Microfilmacion Y Digitalizacion De Documentos

MICROFILMACION Y DIGITALIZACION DOCUMENTAL

CONCEPTOS PARA MICROFILMACION Y DIGITALIZACION • La microfilmación y la digitalización son actualmente los dos medios disponibles más adecuados para la preservación del documento original así como para su acceso y difusión. La microfilmación había sido hasta hace unos pocos años el único existente; sin embargo, las nuevas tecnologías han permitido el desarrollo de otros como la digitalización que está comenzando a desbancar al microfilm gracias a que supera sus limitaciones y ofrece nuevas ventajas en cuanto a control de la calidad de la imagen obtenida, a las posibilidades de navegación y al acceso al documento digitalizado. En un principio los proyectos de digitalización tenían un carácter de innovación y de prestigio que hoy en día, gracias al abaratamiento y a la implantación generalizada de ordenadores y periféricos en nuestra sociedad, han pasado a ser considerados como básicos y abordables por muchos centros.

EXORDIO • Es evidente que las nuevas tecnologías llevan ya algún tiempo ofreciendo interesantes oportunidades en cualquier campo de conocimiento y, por supuesto en el área documental. Las más desatacadas son las posibilidades de acceso a la información, y difusión a través de redes telemáticas.

• En el ámbito del Patrimonio Documental y Bibliográfico aparece la digitalización en respuesta a problemas de conservación y difusión, ofreciendo importantes ventajas con respecto a técnicas como la microfilmación que se venían empleando hasta el momento. • Esto ha favorecido la aparición, durante los 90, de una serie de proyectos de digitalización en España. En un principio surgían con un marcado carácter innovador, para convertirse posteriormente en un fenómeno generalizado y asequible a todo tipo de centros.

CONCEPTO • La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. • Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones.

VENTAJAS • Para archivar 300,000  hojas se  necesita un espacio aproximado de 80 M2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CDS.

• El costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada,   la   fotocopia no  puede integrarse a  ninguna aplicación,   en tanto que la   imagen digitalizada puede incorporarse  a  cual quier sistema automatizado.

• Un documento original solo puede ser visto por una persona   a   la   vez,   en tanto que una imagen digitalizada puede ser    consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios.

PROCESO

MODELOS DE SCANERS

SCANER SIMPLE

SCANER MULTIPAGINA “DUPLEX”

• PROCESOS PARA LA CONSULTA DE UN EXPEDIENTE VIRTUAL

MICROFILMACION

• Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

HISTORIA DE LA MICROFILMACION • El microfilm, no es una invención moderna, ya se usaba en el siglo XIX. La primera microfotografía fue realizada en 1839 por John Benjamín Dancer. Esta microfotografía fue hecha con una relación de reducción de 160x. La relación de reducción es la cantidad de veces que el tamaño del documento es reducido al ser fotografiado. • Un francés, Rene Dagron, fue uno de los pioneros del microfilm. Ya en 1859 le fue concedida la primera patente para una microforma utilizable comercialmente. • En 1870, durante la guerra franco - prusiana, Dagron empleó el microfilm para la defensa de su patria. Durante el sitio de París, y bajo la dirección de Dagron, se enviaron mensajes microfilmados a las tropas francesas mediante palomas mensajeras.

• En 1871, Dagron retornó al uso comercial de su producto microfilmando los archivos de una compañía de seguros. • En 1928, George McCarthy, un banquero neoyorquino e inventor aficionado Capturo una imagen de los cheques cancelados, antes que dejaran el banco, ideando una cámara de microfilm con la que fotografiaba los cheques. • Durante la Segunda Guerra Mundial, el uso del microfilm tuvo un considerable impulso al ser empleado por el correo de las Fuerzas Armadas de los EE.UU., el " United States Victory Mail " o correo "V". • Finalizada la guerra el gobierno adopto el microfilm, principalmente a fin de reducir el espacio necesario para almacenar la cantidad cada vez mayor de documentos oficiales.

• Tres factores fueron los responsables en la década de los sesenta de que el microfilm se convirtiera en una alternativa viable para muchas operaciones comerciales. • La era de la computadora. Con la aparición de la computadora y su uso creciente en los años sesenta, la industria micrográfica comenzó a expandirse rápidamente. Las computadoras generaron la necesidad de manejar vastas cantidades de papel. Pronto, el manejo de papel se convirtió en un problema importante. • Los adelantos tecnológicos en la industria micrográfica y las nuevas leyes de mantenimiento de archivos. se produjeron adelantos tecnológicos en todos los aspectos de la industria micrográfica, tanto en hardware como en software. Simultáneamente fueron sancionadas varias nuevas leyes que exigían tanto al gobierno como a las empresas la cantidad y los tipos de registros que se debían mantener. •

• Con la aparición en el mercado de la imagen digital, no fueron pocas las voces que anticiparon el fin de los archivos microfilmados, pero esta afirmación, merece un análisis más detallado y sin tanta ligereza, un punto importante de un análisis serio, lo encontramos en la comparación de las ventajas y desventajas de estos dos importantes recursos que empleados de forma correcta nos facilitan enormemente el manejo de nuestros archivos. • Las principales ventajas que una imagen digital posee por sobre el microfilm, quedan al descubierto cuando necesitamos consultar o recuperar un documento desde nuestros archivos, las herramientas integradas a nuestro Sistema de Información, además de facilitarnos la busqueda, acelerando este proceso, nos dan la posibilidad de que esta información se pueda compartir entre varios usuarios.

• En la práctica estos archivos de imágenes, en general, aprovechan estas ventajas (Facilidad y rapidez en la consulta, posibilidad de compartir la información) durante los tres, o a lo sumo, seis primeros meses desde su creación, pasado este período, su consulta disminuye hasta hacerse innecesaria, pero en ocasiones, por razones legales debe garantizarse su guarda, por diez o más años, este tiempo más que considerable si tenemos en cuenta los rápidos cambios tecnológicos que se producen en la industria Informática, pueden provocar inconvenientes para recuperar la información digital, simplemente por incompatibilidad de los recursos disponibles al momento del recupero de datos (Lectoras de CD-R, Lectoras de DVD, Lectoras de Discos Ópticos, etc.), en prevención a estos cambios tecnológicos, se debería migrar a la nueva tecnología con los costos que ello implica. Esto nos lleva a la principal ventaja no superada del microfilm que es su perdurabilidad en el tiempo, no solo de su soporte (que en óptimas condiciones se garantizan 500 años) si no de los medios de recuperación (basados en tecnología de proyección óptica).

Teniendo en cuenta estas ventajas y desventajas de las tecnologías descriptas, podemos asegurar que la Clave para el manejo de documentos debe ser una combinación de ambas tecnologías, sobre la base de un análisis a conciencia del ciclo de vida de cada uno de los documentos emitidos por las Empresas u Organizaciones.

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FASES DE LA MICROFILMACION

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• FASE I. ANALISIS INTEGRAL. A efectos de implementar un adecuado sistema de microfilmación, personal calificado identifica las necesidades y requerimientos del archivo a tratar. Se debe ubicar, verificar, ordenar, completar y restaurar los documentos que se vayan a ser microfilmados, para ello evalúan el estado presente de la documentación y la estructuración que habrá de tener el archivo en un futuro. Elementos a utilizar Una guillotina, tijeras, bisturi, una plancha de uso comun, una regla, un pincel, acetona, cinta magica, papel de distintos colores, originales y copias, sello que diga incompleto y otro documento ilegible, mesones, grapadoras, sacaganchos, computador.  

• FASE II. PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. • En esta fase nos ocupamos de la preparación de los documentos a fin de proceder a su microfilmación, para ello debemos seguir los siguientes pasos a saber: • Remover el polvo de los documentos y su contenido. • Preparación de cada hoja según una secuencia ordenada, cuidando de quitarle grapas, ganchos, clips, gomas y otros que pudieran contener. • Desdoblar y aplanar cada documento. • Agrupar la documentación, de ser posible, por orden lógico que permita unificar la secuencia de la información en segmentos sistematizados de fácil acceso para los eventuales usuarios. • Identificar los documentos doble faz que conlleven microfilmar ambas carillas. Si un documento faltase se hara un acta de inexistencia del mismo la cual debe ser firmada por el responsable del archivo o el jefe de dependencia a que pertenezca el documento y se microfilmara en el lugar de dicho documento.

• FASE III. MICROFLMACIÓN Y REVELADO DE LAS PELÍCULAS. • Un análisis detallado de la documentación en su totalidad permite a nuestro personal lograr la mayor eficiencia y rapidez en el manejo de las cámaras de microfilmación, a la vez que nos permite elegir que tipo de microfilmadora será Microfilmadora utilizada, esto es, planetaria, rotativa,... Planetaria: Con una microfilmadora planetaria el documento a registrar se situa en la mesa de la cámara, frente a la lente. Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles.

Microfilmadora Rotativa Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el area de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora.

MICROFILMADORA PASO A PASO La microfimadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que utiliza película de microfilm de 105 mm. en forma de rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionadas en una cuadrícula). La microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105 mm. por cada imagen.

COM : Microfilmadora de salida de Computadora: Estas microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos contenidos en una cinta magnética de computadora, de esta forma no es necesario imprimir estos datos; el papel no se utiliza para nada.(el microfilm es generalmente un rollo de 16 mm. o 105 mm. puede ser cortado para convertirlo en microficha). Las microfilmadoras de salida de computadoras COM solucionan muchos problemas causados por la gran cantidad de datos producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de impresión filmación.

MONTAJE DE LA PELICULA EN UN RECEPTACULO • A fin que los microfilm puedan manejarse con facilidad y pueda localizarse fácilmente la información contenida en ellos, el microfilm debe ser montado en un mecanismo adecuado. El tipo de mecanismo utilizado depende del sistema de microfilmación en el que vaya a utilizarse. Existen dos categorías básicas: Película plana y en rollo. • Los mecanismos o receptáculos para película en rollo pueden ser de los siguientes tipos: • Rollo: La película se coloca en un carrete.

• Cassette: La película se enrolla utilizando dos nucleos; puede sacarse del lector sin necesidad de rebobinarla.

• Cartucho y magasín: La película está enrollada en un carrete situado en el interior de una caja plástica.

• Los receptáculos para película plana pueden ser de los siguientes tipos: MICROFORMA UNITARIA: "JACKET". • Es una microforma que permite individualizar la información por unidades de archivo independientes entre si tanto para su consulta como para su archivo. • Es el sistema indicado para archivos con crecimiento, en el que cada ítem pueda ir sufriendo modificaciones y requiera los datos agregados se mantengan unidos a los anteriores, tal el caso de las historias clínicas, prontuarios, expedientes de personal, pólizas de seguro, registros de firmas,etc... • Básicamente el jacket está formado por dos hojas de poliester transparente, sumamente delgado, unidas a intervalos irregulares de 16 mm, que forman canales. Esas dos láminas permanecen abiertas en los extremos y es por allí que serán insertadas las tiras de microfilm. •

• El formato del jackets de 015 x 148 mm, contiene cinco canales para película de 16 mm y puede almacenar 60 documentos promedio. • Los jackets técnicamente perfectos deben contener fotogramas filmados en métodos: • SIMPLEX 1B (COMIC MODE). • En el COMIC MODE las imágenes se orientan de forma que el borde superior del documento esté alineado con el borde de la película. •  

SISTEMA COMIC

• Microficha: Es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes estructuradas de forma determinada.

MICROFILMACION • Luego se procede a la microfilmación de los documentos, concluída la cual, cada hoja fotografiada pasa a un archivo intermedio responsable de mantener su orden secuencial hasta tanto se expida la sección "Control de Calidad". • Si los técnicos emiten la orden "microfilmación correcta" los documentos quedan disponibles para su ulterior destino, pero si la orden emitida es "volver a microfilmar" (lo que puede ocurrir por problemas en el revelado, o ilegibilidad del mircofilm) se regresa el documento a la sección correspondiente y se vuelve a fotografiar.

PROCESADO DE LA PELICULA

PASOS PARA LA MICROFILMACION • • • • • • • • • • • •

60ESPACIOS DE SEGURIDAD TAJETA DE RESOLUCIÓN 5 ESPACIOS DE SEGURIDAD LOGOTIPO DE LA ENTIDAD CARTEL DEL TEMA CARTEL DE LA REDUCCIÓN CARTEL DEL ROLLO RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE IMPLEMENTO LA MICROFILMACIÓN EN EL SENA. 1917 /84 ACTA INICIAL 2 VECES CARTEL DEL AÑO CARTEL DEL MES SE INICIA CON EL PRIMER DOCUMENTO