Menuju E-library Campus

Menuju e-library campus

Beberapa waktu lalu tepatnya pada hari Jumat tanggal 20 Maret 2009 telah diluncurkan secara serentak e-library di sejumlah perguruan tinggi yang ada di kota Pekanbaru. Suatu momentum yang sebenarnya sudah lama ditunggu oleh masyarakat khususnya warga kampus/perguruan tinggi. Sebab sudah menjadi kelaziman atau keharusan bagi perpustakaan perguruan tinggi di era multimedia ini untuk menerapkan atau setidaknya mempersiapkan perpustakaan menuju e-library - tidak semata-mata mengandalkan kepada keberadaan perpustakaan tradisional. Apalagi pada zaman sekarang kebutuhan terhadap informasi yang cepat, tepat, akurat, dan mudah diakses dimana dan kapan saja merupakan tuntutan yang tidak terelakkan terutama bagi universitas-universitas yang sedang menuju research university. Universitas riset hanyalah menjadi slogan kosong dan impian yang terkubur selamanya kalau tidak didukung oleh keberadaan perpustakaan yang representatif dengan tersedianya koleksi, layanan, dan fasilitas lengkap serta dikelola oleh pustakawan profesional. Namun sayangnya tekad dan semangat menyelenggarakan e-library tersebut belum sanggup direspon positif secara serempak oleh perpustakaan-perpustakaan akademis yang ada di Riau. Memang ada diantaranya yang sudah siap tetapi dengan tingkat kesiapan yang berbeda-beda. Ada juga yang belum siap, bahkan ada yang tidak siap sama sekali. Dan justru di kelompok terakhir inilah jumlahnya yang terbanyak. Hal ini terutama sekali disebabkan oleh belum tersedianya infrastruktur yang memadai untuk mendukung terwujudnya sebuah e-library. Ditambah lagi perlu menyiapkan sumber daya pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan yang benar-benar berkompeten, ahli, dan profesional dalam mengelola elibrary atau digital library ini. 1

E-library (perpustakaan elektronik) adalah perpustakaan yang mengolah koleksinya seperti mengumpulkan, mengidentifikasi, mencari, dan menyebarkan informasi kepada pengguna baik secara langsung atau tidak langsung dengan menggunakan bantuan peralatan elektronik. Oleh sebab itu e-library sering disamakan dengan digital library (perpustakaan digital), karena terdapat proses pengadaan, pengolahan, pencarian, dan penyebaran informasi dalam format digital (tidak tercetak). Namun karena tidak semua perpustakaan digital itu mengolah seluruh informasinya dalam format digital, bahkan kebanyakan masih mempertahankan koleksinya dalam bentuk tercetak (seperti buku, jurnal, majalah, dan sebagainya) maka tepatnya perpustakaan tersebut disebut hybrid library (perpustakaan hibrida/kombinasi),

yaitu

kombinasi

antara

perpustakaan

digital/elektronik

dengan

perpustakaan tradisional. Perpustakaan hibrida inilah selama ini yang dianggap sebagai e-library di Indonesia. Ada dua bentuk penerapan teknologi informasi dalam e-library, yaitu (1). Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Yaitu kegiatan perpustakaan yang mencakup pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Otomasi Perpustakaan. (2). Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan teknologi informasi dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital. (Arif, 2003). Dengan demikian sebuah e-library sudah pasti menerapkan perpustakaan yang terotomasi (automated library), namun tidak semua perpustakaan terotomasi mampu menerapkan e-library. Pada umumnya perpustakaan-perpustakaan yang ada di perguruan tinggi di Indonesia hampir sebagian besar sudah menjalankan perpustakaan terotomasi 2

walaupun dengan tingkat penerapan yang berbeda-beda. Akan tetapi hanya beberapa saja diantaranya yang siap menuju atau memenuhi syarat menjadi e-library.

Karakteristik e-library Ada tiga ciri utama suatu perpustakaan bisa digolongkan sebagai e-library yaitu: (1). Memakai teknologi yang mengintegrasikan kemampuan menciptakan, mencari, dan menggunakan informasi dalam berbagai bentuk pada sebuah jaringan digital yang tersebar luas. (2). Memiliki koleksi mencakup data dan metadata yang saling berkaitan dengan berbagai data lain secara internal maupun eksternal. (3). Melakukan kegiatan mengoleksi dan mengatur sumber daya digital yang dikembangkan bersama-sama komunitas pemakai jasa untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. (Tedd and Large, 2005). Oleh sebab itu antara masing-masing perpustakaan digital ataupun e-library harus saling berhubungan dan merupakan kerjasama dari berbagai institusi seperti perpustakaan, arsip, musium, dan sekolah. Dan tugasnya adalah memilih, mengoleksi, mengelola, merawat, dan menyediakan informasi secara meluas ke berbagai komunitas. Jadi agar sebuah perpustakaan bisa menyelenggarakan e-library paling tidak harus memiliki tiga komponen utama, yaitu tersedianya jaringan lokal dan global (internet), ada informasi atau koleksi dalam bentuk digital (digital format), serta saling terhubung dan terintegrasi dengan institusi perpustakaan, dokumentasi, dan informasi (pusdokinfo) lainnya. Ada beberapa alasan kenapa e-library sangat penting diterapkan, diantaranya: (1). Perkembangan ICT semakin membuka peluang-peluang baru bagi pengembangan teknologi informasi yang mudah dan murah untuk diimplementasikan di perpustakaan. Oleh karena itu, saat ini pemanfaatan teknologi informasi sudah menjadi keharusan bagi perpustakaan di 3

Indonesia. (2). Untuk mendukung dan mengefektifkan fungsi-fungsi perpustakaan agar informasi/koleksi yang ada dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan dari seluruh penjuru dunia. (3). Volume pekerjaan perpustakaan semakin meningkat dengan semakin bertambahnya jumlah koleksi sehingga perlu didukung oleh sistem otomasi agar dapat mempertahankan layanan yang prima, efektif, dan efisien. (4). Saat ini sudah banyak perpustakaan khususnya di perguruan tinggi dengan kemampuan dan inisiatifnya sendiri telah merintis pengembangan teknologi informasi dengan mendigitasi koleksi perpustakaan (digital library). Dan otomasi perpustakaan yang ada saat ini sudah mampu membuat Jaringan Perpustakaan Digital Nasional (Indonesian Digital Library Network). Disamping itu e-library memiliki beberapa keunggulan lain seperti mampu melaksanakan pelayanan jarak jauh tanpa dibatasi ruang dan waktu, akses yang mudah dan murah, pemeliharaan koleksi secara digital, jaringan bersifat global, luas, dan tanpa batas wilayah. Adapun keuntungan lain yang diperoleh dari perpustakaan digital adalah sebagai media efektif dalam penyebaran pengetahuan, penyimpanan, perawatan, promosi karya ilmiah, serta mencegah duplikasi dan plagiat. Hal ini tentunya sangat mendukung sekali fungsi kampus sebagai lembaga pengetahuan dan penelitian. Perpustakaan digital atau e-library secara ekonomis juga lebih menguntungkan dibandingkan dengan perpustakaan tradisional. Diantara keuntungannya seperti institusi lebih mudah berbagi koleksi berformat digital, mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal, penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik, dan nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyebarannya. (Chapman dan Kenney, 1996).

Kesiapan menuju e-library 4

Penerapan teknologi informasi dalam sebuah e-library sesungguhnya merupakan bagian yang terintegrasi, saling mempengaruhi, dan berkaitan dengan infrastruktur perpustakaan dan SDM pustakawan itu sendiri. Pemanfaatan teknologi informasi akan menambah keberdayaan perpustakaan dan pustakawan, dan begitu juga sebaliknya perpustakaan dan pustakawan yang berdaya akan mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi. Sebab belum tentu infrastruktur perpustakaan dan koleksi yang lengkap dapat termanfaatkan secara optimal kalau sumber daya pustakawan tidak tersedia dan tidak profesional. Dan begitu juga sebaliknya. Tersedianya sumber daya pustakawan belum tentu dapat berperan secara maksimal, kalau koleksi dan infrastruktur perpustakaan tidak memadai. E-library seperti yang sering didengungkan akhir-akhir ini sebenarnya sudah dirintis keberadaanya semenjak tahun 1990-an. Sedangkan ide tentang e-library sudah ada mulai tahun 1984. Jadi dalam hal ini Indonesia sangat jauh tertinggal dari negara-negara lain, kendatipun untuk kawasan regional Asia Tenggara. Inisiatif untuk menjadikan perpustakaanperpustakaan yang ada di perguruan tinggi sebagai e-library adalah sebuah gagasan yang patut dihargai dan sangat bernilai strategis terutama dalam rangka menuju universitas riset. Namun dalam merealisasikannya membutuhkan proses dan waktu sebelum ia dapat berjalan sempurna seperti yang diharapkan. Untuk itu kesiapan berupa infrastruktur dan fasilitas pendukung, kebutuhan hardware dan software sesuai jumlah dan jenis koleksi, serta tersedianya personil pustakawan yang profesional adalah diantara faktor-faktor yang harus dipertimbangkan oleh menajemen perpustakaan untuk mendirikan sebuah e-library. Kita berharap agar upaya menuju e-library campus dapat segera terlaksana dan terwujud dalam waktu yang singkat secara merata di seluruh perguruan tinggi di Indonesia.

5