea. Para informar del tiempo, es necesario agregar manualmente líneas al parte de horas.

Nota Una vez creado un parte de horas en blanco siguiendo estos pasos, es necesario agregar líneas al parte de horas para informar de sus horas de trabajo. Para obtener más información, vea Agregar o quitar una tarea (línea) de parte de horas. Los datos de asignación de tareas se muestran en el parte de horas en función de: 

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La configuración de su organización Al configurar partes de horas, el administrador del servidor puede seleccionar un conjunto único de campos de partes de horas para cubrir las necesidades de su organización. Sus opciones de presentación Su parte de horas muestra tipos concretos de información basándose en autofiltros y otras opciones personalizadas. El período de informe seleccionado Su parte de horas muestra sólo las tareas que corresponden al período de informe seleccionado.

Puede agregar su trabajo real (trabajo real: cantidad de trabajo llevado a cabo de una tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo restante

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se calcula según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".) a su parte de horas de cuatro maneras distintas. Método

Descripción

Cómo

Rellenar automáticamente en función del estado de las tareas

Cuando cree su parte de horas después de Cree su parte de horas enviar el estado de sus tareas desde la página después de enviar el Centro de tareas, los datos especificados estado de sus tareas como estado se rellenarán automáticamente desde la página Centro en el parte de horas. Éste es el método de tareas. recomendado para rellenar los partes de horas.

Importar desde Si ya ha creado su parte de horas, antes de En la página Mi parte de el estado de las agregar datos al estado de las tareas en la horas, haga clic en tareas página Centro de tareas, puede importar Importar progreso de fácilmente los datos de estado al parte de tarea. horas. Cualquier tiempo que introduzca en su parte de horas se reemplazará con los datos de estado más actualizados. Una vez importados los datos, puede modificarlos para reflejar el trabajo real que ha realizado durante el período incluido en el informe. Copiar planeado

desde Si su trabajo real durante el período del En la página Mi parte de informe es idéntico o coincide casi por horas, haga clic en completo con el trabajo planeado para el Reemplazar trabajo período, puede copiar el trabajo planeado en real con el planeado. el trabajo real de su parte de horas. Una vez copiados los datos, puede modificarlos para reflejar el trabajo real que ha realizado durante el período incluido en el informe.

Entrada de datos

Si su trabajo real no está reflejado en la Escriba el trabajo real página Centro de tareas y no se aproxima lo en la cuadrícula de la suficiente al trabajo planeado para copiar página Mi parte de esos valores, puede escribir directamente el horas. trabajo real en su parte de horas.

Después de crear su parte de horas y especificar su trabajo real (trabajo real: cantidad de trabajo llevado a cabo de una tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo restante se calcula según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".), puede enviar el parte de horas para su aprobación. Para obtener más información, vea Enviar partes de horas.

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Agregar o quitar una tarea (línea) del Parte de horas Cada línea del parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.) se utiliza para capturar el tiempo real (trabajo real: cantidad de trabajo llevado a cabo de una tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo restante se calcula según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".) para el periodo de informe seleccionado. Puede agregar líneas para diferentes categorías de tiempo que desee capturar o puede quitar una línea si ya no tiene tiempo del que informar en la tarea.

Agregar una tarea de proyecto 1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas. 2. En la columna Nombre del parte de horas, haga clic en el parte de horas al que esté agregando una tarea. Si no aparece el parte de horas que desea modificar, utilice la lista de selección de vistas de la parte derecha de la barra de herramientas para ver los partes de horas de otros períodos de tiempo.

3. En la página Mi parte de horas, haga clic en Agregar líneas. 4. Haga clic en Seleccionar entre las asignaciones existentes y, a continuación, seleccione las tareas adecuadas en el cuadro. Para seleccionar más de una tarea, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada tarea que desee agregar.

5. Seleccione una categoría de trabajo en la lista Seleccione una clasificación de línea. Las clasificaciones son las categorías que define la organización para el trabajo que realiza el usuario. Por ejemplo, puede que la organización tenga diferentes clasificaciones para el trabajo facturable y para el que no lo es. Nota La clasificación que seleccione se aplicará a todas las líneas que agregue en este momento. Para agregar líneas con una clasificación diferente, termine de agregar el primer conjunto de líneas y, a continuación, repita estos pasos para agregar más líneas al parte de horas.

6. En el cuadro Comentario, escriba los comentarios que tenga acerca de las líneas que está agregando.

Agregar una tarea administrativa Las tareas administrativas pueden incluir tiempo de vacaciones, ausencias por enfermedad u otras categorías de negocio aprobadas para informar del tiempo, tales como el tiempo empleado en reuniones o respondiendo al correo electrónico. Puede agregar tiempo administrativo al parte de horas en la página Centro de partes de horas. Nota Las categorías de tareas administrativas solamente pueden agregarse una por una. Por ejemplo, si necesita agregar dos categorías de tiempo administrativo al parte de horas para reflejar vacaciones y reuniones, debe agregar primero una tarea administrativa

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para vacaciones y, a continuación, repetir los pasos para agregar una tarea administrativa para el tiempo empleado en reuniones.

1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas. 2. Haga clic en Planear tiempo administrativo. 3. En el cuadro de diálogo Tiempo administrativo, seleccione la categoría para el tiempo administrativo en la lista Categoría.

4. Seleccione un Tipo de trabajo, si corresponde. 5. Escriba una breve descripción del trabajo administrativo en el cuadro Descripción. 6. Seleccione el periodo de informe para el trabajo administrativo en la lista Período. Asegúrese de seleccionar el periodo de informe correcto para el tiempo administrativo, para asegurarse de que aparece en el parte de horas. 7. Escriba las horas confirmadas o planeadas de trabajo, o ambas, en la tarea no de proyecto en las filas correspondientes de la cuadrícula. También puede introducir las horas de trabajo reales o confirmadas en el parte de horas para el tiempo administrativo. 

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Las horas confirmadas reflejan el tiempo de trabajo realizado en la tarea administrativa durante el periodo de informe. Por ejemplo, si trabajó todo el jueves en reuniones, escriba 8h en la cuadrícula para la fecha correspondiente. Las horas planeadas reflejan el tiempo que desea reservar en el programa. Por ejemplo, quizá desee tomarse una semana de vacaciones durante el verano. Busque el periodo de informe para el tiempo que desee reservar para las vacaciones y, a continuación, introduzca las horas planeadas para esa semana.

Nota El tiempo planeado solamente puede editarse en el diálogo Tiempo administrativo.

Agregar otro trabajo Es posible que algunas tareas no formen parte de un proyecto pero la organización no pueda asignarlas a la categoría de tiempo administrativo. Por ejemplo, puede tener una importante comida de negocios con un ejecutivo en las instalaciones de un cliente, o asistir a una conferencia. La organización no puede hacer el seguimiento de estas tareas como tiempo administrativo, porque no suceden con frecuencia. Puede agregar fácilmente tiempo que no es de proyecto al parte de horas en la página Centro de partes de horas. Sugerencia Si informa con frecuenca de tiempo que no está asociado con un proyecto o clasificación de tiempo administrativo existentes, quizá la organización desee agregar una nueva clasificación para la actividad.

1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas. 2. En la columna Nombre del parte de horas, haga clic en el parte de horas al que esté agregando una tarea. Si no ve el parte de horas que desea crear, utilice la lista de selección de vistas de la parte derecha de la barra de herramientas para ver los partes de horas de otros períodos de tiempo.

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3. En Mi parte de horas, haga clic en Agregar líneas. 4. Haga clic en Escriba el nombre de la nuevas líneas del parte de horas y, a continuación, escriba el nombre de la nueva línea de parte de horas en el cuadro. Puede escribir varias líneas en cualquier momento dado, separadas por un retorno de carro. Utilice esta opción para capturar el tiempo empleado en trabajo que no esté relacionado con las tareas y proyectos cuyo seguimiento se realiza en Microsoft Office Project 2007.

5. Seleccione una categoría de trabajo en la lista Seleccione una clasificación de línea. Las clasificaciones son las categorías que define la organización para el trabajo que realiza el usuario. Por ejemplo, puede que la organización tenga diferentes clasificaciones para el trabajo facturable y para el que no lo es. Nota La clasificación que seleccione se aplicará a todas las líneas que agregue en este momento. Para agregar líneas con una clasificación diferente, termine de agregar el primer conjunto de líneas y, a continuación, repita estos pasos para agregar más líneas al parte de horas.

6. En el cuadro Comentario, escriba los comentarios que tenga acerca de las líneas que está agregando.

Quitar una tarea Quizá tenga tareas en el parte de horas que no sean necesarias para el periodo de informe actual. Por ejemplo, puede que el parte de horas incluya una línea para capturar una ausencia por enfermedad planeada para una cita con el médico, pero que no haya estado ausente por enfermedad durante el periodo de informe. Si no tiene tiempo del que informar en una tarea y aún no remitió el parte de horas. puede eliminar la tarea del parte de horas en lugar de usar la opción Planear tiempo administrativo para modificar el tiempo libre planeado. Esta opción también es útil para el tiempo que requiera la aprobación de un responsable, cuando se rechace la solicitud o por otras razones cuyo resultado sea que no se haya aprobado aún ese tiempo.

1. En Mi parte de horas, active la casilla de verificación junto a cada tarea que desee quitar del parte de horas.

2. Haga clic en Eliminar líneas. Notas  Quitar una tarea del parte de horas no la quita del proyecto ni elimina la asignación de la tarea.  Si quita una tarea por accidente, puede volver a agregarla siguiendo los pasos necesarios para agregar tiempo de proyecto, administrativo o de otro trabajo al parte de horas. Todo el tiempo que hubiera introducido en la cuadrícula para la tarea deberá introducirse de nuevo. Si necesita quitar una tarea del parte de horas después de enviarla, puede recuperar el parte de horas y hacer la corrección mientras no haya sido aprobado por el responsable de la aprobación final. Si el responsable de la aprobación final ha aprobado el parte de horas no podrá quitar la tarea.

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Enviar un parte de horas Una vez especificado el trabajo real (trabajo real: cantidad de trabajo llevado a cabo de una tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo restante se calcula según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".) en su parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.) para un período de informe, puede enviar su parte de horas para su aprobación. 1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas. 2. En la columna Nombre del parte de horas, haga clic en el parte de horas que desea enviar. Si no aparece el parte de horas que desea modificar, utilice la lista de selección de vistas de la parte derecha de la barra de herramientas para ver los partes de horas de otros períodos de tiempo. 3. Escriba en la cuadrícula las horas correspondientes al período de informe. Sugerencia Si desea enviar un comentario a su jefe sobre el tiempo especificado, escríbalo en el cuadro Comentario. Si desea cambiar el nombre del parte de horas, escriba un nuevo nombre en el cuadro Título. 4. Haga clic en Guardar y enviar para comenzar el proceso de envío del parte de horas. 5. En el cuadro de diálogo que aparece, compruebe que el nombre indicado en el cuadro Seleccionar siguiente aprobador es el del aprobador correcto de su parte de horas. Este cuadro muestra, de forma predeterminada, el nombre de su jefe de proyecto. Si el siguiente aprobador no es su jefe, escriba el nombre del aprobador correcto en el cuadro Seleccionar siguiente aprobador o haga clic en Examinar para seleccionar el aprobador en una lista de todos los usuarios de Microsoft Office Project Server 2007 en su organización. Nota Si su organización ha elegido usar un enrutamiento fijo para los partes de horas, no aparecerá este cuadro de diálogo. 6. Escriba en el cuadro Comentario cualquier comentario adicional que desee enviar al aprobador. Nota Es posible que su parte de horas deba ser aprobado por más de un jefe antes de que se reflejen sus horas en el proyecto. Sin embargo, puede que aparezca el tiempo administrativo que haya especificado sin necesidad de aprobación, dependiendo de la configuración elegida por su organización.

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Recuperar un parte de horas Si envía, rechaza o aprueba un parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.) y después se da cuenta de que cometió un error o de que es necesario agregar un comentario, puede recuperar el parte de horas si todavía no ha recibido la aprobación del último revisor de la cadena de aprobación. Sólo se pueden recuperar los partes de horas que tengan el estado Enviado o Aceptable. Nota Si es usted el último aprobador de la cadena de aprobación y el parte de horas está marcado como Procesado, ya ha sido procesado y no se pueden realizar cambios mediante Microsoft Office Project Web Access. Ahora los datos están bajo el control de una herramienta de otro fabricante.

Recuperar un parte de horas enviado como propietario del parte de horas 1. 2. 3. 4.

En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas. En la lista de partes de horas, seleccione el parte de horas que desea recuperar. Haga clic en Acciones y, a continuación, en Recuperar parte de horas. Haga clic en Sí para recuperar el parte de horas.

Recuperar un parte de horas enviado como aprobador del parte de horas 1. En Inicio rápido, bajo Aprobaciones, haga clic en Parte de horas. 2. En el área de filtro de la página Revisar mis partes de horas, haga clic en Aprobado por el usuario. 3. Seleccione las opciones de filtro de fechas o recursos, o de ambos, según corresponda. Nota Para obtener más información sobre las opciones de filtro, vea Cambiar cómo mostrar (o buscar) información en un parte de horas. 4. En la lista de partes de horas, active la casilla de verificación que aparece junto al parte de horas que desea recuperar. 5. Haga clic en Recuperar para recuperar el parte de horas

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Agregar una tarea al estado de las tareas Los recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) pueden agregar tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) a la página Centro de tareas y después enviarlas para su aprobación. Una vez aprobada la tarea enviada, la nueva tarea se agrega al plan (plan: programación de las fechas de comienzo y fin de tareas y datos de costos y recursos. Un plan previsto es el plan original que se guarda y se utiliza para controlar el progreso. Un plan provisional es un conjunto de fechas que se guardan durante el proyecto para compararlas con otros planes provisionales.) de proyecto seleccionado. Cuando agregue o se asigne a sí mismo a una tarea, debe ser integrante del grupo de ese proyecto. También puede enviar actualizaciones de progreso antes de que se apruebe la nueva tarea o asignación de tarea, pero no puede eliminar ni reasignar la tarea hasta que se haya aprobado. Nota También puede agregar nuevas tareas directamente a su parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.) cuando las agregue a la página Centro de tareas. Si no se ha publicado el proyecto o si no está seguro en qué lugar del proyecto agregar la nueva tarea, consulte a su jefe o administrador.

1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de tareas. 2. Haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Tarea. 3. En la sección Ubicación de la tarea, seleccione el proyecto y la tarea de resumen (si corresponde) donde desea agregar la nueva tarea en las listas En el proyecto y En la tarea de resumen. Si se está asignando a sí mismo a una tarea existente, seleccione la ubicación apropiada. Nota Si las listas En el proyecto y En la tarea de resumen no contienen el proyecto o la tarea de resumen que necesita, o si no está seguro de qué proyecto o tarea de resumen seleccionar, consulte a su jefe o administrador.

4. En la sección Nombre, haga clic en Nueva tarea y escriba en el cuadro

5. 6.

correspondiente el nombre de la tarea que está creando. Si se va a asignar a sí mismo a una tarea existente, haga clic en Tarea existente y seleccione la tarea en la lista correspondiente. En la sección Fechas de tareas, escriba las fechas de comienzo y fin de la tarea que está agregando. En la sección Parte de horas, active la casilla de verificación Agregar tarea a parte de horas para agregar la tarea a su parte de horas.

Si no se ha creado todavía el parte de horas, activando esta casilla de verificación se agregará la tarea al parte de horas cuando ésta se cree. Nota No es necesario que su jefe de proyecto apruebe su nueva tarea para poder empezar a atribuir datos reales (real: información que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el día en que ha comenzado la tarea realmente.) a la tarea en su parte de horas.

7. En la sección Comentarios, escriba en el cuadro cualquier comentario adicional que desee hacer sobre la tarea.

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8. Haga clic en Enviar para agregar la tarea a la página Centro de tareas y notificar a su jefe de proyecto su solicitud de nueva tarea o de asignación de tarea

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Aprobar o rechazar un parte de horas Si se le ha incluido como aceptador de partes de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.), periódicamente deberá revisar y aprobar o rechazar partes de horas y, en caso necesario, reenviarlos al siguiente aprobador. Si es usted aprobador, dará la aprobación final para los recursos que están a su cargo. Sugerencia Para obtener más información sobre cómo buscar un parte de horas concreto, vea Cómo mostrar (o buscar) información en un parte de horas.

Aprobar un parte de horas enviado Si es usted el siguiente aprobador de un parte de horas, revise el parte y apruébelo o rechácelo. Cuando apruebe un parte de horas lo marca como Aceptable, a menos que tenga autoridad de aprobador final. Cuando el aprobador final aprueba el parte de horas, se marca como Aprobado y queda listo para su procesamiento. Sugerencia Para aprobar varios partes de horas al mismo tiempo, seleccione todos los partes que están preparados para su aprobación y haga clic en Aprobar. 1. En Inicio rápido, bajo Aprobaciones, haga clic en Parte de horas. 2. Active la casilla de verificación situada junto a cada uno de los partes de horas que va a aprobar. 3. Compruebe que el nombre indicado en el cuadro Establecer siguiente aprobador es el aprobador correcto. De forma predeterminada, el siguiente aprobador es su jefe de proyecto, según lo especifique la estructura detallada de los recursos (EDR) de su organización. Dependiendo de la configuración usada en su organización, puede que sea posible escribir un nombre distinto o hacer clic en Examinar para buscar un nombre. Sugerencia Si lo desea, puede escribir un comentario sobre su aprobación para cada parte de horas. 4. Haga clic en Aprobar.

Rechazar un parte de horas enviado Si es usted el siguiente aprobador de un parte de horas, revise el parte y apruébelo o rechácelo. Al rechazar un parte de horas, éste se devuelve al recurso para que resuelva los asuntos causantes del rechazo y lo vuelva a enviar para su aprobación. Una vez rechazado, en la columna Estado aparece un indicador en la página Centro de partes de horas del recurso. Sugerencia Microsoft Office Project Web Access proporciona alertas de que un recurso, o el jefe de un recurso, puede configurar que se envíe una notificación por correo electrónico inmediatamente después de que se rechace un parte de horas. 1. En Inicio rápido, bajo Aprobaciones, haga clic en Parte de horas. 2. Active la casilla de verificación situada junto a cada uno de los partes de horas que va a rechazar. 3. Escriba una explicación del motivo del rechazo en el cuadro Comentarios. Su explicación indicará al recurso lo que debe hacer para resolver los problemas causantes del rechazo.

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4. Haga clic en Rechazar.

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Alertar o avisar de los cambios mediante correo electrónico Las notificaciones, también conocidas como alertas y avisos, son mensajes de correo electrónico enviados por Microsoft Office Project Server 2007, en función de la configuración definida en Microsoft Office Project Web Access.

Alertas y avisos Hay dos tipos de notificaciones: 



Alertas Puede configurar alertas para recibir inmediatamente notificaciones por correo electrónico cuando se ha producido alguna acción con su tarea o informe de estado. Por ejemplo, puede activar alertas que le notifiquen cuando reciba una nueva asignación de tarea o nueva solicitud de informe de estado. Avisos Puede configurar avisos para recibir notificaciones por correo electrónico cuando sea necesario que preste atención a tareas e informes de estado. Los avisos se basan en condiciones, como por ejemplo una determinada cantidad de tiempo después de que se produzca una acción, y se envían en función de un programa de repetición periódica, como por ejemplo cada tres días. Por ejemplo, puede configurar un aviso que le notifique con un día de antelación que debe enviar un informe de estado o que le envíe periódicamente mensajes de correo electrónico cuando hayan vencido sus tareas en un determinado número de días.

Los jefes de proyecto pueden configurar alertas y avisos para sus recursos. Si su jefe lo ha hecho, recibirá tanto las notificaciones definidas por el jefe (por ejemplo, para tareas vencidas o informes de estado) y las notificaciones que haya definido usted. Nota Si su jefe ha configurado alertas que no desea recibir, puede anular la recepción de las mismas. Sin embargo, no puede anular la recepción de los avisos configurados por su jefe.

Establecer notificaciones para sí mismo 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración personal. 2. Haga clic en Administrar mis alertas y avisos. 3. En las secciones Tareas e Informes de estado, seleccione las alertas y avisos que desea recibir. Nota Los avisos configurados por su jefe tienen prioridad sobre su configuración personal. Por ejemplo, si su jefe de proyecto configura un aviso para enviarle un mensaje de correo electrónico un día antes del vencimiento del informe de estado y elige que no se le envíen avisos relativos a sus informes de estado, seguirá recibiendo el aviso configurado por su jefe. 4. Especifique la frecuencia con la que desea que se le envíen los avisos. 5. En la sección Configuración de idioma, seleccione el idioma y el formato que desea usar para sus notificaciones. 6. Haga clic en Guardar para terminar de configurar sus alertas y avisos.

Establecer notificaciones para sus recursos 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración personal. 2. Haga clic en Administrar avisos y alertas sobre mis recursos. 3. En las secciones Mis tareas de integrantes del equipo y Mis informes de estado de recursos, seleccione las alertas y avisos que desea enviar a sus recursos.

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4. Especifique la frecuencia con la que desea que se le envíen los avisos. 5. En la sección Configuración de idioma, seleccione el idioma y el formato que desea usar para sus notificaciones. 6. Haga clic en Guardar para terminar de configurar sus alertas y avisos. Notas  A medida que progresa el proyecto, puede que desee ajustar el tipo y la frecuencia de los avisos por correo electrónico. Por ejemplo, puede establecer una duración más larga al principio (como varios días o semanas) para los avisos sobre tareas vencidas y, más adelante, acortar la duración de manera que se envíen avisos tan pronto como se produzca el vencimiento de una tarea.  Los avisos configurados por un jefe de proyecto tienen prioridad sobre la configuración personal de los recursos. Por ejemplo, si un jefe de proyecto configura un aviso que envía un mensaje de correo electrónico a todos los recursos un día antes del vencimiento de un informe de estado y el recurso ha decidido no recibir avisos, el recurso seguirá recibiendo los avisos definidos por su jefe de proyecto

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El Modelador de la cartera de Proyectos El Modelador de la cartera de proyectos se ha eliminado de Microsoft Office Project Web Access. La generación y optimización avanzadas de la cartera de proyectos están disponibles en Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 Para mayor información acerca de Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, consulte la siguiente liga donde le presentará una demo de este producto. http://office.microsoft.com/en-us/portfolioserver/HA101759101033.aspx

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Cambiar la información sobre un proyecto (campos personalizados, editables en Project Professional) Puede cambiar la información relativa al proyecto, tal como el nombre del proyecto, el propietario del proyecto y la información de cualquier campo personalizado que la organización haya creado, para ayudar a describir un proyecto. Nota Alguna información relativa a los proyectos, tal como el calendario del proyecto y la información de costos, solamente puede modificarse con Microsoft Office Project Professional. Para hacer estos cambios seleccione el proyecto y, a continuación, haga clic en Abrir para abrir Project Professional. Actualice la información del proyecto y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú Archivo. 1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos. 2. Seleccione el proyecto y, a continuación, haga clic en Editar campos personalizados. 3. Bajo Información básica, escriba un nuevo nombre de proyecto y un nuevo propietario. 4. Es posible que la organización necesite más información sobre el proyecto. Bajo Campos personalizados del proyecto, escriba la información que necesite la organización

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Crear, ver y vincular problemas y riesgos de los proyectos Todos los proyectos afrontan problemas y riesgos. Un riesgo es un evento o una situación que puede influir negativamente en un proyecto en caso de que se produzca. Por contraste, los problemas son eventos que ya están teniendo lugar. Los riesgos se pueden convertir en problemas si no se afrontan eficazmente. Identificando, analizando y afrontando activamente los problemas y riesgos del proyecto puede ayudar a llevar su proyecto a buen fin.

Crear un problema

1. En Inicio rápido, haga clic en Centro de proyectos. 2. Seleccione el proyecto para el que desea crear un problema, haga clic en Ir a y, por 3.

último, haga clic en Problemas. En la página Problemas, haga clic en Nuevo y, después, en Nuevo elemento.

Para modificar un problema, coloque el cursor en el problema para que aparezca una flecha . Haga clic en la flecha para mostrar una lista desplegable y, después, haga clic en Editar elemento.

4. En la sección Título, escriba un título para el problema. 5. En la sección Propietario, haga clic en Examinar para utilizar el servicio de proveedor de pertenencia para la autenticación dentro de su organización y buscar un usuario que pueda administrar el problema. Nota Si prefiere escribir un nombre de usuario, haga clic en Comprobar nombres para determinar si el usuario forma parte del servicio de proveedor de pertenencia de su organización.

6. En la sección Asignado a, escriba o busque el nombre de la persona que tendrá la responsabilidad de resolver el problema.

7. En la sección Estado, haga clic en el estado del problema. 8. En la sección Categoría, haga clic en un número de categoría para agrupar los problemas similares.

9. En la sección Prioridad, haga clic en una prioridad de la lista para indicar la 10.

importancia relativa de este problema en comparación con otros problemas de su proyecto. En la sección Fecha de vencimiento, introduzca la fecha y la hora a la que debe haberse resuelto el problema.

Sugerencia Utilice el selector de fecha

para especificar rápidamente una fecha.

11. En la sección Discusión, escriba una descripción del problema y cualquier otra información pertinente para comprender y resolver el problema.

12. En la sección Resolución, escriba cómo se puede resolver el problema. 13. Haga clic en Aceptar para guardar el problema y volver a la página Problemas. El problema se agregará a la lista de problemas asociados con el proyecto. En la página Problemas puede crear problemas adicionales o cerrar la ventana y volver al Centro de proyectos.

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Crear un riesgo de proyecto

1. En Inicio rápido, haga clic en Centro de proyectos. 2. Seleccione el proyecto para el que desea crear un riesgo, haga clic en Ir a y, por último, haga clic en Riesgos.

3. En la página Riesgos, haga clic en Nuevo y, después, en Nuevo elemento. Para modificar un riesgo, coloque el cursor en el riesgo para que aparezca una flecha . Haga clic en la flecha para mostrar una lista desplegable y haga clic en Editar elemento.

4. En la sección Título, escriba un título para el riesgo. 5. En la sección Propietario, haga clic en Examinar para utilizar el servicio de proveedor de pertenencia para la autenticación dentro de su organización y buscar un usuario que pueda administrar el riesgo. Nota Si prefiere escribir un nombre de usuario, haga clic en Comprobar nombres para determinar si el usuario forma parte del servicio de proveedor de pertenencia de su organización.

6. En la sección Asignado a, escriba o busque el nombre de la persona que tendrá la responsabilidad de atenuar o administrar el riesgo.

7. En la sección Estado, haga clic en el estado del riesgo. 8. En la sección Categoría, haga clic en un número de categoría para ayudarse a 9.

agrupar los riesgos similares. En la sección Fecha de vencimiento, introduzca la fecha y la hora a la que debe haberse resuelto el riesgo.

Sugerencia Utilice el selector de fecha

para especificar rápidamente una fecha.

10. En la sección Probabilidad, escriba un valor de porcentaje que represente la probabilidad de que se produzca el riesgo.

11. En la sección Impacto, escriba un valor comprendido entre 1 y 10 que representa la 12. 13. 14. 15. 16. 17.

gravedad del impacto, siendo el 10 el mayor grado de gravedad. Más adelante, puede buscar los riesgos que, por ejemplo, tienen un impacto superior a 5. En la sección Costo, escriba un valor (sin incluir el símbolo de moneda) que represente el impacto financiero del riesgo. En la sección Descripción, escriba una descripción del riesgo. En la sección Plan de minimización, escriba una descripción de un plan que puede usar el jefe de proyecto para reducir o eliminar la probabilidad de que se produzca el riesgo, el impacto del riesgo o ambos. En la sección Plan de contingencia, escriba una descripción de un plan alternativo que pueda ayudarle a reducir el impacto potencial del riesgo, en caso de que se produzca. En la sección Descripción del desencadenador, escriba una descripción de la condición que puede hacer que se produzca el riesgo. Haga clic en Aceptar para guardar el riesgo y volver a la página Riesgos. El riesgo se agregará a la lista de riesgos asociados con el proyecto.

En la página Riesgos puede crear riesgos adicionales o cerrar la ventana y volver al Centro de proyectos.

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Vincular problemas o riesgos a otros problemas, riesgos, bibliotecas de documentos o tareas

1. En Inicio rápido, haga clic en Centro de proyectos. 2. Seleccione el proyecto para el que desea vincular problemas o riesgos, haga clic en Ir a y, por último, haga clic en Riesgos o en Problemas.

3. En la página Problemas o Riesgos, coloque el cursor en el problema o riesgo para que aparezca una flecha . Haga clic en la flecha para mostrar una lista desplegable y, después, haga clic en Editar elemento. 4. Haga clic en Vincular elementos. 5. En la primera lista de la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en la biblioteca de documentos, el problema, riesgo o tarea que desee vincular. 6. En la segunda lista, haga clic en un elemento para especificar el tipo de elemento que desea vincular. La tabla de la parte inferior del cuadro de diálogo presentará los problemas, riesgos, bibliotecas de documentos o tareas seleccionadas en las dos listas situadas en la parte superior del cuadro de diálogo. 7. Seleccione el problema o riesgo que desea vincular activando la casilla de verificación que aparece junto al problema o riesgo. Puede seleccionar varios problemas o riesgos. 8. Haga clic en Aceptar. The Issues or Risks page will display the linked item in the Links section. Nota Si elimina un problema o riesgo y después intenta recuperar el problema o el riesgo desde la Papelera de reciclaje, los vínculos a otros problemas, riesgos, tareas o bibliotecas de documentos no se pueden recuperar.

Ver los problemas o riesgos Para ver los problemas y riesgos que se le han asignado, siga este procedimiento:

1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de problemas y riesgos. Todos los proyectos que contienen problemas o riesgos asignados a usted se muestran en la página Problemas y riesgos para mis proyectos. El número de problemas y riesgos activos, pospuestos y cerrados se indica en las columnas Activo, Pospuesto y Cerrado, respectivamente. 2. Para obtener más información sobre un problema o riesgo, haga clic en el nombre del proyecto. Para ver todos los problemas o riesgos asociados con un proyecto, siga este procedimiento:

1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos. 2. Seleccione el proyecto cuyos problemas y riesgos desea ver, haga clic en Ir a y, por último, haga clic en Problemas o en Riesgos. Se abre una nueva ventana que muestra los problemas o riesgos existentes que están asociados con el proyecto.

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Crear un Proyecto en el Servidor de Project Server

3. Para obtener más información sobre un problema o riesgo, haga clic en el nombre del problema o riesgo.

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Trabajar con Recursos en el Servidor de Project Server

Trabajar con recursos Agregar recursos a un proyecto Existen dos formas de agregar recursos a proyectos:

•

•

Crear equipo La característica Crear equipo permite buscar los recursos de empresa (recursos de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organización. Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos.) que tienen las cualificaciones necesarias para completar las tareas de un proyecto. Plan de recursos Durante el inicio de un proyecto, antes de preparar un plan de proyecto detallado con tareas y asignaciones, se puede utilizar un plan de recursos que represente los requisitos de los recursos para ese proyecto a un nivel general. Esto es útil cuando se tiene que aconsejar a los administradores de recursos y del departamento sobre los próximos trabajos, pero no se conocen las tareas o los recursos concretos que compondrán el plan del proyecto.

Nota Solamente es posible crear y ver planes de recursos usando Microsoft Office Project Web Access. Los planes de recursos no son visibles en Microsoft Office Project Professional 2007 y no limitan la disponibilidad de los recursos dentro del proyecto.

Agregar recursos a un proyecto mediante Crear equipo

1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos. 2. Seleccione la fila del proyecto para el que desea crear un equipo y, a continuación, haga clic en Crear equipo.

3. En la página Crear equipo aparecerá a la izquierda una lista de recursos con todos

4. 5.

aquéllos para los que tiene permisos mediante el código estructura detallada de los recursos (EDR (estructura detallada de los recursos): estructura que describe la jerarquía de una organización. El código EDR define la posición jerárquica que posee un recurso en la organización.) de su organización. La lista a la derecha muestra los recursos que ya están asignados al proyecto. En la lista de la izquierda, seleccione los recursos que desea asignar al proyecto y, a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar un recurso, active la casilla de verificación que aparece junto al recurso. Para crear una lista a la izquierda que contenga sólo aquellos recursos que tengan las mismas cualificaciones que los recursos que aparecen en la lista de la derecha, seleccione el recurso de la lista de la derecha y, a continuación, haga clic en Coincidir.

Buscar recursos de esta forma es especialmente útil cuando se tienen recursos genéricos recursos genéricos: recursos con marcador de posición que se utilizan para especificar las cualificaciones necesarias para una tarea específica.) en un proyecto y se desea encontrar recursos reales (personas) con las mismas cualificaciones para reemplazar a los recursos genéricos.

6. Si desea reemplazar un recurso de la derecha por uno de la izquierda, seleccione ambos recursos, el de la derecha y el de la izquierda, y después haga clic en Reemplazar. Si el recurso ya tiene registrados valores de trabajo real para tareas, ese recurso no se podrá utilizar en el proyecto.

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Project Web Access 2007

7. En Tipo de reserva, seleccione Confirmada si desea confirmar (recurso comprometido: recurso que se asigna formalmente a cualquier asignación de tarea de las que se incluyen dentro de un proyecto. Es el tipo de reserva predeterminado.) el recurso para el proyecto, o seleccione Propuesto si todavía no tiene autorización para confirmar el recurso al proyecto. Sugerencia Para ver un gráfico que muestra la disponibilidad de los recursos seleccionados antes de agregarlos a la programación, seleccione los recursos de la izquierda y, a continuación, haga clic en Gráfico.

8. Haga clic en Guardar cambios para agregar los nuevos recursos al proyecto. También puede crear un filtro para ver sólo un subconjunto de recursos en la página Crear equipo: 1. Haga clic en Opciones de vista y, a continuación, haga clic en Filtro. 2. En la lista Filtro, haga clic en el filtro que desee aplicar. 3. Seleccione un campo (campo: ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico

4. 5. 6.

que contiene un determinado tipo de información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. Por ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar en una columna.) en la lista Nombre de campo y seleccione una prueba en la lista Prueba. En la lista Valor, seleccione un valor para probarlo o escriba dos valores separados por una coma (,) para establecer un rango de valores. Si el filtro contiene más de una fila de criterio, seleccione un operador en la columna Y/O para iniciar una nueva fila. Para probar si el filtro devolverá resultados válidos antes de aplicarlo en los recursos, haga clic en Validar filtros. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro en la lista de recursos.

Nota Puede que los jefes de proyecto no puedan ver ni asignar todos los recursos de la organización. Si necesita permisos para crear un equipo, consulte a su administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project Professional y Project Server.) de servidor.

Crear un plan de recursos para una propuesta de proyecto

1. En Inicio rápido, en Proyectos, haga clic en Propuestas y Trabajo de operaciones. 2. Seleccione el proyecto para el que desea crear un plan de recursos y, a 3. 4. 5. 6.

continuación, haga clic en Plan de recursos. Haga clic en Opciones de vista . En los cuadros Intervalo de fechas y Unidades, escriba un intervalo de fechas y las unidades de tiempo para que se muestren en la parte de la fase temporal de la tabla del plan de recursos. En el cuadro Unidades de visualización, indique si desea que los valores de la tabla de recursos muestren horas, días o FTEs (equivalentes a tiempo completo). Para determinar cómo se presentan las asignaciones de recursos de resumen en los informes generados desde Project Web Access, en la sección Calcular utilización de recursos desde, seleccione una de los siguientes opciones:

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Trabajar con Recursos en el Servidor de Project Server







Plan de proyecto Si desea calcular la disponibilidad de los recursos de todas las asignaciones del proyecto, pero no del plan de recursos del proyecto, seleccione esta opción. Plan de recursos Si desea calcular la disponibilidad de los recursos mediante la información de los recursos en el plan de recursos, seleccione esta opción. Plan de proyecto hasta Si desea calcular la disponibilidad de los recursos desde todas las asignaciones del proyecto hasta una fecha determinada, seleccione esta opción. El uso de recursos desde el plan de recursos se utilizará para determinar la disponibilidad de los recursos después de la fecha especificada.

7. Active la casilla de verificación Mostrar el trabajo total para ver el total de horas

8. 9. 10.

en la tabla del plan de recursos en vez de los valores de fase temporal (fase temporal: información sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisar la información de fase temporal en cualquier período de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.). En el cuadro Elementos por página, escriba el número máximo de líneas que desea que se muestren en la tabla de plan de recursos. Haga clic en Aplicar para aplicar la configuración a la cuadrícula de recursos sin guardar. Haga clic en Publicar para publicar el plan de forma que aparezca como una propuesta de proyecto en el Centro de proyectos.

Si desea guardar la propuesta sin publicarla, hace clic en Guardar . Otros participantes de equipo no serán capaces para ver la propuesta en el Centro de proyectos

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Ver las asignaciones de los recursos 1. En Inicio rápido, haga clic en Recursos. 2. En la cuadrícula, seleccione los recursos cuya información de asignaciones desea ver activando las casillas de verificación que aparecen junto a sus nombres y haga clic en Ver asignaciones. En la cuadrícula aparece la información de asignaciones de los recursos a cada tarea de cada proyecto

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Ver la disponibilidad de los recursos Se puede ver un gráfico o una tabla de disponibilidad (disponibilidad: indica cuándo y cuánto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar.) de los recursos para buscar los recursos sobreasignados (sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.) o infraasignados (infraasignación: asignar un recurso a un trabajo menos horas de las que está disponible.) en uno o varios proyectos. Nota Sólo se puede ver la disponibilidad de los recursos de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.). La disponibilidad de los recursos de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión o el alojamiento.) o de los recursos materiales (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) no se puede ver.

1. En Inicio rápido, haga clic en Recursos. 2. Para que aparezca una lista con los tipos de recursos, en el cuadro Vista seleccione uno de los siguientes tipos de recursos que desea ver:  Todos los recursos  Recursos de costo  Recursos materiales  Recursos de trabajo 3. Seleccione los recursos de la tabla de los que desea ver información de disponibilidad. Para seleccionar recursos adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los nombres del primer y último recurso que desea ver. Para seleccionar recursos no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los nombres de los recursos.

4. Haga clic en Ir a y, a continuación, haga clic en Ver disponibilidad. Aparecerá la disponibilidad de los recursos en todos los proyectos en los que tienen tareas asignadas.

5. En la página Disponibilidad de recursos, en el cuadro Vista, seleccione una vista de recursos para filtrar la vista de forma que se pueda ver un tipo determinado de recursos: 

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Trabajo de asignación por recurso Utilice esta vista para ver el trabajo de asignación agrupado primero por recursos y después por los proyectos en los que aparecen los recursos. Trabajo de asignación por proyecto Utilice esta vista para ver el trabajo de asignación agrupado por los proyectos en los que aparecen los recursos. Disponibilidad restante Utilice esta vista para comprobar cuánto tiempo un recurso está disponible para trabajar durante un período de tiempo concreto. Trabajo Utilice esta vista para ver la cantidad de trabajo asignado a un recurso.

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6. Para cambiar el intervalo de fechas o las unidades que se muestran en el gráfico y la tabla, haga clic en Opciones de vista y, a continuación, seleccione las opciones apropiadas. 7. Si seleccionó varios recursos en la página anterior, puede utilizar la leyenda que presenta el gráfico para seleccionar los recursos que desea ver en el gráfico

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Reasignar una tarea a otro recurso Si actualmente tiene asignada (asignación: recurso específico asignado a una tarea concreta.) una tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) que se debería encargar a otro integrante del grupo, puede reasignar esa tarea en Microsoft Office Project Web Access. No es necesario reasignar la tarea para su aprobación por el jefe del proyecto para que esté disponible para agregarla al parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.) y al estado de tareas del otro integrante del grupo. Nota Dependiendo de la configuración elegida en su organización, puede que para su proyecto no esté disponible la reasignación de tareas en Office Project Web Access. Si necesita reasignar una tarea pero no aparecen las opciones para ello en la página Mi trabajo, póngase en contacto con su jefe de proyecto.

1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de tareas. 2. Coloque el cursor en la tarea que va a reasignar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Reasignar tarea. Sugerencia Para reasignar varias tareas, active la casilla de verificación que aparece junto a cada una de las tareas que desea reasignar y haga clic en Reasignar trabajo.

3. En la cuadrícula Seleccionar nuevos recursos, haga clic en Seleccionar recurso en la columna Volver a asignar a y, a continuación, seleccione un recurso en la lista. Esta lista contiene todos los recursos que están asignados al proyecto en ese momento. Nota Si es usted responsable de equipo, puede reasignar la tarea a todo el equipo de recursos, distribuyendo uniformemente el trabajo. Si no es responsable de equipo, las tareas se pueden reasignar sólo a un recurso. Si necesita reasignar la tarea a varios recursos y no es usted el responsable del equipo, póngase en contacto con el jefe de proyecto.

4. En el cuadro Comienzo, escriba la fecha de comienzo de la reasignación o selecciónela usando el calendario.

5. Si tiene algún comentario sobre la reasignación que desee enviar al jefe de 6. 7. 8.

proyecto, escríbalo en el cuadro Comentarios. Haga clic en Enviar para agregar la reasignación al estado de sus tareas. En la página Centro de tareas, active la casilla de verificación de la columna izquierda de la tarea que va a reasignar. Haga clic en Enviar seleccionados para enviar la reasignación a su jefe de proyecto. No es necesario que el jefe de proyecto apruebe la reasignación para que esté disponible para agregarla al parte de horas y el estado de las tareas del integrante del grupo.

Nota Cuando una tarea se reasigna por completo a otro recurso y se aprueba la reasignación, todo el trabajo restante de la tarea se asigna al nuevo recurso. Si se han incluido datos reales en la tarea antes de la reasignación, el recurso original seguirá estando asignado a la tarea que corresponde con la fecha de comienzo de la asignación al nuevo recurso. Si no se han especificado datos reales para la tarea, se reasigna toda la tarea al nuevo recurso, y se quita la asignación original del recurso

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Cambiar los detalles de los recursos Algunas veces, al importar recursos en Microsoft Office Project Server, hay que modificar la información de esos recursos debido a cambios en la organización o en el estado de los recursos. Se puede cambiar información de los recursos, como las direcciones de correo electrónico, el estado activo, el tipo de reserva, la disponibilidad y el centro de costo. Nota Alguna información sobre los recursos, como los programas de trabajo, puede cambiarse con Microsoft Office Project Professional. Para cambiar esta información, seleccione el recurso y después haga clic en Abrir. Se abre Project Professional con la Hoja de recursos. En Project, realice los cambios en el recurso y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú Archivo.

1. En Inicio rápido, haga clic en Recursos. 2. Para que aparezca una lista de recursos en el cuadro Vista, seleccione uno de los

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siguientes tipos de recursos:  Todos los recursos Si desea ver todos los recursos de empresa de la organización, seleccione esta opción.  Recursos de costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea o de la duración de una tarea como, por ejemplo, precio del billete de avión o alojamiento, seleccione esta opción.  Recursos materiales Si desea ver materiales consumibles o suministros, como hormigón, madera o clavos, seleccione esta opción.  Recursos de trabajo Si desea ver las personas y el equipo que trabajan para realizar una tarea, seleccione esta opción. En la tabla, seleccione el recurso cuya información desea cambiar y haga clic en Editar detalles.

Sugerencia Para seleccionar recursos adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en el primer y último recurso. Para seleccionar recursos no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los recursos que desee. Puede cambiar la información para cada recurso por turno. Puede cambiar los elementos siguientes: 

Nombre del recurso Incluye el nombre real del recurso, así como la dirección de correo electrónico y el valor Estructura detallada de los recursos (EDR (EDR (estructura detallada de los recursos): estructura que describe la jerarquía de una organización. El código EDR define la posición jerárquica que posee un recurso en la organización.)).

Para permitir que se asigne un recurso a tareas, active la casilla de verificación Puede asignarse como recurso del proyecto. 

Tipo de recurso Para cambiar el tipo de recurso, en la lista Tipo, seleccione recurso de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.), recurso de costo o recurso material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.). También puede elegir si el recurso es un recurso del presupuesto o un recurso genérico recursos genéricos: recursos con marcador de posición que se utilizan para especificar las cualificaciones necesarias para una tarea específica.) al activar la casilla de verificación Presupuesto o la casilla de verificación Genérico.

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Puede elegir si es un recurso confirmado (recurso comprometido: recurso que se asigna formalmente a cualquier asignación de tarea de las que se incluyen dentro de un proyecto. Es el tipo de reserva predeterminado.) o un recurso propuesto (recurso propuesto: recurso con asignación de recurso pendiente para una asignación de tarea que no se ha autorizado todavía. Esta asignación de recurso no resta disponibilidad al recurso para trabajar en otros proyectos.) para trabajar en un proyecto, mediante el cuadro Tipo de reserva predeterminado. 



Redistribución Para excluir este recurso del proceso de redistribución (redistribuir: resolver conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas. Cuando Project redistribuye un recurso, las asignaciones seleccionadas del recurso se distribuyen y se vuelven a programar.), desactive la casilla de verificación Puede redistribuirse. Administrador del parte de horas y propietario de asignación predeterminado Si el recurso es un administrador del parte de horas para el recurso, escriba o busque el nombre del administrador en el cuadro Administrador del parte de horas.

Para especificar el propietario de asignación, escriba o busque el nombre del propietario de asignación en el cuadro Propietario de asignación predeterminado. Normalmente, el propietario de asignación es el recurso de trabajo que se asignó inicialmente a la tarea. 







Información del grupo Si el recurso es un integrante del grupo, seleccione el cuadro Es equipo y después escriba el nombre del equipo en el cuadro Nombre del grupo. También puede buscar el nombre del grupo haciendo clic en Examinar . Disponibilidad Para cambiar la disponibilidad del recurso en los cuadros Fecha disponible más próxima y Última fecha disponible, haga clic en Selector de fecha y, a continuación, haga clic en las fechas del calendario. Códigos de grupo y costo Si la organización crea códigos con fines de agrupación y costos, seleccione estos códigos en los cuadros Grupo, Código y Centro de costos. Hipervínculo Si este recurso mantiene un sitio Web de equipo, escriba el destino del hipervínculo y la dirección URL (dirección URL: acrónimo de Uniform Resource Locator [Localizador de recursos universal]. Estándar para asignar un nombre y localizar un objeto en Internet, como un archivo o un grupo de noticias. Las direcciones URL se utilizan ampliamente en el World Wide Web y figuran en documentos HTML para especificar el destino de un hipervínculo.) en los cuadros Nombre de hipervínculo y Dirección URL de hipervínculo, respectivamente.

4. La organización puede necesitar información adicional sobre los recursos. En 5.

Campos personalizados del recurso, escriba la información que necesita la organización para cada recurso. Haga clic en Guardar. Si ha seleccionado varios recursos, haga clic en Guardar/Siguiente para cambiar la información del siguiente recurso.

Nota También puede cambiar la misma información en varios recursos a la vez al seleccionar los recursos y hacer clic en Edición masiva en el menú Acciones. No se puede modificar masivamente información específica de recursos individuales

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Personalizar Project Web Access Elementos a personalizar Entre los diversos elementos a personalizar, nos encontramos con aquellos imprescindibles para la administración de proyectos y con aquellos que gracias a su facilidad de cambio, podemos darle un sentido fácil a la información que generamos. Algunos elementos configurables son:

• • • • • •

Agregar o modificar una vista Dar formato a las barras de Gantt en Project Web Access Cambiar el formato de los niveles de agrupación Agregar o cambiar vínculos en Inicio rápido Crear o modificar un campo personalizado Configurar y administrar cubos OLAP para el Analizador de la cartera de proyectos

Personalizar Project Web Access

Agregar o modificar una vista Los integrantes del grupo pueden ver información del proyecto seleccionando diferentes vistas en la lista Ver, que se encuentra en la parte superior de la mayoría de las páginas de Microsoft Office Project Web Access. Como administrador, puede satisfacer mejor las necesidades de información de la organización agregando nuevas vistas y modificando las existentes. 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. 2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Administrar vistas. Aparecerá una lista de vistas. 3. Haga clic en Nueva vista. Para modificar una vista existente, seleccione el nombre de la vista que desea modificar. 4. En la sección Nombre y tipo, en la lista Tipo de vista, seleccione el tipo de vista que está agregando: 

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Proyecto Utilice este tipo de vista para revisar la información detallada sobre tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.), asignaciones (asignación: recurso específico asignado a una tarea concreta.) y recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) de un proyecto específico cuando un miembro del equipo haga clic en un proyecto en el Centro de proyectos. Centro de proyectos Utilice este tipo de vista para revisar información sobre los proyectos del Centro de proyectos. Asignaciones de recursos Utilice este tipo de vista para revisar los detalles relativos a asignaciones de recursos específicas. Centro de recursos Utilice este tipo de vista para revisar y comparar los recursos del Centro de recursos. Análisis de datos Utilice este tipo de vista para revisar información de proyecto y de recursos usando informes de Tabla dinámica (Tabla dinámica: tabla interactiva que resume grandes cantidades de datos. Puede girar sus filas y columnas para ver distintos resúmenes de los datos originales, filtrar los datos mediante su visualización en distintas páginas, o bien mostrar los detalles.) o Gráfico dinámico (Gráfico dinámico: proporciona una representación gráfica de los datos en un informe de Tabla dinámica, un informe general interactivo que resume y analiza datos. Utilice el Analizador de la cartera de proyectos para seleccionar los datos que desee que se muestren en un informe de Gráfico dinámico.).

Nota Para crear una vista de Análisis de datos, debe crear primero un cubo OLAP (Online Analytical Processing). Encontrará vínculos con más información sobre cómo configurar y administrar un cubo OLAP para el análisis de datos en la sección Vea también.    

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Mi trabajo Los integrantes del grupo usan este tipo de vista para revisar sus asignaciones de tareas. Planeamiento de recursos Los administradores usan este tipo de vista para crear planeamientos de recursos para sus proyectos. Tareas de equipo Los integrantes del grupo usan este tipo de vista para revisar las tareas a las que su equipo está asignado como recurso. Generador de equipos Los administradores usan este tipo de vista para crear un equipo para su proyecto (no un planeamiento de recursos).

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

Parte de horas Los integrantes del grupo usan este tipo de vista para informar del tiempo relacionado con los proyectos a los que están asignados.

5. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la nueva vista. 6. En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la nueva vista. 7. En la sección Tabla y campos, en la lista Campos disponibles, seleccione los campos que desee incluir en la vista y, a continuación, haga clic en Agregar. Si está agregando una vista de Proyecto, encima de la lista Campos disponibles, haga clic en Tarea, Recurso o Asignación para definir el tipo de información a mostrar en la vista. Notas  Para definir una anchura de campo, bajo Campos mostrados, haga clic en el campo y, a continuación, haga clic en la opción Ancho del campo. Escriba un ancho de campo en píxeles,o haga clic en la opción Ajustar automáticamente este campo al ancho.  Puede cambiar el orden de los campos en la vista. Seleccione el campo que desee mover y, a continuación, haga clic en Arriba o Abajo. 8. En la sección Formato de vista, elija qué formato desea para la vista. Para las vistas Proyecto, Centro de proyectos y Asignaciones de recursos, en la lista Formato del diagrama de Gantt, seleccione el tipo de vista de diagrama de Gantt que desee usar para mostrar información. 9. En el cuadro Specify the left offset for the splitter-bar in this view, escriba una medida de desplazamiento en píxeles para definir la ubicación de la barra divisoria en la vista. 10. En la lista Mostrar, seleccione el número de niveles de esquema que desea mostrar de forma predeterminada en esta vista. 11. En la lista Formato de agrupación, seleccione el estilo de agrupación que desee utilizar y, a continuación, defina el orden de agrupación usando las listas Agrupar por y Luego por. Nota Si agrupa por un campo de fecha, tal como Comienzo, los proyectos se agruparán en incrementos de minuto. 12. En la lista Ordenar por, seleccione los campos por los que desee ordenar la vista. En la lista Orden, seleccione Ascendente o Descendente para definir el orden en el que desea ordenar la vista. 13. Haga clic en Filtro para crear o modificar filtros que puede aplicar a esta vista. En el cuadro de diálogo Definir filtro personalizado, seleccione un campo en la lista Nombre del campo y una prueba en la lista Prueba y, a continuación, escriba un valor para la prueba en el cuadro Valor. Puede establecer un intervalo de valores escribiendo dos valores separados por una coma (,) en el cuadro Valor. Si el filtro contiene más de una fila de criterio, seleccione un operador en la columna Y/O para iniciar una nueva fila. Sugerencia Para probar el filtro antes de aplicarlo a la vista, haga clic en Validar filtros. 14. En la sección Categorías de seguridad, haga clic en una categoría (categoría: dentro de Project Server, correspondencia de usuarios con proyectos y vistas. Cada categoría tiene un nombre y permite a los usuarios de esa categoría tener acceso a proyectos concretos a través de un conjunto específico de vistas.) de la lista Categorías disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar. 15. Haga clic en Guardar

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Agregar o cambiar vínculos en el inicio Inicio rápido contiene vínculos a páginas, listas y bibliotecas en Microsoft Office Project Web Access. Puede agregar o cambiar los vínculos de Inicio rápido para facilitar a los usuarios de la organización la exploración de Project Web Access.

Agregar un vínculo 1. 2. 3. 4.

En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. En la página Configuración del servidor, haga clic en Inicio rápido. Haga clic en Nuevo vínculo. En la sección Dirección URL, en el cuadro Nombre de vínculo personalizado, escriba el nombre del vínculo como desee que aparezca en Inicio rápido. Si la organización ha creado una página personalizada para este vínculo, escriba su nombre en el cuadro Dirección Web personalizada.

Nota Si no sabe con seguridad cuál es la dirección Web personalizada, consulte al integrador de software o al programador de la organización. 5. En la sección Encabezado, defina dónde desea mostrar el nuevo vínculo:  Para crear un nuevo encabezado en Inicio rápido, bajo el que aparecerá el nuevo vínculo, seleccione Nuevo encabezado en la lista Encabezado.  Para mostrar el nuevo vínculo bajo un encabezado existente en Inicio rápido, seleccione el nombre de encabezado en la lista Encabezado. 6. Para mostrar el elemento de menú a todos los integrantes del grupo, en el cuadro ¿Desea mostrar el vínculo en el menú de inicio rápido? seleccione Sí o No. 7. Haga clic en Aceptar para guardar el vínculo.

Cambiar un vínculo 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. 2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Inicio rápido. 3. En la sección Editar barra de Inicio rápido, elija cómo desea mostrar los vínculos: o Todas las secciones Seleccione esta opción para expandir todos los vínculos bajo todos los elementos de menú de Inicio rápido. o Sólo la sección actual Seleccione esta opción para contraer todos los elementos de menú, excepto para el elemento de menú actualmente seleccionado. 2. Para mostrar elementos de menú de Microsoft Windows SharePoint Services en Inicio rápido, haga clic en Mostrar elementos de menú de Windows SharePoint Services. Sugerencia Estos elementos de menú suelen aparecer en la parte inferior de Inicio rápido y pueden incluir Imágenes, Listas, Discusiones o Encuestas. 3. Para cambiar un encabezado o los vínculos bajo un encabezado, bajo la sección Establecer detalles de elemento de menú, haga clic en un encabezado o un vínculo. 4. En la sección Dirección URL, en el cuadro Nombre de vínculo personalizado, escriba el nombre del vínculo como desee que aparezca en Inicio rápido. Si la organización ha creado una página personalizada para este vínculo, escriba su nombre en el cuadro Dirección Web personalizada.

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Nota Si no sabe con seguridad cuál es la dirección Web personalizada, consulte al integrador de software o al programador de la organización. 5. Para mostrar el elemento de menú a todos los integrantes del grupo, en el cuadro ¿Desea mostrar el vínculo en el menú de inicio rápido? haga clic en Sí o No. 6. Haga clic en Aceptar para guardar el vínculo. Notas  Para eliminar un vínculo, en la página Opciones de Inicio rápido , seleccione la fila y, a continuación, haga clic en Eliminar vínculo. Solamente puede eliminar los vínculos que cree. No puede eliminar vínculos predeterminados.  Los vínculos aparecen en Inicio rápido en el orden en que aparecen en la sección Establecer detalles de elemento de menú. Para cambiar el orden de los vínculos, seleccione una fila y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar

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Crear o modificar un campo personalizado Dentro de Microsoft Office Project Web Access puede crear o modificar campos (campo: ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico que contiene un determinado tipo de información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. Por ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar en una columna.) personalizados y agregarlos a sus proyectos. También puede aplicar listas (o atributos) a los campos personalizados que ayuden a crear los valores que verán y utilizarán los integrantes del grupo. Dichos atributos se derivan de: 



Tablas de consulta Estas tablas contienen valores predefinidos que, una vez creados, los integrantes del grupo pueden seleccionar en una lista cuando agreguen un campo personalizado a sus planes de proyecto. Fórmulas Para generar valores de los campos se puede generar valores de los campos realizando cálculos con varios campos y funciones.

Crear o modificar un campo personalizado 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. 2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Definición de campos personalizados de empresa. 3. Para crear un campo nuevo, haga clic en Nuevo campo. Si desea modificar un campo, seleccione el campo que desea modificar haciendo clic en el nombre del campo en la tabla. 4. En la página Nuevo campo personalizado (o en la página Editar campo personalizado si va a modificar un campo existente), escriba un nombre para el campo en el cuadro Nombre. 5. En la sección Entidad y tipo, en la lista Entidad, haga clic en Proyecto, Recurso o Tarea y, a continuación, en la lista Tipo, haga clic en el tipo de campo. 6. En la sección Atributos personalizados, indique si el campo tiene asociada una tabla de consulta o valores predefinidos, o si utiliza una fórmula para definir sus valores. Si desea crear o modificar una tabla de consulta, vea Crear o modificar una tabla de consulta. 7. Para mostrar los valores de los campos como el tipo de datos o como texto para mostrar que ha seleccionado en la sección Entidad y tipo, en la sección Valores para mostrar, seleccione Datos. 8. Para mostrar indicadores gráficos en vez de datos, en la sección Valores para mostrar, seleccione Indicadores gráficos. 





En la lista Criterios para, haga clic en Filas de resumen, Filas que no son de resumen o en Resumen del proyecto para especificar para qué tipo de información desea mostrar indicadores gráficos. Para restringir el tipo de información que desea mostrar con indicadores gráficos, seleccione una prueba en la cuadrícula, un valor de campo con el que realizar la prueba y la imagen que mostrar para el indicador gráfico. Active la casilla de verificación Mostrar el valor de los datos en la información de herramientas si desea mostrar el valor del campo como información en pantalla.

9. En la sección Requerido, seleccione Sí o No para indicar si es necesario que los usuarios escriban datos en este campo. Por ejemplo, puede mostrar la imagen de un botón rojo si el valor de un campo de costo supera el presupuestado.

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10. Haga clic en Guardar. Nota Si utiliza un indicador gráfico para definir el valor del campo, se abre Microsoft Office Project Professional 2007 al hacer clic en Guardar para comprobar los indicadores gráficos o las funciones de la fórmula. Cierre Office Project Professional 2007 cuando haya terminado de crear o modificar el campo. No es necesario realizar más personalizaciones desde dentro de Project Professional en el campo personalizado creado en Project Web Access.

Crear o modificar una tabla de consulta 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. 2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Definición de campos personalizados de empresa. 3. Para crear una nueva tabla de consulta, haga clic en Nueva tabla de consulta. Para modificar una tabla de consulta existente, haga clic en el nombre de la misma en la tabla Tablas de consulta para campos personalizados. 4. En la página Nueva tabla de consulta (o en la página Modificar tabla de consulta si va a modificar una tabla de consulta existente), escriba en el cuadro Nombre un nombre para la tabla de consulta. 5. En la sección Tipo, seleccione el tipo de información del proyecto que desea utilizar en la tabla de consulta. 6. En la sección Máscara de código, especifique la estructura numérica o alfabética de cada valor incluido en la tabla de consulta. Por ejemplo, si desea que los valores de la tabla de consulta contengan dos letras seguidas por tres números en una estructura jerárquica, en la primera fila de la tabla de máscara de código, haga clic en Caracteres, escriba 2 para indicar el número de caracteres; a continuación, escriba un punto para usarlo como separador entre los valores. En la segunda fila, haga clic en Números, escriba 3 y escriba un separador para la segunda parte del valor de la tabla de consulta. Sugerencia En el cuadro Vista previa del código se muestra la estructura de los códigos de campo de consulta. 7. En la sección Tabla de consulta, escriba los valores en la tabla y cree una relación jerárquica entre cada valor. Estos valores deben ajustarse a la definición de máscara de código especificada en la sección Máscara de código. Éstos son los valores que podrán seleccionar los usuarios cuando escriban datos en los campos personalizados. Para ayudar a crear la relación jerárquica entre los valores, haga clic en los botones de la barra de herramientas situada por encima de la tabla: 

Para especificar una relación jerárquica, seleccione la fila que contiene el valor al que desea aplicar una sangría y haga clic en Aplicar sangría



Para crear una nueva fila, haga clic en Insertar fila

.

.

Para continuar con el ejemplo anterior, si desea que los valores de la tabla de consulta contengan dos letras seguidas de tres números en una estructura jerárquica, en la primera fila de los valores de la tabla de consulta, escriba el valor de los dos primeros caracteres. En la segunda, tercera y cuarta filas, escriba los números de tres dígitos que están jerárquicamente relacionados con la primera fila y aplique sangría a las filas situadas

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debajo de la primera. En la quinta fila, escriba el valor del segundo carácter de dos letras, y así sucesivamente.

Crear una fórmula para un campo personalizado 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. 2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Definición de campos personalizados de empresa. 3. Haga clic en el nombre del campo con el que desea asociar una fórmula, o bien, haga clic en Nuevo campo. 4. En la página Nuevo campo personalizado (o en la página Editar campo personalizado si va a modificar una fórmula existente), dentro de la sección Atributos personalizados, haga clic en Fórmula. 5. Para obtener ayuda para preparar una función, haga clic en Seleccionar función. En la lista de funciones, haga clic en una categoría de función y, a continuación, en la función que desea utilizar. En el cuadro aparece la función. 6. Para desarrollar la función más ampliamente, haga clic en Seleccionar operador y haga clic en un operador. El operador se agrega a la fórmula. Tenga en cuenta lo siguiente cuando genere una fórmula: 



Incluya los campos de Project entre corchetes. Por ejemplo, la fórmula [Name]&"."&[Project] devolverá un valor que incluye el nombre de la tarea seguido del proyecto con un punto (.) entre ambos nombres, con el formato NombreTarea.NombreProyecto. Las fórmulas pueden contener hasta 29 niveles (nidos) de funciones.

7. Haga clic en Guardar para guardar el campo con la fórmula asociada. Nota Cuando haga clic en Guardar, se abrirá Microsoft Office Project Professional 2007 para comprobar las funciones contenidas en la fórmula. Cierre Office Project Professional 2007 cuando haya terminado de crear o de modificar el campo. No es necesario que guarde los campos en Project Professional, ya que Project sólo se utiliza para comprobar la fórmula

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Crear y configurar cubos OLAP para analizar proyectos Los cubos de procesamiento analítico en línea (OnLine Analytical Processing, OLAP) para el Analizador de cartera de proyectos constituyen una característica eficaz de análisis e informes de Microsoft Office Project Web Access que permite realizar análisis complejos de los datos de un proyecto. Los cubos OLAP contienen información de compromisos, tarea, recurso, proyecto, asignación, problemas y riesgos que los integrantes del grupo pueden examinar fácilmente mediante los datos de Tabla dinámica y las vistas de Gráfico dinámico en la página Analizador de la cartera de proyectos . Microsoft Office Project Server proporciona un número de cubos OLAP previamente configurados que pueden utilizarse para explorar la información de tareas y recursos. El proceso de programar la generación, especificar los campos y personalizar los cubos OLAP se produce en Project Web Access e implica la elección de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services, la creación de una programación para generar el cubo OLAP y, opcionalmente, la incorporación de campos personalizados a cada cubo. Agregar estos campos personalizados permite ampliar el cubo OLAP de Project Server agregando, por ejemplo, una dimensión de idioma para el cubo de recursos. También se podrían mostrar más datos corporativos agregando al cubo OLAP campos de medida para los costos que no sean del proyecto. Nota Para configurar y administrar un cubo OLAP es necesario que en primer lugar se configure Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services y que se establezcan sus permisos.

Crear una programación para generar cubos OLAP 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. 2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Configuración de generación. 3. En la sección Configuración de servicios de análisis, escriba el nombre del servidor de Analysis Services en el cuadro Servidor. 4. Escriba el nombre de la base de datos que utiliza Analysis Services, en el cuadro Base de datos. Si la base de datos no existe, se creará una de forma automática. De manera opcional, escriba la dirección de la extranet que utiliza Analysis Services en el cuadro Dirección URL de la extranet. También puede escribir una descripción de la ubicación de la dirección URL de la extranet del servidor de Analysis Services en el cuadro Descripción, si necesita distinguirlo de otros servidores de Analysis Services. 5. En la sección Intervalo de fechas de la base de datos, seleccione el intervalo de fechas de datos que desea incluir en el cubo OLAP: 





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Si selecciona Utilizar la fecha de comienzo del proyecto más próxima y la fecha de fin más tardía, el cubo se genera de forma que incluye la fecha de comienzo más próxima y las fechas más tardías en las tareas del proyecto. Si selecciona Use las siguientes unidades de tiempo futuro y pasado para calcular el intervalo de fechas del momento en el que se generó el cubo, en los cuadros Último y Siguiente, indique el número de días, semanas o meses, antes y después de la fecha actual que desea utilizar en el cubo OLAP. Si selecciona Utilizar el intervalo de fechas fijo especificado a continuación, especifique una fecha en los campos Desde y Hasta.

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6. En Frecuencia de actualización de cubo, elija con qué frecuencia desea actualizar los datos del cubo. 7. Para empezar a generar el cubo OLAP, haga clic en Guardar y generar ahora. De lo contrario, haga clic en Guardar y el cubo se actualizará basándose en la programación elegida en la sección Frecuencia de actualización de cubo. Sugerencia Para comprobar el estado de generación de los cubos OLAP, haga clic en Configuración de servidor y, a continuación, en la página Configuración del servidor, haga clic en Estado de generación.

Especificar qué campos (dimensiones) se van a utilizar para los cubos OLAP al usar las vistas Análisis de datos 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. 2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Administrar vistas. 3. Haga clic en Nueva vista y después en la sección Tipo de vista, haga clic en Análisis de datos. 4. Escriba el nombre y la descripción de la vista que los integrantes del grupo verán en la página Analizador de la cartera de proyectos en los cuadros Nombre y Descripción. 5. En la sección Configuración de servicios de análisis, especifique el servidor de Analysis Services predeterminado que la organización utiliza como generador de cubos, o bien otro servidor de Analysis Services. Si selecciona otro servidor, escriba su nombre y, opcionalmente, su dirección de la extranet. 6. En la lista Base de datos de Analysis Services, seleccione la base de datos que desea utilizar. 7. En la lista Cubo, seleccione el cubo que desea utilizar. Nota Si ha seleccionado un servidor de Analysis Services personalizado, haga clic en Aplicar para ver una lista de las bases de datos y cubos de ese servidor. 8. En la sección Opciones de vista, seleccione cómo desea que aparezca la información desde el cubo:  

Haga clic en Gráfico dinámico para mostrar la información en formato de gráfico. Haga clic en Tabla dinámica para mostrar la información en formato de tabla.

Nota También puede mostrar las vistas Gráfico dinámico encima de las vistas Tabla dinámica seleccionando Tabla dinámica y gráfico dinámico. Puede obtener un vista previa de los resultados en Ver definición. 9. Haga clic en Tabla dinámica y gráfico dinámico para mostrar la información en ambos formatos, formato de gráfico y formato de tabla. 10. Active la casilla de verificación Mostrar lista de campos para que aparezca una lista de los campos que se pueden agregar a los datos de Gráfico dinámico o a las vistas Tabla dinámica. Aparecerá el cuadro de diálogo Lista de campos de tabla dinámica. Los campos que aparecen enumerados en Totales son campos de dimensión que pueden agregarse al área central de la vista Gráfico dinámico o de la vista Tabla dinámica. Todos los demás tipos de campos son campos de dimensión que se pueden agregar a las áreas Columna, Fila y Filtro de la vista Tabla dinámica o vista Gráfico dinámico, dependiendo de cómo desea que los integrantes del grupo vean y clasifiquen los datos.

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11. Active la casilla de verificación Mostrar barra de herramientas para que se muestre una barra de herramientas de formato encima de la vista Gráfico dinámico o de la vista Tabla dinámica. 12. Para especificar las categorías (categoría: dentro de Project Server, correspondencia de usuarios con proyectos y vistas. Cada categoría tiene un nombre y permite a los usuarios de esa categoría tener acceso a proyectos concretos a través de un conjunto específico de vistas.) de seguridad a las que pertenecen la vista Gráfico dinámico o la vista Tabla dinámica, en la sección Categorías de seguridad, seleccione una categoría de la lista Categorías disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar. 13. Haga clic en Guardar para crear la vista.

Personalizar los cubos OLAP predefinidos Puede aplicar los campos predeterminados de la organización para definir previamente los cubos OLAP de forma que muestren la información que los integrantes del grupo necesitan para analizar los datos posteriormente. 1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor. 2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Configuración. 3. En la sección Dimensiones del cubo, seleccione el cubo que desea personalizar. En la lista Campos disponibles, seleccione los campos personalizados que desea agregar al cubo como dimensiones y, a continuación, haga clic en Agregar. Los campos agregados a la dimensión del cubo se agregan a la lista Dimensiones seleccionadas. Nota La lista de campos sólo contiene los campos personalizados por la organización. 4. En la sección Medidas del cubo, haga clic en el cubo que desea personalizar. En la lista Campos disponibles, seleccione los campos personalizados que desea agregar al cubo como medidas y, a continuación, haga clic en Agregar. Los campos que desea agregar a las medidas del cubo se agregan en la lista Medidas seleccionadas. Nota La lista de campos sólo contiene los campos personalizados por la organización. 5. Haga clic en Guardar para actualizar el cubo OLAP con la nueva información de campo. La próxima vez que se genere el cubo OLAP, contendrá esta nueva información. Nota Si agregó un campo personalizado que no contiene ningún dato asociado a él, el campo personalizado no se mostrará en el cubo. Puede personalizar aún más los campos del cubo mediante la creación de una secuencia de comandos MDX (Multiple Dimension Expression) para manipular la información de los campos del cubo. 1. En Integrantes calculados, seleccione el cubo OLAP para el que desea crear la secuencia de comandos MDX calculada. 2. Para seleccionar una expresión MDX, haga clic en Insertar. También puede eliminar una expresión seleccionando la fila y haciendo clic en Eliminar. 3. En Nombre del integrante, escriba el nombre del integrante calculado.

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4. En Expresión MDX, escriba la secuencia de comandos MDX que define al integrante. 5. Haga clic en Guardar para aplicar la secuencia de comandos MDX al cubo OLAP. La próxima vez que se genere el cubo, el cubo OLAP contendrá esta información

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Resolución de Problemas comunes Los partes de horas para aceptar o rechazar no aparecen Síntomas No ve ninguno de los partes de horas de Microsoft Office Project Web Access de cuya aceptación o aprobación es responsable.

Causa El recurso u otros de la cadena de aprobación deben especificarle, como el siguiente usuario de la cadena, para que aparezca un parte de horas en su lista de partes de horas.

Solución Compruebe que tiene partes de horas sin enviar. Si es así, solicite que se los envíen. 1. En Inicio rápido, bajo Aprobaciones, haga clic en Parte de horas. 2. En la página Aprobaciones de partes de horas, haga clic en Configuración y, a continuación, seleccione Filtrar para mostrar partes de horas. 3. En el área de filtro de la página Aprobaciones de partes de horas, haga clic en Mis partes de horas no enviados de recursos. 4. Seleccione las opciones de filtro de fechas o recursos, o de ambos, para el tipo de parte de horas. 5. Haga clic en Aplicar para ver los partes de horas que deberían haberle enviado y que aún no se han enviado

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Después de aprobar un parte de horas, el estado se establece como Aceptable, no en Aprobado Síntomas Después de hacer clic en Aprobar para aprobar un parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.), el parte aparece marcado como Aceptable.

Causa Sólo el último aprobador de la cadena de aprobación cambia realmente el estado a Aprobado.Todos los aprobadores anteriores simplemente marcan el parte de horas como aceptado por ellos, lo que indica que se recomienda al siguiente aprobador que apruebe el parte de horas.

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¿Qué significan los indicadores de las tareas? La página tareas muestra las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) asignadas y puede mostrar varios indicadores (indicadores: pequeños iconos que representan información de una tarea o un recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo Indicadores está situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) gráficos. La tabla siguiente describe estos indicadores y sus significados. Indicador

Significado

Acción recomendada

La tarea fue agregada después de No es necesaria ninguna acción. Si desea la última vez que se vio la página. solicitar que se elimine esta asignación, elimine la nueva tarea. El administrador de proyecto Póngase en contacto con el administrador rechazó los datos reales. de proyecto para resolver el problema y, a continuación, envíe de nuevo los datos reales. La asignación se ha modificado Revise las modificaciones de la asignación desde la última vez que se guardó y consulte con el administrador del su estado. Los cambios del proyecto según sea necesario. administrador de proyecto sobrescribieron los cambios realizados. Introdujo el estado y lo guardó, No es necesaria ninguna acción. Haga clic pero aún no se ha enviado. en Enviar seleccionados cuando esté listo para enviar el estado al administrador. Hay una nota adjunta a esta tarea. Haga clic en el indicador de la nota para leerla. Hay un documento asociado con Seleccione la tarea y, a continuación, esta tarea. seleccione un documento de la lista para verlo. Hay un riesgo asociado con esta Seleccione la tarea y, a continuación, tarea. seleccione un riesgo en la lista para revisarlo. Hay un problema asociado con esta Seleccione la tarea y, a continuación, tarea. seleccione un problema en la lista para revisarlo. Fig. 1. Interfaz de Project Web Access

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