Manual de Usuario Configuración de correo electrónico Calendario y Documentos versión 1
Índice de contenido Introducción..........................................................................................................................................5 Como editar la configuración de la cuenta recién creada.....................................................................7 Buscar por el navegador..................................................................................................................7 Presentación.....................................................................................................................................7 Bienvenida.......................................................................................................................................7 Identificación...................................................................................................................................7 Acceso a la cuenta............................................................................................................................8 Configuración..................................................................................................................................9 Acceso a la Configuración...............................................................................................................9 Presentación de la Configuración....................................................................................................9 General......................................................................................................................................10 Cuentas......................................................................................................................................10 Etiquetas....................................................................................................................................10 Filtros........................................................................................................................................11 Reenvío y correo POP/IMAP....................................................................................................12 Chat...........................................................................................................................................12 Clips de la Web.........................................................................................................................13 Ayuda.............................................................................................................................................13 Calendario...........................................................................................................................................15 Diario.............................................................................................................................................16 Semanal..........................................................................................................................................18 Mensual..........................................................................................................................................18 4 Días.............................................................................................................................................19 Agenda...........................................................................................................................................19 Documentos........................................................................................................................................21 New (Nuevo)..................................................................................................................................22 Document (Documento)............................................................................................................22 Presentation (Presentación).......................................................................................................22 Spreadsheet (Hoja de Cálculo)..................................................................................................23 Form (Formulario)....................................................................................................................23 Folder (Carpeta)........................................................................................................................24 Templates (Plantillas)................................................................................................................24 Upload (Subir o cargar).................................................................................................................25 Share (Compartir)..........................................................................................................................25 Move to (Mover a).........................................................................................................................26 Hide (Esconder).............................................................................................................................27 Delete (Borrar)...............................................................................................................................27 Rename (renombrar)......................................................................................................................27 More actions (Más acciones).........................................................................................................27 Sites....................................................................................................................................................29 ANEXO..............................................................................................................................................31
Introducción Para modificar una cuenta de correos usando Google como proveedor del servicio, es necesario realizar una serie de pasos que se describirán más adelante. Todo ello tiene por objeto facilitar al usuario la forma o la vía más sencilla de poder realizar esta tarea, con la mayor agilidad posible y el mínimo esfuerzo. Es una forma o manera de disponer cuentas de Gmail, Google Calendar y Google Talk con el dominio personalizado; que ayudará a mantenerse conectados y a colaborar entre todos de forma más eficaz. Con Google Docs, se podrán compartir archivos y colaborar en tiempo real. La Página de inicio es el primer lugar que se consultará para obtener una vista previa de sus bandejas de entrada y calendarios, acceder al contenido básico y realizar búsquedas en la Web. Google se encarga del alojamiento de todo, así que no es necesario instalar ni descargar ningún tipo de hardware o software y, además, la configuración y el mantenimiento son mínimos. Se podrá poner esta solución en marcha rápidamente aunque no dispongas de recursos técnicos. Lo más interesante de este servicio es que, es gratuito.
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Como editar la configuración de la cuenta recién creada El usuario accederá a su propia cuenta de correo, siguiendo estos pasos: 1 Buscar por el navegador La dirección http://inicio.abd-ong.org y aparecerá la siguiente pantalla:
2 Presentación Aparecen tres columnas, nos fijamos en la columna de la izquierda que tiene una casilla por título “Correo electrónico” y dentro de ella la leyenda “Accede a tu cuenta”. 3 Bienvenida Al hacer clic sobre la leyenda anterior, aparecerá la siguiente pantalla:
4 Identificación Se introduce el nombre de usuario con el cual fue creada la cuenta y la contraseña y se pulsa
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Manual del Usuario el botón “Acceder” 5 Acceso a la cuenta Aparecerá la pantalla que se muestra a continuación:
como se aprecia, el correo ya está activo y se podrá proceder a realizar una de las tres opciones que están disponibles. a) Bandeja de entrada Al pulsar sobre la opción, aparecerá la siguiente pantalla:
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Como editar la configuración de la cuenta recién creada en la que se ven una serie de opciones disponibles al lado izquierda de la pantalla, son opciones de manejo de la cuenta de correos, en otras palabras del buzón. Los nombres son por sí mismos intuitivos y al estar subrayados significan que hay que hacer clic sobre ellos para poder acceder a la opción correspondiente. b) Redactar mensaje Al pulsar ésta opción, abre una ventana en la que podemos escribir el mensaje o correo que se desea enviar, simplemente se procede a su escritura. 6 Configuración Lo que realmente es el objeto de éste sección es la parte superior derecha de la pantalla del buzón, la siguiente pantalla:
7 Acceso a la Configuración al pulsar sobre la opción “Configuración” aparecerá la siguiente pantalla:
8 Presentación de la Configuración Como se puede ver ésta pantalla tiene siete pestañas: a) General b) Cuentas c) Etiquetas d) Filtros e) Reenvío y correo POP/IMAP f) Chat
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Manual del Usuario g) Clips de la Web General i. La pestaña “General”, tiene a su vez diez opciones, todas ellas muy intuitivas, de manera que se pueda personalizar lo más posible el correo electrónico, al gusto de cada usuario, una vez que se hayan hecho los cambios que se desean hay dos opciones (botones) para “Cancelar” o “Guardar cambios”. Las opciones de ésta pestaña son: Idioma Tamaño Máximo de la Página Combinación de Teclas Mi Imagen Imágenes de los contactos Firma Indicadores de Nivel Personal Fragmento de Texto Respuesta Automática Codificación de los mensajes salientes Si se ha optado por hacer cambios y se han guardado reenviará a la pantalla del buzón de entrada mostrando el siguiente mensaje:
Cuentas ii. La pestaña “Cuentas”, tiene a su vez tres opciones, muy fáciles de entender y que se modificarán según el deseo o la necesidad del usuario Las opciones de ésta pestaña son: Enviar mensaje como Recibir mensajes de otras cuentas Cambio de la contraseña Etiquetas iii. La pestaña “Etiquetas”, contiene una ventanilla en la que se dará el nombre para la
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Como editar la configuración de la cuenta recién creada creación de la etiqueta. La etiqueta es como una carpeta en la que se pueden ir almacenando los correos según el criterio que se le dé, es una forma de organizar la correspondencia, una vez creada una “etiqueta” se puede editar, renombrar o eliminar, al tomar la opción de “renombrar” aparecerá una micro pantalla como la que sigue:
si por el contrario lo que deseamos es “eliminar” aparecerá la siguiente pantalla:
y tenemos dos alternativas “Aceptar” o “Cancelar”, apareciendo en la pantalla principal del buzón el siguiente mensaje:
Filtros iv. La pestaña “Filtros”, contiene una única opción, la de “crear un filtro nuevo”, al hacer clic sobre el enlace, mostrará la siguiente pantalla:
la pantalla es muy intuitiva por lo que es seguir los pasos y establecer las opciones del filtrado. 11
Manual del Usuario Reenvío y correo POP/IMAP v. La pestaña “Reenvío y correo POP/IMAP”, contiene tres opciones muy intuitivas, ellas son: Reenvíos Descarga correo POP Acceso IMAP
Chat vi. La pestaña “Chat”, contiene a su vez cinco alternativas, muy intuitivas, ellas son: Historial de Chat Tamaño de Contactos rápidos Ubicación de Contactos rápidos Añadir automáticamente contactos sugeridos Sonidos una vez que se hayan hecho los cambios que se desean hay dos opciones (botones) para “Cancelar” o “Guardar cambios”. 12
Como editar la configuración de la cuenta recién creada Clips de la Web vii. La pestaña “Clips de la Web”, muestra los enlaces a otros sitios web que ya están definidos así como la posibilidad de añadir otros por temas, como se aprecian por las opciones que están a la izquierda de la pantalla, por ejemplo: Noticias Empresa Estilo de Vida Deportes Tecnología Diversión como se aprecia en la siguiente pantalla:
9 Ayuda Ésta opción que se encuentra a la derecha de “Configuración” en la pantalla inicial del buzón,nos permitirá acceder a una pantalla general de ayuda para todas aquellas opciones que están disponibles para el usuario del correo, en donde se podrá ampliar la información relativa a cada uno de los temas que ya se expusieron. 13
Manual del Usuario Presentando la siguiente pantalla:
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Calendario Para acceder al calendario hay dos formas de hacerlo: 1. la primera es, la opción aparece en la parte superior izquierda de la pantalla, al lado derecho de la opción Correo, cuando se haya entrado al buzón y allí veremos la palabra “Calendar”, palabra inglesa pero es lo mismo que “Calendario” en Castellano 2. la segunda es, el recuadro que aparece debajo del acceso del correo electrónico, según se muestra a continuación:
Al hacer clic sobre el enlace abrirá una pantalla como la siguiente:
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Manual del Usuario presentando en la derecha cinco pestañas, como se aprecia en la siguiente pantalla:
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Day (Día)
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Week (Semana)
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Month (Mes)
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4 Days (4 Días)
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Agenda
Diario a
La pestaña “Day” mostrará una página de color de fondo amarillo claro, con las horas del día desde las 12 de la noche anterior, como se ve en la pantalla siguiente:
hasta las 11 de la noche del día, es decir, las 24 horas del día, como se aprecia
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Calendario Para crear un evento, solo es necesario hacer clic a la hora del día en el cual se va a llevar a cabo, apareciendo en pantalla lo siguiente:
en la ventanilla que muestra es donde escribiremos el “que”, es decir, reunión, comida, acto, llamar, etc. y luego se hace clic en el botón “Create Event”, que es “Crear Evento”, mostrará la siguiente pantalla:
si se hace clic sobre el evento que aparece con letras blancas, sobre fondo rojo, como se ve en la figura anterior, se está dando paso a la edición del evento y aparecerá la siguiente pantalla:
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en donde hay una serie de opciones adicionales para completar la información del evento, como por ejemplo, el lugar en donde se llevará a cabo, añadir una descripción, crear la lista de invitados, añadir un recordatorio, si éste evento es privado o público y mostrar al creador del evento como ocupado o disponible; así como la posibilidad de guardar, cancelar o borra el evento. Semanal a
La pestaña “Week” mostrará la visión semanal en las mismas horas que lo hace el diario, mostrando así mismo el evento creado en el día para el cual fue creado, la pantalla sería:
Mensual a
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La pestaña “Month” mostrará la vista del mes con los eventos que se hayan creado,
Calendario presentando la siguiente pantalla:
4 Días a
La pestaña “4 Days” mostrará la vista en detalle por hora de los próximos cuatro días incluyendo el actual, como se aprecia en la siguiente pantalla:
la línea roja que se observa es la forma del calendario Google informar a que hora del día se está, es decir, que aunque ya haya pasado la hora se podrá crear un evento, es meramente informativa. Agenda a
La pestaña “Agenda” mostrará todos los eventos programados o previstos dentro de un lapso de tiempo bastante amplio como se observa en la pantalla siguiente:
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la fecha de inicio en este ejemplo va desde el 17 de agosto 2008 hasta el 1 de febrero 2009, la fecha está en formato americano, es decir, mm/dd/aaaa, en donde mm es mes, dd es dia y aaaa es año. A modo general, a la izquierda de la pantalla de calendario, aparece un calendario de bolsillo que muestra todo el mes, así como los calendarios propios y otros calendarios que sean publicos. Esta es una manera de saber y poder organizar eventos sabiendo la disponibilidad de otra persona o personas para ese evento.
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Documentos Para acceder a los documentos hay dos formas de hacerlo: 1. la primera es, la opción aparece en la parte superior izquierda de la pantalla, al lado derecho de la opción Correo, cuando se haya entrado al buzón y allí veremos la palabra “Documents”, que es Documentos. 2. la segunda es, el recuadro que aparece debajo del acceso al calendario, según se muestra a continuación:
al hacer clic sobre el enlace mostrará un pantalla de bienvenida como la siguiente:
en la barra del área de documentos aparecen ocho opciones para el manejo adecuado del documento que se está trabajando y las cosas que se pueden hacer con él, dicha barra es la siguiente pantalla:
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a) New (Nuevo) b) Upload (Subir o Cargar) c) Share (Compartir) d) Move to (Mover a) e) Hide (Esconder) f) Delete (Borrar) g) Rename (Renombrar) h) More actions (Más acciones) New (Nuevo) Al pulsar sobre “new” aparecen seis sub-opciones, como se aprecia en la siguiente pantalla:
Document (Documento) Al hacer clic sobre esta opción aparecerá una pantalla estilo procesador de texto, con todas las opciones que tiene un procesador, la siguiente pantalla muestra el contenido:
Presentation (Presentación) Al hacer clic sobre esta opción aparecerá una pantalla estilo powerpoint, con todas las opciones que tiene un programa de presentación, la siguiente pantalla muestra el contenido:
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Documentos
Spreadsheet (Hoja de Cálculo) Al hacer clic sobre esta opción aparecerá una pantalla estilo excel o lotus, con todas las opciones que tiene un programa de hoja de cálculo, la siguiente pantalla muestra el contenido:
Form (Formulario) Al hacer clic sobre esta opción aparecerá una pantalla para crear un formulario con las preguntas que se deseen y el estilo para cada una de ellas, la siguiente pantalla muestra el contenido:
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Manual del Usuario Folder (Carpeta) Al hacer clic sobre esta opción aparecerá una pantalla que muestra el contenido de la carpeta recién creada y la lista de los documentos que allí se encuentran, la siguiente pantalla muestra el contenido:
Templates (Plantillas) Al hacer clic sobre esta opción aparecerá una pantalla que muestra las diferentes plantillas que tiene “Documents” para los distintos usos que se requieran, en una amplia gama de posibilidades, la siguiente pantalla muestra el contenido:
además en el lado izquierdo, se muestra una lista por categorías para buscar con mayor precisión la plantilla que se desea usar.
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Documentos Upload (Subir o cargar) Al pulsar sobre “upload” aparecerá una pantalla como se aprecia a continuación:
en la que aparecen tres ventanillas: a. “Browse your computer to select a file to upload”, en ésta ventanilla se hace una búsqueda del archivo que se quiera subir, haciendo clic sobre el botón “Examinar...”, se procede de manera normal como Windows, buscando en los directorios y sub-directorios en donde se haye el fichero. b. “Or enter the URL of a file on the web:”, en ésta ventanilla se podrá dar la dirección del archivo que se encuentra en la web, claro está, siempre y cuando se sepa esa dirección. c. “What do you want to call it? (If different than the file name)”, aquí se podrá dar otro nombre al fichero en cuestión, si es que eso es lo que se desea hacer. d. Ya por último al hacer clic sobre le botón “Upload File”, subirá o cargará el archivo que esté indicado en las ventanillas anteriores según sea el caso. Share (Compartir) Al seleccionar un documento para compartir y pulsar la opcion “share”, mostrará la siguiente pantalla:
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Move to (Mover a) Al hacer clic sobre ésta opción se abrirá un sub-menú en el cual se escogerá la carpeta a la cual se quiere mover el documento, como se observa en la siguiente pantalla:
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Documentos Hide (Esconder) Para hacer uso de ésta opción, primero es necesario seleccionar los documentos que se esconderán, y que solo aparecerán en carpetas y en la vista de “esconder”, en otras palabras no son visibles a primera vista. Delete (Borrar) Para hacer uso de ésta opción, primero es necesario seleccionar los documentos que se borrarán, y que serán movidos al contenedor de basura, pero si queremos borrarlos permanentemente se deberá vaciar el contenedor de basura. Rename (renombrar) Para hacer uso de ésta opción, primero es necesario seleccionar los documentos que se renombrarán, ésta opción no trabaja de forma multitudinaria, es decir, el renombrado de archivos es uno por uno. More actions (Más acciones) Use las casillas de verificación para seleccionar uno o más items (características)
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Sites Para acceder a ésta opción se puede hacer desde, “Calendar” o desde “Documents” haciendo clic en el enlace correspondiente, aparecerá la siguiente pantalla:
donde cada usuario puede crear su propia página web. Es una herramienta que facilita la creación de éstas páginas, así como el lugar en donde se mostrará la información en un solo lugar y además tener el control de quien la puede ver y editar.
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