Materi Training Cl Ajs.pdf

Peran & Tanggung Jawab Circle Leader Teknik / Kaidah menyusun risalah project Circle Leader

AJS Jawa Tengan, Feb 2019

IMPROVEMENT QCC & QCP

SS QCP Group Project

QCC

Individual Project

QCL Core Value

GKM

CL & SS

PKM

QCI SGA

BPI QEA

2

CIRCLE LEADER

SIAPAKAH CIRCLE LEADER ……. ? POSISI :

Orang yang ditunjuk sebagai penggerak aktivitas peningkatkan

kinerja area kerjanya melalui peningkatan kemampuan dirinya beserta anggotanya dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang ada ditempat kerjanya dari sisi sistem dan manusia JABATAN :

Group Leader, Foreman, Sub Kasie, Supervisor dan Kasie (umumnya identik dengan jabatan)

4

Tanggung Jawab Minimal Seorang Circle leader : 1. Berusaha selalu meningkatkan pengetahuan dan skill teknis 2. 3. 4.

yang berhubungan dengan pekerjaan sehari-hari dan aktivitas QCC Mengatur pertemuan circle Memastikan agar pertemuan berorientasi pada aktivitas perbaikan Mendorong keterlibatan anggota

5

Minimal Soft Skill Circle Leader KREATIF

IMPRESIF SUPEL LEADERSHIP Bagaimana Caranya …. ??? 6

KARAKTER CIRCLE LEADER

A Leader, Leads by Example not by Force

Ekspetasi

Menginstruksikan Untuk melakukan sesuatu (memeintah)

Mengajarkan cara untuk melakukan sesuatu (Mengajak)

Anggota

Circle leader

7

PRESSURE CIRCLE LEADER Self motivation

ATASAN

REKAN

CIRCLE LEADER

Good Communication

TEMAN Good Human Relation

BAWAHAN Reward

Punishment

8

KENAPA KITA HARUS MEMBUAT PROJECT CIRCLE LEADER ……. ? KEWAJIBAN

WAJIB = BERAT = TIDAK DILAKUKAN

APAKAH MEMBUAT PROJECT CIRCLE LEADER ITU MEMBERATKAN ……. ? MEMBERATKAN 1. Mengganggu / menambah Pekerjaan 2. Menghabiskan Waktu 3. Menghabiskan Energi 4. Menambah Tanggung Jawab

9

Bagaimana Step membuat Project CL.

Buat kerangka project

1. 8 Step & 7 Tools

1.

2. DMAIC

2. Menetapkan Target

3. Format Makalah 4. Others

PDCA

Menentukan Tema

3. Analisa Kondisi Yang Ada 4. Analisa Sebab Akibat 5. Merencanakan Penanggulangan 6. Melaksanakan Penanggulangan 7. Evaluasi Hasil 8. Standarisasi & Tindak Lanjut

10

Pra Tema Tampilkan history / kondisi circle secara umum sebagai informasi awal :

11

1. Menentukan Tema Issue dasar apa sajakah yang bisa menjadi background tema CL : 1.Pembentukan Circle Baru 2.Circle yang Pasif 3.Ke NIHIL an / Penurunan Prestasi Circle 4.Pengembangan Circle 5.Development TL / CL baru

Hindari melakukan / melompat ke step Analisa dalam penentuan tema: 1.Skill Unbalance 2.Skill / Kemampuan ber QCC rendah 3.Kerja sama team kurang 4.Motivasi kurang dll 5.Leadership kurang

RADAR CHART SOSIOMETRI PREMATURE

12

Bagaimana memvisualisasikan data dari issue tema : 1. 2. 3. 4.

Gambarkan kondisi sebelum perbaikan sebagai latar belakang (terukur) Bandingkan kondisi tersebut dengan kondisi terbaik (penurunan prestasi) Tarik kesimpulan dan jadikan judul tema Perkuat dengan data pendukung (KPI, Activity Plan, Management Policy)

AVG Keaktifan kedua circle (4 Tahun terakhir)

MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN BER QCC CIRCLE CERDAS 1 & PINOKIO 1

13

2. Menetapkan Target Apa sajakah yang bisa menjadi ukuran target CL : 1. 2.

Pencapaian Prestasi Tingkat Keaktifan

3. 4.

Upgrading Skill Prosentase kehadiran

5. Circle terbentuk

A. Target Pokok

KEDUA CIRCLE AKTIF & MAMPU MENCETAK PRESTASI

Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam penentuan target CL : 1. 2. 3.

Dasar target (KPI, Activity Plan, Management Policy dll) SMART Statement target menjawab problem pada tema

14

3. Analisa Kondisi yang Ada Apa sajakah yang perlu dilakukan analisa 4. Skill Map (PISF)  pencerminan dalam project CL : 1. 2. 3.

relathionship Sosiometri Kemampuan Basic QCC & Mentalitas QCC Anggota Faktor 4M + 1E

15

4. Analisa Sebab Akibat Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam menyusun Anaseba : 1. 2.

Arah panah (searah) Lakukan Pembobotan

16

4. Analisa Sebab Akibat Bagaimana cara melakukan pembobotan masalah dalam project CL : 1. 2. 3.

Simpulkan data yang didapat dari Anakonda Lakukan “Brainstorming” dari data yang terkumpul Konversikan hasil brainstorming dalam Pareto

17

5. Merencanakan Penanggulangan Bagaimana cara melakukan perencanaan penanggulangan dalam project CL : 1.

Gunakan 5w2H

Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam merencakan penanggulangan : 1. 2. 3. 4.

Rencanakan hal yang tidak biasa (Anti Mainstream / Out of the Books) Coaching Counseling Sertakan / rencanakan kegiatan refreshing Lakukan 5W2H dengan detail.

18

6. Melaksakan Penanggulangan Bagaimana cara menyusun penanggulangan dalam project CL : 1.

Gunakan 5w2H

Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan penanggulangan: 1. 2. 3. 4.

Lakukan PDCA ketika terjadi kegagalan hasil  Lakukan dengan Natural Munculkan hasil pencapaian (sementara) Lakukan sesuai urutan pembobotan & sesuai perencanaan Munculkan evidence terkuat (video, foto dan data terkait)

19

6. Melaksakan Penanggulangan Contoh PDCA ulang : A. Natural

20

6. Melaksakan Penanggulangan Contoh PDCA ulang : A. Natural 5.B. Merencanakan Penanggulangan

6

5.C. Melaksanakan Penanggulangan

6

21

6. Melaksakan Penanggulangan Contoh PDCA ulang : B. Rekayasa PROBLEM : Jarak antara pensil dengan buku terlalu jauh (4 meter)

4 Meter

PENANGGULANGAN : Jarak antara pensil dengan buku didekatkan (3 meter) HASIL : GAGAL (Jarak masih terlalu jauh)

3 Meter

PDCA Ulang : PENANGGULANGAN : Jarak antara pensil dengan buku didekatkan (30 cm)

30 cm

HASIL : OK

22

7. Evaluasi Hasil Bagaimana cara menyusun Evaluasi Hasil project CL : 1.Munculkan data pembanding dengan semua data yang muncul pada step target 2.Lakukan analisa ulang dengan tools yang sama pada step anakonda 3.Perubahan pola pikir  implementasi 5S, Responbilitty Action , Stop Call Wait

Jangan lupa lakukan Monitoring 23

8. Standarisasi & Tindak Lanjut Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan penanggulangan: 1. 2. 3.

Lakukan Standarisasi dokumen level 2 & 3 untuk penanggulangan yang bersifat proses administratif Lakukan Standarisasi Konstruksi untuk penanggulangan yang berbentuk alat bantu Sosialisasi semua Dokumen standarisasi ke bag terkait

Apa sajakah bentuk fisik dari standarisasi: 1. 2.

SUK, SWC, WI, Diktat, Schedule Pertemuan, Schedule Training dll (Standarisasi Dokumen) Drawing (Standarisasi Konstruksi)

24

8. Standarisasi & Tindak Lanjut Bagaimana cara menyusun Standarisasi dalam project CL : 1.

2.

Gunakan format yang menjelaskan Before After – (AOP)

Kemas format Before After dengan pola 5w2H – (TMC)

25

8. Standarisasi & Tindak Lanjut Bagaimana menentukan tindak lanjut project CL :

SELESAI 26

SUGGESTION SYSTEM

Apa itu Suggestion System ???

Suggestion System adalah …… •Hasil pemikiran baru dan atau improvement (peningkatan) keadaan lama yang diajukan dalam form dan sesuai aturan yang berlaku

Bermanfaat Bagi : •Diri sendiri •Kelompok •Perusahaan

IP DALAM AKTIVITAS KAIZEN Arti Kaizen •

Continous Improvement / Perbaikan terus menerus

Filosofi Kaizen •

Tidak ada yang terbaik, yang ada adalah lebih baik

Pengertian Kaizen •

KAIZEN

Ide Perbaikan

PEKERJAAN HARIAN

Aktivitas QCC

Inisiatif & Kreativitas Karyawan

Meningkatkan apa yang sudah kita capai hari ini, baik kehidupan, pengetahuan ataupun pekerjaan kita sehingga kita dapat terus lebih baik dan mampu bersaing, baik secara individu, kelompok maupun organisasi

Melalui Kreativitas & Inisiatif karyawan yang dituangkan dalam Suggestion System akan menunjang K A I Z E N

MACAM PERBAIKAN 1. Perbaikan cara kerja / sistem Yang diperbaiki adalah kerjanya / sistemnya, sehingga hasilnya lebih baik dari sebelumnya. Merubah system balok dengan system tali • Keuntungan : Biaya Murah • Kelemahan : Perlu konsisten dalam pelaksanaannya, agar hasil yang dicapai sesuai dengan yang diinginkan Menyambung pensil yang sudah pendek

2. Perbaikan yang menciptakan / menggunakan alat Perbaikan yang ditunjang dengan pengadaan alat yang dapt mempermudah / menghilangkan langkah / proses • Keuntungan : Mudah dilakukan dan mudah dikonfirmasi • Kelemahan : Perlu biaya untuk merealisasikan perbaikan tersebut

•

Menurunkan barang memakai • telusuran

Menurunkan barang memakai prinsip timbangan

MENSIASATI KELEMAHAN GUNAKAN ANALISA COST vs BENEFIT (Teori 4 Kuadran)

A. Prioritas adalah jika costnya kecil, namun benefitnya besar (Grand Slam). B. Dalam beberapa kasus, benefit yang besar (dalam waktu panjang) memang butuh usaha yang besar, maka boleh juga kita merencanakan improvement yang (Extra Earning) C. Hindari biaya perbaikan mahal tapi menghasilkan hal yang kecil (Strike Out). D. Pilihan terakhir yang boleh dipilih ketika harus melakukan hal kecil untuk menanggulangi hal yang kecil yang tidak bisa dihindari (Stolen Base)

TUJUAN PENERAPAN SS  Kaizen / Perbaikan berlanjut

 Mengefektifitaskan potensi SDM dengan melibatkan seluruh karyawan untuk ikut aktif mengadakan perbaikan dilingkungan masing-masing  Pendidikan

MANFAAT IDEA PROPOSAL Manfaat bagi karyawan : •

Meningkatkan dan mengembangkan semangat, motifasi serta kreatifitas karyawan

•

Pengembangan diri untuk menjadi problem solver

(Dapat memperlihatkan kemampuannya dan meraih peluang tanpa batas) •

Meningkatkan skill & menormakan budaya berpikir

•

Belajar sebuah pola pikir yang berfokus pada bagaimana menikmati sebuah tantangan tanpa khawatir dengan hasil

•

Meningkatkan keselamatan & kesehatan kerja

ALUR IDE PROPOSAL (IP) Cacat ?

Susah ? Buat Ide

Problem ? Bahaya ?

MUDA ?

Solusi penanggulangan

NG

Hasil ?

OK

ALUR SS Karyawan Merasakan Problem Atasan Memberi Statement

Karyawan Mendapat reward

Karyawan Mencari Ide dan mengajukan ide (SS)

Atasan Check & Nilai SS

Komite Verifikasi & reward

HAL PENTING DALAM SS     

Gambar yang Jelas Penjelasan Singkat tapi Jelas Sasaran Jelas Merit & Demerit (keuntungan & Kerugian) Cost Benefit ( Bila ada keuntungan berupa waktu,uang,alat) Bandingkan Performance Sebelum dan Sesudah Perbaikan Sebelum

Sesudah

Ilustrasi

Keterangan

Keuntungan

Kertas & buku – buku yang ditaruh di bawah lantai sehingga terlihat berantakan

Dibuatkan rak/ tempat penyimpanan kertas & buku – buku sehingga terlihat lebih rapih

PENGHAMBAT BERFIKIR KREATIF •Kritik yang melemahkan •Negative thingking •Menyalahkan orang lain •Takut mengambil resiko •Pengaruh lingkungan yang negatif •Menyerah pada keadaan MEMANCING GAGASAN KREATIF •Positive thinking •Belajar berkonsentrasi •Tidak mengenal putus asa •Buatlah bank Ide / Simpanan Ide

•KURANGI RASA SYUKUR (+)

Contoh Penulisan Ide Pada Form SS