Microsoft Excel

MÓDULO 3

Microsoft Excel 2003 Core

© Derechos Reservados Sociedad Iberoamericana para la Formación, Investigación e Innovación Pedagógica S.C. Prolongación Real de San Pedro #452, Fracc. Campestre Real del Potosí 78438 San Luis Potosí, S.L.P., México (444) 835.0540 www. sifiip.com

TABLA DE CONTENIDO 3.1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO ................................................. 5 3.1.1. Cuadro de nombres ................................................................................................................ 5 3.1.2. Barra de fórmulas ................................................................................................................... 5 3.1.3. Columnas ............................................................................................................................... 5 3.1.4. Filas ........................................................................................................................................ 5 3.1.5. Celdas .................................................................................................................................... 5 3.1.6. Etiquetas de hoja de cálculo .................................................................................................. 6 3.1.7. Botones de desplazamiento ................................................................................................... 6 3.1.8. Barra de estado ...................................................................................................................... 6 3.1.9. Área de autocalcular .............................................................................................................. 6 3.2. MANEJO DEL ENTORNO................................................................................................................ 7 3.2.1. Hoja de cálculo ....................................................................................................................... 7 3.2.2. Insertar ................................................................................................................................... 7 3.2.3. Eliminar ................................................................................................................................... 7 3.2.4. Cambiar nombre ..................................................................................................................... 8 3.2.5. Color de etiqueta .................................................................................................................... 9 3.2.6. Seleccionar ............................................................................................................................. 9 3.2.7. Mover o copiar ...................................................................................................................... 10 3.2.8. Filas ...................................................................................................................................... 10 3.2.8.1. Seleccionar ................................................................................................................... 10 3.2.8.2. Insertar .......................................................................................................................... 11 3.2.8.3. Eliminar ......................................................................................................................... 11 3.2.8.4. Alto ................................................................................................................................ 11 3.2.8.5. Ocultar ........................................................................................................................... 12 3.2.8.6. Mostrar .......................................................................................................................... 12 3.2.9. Columnas ............................................................................................................................. 13 3.2.9.1. Seleccionar ................................................................................................................... 13 3.2.9.2. Insertar .......................................................................................................................... 14 3.2.9.3. Eliminar ......................................................................................................................... 14 3.2.9.4. Ocultar ........................................................................................................................... 14 3.2.9.5. Mostrar .......................................................................................................................... 15 3.2.10. Celdas ........................................................................................................................... 16 3.2.10.1. Seleccionar ................................................................................................................... 16 3.2.10.2. Insertar .......................................................................................................................... 17 3.2.10.3. Eliminar ......................................................................................................................... 18 3.3. LA HOJA DE CÁLCULO................................................................................................................. 18 3.3.1. Tipo de datos ........................................................................................................................ 18 3.3.2. Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos ........................................................ 19 3.3.3. Copiar fórmulas .................................................................................................................... 20 3.3.4. Consolidar datos................................................................................................................... 21 3.4. FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO ............................................................................................. 23 3.4.1. El diálogo celdas .................................................................................................................. 23 3.4.2. Ordenar listas ....................................................................................................................... 25 3.4.3. Autoformato a hojas de cálculo ............................................................................................ 28 3.5. VISTA PREVIA ............................................................................................................................... 29 3.5.1. Botón siguiente ..................................................................................................................... 29 3.5.2. Botón anterior ....................................................................................................................... 30 3.5.3. Botón zoom .......................................................................................................................... 30 3.5.4. Diálogo Configurar página .................................................................................................... 30 3.5.4.1. Escala............................................................................................................................ 30 3.5.4.2. Tamaño de papel .......................................................................................................... 30 3.5.5. Ficha Márgenes .................................................................................................................... 31 3.5.5.1. Superior ......................................................................................................................... 31 3.5.5.2. Inferior ........................................................................................................................... 31 3.5.5.3. Derecho ......................................................................................................................... 31 3.5.5.4. Izquierdo ....................................................................................................................... 31

3.5.5.5. Encabezado .................................................................................................................. 31 3.5.5.6. Pie de página ................................................................................................................ 31 3.5.5.7. Centrar en la página...................................................................................................... 31 3.5.6. La ficha Encabezado y pie de página .................................................................................. 32 3.5.6.1. Preestablecidos por Excel ............................................................................................ 32 3.5.6.2. Personalizar encabezado y pie de página .................................................................... 32 3.5.7. La ficha hoja ........................................................................................................................ 34 3.5.7.1. Área de impresión ......................................................................................................... 34 3.5.7.2. Imprimir títulos ............................................................................................................... 34 3.5.7.3. Líneas de división ......................................................................................................... 34 3.5.7.4. Blanco y negro .............................................................................................................. 35 3.5.7.5. Calidad de borrador ...................................................................................................... 35 3.5.7.6. Títulos de filas y columnas ............................................................................................ 35 3.5.8. Inserción y eliminación de saltos de página ......................................................................... 36 3.5.9. Establecer/Borrar área de impresión ................................................................................... 37 3.5.10. Uso de la vista previa de página web ........................................................................... 37 3.6. FUNCIONES Básicas ..................................................................................................................... 38 3.6.1. 38 3.6.2. Ahora .................................................................................................................................... 38 3.6.3. Hoy ....................................................................................................................................... 39 3.6.4. Suma .................................................................................................................................... 39 3.6.5. Max ....................................................................................................................................... 40 3.6.6. Min ........................................................................................................................................ 40 3.6.7. Promedio .............................................................................................................................. 40 3.6.8. Contar ................................................................................................................................... 41 3.6.9. Contara ................................................................................................................................. 41 3.6.10. Si ................................................................................................................................... 41 3.7. USO DE PLANTILLAS ................................................................................................................... 43 3.7.1. ¿Qué es una plantilla? ......................................................................................................... 43 3.7.2. Uso de las plantillas incorporadas........................................................................................ 43 3.7.3. Creación de una plantilla nueva ........................................................................................... 44 3.8. MICROSOFT GRAPH .................................................................................................................... 46 3.8.1. Identificación de elementos .................................................................................................. 46 3.8.1.1. Conceptos básicos ........................................................................................................ 46 3.8.2. Asistente para gráficos ......................................................................................................... 47 3.9. HERRAMIENTAS DE USO GENERAL .......................................................................................... 55 3.9.1. Inmovilizar paneles ............................................................................................................... 55 3.9.2. Cambiar configuración del zoom .......................................................................................... 56 3.10. MANEJO DE IMÁGENES .......................................................................................................... 56 3.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto ............................................................................. 56 3.10.2. Barra de herramientas imagen ..................................................................................... 60 3.10.2.1. Color ............................................................................................................................. 60 3.10.2.2. Más contraste ............................................................................................................... 60 3.10.2.3. Menos contraste ........................................................................................................... 60 3.10.2.4. Más brillo ...................................................................................................................... 60 3.10.2.5. Menos brillo .................................................................................................................. 60 3.10.2.6. Recortar ........................................................................................................................ 61 3.10.2.7. Girar 90 grados a la izquierda. ..................................................................................... 61 3.10.2.8. Estilo de línea ............................................................................................................... 62 3.10.2.9. Definir color transparente ............................................................................................. 62 3.10.2.10. Restablecer imagen .................................................................................................... 63 3.10.3. Cuadros de texto ........................................................................................................... 63 3.10.4. Autoformas .................................................................................................................... 63 3.10.4.1. Líneas ........................................................................................................................... 64 3.10.4.2. Formas básicas ............................................................................................................ 64 3.10.4.3. Flechas de bloque ........................................................................................................ 65 3.10.4.4. Diagrama de flujo.......................................................................................................... 65

3.10.4.5. Cintas y estrellas .......................................................................................................... 66 3.10.4.6. Llamadas ...................................................................................................................... 66 3.11. Herramientas de uso general ..................................................................................................... 67 3.11.1. Ir a una celda específica ............................................................................................... 67 3.11.2. Portapapeles de Office.................................................................................................. 68 3.11.3. Crear hipervínculos ....................................................................................................... 69 3.11.4. Guardar como página Web ........................................................................................... 70 3.11.5. Copiar Formato ............................................................................................................. 71 3.11.6. Definir, Aplicar y Eliminar un estilo ............................................................................... 72

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3.1.

IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO 3.1.3.

3.1.1.

3.1.4. 3.1.2.

3.1.5.

3.1.1.

Cuadro de nombres

Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.

3.1.2.

Barra de fórmulas

Permite el acceso al contenido de una celda para su edición Considérese muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

3.1.3.

Columnas

Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 256 columnas que se identifican de la letra A a la IV.

3.1.4.

Filas

Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 65536.

3.1.5.

Celdas

Se le llama celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)

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3.1.6.

3.1.7.

3.1.6.

Etiquetas de hoja de cálculo

Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual son tantas que no alcanzan a verse todas en el área de hojas

3.1.7.

Botones de desplazamiento

3.1.8.

3.1.8.

3.1.9.

Barra de estado

Es a través de la barra de estado que Excel notifica de algunas acciones realizadas. Por ejemplo al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq num, cuando se desea copiar información apreciarás el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.

3.1.9.

Área de autocalcular

Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Cuenta, Cuenta números, Máximo, Mínimo.

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3.2.

MANEJO DEL ENTORNO

3.2.1.

Hoja de cálculo

Un libro nuevo de Microsoft Excel de manera predeterminada presenta tres hojas de cálculo. Si lo desea, puede modificar lo anterior aplicando el siguiente procedimiento: 1.- Abra el menú Herramientas 2.- Seleccione el comando Opciones 3.- Seleccione la Ficha General 4.- Modifique la opción Número de hojas en un nuevo libro Considere que así sólo afectará a los libros nuevos. Sin embargo, una vez creado un libro puede agregar o eliminar hojas.

3.2.2.

Insertar

Aunque existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de cálculo trataremos de abordar las más prácticas y sencillas Abra el menú Insertar y seleccione el comando Hoja de cálculo Menú contextual: De clic con el botón secundario del Mouse sobre una de las etiquetas de hoja de cálculo, cuando aparezca el menú contextual seleccione el comando Insertar...

A través de una combinación de teclas <Shift>

3.2.3.

Eliminar

La eliminación de hojas de cálculo se puede realizar de dos formas: A través del comando Eliminar Hoja que se encuentra en el menú Edición. La hoja que se elimina es la hoja actual o la que sea seleccionada Por medio del menú contextual.- De clic con el botón secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja de cálculo que se desea eliminar y seleccione el comando Eliminar

Microsoft Excel Core Specialist Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar está completamente vacía o no, si lo está, simplemente la eliminará de lo contrario mostrará el siguiente diálogo advirtiendo que la hoja puede tener información

3.2.4.

Cambiar nombre

Existen varias alternativas para cambiar el nombre a una hoja de cálculo. Las más prácticas y fáciles de aprender son las siguientes: Menú contextual.- De un clic secundario a la hoja a la que desea cambiar nombre y ejecute el comando cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la hoja de cálculo

De doble clic sobre la hoja a la cual se le cambiará el nombre,

Ahora solamente se deberá sobre escribir el nuevo nombre de hoja de cálculo

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3.2.5.

Color de etiqueta

A partir de la versión de Excel XP las hojas de cálculo se identifican por su nombre y su color. La forma más sencilla de cambiar el color de una etiqueta, es dando clic secundario sobre la etiqueta de la hoja de cálculo.

Es conveniente mencionar que en la hoja actual siempre aparecerá en color blanco. Esto es para indicar en cual hoja se está trabajando. Una vez que se abandone una hoja, aparecerá con el color que se le haya asignado

3.2.6.

Seleccionar

Para seleccionar una hoja sólo de clic sobre la etiqueta de la hoja que desee Para seleccionar varias hojas continuas, de clic en la primera hoja y mantenga presionada la tecla “shift” y de un clic en la última hoja a seleccionar Para seleccionar varias hojas no continuas, mantenga presionada la tecla “CTRL” mientras da clic sobre las etiquetas de las hojas que desea seleccionar Las hojas de cálculo se pueden seleccionar de forma múltiple para ejercer alguna acción en grupo. Por ejemplo, se podrán seleccionara varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de lugar o bien para darles formatos específicos al mismo tiempo. Ejercicio: 1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel 2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO, MARZO, ABRIL 3.- Seleccione las cuatro hojas de manera múltiple 4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas.

Se dará cuenta que lo que realice en una hoja se hará al mismo tiempo en todas las demás.

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3.2.7.

Mover o copiar

Mover: Para cambiar de posición una hoja de cálculo existe un método muy sencillo, consiste en arrastrar la hoja a la nueva posición. (Coloque el Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover, mantenga presionado el botón primario mientras arrastra la etiqueta de la hoja a la nueva posición) Copiar: De la misma forma como se mueve una hoja, sólo que deberá presionar también la tecla Control. Con esto hará una copia en lugar de simplemente cambiar de posición. Otro método para Mover o Copiar una hoja de cálculo es a través del menú contextual, este aparecerá una vez que presione el botón secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover o copiar.

Este método permite mover o copiar hojas a otros libros de trabajo 1.- De la primera lista desplegable, seleccione el archivo al cual Moverá o copiará la(s) hoja(s) de cálculo (En la parte inferior se Indicará si se está moviendo o copiando)

3.2.8.

Filas

3.2.8.1.

Seleccionar

Existen varios métodos para seleccionar una fila, aquí mencionamos dos. Seleccionar una sola fila a) Utilizando el Mouse: De un clic sobre el número de fila a seleccionar b) Utilizando el teclado: Ubique el indicador de celda dentro de la fila que desea seleccionar y presione la tecla <shift> + Si desea seleccionar varias filas continuas a) Utilizando el Mouse: De un clic sobre el número de la primera fila, mantenga presionado el botón del Mouse mientras arrastra hacia arriba o abajo para seleccionar más filas. b) Utilizando el teclado: Una vez que se selecciona la primera fila, mantenga presionada la tecla <shift> mientras se seleccionan más filas con la flecha hacia arriba o hacia abajo.

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3.2.8.2.

Insertar Existen varios métodos para insertar una nueva fila, si desea insertar varias al mismo tiempo solamente deberá seleccionarlas antes. a) Menú Insertar: De forma directa en el menú Insertar ejecute el comando filas b) Menú contextual: De clic con el botón secundario sobre el número de la fila que desea quede libre, finalmente seleccione insertar c) Método abreviado: Por medio del teclado se utiliza la combinación de teclas <+> (signo más) En los métodos A y C debe considerarse que la fila donde se encuentra el indicador de celda es el lugar en el que se insertará una nueva fila.

3.2.8.3.

Eliminar

Para eliminar una fila a) Selecciona la fila o filas a eliminar b) Se abre el menú Edición y se ejecuta el comando Eliminar… Otros métodos sencillos para eliminar filas son: Para eliminar filas con el menú contextual a) De clic con el botón secundario del Mouse sobre el número de fila a eliminar b) Seleccione el comando Eliminar Para eliminar filas utilizando el teclado a) Seleccione la o las filas a eliminar b) Presione las teclas <–> (signo menos)

3.2.8.4.

Alto

El alto de una fila se puede hacer de dos formas a) A través del Mouse: Coloque el indicador del Mouse justo en la parte inferior del número de la fila. Presione el botón primario del Mouse mientras arrastra hacia arriba (reducir alto) o hacia abajo (aumentar alto)

b)

Mediante el menú Formato por medio del comando Fila/Alto

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3.2.8.5.

Ocultar

Ocultar una fila permite visualizar solamente los datos que nos interesan o bien solamente los datos que deseamos imprimir. Para ocultar filas a) Utilizando el menú contextual: De clic con el botón secundario sobre el número de la fila que se desea ocultar y enseguida seleccione el comando ocultar b) A través del menú formato: Una vez seleccionada la o las filas a ocultar abra el menú Formato y ejecute el comando Fila/Ocultar c) Mediante el teclado: Colóquese en la fila que desea ocultar y presione la tecla <9>

3.2.8.6.

Mostrar

Para mostrar una fila, lo primero es seleccionar esa fila que está oculta

Ejemplo, si la fila 4 está oculta, deberá seleccionar desde la fila tres hasta la fila cinco

Otra forma de seleccionar la fila que está oculta es a través del comando ir a o bien a través del cuadro de nombres

Una vez que la fila o filas están seleccionadas puede mostrarlas a través de: a) Menú contextual: Dando un clic con el botón secundario del Mouse sobre la fila que se desea mostrar b) Menú Formato, comando Fila después el comando Mostrar. c) Método de teclado: Presione las teclas <shift> <(>

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3.2.9.

Columnas

3.2.9.1.

Seleccionar

La forma más sencilla de seleccionar una columna es utilizando el Mouse. Simplemente de un clic sobre el título de la columna. Seleccionar una columna Con el Mouse Con teclado Varias columnas Con el Mouse Con el teclado

De clic sobre el título de la columna (letra de columna) que desea seleccionar Presione la tecla +

De clic sobre el título de la primera columna; mantenga presionado el botón primario mientras se arrastra a la izquierda o a la derecha Presione + para seleccionar la primer columna, luego mantenga presionada la tecla <Shift> mientras se arrastra con las flechas izquierda o derecha del teclado

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3.2.9.2.

Insertar

Al momento de insertar una columna, la información de las columnas existentes se desplazan hacia el lado derecho, dejando libre el área donde actualmente se encuentra. Para insertar una sola columna Con el Mouse Con el Teclado

De clic con el botón secundario del Mouse sobre el título de la columna donde desea la nueva columna y ejecute el comando Insertar Seleccione la columna donde desea la nueva y presione <+>

Mediante menú

Vaya al menú Insertar y ejecute el comando Columnas

Para insertar varias columnas, se realiza el procedimiento anterior sólo que antes seleccione la cantidad de columnas a insertar.

Al insertar una nueva columna, ésta se inserta con las características de formato igual al de la columna al lado izquierdo

3.2.9.3.

Eliminar

Al momento de eliminar una columna, las columnas que se encuentran a la derecha se desplazan ocupando el lugar de la columna que se elimina. Para eliminar una columna Mouse De clic con el botón secundario sobre el titulo de la columna. Después seleccione el comando Eliminar Teclado Después de seleccionar la columna a eliminar presione <-> Menú

3.2.9.4.

Edición comando eliminar

Ocultar

Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir sólo parte de la información. Al ocultar columnas éstas no se imprimirán.

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Estudio de caso: Se tiene la siguiente información:

De la cual solamente se desea imprimir el nombre de la empresa, el contacto y su respectivo teléfono. Existe una forma muy sencilla en donde se oculta cada columna que no se requiere, se explica a continuación:

Para ocultar el No. Control que no es requerido en el informe.. a) Seleccione la columna dando clic con el botón secundario del Mouse

b)

Seleccione el comando Ocultar

La columna A, E y F se ocultan de la misma forma.

3.2.9.5.

Mostrar

Para mostrar una columna, lo primero es seleccionar esa columna que está oculta Puede seleccionar a través del cuadro de nombres, mediante el comando Ir a… o bien seleccionando una columna antes y una después. Para mostrar una columna Mouse A través del menú contextual Teclado <Shift> <)> Menú Formato/Columna/Mostrar

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3.2.10. Celdas 3.2.10.1.

Seleccionar

La forma más sencilla para seleccionar celdas es a través del Mouse. Basta con mantener presionado el botón primario mientras se arrastra para comenzar a seleccionar celdas.

Para seleccionar celdas

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Presione la tecla <shift> mientras con las flechas avanza la selección. Izquierda, derecha, Arriba o hacia abajo. Presione F8. Luego a través de las flechas, extienda la selección

Mouse

3.2.10.2.

Mantenga presionado el botón primario mientras se arrastra

Insertar

Ejemplo de caso: Después de haber capturado información, se da cuenta que ha cometido un error en los números telefónicos. El teléfono de Martha Elizabeth Castro Loza debe ser 820 20 22, y todos los demás están recorridos. ¿Qué debemos hacer? Lo mejor es insertar una celda en D5 haciendo que el resto de las celdas se recorra hacia abajo.

De clic secundario sobre la celda D5 y seleccione el comando Insertar

En este caso la información deberá desplazarse hacia abajo. Para insertar celdas mediante el teclado use <+>

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3.2.10.3. Para eliminar celdas Menú

Eliminar Edición/Eliminar

Teclado <-> Mouse

Contextual (De clic secundario sobre la celda que desea eliminar)

Este es el diálogo que se presenta:

3.3.

LA HOJA DE CÁLCULO

3.3.1. a)

Tipo de datos

Fecha Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente se alinea a la derecha. Existen diferentes formas para capturar fechas en Excel, sin embargo hay que tener cuidado cuando se captura una fecha y los datos se quedan al lado izquierdo; pues pueden no ser interpretados correctamente como una fecha por Excel. ¿Qué significa que las fechas se queden al lado izquierdo?

Las fechas que están al lado izquierdo NO SON CONSIDERADAS como fechas y al momento de solicitar en un informe que se filtre determinado período de fechas puede obtener resultados erróneos. b)

Números Al igual que las fechas, éstos se alinean al lado derecho de la celda. Se recomienda que no se capturen los números con puntos y comas salvo que sea necesario para el caso de los decimales

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c)

Fórmulas Al capturar fórmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que Excel considere esta entrada como una fórmula. Una vez capturada, en la celda solamente visualizará el resultado.

d)

Comentarios Son notas que normalmente no se imprimen Para insertar un comentario, utilice el comando Comentario del menú Insertar

3.3.2.

Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos

Para evaluar la fórmula, Excel utiliza la llamada “Jerarquía de operadores”. Esta jerarquía determina cuales operaciones serán evaluadas primero y cuáles después. La siguiente tabla muestra la jerarquía de operadores aritméticos utilizada para evaluar fórmulas 1.- Paréntesis 2.- Multiplicación y/o División 3.- Suma y/o Resta Cuando en una fórmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarquía, se resolverán de acuerdo a su aparición de izquierda a derecha. Ejemplos: 5+3-2 = 6 3+2*2= 7 6/2+5*2= 13

5+(3-2) = 6 (3+2)*2 = 10 6/(2+5)*2 =1.71428

Observe el siguiente ejemplo de una fórmula en la que sólo se utilizan números.

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¿Cuál es la desventaja de este tipo de fórmulas? Comparar el ejemplo anterior con el siguiente en el que no se utilizan directamente números sino referencias de las celdas en las que se encuentran los números que deseamos sumar.

¿Cuáles son los beneficios al utilizar referencias de celda?

Ejemplo:

3.3.3.

Copiar fórmulas

Al contar con los siguientes datos, uno pensaría en escribir una fórmula para cada alumno; sin embargo, después de escribir la primera fórmula, ésta se puede copiar y así terminar todo el cálculo de una forma simple y rápida.

Cuadro de relleno

Copie la fórmula arrastrando el cuadro de relleno Para que Excel copie una fórmula requiere de una muestra, luego simplemente hay que arrastrar el cuadro de relleno. Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente figura Y enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la fórmula

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Otra forma muy común es utilizando los comandos de copiar y pegar

3.3.4.

Consolidar datos

Permite reunir información que se encuentra en varias hojas y presentar un resumen. Para explicar más sobre la consolidación de datos se mostrará un ejemplo:

Se tienen varias hojas de cálculo. Las ventas de enero, febrero y marzo, con los mismos vendedores y lo que se pretende es obtener la suma de las ventas de los tres meses de cada vendedor. Ejemplo: Las ventas de Carlos Loza, en el primer trimestre son de 2,440

Para la consolidación de datos: 1.- Colóquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dónde deberán ir los resultados.

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2.- Abra el menú datos y ejecute el comando consolidar en donde aparecerá el siguiente diálogo

2 1

3

1.- Se deberá seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto, Contar números, Desvest) 2.- Referencia donde se encuentran los datos a resumir. En este ejemplo las referencias serían las ventas de cada mes, ventas de enero, ventas de febrero y ventas de marzo. 3.- Aquí se determina si la selección incluye o no los títulos de columnas o bien la columna de conceptos ubicada normalmente al lado izquierdo de la información.

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3.4.

FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO

3.4.1.

El diálogo celdas

2 1 3

4

1 2 3 4

Diferentes categorías para establecer el formato a lo seleccionado Especifica la cantidad de decimales a mostrar El símbolo monetario que será utilizado en cada dato numérico de la selección En caso de tener un número negativo, se define el formato con el que se presentará

1

1

2

Existen dos tipos de alineación, que al combinarse dan nueve alineaciones posibles. (alineación vertical, alineación horizontal)

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Celdas con… Alineación Vertical: Inferior Alineación horizontal: Centrar

Celdas con… Alineación Vertical: Centrar Alineación horizontal: Centrar

2

El elemento orientación permite girar el texto que se encuentra seleccionado

Celdas con… Orientación: 45 grados

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1 3

2 4

1)

Bordes preestablecidos a) Ninguno: Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente seleccionado b) Contorno: Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas previamente seleccionado c) Interior: Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango seleccionado

2)

Existen diferentes tipos de bordes los cuales se aplican a la celda o rango de celdas seleccionadas. Existen bordes: Superior, inferior, izquierdo, derecho, en diagonal. Seleccione el tipo de borde que desea Lista de estilos para los bordes Color del borde.

3) 4)

3.4.2.

Ordenar listas

Existen dos formas de ordenar una lista. La primera es a través de de los botones en la barra de herramientas estándar y la segunda es por medio del comando ordenar que se encuentra en el menú datos.

Ordenar una lista en orden Ascendente

Ordenar una lista en orden Descendente Ordenar una lista de datos con estos botones es la forma más sencilla. Pues basta con colocarse en alguna celda de la columna que se utilizará como base para ordenar toda la lista y dar clic en el botón correspondiente

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Para ordenar la siguiente lista por nombre del alumno, basta colocarse en alguna celda de la columna “A” que sea parte de la lista de datos y utilizar alguno de los botones para ordenar.

Si usted selecciona información parcialmente, Excel mostrará un mensaje

Microsoft Excel Core Specialist Si se realiza la ordenación de esta forma, simplemente ordenaría los nombres dejando las calificaciones intactas lo que podría ocasionar un grave error pues les estaría cambiando todas las calificaciones a los alumnos.

En versiones anteriores de Excel esta advertencia no aparecía por lo que se tenía que actuar con mucha precaución al ordenar listas. Caso de estudio: En la siguiente lista, existen varios alumnos con el apellido paterno igual. Al ordenar por apellido paterno ¿Quién debe ir primero?

Obviamente se define mediante el apellido materno, esto lo podemos hacer mediante el comando ordenar del menú datos.

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3.4.3.

Autoformato a hojas de cálculo

Permite ahorrar tiempo al momento de darle presentación a nuestro trabajo. Para aplicar un autoformato: 1.- Seleccione el rango al que desea dar formato (Pueden ser celdas continuas o discontinuas). 2.- Enseguida abra el menú formato y seleccione el comando autoformato

Aparece el cuadro de diálogo autoformato el cual le permitirá seleccionar entre una serie de formatos. El objetivo es que la información seleccionada tome uno de estos formatos.

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3.5.

VISTA PREVIA

Antes de mandar imprimir es de suma importancia analizar como se verá impreso el documento. El comando vista previa no funciona si no se cuenta con una impresora instalada.

3.5.1.

Botón siguiente

Estará activo solamente si existe más de una página por imprimir. Este botón nos lleva a la página siguiente.

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3.5.2.

Botón anterior

Para que este botón se active, deberá estar en la página 2 o posterior ya que nos regresa de página. Estará activo solamente si la página es diferente de 1. Este botón nos lleva a la página anterior.

3.5.3.

Botón zoom

Permite hacer un acercamiento a la información que se imprimirá.

3.5.4.

Diálogo Configurar página

3.5.4.1

3.5.4.2

3.5.4.1.

Escala

Propone un margen del 10 al 400% tomando como referencia que menos de 100 es una reducción al momento de mandar imprimir y más de 100 es una ampliación.

3.5.4.2.

Tamaño de papel

Aquí se debe especificar el tamaño del papel en el cual se imprimirá. Puede seleccionar tamaño carta, oficio o alguna otra.

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3.5.5.

Ficha Márgenes

3.5.5.1.

Superior

Distancia entre el borde superior de la hoja y el lugar donde se desea que comience a escribirse.

3.5.5.2.

Inferior

Distancia entre el borde inferior de la hoja y el último lugar donde aparece texto.

3.5.5.3.

Derecho

Distancia del borde derecho del papel y lugar donde se alinea el texto

3.5.5.4.

Izquierdo

Distancia del borde izquierdo del papel y lugar donde se alinea el texto

3.5.5.5.

Encabezado

Distancia medida desde el borde superior para ubicar una leyenda de encabezado de página en todas las páginas

3.5.5.6.

Pie de página

Distancia medida desde el borde inferior para ubicar una leyenda de pie de página en todas las páginas

3.5.5.7.

Centrar en la página

Usted puede activar las casillas correspondientes para que la información se centre en la página de manera vertical o bien horizontalmente.

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3.5.6.

La ficha Encabezado y pie de página

3.5.6.1.

Preestablecidos por Excel

Microsoft Excel tiene una lista de encabezados y pies de página predefinidos. Puede elegir uno de estos o bien crear su propio encabezado o pie de página. Ninguno Página # Página # de # Hoja1 Nombre de usuario, Fecha actual, página # . .

3.5.6.2.

Personalizar encabezado y pie de página

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Formato al texto: Se deberá seleccionar el texto antes de presionar el botón

Imprime el número de página actual.

Imprime el número total de páginas

Imprime la fecha actual

Imprime la hora actual

Imprime la ruta donde está guardado el archivo que se está imprimiendo

Imprime el nombre del archivo que se está imprimiendo.

Imprime el nombre de la etiqueta de hoja de cálculo que se está imprimiendo.

Permite insertar una imagen desde un archivo

Este botón se activa cuando inserta una imagen dentro del encabezado y/o pie de página y permite determinar el tamaño que tendrá ésta

Antes de dar clic en cualquier botón de los anteriormente explicados, deberá ubicar el cursor en la sección donde se desea que tenga efecto. Principalmente determinan la alineación.

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3.5.7.

La ficha hoja 3.5.7.1

3.5.7.2 3.5.7.3

3.5.7.6

3.5.7.4

3.5.7.5

3.5.7.1.

Área de impresión

En este lugar se escribe el rango de celdas que se desea imprimir. Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo. Una alternativa rápida para modificar este rango es mediante el menú Archivo/Área de Impresión

3.5.7.2.

Imprimir títulos

Si tiene una lista de información extensa cuyas primeras filas hacen la función de encabezado de columna y desea que esas filas se repitan en cada una de las hojas cuando se imprima esa lista, escriba aquí el rango de filas que desea se repita en cada hoja. La opción anterior funciona bien cuando se tiene una lista de información que se “extiende hacia abajo”. Pero si la información que va a imprimir “se extiende hacia la derecha” tal vez lo que desee que se repita en cada hoja impresa sean ciertas columnas que hacen la función de encabezado de fila. Escriba aquí el rango de columnas que desea se repitan en cada hoja impresa.

3.5.7.3.

Líneas de división

Se refiere a la cuadrícula que Excel tiene. Se puede imprimir un documento con líneas de división o sin ellas. Ejemplo de impresión con filas de división

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Ejemplo de impresión sin líneas de división

3.5.7.4.

Blanco y negro

Si esta opción se encuentra activa imprimirá en blanco y negro de lo contrario utilizará los colores..

3.5.7.5.

Calidad de borrador

Activar esta opción le permite ahorrar tinta. Sobre todo en impresoras de color. Se sugiere que sea para trabajos que normalmente son para revisión.

3.5.7.6.

Títulos de filas y columnas

Hace que aparezcan o no los títulos de columnas (letras) y los números de filas Ejemplo de impresión con títulos de fila y columnas

Ejemplo de impresión sin títulos de fila y columnas

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3.5.8.

Inserción y eliminación de saltos de página

Provocar un salto de página al momento de imprimir es algo muy sencillo, simplemente ubíquese en la fila o celda en donde desea el salto. Abra el menú Insertar y ejecute el comando salto de página. Por ejemplo, si desea la siguiente lista se imprimirá en dos páginas, y precisamente que una página termine en determinada fila, con el comando salto de página usted lo puede provocar. Basta con colocarse en la parte inferior donde desea tal separación

Inmediatamente aparece una línea punteada. Para quitar un salto de página proceda de forma similar El comando Salto de página cambia por Quitar salto de página en el mismo menú

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3.5.9.

Establecer/Borrar área de impresión

El área de impresión es de gran utilidad cuando se desea imprimir solamente una parte de la información. Este comando se encuentra en el menú Archivo. Para establecer un área de impresión 1. Seleccione el área que desea establecer como predeterminada a imprimir 2. Abra el menú Archivo 3. Seleccione el comando Área de impresión/ Establecer área de impresión

3.5.10. Uso de la vista previa de página web Este comando se encuentra en el menú Archivo, y convierte la información a un formato que pueda ser visible en Internet a través de un explorador. Así se aprecia cuando se utiliza esta vista.

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3.6.

FUNCIONES Básicas

Una función en Microsoft Excel es una fórmula simplificada. Cada función tiene su propia sintaxis (la forma de cómo debe escribirse) Al conocer la sintaxis de cada función se sabe la forma de utilizarla. =Nombre_de_Función(Argumentos) Cada función debe iniciar con el signo igual. Si se utilizan dos o más funciones en la misma línea entonces con un sólo signo es suficiente. Toda función debe tener un nombre, el cual nunca estará separado por espacios y siempre tiene que escribirse tal cual. Nunca le deben faltar paréntesis La parte que varía siempre de acuerdo a la función es lo que se escribe dentro de los paréntesis, es decir los argumentos. o

Existen diferentes tipos de argumentos  Numéricos  De referencia de celda  Rango  Combinados  Texto  Fecha  Lógicos  Más funciones.

5, 8, 54, 6 A6, F9, H8, J9 A1:A20 A1:A20, D9, H10, 67

3.6.1. 3.6.2.

Ahora

Esta función no tiene argumentos ¿Cuál será su sintaxis? ¿Cómo debe de emplearse?

Su objetivo principal es colocar la fecha y hora del reloj de la computadora.

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3.6.3.

Hoy

Objetivo: Imprime la fecha actual (solamente la fecha) No tiene argumentos. ¿Cuál será su sintaxis?

3.6.4.

Suma

Objetivo: Suma todos los números de un rango Sintaxis: =Suma(Número1, Número2, Número3…) El número que se desea que se sume, puede ser identificado a través de una referencia de celda o bien mediante un rango de celdas al momento de tratarse de varios números Ejemplos:

=Suma(15,30,50)

El resultado es 95 y se utilizó en los argumentos datos numéricos.

=Suma(A1,A4,A6)

El resultado es 102 y se utilizó como argumentos referencias de celdas A1 que contiene un 25 A4 que contiene un 42 A6 que contiene un 35 La suma es 102

=Suma(A1:A6)

El resultado es 267 utilizando un sólo argumento de tipo rango

Más ejemplos

Microsoft Excel Core Specialist =SUMA(A1:C1) =SUMA(A1:C6) ¿Cuál es la diferencia entre estas dos funciones? =SUMA(A1:A10) =SUMA(A1,A10)

3.6.5.

Max

Objetivo: Determinar cuál es el valor máximo de una serie de números Sintaxis: =MAX(Número1, Número2, Número3,…)

=MAX(A1:C6)

3.6.6.

¿Cuál es el número más grande?

Min

Objetivo: Determinar cuál es el valor mínimo de una serie de números Sintaxis: =MIN(Número1, Número2, Número3,…)

=MIN(A1:C6)

3.6.7.

¿Cuál será el valor inferior?

Promedio

Objetivo: Determinar cuál es el promedio de una lista de números (esta función suma y divide entre el número de elementos seleccionados) Sintaxis: =PROMEDIO(Número1, Número2, Número3,…) =PROMEDIO(A1:A35) =PROMEDIO(B1:B6) =PROMEDIO(A1:C1)

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3.6.8.

Contar

Objetivo: Determinar cuántos datos de tipo numérico existen en el rango de celdas indicado en los argumentos Sintaxis: =CONTAR(Ref1, Ref2, Ref3…) Ejemplo: =CONTAR(A1:A6)

3.6.9.

Si en este rango aparecen datos que no son numéricos, estos no serán contemplados.

Contara

Objetivo: Determinar cuántas celdas se encuentran ocupadas con datos de cualquier tipo. Sintaxis: =CONTARA(Ref1, Ref2, Ref3…) Ejemplo: =CONTARA(A1:A6) Si en este rango existen celdas vacías, estas no se consideran

3.6.10. Si Objetivo. Permite crear fórmulas, texto, números condicionales. Sintaxis: =SI(Prueba_Lógica, Valor_Si_Verdadero, Valor_Si_Falso) Prueba_Lógica se refiere a la condición que se desea comprobar Valor_Si_Verdadero Aquí se coloca el valor que se devolverá si la condición se cumple Valor_Si_Falso Aquí se coloca el valor que se devolverá si la condición no se cumple Ejemplos.

=Si(A1>A2,”Correcto”,”Incorrecto”) CORRECTO =Si(A5130, 1, 2) 2

Si 15 es mayor que 9 entonces devuelve correcto Si 60 es menor que 30 entonces devuelve correcto Si 9 es igual a 8 entonces devuelve Hola Si la suma de 15+9+8+30+60 es mayor que 130 entonces devuelve el número 1

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=Si(C2>=6,”Aprobado”,”Reprobado”)

=SI(C2<=B2,"Si","No")

Si la existencia es menor o igual al nivel mínimo entonces se debe surtir

Al momento de examinar la lista que se debe surtir solamente aparecen letreros indicando SI o bien indicando NO. La idea principal es que aparezca la cantidad que se debe surtir, para ello es necesario realizar una resta: NIVEL MÁXIMO menos EXISTENCIA Modifique la fórmula para que quede como se indica:

=SI(C2<=B2,"Si","No")

En lugar de escribir

SI



=SI(B2>=C2,A2-C2,"")

se escribe una fórmula

A2-C2 (por el hecho de ser fórmula NO debe estar entre comillas)

Borre el letrero NO para que en caso de que no se deba surtir aparezca

“” (deje las comillas).

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3.7.

USO DE PLANTILLAS

3.7.1.

¿Qué es una plantilla?

Una plantilla es un formato preestablecido que nos permite sistematizar y estandarizar el formato de nuestra información. Configuraciones que puede guardar en una plantilla Formatos Formatos de celdas y hojas: Se establecen utilizando los comandos del menú Formato. Formatos de página y configuración del área de impresión de cada hoja. Estilos de celda. Número y tipo de hojas. Áreas protegidas y ocultas del libro: Puede ocultar hojas, filas y columnas y evitar que se realicen cambios en las celdas de una hoja de cálculo. Texto, datos, gráficos y fórmulas Texto que se desea repetir, como encabezados de páginas y rótulos de filas y columnas. Datos, gráficos, fórmulas y otra información. Configuración de validación de datos. Valores de Barras de herramientas, automatización y Opciones Barras de herramientas personalizadas, macros, hipervínculos y controles ActiveX en formularios. Para que una barra de herramientas personalizada esté disponible, adjúntela a la plantilla. Opciones de cálculo de libro y opciones de visualización de ventanas. Establecidas con el comando Opciones (menú Herramientas).

3.7.2.

Uso de las plantillas incorporadas

Microsoft Excel cuenta con algunas plantillas ya elaboradas que se pueden utilizar. Tal vez no se ajusten exactamente a las necesidades específicas que se tienen, sin embargo se pueden utilizar como un punto de partida.

Para tener acceso a las plantillas incorporadas 1. Menú Archivo… 2. Comando Nuevo 3. Del panel de tareas seleccionar En mi PC El panel de tareas en las aplicaciones del Microsoft Office aparece de igual manera mediante las teclas

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Panel de tareas: Ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Está ubicada al lado derecho del área de trabajo

3.7.3.

Creación de una plantilla nueva

Crear una plantilla es sencillo. Considere que una plantilla es “como un molde” a partir del cual se generan nuevos libros. Abra un nuevo libro de Excel, adáptelo a sus gustos y necesidades y asegúrese de guardarlo como plantilla.

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Ejemplo: Abra el archivo M3C71 y con ayuda del instructor conviértalo en una plantilla cuidando los detalles necesarios.

1. 2. 3.

Proteja las celdas en las que no se debe permitir escribir Oculte las columnas y filas que no se utilizarán (puede cambiarles el color de fondo o relleno simulando que no son áreas de uso) Guarde el archivo como una plantilla.

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3.8.

MICROSOFT GRAPH

3.8.1.

Identificación de elementos

3.8.1.1.

1

Conceptos básicos

Venta de Pasteles

2

3

Piezas

4

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

80 75

7

80 75

70 65 60

60

60 52

45

48

3 Leches Chocolate

8

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

Sábado 9

5

6

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Del 26 al 30 de Enero 2004 Título del Gráfico Rótulos de datos Área de trazado Título del eje Y Escala de valores Título del eje X Leyendas Líneas de división Eje de categorías

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3.8.2.

Asistente para gráficos

Abra el archivo M3C81.

Para la creación de una gráfica es conveniente seleccionar primero la información que se desea graficar.

Una vez que ha seleccionado la información a graficar abra el menú Insertar y ejecute el comando Gráfico

Siga los pasos del asistente para gráficos a) Tipo de gráfico b) Datos de Origen c) Opciones del gráfico d) Ubicación del gráfico

Microsoft Excel Core Specialist GRÁFICO/TIPO DE GRÁFICO

Excel cuenta con 14 tipos de gráficos cada uno presenta al lado derecho una serie de subtipos. Seleccione el tipo y subtipo de gráfico que desea GRÁFICO/DATOS DE ORIGEN

1 2

a)

Determina el rango de información a graficar. Si cambia de parecer, es momento de volver a seleccionar un nuevo rango.

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b)

Cambiar la alineación de las categorías por filas o por columnas de datos numéricos.

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GRÁFICO/OPCIONES DE GRÁFICO

1 2 3

1.

2. 3.

Título del gráfico: Información de una sola línea que aparece en la parte superior de la gráfica. Si desea tener varias líneas como título, lo puede hacer después de terminar con el asistente para gráficas Eje de categorías X : Es un letrero en la parte inferior de la gráfica Eje de categorías Y: Es un letrero considerado en la mayoría de las ocasiones como obligatorio ya que se utiliza para especificar la unidad de medida en que se está graficando. Por ejemplo Piezas, Kg., Metros, Libras, Pesos, Dólares, etc.

1

2

1.

Líneas verticales entre cada categoría

2.

Líneas horizontales que facilitan la lectura de la representación de datos numéricos en la escala

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1

2

1.

Muestra u Oculta las leyendas, Cuando se tienen dos o más categorías es conveniente mostrar las leyendas para identificar cada categoría que se representa en el gráfico

2.

Especifica la posición de la leyenda. El punto anterior se encuentra inactivo, por consiguiente esta opción también se encuentra inactiva, aquí también estarán inactivas las opciones.

1.

Contenido del rótulo: Permite incorporar … a) Nombre de la serie: Para nuestro ejemplo son los tipos de pasteles. Arriba de cada barrita aparecerá el nombre del pastel que se está graficando. b) Nombre de la categoría: Para el ejemplo mostrado aparecen los días de la semana c) Valor: Aparece en la parte superior el valor que se está utilizando para graficar, es bueno señalar que normalmente se recomienda colocar valor o bien líneas de división. Este separador es de gran utilidad cuando existen varios contenidos del rótulo.

1

2

2.

1.

Muestra una tabla en la parte inferior del Eje de categorías X, con la información que se utilizó para la creación de la gráfica.

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1

1. 2.

Se crea una hoja de gráfico, exclusivamente para la gráfica La gráfica aparece en el lugar donde se encuentran los datos en una hoja que se seleccione.

1

2

Ejemplo de una gráfica en una hoja nueva

Ejemplo de una gráfica como objeto en:

Una vez que se ha generado una gráfica mediante el asistente, puede editarla para mejorar su aspecto aplicando características de formato

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Piezas

Venta de Pasteles 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

80

75 60

60

65

60 52

45

70

80

75

48

3 Leches Chocolate

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

Sábado

del 26 al 31 de Enero de 2004

Para dar formato a un elemento de una gráfica basta con dar clic sobre el elemento que desee y aplicarle directamente el formato necesario Al seleccionar un elemento este aparecerá entre un cuadro de texto de la siguiente forma

Una vez seleccionado un elemento, utilice los botones de la barra de herramientas formato o dibujo para aplicarle el formato deseado al elemento Para seleccionar alguno de los ejes de la gráfica, de clic en la escala o alguna de sus categorías y se apreciará de la siguiente forma.

Un punto en cada extremo del eje.

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90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

80

75 60

60

52

45

65

60

80 75

70

48

3 Leches

M

Sá ba do

Vi er ne s

ié rc ol

es

ar te s M

Lu

Ju ev es

Chocolate

ne s

Piezas

Venta de Pasteles

del 26 al 31 de Enero de 2004

Realice las siguientes gráficas Ventas del pastel de 3 leches Ventas solamente del día Lunes, Miércoles y Viernes de ambos pasteles Ventas de Totales de ambos pasteles

Piezas

Venta de Pasteles 3 Leches 80 70 60 50 40 30 20 10 0

70 60 45

Lunes

52

Miércoles

48

Viernes

del 26 al 31 de Enero de 2004

80

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3.9.

HERRAMIENTAS DE USO GENERAL

3.9.1.

Inmovilizar paneles

En la mayoría de las ocasiones al trabajar con listas de información se nos complica editar información que rebasa los límites de la pantalla ya que nos es difícil explorar los últimos registros sin visualizar los títulos de columna o bien deslizarse demasiado hacia la derecha que hace que se pierdan los datos principales del lado izquierdo. El hecho de que los títulos de columnas permanezcan inmóviles al desplazarnos hacia abajo en una lista grande de información, facilita considerablemente la interpretación al momento de agregar nuevos registros. Inmovilizar paneles permite dejar fija la o las filas que se especifiquen en la parte superior y/o lo que se determine de columnas al lado izquierdo.

Ubique el indicador de celda justo debajo de la fila que desea inmovilizar y justo a la derecha de la columna a inmovilizar.

Abra el menú Ventana y a continuación ejecute el comando Inmovilizar paneles

A partir de estos momentos usted podrá viajar a números de fila lejanos, y aún así podrá observar los títulos de columnas.

Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la división. Panel vertical izquierdo Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la división. Paneles superior e izquierdo De clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee que aparezca la división.

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3.9.2.

Cambiar configuración del zoom

El zoom nos permite ampliar o reducir un área mostrada, considerando que ampliar o alejar no afecta a la impresión. Las hojas se imprimirán a 100%, salvo que cambie la escala. Existen dos formas de modificar el zoom, la más rápida es a través de la barra de herramientas estándar mediante una lista desplegable.

Por medio del comando zoom ubicado en el menú Ver

Ajustar a la selección de la ventana Se puede decir que es un zoom automático, ya que de acuerdo a lo seleccionado se hará una ampliación o una reducción ajustando a fin de que se llene la venta de Microsoft Excel.

3.10. MANEJO DE IMÁGENES 3.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto Hoy en día el trabajo con imágenes es algo ya muy común, desde insertar un logotipo de empresa hasta ciertas ilustraciones que realzan los documentos.

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INSERTAR UNA IMAGEN Abra el menú Insertar y enseguida seleccione el comando Imagen/imágenes prediseñadas…

Para insertar una imagen prediseñada de la galería de Office, abra el menú Insertar y del grupo Imagen ejecute el comando Imágenes prediseñada. Se activará el Panel de tareas comunes que tendrá la siguiente apariencia.

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a b

c

d

e

f g h

a. b. c.

d.

e. f.

g. h.

Buscar. En este cuadro escriba la palabra o palabras clave que se utilizarán para hacer una búsqueda en la galería de imágenes. Botón Buscar. Pulse aquí una vez que haya escrito la palabra o palabras clave para iniciar la búsqueda. Buscar en. La galería se clasifica en colecciones como las que se ven en la figura 2. Despliegue esta lista y active las casillas de las colecciones donde desea realizar la búsqueda, como se observa en el cuadro 2 de la imagen de arriba. Los resultados deben ser. Despliegue esta lista como se observa en la figura 3 y active o desactive las casillas que desee, según el tipo y formato de elementos que esté buscando. (Fotografías, imágenes, videos, sonidos, etc.) Resultados de la búsqueda. En esta área tendrá una vista previa de los elementos que coinciden con los criterios de su búsqueda. Organizar clips. Muestra una ventana desde donde puede utilizar la galería de Office, para realizar acciones como: clasificar clips con su propio criterio, copiar clips de una colección a otra, mover colecciones, importar nuevos clips, crear nuevas colecciones de clips, etc. Imágenes prediseñadas de office Online. De clic en este enlace para descargar clips desde Internet del sitio de Microsoft Office en la web. Sugerencias para buscar clips. De clic aquí para abrir la ventana de ayuda de Microsoft Office, la cual incluye consejos y temas de ayuda para realizar búsquedas en la galería.

Una vez que haya encontrado una imagen que coincida con sus criterios de búsqueda, puede insertarla, de las siguientes formas: Arrastrando la imagen a la izquierda y colocándola sobre el documento.

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Dando clic en la flecha derecha, que aparece al posicionarse sobre cualquiera de las miniaturas del área Resultados de la búsqueda de la galería. Y seleccionando en el menú contextual que aparece la opción Insertar.

Microsoft Excel Core Specialist Al seleccionar una imagen prediseñada, aparece la barra de herramientas Formato de imagen cuyas funciones se describen a continuación.

3.10.2. Barra de herramientas imagen

3.10.2.1.

Color

Presenta las siguientes 4 opciones de control de imagen: Automático. Presenta la imagen con la configuración de colores original. Escala de grises. Presenta la imagen sin color, únicamente en tonos de grises. Blanco y negro. Presenta la imagen en blanco y negro puros. Marca de agua. Le da a la imagen el aspecto de una marca de agua en el papel, agregándole brillo y dándole menos contraste. Esta opción la puede utilizar para enviar la imagen al fondo.

3.10.2.2.

Más contraste

Aumenta el contraste de la imagen disminuyendo los tonos de gris. Entre más contraste menos tonalidad gris. La imagen se torna menos opaca.

3.10.2.3.

Menos contraste

Disminuye el contraste de la imagen aumentando tonos de gris. Entre menos contraste más tonalidad gris. La imagen se torna más opaca.

3.10.2.4.

Más brillo

Aumenta el brillo de la imagen agregándole color blanco. Entre más brillo más blanca se verá la imagen. La imagen se torna más brillosa.

3.10.2.5.

Menos brillo

Disminuye el brillo de la imagen agregándole color negro. Entre menos brillo más oscura se verá la imagen. La imagen se torna más oscura..

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3.10.2.6.

Recortar

Al activar este botón la imagen se podrá recortar. Podrá eliminar las partes que desee de la imagen. El apuntador del mouse tendrá la siguiente apariencia:

Seleccione la imagen, y De clic sobre el botón recortar de la barra de herramientas imágenes

Para ocultar partes de la imagen arrastre uno de los vértices hacia adentro. Para volver a mostrar partes ocultas de la imagen arrastre los vértices hacia fuera.

3.10.2.7.

Girar 90 grados a la izquierda.

Cada vez que presione este botón, la imagen seleccionada girará 90 grados en sentido inverso a las manecillas del reloj.. Ejemplo.

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3.10.2.8.

Estilo de línea

Presione este botón para seleccionar un estilo de línea que se aplicará como marco a la imagen activa.

3.10.2.9.

Definir color transparente

Esta opción no está disponible para todas las imágenes. Funciona principalmente con imágenes de mapa de bits (bmp). Sirve para definir áreas transparentes en una imagen.

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3.10.2.10. Restablecer imagen

Sirve para que la imagen regrese a su estado original, en cuanto a tamaño, colores, ajuste, brillo, contraste, etc. Como originalmente se insertó.

3.10.3. Cuadros de texto Un cuadro de texto sirve para colocar texto en áreas y posiciones difíciles en donde el texto normal no se podría acomodar de la forma como lo requerimos. Un cuadro de texto puede ser arrastrado y girado como si fuera un objeto de dibujo. Sirve también para crear letreros o etiquetas como las de este manual.

Pon a Microsoft en tu currículo

La forma más sencilla de insertar un cuadro de texto es dando clic sobre el botón “cuadro de texto” de la barra de herramientas de dibujo y posteriormente dar un clic más sobre el lugar donde se desea insertar el cuadro de texto. A continuación escriba el texto que desea que aparezca en el cuadro, modifique su tamaño y posición para que luzca como usted quiere.

3.10.4. Autoformas Las autoformas son figuras de dibujo prediseñadas que usted puede insertar para darle vida a sus documentos o presentaciones. Resaltar tópicos, proporcionar una explicación o dar una ayuda visual acerca de un tema. Existen una serie de líneas, formas básicas, flechas, elementos de diagramas de flujo, cintas, estrellas, etc. Y otras autoformas como las que se muestran a continuación.

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3.10.4.1.

Líneas

Utilice la categoría de Líneas del menú de Autoformas y seleccione una de ellas para comenzar a trazarla. Para comenzar a trazar una línea de clic en el punto inicial y posteriormente otro clic en el punto donde ésta terminará. Si es una línea curva o de forma libre considere dar un clic por cada curva o vértice que desee generar y para terminar el trazo de este tipo de líneas de doble clic. Ejemplos:

Recta

Forma libre

Curva

Para líneas de forma libre y curvas puede borrar los vértices o puntos de curvatura generados presionando la tecla RETROCESO y así ir corrigiendo hasta el punto que desee regresar.

3.10.4.2.

Formas básicas

Utilice la categoría de formas básicas para crear figuras como triángulos, círculos, rectángulos, cruces, rombos, trapecios, señal de prohibido, cara sonriente, etc. Para trazar una Forma básica, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente hacer un clic en el lugar dónde desea colocarla. Ejemplos:

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3.10.4.3.

Flechas de bloque

Utilice la categoría de formas básicas para crear flechas sencillas, de doble punta, de cuatro puntas, flechas en “U”, flechas dobladas, flechas con bandas, etc. Para trazar una Flecha de bloque, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente dar un clic en el lugar dónde desea colocarla. Ejemplos:

3.10.4.4.

Diagrama de flujo

Esta categoría contiene elementos de simbología para crear diagramas de flujo como: proceso, almacenamiento, toma de decisión, conectores, terminadores, etc. Ejemplo: Proceso 1

Proceso Alternativo A

Decisión

Proceso 2

Terminador

Proceso Alternativo B

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3.10.4.5.

Cintas y estrellas

Utilice esta categoría de autoformas para generar dibujos como los siguientes:

3.10.4.6.

Llamadas

Con esta categoría genera autoformas similares a las que se utilizan en las historietas, para colocar el texto de los personajes. Estas se activan inmediatamente como cuadros de texto.

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3.11. Herramientas de uso general 3.11.1. Ir a una celda específica En variadas ocasiones en que la distribución de la información le obligue a recorrer gran parte de la hoja de cálculo, tal vez para visualizar una gráfica, un presupuesto, una breve lista, tablas de valores; seguramente recurrirá al comando Ir a… este comando lo podemos localizar en el menú edición y nos facilitará el traslado a lugares específicos. Sin importar en que parte de la hoja de cálculo se encuentre usted puede acceder a este comando. Abra el menú Edición y ejecute el comando Ir a…

Escriba la referencia de celda a la que desea ir y a continuación aceptar

Referencias de celda a las cuales ha viajado (historial)

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3.11.2. Portapapeles de Office El portapapeles es un término utilizado en el ambiente Windows para referirse a una localidad de memoria que guarda información de manera temporal. Usted puede introducir información al portapapeles mediante los comandos Cortar y Copiar la información permanece en esta localidad para su uso, cada vez que usted requiere de esta información podrá obtenerla a través del comando Pegar. Cuando usted coloca un bloque de información de tamaño considerable le aparecerá un mensaje al momento de salir de la aplicación indicándole que si desea mantener tal bloque o bien desea limpiar el portapapeles. El portapapeles de Windows solamente admite un bloque de información a la vez, esto significa que cada vez que usted copie o corte algo reemplazará el contenido almacenado en el portapapeles; sin embargo, el portapapeles de office se distingue por que le permite almacenar hasta 24 bloques de información para que luego los reclame en distintas posiciones y en el orden que usted desee. Usted podrá tener acceso al portapapeles de Office mediante el panel de tareas, ahí podrá observar los bloques de información contenidos al igual que de ahí usted podrá extraer los bloques deseados y en el orden de su preferencia. Hasta 24 bloques de información

Limpiar el portapapeles

Contenido del portapapeles

Microsoft Excel Core Specialist Si usted solamente ejecuta el comando Pegar el contenido que se pegará es el último que se introduce al portapapeles. Si desea un bloque de información específico tendrá que acceder a esta pantalla del portapapeles y dar clic en su botón al lado derecho para luego ejecutar Pegar

3.11.3. Crear hipervínculos Un hipervínculo es una herramienta que le permite trasladarse de un lugar a otro. Son utilizados principalmente en Internet identificando al Mouse con una manita, la cual le indica que al dar un clic sobre ese elemente le llevará tal vez a otra página, o bien dentro de la misma a un lugar específico. En Microsoft Excel los hipervínculos se clasifican en dos tipos, hipervínculos internos los cuales hacen referencia a elementos dentro del mismo archivo y los hipervínculos externos quienes hacen referencia a sitios fuera del archivo actual que puede ser una página de Internet o archivos creados en otra aplicación. Seleccione el texto u objeto que se convertirá en hipervínculo y ejecute el comando hipervínculo del menú Insertar

Seleccione el tipo de vínculo que desea realizar

MARCADOR, es para especificar el lugar dentro del archivo a visitar

Escriba o seleccione la dirección a donde viajará por medio del hipervínculo

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3.11.4. Guardar como página Web Microsoft Excel al igual que el resto de aplicaciones de Microsoft Office tiene la posibilidad de guardar la información con diferentes formatos, uno de ellos y muy importante es HTML, formato para colocar en Internet la información y que más comúnmente se identifica como página Web. Principalmente Excel cuenta con la opción de interactividad de datos, lo cual significa que podrá publicar un archivo en Internet para su uso de forma directa, es decir que al momento de publicarlo no sea de sólo lectura como normalmente ocurre con estas páginas sino más bien para que se pueda editar y tomar como una plantilla para la resolución de problemas en un ambiente colaborativo. Es muy sencillo, una vez que se ha terminado la creación de su archivo guárdelo como página Web.

Seleccione lo que desea guardar

La interactividad de datos permite que la información que se publicará se pueda editar desde Internet.

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La información podrá ser visualizada con el Internet Explorer

3.11.5. Copiar Formato ¿Cuántas veces ha dado formato a una serie de filas, de columnas, párrafos, páginas y después de todo tiene la necesidad de utilizar las mismas características en otro lugar? Con el objetivo de estandarizar el formato es posible copiarlo, sin información, solamente las características que hacer que luzca mejor.

Para lograr que los títulos de columna queden como el nombre. Tendríamos que verificar que tantas opciones fueron necesarias para esta apariencia, luego aplicar cada una de ellas al resto de columnas

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Colóquese en el lugar que tomará como muestra. En este caso en la celda A2, la cual tiene el formato que se desea aplicar al resto de columnas De clic en el botón Copiar Formato (la brochita)

Ahora solamente toque con el Mouse el rango al que desea se le aplique el mismo formato que A2

3.11.6. Definir, Aplicar y Eliminar un estilo Un estilo es un conjunto de atributos que se pueden aplicar a un mismo tiempo, que permite la estandarización de formato principalmente.

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Escriba el nombre del estilo

De clic en el botón Modificar para definir el formato que tendrá el estilo

A través del dialogo Celdas visto con anterioridad aplique el formato seleccionado.

Para aplicar el estilo creado basta con seleccionar las celdas a quienes se aplicará, abrir el menú Formato y mediante el comando Estilo aplicarlo.

ELIMINAR un estilo es algo muy sencillo, basta con seleccionar el estilo no requerido y dar clic en este botón

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Otra de las características que incluye la ventana “Estilo” es que permite activar o desactivar las diferentes opciones con las que cuenta el “estilo” seleccionado de la lista desplegable, de la etiqueta “Nombre del estilo” ( p.ej. Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas, Protección).

Con lo visto anteriormente, se termina la revisión del Programa Excel 2003, le invitamos a su estudio constante para que obtenga el dominio de los contenidos.