Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah suatu disiplin ilmu dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan dan mengendalikan), untuk bisa mencapai tujuan-tujuan proyek Manajemen proyek yaitu sebuah aktivitas untuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengontrolan sumber daya organisais yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dan sumber daya tertentu. Aktivitas manajemen proyek mencakup perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, memperkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengorganisasian pekerjaan, mendapatkan sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, aktivitas pengarahan, pengendalian pelaksanaan proyek, pelaporan kemajuan dan penganalisaan hasil. Sebagai di wilayah lain bisnis, manajemen proyek untuk sistem informasi wajib terhubung dengaN lima variabel utama yaitu ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas dan risiko. Efektif dalam hal ini adalah di mana hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu, dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub-kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab itu, manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja. Karena tanpa hal ini, konstruksi akan sulit berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas. Fungsi Manajemen Proyek

 Pelingkupan | Scooping – menjelaskan mengenai batas batas dari sebuah proyek  Perencanaan | Planning – mengidentifikasi tugas apa saja yang dibutuhkan dalam menyelesaikan sebuah proyek.  Perkiraan | Estimating – setiap tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian sebuah proyek harus diperkirakan  Penjadwalan | Scheduling – seorang manajer proyek harus bertanggung jawab atas penjadwalan seluruh kegiatan suatu proyek  Pengorganisasian | Organizing – seorang manajer proyek memastikan bahwa seluruh anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran serta tanggung jawab masing masing dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.  Pengarahan | Directing – mengarahkan seluruh kegiatan kegiatan tim dalam proyek  Pengontrolan | Controlling – melakukan pengontrolan atau pengendalian bagi seorang manajer, apakah proyek akan berjalan semestinya ataukah tidak.  Penutupan | Closing – manajer proyek hendaknya selalu menilai keberhasilan atau kegagalan pada kesimpulan dari sebuah proyek yang dijalani

Tujuan Manajemen Proyek • Mengelola Risiko Setiap proyek yang dilaksanakan pasti tidak lepas dari keberhasilan atau kegagalan. Selama proses yang terjadi ada banyak faktor yang bisa mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Salah satu faktor yang berpengaruh adalah resiko, manajemen proyek akan membantu dalam mengelola resiko yang mungkin saja muncul selama pengerjaan proyek berlangsung. • Memaksimalkan Potensi Tim Kualitas sumber daya manusia turut mengambil peran penting dalam melaksanakan proyek. Manajemen proyek menggerakkan setiap individu agar dapat memainkan perannya dengan maksimal, mampu membuat perencanaan yang baik serta memiliki kemampuan dalam mengelola proyek. • Menciptakan Perencanaan yang Tepat Manajemen proyek mengarahkan pada perencanaan yang tepat mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan memaksimalkan kualitas dan kapabilitas. • Memanfaatkan Peluang Manajemen proyek sangat membantu mengelola sebuah peluang untuk dimanfaatkan bagi perkembangan perusahaan tanpa mengurangi nilai utama yang ingin dicapai perusahaan. • Mengelola Integrasi Membuat proyek tetap konsisten dan tetap berada pada jalur yang tepat dibutuhkan integrasi antara sistem, proses bisnis, dan organisasi. Kesinambungan antara 3 elemen tersebut membuat kunci dari nilai sebuah proyek tetap terjaga, sehingga tujuan pun dapat tercapai. Manajemen proyek berperan penting dalam mengidentifikasi dan mempertahankan integrasi. Alat Manajemen Proyek Penghemat Waktu, Uang, & Tenaga 1. Bagan Gantt dan scrum board Bagan Gantt menggunakan bilah horizontal sederhana untuk menampilkan fase dan kemajuan proyek. Sehingga tim dapat melihat pekerjaan apa yang sedang dilakukan (atau setidaknya yang harus dilakukan) serta kapan kontribusi mereka akan diperlukan. Mereka juga dapat melihat berapa banyak waktu yang kira-kira akan diperlukan untuk setiap fase. Papan scrum juga menampilkan berbagai fase proyek, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dst. beserta penanda untuk setiap tim. Setelah menyelesaikan fase dan melakukan perkembangan, tim dapat menggunakan penandanya pada papan. Dengan demikian, semua yang terlibat dapat melihat gambaran yang lebih besar dan posisi mereka di dalamnya. 2. Penugasan alat online untuk penugasan menjadi sangat diperlukan. Orang-orang yang bertanggung jawab menyelesaikan sebagian proyek, entah untuk merancang logo maupun menghitung total, dapat masuk dan melihat dengan mudah apa saja yang harus mereka lakukan. Di sisi lain, manajer proyek dapat mengawasi tim dan memastikan semua tugas diselesaikan secara tepat waktu tanpa harus terus-menerus membaca rangkaian email yang panjang. Hasilnya, penundaan yang merugikan dan kebingungan pun dapat dihindari. 3. Alokasi sumber daya Manajer proyek memerlukan alat yang efektif untuk menjadwalkan dan memantau waktu setiap anggota tim untuk mencegah pemesanan berlebih, tenggat waktu yang terlewatkan, dan ketidakpuasan klien. Alat alokasi sumber daya online akan memudahkan pekerja untuk mencatat waktu sebenarnya terhadap perkiraan, kemudian menyesuaikannya sehingga selanjutnya alur kerja dapat menjadi lebih teratur. 4. Alat umpan balik Dengan alat umpan balik, para pemangku kepentingan dapat memberikan suara dan menilai hasil sehingga grup dapat lebih mudah memberikan arahan yang terpadu secara adil. Jika ada pendapat yang lebih berbobot karena didasari oleh keahlian relevan yang signifikan. 5. Laporan siap pakai Laporan kemajuan dan analisis kegagalan adalah bagian penting setiap proyek yang seharusnya tidak membuang waktu untuk dibuat.

Definisi Gantt Chart Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek. Karakteristik Gantt Chart ͼ Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek. ͼ Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart. ͼ Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatankesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan. CPM (Critical Path Method) CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan. Merupakan jalur tercepat untuk mengerjakan suatu proyek, dimana setiap proyek yang termasuk pada jalur ini tidak diberikan waktu jeda/istirahat untuk pengerjaannya. Dengan asumsi bahwa estimasi waktu tahapan kegiatan proyek dan ketergantungannya secara logis sudah benar. Jalur kritis berkonsentrasi pada timbal balik waktu dan biaya. Menurut Ir.Rakhma Oktavina, M.T. jalur kritis merupakan jalur yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek. Lintasan kritis (critical path) mengandung makna bahwa aktifitas-aktifitas yang ada pada lintasan itu tidak boleh terlambat dikerjakan dan butuh perhatian khusus dari manajemen (Nasrullah, 1996). Langkah-langkah dalam perencanaan proyek menggunakan metode CPM : Tentukan rincian kegiatan. Dari rincian kegiatan yang harus dilakukan dalam sebuah proyek, tambahkan informasi durasi dan identifikasikan prasyarat kegiatan sebelumnya yang harus terselesaikan terlebih dahulu. Tentukan urutan kegiatan dan gambarkan dalam bentuk jaringan. Beberapa kegiatan akan dapat dimulai dengan sangat tergantung pada penyelesaian kegiatan lain. Relasi antar kegiatan ini harus diidentifikasi dan digambarkan secara berurutan dalam bentuk titik dan busur. Susun perkiraan waktu penyelesaian untuk masing-masing kegiatan. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan dapat diestimasi dengan menggunakan pengalaman masa lalu atau perkiraan dari para praktisi. CPM tidak memperhitungkan variasi waktu penyelesaian, sehingga hanya satu perkiraan yang akan digunakan untuk memperkirakan waktu setiap kegiatan. Identifikasi jalur kritis (jalan terpanjang melalui jaringan). Jalur kritis adalah jalur yang memiliki durasi terpanjang yang melalui jaringan. Arti penting dari jalur kritis adalah bahwa jika kegiatan yang terletak pada jalur kritis tersebut tertunda, maka waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan otomatis juga akan tertunda. Pada jalur selain jalur kritis, akan ditemui waktu longgar/waktu toleransi (slack time) yaitu sejumlah waktu sebuah kegiatan dapat ditunda tanpa menunda penyelesaian proyek secara keseluruhan. Update Diagram CPM. Pada saat proyek berlangsung, waktu penyelesaian kegiatan dapat diperbarui sesuai dengan diperolehnya informasi dan asumsi baru. Sebuah jalur kritis baru mungkin akan muncul, dan perubahan bentuk jaringan sangat mungkin harus dilakukan. Project Evaluation and Review Technique (PERT) Pengertian PERT (menurut Jay Heizer & Barry Render, 2005) adalah Untuk membagi keseluruhan proyek ke dalam kejadian dan aktivitas. Suatu kejadian menandai mulainya atau

selesainya tugas atau aktivitas tertentu. Suatu aktivitas di sisi lain adalah suatu tugas atau subproyek yang terjadi antara dua kejadian. Menurut (Jay Heizer & Barry Render, 2005), dalam jaringan PERT kita menetapkan tiga perkiraan waktu (three times estimates) untuk masingmasing jaringan aktivitas. Three times estimates meliputi: a. Waktu optimis (optimistic time) (a) : adalah waktu terpendek kejadian yang Mungkin terjadi. Waktu yang dibutuhkan oleh sebuah kegiatan jika semua hal berlangsung sesuai rencana. Dalam memperkirakan nilai ii, biasanya terdapat peluang kecil (katakanlah,1/100) bahwa waktu kegiatan akan < a. b. Waktu pesimis ( pessimistic time) (b) : waktu terpanjang kejadian yang dibutuhkan. Waktu yang dibutuhkan sebuah kegiatan dengan asumsi kondis yang ada sangat tidakdiharapkan. Dalam memperkirakan nilai ini, biasanya terdapat peluang yang juga kecil (juga, 1/100) bahwa waktu kegiatan akan > b c. Waktu realistis (most likely time) (m) : waktu yang paling tepat untuk penyelesaian aktivitas dalam jaringan PERT, merupakan waktu yang paling sering terjadi jika suatu aktivitas diulang beberapa kali. Kelebihan dan Keterbatasan PERT Menurut (Jay Heizer & Barry Render, 2005), kelebihan PERT : 1. Sangat berguna terutama saat menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar. 2. Konsep yang lugas atau secara langsung (straightforward) dan tidak memerlukan perhitungan matematis yang rumit. 3. Jaringan grafis membantu melihat hubungan antar kegiatan secara cepat. 4. Analisis jalur kritis dan waktu slack membantu menunjukkan kegiatan yang perlu diperhatikan lebih dekat. 5. Dokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk kegiatan yang beragam. 6. Dapat diterapkan untuk proyek yang bervariasi. 7. Berguna dalam mengawasi jadwal dan biaya. Menurut (Jay Heizer & Barry Render, 2005), keterbatasan dalam PERT : 1. Kegiatan proyek harus ditentukan secara jelas, dan hubungannya harus bebas dan stabil. 2. Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama. 3. Perkiraan waktu cenderung subjektif dan bergantung pada kejujuran para manajer yang takut akan bahaya terlalu optimistis atau tidak cukup pesimistis.

Keuntungan Manajemen Proyek 1. Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm. Dengan adanya kontrol yang baik dalam bidang keuangan, fisik, dan sdm membuat suatu organisasi menjadi lebih teratur dan bisa mendapat keuntungan yang lebih baik bagi organisasi tersebut serta manajemen proyek yang lebih terarah pada tujuannya. 2. Meningkatnya relasi dengan customer. Meningkatnya relasi dengan customer juga memberikan keuntungan bagi suatu organisasi. Dengan meningkatnya relasi dengan customer maka meningkat pula rasa kepercayaan customer dengan organisasi tersebut. 3. Waktu pembangunan yang lebih singkat.

Dengan waktu pembangunan yang cepat memberikan keuntungan bagi organisasi. 4. Biaya yang lebih rendah. Dengan biaya yang lebih rendah maka suatu organisasi tidak membutuhkan biaya yang banyak. 5. Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas. 6. Keuntungan yang lebih besar. 7. Meningkatnya produktivitas. 8. Koordinasi yang lebih baik. 9. Moral pekerja lebih baik.