Manual Excel

Manual de Excel 2003 (Adolfo García Cabrero)

PEQUEÑO MANUAL DE USOS MÁS FRECUENTES

ÍNDICE DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN A EXCEL...........................................................................................2 ENTORNO DE TRABAJO...............................................................................................4 BARRAS DE HERRAMIENTAS.....................................................................................6 TIPOS DE DATOS Y FORMATOS. FORMATO CONDICIONAL............................11 FÓRMULAS Y FUNCIONES........................................................................................13 IMÁGENES Y GRÁFICOS............................................................................................18 VINCULAR E INCRUSTAR DOCUMENTOS.............................................................27 BASES DE DATOS........................................................................................................30 LISTAS............................................................................................................................31 FORMULARIOS.............................................................................................................33 TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS.........................................................................35 MACROS........................................................................................................................39 EJEMPLOS DE USO DE VBA......................................................................................43 EJERCICIO DE REPASO...............................................................................................52 EJERCICIO EXTRA.......................................................................................................58

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INTRODUCCIÓN A EXCEL

Una hoja de cálculo es una especie de pizarra electrónica formada por cuadrículas en las que se puede escribir, distribuidas en filas y columnas. Cada cuadrícula se llama celda y forma parte de una fila marcada con un número y de una columna denominada con una o varias letras. La referencia de la celda se obtiene combinando las de la columna y la fila (A1, B2, B3…).

Excel 2003 dispone de 65.536 filas y 256 columnas, que forman un total de 16.777.216 celdas.

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Cada documento de Excel (libro), tiene una extensión “.xls” y puede incluir varias hojas de cálculo (por defecto, 3).

Cada celda puede contener datos numéricos, alfanuméricos o fórmulas. Desde Excel podemos comunicarnos, importar y exportar datos hacia otros productos de la suite Office, así como con ciertos gestores de bases de datos, tanto de Microsoft como de otras compañías.

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ENTORNO DE TRABAJO

Todos los productos de Office comparten muchas de las barras de herramientas y menús, con las funciones específicas de cada producto: tenemos las opciones de crear, abrir, etc., que son iguales que en otros productos de la suite Office. Lo mismo pasa con las opciones que tenemos para dar formato al documento, la franja superior que nos dice el nombre del fichero, las opciones de minimizar, maximizar y cerrar. También comparten la ubicación de la barra de menús y la posibilidad de acceder a distintas funciones a través de iconos.

Por supuesto, tenemos la opción de personalizar Excel a nuestro gusto entrando en las opciones del programa.

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Una tarea importante que debemos realizar casi siempre que trabajamos con Excel es la de configurar la página; muchas veces será necesario poner la orientación de la página en horizontal en lugar de en vertical ya que, si no, a la hora de imprimir nos cortará tablas, gráficos, etc.

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BARRAS DE HERRAMIENTAS Microsoft Excel 2003, al igual que todos los programas de la Suite Office, dispone de varias barras de herramientas que podremos anclar en la parte superior e inferior del área de trabajo y que podremos elegir desde el MENÚ “Ver>Barras de Herramientas”. En el desplegable nos aparecen todas las barras de herramientas que tenemos a nuestra disposición:

En este pequeño manual, vamos a centrarnos en 5 de estas barras de herramientas: ESTÁNDAR, FORMATO, DIBUJO, IMAGEN y GRÁFICOS.

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ESTÁNDAR

Tras seleccionar la barra de tareas ESTÁNDAR, nos aparecen en la parte superior una serie de iconos que nos permitirán acceder fácilmente a acciones relacionadas con los archivos; nuevo, apertura y guardado, vista previa, permisos, correo electrónico, impresión, etc. También podremos hacer ediciones en nuestro texto; cortar, copiar, pegar, deshacer una acción y rehacerla, la revisión ortográfica… Otros iconos que nos encontramos son: Euro conversión, insertar hipervínculo, ordenar, un asistente para gráficos y otro icono que hace que nos aparezca la barra de herramientas de dibujo.

Nuevo archivo

Abrir

Guardar

Proteger

Imprimir

Correo

Vista previa

Ortografía Revisión

Cortar

Copiar

Pegar

Copiar formato

Deshacer y rehacer

Autosuma Euro conversión

Hiper vínculo

Orden

Gráficos

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Dibujo

Zoom

Ayuda

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FORMATO

Esta barra de herramientas nos ofrece la posibilidad de dar distintos formatos, tanto a las celdas (color de fondo, bordes, combinar celdas, estilo moneda…) como al texto de las mismas (tipo de fuente, tamaño, negrita, cursiva, color, centrado…).

Tamaño Fuente Tipo Fuente

Color de fondo y fuente

Centrar Izda. Dcha Negrita, Cursiva, Subrayado

Sangría

%

Moneda

Bordes

€

Combinar Millares

Aumentar o disminuir decimales

DIBUJO En este caso, la barra nos aparece en la parte inferior del área de trabajo. En ella encontramos la posibilidad de insertar auto formas, líneas, flechas, cuadro de texto, diagramas u organigramas…

Opciones de dibujo y seleccionar

Autoformas

Cuadro de Línea, flecha,texto círculo, rectángulo

Diagrama

Word Art

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Colores de relleno, línea y Inserción de fuente imágenes Estilos de línea y flechas

3D

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IMAGEN Esta barra, que aparece flotante (es decir, no está anclada ni a la parte superior ni a la inferior), aunque la podemos anclar en cualquier sitio disponible del área de trabajo, nos ofrece ciertas opciones para trabajar con imágenes; desde su inserción, cambio de color, contraste, brillo, recortar, girar, el estilo de línea, comprimir la imagen… y si la hemos “liado”, reestablecer la imagen original.

Recortar Insertar Imagen

Reestablecer

Controles de contraste, brillo, etc.

Estilo línea

Formato

Girar Comprimir Transparente

GRÁFICOS Para que las funciones de la barra de herramientas de gráficos estén activas, tendremos que seleccionar el rango de celdas que queramos representar.

Objetos del gráfico

Leyenda Tipo de gráfico Formato del objeto seleccionado

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Tabla de datos

Filas / Columnas Ángulos ascendente y descendente

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A parte de la barra de herramientas, disponemos de un icono en la barra de herramientas estándar (que ya hemos visto anteriormente) que nos abre un asistente que nos posibilita la creación de gráficos de distintos tipos (barras, líneas, dispersión…)

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TIPOS DE DATOS Y FORMATOS. FORMATO CONDICIONAL Los principales tipos de datos que podemos usar en Excel son: •

TEXTO. _ Puede contener tanto caracteres alfanuméricos como numéricos, signos de puntuación , símbolos, etc. Si el texto que escribimos es más grande que la celda, ocupará también la celda adyacente, siempre que esté vacía.

•

NÚMEROS._ Cualquier cantidad numérica, en la notación tradicional o científica. Se permiten números negativos, decimales o porcentajes.

•

FECHA Y HORA._ Se pueden poner la fecha y hora, pero en unos determinados formatos. Para las horas, el formato más usual es hh:mm, seguido de AM o PM.

•

FÓRMULAS Y FUNCIONES._ Es una de las utilidades más importantes que ofrecen las hojas de cálculo. Las fórmulas realizan cálculos en los que, normalmente, se usan valores de otras celdas. Las funciones actúan de forma similar, aprovechando las operaciones matemáticas, aritméticas, estadísticas, etc., que ofrece Excel. En el caso de los formatos, no vamos a entrar demasiado, ya que funcionan prácticamente igual que en Word, del cuál ya se realizó un manual no hace mucho tiempo. Para aplicar los formatos, disponemos de dos opciones: la barra de herramientas “Formato” y/o el Menú “Formato” que hemos descrito anteriormente. Mención a parte merece el “Formato condicional”, que permite que un rango de celdas varíe su formato en función de que el contenido cumpla ciertas condiciones definidas por nosotros. En la página siguiente podemos ver dos ejemplos del trabajo con formatos: Un primer ejercicio donde crearemos un horario escolar con distintos formatos de celdas, colores, etc., y un segundo ejercicio simple del uso del formato condicional para que, a partir de una nota de un alumno, nos diga si es “apto” o “no apto”:

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HORARIO

ESCOLAR

LUNES

MARTES

MIÉRCOLES

JUEVES

VIERNES

08:00-09:03

MME

MME

REDES

SOM

SOM

09:03-09:55

MME

MME

REDES

SOM

SOM

09:55-10:15

RECREO

RECREO

RECREO

RECREO

RECREO

10:15-11:08

MME

AO

REDES

AO

SOM

11:08-12:00

AO

AO

FOL

AO

REDES

12:00-12:20

RECREO

RECREO

RECREO

RECREO

RECREO

12:20-13:13

AO

REDES

AO

MME

REDES

13:13-14:05

FOL

REDES

AO

MME

FOL

* Ejemplo de la aplicación de formatos

RICARDO EMILIANO EMILIO MIGUEL ÁNGEL LUIS PEDRO ROSA AURORA FRANCISCO

NOTAS 8 5 3 2 0 7 4 10 9 6

CALIFICACIÓN APTO APTO NO APTO NO APTO NO APTO APTO NO APTO APTO APTO APTO

* Ejemplo de formato condicional aplicado a las celdas de “CALIFICACIÓN” en función de las notas de un alumno.

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FÓRMULAS Y FUNCIONES La mayor potencia de una hoja de cálculo consiste en la posibilidad de introducir cálculos que tengan en cuenta el contenido de la hoja y que se actualicen automáticamente cuando cambia dicho contenido. Para ello disponemos de dos herramientas esenciales: Fórmulas y funciones.

FÓRMULAS

Las fórmulas las define el usuario, empleando cualquier operación que permita Excel, incluyendo las funciones que veremos más adelante. Podemos combinar referencias a otras celdas con valores constantes, utilizar operadores aritméticos, de comparación, funciones predefinidas o definidas por el usuario… Para el trabajo con fórmulas y funciones, debemos tener claros dos conceptos muy importantes: Referencia relativa y referencia absoluta: REFERENCIA RELATIVA. La referencia relativa es la conocida: columna y fila. Para referirse a una celda que está en otra hoja dentro del mismo libro, la referencia irá precedida del nombre de la hoja y un signo de exclamación (!). Por ejemplo, la celda A1 de la hoja2 será “Hoja2!A1”. También podemos hacer referencia a valores de otro libro. Por ejemplo, si la celda del ejemplo anterior está en el libro “otro.xls”, la referencia quedaría de la siguiente manera: “[otro.xls]hoja2!A1”. REFERENCIA ABSOLUTA. La referencia absoluta es una manera de referirse a una celda en una fórmula de modo que, aunque la fórmula cambie de ubicación, la referencia a la celda no se altere. Para ello, la parte a fijar (fila, columna o ambas) se precede del signo dólar ($). A continuación, unos ejemplos con referencias relativas y absolutas: ÍNDICE

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ARTÍCULO Impresora CPU Prentium II Monitor Color Ratón Teclado

PRECIO 29900 110000 50000 600 1500

CANTIDAD 2 4 4 4 4

BRUTO 59800 440000 200000 2400 6000 TOT. BRUTO 708200

IVA 16%

NETO 69368 510400 232000 2784 6960 TOT. NETO 821512

TOTAL 138736 2041600 928000 11136 27840 TOTAL 3147312

* En las columnas “BRUTO” y “NETO”, por ejemplo, podemos ver que sus fórmulas contienen referencias relativas. (EJERCICIO Nº1)

Comisión: VENDEDOR Martín Peña González Suevo Arana Higueras Sierra Garzón Alvarez Justo Carnicer Heras López Vara Hidalgo Jimena Vargas Cayo Hoffman Kocinski Lisado Hoyos Gracia Fraile Castro Suárez TOTALES

VENTAS 4600000 6000000 3900000 7600000 8250000 3500000 5350000 4200000 7900000 6780000 4690000 3000000 3100000 68870000

2%

COMISIÓN 92000 120000 78000 152000 165000 70000 107000 84000 158000 135600 93800 60000 62000 1377400

BASE 90000 90000 90000 90000 90000 90000 90000 90000 90000 90000 90000 90000 90000 1170000

TOTAL 182000 210000 168000 242000 255000 160000 197000 174000 248000 225600 183800 150000 152000 2547400

% VENDEDOR 6,68% 8,71% 5,66% 11,04% 11,98% 5,08% 7,77% 6,10% 11,47% 9,84% 6,81% 4,36% 4,50% 100,00%

* En este caso, en la columna “% VENDEDOR”, podremos ver las fórmulas con referencias absolutas. (EJERCICIO Nº2)

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FUNCIONES

Además de utilizar fórmulas, o dentro de ellas, en Excel tenemos la posibilidad de usar funciones predefinidas, agrupadas por categorías para facilitar su localización. Una función está formada por su nombre y los valores con los que trabajará, denominados argumentos. Éstos pueden ser valores constantes, referencias a celdas o incluso otras funciones. En Excel disponemos de un elevado número de funciones, y es casi imposible recordarlas todas. Para facilitar su uso, disponemos de un asistente de inserción de funciones que aparece en la barra de herramientas:

Los principales grupos de funciones son: FINANCIERAS. Realizan cálculos relacionados con intereses, pagos y otros temas relacionados con las finanzas. FECHA Y HORA. Sirven para realizar todo tipo de operaciones con fechas y realizar transformaciones entre tipo fecha/hora y otros. ÍNDICE

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MATEMÁTICAS TRIGONOMÉTRICAS. Funciones que realizan cálculos matemáticos y trigonométricos. ESTADÍSTICAS. Funciones como la media, la mediana,… BÚSQUEDA Y REFERENCIA. Funciones para realizar búsquedas en el documento y para trabajar con referencias de todo tipo. BASE DE DATOS. Funciones para trabajar con el contenido de la hoja de cálculo como si fuera una base de datos. TEXTO. Realizan operaciones con cadenas de texto, como comparaciones, extracción de una parte del texto, transformaciones… LÓGICAS. Funciones como “Si”, “No”, “Y”, “Verdadero”,… INFORMACIÓN. Devuelven información sobre el contenido o el formato de una o varias celdas. DEFINIDAS POR EL USUARIO. Podremos definir nuestras propias funciones utilizando métodos y lenguajes externos. IN F O R M E D E V E N T A S VENDEDOR M IG U E L G A R C ÍA R A Ú L A R ZA C E LE NA CA S AS J A V IE R M A R ÍN

T R IM IS T TR RE IM1 E S TTRR EIM 2E S T RT RE IM3 E S T RT OE T4 A L V E N T A S P O R V EM ENDDIAE TDR OIM RE S T R A L V E N T A S / V E N D E D O R 15000002000000 1850000 2100000 7450000 1862500 12000001340000 1750000 1800000 6090000 1522500 14600001700000 1900000 2000000 7060000 1765000 11000001600000 1640000 1700000 6040000 1510000

T O T A L V E N T A S P O R T R 5IM2 6E 0S0 T0 R0 E6 6 4 0 0 0 0 7 1 4 0 0 0 0 7 6 0 0 0 0 0 P R O M E D IO V E N T A S P O 1R3 1T 5R 0IM0 0E1 S6 T6 R0 0E0 0 1 7 8 5 0 0 0 1 9 0 0 0 0 0 VENTA S TOTA LES 26640000

* Ejemplo con función “PROMEDIO”

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V EN D ED O R P É RE Z LÓ P E Z GÓMEZ P É RE Z LÓ P E Z GÓMEZ P É RE Z LÓ P E Z

ZO N A N O R TE S UR N O R TE S UR N O R TE S UR N O R TE S UR

V EN T A S 300000 150000 360000 200000 150000 250000 230000 175000

B O N U S C O M IS IÓ NR EM U N ER A C IÓVNEN T A S N ET A S 21000 45000 66000 234000 6000 16500 22500 127500 25200 54000 79200 280800 10000 24000 34000 166000 6000 16500 22500 127500 15000 32500 47500 202500 13800 29900 43700 186300 8750 21000 29750 145250

TA B LA D E C O M IS IO N E S IM P O R TE D E V E N TA BS O N U S C O M IS IÓ N 100000 3% 10% 150000 4% 11% 200000 5% 12% 250000 6% 13% > 250000 7% 15%

* Uso de la función “SI” en las columnas “BONUS” y “COMISIÓN” teniendo en cuenta la TABLA DE COMISIONES. (EJERCICIO Nº6)

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IMÁGENES Y GRÁFICOS

En un documento de Excel podemos insertar todo tipo de imágenes, tanto externas como predefinidas. Para ello, abriremos la opción del menú “Insertar>Imagen”:

Como vemos, nos aparecen las siguientes opciones: IMÁGENES PREDISEÑADAS. Permite insertar imágenes de la galería de Microsoft Office.

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DESDE ARCHIVO. Podemos insertar imágenes externas.

DESDE ESCÁNER O CÁMARA. Necesita una conexión con una cámara o un escáner para adquirir imágenes. * Como no tengo ningún escáner o cámara conectados, no puedo sacar una captura de pantalla. AUTOFORMAS. Al igual que en Word, podemos insertar líneas, figuras, flechas y otras formas básicas.

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WORD ART. Se trata de la inserción de texto con un aspecto más gráfico y artístico.

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ORGANIGRAMA. Facilita la inserción de organigramas o diagramas jerárquicos.

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A parte de la inserción de imágenes, disponemos de una barra de herramientas de dibujo, a la que podemos acceder desde el menú “Ver>Barra de Herramientas” y que ya hemos explicado anteriormente. Página 20 de 64

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U n id a d d e C o n t o l ( U C )

Ins t ru c c io n es

M e m o ria C e n t ra l/ M e m o ria P rin c ip a l U n id a d d e P ro c e s a m ien t o

D ato s

U n id ad A ritm ét ic o L óg ic a R elo j

CA NA L

R e s u lt a do s

CANAL

U n id a d es P e rifé ric a s

* Ejemplo de auto formas ÍNDICE

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Manual de Excel 2003 (Adolfo García Cabrero) Hojas de cálculo. Conceptos básicos

Definición e historia

Operaciones básicas

Primeros pasos

Tipos de datos y formato

Fórmulas Fórmulas y funciones

Filas, columnas, celdas Evolución Características de Excel Barras de herramientas: menús, datos, fórmulas, desplazamiento, etiquetas, estado Área de trabajo Configuración y personalización del entorno de trabajo Crear, guardar, modificar, imprimir documentos

Tipos de datos en Excel La barra de herramientas formato Aplicación de formatos Formatos condicionales Estilos Referencias absolutas y relativas Fórmulas Copiar y mover datos

Funciones

Concepto Funciones predefinidas Grupos de funciones Uso de funciones

Imágenes

Imágenes prediseñadas Obtención de imágenes externas La barra de heramientas Dibujo

Imágenes y gráficos Gráficos

Compartir y combinar libros Comunicación con otros programas

Vincular e incrustar documentos

Importar y exportar

Bases de datos Bases de datos y macros Macros

El asistente para el diseño de gráficos Partes de un gráfico. Series

Compartir: acceso simultáneo Combinar: acceso local y reunificación posterior Vinculación: acceso directo desde Excel sobre un documento original Incrustación: se trabaja con una copia del documento original Importación Obtención de datos externos Exportación Guardar como Funciones de bases de datos Crear una base de datos Crear listas Crear tablas y gráficos dinámicos Definición y utilidad de una macro Creación y ejecución de macros Programación en Excel

* Otro ejemplo de auto formas en Excel.

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Otra característica interesante es la de poder representar cierto contenido de la hoja de cálculo en forma de gráfico, de manera que visualmente se pueden detectar tendencias o anomalías entre otras cosas. Para crear un gráfico, usaremos el asistente para gráficos:

Una vez nos aparezca esta pantalla, no tenemos más que seguir los pasos que nos marca el asistente; elegir un tipo de gráfico predefinido (o gráficos personalizados), escoger las celdas que se representarán gráficamente, añadir o quitar leyendas, los nombre de los ejes…

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Manual de Excel 2003 (Adolfo García Cabrero) TN. 1999 472825 635758 391751 517147 277792 344378 139051 1413714 4192416

ALMERÍA CÁDIZ CÓRDOBA GRANADA HUELVA JAÉN MÁLAGA SEVILLA TOTAL

TN. 2000 469450 477031 442085 517489 263190 295516 1021136 1146294 4632191

TOTAL 942275 1112789 833836 1034636 540982 639894 1160187 2560008 8824607

MEDIAS 471137,5 556394,5 416918 517318 270491 319947 580093,5 1280004 4412303,5

1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0

1999

IL LA

A

M

S

E V

LA G Á

JA É

N

D IZ R D O B A G R A N A D A H U E L V A

A

C Ó

LM

E R

ÍA

2000

C Á

Toneladas

Consumo por Provincias

Provincia

Toneladas Totales 1999/2000 3000000 2500000 2000000 1500000

Toneladas

1000000 500000 0

ALMERÍA

CÁDIZ

CÓRDOBA

GRANADA

HUELVA

J AÉN

MÁLAGA

SEVILLA

1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0

1999 2000

IL LA

A

E V S

M

Á

LA G

N JA É

V A

A

E L H U

A D

A A N G R

R D O B

C Ó

C Á

E R LM A

D IZ

Media

ÍA

Toneladas

Consumo Años/Media

Provincias

* Ejemplo de uso de gráficos; en este caso, 3 tipos distintos. (EJERCICIO Nº5) ÍNDICE

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NOMBRE SUELDO BRUTO RUÍZ 1200000 SANDOVAL 1250000 ANTÚNEZ 1320000 MELENDO 1100000 MORALES 2300000 IZQUIERDO 2340000 ROVIRA 3400000 TOTALES 12910000

IRPF 180000 187500 198000 165000 345000 351000 510000 1936500

SEG. SOCIAL SUELDO NETO 24000 996000 25000 1037500 26400 1095600 22000 913000 46000 1909000 46800 1942200 68000 2822000 258200 10715300

PAGAS 66400 69166,6667 73040 60866,6667 127266,667 129480 188133,333 714353,333

IRPF SEG.SOCIAL

15% 2%

PAGAS

15

Retención IRPF 600000

510000

Pesetas

500000 400000 300000 200000

180000

187500

198000

RUÍZ

SANDOVAL

ANTÚNEZ

345000

351000

MORALES

IZQUIERDO

165000

100000 0 MELENDO Empleados

Ejercicio 4 A la vista de la nómina de IRPF Asociados · Calcular las columnas vacías, sabiendo que la retención practicada a priori sobre el sueldo bruto es del 15% en concepto de IRPF y 2% en concepto de Seguridad Social (SS) · Calcular la paga mensual, sabiendo que son quince (15) pagas, distribuidas a lo largo del año · Confeccionar un gráfico donde se compare la retención de IRPF para cada uno de los Empleados

* Ejemplo de un gráfico sencillo. (EJERCICIO Nº4)

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ROVIRA

Manual de Excel 2003 (Adolfo García Cabrero) 1. 2. 3. 4. 5. 6.

R ES U L T A D O S P O R P R O D U C T OPSR O D U C T O A P R O D U C T O B V e n ta s 50 55 D e vo lu c io n e s 5 ,5 7,2 V E N TA S N E TA S (1 -2 ) 4 4 ,5 4 7 ,8 A m o rtiz a c io ne s 1 0 ,5 5 C o s te s d e p ro d u c c ió n 9 7,3 M A R G E N B R U TO (3 -4 -5 ) 25 3 5 ,5

TOTAL 105 1 2 ,7 9 2 ,3 1 5 ,5 1 6 ,3 6 0 ,5

35,5

47,8

2

0

20

25

44,5

1

40

60

80

1 00

3 . V E N TA S N E TA S (16.-2)M A R G E N B R U TO (3 -4 -5 )

* En este caso, usamos un gráfico personalizado. (EJERCICIO Nº3)

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VINCULAR E INCRUSTAR DOCUMENTOS

VINCULAR DOCUMENTOS

Con la vinculación de documentos, podemos trabajar con datos externos como si estuviesen en nuestro libro de trabajo. Se pueden vincular datos tanto de Excel como de otras aplicaciones. En el caso de la incrustación, lo que se hace es crear una copia del documento original en vez de in enlace al mismo. La vinculación de documentos en Excel es muy sencilla y se puede realizar de dos maneras diferentes: Manualmente desde la barra de fórmulas. Al incluir en una fórmula el contenido de una celda vinculada, tecleamos su referencia, incluyendo el libro entre corchetes seguido de la hoja, un signo de cierre de exclamación y finalmente la columna y la fila de la celda: “………. archivo.xls]hoja1!A1” Si el libro de origen no está abierto, se debería incluir la ruta completa del mismo: “C:\ejercicios\excel\[archivo.xls]hoja1!A1”

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Copiando y pegando las celdas originales. En este caso, una vez copiadas las celdas, cuando las pegamos en el libro actual, deberemos ir a las opciones de pegado y elegir la opción “vincular celdas”:

Si deseamos vincular un documento que no es de Excel, debemos insertarlo como un objeto externo, mediante el menú “Insertar>Objeto”. Esta opción nos muestra una ventana con diferentes tipos de objetos que pueden incluirse en nuestra hoja de cálculo:

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También se nos ofrece otra posibilidad de vincular: “Crear de un archivo”, pudiendo elegir cualquier archivo creado con otra aplicación y si marcamos la opción “vincular”, todos los cambios que se realicen en el documento original, se actualizarán en nuestro libro de Excel:

INCRUSTAR DOCUMENTOS

La incrustación, a diferencia de la vinculación, crea una copia del archivo original y no un vínculo. La ventaja es que el objeto incrustado se puede modificar sin que afecte al original; la desventaja es que el objeto incrustado se guarda junto al documento de Excel aumentando su tamaño. La incrustación se realiza exactamente igual que la vinculación, pero sin marcar la casilla de “Vincular”. Por otro lado, si marcamos “Mostrar icono”, sólo veremos en nuestro documento de Excel una especie de acceso directo al documento incrustado. Si hacemos doble clic en él, se nos abrirá el documento

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BASES DE DATOS

Excel dispone de una serie de funciones que trabajan con la información de la hoja de cálculo, simulando la gestión de una base de datos. Para ello, hay varias posibilidades: podemos disponer la información normalmente en filas y columnas (dejando la primera fila para los títulos de los campos), o bien trabajamos con el objeto “Lista”. FUNCIONES DE BASES DE DATOS Se puede crear una especie de base de datos en Excel simplemente organizando la información en filas (registros) y columnas (campos). La primera fila contendrá, en cada columna, el nombre del campo correspondiente: C Ó D I G OD E S C R I P C I ÓPNR E C I O -C O PS RT E C I O -V E UN DT AS A 0 0 1 M o n it o r 1 4 p u lg a d a 1s 0 0 120 20 A 0 0 2 M o n it o r 1 7 p u lg a d a 1s 2 0 140 25 B 0 0 1 R a t ó n N o rm a l 3 5 50 B 0 0 2 R a t ó n Ó p t ic o 4 6 50 B 0 0 3 R a t ó n in a lá m b ric o 6 10 30 C 0 0 1 T e c la d o n o rm a l 4 7 25 C 0 0 2 T e c la d o in a lá m b ric o7 12 20

P R E C I O -C O S T E > 100 1

* Ejemplo de “base de datos”. En este caso, usamos la función BDCONTAR.

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LISTAS Una vez introducidos los datos y organizados como hemos visto en el apartado anterior, podemos crear con ellos una lista. Para ello, tenemos que seleccionar el rango de celdas que queramos y crear la lista usando la opción del menú “Datos>Lista>Crear lista”.

* Marcar la opción “La lista tiene encabezados” ÍNDICE

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Una vez creada la lista veremos que, si hacemos clic dentro de la lista, aparecerán unas flechas. Estas flechas abren una serie de funciones que podremos realizar sobre la columna:

Otro elemento importante que nos aparece en nuestra lista, es una línea en blanco al final, con un asterisco en la primera columna, que nos permite añadir datos:

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FORMULARIOS

Como hemos visto, al crear una lista tenemos más facilidad para trabajar con los datos que contiene, independientemente del resto de la hoja. Pero tenemos otra herramienta que nos facilitará más el trabajo con los datos: los formularios. Para ello, y siguiendo con el ejemplo anterior, tendremos que activar la lista haciendo clic en ella y accederemos al menú “Datos>Formulario”:

Nos aparecerá una ventana en la que aparecerán a la izquierda los datos de la lista, y a la derecha varios botones (nuevo, eliminar, criterios, buscar…)

Vamos a comentar los botones que aparecen: ÍNDICE

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NUEVO._ Para añadir una nueva fila de datos. ELIMINAR._ Para eliminar la fila activa. RESTAURAR._ Para deshacer los cambios. BUSCAR ANTERIOR y BUSCAR SIGUIENTE._ Parra moverse al registro anterior o al siguiente. CRITERIOS._ Para definir una condición de búsqueda mediante la introducción de unos valores para los campos. Al pulsar “Buscar siguiente”, el formulario se abrirá con la primera ficha encontrada que cumpla la condición. Existe otro menú relacionado con las listas a la que podemos acceder haciendo clic con el botón derecho sobre la lista y que tiene el siguiente aspecto:

Lo más interesante puede ser la opción de “Fila total”, que nos permite mostrar en una fila al final de la lista, un cálculo hecho sobre cada columna. Por defecto aparece la suma, pero se puede cambiar:

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TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Excel nos ofrece la posibilidad de convertir una tabla normal en una tabla dinámica y obtener un gráfico a partir de su contenido. Una tabla dinámica facilita el filtrado de los datos; su agrupamiento según determinados criterios, la obtención de informes, la modificación rápida de los criterios de búsqueda y la aplicación de funciones de bases de datos en general. Lo primero que tenemos que hacer es, partiendo de una serie de datos que tengamos en nuestra hoja, seleccionar el rango de celdas que queramos e ir al menú “Datos>Informe de tablas y gráficos dinámicos”:

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Nos aparecerá el asistente de tablas dinámicas:

En principio, para la tabla dinámica, lo dejaremos por defecto y pulsaremos “Siguiente” para continuar con el asistente. Nos pedirá el rango de celdas, pero ya lo teníamos seleccionado:

Ahora nos ofrecerá la opción de ubicar el informe de tabla dinámica en la misma hoja o en otra distinta… lo que nos venga bien. Los botones “Diseño” y “Opciones” permiten cambiar la apariencia del informe; dónde aparecerán los detalles de los campos, en qué fila, columna…

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Una vez configurado todo a nuestro gusto, este sería el resultado:

Como vemos, aparecen unos selectores con los que podemos, por ejemplo, filtrar los datos o realizar subtotales ÍNDICE

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. Utilizando como origen el contenido de la tabla, también podemos generar gráficos dinámicos. Para ello, simplemente hay que escoger, en el asistente, la opción informe de gráfico dinámico. El resto de los pasos serán igual que en el ejemplo anterior y este sería el resultado del gráfico:

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MACROS Los macros son pequeños programas formados por tareas individuales que pueden realizarse sobre la hoja de cálculo. La función de los macros es agrupar ciertas tareas que se realizan de manera frecuente y correlativa para que, simplemente seleccionando y ejecutando la macro correspondiente, se pongan en marcha de forma automática. CREANDO MACROS Para crear una nueva macro disponemos dos opciones: La primera, desde la barra de menú “Herramientas>Macro”, que activa un submenú como el siguiente:

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La segunda manera es activando la barra de herramientas de Visual Basic desde el menú “Ver>Barras de herramientas”:

En cualquiera de los casos, pulsando en el botoncito rojo, accedemos a un cuadro de diálogo en el que se nos pide un nombre para la macro y tenemos la posibilidad de crear un método abreviado o combinación de teclas para ejecutar la macro rápidamente (CTRL. + …)

Como vemos, podemos guardar la macro en el libro actual o en otro distinto. También nos da la posibilidad de escribir una pequeña descripción de la función de la macro para que nos sea más fácil reconocer su función.

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* En este ejemplo, hemos creado una macro sencillísima para dar formato a unas celdas. EJECUTAR MACROS Para ejecutar una macro manualmente, podemos acceder al menú “Herramientas>Macro>Macros” o pulsar “ALT. + F8”:

Como vemos, nos muestra las macros que tenemos guardadas y nos ofrece uno botones para ejecutar, modificar, etc. ÍNDICE

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Otra forma de ejecutar una macro, es desde el botón “Ejecutar macro” de la barra de herramientas de Visual Basic (si la tenemos activada, claro):

La tercera opción sería usar la combinación de teclas que tengamos asignada a la macro que queramos.

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EJEMPLOS DE USO DE VBA

Para programar tareas más complejas, Excel ofrece el lenguaje “Visual Basic para Aplicaciones” (VBA). Las macros que hemos visto en el apartado anterior, utilizan internamente este lenguaje. Profundizar en este lenguaje es algo que no se pretende en este manual, pero si que pondremos unos ejemplos de usos relativamente sencillos que podemos hacer en Excel. Para ello, primero vamos a presentar una nueva barra de herramientas: “Cuadro de controles”. Para acceder a esta barra, iremos al menú “Ver>Barras de herramientas>Cuadro de controles”:

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Nos aparecerá la siguiente barra:

Modo diseño

Propiedades

Ver código Casilla verificación

Cuadro Texto Botón opción

Botón comando Cuadro lista

Cuadro combinado

Botón alternar Desplazamiento

Control número

Imagen

Etiqueta

Más controles

Con estos controles y un poco, solo un poco, de atención, podremos crear pequeños “programas” dentro de nuestra hoja de cálculo que hará que el resultado sea visualmente más atractivo. Vamos a ver un ejemplo que luego explicaremos:

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Como se ve en la imagen anterior, es un ejemplo sencillo de uso de VBA

que consiste en una pregunta

, dos

opciones de respuesta que podemos marcar botón para responder con la opción marcada

, un y una

respuesta que se nos genera automáticamente dependiendo de si hemos acertado o no

.

Como verás, dependiendo de la selección de respuesta, nos aparecerá una frase diciendo que hemos fallado o que hemos acertado:

¿Cómo lo hemos hecho?... A continuación lo explicamos:

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Lo primero que hemos hecho, ha sido escribir una pregunta. En este caso, “¿Se pueden sumar celdas no contiguas?”

A continuación, y haciendo uso de la barra de herramientas “Cuadro de Controles”, seleccionamos “Botón de acción”

y creamos dos opciones de

respuesta:

Vamos a cambiar los atributos de estos controles: Hacemos doble clic en “OptionButton1” y nos aparecerá algo como lo siguiente:

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Ahora tenemos que realizar unos cambios:

Haremos los mismos cambios con “OptionButon2”. Ahora tenemos que crear el botón RESPONDER; para ello escogemos, en la barra de herramientas “Cuadro de Controles”, la opción “Botón de comando”:

A continuación, como hemos hecho antes, haremos doble clic y entraremos en las propiedades del botón.

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Haremos los cambios necesarios en sus propiedades para dejarlo de la siguiente forma:

Ahora tenemos que “programar” la respuesta que nos dará al escoger una opción y pulsar en responder. Hacemos doble clic en el botón RESPONDER y esta vez nos centramos en esta ventana:

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Vamos a explicar paso a paso el contenido de esta ventana:

Nuestro código siempre empezará con un “Private Sub” y la acción sobre el control en el que se haga clic. En este caso, especificamos que el hacer clic en el botón “Responder”, entrarán en juego las celdas D11 y D12, que será donde aparezca el resultado dependiendo de lo que especifiquemos a continuación:

En estas líneas queremos decir que, si hemos seleccionado como respuesta la primera opción (RESPUESTA1), nos aparezca en la celda D11 el texto “Lo siento, has fallado”.

En esta ocasión, indicamos que, si hemos seleccionado como respuesta la segunda opción (RESPUESTA2), nos aparezca en la celda D12 el texto “Has acertado”. El final de cada acción a realizar será un “End If” y el final de todo el código será un “End Sub”. A continuación veremos unas capturas de un ejercicio un poco más complejo: ÍNDICE

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* Este es une ejemplo de la realización de un Test con cuatro posibles respuestas y como vemos, hemos programado la salida de varios textos distintos dependiendo del resultado.

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Como vemos en este ejemplo, la frase nos aparecerá en la celda J6, y dependiendo de qué respuesta hayamos elegido, al pulsar el botón “¿ES CORRECTO?”, nos aparecerá “NO,NO”, “LA DAMOS POR BUENA”, etc.

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EJERCICIO DE REPASO

Vamos a realizar un ejercicio de repaso que consistirá en crear una hoja de cálculo para controlar un almacén. Constará de tres hojas: Entradas, Salidas y Stock. Lo primero que vamos a hacer es rellenar los datos de la hoja “Entradas” con los datos de todo lo que entra en nuestro almacén:

En el caso de las salidas, aparecerá lo siguiente:

Pero hemos realizado un “truquito”:

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Para no escribir el código y el nombre de todos los productos y, como en principio, todo lo que entra en el almacén tendrá que salir, hemos hecho una función que “llama” a la hoja “Entradas” y nos copia el contenido de las celdas “Código” y “Nombre” de la hoja de Entradas en las celdas correspondientes de la hoja de Salidas.

Los campos de “Cantidad” y “Fecha”, ya los rellenaremos cuando salgan los productos del almacén (lógicamente)

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Ahora vamos a la hoja de “Stock”:

Para recoger lo que tenemos en nuestro almacén, hemos hecho la misma función que en la hoja “Salidas”, llamando a los campos “Código” y “Nombre” de la hoja “Entradas” para que se copie el contenido en las celdas de la hoja “Stock”:

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Una vez que tenemos los campos “Código” y “Nombre” automatizados en nuestra hoja de Stock, tendremos que hacer que nos aparezcan automáticamente cuántos artículos han entrado al almacén, cuántos han salido y claro está, el stock que nos queda:

¿Qué nos hemos complicado? ¿Qué podríamos hacer como en el la hoja “Salida” y llamar sólo a la cantidad?... Pues sí… pero nos gusta el “riesgo”… Pues bien… ahora nos queda lo más fácil: Calcular el stock:

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Simplemente restamos las salidas de las entradas… y ya está!!!. Fácil, ¿Verdad?.

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Dejo el documento insertado:

ENTRADAS Código A01 A02 B01 B02 C01 C02 D03 D04 D05 D06

Nombre Teclado Inalámbrico Teclado normal Cartucho impresora tinta color Cartucho impresora tinta negro Ratón inalámbrico Ratón normal Tarjeta Red Tarjeta Red Inalámbrica Impresora Láser Multifunción hp

Cantidad 30 25 100 105 28 15 25 30 20 10

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Fecha 01/11/2010 01/11/2010 02/11/2010 03/11/2010 05/11/2010 06/11/2010 07/11/2010 10/11/2010 11/11/2010 15/11/2010

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EJERCICIO EXTRA

A continuación, vamos a intentar explicar las diferencias que existen en Excel, Calc y Google Docs sobre los temas de “FORMATO”, “FÓRMULAS”, “GRÁFICOS” e “IMAGEN”. En principio vamos a tomar como referencia Excel y a partir de ahí intentaremos explicar las diferencias con los otros. FORMATO._ Vamos a distinguir dos partes en el apartado de formato: El formato del documento en si (la extensión) y el formato o formateo de los elementos de nuestra hoja de cálculo. Formato del documento._ Como es bien sabido, Excel guarda y sólo puede abrir documentos con extensión “.xls”, mientras que Calc guarda por defecto sus documentos con la extensión “.ods” pero permite tanto abrir como guardar hojas de cálculo en cantidad de formatos, incluido “.xls”. Google docs, con su aplicación Spreadsheet para hojas de cálculo, nos permite abrir documentos, tanto de Excel como de Calc. Formato de los elementos de la hoja._ La verdad es que, en este apartado, tanto Excel como Calc son muy similares y nos ofrecen opciones parecidas para dar formato a las celdas, filas, columnas, texto, formato condicional, estilos, etc. Lo que varía entre uno y otro es la ubicación de algunos de los menús y botones pero, prácticamente, se pueden hacer prácticamente las mismas cosas con uno y con otro. Pero Google Docs… eso es otro cantar… Está muy, muy limitado. Está pensado para realizar y trabajar con hojas de cálculo sencillas. No se le puede pedir más.

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FÓRMULAS._ En el caso de las fórmulas y funciones, Excel y Google Docs, disponen de un icono que, aparte de la auto-suma, permite realizar otras funciones básicas:

Calc también tiene un icono similar pero, en principio, sólo hace la autosuma:

En el apartado de las funciones, Google Docs nos da acceso a unas 60 funciones a las que se accede desde el icono:

o desde el menú “Insertar>Fórmula>Más”. Hay que decir que estas funciones son las más usuales:

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El caso de Calc y Excel es de otro mundo… Cientos de funciones… desde las más sencillas hasta otras complicadísimas incluso de comprender… En Calc, accederemos a las funciones desde el icono

o desde el

menú “Insertar>Función”:

En Excel, lo haremos desde el icono

o desde el menú

“Insertar>Función”:

GRÁFICOS._ En el tema de gráficos, Google Docs también sale perdiendo; nos ofrece 6 tipos de gráficos con algunos sub-tipos… Vuelve a quedar claro que Google Docs es para lo que es…

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Para insertar un gráfico en Google Docs, tenemos que ir al menú “Insertar>Gráfico”:

Excel nos ofrece 14 tipos de gráficos estándar con varios sub-tipos y la posibilidad de crear gráficos personalizados (unos 20). Tenemos dos posibilidades para insertar gráficos en Excel: Desde el icono

o bien desde el menú “Insertar>Gráfico”:

En Calc, accederemos a la inserción de gráficos desde el icono o bien desde el menú “Insertar>Gráfico”:

Podremos insertar 9 tipos de gráficos con sus sub-tipos y con opción de 3D y cosas de esas tan bonitas…

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IMAGEN._ En el caso de Excel, tenemos la posibilidad de insertar imágenes de distinto tipo y de varias formas: La primera forma sería entrando en el menú “Insertar>Imagen”:

Como vemos, nos da varias opciones para insertar imágenes; prediseñadas, desde un archivo, adquiriéndola desde un escáner o cámara… y las auto-formas, Word Art y organigramas. Otra opción es, si tenemos activada la barra de herramientas “Dibujo”, nos aparecen unos iconos para la inserción de imágenes:

Los formatos de imagen que nos permite insertar Excel son los de uso más común (Jpg, BMP, gif,…) En Calc, sólo nos permite insertar imágenes desde archivo. Lo podemos hacer de dos formas: Desde el menú “Insertar>Imagen”:

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También podemos acceder a la inserción de imágenes si tenemos activada la barra de herramientas “Dibujo” y pulsando en el icono “A partir de archivo”: Al igual que Excel, los formatos que nos permite insertar son los más comunes (Jpg, Gif, BMP, PNG, …) y posiblemente admita alguno más que Excel. Como estamos viendo en esta comparativa, Spreadsheet de Google Docs, es más limitado… y en el caso de las imágenes, no es menos. Para insertar una imagen, tendremos que ir al menú “Insertar>Imagen”:

Nos encontramos con la “sorpresa” de que solo podremos insertar una imagen desde una URL:

Aunque con esta opción también podemos insertar los formatos de imagen más comunes, nos limita a buscar las imágenes online y no poder utilizar las que tengamos en nuestro pc.

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LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN._ Mientras que Excel utiliza VBA para todo el tema de macros y programación, Calc hace uso de OOBasic(que es prácticamente igual que VBA). La diferencia fundamental está en la jerarquía de objetos, que sí hay diferencia. Con Google Docs nos volvemos a encontrar con un problema: no soporta macros de Excel o Calc… más que nada, porque Google Docs trabaja sobre JavaScript y no se llevan muy bién.

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