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GUÍA DE TRANSACCIONES SAP QUE FACILITAN EL CONTROL DE COSTOS

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Índice

1.

Gestión de materiales ..................................................................................................................... 3

1.1.

Compras ...................................................................................................................................... 3

1.1.1.

Pedido..................................................................................................................................... 3

1.1.1.1.

Visualizar pedido – Transacción ME23N .................................................................................. 3

1.1.1.2.

Visualizar lista ........................................................................................................................... 6

1.1.1.2.1.

Por proveedor – Transacción ME2L ......................................................................................... 6

1.1.1.2.2.

Por número de pedido – Transacción ME2N ......................................................................... 11

1.1.1.3.

Funciones siguientes .............................................................................................................. 17

1.1.1.3.1.

Entrada de actividad............................................................................................................... 17

1.1.1.3.1.1.

Actualizar – Transacción ML81N ........................................................................................ 17

1.1.1.3.1.2.

Visualizar HEAS – Transacción ML83 ................................................................................. 21

1.1.2.

Solicitudes de pedido (Solpeds) ............................................................................................ 24

1.1.2.1.

Crear Solpeds – Transacción ME51N ...................................................................................... 24

1.1.2.2.

Modificar Solpeds – Transacción ME52N ............................................................................... 34

1.1.2.3.

Visualizar Solpeds – Transacción ME53N ............................................................................... 39

1.1.2.4.

Visualizar lista general – Transacción ME5A .......................................................................... 43

1.2.

Gestión de stocks ...................................................................................................................... 46

1.2.1.

Reserva ....................................................................................................................................... 46

1.2.1.1.

Crear reserva – Transacción MB21......................................................................................... 46

1.2.1.2.

Visualizar reservas – Transacción MB23 ................................................................................ 51

1.2.1.3.

Lista de reservas – Transacción MB25 ................................................................................... 53

1.2.2.

Entorno ....................................................................................................................................... 58

1.2.2.1.

Visualizar lista ......................................................................................................................... 58

1.2.2.1.1.

Documentos Material – Transacción MB51 ........................................................................... 58

1.2.2.2.

Stock ....................................................................................................................................... 61

1.2.2.2.1.

Resumen de stocks – Transacción MMBE .............................................................................. 61

1.2.2.2.2.

Visualizar lista de stock de materiales – Transacción ZMM046 ............................................. 63

2. 2.1.

Informes ........................................................................................................................................ 65 Lista:Presup./Real/Compr.: Seleccionar – Transacción S_ALR_87013019 ...................................... 65

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1. Gestión de materiales 1.1. Compras 1.1.1. Pedido 1.1.1.1.

Visualizar pedido – Transacción ME23N

Nombre de la transacción: Visualizar pedido. Objetivo: Esta transacción nos permite visualizar información de pedidos, así como detalla de órdenes de compra. Requisitos: Para realizar esta transacción se debe conocer la orden de compra. Procedimiento para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú para dicha transacción: 

Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Pedido → Visualizar.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción ME23N en el cuadro de comandos (1).

1

De inmediato a aparecerá la siguiente ventana:

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1

2

3

En esta ventana aparece información como: El número del pedido (1), el proveedor (2) y la fecha de creación del documento (OC) (3).

 Paso 01: Indicar la OC. Clic en el ícono “otro pedido” ( ) o presionar las teclas “Shift+enter” y escribir el número del pedido. Presionar la tecla enter o hacer clic en “Otro documento”

En la sección “cabecera”, se muestran 11 pestañas las cuales muestran toda la información general del pedido seleccionado. 

La pestaña “Estrategia de liberación”, muestra el estatus de las liberaciones por las que pasó dicho pedido.



La pestaña “Status”, indica si el pedido fue cancelado o no (ya sea de manera parcial o total).

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La sección “posiciones” muestra información tal como la cantidad del pedido, el precio total, el solicitante, incluso el número de solped con el cual el pedido fue solicitado.

En la sección “detalle de posición”, se muestra 16 pestañas con información específica de cada posición. 

La pestaña “Servicio”, muestra el número de servicio, así como la cantidad, el precio unitario y el tipo de moneda.



La pestaña “Imputación”, indica la cuenta mayor, el tipo de imputación y el número de OI o el CeCo.

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

Cuando la pestaña “Historial de pedido” se encuentra activa, se podrá visualizar la fecha de la entrada de mercancías, la recepción de facturas así como el número de hoja de entrada de actividad. Para mayor información se puede hacer clic en cada documento de material.

1.1.1.2.

Visualizar lista

1.1.1.2.1.

Por proveedor – Transacción ME2L

Nombre de la transacción: Documentos de compras por proveedor Objetivo: Tiene la finalidad de visualizar las OS activas que tiene una empresa contratista, esto se puede realizar con o sin el código del proveedor. 6

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Procedimiento para obtener información: La forma de ingresar es colocando el código de transacción (ME2L) en el cuadro de comandos (1). 1 Se ingresa el alcance de la lista (2) que controla que información se debe visualizar en la lista, nosotros digitaremos ALV que se refiere al Control Grid LVA que nos permite ver el saldo de las cuentas. Si se ingresa a (3) se muestra la lista de parámetros del alcance de la lista.

3 2

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4

Si se ingresa a (5) se muestra las clases de documentos que existen.

5

Además se puede agregar columnas adicionales, mediante el comando número de necesidad que se referirá al número de nuestra área.

(6) y pondremos el

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00019 se refiere al número del área de proyectos

6

5 ZFO nos indica que es un servicio (pedido de contrato).

Luego ejecutamos con el ícono

y obtenemos la base de datos:

Tipo de imputación: K  Centro de costo; F  Orden de Inversión; U  No hay Imputación.

La opción visualizar, que se activa con el botón derecho en la cabecera, la utilizamos para agregar otros campos de ser necesarios, en este caso se ha agregado el historial de pedido.

Luego para poder exportar el archivo en Excel se realiza lo siguiente:

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Cuando el SAP termina de exportar la información, abre automáticamente el archivo en Excel exportado en el siguiente formato:

Si desea conocer el detalle de un pedido en específico, seleccione el pedido en el SAP y presione doble clic en él. El sistema pasará a la transacción ME53N (visualización del pedido) en la que mostrará los datos del pedido seleccionado.

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1.1.1.2.2.

Por número de pedido – Transacción ME2N

Nombre de la transacción: Documento de compras por número de pedidos.

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Objetivo: Tiene la finalidad de visualizar, por grupos y en base de datos, el reporte con aquellos pedidos que cumplan los criterios de selección indicados por el usuario.

Procedimiento para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú para dicha transacción: 

Menú SAP  Logística  Gestión de Materiales  Compras  Pedido  Visualizar Lista  ME2N – Por Número de Pedido.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción (ME2N) en el cuadro de comandos (1). 1

Se ingresa el alcance de la lista (2) que controla que información se debe visualizar en la lista, nosotros digitaremos ALV que se refiere al Control Grid LVA que nos permite ver el saldo de las cuentas.

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Si se ingresa a (3) se muestra la lista de parámetros del alcance de la lista.

3 2

Si se ingresa a (4) se muestra la lista de condiciones de compra

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Además se puede agregar columnas adicionales, mediante el comando número de necesidad que se referirá al número de nuestra área.

(6) y pondremos el

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00019 se refiere al número del área de proyectos

6

5 ZFO nos indica que es un servicio (pedido de contrato).

Si se ingresa a (7) se tiene la lista de cada grupo de compra

7 8

Luego ejecutamos con el ícono

y obtenemos la base de datos:

Tipo de imputación: K  Centro de costo; F  Orden de Inversión; U  No hay Imputación.

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La opción visualizar, que se activa con el botón derecho en la cabecera, la utilizamos para agregar otros campos de ser necesarios, en este caso se ha agregado el historial de pedido. Luego para poder exportar el archivo en Excel se realiza lo siguiente:

Cuando el SAP termina de exportar la información, abre automáticamente el archivo en Excel exportado en el siguiente formato:

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Si desea conocer el detalle de un pedido en específico, seleccione el pedido en el SAP y presione doble clic en él. El sistema pasará a la transacción ME53N (visualización del pedido) en la que mostrará los datos del pedido seleccionado.

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1.1.1.3.

Funciones siguientes

1.1.1.3.1.

Entrada de actividad

1.1.1.3.1.1.

Actualizar – Transacción ML81N

Nombre de la transacción: Hoja de Entrada Servicio Objetivo: Esta transacción nos permite visualizar y crear HEAs (Hojas de Entrada de Actividad), así como también permite tener acceso a la información contractual. Requisitos: Para realizar esta transacción se debe tener creado un servicio o compra. Procedimiento para obtener información: Primero se debe de conocer la ruta del menú para dicha transacción: 

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Funciones Siguientes Entrada de actividad ML81N Actualizar.

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Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción ML81N en el cuadro de comandos (1). Aparecerá la siguiente ventana:

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 Paso 01: elegir la orden de compra/servicio en donde se necesita crea la HEA. Hacer clic en el ícono de “Otro pedido” ( ). Aparecerá la siguiente ventana, en donde se debe ingresar el número de OS/OS, luego hacer clic en el ícono de “continuar” ( )  Paso 02: Doble clic en la posición de la Orden de Servicio/Compra en donde se creará la HEA. De inmediato se activará los datos de la última HEA ingresada en dicha posición.

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 Paso 03: Clic en el ícono de “Crear nueva entrada de hoja de servicio” ( ) o presionar las teclas “Shift+F1”. Aparecerá un mensaje de aviso, el cual indica el periodo en el que puede ser cargado. Clic en “continuar” ( ). Se activará la siguiente ventana.

04 05 06

 Paso 04: Escribir una descripción principal. “Texto breve”  Paso 05: en la pestaña “Datos básicos”, elegir el tipo de imputación, esta deber ser la misma con la que se creó la OS/OC. Si la distribución de OIs también incluye centros de costos (CeCo), entonces elegir la opción “Todas imput.auxil”

 Paso 06: en la misma pestaña, ingresar el periodo del pago.

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07

 Paso 07: en la pestaña siguiente “Datos aceptados”, ingresar un texto alternativo o descripción secundaria. En la pestaña “Valores”, irá apareciendo el monto total del EDP.

 Paso 08: en la parte inferior de la hoja se dispondrá a ingresar los montos y el tipo de imputación correspondientes al pago. Se realizara de la siguiente manera:

A

C B

D

 Colocar el número del servicio, el mismo que se consideró al momento de crear la solped y el mismo que parece en la OS/OC. (A)  Colocar la descripción del número del servicio (es opcional). (B)  Ingresar la cantidad, unidad y precio unitario. La unidad y el precio unitario también dependerá de cómo se creó la solped y cómo se generó la OS/OC. (C)  Ingresar el número del centro de costo o número de OI según el tipo de imputación elegida. (D)

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 Paso 09: Presionar la tecla enter, automáticamente aparecerá una ventana, la cual indica que se debe indicar todos los campos obligatorios, clic en continuar ( ).

Aparecerá una ventana en la cual pide indicar el número de cuenta (1), el mismo que se usa para crear una solped y el mismo que aparece en la OS/OC. Aquí también se puede digitar el centro de costo u orden de inversión (2,3).

1

2 3

4

En caso se requiera ingresar más líneas en la HEA, hacer clic en la opción “Repetición imputación automática” ( ) (4). De esta forma los datos de cuenta mayor quedarán grabados para dicha Hoja de entrada.  Paso 10: Una vez ingresado todos los montos a pagar, clic en el ícono de “Guardar” ( ). Es indispensable adjuntar algún documento o sustento del pago y se realiza de la siguiente manera: ANEXAR DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS EN UNA HEA:  Paso 01: Visualizar la HEA con la transacción ML81N.  Paso 02: Seleccionar el botón “Anexos” ( ) para adicionar algún documento adjunto a la HEA. Éste puede ser cualquier formato.  Paso 03: en esta opción, aparecerá una barra de menú en el que se puede utilizar dos opciones: - Botón de crear un anexo y botón para listar los documentos anexados.

 Paso 04: Para crear un nuevo anexo, clic en el icono “Crear anexo” ( archivo que se desee adjuntar.

1.1.1.3.1.2.

) y seleccionar el

Visualizar HEAS – Transacción ML83

Nombre de la transacción: Visualizar HEAS (Hoja de Entrada de Actividad). 21

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Objetivo: Esta transacción nos permite visualizar y descargas HEAs (Hoja de Entrada de Actividad). Requisitos: Para realizar esta transacción se debe conocer básicamente el número de HEA o la Orden de Compra/Servicio. Procedimiento para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú para dicha transacción: 

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Funciones Siguientes Entrada de actividad ML83 Editar mensaje.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción ML83 en el cuadro de comandos (1).

1

 Paso 01: En la siguiente ventana solo será necesario ingresar el número de HEA (Hoja de entrada).

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 Paso 02: Hacer clic en el ícono de “Ejecutar” (

), y aparecerá la siguiente ventana:

 Paso 03: Seleccionar el pedido, y hacer clic en “Visualizar listado”. De inmediato, aparecerá la HEA.

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PARA DESCARGAR HEAs:  Paso 04: Clic en el ícono de la impresora ( ).  Paso 05: Elegir la opción “CutePDF Writer”, para guardar en el formato .pdf  Paso 06: Clic en “OK”.  Paso 07: aparece una ventana en donde se deberá indicar la ubicación en donde se quiere guardar el archivo. Finalmente la HEA se habrá guardado, en la ubicación que se eligió.

1.1.2. Solicitudes de pedido (Solpeds) 1.1.2.1.

Crear Solpeds – Transacción ME51N 24

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Nombre de la transacción: Crear solicitud de pedido. Objetivo: Esta transacción permite crear SOLPEDs (Solicitudes de Pedido). Requisitos: Para realizar esta transacción se debe conocer el tipo de imputación (orden de inversión o centro de costo) y el valor aproximado de la solped. Procedimiento para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú para dicha transacción: 

Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Solicitud de pedido → Crear.

Otra forma más sencilla de ingresar es ingresando el código de transacción ME51N en el cuadro de comandos (1).

1

Al ingresar a la ruta, aparecerá la siguiente ventana, en donde se procede a ingresar todos los datos de la solicitud de pedido. Se realiza de la siguiente manera:  Paso 01: Elegir el tipo de solicitud de pedido (1). Será: “GF Solicitud de Pedido”.  Paso 02: En la primera parte (cabecera), escribir una descripción general de la solped. Para el ejemplo se utilizará: “Pruebas de filtración de relaves 02”, además se indicará el monto aproximado de la solped así como la OI a dónde será cargado.

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02 Nota de cabecera

01 07

03

08

05 04

11

06

13

10 09

14 12

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 Paso 03: Completar información específica empezando por el tipo de imputación (I), el cual puede ser un centro de costo, una orden de inversión, una imputación desconocida u otra denominación, para el ejemplo se eligió “Orden” (F), es decir el monto de la solped será cargado a una Orden de inversión. Seleccionar el “tipo de imputación” y hacer clic en “tomar” ( ).

 Paso 04: Limitar el ámbito de valores, eligiendo el tipo de posición. Se elegirá la opción “Normal” ( ) debido a que la solped es una compra. Se elegirá “Servicio” (F) en caso la solped se trate de un servicio. En este ejemplo por tratarse de pruebas de filtración de relave, se elegirá la opción Servicio (F). Seleccionar el “ámbito de valores” y hacer clic en “tomar” ( ).

 Paso 05: Se procede a escribir una descripción secundaria o específica. Una compra o servicio puede tener especificaciones y/o características diferentes dentro de una misma solped, por lo que cada línea o posición tendrá criterios específicos.

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 Paso 06: Se elige la cantidad y la unidad de medida que se requerirá, pudiendo ser diferente para cada posición. Si es una compra se puede elegir entre muchas opciones (tal como se muestra en la imagen), mientras que para un servicio se elige la cantidad de “1” y la unidad de medida “Unidad” (UN), los mismos que elegiremos para el presente ejemplo. Seleccionar la “unidad” y hacer clic en “tomar” ( ).

 Paso 07: Ingresar formato de fecha de entrega. Para el ejemplo y por defecto se usará el formato día. Seleccionar el “formato de fecha” y hacer clic en “tomar” ( ).

 Paso 08: Ingresar el grupo de artículos al que pertenece dicha solped. Seleccionar el “grupo de artículos” al que pertenece la compra o servicio y hacer clic en “tomar” ( ).

 Paso 09: elegir el centro o lugar en donde se requiere la solicitud de pedido. En el ejemplo, la solped se requiere para Cerro Corona, por lo que se elige el código “8010”. Seleccionar el “centro” y hacer clic en “tomar” ( ). 28

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 Paso 10: Dependiendo si es una compra o un servicio, asignar un administrador o comprador quien se encargará de gestionar dicho pedido. Seleccionar el “grupo de compras” y hacer clic en “tomar” ( ).

 Paso 11: En el espacio siguiente se debe ingresar el nombre de la persona que requiere el servicio (Solicitante).

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 Paso 12: Ingresar el número de necesidad. Significa a que área pertenece la solicitud de pedido, para el ejemplo se ingresará el número “00019” correspondiente al área de proyectos.

 Paso 13: Ingresar la organización de compras. Ingresar “8010” para GFLC.

 Paso 14: Finalmente para esta sección ingresar el tipo de moneda con el cual se gestionará la solped. Para el ejemplo de usará dólares americanos (USD)

Luego de completar todos los datos de esta sección, presionar la tecla “enter”. Quedará de la siguiente manera:

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7

1 2

-

-

-

3

4

5

6

La celda “Status” (1) indica el estado de la solped, el símbolo rojo indica que existe un error, en este caso, indica que aún faltan datos por completar. Por defecto se asigna el número de posición “10” (2). La celda “Material” se desactiva por ser éste un servicio (3). En caso fuera una compra, y el material estuviera catalogado, será necesario colocar el código del material. La fecha de entrega también aparece por defecto, la cual puede ser modificada de acuerdo a las necesidades del solicitante. El formato depende de la celda “denominación tipo-fecha” el cual si no se asigna, por defecto aparece “T” (Day Format) (4). En caso sea una compra es indispensable completar el campo de grupo de artículos (5). El valor total (6) por defecto queda en 0.00, dicho valor será modificado en la parte inferior de la ventana (Posición). Aquí se detalla cada línea y se indica nuevas características específicas. Con la opción “Total” ( ) (7), se podrá ver el monto total, así como el promedio así como el monto máximo y mínimo de la solped en caso posea varias posiciones.

PARA UN SERVICIO: Luego de completar los campos de la segunda parte (resumen de posiciones) y presionar la tecla enter, automáticamente se despliega un campo inferior (posición) con distintas pestañas, como se indicó en un principio que esta solped será un servicio, se activó la pestaña “Servicios”. 31

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 Paso 15: Colocar el número de servicio. Para el ejemplo se utilizará “1000618”.  Paso 16: Ingresar la cantidad. Aquí se ingresa el monto aproximado por posición de la solped.  Paso 17: Ingresar la unidad: (UN).  Paso 18: Ingresar el precio bruto: “1.00”. La cantidad y precio bruto depende de cómo se requiera ingresar. Al final SAP calculará el valor total multiplicando ambos campos.  Paso 19: Ingresar el número de OI o Centro de Costo según corresponda. En la pestaña “Textos” se puede incluir información adicional si es necesario.  

Paso 20: Una vez ingresado todos los datos, presionar la tecla enter. SAP verificará que no exista errores o falte algún dato importante. Paso 21: Guardar la solped haciendo clic en el ícono ( ), el programa automáticamente generará un código llamado “Número de solped”, el cual aparecerá en la parte inferior de la ventana.

PARA UNA COMPRA: Luego de completar los campos de la segunda parte (resumen de posiciones) y presionar la tecla enter, automáticamente se despliega un campo inferior (posición) con distintas pestañas, cuando la solped es una compra, se activa la pestaña “Imputación”.

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01 02  Paso 1: Colocar el número de cuenta mayor. Para el ejemplo se usará “6321105000”.  Paso 2: Ingresar el número de OI o CeCo dependiendo del tipo de imputación.  Paso 3: Presionar la tecla enter

 Paso 4: Ingresar el precio unitario: “100.00”. Al final SAP calculará el valor total multiplicando ambos campos.  Paso 5: Una vez ingresado todos los datos, presionar la tecla enter. SAP verificará que no exista errores o falte algún dato importante.  Paso 6: Guardar la solped haciendo clic en el ícono ( ), el programa automáticamente generará un código llamado “Número de solped”, el cual aparecerá en la parte inferior de la ventana.

Para visualizar la solped creada, será necesario salir de la transacción con el icono ( ) e ingresar a un nueva: ME53N (Visualizar solicitud de pedido), y por defecto aparece la última solped creada.

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



Aquí también se puede crear anexos, sean correos o documentos adicionales referentes a la solped. Se realiza de la siguiente manera: o Clic en el icono ( ) → Crear → Crear anexo. Se ubica el archivo y se graba. Finalmente la solped pasa a un proceso de aprobaciones.

1.1.2.2.

Modificar Solpeds – Transacción ME52N

Nombre de la transacción: Modificar solicitud de pedido. Objetivo: Esta transacción permite modificar SOLPEDs (Solicitudes de Pedido). 34

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Procedimiento para obtener información: Para editar una solped se debe ingresar a la transacción ME52N (Modificar solpeds) y se debe conocer el número de solped. Primero se debe acceder a la ruta del menú para dicha transacción: 

Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Solicitud de pedido → Modificar.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción ML52N en el cuadro de comandos (1).

1

 Paso 01: clic en el ícono de ( ) “Seleccionar documento”. Aquí se digitará el número de solped que requiere ser modificada. Presionar la tecla enter.

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 Paso 02: En la pantalla aparecerá un ícono de ( ), al hacer clic en él, de inmediato varias celdas se tornarán de color blanco las cuales indican que pueden ser modificadas, mientas que las que permanecen en celeste, no.





Con esta transacción, se puede agregar más posiciones al pedido de la misma forma que se indicó en la transacción ML51N. Tener en cuenta que si se agrega una posición nueva, toda la solped iniciará un proceso de liberaciones. Para eliminar una solped o una posición de una solped, seleccionar la posición toda la fila haciendo clic en la primera celda (como se muestra en el figura) y luego hacer clic en el ícono (

) “Borrar”.

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 Y luego “Sí”.

La posición queda eliminada, tal como se muestra en la imagen.



Hacer clic en el ícono “Guardar” ( ). En la parte inferior nos aparecerá un mensaje de conformidad indicando que el número de pedido o solped fue modificado.

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VALORES DE PROPUESTA Para fijar campos que con frecuencia son iguales hacer clic en ícono de “Valores de propuesta” ( ) y aparecerá la siguiente ventana. En esta ventana aparece alguno de los campos que requieren ser completados. Para ver la lista completa hacer clic en el ícono “otros campos” ( ) y aparecerá la siguiente ventana.

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En la parte izquierda se encuentra todos los campos de visualización (los que aparecieron en la ventana anterior), mientras que en el lado derecho los campos suprimidos. Ir agregando y/o quitando con el ícono de ( , ) todos los campos requeridos, de acuerdo a lo que se necesite.

Nuevamente en esta ventana, elegir los valores propuestos para cada campo y hacer activar la opción “Proponer siempre” ( ). Finalmente quedará de la siguiente manera. Solo será necesario ingresar los valores restantes, aquellos que varían dependiendo de la solped.

1.1.2.3.

Visualizar Solpeds – Transacción ME53N

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Nombre de la transacción: Visualizar la solicitud de pedido. Objetivo: Esta transacción nos permite visualizar las solicitudes de pedido (SOLPED). La solicitud de pedido es un documento que permite solicitar material no catalogado o servicio para realizar el proceso de adquisición. Procedimientos para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú de dicha transacción: 

Menú SAP  Logística  Gestión de Materiales  Compras  Solicitud de pedido  ME53N – Visualizar.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción (ME53N) en el cuadro de comandos (1). 1

Al ingresar a la ruta, nos permitirá visualizar una solicitud de pedido haciendo click en el botón Otra Solicitud de Pedido (1) o presionamos shift + f5. Luego nos aparecerá una ventana para digitar el número de la Solicitud de Pedido (2).

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1

2

Luego de digitar la SOLPED, nos conducirá hacia ella. En ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN (1) podemos ver si la SOLPED está liberada, y además ver quién la ha liberado, como vemos se ha efectuado la liberación por parte del gerente de proyectos operaciones y es posible ser liberada por parte del gerente de contabilidad y finanzas ; además la VP Finanzas América aún no puede realizar la liberación respectiva (Casillero en blanco). 1

A continuación, se muestra el resumen de la matriz de aprobaciones en el SAP dependiendo del monto establecido.

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Además, se muestra una SOLPED que está completamente liberada en la siguiente imagen:

En IMPUTACIÓN (1), vemos a que Órdenes de Inversión está imputada dicha SOLPED. Tener en cuenta que la pestaña IMPUTACIÓN puede no aparecer en algunas SOLPED, debido a que tiene imputación desconocida. 1

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En STATUS (1), podemos visualizar si la SOLPED cuenta o no con una orden de servicio. Además para poder ver la lista de documentos anexos que se encuentran en la SOLPED debemos hacer clic en Servicios para Objeto (2) y luego marcar en lista de anexos.

2

Este recuadro es una nota de cabecera que nos describe a grandes rasgos la SOLPED

1

En este caso, ya tiene OS

1.1.2.4.

Visualizar lista general – Transacción ME5A

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Nombre de la transacción: Visualizar lista de Solicitud de Pedido. Objetivo: Esta transacción nos permite realizar una búsqueda de solicitud de pedido (SOLPED). Procedimientos para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú de dicha transacción: 

Menú SAP  Logística  Gestión de Materiales  Compras  Solicitud de pedido  Visualizar Lista  ME5A – General.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción (ME5A) en el cuadro de comandos (1).

1

Al ingresar a la ruta, nos permitirá visualizar una lista de solicitudes de pedido con varias opciones de búsqueda para las SOLPEDs. Por defecto está establecido visualizarlo según variantes de usuario (1) MCORIMANYA; este puede ser variado según necesidad. Además se considera todos las SOLPEDs entregadas en el año.

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1

Para visualizar todas las solicitudes de pedidos del área Proyectos Operaciones, se debe ingresar a “Suprimir selecciones libres” (2), además al ingresar aquí se abrirá la ventana de delimitaciones opcionales (3), y en Número de Necesidad (4) se digita 00019.

5

3

2

4

Finalmente ejecutamos (5) para que nos arroje toda la lista de pedidos. Para exportar en EXCEL.

Correspondiente al número del área de proyectos.

Indica el tipo de liberación. “2”: Liberada “X”: En proceso de liberación

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Para más detalle, hacemos doble clic en el recuadro de solicitud de pedido, y se ejecutará la transacción ME53N.

1.2. Gestión de stocks 1.2.1. Reserva 1.2.1.1.

Crear reserva – Transacción MB21

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Nombre de la transacción: Crear reserva. Objetivo: Esta transacción permite crear RESERVAS (Para materiales catalogados). Requisitos: Para realizar esta transacción se debe conocer la orden de inversión o centro de costo en donde será cargada la solped así como el área que solicita la reserva y el almacén en donde se encuentra. Procedimiento para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú para dicha transacción: 

Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Gestión de stocks → Reserva → Crear.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción MB21 en el cuadro de comandos

1

Una vez ingresada a la transacción aparecerá la siguiente ventana:

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01

02

 Paso 01: Indicar la clase de movimiento. Aquí se ingresa mediante códigos en dónde será cargada la reserva. Si se trata de una orden de inversión (OI) se ingresa el número “261” si se tratara de un centro de costo (CeCo), “201”. En el ejemplo se elegirá una OI, por lo que se digitará el 261.

 Paso 02: Colocar el centro o lugar en donde se requiere el pedido. En el ejemplo, para Cerro Corona corresponde “8010”. Y presionar la tecla enter.

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02

A continuación aparecerá una nueva ventana, en la cual se deberá ingresar los datos relacionados a la reserva que se requiere.

03 04

05

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 Paso 03: Colocar el destino de mercancía. Es decir el área que requiere la reserva. En el ejemplo, para el área de proyectos corresponde el código “00019”. Seleccionar el “destinatario de mercancías” y hacer clic en el ícono del check ( ).  Paso 04: colocar el centro de costo (CeCo) o la orden de inversión (OI) en donde se cargará el pedido. En el ejemplo se ingresará el código de una OI.

 Paso 05: ingresar el código del material catalogado, la cantidad que se requiere y tipo de unidad de medida con el que se encuentra disponible el material.

 Paso 06: elegir el almacén en donde se encuentra y se recogerá el material. Para el ejemplo se ingresará el código “8001”, el cual indica que la ubicación será el almacén central en Cerro Corona. Seleccionar el “almacén” y hacer clic en el ícono ( ).

Presionar la tecla “enter” y en la siguiente ventana SAP indica si existe disponibilidad del producto. Si no hay stock, el área de almacén se hará cargo de crear una solped para cubrir el pedido.

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Finalmente clic en el icono de “Guardar” ( ). De inmediato SAP genera un código de reserva. Dicha reserva necesitará ser aprobada y liberada por la gerencia del área. Para visualizar la reserva se ingresa con la transacción MB23, escribir el número de reserva con el que se creó y presionar la tecla enter.

1.2.1.2.

Visualizar reservas – Transacción MB23

Nombre de la transacción: Visualizar Reserva.

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Objetivo: Esta transacción nos permite visualizar una determinada reserva. Una reserva es una solicitud al almacén o de otra área para que prepare el material para la salida de mercancías en una fecha posterior y para un propósito determinado. Procedimientos para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú de dicha transacción. 

Menú SAP  Logística  Gestión de Materiales  Gestión de Stocks  Reserva MB23– Visualizar.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción (MB23) en el cuadro de comandos. 1

Se ingresa el Número de reserva (1) y se tiene dos posibilidades: Ver el resumen (2a) y ver la cabecera de la reserva (2b).

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2a

2b

1

Presionando el botón de cabecera de reserva podemos ver el detalle de la reserva (2a), detalle de fecha y usuario creador y la clase de movimiento y centro de costos donde se está imputando.

Y presionando el botón de resumen (2b), nos conduce al resumen de la reserva indicada.

Indica la fecha de necesidad, es una fecha cualquiera, no es un dato imprescindible

OI imputada

Cantidad solicitada

Indica si fue liberada Cantidad entregada Código y nombre del material

1.2.1.3.

Lista de reservas – Transacción MB25

Nombre de la transacción: Lista de Reservas Gestión de Stock.

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Objetivo: Con esta transacción podemos hacer gestión de las reservas mediante la visualización del listado de reservas. Procedimientos para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú de dicha transacción: 

Menú SAP  Logística  Gestión de Materiales  Gestión de Stocks  Reserva  MB25 – Lista de reservas.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción (MB25) en el cuadro de comandos (1).

1

Al ingresar a dicha transacción, nos muestra los campos de búsqueda para visualizar el listado de reservas con las condiciones establecidas. Aquí vemos los filtros generales (1), el más relevante es el centro; Imputaciones (2) y alcances (3), en la cual podemos mostrar las reservas que estén abiertas (sin cerrarse aún), reservas para salidas de materiales, etc. Nosotros ingresaremos el dest. Mercancía 00019 que corresponde únicamente al área de proyectos operaciones, la fecha de necesidad de todo este año y la Orden digitada será la 50001455 que corresponde a la compra de materiales diversos en mecheros. 54

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1

2

3

Luego hacemos click en el botón ejecutar las condiciones indicadas:

5

4

para que nos muestre la siguiente lista de reservas con

La clase de movimiento indica si se va a cargar a una OI (261) o a un centro de costo (201), en nuestro caso solo nos interesa el 261.

Cantidad solicitada

Cantidad utilizada

Indica el tipo de imputación, de nosotros será siempre F por ser un pedido

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Con el siguiente ícono (4) podemos modificar la selección que nos trae por default el sistema, pudiendo agregar campos según lo que solicitemos. Además si se quiere exportar o imprimir dicho documento, se debe dar clic a la pestaña lista (5).

Al ingresar a alguna reserva, nos muestra la siguiente hoja resumen del material:

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Si este recuadro está con check, indica que la reserva está liberada

Nota: Si no se genera ninguna búsqueda de información y damos clic en ejecutar, nos muestra todas las reservas.

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1.2.2. Entorno 1.2.2.1.

Visualizar lista

1.2.2.1.1.

Documentos Material – Transacción MB51

Nombre de la transacción: Lista Documentos Material. Objetivo: Esta transacción nos permite consultar la lista de documentos por material, como las fechas de entrega del material, la cantidad y el monto de lo entregado. Procedimientos para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú de dicha transacción: 

Menú SAP  Logística  Gestión de Materiales  Gestión de Stocks  Entorno  Visualizar lista  MB51 – Documentos Material.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción (MB51) en el cuadro de comandos (1). 1

Al ingresar a la ruta, nos permitirá visualizar una pantalla en la cual nos pedirá ingresar criterios de búsqueda para poder realizar la consulta acerca de la lista de documentos de material. Como se muestra en la siguiente imagen, tener en cuenta que también existe el comando de selección 58

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múltiple para tener acceso a cierto rango de documentos, así como restringir a los mismos. Ingresaremos el material (código respectivo), la Orden y la clase de movimiento (261) correspondiente al área de proyectos operaciones.

Selección Múltiple

Luego ejecutamos dicha búsqueda, para que nos llame todos los documentos generados de acuerdo a la información registrada.

Imprimir y exportar el documento

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De acuerdo a la información arrojada, esta indica los movimientos, fecha de contabilización, almacén, centro y etc. Como tenemos en cuenta al documento generado por la entrada de mercancías (N°4900384285), se logra visualizar, toda la información creada por la entra de mercancías. Además aquí se indica que se ha realizado una devolución por 6 unidades las cuales se encuentran en color rojo. Al presionar Control + Shift + F12 (Lista detallada), nos muestra a detalle los materiales indicados anteriormente.

Esta nueva hoja nos sirve para conocer el importe por dichos materiales.

Por otro lado, si se quiere visualizar la transacción, le dan click al documento de material generado en primera instancia, para que los lleve a la transacción del documento generado.

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Al hacer clic en el material, nos conducirá a la siguiente hoja, en la cual podremos descargar las especificaciones de dicho material, yendo a lista de anexos.

1.2.2.2.

Stock

1.2.2.2.1.

Resumen de stocks – Transacción MMBE

Nombre de la transacción: Visualizar stock de material. 61

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Objetivo: Esta transacción nos permite visualizar información de un material catalogado en específico. Requisitos: Para realizar esta transacción se debe conocer básicamente el número del material, así como el centro y el almacén. Procedimiento para obtener información: Primero se debe conocer la ruta del menú para dicha transacción: 

Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Gestión de stocks → Documento de material → Visualizar.

Otra forma más sencilla de ingresar es colocando el código de transacción MMBE en el cuadro de comandos (1).

1

Aparecerá la siguiente ventana:

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 Paso 01: Colocar el número del material.  Paso 02: Colocar el centro (opcional).  Paso 03: colocar el almacén (opcional).  Paso 04: Clic en “ejecutar” (

)

Aparecerá la siguiente ventana la cual indicará el tipo de material (1) así como la unidad de medida (2).

1 2

3

4

Y en la parte inferior se mostrará la cantidad en stock “Libre utilización” (4) así como la cantidad que se ha reservado “Reservado” (5).

1.2.2.2.2. Visualizar lista de stock de materiales – Transacción ZMM046 Nombre de la transacción: Visualizar lista de stock de materiales. 63

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Objetivo: Esta transacción nos permite descargar la lista de materiales catalogados. Una forma sencilla de ingresar es colocando el código de transacción ZMM046 en el cuadro de comandos. Aparecerá una ventana igual a la siguiente:  Paso 01: Ingresar las especificaciones que se requiere tales como: - Colocar el centro. - El almacén. - y alguna otra información específica que se requiera.  Paso 02: clic en “ejecutar” ( )

Aparecerá la siguiente ventana:

 Paso 03: Clic derecho en la ventana.  Paso 04: Clic en “Hoja de cálculo”. Aparecerá la siguiente ventana.  Paso 05: Seleccionar el formato en donde se desea descargar la información y clic en continuar ( )

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 Paso 06: Elegir el la ubicación del archivo, clic en guardar.  La lista de materiales quedará guardada.

2. Informes 2.1. Lista:Presup./Real/Compr.: Seleccionar – Transacción S_ALR_87013019 Nombre de la transacción: Lista:Presup./Real/Compr.: Seleccionar Objetivo: Permite visualizar el reporte estándar del SAP con respecto al monto del presupuesto, al costo real a la fecha, el monto comprometido y el saldo disponible, de unas determinadas OIs. Si se sigue explorando el detalle del costo real, se obtiene una base de datos de todo lo cargado a la fecha con todos los detalles que este contenga. Requisitos: Previo a la visualización de este reporte, se debió crear las OIs en el SAP y tener un monto de presupuesto. 65

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Procedimiento para obtener información: Ingresando el código de transacción (S_ALR_87013019) en el cuadro de comandos.

Al ingresar a la ruta, nos conducirá a la hoja de Lista:Presup./Real/Compr.: Seleccionar. Luego indicamos los valores para realizar la ejecución .

Código indicando que pertenece a Cerro Corona

Ingreso de OIs

Para ver la base de datos referente a los PI (presupuesto involucrado) reales se hace lo siguiente:

2

1 3

4 Luego nos arrojará la siguiente base de datos: 66

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1 Nos permite exportar la base de datos de los pagos en formato EXCEL.

2

Al exportarlo, nos arrojará la siguiente base de datos en EXCEL:

Para ver la base de datos referente a los PI comprometidos se hace lo siguiente:

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2

1

3 4

Luego nos arrojará la siguiente base de datos:

1 Nos permite exportar la base de datos de los pagos en formato EXCEL.

2

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Para obtener una salida de información diferente, se hace lo siguiente:

1

2

3 Nos presentará la información de la siguiente manera:

Finalmente se puede copiar esta información en un Excel aparte, y te sale de la siguiente manera:

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