Manual Comercial

Acesso ao Comercial Ajudas para trabalhar mais eficientemente com o programa

Neste Manual são apresentados écrans preenchidos com dados para melhor exemplificar as funcionalidades do programa. O uso do rato em determinadas situações pode facilitar e tornar mais rápido o acesso a determinadas funções. Como exemplo, indicamos desde já a possibilidade de com o botão direito do rato no preço do artigo na ficha de artigo ou na ficha de entradas de artigos em COMERCIAL permitir deduzir o valor do IVA. Faça duplo clique com o botão esquerdo do rato em qualquer linha de todos os écrans com listas (Ex: artigos, fornecedores, etc.), para aceder directamente ao modo editar da ficha respectiva.

T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 1 de 117

Acesso ao Comercial Impressão e prévisualização

O programa COMERCIAL permite pré-visualizar qualquer documento antes de imprimir. Sempre que se faz clique no botão aparece o documento ou listagem pretendidos em pré-visualização. Está disponível uma barra de tarefas que permite as operações descritas a seguir: o o o o o o o o o

Acesso à 1ª página; Acesso à página anterior em relação à página em que está posicionado; Acesso à página seguinte em relação à página em que está posicionado; Acesso à última página; Zoom; Impressão directa; Configuração da impressão; Exportação de dados; Fechar (sair sem imprimir).

T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 2 de 117

Acesso ao Comercial Exportação de dados

Quando se faz clique em é apresentado o écran seguinte. Através das opções indicadas é possível exportar os dados prévisualizados para ficheiro. Ao indicar o nome do ficheiro pretendido, deverá indicar também a extensão separada por ponto (Ex.: Movimentos. csv).

...... Reabrir documentos

Sempre que o utilizador desejar é possível fazer a reabertura do documento, desde que o documento se encontre em aberto, ou seja, não se encontra parcial ou totalmente liquidado. Para reabrir um documento é necessário seleccioná-lo da lista de documentos de saída e em seguida carregar em:

Esta opção está situada no canto inferior direito do écran principal e permitirá aceder ao écran representado pela figura seguinte.

T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 3 de 117

Acesso ao Comercial

Como é possível visualizar na figura anterior, este écran permite alterar um documento. Na área situada na parte superior do écran estão visíveis todas as linhas que compõem o documento seleccionado. Na área situada na parte inferior do écran estão também visíveis as linhas que compõem o documento seleccionado, mas que podem ser alteradas. Todo o processo de alteração de linhas de um documento é idêntico ao preenchimento de uma factura, bastando seleccionar qual o campo a alterar. No caso de o utilizador querer eliminar uma linha, terá de colocar o cursor na linha que deseja eliminar e premir a seguinte sequência de teclas . Esta acção não pode ser anulada. É ainda possível efectuar a alteração do cliente ao qual o documento está afecto. Para tal basta carregar no botão , o qual irá permitir a visualização da lista de clientes existente, a partir da qual se poderá seleccionar um cliente.

T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 4 de 117

Menu inicial

Menu inicial

O écran de entrada para trabalhar com o programa, após indicação de “login” e “Password”, é apresentado a seguir. Este é considerado o Menu Inicial do programa COMERCIAL. Neste écran está sempre presente: • • • • •

o acesso directo por botões às principais funções do programa; o acesso a todas as funções do programa; a lista de acesso aos diferentes tipos de documentos existentes; a visualização dos diferentes movimentos efectuados sobre o documento seleccionado; o acesso às principais funções do documento seleccionado.

T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 5 de 117

Diversos Diversos

Ao fazer clique em “Diversos” é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte.

Como configurar empresa

Ao fazer clique nesta linha é apresentado o écran seguinte. Deve preencher os dados conforme exemplo. Os dados colocados serão usados como identificação em cabeçalho dos documentos e listagens do programa. Se quiser associar aos documentos o logotipo da empresa poderá fazer clique em “ler imagem” e seguir os procedimentos que lhe forem solicitados, ou utilizar a função copiar do Windows e através de “” colar na caixa correspondente ao logo da T&T do exemplo.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 7 de 117

Diversos Como configurar as impressoras

Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran onde poderá controlar as definições da impressora que irá utilizar. De entre algumas funções destaca-se a possibilidade de escolher a orientação do papel e a possibilidade de escolher qual a impressora a utilizar (no caso de existirem várias impressoras).

Número de cópias para impressão

Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran onde poderá definir o nº de cópias que é emitido automaticamente quando se pede a impressão dos diferentes documentos de facturação ou outros documentos diversos.

Criar cópia de segurança

Ao fazer clique em “Criar cópia de segurança” é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte. A directoria onde são armazenados automaticamente os dados do COMERCIAL é a apresentada na figura exemplo.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 8 de 117

Diversos

Ao fazer clique em “Iniciar” o programa irá armazenar os dados no “Directório destino”, no exemplo apresentado é efectuado para o directório de instalação por defeito do COMERCIAL. A recuperação das cópias de segurança segue o procedimento inverso fazendo clique em “Restaurar cópia de segurança”.

Ao terminar a cópia de segurança para disquete será apresentada uma mensagem conforme exemplo da figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 9 de 117

Diversos Restaurar cópia de segurança

Ao fazer clique em “Restaurar cópia de segurança” é apresentado Ao restaurar a cópia de segurança, os dados do ficheiro de segurança irão substituir os dados que estão no COMERCIAL. Nota: Se a Cópia de Segurança que está a ser recuperada tiver sido efectuada numa versão anterior, a opção “Versão Anterior” deverá ser assinalada.

Personalizar os diferentes utilizadores

O programa COMERCIAL, permite criar diferentes perfis de utilizadores através de “Login” e “Password” específicas, definindo para cada um níveis de acesso diferentes. Por exemplo, limitando a possibilidade de acertos de inventário, alterar tabelas, ou movimentar produtos. Ao fazer clique em “Utilizadores” é apresentada a figura seguinte, com a lista dos utilizadores. A partir desta lista é possível criar novos utilizadores, alterar os acessos a utilizadores existentes ou eliminar utilizadores, através dos botões respectivos

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 10 de 117

Diversos

Ao fazer clique em “Novo Utilizador” é apresentada a figura seguinte. A partir dos diferentes parâmetros é possível estabelecer os níveis de acesso. Nota: O programa obriga à existência de pelo menos um utilizador com a definição de SUPERVISOR.

Como Personalizar Barra de Atalhos

Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran, representado pela figura seguinte, onde pode definir quais os botões que o utilizador deseja na Barra de Atalhos. Cada um dos botões tem uma função associada. Ao escolher os botões, o utilizador poderá ter em conta quais as funções mais utilizadas do programa, por forma a aumentar a rapidez de acesso às funções.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 11 de 117

Diversos

Na lista do lado esquerdo estão representados os botões de todas as funções disponíveis para personalização da Barra de Atalhos. Na lista do lado direito estão os botões seleccionados para a personalização da Barra de Atalhos do écran inicial. Para compor a lista do lado direito, utilizam-se os botões com as setas para fazer passar os botões de uma lista para a outra. Nota: O número máximo de botões na Barra de Atalhos é dez. A Barra de Atalhos poderá não conter botões se o utilizador o desejar. Como Configurar impressão de documentos de saída

Ao escolher esta opção o utilizador tem a possibilidade de configurar a impressão dos documentos de saída. A figura seguinte representa o écran que é visualizado quando a opção é escolhida.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 12 de 117

Diversos

Na figura anterior está representada uma lista composta pelos campos existentes num documento de saída. Para cada campo estão indicadas as dimensões e a posição em relação à margem esquerda e margem superior do documento. A margem mínima superior e esquerda é de 10 milímetros para ambas. Deste modo quando se indica “Valor esquerda” igual a 1 (um), o campo está afastado da margem 11 (onze) milímetros. Se o utilizador desejar repor os valores por defeito dos campos, pode faze-lo através do botão . Antes da reposição dos valores o utilizador deverá confirmar a intenção respondendo à pergunta

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 13 de 117

Diversos Se o utilizador responder “Sim” o documento será reposto na sua totalidade. Se responder “Não” serão repostos os valores do campo seleccionado na lista dos campos. Se responder “Cancelar” nenhum valor será reposto. A figura seguinte representa o documento de saída que está definido por defeito.

Pegando no logotipo como exemplo, pode ver-se que os valores definidos no documento são:

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 14 de 117

Diversos O “Valor esquerda” representa a distância entre o limite esquerdo da imagem e a margem esquerda do documento. O “Valor topo” representa a distância entre o limite superior da imagem e a margem superior do documento. O “Valor comprimento” representa a distância entre o limite esquerdo da imagem e o limite direito da imagem. O “Valor altura” representa a distância entre o limite superior da imagem e o limite inferior da imagem.

Para alterar os valores devem-se utilizar as setas ou introduzir os valores directamente no campo correspondente. O documento de saída gerado é o representado na figura seguinte.

Se o utilizador quiser diminuir o tamanho do logotipo e simultaneamente deslocar para a direita, os valores seriam:

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 15 de 117

Diversos Nota: se o utilizador não quiser visualizar um determinado campo deverá desactivar a opção

.

O documento teria o seguinte aspecto:

Como iniciar a numeração dos documentos.

Ao escolher esta opção no menu “Diversos”, o utilizador terá a possibilidade de indicar em que número irá começar a emissão dos documentos de saída. A figura seguinte representa o écran “Inicializador de numeração de documentos de saída”.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 16 de 117

Diversos Neste écran esta representada uma lista onde estão descritos todos os documentos de saída existentes. Em frente à descrição está o número do último documento emitido em cada tipo de documento. A alteração ao número de documento a emitir, só é permitida caso ainda não tenha sido emitido nenhum documento, ou seja, em que o número do último documento emitido seja igual a 0 (zero). Para efectuar a alteração, o utilizador deverá seleccionar da lista qual o tipo de documento pretendido. Em seguida, deverá indicar no campo existente para esse efeito, o número do primeiro documento a emitir. Para terminar basta carregar em

.

Nota: A alteração ao número do primeiro documento a emitir, uma vez efectuada, não pode ser alterada nem anulada.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 17 de 117

Diversos Descrição das principais funcionalidades

O programa COMERCIAL, permite gerir a facturação de uma pequena ou média empresa, registando os diferentes movimentos de compras e vendas, recebimentos e pagamentos, gestão de stocks e pedidos (encomendas) de clientes, fazendo uma análise da situação dos artigos, dos fornecedores e dos clientes (conta corrente). Permite fazer o registo de entrada de artigos em armazém, correspondendo a compras efectuadas ou devoluções, identificando o fornecedor. Permite definir produtos compostos, movimentando automaticamente os diferentes artigos que o compõem. Cria folhas de obra com imputação de artigos e serviços, permitindo a facturação a partir da folha de obra. Permite a gestão de encomendas de clientes. Se o artigo existir em stock, o programa permite satisfazer imediatamente o pedido através do registo de saída de artigo, ou manter pedidos pendentes por não existirem os artigos em stock. Neste caso, quando forem registadas novas entradas do artigo, o programa apresenta um écran de aviso com as encomendas que podem ser satisfeitas.

Documentos que podem ser emitidos

O programa possui diversos tipos de documentos. Documentos associados à movimentação dos artigos, designadamente facturas, vendas a dinheiro, notas de crédito e débito, notas de devolução. Documentos diversos como facturas pró-forma e orçamentos. Documentos de análise, listagens das tabelas, etiquetas, relação do IVA e outras listagens de apoio incluindo representação gráfica.

Ficheiros

O programa possui diversos ficheiros (tabelas) que permitem construir o conjunto de dados que compõem o sistema. Todas as tabelas indicadas podem ser geridas pelo utilizador. Tabela de Modos de expedição. Tabela de Bancos. Tabela de Condições de pagamento. Tabela de Famílias de artigos que permite agrupar artigos. Tabela de Fornecedores associada às compras. Tabela de Clientes associada às encomendas e vendas. Tabela de Armazéns que permite localizar fisicamente os artigos. Tabela de Localizações que permite subdividir os armazéns. Tabela de Artigos. Nota: A primeira tarefa a efectuar no COMERCIAL consiste em criar dados nas tabelas pela ordem seguida na enumeração das tabelas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 18 de 117

Tabelas Tabelas

Ao fazer clique em “Tabelas” é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte.

Definir Clientes

O programa COMERCIAL, permite criar os diversos Clientes da empresa. Ao fazer clique em “Clientes” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de entidades. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas de Clientes, analisar os movimentos de cada Cliente, aceder à respectiva conta corrente, visualizar os clientes eliminados (mas com movimentos registados) através dos botões respectivos.

É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 19 de 117

Tabelas Ficha de Cliente

Ao fazer clique em “Novo” ou “Editar” é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte.

A ficha de cliente apresenta um conjunto de campos que permitem identificar o cliente e definir as condições de facturação. Destacamos neste caso a situação de crédito em que para “Crédito concedido” é estabelecido um limite que é validado quando se faz uma factura. Se a situação de crédito for “Suspenso”, “Cancelado” ou “Em avaliação”, a facturação não é permitida. O “Preçário atribuído” está ligado directamente à tabela de preços de cada artigo. Cada artigo pode ter quatro preços de venda diferentes, podendo esses preços serem associados directamente ao cliente em “Preçário atribuído”. Deste modo, sempre que se facturar um artigo a um cliente, o preço que automaticamente aparece, é o do preçário associado. Ver ficha de artigo neste manual.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 20 de 117

Tabelas

Analisar Clientes

Ao fazer clique em “Analisar” na figura correspondente à lista de Clientes, é apresentado o écran conforme figura seguinte. Este écran, permite analisar todos os movimentos realizados para um Cliente. É possível imprimir com pré-visualização listagens dos artigos movimentados por Cliente, com ou sem preço de custo, e ainda agrupando por artigos (apenas uma linha por artigo com o somatório dos valores).

Analisar Clientes com intervalo de datas

O écran anterior permite analisar todos os movimentos realizados num determinado período. Para tal deve fazer clique com o botão esquerdo do rato conforme figura seguinte, caixa com “12”. Aparecer-lhe-á um calendário conforme figura abaixo. Faça clique no dia pretendido. Para mudar de mês ou de ano, utilize as setas existentes na linha com a descrição do mês. Proceda do mesmo modo para a data “até”. A seguir clique em “Actualizar...” para o programa refazer a lista de saídas no écran.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 21 de 117

Tabelas

Conta Corrente de Clientes

Ao fazer clique em “Conta corrente” na figura correspondente à lista de Clientes é apresentado o écran conforme figura seguinte.

Descritivo de artigos da conta corrente

O écran anterior permite analisar todos os movimentos de conta corrente de um Cliente. Fazendo clique no botão “Descritivo de artigos” é possível obter uma lista dos artigos incluídos nos documentos registados na conta corrente. A coluna com o Valor dos artigos corresponde ao preço de venda unitário sem IVA

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 22 de 117

Tabelas

Relatório de pagamentos da conta corrente

Fazendo clique no botão “Relatório de pagamentos” é possível obter uma lista de todos os registos de pagamentos efectuados pelo cliente. No caso do utilizador desejar reimprimir um recibo basta seleccionar o recibo da lista visível e carregar em , o que irá imprimir uma cópia do recibo seleccionado.

Emissão de recibos

Fazendo clique no botão “Recibos/pagamentos” é possível registar os pagamentos efectuados pelos clientes para as facturas e notas de débito respectivas. Os écrans seguintes descrevem a sequência para o registo de pagamento e emissão de recibo. Nota: existe uma alternativa para a emissão de recibos, através do écran inicial, neste caso apenas para as facturas. Acede-se fazendo clique em facturas na coluna dos movimentos de saída do écran principal. A seguir, sobre a lista de facturas apresentadas, escolhe-se, fazendo clique com o botão esquerdo do rato, a factura pretendida. No rodapé do écran faz-se clique no botão “Recibo”. Os écrans seguintes descrevem a sequência para o registo de pagamento e emissão de recibo.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 23 de 117

Tabelas

Assinalando previamente com o rato a factura pretendida e fazendo clique no botão “Emitir recibo” ou “Registar pagamentos sem imprimir” conforme se pretenda ou não imprimir o documento , será apresentado o écran seguinte em que é possível registar o pagamento efectuado pelo cliente. Este pagamento pode ser parcial (menor que o valor do documento). O modo de pagamento e o descritivo devem ser preenchidos. Ver exemplo da figura.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 24 de 117

Tabelas

Neste écran, é indicado o valor total da factura, o valor liquidado (preenchido se existirem pagamentos parciais anteriores), o valor a liquidar, que aparece preenchido com a diferença entre o valor total e o valor liquidado e pode ser alterado para outro valor.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 25 de 117

Tabelas Definir Fornecedores O programa COMERCIAL, permite criar os diversos fornecedores. Ao fazer clique em “Fornecedores” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de entidades. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas, ou analisar os movimentos de cada fornecedor, aceder à respectiva conta corrente, visualizar os fornecedores eliminados (mas com movimentos registados) através dos botões respectivos.

É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Ficha de Fornecedor

Ao fazer clique em “Novo” ou “Editar” é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 26 de 117

Tabelas Conta Corrente do Fornecedor

Ao fazer clique em “Conta corrente” na figura correspondente à lista de Fornecedores, é apresentado o écran conforme figura seguinte, com os documentos do fornecedor com valores com IVA.

Ao fazer clique em “Novo” ou “Editar” na figura correspondente à conta corrente de Fornecedores é apresentado um écran com a “Ficha de lançamento em conta do fornecedor”. Ver Ficha de lançamento em conta do fornecedor. Mercadoria associada aos documentos de fornecedor

Ao fazer clique em “Mercadoria associada” na figura correspondente à conta corrente de Fornecedores é apresentado o écran com a “Lista de mercadoria” com valores sem IVA correspondente ao documento escolhido conforme detalhe seguinte. Ver Ficha de entrada de mercadoria.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 27 de 117

Tabelas Analisar Fornecedores

Ao fazer clique em “Analisar” na figura correspondente à lista de Fornecedores ,é apresentado o écran conforme figura seguinte. Este écran permite analisar todos os movimentos realizados para um Fornecedor. É possível imprimir com pré-visualização listagens dos artigos movimentados por Fornecedor, com preço de custo real de aquisição sem IVA e ainda agrupando por artigos (apenas uma linha por artigo com o somatório dos valores).

Analisar Fornecedor com intervalo de datas

Este processo é idêntico a Analisar Clientes com intervalos de datas. Deve consultar este ponto do manual.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 28 de 117

Tabelas Definir Armazéns

O programa COMERCIAL, permite criar os diversos Armazéns para localização dos artigos comprados ou compostos. Ao fazer clique em “Armazéns” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar armazéns.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 29 de 117

Tabelas Definir Localizações

O programa COMERCIAL, permite criar as diversas Localizações dentro de cada armazém de material de COMERCIAL. Ao fazer clique em “Localizações” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar localizações.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 30 de 117

Tabelas Definir Bancos

O programa COMERCIAL, permite criar os diversos Bancos para proceder ao registo de pagamentos e recebimentos. Ao fazer clique em “Bancos” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar bancos.

Definir Condições de pagamento

O programa COMERCIAL, permite criar as diversas Condições de pagamento (prazos) para liquidação de facturas, ou para caracterizar clientes e fornecedores. Ao fazer clique em “Condições de pagamento” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 31 de 117

Tabelas Definir Modos de expedição

O programa COMERCIAL, permite criar os diversos Modos de expedição para caracterizar clientes e fornecedores. Ao fazer clique em “Modos de expedição” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar.

Definir Famílias de artigos

O programa COMERCIAL, permite criar diversas Famílias de artigos para agrupamento, permitindo uma melhor análise de custos. Ao fazer clique em “Famílias de artigos” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista, é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas de Famílias de artigos, ou analisar os movimentos de cada uma, através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. É ainda possível a impressão da lista de artigos pertencentes à família de artigos seleccionada na lista de famílias.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 32 de 117

Tabelas

Analisar Famílias de artigos

Ao fazer clique em “Analisar” na figura correspondente à lista de Famílias de artigos, é apresentado o écran conforme figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 33 de 117

Tabelas O écran anterior permite analisar todos os movimentos realizados por Família (faça clique com o botão esquerdo do rato na linha correspondente), designadamente as entradas e saídas de artigos. É possível imprimir com pré-visualização listas das entradas, com ou sem preços dos artigos sem IVA, e ainda agrupando por fornecedor (apenas uma linha por fornecedor com o somatório dos valores). É possível imprimir com pré-visualização listas das saídas, com ou sem preços dos artigos, e ainda agrupando por clientes (apenas uma linha por cliente com o somatório dos valores). Analisar Famílias de Este processo é idêntico a Analisar Clientes com intervalo artigos com intervalo de datas. Deve consultar este ponto do manual. de datas

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 34 de 117

Tabelas Definir Artigos

O programa permite criar os diversos artigos de COMERCIAL. Ao fazer clique em “Artigos” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas de Artigos, ou analisar os movimentos de cada um, através dos botões respectivos.

É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Ordenação e localização de Artigos na lista

Ao fazer clique na caixa com a seta, conforme destaque da figura seguinte, pode-se escolher a ordenação por Referência ou Descrição do artigo na lista apresentada em écran. Se pretender localizar rapidamente um artigo, deve preencher para pesquisa a caixa ao lado com a(s) primeira(s) letras da referência ou descrição, conforme a escolha efectuada na caixa anterior. Ao fazer <ENTER> a primeira linha com essa pesquisa é assinalada com uma seta do lado esquerdo (início da linha).

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 35 de 117

Tabelas Ficha de Artigo

Ao fazer clique em “Novo” ou “Editar” no écran da lista de artigos, é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte.

Preçários

A ficha de um artigo permite definir até quatro preços de venda, que podem ser associados a clientes quando se definem os atributos de um cliente. Deste modo, um determinado cliente (exemplo: distribuidor de produtos) pode trabalhar com o preçário 4. Isto significa que quando se elabora uma factura ou venda a dinheiro, os preços de venda são registados automaticamente a partir do respectivo preçário.

Artigos compostos

Uma das funcionalidades do COMERCIAL, consiste em permitir a definição de produtos compostos. Um produto composto é um produto que está associado a um ou mais produtos simples. Consideremos como exemplo, um computador montado na empresa a partir de diversos componentes. O produto composto é o computador. Para registar os produtos simples associados deve fazer clique com o rato no botão “Composição” da ficha de artigo para obter o écran seguinte, onde é possível registar os artigos associados na composição. Ver “Compor/decompor artigos” em “Movimentos”

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 36 de 117

Tabelas

Preenchimento da ficha de Artigo

Cada artigo tem um código interno. Esse código é gerado automaticamente e não deve ser modificado. Cada artigo é ainda caracterizado por uma referência. O critério de atribuição de referências é importante. Por exemplo a referência CAIXA ATX pode representar o produto CAIXA MIDI TOWER ATX em que os três primeiros caracteres correspondem ao grupo CAIXAS. Assim, quando for efectuada uma pesquisa sobre todas as referências que começam por CAI, sabemos que o sistema nos vai mostrar todos os artigos que pertencem o grupo CAIXAS. O campo “stock existente” é apenas para leitura. Ele traduz a quantidade do artigo que existe em stock. Essa Quantidade é actualizada automaticamente sempre que é registada uma entrada ou uma saída desse artigo. Quando se trata de um artigo composto o processo de actualização de stock é semelhante, mas para melhor compreender o funcionamento deve consultar neste manual o ponto Compor/decompor artigos. Também o campo do “Último preço de custo” é de preenchimento automático, sempre que se fizer uma nova entrada de artigo. Os campos “Família”, “Armazém”, “Localização” e “Fornecedor” possuem no lado direito das respectivas caixas uma seta. Se fizer clique na seta ser-lhe-á apresentada a lista correspondente aos valores existentes nas tabelas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 37 de 117

Tabelas

O campo “Stock mínimo” deve ser preenchido para que o sistema possa calcular os artigos em falta. Deste modo, sempre que o Stock for inferior ao valor mínimo, é possível estabelecer os valores em falta. Nota: A primeira tarefa a efectuar consiste em criar dados nas tabelas pela ordem seguinte: Fornecedores, Clientes, Armazéns, Localizações e Famílias de artigos. Analisar Artigos

Ao fazer clique em “Analisar” na figura correspondente à lista de artigos, é apresentado o écran conforme figura seguinte.

O écran anterior permite analisar todos os movimentos realizados por Artigo (faça clique com o botão esquerdo do rato na linha correspondente), designadamente as entradas e saídas de artigos. É possível imprimir com pré-visualização listas das entradas, com ou sem preços de custo na entrada dos artigos sem IVA ou agrupando por fornecedor (apenas uma linha por fornecedor com o somatório dos valores). É possível imprimir com pré-visualização listas das saídas, com ou sem preços dos artigos sem IVA ou agrupando por cliente (apenas uma linha por cliente com o somatório dos valores). No caso das T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 38 de 117

Tabelas saídas, os valores do “Preço de custo” são calculados ao preço de custo sem IVA à data da saída. E o “Valor unitário” corresponde ao valor da venda sem IVA. Como exemplo, apresentamos a seguir uma listagem da análise de artigo (saídas), sem agrupamento e com valores.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 39 de 117

Tabelas Analisar Artigos com Este processo é idêntico a Analisar Clientes com intervalo de datas. Deve consultar este ponto do manual. intervalo de datas

Analise gráfica

Como exemplo, apresentamos a seguir o écran com a análise gráfica do número de artigos comprados e vendidos em determinado período.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 40 de 117

Movimentos Movimentos

Ao fazer clique em “Movimentos” é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte.

Compras – lançamentos a fornecedor

O programa COMERCIAL, permite registar as Compras (documentos do fornecedor) e as Entradas de artigos associadas aos documentos de diferentes fornecedores, indicando a quantidade e os preços de custo respectivos. Para proceder ao registo de Compras, deve registar previamente o documento do fornecedor. Pode aceder a esse registo directamente a partir do écran inicial conforme figura seguinte (clique em Compras, novo documento de fornecedor), ou através da linha “Resumo de lançamentos de fornecedores” em “Movimentos”, conforme figura da página seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 41 de 117

Movimentos

Ficha de lançamento em conta de fornecedor

Ao fazer clique em “Resumo de lançamentos a fornecedor”, é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de movimentos. A partir desta lista é possível editar entradas de documentos. O écran que a seguir se apresenta permite a edição ou novo registo.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 42 de 117

Movimentos Este écran permite o registo do documento do fornecedor, valores a débito e crédito(pagos), condições de pagamento incluindo a data de vencimento. Para efectuar o(s) pagamento(s) referente(s) a este documento, o utilizador deverá introduzir, após guardar o documento, qual o valor a pagar no campo “Valor total a Creditar”. O programa coloca, por defeito, o valor correspondente ao valor em dívida. Para registar o pagamento, o utilizador deverá carregar no botão “Efectuar Pagamento”. Os pagamentos efectuados serão visualizados no quadro existente na parte inferior da “Ficha de Lançamento”. Para eliminar um pagamento, o utilizador deverá seleccionar o pagamento desejado e carregar em “Apagar pagamento”. Compras – entradas de mercadorias

O programa COMERCIAL, permite registar as Entradas de artigos associadas aos documentos lançados em “lançamentos a fornecedores”, de diferentes fornecedores, indicando a quantidade e os preços de custo respectivos. Para proceder ao registo de Entradas deve registar previamente o documento do fornecedor, conforme descrito anteriormente. Para aceder ao registo de entradas de mercadorias, pode aceder a esse registo directamente a partir do écran inicial conforme destaque na figura seguinte (clique em Compras, nova entrada de mercadoria), ou através da linha “Entradas de mercadoria” em “Movimentos”, conforme figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 43 de 117

Movimentos

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 44 de 117

Movimentos Ficha de entrada de mercadoria

A partir de um dos écrans anteriores é possível aceder ao écran que a seguir se apresenta.

Este écran permite o registo do documento de entrada de mercadorias do fornecedor, descriminando os diferentes artigos, quantidades e preços de custo respectivos. O preço de custo indicado vai actualizar a ficha de artigo. Através dos botões respectivos, podemos obter a lista de artigos e aceder directamente a todas as funções associadas, como criar novo artigo ou analisar um artigo. Podemos imprimir um documento correspondente ao registo de entrada de artigos. É possível associar a cada entrada de artigos um documento de fornecedor, conforme destaque seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 45 de 117

Movimentos

Ao fazer clique no botão “Associar”, obtém-se a lista de documentos de entrada do fornecedor. Fazendo duplo clique na linha correspondente é registada a associação. Uma vez estabelecida a associação podemos editar o documento respectivo para eventual alteração de dados. É possível anular uma associação. O écran com as linhas de documentos que se obtém é o apresentado na figura seguinte.

Após seleccionador a documento pretendido este é associado à entrada de mercadoria e o quadro “Documentos de fornecedor associados” apresentará a data e a referência do documento, conforme destaque apresentado a seguir.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 46 de 117

Movimentos Folhas de obra

O programa COMERCIAL, permite registar folhas de obra indicando os artigos incluídos, as respectivas quantidades, o cliente a que se destina, bem como a hora e a data de início da obra. Quando se faz uma factura, pode importar a folha de obra evitando deste modo lançar novamente os artigos. Uma folha de obra pode estar na situação de aberta (permite acrescentar novos artigos), fechada (só pode ser consultada) ou importada (foi facturada e só pode ser consultada). Para proceder ao tratamento das folhas de obra, deve utilizar os botões disponíveis, conforme figura seguinte.

No écran seguinte apresenta-se uma folha de obra, que pode ser visualizada a partir dos botões “Nova...” ou “Editar...”.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 47 de 117

Movimentos Compor / decompor artigos

O programa COMERCIAL, permite criar artigos compostos. Um produto composto é um produto que está associado a um ou mais produtos simples. Quando se cria um artigo composto, a definição é feita nas “Tabelas” para “Artigos”, cria-se em simultâneo a associação a outros artigos. Consideremos como exemplo o artigo A composto pelos artigos 1 (um) B, 1 (um) C e 2 (dois) D. Um artigo composto não terá entradas a partir de um fornecedor, será construído (montado ou agrupado) na empresa. Deste modo, a entrada é feita por “Composição”. Através das funções do écran seguinte, o processo de composição de 1 A ao ser desencadeado (pode compor-se mais do que um artigo de cada vez, desde que os componentes existentes em stock o permitam), irá subtrair ao stock 1 B, 1 C e 2 D (as quantidades de componentes) e adicionar ao stock 1 A (produto composto indicado). É possível executar a operação inversa, ou seja, decompor um produto definido como composto.

Compor

Ao fazer clique na linha “Compor/decompor artigos” em “Movimentos” surge o écran anterior em que são apresentados todos os artigos, definidos como compostos na ficha de artigo. Ao fazer clique na linha com o artigo pretendido e a seguir no botão “Compor” é apresentado o écran conforme figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 48 de 117

Movimentos

Este écran apresenta a lista dos artigos que compõem o produto composto. Estão indicadas as quantidades em stock dos diferentes artigos, a quantidade máxima de artigos compostos possível de construir “Quantidade máxima permitida” ( 5 no exemplo). No campo “Quantidade pretendida” deve escrever-se o número de unidades a compor e a seguir fazer clique no botão “Iniciar composição”. Será executado o processo Compor descrito em Compor/decompor artigos. Decompor

Ao fazer clique na linha “Compor/decompor artigos” em “Movimentos” surge o écran anterior em que são apresentados todos os artigos, definidos como compostos na ficha de artigo. Ao fazer clique na linha com o artigo pretendido e a seguir no botão “Decompor” é desencadeado o processo inverso ao descrito para Compor artigo. Deste modo, será subtraído ao stock o(s) produto(s) composto(s) e adicionados ao stock os produtos componentes.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 49 de 117

Movimentos Encomendas

O programa COMERCIAL, permite registar as Encomendas de Clientes indicando os artigos e a quantidade respectiva pretendida. Ao fazer clique em “Registo de encomendas” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de movimentos. A partir desta lista é possível criar, editar ou eliminar encomendas de clientes.

Registar Encomendas

Ao fazer clique em “Novo” ou “Editar” é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte.

Para preencher a ficha de Encomenda deve indicar o Cliente e especificar a descrição do pedido (uma indicação que permita T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 50 de 117

Movimentos identificar o movimento). Para preencher as linhas de artigos, deve indicar a Referência que escolheu para esse artigo quando inseriu os dados na ficha respectiva. Contudo, o programa permite-lhe localizar rapidamente um artigo se fizer <ENTER> no campo de referência antes de o preencher. Pode escrever na(s) primeira(s) posições de “Referência” ou “Artigo” os primeiros caracteres desse artigo. Ao fazer <ENTER> o sistema apresenta-lhe uma lista para escolha. O campo Cliente é obrigatório. Para obter a lista respectiva deve fazer clique no botão com a seta do lado direito da caixa “Cliente” e a seguir duplo clique na linha pretendida. Para terminar deve fazer clique no botão “Processar” ou “Processar sem imprimir”. Na primeira opção será impresso um documento de registo do Pedido. Alterar uma Encomenda anteriormente registada

Ao fazer clique em “Editar” é apresentada uma ficha igual à apresentada na figura anterior. Os procedimentos a seguir serão idênticos.

Para que serve o registo de encomendas

As encomendas registadas podem ou não ser satisfeitas de acordo com o Stock existente. Se puderem ser satisfeitas o sistema apresenta um écran de Aviso conforme a figura seguinte. Estes artigos poderão ser processados noutra função deste programa, criando automaticamente os registos de saída para os diferentes Clientes. No caso de não poderem ser satisfeitos ficarão como pendentes até serem registadas novas entradas desses artigos. Quando essa situação (entradas) se verificar o sistema avisará pelo mesmo meio (figura seguinte). Deste modo, o COMERCIAL poderá controlar todas as requisições de material sem se preocupar se existe ou não em Stock. O sistema tem também um Mapa de apoio para análise dos artigos em falta (ver mais à frente noutro ponto deste manual).

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 51 de 117

Movimentos

Satisfazer Encomendas

O programa COMERCIAL, permite satisfazer as Encomendas de artigos de diferentes Clientes quando a quantidade existente em Stock é superior ou igual ao valor pedido. Ao fazer clique em “Satisfazer encomendas” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de movimentos. A partir desta lista é possível processar as encomendas pendentes.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 52 de 117

Movimentos Para processar as encomendas pendentes deve fazer clique na caixa da coluna “Satisfazer” da linha respectiva. Se ao satisfazer uma linha impossibilitar a satisfação de outra linha por si indicada para o mesmo artigo, o sistema irá satisfazer (criar registo de saída) pela ordem dos registos de encomenda, mas apresentará uma mensagem de aviso da situação. Deve escolher apenas os movimentos de um cliente de cada vez. Os registos não satisfeitos nesta situação não voltam a aparecer até existir novamente quantidade em Stock superior à pedida. Pode contudo consultar estes movimentos em Relatórios. A seguir deve fazer clique no botão “Processar factura” ou “Processar venda a dinheiro”. Os documentos criados automaticamente por este processo, podem ser consultados através de “Movimentos de Saídas” no écran principal Ver Facturas e Vendas a dinheiro noutro ponto deste manual.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 53 de 117

Movimentos Segundas vias

O programa COMERCIAL, permite emitir segundas vias de todos os documentos produzidos que movimentam artigos. Ao fazer clique em “Segundas vias” é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de movimentos. A partir desta lista é possível visualizar o documento respectivo ou imprimi-lo. Na caixa correspondente “Nº de cópias por documento” deve indicar o valor pretendido. Por defeito está preenchido com 1 (uma cópia).

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 54 de 117

Movimentos Movimentos de saída O programa COMERCIAL, permite emitir um conjunto de documentos associados a diversas funcionalidades da gestão comercial de uma empresa. Estão neste caso os documentos de facturação, Facturas, Vendas a dinheiro, Notas de crédito, Notas de débito, Recibos, Notas de devolução. Existem outros documentos como Guias de remessa, Guias de transporte, Orçamentos e Facturas pró-forma. O acesso a estas funcionalidades faz-se através do écran principal conforme destaque da figura seguinte.

Factura

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior, são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Factura”, serão apresentadas todas as facturas existentes (feitas até à data) em aberto ou parcialmente liquidadas. Se pretender visualizar as facturas liquidadas ou anuladas deve retirar o visto em “Ver somente documentos pendentes”. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé, conforme destaque da figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 55 de 117

Movimentos

Se escolher “Nova factura” será apresentado o seguinte écran. Para terminar, deve fazer clique no botão “Processar” ou “Processar sem imprimir”. Na primeira opção será impresso o documento “Factura”.

Quando se pretende efectuar uma factura (documento que necessita de crédito) o programa vai validar a “Situação de crédito do cliente”. Se a situação for “sem limite de crédito” deixa fazer a factura, se for “crédito concedido” vai validar qual o saldo actual do cliente e compará-lo com o limite estabelecido. Se já ultrapassou o valor do limite não deixa facturar. Em todas as outras situações também não deixa efectuar a factura. Como seleccionar o cliente numa factura

Para seleccionar o cliente ao qual se deseja associar a factura é necessário fazer clique no botão “Cliente”. Esta acção irá permitir visualizar a lista de clientes existentes. Ao fazer duplo clique sobre um cliente ou “Seleccionar” esse cliente, passa a estar ligado à factura. Se pretender alterar os dados do cliente deve fazer clique no botão “Ficha”. Ver écran seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 56 de 117

Movimentos

Como associar uma folha de obra a uma factura

Para seleccionar uma folha de obra que se deseja associar à factura é necessário fazer clique no botão “Folha de obra”. Esta acção irá permitir visualizar a lista de folhas de obra existentes. Ao fazer clique sobre uma linha e a seguir fazer clique no botão “Importar” esta é seleccionada e todos os dados registados na folha de obra passam automaticamente para a factura. Pode a seguir alterar qualquer dos dados importados. Ver écran seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 57 de 117

Movimentos

Como introduzir artigos da tabela na factura

Deve posicionar o cursor na linha onde deseja inserir o artigo em “Referência” ou “Artigo” e carregar em <ENTER>. Esta acção, se não preencher nada em qualquer dos campos, permitirá visualizar a lista completa de artigos existente. Se escrever por exemplo as letras “PL” é apresentada uma lista de todos os artigos começados por “PL”.

Como introduzir linhas de descrição na factura

Para introduzir uma linha de descrição numa factura (texto não associado a um artigo), deve preencher a descrição e utilizar a tecla de (tabelador) para passar para o campo valor. Neste caso não é feita a validação na tabela de artigos. Deve preencher os campos da data de vencimento de acordo com as condições de pagamento do cliente,. Se preencher as condições de pagamento (na tabela deve estar indicado o nº da dias correctamente), a data de vencimento é calculada automaticamente.

Este documento movimenta stock (subtrai ao stock os artigos)

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 58 de 117

Movimentos Venda a dinheiro

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Venda a dinheiro” serão apresentados todos os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) desde que se retire o visto em “Ver somente documentos pendentes”, uma vez que as Vendas a dinheiro ficam automaticamente liquidadas. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida, de acordo com os botões apresentados em rodapé, conforme destaque da figura seguinte.

Se escolher “Nova v.d.” será apresentado o seguinte écran. Para terminar, deve fazer clique no botão “Processar” ou “Processar sem imprimir”. Na primeira opção será impresso o documento “Venda a dinheiro”.

Para as Vendas a dinheiro não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente).

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 59 de 117

Movimentos Preenchimento da v.d.

Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta stock (subtrai ao stock os artigos)

Nota de crédito

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Nota de crédito” serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto ou parcialmente liquidados. Se pretender visualizar as notas liquidadas ou anuladas deve retirar o visto em “Ver somente documentos pendentes”. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte.

Para as Notas de crédito não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). Preenchimento da n.c.

Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta stock (adiciona ao stock os artigos)

Nota de débito

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Nota de débito” serão apresentados todos os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto ou parcialmente liquidados. Se pretender visualizar as notas liquidadas ou anuladas deve retirar o visto em “Ver somente documentos pendentes”. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 60 de 117

Movimentos Para as Notas de débito não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). Preenchimento da n.d.

Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta stock (subtrai ao stock os artigos)

Quando se pretende emitir um recibo para uma Factura ou para Emissão de recibo para facturas e notas uma Nota de débito, pagas por um cliente, existem duas alternativas para aceder a esse procedimento. de débito A primeira através do botão “Recibo” disponível para estes dois tipos de documentos no rodapé do écran principal. A segunda em “Tabelas”/”Clientes”/”Conta corrente”/”Recibos”. Através destes dois acessos é apresentado o écran descrito neste manual em Emissão de recibo no tratamento da Tabela de Clientes.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 61 de 117

Movimentos

Nota de devolução

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Nota de devolução” serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto. Se pretender visualizar as notas ou anuladas deve retirar o visto em “Ver somente documentos pendentes”. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte.

Para as Notas de devolução não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). Preenchimento da nota devolução

Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta stock (adiciona ao stock os artigos)

Guia de Transporte

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Guia de transporte” serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto. Se pretender visualizar as notas ou anuladas deve retirar o visto em “Ver somente documentos pendentes”. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 62 de 117

Movimentos

Preenchimento da Guia de transporte

Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento não movimenta stock.

Guia de Remessa

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Guia de remessa” serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto. Se pretender visualizar as notas ou anuladas deve retirar o visto em “Ver somente documentos pendentes”. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte.

Preenchimento da Guia de remessa

Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento não movimenta stock.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 63 de 117

Movimentos Orçamento

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Orçamento” serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data). Se pretender visualizar os orçamentos anulados deve retirar o visto em “Ver somente documentos pendentes”. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte.

Para os Orçamentos não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). Pode executar uma factura ou uma venda a dinheiro directamente a partir do orçamento, através dos botões existentes no écran para esse efeito. Preenchimento do orçamento

Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta não movimenta stock

Factura pró-forma

Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher “Factura pró-forma” serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data). Se pretender visualizar as facturas pró-forma anuladas deve retirar o visto em “Ver somente documentos pendentes”. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 64 de 117

Movimentos

Para as Facturas pró-forma não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). Preenchimento de f.p.

Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta não movimenta stock

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 65 de 117

Stocks Stocks

Ao fazer clique em “Stocks” é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte.

Análise de stock

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com a análise de Stock e aceder directamente à ficha de artigo a partir do mesmo écran. Ao fazer clique em “Análise de stock” é apresentada a figura seguinte..

Por defeito são apresentados apenas os artigos com Stock superior a zero e faltas superiores a zero. Faça clique na caixa “Visualizar apenas artigos em falta” para aceder a todos os registos. Pode alterar o parâmetro de stock superior a zero na caixa ”Stock superior a”.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 66 de 117

Stocks Análise de Stock negativo

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com a análise de Stock negativo. Ao fazer clique em “Análise de stock negativo” é apresentada a figura seguinte.

Por defeito são apresentados apenas os artigos com faltas superiores a zero. Faça clique na caixa “Visualizar apenas artigos em falta” para aceder a todos os registos. Pode alterar o parâmetro de stock menor do que zero na caixa ”Stock menor que”.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 67 de 117

Stocks Inventário

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o inventário de artigos em Stock. Ao fazer clique em “Inventário” é apresentada a figura seguinte. Por defeito são apresentados apenas os artigos com Stock superior a zero. Faça clique na caixa “Visualizar apenas artigos com stock superior a zero” para aceder a todos os registos.

Corrigir quantidade

Esta opção permite também fazer uma correcção das quantidades em Stock conforme destaque da figura seguinte. Apenas os utilizadores com classificação de SUPERVISOR têm acesso a esta opção. Para proceder à actualização de Stock (correcção da quantidade), deve fazer clique na linha com o artigo pretendido e a seguir fazer clique no botão “Corrigir quantidade”.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 68 de 117

Stocks

Distribuição de stock Esta opção permite visualizar e imprimir o inventário de artigos em Stock com as respectivas localizações para proceder à contagem física do inventário. Ao fazer clique em “Distribuição de stock” é apresentada a figura seguinte. .

É possível imprimir uma listagem para apoio à contagem, conforme exemplo a seguir apresentado.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 69 de 117

Mapas Mapas

Ao fazer clique em “Mapas” é apresentada a lista das funções disponíveis, conforme destaque da figura seguinte.

Movimentos diários

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com os movimentos para um determinado dia, bem como os pagamentos efectuados por modo de pagamento. No quadro superior estão listados todos os documentos de facturação. No quadro inferior, estão todos os pagamentos acumulados por modo de pagamento.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 70 de 117

Mapas

Movimentos entre datas

Esta opção é idêntica à função “Movimentos Diários”, diferindo apenas no período em análise. Nesta função é possível seleccionar um intervalo de tempo. Para tal utilizam-se os campos reservados para o efeito. A figura seguinte representa o écran de composição do mapa.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 71 de 117

Mapas

Mapa de vendas vencidas

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com as facturas e notas de débito vencidas (data de vencimento inferior à data do dia). No écran seguinte apresenta-se um exemplo.

Mapa de vendas a crédito

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com as facturas e notas de débito emitidos ao longo do ano. No écran seguinte apresenta-se um exemplo.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 72 de 117

Mapas Documentos pendentes

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com as facturas e notas de débito por liquidar para um determinado intervalo de datas. No écran seguinte apresenta-se um exemplo.

Pode-se emitir recibos a partir deste écran, fazendo clique no botão recibos. Ver Emitir recibos.

Pode alterar a data do mapa, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 73 de 117

Mapas Impressão de etiquetas

O programa COMERCIAL, permite imprimir etiquetas para colocar nos diversos artigos, podendo utilizar o preçário 1 ou o preçário 2. Ao fazer clique em “Etiquetas” é apresentada a figura seguinte.

No campo quantidade deve indicar o número de etiquetas pretendido para cada artigo. O sistema imprime as etiquetas em folha A4 de quarenta etiquetas (4 x 10). Para adicionar linhas de artigos pode utilizar o procedimento Exemplo de uma pesquisa de artigos para um documento, descrito anteriormente neste manual.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 74 de 117

Mapas Mailings

O programa COMERCIAL, permite imprimir etiquetas para envio de correspondência. Ao fazer clique em “Mailings” é apresentada a figura seguinte.

No campo quantidade deve indicar o número de etiquetas pretendido por cliente. O sistema imprime as etiquetas em folha A4 de quarenta etiquetas (4 x 10). Pode imprimir etiquetas apenas para um cliente (selecciona com o rato apenas uma linha com o cliente) ou para todos fazendo clique no botão respectivo. Para seleccionar um grupo de clientes, poderá usar o campo nome, localidade ou tipo, que são campos da ficha de cliente. Por exemplo, se escrever um E no nome e a seguir fizer clique em actualizar, apenas aparecerão os clientes começados por E. O mesmo para os outros campos.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 75 de 117

Mapas Mapa do IVA de compras

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa e gráfico com o valor do IVA de compras a fornecedores para um determinado período. Ao fazer clique em “Mapa do IVA de compras” é apresentada a figura seguinte.

Pode alterar a data do mapa, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 76 de 117

Mapas Mapa do IVA de vendas

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa e gráfico com o valor do IVA das vendas a Clientes para um determinado período. Ao fazer clique em “Mapa do IVA de venda” é apresentada a figura seguinte.

Pode alterar a data do mapa, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 77 de 117

Mapas Mapa do IVA por Taxa

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa e gráfico com o valor do IVA das várias taxas que incidem sobre os diferentes artigos, para um determinado período. Ao fazer clique em “Mapa do IVA por taxa” é apresentada a figura seguinte.

Pode alterar a data do mapa, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas. Ao imprimir este mapa, é possível imprimir o gráfico visível na janela anterior e ainda uma listagem das linhas dos documentos de saída, sobre as quais incidiu cada uma das taxas de IVA.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 78 de 117

Mapas Artigos em folhas de obra

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com os artigos que estão lançados em folhas de obra. É possível escolher apenas folhas de obra em aberto ou todas, fazendo clique na opção respectiva “Visualizar apenas folhas de obra em aberto”.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 79 de 117

Mapas Movimentação de artigos

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com os totais de entradas e saídas para um determinado intervalo de datas, conforme exemplo a seguir apresentado.

Pode alterar a data do mapa, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas. Se fizer clique em “Análise gráfica” é apresentado um écran conforme figura seguinte

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 80 de 117

Mapas Movimentação de artigos compostos

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com os totais de entradas e saídas para um determinado intervalo de datas, considerando apenas artigos compostos, conforme exemplo a seguir apresentado.

Pode alterar a data do mapa, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas. Se fizer clique em “Análise gráfica” é apresentado um écran conforme figura seguinte

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 81 de 117

Relatórios Relatórios

Ao fazer clique em “Relatórios” é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte.

Análise mensal

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com a lista de todos os documentos processados num determinado mês/ano. Ao fazer clique em “Análise mensal” é apresentada a figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 82 de 117

Relatórios

Se pretender alterar o Mês ou o Ano, deve utilizar as setas na caixa “Mês” e “Ano” respectivamente e fazer clique no botão “Actualizar”. O programa refaz a lista de documentos.

Análise anual

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com a lista de todos os documentos processados num determinado ano. Ao fazer clique em “Análise anual” é apresentada a figura seguinte.

Se pretender alterar o Ano deve utilizar a seta na caixa “Ano” e fazer clique no botão “Actualizar”. O programa refaz a lista de documentos.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 83 de 117

Relatórios Documentos de fornecedores

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa e gráfico com os documentos de fornecedores e associar a cada documento a lista de artigos correspondente, conforme figura seguinte.

Fazendo clique na linha com o documento pretendido e a seguir no botão “Mercadoria associada” é possível visualizar o écran seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 84 de 117

Relatórios

Pagamentos a fornecedores

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa e gráfico com os pagamentos efectuados a fornecedores conforme figura seguinte.

Artigos comprados

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa e gráfico, com o somatório das quantidades compradas por artigo, conforme figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 85 de 117

Relatórios Artigos por fornecedor

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com a lista de artigos comprados a um determinado fornecedor, conforme figura seguinte.

Para escolher qual o fornecedor, deverá utilizar o campo . Se carregar em

será mostrada a lista de todos os fornecedores existentes.

Pode alterar a data do mapa, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 86 de 117

Relatórios Volume de compras

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa e gráfico com o volume de compras mensal e respectivos pagamentos a fornecedores, respeitante a um determinado ano, conforme figura seguinte.

Melhores clientes

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com os melhores clientes por volume de compras para um determinado período, conforme figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 87 de 117

Relatórios Melhores produtos

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa com o Top de artigos. Ao fazer clique em “Melhores produtos” é apresentado um écran com a lista de entradas de artigos (uma linha com os quantidades acumuladas por artigo) ordenada por ordem decrescente de quantidades, conforme o primeiro destaque da figura seguinte. No mesmo écran é apresentada a lista de saídas de artigos (uma linha com os quantidades acumuladas por artigo) ordenada por ordem decrescente de quantidades, conforme o segundo destaque da figura seguinte.

Pode alterar a data do mapa de análise, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 88 de 117

Relatórios Top de fornecedores

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o mapa e gráfico com o volume de efectuadas a fornecedores para um determinado intervalo de datas. A lista de fornecedores é apresentada pela ordem decrescente do volume de compras efectuadas. Ao fazer clique em “Top de fornecedores”, é apresentado o écran, conforme figura seguinte.

Pode alterar a data do mapa de análise, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 89 de 117

Relatórios Preçário

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir o Preçário 1 com os preços de todos os artigos (ordenados alfabeticamente por ordem crescente do campo descrição). São apresentados os preços com e sem IVA em escudos e euros. Ao fazer clique em “Preçário”, é apresentado o écran, conforme figura seguinte.

Encomendas pendentes

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir a lista de encomendas pendentes de clientes, com descrição dos artigos e quantidades encomendadas, bem como o valor total ( a preços de custo com IVA) dos artigos encomendados (ver canto inferior direito da figura seguinte). Esta indicação torna-se útil ao utilizador. Deste modo pode calcular o valor das compras a efectuar aos fornecedores.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 90 de 117

Relatórios Lucros acumulados

O programa COMERCIAL, permite visualizar e imprimir a lista e representação gráfica de lucros acumulados diários, dentro de um determinado intervalo de datas.

Pode alterar a data do mapa de análise, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 91 de 117

Relatórios Totais por tipo de documento

Ao fazer clique em “Totais por tipo de documento”, o programa COMERCIAL permite visualizar e imprimir a lista e representação gráfica com os valores acumulados, conforme descrição no cabeçalho de cada coluna do mapa, para os diferentes tipos de documentos. A figura seguinte apresenta um exemplo para um determinado intervalo de datas.

Pode alterar a data do mapa de análise, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 92 de 117

Relatórios Análise gráfica de movimentos

Ao fazer clique em “Análise gráfica de movimentos”, o programa COMERCIAL permite visualizar e imprimir a representação gráfica com os valores acumulados, conforme descrição na legenda do mapa, para os diferentes tipos de documentos. A figura seguinte apresenta um exemplo para um determinado intervalo de datas.

Pode alterar a data do mapa de análise, seguindo o procedimento de escolha de uma data, equivalente ao de Analisar Clientes com intervalos de datas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 93 de 117

Índice

Ajudas para trabalhar mais eficientemente com o programa

1

Impressão e pré-visualização

2

Reabrir documentos

3

Menu inicial

5

Diversos

7

Como configurar empresa

7

Como configurar as impressoras

8

Número de cópias para impressão

8

Criar cópia de segurança

8

Restaurar cópia de segurança

10

Personalizar os diferentes utilizadores

10

Como Personalizar Barra de Atalhos

11

Como Configurar impressão de documentos de saída

12

Como iniciar a numeração dos documentos.

16

Descrição das principais funcionalidades

18

Documentos que podem ser emitidos

18

Ficheiros

18

Tabelas

19

Definir Clientes

19

Ficha de Cliente

20

Analisar Clientes

21

Analisar Clientes com intervalo de datas

21

Conta Corrente de Clientes

22

Descritivo de artigos da conta corrente

22

Relatório de pagamentos da conta corrente

23

Emissão de recibos

23

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 94 de 117

Definir Fornecedores

26

Ficha de Fornecedor

26

Conta Corrente do Fornecedor

27

Mercadoria associada aos documentos de fornecedor

27

Analisar Fornecedores

28

Analisar Fornecedor com intervalo de datas

28

Definir Armazéns

29

Definir Localizações

30

Definir Bancos

31

Definir Condições de pagamento

31

Definir Modos de expedição

32

Definir Famílias de artigos

32

Analisar Famílias de artigos

33

Analisar Famílias de artigos com intervalo de datas

34

Definir Artigos

35

Ordenação e localização de Artigos na lista

35

Ficha de Artigo

36

Preçários

36

Artigos compostos

36

Preenchimento da ficha de Artigo

37

Analisar Artigos

38

Analisar Artigos com intervalo de datas

40

Analise gráfica

40

Movimentos

41

Compras – lançamentos a fornecedor

41

Ficha de lançamento em conta de fornecedor

42

Compras – entradas de mercadorias

43

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 95 de 117

Ficha de entrada de mercadoria

45

Folhas de obra

47

Compor / decompor artigos

48

Compor

48

Decompor

49

Encomendas

50

Registar Encomendas

50

Alterar uma Encomenda anteriormente registada

51

Para que serve o registo de encomendas

51

Satisfazer Encomendas

52

Segundas vias

54

Movimentos de saída

55

Factura

55

Como seleccionar o cliente numa factura

56

Como associar uma folha de obra a uma factura

57

Como introduzir artigos da tabela na factura

58

Como introduzir linhas de descrição na factura

58

Venda a dinheiro

59

Preenchimento da v.d.

60

Nota de crédito

60

Preenchimento da n.c.

60

Nota de débito

60

Preenchimento da n.d.

61

Emissão de recibo para facturas e notas de débito

61

Nota de devolução

62

Preenchimento da nota devolução

62

Guia de Transporte

62

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 96 de 117

Preenchimento da Guia de transporte

63

Guia de Remessa

63

Preenchimento da Guia de remessa

63

Orçamento

64

Preenchimento do orçamento

64

Factura pró-forma

64

Preenchimento de f.p.

65

Stocks

66

Análise de stock

66

Análise de Stock negativo

67

Inventário

68

Corrigir quantidade

68

Distribuição de stock

69

Mapas

70

Movimentos diários

70

Movimentos entre datas

71

Mapa de vendas vencidas

72

Mapa de vendas a crédito

72

Documentos pendentes

73

Impressão de etiquetas

74

Mailings

75

Mapa do IVA de compras

76

Mapa do IVA de vendas

77

Mapa do IVA por Taxa

78

Artigos em folhas de obra

79

Movimentação de artigos

80

Movimentação de artigos compostos

81

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 97 de 117

Relatórios

82

Análise mensal

82

Análise anual

83

Documentos de fornecedores

84

Pagamentos a fornecedores

85

Artigos comprados

85

Artigos por fornecedor

86

Volume de compras

87

Melhores clientes

87

Melhores produtos

88

Top de fornecedores

89

Preçário

90

Encomendas pendentes

90

Lucros acumulados

91

Totais por tipo de documento

92

Análise gráfica de movimentos

93

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda

Página 98 de 117

Adenda ao Manual Écran Inicial

Para além das funcionalidades já existentes, está agora disponível uma nova funcionalidade. A partir do écran inicial, é agora possível a impressão da lista de documentos visível no écran. A figura seguinte representa o écran inicial.

Na lista do lado esquerdo, tal como nas versões anteriores, escolhe-se o tipo de documento que se pretende. No entanto, nesta versão, é possível limitar os documentos visíveis na lista indicado o estados dos documentos a visualizar. Esta restrição deverá ser feita utilizado o campo . A lista visível no écran pode ser impressa através da opção existente na parte inferior do écran.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 99 de

Adenda ao Manual Ao carregar em será o utilizador deverá indicar qual o período que deseja considerar para a impressão da lista de documentos. Serão considerados para a impressão todos os documentos cuja Data de Emissão esteja compreendida entre as datas indicadas. A figura seguinte representa a janela de indicação do período a considerar.

Deverá indicar, através dos campos respectivos, a data de início e de termino do período a analisar. Em seguida deverá carregar em . Se existirem documentos que respeitam a condição, é possível pre-visualizar a listagem antes de imprimir. Se não existirem documentos nas condições indicadas, o programa irá manter-se no écran inicial.

Diversos Ao fazer clique em “Diversos” é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 100 de

Adenda ao Manual

Configurar empresa

Ao escolher esta opção ficará visível a janela para definição dos dados da empresa e definição do número de moedas, conforme a figura seguinte.

Neste écran existe uma área onde é a possível definir quais as moedas que podem ser utilizadas pelo programa. A configuração que está definida no Comercial tem por defeito, como primeira moeda o Euro e como segunda moeda o Escudo. As moedas predefinidas e a sua formatação podem ser alteradas, desde que não existam movimentos registados no programa. É ainda possível indicar o número de moedas pretendidas (1,2). Todas as listagens e documentos serão afectados pela escolha do número de moedas.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 101 de

Adenda ao Manual A formatação dos campos com valor monetário é definida nos campos “Formato 1ª moeda” e “Formato 2ª moeda”. Para efectuar a formatação para outras moedas deverão ser consideradas as seguintes notações: • Símbolo ‘ # ’ : representa qualquer digito; • Símbolo ‘ , ’ : representa o símbolo que faz o agrupamento dos dígitos (separação dos milhares); • Símbolo ‘ . ’ : representa o separador da parte decimal do número; É possível a utilização de qualquer símbolo para a formatação da moeda (no exemplo € e Esc). A taxa de conversão é utilizada para efectuar o cálculo da segunda moeda, tendo como base a primeira moeda. Nota: A Moeda Secundária é calculada com base na Moeda Base e na Taxa de Câmbio, utilizado a seguinte formula: Moeda Secundária = Moeda Base * Taxa de Câmbio

Para introduzir o logotipo na configuração da empresa deverá proceder do seguinte modo: Sobre a área reservada à inserção da imagem, deverá carregar com a tecla do lado direito do rato o que fará aparecer o menu

. Se o utilizador optar pela opção Scanner/Câmara, o programa irá executar automaticamente, um programa que esteja instalado e que funcione com um scanner ou uma câmara, para permitir a captura directa da imagem. No caso de o utilizador escolher a opção Ficheiro, o programa irá abrir uma janela para indicação da localização do ficheiro de imagem (conforme figura seguinte).

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 102 de

Adenda ao Manual

Restaurar Cópia de Esta opção permite recuperar dados guardados em cópias de segurança anteriormente efectuadas. Esta opção irá detectar Segurança automaticamente se a cópia de segurança a recuperar foi efectuada nesta versão do programa ou se foi efectuada numa versão anterior. Se tiver sido efectuada numa versão anterior (em que não existia a possibilidade de colocar os valores em € em primeiro lugar) o programa automaticamente irá efectuar a troca da ordem das moedas, ou seja, após recuperação da cópia, todos os movimentos existentes passarão a apresentar o valor em € em primeiro lugar. Nota: Quando são recuperados dados de versões anteriores a formatação da moeda não deverá ser alterada de forma a garantir a consistência dos dados existentes.

Definir Utilizadores Ao escolher esta opção ficará visível a lista de utilizadores existentes no programa. A partir desta lista é possível criar, alterar e eliminar utilizadores. A lista mencionada está representada na figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 103 de

Adenda ao Manual

Nesta janela estão listados os utilizadores existentes após a instalação do programa.

Definir Utilizadores Para definir um utilizador deverá carregar em , o que permitirá a definição da ficha de utilizador, conforme figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 104 de

Adenda ao Manual

Os campos Login e Password são utilizados para definir o acesso ao programa. Estes campos são de preenchimento obrigatório. Poderá ainda definir um utilizador como SUPERVISOR e indicar se está ou não inibido, ou seja, não pode entrar no programa. O facto de um utilizador não ser SUPERVISOR, implica não ter a possibilidade de eliminar ou alterar documentos de saída. Para além da definição do acesso ao programa, existe ainda a possibilidade de definir o perfil do utilizador, isto é, definir quais as funcionalidades a que o utilizador tem acesso dentro do programa. Par definir o perfil do utilizador deverá ser utilizada a lista de funcionalidades existente no lado direito da janela.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 105 de

Adenda ao Manual Nesta área estão representados todos os menus existentes no programa e as respectivas opções. A cada opção está associado um símbolo. Existem três símbolos possíveis, com os respectivos significados: • O utilizador tem acesso à opção indicada; o O utilizador não tem acesso à opção indicada; S A opção só está disponível para utilizadores definidos como supervisores; O acesso a uma determinada opção do menu pode ser alterada através de duplo clique sobre o símbolo respectivo. O símbolo irá alternar entre • e o. As opções indicadas com o símbolo S não podem ser alteradas. A opção quando seleccionada, permite a introdução de vários utilizadores sem que a janela que representa a ficha de utilizador seja fechada. Assim é possível a definição de utilizadores de uma forma mais rápida.

Editar Utilizadores

É possível a qualquer altura efectuar alterações na ficha de utilizador, incluindo alterações ao perfil. Para tal deverá ser seleccionado da lista o utilizador ao qual se quer efectuar . Este dará acesso à alterações e carregar em ficha de utilizador , permitindo as alterações desejadas.

Eliminar Utilizadores

Para

eliminar

um

determinado

utilizador,

deverá

ser

seleccionado da lista e em seguida carregar em

Ficha Ao carregar em será mostrado o écran que representa a ficha do utilizador seleccionado na lista de utilizadores. Permite também visualizar a ficha de todos os utilizadores definidos, utilizado as teclas de navegação existentes:

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 106 de

Adenda ao Manual Localizar

Esta opção permite localizar determinadas entidades (neste exemplo utilizadores) através de determinada condição. A localização pode ser feita por qualquer um dos campos existentes. Para seleccionar o campo para localização na lista de utilizadores, o utilizador deverá carregar sobre o cabeçalho da coluna sobre a qual vai ser efectuada a localização. Em seguida o utilizador deverá carregar em aparecer o écran

, que fará

onde deverá ser indicada o excerto a ser localizado. Na lista de utilizadores ficará seleccionado aquele que satisfizer a condição exacta o que for mais parecido com a condição introduzida.

Consultar Ao carregar em será mostrado o écran seguinte onde é possível compor uma listagem, indicado as restrições desejadas para os campos disponíveis.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 107 de

Adenda ao Manual

Para compor uma listagem, podem ser utilizados os campos visíveis na imagem. Como exemplo, será composta uma lista de utilizadores que respeite a seguinte condição: O nome comece por “Joa” e a letra inicial do nome seja menor que “T”. O “*” utilizado na condição ‘Maior ou igual a’ representa qualquer caracter existente no resto do nome.

Ao carregar em a lista de utilizadores irá ser actualizada de acordo com os resultados obtidos na restrição. Se a lista estiver vazia após a restrição, não existem utilizadores nas condições indicadas. É também possível efectuar a restrição aplicando a condição ‘Igual a’. Para tal deverá ser desactivada a opção . Para listar todos os utilizadores cujo nome começa por “Joa” a restrição deverá ser feita como representado na figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 108 de

Adenda ao Manual

Ao carregar em a lista de utilizadores irá ser actualizada de acordo com os resultados obtidos na restrição. Se a lista estiver vazia após a restrição, não existem utilizadores nas condições indicadas. A listagem inicial ou as listagens obtidas após as restrições são passíveis de impressão através do botão

.

Configurar Lista de Se o utilizador desejar alterar a informação visível na lista de Utilizadores . utilizadores, poderá fazê-lo através do botão A disposição mostrada na figura, representa a lista de utilizadores que está definida por defeito.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 109 de

Adenda ao Manual Na área de ‘Colunas’ existem duas listas de campos. A lista do lado direito representa os campos que estão actualmente visíveis na listagem. Do lado esquerdo estão disponíveis os campos existentes, não visíveis na listagem. Para fazer passar os botões de um lado para o outro deverão ser utilizados as setas que estão posicionadas entre as listas. Na área de ‘Ordem’ existem duas listas. Do lado direito estão os campos que estão a ser utilizados para ordenar a listagem de utilizadores. Por defeito a listagem é ordenada por nome. Se a opção não estiver seleccionada o campo de ordenação está ordenado por ordem crescente, caso contrário está ordenado por ordem decrescente. É possível efectuar ordenação múltipla, bastando para isso passar para a lista da direita os campos que irão ordenar a listagem. Ao carregar em impacto na lista de utilizadores.

todas as alterações terão

Como personalizar Relativamente à mesma função da versão anterior, a nova versão sofreu duas alterações, o número de botões seleccionados para a Barra de Atalhos barra de atalhos e funcionalidades para definir posição do botão na Barra de Atalhos. Na versão anterior o número máximo de botões permitidos era cinco. Nesta versão o número máximo de botões permitidos é dez. Para definir a posição dos botões na Barra de Atalhos, deverá ser seleccionado o botão desejado e utilizar os botões situados na parte inferior da janela, conforme destaque da figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 110 de

Adenda ao Manual

Como Configurar impressão de documentos de saída

Ao escolher esta opção o utilizador tem a possibilidade de configurar a impressão dos documentos de saída. A figura seguinte representa o écran que é visualizado quando a opção é escolhida.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 111 de

Adenda ao Manual Na figura anterior está representada uma lista composta pelos campos existentes em cada documento de saída. Para cada campo estão indicadas as dimensões e a posição em relação à margem esquerda e margem superior do documento. A margem mínima superior e esquerda é de 10 milímetros para ambas. Deste modo quando se indica “Valor esquerda” igual a 1 (um), o campo está afastado da margem 11 (onze) milímetros.

Se o utilizador desejar repor os valores por defeito dos campos, . Antes da pode faze-lo através do botão reposição dos valores o utilizador deverá confirmar a intenção respondendo à pergunta

Se o utilizador responder “Sim” o documento será reposto na sua totalidade. Se responder “Não” serão repostos os valores do campo seleccionado na lista dos campos. Se responder “Cancelar” nenhum valor será reposto. Nota: Todas as alterações efectuadas ao campo da lista, só terão efeito sobre o documento que estiver seleccionado em

No caso de estar seleccionado “Todos”, terá efeito em todos os tipos de documentos. Prevalecem as alterações feitas em último, ou seja, se forem efectuadas alterações, por exemplo, ao logotipo no documento ‘Factura’ e posteriormente se efectuarem alterações ao logotipo quando seleccionado ‘Todos’ , a última alteração sobrepõe-se a efectuada em primeiro lugar.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 112 de

Adenda ao Manual

Pegando no logotipo como exemplo, pode ver-se que os valores definidos no documento são:

O “Valor esquerda” representa a distância entre o limite esquerdo da imagem e a margem esquerda do documento. O “Valor topo” representa a distância entre o limite superior da imagem e a margem superior do documento. O “Valor comprimento” representa a distância entre o limite esquerdo da imagem e o limite direito da imagem. O “Valor altura” representa a distância entre o limite superior da imagem e o limite inferior da imagem.

Para alterar os valores devem-se utilizar as setas ou introduzir os valores directamente no campo correspondente. O documento de saída gerado é o representado na figura seguinte.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 113 de

Adenda ao Manual

Se o utilizador quiser diminuir o tamanho do logotipo e simultaneamente deslocar para a direita, os valores seriam:

Nota: : se o utilizador não quiser visualizar um determinado campo deverá desactivar a opção

.

O documento teria o seguinte aspecto:

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 114 de

Adenda ao Manual

Como iniciar a numeração dos documentos.

Quando se inicia a emissão de qualquer documento (incluindo recibos) o programa irá confirmar qual o número que o utilizador pretende para iniciar a emissão de documentos. Será mostrada a imagem seguinte onde o utilizador deverá indicar o número pretendido. Na transição do ano e quando for efectuado o primeiro documento com data do novo ano, o programa irá perguntar “Qual o número do primeiro documento a emitir?”. Poderá começar novamente em 1 ou seguir a numeração sequencial existente. Este procedimento é igual para todos os tipos de documentos de saída.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 115 de

Adenda ao Manual Após introduzir o número pretendido, deverá carregar em para que o documento a emitir assuma o numero introduzido. Nota: : Após a emissão de um documento de determinado tipo não é possível alterar a numeração dos documentos, excepto na transição de ano.

Menu Tabelas

Qualquer lista de entidades existente no menu Tabelas pode ser configurado, de forma a obter listagens de entidades configuradas pelo utilizador.

Ficha de Cliente

Na ficha de utilizador existe um campo com a designação de “Número”. Este permitirá a atribuição de um número personalizado. No entanto quando se define um novo cliente o programa atribui automaticamente um número ao cliente. Este pode ser posteriormente alterado.

Ficha de Fornecedor

Na ficha de Fornecedor existe um campo com a designação de “Número”. Este permitirá a atribuição de um número personalizado.

Modos de Pagamento

É possível efectuar a definição de modos de pagamentos, através da opção Tabelas | Modos de Pagamento.

Preçário

Ao escolher esta opção, localizada no menu Relatório, poderá visualizar o écran representado na figura seguinte. Aqui é possível o utilizador personalizar o preçário que pretende imprimir.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 116 de

Adenda ao Manual

Quando o écran é visualizado, já contém a lista de todos os artigos existentes. Por defeito o preçário está composto com o Preço 1 e o Preço 2. Para alterar os preços seleccionados deverão ser utilizados os campos existentes na parte inferior da janela. Para visualizar o preço seleccionado com IVA deverá e em seguida seleccionar o seleccionar a opção preço ao qual se quer aplicar o IVA.

T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda 117

Página 117 de