Manual De Bancos

Valery® Software Administrativo

Módulo de Bancos en Valery®

Módulo de Bancos en Valery® En el presente se exponen los principales procedimientos que usted deberá seguir para gestionar sus cuentas bancarias, y obtener como resultado los reportes informativos en cuanto a sus saldos en cuenta, los depósitos realizados y los cheques emitidos, tant o diferidos como efectivos, entre otros. En este módulo usted dispone de las siguientes opciones: Bancos, Cuentas Contables, Cuentas Bancarias, Beneficiarios, Movimientos Bancarios y Concialiciones Bancarias. Entre los reportes encontrará; Disponibilidad en Cuentas Bancarias, Débitos Diferidos, Créditos Diferidos, Movimientos en Transito, Movimientos en Cuentas Bancarias, Movimientos en Cuentas Contables, movimientos en Conciliaciones y Listados de las fichas.

PARAMETROS GENERALES RELACIONADOS A continuación se muestran Los Parámetros Generales que gobiernan el comportamiento del Módulo de Bancos y los cuales deberá configurar según las políticas de su empresa. Para ubicarlos, haga clic en Utilidades, Propiedades Generales, Parámetros Generales.

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Ahora proceda a seleccionar en la sección de Módulo la opción Bancos:

Existen dos campos determinantes dentro de este módulo: Monto Mínimo Aceptado por Cheques: Viene preestablecido en el sistema el valor de Bs.20.000,00 Pero este puede ser modificable dependiendo de su monto mínimo.Porcentaje Impuesto al Débito Bancario: este porcentaje es variable según lo que establece la ley, siendo para este momento 0.5, de no ser así colóquelo.

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k. Si es el Distribuidor quién involucra a Cybernetix Kym, C.A en un Proyecto Especial, esta se limitará a cumplir con las actividades por las cuales fue involucrada en el proyecto, siendo el Distribuidor el único responsable ante el Cliente final para efectos de negociaciones, queriendo decir esto que será el Distribuidor el encargado de asignar las actividades a realizar así como los pagos correspondientes a los servicios ofrecidos por parte de Cybernetix Kym, C.A. l. Se designa como domicilio único y especial a la Ciudad de Caracas Distrito Federal República Bolivariana de Venezuela para todos los efectos de la Ley. m. Es de carácter obligatorio para poder prestarles los Servicios de Venta que el Distribuidor esté de acuerdo con todos y cada uno de los puntos antes expuestos, para lo cual deberá firmar y sellar el presente documento como prueba de ello; caso contrario se procederá a rescindir cualquier Venta sin indemnización alguna entre las partes. BANCOS En esta ficha se crean y almacenan las entidades financieras donde la empresa tiene aperturada sus cuentas para movilizar el dinero. Si el Banco en el cual posee la cuenta no aparece en la lista que el sistema tiene predeterminada, esta opción le permite crearlo siguiendo el procedimiento que a continuación se presenta: Haga Clic en el Módulo de Bancos.

· ·

Seleccione la opción “Bancos”.

· Coloque el Código que identificará el banco que desea crear. (se recomienda seguir un correlativo en cuanto al último código que está registrado en la lista, el cual podrá ver en la parte superior de la pantalla). · ·

Ingrese los datos que requiere la ficha. Para finalizar presione F9 registrar.

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k. Si es el Distribuidor quién involucra a Cybernetix Kym, C.A en un Proyecto Especial, esta se limitará a cumplir con las actividades por las cuales fue involucrada en el proyecto, siendo el Distribuidor el único responsable ante el Cliente final para efectos de negociaciones, queriendo decir esto que será el Distribuidor el encargado de asignar las actividades a realizar así como los pagos correspondientes a los servicios ofrecidos por parte de Cybernetix Kym, C.A. l. Se designa como domicilio único y especial a la Ciudad de Caracas Distrito Federal República Bolivariana de Venezuela para todos los efectos de la Ley. m. Es de carácter obligatorio para poder prestarles los Servicios de Venta que el Distribuidor esté de acuerdo con todos y cada uno de los puntos antes expuestos, para lo cual deberá firmar y sellar el presente documento como prueba de ello; caso contrario se procederá a rescindir cualquier Venta sin indemnización alguna entre las partes. BANCOS En esta ficha se crean y almacenan las entidades financieras donde la empresa tiene aperturada sus cuentas para movilizar el dinero. Si el Banco en el cual posee la cuenta no aparece en la lista que el sistema tiene predeterminada, esta opción le permite crearlo siguiendo el procedimiento que a continuación se presenta: Haga Clic en el Módulo de Bancos.

· ·

Seleccione la opción “Bancos”.

· Coloque el Código que identificará el banco que desea crear. (se recomienda seguir un correlativo en cuanto al último código que está registrado en la lista, el cual podrá ver en la parte superior de la pantalla). · ·

Ingrese los datos que requiere la ficha. Para finalizar presione F9 registrar.

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CUENTAS CONTABLES Son las agrupaciones contables definidas para establecer la asignación de cada operación realizada. Las Cuentas Contables pueden pertenecer a los tipos Ingresos y Gastos. COMO CREAR UNA CUENTA CONTABLE EN VALERY® ·

Haga Clic en el Módulo Bancos. · Seleccione la opción de “Cuentas Contables” · Coloque el código deseado para la cuenta. · Coloque el Nombre y Saldo inicial. · Luego F9 registrar.

CUENTAS BANCARIAS Son todas aquellas cuentas que utilizadas para debitar y acreditar dinero por medio de una entidad bancaria. En esta opción usted podrá crear las cuentas bancarias que maneje, así como modificar y/o eliminar registros de los datos generales de las mismas. COMO CREAR UNA CUENTA BANCARIA EN VALERY® ·Haga Clic en el Módulo de Bancos. ·Seleccione la opción “Cuentas Bancarias”. ·En el campo Número, coloque el Número de Cuenta Bancaria que desea ingresar. (debe colocar el mismo número de cuenta que posea en el banco real). · Ingrese los Datos Generales que la ficha requiere, lo que le permitirá establecer la identificación general de la Cuenta Bancaria que desea crear.

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Es importante destacar que en los siguientes datos generales:

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1.- Cuenta Contable: Permite especificar el Número asignado en el plan de cuentas Contables (Debe colocar el mismo Número asignado en su plan de Cuentas Contables) 2.- Fecha de Apertura: Permite especificar el día de apertura de la Cuenta Bancaria en el Banco Real (no la fecha del Valery®) Nota: Valery® por defecto registra la fecha que posee el sistema operativo el día que incluye la cuenta bancaria, sin embargo, usted debe colocar en este campo la fecha de apertura real de la cuenta en la entidad financiera a la cual pertenezca. 3.- Formato de Cheque: Este requerimiento le permite escoger el formato de cheque para el banco en el que maneja su cuenta, para que el mismo pueda ser impreso con la información que ingrese al Valery® a la hora de emitirlo. Como seleccionar el formato de Cheque en Valery® · Hacer Clic en los tres puntos, Seleccionar el formato de cheque del banco al que pertenece la cuenta que está ingresando. ·

Pulse ENTER para confirmar.

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Como seleccionar el formato de Cheque en Valery® · Hacer Clic en los tres puntos, Seleccionar el formato de cheque del banco al que pertenece la cuenta que está ingresando. ·

Pulse ENTER para confirmar.

Nota: Si el formato de cheque de la cuenta bancaria que está creando es similar uno de los formatos que el sistema trae predeterminado; y usted desea ajustarlo al formato de cheque de la cuenta que está creando, debe seguir los siguientes pasos: · Seleccionar el formato del cheque que el sistema trae predeterminado; y que es similar al de la cuenta bancaria que está creando. ·

Hacer Clic en la pestaña: “Editar formato actual”.

·

Seleccione la opción “Editar formato Actual”.

· Realice las modificaciones necesarias en cada campo y el formato en general, tomando en cuenta la información que requiera y las medidas internas del formato de cheque que desea agregar.

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IMPORTANTE: Si el formato de cheque de la cuenta bancaria que está creando no se corresponde con ninguno de los formatos que el sistema trae predeterminado debe: CREAR un nuevo formato siguiendo las indicaciones que a continuación se presentan: Hacer Clic en el tópico: “Editar formato actual”.

· · ·

Seleccione la opción “Crear formato Nuevo”. Ingrese el Nombre del Nuevo Formato.

· Edite según sus requerimientos. (Para información mas detallada verifique el manual de Editor de Formato). ·

Haga Clic en la opción Archivo y seleccione Guardar.

4.- Activar Débito Bancario: Le permite notificar al sistema que debe agregar el débito bancario a cada cheque que emita. Nota: Recuerde que para que esta opción sea activada debe crear previamente una Cuenta Contable asignada al Débito Bancario; además debe permanecer tildada en la pantalla (actual) de Cuenta Bancaria. 5.- Cuenta Débito Bancario: Le permite notificar al sistema el código de la cuenta contable asignada al débito bancario, para que éste se aplique en cada una de las transacciones efectuadas a través de la cuenta bancaria que ésta creando. Nota: Coloque en este campo el código asignado a la cuenta contable del débito bancario. 6.- Próximo Número de Cheque: Le permite colocar el correlativo del número de cheque próximo a emitir. Nota: Aunque el sistema le coloca el número de cheque a la hora de emitirlo, éste es perfectamente modificable. 7.- Próximo Período de Conciliación: Esta opción le permite establecer el período en el que debe realizarse la primera o próxima conciliación bancaria. Nota: Cuando usted está creando una cuenta, el sistema trae por defecto la fecha que posee el sistema operativo, sin embargo, usted debe colocar la fecha en la cual va a realizar la próxima conciliación. Por ejemplo: Si usted ingresa la cuenta el día 20 de Abril de 2004, en el campo “Próximo período de Conciliación” el sistema le trae por defecto la fecha 04/2004. Usted debe hacer Clic en y colocar el mes en el cual desea realizar la próxima conciliación por ejemplo Mayo 05/2004. 8.- Saldo Inicial: Le permite tener información acerca del saldo actual que posee en el banco real (Entidad Financiera) al momento de inicializar transacciones o movimientos bancarios desde el Valery®.

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Nota: Es fundamental para el buen y efectivo funcionamiento del sistema que coloque el monto real disponible que posee en la entidad financiera en la cual posee la cuenta que está creando en Valery®, de no ser así el sistema no podrá darle información real de sus movimientos bancarios. 9.- Total Débitos: Le permite tener información acerca del total de débitos o egreso de dinero, que ha realizado por medio de esa cuenta bancaria en el Valery®. Nota: Usted podrá tener acceso a esta información una vez que realice sus movimientos bancarios en el Valery®. 10.- Total de Créditos: Le permite tener información acerca del total de Créditos o ingresos de dinero, que posee en la cuenta bancaria según los registros de movimientos bancarios que posea en el Valery®. Nota: Usted podrá tener acceso a esta información una vez que realice sus movimientos bancarios en el Valery®. 11.- Total Saldo: Este campo Le permite tener información acerca del total del saldo, activos o dinero disponible que posee en esa cuenta bancaria, según los registros de los movimientos bancarios efectuados en el Valery® 12.- Último Saldo Conciliado: Le permite conocer la información acerca del último saldo conciliado en el banco de Valery®. Nota: Usted podrá tener acceso a esta información una vez que realice la conciliación bancaria en el Valery®. BENEFICIARIOS En esta aplicación usted podrá registrar a todas aquellas personas o empresas a las cuales usualmente emite cheques. COMO CREAR UN BENEFICIARIOS EN VALERY® ·

Haga Clic en Módulo Bancos. · Seleccione la opción de “Beneficiarios”.

·

Colocar en el campo de código, el mismo seleccionado por usted presionar ENTER.

·

Colocar el Nombre del beneficiario luego ENTER

·

Colocar el R.I.F luego ENTER

·

Colocar el N.I.T.

·

Luego F9 registrar.

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MOVIMIENTOS BANCARIOS Son aquellas transacciones bancarias (Depósitos, Cheques, Notas de Debitos, Notas de Crédito), las cuales permiten llevar un control del Ingreso y Egreso del Capital de su empresa en cada una de sus cuentas bancarias reflejadas en el Valery® COMO INGRESAR MOVIMIENTOS BANCARIOS EN VALERY® ·

Haga Clic en Módulo Bancos.

·

Seleccione la opción de “Movimientos Bancarios”. · Coloque el número de la cuenta donde desea realizar el movimiento, si lo conoce, en caso contrario Haga clic en y seleccione la cuenta. ·

Según la opción que usted desee en ese momento proceda de la siguiente manera:

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.Para realizar un Cheque en Valery® ·

Haga Clic en la opción Cheques o desde cualquier punto de la misma presionar F2. · Aparece la pantalla donde debe realizar el cheque; y el sistema coloca automáticamente el número del mismo que va a crear.

·

Si es correcto presione ENTER sino, debe colocarlo manualmente y luego presione ENTER.

· Coloque el monto del total del cheque (incluyendo los céntimos) a emitir, el cual deberá ser mayor al mínimo configurado en los parámetros generales del sistema, luego presione ENTER y automáticamente aparecerá el monto en letras de la cantidad por la cual se va a imprimir el cheque. · Coloque el nombre del beneficiario o bien haga clic en donde deberá aparecer un listado de los beneficiarios ya creados, selecciónelo y presione ENTER.

Nota: Si el Beneficiario no se encuentra en la lista, usted puede colocarlo, y al pulsar ENTER le mostrará una pantalla indicándole que no existe y le pregunta si desea registrarlo, seleccione la Opción YES y presione la tecla ENTER. · El cursor se ubica automáticamente en la fecha, verifíquela y de ser necesario modifíquela y presione ENTER para continuar. Nota: En el cheque trae tildado por defecto dos opciones que son: Imprimir este cheque Imprimir como NO ENDOSABLE · Coloque la descripción deL EGRESO y presione ENTER para continuar. · Coloque comentarios de ser necesario con respecto al EGRESO y presione ENTER para continuar. · El sistema automáticamente lo ubica en la parte del Comprobante, la cual por defecto arroja la cuenta bancaria de donde debita el monto tanto, del cheque, como el debito bancario, así como también asigna el monto correspondiente a la cuenta contable Asignada para el Impuesto al Débito Bancario.

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· Usted deberá colocar el código de la o las Cuentas Contables a la cual asignará el Egreso o seleccionarlo haciendo clic en o presionando la tecla F12, seleccione y presione ENTER para continuar. ·

Una vez seleccionada cada Cuenta Contable deberá colocar en el campo Débito el monto correspondiente, luego presione ENTER para seleccionar la siguiente Cuenta Contable en el caso de que así lo requiera, en caso contrario, presione la tecla F9 para registrar.

Nota: Recuerde que para poder registrar la información del cheque, el comprobante contable debe estar debidamente cuadrado. En la parte inferior de la pantalla del comprobante del cheque aparecen unos botones con funciones específicas para cada operación: Eliminar Asiento F6: Permite eliminar el asiento ya ingresado en la operación. Repetir Asiento F7: Permite repetir el asiento anterior. Insertar Asiento F8: Permite insertar asiento en el comprobante. Para Ingresar un Depósito en Valery® · Haga Clic en la opción Depósito o desde cualquier punto del entorno presione F3. · Verifique la fecha que arroja el sistema de ser necesario puede cambiarla. Presione ENTER para continuar. · Coloque el número del depósito y presione ENTER para continuar. · Coloque alguna descripción de ser necesario y presione ENTER para continuar.

Coloque el monto en el renglón correspondiente al tipo de depósito realizado, sea en: Ø

EFECTIVO Ø CHEQUES DEL MISMO BANCO Ø CHEQUES DE OTROS BANCOS

Con el fin de que se refleje en el saldo de la cuenta con la disponibilidad real del mismo. IMPRIMIR COMPROBANTE al tildar esta opción imprimirá el comprobante.

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· Una vez en la sección de comprobante el cual por defecto muestra la cuenta a la cual va reflejado el monto con su respectiva cuenta Bancaria, ingrese el código de la o las Cuentas a las que asignará el Ingreso, selecciónela haciendo clic en o presionando la tecla F12 y luego ENTER para continuar. ·

Ya seleccionada cada Cuenta Contable deberá colocar en el campo Crédito el monto correspondiente, luego presione ENTER para seleccionar la siguiente Cuenta Contable en el caso de que así lo requiera, en caso contrario, presione la tecla F9 para registrar.

Nota: Recuerde que para poder registrar la información del depósito, el comprobante contable debe estar debidamente cuadrado.

Para ingresar una Nota de Débito en Valery® ·

Haga Clic en la opción “Nota de Débito” o presione F4 · Verifique la fecha que arroja el sistema de ser necesario puede cambiarla. Presione ENTER para continuar.

·

Coloque el número de Nota de Débito y presione ENTER para continuar. · Introduzca el monto de la misma (incluyendo los céntimos), y presione ENTER para continuar.

·

Escriba la descripción y presione ENTER para continuar.

· Especifique los Comentarios para la impresión de ser necesarios y presione ENTER para continuar. · El comprobante trae por defecto la cuenta donde será cargado el monto de la Nota de Débito, así como el débito bancario de la misma. · Una vez ubicado en la sección de comprobante el sistema mostrará la cuenta contable a la cual se realizará tanto el crédito bancario como el débito del impuesto, ingrese el código de la o las Cuentas a la cual asignará el Egreso, selecciónela haciendo clic en o presionando la tecla F12, seleccione y presione ENTER para continuar.

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Coloque el número de Nota de Débito y presione ENTER para continuar.

·

· Introduzca el monto de la misma (incluyendo los céntimos), y presione ENTER para continuar. Escriba la descripción y presione ENTER para continuar.

·

· Especifique los Comentarios para la impresión de ser necesarios y presione ENTER para continuar. · El comprobante trae por defecto la cuenta donde será cargado el monto de la Nota de Débito, así como el débito bancario de la misma. · Una vez ubicado en la sección de comprobante el sistema mostrará la cuenta contable a la cual se realizará tanto el crédito bancario como el débito del impuesto, ingrese el código de la o las Cuentas a la cual asignará el Egreso, selecciónela haciendo clic en o presionando la tecla F12, seleccione y presione ENTER para continuar. ·

Una vez seleccionada cada Cuenta Contable deberá colocar en el campo Débito el monto correspondiente, luego presione ENTER para seleccionar la siguiente Cuenta Contable en el caso de que así lo requiera, en caso contrario, presione la tecla F9 para registrar.

Existen dos procedimientos diferentes para pagar o abonar una cuenta por pagar a través del sistema Valery® Caso 1: Por medio de una Orden de Pago. Para poder Habilitar esta opción debemos seguir los siguientes pasos: 1.

Pulsamos en el menú Ctas X Pagar > Cuentas por Pagar.

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Existen dos procedimientos diferentes para pagar o abonar una cuenta por pagar a través del sistema Valery® Caso 1: Por medio de una Orden de Pago. Para poder Habilitar esta opción debemos seguir los siguientes pasos: 1.

Pulsamos en el menú Ctas X Pagar > Cuentas por Pagar.

2. Aparecerá una pantalla en donde seleccionáremos al proveedor pulsando la tecla F12 o haciendo clic en

1. Seleccionamos en el campo Tipo la opción de Pago. 2. Sobre la factura que desea cancelar total o parcialmente introduzca en el campo Monto a Cancelar, la cantidad en Bolívares en el caso de que sea un abono o presione la tecla F3 para aplicar el saldo total de la factura y presione ENTER para continuar. 3. Introduzca el Número de Documento, el Número de control y pulse ENTER. Nota: recuerde llevar un orden correlativo para esta numeración. 4.

Pulse F9 o haga clic en Registrar para culminar, aparecerá una pantalla como esta.