Manual De Hospedaje

Sistema de Gestión Hotelera PARADISE Módulo de Hospedaje Este manual le presenta el módulo de Reservas, ofreciéndole un rápido paseo por el mismo, partiendo desde el ingreso de Reservas, mantenimiento de datos de los Clientes, hasta la consulta y emisión del Planning de Habitaciones y Listados de Reservas. Aquí conocerá como realizar las tareas más comunes, y encontrará ejemplos y sugerencias para lograr un adecuado aprovechamiento del Sistema y de sus características más interesantes. Dentro del módulo de hospedaje se destacan 2 puntos: Reservas: Ingreso y mantenimiento de reservas de habitaciones para una fecha posterior a la fecha actual. Ocupación: Mantener todas las habitaciones que se encuentran ocupadas en el momento actual.

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INDICE

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1- Botones y Controles mas usados

Dicho botón permite refrescar la pantalla luego de realizar un cambio.

Dicho botón permite limpiar los datos de la pantalla.

Dicho botón permite grabar la información ingresada.

Dicho botón permite abandonar la pantalla activa y volver a la anterior.

F4:

Cada vez que se tenga que ingresar un dato relacionado a una tabla básica (ej. Monedas, cuentas, etc) se puede utilizar la tecla F4 para visualizar los valores válidos y seleccionar el deseado.

Almanaque:

En todos los campos fecha presionando el botón derecho del mouse se despliega el almanaque

Calculadora:

En todos los campos numéricos presionando el botón derecho del mouse se despliega la calculadora

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2- Inicio del Sistema Una vez que el Sistema está instalado correctamente en su equipo, puede comenzar a utilizarlo. Para eso debe realizar clic en el icono que se encuentra en el escritorio denominado “PARADISE” y luego seleccionar la opción Hospedaje.

Se presenta la carátula del Sistema y en un cuadro de diálogo solicita la identificación del usuario y la contraseña del mismo.

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Luego de ingresar el Usuario y la Contraseña el Sistema le ofrece las siguientes opciones:  Haciendo clic sobre la palabra ENTRADA se accede al menú principal del Sistema.  Haciendo clic sobre la palabra SALIDA permite abandonar el Sistema.

Identificación de Usuarios Cada usuario debe identificarse al Sistema con su nombre y una contraseña. De ésta forma se restringe el acceso a usuarios no autorizados protegiendo la información contable reservada. Independientemente de esto, es posible definir distintos permisos para cada usuario, habilitando o restringiendo el acceso de los mismos a cada una de las opciones y tareas del Sistema.

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3- Menú Principal Luego de ingresado el usuario y la contraseña, al hacer clic sobre la palabra ENTRADA se despliega la pantalla principal del módulo de HOSPEDAJE

Para seleccionar una opción se debe hacer clic sobre el título del menú que se desea y luego seleccionar de la lista de opciones la tarea deseada. Por ejemplo si se desea ingresar en Mantenimiento de Reservas se debe hacer clic en Reservas y luego Mantenimiento de Reservas.

1- Mantenimiento de Reservas Dicha pantalla permite trabajar con las reservas realizadas en un período de tiempo dado. En la parte superior se puede ingresar los filtros por los que se desea buscar una determinada reserva, luego en el centro se despliega la información de las reservas que cumplan con las condiciones ingresadas en la parte superior. A la izquierda de despliegan todos los botones que pueden ser utilizados en el manejo de las Reservas. Finalmente en la parte inferior se despliega el total de Reservas y se muestran las referencias con colores para diferenciar los tipos de reservas y sus estados.

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Las Reservas pueden ser de dos tipos: • Reservas Individuales • Reservas Grupales Las Reservas Individuales son las que se realizan a nombre de una Pasajero y para una sola habitación. Las Reservas Grupales son para un grupo de habitaciones, donde la reserva se realiza a nombre de una persona o institución y se reserva una cantidad determinada de tipos y categorías de habitación (por ejemplo 2 habitaciones dobles, superior y una habitación single señor). En el caso de las Grupales se está reservando tipos y categorías de habitaciones sin especificar en un principio que número de habitación se desea reservar. Es importante aclarar que a éstas reservas grupales se les puede asignar las habitaciones que correspondan a cada tipo y categoría. Detalle de Botones Dicha flecha permite restarle un día a la fecha desde y fecha hasta. Dicha flecha permite sumarle un día a la fecha desde y fecha hasta Botón mediante el cual se despliegan todas las reservas Botón mediante el cual se despliegan las reservas del día actual Mediante dicho botón se puede ingresar Reservas por dos modalidades: Individuales y Grupales. Para seleccionar el tipo de modalidad de ingreso se debe modificar la opción “Tipo” (en la parte superior de la pantalla). Modificar: Permite modificar una Reserva seleccionada. Cancelar: Permite cancelar una Reserva seleccionada. Consultar: Permite consultar todos los datos de una Reserva seleccionada. Saldo de Habitaciones: Dicho botón permite consultar el saldo de habitaciones por tipo y categoría , para el rango de fechas establecido. Pasajeros: Este botón permite trabajar con los datos de los clientes del hotel, ingresando nuevos pasajeros, modificando los ya existentes o consultando y listando la información ingresada. Planning: Dicho botón permite consultar y listar el planning del hotel, o sea para un período seleccionado se despliegan todas las habitaciones y para cada uno de los días se indica el estado de cada habitación (RReservada, O- Ocupada, b- Bloqueada, .- Libre) Renovar: El botón “Renovar” se utiliza en la mayoría de las pantallas con la finalidad de poder visualizar la información luego de realizar algún cambio en los filtros de la consulta. Salir: Permite y salir de la pantalla regresar a la anterior. Flecha Izquierda: Flecha Derecha: Todas: Del Día: Ingresar:

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1.1- Ingreso de Reservas

Mediante dicho punto se permite el ingreso de Reservas por dos modalidades: Reservas Individuales y Reservas Grupales. A - Reservas Individuales

Corresponde al ingreso de Reservas para una única habitación, con asignación de habitación en el momento de hacer la reserva o de lo contrario con una asignación posterior. Se despliega una pantalla con las habitaciones que se encuentran libres para el período seleccionado, permitiendo de ésta forma asignar una habitación en el mismo momento de la reserva. Para seleccionar la habitación deseada se debe posicionar el cursor sobre la habitación y luego presionar el botón “Ingresar”. Si no se desea asignar una habitación simplemente se debe presionar el botón “Salir”. En caso de modificar el período de la Reserva para que se desplieguen las habitaciones libres para el nuevo período se debe presionar el botón “Renovar”.

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A continuación se despliega la pantalla de Ingreso de Reservas donde la Fecha de Entrada, Fecha de Salida y Habitación vienen dadas desde la pantalla anterior.

Se debe ingresar toda la información desplegada en pantalla. En caso de requerir en la opción de servicios extras se pueden ingresar todos los servicios extras que se desea cobrarle a la habitación.

En la lengüeta de Tarifas por Fecha se desplegará cada uno de los días de la reserva y la tarifa a cobrar por cada uno.

En la lengüeta de Señas (cobros por anticipado) se ingresan los cobros anticipados de dicha reserva como forma de garantía. En la lengüeta de Observaciones se podrá ingresar todas las observaciones relacionadas a la reserva.

Finalmente con el botón INGRESAR se guarda la información y con el botón SALIR se finaliza el ingreso de la reserva.

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1.2- Otras tareas con Reservas Para poder modificar los datos de una reserva, consultar o cancelar una reserva, se debe seleccionar la línea y luego presionar el botón correspondiente.

1.3- Trabajar con la ficha de los clientes En caso de desear trabajar con la ficha de los clientes, se debe presionar el botón Pasajeros, lo que permite desplegar una pantalla de trabajar con pasajeros. Desde la misma se puede buscar un pax, registrar uno nuevo, modificar la información de uno, ver su historia en el hotel etc.

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La ficha de un cliente solicita la siguiente información:

1.4- Planning del Hotel Dicha pantalla despliega todas las habitaciones y el estado en que está cada una en cada una de las fechas del almanaque. Para diferenciar una habitación reservada de una ocupada o una bloqueada se utilizan diferentes colores y letras.

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2- Mantenimiento de Ocupación

Dicha pantalla despliega todas las habitaciones que se encuentran ocupadas y la lista de pasajeros, mostrando los pax titulares en color negrita y los acompañantes en un color gris mas claro.

2.1- Como ocupar una habitación Para ocupar una habitación se debe seleccionar el tipo de ocupación (desde una reserva previa o sin reserva) y luego presionar el botón Check-in Si se selecciona ocupar con reserva, se despliega una pantalla con todas las reservas que ingresan hoy y luego se debe seleccionar la reserva a ocupar.

En el caso de ocupar sin una reserva previa (directo de mostrador) se despliega directamente la pantalla de ocupación.

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Pantalla de ocupación

En dicha pantalla la clave está en ingresar el código del pasajero titular. En el campo Pax.Titular se debe ingresar el código y para buscar dicho pasajero se debe presionar la flecha o el botón F4. Una vez presionado el botón F4, se despliega la pantalla que muestra todos los clientes del hotel.

En la parte superior están los filtros de búsqueda y luego con el botón Renovar se despliegan todos los pax que cumplan con el filtro de búsqueda. Si no se encuentra el pasajero se debe presionar el botón Registrar, para ingresar toda la ficha. En caso de encontrar el pasajero deseado se debe seleccionar la línea y luego presionar Ingresar ____________________________________________________________________________________ _ www.nel.com.uy Página 13

Una vez ingresado el pasajero o seleccionado de la lista se debe desplegar el código del mismo en el campo Pax.Titular.

Luego se debe presionar Enter para que se despliegue el nombre y apellido del mismo. Finalmente se debe completar la ficha de ocupación y finalmente presionar el botón Ingresar y luego Salir. 2.2- Como modificar la fecha de salida o cambio de habitación Para modificar una ocupación, ya sea la fecha de salida como un cambio de habitación, cambio de tarifa etc, se debe seleccionar la habitación y luego presionar el botón Modificar.

2.3- Como ingresar acompañantes Para ingresar un acompañante se puede hacer en el momento de ocupar la habitación utilizando el botón Rooming o de lo contario luego con el botón modificar y posteriormente en la ficha de ocupación presionando el botón Rooming.

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Una vez presionado el botón Rooming, se despliega la siguiente pantalla:

Se debe posicionar el cursor sobre el campo COD.PAX. para ingresar un nuevo código de pasajero. Nuevamente hay que buscar el pasajero en la lista de clientes del hotel como se hizo en el momento de ingresar el pax. Titular. (F4) Una vez seleccionado el pasajero se despliega el código y con el botón Enter se termina de ingresar toda la línea.

2.4- Como emitir informes Desde Ocupación, Informes se despliega todo el menú de informes

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Ejemplo de un informe

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3- Mantenimiento de Habitaciones

Una vez que se realiza el check-out de una habitación, en forma automática la misma queda marcada como sucia y no se puede volver a ocupar hasta que sea marcada nuevamente como limpia. Para proceder a limpiar las habitaciones hay que ingresar en Habitaciones, mantenimiento de habitaciones sucias y limpias.

Para marcar una habitación como limpia se debe seleccionarla en el campo sel, y luego presionar el botón Marco Hab.Limpia.

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