Manual De Access 2000 - Avanzado

DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA ÁREA DE INFORMÁTICA “FORMACIÓN”

Curso de iniciación

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INTRODUCCION

¿ QUÉ ES ACCESS 2000? REQUISITOS DEL SISTEMA

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¿ QUÉ ES ACCESS 2000? Access es un sistema de administración de bases de datos, almacena y recupera datos, presenta la información y automatiza tareas repetitivas. Access es también una potente aplicación de Windows. Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Ofrece todo lo necesario para generar aplicaciones orientadas a usuarios. Access permite arrastrar y colocar información de una base de datos a una hoja de cálculo de Excel y viceversa, y opera con todos los productos de Microsoft Office.

REQUISITOS DEL SISTEMA Para utilizar Microsoft Access 2000 se necesita: ?? PC con procesador Pentium 75 o superior ?? Sistema operativo Microsoft Windows 95 o posterior, 16 MB de memoria para el sistema operativo, más 8 MB de memoria adicional para Access. ?? Windows NT Workstation versión 4.0 Service Pack 3 o posterior, 32 MB de memoria para el sistema operativo, más 8 MB de memoria adicional para Access. ?? Espacio libre en disco según el tipo de instalación si es personalizada, la instalación típica 161 MB. ?? Unidad CD-ROM ?? Monitor VGA o de resolución superior; se recomienda SVGA

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CONCEPTOS BASICOS ACCESS

BASE DE DATOS TABLAS REGISTROS CAMPOS CLAVE PRIMARIA CONSULTA FORMULARIO INFORME MACRO MÓDULO PAGINAS WEB

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BASE DE DATOS Base de Datos es un término informático para un conjunto de información relativa a cierto tema o aplicación comercial. Las bases de datos permiten organizar esta información relacionada en una forma lógica para fácil acceso y recuperación. Un sistema de administración de base de datos relacional tal como Access, almacena la información en varias tablas relacionadas entre si, permitiendo al usuario plantear preguntas complejas de una o más de esas tablas; las respuestas le llegan en forma de formularios o informes. Access puede trabajar solamente con una base de datos a la vez aunque dentro de ella, puede haber cientos de tablas, consultas, formularios, etc., todos ellos almacenados en un solo archivo con la extensión .MDB.

TABLAS, REGISTROS, CAMPOS Una tabla es un contenedor para datos en bruto, muestra diversas líneas de datos en filas y columnas según muestra la siguiente figura:

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La hoja de datos está dividida en filas llamadas registros y columnas llamadas campos. Los datos tienen columnas de información similar, tal como cliente, cargo. Cada campo se identifica por un tipo de datos (texto, numérico, etc.) y lleva un nombre que identifica la categoría de la información. Cada fila de información, o registro, se considera una entidad diferente donde se puede acceder, a todos los campos de información de una persona que componen un registro.

CLAVE PRIMARIA De entre todas las claves de una tabla, se elige una que se utilizará como identificador principal de la tabla. Sólo puede existir una clave primaria por tabla. Los campos que forman la clave primaria o principal tienen algunas características especiales: ?? Se deben elegir campos que no tengan valores duplicados o valores nulos, ya que Access no permite utilizar valores nulos en campos definidos como clave principal. ?? Es conveniente que el tamaño del campo esté lo más ajustado posible. Si el campo tienen un tamaño grande las operaciones se ralentizan.

CONSULTA Le permiten dar respuesta a las preguntas que se plantee referentes a los datos almacenados en las tablas. Una consulta puede seleccionar y definir grupos de registros que cumplan una condición. Los registros seleccionados aparecen en una hoja de respuestas dinámica, que se modifica según los datos en bruto de la tabla original. Hay diversos tipos de Consultas: ?? ?? ?? ?? ??

Selección Parámetros Referencias cruzadas Acción SQL

Access proporciona una serie de asistentes que le guiarán en la creación de consultas, dependiendo del tipo de consulta a generar.

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FORMULARIO Se utilizan como interfaz entre las tablas de las bases de datos y el usuario. Así como para introducir nuevos datos o modificar los existentes.

INFORME Permiten mostrar e imprimir los datos que contiene la base de datos, con el aspecto que previamente haya diseñado.

MACRO Permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en un solo paso.

MODULO Son un conjunto de instrucciones y procedimientos escritos en Visual Basic.

PAGINAS WEB Son documentos HTML en los que se ha publicado información de la base de datos.

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ARRANQUE DE ACCESS

INICIO DE ACCESS LA VENTANA DE ACCES LA AYUDA SALIR DE ACCESS

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INICIO DE ACCESS Hay varias maneras de iniciar Access: ?? ?? ?? ?? ??

Menú Inicio, Programas, Microsoft Access Desde un icono de acceso directo Explorador de Windows, seleccionando la base de datos Menú Inicio, Nuevo documento de Office Menú Inicio , Abrir documento de Office

LA VENTANA DE ACCESS Está constituida por una serie de fichas, que se activan mediante los botones del lateral derecho y en las que se visualizarán cualquier objeto que se cree para gestionar la información. Para trabajar con las bases de datos, resulta preciso familiarizarse con las funciones de la siguiente ventana:

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Barra de título: Muestra el nombre del programa Microsoft Access. Botones Minimizar, Restaurar/Maximizar: Sirven para reducir Access a un icono, restaurar la ventana o pasar a pantalla completa. Botón Cerrar: Cierra la aplicación. Barra de menús: Es sensible al contexto, por lo que en cada momento presentará los menús adecuados a la tarea que esté realizando, también el programa controla que opciones utiliza el usuario con más frecuencia y son las que muestra al desplegar los distintos menús. Barra de herramientas: Es un grupo de botones que proporcionan métodos abreviados de acceso a determinados comandos. Barra de estado: Muestra información de utilidad acerca de la tarea en curso, también indica si ciertas teclas están fijas. Ventana de la base de datos: Aparece cuando se abre una base de datos y muestra el nombre en la barra de título. Tiene tres partes básicas: Fichas: Un conjunto de seis botones correspondientes a otras tantas fichas, que permiten el acceso a los objetos Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos. Botones de comando: Permiten situar los objetos de la base de datos en diferentes modos de ver. Lista de objetos: Muestra los archivos existentes para el objeto activo, en este caso, la tabla para la base de datos Personal.

LA AYUDA Access 2000 incorpora gran cantidad de información que puede consultarse en cualquier momento. El sistema que utiliza para mostrar la información es análogo al de Windows. Access incluye un Ayudante que ofrece ayuda al usuario durante la realización de ciertas tareas, además mostrará los temas de ayuda relacionados con ellas. Este Ayudante se activa la primera vez que se arranca el programa. Si pulsa F1, Access muestra el Ayudante de Office predeterminado Clipo el cual le muestra una serie de opciones. Puede escribir una petición y obtener pistas e ideas útiles o incluso cambiar el personaje del Ayudante. Una vez escrita le muestra las opciones posibles

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Haga clic sobre el tema elegido y le muestra su contenido en una ventana de ayuda similar a la siguiente figura:

En la mayoría de las ventanas de ayuda aparecen botones cuya misión es ampliar el tamaño de la ventana de ayuda y ofrecer las fichas Contenido, Asistente para Ayuda e Indice

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SALIR DE ACCESS Hay cuatro formas de salir de Access: Hacer doble clic en el icono Control de la barra de título. Elegir Archivo, Salir, en la barra de menú. Pulsar Alt-F4. Desde la barra de tareas, hacer clic con el botón secundario del ratón y elegir Cerrar, esto es útil para cerrar Access desde otra aplicación.

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CREACION BASE DE DATOS Y TABLAS CREAR UNA BASE DE DATOS CREAR UNA TABLA NOMBRE DE CAMPO TIPOS DE DATOS COLUMNA DESCRIPCION LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS INTRODUCCION DE LOS CAMPOS MODIFICAR EL DISEÑO DE LA TABLA CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL CREACION DE INDICES IMPRESIÓN DEL DISEÑO DE UNA TABLA MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOS

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CREAR UNA BASE DE DATOS La creación de una base de datos puede realizarse de varios modos, dependiendo de si el programa está ejecutándose o no, en este caso elija Archivo, Nueva Base de Datos en el menú principal de Access, aparece la siguiente ventana:

Dentro de la ficha General, contiene un icono Base de datos, haga clic en Aceptar. Lo primero es dar un nombre a la base de datos, escriba Ventas, y pulse Crear, Access añade automáticamente la extensión MDB a los archivos de bases de datos tal como muestra la figura.

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CREAR UNA TABLA Una vez diseñada la tabla sobre el papel, se va a crear sobre Access, esto conlleva varias etapas: Crear una tabla. Insertar el nombre, tipo y descripción de cada campo. Establecer las propiedades para cada campo. Fijar una clave principal o no. Crear índices. Guardar el diseño de la tabla. Para crear la tabla puede elegir diversas formas: Desde la misma ventana de base de datos con las tres opciones que muestra Haga clic en el botón de comando Nuevo, en la ventana de la base de datos. Elija Insertar, Tabla en la barra de menú. Seleccione nueva tabla en el icono Nuevo objeto de la barra de herramientas. Al elegir algunas de las anteriores opciones le puede mostrar el siguiente cuadro o directamente las ventanas ya sean de diseño o de introducción de datos, si le muestra el siguiente cuadro le presenta las siguientes opciones:

Vista hoja de datos - para insertar datos en una hoja de datos. Área de Informática – Formación

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Vista Diseño - para crear un diseño de tabla. Asistente para tablas - para seleccionar una tabla prediseñada. Importar tablas - importar formatos de tablas ajenas. Vincular tablas - vincular un origen de datos externo existente.

Si está en Vista diseño le muestra la siguiente pantalla donde tiene que introducir los campos de la tabla que va a crear y los encabezados y tipos siguientes:

La ventana de Diseño de la tabla contiene dos zonas: campos y propiedades. La primera contiene los nombres, tipos y descripciones de los campos y la segunda, las opciones que se atribuyen a cada campo.

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NOMBRE DE CAMPO En esta columna se tiene que introducir un nombre que lo identifica el usuario y Access, este nombre puede ser cualquiera, siempre y cuando se respeten una serie de normas básicas: Pueden tener de 1 a 64 caracteres. Pueden incluir letras, números y caracteres especiales. No pueden incluir puntos, signos de admiración, corchetes, acentos graves. No pueden empezar por un espacio en blanco. En una misma tabla, no pueden existir dos campos con el mismo nombre. Es recomendable dar a los campos nombres que tengan lógica.

TIPOS DE DATOS Al desplazar el puntero a la columna tipo de datos este dispone de una lista desplegable y que ofrece ocho tipos de datos: Texto - Puede contener hasta 255 caracteres, aunque el tamaño predeterminado es de 50, pero se puede modificar en el cuadro Tamaño del campo. Memo - Almacena grandes cantidades de texto, hasta 64.000 caracteres. Numérico - Permite introducir datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos, admiten decimales y se pueden insertar valores negativos con signos menos o entre paréntesis. Fecha /Hora - Permite la entrada de fechas y horas. Moneda - Access añade automáticamente un número fijo de dígitos a la derecha de la coma decimal. Autonumérico - Incrementa automáticamente un valor numérico para cada registro que se agregue. Los campos de este tipo no se pueden actualizar. Sí /No - Almacena valores lógicos. Toma los valores Sí o No, Verdadero o Falso. Objeto OLE - Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones Windows, tal como una hoja de cálculo, documento, sonidos. Área de Informática – Formación

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Hipervínculo - Vincula a un recurso Internet, es una novedad de Access 97. Asistente de búsqueda - Permite restringir el tipo de campo para que solamente acepte datos de una lista de valores o de un campo de otra tabla.

COLUMNA DESCRIPCION Las descripciones de los campos son siempre opcionales; resultan útiles para recordar el empleo del campo o para señalar alguna información a otros usuarios.

LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS La figura siguiente le muestra las propiedades para un campo:

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Estas varían según el tipo de campo que seleccione en cada momento, las siguientes propiedades se pueden modificar en cualquier momento, incluso si la tabla a modificar contiene datos, esto es peligroso, debido a que se pueden perder los datos ya almacenados. Se pasan a detallar las propiedades de los campos y su utilidad: Tamaño del campo: Especifica la longitud máxima para campos de tipo texto y del tipo numérico. El campo tipo texto por omisión es de 50 caracteres si no se modifica. Formato: Determina la forma de presentación de los datos. Esta solo afecta a la forma en que presenta los datos, no a la forma de almacenamiento. Máscara de entrada: Especifica un patrón que deben seguir los datos que se introducen en un campo. Lugares decimales: Número de decimales que aparecerán a la derecha de la coma decimal. Título: Determina el texto que se adjunta al campo, distinto del nombre real del campo. Valor predeterminado: Access 97 introduce en un campo un valor automáticamente al agregar registros. Regla de validación: Permite determinar los límites de los valores a introducir en el campo para que acepte un dato. Texto de validación: Mensaje que muestra en la barra de estado, si los datos no cumplen la regla de validación. Requerido: Especifica si un campo es obligatorio. Permitir longitud cero: Determina si se permiten cadenas vacías, sólo está disponible para los campos de tipo Texto y Memo. Indexado: Se utiliza para hacer clasificaciones en las tablas. Compresión Unicode: Access utiliza el esquema de codificación Unicode para los datos de un campo Texto, Memo o Hipervínculo.

INTRODUCCION DE LOS CAMPOS Los campos de la tabla que va a crear llevan los encabezados y tipos siguientes:

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Nombre del Campo

Tipo

Id empleado Apellidos Nombre Cargo Teldomicilio Fnacimiento Fcontratacion Sueldo Casado Fotografia Notas

Texto Texto Texto Texto Texto Fecha /Hora Fecha /Hora Numérico Sí /No Objeto OLE Memo

Al terminar, hay que cerrar la tabla, y darle el nombre de Vendedores.

MODIFICAR EL DISEÑO DE LA TABLA Una vez creada la tabla puede ser que quiera modificar su diseño original, debe tener en cuenta los datos que tenga introducidos. Para insertar un nuevo campo, coloque el cursor en un campo existente y elija Insertar, Fila o hacer clic en el botón Insertar fila de la barra de herramientas. Para borrar un campo, hay que hacer clic en el selector de fila, que es la zona a la izquierda del nombre del campo y pulsar Supr, o elegir Edición, Eliminar fila o hacer clic en el botón Eliminar fila. Si quiere cambiar de posición un campo, simplemente hay que hacer clic en el selector de fila dos veces y arrastrarlo a otro emplazamiento. Al cambiar el nombre de un campo hay que tener en cuenta si se utiliza el campo en informes, consultas o formularios. Solamente se puede cambiar el tamaño de los campos de Texto y Numérico, para lo cual hay que modificar la propiedad Tamaño del campo en la ficha General de la ventana Propiedades. Es preciso poner mucha atención al modificar el tipo de dato de un campo, para preservar los datos existentes.

CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL Al crear una base de datos relacional, es imprescindible crear campos clave para cada una de las tablas que la forman.

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Es conveniente crear una clave por las siguientes razones: Una clave principal es un índice. Los índices mantienen un orden preclasificado de uno o más campos, lo cual acelera las consultas, búsquedas y clasificaciones. Cuando se añaden registros a la tabla, Access verifica los datos duplicados y no los permite en el campo clave principal. Access muestra la información en el orden de la clave principal. Se designa como clave principal el campo IdEmpleado, hay varias formas de crearla, Edición, Clave principal, seleccionar el icono de llave en la barra de herramientas o el botón derecho del ratón, cualquiera de estas opciones es valida. Si la tabla ya tiene datos, puede que al intentar crear el campo clave, éste tenga valores repetidos o valores nulos. Access 97 muestra un mensaje de error y no permite crear una clave sobre ese campo. Para eliminar una clave principal, se procede de la misma forma que para crearla, observe como desaparece la llave, el cual le indica que el campo ya no es clave.

CREACION DE INDICES Los índices permiten encontrar y ordenar registros más rápidamente. Se pueden crear índices basados en un solo campo o en varios campos de una tabla. La clave principal de una tabla se indexa de forma automática. Existen una serie de campos sobre los que no se puede crear un índice, los campos Memo, Hiperelance y Objeto OLE. El número máximo de índices que soporta una tabla es de 32. Para crear un índice en una tabla se deben seguir los siguientes pasos: Dentro de la ventana diseño, seleccione SI en la propiedad Indexado del campo. Si pulsa Ver, índice, le activa el cuadro de diálogo Indices, este muestra todos los campos que se han definido como indexados. Desde dicha ventana permite seleccionar los campos indexados, para cambiar las propiedades de un índice, teniendo en cuenta lo siguiente: Si ya se definió la clave, el nombre del índice aparece como Primary Key.

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Es posible cambiar la clave principal, o si algún campo sólo puede admitir valores únicos, sin ser clave de la tabla, seleccionar la propiedad Principal a No, y la propiedad Unica a Sí, tal como muestra la figura:

Para eliminar índices tiene que seleccionar el índice y a continuación pulsar el botón Supr.

IMPRESION DEL DISEÑO DE UNA TABLA Para imprimir el diseño de una tabla, hay que utilizar los comandos Herramientas, Analizar, Documentador. El Documentador es una herramienta que muestra un formulario que permite seleccionar los objetos a analizar, el único objeto es la tabla personal tal como se puede apreciar:

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MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOS Para guardar el diseño de la tabla, hay que elegir Archivo, Guardar o hacer clic en el botón Guardar. Si quiere cambiar el nombre a una tabla, es preciso seleccionarla, hacer clic en el nombre y teclear el nuevo, también con el botón derecho del ratón. Si se quiere borrar, basta seleccionarla y pulsar Supr. Los comandos Copiar y Pegar del menú Edición son también de utilidad para copiar tablas, dentro de la misma base de datos o a una base de datos diferente. Access permite la posibilidad de copiar su estructura solamente, estructura y datos y anexar datos a la tabla existente. Al seleccionar la opción Pegar aparece el siguiente cuadro, donde se pueden realizar las diferentes tareas.

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EL MANEJO DE LOS DATOS

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOS BUSQUEDA DE UN VALOR ESPECIFICO AGREGAR Y BORRAR REGISTROS MODIFICACION DE COLUMNAS LA CUADRICULA Y LA FUENTE EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLAS CAMPOS NO EDITABLES ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS AUTOCORRECCION ORTOGRAFIA IMPRESION DE REGISTROS PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOS

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DEPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOS Para desplazarse dentro de una hoja puede utilizar la siguiente combinación de teclas: Flecha arriba

Registro anterior.

Flecha abajo

Registro siguiente.

Tab

Campo siguiente.

Ctrl-Inicio

Primer campo del primer registro.

Ctrl-Fin

Ultimo campo del último registro.

Re-Pág

Una página arriba.

Av-Pág

Una página abajo.

En la parte inferior de la hoja de datos muestra los botones de navegación que se utilizan para recorrer los registros, si quiere ir a un registro que conoce hay que escribirlo en el cuadro de texto. También dentro del menú Edición, Ir, se pueden realizar las mismas operaciones.

BUSQUEDA DE UN VALOR ESPECIFICO Para hallar un valor especifico, Access ofrece el comando Edición, Buscar.

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El valor a insertar el cuadro de texto Buscar, puede contener tipos de caracteres comodín. Puede reemplazar un valor especifico por otro con un cuadro muy similar al de la búsqueda, al elegir Edición, Reemplazar

AGREGAR Y BORRAR REGISTROS Existen varias maneras de agregar registros, ya sea Insertar, Nuevo Registro, o hacer clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas, etc. Para agregar varios registros y hacer temporalmente invisibles los ya existentes hay que emplear el comando Registros, Entrada de datos, para restaurar todos los registros tiene que elegir el comando, Registros, Quitar-filtro/ ordenar. Se pueden borrar varios registros a la vez, seleccionándolos y pulsando la tecla Supr. También se puede aplicar el comando Edición, Eliminar, en cualquier caso le pide confirmación.

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MODIFICACION DE COLUMNAS Se pueden agregar, borrar y renombrar columnas en una hoja de datos. Aunque no es muy conveniente realizar las siguientes operaciones ya que no pueden advertirse las consecuencias ya que se puede aplicar desde la pantalla de diseño. Para borrar una columna en una hoja de datos basta con seleccionarla y elegir Edición, Eliminar columna, le muestra un cuadro de aviso. Para agregar una nueva columna, hay que emplear el comando Insertar, Columna, crea un campo llamado Campo1. Si quiere cambiar el nombre, haga doble clic en él y teclee el nuevo nombre o seleccione el comando Formato, Cambiar nombre de columna. Para modificar el ancho y el alto de una columna, hay que colocar el cursor entre dos nombres de columnas y arrastrar el borde hasta que pueda ver el contenido, lo mismo se puede hacer con las filas. También se puede aplicar el comando Formato, Ancho de columna o Alto de fila, para realizar la misma tarea. Para ocultar o mostrar una columna hay que seleccionarla y aplicar los comandos Formato, Ocultar columna o Mostrar columna. Si desea inmovilizar o liberar columnas, hay que seleccionarla y utilizar los comandos Formato, Inmovilizar columna o Liberar todas las columnas.

LA CUADRICULA Y LA FUENTE La cuadrícula suele aparecer entre los campos y los registros al elegir Formato, Hoja de Datos.

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La cual le proporciona un control total sobre la cuadrícula, donde le permite eliminarla, elegir un color, color de fondo y elegir el tipo de relieve. También puede cambiar el formato de los datos, el estilo y la fuente si elige el comando Formato, Fuente.

EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLAS Desde la ventana de Base de Datos, y con cualquier solapa seleccionada, se puede desplegar el menú emergente de cada una de ellas, al pulsar el botón derecho del ratón lo que permite realizar de una forma rápida las principales tareas.

CAMPOS NO EDITABLES Existen una serie de campos, que por su formato no es posible editar, y por lo tanto no se pueden modificar: Campos autonuméricos, Access los incrementa automáticamente, por lo que no se puede modificar su valor. Campos bloqueados, no se puede editar la información que contiene. Campos de ciertos tipos de consultas, que establezcan relaciones entre más de una tabla, ni tampoco los totales de algunas consultas. Campos calculados, ya que emplean un cálculo basado en uno o más campos.

ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS Access ofrece una función de clasificación rápida, hay que seleccionar el campo por el que clasificar, situando el cursor en él, y después elegir el botón Ordenar ascendente u Ordenar descendente. Para devolver a los registros el orden original, existe el comando Registro, Quitar filtro/ordenar. Un filtro es un método que permite al usuario ver la información que cumpla unos determinados requisitos, hay varios filtros: Filtro por selección, permite buscar registros que cumplan diversos criterios, este filtro se puede aplicar directamente en el formulario y hoja de datos. En la tabla de vendedores quiere saber cuántos vendedores de 1 hay.

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Una vez obtenido este resultado, se pueden seguir filtrando datos, con el mismo método. Filtrar por entrada, dentro de un campo de la hoja de datos y desde el menú emergente escriba en el cuadro Filtrar por, el valor exacto que está buscando en ese campo. Filtro excluyendo la selección, filtra de forma inversa a como se ha visto hasta ahora, muestra todos los campos de la tabla que no contengan el valor especificado. Cualquiera de estas opciones se realizan desde el comando Registros, Filtros. Filtro por formulario, al seleccionar el segundo icono de filtrar, la hoja de datos cambia a un solo registro, cada campo se convierte en un cuadro que permite elegir en una lista que contiene todos los valores de ese campo.

La ficha buscar de la parte inferior de la ventana permite elegir una nueva condición, haciendo clic en ella para que aparezca una nueva pestaña con la indicación O, una vez elegidas las condiciones elegir el botón aplicar filtro.

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AUTOCORRECCION Access o mejor dicho todo el producto Office tiene una función, que está actuando en un segundo plano, denominada Autocorrección, que corrige algunos errores tipográficos sin que nos demos cuenta. También puede usarse para que al escribir una abreviatura, la expanda automáticamente y así quede introducido, como dato el nombre completo. Para visualizarlo ejecute Herramientas, Autocorrección, muestra distintas opciones.

ORTOGRAFIA También dispone de un corrector ortográfico que permite corregir el contenido de los campos cuyos datos estén constituidos por texto. Para activarlo pulse Herramientas, Ortografía.

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IMPRESIÓN DE REGISTROS Para imprimir los registros de la base de datos, se pueden generar informes, y también la forma más sencilla es elegir Archivo, Imprimir o el botón Imprimir de la barra de herramientas

Donde se pueden seleccionar las opciones de impresión, páginas o registros, copias e intercalar cuando se elige imprimir más de una copia.

PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS Las propiedades de la base de datos permiten proporcionar información adicional acerca de ésta. Para ver sus propiedades, seleccione el comando Archivo, Propiedades de la base de datos. Consta de cinco fichas, pero sólo es posible modificar las propiedades que aparecen en las fichas Resumen o Personalizar. Las demás propiedades de la base de datos son de sólo lectura. Estas cinco fichas son: General, muestra información sobre los atributos del archivo. Resumen, permite al usuario identificar mejor una base de datos tanto desde Access como desde otros programas. Estadísticas, incluye la fecha y la hora en la que se creó la base de datos activa, así como la última fecha y hora en que se modificó.

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Contenido, incluye los nombres de los objetos que contiene la base de datos. Personalizar, las propiedades introducidas se convierten en propiedades del objeto Document.

INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOS Esta opción permite insertar una hoja secundaria de datos en una tabla o consulta de una base de datos. En esta hoja secundaria, se pueden ver y modificar datos. Para activar esta opción tiene que estar abierta la tabla y escoger en el menú Insertar, Hoja secundaria de datos, entonces muestra el siguiente cuadro con las tablas o consultas para insertar.

En la hoja de datos le muestra en la parte derecha del primer campo un signo +, que al pulsar sobre el le muestra el contenido de la tabla que haya insertado. Para desactivar esta opción tiene que elegir en el menú Formato, Hoja secundaria de datos, Quitar.

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LAS CONSULTAS

INTRODUCCION TIPOS DE CONSULTAS OPERADORES FUNCIONES EXPRESIONES CREACION DE UNA CONSULTA OPERACIONES CON CONSULTAS OPERACIONES CON CAMPOS CRITERIOS DE CAMPO CONSULTA DE ACTUALIZACION CONSULTA DE CREACION DE TABLA CONSULTA DE ELIMINACION CONSULTA DATOS ANEXADOS CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVAS CAMPOS CALCULADOS CONSULTA DE RESUMEN CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS LOS ASISTENTES

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INTRODUCCION Una consulta es una pregunta que se plantea acerca de la información almacenada. Permiten seleccionar el conjunto de registros que cumplan una determinada condición o criterio, y limitar el número de campos a visualizar. Las consultas no almacenan datos, sino que permiten trabajar con los datos almacenados en las tablas, por lo que todas las modificaciones que se realicen en los datos quedan automáticamente grabadas en las tablas correspondientes.

TIPOS DE CONSULTAS Existen varios tipos de consultas, que se pueden agrupar en las siguientes: Consultas de Selección; aquéllas que permiten seleccionar campos y registros de una o varias tablas. Estas consultas también permiten calcular datos a partir de los almacenados en la tabla, bien de forma individual para cada registro (consultas con campos calculados), bien de forma global para un conjunto de ellos (consultas de resumen). -Consultas de acción; permiten realizar automáticamente, operaciones concretas con los datos de una tabla. Dependiendo de la acción que realicen pueden ser de creación de tabla, de actualización, de eliminación, de datos anexados etc.

OPERADORES Los operadores permiten agregar números, comparar valores y crear expresiones relacionales complejas. Se emplean para que Access realice una operación especifica con uno o más elementos. Las operaciones a llevar a cabo con operadores, funciones y expresiones comprenden los criterios de las consultas, la creación de campos calculados y la generación de controles de resumen. Pueden emplearse tanto en castellano como en inglés, pues el programa los traduce al idioma en que opera. Hay varios tipos de operadores: Aritméticos, Relacionales, De concatenación, Lógicos, Otros.

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FUNCIONES Access dispone de un gran número de funciones ya definidas, las cuales permiten realizar las operaciones más comunes. Las funciones se pueden utilizar en expresiones y macros propios de Access o en módulos de Visual Basic (VBA). La mayoría de las funciones en Access utilizan la misma sintaxis: Nombre de la función (Argumento).

EXPRESIONES La expresión es un objeto representativo que Access puede emplear para interpretar algo y, basándose en esa interpretación, obtener información específica. Se pueden emplear expresiones para realizar diversas tareas, ya sea en instrucciones de SQL o bien en consultas y filtros, incluso en macros. Access evalúa una expresión siempre que se emplea. Las expresiones utilizan una serie de símbolos para poder tratar diversos elementos: [ ] Corchetes, se utilizan al hacer referencia a Campos, Tablas, Formularios etc. # Almohadilla, hacen referencia a fechas. " " Comillas, se utilizan en texto.

Al escribir un objeto en un identificador, debe hacerlo entre corchetes cuando contenga un espacio o un carácter especial, como el subrayado. Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales, puede escribirse sin corchetes, Access los inserta automáticamente. Los símbolos (#) se utilizan para especificar que se trata de un valor fecha/hora, no es necesario que los escriba. Las comillas dobles indican que se trata de texto, no es necesario que las escriba ya que el programa las inserta. Access dispone de un generador de expresiones que permite al usuario poderlas crear desde él, para activarlo pulse el botón Generar de la barra de herramientas o el botón secundario.

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CREACION DE UNA CONSULTA Existen básicamente dos modos de crear una consulta con o sin ayuda del Asistente. Si no se utiliza el Asistente la creación de una consulta se debe realizar en su ventana de diseño. Si la consulta es de selección, habrá que especificar los campos que se desea visualizar e introducir los criterios que permitan seleccionar los registros. Lógicamente, la creación con ayuda del Asistente resulta mucho más sencilla, puesto que éste pedirá a través de cuadros de diálogo, toda la información que sea necesaria. Access ofrece diversos Asistentes para consultas: Sencillas, crea consultas de selección o de resumen etc. Referencias cruzadas, resume la información de una o varias tablas. Buscar duplicados, permite buscar registros duplicados en una tabla. Buscar no coincidentes, registros que no estén relacionados en otra tabla. Existen varios modos de comenzar a crear una consulta, ya sea mediante las opciones existentes en la ficha Consultas de la ventana de base de datos.

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O mediante el cuadro de diálogo Nueva consulta donde presenta el cuadro siguiente.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, seleccione Vista Diseño y pulse aceptar, donde le muestra todas las tablas o consultas existentes

Tiene que seleccionar la tabla Vendedores, haga clic en Agregar y Cerrar. Al agregar la tabla Vendedores la ventana del Diseño de consulta se queda de la siguiente forma:

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La ventana anterior está dividida en dos partes: la parte superior muestra la ventana de los campos de la tabla sobre la que se está realizando la consulta y la parte inferior aparece una cuadrícula en la que se visualizaran los campos que haya elegido , si está activada la casilla Mostrar. Para pasar de un panel a otro, se puede emplear la tecla F6. La parte inferior contiene una cuadrícula de diseño vacía, con los siguientes nombres de filas: Campo, para agregar nombres de campos. Orden, para indicar un orden de clasificación. Mostrar, determina si el campo ha de visualizarse o no. Criterios, para especificar los criterios de filtro. O, es la primera de una serie de líneas a las que añadir múltiples valores a emplear como criterios de selección.

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Existen varias formas de agregar campos a una consulta. La más sencilla es seleccionarlo en el área de entrada, y arrastrarlo a la columna deseada. Para seleccionar campos contiguos, pulse en el primer campo y con la tecla Mayús pulsada pulse en el último, con lo que todos los campos entre el primero y el último quedarán seleccionados. Para seleccionar campos no contiguos, es lo mismo pero pulsando la tecla Ctrl. También al pulsar en la barra de título de la tabla seleccionada se seleccionan todos los campos. Otro método consiste en seleccionar el asterisco que aparece al principio de la lista. Realice una consulta introduciendo todos los campos en la cuadrícula. Una vez seleccionados los campos para ver el resultado de la consulta, puede elegir el comando Ver, Vista hoja de datos o el botón Ejecutar de la barra de herramientas. Le presenta una hoja de respuestas dinámica se maneja exactamente igual a la hoja de datos, si tiene necesidad de modificar alguna propiedad de la tabla, es preciso volver a Vista diseño. Para volver a Vista Diseño de la consulta, utilice el botón Modos de ver a la izquierda de la barra de herramientas o bien el comando Ver, Vista diseño. Si desea almacenar la consulta le mostrará un cuadro, donde tiene que escribir el nombre de la consulta:

OPERACIONES CON CONSULTAS Cuando una consulta pasa a formar parte de una base de datos, queda almacenada en la solapa Consultas, estas pueden ser modificadas según las necesidades, o eliminadas una vez que no se necesitan. Abrir consultas, se abren igual que cualquier otro objeto, ya sea en modo Vista o en modo Diseño, lo que permite introducir las modificaciones oportunas.

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Eliminar consultas, se pueden eliminar una vez que cumplen su función y ya no son necesarias en la base de datos, de hecho es recomendable eliminar consultas que ya no son utilizadas, porque esto permite hacer que la base de datos ocupe menos espacio de almacenamiento. Situado sobre la consulta a eliminar basta con pulsar la tecla Supr, siempre le muestra un cuadro de advertencia:

Donde debe confirmar o no la eliminación de la consulta. Copiar consultas, esta opción es muy útil para crear consultas que sean parecidas, o que utilicen recursos similares. Access permite copiar una consulta y grabarla con diferente nombre, pulse el botón Copiar y a continuación el botón Pegar le presenta un cuadro, donde le tiene que poner el nuevo nombre.

Imprimir consultas, se pueden imprimir los resultados de las consultas, una vez ejecutada la consulta, desde la ventana de resultados puede enviarlo a la impresora. Introducir condiciones, una vez elegidos los campos que van a formar parte de la consulta, puede definir criterios de consulta por cada uno de los campos. Para determinar estas condiciones, existe la fila Criterios. En modo diseño y en la fila Criterios del campo Sueldo, introduzca la condición >120000, esto hace que se seleccionen todas las filas de la tabla cuyos Sueldos sean mayor que 120000. La siguiente figura muestra cómo queda la ventana de la consulta después de introducir la condición simple. Si el campo de la tabla es de tipo alfanumérico, la condición debe ser introducida entre comillas.

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Condiciones compuestas, son aquellas que disponen de más de una condición, ya sea en la misma columna o en columnas diferentes. Puede buscar los que en el campo Cargo sea Vendedor 2 y con una fecha de nacimiento mayor a 1-1-75. Hay tres operadores lógicos en consultas Operador O, Operador Y, Negación. Observe que al introducir algunas consultas Access coloca delimitadores # alrededor del campo fecha, " en los campos de textos, no es preciso teclear estos signos. Para eliminar condiciones selecciónela y pulse la tecla Supr. Lenguaje SQL, la terminología usada por el lenguaje SQL estándar puede variar ligeramente de la usada en Access. Es posible crear consultas, una vez seleccionada la tabla tiene que abrir la ventana Vista SQL y escribir la consulta.

OPERACIONES CON CAMPOS Para manipular los campos entrar en Vista Diseño de consulta. La fila selectora de campos es la zona gris encima de la primera fila, desde donde se pueden seleccionar las columnas. Recuerde que cada columna representa un campo. Seleccionar un campo, lleve el puntero a esa fila, hasta que aparezca una flecha de selección y luego puede hacer clic en la columna, quedando seleccionada.

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Modificar el orden de los campos, seleccione el campo, haga clic sobre él con el puntero del ratón y sin soltar arrastre el campo hasta la nueva posición; observará que el puntero del ratón aparece en forma de flecha con un cuadro gráfico en su parte inferior. Eliminar un campo, una vez seleccionado pulsar la tecla Supr o elegir el comando Edición, Eliminar, Columna. Insertar un campo, selecciónelo y, arrastrelo a la columna deseada, al soltarlo, este campo desplaza al que hubiera en su lugar y queda insertado. Renombrar un campo, haga clic a la izquierda de la primera letra del campo Teldomicilio en la fila Campo, escriba Teléfono y dos puntos, en el encabezado pone Teléfono : Teldomicilio, al ejecutar la consulta muestra el nombre que ha escrito. Mostrar u ocultar un campo, active o desactive la casilla de selección que aparece en la fila Mostrar. Orden de clasificación, haga clic en la fila Orden en el campo Apellidos, y elija tipo Ascendente, si quiere ordenar por otro campo repita los mismos pasos.

CRITERIOS DE CAMPO Para buscar información en los campos de las consultas depende del tipo de campo: Criterios de caracteres, se utilizan para campos con tipos de dato Texto o Memo, también se emplea el operador como y los caracteres comodines. Valores no coincidentes, hay que utilizar el operador Negado o <>. Criterios numéricos, se emplean para campos de tipo Numérico, Moneda o Contador. Criterios lógicos, para los campos tipo Si/No, ya sea Negado No, <> No. Para especificar diversos criterios para un solo campo, hay que utilizar los operadores Y y O. El operador O, especifica diversos valores para un campo, se puede emplear directamente la celda O.

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El operador Y, especifica diversos valores en un mismo campo. El operador Entre, sirve para expresar un intervalo de registros para un solo campo.

CONSULTA DE ACTUALIZACION Se entra en Diseño y se selecciona la tabla donde se va a realizar la actualización, una vez elegida se baja a la cuadrícula el campo que se va a actualizar o más campos. En el comando Consulta escoja esta consulta y observe como aparece la fila Actualizar a. En la fila Criterios escriba el cargo antiguo y en la fila Actualizar el cargo nuevo, al ejecutar la consulta le informa de los registros que va a modificar

Pulse aceptar, no tiene porque almacenar la consulta, busque la tabla en la cual se han realizado las modificaciones y apreciará el cambio en el campo cargo.

CONSULTA DE CREACION DE TABLA Estas contendrán los datos de los campos seleccionados en la consulta, por defecto se añadirán todos los registros, pero esto podría limitarse mediante los criterios adecuados Seleccione una tabla, elija los campos que quiere para la nueva tabla, añada o no criterios, dentro del menú Consulta seleccione el tipo de consulta le muestra el siguiente cuadro.

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Escriba un nombre para la nueva tabla, si el nombre de la tabla existe le informa de que se suprimirán los datos antes de que se ejecute la consulta.

Si no existiera le informa de que va a pegar varias filas en una tabla nueva. En la ficha tabla puede visualizar la nueva tabla que ha creado con los campos y criterios que haya elegido.

CONSULTA DE ELIMINACION Se tiene que tener cuidado, porque sus resultados son permanentes e irreversibles. Permiten borrar las filas de una tabla siempre y cuando éstas cumplan las condiciones impuestas. Elegida la tabla y seleccionado el campo escoja el tipo de consulta, ponga los criterios y al ejecutarla le avisa de que va a eliminar los registros que reúnan esa condición.

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CONSULTA DATOS ANEXADOS Permite añadir registros de una tabla a otra sin necesidad de repetir los datos. Una vez elegida la tabla seleccionar campos comunes, dentro del menú Consulta, escoja esta consulta y ejecute la consulta le muestra un cuadro indicándole los registros que anexará.

Compruebe los registros en la tabla destino.

CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVAS Access permite que una consulta pida al usuario el criterio por el que quiere seleccionar los registros. Dentro del diseño de la consulta y una vez seleccionados los campos escribir en la fila criterios y entre corchetes la pregunta a realizar, al ejecutar la consulta el programa muestra el siguiente cuadro de diálogo.

También es posible pedir más de un parámetro, simplemente hay que escribir otro criterio. Se pueden utilizar para localizar un registro determinado de una tabla y poder modificar sus datos

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CAMPOS CALCULADOS Se pueden realizar mediante las consultas de selección, cálculos a partir de los datos almacenados en una tabla. Estos nuevos valores se calculan en campos nuevos que se crean en una consulta, y que se denominan genéricamente campos calculados. Este nuevo campo se crea escribiendo, en la celda de una columna vacía de la rejilla QBE, el nombre del campo separado por el carácter dos puntos, y la operación matemática que debe realizar para calcular sus datos.

CONSULTA DE RESUMEN Es una consulta que se utiliza para calcular parámetros estadísticos de los datos almacenados en una tabla. Estos cálculos pueden afectar a todos los registros de la tabla o a un conjunto de registros, dependiendo de que se utilicen o no criterios de selección. Para acceder dentro del diseño tiene que elegir dentro del Menú Ver la opción Totales o el icono de la barra de herramientas y en la fila Total elegir la opción de resumen que necesite.

CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS Este tipo de consulta permite resumir los datos de una o varias tablas en forma tabular, este resumen lo realiza cruzando los datos de los campos expresados como cabeceras de columnas y como filas. Esta consulta se puede crear en la ventana diseño y también desde el Asistente que muestra al elegir la opción Nuevo.

LOS ASISTENTES Asistente para Buscar Duplicados, crea una consulta que busca registros con valores duplicados en una tabla o consulta. Asistente para Buscar no- coincidentes, crea una consulta que busca registros de una tabla que estén relacionados con los registros de otra tabla.

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FORMULARIOS

INTRODUCCION POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOS CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIO ASISTENTE PARA FORMULARIOS CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE MODIFICAR EL DISEÑO DEL FORMULARIO LOS CONTROLES OPERACIONES CON OBJETOS LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIO SUBFORMULARIOS

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INTRODUCCION Los formularios son los objetos de la base de datos que permiten visualizar el contenido de las tablas, o el resultado de las consultas, con un diseño creado o no por el propio usuario. Además pueden utilizarse para realizar cualquier operación de mantenimiento de los datos, ya sea añadir nuevos registros, modificar datos, eliminar, ordenar etc. Contiene dos tipos básicos de controles, unos que muestran o admiten entradas de datos y otros que muestran información estática como imágenes o textos, también se puede añadir rótulos, títulos etc.

POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOS Existen básicamente, dos modos de crear un formulario; con ayuda de un Asistente o en la ventana Diseño. La creación con el Asistente resulta muy sencilla y eficiente, el formulario contendrá los campos seleccionados de la tabla con las características predeterminadas del tipo elegido. Existen varias posibilidades de comenzar el proceso de creación entre ellas, desde el menú Insertar o desde la ficha Formulario. Al pulsar el botón Nuevo dentro de la ficha Formulario muestra un cuadro el cual le permite crear varios tipos de formularios, algunos de forma automática.

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CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIO A partir de una tabla o consulta de la ventana de base de datos, se puede generar un formulario de forma instantánea, debe situarse en la pestaña ya sea de tablas o consulta, seleccionar el objeto y haga clic en el botón Nuevo objeto y elija Autoformulario, también mediante el comando Insertar, Autoformulario. Muestra el formulario en pantalla, lo cierra y le pone un nombre o acepta el que le propone, es la forma más rápida de generar un formulario, sin embargo para tener mayor control, resulta preciso emplear los Asistentes. En la ficha Formularios esta el nuevo objeto creado.

ASISTENTE PARA FORMULARIOS Access dispone de un generador de formularios que permite crear éstos de una forma sencilla. Para comenzar lo más practico es empezar el formulario utilizando el asistente y después personalizarlo desde modo Diseño. Al pulsar el botón Nuevo dentro de la ficha Formularios muestra el siguiente cuadro:

Donde presenta los distintos tipos de Formulario que se pueden crear: Vista diseño, crea un formulario en blanco a diseñar manualmente. Asistente para formularios, solicita información y produce el formulario basado en las respuestas que se le proporcionan.

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En columna, cada campo aparece en una línea del formulario, y en el formulario sólo se verá un registro. Tabular, cada campo constituye una columna y cada registro una fila; el formulario muestra varios registros a la vez. Hoja de datos, el aspecto de este tipo de formulario es análogo al de la ventana Hoja de Datos de cualquier tabla. Gráficos, permiten resumir la información de una tabla en cualquiera de los tipos de gráfico que ofrece. Tablas dinámicas, resumen los datos en una tabla dinámica de Excel.

CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE Una vez seleccionado el Asistente para formularios, tiene que elegir la tabla o consulta, pulse Aceptar. Presenta el siguiente cuadro donde muestra los campos disponibles de la tabla o la consulta.

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El proceso de pasar campos del primer cuadro de lista al segundo consiste en pulsar > para pasar un campo de disponibles a seleccionados o pulsar >> para pasarlos todos. El mismo proceso si se quiere eliminar del cuadro campos seleccionados. Al hacer doble clic en un campo se repite el proceso anterior. Una vez elegido todos los campos pulse el botón siguiente y se accede al segundo cuadro del Asistente. Este cuadro permite elegir la distribución del formulario, si hace clic en cualquiera de ellos, cambia la pantalla para mostrar el aspecto que tendrá el formulario.

Al pulsar el botón siguiente, Access presenta una serie de estilos para el formulario, al pinchar sobre cualquiera de ellos le muestra los diferentes estilos que puede aplicar.

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El cuadro próximo del Asistente solicita un título para el formulario, también le permite abrir el formulario para introducir datos o incluso entrar a modificarlo.

Al pulsar el botón Finalizar, presenta el formulario, donde puede introducir, editar, eliminar datos exactamente igual que en una tabla.

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MODIFICAR EL DISEÑO DEL FORMULARIO Siempre desde la vista diseño, es posible modificar la mayoría de sus características, muestra las tres partes básicas de un formulario, aunque en el menú Ver también puede seleccionar los encabezados y pies de página, los cuales se muestran sólo al imprimir Encabezado de formulario, en esta sección se pone la información que quiere que esté visible, al principio de todas las páginas imágenes, etiquetas Detalle, en esta sección se ponen los campos de los registros que el formulario va a mostrar, e incluso etiquetas o cualquier otro objeto. Pie de formulario, esta sección es similar al encabezado. Cada objeto tiene sus propiedades, para acceder a ellas hay que selecionarlo y pulsar el icono propiedades de la barra de herramientas o en el menú Ver, donde puede modificar las propiedades iniciales .

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LOS CONTROLES Un control tiene muchas definiciones, generalmente es cualquier objeto que se halle en un formulario o informe, tal como una etiqueta o un cuadro de texto. Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario o informe. La barra Cuadro de herramientas, contiene los controles que permiten añadir o eliminar campos al formulario y en general cualquier objeto, lo que permite mayor funcionalidad al entorno del usuario. Si esta barra no está visible, elija el comando Ver, Cuadro de herramientas, o haciendo clic en el icono Cuadro de herramientas, muestra la siguiente figura: Los controles dependiendo de la información que muestren, reciben una clasificación u otra, si la información del control no cambia para cada registro, se denomina control independiente, sino se llama control dependiente.

OPERACIONES CON OBJETOS Cualquier operación que realice con los objetos debe realizarse desde la vista diseño. Seleccionar objetos, pulse el botón izquierdo del ratón sobre el objeto que quiera seleccionar. Cuando está seleccionado aparecen a su alrededor una serie de puntos negros, estos reciben el nombre de selectores. Mover objetos, al pasar con el ratón por el objeto seleccionado, el cursor del ratón cambia y muestra una mano abierta, haga clic y en ese momento se puede desplazar a cualquier parte del formulario. Si sólo desplazar una parte del objeto cuando muestre la mano con dos dedos levantados, pinche y desplace la parte elegida. También es posible seleccionar y mover varios objetos al mismo tiempo, mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic en todos los campos que necesite seleccionar. Redimensionar objetos, para cambiar el tamaño de un objeto, sitúe el cursor del ratón sobre cualquier selector que no sea de desplazamiento, el cursor cambia y muestra una doble flecha, haga clic y desplace el cursor. Añadir objetos, pueden ser campos de la tabla o consulta o cualquier otro objeto, una imagen etc. Eliminar objetos, una vez seleccionado pulsar la tecla Supr, dispone del botón deshacer, para recuperar un objeto eliminado.

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LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES Son los atributos de los controles, campos u objetos de la base de datos, se emplean para modificar las características de los mismos. Estos atributos pueden ser el tamaño, el color, el aspecto o el nombre. Las propiedades se utilizan en los informes y formularios para modificar las características de los controles, cada control tiene las suyas y el mismo formulario también tiene las suyas propias, estas se muestran en una hoja de propiedades. Para visualizar las propiedades de un control, tiene que elegir el comando Ver, Propiedades, el icono propiedades, o doble clic en el control.

Esta ventana permite ver todas las propiedades de un control. Los grupos específicos de propiedades, contenidos en las cinco fichas que componen la ventana, son los siguientes: Formato, determina la apariencia de una etiqueta o valor. Datos, afectan a la forma en que se muestra el valor y el control al que está enlazado. Evento, son acciones determinadas que se producen con un objeto, o en uno en particular. Otras, características adicionales del control, permite modificar el nombre del objeto seleccionado. Hay una serie de propiedades que se heredan de la definición de tabla de un campo para un cuadro de texto u otro tipo de control, tal como Formatos, Lugares decimales, Valor predeterminado etc.

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GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIO Tiene que elegir Archivo, Imprimir y seleccionar las acciones convenientes. También existe la Vista preliminar, que permite visualizar la forma en que se va a imprimir el formulario.

SUBFORMULARIOS Una vez que están creadas las relaciones entre las tablas de una base de datos, puede crearse un formulario en el que se incluyan diversos campos procedentes de distintas tablas. Un subformulario es un formulario dentro de un formulario, el formulario primario se llama formulario principal y el formulario que se encuentra dentro del formulario principal se llama subformulario. Tanto uno como otro se pueden generar con el Asistente o manualmente

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INFORMES

INTRODUCCION CREAR INFORME CON AUTOINFORME ASISTENTE PARA INFORMES CREAR INFORME CON EL ASISTENTE SECCIONES DE UN INFORME CREACION DE ETIQUETAS MODIFICAR DISEÑO DE ETIQUETAS

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INTRODUCCION Se emplean para ofrecer una presentación personalizada de la información. Los informes permiten controlar el resumen de la información, agrupar los datos y ordenarlos en la forma deseada, así como generar totales de los datos numéricos. También se pueden imprimir imágenes, gráficos y campos Memo. Dentro de los informes Access, toma la generación de etiquetas como un tipo más de informe.

CREAR INFORME CON AUTOINFORME Access ofrece la posibilidad de generar un informe automático, para los datos de una tabla o consulta. Seleccione la ficha tablas, escoja el objeto del cual quiere un informe, y en el botón nuevo objeto elija autoinforme. Le muestra el informe en Vista Previa.

ASISTENTE PARA INFORMES Access dispone de un generador de informes que permite crear éstos de una forma sencilla. Para comenzar lo más practico es empezar el informe utilizando el asistente y después personalizarlo desde modo Diseño. Al pulsar el botón Nuevo dentro de la ficha Informes cuadro:

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muestra el siguiente

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Donde presenta los distintos tipos de Informe que se pueden crear: Vista diseño, crea un informe en blanco a diseñar manualmente. Asistente para informes, solicita información y produce el informe basado en las respuestas que se le proporcionan. En columnas, cada campo aparece en una línea del informe, con el nombre del campo a la izquierda, los registros suelen estar separados por una línea gráfica. En tablas, los datos de cada campo constituyen una columna en el informe, y los datos de un registro una fila. Gráficos, permiten mostrar los valores de una tabla en un gráfico. Etiquetas, se utilizan para generar etiquetas comerciales.

CREAR INFORME CON EL ASISTENTE El proceso de creación comprende las etapas siguientes: Definición del diseño, Reunión de los datos, Creación del informe en la ventana de Diseño de Access e Impresión o presentación del informe. En la ficha Informes, pulse el botón Nuevo y escoja Asistente para informes también seleccione la tabla o consulta

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El primer cuadro permite seleccionar los campos que van a formar parte del informe. En la siguiente pantalla en la parte izquierda de la ventana dispone de una lista con los campos que permiten crear agrupamiento. La parte derecha va mostrando, el esquema de cómo va quedando la estructura del informe. Los dos botones de abajo permiten variar la prioridad de los niveles de agrupamiento creados, cuando existen más de un nivel de agrupamiento se activan estos botones

En el paso siguiente permite ordenar hasta por cuatro campos diferentes, también hay un botón para las opciones de resumen para los campos numéricos.

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El siguiente cuadro permite determinar el diseño de los datos, en cuanto a Distribución y Orientación, también hay una opción para ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página.

La siguiente pantalla le ofrece diversos estilos, que muestra en la imagen de la izquierda.

En la última ventana le proporciona un nombre para el informe o lo puede modificar también le permite acceder al diseño del informe.

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SECCIONES DE UN INFORME Un generador de informes siempre debe dividir los informes en, al menos las siguientes partes o secciones para que el formulario sea mínimamente legible. Encabezado del informe, en esta parte del informe se debe escribir el título del mismo, un anagrama etc. Encabezado de página, se escribe el título que se quiere que aparezca en cada una de las páginas, generalmente, se escriben las etiquetas de los campos que aparecerán en la sección Detalle. Detalle, es la parte del informe donde se escriben los datos del informe, contiene los campos que quiere que se impriman en el informe. Pie de página, determina la información que quiere quede impresa en cada una de las páginas. Pie del informe, la información queda impresa al final del informe, en caso de tener muchas páginas, la muestra en la última.

CREACION DE ETIQUETAS Las etiquetas de correo se crean al igual que cualquier informe, ya que no existe un informe especial para ello. Tiene que elegir Asistente para etiquetas y la tabla o consulta de donde quiera realizar las etiquetas.

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Este primer paso del asistente permite elegir el tamaño de la etiqueta, también dispone de una amplia lista de formatos, puede seleccionar la unidad de medida, incluso crear su propio formato de etiquetas, para ello dispone del botón Personalizar.

En el siguiente cuadro debe elegir el tipo de fuente, tamaño y el color

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En este cuadro se debe seleccionar los campos que van a componer la etiqueta:

En el paso siguiente puede ordenar las etiquetas por uno o más campos y ya en el último paso solicita un nombre para las etiquetas.

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MODIFICAR DISEÑO DE ETIQUETAS Para cambiar el diseño se debe elegir, Archivo, Configurar página. Presenta el siguiente cuadro, donde se puede modificar diversas especificaciones sobre márgenes, columnas etc.

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PAGINAS

INTRODUCCION PUBLICAR UN INFORME PAGINAS DE ACCESO A DATOS CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOS CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOS

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INTRODUCCION Las páginas de acceso a datos son los nuevos objetos de la base de datos incorporados en esta versión de Access, estas páginas permiten acceder a la información de una base de datos mediante el empleo de Microsoft Internet Explorer 5 o cualquier otro navegador y del propio Microsoft Access. Access permite publicar la información de una base de datos en dos tipos de documentos Web, con propiedades completamente diferentes: ?? Páginas Web estáticas, en ellas se pueden publicar tablas, consultas, formularios e informes como documentos HTML, de modo que sus datos sólo pueden ser visualizados. ?? Páginas de acceso a datos, en estas páginas se pueden publicar los datos de tablas y consultas en documentos Web dinámicos, los usuarios además de visualizar los datos, podrán manipularlos como si dispusieran de ellos en su propio ordenador.

PUBLICAR UN INFORME Las operaciones que se van a llevar a cabo se realizan exportando un objeto de la base de datos a un archivo de formato HTML. El informe tiene que estar creado, seleccione el informe se accede al menú Archivo, Exportar y en Guardar como tipo, elegir HTML

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Al pulsar el botón Guardar, muestra el cuadro de diálogo Opciones para resultados HTML, en el que puede introducir , si así lo desea, una plantilla para los datos.

El archivo creado al publicar un objeto de la base de datos con formato HTML es totalmente independiente de la base de datos. Además de sus propios archivos, se crean accesos directos a dichos archivos que se quedan almacenados en la ficha Páginas de la ventana Base de Datos. Al ejecutar su navegador habitual, escriba como dirección URL, donde haya almacenado el informe, el nombre que le haya dado mas su extensión.

PAGINAS DE ACCESO A DATOS Son páginas Web diseñadas para ver los datos almacenados en una base de datos y trabajar con ellos desde Internet e Intranet. Existen varios tipos de páginas de acceso a datos: ?? Entrada de datos, este tipo de página de acceso a datos se utiliza para ver y modificar datos, así como para agregar registros. ?? Datos agrupados, se utiliza para agrupar información de la base de datos. El usuario que las visualice podrá manipular la página para ver información general de la agrupación o para ver información más detallada de la base de datos, los usuarios no pueden alterar los datos. ?? Análisis de datos, se usa para ofrecer listas de tablas dinámica que permiten organizar los datos para ser analizados de varias formas.

CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOS Esta operación se puede realizar, como la mayoría de los objetos de una base de datos, mediante un Asistente o de forma manual en una ventana Diseño vacía. Desde la ficha Páginas, se pulsa el botón Nuevo, escoja Autopágina y la tabla o consulta.

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El Asistente realizará todos los pasos necesarios para crear la página y la mostrará en un ventana análoga a la siguiente figura:

Observe que existe una barra de herramientas en la propia página, cuyos botones permiten realizar algunas de las operaciones características de las tablas. Se pueden dar de alta registros desde el navegador que tenga instalado el inconveniente es que pierde las propiedades que tuviera establecidas en la tabla.

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CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOS Este tipo de página los usuarios que la visualicen podrán ver la información de la base de datos pero no modificarla. Partiendo de la ficha páginas se accede al asistente de páginas, muestra el primer paso donde tiene que elegir la tabla o consulta si no se selecciono anteriormente y seleccionar los campos que va a contener la página.

En la siguiente pantalla se debe elegir un nivel de agrupamiento, al elegir ese nivel la página pasa a ser de sólo lectura.

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En el siguiente cuadro puede ordenar los registros hasta por cuatro campos.

En el último cuadro puede dar un nombre a la página, abrirla o ir al diseño para modificarla e incluso aplicar un tema, si marca esta última opción y pulsa Finalizar muestra el siguiente cuadro donde puede elegir uno de ellos.

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Al pulsar aceptar le presenta una página donde puede apreciar un solo dato; sin embargo, si hace clic sobre el botón de expansión aparecen todos los datos de un registro y una nueva barra de herramientas con el grupo que este en ese momento.

Para modificar una página, tiene que ir a la ventana diseño, es muy parecida a la de un formulario o informe, en la cual se visualizan todos los controles que la constituyen, así como otros elementos y herramientas del diseño. Estas páginas no permiten modificar datos, aunque sí ordenar y filtrar registros, basta con hacer clic sobre uno de los campos y pulsar el botón correspondiente.

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RELACIONES ENTRE TABLAS

INTRODUCCION TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS LA INTEGRIDAD REFERENCIAL CREACION DE RELACIONES ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLAS

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INTRODUCCION Una relación hace coincidir los datos (campos) coincidentes con la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave ajena de la otra tabla. Es común que los campos que contienen la misma información en diferentes tablas tengan el mismo nombre, aunque puede darse el caso de que no coincidan sus nombres. Una relación siempre podrá enlazar tablas a través de campos que contengan datos del mismo tipo, aunque éstos no se llamen igual. Con esto se consigue, que determinados datos no estén duplicados, aumento de la velocidad de trabajo, ahorro de espacio en disco, facilidad para mantener los datos actualizados

TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS Las relaciones entre las tablas se pueden agrupar en tres tipos: Relación de uno a uno, un único registro de la tabla principal se relaciona con uno solo de la tabla relacionada. Relación de uno a varios, un único registro de la tabla principal se puede relacionar con varios de la tabla relacionada, un Cliente puede realizar muchos pedidos. Relación de varios a varios, un par de relaciones bidireccionales de uno a varios generan una relación de varios a varios. La relación entre dos tablas es única y se establece a través de un campo común a ambas. Al establecerla, una de ellas actúa como primaria y otra como relacionada. Es obligatorio que en la tabla primaria, el campo común esté definido como clave principal.

LA INTEGRIDAD REFERENCIAL La integridad referencial es un conjunto de reglas que permiten preservar las relaciones definidas entre tablas cuando se eliminan o introducen registros. Existen tres acciones que quedan anuladas cuando se define una integridad referencial.

Añadir registros a una tabla relacionada cuando no exista ningún registro asociado a la tabla principal.

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Cambiar valores de una tabla principal cuando tales cambios supongan dejar registros sin relacionar en la tabla relacionada. Eliminar los registros de la tabla principal cuando tengan registros coincidentes relacionados. La integridad referencial opera estrictamente en base a los campos clave.

CREACION DE RELACIONES Las relaciones se generan en la ventana de la base de datos, hay que seleccionar el comando Herramientas, Relaciones, o el botón relaciones de la barra de herramientas Esta ventana, aparece vacía, si es la primera vez que se abre y le muestra de forma automática el cuadro de diálogo Mostrar tabla que permite añadir las tablas necesarias para crear las relaciones de la base de datos. Para agregar tablas a la ventana de Relaciones, seleccione la tabla o tablas y haga clic en Agregar. Para eliminar tablas seleccionela y pulse la tecla Supr. Una vez las tablas en la ventana Relaciones, hay que arrastrar el campo común de una tabla sobre la otra.

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Al arrastrar el primer campo le muestra el cuadro de diálogo Relaciones, donde muestra los campos vinculados inmediatamente debajo de los nombres de las tablas.

Para modificar o eliminar relaciones, haga clic sobre la línea que representa dicha relación y pulse el botón derecho del ratón, y elija la opción deseada.

ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLAS Access contiene esta herramienta la cual analiza una tabla y determina si está o no totalmente normalizada. Esta herramienta hace sugerencias para dividir la tabla en otras tablas relativas, crea la clave principal. Puede cambiar el nombre de las tablas divididas, e incluso arrastrar campos de una tabla a otra. Para acceder a esta herramienta hay que elegir el comando Herramientas, Analizar, Tabla, y seguir los pasos del asistente.

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MACROS

INTRODUCCION LA VENTANA DE MACRO CREACION DE UNA MACRO

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INTRODUCCION Una macro es un objeto como cualquier otro de Access, con la diferencia de que se genera para automatizar una tarea particular o una serie de tareas. Las macros de Access realizan tareas especificadas por el usuario, tales como abrir formularios o ejecutar informes. La gran ventaja de las macros es que permiten automatizar aquellas tareas sin necesidad de tener conocimientos de programación.

LA VENTANA MACRO La ventana Macro aparece vacía al elegir la ficha Macros y pulsar el botón Nuevo:

Se compone de un panel de acciones en la parte superior y un panel de argumentos en la parte inferior. La ventana predeterminada con dos columnas en el panel de acciones: Acción y Comentarios, pero eligiendo el menú Ver, pueden visualizarse las columnas Nombres de macros y Condiciones. Cuando se elige cualquier acción, el panel de argumentos (propiedades) muestra los argumentos de la acción que se haya elegido.

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CREACION DE UNA MACRO En la lista de Acciones despliegue la opción deseada, según la acción elegida la lista de argumentos varia.

Se puede ejecutar la macro pulsando desde el mismo diseño si pulsa el botón ejecutar de la barra de herramientas, pero dándole un nombre previamente. Siempre que desee modificar una macro, ya sea incrementar o disminuir más acciones tiene que entrar en el diseño de la macro.

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UTILIDADES METODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOS VINCULAR DATOS EXTERNOS IMPORTAR DE DATOS EXTERNOS EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOS AÑADIR CONTRASEÑA

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METODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOS Los métodos disponibles en Access para trabajar con datos externos son: Vincular, es crear un vínculo con una tabla de otra base de datos de Access o utilizar los datos de un formato diferente, el programa no duplica la información original. Importar, copiar datos de un archivo de texto, de otra base de datos de Access o formatos de otras aplicaciones a una tabla de Access, el programa crea una nueva tabla con los datos importados. Exportar, copiar datos de una tabla de Access a un archivo de texto, o a otra base de datos ya sea de Access o formatos de otras aplicaciones.

VINCULAR DATOS EXTERNOS Access reconoce y convierte multitud de formatos de datos, de modo que es capaz de gestionarlos desde una base de datos. Los datos vinculados no existen como tales en la base de datos, sino que Access está usando datos externos. La gestión de una tabla vinculada se realiza como si ésta fuera de la propia base de datos, su estructura no podrá ser modificada. Las tablas vinculadas tienen un icono identificador que las diferencia de las tablas propias de la base de datos, una flecha en el lado izquierdo del nombre. Los pasos que debe realizar para vincular datos son, menú Archivo, Obtener datos externos, Vincular tablas, si fuera una tabla de Access sólo se tiene que buscar la base de datos, sino debe elegir el tipo de archivo, aquí muestra todos los tipos de archivo que se pueden vincular. Se debe seguir los pasos del Asistente para este proceso.

IMPORTAR DATOS EXTERNOS Al importar un archivo, se copia el contenido a la tabla de Access Los pasos que debe realizar para importar datos son, menú Archivo, Obtener datos externos, Importar tabla, si fuera una tabla de Access sólo se tiene que buscar la base de datos, sino debe elegir el tipo de archivo, le muestra todos los tipos de archivo que se pueden importar. Hay que seguir los pasos del Asistente.

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EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOS Cuando necesite manipular con otra aplicación los datos almacenados en una tabla, deberá exportarlos con el formato adecuado, para que la aplicación destino pueda trabajar con ellos. Prácticamente se puede exportar datos a los mismos productos de los cuales se puede importar, los objetos a exportar pueden ser tablas, consultas, formularios, informes, macros o módulos. Los pasos a realizar para exportar datos son, menú Archivo, Exportar y elegir al tipo al cual quiera exportar.

AÑADIR CONTRASEÑA La base de datos a la que se va a poner contraseña tiene que estar cerrada, cuando se vaya a abrir dicha base tiene que abrirla en modo Exclusivo. Una vez abierta seleccione el menú Herramientas, Seguridad, Establecer contraseña para la base de datos, muestra el cuadro donde debe introducir la contraseña con su confirmación. Distingue entre mayúsculas y minúsculas. Para eliminarla tiene que realizar los mismos pasos.

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INDICE INTRODUCCION ¿ QUÉ ES ACCESS 2000?........................................................................2 REQUISITOS DEL SISTEMA ....................................................................2

CONCEPTOS BASICOS ACCESS BASE DE DATOS ........................................................................................4 TABLAS, REGISTROS, CAMPOS ...........................................................4 CLAVE PRIMARIA .......................................................................................5 CONSULTA ..................................................................................................5 FORMULARIO .............................................................................................6 INFORME ......................................................................................................6 MACRO .........................................................................................................6 MODULO.......................................................................................................6 PAGINAS WEB ............................................................................................6

PRIMER CONTACTO CON ACCESS INICIO DE ACCESS....................................................................................8 LA VENTANA DE ACCESS.......................................................................8 LA AYUDA ....................................................................................................9 SALIR DE ACCESS ................................................................................. 11

CREACION BASE DE DATOS Y TABLAS CREAR UNA BASE DE DATOS ............................................................ 13 CREAR UNA TABLA................................................................................ 14 NOMBRE DE CAMPO............................................................................. 16 TIPOS DE DATOS.................................................................................... 16 COLUMNA DESCRIPCION .................................................................... 17 LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ............................................. 17 INTRODUCCION DE LOS CAMPOS .................................................... 18 MODIFICAR EL DISEÑO DE LA TABLA.............................................. 19 CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL............................................... 19 CREACION DE INDICES........................................................................ 20 IMPRESIÓN DEL DISEÑO DE UNA TABLA ....................................... 21 MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOS..... 22

EL MANEJO DE LOS DATOS DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOS .................... 24 BUSQUEDA DE UNA VALOR ESPECIFICO ...................................... 24 AGREGAR Y BORRAR REGISTROS .................................................. 25 MODIFICACION DE COLUMNAS ......................................................... 26 LA CUADRICULA Y LA FUENTE .......................................................... 26 Área de Informática – Formación

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EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLAS......................................... 27 CAMPOS NO EDITABLES...................................................................... 27 ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS ................................................... 27 AUTOCORRECCION............................................................................... 29 ORTOGRAFIA ........................................................................................... 29 IMPRESIÓN DE REGISTROS ............................................................... 30 PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS .......................................... 30 INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOS .................................... 31

LAS CONSULTAS INTRODUCCION ...................................................................................... 33 TIPOS DE CONSULTAS......................................................................... 33 OPERADORES......................................................................................... 33 FUNCIONES.............................................................................................. 34 EXPRESIONES ........................................................................................ 34 CREACION DE UNA CONSULTA ......................................................... 35 OPERACIONES CON CONSULTAS .................................................... 38 OPERACIONES CON CAMPOS ........................................................... 40 CRITERIOS DE CAMPO......................................................................... 41 CONSULTA DE ACTUALIZACION........................................................ 42 CONSULTA DE CREACION DE TABLA.............................................. 42 CONSULTA DE ELIMINACION.............................................................. 43 CONSULTA DE DATOS ANEXADOS .................................................. 44 CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVAS ......................... 44 CAMPOS CALCULADOS........................................................................ 45 CONSULTA DE RESUMEN.................................................................... 45 CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS.................................... 45 LOS ASISTENTES ................................................................................... 45

FORMULARIOS INTRODUCCION ...................................................................................... 47 POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOS .................................. 47 CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIO .......................... 48 ASISTENTE PARA FORMULARIOS .................................................... 48 CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE .................................... 49 MODIFICAR EL DISEÑO DEL FORMULARIO .................................... 52 LOS CONTROLES ................................................................................... 53 OPERACIONES CON OBJETOS .......................................................... 53 LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES...................................... 54 GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIO ....................................... 55 SUBFORMULARIOS................................................................................ 55

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INFORMES INTRODUCCION ...................................................................................... 57 CREAR INFORME CON AUTOINFORME ........................................... 57 ASISTENTE PARA INFORMES............................................................. 57 CREAR INFORME CON EL ASISTENTE ............................................ 58 SECCIONES DE UN INFORME ............................................................ 61 CREACION DE ETIQUETAS.................................................................. 61 MODIFICAR DISEÑO DE ETIQUETAS................................................ 64

PAGINAS INTRODUCCION ...................................................................................... 66 PUBLICAR UN INFORME ....................................................................... 66 PAGINAS DE ACCESO A DATOS ........................................................ 67 CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOS ................................ 67 CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOS....................................... 69

RELACIONES ENTRE TABLAS INTRODUCCION ...................................................................................... 73 TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS ........................................ 73 LA INTEGRIDAD REFERENCIAL ......................................................... 73 CREACION DE RELACIONES .............................................................. 74 ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLAS.............................................. 75

MACROS INTRODUCCION ...................................................................................... 77 LA VENTANA DE MACRO...................................................................... 77 CREACION DE UNA MACRO ................................................................ 78

UTILIDADES METODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOS ............... 80 VINCULAR DATOS EXTERNOS ........................................................... 80 IMPORTAR DATOS EXTERNOS .......................................................... 80 EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOS ............................................ 81 AÑADIR CONTRASEÑA ......................................................................... 81

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