Manual Ms Project 2000

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA LABORATÓRIO DE SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO 1O CILCO DE OFICINAS E PALESTRAS DO LABSAD

Coordenação Geral do Evento João Ernesto Escosteguy Castro Equipe Organizadora: Silvana Márcia Zíliotto Bomfá Erick Meneghini Martins Eduardo Kazmierczak Neto Luis Felipe Tocchetto Castro

Organização do Roteiro de Trabalho Silvana Márcia Ziliotto Bomfá Supervisão Pedagógica e Revisão Textual Cláudia Regina Ziliotto Bomfá Editoração para Impressão Erick Meneghini Martins

© Direitos autorais reservados aos autores.

Sinceros agradecimentos a toda equipe que prestou apoio ao evento.

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ÍNDICE ____________________________________________________________________________________

TERMOS INICIAIS

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PREFÁCIO OBJETIVO GERAL DO TREINAMENTO OBJETIVOS ESPECÍFICOS DO TREINAMENTO COMO O MATERIAL É ORGANIZADO CONVENÇÕES USADAS NESTA MANUAL

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CAPÍTULO 1 - CONCEITOS BÁSICOS

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O QUE É UM PROJETO? O QUE É GESTÃO DE PROJETOS? A MUDANÇA ALIADA À GESTÃO DE PROJETOS

9 9 9

CAPÍTULO 2 - APRESENTAÇÃO DO MS PROJECT 2000

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O QUE HÁ DE NOVO NO MS PROJECT 2000?

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CAPÍTULO 3 - OPERAÇÕES BÁSICAS NO PROJECT 2000

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OBJETIVO BENEFÍCIOS PARA O TREINANDO PRINCIPAIS CONCEITOS PROCEDIMENTOS A. INICIANDO O PROGRAMA B. ABRINDO UM PROJETO EXISTENTE C. SALVANDO UM PROJETO D. EXCLUINDO UM PROJETO E. CONHECENDO A BARRA DE FERRAMENTAS F. CONHECENDO OS MODOS DE EXIBIÇÃO v Gráfico de Gantt v Calendário v Diagrama de rede v Gantt de controle v Uso da tarefa v Gráficos de recursos v Planilha de recursos v Uso do recurso

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CAPÍTULO 4 - PLANEJANDO O PROJETO

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OBJETIVO BENEFÍCIOS PARA O TREINANDO PRINCIPAIS CONCEITOS PROCEDIMENTOS A. CRIANDO UM NOVO PROJETO B. INSERINDO INFORMAÇÕES DO PROJETO C. OPÇÕES DE CALENDÁRIO PARA O PROJETO D. CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO v Estruturação do projeto v Entrada de dados no Project v Excluindo tarefas v Movendo tarefas v Desfazendo ações E. CRIANDO RELACIONAMENTOS ENTRE AS ATIVIDADES (INDENTANDO) v Inserindo marcos F. VISUALIZANDO A ESTRUTURA DE TÓPICOS CRIADA G. CRIANDO INTER-RELAÇÕES ENTRE AS TAREFAS v Alterando as inter-relações entre as tarefas v Excluindo inter-relacionamentos H. INSERINDO DURAÇÃO DAS TAREFAS I. DETERMINANDO O CAMINHO CRÍTICO J. RECURSOS DO PROJETO Ø CRIANDO RECURSOS PARA UM PROJETO Ø ATRIBUINDO UM RECURSO DE TRABALHO A UMA ATIVIDADE Ø ATRIBUINDO UM RECURSO MATERIAL A UMA ATIVIDADE Ø ENTENDENDO COMO O MS PROJECT CALCULA A DURAÇÃO DE UMA ATIVIDADE

24 24 25 26 26 27 27 28 28 29 29 29 30 30 31 31 32 33 33 34 35 36 36 37 39 40

CAPÍTULO 5 – CONTROLANDO O PROJETO

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OBJETIVO BENEFÍCIOS PARA O TREINANDO PRINCIPAIS CONCEITOS PROCEDIMENTOS A. LINHA DE BASE Ø GRAVANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO B. ACOMPANHANDO O ANDAMENTO DAS TAREFAS Ø ACOMPANHAMENTO PELO PERCENTUAL DE CONCLUSÃO Ø FORMULÁRIO DE ACOMPANHAMENTO Ø TABELA DE ACOMPANHAMENTO

44 44 45 46 46 46 47 47 48 48

CAPÍTULO 6 - RELATÓRIOS, IMPRESSÃO E PUBLICAÇÃO NA WEB

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OBJETIVO BENEFÍCIOS PARA O TREINANDO PROCEDIMENTOS A. EXIBINDO RELATÓRIOS

50 50 51 51

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Ø Ø Ø Ø Ø Ø B. Ø Ø Ø C.

RELATÓRIO VISÃO GERAL RELATÓRIO ATIVIDADES ATUAIS RELATÓRIO CUSTOS RELATÓRIO ATRIBUIÇÕES RELATÓRIO CARGA DE TRABALHO RELATÓRIOS PERSONALIZADOS IMPRESSÃO CONFIGURAÇÃO DA PÁGINA VISUALIZAÇÃO DA IMPRESSÃO IMPRESSÃO PUBLICAÇÃO DE INFORMAÇÕES DO PROJETO VIA WEB

BIBLIOGRAFIA

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Termos Iniciais

Prefácio Este manual foi elaborado com base em uma metodologia que visa o exercício teórico e prático do tema gerenciamento de projetos. O conteúdo deste manual é segmentado em capítulos, facilitando seu uso durante o treinamento e também a consulta rápida quando estiver colocando em prática os conceitos obtidos. Cada capítulo apresenta objetivos e benefícios para o treinando e para o sucesso deste trabalho, é preciso que estes pontos sejam alcançados, daí a importância de sua participação.

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Objetivo geral do treinamento Capacitar o treinando para o uso e domínio das funções básicas do software MS Project 2000. Objetivos específicos do treinamento Depois de concluído o treinamento, o treinando deverá estar apto a: • Elaborar um projeto • Executar o controle deste projeto • Emitir relatórios, imprimir e publicar na Web Como o material é organizado Este manual é desenvolvido em capítulos. No primeiro capítulo será feito um estudo teórico sobre gestão de projetos, visando o entendimento das regras de negócio. Nos próximos capítulos serão avaliadas as principais funcionalidades do MS Project 2000, com enfoque nas funções básicas. Cada capítulo será apresentado segundo a seguinte estrutura: NOME DO CAPÍTULO • Objetivo do capítulo • Benefícios para o treinando • Principais conceitos: Quando necessário serão apresentadas as palavras técnicas que necessitam de explicação. • Fluxograma: Se houver necessidade, será apresentada a visualização dos procedimentos (seqüência de operações) que o treinando deverá seguir para cumprir as atividades no MS Project 2000. • Procedimentos: Descrição teórica da seqüência correta de entrada de dados no programa, indicando quais caminhos devem ser seguidos; • Visualização das telas do programa: Representação dos principais campos do programa. • Faça você mesmo: Desenvolvimento de exercícios durante o estudo do capítulo com a função de fixação. • Mãos à Obra: Ao final de cada capítulo será apresentado um exercício com o intuito de exercitar o conteúdo apresentado. O objetivo é utilizar um projeto pronto como guia, uma construção residencial, por se tratar de um tema bastante comum. Este exemplo será citado em todos os estudos de caso para que haja a percepção da evolução através dos capítulos.

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Convenções usadas nesta manual

Perigo

Comentário

Dica pão quente

Este ícone atenta o treinando para algum perigo durante o trabalho, como ações que podem provocar algum dano ao processo. Este ícone traz informações úteis associando a teoria da gestão de projetos ao Project 2000. Este ícone traz informações adicionais operacionalização do Project 2000.

que

facilitam

a

Importante

Este ícone enfatiza as operações que são de extrema importância para o processo.

Faça você mesmo

Ao longo do desenvolvimento das atividades serão lançados exercícios para serem desenvolvidos.

Mãos à obra

Ao final de cada capítulo será apresentado um exercício relacionando o tema abordado.

Tabela 1- Simbologia utilizada neste manual

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Capítulo 1 - Conceitos Básicos ____________________________________________________________________________________ O que é um projeto? “Projeto é entendido como um conjunto de ações, executadas de forma coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os insumos necessários para, em um dado prazo, atingir um objetivo. Sendo este objetivo geralmente especificado em termos de custos, tempo e desempenho. Um projeto é único, tem objetivo definido e mensurável e tem um ciclo de vida.” Sandro Giovanni Valeri e Prof. Rozenfeld. Toda a atividade que você possa imaginar e que tenha início e final definidos é um projeto. Ou seja, a construção de uma casa, a criação e desenvolvimento de um software, a elaboração de um treinamento, todos são exemplos de projetos. A maioria dos projetos compartilha atividades comuns, incluindo o detalhamento do projeto em tarefas facilmente gerenciáveis, agendamento das tarefas, comunicação com a equipe e controle das tarefas à medida em que o trabalho for sendo concluído. E todos os projetos consistem em três fases principais: 1 Criar o plano 2 Controlar e gerenciar o projeto 3 Fechar o projeto O que é gestão de projetos? No início da década de 90 a gestão de projetos não representava grande atratividade nas empresas. Contudo, com o advento da nova economia, este tema tornou-se de extrema importância. O motivo desta mudança justifica-se pelo fato de que mais do que nunca o trabalho está se realizando em etapas bem definidas, que se cumprem e dão lugar a uma nova etapa, a um novo projeto. A gestão de projetos, propriamente dita, engloba desde a definição, o uso de recurso e técnicas, o gerenciamento e o controle. A mudança aliada à gestão de projetos As atuais perspectivas do mercado relatam uma nova fase: o emprego é incerto e a única constante é a mudança. A mudança por sua vez requer reflexões sobre como chegar a um consenso sobre os objetivos e como alcançá-los, como agregar os membros da equipe, como negociar prazos e orçamentos, e como reduzir os riscos e aumentar as chances de sucesso. Essa ênfase sobre as mudanças aumenta a importância da gestão de projetos, pois quanto maior a mudança, mais inovações e mais projetos surgem. Desde 1990 o Project Managment Insitute, uma associação profissional de gerentes de projetos (www.pmi.org) , viu o número de membros aumentar de 7700 para mais de 36000 em 1998. Durante o lançamento do Project 98, a Microsoft afirmou ter mais de 2 milhões de usuários de seu software de gestão de projetos.

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Capítulo 2 - Apresentação do MS Project 2000 ____________________________________________________________________________________ O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos poderosa e flexível que pode ser usada para controlar projetos simples ou complexos. Ele ajuda a programar e controlar todas as suas atividades para que você possa acompanhar de perto os seus progressos. O que há de novo no MS Project 2000?

O Microsoft Project apresenta diversas melhorias se comparado à versão 98. As principais novidades podem ser classificadas conforme tabela a seguir, baseada no Guia de Melhorias do Produto, divulgado pela Microsoft no lançamento do Project 2000.

Usuário Menus adaptáveis Somente os itens que os usuários usam com mais freqüência são destacados no menu. Menus são facilmente expansíveis para revelar todos os comandos e também se expandem automaticamente com base nas regras da tecnologia Intellisense. Modelos Modelos do Microsoft Project são fáceis de criar e acessar. Altura de linha variável Usuários podem arrastar a linha entre tarefas para configurar linhas individuais com alturas de linhas diferentes. Edição na célula Usuários podem ver o contexto de uma tarefa durante sua edição. Fill Handle Usuários podem selecionar as células que eles querem popular, e a funcionalidade fill handle facilita as operações de preenchimento. Auto-salvamento O Microsoft Project pode salvar automaticamente o trabalho dos usuários em um determinado intervalo de tempo para que eles não percam dados valiosos se seus computadores, inadvertidamente, são desligados. Formato e caminho padrão para a Usuários podem especificar um formato e um caminho padrão para a operação de salvar operação de salvar, para salvar dados de projeto facilmente onde e como eles desejarem. Instalação sob demanda O Microsoft Project 2000 instala somente os componentes de que os usuários precisam, quando eles precisam deles. Suporte a Windows Terminal O Microsoft Project pode executar o Terminal Server. Server Linguagem de interface de Um único executável no mundo todo torna fácil a implantação em usuário adaptável empresas multinacionais. Add-ins COM Suporta Add-ins COM para estender a funcionalidade do Microsoft Project. Tabela 2 - O que há de novo - Usuário

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Capítulo 3 - Operações Básicas no Project 2000 ____________________________________________________________________________________

Objetivo

Apresentar e exercitar de forma gradual e interativa as primeiras atividades no Project 2000.

Benefícios para o treinando

Pretende-se que, ao final deste capítulo, o treinando esteja apto a: • Inicializar, abrir, salvar e excluir programas; • Utilizar o recurso ajuda do sistema; • Operar os modos de exibição do Project 2000.

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Principais conceitos • “Rede Pert (Program Evaluation and review Technique) Criada em 1956 pela Cia. E. I. Dupont de Nemours para o cálculo de prazos em lançamento de novos produtos, esta técnica recebeu inicialmente a denominação de Kelley-Walkers. Em 1958 a Marinha Americana contratou a empresa de consultoria Bozz-Allen and Hamilton para desenvolver um sistema de planejamento e controle na construção de um foguete. O programa foi intitulado de Projeto Polaris. Por se mostrar muito extenso (3000 empreiteiros e subempreteiros e 70000 peças que deveriam ser fabricadas) e como era de vital importância o cumprimento dos prazos estabelecidos, foi criado um grupo de pesquisa para implantar uma ferramenta de organização e controle denominada posteriormente de PERT, Técnica de Avaliação e Controle de Projetos. A representação gráfica do sistema PERT é composta por setas orientadas que representam as atividades e círculos ou nós que representam os eventos. • CPM (Critical Path Method) Em 1957, através da associação com a Remington-Rand, a técnica CPM (Método do Caminho Crítico) foi convertida para o uso em computadores Univac. Surgia o primeiro software de gerenciamento de projetos. Referindo-se ao caminho crítico como fator determinante da duração do projeto, a CPM introduzia um novo conceito em gerenciamento de projetos. O método francês CPM é representado por uma rede composta por setas orientadas que mostram as interdependências e retângulos em que são descritas as atividades do projeto. As durações são normalmente colocadas dentro dos retângulos. • Rede Pert CPM (Rede de Planejamento) É um método que divide as operações de um projeto em atividades necessárias à execução, onde as atividades são apresentadas em suas interdependências e durações com o objetivo de analisar prazos, custos e otimização de calendários. As redes PERT/CPM dão ênfase aos objetivos, visam a otimização política, da performance, do prazo, do preço e do risco (indicadores presentes em qualquer projeto), são uma ferramenta interdisciplinar e de comunicação e estabelecem de forma clara as relações entre clientes e fornecedores. Cabe notar que o modelo PERT/CPM não cria situações, mas revela situações, evitando ou minimizando os efeitos oriundos de ocorrências não previstas ao longo do projeto. Por isso, ele ajuda a decidir, mas não é a decisão. O método não pode evitar chuvas ou atrasos de fornecedores, mas irá revelar ou até mesmo prevenir contra tais ocorrências: o que fazer, onde e como atuar, quando agir e com que recursos, tendo em vista a ocorrência de eventos estranhos ao planejamento inicial ou base”. ___________________________________________________________________________________ ©CPBAHIA - 1998-2002. Administração de (1)Hirschfeld, Henrique, /Planejando com PERT-CPM Projetos. Todos os direitos reservados. Henrique Hirschfeld - 1. ed., SP: Administração: Hugo Barbosa Ferreira / Editora Atlas S.A./1969. Alexinaldo Esteves [email protected] 12

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Procedimentos

A. Iniciando o programa 1. Ao ser instalado, o Microsoft é inserido na barra de tarefas do Windows e acionado através do comando Iniciar / Programas / Microsoft Project. 2. Será apresentada automaticamente a tela da área de trabalho, que é similar à dos programas da família Office. Além da barra de menu e ferramentas há três partes distintas: • Barra de modos: está no lado esquerdo da tela e permite alterar os modos de exibição, através de ícones; • Tabelas: Fornecem informações em linhas e colunas sobre o projeto; • Gráfico de Gantt: Permite exibir graficamente as durações das tarefas e as datas de início e término de uma escala de tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na qual as atividades do projeto estão agendadas para ocorrer; • Barras de rolagem: A barra de rolagem horizontal se divide em duas, uma para a tabela e outra para o gráfico, além de conter uma barra vertical para que se possa navegar entre as linhas do projeto. B. Abrindo um projeto existente 1. Acesse o menu Arquivo / abrir ou clique no ícone 2. Selecione o arquivo a ser aberto; 3. Clique no botão abrir.

da barra de ferramentas;

C. Salvando um projeto 1. 2. 3. 4.

Acesse o menu Arquivo / salvar ou clique no ícone Digite um nome para o projeto; Escolha o formato Projeto; Clique no botão salvar.

da barra de ferramentas;

Figura 1 - Salvando um arquivo

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D. Excluindo um projeto 1. 2. 3. 4.

Acesse o menu Arquivo / fechar, pois o arquivo a ser excluído não pode estar em uso; Acesse o menu Arquivo / abrir ou clique em ; Digite no arquivo a ser excluído com o botão direito do mouse ou clice na tecla delete do teclado; Confirme a exclusão do arquivo.

Figura 2 - Excluindo um arquivo

E. Conhecendo a barra de ferramentas

Figura 3 -Barra de ferramentas

• Recurso agrupar por: agrupa os dados no projeto conforme especificado. Os grupos combinam ou reorganizam os dados do projeto, facilitando a visualização e busca rápida.

Figura 4 - Recurso agrupar por

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• Zoom: O ícone

auxilia no aumento e redução da imagem de forma rápida e fácil.

• Ir para tarefa selecionada: Este ícone auxilia na visualização da escala de tempo associada à tarefa que se deseja avaliar. • Salvar figura: Recurso útil para envio de imagens via web. Pode ser salvo todo o projeto ou partes dele. Basta clicar em

e escolher a opção desejada.

Figura 5 - Filtro para

• Filtro para: Este recurso é de grande valia principalmente em se tratando de grandes projetos. Ele permite exibir apenas tipos específicos de informações em seu projeto. Por exemplo, convém exibir apenas as etapas do projeto ou ver as tarefas que não começaram. • Auto Filtro: Seleciona rapidamente as linhas que se deseja ver. Basta clicar em e escolher a opção que melhor lhe convier. • Assistente do Gráfico de Gantt: É um conjunto de caixas de diálogo que você seleciona para ajudar a formatar o Gráfico de Gantt. Na barra de ferramentas clique no ícone . F. Conhecendo os modos de exibição O Microsoft Project 2000 é capaz de armazenar muitas informações, o que pode atrapalhar a compreensão do usuário. Desta forma, este sistema utiliza vários modos de exibição, são eles: • • • • • • • •

Gráfico de Gantt Calendário Diagrama de rede Gantt de controle Uso da tarefa Gráfico de recursos Planilha de recursos Uso do recurso

Figura 6 - Barra de modos

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v Gráfico de Gantt Esta visualização é composta de uma planilha de entrada e um gráfico de barras ao longo do tempo. É a visualização mais convencional e utilizada do Project, pois é nela que são inseridas e agendadas as tarefas.

Figura 7 - Modo de exibição Calendário

Este é a primeira tela com a qual você terá contato, então vale detalharmos as funções existentes na barra de ferramentas que auxiliarão neste trabalho. A seguir será apresentada a barra de ferramentas, semelhante a dos demais aplicativos do Office, mas que possui ícones específicos e que devem ser conhecidos. Alguns destes ícones podem ser utilizados também nos demais modos de exibição que estudaremos logo a seguir.

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v Calendário Apresenta as atividades abrangendo os dias e as semanas em que cada atividade está agendada. É útil para ver, adicionar e editar tarefas do projeto em formato de calendário. As barras de tarefas do calendário abrangem os dias ou as semanas nos quais as tarefas são agendadas.

Figura 8 - Modo de exibição Calendário

É ideal para projetos pequenos porque apresenta limitações para ser utilizado em grandes projetos. O seu limite de exibição é de 4000 tarefas e, no caso de tarefas que acontecem ao mesmo tempo, somente as primeiras são exibidas. irá aparecer, conforme figura abaixo. Dê Quando o limite de dados for superado, a indicação um duplo clique nesta indicação e as demais atividades irão aparecer.

Figura 9 - Exibição de atividades no calendário

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v Diagrama de rede Este modo apresenta as tarefas e as dependências entre tarefas em um gráfico de fluxo ou de rede (fluxograma). Uma caixa (às vezes chamada de nó) representa cada tarefa, e uma linha conectando duas caixas representa a dependência entre as duas tarefas.

Figura 10 - Modo de exibição Diagrama de Rede

Na maioria das vezes, você provavelmente utilizará o modo de exibição Diagrama de rede para ver o maior número possível de caixas Diagrama de rede ao mesmo tempo. O sistema possibilita a formatação dos dados e do modo de apresentação, novidade implantada nesta nova versão.

Por padrão, o modo de exibição Diagrama de rede exibe uma linha diagonal sobre uma tarefa que está em andamento e linhas diagonais cruzadas sobre uma tarefa concluída. Quando não há linhas significa que a tarefa não está em andamento.

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v Gantt de controle É o Gráfico de Gantt que auxilia no acompanhamento do andamento das atividades mostrando os percentuais de conclusão. Pode ser usado para inserir e agendar uma lista de tarefas.

Figura 11 -Modo exibição Gantt de Controle

Observe que há diferenciação em azul e em vermelho para o desenvolvimento das atividades, conforme figura abaixo. Isto ocorre devido ao fato de algumas atividades serem de fundamental importância para a conclusão do trabalho. Depois de inseridas as atividades e suas relações com as demais, o sistema identifica automaticamente em vermelho as atividades de fundamental importância, denominas críticas.

Figura 12 - Diferenciação de atividades

Á medida em que as atividades críticas forem sendo realizadas, o sistema muda automaticamente de vermelho para azul. Atividade crítica: Tarefa que deve ser concluída de acordo com a agenda para que o projeto termine no prazo final determinado. Se uma tarefa crítica for atrasada, é possível que a data final do projeto também atrase. A série de tarefas críticas constitui o caminho critico do projeto.

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v Uso da tarefa Este modo de exibição apresenta as tarefas do projeto com seus recursos atribuídos O painel esquerdo mostra uma lista de tarefas e recursos atribuídos por tarefa. O painel direito exibe uma escala de tempo das horas agendadas.

Figura 13 - Modo de exibição Uso da Tarefa

Figura 14 - Detalhe tarefa e alocação de recursos

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v Gráficos de recursos

Apresenta uma análise gráfica dos recursos avaliando se estão superalocados ao longo do tempo para o projeto, a partir de informações cedidas pelo usuário para a capacidade mensal do recurso. Quando a barra estiver em vermelho, significa que o recurso está superalocado e que é preciso reavaliar suas atividades alocadas.

Figura 15 - Modo de exibição Gráfico de Recursos

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v Planilha de recursos Este modo é usado para analisar, adicionar ou editar informações sobre recursos em um formato de planilha eletrônica. Pode-se criar rapidamente uma lista de recursos, com funcionários, empreiteiras, cargos e outros recursos.

Figura 16 - Modo de exibição Planilha de Recursos

Observe que há recursos destacados em vermelho, o que significa que o sistema está alertando para a superalocação. Este alerta é enfatizado pelo símbolo que traz a seguinte anotação: “Este recurso deve ser redistribuído”.

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v Uso do recurso Este modo relaciona os recursos às atividades e o período em que estão alocados. Na verdade é o oposto do modo Uso da Tarefa, sendo uma útil ferramenta para o gerenciamento de recursos.

Figura 17 - Modo de exibição Uso do Recurso

Revise todos os modos de exibição no arquivo Residência Unifamiliar. Observe os detalhes apontados durante a explicação deste capítulo.

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Capítulo 4 - Planejando o projeto ____________________________________________________________________________________

Após ter sido concluída a definição do projeto (estabelecimento da base) pelos gerentes do projeto, passa-se ao detalhamento do modo como se cumprem as metas do projeto, dadas as limitações. Esta fase é denominada planejamento do projeto. Nesta fase, será definida a quantidade de trabalho incluída no projeto, quem irá fazer o trabalho, quando ele será completado e quanto irá custar. No decorrer do processo, as atividades de gerenciamento dos riscos irão identificar as áreas de maior incerteza e criar estratégias para gerenciá-las. A estratégia detalhada apresentada no planejamento transforma-se na verificação da viabilidade do equilíbrio entre custos, cronograma e qualidade desenvolvido durante a definição do projeto.

Objetivo

Inserir todos os dados do projeto necessários à operacionalização do MS Project 2000.

Benefícios para o treinando

Após este capítulo, o treinando irá estar preparado para: • • • • • • • • •

Criar um novo projeto; Gerar calendários para o projeto e para os recursos; Inserir as atividades do projeto; Criar relacionamentos entre as atividades; Visualizar a estrutura gerada; Inserir a duração das tarefas; Visualizar o caminho crítico; Criar e inserir recursos; Cadastrar custos do projeto e das atividades.

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Principais conceitos

• Recurso: Pessoas, equipamentos e materiais utilizados para desenvolver trabalhos em um projeto. • Indentar: Gerar uma estrutura de tópicos através de diferenciação por níveis. • Antecipação: Recurso do sistema que permite a sobreposição de atividades vinculadas para reduzir a duração. • Retardo: Período de defasagem (ociosidade) entre atividades vinculadas. o Obs.: As antecipações e os retardos facilitam o inter-relacionamento entre as atividades, permitindo maior flexibilidade nas durações. • Caminho crítico: É o conjunto de atividades inter-relacionadas que precisam ser concluídas no tempo programado para que o projeto seja finalizado no prazo definido. Ou seja, quando a última tarefa do caminho crítico for concluída, o projeto estará concluído. • Tarefa crítica: É a tarefa que precisa ser concluída de acordo com a agenda para que o projeto termine no prazo final determinado. A série de tarefas críticas constitui o caminho crítico do projeto. Á medida em que as tarefas vão sendo concluídas, elas deixam de ser críticas. • Recurso de trabalho: são as pessoas e equipamentos que realizam as tarefas dedicando tempo a elas. Ex.: supervisor, gerente, retro-escavadeira, caminhão. • Recurso de material: são suprimentos, estoques ou outros itens consumidos durante as atividades. Ex.: cimento, combustível, água. • Acumulação de custos: É a determinação de como o custo será analisado do ponto de vista de pagamento do recurso. O programa oferece 3 opções: início, rateado, fim, sempre em relação à tarefa. A acumulação de custos está diretamente ligada ao fluxo de caixa do projeto. • Custo de linha de base: É o custo original do projeto, é uma amostra do custo na ocasião em eu o plano de linha de base foi salvo. O controle e a comparação dos custos de linha de base com os custos reais podem ser úteis para o controle do desempenho dos custos e o cálculo de valores acumulados. • Custo por uso: É uma taxa definida para o uso de um recurso. Pode substituir ou complementar uma variável ou custo de recurso por hora.

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Procedimentos A. Criando um novo projeto 1. 2.

Acesse o menu Arquivo / Novo ou clique no ícone na barra de ferramentas; Você deverá escolher entre Projeto Vazio ou Modelos do Project: • Projeto Vazio: Abre um arquivo em branco; • Modelos do Project: Você pode optar por um dos projetos prontos oferecidos pelo sistema, facilitando a estruturação de seu projeto. Basta selecionar o modelo mais adaptável aos seus objetivos e realizar as alterações necessárias.

Figura 18 - Informações do projeto

• Agendar a partir de: Este campo oferece duas opções: Ø Data de início do projeto: Mais utilizado. O ponto de partida é a data de início do projeto, ou seja, você estará agendando o projeto do início para o fim. Optando por este recurso, será habilitado o campo Data de início; Ø Data de término do projeto: O ponto de partida é a data final do projeto, do fim para o início. Optando por este recurso, será habilitado o campo Data de término. Lembre-se de que não é possível optar pelas datas de início e término ao mesmo tempo. Você determina uma das datas limite do projeto e o programa a outra. Ø Data atual e data de status; Ø Calendário: será discutido posteriormente; Ø Prioridade: este campo é de extrema utilidade quando se trabalha com múltiplos projetos e compartilhamento de recursos.

Você pode alterar as informações clicando em Projeto/Informações sobre o projeto.

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B. Inserindo informações do projeto 1. Acesse o menu Arquivo / Propriedades; 2. Escolha o folder resumo; 3. Preencha os dados e clique em OK.

Figura 19 - Propriedades do projeto

C. Opções de calendário para o projeto Calendário do Projeto: Mostra a agenda de trabalho padrão para todos os recursos do projeto, indicando o período de trabalho, as folgas e feriados. Ao iniciar um projeto, pode-se optar por um dos três tipos de calendário-base oferecidos pelo Project: 1. Calendário Padrão: Apresenta uma jornada de trabalho tradicional: de segunda a sexta-feira, das 9 às 18h, com uma hora de intervalo; 2. Calendário 24 horas: Não há período de folga. Por exemplo, quando os recursos forem alocados para diferentes turnos do dia ou da noite ou quando há trabalho contínuo, o funcionamento de uma caldeira, por exemplo; 3. Calendário Turno da Noite: Esta agenda é de turno noturno de segunda à noite até sábado de manhã, das 23 às 8 h, com uma hora de intervalo. 27

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D. Criando atividades em um projeto v Estruturação do projeto O primeiro passo na elaboração de qualquer projeto é a estruturação do projeto, ou seja, a definição clara do objetivo do projeto e das atividades que o compõem. Esta estrutura pode ser tão detralhada quanto necessário, dependendo da necessidade e do feeling do profissional que a elabora. Em um projeto há a atividade-macro, as atividades-mãe, as atividades-filha e os marcos. Esta hierarquia apresenta-se da seguinte forma: • Atividade macro: é a atividade que dá nome ao projeto; • Atividade-mãe: é a subdivisão da atividade macro em grupos de atividades; • Atividade-filha: cada grupo é composto por pequenas atividades, denominadas filhas; • Marco: atividade que determina um controle (medição de desempenho) durante o trabalho. Um exemplo : Construção de uma piscina

Necessidade: Piscina

PROJETO

CONTRUÇÃO DE UMA PISCINA Escavação Demarcar o local para escavação Escavar Término da escavação

Piscina pronta

Atividade-macro Atividade-mãe Atividade-filha Marco

Revestimento Concretar laterais e fundo Colocar azulejo Término do revestimento Instalação elétrica Instalar bombas Instalar iluminação Término da instalação elétrica Término da piscina Figura 20 - Exemplo de estruturação de projeto – Construção de uma piscina

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v Entrada de dados no Project

Tendo a estruturação do projeto em mãos, parte-se para a entrada de dados no Project:

1. Posicione o cursos sobre a primeira célula da coluna Nome da Tarefa e digite as tarefas seguindo a ordem definida na estruturação do projeto. Tecle Enter para passar de uma linha para outra; 2. A atividade será criada automaticamente a partir da data atual do sistema e sua duração será de 1 dia (padrão).

Figura 21 - Digitação das tarefas do projeto

v Excluindo tarefas As atividades podem ser excluídas da seguinte forma: 1. Selecione a tarefa a ser excluída; 2. Pressione a tecla Delete ou no menu Editar / Excluir tarefa.

Quando a tecla Delete é acionada, toda a atividade será excluída. Para se apagar apenas um campo da tabela, posicione o cursor sobre o campo e utilize a tecla Backspace. v Movendo tarefas Se desejar mover uma atividade ou um grupo de atividades, proceda da seguinte forma: 1. Selecione as tarefas clicando sobre os números de identificação das tarefas; 2. Arraste-as ao local desejado com o auxílio do mouse; 3. Solte a tecla do mouse.

Figura 22 - Movendo tarefas

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v Desfazendo ações Se houver a necessidade de desfazer alguma ação indevida, realize o seguinte procedimento: 1. Clique no ícone

ou acesse o menu Editar / Desfazer.

Este recurso permite voltar apenas uma ação! Portanto tenha atenção para não perder seus dados. Habilite a função salvamento automático no menu Ferramentas / opções / salvar, clique no campo auto-salvamento e determine o intervalo de tempo.

Utilizando o exemplo da Construção de uma Piscina, crie um arquivo, insira as informações sobre o projeto e formate o calendário. A seguir, digite as atividades, respeitando a ordem hierárquica das atividades. Para praticar, exclua, mova e desfaça as ações, conforme visto nos passos anteriores. E. Criando relacionamentos entre as atividades (Indentando) Após inserir as atividades no Project, este é o momento de criar os relacionamentos entre atividades macro, mãe, filha e marco. 1. Selecione todas as atividades logo abaixo da atividade mãe, clicando e arrastando o cursor do mouse sobre as tarefas; 2. Clique em

.

Figura 23 - Indentando atividades

Para remover uma estrutura de tópicos criada, basta clicar em

. 30

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v Inserindo marcos Um marco é um objeto ou ponto de verificação intermediário do projeto. Para inserir um marco: 1. Digite a tarefa; 2. Clique na coluna duração e digite 0.

Figura 24 - Inserindo marcos

Observe o exemplo da figura acima, onde a tarefa TÉRMINO ETAPA ESTRUTURAL tem duração de 0 dias e o sistema automaticamente compreende como marco e insere o símbolo com a respectiva data. F. Visualizando a estrutura de tópicos criada É possível optar pelas formas de visualização da estrutura através do seguinte recurso na barra de ferramentas:

Figura 25 - Visualização de estrutura de tópicos

Mostra as sub-tarefas de uma tarefa selecionada (expande a estrutura); Oculta as sub-tarefas de uma tarefa selecionada (contrai a estrutura); Permite selecionar os níveis da estrutura de acordo com a necessidade do usuário.

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Para exercitar o que vimos nos itens anteriores, crie relacionamentos entre as atividades para o projeto Construção de uma Piscina, conforme a figura abaixo. Evidenciando a atividademacro, as atividades-mãe, as atividades-filha e os marcos. Aproveite também para visualizar a estrutura de tópicos.

Figura 26 - Atividades Indentadas - Projeto Construção de uma Piscina

G. Criando inter-relações entre as tarefas Para que o programa assimile as relações de interdependência entre as atividades, é preciso criar links. Para isso há as seguintes opções: v

Término – Início: Quando a primeira atividade for concluída, dá-se início à segunda;

v

Início – Início: Ambas as atividades iniciam ao mesmo tempo;

v

Término –Término: Ambas as atividades terminam ao mesmo tempo;

v

Início – Término: É a menos comum. Pode ocorrer quando o término de uma tarefa depende do início da tarefa seguinte. As inter-relações podem ser criadas de várias maneiras, porém a mais prática e usual é a seguinte: 1. Selecione com o mouse as atividades que deseja vincular; 2. Clique no botão na barra de ferramentas. Se precisar vincular tarefas não subseqüentes, você pode clicar com o mouse e pressionar a tecla CTRL ao mesmo tempo, enquanto escolhe as tarefas.

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v Alterando as inter-relações entre as tarefas Para alterar o tipo de relacionamento entre as tarefas: 1. Dê um duplo clique sobre a seta criada ao vincular as atividades; 2. Na janela que aparecerá, escolha no campo Tipo o relacionamento desejado; 3. Confirme a operação.

Figura 27 - Alteração de inter-relacionamento

v Excluindo inter-relacionamentos Para deletar um relacionamento: 1. Você pode selecionar novamente as tarefas e clicar em seta criada ao vincular as atividades; 2. Na janela que aparecerá, clique em excluir; 3. Confirme a operação.

ou dê um duplo clique sobre a

Figura 28 -Excluindo inter-relacionamentos

Exercite a criação, alteração e exclusão de inter-relacionamentos utilizando o projeto Construção de uma Piscina.

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H. Inserindo duração das tarefas A duração das atividades no Project pode ser: PERÍODO Meses Semanas Dias Horas Minutos

ABREVIATURA me, mês s, sem, semana d, di, dia h, hr, hora m, min, minuto

Tabela 3 - Abreviatura dos períodos de duração

Quando criada a atividade, o Project oferece como padrão a duração em dias. Dessa forma, se não for informada, a duração ficará em dias. Para alterar a duração, basta clicar sobre o campo de duração da tarefa e digitar o período seguido da abreviatura, conforme exemplo a seguir:

Figura 29 - Inserindo duração das atividades

Outra forma de alterar a duração da tarefa: 1. Dê um duplo clique sobre a tarefa ou acione o ícone na barra de ferramentas; 2. No folder Geral insira a data de início e fim da atividade ou a data de início e a duração, assim o Project calculará automaticamente a data de término. Quando criada, a atividade apresenta como padrão de duração 1 d?. O símbolo “?” significa que o valor não é definitivo. Isso permite ao usuário retornar e cadastrar o valor correto, quando for possível. Se quiser fazer com que a tarefa ocorra em dias corridos, basta digitar a letra d após a unidade de duração, ex.: 5 dias corridos – 5dd, 24 horas corridas-24hd.

Crie períodos de duração para as atividades do projeto Construção de uma Piscina. 34

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I. Determinando o caminho crítico O recurso caminho crítico facilita o controle do andamento do projeto, como ferramenta de apoio fundamental ao gerente de projetos, pois permite visualizar atividades de baixo, médio e forte impacto sobre o cronograma final do projeto. Há dois tipos de caminho crítico: caminho crítico simples e múltiplos caminhos críticos. • Caminho crítico simples: É o caminho crítico geral padrão do Project que afeta a data de término do plano. É determinado através do Assistente de gráficos de Gantt, conforme as descrições a seguir: 1. Clique sobre o ícone (assistente Gráfico de Gantt) ou escolha o caminho Formatar / Assistente de Gráficos de Gantt, na barra de ferramentas; 2. Clique em avançar;

Figura 30 -Assistente Gráfico Gantt tela 1

3. Selecione o campo caminho crítico e clique em avançar .

Figura 31 - Assistente Gráfico Gantt tela 2

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J. Recursos do projeto

RECURSOS

Recursos de trabalho

Pessoas

Recursos de material

Equipamento s

Materiais

Figura 32 Esquema representativo dos recursos

Ø Criando recursos para um projeto Para criar um recurso: 1. Acesse a barra de modos de exibição ou e escolha a planilha de recursos;

Figura 33 - Planilha de recursos

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2. Digite diretamente na planilha ou dê um duplo clique sobre a célula para preencher os seguintes dados: a. Nome do recurso: nome completo do recurso b. Tipo: material ou trabalho c. Rótulo do material: unidade de medida (ton, kg, m3,...) d. Iniciais: iniciais do nome do recurso e. Grupo: se o recurso pertence a um setor, grupo ou sua localização em um estoque, por exemplo. f. Unidade máxima: número máximo de recursos disponíveis ao mesmo tempo. (Somente válido para recursos de trabalho). g. * Taxa padrão h. * Taxa hora extra i. * Custo/uso j. * Acumular k. Calendário-base: calendário do recurso (folga, férias,...) somente válido para recurso do tipo trabalho. l. Código: informação sobre o recurso, números de registro. Para excluir um recurso pressione delete sobre sua célula no modo de exibição planilha de recursos. Ø Atribuindo um recurso de trabalho a uma atividade É preciso atribuir recursos às atividades para evidenciar as responsabilidades por sua condução e término. Os recursos também auxiliam na determinação do tempo de conclusão da atividade e também o custo de cada atividade e do projeto, caso tenham sido estipulados os custos. Quando atribuirmos um recurso de trabalho a uma atividade, estamos informando a parcela do tempo do recurso disponível para ela. O recurso pode ser atribuído em período integral (1 ou 100%) ou outra parcela de tempo (0,2 ou 20%, restando 80% para dedicar-se a outras atividades). Pode-se também atribuir vários recursos com, por exemplo, 200% para dois pedreiros atribuídos a uma tarefa. Procedimento: 1. Escolha o modo de exibição Gráfico de Gantt; 2. Clique sobre a tarefa que desejar atribuir um recurso; 3. Clique no ícone

na barra de ferramentas;

Figura 34 - Atribuindo recursos de trabalho

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4. No campo Nome clique sobre o recurso que deseja e clique em Atribuir. Neste caso, o sistema atribui automaticamente 100% e, se desejar outro valor, clique sobre o campo Unidades e digite o valor desejado; 5. Uma marcação aparecerá ao lado do recurso assim que for atribuído; 6. Você pode manter a janela aberta até finalizar as atribuições a todo o projeto. Quando concluir, clique em para fechar a janela.

A quantidade de recursos de trabalho pode ser dada em valores unitários ou porcentagem. Para optar, acesse no menu Ferramentas Opções / Agenda clique em decimal ou porcentagem no campo Mostrar unidades de atribuição como.

Figura 35 - Exibir porcentagem ou decimal

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Ø Atribuindo um recurso material a uma atividade Quando atribuímos um recurso material a uma atividade, temos a opção de estabelecer se o uso do material se baseia no tempo (consumo de material variável) ou não (consumo fixo): • Consumo variável: a quantidade é especificada por unidade de tempo. Ex.: 10 m3 de areia por dia de trabalho; • Consumo fixo: a quantidade de material independe da duração da atividade. Ex.: 10 m3 de areia para a concretagem da piscina. Para atribuir um recurso material a uma tarefa: 1. Escolha o modo de exibição Gráfico de Gantt; 2. Clique sobre a tarefa que deseja atribuir um recurso; 3. Clique no ícone ; 4. No campo Nome clique sobre o recurso material que deseja e clique em Atribuir. No caso de recursos alocados de modo fixo, digite a quantidade do recurso para toda a tarefa. No caso de materiais não consumidos no tempo, digite a quantidade por unidade de tempo, como; 5. Uma marcação aparecerá ao lado do recurso assim que for atribuído; 6. Você pode manter a janela aberta até finalizar as atribuições a todo o projeto. Quando concluir, clique em para fechar a janela.

Figura 36 -Atribuindo recursos materiais

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Ø Entendendo como o MS Project calcula a duração de uma atividade Os tipos de controle disponíveis são: • Unidades fixas ,Trabalho fixo e Duração fixa. Para optar por um destes controles: 1. Dê um duplo clique sobre a atividade; 2. Selecione o folder Avançado e escolha o tipo de controle no campo Tipo de tarefa.

Figura 37 - Tipos de controle

Para saber qual das opções você deve escolher, é preciso entender como é calculada a duração de uma atividade. Na primeira vez em que são inseridos os recursos, é gravada a seguinte relação: Duração = Trabalho Unidades Quando se altera a quantidade de recursos (unidades), a duração e a quantidade de horas trabalhadas (trabalho) se ajustarão para manterem o equilíbrio entre os fatores. Para compreender como o Project trata os dados, utilizaremos o seguinte exemplo:

Figura 38 – Exemplo - Revestimento da piscina

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• Unidades fixas: Ao dobrar a atribuição (Trabalho), será dobrada a duração mantendo a quantidade de recursos fixa (Unidades).

Unidades = Trabalho Duração

Para alterar a atribuição (Trabalho), entre no modo de exibição Uso da tarefa e altere o valor, conforme figura abaixo. Neste caso vamos alterar a carga horária, do Pedreiro e do Servente, de 16 para 32 hrs.

Figura 39 - Alteração da carga de trabalho

Figura 40 - Exemplo - Revestimento da piscina / Unidades Fixas

Perceba que a duração passou de 2 para 4 dias e que os recursos pemaneceram inalterados. Se dobrarmos a carga de trabalho é preciso dobrar a duração para que sejam mantidos os mesmos operários.

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• Trabalho fixo: Quando dobramos a quantidade de recursos, o programa reduz a duração pela metade para comportar esta nova quantidade de trabalho.

Trabalho = Duração * Unidades

Para alterar a quantidade de recursos, entre no modo de exibição Gráfico de Gantt, clique sobre a tarefa e selecione o ícone

.

Figura 41 - Alteração da quantidade de recursos

Figura 42 - Exemplo- Revestimento da piscina / Duração fixa

Figura 43 – A carga de trabalho permanece inalterada

Observe que a quantidade de recursos foi dobrada e a duração foi reduzida à metade, contudo a carga de trabalho permanece inalterada.

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• Duração fixa: Ao dobrar a quantidade de recursos, o programa dobra a quantidade de trabalho a ser atribuída, mantendo a duração fixa.

Duração = Trabalho Unidades

Da mesma forma que no caso anterior (Unidades fixas), vamos alterar a carga horária, do Pedreiro e do Servente, de 16 para 32 hrs.

Figura 44 - Exemplo- Revestimento da piscina / Duração fixa

Observe que a duração manteve-se inalterada porém a atribuição dos recursos passou de 100 para 200%.Se dobrarmos a carga de trabalho, é preciso dobrar a alocação dos recursos para manter a mesma duração.

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Capítulo 5 – Controlando o projeto ____________________________________________________________________________________ O controle do projeto inclui todas as atividades que o mantém em andamento em direção à meta. Essas atividades incluem: • Medição de progresso: Geralmente, a medição de progresso logo identifica qualquer problema, facilitando sua solução. Também é um mecanismo de retorno, validando as estimativas de planejamento e do equilíbrio entre custo, cronograma e qualidade; • Comunicação: A comunicação é fundamental no controle do projeto, já que mantém todos os participantes coordenados e cientes do progresso e de suas alterações; • Intervenção corretiva: Consiste nas respostas do dia-a-dia a todos os obstáculos e aos problemas que um projeto poderá vir a ter. Com o acompanhamento, pode-se determinar as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o orçamento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto, e assim por diante. Este procedimento é realizado paralelamente ao planejamento e à execução do projeto.

Objetivo

Acompanhar e controlar o que está sendo realizado pelo projeto, propor ações corretivas e comparar com o status atual do projeto do MS Project 2000.

Benefícios para o treinando

Após este capítulo, o usuário poderá: • Criar linhas de base; • Acompanhar o andamento do projeto: o pelo percentual de conclusão o pelo formulário de acompanhamento o pela tabela de acompanhamento o pelo conjunto de tarefas simultaneamente • Criar linhas de andamento do projeto.

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Principais conceitos •

Linha de base: É um conjunto de estimativas-chaves originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridos no plano do projeto. A linha de base permite comparar o plano original do projeto com o verdadeiro andamento, resultando no progresso real do projeto. o Por que criar a linha de base? v As estimativas originais que a linha de base contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas. Por exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variação de custo será de R$10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos. o Quais informações do projeto são salvas? v Datas de início e término, durações, trabalho dos recursos e das tarefas, custos dos recursos e das tarefas, tarefas divididas, trabalho dividido em fases, custos divididos em fases. o Quando criar uma base? v Após concluir o processo inicial de criação de uma agenda (inserir tarefas, estabelecer dependências, atribuir recursos e custos) e antes de controlar a agenda, convém salvar um plano de linha de base. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas. o Quando não criar uma base? v Em determinadas situações ela não será muito útil. Por exemplo, talvez você não tenha motivo nem tempo para comparar o plano agendado com o plano da linha de base. O número de tarefas do projeto poderá ser tão pequeno que você poderá controlar o seu andamento sem qualquer ajuda. Ou, ainda, a duração do projeto poderá ser tão curta que talvez você tenha pouco tempo ou necessidade de controlar as tarefas.

• Linha de andamento: É uma representação visual do andamento do projeto, exibida no modo Gráfico de Gantt. Para determinada data de andamento, o Project desenha uma linha que conecta tarefas em andamento. Deste modo, ele cria um gráfico com picos apontando para a esquerda para o trabalho que está atrasado e picos apontando para a direita para o trabalho que está adiantado. A distância de um pico a partir da linha vertical indica em que grau a tarefa está adiantada ou atrasada em relação à data do andamento. 45

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Procedimentos A. Linha de Base Ø Gravando a linha de base do projeto 1. Escolha o modo de exibição Gantt de Controle; 2. Acesse o menu Ferramentas / controle / salvar linha de base; 3. Escolha a opção Salvar linha de base;

Figura 45 - Salvando uma linha de base

Observe que surgiu uma barra estática sobre cada atividade. Essa barra é a linha de base.

Figura 46 - Visualização linha de base

Quando salvamos a linha de base. O Project salva os dados como parte do arquivo, ou seja, a linha de base não é um arquivo separado.

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B. Acompanhando o andamento das tarefas

Para facilitar o acompanhamento dos projetos, o Project 2000 possui uma barra de ferramentas específica, para exibir a barra de ferramentas de controle: 1. Clique com o botão direito sobre qualquer ferramenta do programa; 2. Escolha Controle na caixa de seleção apresentada.

Atualizar como agendado

Reagendar trabalho

Adicionar linha de andamento

Percentual de conclusão

Estatísticas do projeto

Figura 47 - Barra de ferramentas Controle Barra de ferramentas do grupo de trabalho Atualizar tarefas

Esta barra permite as seguintes formas de acompanhamento: • • • •

Acompanhamento pelo percentual de conclusão Formulário de acompanhamento Tabela de acompanhamento Acompanhamento de um conjunto de tarefas simultaneamente

A seguir descreveremos brevemente cada uma delas: Ø Acompanhamento pelo percentual de conclusão

A atualização é rápida porém não muito precisa, pois não é possível (neste caso) optar por valores intermediários aos apresentados pela barra. Para registrar o status do seu projeto, selecione a tarefa e clique sobre um dos valores da tabela: 0%, 25%, 50%, 75% ou 100% . Grave a linha de base se julgar necessário. 47

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Ø Formulário de acompanhamento 1. Escolha o modo de exibição Gantt de Controle; 2. Clique sobre a tarefa que deseja atualizar; 3. Acesse o menu Ferramentas / Controle / Atualizar atividades ou clique no botão localizado na barra de controle, próximo ao controle por percentual. 4. Grave a linha de base, se necessário, como foi visto anteriormente; 5. Digite a porcentagem concluída ou as novas datas caso tenham mudado.

,

Figura 48 - Formulário de acompanhamento

Ø Tabela de acompanhamento A tabela de controle ou acompanhamento é a mais usual forma de acompanhar um conjunto de atividades. 1. Escolha o modo de exibição Gantt de Controle; 2. Selecione Exibir / Tabela / Controle, caso a mesma não esteja habilitada; 3. Grave a linha de base, se necessário, como foi visto anteriormente; 4. Clique sobre a tarefa que deseja atualizar; 5. Preencha os campos da tabela conforme os dados reais do projeto para cada linha de atividade.

Figura 49 - Planilha de controle do andamento

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Para desbloquear o campo custo real, acesse o menu Ferramentas / Opções guia Cálculo e desabilite a função sempre calcula os custos reais.

Para atrelar o trabalho ao percentual concluído, ou seja, ao informar 50% do andamento de uma atividade, o Project colocará imediatamente a metade de todo o trabalho como já realizado e vice-versa, proceda da seguinte forma: • No menu Ferramentas / Opções na guia Cálculo e habilite a opção a atualização da tarefa atualiza o status do recurso.

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Capítulo 6 - Relatórios, Impressão e Publicação na Web ____________________________________________________________________________________

O Microsoft Project inclui vinte e nove relatórios pré-definidos em 4 modelos: tarefas, recursos e tabelas de referência cruzada. Contudo, se nenhum dos relatórios pré-definidos atenderem às suas necessidades, você poderá criar um relatório personalizado. Estes relatórios são úteis para o controle do projeto e apresentação em reuniões visto que traz as informações resumidas. Quanto à impressão, o software permite imprimir modos de exibição e relatórios que atendam às necessidades de uma determinada pessoa ou grupo. Também é possível imprimir calendários, redes Pert, caminhos críticos, etc. O Project 2000 permite também a publicação de projetos, sendo a Internet o meio mais usual. O projeto é gravado de maneira estática e publicado em formato HTML. Objetivo

Gerar relatórios, imprimir e publicar projetos na Internet.

Benefícios para o treinando

Neste capítulo, o usuário estará apto a: • • • • •

Exibir os diversos relatórios disponibilizados pelo MS Project 2000; Configurar as páginas de impressão; Visualizar a impressão; Imprimir; Disponibilizar informações na Internet.

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Procedimentos A. Exibindo relatórios 1. Acesse o menu Exibir / Relatórios; 2. Escolha o tipo de relatório desejado:Visão geral ,Atividades atuais, Custos, Atribuições ou Carga de trabalho; 3. Clique em selecionar.

Figura 50 - Exibindo relatórios

Ø Relatório Visão Geral

• • • • •

Esta opção apresenta os seguintes relatórios genéricos do projeto: Resumo do projeto Tarefas de nível superior Tarefas críticas Etapas Dias úteis

Figura 51 - Relatórios tipo Visão Geral

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Ø Relatório Atividades Atuais São relatórios que auxiliam no acompanhamento e controle do projeto, identificando atividades pendentes, atrasadas, concluídas e em andamento, são eles: • Tarefas não iniciadas • Tarefas com início breve • Tarefas em andamento • Tarefas concluídas • Tarefas que já deveriam ter iniciado • Tarefas adiadas

Figura 52 - Relatório Atividades Atuais

Ø Relatório Custos São os relatórios que fornecem informações financeiras sobre o projeto: • Fluxo de caixa • Orçamento • Tarefas com orçamento estourado • Recursos com orçamento estourado • Valor acumulado

Figura 53 - Relatório Custos

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Ø Relatório Atribuições

São os relatórios que apresentam as atribuições dos recursos: • Funções • Funções e prazos • Lista de tarefas pendentes • Recursos superalocados

Figura 54 - Relatório Atribuições

Ø Relatório Carga de Trabalho São os relatórios que distribuem os recurso e as atividades ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho. • Uso da tarefa • Uso do recurso

Figura 55 - Relatório Carga de Trabalho

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Ø Relatórios Personalizados Se nenhum dos relatórios pré-definidos atenderem às suas necessidades, você poderá criar um relatório personalizado. Para isso você poderá editar um relatório existente ou criar um novo. • Para editar um relatório existente: 1. Clique no botão Editar da janela Relatórios Personalizados;

Figura 56 - Edição de Relatórios Personalizados

2. Preencha as informações solicitadas, incluindo definição, detalhes e classificação, conforme figura abaixo:

Figura 57 - Editando um relatório

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B. Impressão

O Project 2000 permite a impressão de modos de exibição, relatórios, calendários, redes Pert, caminhos críticos, etc. com a finalidade de atender às necessidades de uma determinada pessoa ou grupo. Normalmente, o processo de impressão passa por três etapas: • Configuração da página • Visualização da impressão • Impressão. Ø Configuração da página Para configurar uma página de modo de exibição ou de relatório, siga os seguintes passos: 1. Selecione o material a ser impresso; 2. Acesse o menu Arquivo / Configurar página; 3. Na guia Página escolha a orientação, a escala, o tamanho do papel e a numeração das páginas.

Figura 58 - Configurar página

4. Na guia Margens, defina o tamanho das margens e as bordas da impressão; 5. Na guia Cabeçalho e Rodapé, escreva os dados que deverão estar referenciados em todas as páginas, tais como: data, responsável,etc.; 6. Na guia Legenda, defina o estilo legenda e a forma de apresentação; 7. Na guia Modo de exibição, configure os parâmetros especiais de impressão, como o número de colunas impressas, a repetição de colunas de cada página, a impressão de folhas em branco,etc. 8. Confirme as alterações. 55

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Ø Visualização da impressão Para evitar erros, é importante visualizar a impressão antes de ativá-la: 1. Acesse o menu Arquivo / Visualizar impressão ou clique em 2. Para visualizar outras páginas clique nas setas

na barra de ferramentas; no canto superior esquerdo;

; 3. Para visualizar todas as páginas ao mesmo tempo, clique no botão 4. Para alterar o zoom da página, clique com o mouse sobre a área que desejar ampliar (aparecerá este símbolo ) clique novamente para voltar ao normal; 5. Se ainda desejar alterar a página, clique no botão configurar página; 6. Para confirmar clique em Fechar.

Figura 59 - Visualização de impressão

No Project 2000, as definições de impressão e configuração de páginas são gravadas juntamente com o arquivo do projeto, facilitando o trabalho.

Se desejar aumentar ainda mais a área de impressão, retire a legenda clicando em Configurar página / Legenda e escolha a opção nenhuma legenda.

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Ø Impressão

1. 2. 3. 4. 5.

Acesse o menu Arquivo / Imprimir; Escolha a impressora desejada; Selecione o intervalo de impressão e o período de tempo; Escolha o número de cópias; Confirme a operação.

Figura 60 - Impressão

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C. Publicação de informações do projeto via WEB

Para salvar um projeto no formato de publicação World Wide Web: 1. Acesse o menu Arquivo / Salvar com página da web; 2. Digite o nome do arquivo a ser exportado; 3. Clique em Salvar; 4. Selecione o mapa a ser usado para exportar os dados, na lista importar / exportar mapas; 5. Clique em Salvar.

Figura 61 - Publicação via web

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O Project 2000 traz modelos HTML pré-definidos para a Internet. Para isso: • Escolha Novo mapa; • Selecione os dados a exportar: tarefas, recursos, atribuições; • Escolha basear a exportação do modelo HTML e insira o caminho do arquivo modelo de exportação (os modelos do Project estão arquivados na pasta Microsoft Project / Templates / Microsoft Project Web, no diretório Modelos do Office); • Preencha os dados do mapeamento de tarefas, recursos e/ou atribuições; • Clique em OK.

Figura 62 - Modelos pré-definidos

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BIBLIOGRAFIA

I.

VERZU, Erick. Gestão de Projetos – MBA Compacto. Campus

II.

VARGAS, Ricardo Viana. .Microsoft Project 2000 – Trasnformando Projetos em Resultados de Negócios. Brasport

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