Manual De Open Office

PLÁSTICOS MODERNOS S.A.

DEPARTAMENTO DE CÓMPUTO 2002

PLÁSTICOS MODERNOS S.A.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. INTRODUCCIÓN El siguiente documento tiene la finalidad de ser una guia para el usuario de la aplicación Open Office, tanto durante el periodo de aprendizaje como también durante el trabajo diario. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN Open Office es una novedosa aplicación de distribución mundial que incorpora la más novedosa tecnología y además ofrece gran versatilidad al usuario tradicional con el fin de poder facilitar su trabajo. La aplicación esta compuesta de varios elementos que se pueden acceder de forma individual o bien ser llamadas desde alguna ventana en uso, los componentes de open office son: 1. Writer, para la creación de documentos de texto. 2. Calc, para la gestión de hojas electrónicas. 3. Impress, usado para la realización de presentaciones. 4. Draw, creador de dibujos y afiches. 5. Math, permite elaborar formulas matemáticas para ser incorporadas a otro documento. 6. HTML Editor, esta aplicación permite editar documentos con formato HTML. Cabe destacar que esta suite de aplicaciones es completamente compatible con aplicaciones de otros fabricantes tales como Microsoft Office o SmarSuite de Lotus, permitiendo tanto abrir como archivar documentos en formatos nativos a estos programas. La utilización de las aplicaciones es sumamente inutiuiva y si el usuario posee conocimientos previos, no va a encontrar dificultades para poder sentirse a gusto.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. WRITER Writer es la aplicación destinada a la creación de documentos de texto; al igual que Ms-Word poseer herramientas de avanzada como auto texto, revisión automática de la ortografía, etc. Como se puede apreciar la ventana del procesador de texto es Figura 1 Apertura de archivos

Figura 2 Entorno de trabajo Writer

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. similar a la de otros programas de su tipo, esto facilita el aprendizaje del mismo. El entorno esta compuesto por el área de trabajo, la barra de menú y tres barras de herramientas personalizarles. También se pueden tener cuadros de dialogo que “flotan” sobre el documento de manera que no interfieren con la labor de creación del documento. Estos cuadros pueden ser desactivados si el usuario siente que le dificultan su trabajo y ser invocados cuando sean necesarios. Gestión de archivos La gestión de archivos es un paso fundamental que se debe dominar con el fin de evitar perder información, por tal motivo es recomendable detenerse en este punto y estudiarlo de forma detallada. Abrir un documento; El proceso de apertura de un archivo conlleva la invocación de un archivo que físicamente se encuentra almacenado en un medio al cual el equipo tiene acceso ya sea de forma local (disquete, disco duro, cd-rom) o bien en forma remota atra vez de una red. Para realizar la apertura de un archivo basta con presionar el botón de apertura en la barra de herramientas o bien usar el comando Abrir del menú “Archivo”, pueden presionarse las teclas CTRL + O, en cualquier caso se obtendrá una ventana que permite navegar para buscar el archivo deseado: Como es normal en otras aplicaciones el usuario debe buscar su archivo y proceder a presionar el botón “abrir” con lo cual obtendrá la información deseada. Como se mencionó anteriormente todas las aplicaciones que componen el Open Office pueden acceder documentos de otras aplicaciones por lo que no es difícil poder abrir un documento de MsWord o de otra aplicación como SmartSuite. Guardar un documento

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. El proceso para guardar un archivo lleva al almacenamiento de la información que el usuario ha creado mediante el uso de la aplicación, se indica el nombre del archivo, la ubicación y el formato deseado. Debe notarse como aquí aparece una opción para poder

agregar

una

contraseña o “password” la

cual protege el documento

y

debe ser ingresada cada vez que se abra el archivo. También se puede indicar que el documento sea guardado en un formato que sea compatible con Figura 3Guardar un documento

otras permitiendo

aplicaciones compartir

información con quienes no tengan la misma plataforma. Otras opciones Writer posee otras opciones para la gestión de archivos que son de mucha utilidad para el usuario y que permiten aprovechar mejor al software, una de ellas es recargar la cual anula los cambios hechos a un documento y llamar la ultima versión archivada. Así mismo existe una opción que permite tener varias “versiones” de un mismo documento con un solo nombre de archivo siendo esto muy útil para cuando se desean manejar revisiones. Creación de un documento Como en cualquier otro procesador de texto es fundamental que él usuario domine los conceptos básicos de este tipo de programas al momento de ingresar el texto.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Primero que nada se debe entender que en un procesador de texto, se escribe de corrido y solamente se presiona la tecla “Retorno” para finalizar un párrafo e indicar punto y aparte o para separar párrafos. De lo anterior se deriva que un “párrafo” es para el procesador todo aquel texto que se encuentra entre punto y aparte. Otra definición importante es la de palabra, la cual difiere de lo que tradicionalmente se conoce, aquí definimos una palabra como todo aquel esto que esta entre dos espacios, no importa si tiene sentido o no. Así mismo definimos una oración como aquellas palabras delimitadas por un signo de puntuación como puede ser un punto y seguido. Dominando estas reglas sencillas pero de gran importancia se puede empezar a ingresar texto dentro del Writer. Un documento escrito en un procesador de texto no se limita al simple texto que antiguamente era escrito en una máquina de escribir sino que puede ser toda una publicación que contenga además del texto de forma tradicional, gráficos, tablas, imagenes...etc. Por tal motivo es importante conocer la forma de darle al texto el formato adecuado con base al objetivo que se persigue para crear un documento. Para realizar las operaciones de formato es necesario saber como el texto debe ser seleccionado, para este propósito existen varios métodos y formas que son descritas a continuación, Selección de texto a- una palabra, para seleccionar una palabra es necesario ubicar el mouse sobre la palabra y presionar doble click.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. b- una línea de texto puede seleccionada al realizar un triple click sobre la misma. c- Selección no adyacente, este tipo de selección permite poder “marcar” porciones de texto de forma alterna o “salteada”, esto se realiza manteniendo la tecla CRTL presionada y con el mouse se da click y se arrastra sobre el texto que se desea seleccionar. Una vez que el texto ha sido seleccionado se puede proceder a aplicar el formato deseado. Otra forma en que se puede definir formato para el texto es definirlo antes de iniciar la escritura del mismo, aquí hay que dejar claro que las características de formato que sean establecidas se van a mantener hasta que no sean definidas unas nuevas. Tipos de formato. El formato puede ser definido a tres niveles, carácter, párrafo, documento. El mismo abarca opciones para la apariencia (tipo de letra, estilo, color), forma (alineación, espaciado, sangrías), documento (tamaño del papel, orientación, # de paginas). Según el tipo de formato que se desee aplicar así será necesario realizar la selección o no. De esta forma en caso de tener que modificar un párrafo en su alineación o interlineado NO es necesario seleccionarlo, solamente basta con que el cursor se encuentre dentro del mismo. Formato tipo carácter. Este formato como se mencionó anteriormente permite modificar el tipo de letra, color, tamaño, estilo...etc. Se realiza de la siguiente forma: En la siguiente barra de herramientas puede seleccionar las alternativas disponibles,

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Figura 4Barra de botones para formato de letra

La primera casilla permite seleccionar la fuente que se

desea, posteriormente sigue el tamaño y los estilos NEGRITA, CURSIVA y SUBRAYADO. También es posible acceder a más opciones mediante el menú formato y la alternativa Carácter con lo cual se despliega la siguiente caja de dialogo Aquí

se

pueden

modificar

otras

alternativas disponibles como posición (sub índice y super índice), idioma para revisión ortográfica, efectos especiales, y colores.

Figura 5Caja de dialogo para formato de Caracteres

Formato tipo párrafo El formato tipo párrafo conlleva varias opciones de aplicación muy sencilla, primero se encuentra la alineación la cual se da en cuatro tipos, izquierda, derecha, central y justificada. Cada una de las anteriores cumple con un propósito claro. Las barras de botones que presentan las funciones de alineación son las siguientes:

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Cada uno de estos botones permite alinear un párrafo en la posición indicada. Figura 6 Botones para alineación de texto

Existen otras funciones para darle al párrafo formato adicional, nuevamente en el

menú formato se puede seleccionar el comando párrafo para obtener la caja de dialogo con las alternativas disponibles,

Cada una de estas alternativas aplica para el párrafo activo o bien para los párrafos previamente seleccionados. Sangrías y tabuladores Dentro del formato de párrafo merece especial atención la posibilidad de establecer sangrías y tabuladores. Hay que tener claro que ambas alternativas bien usadas permiten dar al texto una Figura 7 Opciones para párrafos

apariencia realmente agradable.

Sangrías Una sangría la podemos definir como “Espacio que se deja en blanco al sangrar una línea.” 1. Según el tipo de documento se pueden necesitar diferentes tipos de sangrías. Es muy importante entender que las sangrías NO SON LOS MARGENES del documento ya que afectan a un párrafo. Las sangrías pueden ser definidas en la regla superior en pantalla, Los círculos marcan la posición de los indicadores de las sangrías.

1 Diccionario VOX en WWW.DICCIONARIOS.COM

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Sangrías Figura 8 Sangrías

El primer indicador permite modificar la sangría de la primera línea de un párrafo, el segundo marca la sangría izquierda y el tercero la sangría derecha. También se pueden modificar en la caja de dialogo párrafo.

Tabuladores Los tabuladores son marcas que permiten acomodar texto en columnas, muchas veces son confundidos con las sangrías lo cual es un error. El mejor uso que se le puede brindar a un tabulador es la creación de que pequeños cuadros columnares que no ameritan una tabla, existen diferentes tipos de tabuladores los cuales según su tipo permiten alinear el texto. Los tabuladores son definidos en la regla superior, primero se selecciona el tipo deseado en el cuadro para este fin

, posteriormente se marca en la regla en la posición de las “marcas” de tabulación. Un

cuadro con tabuladores se podría ver como el siguiente; Nombre

Dirección

Teléfono

xxxx

xxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxxxxx

xxxxx

xxxxxx

xxxxxxxxxx

Se puede notar como las tres columnas mantienen alineación individual, esto es que un tabulador izquierdo solo afecta al texto bajo su marca y un tabulador derecho hace lo mismo con el texto bajo su

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. marca. Nuevamente el cuadro de dialogo de párrafo permite también definir los tabuladores de una forma diferente. Se recomienda solo colocar los tabuladores necesarios y aquí es recomendable que los tabuladores sean definidos antes de iniciar la creación de un “cuadro columnar” . Otras opciones para párrafos Los párrafos tienen otras alternativas importantes que se pueden usar como son bordes, control de flujo de texto (manejo de viudas y huérfanas), letra capital...etc, están disponibles mediante el cuadro de dialogo párrafo.

Formato tipo documento El formato tipo documento nos incluye las alternativas que están dirigidas a permitir modificar alternativas como el tamaño del papel, la orientación, las columnas que se deseen, los margenes...etc. Para acceder a todas estas posibilidades es necesario ingresar al menú forma y seleccionar el comando página, dando el siguiente cuadro de dialogo. Hay que tener claro que las modificaciones realizadas en este punto van a dar como resultado la alteración de todo el documento. Mas adelante se verá como se pueden obtener documentos con diferentes alternativas a este nivel.

Figura 9 Formato de página

Navegación y visualización del documento

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Una característica importante que posee todo procesador de texto es la posibilidad de poder navegar por un documento y poder verlo de formas diferentes, esto le da versatilidad al proceso de administrar de forma eficiente documentos de gran tamaño dando al usuario la posibilidad de poseer total control sobre su trabajo. Para visualizar un documento se debe usar el menú “ver” el cual presenta diferentes posibilidades siendo la más útil la de poder seleccionar la escala. Aquí puede el usuario seleccionar diferentes factores de aumento para su documento: De esta forma un documento se puede ver con diferentes factores de aumento tanto hacia el aumento como hacia la disminución, de esta forma es posible visualizar el archivo a un nivel que permite ver la posición de todos los elementos y detalles del mismo. La navegación no es tampoco una labor de difícil gestión, ya que aparte de las teclas y formas tradicionales de desplazamiento Figura 10 Cambio del factor de escala se cuenta también con la posibilidad de poder navegar a travez de elementos como imágenes, tablas, títulos de capitulo o marcas definidas por el usuario dentro del documento. Con el pequeño botón que se encuentra al final de la barra de desplazamiento vertical ubicada a la derecha de la pantalla se accede a un cuadro de dialogo en cual es posible seleccionar las alternativas de navegación, para luego usar los botones con dos flechas dobles en la pantalla.

Figura 11 Elementos de navegación

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Otra posibilidad que se mencionó es la creación de marcas de navegación definidas por el usuario, esta habilidad se debe combinar con una novedosa herramienta llamada navegador la cual se encuentra el la barra de herramientas y tiene la forma de una rosa de los vientos. Al activarla se puede ver y seleccionar a los diferentes elementos que posee Figura 12 Barra de desplazamient o

el texto. Una marca de texto permite definir un punto dentro del

documento y luego usando el navegador es posible llegar hasta el punto previamente establecido. Para insertar una marca de texto solo es necesario ubicar el cursor en el punto en donde se desea insertar la misma, luego del menú “insertar” se selecciona la alternativa marca de texto, se define un

Figura 13 Navegador

nombre y se presiona la tecla enter. Impresión de un documento

En la mayoría de los casos en que se crea un documento su objetivo final es ser impreso para su posterior distribución y divulgación. El proceso de imprimir un documento mediante Writer, es bastante sencillo y no debe de representar mayores inconvenientes para los usuarios. Como siempre es aconsejable que el documento se encuentre guardado para evitar aquellos imprevistos que siempre aparecen para arruinar toda una tarde de trabajo. Seleccione del menú archivo la alternativa imprimir o bien presione las teclas CTRL + P para activar la caja de dialogo de impresión.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Las alternativas de impresión permiten seleccionar las páginas que se desea imprimir ya sea de forma

individual,

separadas

por

comas o bien en rangos separados por el guión. También puede ser usada una

combinación

de

páginas

separadas y rangos.

Funciones Avanzadas de Edición de texto A partir de este momento se explicarán aquellas funciones que posee el programa para mejorar y facilitar el proceso de edición de texto. La idea de esta sección es poder permitirle que su trabajo sea más ágil y pueda crear documentos con características especiales que le ayuden en su labor.

Funciones Automáticas

Si lo desea, writer formatea su documento mientras Ud. trabaja en él, o en un momento posterior, así mismo puede corregir su digitación para que de esta manera no tenga que detenerse a revisar lo que escribe. Estas funciones se encargaran de la corrección de la ortografía y le ayudaran si siempre comete los mismos errores mecanográficos. El formateado automático se encarga de algunos aspectos del formato que se pueden aplicar sin necesidad de la intervención del usuario u operador del programa. En Herramientas-Auto corrección/Auto formato o puede determinar las opciones que desea usar.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Así por ejemplo se puede indicar que cada vez que se escriba la palabra “qeu” la sustituya de forma automática por “que”. Esta función es útil por cuanto se puede aprovechar para crear entradas rápidas de texto, por ejemplo se le puede indicar al programa que cada vez que se escriba “PMSA” lo sustituya por “Plásticos Modernos S.A” y de esa forma cada vez que sea necesario ingresar el nombre de la empresa solo se debe de escribir el acrónimo seleccionado.

Texto automático El texto automático es similar al proceso de auto corrección que posee writer y permite componer textos completos para cartas, faxes y cualquier otro documento. Para crear un texto automático siga los pasos que a continuación se le describen 1- Escriba el texto que quiere incorporar al texto automático y seleccionelo. 2 - Presione CTRL + F3 o seleccione “Texto Automático” del menú “Editar”.

4 - Asigne un nombre para el texto, por Firma del Gerente.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. 5 - Determine las iniciales de acceso rápido. 6 - Presione el botón “

“ y seleccione nuevo.

7 - La próxima vez que escriba las iniciales definidas y presione la tecla F3 se insertará el texto automático. Es conveniente para poder dar un mejor uso a esta alternativa que se mantenga una lista actualizada de las entradas de texto automático que se posean. La corrección ortográfica Writer dispone de una corrección ortográfica automática que opcionalmente está activa durante la introducción de texto o cuando se elija.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Corrección automática La corrección ortográfica automática durante la introducción de texto se puede activar y desactivar con el icono Corrección automática en la barra de herramientas. Si está activada, las palabras que no se encuentren en el diccionario usado se subrayarán con una línea sinuosa roja. writer contiene un diccionario llamado "Standard.dic". Usted puede crear su propio diccionario en cualquier momento o adaptar a sus necesidades y ampliar el diccionario estándar existente. Un diccionario propio lo puede crear en la ficha Lingüística, a la que accede a través de Herramientas - Opciones - Generales... Lingüística. Cuando contemple de nuevo su texto, se le indicarán posibles errores de ortografía con una línea ondulada. Por supuesto que no se puede excluir que su texto contenga otro tipo de faltas en palabras que casualmente aparezcan escritas correctamente (cuando escribe por ejemplo "alma" en vez de "arma"). El subrayado rojo se percibe en la pantalla mientras esté activada la corrección automática, pero no se imprimirá. Lo más fácil para corregir las palabras marcadas en rojo es pulsar la palabra correspondiente con el botón derecho del ratón. A continuación verá un menú contextual en el que se le ofrecerá una serie de alternativas correctas, siempre que se encuentren en el diccionario usado. Pulse sobre una alternativa para sustituir por la alternativa la palabra subrayada en rojo. Si desea incluir en su diccionario la palabra subrayada por estar correctamente escrita, también es posible en el menú contextual. Usted notará durante el trabajo un gran alivio en cuanto a faltas frecuentes de mecanografía si sustituye, a través del menú contextual, una palabra subrayada en rojo por la propuesta de la corrección ortográfica. Pulse sobre la propuesta y writer sustituirá la palabra subrayada en rojo y además se acordará de esta sustitución durante esta sesión de trabajo con writer. En cuanto usted vuelva a cometer la misma falta, writer sustituirá automáticamente la palabra errónea por la palabra con la que anteriormente fue sustituida. Esta función la denominamos AutoCorrect.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Activar la corrección ortográfica El comando Ortografía - Revisar... en el menú Herramientas le permite corregir en su texto las faltas ortográficas de una "forma clásica". Ud verá un cuadro de dialogo solo si su texto contiene palabras desconocidas para la revisión. Cuando usted incluye en su diccionario una palabra desconocida a través del cuadro de diálogo perteneciente a la ortografía, al mismo tiempo puede definir si lo desea los lugares de separación permitidos para la separación silábica automática. Especifique en la palabra los lugares de separación con un signo igual (=). (Le adelantamos aquí una pequeña sugerencia para avanzados: Si pone el signo igual al final de la palabra, no será separada nunca automáticamente.)

Cómo excluir un texto de la corrección ortográfica Si desea excluir de la corrección ortográfica en su texto algún área, palabras o tablas, por ejemplo cuando existan contenidos en una lengua extranjera para la que no haya instalado un módulo de corrección ortográfica, no le asigne idioma a este texto. Para ello puede usar el formateado rígido (seleccione el texto, luego Formato - Carácter... Registro Fuente - Idioma "ninguno") o modificar correspondientemente el estilo para el texto (p.ej. Menú contextual - Comando Modificar estilo de párrafo...).

Viñetas y numeración Las viñetas son símbolos que ayudan todavía mas en la apariencia del documento y para activarlas solo se presiona el botón que para tal fin se ha dispuesto. También se pueden activar mediante el menú formato. De manera automática se activarán las viñetas si:

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. 1) Se escriben los símbolos -, * se deja un espacio. 2) Para desactivar las viñetas se presiona Enter después de el ultimo texto escrito. El procesador de texto también cuenta con la posibilidad de usar números en lugar de viñetas y el proceso de creación es similar al anterior. De hecho se puede incluso usar elementos de esquematización como 1.1 para tener una lista de elementos que tenga un mejor orden.

Tablas El writer permite la creación de tablas de una forma bastante ágil y las herramientas para mejorar la presentación de una tabla son bastante poderosas. La inclusión de formulas matemáticas en la tabla es bastante sencilla incluso más que en Word de Microsoft. También es posible crear gráficos a partir de una tabla de un documento de texto y de esta forma evitar el tener que importar la información desde la hoja electrónica. Otro aspecto importante es que el procesador posee varias funciones automatizadas para el ingreso de datos en la tabla como por ejemplo el que los números se alinean de forma automática a la derecha. Para insertar una tabla siga los siguientes pasos: 1. Ubique el cursor en la posición en donde desea insertar la tabla. 2. Del menú insertar seleccione “Tabla” (puede presionar también CTRL+F12). 3. Seleccione cuantas columnas y filas desea. Asigne un nombre a la tabla sobre todo si su documento va a tener varias. 4. Defina las opciones mostradas

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. 5. Presione aceptar. Una vez creada la tabla lo que verá es algo similar al ejemplo.

La tabla usará todo el espacio disponible entre los márgenes izquierdo y derecho y tanto las columnas como las filas tendrán medidas similares. Dentro de la tabla el movimiento del cursor tiene ciertos aspectos importantes, se puede usar las teclas direccionales para navegar en la tabla o dar click sobre la celda en la que se desea trabajar. La tecla Enter se presiona solo con el fin de hacer más alta una fila de la tabla. Se puede presionar la tecla “Tab” para que el cursor se desplace dentro de las celdas y si se presiona esta tecla en la ultima celda se insertará en la tabla una fila exactamente igual a la ultima. En una celda de una tabla se puede además definir sangrías y tabuladores de la misma forma en que se realiza dentro del documento. Una vez que el cursor se encuentra dentro de la tabla las barras de herramientas ajustan su contenido para mostrar los elementos asociados a la creación, modificación y manipulación de las tablas.

Formulas en la tabla Una vez que una tabla se encuentra lista y los datos están debidamente ordenados se pueden ingresar formulas dentro de la tabla, para esto se ubica el cursor en la celda en donde se desea ver el resultado y se presiona la tecla F2, a partir de este momento la formula se crea de igual forma que en una hoja de calculo seleccionando los operandos (celdas que contienen valores) con el ratón.

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PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Algunos ejemplos: GASTOS ENERO Y FEBRERO DEL 2000 Enero Luz Agua Teléfono Total

Febrero

Total

Promedio

5.458,00

55.882,00

61.340,00

61.340,00

55.887,00

45.899,00

101.786,00

101.786,00

5.588,00

100000

105.588,00

105.588,00

66.933,00

201.781,00

A partir de la tabla anterior se puede crear un gráfico, seleccionando los datos en negro.

El gráfico se puede ver de la siguiente forma:

Título principal 10 9 8 7 6

Columna 1 Columna 2 Columna 3

5 4 3 2 1 0 Fila 1

Fila 2

Fila 3

Fila 4

Siendo así se evitan los inconvenientes de tener que crear el gráfico en la hoja electrónica y tener luego que copiarlo al documento. Es importante aclarar que con doble click se puede editar el gráfico.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Formato a la tabla Dentro de la tabla se pueden definir diferentes aspectos del formato con lo cual se puede mejorar la apariencia de la misma. El procesador cuenta incluso con un asistente de auto formato el cual permite cambiar la apariencia de la tabla sin mucho esfuerzo. Entre los aspectos que son modificables en la tabla están el poder unir o dividir sus celdas, cambiar la forma en que los números se aprecian, usar colores para contenido, fondo y bordes...etc. Se puede apreciar la diferencia entre las dos tablas, ambas son iguales en cuando a su estructura de filas columnas y celdas pero en la primera no se aplico formato alguno salvo que se dejaron las líneas básicas, mientras que en la segunda tabla se aplico el formato automático que esta disponible en el menú de formato.

Insertar imágenes Como en cualquier otro procesador de texto el uso de este programa permite poder insertar imágenes para lograr documentos de formas diferentes. Un aspecto que hay que tener en cuenta es que al insertar una imagen el tamaño del documento al momento de archivar crece de forma considerable ya que una imagen dependiendo de sus colores, resolución y tamaño guarda una gran cantidad de información, esto es importante de considerar al momento de archivar, imprimir o envían por correo electrónico el documento. Las imágenes pueden ser insertados desde la “galería” del programa, esta galería se activa presionando el siguiente botón

, después de presionar este botón la pantalla cambia de apariencia;

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Figura 14 Galería de imágenes

Cabe destacar que la galería puede ser enriquecida con imágenes del usuario. Una vez seleccionada la imagen que se desea solamente debe de arrastrarla hacia el documento y colocarla en la posición indicada, al volver a presionar el botón de la galería esta se cierra. Otra forma en que puede ser insertada una imagen es usando el menú insertar, seleccionar la alternativa imagen y seleccionar Scanner o archivo; la primera opción permite que una imagen sea insertada directamente desde el scanner o una cámara digital y la alternativa archivo permite seleccionar un archivo previamente guardado. Claro está que también puede ser usado el método copiar y pegar. Una vez que la imagen ha sido puesta sobre el documento un menú contextual brinda una gran cantidad de opciones para su manipulación, dicho menú puede activarse al presionar el botón derecho del ratón sobre la imagen.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. También es posible activar una caja de dialogo sobre la imagen al presionar doble click sobre la misma. Se aclara nuevamente que si el documento posee una gran cantidad de imágenes su proceso, archivado e impresión pueden ser lentos.

Figura 15 Menú contextual sobre una imagen

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CALC “Calc” es el programa de hoja de cálculo que OpenOffice ofrece como una alternativa al uso de Excel, esta aplicación es compatible con sus contra partes de la competencia lo cual ofrece fidelidad en la presición y contenido de los archivos al momento de realizar un intercambio entre aplicaciones. Cualquier persona que tenga conocimientos de 123, Quattro o Excel no a va a tener mayores problemas para usar Calc.

Figura 16 Calc Pantalla principal

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Como se aprecia en la figura anterior la pantalla de este programa es similar a otros mencionados y también su funcionamiento lo es. Una hoja de Calc esta conformada por 256 columnas y 32000 filas para un total de 8192000 celdas las cuales pueden almacenar cada una un total de 255 caracteres. En su funcionamiento una hoja de calculo de Calc es similar a los programas más populares, solamente hay que respetar algunas reglas que son claves. Tipos de datos Una hoja electrónica puede procesar básicamente dos tipos de datos, los valores y las etiquetas, con los primeros es factible realizar todo tipo de operaciones, tanto de tipo matemático como lógicas y de bases de datos, las etiquetas son también manejables como bases de datos y en algunos casos de forma lógica. Para ingresar datos en una celda basta con ubicarse sobre esta, iniciar la escritura y presionar la tecla “Enter”. Si la información que se introduce es superior al ancho de la columna pueden suceder dos cosas, 1- Si se esta ingresando un valor este se representará con los símbolos ## 2- Si la información que se ingresa es superior al ancho de la columna este se desborda hacia la siguiente celda siempre y cuando se encuentre vacía. En caso de que el texto se desborde hacía una celda ocupada aparecerá un indicador en la celda que muestra que está contiene aun más información para mostrar y que el ancho de la columna ha de ser ajustado. Creación de formulas Como en cualquier otra hoja de calculo el proceso de creación de formulas involucra a los datos que sean de tipo “valor” y se pueden crear formulas usando celdas como variables o valores usados como constantes.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Para crear una formula se debe seleccionar la celda en donde se desea que el resultado se muestre, posteriormente se debe presionar el símbolo igual (=)2, se escriben la dirección de la celda o bien el valor, se indica el operador, se indica el segundo operando y se presiona “Enter”. Ejemplos: =a1+b1

=5443+7887

=43^2

=a1+5448-c1

=c2/844

=98*c10

Los operadores que se usan en la hoja de calculo son el asterisco (*) para la multiplicación, el guión (-) para la resta, el slash (/) para la división, el más (+) para la suma, el acento circunflejo (^) para elevar potencias y el ampersand (&) para concatenar. Al igual que sucede con las matemáticas cuando se mezclan operadores existe una jerarquía que debe ser respetada y que una hoja de calculo usa para la elaboración de operaciones, así de esta forma la formula =8+2/2 no da como resultado cinco sino nueve, esto por cuanto según lo establecido primero se divide antes de sumar y la operación se ejecuta 2 entre 2 igual a uno más ocho igual a nueve. Para lograr el resultado deseado se deben de encerrar al suma entre paréntesis para que al quedar la formula =(8+2)/2 se obtenga cinco como resultado. Para la mejor comprensión de este tema a continuación se agregan unos cuantos ejemplos que debe de resolver de forma manual, posteriormente resuelvalos con la el Calc y compare sus resultados. =(8+0)-(4*2)

=25+25*2-75

=((4+4)/2)+12-16

Direccionamiento Una de las ventajas de poder usar una hoja de calculo basada en filas y columnas es que las formulas que se usan pueden ser copiadas y de esta forma se puede reducir el tiempo de trabajo y evitar errores en las formulas por problemas de digitación. Recuerde que la hoja esta formada por filas y 2 No puede usarse ningún otro símbolo como sucede en Excel en donde se puede usar el símbolo +

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. columnas las cuales al cruzarse dan origen a las celdas y de esta forma se crean las direcciones, por ejemplo el punto de referencia de la columna c y la fila 32 se conoce como la celda c32 y puede ser referenciada para crear una formula. Existen tres tipos de direcciones las relativas, las absolutas y las mixtas. Cada una de ellas cumple una función que a continuación se describe: A

B

C

D

1

GASTOS

ENERO

FEBRERO

TOTAL

2

LUZ

458854

557744

“=A1+B1+C1”

3

AGUA

25668

35877

4

TEL

74417

97741

5 De esta forma al ser copiada hacia abajo la formula solo la parte que hace referencia a las filas varía y todo lo que es a1+b1+c1 se convierte a a2+b2+c2, ya que la formula esta siendo copiada entre líneas las cuales son identificadas por números. Si la formula fuera copiada de manera horizontal, la parte numérica se mantendría fija y las variaciones se darían en las columnas representadas por la parte alfabética. Este tipo de direcciones se le conoce como “relativa”. Esta característica de las hojas de calculo no ahorra mucho tiempo ya que solamente se crea la primera formula y es copiada al resto de las celdas, pero no siempre funciona cuando se tiene una dirección que es referencia común para diferentes filas o columnas. A 1

B

TIPO DE CAMBIO

2 DÓLARES

C

D

¢ 305.45 COLONES

3

$458,88 “=A3*B1”

4

$587,66

5

$997,66

6

$ 4.477.65

CORRECTO INCORRECTO

“=A3*B$1”

La primera formula es incorrecta ya que la celda B1 es referencia común para todos los montos en dólares pero al aplicar la primera formula y copiarla la referencia B1 se transforma a B2 lo cual es

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. incorrecto. El ejemplo correcto posee un signo de dólares3 delaten del número que representa la fila. Este símbolo lo que indica es que al ser copiada la formula, la parte numérica de la formula se mantenga invariable. Al ser copiada la formula de manera vertical el B$1 se va a mantener mientras que A3 se convierte en A4, A5 y sucesivos. Este tipo de referencia se llama mixta por cuanto el símbolo $ solo afecta al número de fila y no a la letra de identifica a la columna. Si se deseara fijar una columna se debe de colocar el símbolo $ delante de la letra. Si lo que se busca es fijar una celda en su totalidad se deben agregar dos símbolos de $ uno delante de la letra y otro delante de la fila, ($B$1) este tipo de dirección se llama absoluta ya que tanto fila como columna están fijas. Copiar datos y formulas Al igual que en otros paquetes se pueden copiar datos y formulas en Calc, esto permite que se pueda ahorrar mucho tiempo de trabajo, el tradicional método de seleccionar, copiar y pegar sigue siendo valido ya que este es una forma universal de hacerlo. Por otra parte existe el proceso de arrastrar la información y dependiendo de donde se ubique el punto del ratón se obtendrán diferentes resultados. De esta forma si el punto del ratón es colocado sobre un borde de una celda o un rango al mantener presionando el botón derecho se logra mover los datos de una posición a otra. Cuando se selecciona una celda o un grupo aparece en la esquina inferior derecha un asa la cual al ser arrastrada permite que se pueda llenar un rango con los datos contenidos en la o las celdas seleccionadas, este proceso es de mucha utilidad ya que permite que fácilmente se puedan copiar formulas o crear series de valores, etiquetas ya sea de forma secuencial en aumento, disminución o de forma cronológica. Restringir la entrada de datos Muchas veces la validez o el correcto funcionamiento de una hoja de calculo depende de que sean ingresados los datos correctos, de esta forma en una hoja o en una parte de la misma puede ser necesario que solo se ingresen datos enteros o con decimales, que cumplan con un criterio previamente 3 El hecho de que el ejemplo sea en dólares no tiene relación alguna con el uso del símbolo $ en la formula.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. fijado. Calc permite que se pueda realizar varios tipos de restricciones lo cual es muy conveniente sobre todo cuando es una persona distinta al creador el que ingresa los datos en una hoja de calculo. Para restringir el ingreso de datos, se debe primero seleccionar las celdas que serán restringidas posteriormente se debe seleccionar la alternativa Validez, del menú datos, el siguiente cuadro de dialogo se aparece en pantalla, Esta caja tiene tres seccione en la

primera se definen los tipos de valores que se pueden y cuales son

las

aplican, también

restricciones se

que

pueden

definir

mensajes

que

expliquen al digitador que tipos de datos se deben ingresar y mensajes de error en caso de Figura 17 Validación de datos

ingresar datos no permitidos.

Creación de gráficos Un gráfico representa lo que los valores “dicen” en forma de una imagen, muchas veces es más fácil para una persona entender lo que los números representan si se ven de esta forma. Al crear un gráfico es importante respetar algunas reglas que si bien no son exigidas si ayudan ahorrando mucho trabajo: 1. Se deben evitar a toda costa dejar filas y columnas de por medio en blanco. 2. Es importante que todas las columnas y filas estén debidamente rotuladas. 3. En la medida de lo posible es importante representar los valores con la misma cantidad de dígitos.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Con estas reglas un gráfico es de creación sencilla. Pasos para crear un gráfico Una vez que se tienen los datos se deben de seleccionar, Posteriormente se debe presionar el botón de inserción de objetos en la barra

de

herramientas de la Figura 18 Datos seleccionados para crear un gráfico

izquierda

de

la

pantalla, aquí es

importante explicar que este es un botón que activa una pequeña barra de botones y la forma correcta de presionarlo es hacer click sobre este botón por lo menos durante 1 seg, en el momento en que se despliega el resto de alternativas se debe soltar el click y hacer un click normal en el primero botón. Después de esto se debe presionar el primer botón y arrastrar sobre la sección de la hoja electrónica en donde se desea ubicar el gráfico. Posteriormente se presenta en pantalla un asistente Figura 19 Botón para insertar un gráfico

compuesto por varios cuadros de dialogo el cual se usa para definir el tipo, la forma y otros aspectos importantes del gráfico.

Una vez que el gráfico ha sido creado se puede dar click en varios de sus elementos internos para modificar aspectos de formato y presentación.

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Figura 20 Asistente para la creación de gráficos paso 1

Figura 21 Asistente para la creación de gráficos paso 2

Figura 22 Asistente para la creación de gráficos paso 3

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Figura 23 Asistente para la creación de gráficos paso 4 y final

Al finalizar la creación del diagrama se podrá observar el mismo junto con los datos en una forma similar a la siguiente;

Figura 24 Hoja con datos y gráfico

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Funciones Muchas veces es requerido la creación de formulas que son complicadas y que por lo general no se recuerdan con facilidad o bien requieren muchos pasos intermedios para obtener el resultado, para solventar este tipo de situaciones existen las funciones que son formulas “predefinidas” y que al recibir los parámetros adecuados regresan el resultado. Las funciones por lo general se encuentran agrupadas por categorías, se cuentan con funciones para la estadística, financieras, texto, lógicas. En principio las funciones trabajan mediante la aceptación de parámetros (ya sean valores o referencias a las celdas que contienen los valores) y devuelven el resultado. Algunas funciones tienen algunos parámetros opcionales. El usuario debe ingresar el símbolo igual seguido del nombre de la función, abrir un paréntesis e ingresar los parámetros necesarios. Si el usuario conoce el nombre de la función puede escribir su nombre como cualquier otra formula, en caso contrario puede llamar el asistente funciones al presionar el siguiente botón de la barra de formulas

, esto le brindará un cuadro de dialogo con las opciones necesarias para poder

seleccionar una función y llenar todos sus parámetros. Para cada función se muestra su sintaxis

e

incluso

una

breve

explicación de objetivo que tiene y el resultado que regresa. Una alternativa importante es que las funciones pueden ser anidadas lo que significa que una función puede ser colocada dentro de otra, así por ejemplo se podría obtener la suma de Figura 25 Asistente para funciones

un grupo de valores de coseno de un

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. rango de datos. Formato Al igual que con el procesador de texto, se cuentan con herramientas para modificar el formato y la presentación de los datos y es que no solo es importante que los datos que se presenten estén correctos sino que también cuenten con una presentación que sea agradable a la vista de la persona que los recibe. De esta forma se cuentan con opciones para el formato de letras, presentación de valores numéricos, color y tipos de líneas, fondo de las celdas entre otras, incluso existe la alternativa de establecer un formato condicional el cual según el valor de las celdas va a ser aplicado. Básicamente las opciones de formato pueden ser aplicadas desde el menú con el mismo nombre, la barra de herramientas o bien el menú contextual al presionar el botón derecho del ratón sobre la o las celdas seleccionadas. Es importante recordar que el formato muchas veces puede afectar la “mascara” de los datos al momento de presentarse y esto puede obligar a que el ancho de la columna tenga que ser modificado. De igual forma un cambio de formato puede causar distorsión si no se sabe usar bien, esto produce por ejemplo que si se ha ingresado el dato 100 en una celda y se aplica un formato porcentual el dato se vera multiplicado por 100 acompañado del símbolo de %. Existe también un tipo de formato llamado condicional el cual permite que según un valor que posean los datos que se ingresen se aplique o active un tipo determinado de formato. Esta alternativa se encuentra presente en el menú Formato. Se indican los parámetros necesarios y después de lo cual el formato que se seleccione se activara al momento de que los valores cumplan con lo indicado.

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Impresión La parte final de la creación de una hoja electrónica por lo general es la Figura 26 Formato Condicionado

impresión de la misma

por esto es

importante el poder dominar todos los elementos que encierran este procedimiento. Para realizar la impresión de una hoja de cálculo se debe recordar que esta posee muchas columnas y filas y que por lo tanto el concepto tradicional de hoja no se aplica en todo el sentido de la palabra, un reporte puede requerir de varias páginas tanto a lo largo como a lo ancho. Existen variables que se pueden ajustar para controlar la forma y la distribución de la impresión, primero en el menú formato se pueden definir las características globales del papel, posteriormente en el menú editar se puede modificar tanto el texto para el pie de página como para el encabezado del documento.

Figura 27 Formato de Página

PLÁSTICOS MODERNOS S.A. Estas opciones se complementan con

la

presentación

preliminar

del

documento para poder apreciar sus partes, como con la vista previa de saltos de página que permite conocer de una forma interactiva la forma en que los saltos han sido ubicados.

Figura 28 Encabezado y pie de página