Manual Billing

Panduan Penggunaan Perisian KUNCI PRODUK

NOTA! Sekiranya anda tidak on-line dan perlu membuat pengaktifan melalui telefon, sila dail:

+609-7477848

II

Panduan Penggunaan Perisian

BILLING SPIDER WG3 Panduan Pengguna

Tarikh Dikeluarkan : Mac 2008 ©Hakcipta 1996-2008 Siliconetics Research Corporation Sdn.Bhd. Hakcipta Terpelihara.

Notis Hakcipta Bahan di dalam dokumen ini adalah milik intelektual SILICONETICS RESEARCH CORPORATION SDN. BHD. Pihak kami telah mengambil setiap langkah menyusun dan menyunting dengan terperinci buku panduan ini dalam usaha memudahkan pengguna memahami dokumen ini, tetapi tiada jaminan boleh diberikan kepada ketepatan isi kandungannya. Produk kami setiasa dipertingkatkan dari semasa ke semasa dan kami berhak untuk membuat perubahan tanpa sebarang notis.

Sila baca panduan dengan teliti sebelum menggunakan perisian ini. Simpan buku panduan ini bagi rujukan masa hadapan. Buku panduan ini menghuraikan secara terperinci setiap fungsi yang ada untuk memudahkan anda memahami seterusnya menggunakannya dengan cara yang betul bagi mendapat keputusan yang tepat. Untuk mengetahui perkembangan terkini berkenaan perisian ini, sila layari www.mawarsoft.com/Siliconetics.

III

IV

Panduan Penggunaan Perisian

KANDUNGAN 1. PANDUAN PEMASANGAN KEPERLUAN SISTEM ……………………………………………………

FUNGSI-FUNGSI KHUSUS PENTADBIR ………………………… Mendaftar Penguna Baharu ………………………………

18 19

Mengganding Pengenalan Diri Dan Entiti …………

20

1

Menyelenggara Maklumat Pengguna …………………

23

1

Mengawal Akses …………………………………………………

24

Mengemaskini Spesifikasi Utama (Preferences)

25

ASAS SISTEM KLIEN SERVER ………………………………………

1

Timbal (Backup) Dan Pulih (Restore) …………………

26

Pemasangan Dalam Satu PC ………………………………

3

Memeriksan Integriti Data …………………………………

29

MENYEDIAKAN SISTEM ………………………………………………

3

Menyediakan Sokongan TCP/IP …………………………

3

3. MENGENALI BILLING SPIDER™

31

Konsep Pembangunan Billing Spider …………………

31

Untuk Siapakah Billing Spider Direka? ………………

32

Adalakah Billing Spider Berdiri Sendiri? ……………

32

MEMASANG PERISIAN SERVER ……………………………………

4

Isu-isu Keselamatan ……………………………………………

4

Firewall ………………………………………………………………

5

Akses Fail ……………………………………………………………

8

Bar Suis ………………………………………………………………

34

MEMASANG PERISIAN KLIEN ………………………………………

9

Ruangkerja …………………………………………………………

35

Melaksanakan Perisian Klien ………………………………

9

Ruang Dokumen …………………………………………………

35

Bar Arahan …………………………………………………………

35

MENGENALI ANTARAMUKA ………………………………………… Menu Utama ………………………………………………………

33 34

MENGAKTIFKAN PRODUK ……………………………………………

10

Bar Mesej ……………………………………………………………

35

Memulakan Wizad Pengaktifan Produk ………………

10

Bar Status ……………………………………………………………

36

Mengaktiflak Produk Secara On-Line …………………

11

Mengaktifkan Produk Melalui Telefon ………………

12

2. PANDUAN PENTADBIR DATABES PENGGUNAAN KALI PERTAMA …………………………………… Mencipta Databes Baharu …………………………………

4. MENGGUNAKAN BILLING SPIDER™

37

Menjalankan Billing Spider …………………………………

37

16

Log Masuk ……………………………………………………………

37

16

Log Keluar …………………………………………………………

38

16

Menukar Kata Laluan …………………………………………

38

Menukar Modul …………………………………………………..

39

V

VI

FUNGSI PENYUNTINGAN REKOD ………………………………

40

5. MODUL DOKUMEN

41

Panduan Penggunaan Perisian

Halangan Akses …………………………………………………

62

Bar Arahan …………………………………………………………

63

Ruangkerja …………………………………………………………

63

Bar Arahan …………………………………………………………

41

Mendaftar Rekod Baharu ……………………………………

43

JENIS-JENIS DOKUMEN ………………………………………………

64

Memilih Rekod ……………………………………………………

43

Jenis-jenis Dokumen Jualan ………………………………

64

Meminda Rekod …………………………………………………

44

Jenis-jenis Dokumen Belian ………………………………

66

Mengemaskini Item Kandungan …………………………

44

Menghapus Rekod ………………………………………………

46

Mencari Rekod ……………………………………………………

46

Transaksi Jualan Lengkap …………………………………

Membaharui Skrin ………………………………………………

47

Merekod Jualan Tunai ……………………………………….

69

Mengeluarkan Sebutharga …………………………………

70

Mendaftar Pesanan Belian …………………………………

71

Mengeluarkan Penyata Hantaran ………………………

72

MENDAFTAR ENTITI …………………………………………………… MENGELUARKAN DOKUMEN ……………………………………… MENCETAK DOKUMEN …………………………………………………

MEREKODKAN TRANSAKSI JUALAN ……………………………

48 48

68 68

Mengeluarkan Inbois …………………………………………

74

Mengeluarkan Resit …………………………………………..

75

49

Merekodkan Jualan Yang Dipulangkan ………………

76

Memilih Jenis Cetakan ………………………………………

50

Merekod Penerimaan Deposit ……………………………

77

Membina Templet ………………………………………………

51

Memformat Borang Templet ………………………………

51

MEREKODKAN TRANSAKSI BELIAN ……………………………

78

Mengurus Set Cetakan ………………………………………

52

Transaksi Belian Lengkap ………………………………….

79

Mengemaskini Seting Borang Templet ………………

55

Merekod Belian Tunai ……………………………………….

80

Mendaftar Sebutharga ………………………………………

81 82

MENCETAK LAPORAN …………………………………………………

56

Mengeluarkan Pesanan Belian …………………………

Mencetak Senarai Dokumen ………………………………

57

Mendaftar Penyata Hantaran ……………………………

82

Mencetak Senarai Inventori ………………………………

58

Mendaftar Inbois Pembekal ………………………………

84

Mencetak Senarai Profil ……………………………………

58

Mengeluarkan Baucer Bayaran …………………………

85

Mencetak Senarai Harga ……………………………………

58

Merekodkan Belian Yang Dipulangkan ………………

86

Mencetak Penyata Akaun ……………………………………

60

Merekodkan Pembayaran Deposit ……………………

87

VII

VIII

6. MODUL PROFIL PERNIAGAAN

Panduan Penggunaan Perisian

PENENTUAN HARGA AUTOMATIK ………………………………

88 90

Mendaftar Kenderaan …………………………………………

113

Mendaftar Binaan ………………………………………………

114

Mendaftar Hartanan ……………………………………………

115

Bar Arahan …………………………………………………………

90

Ruangkerja …………………………………………………………

91

Jenis-jenis Rekod ………………………………………………

91

Bar Arahan …………………………………………………………

117

Mendaftar Status Pelanggan ………………………………

92

Ruangkerja …………………………………………………………

118

Mendaftar Pelanggan …………………………………………

94

Jenis-jenis Rekod ………………………………………………

118

Mendafar Pembekal ……………………………………………

96

Mendaftar Cawangan …………………………………………

119

Mendaftar Bank …………………………………………………

97

Mendaftar Bahagian ……………………………………………

120

Mendaftar Hasil …………………………………………………

98

Mendaftar Unit ……………………………………………………

121

Mendaftar Belanja ………………………………………………

99

Mendaftar Jawatan ……………………………………………

121

Mendaftar Staf ……………………………………………………

122

7. MODUL DAFTAR INVENTORI

9. MODUL PROFIL ORGANISASI

117

101

10. MODUL PEMAPAR LAPORAN

124

Bar Arahan …………………………………………………………

101

Ruangkerja …………………………………………………………

102

Bar Arahan …………………………………………………………

125

Jenis-jenis Rekod ………………………………………………

102

Ruangkerja …………………………………………………………

127

Mendaftar Bahan Mentah ……………………………………

103

Mendaftar Produk ………………………………………………

104

MENGGUNAKAN PEMAPAR LAPORAN …………………………

127

8 MODUL DAFTAR ASET

106

11. MODUL PENYUNTING BORANG

107

Ruangkerja …………………………………………………………

107

Bar Palet ……………………………………………………………

129

Jenis-jenis Rekod ………………………………………………

108

Bar Arahan ………………………………………………………….

130

Mendaftar Folder Aset ………………………………………

108

Bar Sifat ………………………………………………………………

132

Mendaftar Aset Am ……………………………………………

109

Bar Navigasi ……………………………………………………….

134

Mendaftar Perabut ……………………………………………

110

Ruangkerja …………………………………………………………

135

Mendaftar Peralatan …………………………………………

111

Mendaftar Mesin …………………………………………………

112 IX

MENGENALI MODUL PENYUNTING BORANG ………………

128

Bar Arahan …………………………………………………………

X

128

135

Mencipta Kumpulan Borang ………………………………

136

Menukar Properti Kumpulan Borang …………………

136

Mencipta Borang …………………………………………………

137

Menukar Properti Borang ……………………………………

138

Menambah Objek ………………………………………………

139

Mengimpot Gambar ……………………………………………

140

Menukar Properti Objek ……………………………………

140

Memilih Lebih ari Satu Objek ……………………………

141

Menghapus Objek ………………………………………………

141

Menghapus Borang ………………………………………………

142

Menghapus Kumpulan Borang ……………………………

142

Menyimpan Perubahan ………………………………………

142

Memuat Naik Dan Memuat Turun ………………………

143

Panduan Penggunaan Perisian

MENGGUNAKAN PENYUNTING BORANG ……………………

1. PANDUAN PEMASANGAN Ini adalah panduan untuk memasang perisian ke komputer. Sila baca panduan ini dengan teliti sebelum membuat pemasangan.

KEPERLUAN SISTEM

Berikut adalah spesifikasi minima yang perlu ada pada komputer bagi membolehkan sistem ini beroperasi: • • • • •

Pemproses (CPU) intel 133 MHz atau mana-mana pemproses yang serasi dengannya. Memori bersaiz 64MB dan ke atas Ruang cakera keras 30MB dan ke atas Windows 98 dan ke atas Resolusi monitor 800x600 dan ke atas

Sekiranya anda mahu menggunakan perisian ini di dalam talian (on-line), maka komputer anda hendaklah dilengkapi dengan perkakasan-perkakasan yang diperlukan misalnya kad rangkaian (network card) untuk rangkaian setempat (LAN) atau modem untuk rangkaian luas (WAN atau internet). Pada asasnya spesifikasi yang sama boleh digunakan untuk komputer klien dan server. Tetapi sekiranya server anda mempunyai akses trafik yang tinggi, komputer yang mempunyai spesifikasi yang lebih tinggi mungkin diperlukan.

ASAS SISTEM KLIEN-SERVER Semua perisian yang menggunakan jenama Siliconetics™ dan memiliki versi awalan WG adalah sistem klien yang mengakses data melalui server. Oleh kerana aplikasi ini XI

1

beroperasi menggunakan sistem klien-server, maka di sini dijelaskan secara ringkas tentang konsep klien-server tersebut. Satu sistem klien-server memerlukan dua atau lebih komputer yang disambungkan melalui satu sistem rangkaian seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 1.01.

Pemasangan Dalam Satu PC Perisian ini direka untuk digunakan di dalam rangkaian bagi tujuan perkongsian data dan kerja berkumpulan. Kaedah ini amat berguna bagi sebuah organisasi yang mempunyai ramai kakitangan. Tetapi bagi kegunaan peribadi atau kegunaan di rumah biasanya hanya satu komputer digunakan, jadi bolehkah perisian ini dipasang untuk digunakan di dalam satu komputer sahaja? Jawapannya “Ya”, anda boleh menggunakan perisian ini di dalam satu PC sahaja dengan cara memasang kedua-dua perisian klien dan server (FlitGate™) ke dalam komputer yang sama.

MENYEDIAKAN SISTEM Beberapa persediaan perlu dilakukan kepada sistem bagi membolehkan perisian ini dilaksanakan dan digunakan terutamanya sekjiranya anda menggunakan Windows versi 9x. Sekiranya anda menggunakan Windows XP ke atas, kebanyakan konfigurasi yang diperlukan sudah pun tersedia.

Gambarajah 1.01 : Contoh sistem rangkaian.

Melalui protokol-protokol tertentu, komputer-komputer ini akan berkomunikasi dengan menggunakan perisian-perisian yang direka khusus bagi membolehkan data-data diakses dari satu komputer ke komputer yang lain. Perisian-perisian ini dikenali sebagai perisian klien dan juga perisian server. Sebenarnya tidak ada perbezaan yang ketara di antara komputer klien dan komputer server di dalam sesuatu rangkaian bahkan satu komputer boleh berfungsi sebagai klien atau server serentak bergantung kepada perisian-perisian yang dipasang kepadanya. Walau bagaimana pun komputer server selalunya dilengkapkan dengan spesifikasi perkakasan yang lebih tinggi dan juga sistem keselamatan bagi mengelakkan pencerobohan.

2

Menyediakan Sokongan TCP/IP Aplikasi ini beroperasi menggunakan protokol TCP/IP iaitu protokol penghantaran data di dalam internet. Ini bermakna komputer anda perlu dipasang dengan protokol ini. Sekiranya komputer anda telah pun boleh digunakan untuk melayari laman web, ini bermakna protokol tersebut telah pun tersedia di dalam komputer anda dan tidak perlu dipasang semula. Jika tidak, sila rujuk dokumentasi Windows untuk membuat pemasangan protokol tersebut.

3

MEMASANG PERISIAN SERVER Perisian server yang digunakan oleh aplikasi ini ialah Siliconetics FlitGate™. Perisian ini adalah percuma di mana versi terkini boleh dimuat-turun daripada ruang muat-turun hompej Siliconetics. Perisian ini juga disertakan bersama produk yang anda beli. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk memasang perisian server ini: 1.

Tentukan komputer yang ingin dijadikan server, kemudian masukkan CD produk dan buka folder “FlitGate Server”. Sekiranya anda memuat-turun perisian dari internet maka anda hendaklah membuka folder di mana anda menguraikan (extract) perisian tersebut.

2.

Kemudian laksanakan fail “setup.exe” dengan mengklik dua-kali (double-click) pada ikon “Setup”. Program setup akan dijalankan. Sila berikan maklum balas yang diperlukan sehingga proses pemasangan selesai.

3.

Restart komputer anda. Perisian FlitGate™ akan dilaksanakan secara automatik apabila anda melog masuk kemudian.

membolehkannya beroperasi dengan jayanya. Tajuk-tajuk berikut akan membincangkan isu-isu yang mungkin timbul dan cara mengatasinya.

Firewall Firewall dibina dengan tujuan untuk menghalang mana-mana aplikasi yang tidak dikenali (biasanya virus, adware, spyware dan sebagainya) daripada membuka pot dan membenarkan akses dari komputer luar. FlitGate juga tidak terkecuali dari halangan ini. Untuk menyelesaikan masalah ini, FlitGate perlu didaftarkan sebagai perisian selamat.

Sekiranya CD produk anda dilengkapi dengan menu autojalan, proses pemasangan adalah lebih mudah. Anda hanya perlu menekan butang pemasangan perisian FlitGate yang telah disediakan di atas menu tersebut yang akan dilancarkan secara automatik untuk memulakan pemasangan.

Isu-isu Keselamatan

Gambarajah 1.02 : Tetingkap “Control Panel”.

Sekiranya anda memasang perisian FlitGate pada Windows Vista atau versi lain yang dipasang dengan sistem keselamatan, terdapat beberapa isu yang perlu diselesaikan bagi 4

5

Untuk mendaftar FlitGate sebagai perisian selamat kepada Windows Firewall di dalam Windows Vista, sila ikut langkahlangkah berikut: 1.

Buka “Control “Security”.

Panel”,

kemudian

tekan

2.

Apabila kotak dialog “Windows Security Center” dipaparkan, sila pilih opsyen “Windows Firewall”.

3.

Pada dialog “Windows Firewall”, sila pilih opsyen “Allow a program trough Windows Firewall”. Kotak dialog seperti yang dipaparkan di dalam gambarajah … akan di paparkan.

opsyen

Gambarajah 1.04 : Kotak dialog untuk menambah program. Gambarajah 1.03 : Kotak dialog “Windows Firewall Settings”.

4.

6

7

FlitGate sebenarnya adalah satu server kombo (lebih dari satu server digabungkan bersama), tetapi dalam kes ini

hanya server data yang digunakan. Walau bagaimana pun adalah lebih mudah untuk mendaftarkan keseluruhan perisian FlitGate berbanding mendaftarkan pot-pot tertentu sahaja. Untuk mendaftar FlitGate, sila tekan butang [Add Program…]. Kotak dialog berikut akan dipaparkan: 5.

lokasi data. Masalahnya, Windows menghalang folder atau fail baru dicipta di sebalik tabir pada folder yang sistem seperti “C:\Program Files”. Masalah ini boleh di atasi dengan memindahkan lokasi data ke folder lain. Sila ikut langkah-langkah berikut:

Sila tekan butang [Browse] dan cari fail “FlitGate.exe”. Biasanya FlitGate dipasang pada lokasi “C:\Program Files\Siliconetics\Siliconetics Flitgate”. Apabila selesai, tekan butang [OK].

Akses Fail

1.

Aktifkan FlitGate, kemudian laksanakan opsyen “File>Set Data Location…”. Kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 1.05 akan dipaparkan.

2.

Sila pilih lokasi data yang baru, kemudian tekan [OK].

MEMASANG PERISIAN KLIEN Memasang perisian klien adalah hampir sama dengan pemasangan perisian server. Sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Tentukan komputer yang akan digunakan untuk memasang perisian klien. Masukkan CD produk dan buka folder aplikasi. Sekiranya anda memuat-turun perisian dari internet maka anda hendaklah membuka folder di mana anda menguraikan (extract) perisian tersebut.

2.

Kemudian laksanakan fail “setup.exe” dengan mengklik dua-kali pada ikon “Setup”. Program setup akan dijalankan. Sila berikan maklum balas yang diperlukan sehingga proses pemasangan selesai.

Sekiranya CD produk anda dilengkapi dengan menu autojalan, proses pemasangan boleh dilakukan dengan menekan butang pemasangan perisian klien yang telah disediakan. Gambarajah 1.05 : Kotak dialog untuk memilih lokasi data.

Melaksanakan Perisian Klien

Satu lagi isu ialah halangan akses kepada folder yang dilindungi oleh sistem. Biasanya FlitGate akan menggunakan

8

Untuk melaksanakan perisian klien, anda boleh menggunakan ikon perisian berkenaan yang terdapat di atas 9

destop, atau anda juga boleh menggunakan item yang terdapat di atas menu “Start”. Kedua-dua ikon dan item menu tersebut dihasilkan secara automatik semasa proses pemasangan.

MENGAKTIFKAN PRODUK

Mengaktifkan Produk Secara On-Line Cara yang paling mudah untuk mengaktifkan produk adalah melalui pengaktifan on-line, dengan syarat anda mempunyai sambungan internet. Untuk membuat pengaktifan online, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Produk-produk Siliconetics™ dilengkapi sistem pangaktifan sebagai satu bentuk perlindungan daripada cetakrompak. Melalui sistem ini, setiap perisian yang baru dipasang akan beroperasi dalam mod penilaian (trial). Bergantung kepada jenis aplikasi, mod penilaian dibenarkan bagi tempoh tertentu, misalnya 14 hari, 30 hari, 60 hari atau 90 hari. Di dalam tempoh penilaian, aplikasi akan beroperasi sepenuhnya atau hampir sepenuhnya bergantung kepada perisian yang digunakan. Dalam tempoh ini biasanya wizad pengaktifan produk akan dipaparkan setiap kali aplikasi dilaksanakan. Apabila tempoh penilaian tamat, sebahagian keupayaan aplikasi akan dilumpuhkan. Pada ketika ini, satu-satunya cara untuk mendapatkan kembali keupayaan penuh aplikasi adalah dengan mengaktifkannya.

Apabila halaman pertama wizad pengaktifan produk (seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 1.02) dipaparkan, sila pilih opsyen “Saya mempunyai kunci produk dan mahu aktifkan…” Kemudian tekan butang [Next]. Halaman kedua wizad seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 1.03 akan dipaparkan.

Untuk mengaktifkan aplikasi anda memerlukan Kunci Produk (Product Key). Kunci produk ini adalah dalam bentuk kod nombor yang disertakan bersama di dalam pakej produk yang asli. Kunci produk OEM (tanpa pakej) juga boleh di dapati sama ada secara langsung dari SRC atau melalui pengedar-pengedar berhampiran.

Memulakan Wizad Pengaktifan Produk Biasanya wizad pengaktifan produk akan dilancarkan secara automatik apabila aplikasi yang belum diaktifkan mula dijalankan. Walau bagaimana pun anda boleh memulakan wizad tersebut pada bila-bila masa melalui opsyen menu “Bantuan>Aktifkan Sekarang!...”. Sekiranya aplikasi anda telah pun di aktifkan, maka fungsi ini akan dilumpuhkan.

10

Gambarajah 1.02 : Halaman pertama wizad pengaktifan produk.

2.

11

Sila masukkan kunci produk ke ruangan yang disediakan. Kemudian pilih opsyen “Saya sedang on-line dan

bersedia untuk pengaktifan” dan tekan butang [Next] sekali lagi. 3.

butang [Next]. Sebelum itu sila pastikan anda telah memasukkan kunci produk ke ruangan yang disediakan.

Produk akan diaktifkan, sila tunggu sehingga skrin aluan dipaparkan.

Gambarajah 1.04 : Memilih pengaktifan melalui telefon. Gambarajah 1.03 : Halaman kunci produk.

2.

Seterusnya satu skrin pengaktifan melalui telefon seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 1.05 akan dipaparkan. Di sini anda perlu membuat panggilan telefon kepada pengedar terdekat yang mempunyai keupayaan pendaftaran on-line atau terus kepada SRC.

3.

Sila berikan Kunci Produk (Product key) dan Identiti Pengguna (User identity) seperti yang dipaparkan di atas skrin kepada operator yang bertugas. Operator tersebut akan membuat pendaftaran dan memberikan satu kod khas yang dikenali sebagai Kunci Pengaktifan (Activation key) kepada anda.

Mengaktifkan Produk Melalui Telefon Sekiranya anda tidak mempunyai sambungan internet maka proses pengaktifan perlu dilakukan melalui telefon. Untuk melakukan pengaktifan melalui telefon, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Semasa anda berada di halaman kedua wizad pengaktifan produk (sila lihat gambarajah 1.04) anda perlu memilih opsyen “Saya tidak on-line dan perlu mengaktifkan melalui telefon” dan kemudian tekan 12

13

4.

Sila masukkan kunci tersebut ke ruangan yang disediakan dan tekan butang [Next]. Produk anda akan diaktifkan dalam masa beberapa saat.

semasa memberikan kod Identiti Pengguna kepada operator yang bertugas.

Gambarajah 1.05 : Laman kunci bagi pengaktifan melalui telefon

*NOTA: Masalah utama yang sering berlaku semasa proses pengaktifan melalui telefon ialah kegagalan mengenal pasti karakter-karakter yang terdapat di dalam kod Identiti Pengguna. Pihak kami telah mengambil beberapa langkah bagi mengatasi masalah ini, misalnya karakter ‘O’ tidak lagi digunakan di dalam Kunci Produk. Kesilapan biasanya dikesan pada kod Indentiti Pengguna yang diberikan oleh pengguna secara lisan. Kesilapan yang sering berlaku adalah pertukaran antara ‘O’ dan ‘0’, ‘D’ dan ‘0’, ‘B’ dan ‘8’, ‘I’ dan ‘1’, ‘S’ dan ‘5’ dan juga ‘Z’ dan ‘2’. Kod Identiti Pengguna yang salah akan menghasilkan kod Kunci Pengaktifan yang salah dan seterusnya akan menyebabkan proses pengaktifan gagal. Jadi anda dinasihatkan supaya lebih teliti

14

15

2. PANDUAN PENTADBIR DATABES Panduan ini adalah khusus untuk pentadbir databes (database administrator) iaitu orang yang bertanggung jawab dalam menentukan akses pengguna-pengguna lain kepada databes yang telah dicipta.

PENGGUNAAN KALI PERTAMA Produk-produk klien Siliconetics™ direka bagi menyokong multi-databes (lebih dari satu databes serentak) di mana satu databes mewakili satu pengurusan atau satu organisasi. Bagi setiap databes pula, ianya boleh diakses oleh lebih dari satu pengguna, biasanya terdiri daripada kakitangan organisasi tersebut. Pengguna bukan kakitangan hanya boleh mengakses sebagai tetamu (guest).

Gambarajah 2.01 : Kotak dialog pendaftaran databes baru.

2.

Untuk penggunaan kali pertama, satu databes baru perlu dicipta bagi mewakili organisasi anda dan individu yang bertanggungjawab mencipta databes tersebut akan diberi status sebagai pentadbir (administrator).

Mencipta Databes Baharu Untuk mencipta databes baharu, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Laksanakan opsyen Fail->Baharu->Pengkalan Data Organisasi. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu wizad akan muncul bagi membantu anda mencipta databes yang dikehendaki. Laman pertama wizad tersebut adalah seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 2.01.

16

17

Sila isikan alamat atau lokasi server di ruangan “Lokasi Server”. Alamat ini hendaklah merujuk kepada server yang hendak digunakan. Bagi rangkaian setempat (LAN), lokasi server boleh dinyatakan dalam bentuk nama komputer, misalnya “SERVER” atau melalui nombor IP misalnya “192.168.1.25”. Bagi rangkaian internet anda boleh menggunakan nombor IP atau nama domain, misalnya “abccorp.com”. Seterusnya isi pengenalan diri di ruangan “Pengenalan diri (baharu)”. Pengenalan diri ini hendaklah unik dan tidak boleh bersamaan dengan mana-mana nama yang sedia ada di dalam server tersebut. Masukkan kata laluan di ruangan “Kata laluan” dan pengesahannya di ruangan “Pengesahan kata laluan”. Apabila selesai, sila tekan butang [Next]. Laman wizad yang kedua seperti yang ditunjukan di dalam gambarajah 2.02 akan dipaparkan.

adalah beberapa operasi atau fungsi yang hanya boleh diaktifkan oleh pentadbir.

Mendaftar Pengguna Baharu Pentadbir mempunyai kelayakan untuk mendaftar pengguna baharu yang akan mempunyai akses ke databes yang diciptanya. Pengguna-pengguna ini dinamakan pengguna bersekutu kerana diberikan hak untuk mengakses databes yang sama. Untuk mendaftar pengguna bersekutu, sila ikut langkahlangkah berikut: 1.

Laksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Daftar Pengguna Baharu…”, satu kotak dialog seperti ditunjukkan di dalam gambarajah 2.05 akan dipaparkan.

2.

Sila masukkan nama samaran pengguna di ruangan “Pengenalan diri” dan kata laluan serta pengesahannya di ruangan “Kata laluan” dan “Pengesahan kata laluan”. Di sini anda mungkin perlu menggunakan nama pengguna dan kata laluan yang mudah diingat kerana ia akan diserahkan kepada pengguna sebenar untuk tujuan log masuk permulaan. Pengguna tersebut perlu menukarkan kata laluan yang diberikan kepada satu kata laluan yang ditentukan sendiri kemudiannya.

3.

Untuk tujuan keselamatan, setiap pengguna memerlukan kunci akses bagi mengakses modul-modul yang dibenarkan. Sila tandakan kunci-kunci akses yang terdapat di dalam senarai “Kunci-kunci Akses” yang akan diberikan kepada pengguna ini.

4.

Apabila selesai tekan butang [OK] dan tunggu sehingga proses pendaftaran selesai.

Gambarajah 2.02 : Maklumat asas organisasi.

3.

Sila masukkan nama organisasi anda diruangan “Nama” dan alamatnya di ruangan “Alamat”. Apabila selesai, sila tekan butang [Next]. Proses pembentukan database akan dilakukan oleh sistem dan anda akan dilog masuk secara automatik apabila selesai.

Bergantung kepada aplikasi yang sedang digunakan, proses ini mungkin diikuti oleh siri penjanaan data-data asas yang diperlukan. Anda perlu memberi respon apabila diperlukan dan tunggu sehingga proses tersebut selesai.

FUNGSI-FUNGSI KHUSUS PENTADBIR Pentadbir mempunyai kelebihan terhadap capaian operasi-operasi tertentu berbanding pengguna biasa. Berikut

18

19

samada sebagai tetamu (guest) atau sebagai anggota atau kakitangan organisasi. Pengenalan diri boleh digandingkan dengan maklumat kakitangan melalui skrin input data kakitangan (staf). Keupayaan untuk menggandingkan pengenalan diri dengan kakitangan hanya dimiliki oleh pentadbir. Gandingan hanya boleh dilakukan melalui ruangan “Maklumat Log Masuk (#)” yang terdapat di atas skrin masukan data kakitangan tersebut. Sila rujuk contoh di dalam gambarajah 2.06.

Gambarajah 2.06 : Ruang untuk menggandingkan nama pengguna dan entiti yang terdapat di atas skrin pendaftaran entiti.

Mengganding Pengenalan Diri Sedia Ada Untuk menggandingkan pengenalan diri sedia ada kepada kepada kakitangan semasa, sila ikut langkah-langka berikut:

Gambarajah 2.05 : Kotak dialog untuk pendaftaran pengguna bersekutu.

Mengganding Pengenalan Diri Dan Entiti Kod Pengenalan Diri yang digunakan untuk mengakses data adalah berkait rapat dengan maklumat kakitangan yang terdapat di dalam fail databes organisasi. Hubungan di antara keduanya akan membezakan status sesuatu Pengenalan Diri

20

1.

Pada skrin input maklumat kakitangan, sila tekan butang [Ganding…], satu kotak dialog seperti di dalam gambarajah 2.07 akan dipaparkan.

2.

Sila berikan pengenalan diri dan kata laluan yang hendak digandingkan, kemudian tekan butang [OK]. Pengenalan Diri yang diberikan akan digandingkan dengan maklumat kakitangan tersebut.

Oleh kerana kata laluan diperlukan, ini bermakna proses ini memerlukan persetujuan dari kedua-dua pihak iaitu pengguna (kakitangan) dan juga pentadbir.

21

Gambarajah 2.07 : Kota dialog untuk menggandingkan pengenalan diri dan kakitangan.

Mengganding Pengenalan Diri Baharu Pengenalan diri yang baharu juga boleh digandingkan ke rekod kakitangan. Untuk melakukannya, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Pada skrin input maklumat kakitangan yang dikehendaki, sila tekan butang [Baharu…], satu kotak dialog untuk mendaftar pengguna bersekutu seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 2.08 akan dipaparkan.

2.

Sila masukkan maklumat-maklumat yang diperlukan iaitu Nama Pengguna, Kata Laluan dan Pengesahan Kata Laluan. Sebelum itu, pastikan nama pengguna yang diberikan adalah unik (belum digunakan). Jika tidak sistem akan memaparkan ralat dan proses perlu diulangi semula.

3.

Sila tekan butang [OK], Pengenalan Diri baharu akan didaftarkan dan digandingkan dengan maklumat kakitangan tersebut. 22

Gambarajah 2.08 : Kota dialog untuk menggandingkan pengenalan diri dan kakitangan.

Menyelenggara Maklumat Pengguna Maklumat pengguna (pengenalan diri) yang telah didaftarkan boleh dipinda atau dihapus oleh pentadbir databes jika perlu. Ini boleh dilakukan melalui utiliti “Pengurus Pengguna” yang boleh diaktifkan melalui opsyen “Fail23

>Pengurusan->Pengurus Pengguna”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah akan dipaparkan. Untuk menghapuskan mana-mana pengguna, sila pilih pengguna yang dikehendaki, kemudian tekan butang [Hapus Pengguna…]. Pendaftaran pengguna baru juga boleh dilakukan melalui utiliti pengurus pengguna melalui butang [Daftar Pengguna Baharu…].

Di dalam sistem keselamatan Billing Spider, akses kepada sesuatu modul atau operasi-operasi kritikal akan dihalang, kecuali kepada pengguna-pengguna yang telah diberikan kuncikunci khusus secara maya oleh pihak pentadbir. Kunci akses boleh diberikan kepada pengguna melalui utiliti pengurus pengguna (sila rujuk gambarajah 2.09). Untuk memberikan kunci kepada pengguna yang dipilih, anda hanya perlu menanda (checks) kuncikunci yang dibenarkan kepada pengguna tersebut.

Mengemaskini Spesifikasi Utama (Preferences) Spesifikasi utama seperti nama organisasi, alamat dan logonya hanya boleh dikemaskini oleh pentadbir. Untuk mengemaskini maklumat-maklumat tersebut, sila ikut langkahlangkah berikut: 1.

Gambarajah 2.09 : Kota dialog untuk menggandingkan nama pengguna dan entiti.

Mengawal Akses Billing Spider dilengkapi sistem kawalan akses data dengan menggunakan Kunci Akses. Kaedah ini mensimulasi situasi nyata di mana sesuatu lokasi atau peralatan penting akan dikunci bagi menghalang pencerobohan dan anak kunci akan diberikan kepada individu-individu tertentu yang mempunyai kelayakan sahaja. 24

25

Laksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Rujukan Utama…”. Satu kotak properti seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah akan dipaparkan.

2.

Pilih tab “Organisasi”.

3.

Sila kemaskini semua maklumat-maklumat yang dikehendaki, kemudian tekan butang [OK], semua perubahan akan disimpan ke databes.

terakhir akan diguna untuk memulihkan data yang telah rosak. Penyalinan juga kadang-kadang digunakan untuk tujuan arkib. Untuk memudahkan proses penimbalan dan pemulihan biasanya perisian klien telah dilengkapi dengan fungsi “Timbal” dan “Pulih”.

Gambarajah 2.10 : Kota dialog untuk menggandingkan nama pengguna dan entiti.

Timbal (Backup) dan Pulih (Restore) Data selalunya terdedah kepada risiko rosak atau hilang. Kerosakan tersebut boleh berlaku melalui berbagai cara misalnya kerosakan kepada perkakasan (terutamanya cakera keras), serangan virus, pepijat pada perisian atau juga disebabkan oleh kesilapan manusia. Untuk mengatasi masalah ini, data yang terkini perlu ditimbal (salin dan simpan) dari semasa ke semasa. Apabila berlaku kerosakan data yang tidak boleh diperbaiki, maka salinan 26

Gambarajah 2.11 : Kota dialog untuk menggandingkan nama pengguna dan entiti.

Membuat Salinan Timbalan Untuk membuat salinan timbalan, sila ikut langkahlangkah berikut:

27

1.

Laksanakan fungsi “Fail->Pengurusan->Timbal (Backup)…”. Apabila dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 2.11 akan dipaparkan.

2.

Sila pilih komponen-komponen yang hendak disalin dan juga lokasi di mana fail-fail komponen tersebut akan dipindahkan. Apabila selesai, tekan butang [OK] dan tunggu sehingga proses penyalinan tamat.

Memulihkan Data Untuk memulihkan data yang telah rosak dengan menggunakan data dari salinan timbalan, sila ikut langkahlangkah berikut: 1.

Laksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Pulih (Restore)…”. Apabila dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah akan di paparkan.

2.

Sila pilih lokasi fail-fail timbalan disimpan dan tandakan komponen-komponen yang hendak dipulihkan dengan menggunakan butang [Browse…].

3.

Tandakan komponen-komponen yang hendak ditimbal, kemudian tekan butang [OK]. Rekod-rekod yang terdapat di dalam fail-fail yang dipilih akan dipindahkan ke databes bagi menggantikan rekod-rekod yang sedia ada.

Gambarajah 2.12 : Kota dialog untuk menggandingkan nama pengguna dan entiti.

Memeriksa Integriti Data Kerosakan data jarang berlaku di dalam situasi normal, tetapi apabila berlaku situasi di mana sambungan terputus semasa data sedang dihantar, ini akan menyebabkan kerosakan terutamanya pada integriti data kerana terdapat data yang hilang di atas talian dan tidak sampai ke destinasi. Selain perubahan pada data tidak direkodkan, keadaan ini juga boleh mewujudkan pautan yang tidak sah (broken link) iaitu pautan ke rekod yang salah atau hilang.

28

29

Data yang mengalami kerosakan integriti masih boleh diperbaiki. Sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Untuk mengaktifkan utiliti pemeriksa integriti data, sila laksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Periksa Integriti Data”, satu kotak dialog pengesahan operasi akan dipaparkan.

2.

Sila tekan butang [Yes] untuk meneruskan operasi dan tunggu sehingga selesai. Sebarang kerosakan integriti yang ditemui akan diperbaiki secara automatik atau selepas mendapat pengesahan (bagi kes-kes kritikal).

3. MENGENALI BILLING SPIDER Billing Spider WG3 adalah satu perisian yang dibangunkan khusus untuk menghasil dan mengurus dokumendokumen perniagaan interpris seperti inbois, bil tunai, resit, baucer dan sebagainya. Dengan menggunakan Billing Spider, proses pengeluaran dokumen menjadi lebih mudah, terurus dan lebih menjimatkan kos dan masa. Billing Spider adalah satu perisian yang dibina untuk persekitaran rangkaian. Ini adalah sistem klien yang menyokong ciri multi-pengguna dan boleh beroperasi pada rangkaian setempat (LAN) dan juga rangkaian luas (WAN) atau internet.

Konsep Pembangunan Billing Spider Supaya mudah difahami dan digunakan, Billing Spider dibangunkan dengan menggunakan konsep “Memayakan perkara yang nyata” atau untuk lebih khusus “Mengautomasikan kaedah konvensional”. Melalui konsep ini, Billing Spider tidak mengubah kaedah pengebilan yang digunakan secara konvensional, di mana semua dokumen perniagaan perlu dikeluarkan seperi biasa. Bezanya di dalam Billing Spider, semua dokumen diurus secara maya melalui bantuan komputer. Di sini keupayaan komputer akan digunakan untuk memantau kesilapan entri, membuat carian entiti dan sebagainya. Billing Spider juga akan menggunakan keupayaan komputer untuk membuat proses automasi apabila perlu, misalnya pengiraan harga yang dibuat secara automatik apabila item ditambah ke dokumen. Di samping itu sistem juga akan merekodkan entri perakaunan dan membuat penyelarasan stok secara automatik jika perlu setiap kali dokumen diluluskan.

30

31

Untuk Siapakah Billing Spider Direka?

MENGENALI ANTARAMUKA

Perisian Billing Spider direka untuk digunakan oleh kerani atau mana-mana kakitangan yang diberi tanggungjawab untuk mengeluar dan mengurus dokumen-dokumen perniagaan yang melibatkan transaksi jualan dan belian.

Gambarajah 3.01 adalah contoh paparan skrin antaramuka Billing Spider WG3 yang dijalankan di dalam Windows Vista. Modul yang sedang aktif adalah modul Dokumen Jualan.

Billing Spider boleh dikatakankan sebagai sistem perakaunan untuk bukan akauntan. Walaupun ia merupakan satu perisian perakaunan, pengguna Billing Spider tidak memerlukan kemahiran atau pengetahuan yang mendalam tentang perakaunan. Kebanyakan operasi yang melibatkan perakaunan seperti proses merekodkan catatan ke jurnal dan lejar akan dilakukan secara automatik tanpa disedari oleh pengguna.

Adakah Billing Spider Berdiri Sendiri? Perisian Billing Spider adalah merupakan satu perisian klien yang beroperasi di dalam rangkaian dan berkongsi pengkalan data dengan perisian-perisian klien yang lain. Ia merupakan ahli kepada satu suit perakaunan lengkap yang dikenali sebagai Siliconetics Financial Spiders™. Billing Spider berfungsi sebagai pengurus dokumen jualan dan belian, manakala modul-modul lain mempunyai fungsi tersendiri misalnya sebagai pengurus aset, pengurus inventori, pengurus akaun dan sebagainya. Walau pun Billing Spider direka sebagai salah satu ahli dari satu suit perakaunan tetapi ia mampu beroperasi bersendirian. Ini adalah kerana Billing Spider dilengkapi dengan semua modul yang diperlukan termasuk beberapa modul yang diimport dari ahli yang lain. Ini bermakna perisian-perisian yang lain di dalam suit perakaunan ini adalah merupakan pilihan (optional) dan boleh dipilih mengikut keperluan operasi syarikat.

32

Gambarajah 3.01 : Contoh skrin Billing Spider yang dijalankan pada Windows Vista.

Di dalam versi untuk Windows, Billing Spider menggunakan antaramuka pelbagai dokumen (MDI). Selain berkeupayaan untuk membuka dan menggunakan lebih dari satu modul secara serentak, antaramuka ini juga mempunyai bar-bar alatan yang boleh diubahsuai (dipindahkan) mengikut kehendak pengguna.

33

Komponen-komponen yang terdapat pada antaramuka Billing Spider (ditandakan dengan nombor) adalah seperti berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Menu utama Bar Suis Ruangkerja (ruangkerja) Ruang dokumen Bar arahan Bar mesej Bar status

Gambarajah 3.02 : Bar suis Billing Spider.

Ruangkerja

Tajuk-tajuk berikut akan memberikan penerangan secara ringkas bagi setiap komponen antaramuka ini.

Ruangkerja adalah satu tetingkap khas yang mengandungi himpunan arahan, alatan atau utiliti-utiliti khas yang berkongsi ruang yang sama. Kandungan ruangkerja adalah berbeza bagi setiap modul. komponen-komponen yang berada di dalam ruangkerja boleh dipilih melalui tab-tab yang disediakan.

Menu Utama Menu utama mengandungi set arahan-arahan untuk diproses oleh Billing Spider. Ini adalah salah satu cara perisian ini berhubung dan menerima arahan dari pengguna. Setiap arahan boleh dilaksanakan dengan mengklik item yang dikehendaki. Untuk menjimatkan ruang, hanya item utama sahaja dipaparkan di atas bar. Setiap item boleh dikembangkan untuk mencapai sub-menu yang berada di dalamnya. Sub-menu akan ditutup sebaik sahaja item di dalamya telah diaktifkan (diklik).

Bar Suis Bar suis berfungsi sebagai pelancar modul-modul utama yang terdapat pada Billing Spider. Bar ini terdiri daripada butangbutang seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah. Modul yang dikehendaki boleh dilancarkan pada bila-bila masa dengan menekan butang yang berkenaan.

34

Ruang Dokumen Ini adalah ruang di mana borang input data dan lain-lain dokumen dipaparkan untuk dikemaskini.

Bar Arahan Bar arahan terdiri dari satu set butang-butang yang digunakan untuk melaksanakan arahan-arahan lazim. Capaian arahan melalui butang-butang yang terdapat di atas bar ini adalah jauh lebih cepat berbanding capaian melalui item menu. Bar arahan mungkin berbeza bagi setiap modul.

Bar Mesej Bar mesej adalah satu ruang di mana sebarang mesej, ralat atau amaran dipaparkan dalam bentuk teks. Anda dinasihatkan supaya sentiasa memerhati dan memberi maklumbalas kepada mesej-mesej yang dipaparkan di ruangan ini. 35

Bar Status Bar status berfungsi memaparkan status semasa sistem dan juga progres operasi yang sedang berjalan disebalik tabir. Pada bar ini juga akan dipaparkan maklumat-maklumat asas pengguna seperti pengenalan diri, nama dan jawatan. Lokasi server juga dipaparkan di sini.

4. MENGGUNAKAN BILLING SPIDER Menjalankan Billing Spider Untuk menjalankan Billing Spider, sila gunakan ikon “Siliconetics Billing Spider WG3 (Malay)” yang berada di atas destop. Anda juga boleh menjalankan Billing Spider melalui item “All Programs->Siliconetics->Financial Spiders->Siliconetics Billing Spider WG3 (Malay)” yang berada di dalam menu “Start”.

Log Masuk Setelah pangkalan data dihasilkan, pengguna perlu melog masuk terlebih dahulu bagi membolehkannya mengakses data. Skrin log masuk adalah merupakan pintu masuk kepada aplikasi dan dilengkapi sistem keselamatan yang menggunakan pengenalan diri dan kata laluan. Untuk melog masuk, sila gunakan opsyen “Fail->Log Masuk”. Fungsi ini juga dilaksanakan secara automatik setiap kali sistem dimulakan. Apabila dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.01 akan dipaparkan. Sila isikan maklumat-maklumat yang diperlukan, kemudian tekan butang [OK] untuk melog masuk. Lokasi, Pengenalan Diri dan Kata Laluan adalah berdasarkan maklumat yang dimasukkan semasa proses pendaftaran pengguna.

36

37

baharu dan pengesahan pada kata laluan tersebut. Apabila selesai tekan butang [OK] dan tunggu respon daripada sistem. Jika terdapat masalah anda perlu mencuba lagi dengan nama pengguna dan kata laluan yang lain.

Gambarajah 4.01 : Dialog log masuk.

Log Keluar Log keluar adalah proses menamatkan perhubungan dengan server di mana selepas log keluar perisian klien tidak lagi mempunyai capaian kepada data-data di server. Anda dinasihatkan untuk melakukan log keluar sekiranya anda mahu meninggalkan komputer untuk jangkamasa yang agak lama tanpa keluar dari sistem. Ini perlu bagi mengelakkan seseorang mengakses data menggunakan komputer yang di log-in dengan kata laluan anda. Log keluar juga diperlukan bagi membolehkan log masuk dilakukan oleh pengguna lain melalui sistem yang sama. Untuk melakukan log keluar, sila gunakan opsyen “Fail>Log Keluar”.

Menukar Kata Laluan Bagi pengguna yang ingin menukar kata laluan atau mengemaskini kata laluan semasa, sila gunakan menu “Fail>Tukar Kata Laluan…”. Apabila dilaksanakan satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.02 akan dipaparkan. Sila masukkan maklumat-maklumat yang diperlukan iaitu kata laluan semasa, nama pengguna baharu, kata laluan

38

Gambarajah 4.02 : Kotak dialog untuk penukaran kata laluan.

Menukar Modul Modul-modul yang berada di dalam Billing Spider boleh dibuka, ditutup dan ditukar (switched) pada bila-bila masa. Proses ini boleh dilakukan melalui bar suis utama seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

39

Jika perlu anda boleh mendapatkan kunci dinyatakan dengan memohon daripada pihak pentadbir.

Gambarajah 4.03 : Bar suis untuk menukar modul.

yang

FUNGSI PENYUNTINGAN REKOD

Proses yang sama juga boleh dilakukan melalui opsyen – opsyen yang disediakan melalui menu “Paparan”.

Halangan Akses Sekiranya anda tidak mempunyai kunci akses tetapi cuba untuk mengakses sesuatu modul atau operasi yang dikunci, dialog berikut akan dipaparkan.

Modul-modul kemasukan data yang terdapat di dalam Billing Spider menggunakan kaedah penyuntingan rekod yang seragam. Penerangan ini adalah merujuk kepada penyuntingan rekod-rekod yang terdapat di dalam modul-modul Dokumen Jualan, Dokumen Belian, Profil Perniagaan, Daftar Inventori, Daftar Aset dan juga modul Profil Organisasi.

Bar Arahan Semua modul penyuntingan rekod dilengkapi dengan bar arahan yang sama, iaitu seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

Gambarajah 4.05 : Bar arahan penyuntingan rekod.

Di atas bar ini terdapat butang-butang untuk melaksanakan arahan-arahan penyuntingan seperti yang dijelaskan di dalam jadual berikut: BUTANG

FUNGSI Print - Gunakan butang ini untuk mencetak rekod yang sedang dipaparkan jika dibenarkan.

Gambarajah 4.04 : Kota dialog halangan akses.

Preview - Gunakan butang ini untuk membuat previu rekod yang sedang dipaparkan jika dibenarkan.

40

41

Mendaftar Rekod Baharu

Print To Viewer – Arahan ini akan mencetak output bagi rekod semasa (jika dibenarkan) ke pemapar laporan.

Untuk mendaftar rekod baharu, gunakan menu “Fail>Baharu->…->…”. Sebagai contoh, untuk medaftar pelanggan baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Profil Perniagaan>Pelanggan”.

Print Set Manager – Arahan ini akan memaparkan utiliti “Pengurus Set Cetakan (Print Set Manager)” bagi dokumen yang menggunakan borang yang boleh diubahsuai untuk mencetak keluaran. Bukan semua rekod menyokong fungsi ini.

Rekod baharu juga boleh didaftarkan dengan menekan

New Record – Gunakan arahan ini untuk mencipta rekod baru.

] yang berada di atas bar arahan. Jika kaedah ini butang [ digunakan, rekod baharu yang dihasilkan adalah dari jenis yang sama dengan rekod yang sedang dipaparkan.

Delete – Gunakan arahan ini untuk menghapuskan rekod semasa. Save Changes – Butang ini berfungsi untuk menyimpan semua perubahan yang dilakukan pada rekod semasa ke databes.

Memilih Rekod

Cancel Modifications – Arahan ini pula berfungsi untuk membatalkan semua perubahan yang dilakukan ke atas rekod semasa. Refresh – Arahan ini akan mendorong sistem supaya melukis semula kandungan skrin. Kandungan ruangkerja juga akan diperbaharui dan rekod-rekod akan dimuatkan semula jika perlu. Rekod Pertama – Tukar ke rekod yang pertama Rekod Sebelum – Tukar ke rekod sebelumnya Rekod Berikut – Tukar ke rekod seterunya Rekod Terakhir – Tukar ke rekod terakhir Search – Butang ini berfungsi untuk mengarahkan sistem supaya memulakan carian rekod-rekod di dalam databes berpandukan perkataan (klu) yang diberikan melalui ruangan yang disediakan.

Gambarajah 4.06 : Bar navigasi rekod (Ruangkerja).

42

43

Billing Spider menyediakan pelbagai cara untuk memilih atau menavigasi rekod-rekod yang terdapat di dalam databes. Proses navigasi paling asas adalah dengan menggunakan butangbutang navigasi yang terdapat di atas bar arahan. Pemilihan rekod juga boleh dilakukan melalui rantingan rekod yang berada di dalam ruangkerja (Sila rujuk gambarajah 4.06). Rantingan ini boleh dikembangkan untuk mendapatkan subsub rekod di dalamnya. Pemilihan rekod juga boleh dilakukan melalui enjin carian yang disediakan. Sila rujuk tajuk “Mencari Rekod” untuk penjelasan lanjut.

Gambarajah 4.07 : Contoh grid item kandungan pada dokumen.

Meminda Rekod

Menambah Item

Rekod yang sedang dipaparkan boleh dipinda pada bilabila masa. Apabila mana-mana properti rekod dipinda, opsyen “Simpan Perubahan” dan “Batal Perubahan” akan diaktifkan bagi menandakan properti rekod telah diubah dan sedia untuk diterima atau dibatalkan.

Untuk menambah item baharu, anda hanya perlu menaipkan kod produk atau servis yang dikehendaki pada sel bertanda “NEW”. Sebaik sahaja anda menekan [Enter], sistem akan mencari rekod yang dinyatakan dan akan mengisi semua maklumat-maklumat lain secara automatik. Sekirannya kod entiti yang diberikan tidak ditemui, sistem akan memaparkan senarai entity berkaitan untuk dipilih.

Untuk menyimpan sebarang perubahan yang telah dilakukan, sila gunakan opsyen “Simpan Perubahan” melalui menu atau butang [ ]. Untuk membatalkan perubahanperubahan tersebut, sila gunakan butang “Batal Perubahan” melalui menu atau butang [

].

Cara yang paling mudah untuk menambah item baharu ialah dengan menggunakan pembaca kod bar (bar code reader) di mana semua maklumat akan dimasukkan dengan hanya membaca kod yang ada di atas produk.

Meminda Item

Mengemaskini Item Kandungan Penjelasan ini adalah khusus untuk dokumen-dokumen yang mempunyai item kandungan seperti inbois, bil tunai dan sebagainya. Dokumen-dokumen ini mengandungi ruangan khusus untuk memasukkan kandungan seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah dibawah.

44

Semua item boleh dipinda pada bila-bila dengan menaip parameter yang dikehendaki pada mana-mana kolum yang dibenarkan.

45

Menghapus Item berikut:

Untuk meghapuskan item, sila ikut langkah-langkah

1.

Pilih item yang hendak dihapuskan.

2.

Tekan butang [Hapus Item].

3.

Sahkan.

Selalunya lebih dari satu rekod yang berpadanan dengan perkataan yang diberi akan ditemui. Rekod-rekod ini akan dipaparkan di dalam dialog pemilih rekod (seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.08) terlebih dahulu untuk tujuan saringan. Sila pilih rekod yang dikehendaki dan tekan butang [OK]. Rekod tersebut akan dipaparkan pada skrin input dan sedia untuk dikemaskini.

Menghapus Rekod Rekod yang sedang dipaparkan boleh dihapus menggunakan opsyen “…->Hapus” melalui menu atau dengan menggunakan butang [

] yang berada di atas bar arahan.

Mencari Rekod Sekiranya databes anda mempunyai rekod yang banyak maka mengakses rekod melalui ruangkerja menjadi lebih sukar walaupun rekod-rekod tersebut telah disusun dengan baik. Walau bagaimana pun terdapat kaedah lain yang disediakan untuk mendapatkan semula rekod yang dikehendaki dengan lebih mudah walaupun dari databes yang mempunyai rekod yang banyak iaitu dengan menggunakan fungsi carian. Untuk menggunakan fungsi carian, anda hanya perlu manaipkan perkataan yang hendak dicari (sebagai klu) ke ruangan yang disediakan dan tekan butang [ ]. Anda boleh menaip penuh perkataan yang dikehendaki atau hanya sebahagian sahaja. Sekiranya anda melakukan carian tanpa menaip perkataan tertentu maka keseluruhan rekod akan dipaparkan.

46

Gambarajah 4.08 : Contoh paparan keputusan carian.

Membaharui Skrin Kadangkala paparan skrin tidak menggambarkan rekod sebenar yang berada di dalam databes. Keadaan ini sering berlaku di dalam sistem klien-server sama ada disebabkan oleh kegagalan memuat-turun data dari pelayan dengan sempurna atau kemungkinan rekod di dalam pelayan telah diubah oleh pengguna lain. Untuk memastikan rekod yang dipaparkan adalah yang terkini anda perlu membaharui kandungan skrin bila 47

dirasakan perlu. Untuk membaharui skrin sila gunakan butang arahan [ ] atau melalui opsyen “…->Penyegaran Semula” pada menu. Arahan ini akan membaharui kandungan skrin penyuntingan dan juga ruangkerja dengan memuat-turun semula data-data yang berkaitan.

Dokumen Jualan dan Modul Dokumen Belian. Sila rujuk tajuk khusus untuk modul-modul tersebut untuk mendapatkan penjelasan lanjut tentang dokumen-dokumen berkaitan dan cara mengurus dokumen-dokumen tersebut.

MENCETAK DOKUMEN

MENDAFTAR ENTITI Perkataan “Entiti” adalah merujuk kepada apa jua objek yang terlibat di dalam transaksi perniagaan, misalnya pelanggan, pengedar dan juga produk-produk yang dijual. Di dalam Billing Spider, semua entiti-entiti yang terlibat perlu didaftarkan terlebih dahulu bagi mempasti setiap transaksi yang berlaku pada sesuatu entiti boleh dijejak dengan mudah.

Dokumen-dokumen yang telah dihasilkan boleh dicetak melalui opsyen “Fail->Cetak”. Anda juga boleh menggunakan ] yang berada di atas bar arahan. Apabila arahan ini butang [ dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.09 akan dipaparkan. Sila pilih pencetak yang dikehendaki dan tekan butang [OK] untuk mencetak dokumen ke pencetak tersebut.

Semua entiti-entiti yang diguna oleh Billing Spider perlu didaftarkan melalui modul-modul pengurusan dan pendaftaran yang telah disediakan. Berikut adalah senarai modul dan entitientiti yang boleh didaftarkan melaluinya: MODUL

ENTITI YANG BOLEH DIDAFTAR

Profil Perniagaan

Pelanggan, pembekal, bank, hasil (servis diberi) dan belanja (servis dilanggan).

Daftar Inventori

Produk dan bahan mentah.

Daftar Aset

Aset-aset tetap seperti aset am, perabut, peralatan, mesin, kenderaan, binaan (bangunan) dan hartanah.

MENGELUARKAN DOKUMEN Apabila entiti-entiti yang diperlukan telah di daftarkan, barulah dokumen-dokumen perniagaan yang diperlukan boleh dikeluarkan. Semua dokumen perniagaan boleh dikeluarkan melalui dua modul pengurusan dokumen yang utama iaitu Modul 48

Gambarajah 4.09 : Kotak dialog percetakan.

49

Selain mencetak, anda juga boleh membuat prebiu dokumen tersebut. Fungsi prebiu akan memaparkan dokumen dalam bentuk yang sama seperti ianya akan dicetak. Anda boleh menggunakan fungsi prebiu ini untuk memerikasa sebarang kesilapan sebelum membuat cetakan sebenar. Untuk membuat prebiu cetakan, sila gunakan opsyen “Fail->Prebiu Cetakan” atau dengan menekan butang arahan [

].

Di dalam Billing Spider, terdapat satu lagi pilihan cetakan iaitu mencetak ke pemapar laporan. Pemapar laporan akan memapar dokumen seperti mana prebiu, tetapi dengan fungsi navigasi dan zoom yang lebih fleksibel. Untuk membuat cetakan ke pemapar laporan, sila gunakan opsyen “Fail->Cetak ke Pemapar Laporan”. Butang arahan untuk opsyen ini ialah [

].

Memilih Jenis Cetakan Billing Spider menyediakan dua kaedah cetakan pada setiap dokumen yang dihasilkan iaitu kaedah generik (generic) atau menggunakan borang templet (template). Jenis cetakan yang hendak digunakan boleh dipilih melalui kombobox “Set cetakan” yang berada di atas bar arahan (Sila rujuk gambarajah 4.10). Kaedah generik menyediakan cetakan yang segera dan tersedia. Ianya boleh digunakan pada bila-bila masa. Format output yang dihasilkan adalah fleksibel dan mengikut saiz kertas yang disetkan pada pencetak yang sedang digunakan. Untuk mencetak secara generik, sila pilih opsyen “-- GENERIC -–“ pada kombobox, kemudian laksanakan fungsi “Fail->Cetak…”. Kaedah templet pula akan menghasilkan cetakan dengan format yang lebih menepati citarasa di mana sistem akan membuat cetakan berpandukan format yang direka oleh pengguna. Untuk mencetak menggunakan templet, anda hanya perlu memilih set cetakan yang dikehendaki (perlu dibina terlebih dahulu) kemudian laksanakan fungsi “Fail->Cetak…”. 50

Gambarajah 4.10 : Kombobox untuk memilih set cetakan.

Membina Templet Templet (template) adalah satu rekabentuk borang yang akan digunakan sebagai rujukan apabila sistem membuat cetakan output. Borang ini perlu direka melalui modul “Penyunting Borang” yang disertakan bersama Billing Spider. Cara-cara untuk membina dan menyunting borang-borang tersebut akan dijelaskan dengan lebih terperinci di bawah tajuk “MENGGUNAKAN MODUL PENYUNTING BORANG”.

Memformat Borang Templet Kandungan borang templet boleh diformat dengan menggunakan teks pembolehubah. Teks-teks pembolehubah ini akan diganti dengan nilai sebenar apabila sesuatu rekod atau analisa dicetak. Semasa membina borang templet, teks-teks pembolehubah boleh dimasukkan melalui objek “Kotak Teks” bersama teks-teks yang lain. Teks pembolehubah perlu dimasukkan di antara tanda “|”. Sebagai contoh, ungkapan atau teks berikut: “Inbois |SERIAL| dicetak pada |TODAY|”

51

Akan dicetak di dalam output seperti berikut jika bagi dokumen bernombor 100001 dan tarikh semasa ialah 1 Januari 2008: “Inbois 100001 dicetak pada 01/01/2008” Sila rujuk tajuk “LAMPIRAN A: TEKS PEMBOLEHUBAH” untuk mendapatkan senarai pembolehubah yang disokong oleh Billing Spider.

Set-set cetakan ini boleh diselenggara melalui utiliti Pengurus Set Cetakan. Untuk melaksanakan utiliti ini, sila gunakan butang [ ] yang berada di atas bar alatan. Apabila dilaksanakan, satu kotak dialog Pengurus Set Cetakan seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.11 akan dipaparkan. Di sini anda boleh mendaftar set cetakan yang baharu, mengemaskini set cetakan sedia ada atau menghapuskan set cetakan yang tidak lagi diperlukan.

Mengurus Set Cetakan

Mendaftar Set Cetakan Baharu

Billing Spider dapat mengenal pasti borang-borang templet yang hendak digunakan semasa mencetak melalui data Set Cetakan. Set cetakan yang relevan bagi satu-satu dokumen akan disenaraikan di dalam kombobox khas di atas bar alatan.

Untuk mendaftar set cetakan yang baharu, sila gunakan butang [Baharu…] di bahagian Senarai Set Cetakan pada kotak dialog Pengurus Set Cetakan. Apabila butang ini ditekan, kotak dialog Maklumat Set Cetakan seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.12 akan di paparkan.

Gambarajah 4.11 : Kotak dialog pengurus set cetakan.

Gambarajah 4.12 : Kotak dialog Maklumat Set Cetakan.

52

53

Sila setkan parameter-parameter yang diperlukan, kemudian tekan butang [Ok]. Set cetakan baharu akan dihasilkan dan dimasukkan ke senarai.

Mengemaskini Parameter Set Cetakan Untuk mengemaskini set cetakan yang sedia ada, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Pilih set cetakan yang hendak dikemaskini.

2.

Tekan butang [Edit…] di bahagian Senarai Set Cetakan pada kotak dialog Pengurus Set Cetakan. Apabila butang ini ditekan, sekali lagi kotak dialog Maklumat Set Cetakan seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.12 akan di paparkan. Kali ini semua parameter asal yang telah disetkan kepada Set Cetakan yang telah dipilih akan dipaparkan di dalam kotak dialog.

3.

Sila tukar parameter-parameter kemudian tekan butang [OK] perubahan.

Mengemaskini Seting Borang Templet Borang-borang templet perlu disetkan kepada setiap set cetakan bagi menentukan format cetakan yang akan dihasilkan. Di atas kotak dialog Pengurus Set Cetakan, borang-borang templet yang akan digunakan bagi set cetakan yang dipilih akan disenaraikan di ruangan “Senarai Templet”. Di sini anda boleh menambah, mengubah atau menghapus templet-templet yang akan digunakan oleh set cetakan tersebut.

Menambah Templet Untuk menambah templet ke set cetakan, sila gunakan butang [Tambah…] di bahagian Senarai Templet pada kotak dialog Pengurus Set Cetakan. Apabila butang ini ditekan, kotak dialog Borang Templet seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.13 akan di paparkan.

yang dikehendaki, untuk menyimpan

Menghapus Set Cetakan Untuk menghapuskan set cetakan, sila ikut langkahlangkah berikut: 1.

Pilih set cetakan yang hendak dihapuskan.

2.

Tekan butang [Hapus…] di bahagian Senarai Set Cetakan pada kotak dialog Pengurus Set Cetakan. Tekan butang [Yes] untuk menghapuskan set cetakan yang dipilih apabila kotak dialog pengesahan dipaparkan.

Gambarajah 4.13 : Kotak dialog memilih borang templet.

Sila pilih kumpulan borang dan borang templet yang dikehendaki, kemudian tekan butang [OK]. Borang templet baharu akan ditambak ke set cetakan dan dimasukkan ke senarai. 54

55

Menukar Templet

Pemapar Laporan terlebih dahulu untuk diteliti sebelum dicetak ke pencetak.

Untuk mengemaskini borang templet yang sedia ada, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Pilih borang templet yang hendak ditukar.

2.

Tekan butang [Edit…] di bahagian Senarai Templet pada kotak dialog Pengurus Set Cetakan. Apabila butang ini ditekan, sekali lagi kotak dialog Borang Templet seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.11 akan di paparkan.

3.

Sila tukar ke borang templet kemudian tekan butang [OK] perubahan.

yang dikehendaki, untuk menyimpan

Mencetak Senarai Dokumen Untuk memudahkan semakan, semua dokumen-dokumen perniagaan yang ada di dalam databes boleh dicetak dalam bentuk senarai. Semua dokumen jualan boleh dicetak menggunakan opsyen “Laporan->Senarai Dokumen->Dokumen Jualan->…”. Senarai dokumen-dokumen yang terlibat di dalam transaksi belian pula boleh dicetak menggunakan opsyen “Laporan->Senarai Dokumen->Dokumen Belian->…”.

Menghapus Templet Untuk menghapuskan borang templet, sila ikut langkahlangkah berikut: 1.

Pilih borang templet yang hendak dihapuskan.

2.

Tekan butang [Hapus…] di bahagian Senarai Templet pada kotak dialog Pengurus Set Cetakan. Tekan butang [Yes] untuk menghapuskan borang templet yang dipilih apabila kotak dialog pengesahan dipaparkan.

MENCETAK LAPORAN Billing Spider menyediakan fasiliti untuk mencetak laporan, dokumen dan analisa-analisa yang berkaitan. Semua arahan untuk mencetak laporan diletakkan di bawah menu “Laporan”. Laporan-laporan yang dihasilkan akan dipaparkan ke

56

Gambarajah 4.14 : Kotak dialog untuk memilih julat tarikh dokumendokumen yang akan dicetak.

57

Sebagai contoh, untuk mencetak senarai inbois, sila gunakan opsyen “Laporan->Senarai Dokumen->Dokumen Jualan->Inbois”. Apabila dilaksanakan, kota dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.14 akan dipaparkan: Sila pilih julat tarikh yang dikehendaki, kemudian tekan butang [OK]. Senarai inbois-inbois yang mempunyai tarikh di antara julat yang dipilih akan dicetak.

senarai harga barangan yang ditentukan mengikut status pelanggan. Walau bagaimana pun Billing Spider membenarkan harga khusus disetkan bagi barangan tertentu untuk setiap pelanggan. Ini bermakna akan terdapat perbezaan harga barangan yang ditawarkan kepada pelanggan-pelanggan tertentu walaupun mempunyai status yang sama. Senarai harga khusus untuk seseorang pelanggan dikenali sebagai Senarai Harga Individu.

Mencetak Senarai Harga Piawai

Mencetak Senarai Inventori Senarai barangan jualan dan juga senarai bahan-bahan mentah juga boleh dicetak menerusi Billing Spider. Untuk mencetak senarai barangan jualan, sila gunakan opsyen “Laporan->Senarai Inventori->Produk”. Untuk mencetak senarai bahan mentah pula, anda perlu menggunakan opsyen “Laporan>Senarai Inventori->Bahan Mentah”. Semua senarai yang dihasilkan akan dipaparkan pada Pemapar Laporan.

Untuk mencetak Senarai Harga Piawai, sila gunakan opsyen “Laporan->Senarai Harga Piawai”. Apabila dilaksanakan, senarai harga akan dihasilkan dan dipaparkan pada Pemapar Laporan.

Mencetak Senarai Harga Individu

Mencetak Senarai Profil

Untuk mencetak Senarai Harga Piawai, sila gunakan opsyen “Laporan->Senarai Harga Individu”. Apabila dilaksanakan, satu kotak dialog untuk memilih pelanggan seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 4.15 akan dipaparkan.

Semua data profil yang didaftarkan melalui Billing Spider boleh disenaraikan melalui opsyen “Laporan->Senarai Profil>…”. Ini juga termasuk senaraian bagi profil-profil dari databes organisasi.

Sila tandakan pelanggan-pelanggan yang dikehendaki, kemudian tekan butang [OK]. Senarai Harga Individu bagi pelanggan-pelangggan tersebut akan dicetak ke Pemapar Laporan.

Sebagai contoh, untuk mencetak senarai pelanggan, sila gunakan opsyen “Laporan->Senarai Profil->Pelanggan->Senarai Ringkas”.

Mencetak Senarai Harga Terdapat dua jenis senarai harga yang boleh dicetak melalui Billing Spider iaitu Senarai Harga Piawai dan juga Senarai Harga Individu. Senarai harga piawai adalah merupakan

58

59

Gambarajah 4.16 : Kotak dialog untuk menentukan parameter-parameter yang akan digunakan untuk mencetak penyata akaun.

Anda boleh menukar jenis penyata dan julat tarikh yang diperlukan dengan menggunakan butang [Tukar…]. Untuk meneruskan cetakan sila tekan butang [OK].

Gambarajah 4.15 : Kotak dialog untu memilih senarai pelanggan.

Mencetak Penyata Akaun Walaupun Billing Spider bukan sistem perakaunan secara khusus tetapi ia mempunyai keupayaan untuk mencetak Penyata Akaun yang mengandungi transaksi dan baki semasa akaun pelanggan (penghutang). Penyata-penyata ini akan dihantar kepada pelanggan untuk memberitahu status dan baki akaun mereka. Untuk mencetak penyata akaun, sila gunakan opsyen “Laporan->Penyata Akaun”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di bawah akan dipaparkan.

60

61

5. MODUL DOKUMEN Fungsi utama Billing Spider ialah untuk menghasil dan mengurus dokumen-dokumen perniagaan. Untuk memudahkan pengurusan, dokumen-dokumen perniagaan dibahagikan kepada dua kumpulan iaitu dokumen-dokumen jualan dan dokumendokumen belian. Dokumen-dokumen jualan ialah dokumen yang lazim digunakan di dalam transaksi jualan manakala dokumendokumen belian pula adalah dokumen yang biasa digunakan di dalam transaksi belian. Terdapat dua modul berasingan disediakan untuk tujuan pengurusan dokumen iaitu Modul Dokumen Jualan dan Modul Dokumen Belian. Kedua-dua modul ini sebenarnya adalah dari modul yang sama tetapi dengan set dokumen yang berbeza. Gambarajah 5.01 menunjukkan contoh antaramuka bagi modul Dokumen Jualan.

Gambarajah 5.01 : Antaramuka Modul Dokumen Jualan.

Bar Arahan Modul Dokumen Jualan dan Dokumen Belian menggunakan bar arahan penyuntingan rekod piawai yang telah dijelaskan di dalam tajuk sebelum ini. Sila rujuk penjelasan mengenainya di bawah tajuk Bar Arahan di dalam bab 4: MENGGUNAKAN BILLLING SPIDER.

Ruangkerja

Panduan Penggunaan Perisian

Tajuk-tajuk berikut akan memberikan penjelasan ringkas tentang komponen-komponen yang terdapat di atas antaramuka tersebut.

Gambarajah 5.02 menunjukkan komponen ruangkerja yang terdapat pada modul dokumen. Kandungan utama ruangkerja ini ialah rantingan navigasi yang membantu memudahkan capaian kepada dokumen-dokumen yang berada di dalam databes.

JENIS-JENIS DOKUMEN

Untuk memudahkan penjelasan, dokumen-dokumen dipecahkan kepada dua jenis utama iaitu dokumen jualan dan dokumen belian dan dijelaskan di dalam tajuk yang berasingan.

Jenis-jenis Dokumen Jualan Jadual di bawah menyenarai jenis-jenis dokumen yang terlibat di dalam transaksi jualan beserta penerangan secara ringkas. Kesemua dokumen ini boleh dihasilkan melalui modul Dokumen Jualan. DOKUMEN

PENJELASAN

Bil Tunai

Bil tunai adalah dokumen yang dikeluarkan apabila membuat jualan secara tunai. Pelanggan yang membuat belian tunai tidak perlu di daftarkan terlebih dahulu. Apabila dokumen ini diluluskan, semua akaun jualan bagi item-item yang terlibat akan dikreditkan manakala akaun tunai akan didebitkan. Kuantiti stok bagi barangan yang terlibat juga akan diselaraskan secara automatik.

Sebutharga

Dokumen ini dikeluarkan atas permintaan pelanggan. Ia mengandungi anggaran harga produk-produk atau servis yang ditawarkan kepada mereka. Harga produk biasanya akan dinyatakan di dalam beberapa kuantiti yang berbeza atau mengikut kuantiti yang diminta oleh pelanggan tersebut. Ini adalah dokumen pasif yang dihasilkan untuk tujuan rujukan. Tiada sebarang entri perakaunan atau penyelarasan stok yang akan direkodkan.

Gambarajah 5.02 : Ruangkerja Modul Dokumen Jualan.

63

64

Ini adalah dokumen yang diterima dari pelangggan sebagai pengesahan atau permohonan untuk membuat belian. Dokumen ini mengandungi maklumat barangan dan kuantiti yang dipesan. Ini juga dokumen pasif, jadi tidak ada sebarang entri perakaunan atau penyelarasan stok yang akan di rekodkan.

Penyata Hantaran

Penyata hantaran perlu dikeluarkan dan disertakan bersama barangan yang dihantar kepada pelanggan. Dokumen ini perlu ditandatangan oleh pelanggan sebagai bukti penerimaan. Entri penyelarasan stok akan direkodkan apabila dokumen ini diluluskan.

Inbois

Inbois adalah dokumen yang akan diberikan kepada pelanggan setelah semua barangan dihantar kepada mereka atau setelah servis selesai dijalankan. Dokumen ini menyatakan amaun yang perlu dibayar oleh pelanggan bagi barangan atau servis yang dilanggan. Apabila dokumen ini diluluskan, semua akaun jualan bagi item-item yang terlibat akan dikreditkan. Pada masa yang sama akaun penghutang akan didebitkan. Sekiranya dokumen ini dikeluarkan tanpa Penyata Hantaran maka entri penyelarasan stok juga akan direkodkan.

Panduan Penggunaan Perisian

PO Pelanggan

bukti penerimaan deposit dari pelanggan. Apabila dokumen ini diluluskan, akaun pemiutang akan dikreditkan dan akaun tunai atau bank yang terlibatkan akan didebitkan.

Jenis-jenis Dokumen Belian

Berikut adalah senarai jenis-jenis dokumen yang terlibat di dalam transaksi belian beserta penerangan secara ringkas. Kesemua dokumen ini boleh dihasilkan melalui modul Dokumen Belian. DOKUMEN

PENJELASAN

Baucer Tunai

Baucer tunai adalah dokumen yang digunakan untuk merekod sebarang transaksi pembelian secara tunai. Pembekal tidak perlu didaftarkan terlebih dahulu. Apabila dokumen ini diluluskan, semua akaun belian bagi item-item yang terlibat akan didebitkan manakala akaun tunai atau bank yang terlibat akan dikreditkan. Entri penyelarasan stok juga akan direkodkan.

Resit

Resit akan dikeluarkan sebagai bukti penerimaan tunai apabila pelanggan membuat pembayaran bagi melunaskan kredit mereka. Apabila dokumen ini diluluskan, amaun yang dibayar akan dikreditkan ke akaun penghutang. Pada masa yang sama amaun tersebut juga akan di debitkan ke akaun tunai atau bank yang terlibat.

Sebutharga Pembekal

Ini adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembekal atas permintaan syarikat anda. Dokumen ini mengandungi harga barangan atau servis yang ditawarkan mengikut kuantiti atau syarat-syarat tertentu. Di dalam Billing Spider, dokumen ini di daftar untuk rujukan. Ini adalah dokumen pasif di mana tiada entri perakaunan atau penyelarasan stok yang akan direkodkan.

Nota Kredit

Barangan yang telah dibeli oleh pelanggan mungkin akan dipulangkan kembali atas sebab-sebab tertentu. Bagi merekodkan transaksi ini, nota kredit perlu dikeluarkan. Apabila dokumen ini diluluskan, akaun pulangan jualan bagi item-item yang terlibat akan di debitkan dan akaun penghutang akan dikreditkan. Entri penyelarasan stok juga akan direkodkan bagi memasukkan semula kuantiti barangan yang dikembalikan ke inventori.

Pesanan Belian

Dokumen ini dikeluarkan kepada pembekal sebagai pengesahan atau persetujuan untuk membuat pembelian. Ini juga adalah dokumen pasif, jadi tiada sebarang catatan perakaunan atau penyelarasan stok yang akan direkodkan.

DO Pembekal

Sebagai respon kepada pesanan belian yang dikemukakan, pembekal akan menyediakan barangan yang dipesan dan membuat penghantaran kepada anda. Semasa barangan tersebut dihantar, pihak pembekal akan menyertakan bersama satu penyata hantaran. Di dalam Billing Spider, penyata hantaran yang diterima akan didaftarkan di sini. Apabila pendaftaran dokumen

Nota Pemiutang

Terdapat keadaan di mana syarikat perlu menerima deposit dari pelanggan, misalnya wang cagaran untuk mendapatkan diskaun atau keistimewaan tertentu. Dalam kes ini, nota kredit perlu dikeluarkan sebagai 65

66

Baucer Pembayaran

Nota Debit

Nota Penghutang

Panduan Penggunaan Perisian

Inbois Pembekal

ini disahkan, entri penyelarasan stok akan direkodkan secara automatik.

MEREKODKAN TRANSAKSI JUALAN

Setelah barangan yang dihantar atau servis yang dijalankan telah disahkan, pembekal akan menghantar inbois bagi menyatakan amaun yang perlu dijelaskan. Di dalam Billing Spider, inbois ini perlu didaftarkan untuk rujukan dan proses seterusnya. Apabila pendaftaran dokumen ini disahkan, akaun pemiutang akan dikreditkan manakala akaun belian bagi setiap item akan didebitkan. Jika dokumen ini didaftarkan tanpa pendaftaran penyata hantaran, maka entri penyelarasan stok akan direkodkan jika perlu.

Dokumen-dokumen yang selalu terlibat di dalam transaksi jualan dikumpulkan di dalam modul “Dokumen Jualan”. Dokumen-dokumen tersebut ialah:

Setelah inbois diterima dari pembekal, pihak syarikat akan membuat pembayaran. Untuk tujuan tersebut, baucer pembayaran akan dikeluarkan sebagai bukti pembayaran. Dokumen ini perlu ditandatangan oleh pembekal semasa menerima pembayaran. Apabila dokumen ini diluluskan, amaun yang disebut di dalam dokumen akan di debitkan ke akaun pemiutang dan didebitkan ke akaun tunai atau bank yang terlibat. Terdapat juga keadaan di mana anda perlu mengembalikan barangan yang telah dibeli dari pembekal. Untuk tujuan tersebut, nota debit perlu dikeluarkan sebagai pengesahan. Apabila dokumen ini diluluskan, akaun pulangan belian bagi item-item yang terlibat akan di kreditkan dan akaun pemiutang akan didebitkan. Entri penyelarasan stok juga akan direkodkan bagi mengeluarkan kuantiti barangan yang dikembalikan dari inventori.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Tentang bagaimana dokumen-dokumen ini digunakan untuk merekodkan transaksi jualan akan dijelaskan di dalam tajuk-tajuk seterusnya.

Transaksi Jualan Lengkap Berikut adalah turutan proses bagi satu transaksi jualan yang lengkap yang biasa digunakan di dalam transaksi jualan kredit kepada organisasi. Di dalam situasi sebenar mungkin terdapat proses-proses yang dilangkau, bergantung kepada keperluan dan situasi:

Nota debit adalah dokumen yang perlu dikeluarkan apabila anda membuat pembayaran deposit kepada penghutang. Apabila dokumen ini diluluskan, akaun penghutang akan didebitkan dan akaun tunai atau bank yang berkaitan akan dikreditkan.

67

Bil Tunai Sebutharga Pesanan Belian Pelanggan (daftar) Penyata hantaran Inbois Resit Nota Kredit Nota Pemiutang

68

1.

Biasanya pelanggan akan menghubungi dan meminta sebutharga untuk produk-produk yang hendak dibeli. Sebagai respon, pihak syarikat akan mengeluarkan sebutharga tersebut dan menghantarkannya kepada pelanggan.

2.

Sekiranya pihak pelanggan berpuas hati dengan harga yang ditawarkan, mereka akan mengeluarkan dokumen “Pesanan Belian” sebagai pengesahan untuk membuat belian.

Pihak syarikat kemudiannya akan meyediakan semua barangan yang dipesan dan dihantar kepada pelanggan bersama-sama satu dokumen yang dikenali sebagai “Penyata Hantaran”. Dokumen ini perlu ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti penerimaan barangan tersebut.

4.

Apabila penerimaan barangan telah disahkan, pihak syarikat akan menghantar “Inbois” bagi menyatakan jumlah yang perlu di bayar oleh pelanggan.

5.

Pelanggan kemudiannya akan mengeluarkan cek bersama satu “Baucer Pembayaran”. Baucer ini perlu ditandatangani oleh wakil syarikat semasa mengambil bayaran.

6.

Sebagai respon, pihak syarikat akan mengeluarkan resit dan dihantar kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan bayaran.

Merekod Jualan Tunai

Panduan Penggunaan Perisian

3.

Gambarajah 5.03 : Skrin input Bil Tunai.

Proses yang dinyatakan di atas adalah untuk jualan kepada organisasi. Jualan kepada individu biasanya akan dilakukan secara tunai atau lebih dikenali sebagai “Bayar dan bawa pulang” atau “Cash and carry”. Bagi merekodkan transaksi jualan tunai seperti ini, anda hanya perlu mengeluarkan “Bil tunai”. Untuk mengeluarkan bil tunai, anda boleh menggunakan opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Jualan->Bil Tunai” pada menu. Untuk lebih cepat, anda juga boleh menggunakan butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input bil tunai sedang dipaparkan. Satu salinan dokumen ini perlu diserahkan kepada pelanggan.

69

Mengeluarkan Sebutharga Sebutharga perlu dikeluarkan apabila diminta oleh pelanggan. Di dalam dokumen ini akan dinyatakan harga barangan mengikut kuantiti yang diperlukan oleh pelanggan. Untuk mengeluarkan sebutharga, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu] pada >Dokumen Jualan->Sebutharga” atau melalui butang [ bar arahan semasa skrin input sebutharga sedang dipaparkan. Sila nyatakan harga barangan seperti yang diminta, kemudian cetak dokumen ini dan hantarkan kepada pelanggan.

70

Panduan Penggunaan Perisian Gambarajah 5.03 : Skrin input Sebutharga.

Gambarajah 5.04 : Skrin input daftar Pesanan Belian pelanggan.

Mendaftar Pesanan Belian

Mengeluarkan Penyata Hantaran

Untuk mengesahkan pembelian, pelanggan akan menghantar satu pesanan belian. Di dalam Billing Spider, dokumen ini perlu didaftarkan untuk rekod dan tindakan selanjutnya.

Apabila barangan yang dipesan telah disiapkan dan sedia untuk dihantar kepada pelanggan, anda perlu mengeluarkan penyata hantaran untuk disertakan bersama.

Untuk mendaftar pesanan belian yang diterima dari pelanggan, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Jualan->Pesanan Belian Pelanggan” pada menu. Untuk lebih ] pada bar cepat, anda juga boleh menggunakan butang [ arahan semasa skrin input pesanan belian pelanggan sedang dipaparkan.

71

Cara yang paling baik untuk mengeluarkan penyata hantaran adalah dengan menggunakan butang [Cipta Penyata Hantaran] yang berada di atas skrin input maklumat pesanan belian. Sekiranya anda menggunakan kaedah ini, penyata hantaran akan dihasilkan bersama kandungan yang diisi secara automatik berpandukan kandungan pesanan belian yang sedang dipaparkan.

72

Panduan Penggunaan Perisian

Mengeluarkan Inbois

Apabila barang yang dipesan telah dihantar dan pihak pelanggan telah mengesahkan penerimaan barangan tersebut dengan cara menandatangani penyata hantaran yang disertakan, pihak syarikat perlu mengeluarkan inbois dan dihantar kepada pelanggan. Inbois mengandungi maklumat barangan yang dibeli dan jumlah bayaran yang perlu dijelaskan oleh pelanggan.

Gambarajah 5.05 : Skrin input Penyata Hantaran.

Penyata hantaran juga boleh dikeluarkan dengan menggunakan opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Jualan->Penyata Hantaran” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input penyata hantaran sedang dipaparkan. Dokumen ini biasanya disediakan sebanyak beberapa salinan dan satu salinan yang telah ditandatangani oleh pelanggan perlu dibawa pulang sebagai bukti penghantaran.

Gambarajah 5.06 Skrin input Inbois.

73

74

Panduan Penggunaan Perisian

Terdapat beberapa cara untuk mengeluarkan inbois. Cara yang paling baik adalah dengan menggunakan butang [Cipta Inbois] yang berada di atas skrin input penyata hantaran, semasa maklumat penyata hantaran berkaitan sedang dipaparkan. Inbois baharu akan dicipta bersama kandungan yang telah disiapkan dari maklumat penyata hantaran tersebut. Di dalam keadaan tertentu anda boleh melangkau dokumen penyata hantaran. Dalam kes ini, inbois boleh dihasilkan terus melalui butang [Cipta Inbois] yang terdapat di atas pesanan belian. Sebelum itu pastikan kotak penanda (checkbox) “Langkau Penyata Hantaran” yang berada di atas skrin input pesanan belian ditandakan. Anda juga boleh mencipta inbois secara berasingan melalui menu “Fail->Baharu->Dokumen Jualan->Inbois” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input inbois sedang dipaparkan (sila rujuk gambarajah 5.06).

Mengeluarkan Resit

Gambarajah 5.07 : Skrin input Resit.

Apabila membuat bayaran, pelanggan akan mengeluarkan baucer bayaran. Di dalam Billing Spider, baucer yang diterima tidak didaftarkan, sebaliknya satu resit akan dikeluarkan sebagai bukti penerimaan bayaran.

Merekod Jualan Yang Dipulangkan

Untuk mengeluarkan resit, cara yang terbaik adalah dengan menggunakan butang [Cipta Resit] yang berada di atas skrin input maklumat inbois. Apabila resit dihasilkan, maklumat inbois semasa akan digunakan untuk mengisi resit tersebut, jadi pastikan anda memilih inbois yang betul sebelum mencipta resit. Resit juga boleh dihasilkan melalui opsyen “Fail>Baharu->Dokumen Jualan->Resit” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input penyata hantaran sedang dipaparkan. 75

Terdapat juga keadaan di mana pelanggan terpaksa mengembalikan semula barangan yang telah dibeli. Walaupun ini jarang berlaku tetapi kemungkinannya tetap ada. Bagi tujuan merekodkan transaksi ini, Billing Spider telah dilengkapi dengan satu dokumen khas, iaitu “Nota kredit”. Dokumen ini dikeluarkan semasa menerima barangan yang dikembalikan oleh pelanggan. Untuk mengeluarkan nota kredit, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Jualan->Nota Kredit” atau melalui ] pada bar arahan semasa skrin input nota kredit butang [ sedang dipaparkan (sila rujuk gambarajah 5.08).

76

Panduan Penggunaan Perisian

Untuk mengeluarkan nota pemiutang, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Jualan->Nota Pemiutang” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input nota pemiutang sedang dipaparkan.

Gambarajah 5.08 : Skrin input Nota Kredit.

Gambarajah 5.09 : Skrin input Nota Pemiutang.

Merekod Penerimaan Deposit

MEREKODKAN TRANSAKSI BELIAN

Penerimaan deposit boleh berlaku bagi sebuah syarikat interpris, misalnya penerimaan wang cagaran dari pelanggan sebagai syarat bagi mendapatkan faedah-faedah tertentu dari syarikat. Wang ini bukanlah pendapatan bagi syarikat kerana ia perlu dikembalikan semula mengikut syarat yang telah dipersertujui bersama pelanggan.

Dokumen-dokumen yang selalu terlibat di dalam transaksi jualan dikumpulkan di dalam modul “Dokumen Belian”, iaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Untuk merekodkan penerimaan deposit, anda perlu menggunakan dokumen “Nota Pemiutang”. Satu salinan dokumen ini yang telah ditandatangani perlu diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan deposit tersebut.

77

78

Baucer Tunai Sebutharga Pembekal (daftar) Pesanan Belian Penyata hantaran Pembekal (daftar) Inbois Pembekal (daftar) Baucer Bayaran Nota Debit Nota Penghutang

Panduan Penggunaan Perisian

Tentang bagaimana dokumen-dokumen ini digunakan untuk merekodkan transaksi belian akan dijelaskan di dalam tajuk-tajuk seterusnya.

ditandatangani oleh pihak pembekal sebagai bukti pembayaran.

Transaksi Belian Lengkap

Merekod Belian Tunai

Berikut adalah turutan proses bagi satu transaksi belian yang lengkap. Proses ini biasa digunakan bagi membuat pembelian secara kredit. Di dalam situasi sebenar mungkin terdapat proses-proses yang dilangkau, bergantung kepada keperluan dan situasi:

Biasanya apabila anda membuat pembelian tunai dari mana-mana kedai, anda akan diberikan bil atau resit, tetapi dokumen ini tidak didaftarkan secara langsung. Di dalam Billing Spider, belian tunai perlu direkodkan melalui pengeluaran dokumen “Baucer tunai”. Bil yang diserahkan oleh penjual perlu dikepilkan bersama baucer yang dikeluarkan sebelum difailkan sebagai dokumen penyokong atau bukti pembelian.

1.

Sebelum membuat pembelian, biasanya anda perlu memohon sebutharga dari pembekal bagi mengetahui harga yang ditawarkan untuk barangan yang akan dibeli. Biasanya sebutharga ini dipohon dari lebih dari satu pembekal bagi tujuan membandingkan harga.

2.

Apabila pembekal yang dipersetujui telah dipilih, anda perlu mengeluarkan pesanan belian kepada pembekal tersebut sebagai pengesahan untuk membuat pembelian.

3.

Apabila menerima pesana belian tersebut, pihak pembekal akan menyediakan barangan dan menghantarkan kepada anda bersama-sama satu penyata hantaran.

4.

Apabila penghantaran telah disahkan melalui penyata hantaran yang telah ditandatangani, pihak pembekal akan menghantar inbois bagi meyatakan amaun yang perlu anda jelaskan.

5.

Tindakan seterusnya ialah mengeluarkan cek mengikut amaun yang dinyatakan di dalam inbois bersama-sama baucer bayaran untuk diserahkan kepada pembekal. Baucer bayaran ini perlu

79

Gambarajah 5.10 : Skrin input Baucer Tunai.

80

Mendaftar Sebutharga

Panduan Penggunaan Perisian

Baucer tunai boleh dikeluarkan melalui “Fail->Baharu>Dokumen Belian->Baucer Tunai” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input baucer tunai sedang dipaparkan.

Mengeluarkan Pesanan Belian

Pesanan belian perlu dikeluarkan dan dihantar kepada pembekal sebagai pengesahan untuk membuat pembelian. Untuk mengeluarkan pesanan belian, sila gunakan opsyen “Fail>Baharu->Dokumen Belian->Pesanan Belian” atau melalui ] pada bar arahan semasa skrin input pesanan belian butang [ sedang dipaparkan.

Apabila sebutharga telah diterima dari pembekal, ia perlu direkodkan untuk tujuan rujukan dan tindakan lanjut. Untuk mendaftar sebutharga yang diterima, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Belian->Sebutharga Pembekal” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input sebutharga pembekal sedang dipaparkan.

Gambarajah 5.12 : Skrin input Pesanan Belian.

Mendaftar Penyata Hantaran Apabila penyata hantaran diterima bersama barangan yang dihantar oleh pembekal, ia perlu didaftarkan untuk rujukan

Gambarajah 5.11 : Skrin input daftar Sebutharga pembekal.

81

82

Penyata hantaran boleh juga di daftarkan melalui opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Belian->Penyata Hantaran Pembekal”

Mendaftar Inbois Pembekal

Panduan Penggunaan Perisian

dan tindakan seterusnya. Cara yang paling baik untuk mendaftar penyata hantaran adalah dengan menggunakan butang [Daftar Penyata Hantaran] yang terdapat di atas skrin input pesanan belian. Jika kaedah ini digunakan, maklumat pesanan belian yang sedang dipaparkan akan digunakan untuk melengkapkan kandungan penyata hantaran yang dihasilkan.

Apabila inbois diterima dari pembekal, ia juga perlu direkodkan untuk rujukan dan tindakan lanjut. Cara terbaik adalah dengan menggunakan butang [Daftar Inbois] yang terdapat di atas skrin input penyata hantaran. Kandungan penyata hantaran yang dihasilkan akan dilengkapkan dengan maklumat yang diambil dari penyata hantaran semasa.

atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input penyata hantaran pembekal dipaparkan. Penyata hantaran yang dihasilkan dengan cara ini tidak mempunyai kandungan.

Gambarajah 5.14 : Skrin input daftar Inbois pembekal.

Sekiranya anda menerima inbois tanpa penyata hantaran, ia juga boleh didaftarkan melalui pesanan belian. Sila gunakan butang [Daftar Inbois] yang terdapat di atas skrin input pesanan belian tersebut. Sebelum itu sila pastikan kotak penanda

Gambarajah 5.13 : Skrin input daftar Penyata Hantaran pembekal.

83

84

melalui

Inbois baru tanpa kandungan boleh juga dihasilkan opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Belian->Inbois

Pembekal” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input inbois pembekal sedang dipaparkan.

Panduan Penggunaan Perisian

(checkbox) “Langkau Pesanan Belian” ditandakan terlebih dahulu.

Cara terbaik untuk mengeluarkan dokumen ini ialah dengan menggunakan butang [Cipta Baucer Bayaran] yang terdapat di atas skrin input maklumat inbois pembekal. Data yang diperolehi dari maklumat inbois pembekal semasa akan digunakan untuk menghasilkan kandungan bagi baucer bayaran yang dihasilkan. Baucer bayaran yang kosong (tanpa kandungan) boleh dihasilkan melalui opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Belian>Baucer Bayaran” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input baucer bayaran sedang dipaparkan.

Mengeluarkan Baucer Bayaran Apabila membuat pembayaran kepada pembekal, anda perlu mengeluarkan baucer bayaran. Dokumen ini perlu ditandatangani oleh wakil dari pihak pembekal sebagai bukti penerimaan bayaran.

Biasanya apabila menerima bayaran, pihak pembekal akan memberikan resit. Di dalam Billing Spider, resit ini tidak didaftarkan tetapi lebih baik jika resit ini dikepilkan bersama baucer bayaran sebagai dokumen sokongan apabila difailkan.

Merekod Belian Yang Dipulangkan Kadang-kandang berlaku situasi di mana barangan yang telah dibeli terpaksa dipulangkan kepada pembekal atas sebabsebab yang munasabah. Untuk merekodkan transaksi ini, anda perlu mengeluarkan dokumen “Nota debit”. Dokumen ini mengandungi maklumat tentang barangan yang dipulangan berserta amaun yang akan didebitkan dari akaun pembekal. Untuk mengeluarkan nota debit, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Dokumen Belian->Nota Debit” atau melalui butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input nota debit sedang dipaparkan. Dokumen ini perlu ditandatangani oleh pihak pembekal sebagai bukti penerimaan barangan yang dipulangkan.

Gambarajah 5.15 : Skrin input Baucer Bayaran.

85

86

Panduan Penggunaan Perisian

pada bar arahan semasa skrin input nota penghutang sedang dipaparkan. Dokumen ini juga perlu ditandatangani oleh pihak pembekal sebagai bukti penerimaan deposit tersebut.

Gambarajah 5.16 : Skrin input Nota Debit. Gambarajah 5.17 : Skrin input Nota Penghutang.

Merekod Pembayaran Deposit Terdapat juga situasi di mana pihak syarikat perlu membayar deposit kepada pembekal bagi mendapatkan keistimewaan tertentu. Deposit yang dibayar tidak dicatat sebagai belanja kerana ia akan dikembalikan, sebaliknya pembekal yang menerima deposit tersebut akan dikira sebagai penghutang. Untuk merekodkan sebarang pembayaran deposit, anda perlu mengeluarkan dokumen “Nota Penghutang”. Untuk mengeluarkan dokumen ini, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu>Dokumen Belian->Nota Penghutang” atau melalui butang [

]

87

PENENTUAN HARGA AUTOMATIK Apabila anda memasukkan item ke inbois dan beberapa dokumen lain, biasanya harga produk dan diskaun telah disetkan secara automatik. Ini adalah sebahagian daripada ciri yang direka pada Billing Spider untuk memudahkan penghasilan dokumen tanpa perlu menghafal harga untuk setiap produk dan juga diskaun untuk setiap pelanggan. Persoalannya, bagaimanakah cara Billing Spider menentukan harga dan diskaun setiap produk? Penjelasannya, Billing Spider mendapatkan harga barangan melalui maklumat 88

1.

Billing Spider akan cuba mendapatkan maklumat diskaun produk yang disetkan secara individu pada profil Pelanggan yang terbabit.

2.

Jika tidak ditemui, Billing Spider akan cuba mendapatkan diskaun yang disetkan secara khusus pada produk tertentu melalui maklumat Status Pelanggan.

3.

Jika tidak juga ditemui, Billing Spider akan menggunakan diskaun anggapan yang disetkan pada maklumat Status Pelanggan yang terbabit.

Panduan Penggunaan Perisian

yang diperolehi dari daftar inventori. Billing Spider pula akan menentukan diskaun mengikut turutan berikut:

6. MODUL PROFIL PERNIAGAAN Gambarajah 6.01 menunjukkan contoh antaramuka bagi modul Profil Perniagaan. Tajuk-tajuk berikutnya akan memberikan sedikit penjelasan tentang komponen-komponen yang terdapat di atas antaramuka tersebut.

Gambarajah 6.01 : Antaramuka modul profil perniagaan.

Bar Arahan Modul Profil Perniagaan menggunakan bar arahan penyuntingan rekod piawai yang telah dijelaskan di dalam tajuk sebelum ini. Sila rujuk penjelasan mengenainya di bawah tajuk Bar Arahan di dalam bab 4: MENGGUNAKAN BILLLING SPIDER.

89

90

Gambarajah di bawah menunjukkan komponen ruangkerja yang terdapat pada modul Profil Perniagaan. Ruangkerja ini mengandungi rantingan rekod bertujuan untuk memudahkan capaian kepada rekod yang dikehendaki.

Panduan Penggunaan Perisian

Ruangkerja

REKOD

PENJELASAN

Folder

Ini adalah rekod yang digunakan untuk mengumpulkan rekod-rekod yang lain supaya lebih tersusun dan senang diurus.

Status Pelanggan

Status pelanggan mengandungi maklumat status atau pangkat untuk seseorang pelanggan. Rekod ini juga menyimpan maklumat diskaun yang diberikan kepada pelanggan yang memiliki status tersebut.

Pelanggan

Rekod ini mengandungi maklumat pelanggan-pelanggan yang terlibat dalam urusniaga. Semua pelanggan yang berurusan secara kredit perlu di daftarkan.

Pembekal

Rekod pembekal mengandungi maklumat pembekal atau vendor yang terlibat dalam urusniaga. Semua pembekal yang berurusan secara kredit perlu di daftarkan.

Bank

Rekod ini menyimpan maklumat tentang bank-bank yang terlibat di dalam urusniaga.

Hasil

Hasil sebenarnya merujuk kepada pendapatan yang diperolehi dari servis yang diberikan kepada pelanggan. Bagi membolehkan servis tersebut direkodkan melalui dokumen, ia perlu didaftarkan terlebih dahulu.

Belanja

Belanja pula merujuk kepada perbelanjaan yang dikeluarkan bagi servis yang diterima dari vendor. Bagi membolehkan servis tersebut direkodkan melalui dokumen, ia perlu didaftarkan terlebih dahulu.

Mendaftar Status Pelanggan

Gambarajah 6.02 : Ruangkerja modul Profil Perniagaan.

Jenis-jenis Rekod Modul Profil Perniagaan digunakan untuk mendaftar maklumat profil-profil yang terlibat di dalam perniagaan seperti pelanggan, pembekal, bank dan lain-lain. Jadual berikut memaparkan profil-profil tersebut serta penjelasannya:

91

Rekod status pelanggan digunakan untuk mengkategorikan pelanggan-pelanggan ke dalam kumpulankumpulan tertentu. Rekod ini menyimpan maklumat diskaun yang akan diberikan kepada pelanggan apabila membuat pembelian. Ini bermakna pelanggan yang mempunyai status yang berrbeza akan mendapat diskaun yang berbeza.

92

Pelanggan” atau gunakan butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input maklumat status pelanggan sedang dipaparkan.

Panduan Penggunaan Perisian

Untuk mendaftar status pelanggan baharu, anda boleh menggunakan menu “Fail->Baharu->Profil Perniagaan->Status

Pelanggan terdapat satu ruangan khusus yang disediakan untuk menetapkan diskaun yang berbeza dari diskaun anggapan pada produk-produk tertentu. Di ruangan “Diskaun Produk-produk Khusus” anda boleh mendaftar produk-produk tertentu dengan diskaun yang berbeza. Untuk mendaftar diskaun produk baharu anda hanya perlu menaipkan kod produk tersebut pada sel “NEW”, kemudian setkan diskaun yang dikehendaki pada kolum “Diskaun (%)”. Untuk membuang diskaun produk yang sudah tidak dikehendaki anda hanya perlu memilih produk tesebut, kemudian tekan butang [Hapus Item].

Mendaftar Pelanggan Pelanggan merupakan entiti utama yang terlibat di dalam transaksi jualan. Hanya pelanggan-pelanggan yang berurusan secara kredit atau pelanggan-pelanggan yang diberikan keistimewaan tertentu, misalnya diskaun ahli, sahaja yang perlu di daftarkan. Ini adalah bagi membolehkan maklumat pelanggan disimpan dan digunakan secara berterusan dan transaksi-transaksi pelanggan tersebut boleh dijejaki. Untuk menggunakan

Gambarajah 6.03 : Skrin input Status Pelanggan.

mendaftar pelanggan baharu opsyen “Fail->Baharu->Profil

anda boleh Perniagaan-

>Pelanggan”. Anda juga boleh menggunakan butang arahan [ ] pada bar arahan semasa skrin input maklumat pelanggan sedang dipaparkan.

Menentukan Diskaun Produk Khusus Diskaun yang ditawarkan untuk sesuatu status pelanggan boleh disetkan melalui ruangan “Diskaun anggapan” di atas skrin input. Diskaun yang dinyatakan di sini akan disetkan secara automatik pada item yang ditambah ke dokumen. Masalahnya bukan semua barangan boleh ditawarkan dengan diskaun yang sama untuk satu-satu status pelanggan.

Setiap pelanggan berdaftar perlu disetkan dengan akaun –akaun (penghutang dan deposit) yang berasingan supaya semua urusniaga dapat dijejaki dengan jelas. Akaun-akaun tersebut boleh disetkan melalui ruangan “Akaun-akaun” yang terdapat di atas skrin input maklumat pelangaan.

Billing Spider menyediakan satu mekanisma khusus untuk menangani situasi ini. Pada skrin input maklumat Status

dari

93

94

Anda juga boleh mencipta akaun baharu secara langsung skrin input kepada akaun yang dikehendaki dengan

Panduan Penggunaan Perisian

menggunakan butang [Cipta akaun baharu dalam kepala ini] yang terdapat di atas skrin input kepala akaun tersebut.

Menentukan Diskaun Produk Khusus Secara Individu Biasanya diskaun yang diberikan kepada pelanggan ditentukan oleh sistem melalui maklumat status pelanggan tersebut. Walau bagaimana pun mungkin terdapat situasi di mana diskaun yang berbeza perlu diberikan kepada pelangganpelanggan tertentu walaupun mempunyai status yang sama. Untuk menghadapi situasi ini, Billing Spider membenarkan diskaun untuk produk-produk tertentu secara individu. Pada skrin input maklumat Pelanggan terdapat satu ruangan khusus yang disediakan untuk menetapkan diskaun yang berbeza dari yang telah ditetapkan melalui maklumat Status Pelanggan untuk produk-produk tertentu. Maklumat ini boleh disetkan melalui ruangan “Diskaun Produk-produk Khusus” di atas skrin input. Untuk mendaftar diskaun produk baharu anda hanya perlu menaipkan kod produk tersebut pada sel “NEW”, kemudian setkan diskaun yang dikehendaki pada kolum “Diskaun (%)”. Untuk membuang diskaun produk yang sudah tidak dikehendaki anda hanya perlu memilih produk tesebut, kemudian tekan butang [Hapus Item].

Mendaftar Pembekal Pembekal juga perlu di daftar bagi membolehkan transaksi secara kredit dijalankan. Untuk mendaftar pembekal baharu, anda boleh menggunakan opsyen “Fail->Baharu->Profil Perniagaan->Pembekal”. Anda juga boleh menggunakan butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input maklumat pembekal sedang dipaparkan. Setiap pembekal perlu disetkan dengan akaun-akaun (deposit dan pemiutang) yang berasingan bagi memastikan transaksi dan entri perakaunan boleh diproses dengan betul. Akaun-akaun tersebut boleh disetkan melalui ruangan “Akaunakaun” yang terdapat di atas skrin input maklumat pembekal.

Gambarajah 6.04 : Skrin input maklumat Pelanggan.

95

96

Panduan Penggunaan Perisian Gambarajah 6.05 : Skrin input maklumat Pembekal.

Gambarajah 6.06 : Skrin input maklumat Bank.

Mendaftar Bank

Mendaftar Hasil

Bank-bank yang terlibat di dalam perniagaan (untuk membuat dan menerima pembayaran melalui cek) perlu didaftarkan terlebih dahulu. Untuk mendaftar bank, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Profil Perniagaan->Bank”. Fungsi ini juga

Hasil, merujuk kepada servis yang ditawarkan kepada pelanggan juga perlu di daftar bagi membolehkannya digunakan sebagai item di dalam dokumen perniagaan.

] yang berada di atas bar boleh dilaksanakan melalui butang [ arahan semasa skrin input maklumat bank sedang dipaparkan.

Untuk mendaftar hasil, anda boleh menggunakan menu “Fail->Baharu->Profil Perniagaan->Hasil”, atau melalui butang

Setiap bank perlu disetkan dengan akaun (bank) secara individu bagi membolehkan transaksi yang melibatkan bank tersebut di jejaki dengan betul. Akaun tersebut boleh disetkan melalui ruangan “Akaun” yang terdapat di atas skrin input maklumat bank terbabit.

arahan [ ] pada bar arahan semasa skrin input maklumat hasil sedang dipaparkan. Akaun-akaun bagi hasil (akaun hasil dan cukai perkhidmatan) boleh disetkan sama ada secara individu atau dikongsikan bergantung kepada keperluan anda. Akaun-akaun yang hendak digunakan boleh disetkan melalui ruangan “Akaun-akaun” yang terdapat di atas skrin input maklumat hasil.

97

98

Gambarajah 6.07 : Skrin input maklumat Hasil.

Mendaftar Belanja Belanja, merujuk kepada servis yang dilanggan juga perlu didaftarkan. Untuk mendaftar belanja, anda boleh menggunakan menu “Fail->Baharu->Profil Perniagaan>Belanja”, atau gunakan butang [ ] pada bar arahan semasa skrin input maklumat belanja sedang dipaparkan. Akaun yang hendak digunakan (akaun belanja) boleh disetkan secara individu atau dikongsikan mengikut keperluan. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan akaun yang sama untuk merekodkan pembayaran bil elektrik, air dan telefon. Akaun-akaun yang hendak digunakan boleh disetkan melalui ruangan “Akaun” yang terdapat di atas skrin input maklumat belanja.

99

100

Panduan Penggunaan Perisian

Gambarajah 6.08 : Skrin input maklumat Belanja.

Modul Daftar Inventori disertakan bersama Billing Spider bagi membolehkan semua produk-produk atau barangan jualan di daftar secara langsung melalui aplikasi ini. Gambarajah 7.01 menunjukan contoh modul ini pada Billing Spider yang dijalankan pada Windows Vista.

Ruangkerja

Panduan Penggunaan Perisian

7. MODUL DAFTAR INVENTORI

Gambarajah di bawah menunjukkan komponen ruangkerja yang terdapat pada modul Daftar Inventori. Ruangkerja ini mengandungi rantingan rekod bertujuan untuk memudahkan capaian kepada rekod yang dikehendaki.

Gambarajah 7.01 : Antaramuka modul inventori. Gambarajah 7.02 : Ruangkerja bagi modul Daftar Inventori.

Bar Arahan Modul Daftar Inventori menggunakan bar arahan penyuntingan rekod piawai yang telah dijelaskan di dalam tajuk sebelum ini. Sila rujuk penjelasan mengenainya di bawah tajuk Bar Arahan di dalam bab 4: MENGGUNAKAN BILLLING SPIDER.

Jenis-jenis Rekod Modul Daftar Inventori digunakan untuk mendaftar barangan jualan dan beberapa entiti lain. Jadual berikut

102

REKOD

PENJELASAN

Folder

Rekod folder digunakan untuk mengumpul rekod-rekod lain supaya lebih mudah diurus.

Bahan Mentah

Bahan Mentah adalah merujuk kepada barang-barang atau produk-produk dari jenis pakai-habis. Bahan-bahan ini mungkid digunakan dalam proses pengeluaran produk atau juga untuk tujuan pengurusan seperti kertas dan alatan pejabat.

Produk

Produk pula merujuk kepada barangan untuk jualan atau lebih dikenali sebagai stok.

Panduan Penggunaan Perisian

memaparkan entiti-entiti yang boleh didaftarkan melalui modul ini berserta penjelasannya:

ruangan “Akaun” yang terdapat di atas skrin input maklumat Bahan Mentah. Di dalam Billing Spider, Bahan Mentah yang dibeli akan direkodkan sebagai belanja bukannya aset.

Mendaftar Bahan Mentah Bagi perniagaan berbentuk perusahaan biasanya bahan mentah digunakan untuk menghasilkan produk yang siap dan sedia untuk dipasarkan. Bahan mentah juga digunakan di dalam pengurusan perniagaan. Ini merujuk kepada keperluan pejabat seperti kertas, alatulis dan lain-lain. Di dalam Billing Spider, bahan-bahan mentah ini perlu didaftarkan bagi membolehkan ia direkodkan melalui bil-bil yang berkaitan. Untuk mendaftar Bahan Mentah, anda boleh menggunakan opsyen “Fail->Baharu->Inventori->Bahan Mentah”. Untuk lebih cepat, anda boleh menggunakan butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat Bahan Mentah sedang dipaparkan. Contoh skrin input Bahan Mentah ditunjukkan di dalam gambarajah 7.03. Akaun belanja yang akan digunakan bagi merekodkan pembelian Bahan Mentah boleh disetkan secara individu bagi setiap rekod atau dikongsi oleh lebih dari satu rekod bergantung kepada keperluan anda. Akaun-akaun ini boleh disetkan melalui 103

Gambarajah 7.03 : Skrin input maklumat Bahan Mentah.

Mendaftar Produk Produk adalah merujuk kepada barangan dagangan iaitu barangan yang dibeli untuk dijual dengan tujuan untuk mendapatkan untung. Ini juga meliputi barangan yang dihasilkan sendiri melalui proses pengeluaran. Produk-produk ini perlu didaftarkan terlebih dahulu sebelum boleh digunakan sebagai item di atas dokumen perniagaan. Untuk mendaftar produk, sila gunakan menu “Fail] pada >Baharu->Inventori->Produk”, atau gunakan butang [ bar arahan semasa skrin input maklumat produk sedang 104

Panduan Penggunaan Perisian

dipaparkan. Contoh skrin input Produk ditunjukkan di dalam gambarajah 7.04.

8. MODUL DAFTAR ASET Modul Daftar Aset disertakan bersama bagi membolehkan aset-aset didaftarkan secara langsung melalui Billing Spider. Aset-aset perlu didaftarkan terlebih dahulu bagi membolehkannya digunakan di dalam bil-bil perniagaan. Aset yang dimaksudkan di sini ialah aset tetap iaitu harta yang dimiliki oleh syarikat bagi jangkamasa yang melebihi satu tempoh kewangan. Gambarajah 8.01 menunjukkan contoh paparan modul Daftar Aset pada Billing Spider yang dijalankan pada Windows Vista.

Gambarajah 7.04 : Skrin input maklumat Produk.

Akaun-akaun yang akan digunakan bagi merekodkan belian dan jualan produk boleh disetkan secara individu bagi setiap produk atau dikongsi oleh lebih dari satu produk bergantung kepada keperluan anda. Akaun-akaun ini boleh disetkan melalui ruangan “Akaun-akaun” yang terdapat di atas skrin input maklumat produk.

105

Gambarajah 8.01 : Paparan skrin modul Daftar Aset.

Panduan Penggunaan Perisian

Bar Arahan

Jenis-jenis Rekod

Modul Daftar Aset menggunakan bar arahan penyuntingan rekod piawai yang telah dijelaskan di dalam tajuk sebelum ini. Sila rujuk penjelasan mengenainya di bawah tajuk Bar Arahan di dalam bab 4: MENGGUNAKAN BILLLING SPIDER.

Modul Daftar Aset digunakan untuk mendaftar aset-aset tetap yang dimiliki oleh syarikat. Jadual berikut memaparkan jenis-jenis aset yang boleh didaftarkan melalui modul ini berserta penjelasannya:

Ruangkerja Gambarajah di bawah menunjukkan komponen ruangkerja yang terdapat pada modul Daftar Aset. Ruangkerja ini mengandungi rantingan rekod bertujuan untuk memudahkan capaian kepada rekod yang dikehendaki.

REKOD

PENJELASAN

Folder Aset

Folder Aset digunakan untuk mengumpul aset-aset supaya lebih mudah diurus.

Aset Am

Gunakan rekod Aset Am untuk merekodkan mana-mana aset yang tidak sesuai untuk dikategorikan ke manamana jenis aset yang lain.

Perabut

Gunakan jenis aset ini untuk merekodkan perabutperabut yang dimiliki oleh syarikat.

Peralatan

Aset ini merujuk kepada peralatan seperti komputer, peralatan letrik dan elektronik, perkakasan dan lain-lain peralatan kecil.

Mesin

Mesin adalah merujuk kepada digunakan di dalam industri.

Kenderaan

Gunakan jenis aset ini untuk mendaftar kenderaankenderaan yang dimiliki oleh syarikat.

Binaan

Gunakan jenis aset ini untuk mendaftar bangunanbangunan atau premis yang dimiliki oleh syarikat.

Hartanah

Gunakan jenis aset ini untuk mendaftar sebarang hartanah yang dimiliki oleh syarikat.

mesin-mesin

yang

Mendaftar Folder Aset Folder atau Kumpulan Aset adalah satu rekod khusus yang digunakan untuk mengumpul aset-aset ke dalam kumpulankumpulan tertentu supaya lebih mudah diurus. Pada rekod Folder Aset juga terdapat maklumat akaun-akaun yang akan digunakan

Gambarajah 8.02 : Ruangkerja bagi modul Daftar Aset.

107

108

Panduan Penggunaan Perisian

oleh aset-aset yang tidak mempunyai akaun persendirian yang berada di dalam folder tersebut.

sedang dipaparkan. Contoh skrin input Aset Am ditunjukkan di dalam gambarajah 8.04.

Gambarajah 8.03 : Contoh skrin input folder aset. Gambarajah 8.04 : Skrin input maklumat aset am.

Untuk mendaftar folder bagi aset yang dikehendaki, sila gunakan menu “Fail->Baharu->Aset->Folder (Kumpulan Aset)>…”. Apabila dilaksanakan, input skrin bagi folder aset seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah … akan diaktifkan dan kandungannya sedia untuk dikemaskini. Sekiranya annda menggunakan butang [ ] untuk mencipta folder baharu, maka folder yang dihasilkan adalah untuk aset dari jenis yang sama dengan folder yang sedang dipaparkan.

Mendaftar Aset Am Mana-mana aset tetap yang tidak sesuai untuk dikategorikan ke dalam mana-mana jenis aset khusus boleh didaftarkan sebagai aset am. Untuk mendaftar aset am, anda boleh menggunakan opsyen “Fail->Baharu->Aset->Aset Am”. ] yang Fungsi ini juga boleh dilaksanakan melalui butang [ berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat Aset Am 109

Sebarangan entri perakaunan yang melibatkan aset am akan menggunakan akaun-akaun yang disetkan pada folder aset tersebut.

Mendaftar Perabut Semua perabut yang dimiliki oleh syarikat didaftarkan melalui skrin input maklumat perabut.

perlu

Untuk mendaftar perabut, anda boleh menggunakan fungsi “Fail->Baharu->Aset->Perabut”. Apabila fungsi ini dilaksanakan, skrin input maklumat perabut akan diaktifkan dan kandungannya sedia untuk dikemaskini. Anda

juga

boleh

mendaftar

perabut

dengan

] yang berada di atas bar arahan menggunakan butang [ semasa skrin input maklumat perabut sedang dipaparkan.

110

Panduan Penggunaan Perisian

Sebarangan entri perakaunan yang melibatkan aset perabut akan menggunakan akaun-akaun yang disetkan pada folder aset tersebut.

Gambarajah 8.05 : Skrin input maklumat perabut. Gambarajah 8.06 : Skrin input maklumat peralatan.

Mendaftar Peralatan

Mendaftar Mesin

Aset-aset yang boleh dikategorikan sebagai peralatan termasuklah peralatan komputer, peralatan elektrik dan elektronik, mesin-mesin kecil serta lain-lain perkakasan. Untuk mendaftar peralatan, sila gunakan opsyen “Fail>Baharu->Aset->Peralatan”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, skrin input maklumat peralatan akan diaktifkan dan kandungannya sedia untuk dikemaskini. Anda

juga

boleh

mendaftar

peralatan

dengan

] yang berada di atas bar arahan menggunakan butang [ semasa skrin input maklumat peralatan sedang dipaparkan. Sebarangan entri perakaunan yang melibatkan aset peralatan akan menggunakan akaun-akaun yang disetkan pada folder aset tersebut.

111

Aset dari jenis mesin adalah merujuk kepada mesinmesin bersaiz besar yang digunakan di dalam industri. Mesinmesin ini biasanya mempunyai kaedah pembiayaan dan juga penyelenggaraan yang berbeza daripada mesin-mesin bersaiz kecil yang dikategorikan sebagai peralatan. Untuk mendaftar mesin yang baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Aset->Mesin”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, skrin input maklumat mesin akan diaktifkan dan kandungannya sedia untuk dikemaskini. Anda juga boleh mendaftar mesin dengan menggunakan butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat mesin sedang dipaparkan.

112

Gambarajah 8.07 : Skrin input maklumat mesin.

Mendaftar Binaan

Semua kenderaan yang dimiliki oleh syarikat perlu didaftarkan melalui skrin input kenderaan. Untuk mendaftar kenderaan yang baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu>Aset->Kenderaan”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, skrin input maklumat kenderaan akan diaktifkan dan kandungannya sedia untuk dikemaskini. juga

boleh

mendaftar

Oleh kerana mesin adalah merupakan aset yang bersaiz besar, ia boleh menggunakan akaun-akaun secara individu. Akaun-akaun ini boleh disetkan melalui ruangan “Akaun-akaun” pada skrin input maklumat kenderaan tersebut.

Gambarajah 8.08 : Skrin input maklumat kenderaan.

Mendaftar Kenderaan

Anda

Panduan Penggunaan Perisian

Oleh kerana mesin adalah satu aset yang bersaiz besar, ia boleh menggunakan akaun-akaun secara individu. Akaun-akaun ini boleh disetkan melalui ruangan “Akaun-akaun” pada skrin input maklumat mesin.

kenderaan

Sekiranya syarikat memiliki bangunan atau premis sendiri, ianya perlu didaftarkan melalui skrint input maklumat binaan. Untuk mendaftar bangunan yang baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Aset->Binaan”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, skrin input maklumat binaan akan diaktifkan dan kandungannya sedia untuk dikemaskini.

dengan

menggunakan butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat kenderaan sedang dipaparkan.

113

Anda juga boleh mendaftar binaan dengan menggunakan butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat binaan sedang dipaparkan.

114

Panduan Penggunaan Perisian

Oleh kerana bangunan adalah merupakan aset yang bersaiz besar, ia boleh menggunakan akaun-akaun secara individu. Akaun-akaun ini boleh disetkan melalui ruangan “Akaunakaun” pada skrin input maklumat binaan tersebut.

Oleh kerana hartanan adalah satu aset yang bersaiz besar, ia boleh menggunakan akaun-akaun secara individu. Akaun-akaun ini boleh disetkan melalui ruangan “Akaun-akaun” pada skrin input maklumat hartanah tersebut.

Gambarajah 8.09 : Skrin input maklumat binaan.

Gambarajah 8.10 : Skrin input maklumat hartanah.

Mendaftar Hartanah Sekiranya syarikat memiliki tanah, misalnya lading untuk pertanian, ia perlu didaftarkan melalui skrin input maklumat hartanah. Untuk mendaftar hartanah yang baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Aset->Hartanah”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, skrin input maklumat hartanah akan diaktifkan dan kandungannya sedia untuk dikemaskini. Anda

juga

boleh

mendaftar

hartanah

dengan

] yang berada di atas bar arahan menggunakan butang [ semasa skrin input maklumat hartanah sedang dipaparkan.

115

116

Panduan Penggunaan Perisian

9. MODUL PROFIL ORGANISASI

Ruangkerja

Modul Profil Organisasi disertakan bersama Billing Spider bagi membolehkan maklumat-maklumat asas berkaitan organisasi di daftarkan.

Gambarajah di bawah menunjukkan komponen ruangkerja yang terdapat pada modul Daftar Aset. Ruangkerja ini mengandungi rantingan rekod bertujuan untuk memudahkan capaian kepada rekod yang dikehendaki.

Gambarajah 9.01 : Antaramuka modul Profil Organisasi.

Bar Arahan Modul Profil Organisasi menggunakan bar arahan penyuntingan rekod piawai yang telah dijelaskan di dalam tajuk sebelum ini. Sila rujuk penjelasan mengenainya di bawah tajuk Bar Arahan di dalam bab 4: MENGGUNAKAN BILLLING SPIDER.

Gambarajah 9.02 : Ruangkerja bagi modul Profil Organisasi.

Jenis-jenis Rekod Modul Profil Organisasi digunakan untuk mendaftar rekod-rekod yang berkaitan dengan pentadbiran sesebuah organisasi. Jadual berikut memaparkan jenis-jenis rekod yang boleh didaftarkan melalui modul ini berserta penjelasannya:

118

PENJELASAN

Cawangan

Rekod yang digunakan untuk menyimpan maklumat cawangan-cawangan perniagaan yang dimiliki oleh syarikat.

Bahagian

Rekod ini mengandungi maklumat bahagian-bahagian yang terdapat di dalam satu-satu cawangan.

Unit

Setiap bahagian biasanya akan dipecahkankepada unitunit yang lebih kecil. Rekod ini digunakan untuk menyimpan maklumat unit tersebut.

Jawatan

Ini adalah rekod jawatan-jawatan yang diperuntukkan oleh syarikat.

Staf

Rekod ini mengandungi maklumat staf atau kakitangan syarikat.

Mendaftar Cawangan Setiap perniagaan pasti mempunyai lokasi untuk beroperasi. Sama ada lokasi tersebut adalah ibu pejabat, pejabat pemasaran, pusat R&D dan sebagainya, kesemuanya perlu di daftarkan sebagai cawangan.

Panduan Penggunaan Perisian

REKOD

Untuk mendaftar cawangan yang baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Profil Organisasi->Cawangan”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, skrin input maklumat cawangan seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 9.03 akan diaktifkan. Kandungannya akan disetkan dengan rekod cawangan yang baharu dan sedia untuk dikemaskini. Anda juga boleh mendaftar cawangan baharu dengan menggunakan butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat cawangan sedang dipaparkan.

Mendaftar Bahagian

Bagi memudahkan pentadbiran sesuatu cawangan, biasanya bahagian-bahagian tertentu diwujudkan mengikut skop tugasan yang diperlukan. Bahagian-bahagian tersebut perlu didaftarkan. Untuk mendaftar bahagian baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Profil Organisasi->Bahagian”. Opsyen ini juga boleh dilaksanakan melalui butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat bahagian sedang dipaparkan.

Gambarajah 9.04 : Skrin input maklumat Bahagian. Gambarajah 9.03 : Skrin input maklumat Cawangan.

119

120

Setiap bahagian biasanya akan dipecahkan kepada beberapa unit yang berasingan. Unit-unit ini juga perlu di daftarkan. Untuk mendaftar unit baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Profil Organisasi->Unit”. Opsyen ini juga boleh dilaksanakan melalui butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat unit sedang dipaparkan.

Panduan Penggunaan Perisian

Mendaftar Unit

Gambarajah 9.06 : Skrin input maklumat Jawatan.

Mendaftar Staf

Entiti yang paling penting bagi sebuah syarikat ialah staf atau kakitangan. Untuk mendaftar staf yang baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Profil Organisasi->Staf”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, skrin input maklumat staf seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah … akan diaktifkan. Satu rekod staf yang baharu akan dicipta dan sedia untuk dikemaskini. Opsyen ini juga boleh dilaksanakan melalui butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat staf sedang dipaparkan.

Gambarajah 9.05 : Skrin input maklumat Unit.

Mendaftar Jawatan

Mendaftar Pengenalan Diri

Setiap jawatan yang ditawarkan oleh organisasi perlu didaftarkan. Untuk mendaftar jawatan yang baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Baharu->Profil Organisasi->Bahagian”. Opsyen ini juga boleh dilaksanakan melalui butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat jawatan sedang dipaparkan.

121

Fungsi ini adalah khusus untuk pentadbir. Pengenalan Diri (username), iaitu kod yang digunakan oleh seseorang individu untuk mengkases databes boleh didaftarkan secara langsung melalui skrin input maklumat staf. Pengenalan diri yang didaftar melalui cara ini akan terus digandingkan dengan rekod kakitangan semasa. Untuk mendaftar Pengenalan Diri yang baharu, sila gunakan butang [Baharu…] diruangan “Maklumat Log Masuk (#)” pada skrin input. Anda juga boleh menggandingkan Pengenalan Diri yang sedia ada ke maklumat staf semasa dengan menggunakan butang [Ganding…]. 122

Panduan Penggunaan Perisian

10. MODUL PEMAPAR LAPORAN Modul Pemapar Laporan berfungsi sebagai pencetak maya di mana dokumen-dokumen yang dicetak akan dipaparkan di sini terlebih dahulu. Rupa dokumen yang dipaparkan di sini adalah sama dengan hasilnya apabila dicetak. Pemapar laporan juga membolehkan anda meneliti terlebih dahulu kandungan dokumen sebelum membuat cetakan akhir ke pencetak yang sebenar. Gambarajah di bawah menunjukkan contoh skrin modul Pemapar Laporan yang dijalankan pada Windows Vista.

Gambarajah 9.07 : Skrin input maklumat Staf.

Gambarajah 10.01 : Antaramuka modul Pemapar Laporan yang dijalankan pada Windows Vista.

123

Panduan Penggunaan Perisian

Bar Arahan

Lukis Marjin – Ini adalah status paparan penanda kawasan marjin. Sekiranya butang ini ditekan, penanda kawasan marjin (petak dengan garis terputusputus berwarna cyan) akan dipaparkan.

Gambarajah 10.02 menunjukkan bar arahan yang digunakan di dalam modul Pemapar Laporan. Bar arahan ini mengandungi arahan-arahan yang lazim digunakan pada modul ini.

Lukis Kawasan Cetakan – Ini adalah status paparan penanda kawasan cetakan. Sekiranya butang ini ditekan, penanda kawasan cetakan (petak dengan garis terputus-putus berwarna oren) akan dipaparkan. Kawasan cetakan menggambarkan pecahan bahagian yang akan dicetak ke pencetak.

Gambarajah 10.02 : Bar arahan modul Pemapar Laporan.

Halaman Sebelum – Gunakan butang ini untuk tukar ke halaman sebelumnya.

Berikut adalah senarai butang-butang yang terdapat di atas bar ini berserta penjelasannya: BUTANG

Halaman Berikut – Gunakan butang ini untuk tukar ke halaman berikut.

FUNGSI

Zoom Bebas – Apabila butang ini ditekan, editor akan berada di dalam mod “zoom bebas”. Di dalam mod ini, dokumen akan dizoom masuk apabila butang kiri tetikus diklik. Jika butang kanan tetikus diklik, dokumen akan dizoom keluar. Tekan kekunci [Esc] untuk keluar dari mod “zoom bebas”.

Cetak - Gunakan butang ini untuk mencetak dokumen yang sedang dipaparkan ke pencetak. Prebiu Cetakan - Gunakan butang ini untuk membuat previu dokumen yang sedang dipaparkan. Halaman Semasa Sahaja – Sekiranya butang ini dalam keadaan tertekan, hanya halaman semasa (yang sedang dipaparkan) sahaja yang akan terlibat apabila arahan Cetak atau Prebiu Cetakan dilaksanakan. Jika tidak, arah Cetak dan Prebiu Cetakan akan melibatkan semua halaman.

Zoom Masuk – Gunakan arahan ini untuk menzoom masuk dokumen yang sedang diapaparkan. Zoom Keluar – Gunakan arahan ini untuk menzoom keluar dokumen yang sedang diapaparkan.

Cetak Saiz Sebenar – Arahan ini akan menukar faktor zoom cetakan ke saiz sebenar.

Zoom Muat Halaman – Arahan ini akan menukar faktor zoom paparan ke suatu nilai di mana keseluruhan halaman yang dipaparkan boleh dimuatkan pada skrin.

Cetak Muat Halaman – Arahan ini akan menukar faktor zoom cetakan ke suatu nilai di mana saiz halaman yang dicetak boleh muat ke atas kertas yang disetkan pada pencetak.

Zoom Lebar Halaman – Arahan ini akan menukar faktor zoom paparan ke suatu nilai di mana lebar halaman yang dipaparkan boleh dimuatkan pada skrin.

Cetak Muat Lebar Halaman – Arahan ini akan menukar faktor zoom cetakan ke suatu nilai di mana lebar halaman yang dicetak boleh muat ke atas kertas yang disetkan pada pencetak.

125

126

Gambarajah di bawah menunjukkan komponen ruangkerja yang terdapat pada modul Pemapar Laporan. Ruangkerja ini mengandungi rantingan rekod bertujuan untuk memudahkan capaian kepada halaman-halaman yang ada di dalam laporan.

Gambarajah 10.02 : Ruangkerja modul Pemapar Laporan.

Panduan Penggunaan Perisian

Ruangkerja

11. MODUL PENYUNTING BORANG Modul Penyunting Borang disediakan di dalam Billing Spider bagi membolehkan pengguna merekabentuk borang-borang yang akan digunakan sebagai templet untuk cetakan dokumen. Gambarajah di bawah menunjukkan modul ini pada Billing Spider yang dijalankan pada Windows Vista.

Gambarajah 11.01 : Modul Penyunting Borang.

MENGGUNAKAN PEMAPAR LAPORAN Pemapar Laporan adalah modul yang ringkas, jadi tidak banyak yang perlu dijelaskan tentang cara penggunaannya. Kebanyakan fungsi yang ada boleh dirujuk melalui penerangan fungsi butang-butang di bawah tajuk Bar Arahan. 127

MENGENALI MODUL PENYUNTING BORANG Untuk lebih mengenali Modul Penyunting Borang, tajuktajuk seterusnya akan memberikan penjelaskan tentang komponen-komponen utama yang terdapat pada antaramukanya. 128

Panduan Penggunaan Perisian

Bar Palet

Zoom Lebar Halaman – Arahan ini akan menukar faktor zoom paparan ke suatu nilai di mana lebar halaman yang dipaparkan boleh dimuatkan pada skrin.

Bar palet (palette) mengandungi arahan-arahan untuk mencipta objek-objek, mengawal mod dan juga fungsi-fungsi zoom. Gambarajah 11.02 menunjukkan bar palet pada modul Penyunting Borang.

Kotak Teks – Gunakan butang ini untuk mencipta objek Kotak Teks. Gambar – Gunakan butang ini untuk mencipta objek Gambar. Grid Item – Gunakan butang ini untuk mencipta objek Grid Item. Garisan – Gunakan butang ini untuk mencipta objek Garisan. Bentuk – Gunakan butang ini untuk mencipta objek Bentuk.

Bar Arahan

Gambarajah 11.02 :Bar Palet.

Berikut adalah senarai butang-butang yang terdapat di atas bar palet beserta penjelasan tentang fungsi-fungsinya: BUTANG

Bar arahan mengandungi butang-butang untuk melaksanakan arahan-arahan yang lazim digunakan di dalam modul Penyunting Borang. Capaian melalui butang-butang arahan di atas Bar Arahan adalah lebih cepat berbanding capaian melalui menu.

FUNGSI Mod Pemilihan - Gunakan butang ini untuk menukar ke mod pemilihan. Zoom Bebas – Apabila butang ini ditekan, editor akan berada di dalam mod “zoom bebas”. Di dalam mod ini, dokumen akan dizoom masuk apabila butang kiri tetikus diklik. Jika butang kanan tetikus diklik, dokumen akan dizoom keluar. Tekan kekunci [Esc] untuk keluar dari mod “zoom bebas”.

Gambarajah 11.03 : Bar Arahan untuk modul Penyunting Borang.

Berikut adalah senarai butang-butang yang terdapat di atas bar ini berserta penjelasannya:

Zoom Muat Halaman – Arahan ini akan menukar faktor zoom paparan ke suatu nilai di mana keseluruhan halaman yang dipaparkan boleh dimuatkan pada skrin. 129

130

Panduan Penggunaan Perisian

BUTANG

FUNGSI

Tampal – Gunakan butang ini untuk menampal objekobjek yang telah disalin ke klipbod.

Cetak - Gunakan butang ini untuk mencetak borang yang sedang dipaparkan.

Bawa Ke Hadapan – Arahan ini akan memindahkan objek-objek yang telah dipilih ke hadapan.

Prebiu Cetakan - Gunakan butang ini untuk membuat previu cetakan borang yang sedang dipaparkan.

Hantar Ke Belakang – Arahan ini akan memindahkan objek-objek yang telah dipilih ke belakang.

Simpan – Gunakan arahan ini untuk menyimpan sebarang perubahan yang telah dilakukan pada borang ke fail (fail setempat).

Properti – Gunakan arahan ini untuk menukar properti objek aktif atau halaman.

Muat-turun Borang – Arahan ini digunakan untuk memuat-turun borang-borang berkaitan yang disimpan di server.

Halaman Sebelum – Gunakan butang ini untuk menukar ke borang sebelumnya.

Muat-naik Borang – Arahan ini pula digunakan untuk memuat-naik borang-borang semasa ke server.

Halaman Berikut – Gunakan butang ini untuk menukar ke borang berikutnya.

Kumpulan Halaman Baharu – Gunakan arahan ini untuk mencipta kumpulan borang yang baharu. Hapus Kumpulan Halaman – Butang ini berfungsi untuk menghapuskan kumpulan borang yang sedang aktif.

Bar Sifat Bar sifat mengandungi butang-butang arahan untuk menukar sifat-sifat objek tertentu dengan segera. Gambarajah berikut menunjukkan bar sifat yang ada pada modul Penyunting Borang.

Halaman Baharu – Gunakan arahan ini untuk mencipta borang yang baharu. Hapus Halaman – Arahan ini akan memadam atau menghapuskan borang yang sedang dipaparkan. Undur – Gunakan arahan ini untuk membatalkan aksi penyuntingan terakhir. Mara – Gunakan fungsi ini untuk melaksanakan semula aksi penyuntingan terakhir yang diundur.

Gambarajah 11.04 : Bar Sifat.

Potong – Gunakan butang ini untuk menyalin semua objek yang telah dipilih ke klipbod dan memadamkan salinan asal pada borang.

Berikut adalah butang-butang dan komponen yang ada di atas Bar Sifat berserta penjelasannya:

Salin – Gunakan butang ini untuk menyalin semua objek yang telah dipilih ke klipbod.

131

132

Bar Navigasi

FUNGSI Bar Fon – Ini adalah kombobox yang digunakan untuk memilih jenis fon yang akan digunakan oleh objek.

Bar Navigasi menyediakan komponen-komponen kawalan bagi memudahkan capaian kepada objek-objek yang sedang disunting. Gambarajah dibawah menunjukkan Bar Navigasi tersebut:

Bar Saiz Fon - Ini adalah kombobox yang digunakan untuk memilih saiz fon yang akan digunakan oleh objek. Tebal – Gunakan arahan ini untuk menambah atau membuang sifat “tebal” pada teks yang digunakan oleh objek.

Gambarajah 11.05 : Bar Navigasi.

Italik – Tebal – Gunakan arahan ini untuk menambah atau membuang sifat “italik” pada teks yang digunakan oleh objek. Bergaris – Tebal – Gunakan arahan ini untuk menambah atau membuang sifat “bergaris” pada teks yang digunakan oleh objek.

Berikut adalah senarai komponen-komponen yang ada di atas bar ini berserta fungsinya: KOMPONEN

Senarai Bahasa – Buat masa ini, senarai ini tidak digunakan.

Jajaran Kiri – Gunakan butang ini untuk membuat jajaran kiri pada teks.

Topik Baharu – Guanakan arahan ini mencipta kumpulan borang yang baharu.

Jajaran Tengah – Gunakan butang ini untuk membuat jajaran tengah pada teks. ini

FUNGSI Pengurus Bahasa – Buat masa ini fungsi ini tidak digunakan.

Berpotong – Tebal – Gunakan arahan ini untuk menambah atau membuang sifat “berpotong” pada teks yang digunakan oleh objek.

Jajaran Kanan – Gunakan butang membuat jajaran kanan pada teks.

Panduan Penggunaan Perisian

BUTANG/ KOMPONEN

untuk

Senarai Kumpulan Borang - Gunakan senarai ini untuk memilih kumpulan borang yang dikehendaki.

untuk

Halaman Baharu – Guanakan arahan ini untuk mencipta borang yang baharu.

Warna Tulisan – Gunakan butang ini untuk menukar warna tulisan.

Senarai Halaman – Gunakan senarai ini untuk memilih borang yang dikehendaki.

Warna Garisan – Gunakan butang ini untuk menukar warna garisan.

Senarai Lapisan – Gunakan senarai ini untuk memilih lapisan suntingan di atas borang yang sedang disunting.

Warna Isian – Gunakan butang ini untuk menukar warna isian.

Senarai Objek - Gunakan senarai ini untuk memilih objek yang dikehendaki.

133

134

Panduan Penggunaan Perisian

Ruangkerja

Mencipta Kumpulan Borang

Gambarajah di bawah menunjukkan komponen ruangkerja yang terdapat pada modul Penyunting Borang. Ruangkerja ini mengandungi rantingan rekod bertujuan untuk memudahkan capaian kepada halaman-halaman yang ada di dalam penyunting borang.

Kumpulan Borang kadang-kala dirujuk juga sebagai Topik (chapter). Fungsi Kumpulan Borang adalah untuk mengumpul borang-borang supaya lebih senang diurus. Untuk mencipta ] yang Kumpulan Borang, anda boleh menggunakan butang [ berada di atas Bar Navigasi atau anda juga boleh menggunakan opsyen “Edit->Baharu->Kumpulan Borang…” yang disediakan melalui menu. Apabila fungsi ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 11.07 akan dipaparkan.

Gambarajah 11.07 : Kotak dialog untuk mencipta Kumpulan Borang yang baharu. Gambarajah 11.06 : Ruangkerja modul Penyunting Borang.

Sila isikan nama Kumpulan Borang dan label, kemudian tekan butang [OK]. Satu Kumpulan Borang yang baharu akan dihasilkan.

MENGGUNAKAN PENYUNTING BORANG Modul Penyunting Borang yang disertakan bersama Billing Spider dilengkapi dengan fungsi-fungsi khusus untuk menyelenggara borang-borang dan juga mengemaskini kandungannya. Tajuk-tajuk seterusnya akan menerangkan tentang fungsi-fungsi ini dan cara untuk menggunakannya.

135

Menukar Properti Kumpulan Borang Properti Kumpulan Borang semasa boleh ditukar jika perlu. Untuk menukar properti Kumpulan Borang, sila gunakan opsyen “Edit->Properti->Kumpulan Borang…”. Apabila opsyen ini 136

Panduan Penggunaan Perisian

dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 11.08 akan dipaparkan. Di sini anda boleh menukar mana-mana parameter yang dikehendaki.

Gambarajah 11.09 : Kotak dialog untuk mencipta borang yang baharu.

Menukar Properti Borang

Gambarajah 11.08 : Kotak dialog properti Kumpulan Borang.

Mencipta Borang Borang pula kadang-kala dirujuk sebagai halaman (page). Untuk mencipta borang baharu, anda boleh menggunakan butang

Properti Borang semasa boleh ditukar dengan menggunakan opsyen “Edit->Properti->Borang…”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 11.10 akan dipaparkan. Di sini anda boleh menukar mana-mana parameter yang dikehendaki, kemudian tekan [OK] untuk menyimpan perubahan.

] di atas Bar Navigasi, atau anda boleh menggunakan opsyen [ “Edit->Baharu->Borang…” melalui menu. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog sperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 11.09 akan dipaparkan. Pada kotak dialog tersebut, sila setkan parameterparameter yang diperlukan, kemudian tekan butang [OK] untuk mencipta borang-borang baharu.

137

138

Panduan Penggunaan Perisian

Mengimpot Gambar

Selain dari mencipta objek gambar, kemudian menentukan fail gambar yang akan digunakan, terdapat cara lain yang lebih mudah. Gambar boleh diimpot dari aplikasi lain ke penyunting borang melalui kaedah salin dan tampal. Sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Salin gambar dari aplikasi penyunting grafik yang sedang anda gunakan.

2.

Aktifkan penyunting borang, kemudian laksanakan opsyen “Edit->Tampal”. Objek gambar yang baharu akan dicipta dan disetkan dengan data yang diimpot dari klipbod.

Menukar Properti Objek Gambarajah 11.10 : Kotak dialog properti Borang.

Properti objek yang aktif boleh ditukar dengan menggunakan opsyen “Edit->Properti->Objek…”. Anda juga boleh

Menambah Objek

menggunakan butang [ ] yang berada di atas bar arahan. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah 11.11 akan dipaparkan. Di sini anda boleh menukar mana-mana parameter yang dikehendaki, kemudian tekan [OK] untuk menyimpan perubahan.

Untuk menambah objek ke atas borang, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Sila klik pada butang objek yang dikehendaki di atas bar palet. Kursor akan bertukar menjadi petak.

2.

Klik pada mana-mana bahagian di atas borang. Objek baru akan dicipta pada lokasi tersebut.

3.

Seret tetikus untuk menukar saiz objek.

139

140

Laksanakan opsyen “Edit->Hapus->Objek-objek”. Anda boleh juga menghapus objek-objek yang dipilih dengan menekan kekunci [Del] pada papan kekunci.

Menghapus Borang sedang

Panduan Penggunaan Perisian

2.

Untuk menghapuskan borang semasa (borang yang disunting), sila laksanakan opsyen “Edit->Hapus-

>Borang”. Anda juga boleh menggunakan butang [ berada di atas bar arahan.

] yang

Menghapus Kumpulan Borang Untuk menghapuskan kumpulan borang yang sedang digunakan, sila laksanakan opsyen “Edit->Hapus->Kumpulan Gambarajah 11.11 :Contoh kotak dialog properti objek (untuk objek Kotak Teks).

Borang”. Anda juga boleh menggunakan butang [ berada di atas bar arahan.

Memilih Lebih Dari Satu Objek

] yang

Menyimpan Perubahan

Sesetengah operasi, misalnya penjajaran objek-objek memerlukan lebih dari satu objek dipilih sebelum operasi dilaksanakan. Untuk memilih lebih dari satu objek, anda perlu menekan butang [Ctrl] dan tahan (hold), kemudian klik objekobjek yang hendak dipilih.

Sebarang perubahan yang dilakukan ke atas borang tidak akan memberi kesan kepada cetakan sehinggalah perubahanperubahan tersebut disimpan. Untuk menyimpan perubahan, sila laksanakan opsyen “Edit->Simpan” melalui menu. Anda juga

Menghapus Objek

] pada bar arahan. Borang akan boleh menggunakan butang [ disimpan ke fail di dalam cakera keras komputer setempat (local) dan berkesan kepada komputer tersebut sahaja.

Untuk menghapuskan objek, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Pilih objek-objek yang hendakan dihapuskan. 141

142

Panduan Penggunaan Perisian

Memuat Naik dan Memuat Turun Seperti yang telah dijelaskan, perubahan yang dilakukan pada borang hanya memberi kesan kepada komputer setempat sahaja. Bagi membolehkan borang yang telah dikemaskini diguna oleh klien-klien yang lain di dalam rangkaian, borang-borang yang telah dikemaskini perlu di muat-naik ke server. Setiap klien yang mahu menggunakan borang tersebut kemudiannya perlu memuatturun ke komputer mereka. Untuk memuat-naik borang-borang, sila gunakan opsyen “Edit->Muat-naik Borang”. Anda boleh juga menggunakan butang [

] yang berada di atas bar arahan.

Untuk memuat-turun borang-borang pula anda boleh menggunakan opsyen “Edit->Muat-turun Borang” atau butang [ ]. Setelah dimuat-turun, borang-borang tersebut perlu disimpan sebelum boleh digunakan untuk membuat cetakan.

143

144

ACCOUNTING SPIDER SPIDER WGse3

1. MENGENALI ACCOUNTING SPIDER™

A1

Untuk Siapakah Accounting Spider Direka? ………

A1

Adakah Accounting Spider Berdiri Sendiri? ………

A2

Tarikh Dikeluarkan : Mac 2008

MENGENALI ANTARAMUKA …………………………………………

A2

Bar Suis ………………………………………………………………

A3

MODUL-MODUL ……………………………………………………………

Panduan Pengguna

©Hakcipta 1996-2008 Siliconetics Research Corporation Sdn.Bhd. Hakcipta Terpelihara.

Panduan Penggunaan Perisian

KANDUNGAN

A4

Modul Jurnal ……………………………………………………… Modul Profil Organisasi dan Modul Pemapar Laporan ………………………………………………………………

A4

2. MENGGUNAKAN ACCOUNTING SPIDER™

Notis Hakcipta Bahan di dalam dokumen ini adalah milik intelektual SILICONETICS RESEARCH CORPORATION SDN. BHD. Pihak kami telah mengambil setiap langkah menyusun dan menyunting dengan terperinci buku panduan ini dalam usaha memudahkan pengguna memahami dokumen ini, tetapi tiada jaminan boleh diberikan kepada ketepatan isi kandungannya. Produk kami setiasa dipertingkatkan dari semasa ke semasa dan kami berhak untuk membuat perubahan tanpa sebarang notis.

Sila baca panduan dengan teliti sebelum menggunakan perisian ini. Simpan buku panduan ini bagi rujukan masa hadapan. Buku panduan ini menghuraikan secara terperinci setiap fungsi yang ada untuk memudahkan anda memahami seterusnya menggunakannya dengan cara yang betul bagi mendapat keputusan yang tepat. Untuk mengetahui perkembangan terkini berkenaan perisian ini, sila layari www.mawarsoft.com/Siliconetics.

II

A4

Modul Lejar ………………………………………………………

A5

A6

Menjalankan Accounting Spider …………………………

A6

Log Masuk ……………………………………………………………

A6

Log Keluar …………………………………………………………

A6

Menukar Kata Laluan …………………………………………

A6

Menukar Modul …………………………………………………

A7

Halangan Akses …………………………………………………

A7

TEMPOH KEWANGAN …………………………………………………

A7

Memulakan Tempoh Kewangan Baharu …………… Memindahkan Baki Dari Sistem Perakaunan Lepas ………………………………………………………………… Contoh Pemindahan Baki …………………………………

A8 A9 A10

MENYELENGGARA TEMPOH KEWANGAN ……………………

Panduan Penggunaan Perisian

Menggunakan Tempoh Kewangan Dengan Betul

A13

MEREKODKAN TRANSAKSI …………………………………………

A32

Menggunakan Jurnal Am ……………………………………

A33

A14

Merekodkan Terimaan Tunai ……………………………

A34

Meminda Tempoh Kewangan ……………………………

A15

Merekodkan Pembayaran Tunai …………………………

A35

Menghapus Tempoh Kewangan …………………………

A16

Merekodkan Jualan ……………………………………………

A37

Menutup Akaun …………………………………………………

A16

Merekodkan Belian ……………………………………………

A38

Membuka Semula Akaun ……………………………………

A17

Merekodkan Pemulangan Jualan ………………………

A39

Meringkas Akaun ………………………………………………

A18

Merekodkan Pemulangan Belian ………………………

A41

Membersih Akaun ………………………………………………

A20

Menggunakan Jurnal Kontra ………………………………

A42

AKAUN ANGGAPAN ……………………………………………………

A21

Menyelenggara Akaun Anggapan ………………………

A22

5. MENGHASILKAN PENYATA Penyata Pendapatan …………………………………………

A44 A44

Kunci Kira-kira …………………………………………………

A46

A24

Penyata Aliran Tunai …………………………………………

A49

Bar Arahan …………………………………………………………

A24

Penyata Imbang Duga …………………………………………

A51

Ruangkerja …………………………………………………………

A25

Memahami Jenis-jenis Akaun ……………………………

A25

3. MODUL LEJAR

MENYELENGGARA AKAUN …………………………………………

A27

Mendaftar Kepada Akaun …………………………………

A27

Mendaftar Akaun ………………………………………………

A28

Mendaftar Perujuk Akaun …………………………………

A29

4. MODUL JURNAL Bar Arahan …………………………………………………………

A30

Ruangkerja …………………………………………………………

A31

III

IV

Panduan Penggunaan Perisian

Adakah Accounting Spider Berdiri Sendiri?

1. MENGENALI ACCOUNTING SPIDER Siliconetics Accounting Spider WG3 adalah satu sistem perakaunan berkomputer. Ianya adalah perisian yang dicipta untuk melakukan automasi pada sistem perakaunan konvensional. Dari segi konsep, Accounting Spider tetap mengekalkan apa yang biasa digunakan di dalam sistem perakaunan konvensional iaitu jurnal, lejar dan double-entri. Walau bagaimanapun keupayaan komputer akan digunakan sepenuhnya untuk mengautomasi perkara-perkara yang rutin seperti pemindahan catatan dari jurnal ke lejar, pemilihan akaun, penjanaan penyata dan sebagainya. Disamping itu fungsi komputer juga digunakan untuk memantau setiap entri bagi mengelakkan kesilapan. Accounting Spider adalah satu perisian yang dibina untuk persekitaran rangkaian. Ini adalah sistem klien yang menyokong ciri multi-pengguna dan boleh beroperasi pada rangkaian setempat (LAN) dan juga rangkaian luas (WAN) atau internet. Versi WGse adalah satu edisi yang telah diringkaskan (simplified edition) dan diagihkan secara percuma.

Perisian Accounting Spider adalah merupakan satu perisian klien yang beroperasi di dalam rangkaian dan berkongsi pengkalan data dengan perisian-perisian klien yang lain. Ia merupakan ahli kepada satu suit perakaunan lengkap yang dikenali sebagai Siliconetics Financial Spiders™. Akaun spider berfungsi untuk mengurus akaun-akaun dan merekodkan entri perakaunan, manakala modul-modul lain mempunyai fungsi tersendiri misalnya sebagai pengurus aset, pengurus inventori, pengurus bil dan sebagainya. Walaupun Accounting Spider direka sebagai salah satu ahli dari satu suit perakaunan tetapi ia mampu beroperasi bersendirian. Ini adalah kerana Accounting Spider dilengkapi dengan semua modul yang diperlukan termasuk beberapa modul yang diimport dari ahli yang lain. Anda boleh mengurus akaun syarikat anda hanya dengan menggunakan Accounting Spider. Klien-klien yang lain adalah merupakan pilihan (option) dan boleh dipilih mengikut keperluan operasi syarikat.

MENGENALI ANTARAMUKA Untuk Siapakah Accounting Spider Direka? Accounting Spider menggunakan kaedah perakaunan yang sama seperti kaedah konvensional iaitu dengan menggunakan sistem lejar dan jurnal, kecuali ianya diautomasikan. Sebagai sistem perakunan, Accounting Spider sesuai digunakan oleh pegawai yang menguruskan akaun di sesebuah syarikat. Di dalam Accounting Spider, semua entri perakaunan perlu direkodkan melalui modul Jurnal. Untuk tujuan ini, pegawai yang terlibat perlu mempunyai asas dibidang perakaunan perakaunan dengan memahami jenis-jenis akaun dan tahu menggunakan akaun-akaun tersebut dengan betul. A1

Gambarajah 1.01 adalah contoh paparan skrin antaramuka Accounting Spider WG3se yang dijalankan di dalam Windows Vista. Modul yang sedang aktif adalah modul Lejar. Accounting Spider WGse3 dilengkapi dengan empat modul utama iaitu: 1. 2. 3. 4.

Modul Lejar (Carta Akaun) Modul Jurnal Modul Profil Organisasi Modul Pemapar Laporan

Dua daripada modul ini, iaitu modul Profil Organisasi dan Modul Pemapar Laporan adalah modul yang dikongsi antara klien-klien A2

Panduan Penggunaan Perisian

yang lain. Modul-modul ini juga boleh di dapati dalam perisian Siliconetics Billing Spider, jadi penjelasan lanjut tentang modulmodul tersebut tidak akan diulang di sini. Modul Lejar dan Jurnal akan dijelaskan dengan lebih lanjut dalam tajuk-tajuk yang khusus selepas ini.

Gambarajah AS1.02 : Bar suis Accounting Spider WGse3.

MODUL-MODUL

Berikut adalah penjelasan bagi modul-modul yang terdapat pada perisian ini:

Modul Lejar Fungsi utama modul ini adalah untuk mengurus akaunakaun yang terdapat di dalam databes perakaunan sesuatu organisasi. Di sini anda boleh mencipta, menghapus, mengemaskini profil dan juga menyusun akaun-akaun tersebut.

Gambarajah AS1.01 : Kota dialog untuk menggandingkan pengenalan diri dan kakitangan.

Bar Suis Bar suis berfungsi sebagai pelancar modul-modul utama yang terdapat pada Accounting Spider WGse. Bar ini terdiri daripada butang-butang seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah. Modul yang dikehendaki boleh dilancarkan pada bila-bila masa dengan menekan butang yang berkenaan.

A3

Modul Jurnal Fungsi modul ini adalah sama seperti buku jurnal di dalam sistem perakaunan konvensional kecuali ia telah diautomasikan di mana pemindahan catatan ke lejar akan dilakukan secara automatik. Modul ini digunakan untuk merekodkan transaksi-transaksi yang melibatkan kewangan di dalam sesuatu perniagaan.

A4

Modul Profil Ogranisasi dan Modul Pemapar Laporan yang ada pada Accounting Spider adalah sama dengan yang terdapat pada Billing Spider. Sila rujuk dokumentasi Billing Spider untuk maklumat lanjut tentang modul-modul ini.

Panduan Penggunaan Perisian

Modul Profil Organisasi dan Modul Pemapar Laporan

2. MENGGUNAKAN ACCOUNTING SPIDER Menjalankan Accounting Spider Untuk menjalankan Account Spider, sila gunakan ikon ” Siliconetics Spider Spider WGse3 (Malay)” yang berada di atas destop. Anda juga boleh menjalankan Accounting Spider melalui item “All Programs->Siliconetics->Financial Spiders>Siliconetics Accounting Spider WGse3 (Malay)” yang berada di dalam menu “Start”.

Log Masuk - Sila rujuk tajuk yang sama di dalam dokumentasi untuk Billing Spider.

Log Keluar - Sila rujuk tajuk yang sama di dalam dokumentasi untuk Billing Spider.

Menukar Kata Laluan - Sila rujuk tajuk yang sama di dalam dokumentasi untuk Billing Spider.

A5

A6

Panduan Penggunaan Perisian

Menukar Modul

tempoh-tempoh kewangan ini adalah berturutan dan bersambung antara satu sama lain.

Modul-modul yang berada di dalam Accounting Spider boleh dibuka, ditutup dan ditukar (switched) pada bila-bila masa. Proses ini boleh dilakukan melalui bar suis utama seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

Accounting Spider menggunakan sejenis rekod khusus untuk menyelenggara tempoh perakaunan. Rekod ini mengandungi maklumat tarikh mula dan tamat sesuatu tempoh perakaunan disamping beberapa maklumat lain seperti stok awal dan stok akhir. Accounting Spider boleh menyelenggara lebih dari satu tempoh perakaunan serentak, tetapi hanya satu tempoh perakaunan yang aktif pada satu-satu masa. Entri-entri perakunan (entri jurnal) yang mempunyai tarikh yang berada di dalam julat tarikh mula dan akhir tempoh perakaunan yang aktif sahaja yang boleh ditambah, dipinda atau dihapuskan dari databes.

Gambarajah AS2.01 : Bar suis untuk menukar modul.

Proses yang sama juga boleh dilakukan melalui opsyen – opesyen yang disediakan melalui menu “Paparan”.

Halangan Akses - Sila rujuk tajuk yang sama di dalam dokumentasi untuk Billing Spider.

TEMPOH KEWANGAN “Tempoh Kewangan” adalah satu tempoh masa yang digunakan untuk merekodkan transaksi-transaksi perniagaan, mengira keuntungan dan seterusnya mengukur prestasi sesuatu perniagaan. Tempoh-tempoh kewangan biasanya ditetapkan dalam satu jangkamasa tertentu, misalnya setahun atau enam bulan. Ini adalah perlu bagi membuat perbandingan dan mengukur prestasi melalui keuntungan yang diperolehi bagi setiap tempoh kewangan. Di dalam sebuah perniagaan yang berterusan,

A7

Memulakan Tempoh Kewangan Baharu Untuk memulakan satu tempoh kewangan baharu, sila gunakan opsyen “Fail->Pengurusan->Mulakan Tempoh Kewangan Baharu…”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti di dalam gambarajah AS2.02 akan dipaparkan. Sila tukar maklumat-maklumat yang dipaparkan jika perlu. Anda dibenarkan menukar sebarang maklumat yang dikehendaki, tetapi di dalam keadaan normal tarikh mula tempoh kewangan baharu sepatutnya adalah hari berikut dari tarikh tamat tempoh kewangan sebelumnya. Nilai stok awal juga sepatutnya sama dengan dengan nilai stok akhir dari tempoh kewangan sebelumnya. Apabila selesai sila tekan butang [OK] untuk memulakan tempoh kewangan tersebut. Tempoh kewangan yang baru dicipta akan disetkan sebagai tempoh perakaunan aktif.

A8

Panduan Penggunaan Perisian

akaun aset, liabiliti dan ekuiti sahaja yang perlu dipindahkan.

Gambarajah AS2.02 : Kotak dialog untuk menukar seting Tempoh Kewangan.

Memindahkan Baki Dari Sistem Perakaunan Lepas Tidak banyak masalah yang timbul sekiranya anda menggunakan Accounting Spider dari awal perniagaan di mana semua akaun dimulakan dengan baki RM0.00. Anda boleh terus menggunakan klien-klien lain seperti Billing Spider, Inventory Spider, Payroll Spider dan sebagainya sebaik sahaja databes dihasilkan. Walaupun demikian biasanya berlaku sedikit kekeliruan apabila perlu memindahkan baki-baki dari sistem perakaunan lama ke sistem perakaunan Accounting Spider. Untuk mengelakkan kekeliruan tersebut, berikut disenaraikan beberapa garis panduan untuk membuat pemindahan baki akaun-akaun yang terlibat: 1.

Cara yang paling mudah ialah dengan memindahkan baki-baki yang diperolehi dari kunci kira-kira terakhir perakaunan lama.

3.

Sekiranya anda menggunakan akaun yang berasingan bagi setiap penghutang dan pemiutang, maka anda perlu memindahkan baki bagi setiap akaun tersebut secara berasingan.

4.

Kekeliruan biasanya timbul semasa pemidahan baki stok. Ini adalah kerana, walaupun stok merupakan aset, tetapi ia tidak mempunyai akaun. Akaun yang digunakan untuk mencatat pembelian dan jualan stok iaitu akaun-akaun belian dan jualan adalah merupakan akaun sementara yang sah untuk satu tempoh perakaunan sahaja, jadi tiada baki yang boleh dipindahkan. Di dalam Accounting Spider, baki stok perlu direkodkan pada maklumat tempoh kewangan (Sila rujuk tajuk “Meminda Tempoh Kewangan” untuk meminda nilai stok). Nilai stok biasanya diperolehi melalui pengiraan stok yang sebenar samada secara manual atau melalui pengiraan yang dilakukan oleh komputer. Perhatian! Untuk tujuan pemindahan baki, stok awal dan stok akhir mesti dicatatkan dengan nilai yang sama.

Contoh Pemindahan Baki Supaya lebih mudah difahami, di sini ditunjukkan satu contoh mudah pemindahkan baki yang dibuat melalui kunci kirakira terakhir yang diperolehi dari perakaunan sebelumnya. Berikut adalah contoh kunci kira-kira tersebut.

Sebenarnya bukan semua baki akaun-akaun dari perakaunan yang lama perlu dipindahkan ke perakaunan yang baharu. Hanya baki akaun-akaun sebenar iaitu A9

2.

A10

Panduan Penggunaan Perisian

5.

Setkan nombor akaun, misalnya “BNK001” dan nama akaun, misalnya “Bank XYZ”.

6.

Setkan baki yang ditunjukkan di atas penyata ke ruangan “Baki B/F”, kemudian tekan butang [OK].

7.

Ulang kembali dari langkah satu untuk semua akaunakaun (kecuali “Stok barang niaga”) yang ditunjukkan di atas penyata.

Merekodkan Baki Stok

Bagi stok barang niaga, nilai stok perlu direkodkan melalui properti tempoh kewangan. Sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Laksanakan opsyen “Kewangan->Pengurus Kewangan”, kotak dialog “Pengurus Kewangan” akan dipaparkan.

2.

Sila pilih tempoh kewangan yang dikehendaki (biasanya dipilih secara automatik), kemudian tekan butang [Kemaskini…]. Kotak dialog properti tempoh kewangan seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah … akan dipaparkan.

3.

Sila isikan nilai “Stok Awal” dan “Stok Akhir” sebanyak RM32000 (berpandukan contoh), kemudian tekan [OK]. Seterusnya tutup kotak dialog “Pengurus Tempoh Kewangan”.

Gambarajah AS2.03 : Contoh kunci kira-kira dari sistem perakaunan asal.

Merekodkan Baki Akaun Berpandukan penyata di atas, anda perlu mencipta akaun-akaun yang terlibat dan memasukan nilai baki ke ruangan “Baki B/F”. Sebagai contoh, untuk mencipta dan memasukkan baki akaun tunai di bank, sila ikut langkah-langkah berikut: 3.

Laksanakan opsyen “Fail->Baharu->Lejar->Akaun”. Skrin input akaun yang mengandungi maklumat akaun yang baru dicipta akan dipaparkan.

4.

Kemudian setkan kepala akaun ke “Banks – 12”. Ini adalah kepala bagi akaun bank yang dicipta secara atuomatik apabila apabila databes baharu dicipta. Kepala akaun yang digunakan akan menentukan jenis akaun yang baru dihasilkan.

A11

Tempoh Tempoh

Berikut adalah kunci kira-kira yang sepatutnya dihasilkan apabila semua akaun dan bakinya selesai dimasukkan.

A12

Panduan Penggunaan Perisian

diperingkat permulaan menggunakan Accounting Spider. Walau bagaimana pun, penggunaan tempoh kewangan yang baik perlu mematuhi syarat-syarat berikut: 1.

Setiap tempoh kewangan perlu mempunyai jangkamasa yang sama, misalnya setahun atau enam bulan.

2.

Tempoh kewangan mestilah berturutan, iaitu permulaan tempoh kewangan baharu mestilah sehari selepas tarikh akhir tempoh kewangan terdahulu.

3.

Tempoh kewangan juga tidak boleh bertindih antara satu sama lain.

4.

Nilai stok permulaan sesuatu tempoh kewangan mestilah sama dengan nilai stok akhir tempoh kewangan sebelumnya.

MENYELENGGARA TEMPOH KEWANGAN Gambarajah AS2.04 : Kunci kira-kira yang dihasilkan melalui Accounting Spider selepas proses pemindahan baki.

Sekarang sistem akaun anda telah pun tersedia untuk digunakan bagi merekodkan transaksi-transaksi seterusnya.

Menggunakan Tempoh Kewangan Dengan Betul

Accounting Spider dilengkapi dengan satu fungsi khusus untuk mengurus tempoh-tempoh kewangan yang terdapat di dalam databes, iaitu opsyen “Fail->Pengurusan->Pengurus Tempoh Kewangan…”. Apabila opsyen ini di laksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah AS2.05 akan dipaparkan. Melalui Pengurus Tempoh Kewangan, anda boleh membuat perubahan pada mana-mana tempoh kewangan yang dikehendaki sebagaimana yang akan dijelaskan di dalam tajuktajuk seterusnya.

Accounting Spider mempunyai sistem pengurusan tempoh kewangan yang agak fleksibel yang memberi lebih kebebasan kepada pengguna untuk membuat perubahan yang dikehendaki. Kebebasan ini penting untuk memudahkan pengguna membuat pindaan atau mebaiki kesilapan terutamanya A13

A14

Panduan Penggunaan Perisian

3.

Satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah AS2.05 akan dipaparkan. Sila ubah maklumat-maklumat yang dikehendaki, kemudian tekan [OK].

Menghapus Tempoh Kewangan

Bergantung kepada statusnya, sesetengah tempoh kewangan masih boleh dihapuskan. Untuk menghapuskan tempoh kewangan, sila ikut langkah-langkah berikut:

Gambarajah AS2.05 : Utiliti pengurus Tempoh Kewangan.

1.

Buka pengurus tempoh kewangan dengan melaksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Pengurus Tempoh Kewangan…”

2.

Apabila kotak dialog “Pengurus Tempoh Kewangan” dipaparkan, sila pilih tempoh kewangan yang dikehendaki, kemudian tekan butang [Kemaskini…].

3.

Apabila kotak dialog pengesahan di paparkan, sila tekan [OK].

Meminda Tempoh Kewangan

Menutup Akaun

Beberapa maklumat daripada tempoh kewangan yang sedia ada boleh dipinda bergantung kepada status tempoh kewangan tersebut. Untuk meminda tempoh kewangan, sila ikut langkah-langkah berikut:

Istilah “Tutup akaun” biasa digunakan di dalam sistem perakaunan konvensional di mana untung rugi sesuatu perniagaan akan dikira dan semua akaun-akaun di dalam buku lejar akan ditutup. Baki akaun-akaun tersebut akan dipindahkan ke buku lejar yang baharu.

1.

2.

Buka pengurus tempoh kewangan dengan melaksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Pengurus Tempoh Kewangan…” Apabila kotak dialog “Pengurus Tempoh Kewangan” dipaparkan, sila pilih tempoh kewangan yang dikehendaki, kemudian tekan butang [Kemaskini…].

A15

Accounting Spider adalah sistem perakaunan berkomputer di mana proses penutupan akaun adalah lebih kepada proses penutupan suatu tempoh kewangan. Akaun-akaun sebenarnya tidak ditutup, sebaliknya hanya entri-entri yang terlibat akan ditanda atau diberi status “ditutup”. Entri-entri ini dikekalkan di dalam akaun bagi membolehkannya terus dianalisa di masa akan datang. Keuntungan atau kerugian yang diperolehi A16

Untuk menutup suatu tempoh perakaunan, sila laksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Tutup Akaun…”. Apabila dilaksanakan, kotak dialog berikut akan dipaparkan.

Panduan Penggunaan Perisian

dari tempoh kewangan yang ditutup akan dimasukkan ke akaun “Untung/rugi terkumpul”.

sekiranya anda telah menutup suatu tempoh kewangan secara tidak sengaja atau tetinggal langkah-langkah penting sebelum penutupan akaun. Untuk membuka semula suatu tempoh perakaunan, sila laksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Buka Semula Akaun…”. Apabila dilaksanakan, kotak dialog berikut akan dipaparkan.

Gambarajah AS2.06 : Kotak dialog pengesahan penutupan akaun. Gambarajah AS2.07 : Kotak dialog pengesahan buka semula akaun.

Sila pilih tempoh kewangan yang hendak ditutup, kemudian tekan [OK]. Tempoh kewangan semasa tidak dimasukkan ke senarai kerana ia tidak dibenarkan untuk ditutup. Tempoh-tempoh kewangan yang telah ditutup juga tidak akan disenaraikan.

Sila pilih tempoh kewangan yang hendak dibuka semula, kemudian tekan [OK].

Meringkas Akaun

Membuka Semula Akaun Tempoh kewangan yang telah ditutup boleh dibuka semula selagi tidak ada sebarang pindaan dilakukan kepada entrientri yang terlibat semasa ia ditutup. Fungsi ini berguna A17

Entri-entri perakaunan dari tempoh perakaunan yang telah ditutup dikekalkan di dalam akaun untuk di analisa apabila perlu. Masalahnya, entri-entri ini akan meyebabkan saiz rekod mejadi besar. Selain menggunakan ruang memori dan cakera yang A18

Bagi menyediakan kondisi yang terbaik, Accounting Spider dilengkapi dengan fungsi khas iaitu fungsi meringkaskan akaun. Fungsi ini akan menggabungkan semua entri yang telah ditutup pada bulan yang sama menjadikan hanya satu entri. Dengan cara ini saiz rekod boleh dikecilkan dan analisa-analisa bulanan masih boleh dilakukan ke atas entri-entri tersebut. Tempoh kewangan yang telah diringkaskan mungkin tidak boleh dibuka semula.

Membersihkan Akaun

Panduan Penggunaan Perisian

besar, ia juga mungkin akan meyebabkan operasi sistem menjadi perlahan.

Ini adalah jalan terakhir untuk mengecilkan saiz rekod keperingkat maksima. Apabila akaun dibersihkan, semua entrientri yang terlibat akan dihapuskan dari akaun. Tempoh kewangan yang mmempunyai entri-entri yang telah dibersihkan tidak boleh dibuka semula. Untuk membersihkan akaun, sila laksanakan opsyen “Fail->Pengurusan->Bersihkan Akaun…”. Apabila dilaksanakan, kotak dialog berikut akan dipaparkan.

Untuk meringkaskan akaun, sila laksanakan opsyen “Fail>Pengurusan->Ringkaskan Akaun…”. Apabila dilaksanakan, kotak dialog berikut akan dipaparkan.

Gambarajah AS2.09 : Kotak dialog pengesahana untuk membersihkan akaun.

Sila pilih tempoh kewangan yang hendak dibersihkan, kemudian tekan [OK]. Sistem akan menghapuskan semua entri bagi tempoh perakaunan tersebut.

Gambarajah AS2.08 : Kotak dialog pengesahan untuk meringkaskan akaun.

Sila pilih tempoh kewangan yang hendak diringkaskan, kemudian tekan [OK]. Sistem akan meringkaskan semua entri bagi tempoh perakaunan tersebut.

A19

A20

Panduan Penggunaan Perisian

AKAUN ANGGAPAN

Menyelenggara Akaun Anggapan

Akaun anggapan (default account) ialah akaun yang akan digunakan apabila akaun yang diperlukan tidak ditemui atau tidak dinyatakan. Cara ini digunakan bagi mengelakkan kegagalan merekodkan entri perakaunan bagi sesuatu transaksi.

Akaun-akaun anggapan biasanya dicipta secara automatik oleh sistem tanpa disedari oleh pengguna. Walau bagaimana pun Accounting Spider dilengkapi dengan opsyen khusus bagi membolehkan akaun anggapan disetkan kepada akaun-akaun tertentu, iaitu opsyen Spesifikasi Akaun Anggapan.

Sekiranya anda merekodkan entri perakaunan melalui modul Jurnal, masalah akaun tidak ditemui atau tidak ditentukan bagi sesuatu entiti mungkin tidak timbul. Ini adalah kerana semua akaun yang diperlukan dipilih secara manual. Tetapi sekiranya anda menggunakan klien yang membuat catatan entri perakaunan secara automatik seperti Billing Spider, maka akaun-akaun yang hilang atau tidak dinyatakan adalah biasa. Apabila akaun bagi sesuatu entiti diperlukan, sistem akan memilih akaun mengikut keutamaan berikut: 1.

Sistem akan cuba mendapatkan akaun yang telah ditentukan bagi entiti tersebut.

2.

Sekiranya akan yang diperlukan tidak ditemui atau tidak ditentukan, sistem akan mendapatkan akaun anggapan.

3.

Sekiranya akaun anggapan juga tidak ditemui, sistem akan mencipta satu akaun baru yang kemudiannya disetkan sebagai akaun anggapan.

Akaun anggapan akan dikongsi oleh lebih dari satu entiti. Ini bermakna penggunaan akaun anggapan akan menyebabkan perincian pada penyata berkurangan. Walau bagaimana pun ia tidak akan menjejaskan baki penyata-penyata penting seperti Penyata Pendapatan dan Kunci Kira-kira. Bagi menghasilkan penyata yang lebih jitu, anda dinasihatkan supaya menggunakan akaun individu bagi setiap entiti seperti Produk, Servis dan sebagainya. Penggunaan akaun individu bagi penghutang dan pemiutang boleh dianggap sebagai mandatori.

A21

Gambarajah AS2.10 : Kotak dialog spesifikasi akaun anggapan.

Opsyen ini boleh dilaksanakan melalui menu “Fail>Pengurusan->Spesifikasi Utama…”. Apabila kotak dialog Spesifikasi Utama dipaparkan, sila pilih tab “Akaun Anggapan”. A22

1.

Pilih akaun anggapan yang dikehendaki.

2.

Tekan butang [Tukar…]. Kotak dialog untuk memilih akaun seperti yang ditunjukkan dalam gambarajah AS2.11 akan dipaparkan.

3.

Sila pilih akaun yang hendak disetkan sebagai akaun anggapan, kemudian tekan butang [OK].

4.

Selesai.

3. MODUL LEJAR

Panduan Penggunaan Perisian

Kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah AS2.10 akan dipaparkan. Di sini anda boleh menukar akaun anggapan yang dikehendaki seperti berikut:

Modul lejar adalah khusus untuk menyelenggara akaunakaun yang terdapat di dalam databes. Fungsi modul ini adalah sama dengan fungsi buku lejar di dalam sistem perakaunan konvensional kecuali catatan ke akaun akan dilakukan secara automatik apabila entri jurnal dimasukkan. Gambarajah berikut menunjukkan contoh paparan skrin modul lejar.

Gambarajah AS3.01 : Contoh paparan skrin modul lejar di dalam Window Vista.

Bar Arahan

Gambarajah AS2.11 : Kotak dialog pemilihan akaun.

Modul Lejar menggunakan bar arahan penyuntingan rekod yang lazim. Sila rujuk penjelasan mengenainya di bawah

A23

A24

Ruangkerja Gambarajah di bawah menunjukkan ruangkerja yang terdapat pada modul dokumen.

komponen

Panduan Penggunaan Perisian

tajuk Bar Arahan di dalam bab 4: MENGGUNAKAN BILLLING SPIDER.

sebenar adalah akaun yang diambil kira bagi sepanjang perniagaan iaitu akaun-akaun Aset, Liabiliti dan Ekuiti. Baki akaun-akaun ini akan digunakan untuk menghasilkan Kunci Kirakira. Akaun sementara pula adalah akaun-akaun yang mempunyai baki yang sah untuk satu tempoh kewangan sahaja iaitu akaun-akaun Belian, Jualan, Hasil dan Belanja. Akaunakaun ini akan digunakan untuk mengira pendapatan sesuatu perniagaan dan akan dikosongkan apabila tempoh perakaunan tersebut ditutup. Baki akaun-akaun ini akan memberi kesan kepada Penyata Pendapatan. Di dalam Accounting Spider, setiap jenis akaun akan diperinci kepada beberapa sub-jenis seperti berikut: JENIS AKAUN Aset

SUB-JENIS Tunai • Bank • • Aset Semasa • Penghutang Aset Tetap •

Liabiliti

• • • •

Liabiliti Semasa Pemiutang Overdraft Liabiliti Jangka Panjang

Ekuiti

• •

Modal Untung Rugi Terkumpul

Gambarajah 4.05 : Bar arahan penyuntingan rekod.

Belian

• •

Belian Jualan Dipulangkan

Memahami Jenis-jenis Akaun

Jualan

Pada asasnya akaun-akaun dibahagikan kepada dua kumpulan utama iaitu akaun-akaun “sebenar” (real accounts) dan akaun-akaun “sementara” (nominal accounts). Akaun

• •

Jualan Belian Dipulangkan

Hasil

• •

Hasil Operasi Hasil Bukan Operasi

A25

A26

• •

Panduan Penggunaan Perisian

Belanja

Belanja Operasi Belanja Bukan Operasi

MENYELENGGARA AKAUN Accounting Spider beroperasi menggunakan akaun-akaun sebagaimana sistem lejar kovensional. Akaun-akaun ini mungkin dicipta secara manual samaada secara langsung melalui Accounting Spider atau secara tidak langsung melalui perisian klien yang lain. Terdapat juga akaun-akaun yang dihasilkan secara automatik mengikut keperluan. Accounting Spider dilengkapi satu modul khas iaitu modul “"Lejar” untuk mengurus akaun-akaun ini. Cara anda menyusun akaun-akaun di dalam lejar ini akan mempengaruhi bentuk penyata yang bakal dihasilkan.

Mendaftar Kepala Akaun Kepala akaun adalah merupakan satu folder yang digunakan untuk mengumpul akaun-akaun dari jenis yang sama supaya senang diurus. Oleh kerana akaun-akaun yang diletakkan di dalam satu kepala adalah dari jenis yang sama, maka jenis akaun perlu disetkan melalui rekod kepala akaun tersebut. Untuk mendaftar kepala akaun yang baharu, anda perlu menggunakan opsyen “Fail->Baharu->Lejar->Kepala Akaun”. Fungsi ini juga boleh dilaksanakan melalui butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat kepala akaun sedang dipaparkan. Butang [Baharu] yang terdapat di atas skrin input juga mempunyai fungsi yang sama.

A27

Gambarajah 3.02 : Skrin input maklumat kepala akaun.

Mendaftar Akaun Akaun digunakan untuk menyimpan transaksi kewangan yang mewakili sesuatu entiti atau parameter tertentu, misalnya penghutang, pemiutang, jualan barangan, perbelanjaan dan lainlain lagi. Untuk mendaftar akaun yang baharu, anda perlu menggunakan opsyen “Fail->Baharu->Lejar->Akaun”. Fungsi ini ] yang berada di atas juga boleh dilaksanakan melalui butang [ bar arahan semasa skrin input maklumat akaun sedang dipaparkan. Butang [Baharu] yang terdapat di atas skrin input juga mempunyai fungsi yang sama. Anda juga boleh mencipta akaun baharu secara langsung dari skrin input kepada akaun yang dikehendaki dengan menggunakan butang [Cipta akaun baharu dalam kepala ini] yang terdapat di atas skrin input kepala akaun tersebut.

A28

Panduan Penggunaan Perisian

4. MODUL JURNAL

Modul Jurnal adalah satu modul khusus untuk merekodkan transaksi-transaksi yang berlaku di dalam suatu perniagaan seperti mana biasa dilakukan melalui Buku Jurnal di dalam sistem perakaunan konvensional. Walau bagaimanapun penggunaan jurnal di dalam Accounting Spider adalah lebih mudah kerana semua catatan ke lejar akan dipindahkan secara automatik. Disamping itu, modul ini juga dilengkapi sistem penapisan akaun dan pengesanan ralat untuk mengurangkan kesilapan semasa memasukkan data. Gambarajah di bawah menunjukkan contoh skrin modul Jurnal yang dijalankan pada Windows Vista.

Gambarajah 3.02 : Bar suis Billing Spider.

Mendaftar Perujuk Akaun Perujuk akaun adalah satu rekod untuk menyimpan rujukan yang belum dapat ditentukan sehingga entiti sebenar diketahui. Ia juga dikenali sebagai jenis akaun lanjutan (extended account type).

Gambarajah 3.02 : Bar suis Billing Spider.

Untuk mendaftar perujuk akaun yang baharu, anda perlu menggunakan opsyen “Fail->Baharu->Lejar->Perujuk Akaun”. Fungsi ini juga boleh dilaksanakan melalui butang [ ] yang berada di atas bar arahan semasa skrin input maklumat perujuk akaun sedang dipaparkan. Butang [Baharu] yang terdapat di atas skrin input juga mempunyai fungsi yang sama. A29

Gambarajah AS4.01 : Modul Jurnal pada Accountig Spider yang dijalankan pada Windows Vista.

A30

MEREKODKAN TRANSAKSI

Modul Jurnal menggunakan bar arahan penyuntingan rekod yang lazim. Sila rujuk penjelasan mengenainya di bawah tajuk Bar Arahan di dalam bab 4: MENGGUNAKAN BILLLING SPIDER.

Ruangkerja Gambarajah di bawah menunjukkan ruangkerja yang terdapat pada modul dokumen.

komponen

Panduan Penggunaan Perisian

Bar Arahan

Semua transaksi perniagaan perlu direkodkan melalui modul Jurnal. Walau bagaimanapun tidak semua entri yang berada di dalam jurnal dimasukkan secara manual melaui modul ini, sebaliknya terdapat entri-entri yang direkodkan oleh aplikasiaplikasi lain secara automatik. Sebagai contoh, sekiranya anda menggunakan klien seperti Billing Spider, semua entri perakaunan akan direkodkan secara automatik apabila bil-bil dikeluarkan. Selain Billing Spider, terdapat beberapa lagi perisian klien lain yang membuat catatan ke jurnal secara automatik mengikut keperluan. Di dalam modul jurnal disediakan beberapa skrin input untuk merekodkan transaksi-transaksi yang berlainan iaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Jurnal Am Jurnal Terimaan Tunai Jurnal Pembayaran Tunai Jurnal Jualan. Jurnal Belian Jurnal Pemulangan Jualan Jurnal Pemulangan Belian Jurnal Kontra

Akaun-akaun yang akan digunakan akan ditapis mengikut jenis transaksi yang direkodkan bagi mengurangkan kesilapan. Adalah penting untuk anda menggunakan jurnal yang betul mengikut transaksi yang akan direkodkan. Tajuk-tajuk seterusnya akan menjelaskan tentang jenis-jenis jurnal ini dan cara menggunakannya. Accounting Spider membenarkan entri jurnal berbentuk komposit, iaitu entri yang melibatkan lebih dari dua akaun. Semua jenis jurnal akan dijelaskan bersama contoh-contoh yang bersesuaian di dalam tajuk-tajuk seterusnya.

Gambarajah 4.05 : Bar arahan penyuntingan rekod.

A31

A32

Panduan Penggunaan Perisian

Menggunakan Jurnal Am Jurnal Am perlu digunakan untuk merekodkan transaksitransaksi yang dirasakan tidak sesuai untuk direkodkan melalui mana-mana jurnal khusus. Sistem penapisan Jurnal Am membenarkan penggunaan hampir semua jenis akaun kecuali akaun-akaun Tunai dan Bank.

Contoh: Penggunaan biasa Jurnal Am adalah untuk merekodkan pembayaran atau penerimaan yang dimasukkan terus ke akaun, misalnya pembayaran komisyen kepada pelanggan atau pengedar yang berdaftar. Sebagai contoh, katakan syarikat ABC Book Store telah menggunakan satu sistem tajaan untuk meningkatkan jualan, iaitu dengan menawarkan komisyen sebanyak 5 peratus kepada pengedar dari nilai belian yang dibuat oleh pengedar yang ditajanya. Katakan, Ahmad yang telah ditaja oleh Yusoff telah membuat belian sebanyak RM1000, jadi pihak syarikat perlu membayar komisyen sebanyak RM50 kepada Yusoff. Oleh kerana Yusoff adalah pengedar berdaftar dan mempunyai akaun, maka jumlah tersebut tidak diberikan dalam bentuk tunai yang nyata, sebaliknya ia direkodkan terus ke akaunnya. Entri ini melibatkan akaun-akaun seperti berikut: AKAUN Yusoff Komisyen

JENIS Penghutang/Pemiutang Belanja

DEBIT RM50

KREDIT RM50

Di dalam Accounting Spider, transaksi ini perlu direkodkan melalui Jurnal Am seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

A33

Gambarajah AS4.02 : Contoh entri Jurnal Am Accounting Spider.

Merekodkan Terimaan Tunai Yang dimaksudkan dengan Terimaan Tunai ialah sebarang terimaan nilai yang melibatkan tunai yang nyata iaitu wang tunai, cek atau tunai yang dipindahkan terus ke akaun bank. Di dalam Accounting Spider, semua transaksi yang melibatkan terimaan tunai nyata perlu direkodkan melalui Jurnal Terimaan Tunai. Ini penting bagi memastikan penyata aliran tunai dapat dihasilkan dengan betul. Transaksi jualan tunai juga perlu direkodkan melalui Jurnal Terimaan Tunai, bukan melalui Jurnal Jualan.

Contoh: Katakan syarikat ABC Book Store telah menerima pembayaran daripada Ahmad (pelanggan berdaftar) untuk melunaskan hutangnya sebanyak RM500. Oleh kerana transaksi ini melibatkan tunai yang nyata, maka ia perlu direkodkan melalui A34

AKAUN Tunai Ahmad

JENIS Tunai Penghutang

DEBIT RM500

KREDIT

Panduan Penggunaan Perisian

Jurnal Terimaan Tunai. Entri ini akan melibatkan akaun-akaun seperti berikut:

bank. Di dalam Accounting Spider, semua transaksi yang melibatkan pembayaran tunai nyata perlu direkodkan melalui Jurnal Bayaran Tunai bagi bagi memastikan penyata aliran tunai dapat dihasilkan dengan betul. Sebarang transaksi belian tunai juga perlu direkodkan melalui Jurnal Bayaran Tunai, bukan melalui Jurnal Belian.

RM500

Contoh entri ini direkodkan melalui Jurnal Terimaan Tunai pada Accounting Spider adalah seperti ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

Gambarajah AS4.04 : Contoh entri Jurnal Bayaran Tunai.

Contoh: Katakan syarikat ABC Book Store telah membuat pembayaran tunai kepada XYZ Publication (penerbit) melunaskan kredit sebanyak RM3000 dengan menggunakan cek. Oleh kerana transaksi ini melibatkan tunai yang nyata, maka ia perlu direkodkan melalui Jurnal Bayaran Tunai. Entri ini akan melibatkan akaun-akaun seperti berikut:

Gambarajah AS4.03 : Contoh entri Jurnal Terimaan Tunai.

Merekodkan Pembayaran Tunai Yang dimaksudkan dengan Pembayaran Tunai pula ialah sebarang pembayaran nilai yang melibatkan tunai yang nyata iaitu wang tunai, cek atau tunai yang dipindahkan terus ke akaun A35

A36

JENIS Pemiutang Bank

DEBIT RM3000

Panduan Penggunaan Perisian

AKAUN XYZ Publication Bank

KREDIT RM3000

Contoh entri ini direkodkan melalui Jurnal Bayaran Tunai pada Accounting Spider adalah seperti ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

Merekodkan Jualan Accounting Spider menyediakan satu jurnal khusus untuk merekodkan transaksi-transaksi jualan, iaitu Jurnal Jualan. Oleh kerana jualan tunai perlu direkodkan melalui Jurnal Terimaan Tunai, maka Jurnal Jualan adalah lebih khusus untuk jualan secara kredit.

Gambarajah AS4.05 : Contoh entri Jurnal Jualan.

Contoh: Katakan syarikat ABC Book Store telah membuat jualan secara kredit kepada Abdul (pelanggan berdaftar) berjumlah RM250. Untuk merekodkan transaksi tersebut, akaun-akaun yang terlibat adalah seperti berikut: AKAUN Buku Alatulis Kertas Abdul

JENIS Jualan Jualan Jualan Penghutang

DEBIT RM120 RM 60 RM 70

KREDIT

Merekodkan Belian Di dalam Accounting Spider, transaksi-transaksi belian juga direkodkan melalui satu jurnal khusus iaitu Jurnal Belian. Oleh kerana belian secara tunai perlu direkodkan melalui Jurnal Bayaran Tunai maka Jurnal Belian adalah lebih khusus untuk belian secara kredit.

Contoh: RM250

Contoh entri ini apabila direkodkan melalui Jurnal Jualan adalah seperti ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

A37

Katakan syarikat ABC Book Store telah membuat belian secara kredit daripada XYZ Publication (pembekal berdaftar) berjumlah RM5200. Untuk merekodkan transaksi tersebut, akaunakaun yang terlibat adalah seperti berikut:

A38

JENIS Pemiutang Belian

DEBIT RM5200

KREDIT RM2300 RM1500 RM1000 RM 400

Contoh entri ini apabila direkodkan melalui Jurnal Belian adalah seperti ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

Panduan Penggunaan Perisian

AKAUN XYZ Publication Buku Alatulis Stensil Majalah

penggunaan akaun jenis khusus iaitu akaun Jualan Dipulangkan akan menghasilkan Penyata Pendapatan yang lebih lengkap.

Contoh:

Katakan, syarikat ABC Book Store telah menerima beberapa buah buku yang rosak yang dipulangkan oleh Ahmad (pelanggan berdaftar). Semua buku-buku yang dipulangkan itu bernilai RM54. Untuk merekodkan transaksi tersebut, akaunakaun yang terlibat adalah seperti berikut: AKAUN Ahmad Buku

JENIS Penghutang Jualan Dipulangkan

DEBIT RM54

KREDIT RM54

Contoh entri ini apabila direkodkan melalui Jurnal Jualan Dipulangkan adalah seperti ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

Gambarajah AS4.06 : Contoh entri Jurnal Belian.

Merekodkan Pemulangan Jualan Bagi kebanyakan perniagaan, pemulangan barangan yang telah dijual hanya dibenarkan untuk pelanggan berdaftar yang membuat belian secara kredit. Anda boleh menggunakan akaun Jualan untuk merekodkan jualan yang dipulangkan, tetapi A39

Gambarajah AS4.07 : Contoh entri Jurnal Pemulangan Jualan. A40

Panduan Penggunaan Perisian

Merekodkan Pemulangan Belian

Untuk merekodkan transaksi tersebut, akaun-akaun yang terlibat adalah seperti berikut:

Terdapat juga keadaan di mana sesebuah syarikat perlu memulangkan kembali barangan yang telah dibeli dari pembekal atas sebab-sebab yang tertentu. Biasanya transaksi ini hanya dibenarkan bagi urusan yang dibuat secara kredit sahaja. Anda boleh menggunakan akaun Belian untuk merekodkan belian yang di pulangkan, tetapi penggunaan akaun jenis khusus iaitu akaun Belian Dipulangkan akan menghasilkan Penyata Pendapatan yang lebih lengkap.

AKAUN Alatulis XYZ Publication

JENIS Belian Dipulangkan Pemiutang

DEBIT RM300

KREDIT RM300

Contoh entri ini apabila direkodkan melalui Jurnal Jualan Dipulangkan adalah seperti ditunjukkan di dalam gambarajah di bawah.

Menggunakan Jurnal Kontra Accounting Spider menyediakan satu jurnal khusus bagi membolehkan baki sesuatu akaun dipindahkan ke akaun yang lain, walau bagaimana pun hanya pemindahan baki dari akaun yang mempunyai jenis yang sama sahaja yang dibenarkan. Jurnal ini dikenali sebagai Jurnal Kontra.

Contoh: Contoh biasa penggunaan Jurnal Kontra ialah untuk merekodkan pemindahan tunai di tangan ke bank atau sebaliknya. Transaksi ini tidak memberikan kesan kepada Penyata Pendapatan mahu pun Kunci Kira-kira, tetapi ia penting untuk tujuan penyelarasan penyata bank. Katakan, syarikat ABC Book Store mahu memindahkan wang tunai berjumlah RM6000 ke dua buah bank yang berasingan. Akaun-akaun yang terlibat untuk merekodkan transaksi ini ialah seperti berikut:

Gambarajah AS4.08 : Contoh entri Jurnal Pemulangan Belian.

Contoh: Katakan, syarikat ABC Book Store telah memulangkan beberapa alatulis yang rosak semasa penghantaran kepada pembekalnya iaitu syarikat XYZ Pulbication (pembekal berdaftar). Kesemua barangan yang dipulangkan adalah berjumlah RM300. A41

AKAUN Bank 1 Bank 2 Tunai ditangan A42

JENIS Bank Bank Tunai

DEBIT RM2000 RM4000

KREDIT RM6000

Panduan Penggunaan Perisian

Contoh entri ini apabila direkodkan melalui Jurnal Kontra adalah seperti ditunjukkan di dalam gambarajah berikut:

5. MENGHASILKAN PENYATA Melalui Accounting Spider, anda boleh menghasil dan mencetak penyata-penyata kewangan diperlukan. Untuk tujuan audit, biasanya Penyata Pendapatan dan Kunci Kira-kira diperlukan. Di samping itu terdapat juga penyata-penyata yang digunakan untuk tujuan analisa, misalnya Penyata Aliran Tunai.

Penyata Pendapatan

Penyata Pendapatan adalah satu penyata kewangan yang memberitahu jumlah pendapatan (keuntungan atau kerugian) yang diperolehi oleh sesebuah perniagaan di dalam satu jangkamasa yang tertentu. Perbandingan pendapatan dari satu tempoh dengan tempoh yang lain yang mempunyai jangkamasa yang sama boleh dijadikan kayu ukur untuk menilai prestasi sesuatu perniagaan.

Mencetak Penyata Pendapatan

Gambarajah AS4.09 : Contoh entri Jurnal Kontra.

Secara teorinya, Penyata Pendapatan boleh dihasilkan bagi mana-mana tempoh masa yang dikehendaki. Tetapi disebabkan pengiraan baki stok yang tepat diperlukan untuk menghasilkan penyata, maka penghasilan Penyata Pendapatan di dalam Accounting Spider di hadkan untuk satu-satu tempoh kewangan sahaja. Walau bagimana pun, bagi tempoh kewangan semasa, penghasilan penyata sehingga tarikh semasa (to date) dibenarkan. Untuk mencetak Penyata Pendapatan, sila ikut langkahlangkah berikut: 1.

A43

A44

Laksanakan opsyen “Laporan->Panyata Kewangan>Penyata Pendapatan”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah AS5.01 akan dipaparkan.

Sila pilih tempoh kewangan yang dikehendaki. Bagi tempoh kewangan semasa, tarikh akhir penyata boleh ditentukan. Anda boleh memasukkan nilai stok semasa (stok akhir) yang dikira secara manual atau membuat pengiraan secara automatik menggunakan butang [Kira Stok].

3.

Setelah selesai, tekan butang [OK]. Penyata Pendapatan yang dikehendaki akan dicetak ke Pemapar Laporan.

Panduan Penggunaan Perisian

2.

Gambarajah AS5.01 : Kotak dialog untuk mencetak Penyata Pendapatan. Gambarajah AS5.02 : Contoh Penyata Pendapatan.

Gambarajah berikut menunjukkan contoh Pendapatan yang dihasilkan melalui Accounting Spider.

Penyata

Kunci Kira-kira Kunci Kira-kira (sering juga disebut sebagai Lembaran Imbangan iaitu terjemahan dari Balance Sheet) juga merupakan satu dokumen penting yang diperlukan oleh pengaudit. Penyata A45

A46

Panduan Penggunaan Perisian

ini menggambarkan kekuatan atau kekukuhan sesuatu syarikat di mana semua nilai aset, liabilti dan ekuiti sesuatu syarikat di tunjukkan.

Gambarajah berikut menunjukkan contoh Pendapatan yang dihasilkan melalui Accounting Spider.

Selain itu, penyata ini juga boleh digunakan untuk mengesan kesilapan di dalam entri perakaunan. Bagi perakaunan yang betul, baki aset mestilah menyamai jumlah baki ekuiti dan liabiliti bagi menepati formula asas perakaunan iaitu:

Aset = Ekuiti + Liabiliti Sekiranya baki kedua-duanya tidak seimbang, bermakna terdapat kesilapan di dalam entri perakaunan yang sedang digunakan.

Mencetak Kunci Kira-kira Secara teori, Kunci Kira-kira mengambarkan kekuatan semasa syarikat, jadi ia boleh dihasilkan pada bila-bila masa. Dari segi praktikal, Kunci Kira-kira dihasilkan di penghujung sesuatu tempoh perakaunan. Untuk mencetak Kunci Kira-kira, sila ikut langkah-langkah berikut: 1.

Laksanakan opsyen “Laporan->Panyata Kewangan>Kunci Kira”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah AS5.04 akan dipaparkan.

2.

Sila pilih tempoh kewangan yang dikehendaki. Bagi tempoh kewangan semasa, tarikh akhir penyata boleh ditentukan dan biasanya disetkan ke tarikh semasa. Anda boleh memasukkan nilai stok semasa yang dikira secara manual atau membuat pengiraan secara automatik menggunakan butang [Kira Stok].

3.

Gambarajah AS5.03 : Contoh Kunci Kira-kira.

Setelah selesai, tekan butang [OK]. Kunci Kira-kira yang dikehendaki akan dicetak ke Pemapar Laporan.

A47

A48

Penyata

Panduan Penggunaan Perisian

2.

Sila setkan semua parameter yang dikehendaki. Setelah selesai, tekan butang [OK]. Penyata Aliran Tunai yang dikehendaki akan dicetak ke Pemapar Laporan.

Gambarajah berikut menunjukkan contoh Penyata Aliran Tunai yang dihasilkan melalui Accounting Spider.

Gambarajah AS5.04 : Kotak dialog untuk mencetak Kunci Kira-kira.

Penyata Aliran Tunai Penyata Aliran Tunai yang dicetak melalui Accounting Spider adalah merupakan penyata Aliran Tunai yang sebenar. Penyata ini boleh memberikan gambaran tentang kecairan aset sesebuah perniagaan. Di sini semua aliran keluar dan masuk wang tunai samada tunai di tangan atau tunai di bank akan dipaparkan secara bulanan.

Mencetak Penyata Aliran Tunai Untuk mencetak Penyata Aliran Tunai, sila ikut langkahlangkah berikut: 1.

Laksanakan opsyen “Laporan->Panyata Kewangan>Penyata Aliran Tunai”. Apabila opsyen ini dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah AS5.06 akan dipaparkan. A49

Gambarajah AS5.05 : Contoh Penyata Aliran Tunai.

A50

Panduan Penggunaan Perisian

dilaksanakan, satu kotak dialog seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah AS5.08 akan dipaparkan. 4.

Sila pilih opsyen yang dikehendaki, kemudian tekan butang [OK]. Penyata Imbang Duga yang dikehendaki akan dicetak ke Pemapar Laporan.

Gambarajah berikut menunjukkan contoh Penyata Imbang Duga yang dihasilkan melalui Accounting Spider.

Gambarajah AS5.06 : Kotak dialog untuk mencetak Penyata Aliran Tunai.

Penyata Imbang Duga Fungsi utama Penyata Imbang Duga adalah untuk mengesan sebarang kesilapan entri yang mungkin berlaku di dalam satu tempoh kewangan. Penyata ini akan memaparkan baki debit dan kredit bagi semua akaun di mana jumlah amaun bagi kedua-dua bahagian mestilah sama. Sekiranya berbeza bermakna terdapat kesilapan pada entri perakaunan.

Mencetak Penyata Imbang Duga Untuk mencetak Penyata Imbang Duga, sila ikut langkahlangkah berikut: 3.

Laksanakan opsyen >Penyata Imbang

“Laporan->Panyata KewanganDuga”. Apabila opsyen ini

A51

Gambarajah AS5.07 : Contoh Penyata Imbang Duga.

A52

Panduan Penggunaan Perisian

LAMPIRAN A: TEKS PEMBOLEHUBAH

Berikut adalah teks-teks pembolehubah yang digunakan untuk memformat borang templet. Teks-teks ini akan diganti dengan nilai atau kandungan sebenar mengikut kandungan dokumen yang dicetak. Di atas borang, pembolehubah ini hendaklah diletakkan di antara tanda ‘|’, contohnya “|SERIAL|”.

Gambarajah AS5.08 : Kotak dialog untuk mencetak Penyata Imbang Duga.

A53

PEMBOLEHUBAH

NILAI/KANDUNGAN

SERIAL

Nombor siri dokumen.

DATE

Tarikh dokumen.

ACCNUM

Kod pemilik dokumen sama ada pelanggan, pembekal atau mungkin entity lain.

CODE

Sama seperti ACCNUM.

NAME

Nama pemilik dokumen.

ICNUM

Nombor kad pengenalan pemilik dokumen.

ADDRESS

Alamat pemilik dokumen.

ZIPCODE

Poskod.

CITY

Bandar.

STATE

Negeri.

ATTN

Nama orang yang boleh dihubungi di pihak pemilik dokumen.

NUM

Nombor item. Ini adalah array yang perlu digunakan bersama nombor baris. Misalnya NUM[0] akan digantikan dengan nombor pada baris pertama.

A54

Keterangan item. Ini adalah array yang perlu digunakan bersama nombor baris. Misalnya DESC[0] akan digantikan dengan keterangan item yang berada pada baris pertama.

QTY

Kuantiti item. Ini adalah array yang perlu digunakan bersama nombor baris. Misalnya QTY[0] akan digantikan dengan kuantiti item yang berada pada baris pertama.

PRICE

Harga seunit bagi item. Ini adalah array yang perlu digunakan bersama nombor baris. Misalnya PRICE[0] akan digantikan dengan harga item yang berada pada baris pertama.

TOTAL

Jumlah harga. Ini adalah array yang perlu digunakan bersama nombor baris. Misalnya TOTAL[0] akan digantikan dengan jumlah harga bagi item yang berada pada baris pertama.

AMOUNT

Jumlah besar.

TAMOUNT

Jumlah besar dalam perkataan.

PAID

Jumlah yang telah dibayar.

TPAID

Jumlah yang telah dibayar dalam perkataan.

TODAY

Tarikh hari ini.

Pembolehubah-pembolehubah ini akan ditambah dari semasa ke semasa. Sila rujuk dokumentasi terkini melalui hompej.

A55

Panduan Penggunaan Perisian

DESC