Manajemen Hasil Karya Keorganisasian

MANAJEMEN HASIL KARYA KEORGANISASIAN A. PENDAHULUAN Berbicara tentang organisasi, senantiasa terkait dengan peran manajemen dalam mengelola organisasi. Banyak sekali pertanyaan menarik yang timbul mengenai apakah unsur manajerial membuat suatu perubahan di dalam organisasi? Benarkah ungkapan bahwa meskipun gaji menarik diberikan kepada manajer, organisasi dapat berjalan tanpa manajerial?? Sesungguhnya bahasan utamanya bukan pada apakah manajer membuat perbedaan nyata pada PRESTASI organisasi, melainkan bagaimana seorang manajer dapat mencapai efektivitas dari setiap individu di dalam organisasi, efektivitas dalam kelompok dan pada akhirnya mencapai sinergisitas dan efektivitas di dalam organisasi. Efektivitas merupakan salah satu indikator utama dalam penilaian kinerja. Secara etimologi dapat diartikan sebagai usaha mencapai tujuan secara tepat sasaran, dengan memperhatikan teknik-teknik manajerial yang ditujukan untuk meningkatkan efektivitas. Dan untuk dapat memahami dampak yang dapat ditimbulkan dari teknik manajerial, secara otomatis harus terlebih dahulu mengenal dan memahami konsep-konsep tentang efektivitas. Dengan pengetahuan yang komprehensif tentang teknik manajerial serta konsep-konsep yang berlaku terkait efektivitas, diharapkan dapat menjelaskan betapa sentral dan pentingnya peran manajer dalam mengelola suatu organisasi sehingga pada akhirnya organisasi dapat berjalan dengan tepat sasaran menuju tujuan yang ingin dicapai. B. PANDANGAN MENGENAI EFEKTIVITAS Beberapa penelitian menyimpulkan bahwa pola manajerial adalah faktor yang sangat krusial bagi efektivitas organisasi. Kenyataannya hanya sedikit bukti ilmiah yang mendukung kesimpulan tersebut. Kondisi ini mungkin saja disebabkan karena ukuran utama efektivitas organisasi yang dipercaya bukanlah unsur manajemen melainkan kondisi ekonomi secara keseluruhan seperti tingkat bunga dan inflasi, karakteristik industri seperti teknologi dan persaingan, serta karakteristik perusahaan secara individu seperti ukuran, fasilitas dan lokasi bisnis yang menghasilkan output berupa margin keuntungan, penjualan dan tingkat pendapatan. Dalam konteks Perilaku Organisasi, efektivitas merupakan hubungan optimal antara sistem produksi, kualitas, efisiensi, fleksibilitas, kepuasan, sifat keunggulan dan pengembangan. Dengan demikian, peranan manajemen dititikberatkan pada bagaimana mensinergiskan hubungan antara faktor-faktor dalam

organisasi yang terdiri dari tiga perspektif untuk menjamin efektivitas organisasi tersebut. 1. Perspektif Individual Tingkatan ini adalah level yang paling dasar, yang menekankan pada kinerja tugas dari karyawan tertentu atau anggota organisasi. Manajer secara rutin menilai efektivitas individu melalui proses evaluasi prestasi untuk menentukan siapa yang pantas menerima kenaikan gaji, promosi, dan balas jasa lain yang tersedia dalam organisasi. 2. Perspektif Kelompok Bagaimanapun individu jarang bekerja sendiri, sehingga masih diperlukan perspektif kelompok. Efektivitas berdasarkan perspektif kelompok ini secara sederhana adalah jumlah kontribusi seluruh anggota. Dalam bahasa yang lebih kompleks, efektivitas dalam kelompok didefinisikan tidak hanya tentang jumlah kontribusi seluruh anggota tetapi juga tentang sinergisitas, yaitu merupakan gabungan dari kontribusi masing-masing yang bekerja di lininya sendiri. 3. Perspektif Organisasi Organisasi merupakan gabungan dari individu dan kelompok,. Karenanya efektivitas organisasi juga terdiri dari efektivitas individu dan kelompok. Namun ekeftivitas organisasi lebih dari sekadar kombinasi dua hal tersebut, melalui efek sinergi, organisasi mendapatkan tingkat efektivitas yang lebih tinggi . Berikut ini digambarkan hubungan antara tiga perspektif efektivitas tersebut: EFEKTIVITAS INDIVIDUAL

SEBAB: Kemampuan Keterampilan Pengetahuan Sikap Motivasi Stres

EFEKTIVITAS KELOMPOK

SEBAB: Keterpaduan Kepemimpinan

Struktur Status Peran Norma-Norma

EFEKTIVITAS ORGANISASI

SEBAB: Lingkungan Teknologi PilihanStrategi Struktur Proses Kultur

C. PENDEKATAN TUJUAN Pendekatan ini merupakan pendekatan evaluasi yang tertua dan paling luas digunakan untuk mendefinisikan dan mengevaluasi efektivitas. Menurut pendekatan ini, keberadaan organisasi dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu. Pendekatan sasaran ini menunjukkan adanya tujuan tertentu, rasional dan pencapaian target. Manajemen berdasarkan sasaran akan bermanfaat jika terdapat suatu hubungan yang erat antara perilaku pekerjaan dan hasil yang terukur yaitu sasaran. Kelemahan dalam penerapan pendekatan tujuan ini antara lain:

1. Pencapaian tujuan tidak dapat diukur bagi organisasi yang tidak menghasilkan ouput yang bersifat wujud (tangible). Contoh: Perusahaan/ Organisasi Jasa. 2. Organisasi mencoba mencapai lebih dari satu tujuan, tetapi pencapaian tujuan acapkali menghalangi atau mengurangi kemampuan mereka mencapai tujuan lain. 3. Keberadaan tujuan “resmi” yang sangat lazim dimana anggota menyatakan komitmen masih dipertanyakan. Pendekatan tujuan mempunyai pengaruh yang kuat atas pengembangan teori dan praktek manajemen dan perilaku organisasi. Secara mudah mengatakan bahwa manajer harus mencapai tujuan perilaku organisasi. Tetapi sulit untuk memahami bagaimana melakukannya. Alternatif untuk meperbaiki pendekatan ini adalah dengan pendekatan baru yang disebut Teori Sistem yang memungkinkan manajer memahami sebab efektivitas individu, kelompok dan organisasi. D. TEORI SISTEM Teori sistem dapat menjelaskan perilaku organisasi baik internal maupun eksternal. Secara internal, teori sistem menjelaskan bagaimana dan mengapa orang di dalam organisasi melaksanakan tugas individu mereka dan kelompok. Dari sisi eksternal, teori sistem dapat digunakan untuk menilai transaksi organisasi dengan organisasi dan intitusi lainnya. Selanjutnya semua organisasi berhubungan dengan sumber daya dari lingkungan. Dalam konteks teori sistem, organisasi adalah satu elemen dari sejumlah elemen yang saling tergantung dan berinteraksi. Sederhananya, organisasi mengambil input dari sistem lingkungan, memproses dari sumber daya ini dan mengubah mereka dalam bentuk output. Berikut ini elemen dasar sistem:..........................................

INPUT

PROSE S

OUTPUT

LINGKUNGAN

Teori sistem menekankan pada dua pertimbangan utama yaitu: 1. Kriteria efektivitas harus merefleksikan seluruh siklus inputproses-output, bukan hanya output. 2. Kriteria efektivitas harus merefleksikan hubungan organisasi dan lingkungan luarnya. Pendekatan sistem memberikan kenyataan bahwa sumber daya harus dicurahkan dalam aktivitas-aktivitas kecil yang

mungkin untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain, beradaptasi dengan lingkungan dan menjaga arus masukanproses dan keluaran berarti sumber daya harus dialokasikan ke aktivitas yang tidak secara langsung berkaitan dengan tujuan utama organisasi. E. PENDEKATAN MULTIPLE CONSTITUENCY Penerapan teori sistem untuk menjamin efektivitas organisasi menekankan pentingnya lingkungan eksternal. Sebagai implikasi dan penjelasan yang lebih konkrit, pendekatan multiple constituency memberikan keseimbangan antara beberapa bagian sistem dengan memberi kepuasan pada bagian-bagian organisasi. Penekanannya adalah pentingya hubungan relatif antara kepentingan kelompok dan individual di dalam suatu organisasi. Organisasi yang terdiri dari kumpulan individu dan kelompok individu memiliki kepentingan dalam organisasi. Masing-masing unsur ini mengharapkan organisasi memilki cara yang bermanfaat bagi mereka. Kondisi seperti ini pada dasarnya sangat alamiah, akan tetapi seringkali membuat manajer berada pada posisi yang sangat dilematis, karena diyakini ketika efektivitas organisasi mampu memuaskan salah satu kelompok, kelompok yang lainnya belum tentu memiliki pandangan dan perasaan yang sama pula – kalau tidak mungkin dibilang tidak setuju. Untuk itu, hadir pendekatan multiple constituency yang merupakan kombinasi dari pendekatan tujuan yang diintegrasikan dengan sistem organisasi tersebut dalam rangka pencapaian efektivitas organisasi F. KRITERIA MENGENAI EFEKTIVITAS ORGANISASI Pihak manajerial harus memiliki indikator yang dapat menilai kemungkinan suatu organisasi dapat bertahan hidup (going concern). Terdapat beberapa kriteria yang relevan untuk menjamin pencapaian tujuan organisasi yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Kriteria Efektivitas Jangka Pendek a. Produksi Produksi mencerminkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan output seperti yang dituntut oleh lingkungan. b. Mutu Mutu telah menjadi bagian yang penting dalam tatanan ekonomi global yang akan menjamin organisasi dapat bertahan hidup. Paradigma utama yang harus dipahami secara umum adalah dengan mendefinisikan mutu sebagai pemenuhan harapan pelanggan dan klien untuk kinerja produk dan jasa (output) dengan ukuran dan penilaian mutu berasal dari faktor-faktor lingkungan tersebut. c. Efisiensi

Efisiensi diartikan sebagai rasio keluaran dibanding masukan. Kriteria ini menekankan pada elemen masukan dan proses. Ukuran efisiensi mutlak harus dalam bentuk rasio, misalnya rasio manfaat versus biaya, keluaran, atau waktu adalah bentuk umum ukuran ini. d. Fleksibilitas Terkait dengan mutu, fleksibilitas tumbuh sebagai penetu kritis dari efektivitas jangka pendek yaitu menyangkut kemampuan organisasi untuk mengalihkan sumber daya dari aktivitas yang satu ke aktivitas lainnya guna menghasilkan produk dan pelayanan yang baru dan berbeda untuk menanggapi permintaan pasar dan lingkungan. Terdapat tiga aspek fleksibilitas dalam mempengaruhi efektivitas organisasi: 1). Kemampuan menjawab perubahan lingkungan eksternal 2). Individu dan kelompok dalam organisasi harus menjawab perubahan individu dan kelompok lain di dalam organisasi yang sama 3). Organisasi harus dapat mengadaptasikan praktik manajemen untuk menjawab perubahan yang ada. e. Kepuasan Kriteria ini ditujukan pada perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka dan peran didalam organisasi. Kepuasan dan moral merupakan istilah yang analog yang ditujukan pada seberapa besar organisasi memuaskan kebutuhan karyawan. 2. Kriteria Efektivitas Jangka Menengah a. Persaingan Persaingan akan menggambarkan posisi organisasi dalam suatu lingkungan. Beberapa penelitian menyimpulkan daya saing suatu organisasi industri dipengaruhi oleh unsurunsur seperti produksi, mutu dan fleksibilitas. b. Pengembangan Pengembangan akan menjamin efektivitas organisasi melalui investasi terhadap sumber daya untuk memenuhi permintaan lingkungan mendatang, meskipun dengan demikian akan berdampak pada penurunan hasil efektivitas jangka pendek. 3. Kriteria Efektivitas Jangka Panjang a. Kelangsungan Hidup Untuk menjamin kelangsungan hidup organisasi sebagai kriteria jangka panjang, manajer harus terlebih dahulu menjamin efektivitas jangka pendek dan menengah pada organisasi yang dikelolanya. Organisasi dapat meningkatkan efektivitas jangka panjang dengan mengembangkan dan menyeleksi rencana yang tepat

sesuai dengan kondisi lingkungan baik secara internal maupun eksternal. G. POLA UNTUK MEMANAJEMENI ORGANISASI Manajer menggunakan fungsi-fungsi manajerial untuk mengkoordinasikan perilaku sehingga suatu organisasi dinilai efektif dengan memperhatikan kriteria-kriteria yang telah dijelaskan. Kontribusi manajemen dalam mencapai efektivitas dapat digambarkan sebagai berikut: To coordinate behaviour of: Individuals Groups Organizations

Management performs the function of: Planning Organizing Leading Controlling

To attain: Individuals effectiveness Groups effectiveness Organizational effectiveness

Feedba Matriks berikut menjelaskan tentang individual, dan kelompok didalam organisasi. FUNGSI MANAJEMEN Perencanaan Pengorganis asian Pengarahan Pengendalia n

INDIVIDU Sasaran Desain pekerjaan Wewenang yg didelegasikan Pengaruh berpusat pd manusia Standar Kinerja Individu

hubungan

SUMBER EFEKTIVITAS KELOMPOK Tujuan Dasar Departemen Ukuran Departemen Berpusat pada kelompok Standar Kinerja Kelompok

perilaku

ORGANISASI Misi Metode Integratif dan proses Berpusat pada organisasi Standar Kinerja Organisasi

Dari matriks tersebut dapat diperoleh informasi tentang keterkaitan antara manajemen, organisasi dan efektivitas yang bersifat langsung. Individu dan kelompok yang efektif, serta kinerja organisasi yang merupakan hasil dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang efektif dari manajemen suatu organisasi. Harus disadari bahwa organisasi tidaklah sederhana, demikian juga dengan pengelolaanya, oleh karena itu menuntut perhatian yang luas dari semua pihak tentang peranan penting manajerial sehingga organisasi dapat berjalan dengan ideal mencapai tujuan dan target yang ingin dicapai.