Microsoft Access

Microsoft Access 2003 este aplicatia de management al bazelor de date pusa la dispozitie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite sa stocati si sa administrati volume mari de date,organizate in unitati numite inregistrari. O baza de date Access consta din urmatoarele obiecte: • • • • • • •

Tabele – contin toate inregistrarile Formulare – afiseaza inregistrarile din tabele,una cate una Interogari – localizeaza inregistrari specifice Rapoarte – tiparesc loturi de inregistrari Pagini de acces la date – pun la dispozitie date prin intermediul paginilor Web Macrocomenzi – actiuni automate uzuale Module – stocheaza declaratii si proceduri Visual Basic, care va permit sa scrieti programe pentru bazele de date, astfel incat acestea sa poata interactiona cu alt software.

Utilitarele de asistenta din aplicatia Acess asigura un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor si interogarilor. O baza de date Acces poate sa alimenteze cu informatii o imbinare de corespondenta din aplicatia Word,astfel incat sa puteti expedia o scrisoare de tip formular la adrese dintr-o baza de date si, in acelasi timp, sa puteti importa si exporta date in formatul eXtensible Markup Language (XML).

Pornirea aplicatiei Access Aplicatia acces poate fi pornita in acelasi fel ca toate aplicatiile din suita Microsoft Office.Pentru a porni aplicatia Access din meniul Start,alegeti All Programs – Microsoft Office – Acces 2003 . Aplicatia Acces afiseaza panoul de sarcini Getting Started. Daca aplicatia Microosft Acces este deja pornita, dati click pe pictograma sa, aflata pe bara de sarcini,pentru a-i redeschide fereastra. De asemenea,puteti porni aplicatia Microsoft Access este deja pornita,dati click pe pictograma sa, aflata pe bara de sarcini,pentru a-i redeschide fereastra. De asemenea, puteti porni aplicatia Acces dand dublu-click pe orice baza de date Access enumerata in caseta de dialog Open Office Document. Daca vedeti o fereastra goala atunci cand porneste aplicatia Acces,panoul de sarcini Startup este dezactivat. Pentru ca sa-l reactivati,alegeti Tools – Options apoi,in tabul View din caseta de dialog Options, bifati panoul de sarcini Startup.

1

Elementele din fereastra Access 1. Bara de meniuri – dati click pe orice denumire din bara de meniuri pentru a derula un meniu 2. Bara de instrumente Access – pune la dispozitie butoane pentru comenzile folosite uzual. Bara de instrumente ofera o serie de butoane ce se modifica in functie de sarcina curenta, pe masura ce lucrati in Access 3. Tabel – intr-o baza de date, tabelele contin informatiile. O singura baza de date poate sa aiba mai multe tabele, fiecare cu cate un set diferit de inregistrari asociate 4. Formular – formularul cu rubrici goale, gata de a fi completat, este utilizat pentru introducerea , editarea si vizualizarea informatiilor dintr-un tabel,cate o inregistrare pe rand. O singura baza de date poate sa contina multe formulare diferite,chiar mai multe formulare pentru fiecare tabel 5. Caseta Ask a Question – caseta este utilitar pentru asistenta online 6. Butoane pentru obiecte – dati click pe aceste butoane pentru a modifca lista ce arata tipurile de obiecte cu care doriti sa lucrati. Obiectele dintr-o baza de date sunt tabele, formulare, rapoarte, interogari, macrocomenzi si module. 7. Fereastra bazei de date – afiseaza liste ale obiectelor dintr-o baza de date si contine butoane ce arata obiectele de un anumit tip. Dati click pe un buton al unui obiect din lista Object, dati click pe un obiect, apoi dati click pe unul dintre butoanele din fereastra Database pentru a lucra cu baza de date. 8. Butoane de navigare in inregistrari – aceste elemente de control asigura trecerea de la o inregistrare la alta intr-o baza de date. In formulare si tabele, ele afiseaza prima, urmatoara, anterioara sau ultima inregistrare. De asemenea, afiseaza numarul inregistrarii curente si numarul total de inregistrari din baza de date. 9. Bara de stare – afiseaza informatii de stare despre sarcina curenta 10. Indicatori de mod – afiseaza conditile speciale care sunt in vigoare 11. Panoul de sarcini – ofera un acces rapid la alte baze de date, liste de campuri, dependente de obiecte, clipboard si optiuni pentru cautare.

Crearea unei baze de date Atunci cand aplicatia Acces porneste, se deschide panoul de sarcini Getting Started. In panou puteti opta pentru deschiderea unei baze de date existente sau pentru crearea uneia noi. Puteti incepe cu o baza de date goala si apoi sa creati tabele care sa contina datele si formularele pe baza carora sa introduceti datele, ori puteti folosi un utilitar de asistenta pentru baze de date, care va ajuta sa configurati o baza de date pentru un scop determinat, de exemplu, organizarea unui eveniment.

2

Crearea unei baze de date noi Atunci cand incepeti o baza de date noua, aplicatia Acces inchide orice alte baze de date deschise. Pentru a crea o baza de date noua : 1. In bara de instrumente Database,dati click pe butonul New sau apasati Ctrl+N 2. In panoul de sarcini New File, dati click pe Blank Database 3. Dati click pe OK. Pentru a crea o baza de date noua fundamentala pe una existenta: 1. Urmati pasul 1 din actiunea anterioara si apoi, in panoul de sarcini New File, dati click pe From Existing File 2. In caseta de dialog New from Existing File, fati click pe o baza de date, rasfoind, daca este necesar, pana la dosarul corespunzator 3. Dati click pe butonul Create New Cele doua proiecte Acces din tabul General al casetei de dialog Templates sunt baze de date care se fundamenteaza pe un server baza de date din retea,numit SQL Server. Daca lucrati intr-o alta firma, trebuie sa detineti SQL Server si autorizatia de a-l utliza,pentru a crea un proiect de tip Access.

Salvarea unei baze de date noi Atunci cand creati o baza de date noua Acces va recomanda s-o salvati,ca prim pas. Pentru a salva o baza de date noua : 1. In caseta de dialog File – New Database, care este afisata automat, selectati dosarul pentru noua baza de date 2. In caseta File Name, introduceti o denumire pentru nous baza de date. 3. Dat click pe butonul Create Dupa ce a fost salvata baza de date,fereastra Database afiseaza liste ale obiectelor (tabele, formulare, rapoarte si alte elemente) ce alcatuiesc baza de date. Fereastra Database pune, de asemenea, la dispozitie butoane pe care le puteti utiliza pentru a crea un obiect nou,pentru a deschide un obiect sau pentru a modifica designul sau. Deoarece este o baza de date nou, fiecare lista contine doar instrumentele pentru crearea unui obiect. Nu este necesar sa salvati datele pe care le adaugati la fisierul unei baze de date. Orice modificare a datelor din baza de date este salvata automat pe hard disk. Este totusi necesar sa salvati toate obiectele (tabele, interogari, frmulare si rapoarte) pe care le creati in baza de date.

3

Crearea unei baze de date folosind un utilitar de asistenta Atunci cand creati o baza de date folosind un uitlitar de asistenta Access, tipul de baza de date pe care-l alegeti determina selectia tabelelor si formularelor pe care le va contine ea. Pentru a crea o baza de date cu un utilitar de asistenta: 1. Creati o noua baza de date, urmand pasii din sectiunea „Crearea unei baze de date noi” din acest capitol 2. In tabul Database din caseta de dialog Templates, dati click pe unul dintre utilitarele de asistenta 3. Dati click pe OK 4. Salvati noua baza de date 5. In pagina de deschidere a utlitarului de asistenta Database, dati click pe Next 6. Daca doriti sa adaugati campuri suplimentare la oricare dintre tabelele bazei de date, selectati campurile pe care doriti sa le adaugati, din lista aflata in dreapta si desemnati tabelul in care doriti sa le adaugati, in lista aflata in stanga. Dupa aceea dati click pe next. Daca nu trebuie sa adaugati campuri, dati click, pur si simplu, pe Next 7. In pagina urmatoare a utilitarului de asistenta, selectati un stil pentru afisarile pe ecran si dati click pe Next 8. Selectati un stil pentru rapoartele tiparite si dati click pe Next 9. Introduceti un titlu pentru noua baza de date si dati click pe Next. In aceasta pagina, puteti adauga o imagine care sa fie afisata in formulare si rapoarte 10. In ultima pagina a utilitarului de asistenta Database, alegeti daca sa deschideti baza de date, dupa ce este creata si dati click pe Finish 11. Daca este necesar pentru tipul de baza de date pe care l-ati selectat, completati cu informatii despre firma dumneavoastra, apoi inchideti formularul pentru a salva informatiile si a afisa noua baza de date

Vizualizarea bazei de date Daca ati creat o baza de date noua folosind un utilitar de asistenta, aplicatia Access afiseaza panoul Main Switchboard (tablou de comanda principal), ce pune la dispozitie legaturi spre formularele pe care le puteti utiliza pentru a introduce datele in tabele. Fereastra Database este minimizata. Relatiile intre tabele sunt stabilite in conformitate cu tipul de baza de date selectat. Pentru a vizualiza fereastra Database: 1. Dati click pe butonul Restore (restabilire) din fereastra minimizata, pentru ca s-o readuceti la marimea integrala 2. Dati click pe Tables din lista Objects pentru a vedea tabelele din baza de date Pentru a vizualiza relatiile dintre tabele , din meniul Tools alegeti comanda Relationships. Pentru a vedea in fereastra Database o lista de obiecte de alt tip, dati click intr-unul dintre taburile din stanga listei – de exemplu tabul Forms. Pentru a crea un tablou de comanda pentru baza de date ori pentru a modifica unul existent, alegeti Database Utilities – Switchboard Manager din meniul Tools. 4

Protejarea bazei de date intr-o retea Daca fisierele dumneavoastra sunt partajate intr-o retea, puteti stabili o parola pentru a va proteja baza de date impotriva modificarilor neautorizate. Pentru a stabili o parola : 1. Din meniul Tools, alegeti Security – Set Database Password 2. Stabiliti si verificati parola in caseta de dialog Set Database Password 3. Dati click pe OK Pentru a atribui permisiuni si a modifica proprietatea cuiva asupra obiectelor bazei de date, alegeti comanda User and Group Permissions (permisiuni de utilizator si grup) din submeniul Security. Puteti proteja o baza de date impotriva modificarilor, in timp ce este deschisa, si fara a stabili o parola . In caseta de dialog File Open, din lista autoderulanta Open, alegeti optiunea Open Exclusive.

Crearea copiilor de siguranta pentru baza de date Aplicatia Microsoft Access va permita sa salvati copii de siguranta ale bazei de date oricat de des considerati cu cuviinta. Fiecare copie este datata, pentru a fi regasita mai usor. Pentru a crea o copie de siguranta: 1. Din meniul File, alegeti comanda Back Up Database (copie de siguranta a bazei de date) 2. In caseta de dialog Save Backup As, selectati o locatie pentru copia de siguranta 3. Dati click pe butonul Save. Copia de siguranta datata apare in caseta de dialog Open.

Crearea tabelelor Tabelul este o colectie completa de date, afisate in randuri si coloane. Fiecare rand constituie o serie de informatii, numita inregistrare. Fiecare coloana din rand, numita camp, repreazinta o parte a informatiei din inregistrare. Puteti afisa, edita ori tipari date intr-un tabel si, de asemenea, puteti crea un formular ca sa usurati adaugarea de date in tabel sau actualizarea datelor existente. In orice tabel, un camp trebuie sa fie cheia principala, care contine un element unic ce identifica fiecare inregistrare – de exemplu, un numar unic. Puteti asocia tabele cu alte tabele, pentru a crea relatii, atata timp cat partajeaza un camp comun. De exemplu, puteti asocia intre ele un tabel cu apartamente si un tabel cu chiriasi potentiali, daca ambele tabele contin un camp pentru numarul de camere. Intr-un tabel, campul pentru numarul de camere reprezinta numaru lde camere dorite. O data ce ati stabilit o relatie, puteti crea un raport care include informatii din ambele tabele – de exemplu, toate persoanele ce cauta un apartament de trei camere si toate apartamentele pentru inchiriat care au trei camere.

5

Crearea unui tabel Puteti crea un tabel nou in vizualizarea Datasheet (foaie de date), care afiseaza datele in randuri si coloane, sau in vizualizarea Design, care permite o lista de campuri si va permite sa definiti fiecare camp. De asemenea, puteti crea un tabel folosind utilitarul de asistenta Table. Pentru a crea un tabel in vizualizarea Datasheet: 1. 2. 3. 4. 5.

In fereastra Database, in lista Objects, dati click pe butonul Tables Dati click pe butonul New, aflat pe bara de insturmente a ferestrei Database In caseta de dialog New Table, selectati Datasheet View Dati click pe OK In noua fereastra Table, dati dublu-click pe numele unui camp si redenumiti-l

Pentru a crea un tabel in vizualizarea Design: 1. 2. 3. 4. 5.

In fereastra Database, in lista Objects, dati click pe butonul Tables Dati click pe butonul New, aflat pe bara de instrumente a ferestrei Database In caseta de dialog New Table, selectati Design View Dati click pe OK In coloana Field Name introduceti numele campurilor, iar in coloana Data Type selectati tipul de date pentru fiecare camp 6. In coloana Description, adaugati o descriere, daca doriti. De asemenea, puteti crea un tabel, dand dublu-click pe una dintre cele trei optiuni Create Table din partea superioara a listei de tabele Pentru a crea un tabel prin importarea de date din alta baza de date sau din alt program, alegeti Get External Data – Import din meniul File.

Salvarea unui tabel Dupa ce ati creat un tabel, trebuie sa-l salvati. Pentru a salva un tabel: 1. Din meniul File, alegeti comanda Save sau apasati Ctrl+S 2. In caseta de dialog Save As, introduceti un nume pentru noul tabel 3. Dati click pe OK. Noul tabel este adaugat la lista de tabele din fereastra Database Pentru a salva un tabel ca formular sau pagina de acces la date (pe care le puteti utiliza pentru intrari de date, ca raport (pe care-l puteti tipari) sau pentru a-l salva cu alt nume, in fereastra Database selectati tabul Tables si tabelul, apoi alegeti File – Save As .

6

Crearea unui tabel folosind utilitarul de asistenta Table Utilitarul de asistenta Table va ajuta sa creati un tabel nou si sa-i stabiliti campurile. Utilitarul de asistenta va pune la dispozitie zeci de campuri mostre, pe care le puteti intalni frecvent in baze de date comerciale sau personale. Pentru a crea un tabel folosind utilitarul de asistenta Table: 1. 2. 3. 4. 5.

In fereastra Database, dati click pe butonul Tables din lista Objects In bara de instrumente din fereastra Database, dati click pe butonul New In caseta de dialog New Table, alegeti din lista de optiuni Table Wizard Dati click pe OK In prima pagina a utilitarului de asistenta Table, dati click fie pe Bussines, fie pe Personal, pentru a alege un tip de baza de date 6. Pentru a adauga campul la tabel, dati click pe un tabel in lista Sample Fields, apoi dati dublu-click pe unul dintre aceste campuri mostre 7. Continuati sa adaugati alte campuri din acelasi tabel mostra sau din alte tabele mostra, pana ce aveti toate campurile necesare, apoi dati click pe Next 8. In urmatoarea pagina a utilitarului de asistenta, introduceti un nume pentru tabel si lasati aplicatia Microsoft Access sa fixeze campul cheie principala sau optati sa o faceti dumneavoastra, apoi dati click pe Next 9. In pagina urmatoare a utilitarului de asistenta Table, alegeti unul dintre tabelele existente pentru a-l asocia noului tabel si apoi dati click pe Next. Daca stabiliti o relatie noua sau daca modificati una existenta, dati click pe butonul Relationships, apoi, in caseta de dialog Relationships, alegeti una dintre cele trei optiuni pentru a defeni o relatie intre cele doua tabele, dupa care dati click pe OK 10. In pagina finala a utilitarului de asistenta, alegeti sa modificati designul, incepeti sa introduceti date sau introduceti date utilizand un formular creat de utilitarul de asistenta, apoi dati click pe butonul Finish

7