Manual Control Win

ControlWin versión 5.2 MANUAL DEL USUARIO INDICE 1. Aspectos generales importantes 1.1. Requerimientos de hardware y software 1 1.2. Precauciones especiales 1 2. Operación inicial del sistema 2.1. Instalación 3 2.2. Puesta en marcha 4 2.3. Procedimientos iniciales 5 2.4. Procedimientos rutinarios 10 2.5. Otros procedimientos iniciales de utilidad 15 3. Todas las opciones del programa 3.1. Menú de Archivos 20 3.2. Menú de Datos de alumnos 36 3.3. Menú de Reportes 50 3.4. Menú de Utilidades 76 4. Anexos 4.1. Anexo 1. Preguntas y respuestas frecuentes 87 4.2. Anexo 2. Problema en Promedio de área 90 4.3. Observación para Ciencias Integradas 92

4.4. Contrato de Licencia de usuario 93 4.5. Copia de archivos en Windows 94

ASPECTOS GENERALES 1. ASPECTOS GENERALES IMPORTANTES Esta sección detalla algunos aspectos importantes antes de entrar en la explicación a cerca de la forma de operar el sistema ControlWin. Si ya tiene el sistema funcionando en su computadora, probablemente no le sea de mucho interés el primer punto, pero el segundo punto contiene recomendaciones muy importantes.

1.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE Los requerimientos mínimos de hardware y software del sistema ControlWin son los siguientes: • • • •

. 16 MB en memoria RAM . Pentium I de 233 MHz . 7 MB de espacio libre en disco . Sistema operativo Windows 95

1.2. PRECAUCIONES ESPECIALES En el diseño del programa se ha tratado de minimizar las probabilidades de fallas debido a errores del usuario, fallas de hardware o de energía. Sin embargo, para evitar cualquier inconveniente es aconsejable que siga las siguientes recomendaciones: . Siempre efectúe copias de seguridad después de realizar tareas como inscripciones, registro de notas, historial, etc. De esta manera, si alguna falla de energía descompusiera los archivos, sólo perdería lo último que estuviera efectuando. . Siempre debe abandonar el programa con la opción Archivo / Salir y no apagar el computador estando en ejecución el programa. Asimismo, es una buena práctica suspender la sesión ante probables fallas de energía, como en el caso de tormentas eléctricas. . Si después de algún corte del suministro eléctrico nota algún desajuste, realice la REORGANIZACION de archivos usando la correspondiente opción del menú de Utilidades. . Es muy conveniente que antes de realizar la función de “Fin de gestión” realice una copia de seguridad. Aunque el riesgo se limita a un caso de interrupción de energía durante el desarrollo del proceso. . Ante cualquier emergencia, no dude en ponerse en contacto con el autor usando alguno de los medios registrados en las primeras páginas de este manual o en la opción “Acerca de” del menú de Ayuda del sistema.

2. OPERACIÓN INICIAL DEL SISTEMA

Este capítulo del manual intenta introducir rápidamente al usuario en los procedimientos iniciales de la operación del sistema ControlWin. Concretamente se explican los siguientes aspectos: • • • • •

. instalación . puesta en marcha del sistema . procedimientos iniciales . procedimentos rutinarios . otros procedimientos iniciales de utilidad

2.1. INSTALACIÓN. Para instalar el sistema debe ejecutar el archivo “Setup.exe”. Deberá tener una ventana como la de la figura de abajo:

Después de aceptar esta y otra ventana de presentación, el programa de instalación le solicitará ubicar la carpeta en la que se instalará el programa (por defecto: Archivos de programa):

Si desea aceptar la carpeta presentada por defecto, sólo tiene que hacer clic en el botón Siguiente, caso contrario puede señalar el destino que le parezca mejor (se aconseja mantener la opción por defecto). Después de esto ya no necesita proporcionar mayor información, de manera que sólo deberá continuar con el proceso hasta que el programa de instalación le informe que ya concluyó. Seguramente tendrá un nuevo icono de acceso directo en el escritorio de Windows y otro en el menú de Programas.

El programa de instalación copia los archivos necesarios para que el sistema se ejecute adecuadamente y también copia un grupo de datos de ejemplo con aproximadamente 750.

2.2. PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA Después de la instalación descrita arriba y cuando ejecute el programa, verá una ventana similar a la siguiente  Esta es la ventana principal de ControlWin y. Notará que en la parte central existe la identificación de un colegio denominado “10 de octubre”. Esta información cambiaremos, sólo se trata de un ejemplo. Para que aparezcan los datos de nuestro colegio debemos pasar a siguiente punto.

2.3. PROCEDIMIENTOS INICIALES (MENÚ ARCHIVO) Ya que sabemos que no le gusta leer un manual le trataremos de ser breves y directos. Por eso aprenderá en esta sección el uso del menú ARCHIVO, que comprende: 1. 2. 3. 4. 5.

Creación de un grupo de datos Abrir base de datos Copia de seguridad Configurar la impresión Configurar operación

2.3.1. CREACIÓN DE UN GRUPO DE DATOS. Tenemos dos opciones: 1. Crear una nueva base de datos (si es este su caso siga al inciso a) 2. Usar una base de datos existente. (si es este su caso pase al inciso b) A)

C REAR

UNA NUEVA BASE DE DATOS

Un grupo de datos son los archivos que contienen toda la información que el sistema mantiene de un establecimiento, como por ejemplo, los datos personales de los alumnos, sus notas, historial, pagos efectuados, etc. Para una nueva base de datos (sin ningún dato de inicio) deberá hacer en Archivo - Nuevo

El programa le pedirá información sobre dónde quiere almacenar la nueva base de datos y el nombre que tendrá, mediante una ventana como esta

Luego, podemos poner el nombre de nuestra unidad en Presione el botón marcado con '...' para señalar el lugar donde se creará la nueva base de datos (se recomienda que sea en un disco unidad diferente a la C). Cree una nueva carpeta con el nombre de la gestión de la base de datos, así por ejemplo “Gestión 2009”. Cuando haya terminado presione el botón Aceptar y el programa indicará que se ha creado un nuevo grupo y, al mismo tiempo, preguntará si desea abrirlo. Responda afirmativamente para continuar. Verá que regresa a la ventana principal del programa con el cuadro celeste de identificación vacío. B)

U SAR

UNA BASE DE DATOS EXISTENTE

( IMPORTACIÓN )

Entre los instaladores hay un programa que no se auto instala pues no lo necesita. Este programa se llama 

Xls-ctw.exe Haciendo doble clic en él se abrirá una ventana como esta Lea atentamente el cuadro amarillo. La base de datos debe estar en Excel de la siguiente manera •

•

•

Nombre en una celda (sin comas), luego curso, paralelo, domicilio y teléfono (si se dispone de estos datos) Identifique el curso con un número de 0 a 12 (0 para pre-escolar, 1 para 1ro. de primaria…, 9 para 1ro de secundaria, etc) Identifique el paralelo con un número de 1 a 9 (1 será A, 2 será B, etc.)

Al final, en Excel tendrá un hoja de cálculo con datos como estos:

Aramayo Cuellar Stefany Raquel Arancibia Cardozo Nicole Ardaya Hurtado Flavia Andrea

1 1 1

1 1 1

Ahora Haga clic en el recuadro Marcado con ‘…’ (de arriba) para indicar el archivo Excel que contienen los datos a usar. Clik encima del archivo Excel y clik en ABRIR

Ahora Haga clic en el recuadro Marcado con ‘…’ (de abajo) para indicar la carpeta en la cual se depositará la nueva base de datos ya transformada. Recuerde, es aconsejable hacerlo en una Unidad de disco diferente.

Por ultimo, la casillita “Aumentar a los datos existentes”debe estar libre. Y debemos hacer clik en “importar datos del Excel”, el proceso tardará poco y cuando finalice nos sadrá un aviso y estaremos listos para usar la base de datos con ControlWin. Cierre todo y abra ControlWin.

2.3.2. ABRIR BASE DE DATOS Abierto ControlWin, haga clic en aparecerá un recuadro como este

Archivo/abrir.

Le

Seleccione la base de datos de su interés y clic en aceptar Ahora, ControlWin, está listo para trabajar.

2.3.3. COPIA DE SEGURIDAD

El siguiente programa es una versión NO COMPLETA, por lo que algunas opciones están desactivadas. Así por ejemplo la copia de seguridad funciona, pero la recuperación (abrir) una copia de seguridad está desactivada. Por lo que se aconseja copiar la carpeta de la base de datos en una carpeta diferente con regularidad.

2.3.4 CONFIGURAR LA IMPRESORA Seleccione la impresora que usará así como las características del papel.

2.3.5 CONFIGURAR OPERACIÓN Acá tenemos diferentes opciones que decidir para que nuestras listas, notas, impresiones, etc. salgan correctamente. Estos cambios sólo se suelen hacer al inicio pues serán para toda la gestión. Veamos punto por punto A)

C OLEGIO M IXTO

Seleccione si su colegio es Mixto, de solo hombres o mujeres. B)

G ENERACIÓN

DE CÓDIGOS

Seleccione si desea que el programa asigne códigos automáticamente a los alumnos o si lo hará usted C)

A NOTACIÓN

EN BOLETINES

Los boletines trimestrales pueden salir con una lema en la parte inferior de la notas. Puede aprovecharse este campo para poner avisos tales como: “Sr. Padre de Familia, no olvide cancelar las cuotas hasta el …” u otra información pertinente no muy extenso. D)

P ARALELOS

POR CURSO

En la tabla que le aparezca, usted puede modificar la cantidad de paralelos por curso anotando una cantidad (haga doble click en la casilla numérica, modifique y clic en ACEPTAR) E)

D ATOS

DE CALIFICACIONES

Marque las casillas: reprobado, aprobado. Seleccionar color rojo y marque la casilla “Círculo alrededor de reprobaciones” (esta última opción facilitará la lectura de los boletines) La casilla “nota máxima de PC1” debe tener una puntuación de 60 ya que el DPS2 tiene 10 como máximo. Y sumados hacen la nota de 70.

1Promedio de Conocimientos 2Desarrollo Personal Social

F)

H ISTORIAL

MÍNIMO

En esta opción usted puede definir a partir de cuantas anotaciones en el historial se imprimirá en el historial. La cantidad por defecto es 1, que significa que se imprimirán historiales con 1 o más anotaciones.

G)

L OGO

INSTITUCIONAL

En la ventana principal usted puede añadir mediante esta opción el logo del colegio

H)

D ATOS

DE IMPRESIÓN

Especifique el departamento en que está el colegio  Marque ambas casillas de En “espacio interlineal” anote 1 para que se imprima una línea entre  las listas de los alumnos, las materias, notas, etc. Selección tipo de letra grande Clic en aceptar  I)

D ATOS

DE LIBRETA

Tenemos cuatro pestañas: Anverso, reverso, opcionales, otros.

EN

EL

A NVERSO :

Anote el nombre de la unidad  El núcleo y la localidad (puede dejar libre núcleo) Anote el distrito y el Departamento (Puede dejar libre distrito)  Rellene las fechas para la entrega de libretas  Clic en Aceptar  NOTA: El formato de las libretas no coincide por los muchos cambios dados. Así que es preferible hacerlo desde Excel.

EN

EL REVERSO

Las libretas tienen un campo para numerar cada alumno,  se puede indicar desde qué numero iniciar el conteo de los alumnos o que no se imprima ninguna cantidad anotando “0” (cero) en la casilla. Marcar las opciones “imprimir Ciencias integradas” y “verificar retrasos y ausencias con historial” (NO modificar los códigos (3 y 1)  Seleccionar las fechas de finalización de Primer y segundo trimestre  En “Informe de asistencia” tenemos sólo una opción: Anotar la cantidad de Días Trabajados (DT). Los demás datos de Retrasos (Rt) y Ausencias (Aus), se rellenarán automáticamente en la libreta. --> Imprimir Ciencias Integradas: Esta opción sólo se aplica a primero y segundo de secundaria y en caso de estar activada, promediará las notas de Ciencias Naturales, Física y Química y mostrará estos promedios en las libretas y centralizadores de la documentación de fin de gestión Verificar retrasos y ausencias con historial: Si está tikeado, el programa se encargará de anotar el numero de veces que hay retrasos o ausencias en las libretas y boletines,. Si, en cambio, desea que simplemente se imprima una cantidad fija de días trabajados, puede desactivar esta casilla y llenar manualmente la cantidad de retrasos y faltas para cada curso.

E N O PCIONALES En el caso de tener materias opcionales (ya sea para Primaria I, II o secundaria) podemos determinar si queremos que figuren en la libreta y el orden que aparecerá con respecto a las demás materias.

E N O TROS Acá tenemos la opción de añadir la materia de francés

J)

D ATOS

DE PREIMPRESIÓN BOLETÍN

Podemos determinar la impresión de los boletines trimestrales. Marque todas las opciones, no modifique los códigos de retraso e inasistencia Acomode las fechas finales de trimestre No modifique el margen. K)

D ATOS

DE FACTURACIÓN

Si usara este programa para facturación rellene los datos. Caso contrario no lo haga. L)

N OMBRES

DEL CURSO

El programa está configurado para auto nombrar los cursos paralelos de manera alfabética. Pero si necesita renombrar los paralelos con otros nombres como muestra el ejemplo (Biológicas, Exactas, Sociales)  Debe marcar la casilla “Usar nombres alternos para los paralelos”, sólo así podrá modificar el nombre de los paralelos haciendo doble clic sobre ellos. Terminada la operación, no olvide hacer clic en ACEPTAR M)

T IPO

DE ORDENAMIENTO

No sirve de mucha utilidad este programa, a menos que su educación sea bilingüe (español – inglés) N)

V ARIOS

Acá puede dar permiso para incrustar fotografías (tipo carnet) en los datos de cada alumno.

2.4. INGRESAR Y MANIPULAR INFORMACIÓN EN CONTROLWIN (MENÚ DATOS ALUMNOS) En el Menú principal tenemos la opción DATOS ALUMNOS. En este menú aprenderemos a:

2.4.1. MODIFICAR O CONSULTAR DATOS DE UN ALUMNO Para modificar o consultar los datos de los alumnos podemos acceder a las opciones de tres maneras:

a) Apretando Ctrl+m b) Clic en el botón “Modificar/consulta de alumnos  c) Clic en el menú: DatosAlumnos/ModificaciónConsulta

Con ello se abrirá una ventana con los diferentes cursos y sus respectivos paralelos. Seleccionamos el curso y paralelo deseado haciendo doble clic. Se nos ofrecerá la lista de alumnos del curso y hacemos doble clic sobre el alumno que deseamos modificar o consultar sus datos. Se abrirá una nueva ventana con la información deseada y la información que falta rellenar. CÓDIGO: se puede o no modificar el código del alumno según lo que haya decidido en el inciso b) de 2.3.5 En el CURSO y PARALELO selecciona la opción pertinente Rellena/revisa los NOMBRES Y APELLIDOS de los alumnos, ya que al importar los datos de Excel puede que algunos apellidos compuestos hayan quedado como nombre. Selección el SEXO. En LUGAR escribe el departamento, si se tratara de un extranjero anota el país, en FECHA anota en el formato dd/mm/aaaa, por ejemplo 31/02/2006. Si anota 31/2/2006 le saldrá error. Rellena la demás información. De PADRES Y OCUPACIÓN. En la DIRECCIÓN se aconseja seguir este formato: UV/xx-B/xxxxx-C/xxxxNºxx, remplazando las X por el valor verdadero (UV=Unidad Vecinal, B=Barrio, CóA= Calle o Avenida) separando la información por un guión corto (-). Esto ayudará a trabajar en Excel los datos con mayor facilidad. Rellena la demás información sobre FECHA DE INSCRIPCIÓN, PROCEDENCIA (unidad educativa de donde viene) y demás datos. En los apartados de OBSEVACIONES (1 y 2) se puede determinar a nivel institucional añadir otra información relevante. Por ejemplo, si se dese saber religión, y datos sobre familia-pareja

podemos anotar algo así:

Donde en Obs.1 tenemos que su papá es católico, su mamá es evangélica, y el es católico. En Obs.2 tenemos que sus papás son divorciados, vive con la tía, y tiene 3 hermanos. Pero recuerde el orden de los datos, en el caso de no tenerse un dato, debe respetarse las comas.

Una vez realizados los cambios o consulta, hacer clic en ACEPTAR Además están los botones, RETIRO Y BORRAR, la diferencia entre estos botones es que: RETIRO, quita al alumno de la gestión pero se mantiene en la base de datos por si volviera, y BORRAR. Elimina totalmente la información del alumno.

2.4.2. MODIFICAR RÁPIDAMENTE DATOS Para acceder a esta opción, clic en el menú Datos Alumno/Modificación Rápida • • •

Selección el curso que desea con doble clic En la tabla que aparezca modifique los datos con doble clic Clic en aceptar y salir

2.4.3. INSCRIBIR UN ALUMNO NUEVO Para acceder a esta opción, clic en el menú Datos Alumno/Inscripción o tecleé



(registro de nuevo alumno) y le aparecer la ventana  CTRL+I ó clic sobre el botón

Ya aprendimos su uso en el apartado 2.4.1. Sólo queda decir que por defecto la ventana aparecerá con el primer curso del colegio. Para pasar de casilla en casilla puede usar ENTER o TAB y para grabar la información apreté en aceptar o F10 2.4.4. INSCRIBIR UN HERMANO Si está al tanto que se inscribirá al hermano de un alumno, el programa le facilitará la inscripción recuperando la información de alumno para su hermano. Para esto haga clic en el menú Datos Alumno/Inscripción de hermano. Le aparecerá una tabla con los diferentes cursos y deberá seleccionar con un doble clic el curso del alumno. Luego, busque en la nómina el alumno y haga doble clic encima e inmediatamente le aparecerá la ficha de inscripción con datos rellenados a excepción del nombre y fecha de nacimiento.

2.4.5. REGISTRAR EL NIT DE FACTURACIÓN DEL ALUMNO Se puede añadir a cada alumno el NIT para facturación haciendo uso de una tabla según cursos que facilita el programa.

2.4.5. INGRESAR Y MODIFICAR OBSERVACIONES AL HISTORIAL DELOS ALUMNOS También conocido como SEGUIMIENTO.

En el menú Datos de Alumnos/Historial, tiene 3 opciones, la primera es para registrar en el historial del alumno situaciones como faltas, retrasos no traída de materiales, etc. Una vez seleccionado el curso y el alumno, aparecerá una ventana como esta  Donde se nos ofrece información del alumno  La fecha a elegir para hacer anotaciones del historial  Opciones sobre historial: ausencias, retrasos, otros  Un campo para anotar alguna observación (25 caracteres) La opción de repetir esta falta a lo largo del día  Aceptar las observaciones historiales Podemos añadir más información sobre el alumno a lo largo del día de diferente índole. Las opciones sobre el historial (Anotación) pueden ser modificadas o remplazadas por otras, como lo veremos más adelante en el punto Podemos hacer modificaciones al historial seleccionando la segunda opción del Datos Alumnos/Historial. Después de seleccionar al alumno nos aparecerá una Tabla como esta  Haciendo doble clic en el comentario podemos modificar la observación o simplemente podemos optar por eliminar el historial que se seleccione

2.4.6. REGISTRAR NOTAS En el menú datos Alumnos/Registro notas, se añade la puntación de los alumnos obtenidas para las diferentes asignaturas: • • • •

Seleccione el curso Seleccione el paralelo Seleccione la asignatura Introduzca las notas según trimestre que corresponda

2.4.7. REINSCRIPCIÓN DE ALUMNOS (ABANDONO) La reinscripción de alumnos está habilitada sólo para aquellos alumnos que se retiraron o abandonaron el colegio en la gestión presente.

2.4.8. REINSCRIPCIÓN AUTOMÁTICA (PROMOCIÓN)

Esta función está deshabilitada en el programa por tratarse de una muestra, por lo que para la reinscripción automática se debe proceder como en el punto 2.3.1. Con la salvedad de que la base de datos de Excel debe ser elaborada de la siguiente manera: a) Cierre ControlWin b) De la carpeta original en que esta grabada la base de datos, copie el archivo Alumnos.bct a una nueva carpeta c) Ábralo usando el Excel d) Modifique la columna P (Curso) añadiendo un valor superior, con ello promoverá al alumno a un superior inmediato, la columna Q(Paralelo) puede modificarla si es que se moverá un alumno de un paralelo a otro e) Grabe el documento y ciérrelo Una ves terminado el proceso proceda tal cual se indica en el punto 2.3.1.

2.5 DEVOLUCIÓN DE DATOS PARA IMPRESIONES 2.5.1. LISTAS POR CURSO O ALUMNO Existe dos maneras de obtener las listas. La primera le dará un lista rápida realizada por el programa que no podrá modificar, y la segunda lista le ofrece una lista en Excel modificable. A)

L ISTA

RÁPIDA

En el menú haga clic en Reportes/Datos personales/Nombre, seleccione el cursos de su predilección y aceptar. Inmediatamente tendrá la lista visible para enviar a imprimir. C)

L ISTA • •

• •

•

D)

EN

E XCEL

Cree un documento Excel (versión 97 o 2003) en la carpeta deseada y con el nombre deseado. En el menú haga clic en Reportes/Reps.para exportación/Nóminas Excel, seguidamente aparecerá un ventana con una casilla Usando el botón examinar de la casilla, ubique el documento Excel creado. Haga clic en Aceptar y le aparecerá un listado de los cursos. Elija el curso que desee convertir a Excel y haga clic en aceptar y nuevamente clic en sobreescribir. Se abrirá la hoja Excel en la que puede trabajar y que se aconseja para LISTAS DE ASISTENCIA

L ISTAS

CON INFORMACIÓN

En el mismo menú Reportes/Datos personales, puede observan diferentes combinaciones de datos que puede requerir: • • • •

Código, Nombre: código asignado o no por el sistema según lo que eligió en Generación de códigos Nombre, Teléfono: información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Dirección: información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Nombre Padre: información metida al Inscribir un alumno nuevo

• • • • • • • E)

Nombre, Nombre Madre: información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Lugar/fecha nac. : información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Otros datos: referente a si es traspasado, repitente o becado, según lo anotado al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Observación 1 Nombre, Observación 2 Nómina de varones Nómina de mujeres

H ISTORIAL

PERSONAL DEL ALUMNO

En el menú Reportes/Historial del alumno, puede seleccionar el curso y alumno para obtener un listado de las inasistencias, retrasos, olvido de materiales, etc. Con sus respectivas fechas y observaciones. Estos datos están en función a la información que se introdujo en 2.4.5 F)

N OTAS

En Reportes/ Notas, tenemos infinidad de listas para imprimir

1. Boletín

10. Registro de notas

2. Boletín e historial

11. Reprobados (anual)

3. Centralizador trimestral

12. Reforzamiento anual

4. Centralizador de promedios

13. Boletín de promoción

5. Centralizador de promedios anuales

14. Boletín de Ciencias Integradas

6. Centralizador de promedios finales

15. Boletines pre-impresos

7. Centralizador de promedios de área

16. Reporte de inconsistencia

8. Mejores /peores promedios 9. Promedios por curso

B OLETÍN Seleccionando el curso, y alumno, obtendrá un boletín rápido del alumno para imprimir

B OLETÍN

E HISTORIAL

Seleccionando el curso, y alumno, obtendrá un boletín seguido de un historial con fechas de los sucesos.

C ENTRALIZADOR

TRIMESTRAL

Selecciona el curso y el trimestre, y obtendrás un centralizador de notas finales del trimestre según sus asignaturas.

C ENTRALIZADOR

DE PROMEDIOS

Selecciona el curso y obtendrás un centralizador de los alumnos con sus notas promedio (1º Trim+2ºTrim+…) de sus asignaturas

C ENTRALIZADOR

DE PROMEDIOS ANUALES

Ofrece un listado de los alumnos de un curso con sus notas promedio del año, según asignatura

C ENTRALIZADOR

DE PROMEDIOS DE ÁREA

Se obtiene un listado de los alumnos de un curso con sus respectivas notas de Aprobación, Reforzamiento y Nota Final, según áreas (matemáticas, lenguaje, ciencias de la vida, etc).

M EJORES / P EÓRES P ROMEDIOS Puede obtener fácilmente un listado de los alumnos (sin tomar en cuenta el curso) con mayor rendimiento o peor, según trimestre o anualizado

P ROMEDIOS

POR CURSO

Se trata de una lista de los alumnos por curso en los cuales se aprecia la nota promedio final de cada uno.

R EGISTRO

DE NOTAS

Puede obtener un lista de cada curso con respecto a una asignatura y las notas de los alumnos en PC, DPS y PT.

R EPROBADOS Puede obtener el listado de alumnos que tienen una o varias asignaturas reprobadas. Para ello debe especificar el rango en aplazos que requiere.

R EFORZAMIENTO

ANUAL

Nos ofrece una lista de un curso a elegir y los alumnos cuyas notas los califica para reforzamiento.

B OLETÍN

DE PROMOCIÓN

Puede obtener una lista de los alumnos de un curso con respecto a una asignatura, donde se señale su Promedio de Aprobación, de Reforzamiento y final tanto numérico como literal.

B OLETÍN

DE CIENCIAS INTEGRADAS

Al igual que el anterior, tan sólo que se aplica a 1º y 2º de secundaria.

B OLETINES P RE - IMPRESOS A excepción de los anteriores, este boletín es adecuado para imprimir para los ALUMNOS, o PADRES DE FAMILIA ya que contempla la información de cada alumno en referencia a sus asignaturas y notas

R EPORTE

DE INCONSISTENCIA

2.5.4. Reorganización de datos Los archivos de la base de datos que maneja el programa poseen archivos auxiliares conocidos como archivos índices. Estos deben estar estrictamente coordinados con los primeros, sin embargo, algunos percances (corte de energía, bloqueo de la computadora, etc.) en ocasiones provocan ciertos desfases en la mencionada coordinación. Esta opción, que puede llevar algunos minutos, reconstruye los archivos índices y debería ser utilizada cuando la información parezca haberse perdido o mezclado de alguna manera. Si esta operación no soluciona el problema, debería restaurar de su ultimo backup. Verificar retrasos y ausencias con historial: Si usted desea que la información impresa en el informe de asistencia de la libreta sea extraida del registro de historial de alumnos, debe activar esta opción, y la cantidad de retrasos y faltas se generará individualmente para cada alumno. Para proceder de esta manera necesita que: 1) el registro haya sido alimentado con esa información; 2) indicar los códigos de historial correspondientes a atrasos y faltas; 3) indicar la fecha en que termina el primer y el segundo trimestre; y, 4) los días trabajados de cada trimestre. 3.1.18. Archivos / Configurar Operación / Datos de facturación Todas las opciones 34 Completar con ceros los números de factura: Si desea que el programa complete los números de facturas con ceros a la izquierda hasta totalizar una cantidad especificada de dígitos, utilice esta opción. Por ejemplo, si decide completar a 6 dígitos e ingresa 1230, el número será convertido en 001230, lo cual es muy conveniente para la impresión de reportes ordenados por número de factura.

Imprimir factura o comprobante: Con el sistema ControlWin usted puede imprimir un comprobante de pago o llenar datos en una factura pre-impresa. Esta opción define cual de estas alternativas será usuada. En caso de optar por la última podrá llenar datos en una factura preimpresa que deberá diseñar adecuadamente en la opción Diseño de factura del menú de Utilidades. Iniciar numeración de factura en: Esta opción sólo pide el último número de factura utilizado para que la numeración interna del programa continue a partir del siguiente número. Así, si registra 1000 en esta opción, el programa colocará la próxima vez que registre algún pago el número 1001 y consecutivamente para los próximos registros de cuotas o pagos. 3.1.19. Archivos / Propiedades Esta opción presenta información relativa al sistema, al grupo de datos actualmente en uso y al hardware y software de la computadora. En caso de asistencia técnica por teléfono, esta información podría ser solicitada al usuario. Note que dispone de una ventana con tres pestañas rotuladas ‘ControlWin’, ‘Grupo de datos’ y ‘Computadora’. Todas las opciones 35 3.1.20. Archivos / Salir Para salir del sistema DEBE usar esta opción. NO apague el equipo estando en ejecución el programa, pues corre el riesgo de perder información. Aunque ControlWin tiene un módulo de recuperación ante fallas de energía, por lo que es improbable que tenga problemas, no es una buena práctica abortar el sistema de forma anormal. Todas las opciones 36 Materias adicionales del menú de Utilidades. Las materias oficiales son las siguientes: Primaria inferior: 1. LENGUAJE 2. MATEMATICA 3. CIENCIAS NATURALES

4. STUDIOS SOCIALES 5. RELIGION Y MORAL 6. MUSICA 7. ACTIVIDADES MANUALES 8. ED. FISICA E HIGIENE Primaria superior: 1. MATEMATICA 2. LENGUAJE 3. CIENCIAS NATURALES 4. ESTUDIOS SOCIALES 5. INGLES 6. FRANCES 7. ED. FISICA E HIGIENE 8. MUSICA 9. ARTES PLASTICAS 10. RELIGION Y MORAL Todas las opciones 44 11. TECNICA VOCACIONAL 1ro. de secundaria: 1. MATEMATICA 2. LENGUAJE-LITERATURA 3. PSICOLOGIA 4. CIENCIAS NATURALES 5. FISICA 6. QUIMICA 7. ESTUDIOS SOCIALES 8. INGLES 9. FRANCES 10. ED. FISICA E HIGIENE 11. MUSICA 12. ARTES PLASTICAS

13. RELIGION Y MORAL 2do. de secundaria: 1. MATEMATICA 2. LENGUAJE-LITERATURA 3. FILOSOFIA 4. PSICOLOGIA 5. CIENCIAS NATURALES 6. FISICA 7. QUIMICA 8. ESTUDIOS SOCIALES 9. INGLES 10. FRANCES 11. ED. FISICA E HIGIENE 12. MUSICA 13. ARTES PLASTICAS 14. RELIGION Y MORAL 3ro. y 4to de secundaria: 1. MATEMATICA 2. LENGUAJE-LITERATURA 3. FILOSOFIA 4. CIENCIAS NATURALES 5. FISICA 6. QUIMICA 7. HISTORIA 8. GEOGRAFIA 9. CIVICA 10. INGLES 11. FRANCES 12. ED. FISICA E HIGIENE 13. MUSICA 14. ARTES PLASTICAS Todas las opciones

45 15. RELIGION Y MORAL

3.3. Menú de Reportes Reportes para exportación Los reportes para exportación engloban a aquellos reportes que el sistema genera, pero que no son impresos directamente, sino que hacen uso de otro programa para su impresión definitiva. Actualmente ese segundo programa es el muy popular MS Excel. La documentación de fin de año es procesada de esa manera, es decir que los boletines por asignatura y los centralizadores son escritos en libros Excel. La excepción son las libretas que se imprimen directamente desde el sistema aunque por el momento la opción correspondiente figura en esta sección en un intento por facilitar el cambio de versión de usuarios antiguos. En las siguientes versiones de ControlWin, esta opción será cambiada de lugar en la estructura de menús. Los reportes que ofrece esta opción son: 1. Boletín por asignatura 2. Centralizador de secundaria 3. Centralizador de primaria 4. Libretas oficiales 3.3.32. Reportes / Reportes para exportación / Boletín por asignatura Todas las opciones 67 Ventana de “Boletín por asignatura” Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada “Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del boletín por asignatura para cada una de las materias del curso seleccionado. Si las hojas del libro indicado están adecuadamente formateadas, el trabajo de impresión de los boletines por asignatura será simplemente cuestión de cambiar algunos datos relativos al curso y materia. El nombre del libro Excel puede ser dejado en blanco, en cuyo caso se creará un libro con una hoja en blanco y con el ancho de algunas columnas ajustado para los

datos que contendrán. Luego, esta hoja será copiada tantas veces como sea necesario para la cantidad de materias del curso seleccionado y la cantidad de alumnos por curso. Aunque esto es posible, no es recomendable pues usted ya dispone de hojas Excel formateadas para minimizar el trabajo de generación de la documentación. La casilla de fila inicial se refiere a la fila de la planilla electrónica a partir de la cual se insertarán los datos, es decir en que fila estarán los datos del primer alumno del boletín. La casilla ‘Registros por página’ se refiere a cuantas filas con datos de alumnos se imprimirán en cada hoja de la planilla electrónica. Una vez alcanzado este número, el sistema creará una nueva hoja con el mismo formato y continuará insertando mel resto de los registros del curso. Tal como se dijo en un párrafo anterior, usted seguramente ya dispone de hojas formateadas para boletines de promoción y centralizadores. Existen hojas con el Todas las opciones 68 mismo rayado, títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las Direcciones Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los anchos de columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión llene los espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones Distritales. Sin embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá hacer algunos ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente las mismas hojas. Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en su hoja de boletín o centralizador, debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro lugar o con nombre distinto) y luego la utilizará en esta opción del sistema, específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’. Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas numéricas, literales y observaciones de cada materia del curso escogido en sendas hojas que conservarán el formato de la primera, por lo que su labor a partir de ese punto consistirá simplemente en cambiar el nombre de la materia en cada hoja. Recuerde que si desea grabar los boletines generados de esta manera, debe hacerlo

con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’, aunque esto no parece ser necesario ya que podrá generar estos boletines en cualquier momento. 3.3.33. Reportes / Reportes para exportación / Centralizador de primaria Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada “Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del centralizador de primaria. Si las hojas del libro indicado están adecuadamente formateadas, el trabajo de impresión de los boletines por asignatura será simplemente cuestión de cambiar algunos datos relativos al curso. La ventana que se nos presenta al ingresar a esta opción es similar a la del punto anterior. De la misma manera, la casilla de nombre de Libro Excel puede dejarse vacío, aunque seguramente lo más conveniente será tener ya una planilla con un formato adecuado para usarlo con todos los cursos del ciclo. Los campos de ‘Fila inicial’ y ‘Registros por página’ tiene los mismos propósitos descritos arriba. Seguramente usted ya dispone de hojas formateadas para centralizadores de primaria inferior, primaria superior y secundaria. Existen hojas con el mismo rayado, títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las Direcciones Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los anchos de columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión llene los espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones Distritales. Sin embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá hacer algunos ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente las mismas hojas. Todas las opciones 69 Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en su hoja de centralizador, debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro lugar o con nombre distinto) y luego utilizará ese nombre de archivo en esta opción del sistema, específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’. Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas y observaciones y en caso necesario creará nuevas hojas para que sean incluidos todos los alumnos. Para una de estas nuevas hojas creadas conservarán el formato

de la primera. Recuerde que debe cambiar algunos datos como el nombre del curso en cada hoja del libro Excel. Recuerde que si desea grabar los centralizadores generados de esta manera, debería hacerlo con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’ de Excel, aunque esto no parece ser necesario ya que podrá generar estos centralizadores en cualquier momento. 3.3.34. Reportes / Reportes para exportación / Centralizador de secundaria Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada “Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del centralizador de secundaria. Si las hojas del libro indicado están adecuadamente formateadas, el trabajo de impresión de los centralizadores será simplemente cuestión de cambiar algunos datos relativos al curso y estadísticas. La ventana que se nos presenta al ingresar a esta opción es similar a la del punto anterior. De la misma manera, la casilla de nombre de Libro Excel puede dejarse vacío, aunque seguramente lo más conveniente será tener ya una planilla con un formato adecuado para usarlo con todos los cursos del ciclo. Los campos de ‘Fila inicial’ y ‘Registros por página’ tiene los mismos propósitos descritos arriba. Debe tomar en cuenta que los centralizadores de primero y segundo de secundaria pueden presentar las calificaciones de las materias de Ciencias Naturales, Física y Química o el promedio de las tres para conformar una nota de Ciencias Integradas. Esta decisión se establece en Archivos – Configurar operación – Datos Libreta y también se aplica a las libretas de manera que existan consistencia entre centralizadores y libretas. Seguramente usted ya dispone de hojas formateadas para centralizadores de primaria inferior, primaria superior y secundaria. Existen hojas con el mismo rayado, títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las Direcciones Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los anchos de columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión llene los espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones Distritales. Sin embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá hacer algunos ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente las mismas

hojas. Todas las opciones 70 Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en la hoja del centralizador, debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro lugar o con nombre distinto) y luego utilizará ese nombre de archivo en esta opción del sistema, específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’. Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas y observaciones y en caso necesario creará nuevas hojas para que sean incluidos todos los alumnos. Para una de estas nuevas hojas creadas conservarán el formato de la primera. Recuerde que debe cambiar algunos datos como el nombre del curso en cada hoja del libro Excel. Recuerde que si desea grabar los centralizadores generados de esta manera, debería hacerlo con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’ de Excel, aunque esto no parece ser necesario ya que podrá generar estos centralizadores en cualquier momento. 3.3.35. Reportes / Reportes para exportación / Libretas oficiales Esta opción está claramente fuera de lugar debido a que este reporte no es exportado sino que las libretas se imprimen directamente en la libreta oficial, pero ha sido mantenida en este sitio de la estructura de menús para hacer más fácil la adaptación de los usuarios de versiones anteriores. Esto será modificado en las siguientes versiones del sistema. Consulte el sitio web de S.I. Yupan (http://yupan.netfirms.com) para conocer las fechas de liberación de las próximas versiones o escriba a [email protected] pidiendo información de novedades. Este reporte, después de la selección de curso y alumno, mostrará un reporte de dos hojas: el anverso y el reverso de la libreta con los datos acomodados según la definición por defecto o la que se haya efectuado a través de la opción Datos de libreta del submenú de Configurar operación del menú de Utilidades. Consulte esta opción para un completa referencia acerca del trabajo de preparación previo a la impresión de libretas. 3.3.36. Reportes / Búsqueda Cuando sólo se conocen algunos datos de un alumno y se desea averiguar el resto

de sus datos personales a través de una búsqueda en el archivo de alumnos, utilice esta opción que formará un criterio de búsqueda con los datos ingresados. Por ejemplo, si usted ingresa un código existente y hace clic en el botón Aceptar o presiona F10, el programa inmediatamente mostrará todos los datos del alumno correspondiente, puesto que los códigos son únicos. Por supuesto, también puede ser que sólo vea un mensaje de error indicando que no existe ningún alumno con dicho código. Otro ejemplo: si ingresa un apellido, digamos 'Vera', el sistema presentará una lista Todas las opciones 71 con todos aquellos alumnos de apellido ‘Vera’, pero si sólo existiera uno, entonces se presentará directamente la ventana de consulta/modificación de datos. En realidad, la búsqueda se efectúa de manera que si existieran alumnos de apellido ‘Veramendi’ o ‘Verastegui’ también serían incluidos como resultados de la búsqueda. Esta característica permite, entre muchas otras posibilidades, que usted pueda averiguar qué alumnos cumplen años en determinada fecha. Para esto sólo tendría que registrar el día y mes en la casilla ‘Fecha de nacimiento’. Además es posible buscar bajo criterios múltiples, es decir, que, por ejemplo, podríamos buscar a los alumnos con cierto apellido, que además tengan un lugar de nacimiento específico y que sean repitentes. Por favor tome en cuenta que los cuadros de verificación de Traspaso, Repitente y Becado aceptan los estados de “marcado”, “no marcado” e “indiferente”. 3.3.37. Reportes / Estadísticas Las opciones de este menú son las siguientes: 1. Distribución de alumnos 2. Porcentaje de aprobación 3. Notas promedio 4. Frecuencia en historial 5. Alumnos retirados 6. Gráficos Todas las opciones 72

3.3.38. Reportes / Estadísticas / Distribución Este reporte muestra la cantidad de alumnos existente en cada curso y paralelo y el porcentaje que resulta respecto al total en el establecimiento. En caso de ser un colegio mixto, el reporte muestra, además, la cantidad de varones y mujeres existente en cada paralelo. Ejemplo del reporte de distribución de alumnos 3.3.39. Reportes / Estadísticas / Porcentaje de aprobación Muestra la cantidad de alumnos del curso escogido, la cantidad de aprobados, reprobados y alumnos sin nota en cada materia del curso escogido; además los porcentajes que representan respecto al total de alumnos en el curso. Esta opción reúne todos los paralelos del curso escogido. Ejemplo del reporte de Porcentaje de aprobación Todas las opciones 73 3.3.40. Reportes / Estadísticas / Notas promedio Escoja el curso y paralelo deseado y el trimestre de desee analizar para que el programa genere un reporte que muestra cada materia del curso y el promedio de aprobación en dicha materia, así como el de reprobación y, finalmente, el promedio general, considerando aprobados y reprobados. Ejemplo del reporte de Notas promedio 3.3.41. Reportes / Estadísticas / Frecuencia en historial Este reporte, que podría demorar unos minutos en estar listo, muestra la cantidad de anotaciones para cada código de observación en el archivo de historial de alumnos. Debe escoger el rango de fechas a considerar y se generará un reporte que muestra la cantidad de veces que se empleó ese código dentro del período señalado y el porcentaje que resulta del total. Todas las opciones 74 Ejemplo del reporte de distirbución de frecuencia en historial 3.3.42. Reportes / Estadísticas / Alumnos retirados Los alumnos que se registran como retirados son eliminados de los archivos principales del sistema, pero se conservan los datos de la fecha de su retiro, el

nombre y el curso al que pertenecía. Recuerde que para registrar el retiro de un alumno, debe utilizar la opción apropiada dentro de Modificación/consulta de alumnos en el menú de Datos de alumnos. Ejemplo del reporte de alumnos retirados Gráficos estadísticos 3.3.43. Reportes / Estadísticas / Gráficos / Trimestre-nota asignatura Este gráfico de barras muestra el promedio general de los alumnos del curso y materias seleccionados durante cada uno de los tres trimestres de una gestión. Todas las opciones 75 3.3.44. Reportes / Estadísticas / Gráficos / Trimestre-nota asignatura Este gráfico de líneas muestra la distribución de frecuencia de las notas de los alumnos del curso y de la materia seleccionada. En el eje X están las calificaciones y en el eje Y la cantidad de alumnos. Otros listados Los reportes que se pueden generar a través de este menú son los siguientes: 1. Alumnos becados 2. Hermanos inscritos 3. Registro de notas vacio 3.3.45. Reportes / Otros listados / Alumnos becados Este reporte muestra para todos los cursos, una lista de los alumnos que posean una beca y que esté así identificado en el campo BECADO que se presenta al momento de inscribir o de editar las fichas de alumnos. Adicionalmente, usted puede escoger si desea que al lado de cada alumno aparezca la descripción del campo OBS.1 u OBS. 2. Todas las opciones 76 3.3.46. Reportes / Otros listados / Hermanos inscritos Este reporte se basa en los campos de apellido PATERNO y apellido MATERNO para generar un listado en el que aparecen juntos aquellos alumnos con los mismos apellidos y que presumiblemente son hermanos. El reporte es generado para todos los cursos y muestra además el curso al que

pertenece para alumno de la lista. Por supuesto sólo son incluidos los alumnos que tienen uno o más hermanos (presumiblemente). 3.3.47. Reportes / Otros listados / Registro de notas vacío Utilice esta opción para generar un listado de alumnos con el rayado para llenar las notas correspondientes a los tres trimestres en cualquier materia. Para esto el programa deja espacio para colocar el nombre de la materia y del docente. Ejemplo de registro de notas vacio Todas las opciones 77

1.4. Menú de Utilidades Las opciones de este menú son: 1. Identificación de los datos 2. Administrador de usuarios 3. Reorganizar datos 4. Códigos de historial 5. Materias adicionales 6. Montos de mensualidades 7. Textos para cuotas/pagos 8. Diseño de factura 9. Diseño de libreta 3.4.1. Utilidades / Identificación de los datos Dispone de tres líneas para registrar el nombre de su establecimiento. El programa centrará automáticamente cada línea para presentarla en el cuadro de identificación del menú principal o a la cabecera de todos los reportes impresos, aunque esto último puede ser evitado utilizando la opción apropiada del menú de Configurar operación en Archivos. Si maneja más de una gestión conviene identificar en esta parte la gestión a que pertenecen los datos para así tener una indicación rápida del grupo con el que se está trabajando en cualquier momento. 3.4.2. Utilidades / Administrador de usuarios El administrador de usuarios le permite configurar 'cuentas' para cada persona que

deba usar el sistema ControlWin. Notará que después de la instalación cualquier persona que ejecute el sistema podrá ingresar a cualquier opción sin restricciones. Según se ha visto, esta es la forma más frecuente de trabajo cuando pocas personas tienen acceso físico a las computadoras de la secretaria o dirección del Todas las opciones 78 establecimiento. Sin embargo, si usted desea puede usar esta poderosa característica del sistema para evitar o limitar el acceso a la información del establecimiento. Al ingresar al Administrador de usuarios verá una ventana similar a la siguiente: La lista de la izquierda en la figura está vacia, lo que significa que no hay usuarios definidos y cualquier persona tiene acceso a todas las opciones. Si ahora presiona el botón rotulado Nuevo verá una ventana que solicita un nombre para el usuario y una contraseña (es pedida 2 veces con propósitos de confirmación). Tanto el nombre del usuario como la contraseña deben tener por lo menos 4 caracteres que pueden ser números, letras o combinaciones y no importa si son mayúsculas o minúsculas. Si es el primer usuario que define obtendrá un mensaje como el mostrado abajo. Todas las opciones 79 Esto es importante. La primera cuenta de usuario debe tener acceso a la opción del Administrador de usuarios, pues de lo contrario el sistema quedaría bloqueado sin ninguna persona con acceso a las opciones de creación, eliminación y modificación de usuarios. La siguiente pantalla le muestra cómo habilitar esa u otras opciones. Cuando termine de definir el o los usuarios, el sistema estará preparado para que la siguiente vez que se ejecute pida un nombre de usuario y la correspondiente contraseña, tal como muestra la siguiente figura: Todas las opciones 80 Después que el usuario coloque su nombre y contraseña, el sistema deshabilitará las opciones a las que no se le haya dado explicitamente acceso. El menú de reportes, por ejemplo, podría verse de la siguiente manera:

La figura muestra que el supuesto usuario actual sólo tiene acceso a los reportes de Datos personales, notas y a la función de búsqueda. 3.4.3. Utilidades / Reorganizar datos Los archivos de la base de datos que maneja el programa poseen archivos auxiliares conocidos como archivos índices. Estos deben estar estrictamente coordinados con los primeros, sin embargo, algunos percances (corte de energía, bloqueo de la computadora, etc.) en ocasiones provocan ciertos desfases en la mencionada coordinación. Esta opción, que puede llevar algunos minutos, reconstruye los archivos índices y debería ser utilizada cuando la información parezca haberse perdido o mezclado de alguna manera. Si esta operación no soluciona el problema, debería restaurar de su Todas las opciones 81 última copia de seguridad. Sin embargo, recuerde que dispone de soporte técnico gratuito a través de teléfono o correo electrónico. 3.4.4. Utilidades / Códigos de historial Los códigos que se emplearán para registrar el historial de los alumnos deben ser especificados a través de esta opción. Una vez que lo haga, dispondrá de menús que los mostrarán y permitirán escogerlos sin necesidad de recordarlos. En caso de disponer de espacio, puede aumentar otros códigos aunque ya hubiera realizado registros en el historial de los alumnos, sin embargo deberá tener cuidado al cambiarlos, ya que el programa utilizará las descripciones en el momento de la impresión de los reportes. Si decide cambiar las categorias de observaciones que el sistema trae por defecto tenga en cuenta que en el informe de asistencia de las libretas es posible utilizar la información registrada en el historial de alumnos acerca de las faltas y atrasos, por lo que seguramente necesitará incluir categorias para estos conceptos. 3.4.5. Utilidades / Materias adicionales En esta opción usted puede registrar las materias que no están contempladas actualmente en las disposiciones oficiales y que, sin embargo, son impartidas en su establecimiento. Puede registrar hasta tres materias adicionales por cada curso y también puede

borrar alguna materia registrada anteriormente, pero tenga cuidado de no hacerlo después de haber ingresado las notas correspondientes, ya que dichas calificaciones Todas las opciones 82 no aparecerían en los reportes de notas pero se conservan internamente y deformarían la información de ciertos reportes como el cuadro de honor, reportes estadísticos, etc. Estas materias adicionales se imprimen en los boletines generados por el sistema (Reportes – Notas - Boletín) y opcionalmente pueden imprimirse también en la libreta oficial. 3.4.6. Utilidades / Montos de mensualidades Con esta opción es posible registrar los montos establecidos como pagos mensuales para cada curso. Esta información es utilizada por el programa al registrar el pago de mensualidad de un alumno, donde se presenta este monto por defecto. De esta manera no necesita recordar el monto que el alumno debe pagar. En caso de estar registrando el pago de un alumno becado, el programa calcula el monto que el alumno debería pagar considerando el porcentaje de beca señalado al registrar al alumno. La fórmula utilizada para este cálculo es: pago = monto - %beca*monto Por supuesto, este monto puede cambiarse para registrar pagos parciales o adelantados, por lo que esta opción sólo tiene el propósito de agilizar la entrada de datos y de hacer posible el cálculo de cuotas pagadas por el alumno para el reporte del mismo nombre y para el reporte de mora. Estos reportes (Reportes – Reportes de cuotas – Cuotas pagadas/Alumnos en mora) no se pueden generar si no ha incluido la información de esta opción. Todas las opciones 83 La columna rotulada con 'Inicial' es algún monto (si lo hubiera) que se cobrará a principios de gestión (matrícula, aporte, etc.). El efecto de registrar este monto es que el programa utilizará esa información cuando tenga que calcular la cantidad de cuotas pagadas por un alumno. En este caso el sistema previamente disminuirá del monto total el importe inicial aquí registrado para después recien dividir entre el

monto de la columna 'Cuota', lo cual dará la cantidad de cuotas canceladas por el alumno. Finalmente, note que existe un cuadro de verificación para establecer si los porcentajes de beca se deben aplicar también al monto inicial. 3.4.7. Utilidades / Textos para cuotas/pagos Como una forma de facilitar y agilizar la entrada de datos, se ha incluido esta función que consiste en la asignación de textos a los botones 1 a 10 de las ventanas de registro de cuotas y pagos. La siguiente figura muestra la parte de la ventana en que se encuentran estos botones. Todas las opciones 84 Una vez definidos estos textos, la presión sobre alguno de estos botones hará que en el campo de descripción aparezca el texto definido para este número. Por supuesto también podrá modificar este texto automáticamente escrito. Esta funcionalidad es la misma tanto en el registro de cuotas como en el registro de pagos. 3.4.8. Utilidades / Diseño de factura El sistema ControlWin puede imprimir sobre las facturas pre-impresas autorizadas por el Servicio de Impuestos Nacionales y para esto ofrece esta función que permite al usuario diseñar la factura ubicando adecuadamente los cuadros que representan cierta información que se imprimirá en la factura, como por ejemplo, la fecha, el nombre para la factura, número de RUC, importes, etc. Sólo tiene que usar la técnica de “arrastrar y soltar” cada uno de los cuadros blancos. Todas las opciones 85 Para que verifique fácilmente el diseño, puede emplear el botón 'Probar' para imprimir sobre una hoja en blanco que a trasluz hará coincidir con una factura. Recuerde que el sistema de sacar fotocopias e imprimir en estas no es muy adecuado pues las fotocopias no suelen coincidir exactamente con el original en cuanto a la posición en el papel.

Los cuadros R.U.C. y Nombre son registrados para cada alumno en la opción Datos de Alumnos – Registro de R.U.C. La fecha es la que tiene registrada la computadora al momento de la impresión. El cuadro rotulado ‘Líneas de detalle’ y ‘Montos’ en la parte derecha muestran los nombres, cursos, conceptos e importes cancelados para cada uno de los pagos realizados con el mismo número de factura. Queda a la responsabilidad del usuario el mantener esta cantidad menor o igual al número de líneas que el formato de su factura permite. En otras palabras, si usted ha registrado 4 pagos con el mismo número de factura y su forma pre-impresa sólo tiene espacio para tres líneas, el sistema simplemente imprimirá fuera del lugar adecuado. El total en letras es el literal del monto total y tiene el fomato del siguiente ejemplo: “trescientos cuarenta y dos, 00/100”, es decir, el formato normal de importes en literal. 3.4.9. Utilidades / Diseño de libreta Al igual que con las facturas descrita en el punto anterior, el Sistema ControlWin permite imprimir sobre las libretas oficiales, pero previamente debe diseñar la libreta en cuanto a las posiciones de los diferentes campos de información que se imprimen, como por ejemplo, nombres, distrito escolar, departamento, las columnas de notas, la fila de asistencia, etc. Para esto dispone de dos opciones que sirven para el diseño del anverso de la libreta y otras dos para el diseño del reverso de la libreta. Estas opciones están referidas a las libretas de primaria y a las de secundaria. De manera que deberá diseñar el anverso de la libreta de primaria y también el anverso de la libreta de secundaria y lo mismo con los reversos (la cara donde van las notas). Para el anverso, debe llenar los datos adecuados en la opción Archivos – Configurar operación – Datos de libreta que solicita la siguiente información : Unidad educativa, Núcleo, Localidad, Distrito escolar, Departamento, Día, mes, año para la parte central de la libreta y año para la parte derecha y, finalmente, el número inicial para la matrícula. Si desea efectuar un “ajuste fino” de las posiciones de los campos puede hacer clic derecho sobre alguno de los cuadros y obtendrá un menú con las opciones: Subir, Bajar, Derecha e Izquierda. Cada una de estas opcioines moverá en la dirección

indicada el cuadro en cuestión el mínimo espacio posible. Todas las opciones 86 Diseño del anverso de una libreta El diseño del reverso de la libreta requiere un poco más de cuidado pero suele efectuarse mucho más rápido. La alineación a los espacios correspondientes sobre la libreta debe ser efectuada siempre de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. No alinee filas del medio mientras aún no estén correctamente acomodadas las filas superiores. Lo mismo es valedero para las columnas, aunque se ha visto que estas representan menos problema. Diseño del reverso de una libreta También debe tomar en cuenta que no siempre las ubicaciones definidas utilizando Todas las opciones 87 una impresora serán exactamente las mismas cuando utilice otra. Conviene que efectue todas las pruebas utilizando la impresora que usará en la impresión definitiva de las libretas. Además, al igual que en el caso de las facturas, para que verifique fácilmente el diseño, puede emplear el botón 'Probar' para imprimir sobre una hoja en blanco que a trasluz hará coincidir con una libreta. Recuerde que el sistema de sacar fotocopias e imprimir en estas no es muy adecuado pues las fotocopias no suelen coincidir exactamente con el original en cuanto a la posición en el papel. Por otra parte, las libretas oficiales suelen tener tamaños no estándares y será conveniente que recorte papel del mismo tamaño para sus pruebas. También se ha comprobado experimentalmente que, en general, las impresoras a tinta son mucho más apropiadas que las de cinta para esta tarea. Respecto a las opciones de configuración para el reverso de las libretas, la opción opción Archivos – Configurar operación – Datos de libreta presenta una sección rotulada ‘Reverso’ que solicita información acerca de: la numeraicón de la esquina superior izquierda, la impresión de Ciencias Integradas o materias sueltas, el cruce de información con el historial de alumnos para el informe de asistencia y la cantidad de días trabajados para cada trimeste. Dentro de la misma opción de configuración, existe una sección para las materias

adicionales en la que se especifica si se desea su impresión en las libretas y la fila en caso afirmativo. Para no empezar desde cero, el diseño de su libreta, podría primero verificar en el sitio web de S.I. Yupan la existencia de un archivo de diseño de libreta para el mismo modelo de impresora que usted empleará en la impresión de las libretas de su establecimiento. En caso de encontrar uno que le parezca más adecuado que el presentado por defecto, debe descargarlo, cambarle en nombre a Libreta.dct y copiarlo en la carpeta del sistema (por defecto C:\Archivos de programa\Yupan\ControlW). Si hace seguramente deberá registrar los datos de identificación del establecimiento (Unidad, Distrito, Núcleo, etc.) y otras opciones previstas en Archivos – Configuración de operación – Datos de Libreta. Anexos 88

ANEXO 1. Preguntas y Repuestas frecuentes En las hojas que siguen encontrará respuestas a algunas de las preguntas que se han realizado con mayor frecuencia respecto al Sistema ControlWin. ¿Es posible manejar varias gestiones con este sistema? Si. ControlWin dispone de las opciones necesarias para que usted pueda abrir, cuando lo necesite, gestiones pasadas o incluso grupos de datos de otros establecimientos educativos. Esta información es mantenida íntegramente, de manera que cualquier momento podrá generar libretas, historiales o simples nóminas de alumnos de cualquier grupo de datos almacenado en su disco. ¿Podré imprimir libretas y centralizadores? Definitivamente si. El sistema ofrece una muy amplia variedad de reportes que puede consultar en pantalla o imprimir en papel y los reportes de notas constituyen una buena parte del total de reportes. Por supuesto, también podrá generar la documentación de fin de gestión escolar consistente en boletines por asignatura, centralizadores de primaria y secundaria y también las libretas oficiales. ¿Los cálculos de promedios de área se realizan correctamente? Todos los cálculos se han diseñado cuidadosamente y no olvide que el sistema ha funcionado y está en funcionamiento en muchos establecimientos educativos, por lo

que se ha verificado muchas veces la validez de los promedios. Probablemente usted se refiera a la especificación del Reglamento de Evaluación que indica que deben calcularse los promedios verticales y horizontales y que la nota definitiva será la mayor. En ese caso específico, la respuesta es sí, pues el sistema realiza precisamente eso: calcular ambos promedios y colocar el mayor. Por supuesto, en el resto de los casos que son simples sumas o redondeos, los cálculos del sistema también son correctamente efectuados. ¿Este sistema trabaja en red? La versión disponible a la fecha (enero-2004) es monousuario y no está diseñada para trabajar en una red local. Sin embargo, actualmente está en desarrollo la versión cliente/servidor que tiene una fecha de lanzamiento de marzo-2004. Como ha ocurrido antes, la actualización de una versión anterior a la nueva tendrá un costo relativamente bajo y podrá conservar la totalidad de sus datos. Tengo varias computadoras, ¿debo comprar varias licencias? Una vez que usted tiene una licencia de uso del sistema, puede adquirir nuevas licencias para computadoras adicionales por un costo que aproximadamente Anexos 89 representa un 10% del inicialmente cancelado. Por ejemplo, actualmente, y en la ciudad de La Paz, si usted desea instalar el software en 3 computadoras de su establecimiento educativo, deberá pagar Bs. 600.- por la primera y Bs. 140.- por las dos restantes (Bs.70.- por cada una). Esto sólo se aplica cuando las computadoras adicionales son de la misma institución. No entiendo el término licencia de uso, ¿a qué se refiere? En el caso de los programas para computadoras, los usuarios no adquieren derechos sobre el software sino que el titular del sistema otorga autorizaciones a personas naturales o jurídicas para que usen su software a cambio de cierto pago. Eso se conoce como una licencia de uso. Esto implica también que el usuario que ha adquirido una licencia de uso no puede modificar los ejecutables del sistema o revenderlo. Si adquiero un licencia, ¿qué servicios obtendré? • El programa de instalación del sistema en CD o disquetes.

• El manual del usuario • Hasta 3 sesiones de capacitación (en el Departamento de La Paz) • Soporte técnico a través de teléfono o correo electrónico por tiempo indefinido • Actualizaciones menores sin costo adicional Mi computadora es un poco antigua, ¿funcionará ControlWin? La recomendación mínima para el sistema es una Pentium I de 233 MHz con 16 MB de memoria RAM, pero también se lo ha visto funcionar aceptablemente en una 486 DX con 16 de memoria. Si la configuración de su equipo es más baja aún, podría instalar la antigua versión para D.O.S. que funciona incluso en máquinas con microprocesador 80286 y que tiene una buena parte de la funcionalidad de la versión actual. Mi computadora es lo último que hay, ¿funcionará ControlWin? El sistema ControlWin ha sido probado satisfactoriamente en computadoras con microprocesadores Pentium I, II, III y IV con los sistemas operativos Windows 95, 98, Millenium, 2000 y XP, por lo que es muy probable que también funcione en su equipo. ¿Cómo cambio la identificación de mi establecimiento? Si está usando la versión no registrada, no puede cambiar esta identificación. En cambio si ha registrado su programa, simplemente escoja la opción 'Identificación de los datos' del menú de Utilidades. ¿Cómo obtengo una copia registrada? Anexos 90 Primero descargue el archivo de instalación de la página principal (enlace 'Descargar ahora') o de la sección 'Descargas', también en la página principal. Después instale el programa en su computador, con lo que obtendrá ya una copia funcional del programa. Para tener acceso a todas las funciones del software, utilizarlo de forma legal y tener derecho a la asistencia técnica, manual, Cd de instalación y otros, debe seleccionar la opción 'Código de registro' del menú de Ayuda. El programa le presentará una explicación y los medios para obtener un código de registro que le será enviado

después de confirmar el depósito o giro bancario. Probablemente necesitaré características que éste sistema no tiene. ¿Podrán ser implementadas? En realidad es más probable que no necesite otras funciones, pero de ser así existen tres posibilidades: 1) que sean modificaciones, adiciones o reportes fácilmente implementables; 2) que las funciones necesitadas requieran cierto tiempo y/o esfuerzo; 3) que requieran excesivos cambios en la estructura del programa como para ser factibles. El primer caso, que se ha producido muchas veces, generalmente es implementado sin costo adicional si el autor considera que enriquece el sistema. El segundo caso, mucho menos frecuente, se resuelve negociando un costo para la modificación; y en el tercer caso, que nunca se ha producido, el autor se reserva el derecho de negarse a efectuarlo. ¿Podré efectuar control de caja chica, intereses y multas? No. El módulo económico del sistema ControlWin no es propiamente un sistema contable y todo el procesamiento que puede efectuar está limitado a la información que puede extraerse de los pagos registrados y que incluyen datos de fecha, monto, número de factura y descripción. Sin embargo, con el sistema puede generar reportes individuales de pagos de mensualidades o por otros conceptos, cuotas pagadas, reportes de mora, arqueos de caja, etc. Mis profesores, ¿podrán entregar sus notas en disquete? Para que los docentes de su establecimiento puedan registrar las notas en sus propias computadoras y entregar estas en disquete, usted necesita el programa denominado “Renos” que es vendido aparte aunque por una fracción del costo de ControlWin. Con este programa usted podrá crear discos de instalación para entregar a los docentes y recoger las notas que estos le envíen para integrarlas a la base de datos del sistema. Anexos 91

ANEXO 2. Problema en Promedios de área Es un hecho conocido que los promedios de área (en primaria) calculados de forma horizontal pueden ser diferentes a los calculados en forma vertical y el Reglamento

de Evaluación dice al respecto: “Si los promedios de área anual y final, obtenidos de forma vertical y en forma horizontal fueran diferentes en un punto, debido al efecto del redondeo, se tomará el puntaje mayor para favorecer al alumno”. Veamos cómo se produce esta diferencia con un ejemplo reportado por el sistema ControlWin: 1r. Trimestre 2o. Trimestre 3r. Trimestre PA Ciencias Nat. 20 7 27 40 7 47 43 7 50 41 Est. Sociales 50 7 57 39 7 46 32 7 39 47 Prom.área 42 47 45 ? El promedio extraido horizontalmente es 45 y el extraido verticalmente es 44. La causa de esta diferencia se ve más fácilmente si dejamos los decimales sin redondear como en la siguiente tabla: 1r. Trimestre 2o. Trimestre 3r. Trimestre PA Ciencias Nat. 20 7 27 40 7 47 43 7 50 41,3 Est. Sociales 50 7 57 39 7 46 32 7 39 47,3 Prom.área 42,0 46,5 44,5 ? En los promedios de área del segundo y tercer trimeste el redondeo tiene que efectuarse hacia 47 y 45, respectivamente (Artículo 37, Capítulo III, del Reglamento de Evaluación), mientras que los promedios anuales son 41 y 47 para Ciencias Naturales y Estudios Sociales respectivamente, es decir, tuvieron que ser redondeados hacia abajo. Básicamente ahí se encuentra la raiz de la diferencia entre ambos promedios, pero no el problema, pues el Reglamento considera este caso y en nuestro ejemplo el promedio de área correcto es 45 (“la nota mayor para favorecer al alumno”). El problema se ha presentado en la revisión de la documentación que se efectúa en las Direcciones Distritales. Allí el procedimiento es tomar los boletines por asignatura, calcular el promedio de área y comparar este resultado con el promedio registrado en el centralizador. Reproduzcamos este procedimiento con los datos de

nuestro ejemplo. El técnico de la Dirección Distrital lee el boletín por asignatura de Ciencias Naturales y halla que el promedio anual es 41 y que Estudios Sociales muestra un promedio anual de 47, probablemente otro técnico calcula el promedio y obtiene 44. Pero el centralizador muestra 45 y según me indicaron, es inutil cualquier intento de explicación. Simplemente hay que rehacer el boletín o el centralizador. Para el sistema ControlWin se consideraron propuestas de solución tales como: Anexos 92 1. Que el centralizador muestre la nota menor. Obviamente, esto no resuelve el asunto, pues podría ser que el promedio obtenido a través de los boletines sea mayor, con lo cual estamos en la misma situación. 2. Que muestre el mismo promedio que el obtenido a través de los boletines. Esto resolvería el cuestionamiento de los técnicos que revisan la documentación, pero en este caso el alumno tendría una nota en su libreta y otra en el centralizador presentado a la Dirección Distrital. Claro que también se prodría colocar la misma nota (falseada) en la libreta y en el centralizador, pero allí el truco queda totalmente expuesto pues en la libreta es fácil calcular ambos promedios. En todo caso, la mayor objección es que estariamos actuando contrariamente a lo que dice el Reglamento de Evaluación. Por estas razones se decidió incorporar un reporte que muestre todos los casos en que el promedio obtenido de forma vertical sea menor al promedio horizontal (el caso contrario no sería observado en Dirección Distrital), de manera que, probablemente los directores tengan que sugerir a los profesores de ciertas materias que alteren en uno o dos puntos las calificaciones de ciertos alumnos para no tener posteriores problemas. Es decir, el problema simplemente se recorre hacia atrás, hasta que queda limitado al ámbito interno del establecimiento educativo, donde el docente tendrá que inventarse un punto, aumentando o sustrayendo. Este reporte fue denominado “Reporte de Inconsistencia”, y se encuentra en el submenú de Reportes de notas. Sólo para algún análisis posterior que usted desee hacer, abajo está otro ejemplo, esta vez en el área de Expresión y Creatividad: 1r. Trimestre 2o. Trimestre 3r. Trimestre PA

Música 45 7 52 50 8 58 24 5 29 46,3 Artes plásticas 33 6 39 45 7 52 45 8 53 48,0 Ed. Fisica 44 6 50 50 8 58 56 8 64 57,3 Prom.área 47,0 56,0 48,7 ? Una cuestión importante es que no siempre el problema se soluciona con la modificación en un punto en cualquier nota, a veces es necesario aumentar o disminuir 2 puntos para que los promedios coincidan. Por ejemplo en el cuadro anterior, una modificación en dos puntos sumados o restados en cualquier nota solucionan el problema. Por esta razón está en estudio un procedimiento para que ControlWin pueda sugerir las mínimas modificaciones necesarias, aunque sólo será una prioridad al acercarse el fin de la presente gestión escolar. Anexos 93

ANEXO 3. Observación para Ciencias Integradas Tal como usted sabe, en primero y segundo de secundaria, lo que aparentemente en un inicio fue la materia de Ciencias Integradas, actualmente se ha convertido en un área, pues las materias de Ciencias Naturales, Física y Química se imparten separadamente, cada una con su propio horario y docente, y sólo a efectos de documentación de fin de año es que se elabora un boletín de promoción con los promedios de estas materias y en los centralizadores estos promedios se colocan en las columnas correspondientes a la asignatura de Ciencias Naturales. Es interesante observar que no siempre sucede esto, pues algunos establecimientos educativos no presentan documentación de Ciencias Integradas sino que presentan boletines separados y centralizadores con las notas de cada una de las tres materias. Si el usuario de ControlWin decide que la libreta y los centralizadores de fin de gestión presenten los promedios de las tres materias para mostrar las notas de Ciencias Integradas sólo debe activar la opción correspondiente del menú de Configuración de Operación. Pero también debería conocer lo que se expone a continuación. Considere el siguiente ejemplo: PC DPS PT

Ciencias Nat. 44 7 51 Física 33 6 39 Química 44 6 50 Ciencias Integr. 40,3 6,3 46,7 Los promedios que se muestran en la fila inferior deben redondearse y tenemos PC DPS PT Ciencias Nat. 44 7 51 Física 33 6 39 Química 44 6 50 Ciencias Integr. 40 6 47 Pero aunque aparentemente hemos efectuado todos los cálculos de la manera correcta, vemos que la suma del promedio de conocimiento (PC) y del DPS no dan los 47 que muestra la columna de promedio trimestral. Entonces, en el caso anterior, ¿debería colocarse como promedio trimestral de Ciencias Integradas, la nota de 46 o 47?. Puesto que en el Reglamento de Evaluación no hay indicación alguna acerca de esto, se hizo un análisis con directores de diferentes colegios y la desición fue que el promedio de área debe ser la suma de los promedios de conocimientos y DPS y no el promedio de las notas trimestrales de cada materia. El argumento más fuerte fue que esta última forma de cálculo podría ser interpretada como un error en la libreta y provocar problemas al alumno o descrédito del establecimiento educativo. Anexos 94

ANEXO 4. Contrato de Licencia de Uso 1. El autor le otorga a usted [el Cliente] una licencia no exclusiva e intransferible para uso interno exclusivamente, de los programas software y documentacion correspondiente. Usted no tiene autorizacion para distribuir el Software. 2. La Propiedad Intelectual y todos los derechos de propiedad intelectual que se relacionen con este sistema informático son exclusividad del autor y se hallan protegidos por la Resolución Administrativa Nro. 6-001-438/2002 de la Dirección Nacional de Derechos de Autor. Usted [el Cliente] no podra modificar, desarmar,

decodificar o de cualquier otro modo aplicar ingenieria inversa al Software. 3. El autor le garantiza que el soporte electrónico en el que se le proporciona el Software (de existir) se encuentra libre de defectos en cuanto a materiales para su uso normal por un período de treinta (30) días desde la fecha de compra, evidenciada con el recibo. 4. Todas las funciones habilitadas del sistema a la fecha de la adquisición de la licencia de uso son plenamente operables y cumplen la función indicada en el manual de operación. Esta aseveración se limita a la gestión escolar en curso a la fecha de la compra de la licencia. No se garantiza que el programa en general, sirva para otros propósitos específicos además de los descritos en el manual de operación. 5. Las claúsulas de esta licencia de uso y su aceptación por las partes del contrato se refieren al software en el estado en que se encuentra a la fecha de la adquisición de la licencia. Modificaciones, ampliaciones o mejoras al software podrán ser solicitadas al autor, quien previo análisis podrá aceptarlas o no. En ningún caso el autor se obliga a realizarlas si por aspectos técnicos u otros no las considera factibles. En caso de aceptación, los términos, plazos y montos serán convenidos independientemente de los estipulados originalmente. 6. Esta licencia de uso del sistema software se otorga para un sólo computador, aunque el usuario podrá manejar diferentes grupos de datos. Nuevas copias para diferentes computadoras que sirvan los propósitos del mismo establecimiento educativo, serán ofrecidas a fracciones del precio según arreglos entre partes. 7. Las nuevas versiones, cuando estén disponibles, serán ofrecidas al usuario registrado a un precio inferior al establecido para una licencia nueva. Anexos 95

ANEXO 5. Copia de archivos en Windows El Sistema Administrativo y Académico ControlWin constantemente es mejorado, modificado y/o corrregido. Estas modificaciones normalmente son colocadas en el sitio web http://yupan.netfirms.com para que los usuarios interesados lo descarguen a voluntad, aunque también puede ser enviado por correo electrónico y muchas

veces ha sido enviado en disquetes por algún medio terrestre o aéreo. Una vez que el usuario tiene el archivo necesario, debe copiarlo al sitio correcto dentro del disco duro de su computadora, lo cual, a veces, parece no ser tan fácil cuando uno no está muy familiarizado con estas tareas. Por esta razón este anexo describe paso a paso el procedimiento de copiar un archivo que se encuentra en disquete al disco duro de una máquina con Windows 98, aunque el procedimiento en otros sistemas operativos como Windows 95, Millenium, 2000 o XP es similar.. Debajo de los pasos enumerados encontrará una explicación aún más detallada. En vista de que el caso típico que los usuarios de ControlWin deberán afrontar es la copia de un archivo denominado ControlW.exe (en disquete) a la carpeta en la que está instalado el sistema, es precisamente ese caso el descrito en las siguientes líneas. En pocas palabras el procedimiento consiste en copiar el archivo A:ControlW.exe a la carpeta C:\Archivos de programa\Yupan\ControlW. La tarea anterior descrita paso a paso: 1. Insertar el disquete en su unidad. 2. Presionar la combinación de teclas Windows + E. Esta operación abrirá el Explorador de Windows. En vez de Windows+E puede escoger la opción Inicio – Programas – Explorador de Windows. 3. Hacer clic en Disco de 3 ½ (A:). Esto mostrará en la parte derecha de la ventana el contenido del disquete. 4. Hacer clic sobre el signo más de la unidad C: para desplegar las carpetas contenidas en él. 5. Hacer clic sobre el signo más de la carpeta Archivos de programa para desplegar las carpetas contenidas. 6. Hacer clic sobre el signo más de la carpeta Yupan. Probablemente la encontrará al final de las subcarpetas desplegadas. Después de esto seguramente ya podrá ver la carpeta ControlW 7. Ahora, verifique que en el lado derecho aún puede ver el archivo ControlW del disquete. Haga clic sobre el nombre de éste y sin soltar el botón del ratón desplácelo hacia la carpeta ControlW. Anexos

96 8. Cuando esté sobre esta carpeta suelte el botón del ratón y probablemente Windows le pedirá confirmación para sobreescribir el archivo existente. Confirme positivamente esta consulta y el proceso estará concluido. Si no entendió el procedimiento, ahora vienen algunas aclaraciones respecto a la explicación anterior: Windows + E es la presión simultánea de la tecla marcada con una banderita de Windows (hay una en la parte izquierda del teclado y otra a la derecha) y la letra E. Esta combinación abre el Explorador de Windows que, a mi parecer, es la mejor forma de ver los archivos, pues a un lado tenemos las carpetas y a la derecha podemos ver el contenido de la que seleccionemos. Cuando haga clic en la unidad A: probablemente verá algo como lo mostrado en alguna de la figuras de abajo dependiendo de su configuración particular: La indicación de Hacer clic sobre el signo más de la unidad C: para desplegar las carpetas contenidas en él se refiere a un signo + que hay a la izquierda de cada carpeta con subcarpetas (para replegar la rama que se abre se presiona el signo menos que aparece cuando se abrió la carpeta). Cuando se tiene localizada la carpeta Archivos de programa\Yupan\ControlW, se procede a la acción de arrastrar y soltar que consiste en hacer clic en el archivo de nombre controlW y no soltar el botón del ratón, sino más bien mover el cursor hacia la carpeta destino y soltar el botón cuando se halle sobre la carpeta destino, con lo cual la copia se iniciará. La figura de abajo muestra el momento en que se soltará el botón para iniciar la copia. Anexos 97 Pero un detalle importantísmo: Si al momento de soltar el documento no vemos un signo más debajo del nombre, sino una flecha, entonces estaríamos creando un acceso directo que no servirá para nuestros propósitos, por lo que deberemos presionar la tecla Control y entonces aparecerá el signo más y recien soltar. Si no se siente seguro realice unas cuantas pruebas y verá que es una forma fácil y rápida de copiar archivos o carpetas.