Marco General De Refer En Cia

Universidad Galileo FISICC-IDEA CEI Puerto Barrios Evaluación de Proyectos Integrado. Horario Martes 19:30 a 20:30 Tutor Rene Cerón

Sistematización del Depto. De Facturación de COBIGUA

Eddy Rolando Izales Osorio IDE0712283

INTRODUCCION La automatización de oficinas es un proceso de mucha importancia dentro del ámbito empresarial ya que esta automatización viene a dar eficacia y eficiencia a dicha empresa. Por consiguiente, si la empresa presta servicios, esta debe de implementar un proceso para que dichos servicios sean prestados al consumidor final de una manera rápida y que estos servicios a la vez sean de buena calidad, ya que todo consumidor busca en sus productos y servicios que adquiere este requisito.

Por lo que se refiere al recurso humano de la empresa, las automatizaciones son de gran beneficio para estos, porque estos prestan el servicio de una manera dinámica y no de una forma monótona como lo hacen la mayor parte de las empresas. El siguiente material trata de dar una idea de lo que se pretende lograr cuando se automatiza una empresa o un departamento de alguna empresa. Dando a conocer todos los procesos que se deben implementar y todas las exigencias que se deben incluir en la automatización dependiendo de que empresa se automatice.

El proyecto en si constara de una serie de pasos a mejorar como la de la compra de pantallas digitales y colocarles a las corroboraciones códigos de barra y a los tramitadores extenderle unos carnes y colocar una especie de lectoras en las computadoras para poder agilizar el proceso de facturación y de esta manera incrementar la calidad de los servicios que presta la empresa.

2

A. Marco General de Referencia La compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A. con el objetivo de agilizar los procesos y prestar un servicio de calidad a los clientes, necesita cambiar ciertos procedimientos e invertir en algún equipo para incrementar la eficiencia en los servicios que se prestan. La compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A. se dedica al mercado de los contenedores con vehículos importados y contenedores con carga seca y Refrigerada desde EEUU

y debido que la demanda por los despachos de los

vehículos es muy fuerte y el tiempo que los clientes quiere invertir es muy corto y como compañía busca siempre satisfacer los clientes. Por tal razón se buscara soluciones para erradicar el problema.

2

A.1. Reseña Histórica Puerto Barrios es el puerto más antiguo de Guatemala. Está situado sobre la costa atlántica del Mar Caribe, en la Bahía de Amatique, a 295 kilómetros por la carretera CA-9 y a 320 kilómetros por ferrocarril desde la Ciudad de Guatemala. Está localizado geográficamente así: Latitud

15 grados, 44’, 3”, Norte

Longitud 88 grados, 36’, 21”, Oeste Puerto barrios es el puerto Marítima mas antiguo de Guatemala, esta situado sobre la costa Atlántica, en la Bahía de Amatique a 295 kilómetros por carretera y 320 por ferrocarril desde la ciudad Guatemala.

Fue construido de madera un 20 de junio de 1880, cuando gobernaba el General Justo Rufino Barrios, posteriormente fue remodelado en 1904 por una compañía americana, quienes también montaron la vía férrea, misma que fue finalizada en 1908. El terremoto de 1976 destruyo el muelle y permaneció inutilizable hasta 1988 cuando COBIGUA inicio operaciones utilizando los servicios de FEGUA para transportar su fruta de las fincas localizadas Entre Ríos, Izabal.

COBIGUA

como una agrupación de productores nacionales de banano, inicio

operaciones en 1988 exportando su banano a través de Puerto Barrios. Sin embargo por el pésimo estado del muelle, por el peligro de un posible hundimiento a raíz de los daños sufridos por el terremoto del 76. Adicional a las pocas medidas de seguridad, inexistencia de ayudas de navegación y la negativa de empresas navieras de operar en el muelle, COBIGUA decidió utilizar los servicios de Santo Tomas de Castilla, pero en la actualidad este puerto presta mejores servicios que su competencia. 2

A.2 Definición del Departamento a Automatizar MOBILIARIO Y EQUIPO (Compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A.) Compañía Bananera Guatemalteca Independiente (COBIGUA) cuenta con mobiliario de buena calidad para el recurso humano y de gran calidad ya que para esta empresa el recurso humano es una de las mayores prioridades. En cuanto al equipo COBIGUA posee equipo de alta calidad y tecnológicamente avanzado, como dicha empresa esta en una etapa de certificación de puerto, ya que esta empresa tiene una estrecha relación con navieras, clientes, importadores estadounidenses, entonces Estados Unidos para poder certificar a COBIGUA como puerto seguro, debe de cumplir con ciertas normativas, entre una de estas es implementar un sistema de rayos x para que los contenedores que van a ser exportados o los contenedores importados pasen por un control minucioso y riguroso y a la vez la seguridad de que estos no contengan material radiactivo, explosivo, o de dudosa procedencia, además con dicho sistema se trata reducir al máximo los casos de polizonaje. Además cuenta con equipo dentro del recinto portuario como bascula, porta contenedores, tractores portuarios, montacargas, Bandas elevadores para carga a Granel, Cargadores Frontales, Tractores portuarios, Remolcadores, Lanchas, etc.

2

A.3 RECURSOS (MOBILIARIO)

4

Descripción Mueble de madera barnizado para ventanilla Escritorios ejecutivos Archivos

1

Caja Fuerte

2

Oasis

1

Microondas

1

Mueble para útiles

4

Ubicación Estatus Facturador clientes Regular estado varios Facturador buques Depto. Facturación Facturación Ventanilla Depto. Facturación Depto. Facturación Depto. Facturación

de Regular De Regular Perfecto estado De Perfecto Estado de Perfecto estado De Perfecto estado.

RECURSOS MATERIALES CANTIDAD 3 cajas 2 Cajas 150 folder 3 cajas 100 sobres 2

DESCRIPCION Papel tamaño oficio Folder Tamaño Oficio Folder Tamaño carta Lapiceros azules y negros Manila Media Carta Sacatrapos

25000

Facturas

2

Cantidad 1

RECUROS EQUIPO CANTIDAD DESCRIPCION 8 Computadoras marca Dell Pantalla Plena 8 Teléfonos extensiones 4 Impresoras marca Epson de cinta 2 Aires acondicionado

DESCRIPCION GERENTE FINANCIERO CONTADOR FINANCIERO ASISTENTE DE CONTADOR FACTURADOR DE CLIENTE VARRIOS FACTURADOR DE BUQUES

UBICACION Depto. Facturación

ESTATUS de Perfecto estado

Depto. facturación Depto. facturación Depto.facturación

De Perfecto estado De Se traban de Regular estado

2

RECURSOS HUMANOS CANTIDAD 1 1 1 2 2

A.4 Tareas administrativas del Departamento GERENTE FINANCIERO Es el encargado de mantener el equilibrio de la empresa en lo que se refiere al área financiera de la empresa, pues es la persona que debe de velar porque los costos de ventas y gastos sean equilibrados y además es esta persona la que debe de responder por todas los resultados que en su periodo de manejo de finanzas se ocasionen. CONTADOR FINANCIERO Es el encargado de velar porque los reportes, cuadres, formatos cuentas contables, a la vez se encarga de cuadrar todas las cuentas que se manejan en el departamento.

ENCARGADO CUENTAS POR COBRAR Es la persona encargada de auxiliar al contador en casos de recargo de trabajo y además de elaborar reportes financieros en temporadas de cierres contables y se encarga también de velar por el custodio de las deudas de la empresa, para que los saldo por depositar sean cancelado por parte del cliente y los saldos a favor del cliente sean devueltos al cliente.

FACTURADORES BUQUES Son las personas encargadas de hacerle los cobros correspondientes a las navieras, clientes, empresas etc. Sobre los servicios que presta la empresa cuando los buques atracan en el puerto.

2

FACTURADORES CLIENTES VARIOS Son las personas encargadas de cobrarle servicios de despachos de vehículos, verificaciones de carga de contenedores, almacenaje de vehículos, almacenaje de contenedores, y muchos cobros más correspondientes a vehículos y contenedores.

2

A.5 Organigrama maestro ORGANIGRAMA DE LA TERMINAL PORTUARIA PUERTO BARRIOS JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE ASISTENTE

DIRECTOR LEGAL

SUPERINTENDENTE RR.HH

IT SUPERINTENDENTE M&R

SUPERINTENDENTE OPERACIONES

SUPERVISOR OBRA CIVIL

COORDINADOR CARGA GENERAL

COORDINADOR PATIO

SUPERVISOR M&R

SECRETARÍA OFICINISTA

ADMINISTRADOR

SUPERINTENDENTE SEGURIDAD INTEGRAL

SUPERVISOR SEGURIDAD FISICA

MECANICOS

MONITOREO

REEFER

COORDINADOR SEGURIDAD INDUSTRIAL

CHEQUES

ESTIBADORAS

CHEQUES

OPERADORES

OPERADORES

CONTADORES

FACTURACION BUQUES

FACTURACION CLIENTES VARIOS

DIGITADORES BUQUES

2

COORDINADOR OPERAC. MUELLE

ANALISTA FINANCIERO

Organigrama del Departamento (Complementario)

Gerente Financiero

Contador Financiero

Encargado Cuentas Por cobrar

Facturadotes Buques

Facturadores Clientes Varios

2

B. ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA Interior Fortalezas (F) •

Debilidades (D)

Entidad que se caracteriza por la calidad de los

servicios

prestados. • Entidad que se da a conocer internacionalmente por la exportacion de producto bananero. • Compañía con respaldo financiero

• La demanda por los servicios es grande y por lo tanto necesita tener procedimientos efectivos. • El personal que posee tiene muchas responsabilida des para cada puesto por tanto no se dan abasto.

por el volumen de operaciones a que se dedica. Amenazas (A)

• Con la prestación de servicios de

• Una

de

las

calidad pueda convertirse en una

amenazas

mas

entidad

grandes para la

como

ejemplo

para

muchas otras y por consiguiente

entidad

incrementar

por la ineficiencia

sus

ventas

y

ganancias. • Con las ganancias recuperadas en un plazo de tiempo pueda

es

que

en los servicios prestados

los

cliente 2

exterior Oportunidades (O)

ampliar sus instalaciones y poder

direcciones

tener

mayor

apilamiento

y

capacidad

de

servicios a otro

atracadero

de

puerto

buques.

que

preste servicio

Positivas

sus

los

mejor o

una

tarifa mas baja. Negativas

B.1 EN DONDE ESTAMOS? La compañía bananera guatemalteca independiente s.a., tiene claros sus objetivos, sus misiones y metas de dicha empresa y además esta consciente de que tiene que enfrentar ciertas amenazas o debilidades que puedan ser aprovechadas por la competencia para desequilibrar el proceso evolutivo de la empresa.

IDENTIFICAR FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA EMPRESA La compañía debe estar preparada para poder aplicar sus fortalezas en el momento indicado para poder salir exitosa en toda clase de negocios que tenga y además debe fortalecer esas debilidades que posee ya que la competencia puede tomar esas debilidades y dar un fuerte golpe al área financiera del puerto.

2

B.2 A DONDE QUEREMOS LLEGAR? La compañía como conocedora del campo en donde esta mezclada tiene sus metas bien definidas porque de acuerdo a las políticas implementadas y a los objetivos trazados se va trazando un plan de actividad a elaborar llamado plan de procedimientos. Como también la compañía conoce muy bien el contexto de globalización de mercado esta preparada de una forma eficaz y eficiente en el caso correspondiente.

IDENTIFICAR OPORTUNIDADES Y AMENAZAS PARA LA EMPRESA La compañía proporcionar a sus empleados oportunidades como lo son otorgar ciertos seguros médicos, seguros de vida para los empleados y además a el personal que con su estudio beneficia a la compañía le otorga ciertos reembolsos universitarios para que se coadyuven en el sentido económico.

OBJETIVOS Contribuir a mejorar la competitividad del comercio exterior. Fortalecer el posicionamiento de la actividad logística que el país desea alcanzar en la región centroamericana. Contribuir a la atracción de más inversión de largo plazo en el país.

Una de las actividades que puedan ayudar en manera sorprendente es reorganizar todos los procedimientos de todos los empleados y agregando actividades que les

2

permite motivar a los empleados y que puedan trabajar de una manera cordial y cumplir con las metas y objetivos que se les establezca a cada trabajador.

B.3 COMO PODEMOS LOGRARLO? Se evaluaran las debilidades y las amenazas que acechan a la compañía y por medio de estas se hará un plan de acciones a tomar para poder concientizar a los empleados de que estos son los encargados del éxito de la empresa y de que la empresa esta en manos del personal y en ellos esta que la empresa sea la mejor o simplemente desaparezca.

Principios Compromiso con clientes fundamentales Son humanistas

Con nuestro país

Muelle Angosto Clientes menores que la Competencia

Con la familia

Reembolsos universitarios Seguros de vida

Maquinaria portuaria de Con la sociedad menor calidad Debido a las fuerzas que Creando una consciencia posee la compañía se de trabajo en el personal. aumentan las oportunidades. Tratar de superar esas debilidades y así sacarle el Aumentar la eficacia, mejor beneficio a las aumentando las oportunidades oportunidades

Competencia evoluciones Preparando al personal de mejor que la compañía una manera fiel así la competencia sentirá Prestar servicios de presión en la calidad de los menor calidad servicios prestados o en los productos elaborados.

Superando las debilidades con el personal se podría evitar que las amenazas pasen a un segundo plano.

2

Responsabilidad Con Nuestros clientes Seguros médicos

C. EL PROBLEMA C.1 DETERMINACION DEL PROBLEMA El problema en si consta de que al momento de que el buque atraca en las instalaciones portuarios se inician la prestación de servicios y por consiguiente el proceso de vaciado de contenedores, luego el personal empieza el vaciado de contenedores de vehículos para poder corroborarlos en donde debe ir indicado los datos generales del vehiculo, luego esta corroboración pasa a jefatura de muelle en donde el personal se encarga de digitarlas en el sistema, luego estas corroboraciones pasan al departamento de facturación en donde deben ser revisadas minuciosamente para poder elaborar la facturación de una manera eficaz y este proceso es el que se ha vuelto lento y desesperado para las personas que deben de esperar que su facturación sean deliberada para que el cliente

pueda seguir su tramite de una manera bien

trazada.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA Debido a las críticas que se han salido a flote debido a que la compañía debería de agilizar los trámites o la falta de equipo de buena calidad para los empleados se han tomado muy en cuenta de que este problema debe ser resuelto de una manera pronta y eficaz. Porque anteriormente los sistemas utilizados eran obsoletos y además muy antiguos y esto daba lugar a atrasar el proceso de descarga de contenedores del buque.

2

JUSTIFICICACION DEL PROBLEMA Como parte del proceso de resolución del problema, la compañía a tomado la decisión de sistematizar cierta áreas de la empresa para que los servicios que presta COBIGUA sean mas eficaces y eficientes y así de esta manera llegar a solucionar todos los problemas que han afectado la empresa haciendo uso de la automatización del área que esta afectando el área de desempeño por parte de los trabajares.

2

C.4 A QUE DEPARTAMENTOS AFECTA EL PROBLEMA Y COMO LO HACE EN CADA UNO DE ELLOS. Este problema afecta a todos los departamentos que tiene que ver con la facturación de clientes varios, tanto bodega porque retrasa el proceso de verificación de baúl o colores de los automóviles ya que el personal que corrobora debido a la rapidez y a la presión tiende a confundirse. También afecta al personal encargado de digitación de dichas corroboraciones ya que atrasa el trabajo y después se acumula dicho trabajo atrasando el trámite de los vehículos. Luego en el departamento de facturación debido al fuerte índice de clientes que visitan las instalaciones las series de facturas que se manejan no se dan a vasto para poder facturarles a los clientes de una manera rápida atrasando el trámite del cliente. Por ultimo el área de despachos casi siempre termina con una acumulación trabajo retrasándoles a los clientes el despacho de los vehículos que para las personas son de gran ayuda desde el exterior del país.

2

D. PERFIL DEL PROYECTO D.1 OBJETIVOS -Mejoramiento del proceso de despacho de vehículos en el departamento de facturación. -Prestación de servicio de calidad en el menor tiempo posible. D.2 METAS El presente proyecto se esta ejecutando debido a que por el largo y complicado proceso de facturación para vehículos se busca la manera de que este proceso sea mas eficiente, rápido y de buena calidad para los contribuyentes del servicio, a la vez se busca la manera de que este proceso no sea tan complicado y por consiguiente mas rápido. D.3 TITULO DEL PROYECTO

“Sistematización del Departamento de Facturación de COBIGUA” D.4 COORDINADOR DEL PROYECTO Eddy Rolando Izales Osorio

D.5 DESCRIPCION DEL PROYECTO El proyecto consiste en la siguiente manera: Al momento de la operación de vaciado de contenedores que traen vehículos estos pasan por el proceso de corroborado, en la cual existe una descripción casi total del vehiculo con la cual realizan una póliza del vehiculo, esta corroboración la llevan a bodega donde hacen un recuento de los vehículos que están fuera de manifiesto, los

2

que están por baúl ( los cuales no se logra verificar si traen algún tipo de mercadería dentro del vehiculo o alguna caja que esta sellada.

Luego de haber clasificado estas corroboraciones son mandadas a operación o jefatura de muelle, para que sean digitados en un sistema para que al momento de ser introducidos los numero de motor aparezcan los datos relaciones a dicho vehiculo.

Después de que en jefatura de muelle digitaron las corroboraciones son llevadas el departamento de facturación para que sean despachadas al publico. Al momento de ser llevadas a facturación el cliente se presenta a la ventanilla con sus documentos correspondientes para poder elaborar el despacho correspondiente del vehiculo, luego de recibir los documentos el facturador ingresa los datos y códigos correspondientes en el sistema para que después de un cierto proceso el sistema arroje el precio a cancelar por parte del cliente al cual se le extiende un recibo para que pueda cancelar en el banco la cantidad adjudicada en el recibo luego de ser depositada la cantidad correspondiente el facturador le extiende una factura contable al cliente, en donde dicha factura están desglosados todos los datos del vehiculo buque en que atraco, fecha de ingreso y fecha limite para poder retirar el vehiculo del predio portuario sin que cancele ninguna cantidad por almacenaje ya que después de la fecha limite empieza a correr un cobro llamado almacenaje de vehiculo, también en esta factura se desglosan los cobros que se le aplicaron al vehiculo, por ejemplo si traía mercadería, si pagan algún servicio de muellaje, o servicio de mecánico, el cual consiste en cobrársele al cliente una tarifa para que pueda ingresar al lugar donde se encuentre el vehiculo y con ayuda del mecánico asignado poder ver el numero de motor del vehiculo para poder agregarla en la corroboración y poder elaborar la póliza. 2

Entonces lo que se busca es que este proceso a partir de varias etapas de automatización se realice mas eficientemente y que el proceso de facturación sea mas dinámico para el cliente ya que esta persona es la que sufre las aglomeración de personas en la ventanilla.

Colocar pantallas digitales para que le proceso sea mas rápido y colocarle también a las corroboración y a los Nit un código barras para que al momento de ser pasados por el lector este desplegué la información que necesitamos del vehiculo o del cliente propietario del vehiculo.

Los costos de elaboración de este proyecto son un poco altos ya que se necesita de equipo altamente costoso ya que seria equipo bien actualizado, por este motivo en el siguiente cuado se estará presentando los cambios correspondientes al sistema de facturación.

Debido a la cantidad de personas que hacen uso de este servicio seria muy rentable para la empresa invertir en un equipo de tan alta tecnología y como la cantidad de personas que hacen uso de este servicio creo que a la larga para la empresa servir a las personas que buscan de su ayuda es un honor.

2

D.6 TIEMPO DE DISPONIBILIDAD DEL PROYECTO

D.7 PERSONAL INVOLUCRADO • • • • •

Gerente Financiero Contador Financiera Encargado Cuentas Por cobrar Facturadores Buques Facturadores Clientes Varios

D.8 COSTO DEL PROYECTO INCLUYENDO SALARIOS DEL PERSONAL INVOLUCRADO Descripción proveedor Personal involucrado ELABORACION DE UN ASESORIA EMPESARIAL SUSTEMA COMPUTARIZADO SUMINISTROS DE MATERIALES COLOCACION DE LECTOR ELABORACION DE UNA BASE DE DATOS COMPRA DE EQUIPO EMPRESA DELL, SA. TOTAL

Costo Q 9200.00 Q 8,000.00 Q 800.00 Q 150.00 Q 600.00 Q 22,000.00 Q 34100.00

D.9 JUSTIFICACION DEL COSTO Y AHORRO NETO COSTO ACTUAL NOMINA DEL Q 9800.00 PERSONAL QUE TRABAJA TELEFONO 10,000.00 MANTENIMIENTO DE COMPUTADORAS VIATICOS Q 4500.00 LUZ Q 6000.00 TOTALES Q 80,800.00

COSTO PROPUESTO Q 6000.00

BENEFICIO Q 3000.00

% DE VARIACION % 25.00

Q 8000.00 Q 6000.00

Q 12000.00 Q 6,000.00

70% 20 %

Q 3100.00 Q 4000.00 Q 27 100.00

Q 1 400.00 Q 200.00 Q 19,900.00

% 45 Q 2200.00 % 60.00

2

DESCRIPCION

D.10 DESCRIPCION DE LA SOLUCION PLANTEADA La solución que se pretende plantear es la de Instalar pantallas digitales y un lector y pegarles códigos de barra a los formularios de las corroboración donde ya indique los datos del vehiculo a cobrar y el costo a cobrar. E. PLAN DE IMPLEMENTACION E.1 DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES A LA SOLUCION A

Definición de Actividad Presentación del proyecto Gerencia de la Compaña

2

B

Entrevista con encargados del departamento de Contabilidad

3

C

Entrevista con Departamento de RRHH y Operaciones Portuarias

4

D

Elaboración de flujo grama de actividades y procedimientos

5

E

Creación de un cronograma de actividades a desarrollar durante el proyecto.

6

F

Cotizaciones por los equipos a adquirir y Solicitud de Efectivo con Tesorería.

7

G

Compra de materiales, Mobiliario y equipo necesario para el proyecto.

8

H

Instalación del equipo y ensayos de las primeras pruebas.

9

I

Elaborar ensayos con el personal de Despacho vehicular.

10

J

Capacitación para los empleados referente al manejo del equipo instalado.

11

K

Establecer con todos los departamentos involucrados el procedimiento a efectuar.

12

L

Informar a los clientes para que estén informados de los cambios al momento de facturar.

13

M

Hacer las ultimas pruebas y hacer correcciones si lo amerite.

14

N

Poner en marcha el nuevo procedimiento.

15

ñ

Controlar el procedimiento direccionando y corrigiendo los errores.

2

No. 1

F. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO DE LA INFORMACION Se elaborara una serie de actividades encaminadas a lograr el objetivo propuesto el cual es la automatización de la oficina. F.1 DETERMINAR LAS HERRAMIENTAS DE EQUIPO NECESARIAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA. Cantidad 2

Descripcion Pantallas digitales marca Dell

2

Lectores de código de barras

2

Impresora marca Epson fx-2190

2

Sumadoras marca casio dr-1212la

Ubicación 1 facturador varios f7 1 facturador varios f6 1 facturador varios f7 1 facturador varios f6 1 facturador varios f7 1 facturador varios f6 1 facturador varios f7 1 facturador varios f6

F.2 COMO USAR LA TECNOLOGIA DE SOFTWARE PARA HACER MAS PRODUCTIVO EL TRABAJO Descripción del sofware Windows xp

2

JDE EDWARS

2

GT_CONTROL DE CARGA

1

Base da datos con codigos

Utilización Se instalara en ambas maquinas para facturar Se instalara porque es un sistema de facturación utilizado en la empresa Se utiliza para verificar los vehículos en existencia y los despachados Se utilizara para el area de facturación deacuerdo con los códigos ingresados en las corroboraciones.

2

Cantidad de licencias 2

F.3 DESCRIBIR Y JUSTIFICAR TECNICAMENTE QUE TIPO DE SISTEMA DE INFORMACION ES EL QUE DEBE UTILIZAR PARA ADECUAR Y MANEJAR LA INFORMACION QUE INCLUIRA EN EL FLUJO DE DATOS El sistema que se utilizara en el departamento de facturación será un sistema (TPS) ya que ayudara mucho a la actividad rutinaria del proceso de facturación. Contendrá también un sistema de información gerencial (MIS) ya que mostrara consultas y reportes de una forma incalculable.

2

G DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO

2

2

G.2 DETERMINAR LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA: ENTIDADES -INTERNAS FACTURADORES -EXTERNAS CLIENTE TRAMITADOR PROCESOS INGRESO VIN INGRESO NIT INGRESO DE DATOS DE VEHICULO INGRESO DE ITEM DE COBRO VERIFICACION DEL TOTAL DE LA FACTURA CON SU IVA ALMACENES RECIBOS FACTURA G.3 IDENTIFIQUE QUE TIPOS DE SALIDA Y ENTRADA UTILIZA SU PROYECTO. ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS: Salidas: • Son las facturas en sus diferentes serie facturadas desde el modulo correspondiente por serie. • Es el Nombre del cliente, direccion y numero de Nit. • Es el valor que nos arroja ya al digitar la cantidad a cobrar con su respectivo item de cobro. • Es el precio total ya incluido el IVA • Es la factura fisica ya después de haber pasado por todos los procesos de digitación. Entradas: • Son los codigos de clientes o suplidores al cual se le facturará el cobro o se le emitirá el pago. • Es la descripción del servicio a prestar como lo es marca del vehiculo, model del mismo y detalle del numero del motor y el buque en el cual se descargo el vehiculo su fecha de vaciado y la fecha libre de almacenaje. • Es la cantidad a cobrar dependiente el numero de vehiculos a cobrar a un cliente especifico.

2

G.4 ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTO

TIEMPO 15 SEGUNDOS

COSTO 20 CENT

20 segundos

5 cent

1.3Se verifica si el cliente tiene algún código seteado en el sistema

5 segundos

3 cent.

1.4 Si no tiene código se ingresa el numero de NIT, nombre y dirección del cliente

30 SEGUNDOS

5 CENT

1.5 se ingresa el servicio a cobrar, la marca del vehiculo, el modelo, el vin, el buque, el viaje del buque, la fecha de vaciado y la fecha de libre almacenaje

35 segundos

5 cent

1.6 se ingresan los items a cobrar

5 segundos

2 cent

1.7 se verifica si estan bien los cobros y se le hace un recibo manual. 1.8 colocamos en el orden de las factura fisicas con el correlativo del sistema mandamos al spool.

2 segundos

1 cent.

5 segundos

2 cent

1.9 buscamos la factura en los trabajos sometidos del sistema

5 segundos

2 cent

1.10 vemos la factura en el PDF y si esta en el correlativo de las factura fisicas mandamos a imprimir

8 segundos

5 cent

1.11 se firman y sellan las factura y se separan las copias.

5 segundos

3 cent

1.12 se le extiende el recibo con su papeleria al cliente.

2 segundos

3 cent

1.13 cuando el cliente regresa con el recibo cancelado se le extiende su factura y nos quedamos con una copia del recibo que nos sirve para archivo junto con las copias de la factura.

4 segundos

3 cent

1.1Se procede a ingresar el VIN del vehiculo al sistema de control de carga

1.2 Si aparece la corroboración

DIAGRAMA

digitada en el sistema se busca entre el grupo del mismo buque

2

2

A. DEFINIR LISTA DE ACTIVIDADES

Actividades de Segundo Orden

1.Entrevist Inicial. A. Informa de Objetivos

B. Planificación del Proyecto.

2. Investigación de Reseña Histórica. 3. Definición de Materiales. 4. Investigación del FODA 5. Investigación Antecedentes del Problema. 6. Elaboración del Perfil del Proyecto. 7. Aprobación del Proyecto. 8. Elaboración de Plan de Implementación.

Actividades de Tercer Orden 1.1 Elaborar informe de entrevista

4.1 Buscar elementos FODA

9. Hacer Cotizaciones. 10. Elaboración del Costo del Proyecto. 11. Compra de Equipo y Software. 12. Instalación del Software.

C. Implementación del Software. 13. Elaboración de Pruebas del Sistema. 14. Mantenimiento y servicios del software. C. Capacitación General 15. Elaboración plan de Capacitación 16. Contratar a la Persona que Capacitará. 17. Capacitar a Empleados. 18. Capacitación como usar Extinguidores. 19. Capacitación de Usuarios 20. Aplicación del Proyecto.

13.1 Poner en marcha el Software. 14.1 Demostración del Uso.

2

Actividades de Primer Orden

A.1 TABLA DE ACTIVIDADES TIEMPOS

OCURRENCIAS HOLGURA

DESCRIPCION

ANTECEDENE CONSECUENTE To

Tm

Tp

Tiempo "t" EI

EJ

LI

LJ

RUTA CRITICA TOTAL

LIBRE

INDEPENDIENTE

2 2

3 3

2 2

0 2

2 4

0 2

2 4

SI

0

0

0

3

1 1

SI

0

0

0

4

2

3

4

3

4

7

4

7

SI

0

0

0

3

5

4 3

7 11

11 14

7 11

11 14

0

0

6

5 4

0

4

4 3

SI

Investigación Antecedentes del Problema.

3 2

SI

0

0

0

F

Elaboración del Perfil del Proyecto.

5

7

3

4

5

4

14

18

14

18

SI

0

0

0

G

Aprobación del Proyecto.

6

8

1

2

3

2

18

20

18

20

SI

0

0

0

Inicio

9

3 4

0 3

3 7

10 13

13 17

0

-10

10

4 5

10

8

3 4

NO

Hacer Cotizaciones.

2 3

NO

10

0

-10

J

Elaboración del Costo del Proyecto.

9

11

2

3

4

3

7

10

17

20

NO

10

0

-10

11

K

Compra de Equipo y Software.

10.7

12 13

2 3

20 0

22 3

20 5

22 8

0

Inicio

3 4

0

Instalación del Software.

2 3

0

L

1 2

NO

12

NO

5

0

-5

13

M

Elaboración de Pruebas del Sistema.

12

14

3

4

5

4

3

7

8

12

NO

5

0

-5

14

N

Mantenimiento y servicios del software.

13

15 16

7 0

13 3

12 8

18 11

-5

Inicio

6 3

0

Elaboración plan de Capacitación

7 4

5

O

6 3

NO

15

5 2

NO

8

0

-8

16

P

Contratar a la Persona que Capacitará.

15

17

1

2

3

2

3

5

11

13

NO

8

0

-8

17

Q

Capacitar a Empleados.

16

18 19

5 9

9 11

13 17

17 19

-8

17

4 2

0

Capacitación como usar Extinguidores.

5 3

8

R

4 2

NO

18

3 1

NO

8

0

-8

19

S

Capacitación de Usuarios

18

20

2

3

4

3

11

14

19

22

NO

8

0

-8

20

T

Aplicación del Proyecto.

11.19

1

2

3

2

22

24

22

24

SI

0

0

0

1

A

Entrevist Inicial.

Inicio

2

2

B

3

C

Investigación de Reseña Histórica.

1

Definición de Materiales.

2

4

D

Investigación del FODA

5

E

6 7 8

H

Elaboración de Plan de Implementación.

9

I

10

2

No. ACTIVIDAD

2

A.2 CONSTRUCCION DE CPM PERT

B. DETERMINACION DE COSTOS Y GASTOS DEL PROYECTO B.1. Determinar los Costos y Gastos de Cada Actividad Inicio

Actividades de Segundo Orden 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Entrevista Inicial. Investigación de Reseña Histórica. Definición de Materiales. Investigación del FODA Investigación Antecedentes del Problema. Elaboración del Perfil del Proyecto. .Aprobación del Proyecto. Elaboración de Plan de Implementación. Hacer Cotizaciones. Elaboración del Costo del Proyecto. Compra de Equipo y Software. Instalación del Software. Elaboración de Pruebas del Sistema. Mantenimiento y servicios del software. Elaboración plan de Capacitación Contratar a la Persona que Capacitará. Capacitar a Empleados. Capacitación como usar Extinguidores. Capacitación de Usuarios Aplicación del Proyecto.

T 2 2 3 4 3 4 2 3 4 3 2 3 4 6 3 2 4 2 3 2 TOTAL

COSTO

Q 125.00 Q 235.00 Q 225.00 Q 220.00 Q 180.00 Q 200.00 Q Q 200.00 Q 175.00 Q 250.00 Q 22,000.00 Q 200.00 Q 100.00 Q 75.00 Q 100.00 Q 130.00 Q 235.00 Q 250.00 Q 250.00 Q Q 25,150.00

B.2. Determinar los Costos y Gastos del Proyecto Total COBIGUA, S.A.

MÓDU LO

Forma No. ___2050____

Sistematización del Departamento de Facturación

Presupuesto:

ACTIVIDAD

MANO DE OBRA

1. Entrevista Inicial.

Q

Q 25,150.00 MATERIALES + EQUIPO

100.00 Q

2. Investigación de Reseña Histórica.

Q

Hoja No. 1__

TOTAL Q

125.00

Q

235.00

Q

225.00

Q

220.00

Q

180.00

Q

200.00

25.00

150.00 Q 85.00

1

3. Definición de Materiales.

Q

150.00

4. Investigación del FODA

Q

150.00

Q 75.00 Q 70.00 5. Investigación Antecedentes del Problema.

Q

100.00 Q 80.00

6. Elaboración del Perfil del Proyecto.

Q

7.Aprobación del Proyecto.

Q

150.00 Q 50.00 -

Q

-

Q TOTAL

Q

800.00

Q

1,185.00

Q

200.00

Q

175.00

Q

250.00

Q

22,000.00

Q

200.00

Q

22,825.00

Q

100.00

Q

75.00

Q

175.00

Q

100.00

Q

130.00

Q

235.00

Q

250.00

Q

250.00

Q 385.00 2

8.Elaboración de Plan de Implementación.

Q

150.00

9. Hacer Cotizaciones.

Q

100.00

10.Elaboración del Costo del Proyecto.

Q

200.00

Q 50.00 Q 75.00 Q 11. Compra de Equipo y Software.

Q

50.00

100.00

Q 21,900.00

12. Instalación del Software.

Q

100.00

TOTAL

Q

650.00

Q 100.00 Q Q 22,175.00 3

13. Elaboración de Pruebas del Sistema.

Q

50.00

14. Mantenimiento y servicios del software.

Q

50.00

Q

100.00

Q 50.00 Q 25.00 TOTAL

Q 50.00 15. Elaboración plan de Capacitación

Q

75.00 Q 25.00

16. Contratar a la Persona que Capacitará.

Q

100.00

17. Capacitar a Empleados.

Q

200.00

18. Capacitación como usar Extinguidores.

Q

200.00

Q 30.00 4

Q 35.00 Q 50.00 19. Capacitación sobre Ventas.

Q

200.00 Q 50.00

20. Aplicación del Proyecto.

Q

-

Q

-

Q Q

775.00 Q 190.00 Costo Presupuestado

Q

965.00

Q

25,150.00

Costos Fijos

Q

4,350.00

Costo Inversión Costo Total del Proyecto

Q

6,500.00

Q

36,000.00

Costo Presupuestado Costo Fijo 150 por Día Costo Inversión COSTO TOTAL

Q 25,150.00 Q 4,350.00 Q 6,500.00 Q 36,000.00