GERENCIA
CANTIDAD RIESGOS
GERENCIA ALISTAMIENTO SERVICIOS CONVERGENTES GAlSC
14
G. APROVISIONAMIENTO DE SERVICIOS CONVERGENTES GApSC
G. ASEGURAMIENTO DE SERVICIOS CONVERGENTESGAsSC
CLASIFICACIÓN RIESGOS
Extrema:8 Alta:6
41
Extrema: 11 Alto:17 Medio:11 Bajo:2
43
Extrema:14 Alto:15 Medio:11 Bajo: 3
G. SOPORTE OPERATIVO Y GESTIÓN CONTRACTUAL GSOGC
5
DATOS
11
Extrema:2 Alta:1 Medio:2
Medio:11
114
FECHA DE ULTIMA ACTUALIZACIÓN
19-Jan-09
15-Jan-09
8-Jan-09
7-Jan-08
29-Oct-08
INF. SIN DILIGENCIAR Objetivo Fecha de actualización Responsables de actualización Riesgos no enumerados y repetidos. Completar cronograma Columnas adicionales No se especifica al número de actividad Riesgos no enumerados y repetidos. Completar cronograma Columnas adicionales No se especifica al número de actividad
No está en último formato propuesto con las últimas 4 columnas Fecha de actualización Responsables de actualización Registro número de acción
No se especifica al número de actividad Responsables de actualización Columnas adicionales Registro número de acción
No está en último formato propuesto con las últimas 4 columnas Fecha de actualización Responsables de actualización Registro número de acción Falta toda la información de la nueva matríz
MATRIZ DE RIESGOS DE PROCESO ÁREA ASOCIADA: PROCESO PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
Fecha de Actualización Quien actualizó
Gerencia Alistamiento Red de Acceso Nombre del Proceso Alistamiento de la red de acceso Planear, monitorear, diseñar y ejecutar los proyectos de ensanche, conservación y renovación de la red, formulando soluciones tecnológias que optimicen la prestación de los servicios de telecomunicaciones que soporta la red de planta externa
3/10/2009 Nubia Vargas - Marisol Meza
CATEGORI
Nombre y número de actividad
Riesgo
Objetivo de control
Control Actual
. Concepto Técnico Disponibilidad de Servicio v.1 Clasificar por Central Telefónica(3), Recibir y revisar Documento (7) . Licencia de excavacion - IDU Analizar la Información(2) . Estudio y diseño por intervención de espacio público de terceros - v.1 Analizar Información y crear carpeta (2)
R1: La posibilidad de que la información suminisatrada esté equivocada o no sea suficiente (ej.información sin georeferenciar, documentación inexacata o incompleta ) y se generen respuestas no acertadas
Asegurar que la documentación sea adecuada, se reciba completa y de NA acuerdo con las necesidades del proceso.
Construcción de * PR y/o **RC - v.1 - Solicitar permisos y programar obra(13) * PR: Proyecto de Red **RC: Registro de Canalización
R2: La posibilidad de que el contratista no cumpla con la programación de ejecución de proyectos ocasionando retrasos en los tiempos pactados con el cliente
Asegurar que los tiempos de ejecución de la obra se cumplan de acuerdo con el cronograma
Seguimiento en comités de obra
Planeación
Administración de información
X
X
X
Diseño de infraestructura de planta externa - v.1 Calcular *PR y/o **RC (8) * PR: Proyecto de Red **RC: Registro de Canalización Diseño de infraestructura de planta externa - v.2 Crear Red (22) Estudio y diseño por intervención de espacio público de terceros - v.2
R3:Que la solución diseñada a través del PR y/o RC no cumpla con los requerimientos del cliente debido a un calculo errado Error al Calcular PR y/o RC ? R4: Falla en Configurador de Servicios y/o SGC que no permita la creación de la red en linea
X
X
R5: Recurso de personal y vehiculos insuficientes para atender requerimiento Garantizar la disponibilidad permanente del recurso
Solicitudes Aplazadas por motivos técnicos de red - v.1 Clasificar y Extraer solicitudes R6: Configurador no disponible para generar la aplazadas (2) información requerida Supervisión de compra de insumos y materiales - v.1 Crear Pedido (5)
Plan capacitación Sistema de Garantizar que los proyectos Control y Gestión de de red cumplan con los Proyectos requerimientos formulados por los clientes Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia
R7: No contar a tiempo con los materiales cuando los proveedores incumplen con las fechas pactadas.
Verificacion afectación de infraestructura P.E. de ETB por obras - v.1 - Conciliar pago R8: Pérdida de información, ocasionada por falta de soportes durante la ejecución del contrato, que de daños (27) genere retrasos en la conciliacion
NA
Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia Gestión informática Asegurar que los proveedores cumplan con las fechas pactadas para entrega de materiales NA Asegurar que la información se genere de forma oportuna y que esté organizada cronológicamente
A través de la base de datos se registran los documentos asociados a un número de contrato
X
X
X
X
X
GRAFICAR
CATEGORIAS DE RIESGO
Soporte Administraci Administración Seguimient Cumplimien tecnológic ón de recursos oy to o financiera humanos control
X
X
X
X
X
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
3
3
MAGNITUD DE IMPACTO
50
100
Estrategia
Actividad a realizar
Reducir las consecuencias
Unificación de información y formatos para la presentación y clasificación de la información
CRITICIDAD
30%
60%
Extrema
Extrema
En las programaciones de ejecución de los proyectos se tendrán en cuenta las fechas de compromiso Reducir la probabilidad de ocurrencia con los clientes. El contratista priorizará la construcción de acuerdo con esta fecha.
X
X
X
X
X
X
X
2
50
20%
Alta
Reducir la probabilidad de ocurrencia
X
2
100
40%
Extrema
Reducir las consecuencias
X
2
100
40%
Extrema
Reducir las consecuencias
X
X
3
50
30%
Extrema
Transferir el riesgo
_ Gestión Informática
X
X
50
20%
Alta
Reducir las consecuencias
Planifcación y Verficación de disponibilidad de materiales en existencia
X
2 X
X
Capacitar a los responsables de los calculos de pr/rc
Contar con el apoyo del personal de otras áreas en cuanto a la disponibilidad de vehpiculos y personal de ejecución
X
X
X
X
X
X
50 2
20%
Alta
Implementar libro de obra por ingeniero responsable/por contrato en donde se Reducir la probabilidad de ocurrencia registren todas las novedades del mismo
Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma) Fecha Inicio
03/30/2009
Permanente
Fecha Fin
04/30/2009
Permanente
Responsable
Profesional líder grupo IDU - Jorge Leonardo Cuervo, Daniel Rodriguez Forero
Supervisores de contrato de construcción - Carlos Sanchez Toro, Daniel Rodriguez Forero
Registro número de Costo de Implantación acción
Pérdida Potencial
Relación C/B (%)
Indicador
Observaciones
Calidad de Proyectos Permanente
Permanente
GARA Informática Profesional líder grupo IDU - Jorge Leonardo Cuervo, Daniel Rodriguez Forero Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Vicepresidencia Informática Supervisor de contratos - Jesús Alberto López Profesional líder grupo IDU - Jorge Leonardo Cuervo, Daniel Rodriguez Forero
Probabilida d de Ocurrencia
5 4 3 2 1
BAJA BAJA BAJA BAJA BAJA
MEDIA MEDIA MEDIA BAJA BAJA 1
ALTA ALTA ALTA MEDIA MEDIA
EXTREMA EXTREMA EXTREMA ALTA ALTA 5 20 50 Magnitud del Impacto
EXTREMA EXTREMA EXTREMA EXTREMA ALTA 100
0
MATRIZ DE RIESGOS DE PROCE
PROCESO
Vicepresidencia Aseguramiento del Servicio - Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes Aprovisionamiento LB - ADSL
PROCEDIMIENTO
Aprovisionamiento LB - ADSL
ÁREA ASOCIADA:
OBJETIVO
Fecha de Actualización Quien actualizó
Nombre y número de actividad
Alistamiento de Numeración Linea Básica - Consultar, programar y depurar numeración. Actividades: (2, 3, 7) Aprovisionamiento Linea Básica (2,3,4,8,13,23,25,26,27)Aprovisionamiento PBX - (29,32, 33,34,35,36,39,40) Actividades automatizadas que requieren configurador Aprovisionamiento Linea Básica - Aprovisionamiento PBX Ejecutar cruzadas y conexiones hasta el predio
Entregar el servicio de línea telefónica y/o de un acceso de internet banda ancha por medio de ADSL, de acuerdo con la promesa de valor ofrecida a los clientes de ETB.
Ene 15 -2009 Leonardo Hernández - Alba Lucía Guevara - Marisol Meza
Riesgo
R1: Inconsistencias en la información y en la programación generando desgaste de recusro tanto humano como de equipo ocasionada por realizar esta operación manualmente, R2: No tener disponible el Sistema Configurador generando interrupción y/o demoras en la operación, en tareas que requieren el sistema para su ejecución como programar trabajo en terreno o ingresar las solicitudes cumplidas.
R3: Vandalismo en la red
Aprovisionamiento Linea Básica R4: Sector sin red, imposibilita el aprovisionamiento (9) - Aprovisionamiento PBX (8) - de la linea. Validar estado de la red
Aprovisionamiento Linea Básica Cliente no quiere la linea declina solicitud, (11) - Aprovisionamiento PBX (4) imposibilita el aprovisionamiento de la linea. - Validar condiciones comerciales
Aprovisionamiento Linea Básica Aplazamiento de solicitud por central mal asignada, (11) - Aprovisionamiento PBX (4) imposibilita el aprovisionamiento de la linea. - Validar condiciones comerciales
Aprovisionamiento Linea Básica No esta la persona autorizada para recibir la linea, (11) - Aprovisionamiento PBX (4) imposibilita el aprovisionamiento de la linea. - Validar condiciones comerciales
Aprovisionamiento Linea Básica(9)- Aprovisionamiento PBX (8)- Validar estado de la red
Red secundaria copada, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.
Aprovisionamiento Linea Básica No dan razon del cliente, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar condiciones comerciales
Aprovisionamiento Linea Básica(9)- Aprovisionamiento PBX (8)- Validar estado de la red
Red en construccion, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.
Aprovisionamiento Linea Básica Aplazamiento solicitado por cliente, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar condiciones comerciales
Aprovisionamiento Linea Básica(9)- Aprovisionamiento PBX (8)- Validar estado de la red
Solicitud ingresada por autoactivacion, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.
Aprovisionamiento Linea Básica Direccion no localizable, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar condiciones comerciales
Aprovisionamiento Linea Básica Red primaria en daño, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red
Aprovisionamiento Linea Básica Imposibilidad operativa para cumplir agendamiento, imposibilita el aprovisionamiento de la linea. - Aprovisionamiento PBX
Aprovisionamiento Linea Básica No hay puertos en unidad remota, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red
Aprovisionamiento Linea Básica Propiedad horizontal sin red etb, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red
Aprovisionamiento Linea Básica Red primaria copada, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red
Aprovisionamiento Linea Básica No hay red interna, imposibilita el aprovisionamiento - Aprovisionamiento PBX de la linea. Validar estado de la red
Aprovisionamiento Linea Básica No hay disponibilidad tecnica en central, imposibilita - Aprovisionamiento PBX el aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red
Aprovisionamiento Linea Básica Otras causales de declinación, que imposibilitan el aprovisionamiento de la linea. - Aprovisionamiento PBX
Mala utilización de los códigos de aplazamiento o
Aprovisionamiento Linea Básica declinación lo que propicia información equivocada sobre la gestión del proceso y no permite la - Aprovisionamiento PBX acertada toma de decisiones
Autoactivación Linea Basica Autoactivación Linea Basica
Sistema Configurador fuera de servicio
Autoactivación Linea Basica Entrada para el proceso
Demoras en diseño y desarrollo-explicar
Autoactivación Linea Basica Autoactivación Linea Basica
IVR fuera de servicio
Autoactivación Linea Basica Autoactivación Linea Basica
Sistema SGS fuera de servicio
Autoactivación Linea Basica Programar abonados y realizar conexiones
Demoras en el aprovisionamiento de las líneas (ANS con comercial = 4 días)
Autoactivación Linea Basica Realizar pruebas de conectividad
Red interna construída por el cliente con inconsistencias
Depuración de Solicitudes
Información no encontrada sobre solicitudes Pendientes
Depuración de Solicitudes
Configurador fuera de servicio
Depuración de Solicitudes
Página de SIGNET fuera de línea.
Gestión IVR
IVR fuera de servicio
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Instalar Equipos
Posibilidad de que los instaladores hagan uso de claves mejor configuradas para clientes con una configuración menor (Ej.: Un cliente que ha solicitado un plan de 2000K le puede ser entregada en el momento de la instalación unas claves que corresponden a un plan de 1000)
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Instalar Equipos
Posible venta de los microfiltros que deben ser entregados a los clientes en el momento de la instalación o durante el mantenimiento
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Actividades automatizadas que requieren configurador
Sistema Configurador fuera de servicio
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico -Efectuar visita y realizar cruzada (En unidad remota)
Posibilidad de que el equipo remoto no se encuentre en servicio
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico -Efectuar visita y realizar cruzada (En unidad remota)
Posibilidad de que no se tenga acceso al equipo remoto
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Actualizar fase "Cumplimiento Pases D.G."
IVR fuera de servicio
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Verificar condiciones técnicas del predio del cliente.
Posibilidad de que la red interna del cliente no esté en condiciones óptimas
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Verificar condiciones técnicas del predio del cliente.
Posibilidad de que los equipos del cliente NO cumplan con las especificaciones mínimas requeridas para la instalación de ADSL ??
Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Realizar el cierre de la instalación
Posibilidad de que las visitas no se puedan actualizar como exitosas, porque el serial del equipo no se encuetre creado en el sistema
ESGOS DE PROCESO
CATEGORIAS DE RIES
Control Actual
Planeación
Administración de información
Eliminar inconsistencias en la información y en la programación .
Controles manuales en el mismo proceso
X
X
Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia
Gestión Informática
Mitigar la ocurrencia de actos vandálicos sobre la red
tapas de seguridad- otros
Objetivo de control
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada - Gestión Comercial redacción, deber ser..
X
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Validación manual de direcciónes para reagendamiento (Rutina de Aproximación de Distritos) Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica (Actualización información de distritos reales)
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Gestión Comercial -. Cómo?
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
X No hay
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Gestión Comercial cómo?
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
_ Gestionar solución
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Gestión Comercial
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Gestión Comercial
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Gestión Comercial
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
_ Plan de revisión red libre en daño
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
_ Desarrollo de planes de contingencia
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
_ Gestión de Red
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
X
Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica
X
Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada
X
Asegurar que la utilización de los códigos de declinación se utilicen adecuadamente
X
Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia
_ Gestionar solución
Agilizar la gestión de diseño y desarrollo
_ Gestionar solución
Garantizar disponibilidad de la plataforma IVR
_ Gestionar solución
Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia
_ Gestionar solución
_ Verifica la situación, gestiona temas de su Optimizar tiempos de programación y comeptencia y transfiere realización de conexiones lo correspondiente a otras dependencias
Garantizar adecuación de la red interna construida por el cliente
_ VC identifica responsable de la red interna y transfiere el requerimiento a Telefonía privada
Garantizar integridad de la información
_ Gestión Informática
Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia
X
X
X
X
X
Garantizar disponibilidad de SIGNET Garantizar disponibilidad de la plataforma IVR
Garantizar que las claves utilizadas en el momento de la instalación sean las acordadas con el cliente.
X
Garantizar que no se vendan a los clientes los microfiltros que se entregan en el momento de la instaqlación o durante el mantenimiento Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia
Gestión Informática
Garantizar continuidad de servcio de Gestión VPDR los equipos
Garantizar acceso a los equipos
Gestión VAS-GARA Garantizar disponibilidad de la plataforma IVR
Agilizar la adecuación de la red interna de los clientes en los casos en los que aplique Minimizar la cantidad de visitas con aplazamientos atribuibles a causal de cliente
Asegurar que todas las compras de equipos y seriales se encuentren cargadas en el sistema
X
X
CATEGORIAS DE RIESGO
Soporte Administraci Administración Seguimient Cumplimien tecnológic ón de recursos oy to o financiera humanos control
X
X
X
X
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
X
3
X
3
1
X
X
X
4
X
X
X
4
X
X
X
4
X
X
X
4
X
X
X
4
X
X
X
4
X
X
X
4
X
X
X
3
X
X
X
3
X
X
X
3
X
X
X
3
X
X
X 3
X
X
X 3
X
X
X
X
X
X
4
3
X
X
X
3
X
X
X 3
X
X
X 2
X 2 X
X
X
2
X 2
X
X 2 2
X
X 2
X
X
X
3 X X
X
1 X
3
X
X
X
X
X
1 2
2
X
4
X
X
2
X
X
2
X
2
X
X 2 X 3 X 3
4
GRAFICAR
Estrategia MAGNITUD DE IMPACTO
CRITICIDAD
20
12%
Alta
Reducir la probabilidad de ocurrencia
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
20
4%
Media
Reducir las consecuencias
50
40%
Extrema
Reducir la probabilidad de ocurrencia
50
40%
Extrema
Transferir el riesgo
50
40%
Extrema
Reducir la probabilidad de ocurrencia
50
40%
Extrema
Transferir el riesgo
50
40%
Extrema
Reducir la probabilidad de ocurrencia
50
40%
Extrema
Transferir el riesgo
50
40%
Extrema
Transferir el riesgo
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
50
30%
Extrema
Reducir la probabilidad de ocurrencia
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
50
40%
Extrema
Reducir la probabilidad de ocurrencia
20
12%
Alta
Reducir la probabilidad de ocurrencia
20
12%
Alta
Reducir la probabilidad de ocurrencia
20
12%
Alta
Reducir la probabilidad de ocurrencia
5
2%
Baja
Reducir las consecuencias
20
8%
Media
Reducir la probabilidad de ocurrencia
20
8%
Media
Transferir el riesgo
50
20%
Alta
Transferir el riesgo
20
8%
Media
Transferir el riesgo
20
8%
Media
50
20%
Alta
Reducir la probabilidad de ocurrencia
50
30%
Extrema
Transferir el riesgo
20
4%
Media
Transferir el riesgo
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
5
1%
Baja
Transferir el riesgo
20
8%
Media
Transferir el riesgo
20
8%
Media
Transferir el riesgo
20
16%
Alta
Reducir la probabilidad de ocurrencia
20
8%
Media
Transferir el riesgo
50
20%
Alta
Transferir el riesgo
20
8%
Media
Transferir el riesgo
20
8%
Media
Transferir el riesgo
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
20
12%
Alta
Transferir el riesgo
50
40%
Extrema
Transferir el riesgo
Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma) Actividad a realizar
Fecha Inicio
Proyecto Alistamiento y Asignación Automática de numeración. - nueva actividad..
Responsable
Jan-08
Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo -- informàtica
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Gestión Informática
Turno de emergencia control altual??
Fecha Fin
continuo…
Vicepresidencia de Informática
Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales
cuando iniciò?
Permanente Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Gestión Comercial
Validación manual de direcciónes para reagendamiento (Rutina de Aproximación de Distritos) Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica (Actualización información de distritos reales)
Fecha Inicio
Permanente Gestión Comercial Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica Cuadrillas de liberación de red
Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica /Maria Alexandra Vargas
permanenete?
Oct-08
Gestión Comercial
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
_ Gestionar solución
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Gestión Comercial
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación opertiva/Jorge Angulo Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Coordinador Línea Básica/Oswaldo Barón Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas Gerencia de Alistamiento de Red de Acceso / Lider técnico / Nubia Vargas Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica
Gestión Comercial Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Gestión Comercial
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
_ Plan de revisión red libre en daño
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
_ Desarrollo de planes de contingencia
_ Gestión de Red
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales
Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas Gerencia de Aseguramientode Servicios Convergentes / Gerente / Wilson Fajardo Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Línea Básica / Oswaldo Barón Vicepresidencia PDR /Dirección diseño e ingeniería / Jorge Sepulveda
Permanente
Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo
Oct-08
Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder LB/Oswaldo Barón Gerencia de Alistamiento/Carlos Oviedo
Oct-08
Gerencia de Alistamiento/Carlos Oviedo
Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Cuadrillas de liberación de red.
Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica
Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica
Implementación de formato actualizado con lo códigos
Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Linea básica / Oct-08 Oswaldo Barón Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Linea básica / Oswaldo Barón Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Linea básica / Seguimiento permanenteOswaldo Barón
_ Gestionar solución
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
_ Gestionar solución
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
_ Gestionar solución
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Vicepresidencia Informática Gerencia de Alistamiento de Red de Acceso / Lider técnico / Carlos Sanchez VPDR/ Plataforma correo de voz / Norberto Ariza
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Vicepresidencia Informática
_ Verifica la situación, gestiona temas de su comeptencia y transfiere lo correspondiente a otras dependencias
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Coordinador Autoactivación / Cesar Buritica Vicepresidencia Comercial/Lider de Constructoras Telefonía privada VAS / Blas Alexis Martínez Juan Carlos Perdomo
_ VC identifica responsable de la red interna y transfiere el requerimiento a Telefonía privada
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
_ Gestión Informática
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Vicepresidencia Informática
_ Gestión Informática
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Vicepresidencia Informática
_ Gestión Informática
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Vicepresidencia Informática
_ Gestión Informática
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Vicepresidencia Informática
Desarrollo informático solicitado por comercial "Asignación claves primer uso"
Vicepresidencia Comercial/Gerencia de Producto/ Adriana Alexandra Molina VAS/Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes/Alexan der Lozano - Caterine Silva
En proceso de formulación
Gestión Informática
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS
Vicepresidencia de Informática VPDR/Dirección de Aprovisinoamiento de Servicios/Cesar Quiceno
VAS/GARA/Leonardo Ortiz VPDR/ Dirección productos y Seguimiento permanente servicios/Norberto Ariza Seguimiento permanente VAS/Telefonía
Retroalimentar al clietne en el momento de la venta
privada/Juan Carlos Perdomo V. Comercial/Gerencia Seguimiento permanente de Producto/Adriana Alexandra molina VPDR/Dirección Gestión y Seguimiento permanente Supervisión de contratos/Diana Espinel
Registro número de Costo de Implantación acción
?????$$$$$
$$$$$
Pérdida Potencial
Relación C/B (%)
Indicador
declinacion por sector sin red
indicadores
Cumplimiento del cronograma establecido para el desarrollo informático
Observaciones
Gerencia de Aprovisiona miento de Servicios Convergente s / Líder LB/Oswaldo Barón Gerencia de Alistamiento/ Carlos Oviedo
Probabilidad de Ocurrencia
TABLA DE EQUIVALENCIA PARA CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)
5
BAJA
MEDIA
ALTA
4
BAJA
MEDIA
ALTA
Probabilidad de Ocurrencia
3
BAJA
MEDIA
ALTA
2
BAJA
BAJA
MEDIA
1
BAJA
BAJA
MEDIA
1
5
20
Magnitud del Impacto
CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
ALTA
EXTREMA
ALTA
ALTA
tud del Impacto
50
100
0
MATRIZ DE RIESGOS DE PRO ÁREA ASOCIADA: PROCESO PROCEDIMIENTO OBJETIVO Fecha de Actualización Quien actualizó
Nombre y número de actividad
Mto correctivo- Soporte de servicios. Impresión de trabajo a terreno mantenimientos LB.
Vicepresidencia Aseguramiento del Servicio Aseguramiento Evaluar, controlar y mitigar los riesgos presentes en el proceso y los que se pudieran presentar 1/8/2009 Persona o grupo personas
Riesgo
R1: Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada y/o falla en Red Corporativa
Mto correctivo- Soporte de servicios. Entrega de trabajo diario de reparaciones.
R2: Reunión sindical
Mto correctivo- Soporte de servicios. Reparación de abonados en terreno.
Imposibilidad atmosférica
Mto correctivo- Soporte de servicios. Reparación de abonados en terreno.
Mto correctivo- Soporte de servicios. Enrutamiento Automático por intervención en elementos de red.
Falta de personal por pensión, licencias, vacaciones, incapacidades, capacitación, restricción médica, marchas, etc.
No crear la causa común conocida-ACLARAR
Mto correctivo- Soporte de servicios. Pruebas de abonado.
Fast ??? de prueba fuera de servicio Mto correctivo- Soporte de servicios. Enrutamiento de abonados. Enrutamiento de RF ???errados
Mto correctivo- Soporte de servicios. Verificación del servicio. No es posible accesar al predio para realizar y/o verificar la reparación
Mto correctivo- Soporte de servicios. Descarga de abonado reparado. IVR què es?? fuera de servicio (no hay descargue de RF), afectando el TMR e ingresos por compensaciones (CRT).??????
Mto correctivo- Soporte de servicios. Asignación de trabajo a terreno mantenimientos LB. Intermitencia de SMA ????o fuera de servicio???? Mto correctivo- Soporte de Sistema SIMRA fuera de servicio durante la servicios. A todas las actividades. jornada- CUAL ES EL RIESGO? Mto correctivo- Soporte de servicios. Programación de No hay acceso al equipo por parte del abonado por suspensión. programador-CUAL ES EL RIESGO Atención de red libre en daño. Generación de reporte para Sistema configurador fuera de servicio areglar arreglo de red. riesgo Atención de red libre en daño. Generación de reporte para arreglo de red.
Sistema Gesred fuera de servicio en que los afecta, cual es el riesgo.
Atención de red libre en daño. Reparación de red en terreno.
Pérdida de recurso por información errada , a què se refiere?-
Intervención red de cobre. Entrega de trabajo diario de reparaciones.
Reunión SINDICAL cual es el riesgo?
Intervención red de cobre. Creación y asinación de OTM. Intervención red de cobre. Impresión de trabajo a terreno mantenimientos LB.
Sistema Gesred fuera de servicio-revisar el riesgo Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada
Intervención red de cobre. Asignación de trabajo a terreno mantenimientos LB.
Vías consignadas en el sistema? se encuentran erradas o no existen
Intervención red de cobre. Pruebas de abonado. Intervención red de cobre. A todas las actividades.
Fast de prueba fuera de servicio cual es el riesgo? Sistema SIMRA fuera de servicio durante la jornada redactar
Intervención red de cobre. A todas las actividades.a que se refiere? Intervención red de cobre. Solicitud de material. Intervención red de cobre. Solicitud de material.
Recurso de personal y vehículos insuficientes para atender requerimiento, en fechas especiales (Semana Santa, vacaciones de mitad de año y final de año) No disponibilidad de material en bodega Sistema Gesred fuera de servicio cual es el riesgo?
Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno.
Pérdida de recurso de movilidad por daños en vehículos o paro de conductores ETB
Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno.
Presencia de riesgo eléctrico.no es claro
Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno.
Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno.
Presencia de gases peligrosos. Redactar..
Riesgo de inundación por aguas lluvias en centrales telefónicas -posibilidad
Varios requerimientos al mismo tiempo????? Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa de cámara.
Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa Recurso humano insuficiente para atender de cámara. fines de semana Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa de cámara. Pérdida de llaveajustar, e inlcuir enel anterior
Reintegro Material. Registro de novedades de reintegro.
Sistema Gesred fuera de servicio
Reintegro Material. Peso del material a reintegrar.
Báscula en daño o descalibrada
Reintegro Material. Recibir material de reintegro.
Capacidad de almacenamiento
Reintegro Material. Conciliación de información.
Datos de salida de material vs Reintegro de material no coinciden
Valoraciones. Inclusión, modificación o impresión de valoración.
Sistema Gesred fuera de servicio
Valoraciones. Inclusión, modificación o impresión de valoración.
Sistema SIVAL fuera de servicio
Valoraciones. Inclusión, modificación o impresión de valoración. Mto correctivo- ADSL Plan Básico. Revisar servicio en el predio del cliente
Sival no valida información de GesRed
Base de datos sin servicio cual?
Mto correctivo- ADSL Plan Básico . Impresión y envío de trabajo a terreno mantenimientos ADSL.
Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada y/o falla en Red Corporativa
Mto correctivo-ADSL Plan Básico. Enrutar reporte de falla según naturaleza
Posibilidad de que el enrutamiento de Reporte de Fallas se haga equivocadamente debido a que la gestión es manual
Mto correctivo-ADSL Plan Básico. Agendar Reportes de Falla
No es posible accesar al predio para realizar y/o verificar la reparación
Intervención red de cobre. ADSL Plan Básico. A todas las Sistema SIMRA fuera de servicio durante la actividades. Cuales? jornada
ESGOS DE PROCESO
CATE
Objetivo de control
Control Actual
Planeación
Garantizar el normal funcionamiento Gestión informática de la Red Corporativa y/o SIMRA Generación diaria de archivo con los
reportes de falla pendientes a la fecha (GSO&GC).
Garantizar el servicio durante la(s) reunion(es) sindical(es)
X
X SIN DEFINIR
Planear la planta de personal requerida
Programación distribuida de vacaciones al inicio de cada año para reducir el impacto. Programación anticipada y distribuida de cursos de capacitación. Inclusión de novedades de personal en ABM. Creación de la cuasa común conocida en què sistema?
Actas de creación y Cierre de Causas Comunes Conocidas. Asegurar el correcto funcionamiento de los fast
Notificación a área encargada Analizar el requerimiento del cliente para su correcto enrutamientoNO-ES OBJETIVO
Consulta de sistemas de información??? Establecer comunicación con el cliente al teléfono de contacto (fijo ó TIGO)-ESTE NO ES EL OBJETIVO Nueva visita-NO ES UN CONTROL Garantizar el normal funcionamiento del IVR para descargues en línea sobre SIMRA TANDEM.
Descargue de repaciones con operador de consola es este el control??
X
Garantizar el normal funcionamiento del Sistema Móvil de Apoyo
Consulta y descargue por otros sistemas si es este?? Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA
Gestión informática Garantizar el acceso al equipo para programación Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicios y plan de contingencia
Gestión informática
Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia
Desarrollo informático X Eliminar inconsistencias en la información
Actualización de información de abonados en DG
Conocer con anticipación la fecha de las reuniones- que se cumpla el trabajo (el que sea-) lo antes posible..
X
Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia
Desarrollo informático Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA
Gestión informática
Eliminar inconsistencias en la información
Inventarios, actualizaciones en sistemas informáticos
Asegurar el correcto funcionamiento de los fast ??????
Gestión informática Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA Gestión informática Planear la planta de personal y cantidad de vehículos requeridosno es obejtivo
X
Programación de vacaciones,inclusión de novedades de personal en ABM Garantizar la disponibilidad de material en bodega
Control de existencias de material
Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia
Desarrollo informático no es claro
X
Establecer plan de contingencia no es un control Tender red en zonas aptas para su intervención---disminuir Observancia de las normas de accidentes de trabajo seguridad industrial
Tender red en zonas aptas para su intervención
Observancia de las normas de seguridad industrial
Controlar el riesgo de inundación en centrales telefónicasObservancia de las normas sobre redactarlo bien- garantizar que… canalización
X X
X
X
X Asignación de llaves a cada grupo de Programar los requerimientos no es trabajo el control
X Atención a las solicitudes de apertura, Programar los requerimientos no es con el turno controlde emergencia
Disponer de copias de llaves
Utilización de llaves del turno de emergencia mientras se repone la perdida
Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia
Desarrollo informático Realizar mantenimiento a la báscula y calibrarla permanentementeno es el objetivo
Ampliar la capacidad de almacenamiento
Reutilizar material, dar de baja elementos no reutilizables
Garantizar que la salida de material coincida con el reintegro Verificación de cantidades en GesRed Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia
Desarrollo informático Garantizar la disponibilidad de Sival y plan de contingencia
Desarrollo informático
X
Garantizar la sincronización entre Sival y GesRed, plan de contingencia
Desarrollo informático Garantizar que el servidor esté siempre arriba y la red corporativa al Se subió al servidor para garantizar 100 %
permanencia ??
Garantizar el normal funcionamiento Gestión informática de la Red Corporativa y/o SIMRA Generación diaria de archivo con los
reportes de falla pendientes a la fecha (GSO&GC).
Minimizar la probabilidad de ocurrencia de enrutamientos equivocados
NA
Establecer comunicación con el cliente al teléfono de contacto (fijo ó TIGO) no es el objetivo Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA
Gestión informática
X
CATEGORIAS DE RIESGO Administración de información
X
X
Soporte Administración tecnológico financiera
Cumplimiento
Administración de recursos humanos
X
Seguimiento y control
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
X
2
X
2
X
3
X
X
X
X
X
X
1
X
4
X
X
3
X
X
4
X
5
X
X
X
X
X
X
3
X
X
X
3
X
X
X
2
X
X
2
X
X
2
X
X
2
X
X
2
X
1
X
X
2
X
X
X
2
X
X
X
5
X
X
4
X
X
2
X
X
X
X X
2
X
2
X
2
X
2 X
X
3
X
X
3
X
1
3
3
X
2
X
X
X
X
X
X
2
2
X
X
X
X
2
X
3
X
X
2
X
X
2
X
X
2
X
X
3
X
X
X
1
X
X
X
X
3
X
X
4
X
1
X
X
X
GRAFICAR
Estrategia MAGNITUD DE IMPACTO
50
20
20
Actividad a realizar
CRITICIDAD
20%
8%
12%
Alta
Media
Alta
Transferir el riesgo
Reducir las consecuencias
Reducir las consecuencias
Brief: Reporte generado y publicado en un repositorio WEB de Reportes de Falla pendientes día a día, con acceso al área usuaria. Acuerdos ANS´s Brigadas de reparación posteriores a las reuniones sindicales, en las centrales afectadas. Viabilidad de contrato para reparaciones
Brigadas de reparación posteriores al evento en las centrales afectadas.
20
20
20
12%
4%
16%
Alta
Media
Alta
Cursos Concursos Viabilidad de contrato para reparaciones Reducir la probabilidad de ocurrencia Reubicación de personal con restricción médica.
Reducir la probabilidad de ocurrencia
Transferir el riesgo
Brief: Inclusión de la OTM sobre SIMRA para asignación de eventos por Cable primario Acuerdos ANS´s con la Dirección Administración de Plataformas y Servicios DAPS Evaluar el estado actual de los FAST de prueba y solicitar concepto de vida útil para planear su reposición.
50
30%
Extrema
Transferir el riesgo
Guía y entrenamiento de VAS a multiplicadores de la operación de servicio al cliente
50
40%
Extrema
Reducir las consecuencias
Brief: Agendamiento para clientes con fallas no atribuibles a ETB
20
20%
Alta
Brief: Conectividad en línea con SIMRA para el descargue de información y disposición de la herramienta o equipamento idóneo que mediante una interfaz apropiada permita el Reducir la probabilidad de ocurrencia descargue en línea y no en batch (tarea programada bajo windows) sobre SIMRA TANDEM, como se realiza hasta ahora. Acuerdos ANS´s
20
12%
Alta
Cambios de conectividad vía VPN y asignación de equipos
Reducir la probabilidad de ocurrencia de gama alta. Acuerdos ANS ´s
Backup de la información vía WEB
100
40%
Extrema
Transferir el riesgo
20
8%
Media
Transferir el riesgo
Capacitación a personal de la operación de servicio al cliente
20
8%
Media
Transferir el riesgo
Acuerdos ANS´s
20
8%
Media
Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Reducir la probabilidad de ocurrencia Valoraciones, Bajas, Reintegros
20
8%
Media
Reducir la probabilidad de ocurrencia
Sincronización de la información entre los sistemas SIMRA y CFG
50
10%
Alta
Reducir las consecuencias
Viabilidad de contrato para reparaciones???????
50
20%
Alta
Reducir las consecuencias
Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Valoraciones, Bajas, Reintegros
20
8%
Media
Transferir el riesgo
Brief: Reporte generado y publicado en un repositorio WEB.
50
50%
Extrema
Transferir el riesgo
Desarrollo de sistema único de vías
20
16%
Alta
Transferir el riesgo
Acuerdos ANS´s
100
40%
Extrema
Transferir el riesgo
Backup de la información vía WEB
50
20%
Alta
Reducir la probabilidad de ocurrencia
Viabilidad de contrato para reparaciones???????
100
40%
Extrema
Transferir el riesgo
Actualizar existencias de material diariamente.
100
40%
Extrema
Transferir el riesgo
Actualizar existencias de material diariamente.
50
20%
Alta
Transferir el riesgo
Contrato de vehículos
50
30%
Extrema
Transferir el riesgo
Mantenimientos sobre la red de acceso???
50
30%
Extrema
Transferir el riesgo
Mantenimientos en las cámaras telefónicas
5
1%
Baja
Reducir la probabilidad de ocurrencia
Contratación de equipos de succión levantar diagnòstico??medidas..
1
1%
Baja
Reducir la probabilidad de ocurrencia
Compra y asignación de llaves en puntos de acceso no controlados
5
3%
Media
Reducir la probabilidad de ocurrencia
Aumentar recurso en el turno de emergencia
20
8%
Media
Reducir las consecuencias
20
8%
Media
1
0%
Baja
20
50
50
100
8%
30%
20%
40%
Media
Extrema
Alta
Extrema
Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Reducir la probabilidad de ocurrencia Valoraciones, Bajas, Reintegros
Reducir la probabilidad de ocurrencia
Contrato de mantenimiento periódico
Transferir el riesgo
Establecer proceso con la Coordinación de Suministros para que el reintegro de material sea directo a esa área
Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Reducir la probabilidad de ocurrencia Valoraciones, Bajas, Reintegros
Reducir las consecuencias
Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Valoraciones, Bajas, Reintegros
Reducir las consecuencias
Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Valoraciones, Bajas, Reintegros
Reducir las consecuencias
Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Valoraciones, Bajas, Reintegros
Extrema
Transferir el riesgo
ANS's con Informática para garantizar en un 100 % la prestación del servicio del servidor
Alta
Transferir el riesgo
Backup de la información vía WEB
100
40%
Extrema
100
60%
50
10%
20
12%
Alta
Reducir las consecuencias
Guía y entrenamiento de VAS a multiplicadores de la operación de servicio al cliente
50
40%
Extrema
Reducir las consecuencias
Brief: Agendamiento para clientes con fallas no atribuibles a ETB
100
20%
Alta
Transferir el riesgo
Backup de la información vía WEB
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma) Fecha Inicio
2/2/2009
Fecha Fin
POR DEFINIR
Responsable
Vicepresidencia de Informática y de Planeación y Desarrollo de Red.
1/3/2009
Gerencia Aseguramiento de Servicios CADA VEZ QUE OCURRA EL EVENTO Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González
1/3/2009
Gerencia Aseguramiento de Servicios CADA VEZ QUE OCURRA EL EVENTO Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González
Registro número de acción
2/2/2009
POR DEFINIR
2/2/2009
POR DEFINIR
Mensual
Mensual
Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al Especializado/Jorge Angulo. Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo Gonzalez Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordi Gerencia nador/Pablo Perafán Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González Dirección Administración de Plataformas y Servicios - DAPS
Servicio al Cliente Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González
11/17/2008
11/21/2008
Correo de VozVPDRS
10/1/2008
11/30/2008
Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onales III Vicepresidencia de Informática Servicio al Cliente Vicepresidencia de Informática
11/17/2008
11/30/2008
Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al III/Wilson Chávez Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onales III Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordi nador/Pablo Perafán
11/17/2008
11/30/2008
11/25/2008
11/28/2008
Fecha Inicio
11/17/2008
11/21/2008
Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al III/Wilson Chávez Vicepresidencia de Informática Gerencia Alistamiento de Servicios Convergentes Vicepresidencia de Planeación y Desarrollo de Red Vicepresidencia de Informática Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordi nador/Pablo Perafán Coordinación de suministros Coordinación de suministros por què??
Coordinación de Servicios Generales Seguridad Industrialpor què ellos Gerencia Alistamiento de Servicios Convergentes Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onales III Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onales III Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al III/Wilson Chávez Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes
11/17/2008
11/30/2008
11/25/2008
11/28/2008
Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes
11/17/2008
11/30/2008
Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes
11/17/2008
11/30/2008
Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al III/Wilson Chávez
11/17/2008
11/30/2008
Gerencia Gestión de la Información
11/17/2008
1/3/2009
11/30/2008
Gerencia Gestión de la Información
CADA VEZ QUE OCURRA EL EVENTO Vicepresidencia de
Informática 2/2/2009
POR DEFINIR
Mensual
Mensual
Vicepresidencia de Informática
Servicio al Cliente Gerencia Aprovisionamiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/ Vicepresidencia de Informática
Costo de Implantación
Pérdida Potencial
Relación C/B (%)
Indicador
Informática
Seguimiento cronograma de implementación de BRIEF.
Depende del recurso utilizado
Descargue de reportes de falla.
Depende del recurso utilizado
Reportes de falla reagendados
Ing. Carlos Ariza
Informática
Descargue de reportes de falla contrato
Seguimiento cronograma Elaboración de ANS's Definición de actividades de la DAPSCronograma.
Informática Reportes de falla enrutados a colas o creados con Naturaleza de reclamo no corresponde a la falla reportada por el cliente Repetitivos por número telefónico teniendo en cuenta el código de cierre
Cronograma de Implementación
Seguimiento cronograma
Seguimiento cronograma
$$$$$$
Descargue de reportes de falla contrato
Seguimiento cronograma
Descargue de reportes de falla contrato
Cantidad de requerimientos atendidos por el turno de emergencia
Seguimiento cronograma
Seguimiento cronograma
Seguimiento cronograma
Depende del recurso utilizado
Descargue de reportes de falla.
Informática
Reportes de falla enrutados a colas o creados con Naturaleza de reclamo no corresponde a la falla reportada por el cliente Repetitivos por número telefónico teniendo en cuenta el código de cierre
Observaciones
Probabilidad de Ocurrencia
TABLA DE EQUIVALENCIA PARA CRITICIDAD (Nivel de Riesg
5
BAJA
MEDIA
ALTA
4
BAJA
MEDIA
ALTA
3
BAJA
MEDIA
ALTA
2
BAJA
BAJA
MEDIA
1
BAJA
BAJA
MEDIA
1
5
20
Magnitud del Impacto
CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
ALTA
EXTREMA
ALTA
ALTA
tud del Impacto
50
100
0
MATRIZ DE RIESGOS DE PROCESO ÁREA ASOCIADA:
Gerencia Soporte Operativo y Gestion Contractual
PROCESO PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
Fecha de Actualización Quien actualizó
Administración de Elementos a Cargo Mantener y administrar los inventarios de las coordinaciones de equipos, elemntos de mayor y menor cuantia a cargo de los funcionarios. Ene/07/2009 Persona o grupo personas
Nombre y número de Riesgo actividad
5. Inventario Fiscal Anual: Realizar visita a centrales e inventario fisico
R-1: Incumplimiento en el Cronograma inventario por que el aplicativo Inventario Devolutivos este fuera de servicio o en deficiencia de operación.
5. Inventario Fiscal R-2 Incumplimiento en el cronograma de Anual:Realizar visita toma de inventario por la no asistencia del a centrales e personal convocado inventario fisico
35 -74. Inventario Fiscal Anual: Verificar tipo de inconsistencia
R-4 No aclaración y definición de inconsistencias, por insuficiencia de documentación soporte, debido a la omisión en gestión documental y/o perdida de documentos.
19-14-43-61 Almacenamiento de R-7 Pérdida información de la base de datos cuel? informacion en aplicativo 67-56-82 Transporte R-8 Róbo o Hurto de elementos de elementos a diferentes lugares
Categorias de Riesgo: De acuerdo a la Directiva Interna 474 de 2005 (Se marca con una X, la categoria qu
Probabilidad de Ocurrencia: Posibilidad que un factor de riesgo ocurra, se recomienda que este soporta
Magnitud del Impacto: Medida relativa de cómo las consecuencias de un evento afectan el proceso en ev
Criticidad (Nivel de Riesgo): Es el resultado de la combinación de la probabilidad de ocurrencia por la m Costo de implantación: Cuánto me cuesta la ejecución de la actividad para atacar el eventual riesgo ($)
Pérdida Potencial: Cuánto podría ser la pérdida (menores ingresos, mayores costos, pérdida de activos,
Relación C/B (Costo/Beneficio): El resultado porcentual de la división entre el costo de implantación y la
Indicador: Se recomienda, apuntarle a algún indicador que se impacte por la actividad que estoy realizan
ESGOS DE PROCESO
CATEGORIAS
Objetivo de control
Control Actual
*Firma de acuerdo de nivel de servicio con el área responsable de la administración y gestión del C-1 Acuerdo con informática para brinde aplicativo para poder contar con la apoyo al Área (VAS) durante el tiempo información completa, exacta y/o de inventario. Es este?? No hay. oportuna que permita la realización y aprobación de inventario en los tiempos planeados. no es el objetivo
* Atar la asistencia y aprobación de Comunicaciones con los jefes inmediatos inventario al pago de la prima de informando y solicitando el cumplimiento productividad individual.no es el del cronograma planteado. obejtivo
Planeación
Administración de información
X
Definir método y periodicidad de control de la actividad de gestion documental desarrollada en el área no es el objetivo Asegurar que éxiste un mecanismo fiable para conservar la información almacenada
Contar con sistemas apoyo de seguridad adecuado para el transporte de herramientas no es el objetivo
Control esporadico de gestión documental.
ninguno
X
Solicitudes puntuales al área de seguridad
rna 474 de 2005 (Se marca con una X, la categoria que impacta)
or de riesgo ocurra, se recomienda que este soportado en estadísticas de sucesos anteriores o por conocimiento del responsable
onsecuencias de un evento afectan el proceso en evaluación (se debe enmarcar dentro de un rango de valores por posibles pédid
mbinación de la probabilidad de ocurrencia por la magnitud del impacto. Estas casillas se generan automáticamente, entre el nive
ón de la actividad para atacar el eventual riesgo ($)
nores ingresos, mayores costos, pérdida de activos,etc) si no se implementan las acciones para prevenir o mitigar el eventual Ries
ual de la división entre el costo de implantación y la pérdida potencial
or que se impacte por la actividad que estoy realizando para la prevención o mitigación del eventual Riesgo
CATEGORIAS DE RIESGO
Soporte tecnológico
Administración financiera
Cumplimiento
X
X
Administración de recursos humanos
Seguimiento y control
PROBABILIDAD MAGNITUD DE DE IMPACTO OCURRENCIA
3
50
4
50
X
X
2
20
1
100
1
20
or conocimiento del responsable del Proceso y del ejecutor de la actividad del proceso (se califica entre 1 y 5, siendo 5 la mayor
ngo de valores por posibles pédidas de ingresos, mayores costos, pérdida de activos etc acorde, con el tamaño de los negocios
n automáticamente, entre el nivel bajo y el extremo dependindo de la combinación.
prevenir o mitigar el eventual Riesgo ($)
tual Riesgo
Estrategia
Actividad a realizar
Transferir el riesgo
Firma de acuerdo de nivel de servicio con el área responsable de la administración y gestión del aplicativo para poder contar con la información completa, exacta y/o oportuna que permita la realización y aprobación de inventario en los tiempos planeados.
CRITICIDAD
30%
40%
Extrema
Extrema
Normativa interna que supedite el pago de la prima de productividad del Reducir la probabilidad de ocurrencia empleado al cumplimiento de la fecah de realizacion del inventario y la validacion satisfactoria del mismo.
8%
20%
Media
Alta
4%
Media
0% 0% 0%
0% 0% 0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
Definir método y periodicidad de control de la actividad de Reducir la probabilidad de ocurrencia gestion documental desarrollada en el área
Transferir el riesgo
Evitar el riesgo
Verificar mecanismos establecidos por Informatica para guardar la informacion, backups, cada cuanto, solicita mejoras de ser el caso. Establecer procedimiento que incluya manejo de escoltas según el valor de los elementos transportados.
a entre 1 y 5, siendo 5 la mayor probabilidad de ocurrencia) con el tamaño de los negocios de etb. (se califica con 1, 5, 20, 50 o 100, siendo 100 el de mayor impacto)
Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma) Fecha Inicio
Fecha Fin
Responsable
April-09
May-09
VAS, INFORMATICA
April-09
May-09
VAS - Efraín Martinez
Registro número de acción
e mayor impacto)
April-09
May-09
VAS-Jacqueline Quin
February-09
Feb-09
VAS-Jacqueline Quin
April-09
May-09
VAS-Jacqueline Quin
Costo de Implantación
Pérdida Potencial
Relación C/B (%)
Indicador
Observaciones
Se llevará a consideración del Vicepresidente
Probabilidad de Ocurrencia
TABLA DE EQUIVALENCIA PARA CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)
5
BAJA
MEDIA
ALTA
EXTREMA
EXTREMA
4
BAJA
MEDIA
ALTA
EXTREMA
EXTREMA
3
BAJA
MEDIA
ALTA
EXTREMA
EXTREMA
2
BAJA
BAJA
MEDIA
ALTA
EXTREMA
1
BAJA
BAJA
MEDIA
ALTA
ALTA
1
5
20
Magnitud del Impacto
50
100