Manajemen

1. PENGORGANISASIAN 1.1. Pengertian Pengorganisasian Pengorganisasian dan Organisasi sangat berkaitan erat. Pengorganisasian disebut organisasi secara dinamis, dimana dalam pengorganisasian terjadi proses yang sangat terencana untuk menentukan segala kegiatan yang akan dilakukan oleh suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi. Dalam perorganisasian terjadi pengambilan keputusan dalam menciptakan kerangka kerja. Kerangka kerja harus berisi rencana starategis secara garis besar bagaimana tujuan itu akan dapat dicapai dan kemampuan organisasi Sedangkan hasil dari pengorganisasian itu adalah organisasi yang disebut organisasi secara statis. Disebut statis karena organisasi dijadikan alat dan wadah oleh seorang manajer untuk melakukan kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi terdiri dari : 1. Goal Oriented Arragement, pengaturan yang berorientasi pada sasaran. 2. Psychosocial System, orang yang berinteraksi di dalam kelompok. 3. Technological System, orang yang menggunakan ilmu pengetahuan dan teknik. 4. Struktur System, Interaksi kegiatan yang terstruktur serta orang-orang yang bekerja sama dalam hubungan-hubungan yang terpola. 1.2. Tahap Organisasi Ada empat tahap yang menjadi dasar dalam melakukan proses pengorganisasian. 1. Pembagian Kerja (Division of Work) Dalam merencanakan berbagai kegiatan dan pekerjaan yang akan dilakukan suatu organisasi perlu disederhanakan agar mudah mempraktekannya. Upaya untuk meyederhanakan keseluruhan kegiatan yang kompleks menjadi lebih terperinci dan spesifik akan mempermudah dalam menempatkan karyawan. Proses pembagian kerja menjadi lebih rinci ini disebut spesialisasi pekerjaan. Keseluruhan pekerjaan tersebut diturunkan atau dibagi berdasarkan kriteria tertentu yang lebih spesifik. Semakin terspesialisasi seorang karyawan, maka ia akan semakin paham terhadap pekerjaanya. Secara teori maka semakin terspesialisasi maka akan perusahaan akan semakin produkif. Namun, spesialisasi pekerjaan ini juga memiliki dampak negatif. Karena hanya menguasai bidang pekerjaannya saja, akan timbul kejenuhan dalam bekerja, sehingga menimbulkan ketidakpuasan dalam bekerja yang akan mengakibatkan karyawan mengalami stress yang tinggi, kesehatan mental dan perkembangan pribadi yang rendah. 2. Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization) Setelah didapat spesifikasi, pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria yang sejenis. Proses pengelompokan ini disebut departementalisasi. Terdapat berbagai pendekatan dalam proses departementalisasi, Namun mana yang lebih baik? Semua pendekatan memiliki plus dan minus. Fungsional memberikan kemudahan organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang harus dilakukan dalam 1

organisasi. Kekurangannya akan agak menyulitkan ketika terdapat perbedaan kepentingan antar bagian yang berbeda. Hal ini dapat diatasi dengan pendekatan produk, dimana di setiap produk misalnya terdapat berbagai subbagian fungsional, dengan demikian konflik perbedaan dapat dihindari. Tapi pendekatan ini mungkin belum tentu sesuai dengan organisasi yang memiliki banyak branch atau malah tidak efektif bagi organisasi non profit. Jadi, penggunaan pendekatan dalam proses departementalisasi sangat situasional denga berbagai faktor yang dimiliki dan dihadapi oleh organisasi. 3. Penentuan Relasi (Hierarchy) Pekerjaan-pekerjaan yang sudah terspesifikasi dan berkelompok-kelompok kemudian memerlukan span of control, yaitu menentukan jumlah orang atau bagian dibawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen dan menentukan garis hierarki. Setelah itu menentukan chain of command, yaitu penjelasan mengenai batasan kewenangan siapa dan bagian mana yang akan melapor ke bagian yang sudah ditentukan, juga menentukan garis perintah hierarki paling atas sampai paling bawah. Dalam menentukan hierarki akan ditetapkan memakai jenis hierarki horizontal atau vertikal yang dimana masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. 4. Koordinasi (Coordination) Setelah semuanya telah terencana, yang selanjutnya dipikirkan adalah bagaimana agar organisasi yang sudah didesain sedemikian rupa ini berjalan dengan efektif dan efisien? Disinilah diperlukan koordinasi. Koordinasi adalah proses untuk meyatukan, mengkomunikasikan seluruh aktivitas dan kegiatan agar tujuan organisasi dapat dapt tercapai secara efektif dan efisien. Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan yang dilakukan tidak akan terarah dan cenderung akan membawa kepentingan diri masingmasing bagian. 1.3. Struktur Organisasi Faktor-faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi : • Strategi Organisasi Pilihan struktur yang tepat belum tentu menjamin kesuksesan dalam pencapaian tujuan, tapi bisa meningkatkan kemungkinan kesuksesan dalam mencapai tujuan. Strategi organisasi dibentuk sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Struktur organisasi juga dibentuk sebagai jalan untuk mencapai tujuan. Karena itu struktur organisasi haruslah sejalan dengan strategi organisasi. • Skala Organisasi Organisasi kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan, sedangkan organisasi yang besar memiliki struktur yang lebih kompleks. Perbedaan skala ini bisa menurut beberapa faktor, misalnya kita bisa melihat organisasi tersebut disebut besar karena jumlah tenaga kerjanya, pangsa pasar atau karena memiliki banyak cabang di berbagai daerah. • Teknologi 2

•

Faktor teknologi terkait dengan cara bagaimana sebuah produk dihasilkan oleh sebuah organisasi. Dalam aktivitasnya terdapat pekerjaan-pekerjaan rutin yang memerlukan bagian khusus untuk menanganinya. Pekerjaan rutin ini barangkali akan memiliki struktur yang lebih banyak bagiannya dibanding pekerjaan yang tidak rutin. Selain itu, faktor teknologi juga terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam menjalankan aktivitas organisasi. Misalnya jika sebuah organisasi menggunakan mesin dalam memproduksikan barangnya maka perlu ada bagian khusus yang memastikan pekerjaan di bagian yang menggunakkan mesin itu selalu berjalan dan juga memastikan mesin tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Lingkungan Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan menuntut organisasi unutk dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah. Sebaliknya, lingkungan organisasi yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur suatu organisasi. Bentuk-bentuk Organisasi: Organisasi Fungsional Organisasi Divisi Organisasi Matrik

1.4. Wewenang Wewenang atau authority adalah kekuasaan formal yang dimiliki seseorang yang telah dipilih unutk memimpin suatu organisasi. Baik sebagian, maupun keseluruhan dari organisasi. Posisi atau kedudukan seseorang ditentukan oleh wewenang yang dimilikinya. Semakin banyak wewenang yang dimiliki, maka semakin tinggi kedudukannya dalam organisasi tersebut. Dua pandangan mengenai kewenangan : • Pandangan Klasik Pandangan klasik menerangkan bahwa kewenangan pada dasarnya terlahir akibat dari adanya kewenangan yang lebih tinggi dari kewenangan yang diberikan. Dengan demikian, kewenangan menurut pandangan klasik bersifat dari hierarki yang atas ke hierarki yang bawah. • Pandangan Penerimaan Menurut pandangan penerimaan, tidak ada kewenangan yang serta merta dilakukan oleh bawahan. Bila seorang atasan memberi perintah dan tidak dijalankan oleh atasan bukan berarti atasan itu tidak memiliki kewenangan tapi yang kemudian dilakukan atasan tidak dapat diterima bawahan. Pandangan ini memandang bahwa kewenangan akan terjadi jika adanya penerimaan dari bawahan untuk melakukan perintah yang diberikan atasan. Jenis-jenis Kewenangan dalam Organisasi : 3

Kewenangan Lini (line authority) Orang-orang yang berada di dalam kewenangan lini adalah mereka yang bertanggung jawab terhadap berbagai kegiatan dalam organisasi. Garis wewenangnya dari atasan langsung diberikan kepada bawahannya. Keseluruhan bagian maupun subbagian saling mendukung dalam pencapaian tujuan organisasi Kewenangan Staff (staff authority) Kewenangan staff adalah mereka yang ditunjuk oleh organisasi untuk membantu bagianbagian dalam organisasi yang memiliki kewenangan lini. Biasanya berupa pelayanan atau saran, karena orang-orang ini biasannya memiliki keahlian tertentu seperti konsultan pajak. Orang tersebut tidak turun langsung dalam menjalankan pekerjaan organisasi dan tidak mempunyai kekuasaan unutk memberi perintah pada anggota organisasi. Kewenangan Fungsional (fungsional authority) Kewenangan fungsional adalah mereka yang berada dalam bagian tertentu di organisasi memiliki kewenangan lini dan kewenangan staff, namun karean tugasnya ia diberi kewenangan untuk melakukan kontrol atau koordinasi di bagian lainnya unutk memastikan bahwa kegiatan oraganisasi berjalan dengan baik dan sesuai aturan. 1.5. Delegasi Delegasi dapat terjadi karena adanya berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu pekerjaan. Keterbatasan ini dapat terjadi dari berbagai faktor, keterbatasan jumlah pekerja, keahlian, waktu pengerjaan dan lainnya. Jika tidak segera ditanggulangi, akan memperburuk kinerja organisasi. Karena itu dibutuhkan pendelegasian. Pelimpahan wewenang atau pendelegasian merupakan proses pengalihan tugas kepada orang lain yang sah menurut organisasi untuk melakukan berbagai aktivitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi. Manfaat dan Kendala Wewenang Manfaat wewenang :  Dengan adanya pelimpahan wewenang, bawahan yang menerima wewenang akan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan unutk melakuka hal yang baru itu.  Mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik. Karena bawahan lebih mengetahui keadaan yang terjadi, makak akan mendorong hasil yang lebih baik  Penyelesaian pekerjaan akan lebih cepat jika pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab. Kendala wewenang :  Pelimpahan kewenangan akan menjadi kendala jika staf yang diberi wewenang tidak memiliki kemampuan atau kapabilitas unutk mnerima dan menjalankan sesuatu yang didelegasikan kepadanya.  Pelimpahan wewenang akan berdampak pada kurangnya tanggung jawab atasan pada bawahannya. Pada beberapa kasus, pelimpahan wewenang menjadi pelarian tanggung 4

jawab atasan kepada bawahannya bukan lagi sebagai proses pembelajaran dan pemberian kepercayaan. 1.6. Sentralisasi dan Desentralisasi Sentralisasi adalah pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi, sehingga semua keputusan diputuskan oleh manajer tingkat atas. Sementara pada desentralisasi, pengambilan keputusan diambil dari berbagai masukan dari tingkat bawah. Sehingga pada desentralisasi, manajer tingkat bawah memiliki pengalaman dan mampu untuk mengambil keputusan

2. PENYUSUNAN PERSONALIA 2.1. Pengertian Penyusunan Personalia Pengertian penyusunan personalia atau staffingdilakukan dengan tujuan untuk memperoleh karyawan yang efektif untuk mengisi jabatan–jabatan yang kosong di suatu organisasi. Asas pengisian jabatan adalah “the right man in the right place” dan “the right man in the right job” asas ini perlu diterapkan untuk menghindari terjadinya “miss-manajemen” dalam kepegawaian. Untuk mencari orang yang tepat dalam mengisi jabatan maka perlu dilakukan pengadaan, penarikan, seleksi, penempatan, pemberhentian.

5

2.2. Pengadaan Pengadaan (procurement) adalah proses seleksi untuk mendapatkan karyawan baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk mendapatkannya dilakukan analisis jabatan (job analysis) untuk menganalisa pekerjaan apa saja yang harus di lakukan pada suatu jabatan. Hasil analisis jabatan adalah uraian pekerjaan (job description), uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan dan spesifikasi pekerjaan ( job spesification), uraian persyaratan seseorang dapat memangku suatu jabatan tertentu. Dengan job analysis, dapat diketahui : • Tugas dan tanggung jawab (job description). • Syarat-syarat (job spesification) tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan yang kososng. • Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan. •

Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.

•

Sumber-sumber tenaga kerja dan cara-cara penarikannya.

2.3. Penarikan Penarikan (recruiting) adalah kegiatan untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan. Sumber karyawan bisa didapat dari sumber internal dan eksternal. Sumber internal, yakni karyawan yang mengisi lowongan yang kosong berasal dari dalam perusahaan dengan cara mutasi baik secara vertikal mau pun horizontal. Mutasi vertikal berbentuk promosi, yaitu mutasi dengan cara penaikan pangkat dan demosi, yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat. Mutasi horizontal adalah pemindahan seorang karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya yang setara. Mutasi dilakukan atas dasar keinginan karyawan atau keinginan perusahaan dengan tujuan untuk penempatan kembali karyawan ke jabatan yang lebih sesuai dengan keahliannya. Sumber eksternal, yakni tenaga kerja di dapat dari orang-orang di luar perusahaan, yaitu dari lembaga-lebaga pemdidikan, kantor penempatan tenaga kerja, bursa tenaga kerja, nepotisme atau kawan-kawan karyawan. 2.4. Seleksi Seleksi (selection) adalah kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang di terima atau d tolak oleh perusahaan. Dasar seleksi berdasarkan job spesification. Metode seleksi ada 2 yaitu: metode non ilmiah, dimana seleksi dilaksanakan tidak di dasarkan kepada spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan, tapi didasarkan pada perkiraan dan pengalaman. Metode ilmiah dimana seleksi yang didasarkan pada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata serta berpedoman pada spesifikasi tertentu. Prosedur seleksi : • Seleksi surat-surat lamaran •

Pemeriksaan referensi

•

Wawancara pendahuluan 6

•

Seleksi ilmu pengetahuan

•

Tes psikologi

•

Tes kesehatan

•

Wawancara akhir dengan atasan langsung

•

Keputusan diterima atau tidak

2.5. Penempatan Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang yang telah lulus seleksi untuk menempati jabatan-jabatan tersebut sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi kerjanya pekerjanya. Dalam penempatannya dilakukan orientasi, yaitu memberi informasi karyawan baru tentang tugas dan tanggung jawabnya, informasi perusahaan serta memperkenalkan pada karyawan lama. Induksi yaitu kegiatan mempengaruhi tingkah laku karyawan baru agar dapat menyesuaikan diri dan menaati peraturan perusahaan. Dilakukan pula metode-metode latihan untuk melatih karyawan agar lebih produktif. Dengan metode on the job training, yakni menggunakan orang dalam perusahaan untuk melakukan pelatihan dan off the job training, yakni memakai trainer dan melakukan pelatihan di luar oragnisasi. 2.6. Pemberhentian Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan seorang karyawan dengan perusahaan. Pemberhentian bisa terjadi karena keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun atau meninggal dunia. Setiap karyawan yang berhenti selalu mengeluarkan biaya, sehingga ini merugikan perusahaan. Perputaran karyawan (Labour turn-over) yang terlalu sering dapat merugikan perusahaan dan menggambarkan manajemen perusahaan yang tidak stabil.

3. MOTIVASI 3.1. Pengertian Motivasi Motivasi berasal dari kata mavere yang berarti dorongan atau daya penggerak.Motivasi adalah tindakan untuk mempengaruhidan mendorong seseorang untuk berperilaku. Motivasi dilakukan untuk mendorong gairah kerja bawahan, agar mererka mau bekerja keras dengan memberikan seluruh kemampuannya dan ketrampilannya unutk mewujudkan tujuan peusahaan. Perusahaan bukan hanya mengharapkan karyawan mampu, cakap dan trampil tetapi yang terpenting mereka mau memiliki antusiasme dalam bekerja, mau bekerja dengan giat dan berkeinginan untuk mencapai hasil yang optimal 3.2. Model Motivasi 7

Model Tradisional (traditional model of motivation theory) Model tradisional memiliki asumsi bahwa pekerja tidak menyukai pekerjaannya, sehingga manajer harus memberi perintah dan mengawasi bawahan pada setiap pekerjaan. Pekerja akan menunjukkan kinerja yang baik jika diberi insentif yang tinggi. Contoh model ini terjadi di beberapa perusahaan seperti perusahaan asuransi atau perusahaan yang menggunakan salesman untuk melakukan pemasaran. Model Relasi Manusia (human relation model) Model ini berpandangan bahwa pekerjaaan yang terus-menerus dilakukan karyawan menyebabkan kejenuhandan berakibat pada penurunan motivasi. Pekerja akan menunjukkan peningkatan kerja jika kontak sosial dan hubungan antar relasi manusia. Hal ini membuat mereka merasa penting dan dibutuhkan bagi perusahaan, sehingga mereka akan menunjukkan kinerja yang baik. Contoh model ini masih terjadi di perusahaan seperti adanya kotak saran, diberlakukan seragam kerja unutk meminimalisasi diskriminasi, buletin pekerja dan lainnya. Model Sumber Daya Manusia (human resources model) Model ini beranggapan bahwa pada dasarnya manusia memiliki 2 faktor yakni tipe-X dan tipe-Y. Tipe-X adalah sifat manusia yang cenderung malas untuk bekerja dan harus dipaksa bekerja atau diimingi sesuatu. Tipe-Y adalah sifat manusia yang memiliki kecenderungan menyukai pekerjaannya dan bertindak aktif dalam bekerja, sehingga ia orang yang kreatif dan penuh inovasi. Untuk meningkatkan kinerjanya manajer perlu menciptakan suasana kerja yang memungkinkan setiap individu untuk dapat berkembang. 3.3. Teori –Teori Motivasi Teori Hierarki Kebutuhan dari Abraham Maslow Teori ini menyatakan bahwa orang-orang termotivasi untuk berperilaku dalam pekerjaanya unutk memenuhi kebutuhannya yang terdiri dari lima tingkatan yaitu kebutuhan fisik (physical needs), kebutuhan keamanan (safety and security needs), kebutuhan sosial (social/belongingness needs), kebutuhan penghargaan (esteem needs) dan kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization needs). Kebutuhan ini berlaku secara hierarki sehingga menurut Maslow, pemenuhannya berawal dari tingkat bawah hingga ke tingkat yang paling atas. Teori ERG dari Clayton Alderfer ERG adalah singkatan dari Existence,Relatednes,dan Growth. Alderfer membagi tingkatan kebutuhan manusia untuk bertahan hidup (existance), kebutuhan berinteraksi dengan sesama (related), dan kebutuhan untuk menyalurkan kreativitas dan bersikap produktif (growth). Aldefer berpendapat bahwa walaupun berlaku secara hierarkis, tapi tidak tetap, misalnya ketika kebutuhan related terpenuhi bukan berarti kebutuhan existencenya sudah terpenuhi dan jika misalnya kebutuhan growth terpenuhi bukan berarti kebutuhan existence tidak diperlukan lagi. Teori Tiga Kebutuhan dari John W.Atkinson dan David McClelland 8

Atkinson menyatakan bahwa terdapat tiga jenis kebutuhan manusia yang mendorong seseorang untuk dapat termotivasi dalam berperilaku dan melakukan sesuatu. Ketiga kebutuhan itu adalah kebutuhan akan kekuasaan (Need for Power), kebutuhan unutk melakukan interaksi sosial (Need for Affiliation), dan kebutuhan untuk meraih prestasi (Need for Achievement). Setiap orang memiliki kecenderungan kebutuhan yang berbeda dan cenderung saling menyeimbangkan. Teori Dua Faktor dari Frederick Herzberg Menurut Herzberg seseorang cenderung akan termotivasi atau tidak tergantung dua faktor, yaitu faktor yang mendorong kepuasan bekerja(satifiers atau motivating factors) dan faktor yang mendorong ketidakpuasan bekerja (dissatifiers atau hygiene factors). Motivation factors, berbagai kebutuhan yang terdapat dalam diri seseorang menuntut untuk terpenuhi, jika itu terjadi maka akan mendorong tercapainya kepuasan seseorang dalam pekerjaanya. Hygiene factors, jika kebutuhan akan kondisi lingkungan yang diinginkan tidak terpenuhi maka akan mengalami ketidakpuasan dalam bekerja, maka orang akan cenderung tidak termotivasi dan melakukan kinerja yang buruk.

4. KEPEMIMPINAN 4.1. Pengertian Kepemimpinan Kepemimpinan (leadership)adalah proses dalam mengarahkan dan mempengaruhi para anggota dalam melakukan berbagai aktivitas di suatu organisasi. Proses disini, bagaimana pemimpin menggunakkkan pengaruhnya untuk memperjelas tujuan organisasi pada bawahannya, memotivasi mereka untuk memcapai tujuan organisasi dan membantu menciptakan suasana kerja agar para karyawan bisa produktif dalam bekerja. Kepemimpinan merupakan hal yang penting unutk dimiliki seorang pemimpin, kemampuan untuk dapat mempengaruhi orang lain tanpa menggunakan kekuatan, sehingga orang yang dipimpinnya menerima sebagai sosok yang layak untuk memimpin. Hal-hal yang menyebabkan seseorang menjadi pemimpin :  Tradisi, menjadi pemimpin karena warisan/keturunan  Kekuatan pribadi, menjadi pemimpin karena memiliki kemampuan, baik fisik maupun kecakapannya. 9

 

Pengangkatan atasan, menjadi pemimpin karena diangkat oleh atasannya. Pemilihan, menjadi pemimpin berdasarkan hasil pemilihan yang sudah dilakukan

Seorang pemimpin yang sukses adalah seseorang yang dapat menciptakan kerjasama antara internal environment, yakni keseluruhan perusahaan seperti karyawan, kegiatan produksi, pemasaran, administrasi, finansial, dan lainnya dengan external environment, yakni hal-hal luar yang dapat mempengaruhi perusahaan seperti perekonomian, teknologi, politik, kebijakan pemeritah, konsumen, kompetitor dan lainnya. 4.2. Macam-Macam Wewenang Pemimpin Wewenang Resmi (Formal Authority) Wewenang resmi adalah wewenang yang sah dan legal yang dimiliki seorang pemimpin, kerena kedudukannya dalam suatu perusahaan. Dengan wewenang resmi pemimpin dapat memerintah. Memotivasi dan mempengaruhi tingkah laku bawahannya. Wewenang ini dapat didelegasikan pada bawahan. Kewibawaan (Personality Authority) Kewibawaan adalah wewenang yang didapat karena wibawa yang dimiliki seorang pemimpin. Bisa karena kecakapannya, pendidikan, kepribadian, kharisma, sehingga ia bisa mempengaruhi bawahannya. 4.3. Teori Kepemimpinan The Traitist Theory of Leadership (Teori Sifat) Teori ini mengemukakan sifat-sifat yang dimiliki seorang pemimpin dianggap sebagai ukuran penting sebagai syarat-syarat untuk menentukan potensi kepemimpinan sorang pemimpin. The Situasional Theory of Leadership (Teori Situasioanl) Teori ini mengemukakan kepemimpinan dipengaruhi oleh keadaan pemimpin, pengikut organisasi, dan lingkungan sosial. Gaya kepemimpinan seseorang dalam keadaan normal dan kritis akan berbeda. Keberhasilan karena pengaruh situasi, artinya ada seorang pemimpin yang berhasil dalam keadaan normal, namun adapula yang dapat berhasil dengan baik dalam keadaan kritis. Bagi seorang pemimpin sejati keadaan-keadaan darurat justru merupakan kesempatan baik untuk mengatasi keadaan kritis itu. 4.4. Tipe Kepemimpinan Tipe kepemimpinan dalam mempengaruhi para bawahannya dapat berbeda-beda. Hal ini disebabkan latar belakang pemimpin, organisasi, pengikut dan lingkungan. Kepemimpinan Otoriter Pemimpin menganggap dirinya yang paling berkuasa. Pengarahan pada bawahan dilakukan dengan cara memberikan instruksi atau perintah. Tujuan kepemimpinannya hanya unutk meningkatkan produktivitas kerja dan cenderung tidak memperhatikan kesejahteraan pekerja. Pimpinan menganut sistem manajemen tertutup, sistemnya pun sentralisasi. 10

Kepemimpinan Partisipatif Pemimpin melaksanakan kepemimpinannya dengan cara persuasif, menciptakan kerjasama yang harmonis, menumbuhkan loyalitas, dan partisipasi bawahannya. Pemimpin memotivasi bawahan agar mempunyai rasa memiliki perusahaan. Falsafah pemimpin, pemimpin adalah untuk bawahan. Sistem manajemen terbuka dan informasi pembinaan kaderisasi sangat diperhatikan. Kepemimpinan Delegatif Pemimpin memberikan kewenangan (delegasi) pada bawahan agar besar, sehingga bawahannya diberi keleluasaan dalam mengambil keputusan dan menbuat kebijakan. Pimpinan menyerahkan tanggung jawab agar bawahan dapat mengendalikan dirinya sendiri dan menyelesaikan pekerjaanya. Para bawahan dituntut untuk memiliki kematangan kemampuan dalam bekerja dan kematangan psikologis atau kemauan dalam bekerja.

5. KOMUNIKASI 5.1. Pengertian Komunikasi Komunikasi adalah proses penyampaian dan pertukaran informasi sekurangkurangnya antara 2 pihak yang berperan sebagai pengirim (sender) dan penerima (receiver) dengan menggunakkan berbagai media yang ada. Komunikasi memiliki beberapa elemen penting, yaitu : • Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain dengan lebih efektif. • Dalam komunikasi terjadi penyampaian dan pertukaran informasi dan pengertian, sehingga agar proses ini dapat terjadi dan dapat dipahami, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu meyadari dan mengerti berbagai istilah dalam berkomunikasi. • Komunikasi dapat berupa bentuk-bentuk simbolis seperti suara, huruf, angka, bahasa tubuh, dan lainnya. 5.2. Proses Terjadinya Komunikasi Komunikasi berawal dari adanya pesan atau informasi yang ingin disampaikan dari pengirim kepada penerima. Pesan tersebut kemudian akan mengalami proses 11

encoding, dimana pesan tersebut mengalami transformasi dalam bentuk simbol yang menjadi representasi pengirim pesan. Misanya ungkapan persetujuan direprentasikan dengan anggukan kepala atau bentuk kalimat “Ya”. Dapat pula juga menggunakkan mediator, menggunakkan media elektronik ataupun melalui perantara orang lain. Setelah diterima, pesan akan mengalami proses decoding, dimana pesan akan ditransformasi maknanya agar dapat dimengerti penerima pesan. Lalu penerima akan memberikan respon balasan dengan melakukan pengiriman pesan kembali sehingga posisinya saling berganti, penerima pesan menjadi pengirim pesan dan pengirim pesan menjadi penerima pesan dan begitu seterusnya. 5.3. Bentuk-Bentuk Komunikasi

Komunikasi Interpersonal Bentuk komunikasi yang dilakukan suatu individu kepada individu lain. Bisa komunikasi secara lisan, yakni komunikasi dengan menggunakkan lisan secara langsung bersamaan dengan berbagai faktor yang mempengaruhinya, seperti emosi, situasi dan lain hal lainnya. Komunikasi lisan dapat berupa komunikasi formal, misalnya pembicaraan di pertemuan atau rapat, maupun informal, misalnya berbicara di lift atau cafetaria. Komunikasi secara tertulis, yakni komunikasi yang menggunakan mediator sebagai penyampai pesan. Dilakukan karena komunikasi lisan tidak dapat dilakukan, unutk mengingatkan sesuatu atau untuk memperkuat komunikasi lisan. Komunikasi Lintas Budaya (cross-cultural communication) Bentuk komunikasi yang dilakukan antarindividu yang memiliki perbedaan budaya. Sehingga agar pesan dapat dapat disampaikan, diterima, dan dimengerti. Perbedaan ini menimbulkan perbedaan karakter antarindividu, sehingga membutuhkan penyesuaian agar kegiatan komunikasi dapat berjalan efektif. 5.4. Pola-Pola Komunikasi Faktor yang memengaruhi pola komunikasi dalam organisasi : • Jalur formal dari komunikasi, penggunaan legitimasi formal untuk melakukan komunikasi. Informasi yang diberikan biasanya bersifat sangat penting • Otoritas dari hierarki organisasi, perbedaan tingkatan manajemen akan menentukan pola komunikasi dalam suatu organisasi. Para bawahan akan menyesuaikan diri dalam hal berkomunikasi. • Spesialisasi jabatan, adanya spesialisasi menyebabkan beberapa departemen tertentu yang berbeda namun membutuhkan komunikasi, sehingga membentuk pola komunikasi. • Kepemilikan informasi, mereka yang umumnya lebih mengetahui dan menguasai berbagai informasi yang terkait dengan bagiannya, maka orang yang diajak berkomunikasi haruslah orang yang mengetahui dan menguasai hal-hal yang terkait di bagian itu. Komunikasi Vertikal Komunikasi veritikal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan seseorang yang berada pada tingkat atas ke orang yang berada di bagian tingkat bawah atau 12

sebaliknya. Komunikasi yang terjadi biasannya mengenai pemberian tugas, pemberian arahan ataupun pelaporan dan pertanggung jawaban. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain yang memiliki tingkatan organisasi yang setara. Komunikasi yang terjadi dalam rangka koordinasi, kerjasama, dan lain sebagainya. 5.5. Membangun Komunikasi Yang Efektif Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan agar komunikasi yang dilakukan dapat berjalan dengan efektif dalam pencapaian organisasi. • Meminimalkan hambatan komunikasi Kadangkala, terdapat berbagai hambatan dalam berkomunikasi sehingga pesan atau informasi yang ingin disampaikan mengalami kesalahan penerimaan, penafsiran dan pemahaman. Akibatnya reaksi yang diharapkan tidak terjadi. Hambatan tersebut dapat bersifat individual yang berupa kesalahpahaman dalam memahami pesan kesulitan berkomunikasi, kemampuan mendengar dan menyimak yang buruk dan lainnya. Ataupun hambatan yang bersifat organisasional yang terjadi adalah kata-kata yang dipahami berbeda-oleh orangorang yang berbeda, sehingga terjadi perbedaan persepsi. • Meningkatkan keefektifan dalam berkomunikasi Setelah hambatan dalam berkomunikasi dapat diidentifikasi, perlu adanya upaya untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Peningkatan keahlian komunikasi individu dengan dapat melalui cara: banyak melakukan komunikasi, mendorong komunikasi yang bersifat dua arah, peningkatan kesadaran dalam memahami pesan yang disampaikan dan pemeliharaan kredibilitas individu dengan membangun karakter dan moralnya. Peningkatan keahlian komunikasi organisasional dapat melalui cara: pengaturan cara berkomunikasi diantara berbagai pihak dalam organisasi dan peningkatan kesadaran dan pemanfaatan berbagai media dalam berkomunikasi.

13

6. PENGAWASAN 6.1. Pengertian Pengawasan Pengawasan adalah proses penentuan mengenai standar yang harus dicapai, bagaimana pelaksanaannya, menilai pelaksanaan dan melakukan perbaikan sehingga pelaksanaan dapat sesuai dengan rencana. Fungsi pengawasan (controlling) berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, karena pengawasan harus direncanakan terlebih dahulu, pengawasan baru dapat dilakukan jika ada rencana, pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan dengan baik, tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau penilaian dilakukan. Tujuan dari pengawasan ialah : • Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana. • Melakukan tindakan perbaikan, jika terjadi penyimpangan. • Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana. 6.2. Proses Pengawasan Menetapkan standar sebagai dasar pengawasan. Standar adalah ukuran kriteria tertentu unutk menilai suatu pekerjaan. Standar dapat diketahui dari job analysis. Dengan menetapkan standar, organisasi dapat memiliki patokan minimum suatu pekerjaan harus terselesaikan, baik jumalh yang dihasilkan maupun waktu pengerjaan. 14

Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai. Dalam proses ini hasil kerja yang telah diselesaikan akan dinilai dan dikaji. Pengukuran pelaksanaan pekerjaan dilakukan terus menerus. Menyesuaikan dan membandingkan pelaksanaan atau hasil dan menentukan adanya penyimpangan atau tidak. Setelah terdapat hasilnya, lalu dibandingkan dengan standar yang telah dibuat sebelumnya. Apakah hasilnya sesuai standar atau tidak. Jika sesuai berarti pada pelaksanaannya berjalan dengan baik, bahkan jika diatas standar berarti pelaksanaannya berjalan dengan sangat baik. Lain halnya jika hasil dibawah standar berarti telah terjadi penyimpangan dan ini harus ditelusuri dan segera ditanggulangi. Melakukan tindakan perbaikan (corrective) jika terjadi penyimpangan (deviasi). Setelah ditemukan adanya penyimpangan, hal selanjutnya yang dilakukan adalah melakukan tindakan penanggulangan dengan cara melakukan perbaikan atau koreksi. Tindakan koreksi ini dapat berupa perubahan standar pekerjaan atau melakukan pengukuran pelaksanaan pekerjaan. 6.3. Cara-Cara Pengawasan Seorang manajer memiliki berbagai cara untuk memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol atau pengawasan. Cara- cara pengawasan yang dapat dilakukan antara lain : Pengawasan Langsung Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer. Kelebihannya, kesalahan dapat diketahui denga cepat sehingga perbaikannya pun cepat, mempererat hubungan atasan dan bawahan karena sering terjadi kontak langsung, bawahan merasa diperhatikan, terdapat sumbangan pikiran dari bawahan yang bisa berguna. Kekurangannya, waktu manajer banyak tersita, mengurangi inisiatif bawahan, biayanya besar. Pengawasan Tidak Langsung Pengawasan yang dilakukan melalui laporan yang diberikan bawaham. Laporan berisi tentang informasi pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang telah dicapai. Kelebihannya, waktu manajer lebih banyak untuk mengurusi fungsi-fungsi manajemen yang lain, biaya pengawasan relatif kecil, memberi inisiatif bawahan untuk berkembang. Kekurangannya, laporan kurang obyekif, kesalahan terlambat diketahui sehingga perbaikannya pun lambat, kurang tercipta hubungan atasan dan bawahan. Pengawasan Berdasarkan Kekecualian

15

Pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang diluar kebiasaan dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan semacam ini dilakukan dengan kombinasi pengawasan langsung dan tidak langsung.

16