Manual De Herramientas De Google

Universidad de Carabobo Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas

Mayo, 2009

Herramientas de Google

Introducción Esta Guía, ha sido elaborada para mostrar algunas de las tantas herramientas que nos ofrece Google y las cuales se encuadran dentro de la llamada web 2.0. Las aplicaciones escogidas son web, y por tanto: 1. Solo necesitan de un navegador. 2. Pueden ser usadas independientemente del sistema operativo instalado (WINDOWS, LINUX, MAC). 3. Accesibles desde cualquier sitio. 4. Datos protegidos porque requieren identificación de usuario para abrirlas. APLICACIÓN

TAREAS

GMAIL

Correo electrónico, agenda de contactos.

CALENDAR

Calendario y Agenda.

ALBUMES WEB

Archivar y organizar las fotos.

GOOGLE READER

Leer noticias y novedades.

GOOGLE DOCS

Documentos en Línea

BLOGGER

Comunicar a través de un Blog.

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1.1- Alta en GMAIL Darnos de Alta en Gmail, supone también el registro para todos los servicios que ofrece Google.

Esto supone una gran ventaja,

puesto que con el mismo usuario y contraseña, se nos abren las puertas de una gran cantidad de aplicaciones web que a partir de ahora van a ser las protagonistas de nuestro trabajo. Hay que rellenar un formulario que no lleva más

de

5

minutos.

Una vez registrados ya podemos acceder a Google y por lo tanto a Gmail.

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1.2- Administrar los contactos Lo primero que hacemos es añadir nuestros contactos más usuales, en el botón para este fin,

registrando al menos el nombre y apellido junto con la dirección de

correo.

Podemos crear grupos. De acuerdo con las necesidades organizativas, es muy fácil añadir un

grupo

nuevo

y

seleccionar

sus

componentes. De tal manera que un contacto podría pertenecer a más de un grupo. Esta es la clave que nos va a facilitar el envío correos masivos: en determinadas situaciones es necesario convocar a una serie de personas para una reunión, comunicar alguna novedad, enviar algún archivo. Esto es muy fácil, si están los grupos creados. 1.3- Enviar correo Arriba en el menú de la izquierda haciendo clic en Redactar. Se despliega un formulario de envío similar a cualquier servicio de correo. Una vez completamos todo, sólo queda hacer clic en Enviar.

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1.4-Clasificando el correo 1.4.1-Mediante etiquetas Podemos crear todas las etiquetas que necesitemos para clasificar el correo: Materias, UC, Trabajo, etc 1.4.2-Con una estrella A la izquierda de cada mensaje, podemos hacer clic sobre la estrella que hay, para marcar los que queramos destacar.

1.5-Incluyendo una firma en los mensajes Puede

ser

un

importante

el

detalle que se incluya en todos los mensajes que escribamos, por ejemplo nuestro nombre, dirección, teléfono, cualquier aviso o indicación de interés.

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2.1- ¿Para qué? Lo podemos usar para registrar: Fechas memorables Acontecimientos especiales Citas Calendario de reuniones Viajes Planificación Trimestral Otras 2.2- Ventajas Está disponible desde cualquier lugar Las anotaciones no se pierden Es una fuente de consulta fiable cuando la memoria nos falla Se puede compartir con otros usuarios de Google Genera avisos: ventanas emergentes, correo o SMS de los eventos programadas 2.3- Cuando es la primera vez que lo utilizas Debes registrar tus datos

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Anotando eventos Para hacer anotaciones hacemos clic en Crear Evento. Rellenamos los campos del formulario con todos los detalles.

2.4 - Vistas Disponibles Disponemos de una serie de pestañas que nos permiten ver las anotaciones por días, semana, meses. Haciendo clic en la casilla correspondiente podemos añadir un evento rápidamente. En la vista agenda, los eventos están en forma de lista.

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2.5- Imprimiendo el calendario Podemos imprimir el calendario y generar un archivo PDF. 2.6- Haciendo búsquedas Para localizar algo concreto que registramos hace tiempo, podemos recurrir a la búsqueda que nos ofrece, la cual permite afinar bastante. 2.7- Generando invitaciones Al

registrar

un

evento,

podemos

generar

invitaciones a la actividad a todas las personas que queramos. Dichas personas recibirán un correo, donde se informa del evento y nos solicita una respuesta. Puede ser una utilidad más a tener en cuenta, si se programan actividades, donde vamos a sondear la participación, colaboración o posible asistencia. 2.8- Compartiendo el calendario En: Configuración>Calendarios>Compartir este calendario Se añaden las personas que queremos tengan el calendario en

su

cuenta. Se establecen así mismo las condiciones en que éste es compartido (para consultar, para realizar cambios o administrar).

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2.9- Recordando los eventos En: Configuración>Calendarios>Compartir este calendario>Notificaciones Aquí configuramos la manera en que queremos que se nos recuerde el evento que hay programado. Hay 3 posibilidades: ventana emergente, correo electrónico o SMS. Si queremos un aviso mediante SMS a un móvil, tenemos que configurarlo previamente, siguiendo las indicaciones que se dan en esta pantalla. Sólo puede configurarse para un teléfono móvil. Un ejemplo de la agenda

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3.1- Justificación Las fotos digitales son en la actualidad

las

primeras

protagonistas de todos los acontecimientos

que

desarrollan

cualquier

en

se

actividad. Solo tenemos que organizarlas,

guardarlas

y

compartirlas. Picassa, es un espacio gratuito que nos facilita todo esto y encima nos permite almacenar hasta 1Gb de fotos. 3.2- Guardaremos las fotos de: Salidas y excursiones Actividades de clase Talleres Celebraciones Otras 3.3- Administrando las fotos La

funcionalidad

de

este

programa está bastante clara, a través de una serie de menús que van apareciendo en pantalla, para

ofrecernos

muchísimas

posibilidades.

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3.3.1- Subiendo Para transferir las fotos desde nuestro equipo, hacemos clic en Subir fotos. Aparece

esta posibilidad tanto en vista de carpetas, como en vista dentro de cada álbum. En el primer caso, haciendo clic se nos abre una ventana, que nos solicita añadir a un álbum existente o crear uno nuevo. En el segundo caso, solo tendremos que localizarlas con examinar y empezar la subida. Para Crear un álbum: Solicita algunos datos, a fin de identificar el álbum, que estamos creando

Una vez, incluido los datos

del

álbum,

aparece una ventana donde debes subir las fotos.

3.3.2- Haciéndolas privadas o públicas En: Editar propiedades del álbum. Abajo al final elegimos. 3.3.3- Para ver, localizar, ordenar y poner títulos

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3.3.4- Compartir álbum

Genera un correo a los destinatarios que elijamos invitándoles a ver el álbum. 3.3.5- Obtener vínculos al álbum En el primer caso el vínculo es la dirección de la carpeta. Podemos copiarla si necesitamos generar un enlace a dicha carpeta. En el segundo caso, si queremos incrustar las fotos en un sitio web, como puede ser la web del centro, o un Blog, copiaremos el código HTML que se ha generado.

3.3.6- Ubicar las fotos Cuando creamos o editamos las carpetas, tenemos la posibilidad de situarlas en un mapa.

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........Un ejemplo de álbumes web

.......Un ejemplo de fotos de un álbum

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Accedemos a Google Reader desde la siguiente dirección: http://www.google.com/reader 4.1- ¿Qué es Google Reader? Es un lector de Feeds. Esto significa que comprueba constantemente si hay contenido nuevo en los Blogs o sitios web a los que previamente te has suscrito. Te muestra todos los sitios favoritos en un solo lugar, con lo que rápidamente nos permite estar informado de las últimas actualizaciones que se han producido. 4.2- Ejemplos de suscripciones Hay muchísimos sitios que publican Feeds. Bitácoras de Compañeros Bitácoras de profesores Bitácoras de otros Universidades Blogs y sitios web de temática educativa Blogs de Recursos Educativos Otras 4.3- Añadiendo una suscripción De manera práctica: Si queremos añadir a nuestro lector la Bitácora del Profesor Juan Ruffino 1. Visitamos la página en cuestión.

Nos fijamos en el icono RSS de color naranja que figura a la derecha de la dirección web.

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2.

Haciendo clic en el

icono se nos abre una ventana

donde

aceptaremos la suscripción con Google Reader. También

podemos

añadir

una

suscripción desde el menú y pegando la dirección.

4.4- Creando carpetas Las carpetas nos permiten ordenar las suscripciones y mantenerlas organizadas. Pueden incluirse en una carpeta, en varias o en ninguna.

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Para acceder : http://docs.google.com/ 6.1- ¿Qué es Google Docs? Es una aplicación web que permite la creación y edición de: Documentos de texto Hojas de cálculo 6.2- Creando Documentos Podemos crear documentos nuevos desde cero. Contamos con unas buenas herramientas de edición

Documentos de texto

Hojas de Cálculo

Presentación

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6.3- Subiendo nuestros archivos Haremos clic en Subir para trabajar con archivos que tengamos en nuestro equipo. Acepta los formatos más comunes: doc, xls, odt, ods, RTF, ppt En la ventana que se abre se informa del tipo de archivo permitido y el tamaño máximo.

6.4- Opciones -Podemos editar y guardar en distintos formatos. -Marcar con una estrella, Mover, Ocultar, Eliminar y cambiar nombre. -y también:

6.5- Compartir Si queremos que los documentos sean compartidos, escribiremos la dirección de correo electrónico de otras personas para invitarlos como colaboradores.

De esta manera varios usuarios Ing. Yajaira Linares. 2009

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pueden editar y hacer cambios del documento al mismo tiempo. 6.6- Publicar en Internet Tenemos 2 opciones de publicar un documento: 1. Como una página web normal. Se le asigna una dirección exclusiva en Internet, que todo el mundo puede visitar para verlo. 2. En un Blog. Directamente como una entrada en un Blog. 6.7- Acceder a las revisiones Permite acceder a las revisiones o modificaciones que se han hecho. También podemos suscribirnos mediante RSS a estas modificaciones. 6.8- ¿Qué uso le podemos dar a Google Docs? Destaco las cualidades más sobresalientes de los documentos que se producen con esta herramienta: Públicos o privados Actualización inmediata Edición simultanea Elaboración compartida Disponibilidad y Acceso desde cualquier sitio Por todo ello, propongo algunas posibilidades para su explotación: Elaboración de documentos oficiales donde están implicadas varias personas y donde cada una puede aportar algo: Proyectos, Planes, Memorias, Informes de evaluación. Publicar documentos de gestión que necesitan estar continuamente actualizados: Balance de contabilidad personal o de grupo, calendario de actividades, calendario de reuniones, directorio de teléfonos, registros de inventarios. Enviar documentos como adjuntos por correo electrónico. Ing. Yajaira Linares. 2009

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Recoger datos de control o seguimiento de alguna actividad: Viajes realizados, actividades, control de libros leídos. Publicar propuestas de trabajo para los alumnos: Puede ser el lugar donde los alumnos consulten la explicación o detalles de trabajos, actividades o tareas a realizar. Revisar los deberes y trabajos de los alumnos: El docente puede corregir trabajos realizados por sus alumnos e indicar los errores o valoración. Otras

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Para acceder: http://www.blogger.com 7.1- ¿Qué es un Blog? Según la wikipedia: “Un Blog, también llamado bitácora, es un sitio

web

actualizado

periódicamente que

cronológicamente

recopila textos

o

artículos de uno o varios autores. Apareciendo

primero

el

más

reciente”. 7.3- Ventajas de un Blog frente a una web No necesita de ningún experto informático Rápida edición Publicación rápida Información ordenada cronológicamente Permite comentarios 7.4- ¿Para qué un Blog? Para informar a la comunidad educativa. Para recoger eventos de una institución o materia. Para opinar y comentar. Para mostrar material multimedia: fotos y vídeos. Con estas premisas, y dado que todo son facilidades: para crear, mantener, editar, publicar, etc., no dejan de aparecer cada día nuevos Blog de profesores, instituciones, particulares, grupos: a nivel de aula, materia educativa, etc. Los que escriben pueden ser una persona o varias. Los que comentan y opinan, toda la comunidad. Además uno o varios Blogs pueden convivir perfectamente con la página web de la institución.

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