Mapeo De Procesos.docx

MAPA DE PROCESO

Resumen- Dentro de una organización existen diferentes necesidades unas mas complejas que otras dentro de un entorno cambiante, cada día las industrias enfrentan cambios y necesidades diferentes se hace necesario modificar constantemente los métodos de trabajo para hacer frente a las situaciones diarias que se presentan en la organización. Actualmente ya no se pretende establecer un método ideal e inalterable sino métodos funcionales, sometidos a revisiones y aprobaciones, Como base para la mejora, es extendido el uso de los mapas de procesos que, a partir de varios enfoques, permiten la visualización y apreciación de las interrelaciones entre los procesos, subprocesos y actividades para perfeccionar los resultados que se necesitan. En la actualidad, la implementación de la metodología del mapeo de procesos se debe en gran medida a la numerosa cantidad de productos y servicios que ofrecen las empresas e instituciones a sus clientes destacando factores como la calidad y la mayor optimización en los procesos. Abstract- Within an organization there are different needs some more complex than others within a changing environment, every day the industries face different changes and needs it is necessary to constantly modify the working methods to face the daily situations that are presented in the organization. Currently it is not intended to establish an ideal and unalterable method but functional methods, subject to revisions and approvals. As a basis for improvement, the use of process maps is extended, which, based on several approaches, allow the visualization and appreciation of the interrelationships between the processes, subprocesses and activities to perfect the results that are needed. Currently, the implementation of the methodology of process mapping is largely due to the large number of products and services offered by companies and institutions to its customers, highlighting factors such as quality and greater process optimization.

I.

INTRODUCCIÓN

Dentro de una empresa podemos encontrar diferentes procesos, algunos de estos son críticos, otros representan una oportunidad muy grande de mejora y optimización, la eliminación de los defectos, la calidad, la mejora y la reducción del tiempo para entregar productos y servicios, son objetivos esenciales y comunes de casi todas las organizaciones. Para lograr estos objetivos necesitamos procesos eficientes, para lograr tener un proceso eficiente necesitamos primero que nada conocer a precisión nuestro proceso para después poder modificarlo sin arriesgar su objetivo principal de cada uno de ellos. Para entender estos procesos es necesario apreciar las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. De esta manera, los problemas existentes pueden ponerse de manifiesto de forma clara y propiciar el inicio de acciones de mejora. Los diagramas o mapas de procesos,

son los métodos utilizados para representar estos procesos con el fin de conocerlos y posteriormente mejorarlos. II.

DESARROLLO DE CONTENIDO

¿Qué es un mapa de proceso? "Se considera que un mapa de proceso es una ayuda visual para imaginarse el proceso donde se muestra la unión de entradas, resultados y tareas" [Anjard (1998)]. Es una técnica muy extendida y cotidiana, que permite definir, describir, analizar y mejorar los procesos para perfeccionar los resultados deseados por los clientes [Aldowaisan et al. (1999)]. Los mapas de proceso, además de incitar el nuevo pensamiento, constituyen una de las maneras más eficaces de ganar una comprensión de los procesos existentes. [Peppard et al., 1995] plantea que la representación por medio de mapas de procesos tiene ciertas desventajas: -

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Pueden distraer en gran medida. Las empresas se ocupan más de la integridad de los mapas que de aumentar la velocidad de sus acciones. Pueden perder relevancia para los trabajadores. Una elaboración no adecuada puede provocar que no sean buenos medios de comunicación para la alta gerencia.

“El mapeo de procesos es una metodología que se emplea para mostrar de manera detallada las actividades que componen un proceso mediante una representación esquemática denominada “diagrama de flujo”, el cual está constituido por una determinada simbología. Las actividades que componen el mapeo de procesos deben tener una estructura secuencial y lógica orientada a cumplir un fin en específico. El principal objetivo del mapeo de procesos es representar gráficamente cuáles son las principales actividades que se llevan a cabo dentro de una organización, de tal manera que toda aquella persona que lo lea sea capaz de comprenderlo y llevar a cabo las actividades que se indican en la descripción. La importancia del mapeo de procesos radica en que su implementación sirve como un punto de partida para que los operarios del proceso estandaricen sus actividades con la finalidad brindar el mismo nivel de servicio a todos los clientes sin importar la persona que brinde dicho servicio”1 TIPOS DE PROCESOS De manera general, pueden agruparse los procesos de una organización en 3 tipos diferentes:  Estratégicos: Constituyen guías y directrices para los Procesos Operativos y de Apoyo. Dentro de esta clasificación se encuentran los procesos gerenciales o administrativos de la organización. También se los denomina Procesos MOPs (Management Oriented Processes) o procesos orientados a la administración.  Operativos: Crean valor y tienen impacto en el cliente final, son los procesos de realización del producto, también conocidos como Procesos COPs (Customer Oriented Processes) o procesos orientados al cliente.

 De Apoyo: Dan apoyo o soporte a los procesos clave. Su valor es indirecto y generalmente sus clientes son internos. También se los denomina Procesos SOPs (Support Oriented Processes) o procesos orientados al soporte. Un proceso muy complejo puede ser divido en dos o más procesos menos complejos, por lo que se recomienda identificar primero los macroprocesos, luego los procesos y por último los subprocesos. Una vez identificados, se debe procurar que los procesos resulten eficaces para lograr los objetivos, eficientes para que permitan optimizan los recursos, que tengan la suficiente flexibilidad como para adaptarse a los cambios del contexto de la organización, y que sean medibles, a fin de favorecer su control y mejora. Debido al giro o razón de ser del negocio, es probable que existan procesos que no puedan ser ejecutados en el interior de la organización y la empresa opte por contratarlos externamente. Una metodología adecuada para construirlos incluye las siguientes etapas:     

Definición del alcance. Identificación de los procesos relacionados con el alcance definido. ¿Qué producimos? ¿Cómo lo producimos? Documentación de los procesos. Clasificación de los procesos. Secuenciación de los procesos e interrelación.

A continuación se muestra una imagen que muestra los puntos importantes que debe tener un mapa de procesos básico.

6. Recursos: Hace referencia a todo aquello de lo que requiere el proceso para su correcto funcionamiento, dichos recursos pueden ser materiales y humanos. 7. Diagrama de Flujo: Es una representación gráfica que contiene a cada una de las actividades del proceso enlazadas entre sí, en donde se puede distinguir de manera muy clara los elementos de entrada y salida. 8. Narrativa del proceso: Es el documento que indica con un máximo nivel de detalle la manera correcta en la que se deben realizar todas las actividades que comprenden un proceso. Al llevar a cabo el mapeo de nuestro proceso siempre se buscan las posibilidades de mejorar los procesos a partir de la eliminación o minimización de los efectos de varios elementos, por ejemplo:       

Despilfarros Inventarios excesivos Gasto elevado de recursos Actividades innecesarias Reprocesos Minimización del tiempo por actividad Esperas

Las mejoras en los procesos podrán producirse de dos formas: 

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De manera continua para optimizar los procesos existentes, eliminando las operaciones que no aportan valor y reduciendo los errores de defecto. Con la reingeniería que se aplica en un espacio de tiempo limitado y con el objetivo de conseguir un cambio radical en el proceso.

Cuando en un proceso no se alcanzan los objetivos, la organización debe establecer acciones correctivas para asegurar que las salidas (productos) del proceso sean conformes, lo que implica actuar sobre las variables de control, de modo que el proceso alcance los resultados planificados. Aunque un proceso esté alcanzando los resultados planificados, la organización podría identificar una oportunidad de mejora en dicho proceso por su importancia, relevancia o impacto en beneficio de la organización. Imagen 1 A continuación, se mencionará la estructura y los elementos que constituyen un proceso. 1. Objetivo: En este campo se tiene que definir de manera muy clara y puntual cuál es el fin o propósito de realizar un proceso determinado. 2. Alcance: Determine el inicio y el fin en el que proceso se encuentra inmerso, define los limites en los que se pueden desenvolver las actividades y los responsables de la ejecución de un proceso. 3. Responsables de la ejecución del proceso: Se debe indicar de manera específica el o los puestos de los responsables de ejecutar cada actividad del proceso. 4. Elementos de entrada del proceso: La solicitud que genera que se ejecute un determinado proceso, puede ser una petición de un cliente externo, un cliente interno o un requerimiento de un proceso que se ejecuta con anterioridad. 5. Elementos de salida del proceso: Es el resultado de la ejecución de un proceso y puede visualizarse como un producto final, información o un servicio brindado por citar algunos ejemplos.

En cualquiera de estos casos, la necesidad de mejorar de un proceso se traduce en aumento de su capacidad para cumplir con los requisitos establecidos, es decir, para mejorar la eficacia y/o eficiencia del mismo (esto es aplicable igualmente a un conjunto del proceso). III.

CONCLUSIÓN

El mapeo de procesos es una herramienta muy indispensable en cualquier industria ya que expone de manera visual el procedimiento que rige nuestro proceso, esta técnica involucra demasiados conceptos que tenemos que tener bien definidos ya que estos están completamente relacionados con las actividades de la organización. Se requiere de un trabajo muy especifico y de la coordinación del personal involucrado ya que el personal es una parte importante de nuestro proceso, como se mencionaba anteriormente el objetivo principal de realizar un mapeo de nuestro proceso es encontrar a reas de mejora que nos ayuden a optimizar nuestro proceso evitando por ejemplo: despilfarros, retrabajos, tiempos muertos al final todo esto se refleja en la calidad de los productos que se ofrecen como organización, el uso de esta técnica es muy indispensable en todas las organizaciones, empresas o industrias y mas por el nivel de competitividad que tiene cada sector.

IV.

REFERENCIAS

[1] Aldana, L., Álvarez, M., Bernal, C., Díaz, M., Galindo, O., González, C., et al. (2011). Administración por calidad. Colombia: Editorial Alfaomega. [Imagen 1] Tomada de “GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MAPA DE PROCESOS” Autor desconocido. Se puede encontrar en: https://uvadoc.uva.es/bitstream/10324/12095/6/GUIA %20METODOLOGICA%20PARA%20LA%20ELAB ORACION%20DE%20MAPAS%20DE%20PROCES OS.pdf [2] Orlando Valencia Calderon (2017)” Metodología para la implementación de mapeo de procesos” [3] Ahoy C. (1999). What is process mapping Disponible en: http://www.fpm.iastate.edu/worldclass/process_mappi ng.asp [4] Benavides J.L. (2003). Gestión por Procesos. Disponible en: www.calidadlatina.com/pub/036-julio03.pdf