Estudo de Sistemas e Tecnologias Digitais. Para Empresas SANTOS, Adilson Jr; BISPO, Yuri Menezes dos Anjos Universidade Federal de Sergipe Av. Marechal Rondon, s/n Jardim Rosa Elze CEP 49100-000 São Cristóvão - SE +55 79 8807-1342
[email protected];
[email protected] ABSTRACT We elaborate this document with intention to construct an analysis about digital systems and technologies, involving subjects like electronic commerce, ERP (Enterprise Resource Planning) and EDI (Electronic Data Interchange). This evolution is shown and their consumer-enterprise relationships. Directly involved concepts to the digital organizations, ERP, EDI and diverse components are presented. Great part of the businesses of electronic nature if relates with directed aspects to new enterprsise information systems and technologies that follow this systems. Companies look in this new business forms to enlarge its interesting area, increase their business power and performance in relation of competitors. In a example, some of the concepts is explained in the area of related works and show some advantages and disadvantages of use of these enterprise systems. Finally, we elaborate the case study based on the union systems of the PETROBRAS (Petróleo Brasileiro S.A.), we show the utility of the payment system by cellular phone called Oi Paggo, we finish with the SMS Parking, that also treats on payment of parking by cellular.
RESUMO Este documento foi criado com o intuito de construir uma análise sobre sistemas e tecnologias digitais. Envolvendo temas como comércio eletrônico, sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e EDI (Eletronic Data Interchange). Mostrará um pouco da evolução destes novos meios de negócios e suas relações entre consumidor-empresa. Serão apresentados conceitos diretamente ligados às organizações digitais, comércio eletrônico, ERP, EDI e seus componentes diversos. Grande parte dos negócios de natureza eletrônica se relaciona com aspectos ligados aos novos sistemas de informações empresariais e tecnologias que às acompanham. As empresas visam nestes sistemas e tecnologias abranger a sua área de atuação, aumentar o seu poder de negócios e desempenho em relação à concorrência. Será mostrado alguns dos conceitos explanados na área de trabalhos relacionados e mostrado algumas vantagens e desvantagens de uso destes sistemas empresariais. Por fim, será mostrado um estudo de caso baseado na união dos sistemas da PETROBRAS (Petróleo Brasileiro S.A.) em um único ERP, mostramos um pouco da utilidade do sistema de pagamento via aparelho celular da empresa de telefonia Oi, o Oi Paggo e terminamos com o SMS
Parking, que trata também sobre pagamento de vagas de estacionamento via celular.
1. INTRODUÇÃO Com o avanço da tecnologia, foi realizado um “encurtamento” das distâncias, aceleramento dos processos e o melhoramento dos sistemas utilizados. Com posse dessa informação, as empresas procuram uma forma de adaptar a tecnologia aos seus processos. Melhoria realizada entre cliente-fornecedor, cliente-cliente ou fornecedor-fornecedor. O e-Commerce que é uma forma de efetuar transferências de um valor monetário em troca de informação, serviços ou bens, tendo como canal uma infraestrutura digital e uma rede de computadores. Tratando esses novos desafios das empresas, novas oportunidades de se chegar até o cliente de forma ágil e rápida tendo como um de seus principais objetivos minimizar custos. O seu desempenho aliado ao rápido crescimento econômico vêm mostrando que esse novo meio de comercialização é estável. O e-Commerce data da época de 1980, com o surgimento de transações digitais EDI (Eletronic Data Interchange) que provê troca de dados de forma padronizada entre empresas parceiras. Agilizando parte dos processos, trazendo vários benefícios entre os participantes. Com a necessidade de se informatizar a cadeia de recursos dentro das empresas, o SCM (Supply Chain Management) tenta solucionar, essa implantação trará redução de custos através de melhorias com a informatização e integração nos processos da empresa. O surgimento de várias empresas em diversos ramos é inevitável, elas ocasionam competitividade, como também o aumento de qualidade do serviço ou produto e faz com que o cliente seja mais exigente. Para isso, criaram o CRM (Customer Relashionship Manager) para que a empresa possa se relacionar com o cliente de forma planejada, trazendo a melhor experiência possível para a empresa e para o cliente. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planing) surgiram com a necessidade de aumentar o desempenho e produção das empresas, minimizando custos e tempo de tramitações, os ERP tem como principal característica unir toda a área de negócios da empresa envolvida em um único software e manter todos os dados em um único banco central robusto. Na seção 1.1, encontram-se trabalhos que mostram a aplicação dos diversos conceitos relacionados com o tema deste documento. Na seção 2 encontram-se detalhadamente estes conceitos. Na seção 3, mostramos estudos de caso sobre a implementação do ERP na Petrobrás, sobre o Oi Paggo e o SMS Parking. A seção 4,
traz uma breve análise sobre vantagens e desvantagens de um ERP. Por fim, na seção 5, será mostrada uma breve conclusão sobre o tema abordado.
1.1 Trabalhos Relacionados Abaixo, alguns exemplos de trabalhos relacionados ao tema referido.
1.1.1 O uso de sistemas ERP no processo de integração da cadeia: um estudo no setor de autopeças. Em [12] foi publicado no XXVII ENEGEP 2007 (Encontro nacional de engenharia de produção), e mostra uma pesquisa no setor de manufatura de autopeças na grande São Paulo. Demonstra que na comunicação entre as empresas, a prática mais comum é a utilização do EDI e outro aspecto observado é que os sistemas ERP só realizam a integração interna das informações, assim não suportando a integração ERP + SCM.
1.1.2 O uso da informação estratégica de compras.
como
atividade
Já em [13] publicado no SIMPOI 2009 (Simpósio de Administração da Produção, Logística e Operações Internacionais), e apresenta um estudo de viabilidade de implantação de EDI para melhoria da cadeia de suprimentos em pequenas e médias empresas. Sugere a implantação de uma empresa-centralizadora que funcione como um portal B2B, fornecendo os interesses de compra de micro e pequenas empresas. Nosso trabalho tem como diferencial, a explanação dessas tecnologias e conceitos além de outras que pertencem ao mesmo tema, de uma forma simplificada, para que pessoas com pouco conhecimento na área possa aprender facilmente. É mostrado alguns exemplos dessas tecnologias no mercado atual.
2. CONCEITOS E TECNOLOGIAS Os novos sistemas empresariais digitais vêm sendo notados por uma rápida evolução e um crescimento contínuo na área de negócios no círculo mundial. Esses novos conceitos são focados na colaboração e estruturação entre mercados e pessoas em toda a rede mundial de computadores ou dentro da sua própria empresa. As novas tecnologias de organizações digitais fazem com que as empresas se capacitem a atender todas as exigências dos consumidores, que estão cada vez mais por dentro das inovações tecnológicas e desejam observar isso dentro do comércio, dessa forma as empresas se mantêm vivas e fiéis aos interesses de seus clientes. Com essas novas formas de negócios as empresas melhoram os seus sistemas gerenciais, refletindo em um melhor desempenho interno, fazendo com que seus clientes se sintam mais à vontade e mantenham uma relação de confiança e credibilidade com a empresa. A evolução do e-Commerce foi motivada devido ao avanço tecnológico nos últimos anos, em Hardware, Software, Redes, Segurança, Base de Dados, etc.
Com o passar do tempo, o comércio evoluiu. Hoje em dia, em vez de ser o consumidor a ir à procura do comércio, é o comércio que vai até o consumidor, e chega à sua casa através da Internet. A adesão ao comércio eletrônico tem crescido e cada vez mais as TIC (Tecnologia de Informação e Comunicação) estão ao alcance de qualquer usuário.
2.1 Alguns fundamentos de comércio eletrônico Os conceitos de e|m-Commerce são diversificados e os principais serão abordados abaixo.
2.1.1.e-Commerce e-Commerce provém de “Electronic Commerce”, que em português significa “Comércio Eletrônico” - termo usado, segundo [2], para identificar um sistema comercial montado por uma empresa, suportado por uma infra-estrutura tecnológica forte em uma rede de computadores, para atender aos seus clientes através da internet. Exemplo: A empresa Dell é a 2º maior fornecedora de computadores pessoais no mundo inteiro, fornece a possibilidade do cliente comprar seus produtos diretamente, pelo site ou por telefone, sem intermédio de revendedores. Assim reduzindo o seu preço final. www.dell.com.br.
2.1.2. m-Commerce De acordo com [1], o m-Commerce diz respeito a toda transação de valores, serviços ou troca de informações utilizando um dispositivo móvel. Não sendo uma coisa nova, pois já se considerava os terminais de pontos de venda (POS) como um modelo de m-Commerce. Hoje, com o acesso facilitado, o aumento do seu poder de processamento, armazenamento, disponibilidade, facilidade de comunicação e de uso, celulares, smartphones e PDAs aproveitam seu potencial para fortalecer ainda mais o m-Commerce. Exemplo: Algumas empresas de alimentação e de transporte já estão utilizando o conceito de carteira virtual, onde a transação de valores é feita a partir de um celular, mais precisamente um SMS. Onde o cliente pede para ser debitado um certo valor e ao final da transação o vendedor recebe a confirmação de crédito de tal cliente [14].
2.1.3. B2B Business-to-business (B2B) é um termo comumente usado para descrever transações comerciais entre negócios, em oposição àqueles entre negócios e outros grupos, bem como business-toconsumers (B2C) ou business-to-government (B2G). Mais especificamente, B2B é muitas vezes usado para descrever uma atividade, como marketing B2B, ou vendas B2B, que ocorre entre negócios e outros negócios [17]. Exemplo: A FIAT fornece um portal centralizador de relacionamentos, negócios, informações corporativas, entre a Fiat automóveis, a rede de concessionárias e fornecedores. Visando a
agilidade nos processos e a vantagem competitiva na realização de negócios via Web[15].
2.1.4. B2C Business-to-consumer, também chamado business-to-customer, é o comércio que engloba todas as relações de consumo, ou seja, aquelas em que temos um fornecedor de um lado e um consumidor de outro[17]. O tipo de comércio eletrônico B2C distingue-se pelo estabelecimento de relações comerciais eletrônicas entre as empresas e os consumidores finais. Exemplo: O site Americanas.com oferece mais de 30 categorias de produtos nos seus canais de venda: Internet, televendas e quiosques [20].
2.2 Conceitos em ERP Dentro do âmbito dos sistemas ERP observamos alguns diferentes conceitos e áreas de estudo, podemos citar:
2.2.1 ERP Segundo [18] ERP é definido como uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informações entre todas as atividades da empresa como fabricação, logística, finanças e recursos humanos. É um sistema amplo de soluções e informações. Um banco de dados único, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em um simples ambiente computacional. ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning que em português pode ser traduzido como Planejamento de Recursos Empresariais, aqui no Brasil é mais conhecido como SIGE que significa Sistemas Integrados de Gestão Empresarial. Esse tipo de sistema tem como principal característica convergir em um único software todos os negócios da empresa, diminuindo custos, aumentando o desempenho, e a velocidade das negociações da empresa. Os ERPs são geralmente implementados em etapas ou módulos, para que a empresa tenha uma fácil e ágil adaptação e que os possíveis problemas que venham a ocorrer sejam solucionados sem prejudicar a linha de negócios ou tragam prejuízos à empresa.
2.2.2 CRM De acordo com [8] “é todo o esforço envolvido nos processos de criar, manter e expandir relacionamentos com os clientes”. “Deslocando o foco de seus produtos e canais para seu cliente, simplificar e integrar vendas, marketing e atendimento ao cliente” [9] O CRM traz maior lucratividade e ganhos na vantagem competitiva. O CRM tem três elementos principais quando se pensa em colocar o cliente no centro dos seus negócios. • De acordo com [8] e [10]: O primeiro passo é fidelizar o cliente; Imaginando que a empresa não irá ganhar outro cliente. Isso é muito importante, pois normalmente as empresas perdem de 15% a 50% de clientes por ano. • Segundo passo é apresentar um diferencial, trazendo interesses em possíveis novos clientes e
transformar aqueles clientes casuais em clientes que sempre estarão comprando ou utilizando o serviço. • Terceiro passo é o mais contraditório, que é a seleção de clientes. Pois se uma empresa coloca seus esforços para atender a todos os clientes, principalmente aqueles que não têm um maior potencial, corre o risco de a empresa começar a perder dinheiro e clientes. O potencial do CRM está na clareza de sua abordagem e finalidade. Antes da empresa tomar uma decisão com o cliente, ela deve ser absolutamente clara sobre o que você quer realizar [8]. Ferramentas permitem e facilitam a gestão de relacionamento com clientes. Elas não precisam ser de alta tecnologia, apenas precisam apresentar as informações necessárias da maneira mais fácil para o cliente e a empresa.
2.2.2 SCM De acordo com [11], Supply Chain Management (SCM) (Gerenciamento em cadeia de recursos) diz respeito à união e coordenação de atividades que envolvem a compra, produção e transporte de um produto. O SCM integra-se ao processo de negócio, aumentando a velocidade das informações e dos produtos, o fluxo de caixa e diminuindo custos, esforços redundantes e custos com armazenamentos. O SCM engloba o gerenciamento de fabricação, demanda, compra de matérias prima, manufatura, acompanhamento de estoque e de logística. De um modo mais geral, ele gerencia e planeja a demanda de recursos desde os fornecedores primários até os revendedores, passando pelos próprios setores de fabricação, distribuição e revenda. Vários processos estão envolvidos na gerência dos materiais, e o SCM vem para gerenciar esses processos, fluxos de informações e de materiais. O seu modelo de referência define uma série de fluxos de processos principais que ajudam as empresas a entender e a implementar o SCM. Os processos principais são: Planejar, Adquirir, Criar, Entregar e Receber.
2.2.3 EIS EIS significa Enterprise Information System (sistema de informações empresariais), proporcionam informações segmentadas e relacionadas entre si com base no banco de dados transacional ou em um Data Warehouse [4].
2.2.4 EDI Em [16] vemos que EDI (Eletronic Data Interchange) é um modo de troca eletrônica de mensagens, geralmente realizada entre parceiros comerciais. Já [19] diz que EDI “É um sistema direto de transmissão eletrônica de dados capaz de trocar dados, na forma de documentos de negócios, entre usuários”. De acordo com [6] ele foi primeiramente utilizado nos Estados Unidos, nas empresas de transportes. E foi evoluindo para outros setores. A implantação do EDI atualmente é barata, se comparado com os valores pagos no começo de sua utilização, mesmo assim as empresas são resistentes a sua instalação. Podendo ser apreensão dos funcionários por falta de conhecimento [5], ou o alto custo.
Pois é necessária a instalação de hardware e software para a tradução das informações em um padrão pré-estabelecido [7] adaptação do software atual, reestrutura dos processos da empresa ou de seus processos organizacionais. O EDI é uma das ferramentas utilizadas no plano estratégico das empresas. Seu uso é focado na relação empresa-fornecedor ou na comunicação entre filiais e matriz em uma empresa. Em [5] vemos que as transações que usam frequentemente o EDI são de compras, transportes e pedidos. As transmissões normalmente são ordens de compras, alertas de estoque, despacho de materiais e transporte de tabelas.
3. ESTUDOS DE CASO 3.1. ERP na PETROBRAS A implantação do sistema ERP na Petrobras foi um processo lento e custoso. Alguns elementos importantes foram analisados antes da decisão de por em prática um projeto dessa magnitude. Alguns dos elementos de análise observados foram: A maturidade do plano de negócios da empresa e da organização em si, a Petrobras já é uma empresa que por várias décadas tem se mantido forte no mercado brasileiro e mundial devido a sua força organizacional e seu plano de negócios muito bem definido, estável e adaptável a novas variáveis. Um segundo ponto é o incentivo vindo diretamente da alta hierarquia da empresa, o que facilitou a injeção de recursos financeiros no projeto e diminuiu o tempo de decisões primordiais e de burocracia. Outro fator relevante foi o apoio de back-office (apoio administrativo e operacional) onde a organização se voltou quase que completamente pra o sucesso do projeto em todas as suas fases, movendo colaboradores de todos os departamentos da organização. O Projeto SINERGIA como foi nomeado englobava toda a área de negócios da Petrobras, BR Distribuidora e a Braspetro. Na época haviam mais de 1500 sistemas funcionando a pleno vapor nestes segmentos da empresa e precisavam ser unificados urgentemente, já que muitas das concorrentes mundiais da Petrobras já utilizavam sistemas ERP e estavam mostrando resultados satisfatórios, começando a deixar a empresa brasileira para trás. A escolha do ERP a ser implementado ocorreu de forma simples, as empresas que se habilitaram a fornecer o serviço apresentaram suas propostas para o corpo gerencial da Petrobras, nessa apresentação a SAP e mais três empresas demonstraram seus produtos. Após a apresentação requisitos do sistema foram levantados, esses requisitos foram posteriormente transformados em um questionário e esse questionário veio a ser respondido pelas empresas fornecedoras do serviço de ERP. O ERP escolhido foi o desenvolvido pela SAP, que seria implantado na Petrobras pela empresa Ernst & Young do Brasil que futuramente veio a se chamar Bearing Point, o software utilizado foi o R/3, o banco de dados era próprio da SAP, os servidores foram fornecidos através de uma parceria – pela Sun, juntamente com o seu sistema operacional Solaris. O escopo do projeto envolvia um módulo inicial que era composto pelos departamentos de finanças, contábil, controle de material, Trading e comercialização e controle. O segundo módulo foi implantado após a estruturação desse primeiro, o módulo posterior englobava as áreas de planejamento de produção, recursos humanos, controle de projetos. Vale lembrar que para cada ampliação do escopo do projeto um novo business case tinha que
ser feito e avaliado para o bom andamento dos negócios da empresa.
3.2. Oi Paggo O Oi Paggo é um bom exemplo de tecnologia móvel, envolvendo B2C e m-Commerce. O Oi Paggo é um sistema de m-Payment implantado pela operadora Oi aqui no Brasil. Funcionamento do Oi Paggo: O vendedor, já com o número do cliente, faz o pedido de débito, informando a quantidade de parcelas entre outros servicos. O cliente receberá uma mensagem no celular, informando sobre o débito. Assim o cliente confirma a compra inserindo uma senha pré-definida. Por fim, o vendedor recebe a confirmação e libera o produto. No final do mês, a Oi se encarrega de enviar todos os débitos em uma fatura, assim como em uma operadora de cartão de crédito. Pode ser usado em qualquer tipo de transação, desde que anteriormente os participantes já tenham sido cadastrados e aprovados.
3.3. SMS Parking O SMS Parking é um sistema de compra de vaga de estacionamento que já vem sendo usado em muitos países da Europa. Nesse sistema o condutor ao estacionar seu veículo na vaga demarcada envia uma mensagem de texto para um número determinado através de seu aparelho celular ou PDA contendo as informações necessárias, como a placa do carro ou número da vaga, ao sair da vaga o condutor envia outra mensagem de texto. Automaticamente o sistema calcula o tempo transcorrido desde o estacionamento até a hora da saída e faz a cobrança da melhor forma estabelecida. Esse sistemas se encaixa perfeitamente nos conceitos de eCommerce e m-Commerce.
4. ANÁLISE DAS DESVANTAGENS
VANTAGENS
E
Com base nos estudos de caso vistos acima, analisamos as vantagens e desvantagens de utilizar os referidos sistemas e tecnologias.
4.1.Vantagens Podemos destacar como vantagens de e-Commerce: •
O aumento das alternativas de escolha;
•
Maior diversidade de produtos;
•
Procura global e larga escolha de preços;
•
Melhor acesso as informações, as especificações dos produtos, a disponibilidade e ao ponto de situação de encomenda;
•
Disponibilidade de serviço aos clientes em tempo integral;
•
Evita deslocamento;
•
Redução dos constrangimentos relacionados com o tempo e horário de funcionamento;
5. CONCLUSÃO
•
Maior controle de estoque
•
Redução na mão-de-obra e gastos com funcionários.
Podemos considerar que as organizações deixaram de ser um espaço físico e se tornaram uma espécie de conceito, passa a não existir mais limites geográficos já que na web podemos estar em todos os lugares sem sair de onde estamos, a pareceria entre as organizações aceleram as evoluções tecnológicas e o tempo de execução das atividades quase não existe mais se comparado com antes da integração através das novas tecnologias. Sistemas de ERP, CRM ou SCM vieram para desempenhar esse papel de impulsionadores tecnológicos e comunicativos, certamente eles já mostraram a eficiência de seus papéis com resultados concretos e por isso estão cada vez mais presentes nas grandes empresas e organizações. Os resultados da implantação do ERP da Petrobras estão sendo medidos até hoje, todos os problemas inicias de qualquer implementação já foram solucionados através de uma central de atendimento desenvolvida pela própria Petrobras. O retorno financeiro mostra que valeu a pena todo o tempo e esforço gasto na implantação, até o ano de 2007 a Petrobras lucrou mais de US$500.000.000.00 (quinhentos milhões de dólares) com o ERP e o gasto total de implementação, em 2000, foi de US$ 240 Milhões. Dados retirados de [3]. Dessa forma, observamos que os novos sistemas e tecnologias digitais, juntamente com o e-Commerce, já representam um lucrativo canal de comercialização e vem mostrando um forte crescimento desde 2001. Empresas que visam um crescimento rápido e uma difusão global de seus produtos e serviços recorrem aos sistemas de suporte empresariais depois de observado o sucesso dos resultados obtidos por empresas que já amadureceram a ideia da utilização destes novos sistemas.
Já as vantagens dos sistemas ERP são: •
Obtenção ao final da sua implantação, um sistema totalmente integrado;
•
Aumento na agilidade e capacidade de processar tramitações de diferentes workflows;
•
Compartilhamento de dados entre todos os integrantes da pirâmide hierárquica da empresa;
•
Facilidade na tomada de decisões;
•
Otimização do serviço ao cliente final;
•
Maior desempenho e produtividade e barateamento dos custos de produção.
4.2.Desvantagens Por outro lado, no e-Commerce, existem também desvantagens, tais como: •
A dependência excessiva das TIC;
•
A insegurança ao nível das transações e pagamentos eletrônicos;
•
O elevado custo das telecomunicações;
•
O fato de ainda não não existir uma regulamentação governamental sobre o uso de comércio eletrônico;
•
A cultura de mercados avessa às formas comercias eletrônicas.
•
O recente início da inclusão digital;
•
A falta de privacidade e segurança no cadastro de dados pessoais.
•
Quase uma total dependência da empresa fornecedora do ERP implantado;
•
Possíveis cortes de pessoal;
•
O excessivo controle pode gerar resistência à mudança por parte dos funcionários;
•
A personalização do sistema se torna quase que impossível;
•
Necessidade de adaptar processos de negócios importantes e que já funcionam há muito tempo;
•
Alto custo.
6. REFERÊNCIAS [1] Comercio Eletrônico, Wikipedia, http://pt.wikipedia.org/wiki/ECommerce, acessado em: 27-092008. [2] Guia eCommerce, LocaWeb, pdf file, www.fluida.com.br/clientes/loja/ManualLoja6/GuiaECommerce.p df acessado em 14-10-2008 [3] ALEXANDRE C. & ZANELA A., Sistemas ERP no Brasil Teoria e Casos, Ed. Atlas, 2003. [4] CBS Consulting. http://www.cbsconsulting.com.br Acessado em 22-09-2009. [5] Lummus, R. (1997). The evolution to electronic data interchange: Are the benefits at all stages of implementation? Gaithersburg: Aspen Publishers. [6] NOVAES, A. (2001). Logística e gerenciamento da cadeia de distribuição: Estratégia, operação e avaliação. Rio de janeiro: Ediora Campus.
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