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GESTION DE ALCANCE Y CALIDAD

Gerenciando Proyectos

TEXTO 1 PROJETC MANAGEMENT INSTITUTE, A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK GUIDE) Fourth Edition Project Management Body of Knowledge® Guide - 4th Edition

Administración de Proyectos

Published: 2008 ISBN13:9781933890517 PMI Product ID: 00101095501

TEXTO 2 PMI, A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK GUIDE) ,THIRD EDITION (PMBOK GUIDE) ISBN 13: 978-1-930699-45-8 ISBN 10: 1-930699-45-X MAP Osman Amaya

TEXTO 3 NOKES Y GREENWOOD, LA GUIA DEFINITIVA DE LA GESTION DE PROYECTOS, PRENTICE HALL, MADRID, ESPAÑA 2007 ISBN-13: 978-84-8322321-5 ISBN-10: 84-8322-321-X

Administración de Proyectos

TEXTO 4 YAMAL CHAMOUN, ADMINISTRACION PROFESIONAL DE PROYECTOS, McGRAW-HILL, MEXICO DF, MEXICO 2006 ISBN: 970-10-4833-4

TEXTO 5 LLEDO, PABLO. CLAVES PARA EL ÉXITO DE LOS PROYECTOS: Como Gestionar proyectos en Condiciones de Riesgo, 1era Edición, Buenos Aires, Argentina, 2004 ISBN: 987-43-7242-7 MAP Osman Amaya

GERENCIAMIENTO TEMASDE LOS PROYECTOS

•Historia •Que es un Proyecto y sus características •Importancia de los proyectos •Éxito y Fracaso de los proyectos •Situación Actual

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HISTORIA

•La APP en su forma moderna, dio inicio en los años 60 s •Las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. •Nuevas perspectiva para que las diferentes áreas y departamentos se comuniquen y colaboren entre sí •Integrar el trabajo de diferentes departamentos, profesiones y en algunos casos, industrias completas.

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Triangulo de los Proyecto HISTORIA Es la interrelación de los tres elementos base en los proyectos Alcance

ALCANCE TIEMPO COSTO

Tiempo

Costo

Concepto Harold Kerzner en su obra de referencia, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling.

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¿QUE Que esPROYECTO un Proyecto? ES UN Es un Conjunto de esfuerzos temporales dirigidos a generar u producto o servicio único Yamal Chamoun Es un desafío Temporal que se enfrenta para crear un único producto o servicio Pablo Lledó PMI Es un esfuerzo TEMPORAL que se lleva a cabo para crear , servicio o resultado UNICO.

TEMPORAL UNICO MAP Osman Amaya 7

GERENCIAMIENTO DE LOS PROYCTOS

¿QUE ES LA APP?

La administración profesional de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. PMBook La aplicación de conocimientos , habilidades , herramientas y técnicas a las actividades de un Proyecto , con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados. YC

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Hoy en día el futuro de muchas empresas depende del éxito de sus proyectos IMPORTANCIA DE LA APP •Desarrollar un nuevo producto o servicio.

•Efectuar un cambio de estructura, de personal o de estilo en una organización. •Desarrollar un nuevo vehículo de transporte.

•Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información. •Administrar una campaña electoral. •Implementar un nuevo proceso en un negocio. •Lanzamiento de campaña promocional •Diseño de nuevo producto.

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IMPORTANCIA DE LA APP 1-Disminuye el tiempo de los proyectos (20 a 30%) 2- Reduce costos 15% a un 20 %

3- Permite a la Gerencia una dirección de lo que se busca en cada proyecto. 4- Facilitan la orientación al resultado final. 5- Cumplir los requisitos del cliente. 6-Enfocar la atención a las tareas de mayor prioridad. 7-Elimina duplicidad en esfuerzos , actividades y tareas. 8-Aprovechar al máximo los recursos de las empresa. MAP Osman Amaya 10

PORQUE GESTIONAR PROYECTOS

•Asegurar que se satisfagan los requisitos del cliente. •Evitar reinventar la rueda. •Enfocar la atención a las tareas primordiales. •Eliminar la duplicidad de esfuerzos. •Mantener el proyecto bajo control. •Aprovechar al máximo los recursos escasos disponibles.

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DEFINICION DEL EXITO 1- Periodo Tradicional ( 1960-1985) •Se mide el éxito en función al aspecto técnico •Buena calidad al finalizar proyecto •Habilidades mas técnicas enfocadas a la experiencia •Estilo de Liderazgo autoritario

2- Periodo del Renacimiento (1985-1993) •Éxito en función de cumplir calidad técnica y desempeño •Concluir el proyecto a Tiempo •No sobrepasar el presupuesto •Liderazgo participativo •Manejo efectivo del recurso humano

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DEFINICION DEL EXITO 3- Periodo Moderno

•Aceptación y Satisfacción del Cliente. •Cumplir con Tiempo, Costo y Calidad. •Conocimiento del negocio. •Administración de los riesgos. •Liderazgo integrador . •Comunicación. •Negociación. •Solución de problemas.

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RAZONES DE FRACASOS DE LOS PROYECTOS 1- PLANIFICACION INADECUADA 2- PROBLEMAS CON EL RECURSO HUMANO

3- CONTROLES INAPROPIADOS 4- FACTORES EXTERNOS

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PLANIFICACION INADECUADA

No participan en la planificación los responsables de implementar las tareas

No se Incluyen todos los recursos necesarios para cumplir con los objetivos y con el ALCANCE. Objetivos o ALCANCES irreales . NO aplicaron la restricción triple.

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PROBLEMAS CON EL RECURSO HUMANO

1- El rol del Administrador del proyectos no esta bien definido . Falla autoridad

2- Falta comunicación y coordinación para trabajar en equipo.

3- Rotación excesiva de personal en las actividades planificadas

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CONTROLES INAPROPIADOS

1-No realizar informes de avance periódico 2- El administrador del proyecto pierde la visión de conjunto al controlar detalles minuciosos 3- No comparar el estado del proyecto con el Plan Original . Análisis de Valor Agregado.

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FACTORES EXTERNOS RIESGOS

1- Riesgo Programáticos Originado por factores fuera del control del administrador. 2- Riesgo de Soporte Asociados al mantenimiento de sistema o procesos en desarrollo Se controla a través de la Gestión de Riesgo

EL RIESGO NO SE PUEDE ELIMINAR PERO SI ADMINISTRAR MAP Osman Amaya 18

OTRAS CAUSAS DE FRACASOS RESITENCIA AL CAMBIO Aquí No hay problemas De acuerdo con el problema no con la solución Temor a lo desconocido Seguridad de que no me va gustar

LOCURA CORPORATIVA Repetir los mismos errores y esperar que los resultados sean mejores.

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COMO EVITAR EL FRACASO 1- Pareto: un 20% de los factores críticos del Proyecto proporciona el 80 % del valor . Enfocarse al 20% critico primordialmente

2- La gestión adecuada para la administración del proyecto.

3- Metodología o apropiado Experiencia y el Conocimiento apropiado

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DE QUE DEPENDE EL ÉXITO EN LOS PROYECTOS 1- Conformidad con el Alcance del Proyecto 2- Funcionalidad y Operatividad del Proyecto 3- Satisfacción del CLIENTE

Satisfacción = Percepción – Expectativas En los proyectos debemos •Gestionar Percepciones •Educar y Ajustar a las expectativas •Fijar expectativas realistas

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LAS FASES TRADICIONALES DE UN PROYECTO •Entusiasmo ( Optimismo General) •Desorientación Inicial •Desorden Incontrolado •Alarmas y caos el tiempo no es Aliado •Buscar culpables •Sálvese quien pueda •Castigo a inocentes •Recuperar optimismo perdido •Terminar a como de lugar •Condecoración y premios a los no Participantes

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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO • Para facilitar la gestión de los proyectos los responsables de la administración del proyectos ó la organización dividen el proyecto en fases. Estas fases son 5 y se conocen como El ciclo de vida de un Proyecto .

Ciclos de Vida de un Proyecto

• Las fase que comprende Las diferentes etapas se empalman e interactúan en la línea del tiempo en el que se realizará el proyecto.

CARACTERISTICA DEL CVP Procesos FASE 1 INICIO •Justificación •Definición •Estudiar alternativas •selección •Estimación •Desarrollar presupuesto preliminar •Aprobación

FASE 2 PLANEACION

FASE 3 IMPLEMENTACION Y CONTROL

FASE 4 CIERRE

•Plan de Recursos

•Organización •Comunicación •Liderazgo del Proyecto •Motivación •Toma de Decisiones •Resolver problemas •Monitoreo •Acción correctiva

•Aceptación del cliente •Desactivación •Reducción progresiva de equipos •Evaluación final •Lecciones aprendidas

•Alcance •Tiempo •Costos •Personal •Materiales •Equipos •Fondos •Plan General •Riesgos

CARACTERISTICAS DE CVP Herramientas FASE 1 INICIO •Mapas mentales •Charter del Proyecto

FASE 2 PLANEACION •Plan de Proyecto •Declaración de Alcance •WBS –EDT •Diagrama Organizacional •Matriz roles •Matriz Común. •Reportes periódicos •Ruta critica •Estimado costos •Mapa de riesgos

FASE 3 IMPLEMENTACION Y CONTROL •Administración de concursos y cotizaciones •Matriz de Evaluación alternativas •Control del programa •Reporte semanal – Mensual •Control presupuesto •Valor ganado •Control de cambios •Lecciones aprendidas

FASE 4 CIERRE •Reporte final •Cierre administrativo •Cierre contratos

SECUENCIA DEL CVP

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL Ciclos de PROYECTO Vida de un Proyecto

INTERESADOS DEL PROYECTO

Ciclos de Vida de un Proyecto

Son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión. También pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto.

INFLUENCIAS DE LA ORGANIZACION

Ciclos de Vida de un Proyecto

•Sistemas de la Organización. •Cultura y Estilo de la Organización •Estructura de la Organización.

SISTEMAS DE LA ORGANIZACION

Ciclos de Vida de un Proyecto Las organizaciones basadas en proyectos son aquellas cuyas operaciones se componen principalmente de proyectos. • Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecución de proyectos para otros en virtud de un contrato, como las empresas de arquitectura, las empresas de ingeniería, los consultores, los contratistas de construcción y los contratistas del gobierno. • Organizaciones que han adoptado la dirección por proyectos Ejemplo sus sistemas financieros con frecuencia están especialmente diseñados para contabilizar, hacer seguimiento e informar sobre múltiples proyectos simultáneos.

Las organizaciones no basadas en proyectos frecuentemente pueden carecer de sistemas de gestión diseñados para respaldar las necesidades de los proyectos de forma eficiente y efectiva

CULTURA DE LA ORGANIZACION

Ciclos de Vida de un Proyecto

La mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas y descriptibles. Estas culturas se ven reflejadas en numerosos factores, entre los que se incluyen: • Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas • Políticas y procedimientos . • Percepción de las relaciones de autoridad. • Ética laboral y horario laboral .

ESTRUCTURA FUNCIONAL

Ciclos de Vida de un Proyecto

ESTRUCTURA ORIENTADA A Ciclos de PROYECTOS Vida de un Proyecto

ORGANIZACIÓN DEBIL

Ciclos de Vida de un Proyecto

ORGANIZACIÓN EQUILIBRIO

Ciclos de Vida de un Proyecto

ORGANIZACIÓN FUERTE

ORGANIZACIÓN COMBINADA

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION

Ciclos de Vida de un Proyecto

AREA DE CONOCIMIENTO 44 procesos de dirección de proyectos en los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos y las nueve Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos.

DIRECCION PROYECTOS PMI

INICIO DE LOS PROYECTOS

PROCESO DE INICIO Inicio Disparadores Selección Definición

Reflexión CHARTER

INSUMOS •Disparadores del proyecto •Plan Estratégico •Criterios de Selección •Información Histórica HERRAMIENTAS Y TECNICAS •Método de Selección de Proyectos •Juicio de Expertos RESULTADOS •Declaración de inicio del proyecto ( CHARTER) •Asignación del Gerente del Proyectos

DISPARADORES DE LOS PROYECTOS MERCADO PETICION DE CLIENTES NECESIDADES DE NEGOCIO REQUERIMIENTOS LEGALES TECNOLOGIA

SELECCIÓN DE PROYECTOS VISION

MISION

ESTRATEGIA PROYECTO A

PROYECTO B

PROYECTO C

SELECCIÓN DE PROYECTOS •Proyectos en competencia. •Costo/Beneficio. •Rentabilidad. •Asunción de Riesgo. •Extensión de competencias. •Recursos para el proyecto. •Imagen.

DEFINICION

¿Cómo? ¿ Que? ¿A dónde?

•Determinar supuestos de riesgos, obstáculos •Describir el problema •Establecer Objetivos •Identificar criterios de éxito •Gestión de Riesgo

DEFINICION

Formulación de Necesidades •Pedir a las personas que experimentan la necesidad que la definan lo mas claramente posible. •Formular una batería de preguntas acerca de la necesidad .

•Realizar la investigación necesaria a ser posible por cuenta propia para comprender mejor la necesidad.

DEFINICION

Especificaciones / Requerimientos Son importantes debido :

•Son la encarnación tangible de las necesidades del cliente. •Son las que definen la obligaciones que el equipo tiene para con el cliente. •Fijan los limites de tiempo para la entrega de los productos o servicios al cliente.

DEFINICION Distorsión de las necesidades de los Clientes •No escuchar al cliente. •Paternalismo . Papá sabe mejor lo que hace. •No conocer las necesidades del cliente o expectativas

DEFINICION

•Requerimientos incorrectos. •Requerimientos imprecisos y ambiguos. •Requerimientos cambiantes.

REFLEXION UNA IDEA DE CÓMO MEJORAR LA SITUACION ACTUAL

Aprovechar una Oportunidad

Solucionar un problema

REFLEXION Estado Actual

¿Qué hay de malo con la situación actual ? Motivación para el cambio

El impacto de no hacer nada

PROYECTO

• • • •

Alternativas Riesgos Presunciones Restricciones de

• • • •

Tiempo Costo Recursos Alcance

Estado Futuro

¿Qué será mejor? ¿ Cuales son los criterios de éxito? Costes y beneficios Nivel de Incertidumbre

CHARTER •Formaliza el inicio del proyecto.

CHARTER

•Asigna al gerente y le otorga responsabilidad de autoridad. •Documenta las expectativas del cliente.

•Revisa experiencias. •Dice QUE vamos a hacer.

Iniciativa Informal ( Viabilidad)

Disparadores de Proyectos

CHARTER •Justificación y / o propósito del proyecto •Descripción del producto o servicios que generar el proyecto •Entregables finales •Involucrados claves y sus expectativas •Restricciones y supuestos •Información Histórica relevantes •Riesgos y limites del proyecto •Nombre y firma del Gerente del Proyecto •Autorización y firma del patrocinador

PLANIFICACION Planificación Organización Declaración Alcance EDT

Plan de Gestión

INSUMOS •Declaración de Inicio •Requerimientos clientes •Restricciones y supuestos HERRAMIENTAS Y TECNICAS •Análisis de características del producto •Brainstorming •Análisis Costos Beneficio •Juicio de Expertos RESULTADOS •Definición de Alcance •Plan de Gestión de Alcance

ORGANIZACION Director del Proyecto

CLIENTE Contratante / Propietario

Patrocinador A cargo de la dirección del proyectos en la empresa

Gerente del Proyecto Encargado del proyecto

Equipo Organización , Staff, Proveedores

Ejecutores del Proyecto

ROLES CLIENTE Contratante / Propietario

El cliente es quien paga la factura Decide productos, presupuesto y criterios

Habitualmente la situación es mas compleja , y por CLIENTE debemos entender a quien decide algunas características, quien va a usar el producto , quien lo financia Tres tipo de Clientes Con autoridad final sobre el producto. Se debe consultar sobre los requerimientos. Le gusta estar informado.

ROLES Patrocinador A cargo de la dirección del proyectos en la empresa

El patrocinar es: Responsable final del proyecto. El que tienen el poder sobre la inversión. El que tiene autoridad formal sobre el proyecto. •Se apoya en una Comisión de Seguimiento. •Asegura la disponibilidad de recursos y el mantenimiento del compromiso con la realización del proyecto.

•Asegura que existe justificación coste/beneficio al inicio y que se mantiene a lo largo del proyecto. •Supervisa que se tomen los pasos necesarios para conseguir los beneficios del proyecto.

ROLES Gerente del Proyecto Encargado del proyecto •Papel estelar en el Proyecto. •Responsable de la definición detallada del proyectos, de su planificación , monitoreo y control. •Responsable de la consecución de los objetivos con las especificaciones , plazo y costes deseados.

ROLES Equipo Organización , Staff, Proveedores

•Grupo multifuncional que posee las habilidades precisas para la realización del proyecto. •Incluye personal interno y externo , con una composición y dedicación que podrá ir variando a lo largo de la vida del proyecto.

DECLARACION DE ALCANCE Detalle básico

Sub Entregables

Máximo Detalle

CHARTER

DECLARACION DE ALCANCE

EDT Actividades Duración, Costos

EDT

•Identificar Actividades •Estimar duraciones •Determinar recursos necesarios •Construir y analizar la red •Definir y documentar paquetes de trabajo •Deben estar en la identificación las personas encargadas de realizarlas

EJEMPLO

PLAN DE GESTION

CONTROL INSUMOS •EDT •Información de Resultados •Requerimientos de cambio •Plan de Gestión de Alcance

HERRAMIENTAS Y TECNICAS •Medición de Resultados •Planeación adicional RESULTADOS •Cambios en el Alcance •Acciones correctivas •Lecciones Aprendidas

CONTROL

• Seguimiento ( Verdad Fundamental) Habrá variaciones entre los planes y los hechos La pregunta crucial del seguimiento es: Las variaciones que se producen ¿Son aceptables? - Definir lo que se considera aceptable - Se pueden cubrir variaciones aceptables mediantes reserva de tiempo, recurso o costos.

CONTROL • Sistema de Seguimiento

• • • • •

Proporcionar información detallada y completa a tiempo. No representa un incremento excesivo de trabajo. Es aceptado por el equipo de proyecto y la alta dirección. Proporcionar avisos con antelación para poder reaccionar. Fácilmente comprensible por todos lo que necesitan usarlo.

CIERRE • • • • •

Obtener OK del Cliente Instalación de Productos Completar documentación Evaluar y aprender Emitir informe final

CIERRE • Formas de Finalización Por extinción • El proyecto ha terminado con éxito. • El proyecto no ha podido terminar y ha sido cancelado. • El proyecto ha sido asesinado – Asesinato político – Proyecticidio accidental

Por Integración • El proyecto exitoso se institucionaliza y sus componentes pasan a formar parte la estructura estable de la organización.

CIERRE

• Preparar el informe de cierre del Proyecto

• Resumen ejecutivo : ámbito, riesgos, cambios, calendario, costos, lecciones aprendidas • Memoria de ejecución del proyecto ( Aspecto técnico, organizativos , equipo, gestión) • Incorporar anexos con los informes de variaciones • Distribución y Archivo

GESTION DE PROYECTOS TRADICIONAL • Improvisación • Unipersonal • Comunicación Informal • Cierre-Memoria • Duplicación • Riesgo alto • Fuera de presupuesto • Fuera de plazo • Alto desgaste

MODERNA • Estrategias y procesos • Equipos comprometidos • Comunicación efectiva • Lecciones aprendidas • Distribución efectiva • Administración del riesgo • Eficiencia y control • Plazos predecibles • Calidad de Vida