Manual Facturaciones - Cobros Soporte

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FACTURACIONES Y COBROS

Código MP-ADMC2

Edición 2.009

Fecha de Edición 07/07/09

Departamento Administrativo

Elaboró: Clase Ejecutiva

Aprobó Director

Pagina 1 al 9

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FACTURACIONES Y COBROS

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IIII- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO……………………………………………………

1

II- INDICE…………………………………………………….

2

III- ALCANCE…………………………………………………

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IV- OBJETIVO DEL MANUAL……………………………….

3

V- RESPONSABLES……………………………………………

3

VI- PROCEDIMIENTOS………………………………………

3-5

VII- NORMAS Y POLITICAS DE CREDITO………………….

6

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

7

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………….

7

X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………..

7

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA……………………………………

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para facturación de bienes y servicios ofrecidos por Emprendimientos Forestales asi como los trámites de documentación a los clientes, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso.

IVIV- OBJETIVO Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar los productos y servicios, de tal manera que se cumplan con las políticas administrativas y financieras de la empresa.

V- RESPONSABLES -

Cajera Jefe de Administración y Finanzas Director Financiero Tesorero Auxiliar

VIVI- PROCEDIMIENTOS 6.1 -- VENTA CONTADO. CONTADO. Consideraciones Básicas 1- Al generar cualquier tipo de factura (contado/crédito) deben salir a nombre de alguna persona o empresa, con los datos correspondientes, RUC/CI, Dirección, Teléfono. 2- Si el cliente no esta catastrado en el sistema, se debe dar alta a fin de incluir en la base de datos. Cajera 3- Al ingresar la venta en el sistema, debe ir acompañado por el número de pedido emitido por ventas e ingresar en el momento de la venta. El número de pedido debe ser correlativo e identificar a cada vendedor. 4- Las facturas que son contado, cobradas en el momento, deben tener el sello pagado. 5. No se puede subir la mercadería al vehículo sin que antes el Cliente pague en Caja y el vendedor verifique el pago y el detalle de lo facturado.

6.26.2- PROCEDIMIENTO VENTA CONTADO 1- Al realizarse las facturaciones en la Caja de vivero, al termino de la jornada se genera el Arqueo de Caja diario, “Planilla De cobranzas” (nomenclatura del sistema) y se hace la rendición que deberá contar con los siguientes documentos respaldatorios:

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FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado Archivo Ventas) NP = Nota de Pedido del Vendedor PC = Planilla de Cobros $ = Monto de Dinero correspondiente al Arqueo del día. BD =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

2- La rendición se presenta al Jefe de Adm. y Finanzas, quien recibe y firma. 3- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de verificar que los montos coincidan y que los documentos estén confeccionados adecuadamente, y autoriza el depósito al auxiliar. 4- El auxiliar realiza el depósito en banco, y entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas, quien hace copia de la boleta de deposito y adjunta a su legajo de Caja. 5- El Jefe de Adm. y Finanzas imputa el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputación en Banco y se da el cierre total del legajo. 6- El Jefe de Adm. y Finanzas entrega una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero 7- El tesorero mantiene el archivo de depósitos bancarios diarios a fin de mantener la información bancaria de la cuenta. 8- El legajo completo del Cobro se queda con el tesorero, luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo, y la Copia de dicho legajo con la Jefa de Adm. y Finanzas)

6.36.3- VENTA CREDITO - CONSIDERACIONES BÁSICAS 1- A la firma del contrato de reforestación, se realiza la factura crédito, previa carga en el sistema informático, con el Nº de contrato, detalle de datos del cliente, RUC, dirección, teléfono, forma y condiciones de pago. 2- Diariamente se genera reporte de estado de cuentas de todos los clientes a crédito para verificar los plazos de cobros, y se procede a las llamadas telefónicas para acordar el cobro. 3- Se elabora el recibo de dinero, se carga en el sistema con el numero de factura a crédito, monto, demás detalles necesarios para dar de baja la suma abonada por el cliente. 4- Se procede a los depósitos bancarios.

6.46.4- PROCEDIMIENTOS VENTA A CREDITO 1- El Jefe de Adm. y Finanzas verifica y controla diariamente los vencimientos de las cuentas por cobrar en el sistema. 2- El jefe se encarga de comunicarse con el cliente para acordar el cobro. 3- Si el cliente esta conforme, la misma realiza un asiento de cancelación de la factura interna, para luego confeccionar los siguientes documentos para el cobro:

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RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado por el talón) o Factura Contado según corresponda. -

PC $ BD

= Planilla de Cobros = Monto de Dinero =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

1- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de remitir por el auxiliar el Recibo de Dinero, luego verifica que los montos coincidan y autoriza el depósito al auxiliar, e imputa en el sistema el cobro para dar de baja a la cuenta del cliente. (Recaudaciones a Depositar) 2- El auxiliar realiza el depósito en banco, y luego entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas. 3- El jefe de Adm y Finanzas, imputa en el sistema el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputación en Banco y se da el cierre total del legajo. 4- El legajo de la cobranza tendrá dos copias, uno que quedaría en Cuenta Corriente (Jefe de Adm y F) y el otro destinado a Tesorería, que luego se remite a Contabilidad, para el archivo final. 5- El Jefe de Adm. y Finanzas se encarga de la entrega de dichos legajos, una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero, quien debe mantener el archivo de depósitos bancarios diarios a fin de mantener la información bancaria de la cuenta , luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo.

6. 5 - CONTROL POST VENTA 1- Al término de la jornada diaria, se hace la rendición de los ingresos mediante una planilla de Arqueo de Caja, con las facturas emitidas, y el dinero correspondiente. Con la firma y sello del cajero y de quien recepciona. Al día siguiente se realiza los depósitos bancarios de todo lo ingresado. 2- Se archiva el legajo de ingresos que debe contener: Planilla de Arqueo de Caja, Duplicado de las Facturas, la firma de quien entrego y quien recibió la recaudación con el original de la boleta de deposito al banco. 3- Se debe conciliar mensualmente las facturaciones del sistema, con lo ingresado en banco. Debe haber un control cruzado entre el talonario de PEDIDO emitido por VENTAS y las facturaciones de CAJA 4- Habilitar reporte de facturación por rango de fecha y HORA. 5

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5- Se debe dar de baja automática de la mercadería vendida, en el stock de productos existentes en el vivero para la venta.

VIIVII- NORMAS Y POLITICAS DE CREDITO 7.1.1- CATASTRO DE CLIENTES 7.1111- CLIENTES PERMANENTES: PERMANENTES El gerente Comercial deberá contar con el catastro de clientes permanentes del vivero, que son aquellos que efectúan compras regulares en el vivero, también se le considera a los proveedores, y demás clientes pre existentes con buen comportamiento en los pagos lo cual la empresa ya cuenta con sus datos básicos, nombre, dirección, teléfono, y las que genere el sistema informático. De acuerdo a ese estado, se identificaran a los clientes. 7.12CLIENTES: Se les considera a aquellos que por primera vez realizan .12- NUEVOS NUEVOS CLIENTES compras en la empresa, donde al generar la factura de venta, el cajero se percatara y lo ingresara en el sistema con sus datos respectivos. El Departamento Comercial deberá encargarse de dichos catastros de clientes. 7.27.2- REQUISITOS PARA EL CREDITO

• •

1- Si el cliente es catastrado como permanente en el sistema se le podrá otorgar créditos presentando los siguientes documentos adicionales: Copia de Cedula de Identidad Solicitud de Crédito debidamente llenado 2- Los montos de créditos otorgados hasta 30 días sin interés y no podrán sobrepasar los Gs. 1.000.000 (Guaraníes Un millón). En caso que el cliente solicitare por un monto superior deberá presentar los siguientes documentos adicionales: Copia de Cedula, Solicitud, Certificado de Ingresos, Copia de factura de servicios Básicos, 2 referencias comerciales y personales. 3- La primera compra a crédito que solicitare un cliente nuevo deberá ser abonado con cheque de fecha adelantada, caso contrario con autorización de la Dirección Si no es buen cliente no se procede a la venta solo con cheque de fecha diferida. 4- Si el cliente no es catastrado en la categoría “permanentes”, y la venta se realizara por primera vez, también deberá presentar los documentos adicionales citados en el punto 2. 5- Todos los documentos se entregaran al Cajero, quien verificara si están completos los campos de la solicitud, y las copias de los documentos que deben adjuntarse al legajo del crédito.

7.3.3- PROCEDIMIENTO

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1- Los documentos presentados por el cliente, antes de la venta deberá ser previamente verificado por el Jefe de Administración y Finanzas, encargado de las cuentas corrientes, y proceder a las llamadas telefónicas, consulta en Inforconf, en un lapso no mayor a 24horas, a fin de dar una respuesta rápida al cliente. 2- Si las condiciones están dadas para otorgar el crédito, el Jefe de Adm. y F, deberá dar Visto Bueno, con un sello y firma y preparar los pagares y las facturas a crédito con los montos previstos, imputación en el sistema informático y encaminar al cliente para la firma respectiva. 3- Al completarse la documentación del Legajo de “Ventas a Crédito”, el Jefe de Adm. y F, archiva las documentaciones para su control y posterior cobro. 4- Se le comunica al cliente que podrá retirar los productos solicitados o se acuerda la entrega a domicilio, según Nota de Remisión. El cliente debe firmar la conformidad de la entrega.

VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS Edición 2.009 – 28/07/2009 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS EL Legajo de Facturaciones a Crédito estará compuesto de: RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado por el talón) o Factura Contado según corresponda. • • •

PC $ BD

= Planilla de Cobros = Monto de Dinero =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

El legajo de Facturaciones en Caja estará compuesto de: FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado Archivo Ventas) -

-

NP PC $ BD

= Nota de Pedido del Vendedor = Planilla de Cobros = Monto de Dinero correspondiente al Arqueo del día. =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

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X- GLOSARIO DE TERMINOS • • • • • •

PC = Planilla de Cobros, extraído del Sistema Informático, según estado de cuenta del cliente. RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado por el talón) $ = Monto de Dinero BD =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado Archivo Ventas) NP = Nota de Pedido del Vendedor

XI- ANEXOS IMPRIMIR EN HORIZONTAL

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