Manual Alis

MANUAL DEL USUARIO

Manual del usuario” “SENA - Regional Boyacá

INDICE

1. INTRODUCCION 2. CARACTERISTICAS GENERALES 3. NORMAS DE USO GENERAL 4. ACCESO AL SISTEMA INDICE DE IMÁGENES 1. Ingreso a la aplicación 2. Formulario HOME 2.1. Barra de Menú 3. Formulario Principal 4. Formulario Registro 5. Formulario Encargado del Grupo 6. Formulario Usuario 7. Formulario Encargado del Préstamo 8. Formulario Elemento 9. Informe Préstamo Individual Elementos 10. Informe Formación 11. Informe Prestamos Sin Devolución 12. Informe Usuario 13. Informe General de Prestamos

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1. INTRODUCCION El área funcional de Almacén dentro de una organización tiene como misión asegurar la reposición, almacenamiento y distribución oportuna en cantidad y calidad óptima de los materiales de inventario requeridos por los usuarios internos de la compañía y de la entrega de materiales y equipos.

ALIS (Sistema de Información Almacén), es el resultado del trabajo desarrollado por un grupo de aprendices del Centro Minero pertenecientes a la Tecnología de Análisis, Diseño y Desarrollo de Sistemas de Información. Este manual tiene por objeto presentar de manera clara los pasos a seguir para trabajar en el software.

ALIS facilita la organización de la información que se maneja en los almacenes del área de extracción y comercialización de minerales. Los servicios que ofrece incluye información relacionada con: Prestamos, Paz y Salvos e Inventarios de materiales, herramientas, equipos y EPP (Elementos de protección personal).

ALIS es una herramienta informática con la finalidad de otorgar al almacenista la posibilidad de generar y presentar informes de acuerdo a las necesidades que se presenten, y así cumplir con lo distintos objetivos fijados para su administración, como son:

•Prestar mejor servicio al aprendiz. •Mejorar la generación y presentación de informes. •Continuar el proceso de actualización tecnológica establecido por el SENA de acuerdo a las TICS. •Conservar la integridad de la base de datos.

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2. CARACTERÍSTICAS GENERALES En el diseño del sistema se han tenido en cuenta las siguientes características:  Entorno Windows: Funciona en un entorno totalmente conocido y amigable.  Manejo Simple: se ha hecho una profunda simplificación de las pantallas, de modo de facilitar su uso por un lado y minimizar los tiempos necesarios para la capacitación, por el otro.

3. NORMAS DE USO GENERAL Teclado

 Tab. : Se desplaza el cursor al siguiente campo de la ventana activa.  Shift + Tab.: se desplaza el cursor entre los campos de la ventana activa en forma inversa a la tecla Tab.  Enter: Ejecuta la opción por defecto, que en la mayoría de los casos corresponde al botón Grabar del formulario, es decir que da ingreso en la tabla correspondiente los valores para los campos editados o bien elimina la entidad consultada. En los formularios de Búsqueda de información, la opción por defecto es la asignada al botón Buscar.  Esc: anula la operación en curso. También sale de la ventana actual.

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 Barra espaciadora: selecciona o anula las opciones de tipo check box o option buttons.

Mouse  Un Clic: se utiliza para ejecutar el comando de un botón, seleccionar las opciones del menú, activar o desactivar controles (check box o option button).  Doble Clic: habilita las opciones de edición para los elementos de una grilla o consulta en el caso de un formulario de búsqueda de información.

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4. ACCESO AL SISTEMA Para ingresar a la aplicación ALIS el usuario deberá abrir el icono del programa que se encuentra en el escritorio de Windows como se muestra en la figura 1:

14. Ingreso a la aplicación.

Figura 1. “Identificación ALIS”

A continuación la aplicación muestra el formulario llamado HOME (fig. 2), en el cual se encuentra el menu de ingreso a los demas formularios.

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2. Formulario Home

Menú

Figura 2.”Formulario HOME”

La barra Menú consta de los siguientes hipervínculos (fig. 2.1): 1. Principal: permite ingresar al formulario general donde se verifica la existencia del usuario, encargado del grupo, encargado del préstamo y elemento entre otros. 2. Registro: ingresa al formulario donde se registran los datos correspondientes al préstamo solicitado.

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3. Encargado Grupo: ingresa al formulario para registrar y modificar los datos del instructor o persona encargada del grupo de aprendices. 4. Usuario: ingresa al formulario donde se registran y modifican aprendiz.

los datos del

5. Encargado del préstamo: ingresa al formulario donde se registran y modifican los datos del encargado del almacén. 6. Elemento: ingresa al formulario donde se registran y modifican los elementos. 7. Informe Individual: ingresa al informe de todos los préstamos solicitados de un elemento. 8. Informe Formación: ingresa al informe de todos los préstamos solicitados por un grupo del centro. 9. Informe Deudores (prestamos sin devolución): ingresa al informe de todos los préstamos que aun no han sido regresados.

10. Informe Usuario: ingresa al informe de todos los préstamos solicitados por un solo usuario. 11. Informe General: ingresa al informe de todos los usuarios que han solicitado préstamos en el almacén.

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Figura 2.1. “Barra de Menú”

Nota: El acceso a una opción del menú se puede hacer:

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 A través de la barra de menú (con el mouse o teclado)  A través de la barra de herramientas (con el mouse)  A través del uso de las teclas de acceso rápido según cada opción (con el teclado) 3. Formulario Principal.

Figura 3.”Formulario General”

En el formulario General se observa que el Id (código o identificación) del “usuario, encargado del grupo, encargado del préstamo y elemento” son de selección; al seleccionar el id los demás datos de los campos automáticamente cambian o se llenan; si el id no se encuentra registrado, en la parte superior derecha de cada

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subtitulo existe un hipervínculo que lleva al formulario donde se puede adicionar o modificar los datos correspondientes al id solicitado. La fecha/hora de préstamo, fecha/hora de devolución y disponibilidad se adicionan o modifican en este formulario. 4. Formulario Registro.

Figura 4. “Formulario Registro”

Este formulario permite ingresar los datos básicos correspondientes al préstamo para su registro.

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5. Formulario Encargado Grupo.

Figura 5. “Formulario Encargado del Grupo”

Este formulario permite modificar o ingresar los datos del encargado del grupo.

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6. Formulario Usuario.

Figura 6. “Formulario Usuario”

Este formulario permite adicionar o modificar los datos que corresponden al aprendiz. Para adicionar o modificar una formación o ciudad de residencia en la parte inferior derecha del formulario existen dos hipervínculos que permiten acceder a los formularios correspondientes para realizar los cambios requeridos.

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7. Formulario Encargado de préstamo

Figura 7. “Formulario Encargado préstamo”

El formulario encargado del préstamo permite modificar o adicionar los datos correspondientes al almacenista.

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8. Formulario Elemento

Figura 8. “Formulario elemento”

Este formulario permite adicionar o modificar los datos referentes al elemento. Los botones nueva marca y nuevo proveedor permiten adicionar o modificar los datos en los formularios correspondientes.

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9. Informe Préstamo Individual Elementos

Figura 9. “informe préstamo individual elementos”

Este informe muestra los préstamos realizados de determinado elemento, ingresando el código del elemento.

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10. Informe Formación

Figura 10. “informe formación”

Este informe muestra los préstamos realizados a determinada área de formación, Ingresando el número de orden.

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11. Informe Prestamos Sin Devolución

Figura 11. “Informe prestamos sin devolución”

Este informe muestra los préstamos que aun no han sido regresados entre determinadas fechas.

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12. Informe Usuario

Figura 12. “Informe Usuario”

Este informe muestra los préstamos realizados a determinado usuario, ingresando el número de documento.

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13. Informe General de Prestamos

Figura 13. “Informe General”

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Este informe muestra los préstamos realizados a todos los usuarios del centro de formación.

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