Manual De Procesos Y Procedimientos De La Empresa

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA ASOARCHI

MISION: desempeñarse de la mejor manera posible. Ofreciendo el mejor de los servicios en el área archivística, con profesionales de gran calidad técnica, y ética profesional admirables y que siempre se preste un trabajo agradable, muy eficaz y eficiente, para que el cliente tenga la satisfacción de un trabajo bien hecho y la empresa se dé ah conocer por su calidad y servicios. VISION: ser la empresa archivística mas importante del país, que preste sus servicios ah las entidades más altas del estado y que sea un privilegio y un honor trabajar para serviarchi, que hallan diferentes sucursales por todo el país y que se logre alcanzar el mayor de los éxitos no solo en el ámbito nacional archivístico si no en el ámbito ético profesional. ESTRATEGIA La estrategia de la empresa asoarchi consiste en ofrecer el servicio de manejo de archivos a pequeñas empresas o microempresas destacando por sus métodos eficientes, tratando de dejar la mejor imagen posible y siempre buscando nuevas aperturas del mercado, nuevos clientes que puedan contribuir al crecimiento de la empresa. La empresa asoarchi tratara de desarrollar esta estrategia para ubicar personal en empresas con contratos en vigencia y tratando de sacar el mayor beneficio posible, buscara nuevas conexiones ah empresas cada vez más grandes y finalmente lograr un contrato con el estado para el mantenimiento archivístico de varios de los componentes políticos del país. POLITICAS La política de la empresa asoarchi es ofrecer el mejor servicio posible con unas tarifas razonables y unos profesionales de gran calidad técnica e idoneidad ética. Es política de la empresa contratar gente joven, que busquen sus primeros años de experiencia laboral y que sean egresados del Sena. También es política de la empresa no ofrecer puestos ah gente mayor de 35 años y siempre buscar

hacer profesionales de la empresa y que perduren el mayor tiempo posible en la institución. Como política final la empresa se hace responsable de cualquier falla en un trabajo hecho o ejecutado en los primeros 7 dias después de hecho el trabajo, después de este periodo no se aceptaran quejas ni reclamos sobre el trabajo hecho. VALORES AH TENER EN CUENTA POR LA EMPRESA ASOARCHI Los valores ah tener en cuenta por la empresa no solo son los más primordiales, si no que son fundamentales para que cada empleado logre el mayor de los rendimientos en la empresa. RESPONSABILIDAD: cualidad fundamental para el trabajador ya que será una persona confiable para cualquier trabajo u obligación. ser responsable significa incluso asumir cualquier error, pero con la sabiduría de que si se comete es para aprender, ya que todos tenemos derecho ah equivocarnos; aunque lo difícil es reconocerlo. PUNTUALIDAD: cualidad fundamental que le permitirá llegar ah la hora requerida para un trabajo o hacer un trabajo en el tiempo estimado. La persona puntual es eficiente, se desempeña de gran manera ya que maneja muy bien su tiempo, además siempre busca la productividad mayor en su espacio laboral. EFICIENCIA: es importante que el trabajador sea eficaz y eficiente en su trabajo, esto significa que haga un buen desempeño en el menor tiempo posible. ADAPTABLE: más que una cualidad es una forma de ver las cosas o los asuntos de un trabajo de acuerdo ah las dificultades que esté presente, se pide que sea adaptable, para que no se sienta presionado o se complique con un trabajo ah realizar, si no que sea recursivo y busque la mejor solución para dicho trabajo. HONESTIDAD: es el valor más importante al tener en cuenta por la empresa, ya que lo que menos se quiere es una persona deshonesta que solo perjudique ah la empresa, siempre se busca alguien que una sus objetivos con los de la empresa así no es egoísta y no busca su bien común.

TRABAJO EN EQUIPO: es fundamental que el trabajador de asoarchi sea una persona que no busque la individualidad en los trabajos si no que siempre se haga una coordinación de grupo, la unión hace la fuerza y la empresa asoarchi siempre buscara gente con capacidad de trabajo en grupo y que nunca haga trabajos u objetivos por individualidad.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: ser la empresa líder en le maneja miento de archivos y documentos de toda índole destacándose por su eficiencia y eficacia ah la hora de la realización de un trabajo, siempre de la mejor manera y con los profesionales más capacitados para las distintas tareas que se puedan dar siempre tratando de dar la mejor imagen de la empresa. OBJETIVOS ESPECIFICOS: • • •

•

Expandir la empresa ah nuevos campos de trabajo tratando de dar la mejor de las impresiones al cliente. Buscar y obtener ah los mejores empleados en el área de la archivacion y organización de documentos. Tratar de ofrecer los mejores precios en el mercado pero que la calidad del trabajo sea igualmente buena ah la de otras empresas que ofrezcan el servicio ah un precio mayor. Instalar o construir diferentes sucursales de la empresa asoarchi en las capitales de los departamentos más importantes del país.

FUNCIONES

JUNTA DIRECTIVA Su función es ser la cabeza visible de la empresa, toda decisión tomada por el gerente pasa por la junta directiva, ellos aprueban presupuestos, contrataciones, planes de trabajo, contratos, todo pasa por la junta además de ser los accionistas mayoritarios y los que buscan las relaciones corporativas con otras empresas. GERENTE Su función es administrar la empresa, de acuerdo ah las decisiones que se tomen en la junta directiva, es el encargado de la firma de contratos de la empresa, mantiene latente observación en las subgerencias y recibe reportes de los desempeños de cada una de ellas, además es el encargado de la presentación de los proyectos ah la junta directiva y la presentación de presupuestos y demás. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Es la encargada de la administración de los trabajos ah los empleados, se encarga de escoger ah cada uno de los trabajadores que mejor se pueda desempeñar en el cargo o puesto o tarea que tenga que hacer y su desempeño en esta, además abarca la observación y modificación de un trabajo cuando se está ejecutando. SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

Es la que se encarga del maneja miento de los empleados, de acuerdo ah sus capacidades son asignados, y junto con la subgerencia administrativa aprovechan los recursos de la mejor manera, es decir buscan al mejor empleado, que se pueda desempeñar en un cargo especifico, además de esto se encargan de las recomendaciones de ascenso o descenso de un trabajador. SUBGERENCIA OPERATIVA Es la encargada de cada una de las operaciones de la empresa, ayudada por las otras 2 subgerencias, mira cada operación o trabajo que tenga la empresa, y coordina las bases de la realización de ese trabajo, como tiempo ah realizar, función que se debe cumplir, resultados esperados, ellos manejan todo lo relacionado ah la eficiencia y eficacia del trabajo. TRABADORES Son los empleados encargados del trabajo ah realizar ellos siguen las diferentes instrucciones que se den o tomen las 3 subgerencias conjuntas para la realización de un trabajo, ya que las subgerencias les dirán, el trabajo ah desempeñar, resultado que se espera obtener, hora ah realizar y demás, siempre buscando el mayor rendimiento y beneficio.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA ASOARCHI PROCESO DE ARCHIVAMIENTO El proceso de archivamiento se logra de la siguiente manera: Se toma o se crea un archivo, este archivo se clasifica de acuerdo a su género, cuando se logra esto se mira su peso, su contenido en hojas y el estado en que se encuentre el archivo, de acuerdo ah su tamaño es guardado con otros archivos del mismo tipo o si tamaño es muy grande se hace un solo lugar para el archivo, si esta en mal estado se tratara de arreglar lo mas posible y ofrecerle protección contra el tiempo y el uso, por ejemplo plastificando el documento. Cuando ya todo esto se realiza el archivo es colocado y si se requiere se hace una copia de respaldo o refuerzo al archivo, luego se pasa al inventario y se continúa con el siguiente archivo para el posterior reinicio de este proceso.

PROCESO DE CONTRATACION DE EMPLEADOS Para este proceso se hace una selección de hojas de vida y de acuerdo ah los valores de la empresa y ah perfil de cualidades que se requiera para el puesto se hace una entrevista de preselección, luego de esto los que hayan pasado la entrevista recibirán una visita por parte de un supervisor de recursos humanos de la empresa, para ver su modus vivendus y luego establecer u perfil ocupacional. Luego de esto se hace una selección con todos los datos ya gestionados y se selecciona un mínimo de 5 candidatos que serás puestos ha prueba por un periodo de no mas de 3 meses y ah los cuales solo 2 se les ofrecerá un empleo con contrato en vigor ah un año. PROCESO DE MANEJO DE PROYECTOS Todo proyecto es llevado al gerente el cual lo presenta ah la junta directiva, la junta directiva de acuerdo ah las especificaciones dé el visto bueno o lo contrario de acuerdo al proyecto, cuando se le da visto bueno el gerente hace copias del proyecto y le entrega ah las subgerencias especificándoles lo que se espera que haga cada una de ellas para el desarrolla miento del proyecto, la administrativa se encargara del progreso del proyecto y todo lo relacionado con la gestiona miento y realización del mismo, la de recursos humanos dispondrá los elementos o trabajadores necesarios para el desarrolla miento del mismo, y por último la subgerencia operativa se hará cargo de que cada subproceso que se haga en el proyecto lleve un buen desarrollo y por lo tanto la culminación final del mismo, y los trabajadores deberán cumplir las funciones que les sean asignadas de acuerdo ah sus habilidades y talentos específicos.