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UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO”

Autor (a): Guill en Karem C.I 18.959.300 Tutor: Ont iveros Roberto Anális is y Diseño de Siste mas de Información

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Rubio, Septiembre de 2008

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El sistema de información de registro y archivo de proyectos en ejecución de la Escuela Bolivariana “La Victoria”, es un sistema que lleva el control de todos aquellos proyectos que se ejecutan en la institución educativa. Este sistema cuenta con una

Base

de

Datos

Access,

que

permite

visualizar

detalladamente todos los proyectos en ejecución. Principalmente se comenzara desde lo primordial, entrar al sistema, al ingresar, se reflejara en la pantalla la siguiente ventana:

Inicio

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(Imagen 01)

ENTRADA AL SISTEMA El Inicio: luego de que se refleje esta ventana (imagen 01), se procederá a dar doble clic en el recuadro remarcado llamado INICIO, este recuadro nos llevar a la ventana principal donde

se

iniciara

nuestro

sistema

llamado

anteproyectos.

(Imagen 02)

Proyectos y anteproyectos

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proyectos

y

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Principal

del sistema: la ventana principal del sistema

(imagen02), mostrara el membrete de la institución seguido de los botones de entrada, al sistema deseado y el botón de salida del

sistema.

Se

dará

clic

al

botón

de

Proyectos

y

anteproyectos. Este botón lo llevara a una ventana en donde podrá dirigirse a los archivos y registros que desee ver o realizar alguna operación.

(Imagen 03)

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Proyectos en Ejecución.

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO” Ventana principal de anteproyectos y proyectos: en esta ventana (Imagen 03) se mostraran dos botones de opción, de anteproyecto y proyectos en ejecución,

en esta ocasión se

dará clic en el botón de proyectos en ejecución señalado en la imagen 03; al dar clic saldrá un cuadro de aviso en donde señala que se ira a Proyectos en Ejecución,

(Imagen 04)

(Imagen 05)

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(Haz clic en Aceptar)

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Así se vera la ventana cando se de clic en el botón de Proyectos en Ejecución (Imagen 03), el mostrara el cuadro de aviso de ingreso en donde se deberá hacer clic en aceptar para poder entrar al sistema de archivos y registros de proyectos en ejecución.

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UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO” OPERACIONES DEL SISTEMA “PROYECTOS EN EJECUCION” A continuación se iniciara el proceso de operación de archivos y registros de los proyectos en ejecución, el usuario podrá observar detalladamente los archivos que existe, así como también registrar nuevos proyectos, eliminarlos, actualizarlos, imprimirlos y poder buscar y ver reportes.

(Imagen 06)

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UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO” En la imagen 06, se muestra la ventana principal de operaciones del sistema de proyectos en ejecución, esta ventana esta dividida en cuatro partes, la primera donde se observan los datos del proyecto: tipo de proyecto, el código, nombre, autor o autores,

y los objetivos del proyecto. La

segunda parte consta de la Duración del proyecto: duración, fecha de inicio y fecha de finalización; la Tercera parte sobre los Encargados del Proyectos, que comprende los representantes la institución y los representantes del exterior, es decir aquella persona encargada o que represente la empresa, institución o compañía el cual va a llevar a cabo el proyecto, la empresa encargada, a categoría si es de infraestructura, tecnología o de materiales, financiado por: institución, empresa o gobierno, el costo del proyecto y las observaciones. La cuarta y última

parte,

operaciones

comprende

los

botones

de

comandos

y

tales como: botón de direcciones anterior y

siguiente, para nuevo registro, guardar, eliminar y actualizar registros, el botón de imprimir, el de búsqueda donde llevara al usuario a buscar un registro en especifico, el botón de reportes que podrá encontrar un registro detallado, y el botón de cerrar. La siguiente imagen se observa las partes de la ventana de operaciones:

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Primera parte

Segunda parte

Tercera parte

Cuarta

(Imagen 07)

BOTONES DE OPERACIÓN DE REGISTROS Los siguientes botones, son aquellos que le permitirán al usuario operar y manejar la información que se lleva a cabo en esta ventana. A continuación se explicara el uso de cada botón. Botones de dirección: los botones de dirección permiten al usuario al hacer clic poder ver el anterior registro o el siguiente registro que desee observar u operar.

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UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO” Nuevo Registro: permite registrar un nuevo proyecto. Al darle clic la ventana se mostrara en blanco.

(Imagen 08)

En la imagen 08 se muestra la pantalla en blanco para que el usuario ingrese los datos necesarios de un proyecto en ejecución llenando la primera, segunda y tercera parte de la pantalla previamente explicada en la imagen 07. Las casillas que poseen

un

asterisco

(*)

son

campos

obligatorios

e

importantes que se deben llenar a la hora de un nuevo registro. En la casilla de tipo de proyecto, categoría y financiamiento se

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UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO” encontraran

una

serie

de

opciones

que

deberá

escoger

dependiendo del proyecto a registrar ejemplo:

(Imagen 10)

En la imagen 10, En la casilla de categoría, tiene tres opciones, infraestructura, tecnología o materiales, solo deberá escoger una, y así se hará con la casilla de financiado. Guardar

registró:

este

botón

permitirá

guardar todos los datos que se introdujeron en el nuevo registro. Luego de realizar toda esa operación, el usuario dará clic en el botón “Guardar registro”. Eliminar

registró:

el

usuario

tiene

la

posibilidad de eliminar el registro que desee, con los botones de dirección podrá dirigirse y ver el registro que desee eliminar al hacer clic en el botón de “eliminar registro”

Actualizar

registro:

para

actualizar

un

registro, primero se debe localizar el registro Manual de Usuario…. Proyectos. Guillen Karem 12

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO” que el usuario desee actualizar o modificarle algún dato. Se localiza se modifica y se da clic al botón el automáticamente guardara los cambios realizados actualizando la base de datos.

Imprimir: la opción imprimir brinda al usuario la posibilidad de imprimir cualquier registro que desee. Al hacer clic se mostrara un cuadro de aviso que indicara que se va a imprimir un registro ejemplo:

Dar clic en “aceptar”. Botón Buscar: el usuario cuenta con esta opción, al dar clic mostrara una ventana de aviso y luego se abrirá una ventaba que permite buscar un registro específico que el usuario desee observar. Este procedimiento es el siguiente.

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UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO” Dar clic en “aceptar”.

Luego de mostrar la ventana de aviso, se abrirá una ventana en el cual el usuario podrá buscar un archivo de algún proyecto en ejecución.

(Imagen 11)

En la imagen 11, se muestra tres opciones de búsqueda de registros, la primera la búsqueda por código de proyecto, la segunda el nombre del proyecto y la tercera el autor del proyecto que desee buscar. Luego de introducir el dato en cualquiera de las búsquedas es necesario hacer clic en el botón “proyecto”, el cual procederá a hacer la búsqueda correspondiente, esta ventana también brinda un botón de salida de la búsqueda. En la siguiente imagen se muestra una ventana luego de haberse realizado una búsqueda por código de proyecto, en Manual de Usuario…. Proyectos. Guillen Karem 14

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGOGICO RURAL “GERVASIO RUBIO” donde se refleja exactamente todos los datos del proyecto con ese código.

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(Imagen 12)

Esta imagen, refleja detalladamente toda la información de un proyecto en específico. También tiene la opción de poder volver a la venta de registro y archivo de proyectos en ejecución, anteriormente explicada en la imagen 07, al igual que la opción de un botón de salida, que al hacer clic mostrara un cuadro de mensaje anunciando lo siguiente:

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El usuario deberá hacer clic en aceptar para poder salir de la ventana de búsqueda. Botón de reportes el usuario cuenta con la posibilidad de consultar y observar todos los informes o reportes que existan dependiendo de los proyectos en ejecución que estén en la base de datos. El usuario deberá hacer clic en el botón de “ver reportes”,

el cual mostrara un cuadro de

mensaje.

Este cuadro de mensaje seguido de dar clic en aceptar, mostrara una ventana el cual brinda tres opciones para poder observar los informes y reportes de los proyectos en ejecución.

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(Imagen 13)

Esta ventana de consulta de reportes, brinda la posibilidad de observar los siguientes reportes o informes, el reporte general, en donde al hacer clic en el botón de “General” aparecerá una ventana de todos los informes generales de cada uno de los proyectos en ejecución, también esta los reportes por categoría de proyecto, al hacer clic en algunos de los botones, el sistema reflejara en una ventana todos aquellos proyectos que sean sobre materiales, al igual que de categoría tecnología e infraestructura,

y

por

ultimo

una

serie

de

reportes

dependiendo del tipo de financiamiento del proyecto, es decir si fue financiado por una empresa se debe hacer clic en una de esas opciones y se abrirá una ventana de informes sobre uno de esos tipos, ya sea de empresa, gobierno o por la institución. Esta ventana también tiene la opción de un botón de salida de los reportes que al hacer clic mostrara un cuadro de aviso como el sugiente:

Este aviso anunciara al usuario la salida de las consultas.

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(Imagen 14)

Al hacer clic en una de las opciones para poder observar reportes o informes, en cada uno de los botones que el usuario desee ver, se emitirá un cuadro de mensaje como el de la imagen

13,

anunciando

al

usuario

que

opción

escogió,

seguidamente y dependiendo de la opción asignada se mostrara el informe de la siguiente manera en este caso será de la categoría MATERIALES:

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(Imagen 15)

Al mostrar la ventana de informes o reportes, en la parte superior aparecerá una serie de botones el cual indicara al usuario, si existen uno o mas reportes, en caso de existir mas de uno, se podrá dirigir a observarlos pulsando el botón de siguiente ejemplo:

Esta barra de dirección podrá mostrar los siguientes archivos en caso de poseer dos o más, al pulsar el botón

de

página siguiente.

Botón de Cerrar: el botón de cerrar de la ventana anteriormente explicada en este manual de usuario, de la imagen 07 muestra el botón de cerrar, este botón permite al usuario salir de dicha parte del sistema, es decir de proyectos en ejecución, el cual al pulsarlo mostrara una ventana de aviso como la siguiente:

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Luego de salir este mensaje, se pulsa aceptar y el sistema cerrar la ventan de operaciones de proyectos en ejecución. Este manual de usuario de proyectos en ejecución, brinda al usuario como manejar paso a paso y detalladamente el uso y manejo

del

sistema,

mostrando

diferentes

imágenes

que

aparecerán en el sistema en el momento de manejarlo, brindando así la posibilidad de un buen manejo del sistema. Es importante que todos aquellos usuarios que utilizaran el sistema en al institución, lean detenidamente y previamente el manual de usuario antes de poder manejarlo.

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