Managementul_voluntarilor

FUNDA}IA „AL|TURI DE VOI” ROMÂNIA

Eugenia STALINESCU Realizator Angela ACHI}EI Supervizor

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Ia[i, 2005

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

2

© GOLIA, 2005 ISBN 973-86956-2-7

3

CUPRINS PREFA}| .............................................................................................................. 5 CAPITOLUL 1 INFORMA}II GENERALE DESPRE MANAGEMENT.......................................... 7 1.1. Defini]ia managementului........................................................................ 7 1.2. Procesul de management ....................................................................... 8 1.3. Stiluri de conducere ............................................................................... 13 1.4. Comunicarea ........................................................................................... 16 1.5. Decizia...................................................................................................... 24 1.6. Conflictele `n cadrul organiza]iei .......................................................... 28 1.6.1. Definire, tipologie, forme de manifestare........................................... 28 1.6.2. Metode de rezolvare a conflictelor..................................................... 34 1.7. Echipa format\ din cadrul organiza]iei ................................................ 37 1.8. Climatul psiho-social `n cadrul organiza]iei......................................... 40

2.1. Preg\tirea organiza]iei pentru implicarea voluntarilor........................ 42 2.2. Voluntariatul. Definire [i caracteristici.................................................. 43 2.2.1. Implicarea voluntarilor ....................................................................... 43 2.2.2. Abilit\]i necesare `n lucrul cu voluntarii ............................................ 47 2.2.3. Modalit\]i de implementare a programului de voluntariat ................. 48 2.3. Procesul de integrare a voluntarilor `n organiza]ie ............................ 54 2.3.1. Fazele procesului de integrare a voluntarilor `n cadrul funda]iei....... 54 2.3.2. Programul de integrare a voluntarilor................................................. 55 2.3.3. Stiluri personale de rezolvare a situa]iilor tensionate......................... 56 2.4. Procesul motiva]ional `n activitatea de voluntariat.............................. 57 2.4.1. Motiva]ia voluntarilor........................................................................... 57 2.4.2. Motivarea voluntarilor......................................................................... 57 2.5. Drepturi [i obliga]ii ale voluntarilor ...................................................... 58 2.5.1. Principii ale activit\]ii de voluntar........................................................ 58 2.5.2. Carta drepturilor [i obliga]iilor voluntarilor.......................................... 59 2.6. Evaluarea activit\]ii voluntarilor............................................................. 60 2.7. Recunoa[terea voluntarilor.....................................................................61 CAPITOLUL 3 INSTRUMENTE DE LUCRU ALE COORDONATORULUI DE VOLUNTARI DIN CADRUL FUNDA}IEI „AL|TURI DE VOI”, ROMÂNIA ..............................62 3.1. Legea na]ional\ a voluntariatului........................................................... 62 3.2. Fi[\ de `nscriere....................................................................................... 66

Cuprins

CAPITOLUL 2 ACTIVITATEA DE VOLUNTARIAT – IMPLICARE, MOTIVARE, RECUNOA{TERE................................................................................................ 42

4 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.

Regulament de ordine interioar\............................................................ 70 Proces verbal............................................................................................ 73 Contract de voluntariat........................................................................... 74 Raport de activitate.................................................................................. 77 Fi[\ de activitate lunar\.......................................................................... 78 Formular de evaluare.............................................................................. 79 Raport narativ lunar al coordonatorului de voluntari ......................... 81

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

BIBLIOGRAFIE SELECTIV| .............................................................................. 82

5

PREFA}| „Voluntariatul reprezint\ o resurs\ important\ `ntr-o organiza]ie, este un mod de implicare a comunit\]ii `n `mbun\t\]irea calit\]ii vie]ii persoanelor care sunt `n nevoie”, auzim de cele mai multe ori vorbindu-se... Ei bine suntem de acord..., dar cum s\ `ncepem s\ atragem voluntari, s\-i motiv\m s\ se implice, s\ contribuie la realizarea misiunii [i obiectivelor organiza]iei? Sunt `ntreb\ri la care acest manual v\ poate oferi un r\spuns, poate ajuta o organiza]ie s\-[i creeze sau s\-[i `mbun\t\]easc\ programul de voluntariat. Bazat pe experien]a acumulat\ `n lucrul cu voluntarii `n cadrul funda]iei, manualul ofer\ o imagine general\ asupra managementului voluntarilor dar [i o abordare practic\, specific\ `n lucrul cu persoane afectate [i infectate HIV/SIDA. Este un instrument care poate fi adaptat la specificul oric\rei organiza]ii. Lucrarea de fa]\ este structurat\ pe trei capitole. Primul vizeaz\ o introducere `n managementul organiza]ional care v\ va ajuta s\ `n]elege]i mai bine importan]a activit\]ii dvs. manageriale [i felul `n care se raporteaz\ ea la obiectivele organiza]iei. Totodat\, v\ va ajuta s\ v\ `n]elege]i limitele influen]ei pe care o pute]i exercita [i s\ le compara]i cu ceea ce a[teapt\ organiza]ia de la dvs. Nu trebuie s\ pierdem `ns\ din vedere c\ organiza]iile sunt, de fapt, ni[te grupuri de oameni pe care `i une[te urm\rirea unor ]eluri [i obiective comune. Rostul structurii organiza]ionale este de a asigura desf\[urarea colectiv\ a activit\]ii acestor oameni la un nivel maxim de performan]\.

Ultimul capitol, ofer\ câteva instrumente practice, necesare `n derularea eficient\ a programului. Deosebirile dintre oameni [i culturi `mbog\]esc contextul muncii, sporindu-i diversitatea. De multe ori, `ns\, aceste deosebiri creaz\ stânjeneal\ sau suspiciune, pentru c\ oamenii tind s\ prefere compania celor cu care „seam\n\”. Persoanele care coordoneaz\ activitatea voluntarilor sunt responsabile, `ns\, s\ g\seasc\ mijloace cât mai eficace prin care s\-i ajute pe angaja]i, voluntari, cât [i beneficiari ai programelor s\ accepte c\ deosebirile dintre ei trebuie puse `n valoare, [i nu `nl\turate sau evitate prin m\suri discriminatorii. Cheia succesului `n atragerea [i men]inerea voluntarilor este preg\tirea organiza]iei de a-i accepta! As. Soc. Angela ACHI}EI Director Na]ional Executiv Funda]ia „Al\turi de Voi” România

Prefa]\

Cel de al doilea capitol descrie programul de voluntariat a[a cum a fost dezvoltat `n cadrul funda]iei; organiza]ie specializat\ pe programe `n domeniul HIV/SIDA. Aceast\ parte a lucr\rii vine `n sprijinul persoanei care este responsabil\ cu coordonarea voluntarilor oferindu-i oportunitatea de a-[i dezvolta abilit\]i `n recrutarea, implicarea, motivarea [i recunoa[terea activit\]ii prestate de voluntari.

6

~ndemn: „Dac\ nu po]i fi drum, fii atunci o potec\; Dac\ nu po]i fi soare, fii o stelu]\; Nu prin m\rime o s\ câ[tigi sau o s\ dai gre[ – Fii cel mai bun `n ceea ce e[ti! ”

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Douglas Malloch

7

CAPITOLUL 1

Informa]ii generale despre management 1.1. Defini]ia managementului „Managementul” este un termen folosit ini]ial `n ]\rile anglo-saxone, cu o semantic\ deosebit de complex\, care desemneaz\ [tiin]a conducerii organiza]iilor socioeconomice, la nivelul c\rora se desf\[oar\ procesul de orientare a activit\]ilor oamenilor `n scopul realiz\rii unor obiective stabilite. „~n ziua de azi, oricine este, mai mult sau mai pu]in, manager. A fi un bun manager `nseamn\ a face fa]\ problemelor [i a le rezolva suficient de bine `ncât s\-]i asiguri reu[ita. ~nseamn\ succes ob]inut mai degrab\ prin planificare [i organizare decât prin noroc. ~nseamn\ diferen]a `ntre a ob]ine ceva la un standard satisf\c\tor [i a nu ob]ine nimic.

Aceast\ carte `ncearc\ s\ descrie drumul pe care va trebui s\-l parcurg\ orice coordonator de voluntari, cuno[tin]ele, aptitudinile [i atitudinea pe care va trebui s\ le dezvolte pentru a face fa]\ provoc\rii [i pentru a câ[tiga premiul `ntâi.” 1 Pentru ca un coordonator de voluntari s\ aib\ succes trebuie s\ fie pe deplin con[tient c\ scopul managementului este acela de a rezolva probleme [i de a ob]ine rezultate. El trebuie s\ se gândeasc\ la activit\]ile pe care le desf\[oar\ [i s\ r\spund\ la urm\toarele `ntreb\ri: • Am tendin]a de a-mi risipi eforturile f\r\ un scop precis? • Sper c\ voi avea noroc [i problemele se vor rezolva exact a[a cum trebuie? • Mi se `ntâmpl\ s\ uit s\ comunic oamenilor informa]iile de care au nevoie? • M\ las „deturnat” de la problemele pe care ar trebui s\ le rezolv de lucruri mai interesante care apar pe parcurs? • Mi se `ntâmpl\ s\ nu observ când se ive[te o problem\ deoarece sunt prea ocupat cu altceva? • Oamenii se arat\ deseori necooperan]i atunci când le spun ce s\ fac\? • Am tendin]a de a da vina pe altcineva sau pe altceva atunci când lucrurile merg prost? Kate Keenan, Ghidul managerului eficient. Cum s\ fii un bun manager, Editura RENTROP & STRATON, Bucure[ti, 1998, p. 5. 1

Informa]ii generale despre management

Managementul implic\ diferite activit\]i, cum ar fi realizarea de planuri, alocarea de resurse, rezolvarea de probleme, luarea de decizii, supravegherea de opera]ii [i men]inerea controlului, fiecare dintre ele p\rând la prima vedere un munte imposibil de cucerit. Dar toate acestea pot fi simplificate [i atunci fiecare devine un mu[uroi u[or de abordat.

8 ~n func]ie de r\spunsurile pe care le ob]ine, coordonatorul de voluntari trebuie s\ `[i dea seama dac\ programul pe care el `l coordoneaz\ trebuie `mbun\t\]it sau modul s\u de a ac]iona trebuie schimbat. Calitatea managementului `ntr-un program de voluntariat depinde, desigur, de mai mul]i factori, dar amprenta esen]ial\ o pune top – managerul, adic\ coordonatorul de voluntari al organiza]iei respective. CONCLUZIE Managementul voluntarilor reprezint\ arta [i [tiin]a coordonatorului de voluntari de a conduce [i administra munca depus\ de voluntari `n cadrul diverselor activit\]i ale organiza]iei `n scopul de a atinge obiectivele propuse; reprezint\ arta [i [tiin]a coordonatorului de a lua deciziile optime `n diverse situa]ii.

1.2. Procesul de management

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Managementul, ca proces, constituie o `nl\n]uire de eforturi de gândire [i ac]iune prin care echipa managerial\, reprezentat\, de exemplu, de c\tre coordonatorul de voluntari sau coordonatorul de proiect realizeaz\ diagnoza, planificarea [i decizia, organizarea, coordonarea [i controlul procesului de transformare a resurselor informa]ionale, financiare [i materiale cu implicarea resurselor umane (voluntarii), `n scopul atingerii obiectivului strategic al organiza]iei `ntr-o manier\ ac]ional\ eficace (cu economii de timp) [i eficien]\ (cu câ[tig maxim [i efort minim). Modelul Griffin ilustreaz\ grafic cele enun]ate anterior, astfel:

Resurse umane

Intr\ri din mediul extern

Planificare Organizare Coordonare Control [i decizie

Resurse financiare

Resurse materiale

Resurse informa]ionale

(Griffin R. – „Managementul”, Houston Mifflin Co., Boston, 1990, p. 29)

Atingerea obiectivelor

9 Sistemul de management cuprinde urm\toarele elemente: • sistemul organizatoric • sistemul informa]ional

subsistemul metode [i tehnici de management

• sistemul decizional Procesul de management are un caracter ciclic [i se desf\[oar\ `n trei faze: • Faza previzional\ (caracterizat\ prin preponderen]a previziunii bazat\ pe anticiparea de modalit\]i, metode, solu]ii organizatorice, motiva]ionale [i de evaluare; sunt prioritare deciziile strategice [i tactice, iar managementul are caracter anticipativ).

• Faza de opera]ionalizare (caracterizat\ de preponderen]a organiz\rii, coordon\rii [i antren\rii personalului `n realizarea obiectivelor cuprinse `n planurile funda]iei; predomin\ adoptarea [i implementarea deciziilor curente, iar managementul are caracter operativ). De exemplu, atunci când conferin]a va avea loc, coordonatorul de voluntari va implementa planurile realizate cu privire la voluntari [i la activitatea acestora `n faza previzional\. Va urm\ri astfel cu preponderen]\ realizarea obiectivelor propuse `n aceast\ faz\ anterioar\, chiar dac\ vor ap\rea [i situa]ii neprev\zute. Totul va depinde de adaptarea coordonatorului la noile situa]ii [i de capacitatea sa de a lua decizii optime `ntr-o scurt\ perioad\ de timp, dar [i de capacitatea sa de a face fa]\ stresului [i de a ac]iona `n consecin]\.

• Faza final\ (caracterizat\ prin preponderen]a func]iei de control – evaluare a func]iilor stabilite `n prima faz\; `i corespunde managementul post-operativ, cu un puternic caracter constatativ, prin care se `ncheie un ciclu managerial [i se preg\tesc condi]iile pentru reluarea urm\torului).

Informa]ii generale despre management

De exemplu, funda]ia organizeaz\ o conferin]\. ~n cadrul organiz\rii acesteia va fi nevoie de sprijinul voluntarilor. Astfel, coordonatorul de voluntari va anticipa care este num\rul voluntarilor de care este nevoie `n organizarea conferin]ei, va anticipa cu precizie locurile unde va fi nevoie de voluntari, va alege voluntarii potrivi]i fiec\rei ac]iuni, `i va instrui, va prevede un program, solu]ii de organizare `n diverse situa]ii, va stabili metode de evaluare a eforturilor depuse de voluntari, va stabili `n detaliu locurile strategice unde vor fi voluntari [i activit\]ile desf\[urate de fiecare `n parte etc.

10

De exemplu, dup\ ce a avut loc conferin]a, va urma perioada de evaluare a muncii depuse de fiecare persoan\ care a participat la organizarea evenimentului. Astfel, va fi evaluat\ activitatea coordonatorului [i implicit a voluntarilor de c\tre directorul organiza]iei. ~n urma acestei evalu\ri vor fi observate punctele tari [i punctele slabe ale fiec\rui voluntar `n parte. Evaluarea evenimentului poate continua cu s\rb\torirea succesului. De exemplu, se poate merge la un suc sau se poate comanda pizza, de exemplu, la sediul funda]iei.

~ntre aceste faze exist\ o strâns\ interdependen]\, iar „materiile prime” pe care se fundamenteaz\ sunt informa]ia [i oamenii. Prin con]inutul, complexitatea [i implica]iile lor, procesele de management au un rol decisiv `n asigurarea existen]ei, a competitivit\]ii organiza]iilor.

Realizarea procesului de management

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Realizarea procesului de management presupune `mplinirea unor activit\]i specifice, care au fost grupate `n câteva func]ii definitorii pentru rolul oric\rui coordonator, indiferent de pozi]ia acestuia. Managementul poate fi definit ca fiind procesul prin care se iau decizii cu privire la ce trebuie f\cut [i apoi se pun `n practic\ deciziile respective. ~n acest sens, se consider\ ca fiind esen]iale pentru procesul de management urm\toarele func]ii: → previziunea, → organizarea, → coordonarea, → antrenarea, → control – evaluarea. • Previziunea const\ `n anticiparea condi]iilor care vor constitui cadrul obiectiv al desf\[ur\rii activit\]ilor viitoare, fixarea obiectivelor acestora, a mijloacelor necesare [i a strategiilor. Permite coordonarea eforturilor `n direc]iile stabilite de c\tre manageri [i impune respectarea urm\toarelor cerin]e: aprecierea obiectiv\ a condi]iilor actuale [i viitoare, analiza impactului factorilor interni [i externi `n procesul de elaborare concret\ a prognozelor, planurilor, programelor, antrenarea speciali[tilor la fixarea obiectivelor. Previziunea serve[te la anticiparea consecin]elor unor activit\]i ce vor trebui `ntreprinse `n viitor [i permite stabilirea standardelor de performan]\. Func]ia de previziune se materializeaz\ `n trei activit\]i: - prognozarea - planificarea - programarea

11 • Având ca obiectiv esen]ial stabilirea cadrului organizatoric optim care s\ permit\ desf\[urarea activit\]ii organizate `n condi]ii de eficien]\ [i eficacitate maxim\, func]ia de organizare vizeaz\ definirea precis\ a tuturor elementelor care `l determin\: structura de organizare, organismele componente [i rela]iile din cadrul acestora, sistemul informa]ional, delegarea autorit\]ii pe diverse niveluri ierarhice ale organiza]iei [i descentralizarea activit\]ii acesteia. • Coordonarea cuprinde ansamblul ac]iunilor prin care un manager sincronizeaz\ ac]iunile individuale [i colective din cadrul institu]iei [i combinarea optim\ a acestora, astfel `ncât desf\[urarea lor s\ se fac\ `n condi]ii de eficien]\ maxim\ `ntr-un mediu ce se afl\ `n continu\ schimbare. Prin coordonare se pune `n mi[care cadrul organizatoric proiectat [i se aduc corec]ii `n func]ie de disfunc]ionalit\]ile care apar. Realizarea acestei func]ii presupune existen]a comunic\rii atât `ntre coordonatorul de voluntari [i staff-ul organiza]iei, cât [i `ntre coordonatorul de voluntari [i voluntari. Derularea unei comunic\ri eficiente `ntre toate persoanele care fac parte din organigrama organiza]iei implic\ respectarea de c\tre acestea a unui set de reguli prin care se dau noi dimensiuni climatului organiza]ional din funda]ie [i se asigur\ un climat motiva]ional favorabil particip\rii active la realizarea obiectivelor.

• Reprezentând ansamblul deciziilor [i activit\]ilor prin care se determin\ participarea voluntarilor la activit\]ile orientate spre realizarea obiectivelor finale, luând `n considerare factorii care `i motiveaz\, antrenarea presupune precizarea de c\tre coordonatorul de voluntari a rolului fiec\rui voluntar `n contextul unei activit\]i sau alta, evaluarea capacit\]ilor acestuia [i a concordan]ei lor cu sarcinile trasate, evaluarea rezultatelor [i diferen]ierea activit\]ii voluntarilor `n func]ie de acestea, folosirea adecvat\ a motivelor pentru care voluntarii se implic\ `n cadrul activit\]ilor organiza]iei. Suportul antren\rii `l reprezint\ motivarea, care poate fi pozitiv\, când predomin\ recompensele materiale, morale [i spirituale [i negativ\, când exceleaz\ sanc]iunile [i repro[urile. Antrenarea corespunz\toare a voluntarilor `i mobilizeaz\ pe ace[tia spre realizarea obiectivelor previzionate [i ob]inerea de rezultate optime, iar deficien]ele care pot ap\rea stimuleaz\ neimplicarea, efortul minim, ineficien]a `n desf\[urarea activit\]ilor propuse. • Cuprinzând procesele de verificare permanent\ [i complet\ a modului `n care se desf\[oar\ activit\]ile comparativ cu programele [i standardele fixate, control – evaluarea urm\re[te sesizarea [i m\surarea „abaterilor negative” ap\rute, identificarea cauzelor [i a m\surilor corective, precum [i integrarea „abaterilor pozitive”. Altfel spus, presupune s\ fii atent la tot ceea ce se `ntâmpl\ [i s\ te asiguri c\ totul decurge conform planului.

Informa]ii generale despre management

O coordonare eficient\ din partea celor implica]i asigur\ activit\]ilor organiza]iei flexibilitate, adaptabilitate [i creativitate, caracteristici esen]iale pentru continuitatea organiza]iei.

12 Controlul este func]ia prin care compari ceea ce se `ntâmpl\ `n realitate cu ceea ce ar fi trebuit s\ se `ntâmple conform planului. Astfel, pentru a controla eficient, trebuie s\ fii atent la desf\[urarea tuturor lucrurilor, s\ compari rezultatele ob]inute cu standardele fixate, precum [i s\ iei decizii [i s\ le pui `n practic\. Rolul principal al acestei func]ii `l reprezint\ asigurarea realiz\rii obiectivelor organiza]iei `n condi]iile dinamismului mediului intern [i, mai ales, extern, `n care aceasta `[i desf\[oar\ activitatea. Orice coordonator de voluntar are trei categorii de responsabilit\]i : • orientarea programului de voluntariat `n conformitate cu obiectivele stabilite (orientarea strategic\); • activitatea cu oamenii – colegii, voluntarii, beneficiarii (crearea unui climat favorabil [i dezvoltarea rela]iilor inter – umane); • direc]ionarea activit\]ii `n func]ie de particularitatea domeniului (s\ ac]ioneze ca un profesionist). Se poate spune c\ munca de manager, respectiv a unui coordonator de voluntari presupune mult\ creativitate, flexibilitate, dinamism, toleran]\, intui]ie, prezen]\ de spirit [i st\pânire de sine. Astfel competen]a coordonatorului de voluntari presupune cuno[tin]e teoretice, creativitate [i experien]\ practic\ `n domeniu.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Func]iile managementului reprezint\ un tot unitar, iar tratarea sistematic\ a acestora implic\ [i analiza rela]iilor dintre acestea `n timp. ~n cadrul sistemului managerial pot fi amintite câteva cuvinte cheie, care au rol foarte important `n derularea eficient\ a activit\]ii: • Atribu]ia reprezint\ un ansamblu de sarcini identice, necesare realiz\rii unei anumite p\r]i din activitate, implic\ o anumit\ responsabilitate privind `ndeplinirea sa la termen [i la un nivel calitativ superior [i presupune competen]e adecvate. • Sarcina reprezint\ o ac]iune clar formulat\, orientat\ spre realizarea unui obiectiv precis [i care se desf\[oar\ dup\ o procedur\ stabilit\. • Responsabilitatea reprezint\ obliga]ia de a `ndeplini anumite sarcini pe care le presupune atribu]ia respectiv\ (pentru func]iile manageriale exist\ responsabilit\]i de decizie, de previziune, organizare, antrenare, control [i execu]ie). • Competen]a este capacitatea de a `ndeplini corespunz\tor o atribu]ie sau o sarcin\ care poate fi: acordat\ (autoritatea), reglementat\ prin acte legislative sau prin decizii manageriale ale organiza]iei [i intrinsec\ a persoanei (cuno[tin]e [i experien]e), prev\zut\ prin cursuri de preg\tire [i perioad\ de voluntariat `n domeniul asisten]ei sociale.

13

1.3. Stiluri de conducere Managementul `nseamn\ a face lucrurile cum trebuie (previziune, organizare, antrenare, coordonare, control – evaluare), iar conducerea presupune a face ce trebuie (capacitatea de a influen]a comportamentul unui individ sau al grupului pentru a-l determina s\ ac]ioneze cu competen]\ pentru `ndeplinirea obiectivelor organiza]iei). Leadership-ul sau rela]ia de conducere constituie ansamblul rela]iilor intra [i intergrupale prin intermediul c\rora o persoan\ sau un grup de persoane influen]eaz\ comportamentul de grup, dirijeaz\, supravegheaz\ [i controleaz\ activit\]ile [i asigur\ men]inerea grupului ca sistem organizat.1 La nivelul organiza]iei `ntâlnim activitate de management, iar la nivelul grupului mic `ntâlnim activitate de conducere. Altfel spus, leadership-ul are la baz\ spiritul de echip\, care este rezultatul integr\rii unor procese precum: construirea `ncrederii `ntre persoanele implicate, stabilirea unei misiuni [i a unor scopuri clare la care ader\ acestea, ini]ierea proceselor decizionale participative, motivarea individual\ [i de grup.

Managerii au urm\toarele responsabilit\]i: − Orientarea [i desf\[urarea activit\]ilor `n conformitate cu cerin]ele obiectivelor strategice ale organiza]iei, asigurarea „armoniei sociale” ([tiin]a [i arta coordonatorului de voluntari de a lucra cu voluntarii, staff-ul organiza]iei, colaboratorii); − Gestionarea corect\ a resurselor, `n func]ie de particularit\]ile domeniului, care presupun competen]\ profesional\ [i managerial\. Managerii sunt speciali[ti care fac ca procesul de management s\ se desf\[oare firesc, corespunz\tor cerin]elor [tiin]ei managementului; ei de]in o func]ie ce implic\ atribu]ii de previziune, organizare, antrenare, coordonare, control [i reprezint\ factorii principali ai oric\rui proces decizional, influen]ând direct, prin activitatea lor, ac]iunile [i comportamentele altor persoane. Pentru a asigura eficien]a muncii desf\[urate, managerul trebuie s\ fie un bun lider, un model pentru ceilal]i, s\ [tie [i s\ poat\ s\-[i motiveze subordona]ii [i colaboratorii, deoarece rolul s\u este de a atinge obiectivele prestabilite prin intermediul altor oameni. 1 Cristea D., Structurile psihosociale ale grupului [i eficien]a ac]iunii, Editura Academiei, Bucure[ti, 1984.

Informa]ii generale despre management

La realizarea conducerii eficiente contribuie `n egal\ m\sur\ atât caracteristicile individuale (personalitate, aptitudini, cuno[tin]e, caracter, stil, etc.), cât [i situa]ii cu care se confrunt\ coordonatorul. Acesta este persoana care direc]ioneaz\ activitatea celorlal]i [i care `[i `ndepline[te rolul influen]ând `n mod pozitiv pe ceilal]i, indiferent prin ce modalit\]i, s\-[i `ndeplineasc\ munca lor pentru a atinge obiectivele propuse.

14 Dar a fi manager [i a fi lider sunt dou\ lucruri diferite. Liderul poate ap\rea `n orice situa]ie `n care mai multe persoane `[i combin\ eforturile pentru realizarea sarcinilor, dar nu `nseamn\ c\ acesta trebuie s\ [i organizeze activitatea (deci s\ fie manager). Managerul este o persoan\ recunoscut\ `n ierarhia organiza]ional\ care planific\, organizeaz\, antreneaz\, coordoneaz\, controleaz\ [i ia decizii eficiente, necesare asigur\rii condi]iilor favorabile pentru `ndeplinirea obiectivelor propuse. Sarcina managerului este de a-i determina pe membrii organiza]iei s\ ac]ioneze cât mai eficient, valorificând propriul poten]ial, pentru realizarea obiectivelor personale [i organiza]ionale (obiectivele [i misiunea exprim\ `n form\ cuantificat\ scopul). Misiunea managerilor const\ `n `n]elegerea urm\toarelor aspecte esen]iale: • Membrii organiza]iei `ndeplinesc diferite roluri care le influen]eaz\ nevoile, comportamentele [i activit\]ile; • Fiecare membru al organiza]iei are o individualitate unic\, care se distinge de cea a celorlal]i membri (poten]ialul, nevoile, interesele, atitudinile, comportamentul, disponibilitatea pentru responsabilit\]ile sporite); • Rela]ia conduc\tor – subordona]i / coordonator de voluntari – voluntari trebuie s\ aib\ la baz\ principiul respect\rii demnit\]ii umane (indiferent de pozi]ia social\ ocupat\ `n cadrul organiza]iei);

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Fiecare membru al organiza]iei trebuie tratat `n func]ie de `ntreaga sa personalitate (caracter, temperament, aptitudini, atitudini) influen]at\ de o multitudine de factori (de ordin familial, etic, religios, politic, profesional etc.) Astfel performan]ele sistemului managerial sunt condi]ionate de personalitatea managerului-lider, care ac]ioneaz\ `ntr-o anumit\ situa]ie managerial\ prin intermediul unui stil de conducere bine conturat. Stilul de conducere reprezint\ modul `n care managerul-lider `n]elege s\-[i joace rolul corespunz\tor status-ului s\u `n grup. ~n literatura de specialitate au fost definite trei stiluri principale de conducere (dup\ Kurt Lewin): Α. Autoritar (autocratic) – specific conduc\torului de tip clasic, distant, care organizeaz\ activitatea [i controleaz\ modul de desf\[urare a activit\]ii f\r\ a-i consulta `n aceste demersuri pe participan]i. Astfel, coordonatorul de voluntari determin\ activitatea grupului, fixeaz\ sarcinile de munc\ [i metodele de lucru, supravegheaz\ strict voluntarii, fluxurile informa]ionale sunt direc]ionate preponderent de sus `n jos, iar constrângerea, frica ac]ioneaz\ ca o modalitate de control; stilul este eficace, dar genereaz\ tensiuni, frustr\ri, apatie, nemul]umire [i chiar ostilitate [i agresivitate. Β. Democratic – specific conduc\torului apropiat de participan]i care antreneaz\ `ntregul grup la activitate, reparti]ia sarcinilor [i luarea deciziilor.

15 Astfel, coordonatorul de voluntari analizeaz\ problemele [i ia deciziile `mpreun\ cu grupul de voluntari, chiar dac\ face aprecieri obiective [i realiste asupra activit\]ii celorlal]i, are ca dimensiuni principale sociabilitatea, flexibilitatea, cooperarea, comunica]iile bune ascendente, descendente [i orizontale; stilul este eficace, asigur\ interdependen]a de ac]iune a membrilor grupului, stabilirea unor rela]ii de bun\ colaborare [i a unui climat socioafectiv pozitiv. C. Laissez-faire (permisiv) – specific coordonatorului care nu intervine `n organiza]ie [i coordonarea grupului, las\ voluntarilor s\i `ntreaga libertate de decizie [i ac]iune `n cadrul unor direc]ii generale stabilite de managementul superior, ofer\ unele informa]ii suplimentare [i nu se intereseaz\ de desf\[urarea ac]iunii, controlul este aproape nul; stilul are eficien]\ sc\zut\ pentru c\ lucreaz\ `n condi]ii de „libertate deplin\ f\r\ control”. Stilurile men]ionate se g\sesc foarte rar `n situa]ii obi[nuite `n starea lor autentic\ ceea ce sugereaz\ faptul c\ nu exist\ un stil care ar fi cel mai eficient indiferent de situa]ia managerilor [i de resursele umane. Putem aminti [i câteva consecin]e ale stilurilor de conducere. Astfel: 1) Stilul autoritar produce dou\ tipuri de reac]ii: • apatie [i dependen]\ – care inhib\ spiritul creativ, duce la stagnare `n ob]inerea de rezultate, la cre[terea rigidit\]ii [i conformismului individual [i de grup;

Moralul grupului ca fenomen psiho-social variaz\ ca fenomen semnificativ `n raport cu stilul de conducere. Moralul grupului este ridicat `n cadrul organiza]iilor conduse `n stil democratic [i sc\zut la organiza]iile conduse `n stil autoritar [i permisiv. Responsabilitatea `n sistemele autocratice se constituie la nivelul conduc\torului; `n cele democratice, ea apar]ine grupului ca `ntreg, iar `n cele permisive este distribuit\ printre membrii grupului ca entit\]i separate. 2) Sistemele autocratice genereaz\ un timp limitat de responsabilitate, punându-se accent mai mult pe disciplin\ [i cel mult pe responsabilitatea profesional\. 3) Sistemele democratice favorizeaz\ apari]ia unor responsabilit\]i superioare cum ar eficacitatea [i eficien]a activit\]ii bazat\ pe `nsu[irea obiectivelor grupului [i a organiza]iei din care acesta este parte component\. Procesul de conducere este foarte complex, iar eficien]a acestuia depinde de adecvarea stilului adoptat de coordonator la situa]ia `n care acesta ac]ioneaz\. Exist\ o serie de factori care ar putea determina tipuri de situa]ii, cum ar fi: - importan]a calit\]ii deciziilor; - cantitatea de informa]ii de calitate de care dispun coordonatorii de voluntari pentru a lua decizii;

Informa]ii generale despre management

• frustrare [i agresiune fa]\ de lider ce determin\ un nivel foarte sc\zut de satisfac]ie [i certe efecte negative asupra performan]ei individuale [i de grup.

16 - nivelul de structurare a problemei; - posibilitatea ca decizia s\ fie acceptat\ de voluntari; - gradul de motivare a voluntarilor `n realizarea scopurilor organiza]ionale etc. ~n activitatea managerial\ pot ap\rea unele situa]ii specifice legate de posibilitatea unui manager de a folosi mai multe stiluri `n func]ie de situa]ii: • flexibilitatea (capacitatea coordonatorului de voluntari de a aborda mai multe stiluri eficiente alternative); • rezisten]a la stil (tendin]a coordonatorului de voluntari de a men]ine acela[i stil, indiferent de context); • stil `n deriv\ (schimbarea stilului de c\tre coordonator este determinat\ de necesitatea reducerii tensiunii create de disfunc]ionalit\]ile contextului [i de cre[terea eficien]ei); • rigiditatea la stil (men]inerea unui stil inadecvat [i ineficient). CONCLUZIE Nu exist\ un stil al conducerii eficiente pe care un manager s\-l preia [i s\-l aplice, dar se poate construi un stil eficient de conducere `n func]ie de parametrii personali, situa]ionali [i `n func]ie de oamenii pe care `i formeaz\ [i `i coordoneaz\ pentru a atinge scopurile propuse.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

1.4. Comunicarea Comunicarea presupune o participare activ\ a fiec\rui partener [i un schimb real de informa]ii la nivelul sistemului managerial. Martin Luther King spunea: „Oamenii se ur\sc pentru c\ se tem unii de al]ii, se tem pentru c\ nu se cunosc, nu se cunosc pentru c\ nu comunic\ .” Comunicarea reprezint\ abilitatea de a vorbi clar, pe `n]elesul persoanelor cu care te `ntâlne[ti, dublat\ de abilitatea de a asculta activ pe ceilal]i. Cu alte cuvinte, a comunica `nseamn\: •a •a •a •a

transmite; `mp\rt\[i cuno[tin]ele cuiva; fi `n comunicare; fi `n rela]ie, `n coresponden]\ cu cineva.

Acest cuvânt „comunicare” genereaz\ a[adar, mai multe genuri de situa]ii, precum activit\]ile (a transmite, a `mp\rt\[i, a da) [i st\rile (a fi legat, a fi `n rela]ie).

17

CONCLUZIE A comunica `nseamn\ deci, `n acela[i timp, a fi [i a ac]iona.

Aceasta `nseamn\ [i a face cunoscut ceva cuiva. Altfel spus, `nseamn\ a fi `n rela]ie. Când vorbim despre comunicare, putem spune c\ aceasta `nseamn\ s\ ne punem `n raport cu cineva pentru a-i transmite un mesaj sau pentru a-i cere o informa]ie. {i pentru c\ suntem `n prezen]a cuiva, putem spune c\ a comunica `nseamn\ a fi `n rela]ie cu o persoan\ sau mai multe. Concretizarea comunic\rii se realizeaz\ prin cuvintele [i semnele care se schimb\ `ntr-o rela]ie. Comunicarea este ireversibil\ [i inevitabil\. ~ns\ `n cadrul comunic\rii exist\ riscul apari]iei ne`n]elegerilor, chiar a conflictelor [i nu putem spera c\ le vom putea reduce `n totalitate. Nu exist\ comunicare f\r\ diferen]e deoarece comunicarea vizeaz\ s\ pun\ `n eviden]\ aceast\ diferen]\, de[i diferen]ele sunt uneori greu de spus [i greu de acceptat. De aceea trebuie s\ fim totdeauna con[tien]i de faptul c\ diferen]a este prima condi]ie a comunic\rii. ~n comunicare este foarte important ca cei doi actori ai rela]iei s\ `ncerce s\ se cunoasc\ [i s\ se `n]eleag\.

• informarea; • instruirea; • motivarea / convingerea / `ncurajarea; • ob]inerea de informa]ii. Obiectivele comunic\rii: • s\ • s\ • s\ • s\

fim recepta]i; fim `n]ele[i; fim accepta]i; provoc\m o reac]ie.

Ceea ce ne intereseaz\ pe noi nu este numai s\ [tim cum s\ comunic\m, ci mai ales cum s\ comunic\m astfel `ncât mesajul s\ fie perceput corect [i s\ ob]inem feedback.

PRINCIPII DE BAZ| Aceste principii de baz\ se organizeaz\ `n func]ie de trei pozi]ii fundamentale: • Recunosc [i `i confirm celuilalt c\ exprimarea sa `i este proprie, c\ sentimentele [i pl\cerile `i apar]in;

Informa]ii generale despre management

Scopurile comunic\rii:

18 • M\ exprim vorbind despre mine, afirmându-mi pozi]ia; • Doresc s\ reunesc punctul t\u de vedere [i pe al meu, nu opunându-le sau confundându-le, ci adunându-le unul lâng\ cel\lalt, confruntându-le. De aici se poate na[te o uniune, un schimb. Acestea se pot traduce astfel: • Nu `l las pe cel\lalt s\ vorbeasc\ despre mine `n locul meu. • ~l invit s\ vorbeasc\ despre el `nsu[i. • Admit c\ „a te `n]elege” cu cineva nu `nseamn\ a avea aceea[i p\rere, acelea[i sentimente, acela[i punct de vedere. • Accept s\ fac diferen]a `ntre ceea ce vine de la cel\lalt ([i `i apar]ine) [i ceea ce simt eu ([i `mi apar]ine). A te exprima nu `nseamn\ `ns\ a comunica, este doar un bilet pentru dus, `n timp ce comunicarea este un bilet dus-`ntors care presupune etape succesive precum: − M\ exprim; − Primesc confirmarea c\ limbajul meu a fost `n]eles; − Ascult ce spune cel\lalt; − ~i confirm c\ l-am `n]eles.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

~n orice comunicare sunt prezente câteva etape: 1. a 2. a 3. a 4. a 5. a

vorbi; nu spune; asculta; `n]elege; r\spunde.

Comunicarea se poate realiza prin mai multe tipuri de limbaj: • limbaj verbal • limbaj paraverbal:

• limbajul trupului:

{ {

-

tonalitatea ritmul volumul timbrul

- gestica - fizionomia - mimica

Limbajul non-verbal reflect\ subcon[tientul, sentimentele, rela]ia `n care se afl\ coordonatorul de voluntari [i voluntarii sau voluntarii `ntre ei (influen]ând dinamica de grup). O comunicare eficient\ este o comunicare `n care exist\ un acord, o concordan]\ `ntre limbajul verbal [i limbajul non-verbal al unui individ `n cadrul unei rela]ii de comunicare, dac\ se afl\ `n aceea[i direc]ie. Astfel mesajul va fi mult mai bine receptat, `n]eles, acceptat [i posibil de aplicat.

19 Dac\ cele dou\ limbaje nu se afl\ `n aceea[i direc]ie, mesajul va fi neclar, greu de `n]eles, de acceptat [i de aplicat. Limbajul paraverbal ne ofer\ urm\toarele informa]ii practice: ~n conversa]ia cu o persoan\ vom fi aten]i la felul cum vorbe[te, nu la ceea ce vorbe[te. O zical\ spune c\ „tonul face muzica”, de aceea cineva poate exulta de emo]ie sau poate face o depresie dac\ o persoan\ semnificativ\ pentru ea `i spune un cuvânt oarecare; S\ ]inem cont de informa]iile involuntare pe care ni le transmite vorbirea interlocutorului, privind emo]iile sale de afec]iune, amuzament, admira]ie, dezgust [i team\. Dac\ interlocutorul face mai multe gre[eli de exprimare, se bâlbâie, repet\ cuvinte, poate s\ `nsemne c\ este furios sau `ngrijorat. Când emite mai mul]i de „````”, „\\\\” decât de obicei, po]i deduce c\ nu este sigur de ceea ce spune sau are `ndoieli c\ `l vei crede. Aten]ie! T\cerea celuilalt `n timpul unei conversa]ii `]i poate „spune” foarte multe despre el: se gânde[te intens la ceva, este sau nu este de acord cu tine, te `ncurajeaz\ s\ continui, se simte vinovat, nu `n]elege despre ce vorbi]i, te sfideaz\ ori poate te ignor\, nu-l intereseaz\ ceea ce vorbi]i.

BARIERE / BLOCAJE ALE COMUNIC|RII pot fi: • Barierele tehnice – dificult\]i de vorbire, hipoacuzie sau influen]e ambientale (cum ar fi zgomotul, numero[i oameni care vorbesc `n acela[i timp, temperaturi nepl\cute, lumin\ prea mult\ sau prea pu]in\ etc.) sau putem fi necunoscutori ai limbii interlocutorului; • Stilul [i ]inuta interlocutorului De exemplu, `mbr\c\mintea extravagant\ sau mirosul parfumului prea `n]ep\tor sau ap\s\tor pot deranja multe persoane.

• Nesiguran]a asupra con]inutului mesajului – uneori ne este greu s\ stabilim ce s\ spunem. Alteori, informa]ia pe care o de]inem [i `ncerc\m s\ o transmitem este incomplet\. ~n comunicarea oral\, se pot face ajust\ri „din mers” `n func]ie de feedback-ul primit de la grupul ]int\. Un alt mod de a dep\[i aceast\ barier\ este o scurt\ „repeti]ie” a mesajului `nainte de a-l transmite.

Informa]ii generale despre management

Cercet\rile au relevat faptul c\ limbajul non – verbal exercit\ un efect de 4,3 ori mai puternic asupra impresiilor produse de vorbitor decât limbajul verbal. Abilit\]ile de utilizare a comunic\rii non – verbale atât `n codificare, cât [i `n descifrarea mesajelor se dezvolt\ cu vârsta, prin experien]\.

20

De exemplu, atunci când un voluntar al Funda]iei „Al\turi de Voi” merge `n campanii de informare privind problematica HIV/SIDA `n discoteci sau [coli, trebuie s\ fie foarte bine preg\tit, s\ ofere informa]ii sigure, s\ poat\ r\spunde la orice `ntrebare care `i este adresat\, s\ fie sigur pe el. • Diferen]ele de sex [i/sau culturale – s-a demonstrat c\ b\rba]ii [i femeile comunic\ `n mod diferit [i manifest\ grade diferite de sensibilitate la formele alternative ale comunic\rii. Patternurile comunica]ionale sunt de asemenea specifice culturii din care provine persoana. De exemplu, unele culturi nu `ncurajeaz\ limbajul corporal. • Prezentare incorect\ sau alegerea gre[it\ a tipului mesajului

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

De exemplu, putem trimite o not\ scris\ cuiva care se a[teapt\ la o discu]ie prin viu grai [i astfel s\ se simt\ jignit. Uneori, de[i modalitatea aleas\ este corect\, utilizarea ei este gre[it\: fraze ilogice, gre[eli gramaticale, scrisul prea mic, discurs prea gr\bit sau prea lent etc. Alte gre[eli posibile pot fi folosirea `n exces a jargonului sau, dimpotriv\, excesul de cuvinte preten]ioase, excesul de informa]ii etc. • Incompatibilitatea punctelor de vedere - poate fi de grade diferite, afectând `n mod diferit comunicarea. Exist\ persoane care pot rezolva ne`n]elegerile discutând. Cea mai bun\ solu]ie pentru ca discu]ia s\ nu degenereze este ca persoanele respective s\ cad\ de acord c\ nu pot fi de acord. De exemplu, unele persoane nu sunt de acord cu folosirea prezervativelor, din diverse motive. • Neaten]ia – interlocutorul poate fi distras de un stimul din mediu sau de propriile sale gânduri. Capacitatea de ascultare dep\[e[te cu mult ritmul vorbirii celuilalt, ceea ce face ca ascult\torul s\-[i caute uneori alte preocup\ri. De exemplu, `n momentul implic\rii `ntr-o activitate a organiza]iei, voluntarul poate fi atât de absorbit de problemele sale, `ncât nu mai d\ aten]ie copilului sau activit\]ii sale cu acesta. • Ignoran]a – este foarte posibil ca cineva s\ nu–[i cunoasc\ adev\ratele atitudini [i sentimente fa]\ de subiectul ce se discut\ [i s\ reac]ioneze astfel `ntr-un mod nea[teptat [i nedorit `n diversele situa]ii pe care le `ntâlne[te `n calitate de voluntar.

21

De exemplu, voluntarul poate sus]ine verbal c\ nu `i este fric\ s\ rela]ioneze cu beneficiarii, s\ intre `n contact cu copiii infecta]i HIV, s\ se joace cu ei, s\ `i ating\, s\ `i `mbr\]i[eze etc., dar atunci când se `ntâlne[te cu ei, prin comportamentul nonverbal comunic\ respingere sau team\. • Ne`n]elegerea reprezint\ o discrepan]\ `ntre sensul transmis [i cel receptat, de obicei datorat\ receptorului. Ea poate lua forme ca: Α. un alt sens atribuit unui cuvânt cheie; Β. deplasarea esen]ialului pe un alt cuvânt sau grup de cuvinte; C. pierderea contextului semnificativ; D. ne`n]elegerea ideii generale [i a inten]iei emi]\torului; E. „citirea printre rânduri” a unei semnifica]ii pe care emi]\torul nu a avut-o `n bvedere; F. `nlocuirea arbitrar\ a unei lacune a mesajului.

• Urm\rirea de c\tre interlocutor a propriului „scenariu intern”, `n loc de dialogarea cu ceilal]i. Intervenirea sa astfel `n discu]ie `n cele mai nea[teptate momente cu ceea ce simte el c\ are de spus `n momentul acela. Nu ascult\, fiind concentrat asupra celuilalt, ci pur [i simplu `[i a[teapt\ rândul s\ vorbeasc\, dac\ nu se `ntâmpl\ chiar s\ `ntrerup\. De exemplu, aceasta se poate `ntâmpla `n cadrul unei [edin]e de consiliere. • Interlocutorul amenin]\, d\ ordine, critic\, insult\, dirijeaz\ („Trebuie s\ ...”, „Nu trebuie s\ ...”), t\inuie informa]iile cheie, bombardeaz\ cu `ntreb\ri, interogheaz\, laud\ `n scopul manipul\rii. A[a cum am men]ionat mai sus, ascultarea activ\ are un rol esen]ial `n cadrul comunic\rii. Ascultarea activ\ `nseamn\ s\-i permit celuilalt s\ spun\ cât mai mult [i s\ asculte `n timp ce reiau sau s\ rezum ce a spus el, ce am auzit sau m\car ce am `n]eles din ce a spus el. Mai `nseamn\ [i s\ pui `ntreb\ri deschise, dintre cele la care nu se poate r\spunde prin da sau nu, dintre cele care presupune un cum [i nu de ce, dintre cele care `l `ndreapt\ pe cel\lalt c\tre el `nsu[i. Trebuie s\ `n]elegi ce spune cel\lalt, dar s\-i `n]elegi [i zâmbetele, privirea, gesturile, respira]ia, faptele, durerile, energiile ... S\ `n]elegi ce `nseamn\ s\ treci dincolo de simpla ascultare pentru a prinde esen]ialul.

Informa]ii generale despre management

De exemplu, `n cadrul unui curs de preg\tire, anumite aspecte nu sunt `n]elese foarte bine de voluntari, dar nici nu se cer l\muriri, astfel c\, atunci când se merge pe teren, pot ap\rea diverse probleme, de tipul `nlocuirii mesajului corect cu unul incorect, imposibilitatea de a oferi mai multe l\muriri persoanelor interesate etc.

22 Ascultarea activ\ se bazeaz\ pe principiul F.I.O.R.D.: F:

I: O: R: D:

fa]\ `n fa]\ `nclinare a pozi]iei c\tre interlocutor (ochi) men]inerea contactului vizual pozi]ie relaxat\, confortabil\ pozi]ie deschis\, de preferin]\ f\r\ mâini sau picioare `ncruci[ate

Ca [i blocaje care afecteaz\ calitatea (eficacitatea) ascult\rii active, putem aminti: • Ascultarea pasiv\ (gândul zboar\ `n alt\ parte); • Ascultarea evaluativ\ (ascult\torul judec\ ceea ce aude); • Ascultarea neatent\ (distras de oboseal\, emo]ii, diferen]e de cultur\, ras\, abilit\]i); • Filtrarea activit\]ii `n func]ie de propria viziune despre lume; • Cum s\ r\spund? (preocuparea ascult\torului pentru r\spuns); • Ascultarea cu simpatie (poate bloca ac]iunea viitoare a emi]\torului); • ~ntreruperea (din entuziasm, plictiseal\, ner\bdare, emo]ie, dorin]a de a spune ceva, lipsa de sensibilitate fa]\ de persoana care vorbe[te); • Nerespectarea lini[tei propus\ de emi]\tor datorit\ sentimentului de stinghereal\ `n timpul lini[tei; ascult\torul se simte dator s\ intervin\; • Inadecvarea dintre limbajul verbal [i cel nonverbal; • Mesaje neclarificate, confuzie;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Frustrare `n grup datorit\ lipsei de empatie; • Pierderea `ncrederii / respectului `n emi]\tor [i `n succesul ac]iunii. Pentru a prezenta informa]ia eficient\ [i a identifica [i nevoile interlocutorilor, urm\toarele tehnici ]i-ar putea fi de folos: 1. Ascult\ activ. Concentreaz\-te asupra a ce-]i spune interlocutorul [i refrazeaz\, folosind propriile cuvinte, pentru a vedea dac\ ai interpretat mesajul `n mod corect. Verific\ dac\ ai `n]eles `nainte de a face presupuneri sau de a lua decizii. 2. Ac]ioneaz\ responsabil. Decide dac\ trebuie s\ ac]ionezi (sau reac]ioneaz\) [i selecteaz\ cu grij\ cel mai important mod de a o face. 3. Redu viteza cu care vorbe[ti. Când vorbe[ti cu oameni care au probleme de auz, de vorbire sau de `nv\]are sau cu cei a c\ror limb\ matern\ nu este româna, `ncetine[te ritmul vorbirii. Acest lucru le va da posibilitatea s\ te `n]eleag\ cu mai mult\ u[urin]\. 4. Vorbe[te clar [i suficient de tare `ncât s\ te faci auzit, dar nu vorbi „de sus”. Comunicarea cu persoane care nu te `n]eleg, poate fi `mbun\t\]it\, dac\ pronun]i cuvintele clar. Nu ]ipa [i nu exagera pronun]area cuvintelor. Dac\ persoana nu este surd\, s-ar putea s\ se simt\ jignit\.

23 5. Prive[te interlocutorul `n fa]\. Când comunici, uit\-te la cel cu care vorbe[ti, astfel `ncât acesta s\-]i poat\ „citi” cuvintele [i s\-]i vad\ expresia fe]ei. 6. Fii concis. Elimin\ cuvintele [i expresiile care nu sunt absolut necesare. Pune `ntreb\ri simple, deschise. 7. Ai r\bdare. Rezerv\-]i tot timpul necesar când comunici. Nu `l gr\bi pe interlocutor, nu `l `ntrerupe [i nu termina tu cuvintele sau frazele `n locul lui. ~ncurajeaz\-l s\ continue sau s\ elaboreze pe baza celor discutate anterior. 8. Repet\ [i refrazeaz\. Dac\ este necesar, repet\ mesajul, asigur\-te c\ ai vorbit clar [i rar. 9. Folose[te un limbaj standard. Evit\ s\ folose[ti prescurt\ri, abrevieri, termeni tehnici, argou etc. care pe mul]i `i pot enerva sau confuziona deoarece nu `i `n]eleg. De multe ori, de fric\ s\ nu fie considera]i pro[ti sau incompeten]i, oamenii nu cer explica]ii asupra unor cuvinte pe care nu le `n]eleg. Astfel, comunicarea va fi compromis\ pentru c\ cei care te ascult\ nu te `n]eleg. 10. Folose[te pauzele. D\ posibilitatea interlocutorului s\ proceseze [i s\ decodifice ce a auzit [i s\ `[i preg\teasc\ r\spunsul / reac]ia. D\-i posibilitatea s\]i pun\ `ntreb\ri.

12. Urm\re[te reac]iile non-verbale. Urm\re[te expresia fe]ei [i limbajul trupului pentru a vedea reac]iile celorlalte persoane. ~ncearc\ s\ decodifici aceste mesaje, dar nu face presupuneri care nu au leg\tur\ cu realitatea. Dac\ ai impresia c\ nu e[ti `n]eles, verific\ verbal acest lucru. De exemplu, dac\ cineva se `ncrunt\, poate la fel de bine s\ `nsemne c\ nu `n]elege ce spune sau c\ nu este de acord cu tine. 13. Controleaz\-]i propriul limbaj non-verbal. Uneori limbajul non-verbal intr\ `n contradic]ie cu limbajul verbal, astfel `ncât, pentru o comunicare eficient\ [i pentru a evita ne`n]elegerile, cele dou\ tipuri de limbaje trebuie s\ exprime acela[i lucru. 14. Pune mesajele [i `n scris. Pe lâng\ mesajele verbale, pune la dispozi]ie [i copii scrise. Acest lucru `i ajut\ pe cei care au dificult\]i `n a interpreta mesajele verbale [i le ofer\ un punct de referin]\ pentru viitor [i pentru a-[i traduce mai clar ceea ce au discutat. Principalele cauze ale conflictelor care apar `n sistemul de voluntariat sunt lipsa inform\rii permanente, adecvate [i existen]a incomunicabilit\]ii dintre coordonatorul de voluntari [i voluntari, iar eliminarea acestora presupune o rela]ie coordonator de voluntari – voluntari bazat\ pe credibilitate. Pentru receptarea adecvat\ a mesajului, managerul (coordonatorul de voluntari) trebuie s\ structureze informa]ia `n func]ie de o serie de caracteristici ale beneficiarului (voluntari, clien]i, colaboratori): nivelul de preg\tire, gradul de informare, domeniul la care se refer\ informa]ia, timpul de care dispune pentru receptarea [i interpretarea acesteia.

Informa]ii generale despre management

11. Folose[te un limbaj adresat tuturor. Asigur\-te c\ limbajul pe care `l folose[ti include toate categoriile de persoane c\rora te adresezi.

24 Pentru a cre[te eficien]a comunic\rii este necesar s\ se respecte o serie de condi]ii, cum ar fi: − examinarea scopului vizat la fiecare comunicare; − acordarea unei aten]ii sporite constrângerilor fizice [i fiziologice ale oamenilor implica]i `n comunicare [i nuan]elor care pot ap\rea `n paralel cu con]inutul de baz\ al mesajului `n timpul comunic\rii; − `nregistrarea mesajelor foarte importante. ~n plus, o comunicare eficient\ este caracterizat\ de abilitatea de a vorbi clar, pe `n]elesul persoanelor implicate `n comunicare, dublat\ de abilitatea de a asculta activ pe ceilal]i. De asemenea, o importan]\ aparte o au [i caracteristicile sursei emi]\toare, adic\ a managerului, respectiv a coordonatorului de voluntari, care pot determina comunicarea. Acesta trebuie s\ aib\ anumite atribute pentru a induce anumite schimb\ri atitudinal – afective: • Credibilitatea – acel ansamblu de elemente de ordin psihologic – prestigiu, autoritate, `ncredere – pentru a putea da greutate mesajului corect. Credibilitatea emi]\torului se `ntemeiaz\ pe competen]\ [i autenticitate. • Atractivitatea [i/sau psihic\ – atractivitatea se `ntemeiaz\ pe similaritatea dintre doi sau mai mul]i parteneri ai comunic\rii, similaritate oferit\ de compatibilitatea psihologic\ dintre ace[tia.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Gradul de implicare – de care depinde succesul activit\]ilor [i atingerea obiectivelor propuse.

1.5. Decizia Decizia reprezint\ „un act social, deliberat al unei persoane sau grup de persoane prin care se stabilesc scopul [i obiectivele unei ac]iuni, direc]iile [i modalit\]ile de realizare ale acesteia, toate determinate `n func]ie de o anumit\ necesitate, pe baza unui proces de informare, reflec]ie [i evaluare a mijloacelor [i consecin]elor desf\[ur\rii ac]iunii respective.” 1 Decizia constituie un act de mare r\spundere social\, se reg\se[te `n toate func]iile managementului. Este, potrivit afirma]iei autorului Nica P., „un act ra]ional de alegere a unei linii de ac]iune din mai multe posibile, prin care se urm\re[te realizarea obiectivelor, ]inându-se cont de resursele disponibile [i condi]iile concrete”; materializeaz\ o idee, o inten]ie sau un proiect, r\spunde la o anumit\ problem\. De asemenea decizia reprezint\ o form\ de validare social\ a unei ac]iuni, prin punerea `n mi[care a resurselor umane, materiale [i financiare [i apare atunci când `n sistemul condus se identific\ o problem\ care a[teapt\ o solu]ie. 1

Russu, C., Management, Editura Expert, Bucure[ti, 1993, p.23.

25

CONCLUZIE Decizia `nseamn\ de regul\ o alegere `ntre mai multe posibilit\]i variate, scenarii sau proiecte ipotetice.

~n urma analizei alternativelor [i select\rii celei mai bune decizii, are loc adoptarea acesteia [i dispunerea ac]iunii destinate s\ rezolve problema. Pentru fiecare decizie trebuie s\ avem argumente [i totodat\ trebuie s\ identific\m efectele, consecin]ele negative [i pozitive posibile. Elaborarea deciziilor depinde de un num\r de factori externi [i interni. Printre ace[ti factori se num\r\: • cuno[tin]ele [i experien]a celui care elaboreaz\ deciziile; • informa]iile disponibile la acel moment; • capacitatea de a utiliza tehnicile de elaborare a deciziilor; • perioada de timp `n care trebuie luat\ decizia; • sistemul de valori al celui care elaboreaz\ deciziile (personalitate, mediu, sistemul personal de recompensare etc.); • capacitatea persoanei care elaboreaz\ deciziile de a [i le sus]ine; • existen]a unor regulamente, proceduri sau norme institu]ionale care s\ controleze decizia; • importan]a deciziei pentru cei implica]i – au ace[tia valorile similare cu ale celui care elaboreaz\ deciziile? • noutatea situa]iei: dac\ s-au mai adoptat [i `nainte astfel de decizii sau nu; • posibilitatea de a implementa decizia – exist\ resursele necesare? • nevoia de siguran]\. Orice decizie trebuie s\ `ndeplineasc\ condi]ii de: • ra]ionalitate; • calitate; • acceptabilitate. Astfel, elementele constitutive ale unei decizii sunt: 1. Recunoa[terea problemei. • Informarea.

Informa]ii generale despre management

• caracterul individual sau de grup al deciziei;

26 2. Definirea problemei: • Formularea corect\ a problemelor, stabilirea cu precizie a scopului, precizarea resurselor umane implicate `n procesul decizional - constituie condi]ii esen]iale pentru calitatea deciziei; • Culegerea, selectarea [i analiza informa]iilor. 3. Generarea unor solu]ii alternative: • Proiectarea alternativelor; • Evaluarea costurilor; • Analiza efectelor; • P\rerea celorlal]i; • Reducerea incertitudinii. 4. Luarea deciziei: • Selectarea celei mai adecvate metode de rezolvare se face pe baza unor criterii: de risc, economice, timp disponibil, resurse umane; • Formularea solu]iei; • Afirmarea, comunicarea deciziei asigur\ transmiterea acesteia la momentul optim, la locul potrivit [i persoanei cu responsabilitate direct\ `n etapa de aplicare. Formularea deciziei trebuie s\ fie clar\, logic\, u[or de re]inut pentru cei care o primesc, complet\, concis\ [i conving\toare;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Evaluarea consecin]elor aplic\rii solu]iei. 5. Punerea `n aplicare a solu]iei. Deciziile trebuie transpuse imediat `n practic\. ~n faza de implementare se preconizeaz\ ce trebuie f\cut, când, unde, cine este responsabilul fiec\rei ac]iuni, iar decizia devine opera]ional\ atunci când activitatea se desf\[oar\ conform solu]iei stabilite [i `ncep s\ fie ob]inute rezultatele preconizate. Elaborarea deciziilor necesare unei func]ion\ri normale a organiza]iei constituie o func]ie managerial\. Succesul sau e[ecul activit\]ii manageriale, ca [i performan]ele unui manager depind `n mare m\sur\ de calitatea deciziilor luate.1 Specificul deciziilor manageriale const\ `n faptul c\: • implic\ `ntotdeauna cel pu]in dou\ persoane; • are influen]e directe la nivelul grupului; • determin\ efecte directe economice, tehnice, umane, educa]ionale. Clasificarea deciziilor a) Dup\ importan]a obiectivelor urm\rite, dup\ perioada de timp pentru ca acestea s\ fie adoptate [i implica]iile aplic\rii lor asupra problemelor respective: 1

Dup\ Masari, G., Note de curs, Ia[i, 2002.

27 • strategice – vizeaz\ activit\]i `n ansamblu, pe o perioad\ de 3 - 5 ani (se reg\sesc la nivelul managementului superior); • tactice – vizeaz\ activit\]i par]iale, pe o perioad\ de 0,5 - 2 ani (se reg\sesc la nivelul managementului „de mijloc”); • curente – au `n vedere problemele zilnice, prezente `n toate tipurile de management, `n special la nivelul mediu [i inferior. b) Dup\ frecven]a elabor\rii deciziilor: • periodice – se adopt\ la anumite intervale de timp; • aleatorii – au o mare regularitate, fiind dificile de anticipat; • unice – se iau `n situa]ii excep]ionale.

c) Dup\ tipul de management unde urmeaz\ a fi adoptate: • superioare; • medii. d) Dup\ sfera de cuprindere: • individuale – se adopt\ de c\tre manageri `n mod individual [i vizeaz\ probleme curente;

e) Dup\ num\rul de criterii care stau la baza elabor\rii deciziilor: • unicriteriale; • multicriteriale. f) Dup\ atitudinea p\r]ilor implicate direct `n rezolvarea problemelor: • conflictuale – presupune atitudini contradictorii ale p\r]ilor; • neconflictuale – presupune atitudini consensuale ale p\r]ilor.1 Decizia managerial\ cunoa[te dou\ forme: actul decizional (decizii de complexitate redus\) [i procesul decizional (decizii complexe ce necesit\ timp `ndelungat). Aplicarea [i cunoa[terea efectelor deciziilor permit stabilirea eficien]ei procesului decizional. Decizia, ca r\spuns la o problem\ ap\rut\ la un moment dat `n cadrul organiza]iei, este adoptat\ de manager [i se adreseaz\ executan]ilor, iar rela]ia complex\ ce se stabile[te `ntre ace[tia are rol esen]ial `n materializarea deciziei. 1 Dup\ Boldur, G., Fundamentarea complex\ a procesului decisional economic, Editura {tiin]ific\, Bucure[ti, 1973.

Informa]ii generale despre management

• participative – elaborate la nivelul conducerii superioare de c\tre speciali[ti [i salaria]i.

28 Un rol esen]ial `n eficientizarea activit\]ilor, a punerii `n aplicare a deciziilor `l au, pe lâng\ persoanele care sunt implicate `n derularea programelor, adic\ manager, director, coordonator de proiect, asisten]i sociali, coordonator de voluntari, voluntari, [i: • Regulile de comportament observate când membrii din cadrul organiza]iei se `ntâlnesc (limbajul [i modalit\]i de exprimare a stimei [i respectului); • Normele care se dezvolt\ `n cadrul echipelor de munc\; • Valorile dominante adoptate de organiza]ie privind serviciile pe care le ofer\; • Misiunea, scopul [i obiectivele organiza]iei care fac ca membrii organiza]iei s\ lupte `mpreun\ pentru a realiza ceea ce-[i propun; • Filosofia care c\l\uze[te politica organiza]iei fa]\ de proprii angaja]i, voluntari [i popula]ia beneficiar\; • Regulile adoptate `n organiza]ie fa]\ de proprii angaja]i, voluntari [i fa]\ de popula]ia beneficiar\; • Spiritul [i climatul prezente `n organiza]ie, exprimate prin confort [i felul `n care membrii acesteia iau contact atât `ntre ei, cât [i cu cei din afara ei; • Valorile, credin]ele, aspira]iile, a[tept\rile [i comportamentele conturate `n decursul timpului `n fiecare organiza]ie, toate acestea `mpreun\, conturând o „for]\” care condi]ioneaz\ direct [i indirect func]ionalitatea [i performan]ele activit\]ilor organiza]iei; • Stilul de management care poate fi un factor motivator foarte puternic atât pentru angaja]i, cât [i pentru voluntari;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Situa]ia economic\ ; • M\rimea organiza]iei ; • Ritualurile [i ceremoniile organiza]iei.

1.6. Conflictele `n cadrul organiza]iei 1.6.1. Definire, tipologie, forme de manifestare Termenul de „conflict” provine de la verbul latinesc confligo, re = a se lupta, a se bate `ntre ei, iar cu participiul substantivat de conflictus, având sensurile de ciocnire, [oc, dar [i de ceart\, lupt\ `mpotriva cuiva. Astfel, conflictul reprezint\ o stare de tensiune creat\ `ntr-o form\ de interrela]ii sau `n confruntarea de opinii diferite individuale. Cu alte cuvinte, conflictul este `n esen]\ un dezacord, o contradic]ie sau o incompatibilitate care se aplic\ tuturor situa]iilor `n care se afl\ indivizi sau grupuri ale c\ror obiective, cuno[tin]e sau st\ri emo]ionale sunt incompatibile [i conduc la opozi]ie.

29 Tipologia conflictelor: I. ~n func]ie de natura obiectivelor [i scopurilor urm\rite, exist\ conflicte: − economice; − politice; − religioase; − etnice; − culturale; − interculturale. II. ~n func]ie de sfera de cuprindere exist\: − conflicte intraindividuale ap\rute la nivelul individului ca membru al unui grup, asocia]ie, organiza]ie; − conflicte interindividuale; − conflicte intragrupale; − conflicte intergrupale; − conflicte `ntre diferite colectivit\]i (comunit\]i, clase sociale, state, na]iuni) care pot lua forma r\zboaielor sau mi[c\rilor sociale. III. Dup\ perioada de timp `n care se manifest\, exist\: − conflicte de scurt\ durat\;

IV. ~n func]ie de gradul de con[tientizare, exist\: − conflicte latente (cele mai periculoase); − conflicte manifeste. V. Potrivit naturii efectelor pe care le genereaz\ sau a func]iilor pe care le pot `ndeplini `n cadrul unui grup social, conflictele pot fi: − conflicte productive, constructive care `ndeplinesc un rol pozitiv `n buna func]ionare [i dezvoltare a grupului social; − conflicte distructive care `ndeplinesc un rol negativ, disfunc]ional având ca efect sc\derea performan]ei coeziunii, diminuarea prestigiului, a autorit\]ii [i puterii grupului social `n raport cu alte grupuri, stagnarea sau blocarea activit\]ii sale [i chiar dezintegrarea [i dispari]ia grupului.1 ~n cadrul grupului mic de munc\, de tipul grupului voluntarilor, conflictul se manifest\ ca o form\ a interac]iunii umane prin care dou\ sau mai multe persoane intr\ `n dezacord total sau par]ial asupra unui aspect al vie]ii de grup, `ncercând rezolvarea lui fie prin concesia unei p\r]i fa]\ de cealalt\, fie prin anihilare. 1

Cojocaru, M., Note de curs, Ia[i, 2002.

Informa]ii generale despre management

− conflicte de lung\ durat\.

30 O form\ a conflictului este agresiunea care reprezint\ o explozie emo]ional\ ap\rut\ datorit\ acumul\rii tensiunilor `ntre anumi]i membri ai microgrupurilor. La nivelul grupului mic de munc\ se mai pot distinge conflicte: − interne; − externe; − la nivelul juc\rii rolurilor de]inute de membrii grupului; − orizontale (`ntre salaria]i, `ntre voluntari); − verticale (`ntre [ef [i subaltern, `ntre coordonatorul de voluntari [i voluntari). Forme de manifestare ale conflictelor `n cadrul grupului mic: 1. Refuzul colabor\rii, a cooper\rii `n munc\; 2. Refuzul acord\rii ajutorului reciproc; 3. Crearea de neajunsuri `n munca celuilalt; 4. Refuzul de a lucra `mpreun\; 5. Crearea unei imagini false despre unul sau mai mul]i membri ai grupului prin exprimarea unor critici nejustificate, insulte, jigniri, calomnii la adresa acestora; 6. Refuzul de a efectua activit\]i extraprofesionale `mpreun\.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

~n m\sura `n care conflictele nu dep\[esc anumite limite tolerabile, caz `n care pot `ndeplini [i un rol pozitiv `n men]inerea [i dezvoltarea grupului, manifestarea lor este admis\ de c\tre grup. ~n cazul `n care se constat\ c\ fenomenele negative ap\rute se agraveaz\ [i cuprind o sfer\ de ac]iune din ce `n ce mai mare, grupul mic de munc\ va trebui s\ g\seasc\ [i s\ aplice o serie de mijloace pentru limitarea sau eliminarea acestora. ~n cadrul grupului, conflictele pot s\ apar\ deoarece exist\: • Lipsa de interes `n timpul unei conversa]ii; • Neclarificarea valorilor; • Certuri ca urmare a unei implic\ri excesive; • Erori de interpretare – percep]ia gre[it\ a ceea ce s-a spus sau s-a sugerat; • Nediscutarea problemei; • Incompatibilit\]i de personalitate, temperament, stil etc.; • Sentimente [i st\ri emo]ionale; • Accent pe patim\: câ[tig sau pierdere cu orice pre]; • Dispre], invidie, lupta pentru putere;

31 • Centrarea pe câ[tigul personal [i nu pe beneficiul grupului; • Ne`n]elegerile privind metodele, scopurile, valorile, responsabilit\]ile, faptele, ac]iunile. Elementul comun al tuturor acestor situa]ii este o anumit\ ambiguitate care face dificil\ desf\[urarea procesului lu\rii de decizii. Abilitatea de a comunica presupune [i abilitatea de a rezolva conflictele de comunicare. Conflictul nu presupune `n mod obligatoriu aspecte negative. Influen]a pozitiv\ a conflictelor ~ntr-o organiza]ie, conflictul poate avea [i o influen]\ pozitiv\. Na[terea [i/sau rezolvarea unui conflict permite adesea g\sirea unei solu]ii constructive la o anumit\ problem\. Procesul de rezolvare a conflictului angajeaz\ adesea schimburi pozitive `n interiorul unei organiza]ii. Printre efectele pozitive ale conflictului pot fi enumerate [i: • Cre[te motiva]ia pentru schimbare, dezvoltare, dinamism, vitalitate; • ~mbun\t\]e[te identificarea problemelor [i a solu]iilor; • Cre[te coeziunea unui grup dup\ solu]ionarea comun\ a conflictelor; • ~mbun\t\]e[te dinamica grupului; • Cre[te capacitatea de adaptare la realitate; • ~ncurajeaz\ reflec]ia autocritic\; • Stimuleaz\ interesul [i curiozitatea, dezvolt\ creativitatea; • Stimuleaz\ `ncrederea [i stima de sine; • Eficientizeaz\ activitatea; `ncurajeaz\ examinarea problemelor [i motivarea rezolv\rii acestora; • Poate stabiliza [i integra rela]iile, ajutând la sc\derea tensiunilor interpersonale; • Duce la o mai mare adeziune la solu]ii, la o mai bun\ calitate a deciziilor. Influen]a negativ\ a conflictelor Un conflict poate avea consecin]e grav negative, deturnând eforturile de la scopul lor ini]ial, antrenând o risip\ de resurse, mai ales de timp [i de bani. Dac\ conflictul este grav, valorile, ideile [i credin]ele persoanei `n cauz\ pot duce la tensiuni [i anxietate. Printre efectele negative ale conflictului se pot enumera [i: • produc emo]ii [i sentimente negative: furie, anxietate, team\, suferin]\ [i agresiune, resentimente, stres, singur\tate; • scade implicarea `n activitate;

Informa]ii generale despre management

• Ofer\ o oportunitate de cunoa[tere [i dezvoltare de deprinderi;

32 • creeaz\ confuzie afectiv\ [i cognitiv\; • diminueaz\ sentimentul de `ncredere `n sine, `mpiedicând dezvoltarea personal\; • polarizeaz\ pozi]iile [i duce la formarea de coali]ii; • dileme morale; • dificult\]i `n luarea deciziilor; • risip\ de timp [i de energie; • distrug rela]iile, produc du[mani. Cum ar putea s\ procedeze coordonatorul de voluntari `n cazul unor conflicte `ntre voluntari?

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Exist\ mai multe abord\ri sau strategii pe care le poate folosi, dar, `nainte de a alege una sau alta, el trebuie s\ evalueze situa]ia cu care se confrunt\. Trebuie s\ ia `n considerare factori precum seriozitatea conflictului, chestiunea timpului (dac\ trebuie rezolvat de urgen]\ sau nu), rezultatul considerat adecvat, puterea de care dispune coordonatorul, preferin]ele personale, atuurile [i sl\biciunile pe care le manifest\ `n abordarea conflictului. Dac\ este vorba de un conflict banal sau doar de o simpl\ rivalitate, el poate lua hot\rârea de a nu se implica deloc. Dac\ exist\ `ns\ pericolul ca conflictul s\ se agraveze, coordonatorul trebuie s\ aleag\ momentul `n care s\ intervin\.

Strategiile pe care le poate utiliza coordonatorul de voluntari `n solu]ionarea unui conflict pot fi grupate `n cinci categorii: • ignorarea; • tolerarea; • reducerea sau limitarea; • solu]ionarea; • prevenirea. Ignorarea conflictului Multe persoane au dificult\]i `n abordarea conflictelor. Nesiguran]a [i diferitele st\ri de spirit pe care le implic\ adesea un conflict pot genera st\ri nepl\cute de anxietate [i nesiguran]\. O modalitate de evitare a acestor conflicte este ignorarea problemei. Dar, dac\ exist\ pericolul ca un conflict s\ fie distructiv [i s\ aib\ efecte negative destul de serioase, incapacitatea coordonatorului de a-l aborda poate fi interpretat\ drept o eschivare de la responsabilit\]ile manageriale. Tolerarea Dac\ un conflict este constructiv, pozitiv, banal sau doar temporar, coordonatorul de voluntari se poate sustrage deliberat de la orice interven]ie. ~n situa]iile cu o

33 mare `nc\rc\tur\ emo]ional\, `n care sentimentele voluntarilor pot fi r\nite sau se isc\ tulbur\ri, se poate adopta totu[i anumite m\suri `n scopul aplan\rii conflictului. Se [tie c\ unele conflicte izbucnesc din cauz\ c\ oamenii sunt stresa]i sau nelini[ti]i din cauza unor probleme familiale sau profesionale. ~n acest caz coordonatorul de voluntari le poate oferi voluntarilor sprijin individual. Altfel spus, s\ poarte discu]ii individuale cu fiecare voluntar `n parte, discu]ii prin intermediul c\rora s\ afle problemele cu care se confrunt\ voluntarul [i eventual, s\ vad\ dac\ poate s\ [i `l ajute. Astfel, `i permite voluntarului s\-[i dezv\luie sentimentele [i opiniile despre conflict [i `l ajut\ s\ plaseze problema `ntr-o perspectiv\ corect\. Reducerea sau limitarea Multe conflicte poten]iale pot fi dezvoltate rapid [i satisf\c\tor prin clarificarea situa]iei `ntre p\r]ile interesate, clarificarea aspectelor gre[it `n]elese sau clarificarea faptului c\ deosebirile de opinii sunt justificate. Solu]ionarea conflictelor Strategiile de solu]ionare sunt aplicate, `n general, pe termen lung, [i urm\resc s\ identifice solu]ii pentru conflictul respectiv. Ele `ncearc\ nu numai s\ abordeze problema existent\, ci [i s\ creeze condi]iile necesare evit\rii unor conflicte distructive `n viitor. Tocmai de aceea este necesar\ fixarea unor obiective precise, restructurarea-renun]area la anumi]i voluntari care nu se integreaz\ `n grup [i nu urm\resc acelea[i obiective, `mbun\t\]irea nivelurilor [i proceselor de comunicare.

Probabil cea mai eficace abordare a unui conflict distructiv este `ncercarea de a-l preveni de la bun `nceput. Iat\ câteva reguli pe care le-ar putea urma un coordonator de voluntari `n cadrul acestui proces: • Respect\-i pe ceilal]i [i trateaz\-i pe voluntari a[a cum ]i-ar pl\cea s\ fii tratat [i tu; • Cere p\rerile celor implica]i [i ascult\-i cu aten]ie; • Adreseaz\ criticile `ntr-o manier\ constructiv\ [i sensibil\; • Nu porni de la premisa c\ [tii ce gândesc sau simt ceilal]i cu privire la anumite subiecte importante; verific\ `nainte de a ac]iona; • ~nainte de a adopta decizii care pot afecta activitatea celorlal]i, consult\-i sau stimuleaz\-i s\ participe la elaborarea lor; • ~ncurajeaz\ persoanele [i grupurile care se angajeaz\, `n cadrul colabor\rii, `n dispute s\n\toase; • Nu `ncuraja, nu tolera [i nu te lansa `n atacuri personale la adresa altora, nici `n public [i nici „pe la spate”; • ~ncearc\ s\ g\se[ti c\i care s\ le permit\ ambelor p\r]i dintr-un conflict s\ p\r\seasc\ terenul cu o oarecare demnitate; trebuie ca ambele p\r]i s\ aib\ ceva de câ[tigat.

Informa]ii generale despre management

Prevenirea

34 Pot fi men]ionate câteva niveluri de conflict: • conflict interpersonal – indic\ dou\ sau mai multe persoane, având ca subiect divergent valori, comportament, atitudini sau obiective; • conflict intragrup – implic\ o sum\ de conflicte interpersonale; Natura activit\]ii de `ndeplinit [i procesul rela]iilor care se stabilesc `n interiorul grupului determin\ cauzele conflictului intragrup; • conflict intergrup – cuprinde dezacordurile care intervin `ntre grupuri diferite, tipul cel mai cunoscut fiind cel public; • conflictul intraorganiza]ional.

1.6.2. Metode de rezolvare a conflictelor ~n literatura de specialitate sunt men]ionate trei metode de rezolvare a conflictului: 1. metode analitice 2. negocierea 3. metode profilactice Metodele analitice

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

1) Compromisul reprezint\ modalitatea de rezolvare a unor tensiuni sau conflicte caracterizate prin faptul c\ solu]ia adoptat\ este rezultatul unor ced\ri reciproce a p\r]ilor. La aceast\ situa]ie se ajunge prin neutilizarea coerci]iei sau for]ei. Spre deosebire de consens, compromisul nu reprezint\ numai o solu]ie care s\ satisfac\ `n egal\ m\sur\ p\r]ile, ci tinde s\ favorizeze o parte sau alta `n func]ie de puterea relativ\ a fiec\reia dintre ele. Compromisul evit\ blocarea, manifestarea conflictelor destructive [i `ndepline[te un rol pozitiv `n men]inerea, func]ionarea eficient\ [i dinamic\ a grupului. 2) Consensul reprezint\ un acord `ntre interesele, punctele diferite ale membrilor unui grup. Ca rezultat al negocierii, p\r]ile vor adapta o solu]ie care, de[i prezint\ [i dezavantaje, adic\ chiar dac\ nu este cea optim\, are meritul de a fi acceptat\ de to]i, evitându-se conflictul. Consensul prezint\ o importan]\ deosebit\ `n via]a social\ [i implicit, `n bunul mers al vie]ii `n grup, pentru desf\[urarea eficient\ a activit\]ii `n grupul mic de munc\. Ca tehnici de realizare a consensului, pot fi amintite: • Comunicarea, convingerea, influen]a aplicate `n condi]ii de divergen]\ de interese. • Utilizarea unor proceduri conven]ionale de adaptare a unor decizii consensuale. • Delegarea autorit\]ii unei persoane care se bucur\ de recunoa[tere din partea grupului.

35 3) Concilierea sau medierea const\ `n utilizarea, `n caz de conflict, a serviciilor unei ter]e p\r]i, `n vederea reducerii divergen]elor [i g\sirii, pe cale amiabil\, a unei solu]ii acceptate de comun acord. Aceast\ solu]ie este acceptat\ de c\tre p\r]i. La aceast\ modalitate se apeleaz\ ca urmare a e[ecului `nregistrat `n negociere; este o prelungire a negocierii, cu precizarea c\ are loc o amplificare a sferei participan]ilor prin includerea unei p\r]i neutre. Concilierea reprezint\ o negociere colectiv\ asistat\. Conciliatorul poate fi un func]ionar sau un organism ce poate avea titlul oficial de conciliator, fiind specializat `n aceast\ activitate. Avantajele medierii sunt urm\toarele: − se p\streaz\ rela]ia de prietenie dintre p\r]ile aflate `n conflict; − conflictul se rezolv\ pe cale pa[nic\; − se face economie de energie, de bani; − se p\streaz\ s\n\tatea ambelor p\r]i aflate `n conflict. 4) Arbitrajul reprezint\ o modalitate de restabilire a convergen]ei de interese, deosebindu-se de conciliere prin gradul mai mare de formalizare. Arbitrajului `i sunt specifice:

− conciliatorul, prin judecata sa, nu poate `nlocui judecata p\r]ilor aflate `n conflict, ci poate doar s\ sugereze solu]ii sau s\ propun\ termene de reglementare a c\ror acceptare depinde de p\r]ile aflate `n conflict. ~n cazul arbitrajului, sentin]a este impus\ celor dou\ p\r]i. Negocierea Negocierea, a[a cum am amintit deja, exprim\ o modalitate pa[nic\, amiabil\, de rezolvare a problemelor care apar `n raporturile directe dintre persoane. Fiecare individ are un stil predominant de a negocia. Pentru a defini stilurile de negociere s-au luat `n considerare dou\ dimensiuni: − preocuparea persoanei de a satisface propriile nevoi; − preocuparea persoanei pentru satisfacerea nevoilor altor p\r]i. Exist\ cinci stiluri de negociere: 1. Evitare – nu exist\ preocupare pentru nici un fel de nevoi; 2. Competi]ie – este stilul `n care nu exist\ preocupare pentru satisfacerea nevoilor celorlal]i; 3. Compromis – când tipurile de nevoi sunt mai mult sau mai pu]in accentuate;

Informa]ii generale despre management

− puterea de a rezolva un conflict emi]ând o sentin]\ pe care o consider\ acceptabil\ ambele p\r]i;

36 4. Acomodare – este stilul `n care nu exist\ preocupare pentru satisfacerea propriilor nevoi; 5. Colaborare – este stilul `n care preocuparea pentru satisfacerea nevoilor proprii [i ale celorlal]i este puternic\. Elementul cheie al oric\rui proces de negociere `l constituie argumentarea. Aceasta implic\ un set de tehnici de comunicare capabile s\ creasc\ persuasiunea [i puterea de convingere ce pot determina adeziunea partenerului de negociere.

Metodele profilactice Prin intermediul metodelor profilactice se ]ine sub control, cu ajutorul unor analize sociologice permanente, sursele tensionale variate cu scopul de a dezamorsa `n timp util [i a `mpiedica evolu]ia spre conflict a tensiunilor, dezacordurilor, divergen]elor dintre membrii grupului sau dintre diferite subgrupuri. De[i costisitoare din punct de vedere al consumului de resurse [i timp, acestea sau dovedit a fi pân\ `n prezent, cele mai eficiente. Neputându-se `ns\ aplica `n toate cazurile de manifestare a conflictelor, aceast\ metod\, inevitabil, trebuie completat\ cu una sau mai multe metode din categoriile prezentate anterior. ~n rezolvarea conflictelor exist\ mai multe mijloace:

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Proiectarea `n comun a solu]iilor/op]iunilor; • Folosirea unor metode [i strategii eficiente pentru a ajunge la o `n]elegere (negocierea); • Sprijinul oferit celorla]i pentru a se `n]elege reciproc [i a g\si solu]ii de rezolvare a conflictelor (medierea); • Folosirea emo]iilor negative pentru schimbarea afectiv\ (controlul emo]iilor); • Recunoa[terea [i con[tientizarea problemelor personale care umbresc imaginea (dispozi]ia de a rezolva); • Privirea problemei `ntr-un context mai larg prin analiza individual\ sau de grup a situa]iilor conflictuale (l\rgirea perspectivelor); • Respectarea nevoilor fiec\ruia prin depistarea [i elaborarea de solu]ii `n comun care s\ asigure victoria ambelor p\r]i; • Stimularea creativit\]ii la nivel individual sau de grup; • Reprezentarea tuturor factorilor implica]i pentru a construi o viziune comun\ prin explorarea atât a propriei persoane, cât [i a celorlalte (harta conflictului, joc de rol); • Atacarea problemei, nu a persoanei.

37 Pot fi amintite astfel [i cele [ase principii de management al conflictelor: 1. Men]inerea unei rela]ii pozitive pe perioada conflictului prin: ascultare activ\, utilizarea `ntreb\rilor deschise prin clarificarea mesajelor; 2. Diferen]ierea dintre evenimente, comportament [i interpretarea lor / evaluarea diferitor op]iuni; 3. Focalizarea pe problem\ [i nu pe persoane; folosirea unor termeni concre]i, specifici, comportamentali `n descrierea situa]iei, utilizarea unui limbaj adecvat; 4. Utilizarea comunic\rii directe, f\r\ a reac]iona cu propriile argumente, clarificarea `ntreb\rilor, solicitarea informa]iilor pentru `n]elegerea situa]iei, evitarea `nvinov\]irii [i etichet\rii interlocuitorului, evaluarea impactului conflictului asupra rela]iei sau grupului; 5. Identificarea barierelor `n rezolvarea conflictelor. Acestea pot fi: judecarea persoanei [i nu evaluarea mesajului, g\sirea unor contraargumente, reac]ia prematur\, ascultarea interlocutorului pentru a identifica gre[elile [i nu pentru a `n]elege mesajul, convingerea c\ numai el / ea are dreptate; 6. Utilizarea deprinderilor de rezolvare de probleme `n abordarea conflictului.

O echip\ reprezint\ un grup mic de oameni care au abilit\]i complementare, scopuri, obiective, norme [i standarde comune [i care comunic\ unii cu ceilal]i `n mod constant `n vederea realiz\rii acestora. ~n cadrul unei organiza]ii, o echip\ poate avea ca scop: • Solu]ionarea problemelor [i luarea deciziilor; • Cre[terea implic\rii [i particip\rii; • Culegerea de informa]ii [i idei; • Procesarea infoma]iilor; • Conducerea [i controlul muncii; • Coordonare [i realizare de leg\turi; • Negociere [i rezolvare de conflicte. De asemenea persoanele care fac parte dintr-un grup pot avea scopuri personale precum: satisfacerea unor necesit\]i sociale, stabilirea identit\]ii, participarea [i contribu]ia la o activitate comun\. ~n cadrul grupurilor mici de munc\, cum ar fi de exemplu, echipa voluntarilor, exist\ [i se manifest\ o serie de fenomene psiho-sociale specifice, cum ar fi: • Conformismul care reprezint\ una din legile fundamentale ale existen]ei [i men]inerii grupului.

Informa]ii generale despre management

1.7. Echipa format\ din cadrul organiza]iei

38 Pot fi men]iona]i o serie de factori care influen]eaz\ fenomenul de conformism: − sugestia exercitat\ asupra individului de prestigiul grupului; − necunoa[terea de c\tre individ a altor obiceiuri sau a altor modele comportamentale decât cele ale propriului grup; − respingerea din activit\]ile grupului a celor care nu se conformeaz\; − aten]ionarea [i pedepsirea celor care `ncalc\ normele prestabilite; − nevoia de aprobare din partea celorlal]i; − nevoia de certitudine, de siguran]\, de securitate. Exist\ [i situa]ii `n care se manifest\ o serie de comportamente contrare normelor [i valorilor dominante ale grupului. Ele sunt fenomene de nonconformism: a. Deviantul se individualizeaz\ `n raport cu propriul s\u grup prin aceea c\ ac]ioneaz\ dup\ standarde de conduit\ `mprumutate de la un alt grup sau dup\ standarde aberante. ~n fa]a unei asemenea situa]ii, grupul ia o atitudine deschis\, uneori mai ferm\ sub forma blam\rii (etichete de tr\d\tor al grupului); b. Opozantul reprezint\ individul care se opune `n mod deschis, categoric [i permanent normelor [i opiniilor colective ale grupului, situa]ie care `n final se `ncheie prin ruptura acestuia cu grupul;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

c. Marginalul reprezint\ individul care este `nc\ neintegrat `n cadrul activit\]ilor grupului sau care refuz\ aceast\ integrare. • Fenomenele afective [i simpatetice, rezultat al multiplelor rela]ii [i structuri preferen]iale de status – rol cognitive, comunica]ionale. Este vorba despre st\rile afective colective care pot contribui sau dimpotriv\, pot afecta negativ buna func]ionare a grupului. De exemplu tensiunile care pot fi definite ca fiind st\ri emo]ionale latente [i colective ce se produc `n interiorul grupului, peturbând munca [i armonia acestora. ~n cadrul unui grup de voluntari pot avea loc urm\toarele tipuri de tensiuni: − Tensiuni prin conflict latent sau deschis generate de dorin]a unor persoane de a domina sau influen]a grupul; − Tensiuni manifestate prin opozi]ia surd\ a grupului fa]\ de propriul s\u lider ap\rute `n cazul `n care liderul adopt\ un stil de conducere autoritar; − Tensiuni datorate insatisfac]iilor `nso]ite de o serie de nemul]umiri, dezacorduri `ntre membrii grupului care se soldeaz\ cu etichetarea unor membri cu formula „]apului isp\[itor”. • Coeziunea sau dezbinarea [i disocierea grupului. Coeziunea grupului, manifestat\ prin solidaritatea rela]iilor de grup care poate avea o serie de efecte pozitive, cum ar fi:

39 − Centrarea aten]iei membrilor s\i spre realizarea scopului; − Eliminarea `n timp util a tuturor contradic]iilor; − Opunerea la tendin]ele de `mp\r]ire a grupului `n subgrupuri (cu interese [i scopuri divergente) − ~mpiedicarea dezinteresului grupului; − Cre[terea performan]ei [i a prestigiului acestuia. Dezbinarea grupului intervine `n acele situa]ii `n care membrii grupului sunt demoraliza]i, demobiliza]i, nemotiva]i, ignora]i, respin[i, subestima]i. ~n aceast\ situa]ie apar rela]iile conflictuale [i tensionate. Asemenea situa]ii genereaz\ `n mod cert o serie de efecte negative care influen]eaz\ desf\[urarea unei activit\]i performante, motiv pentru care ele trebuie analizate [i rezolvate `n timp cât mai scurt. O echip\ eficient\ prezint\ urm\toarele caracteristici: 1. Organiza]ia [tie c\ echipa reprezint\ unitatea pe care se bazeaz\ [i pune pre] pe abilit\]ile, experien]a [i perspectiva fiec\rui membru; 2. Munca efectuat\ de echip\ are efecte pozitive atât la nivelul fiec\rei echipe, cât [i la nivelul organiza]iei; 3. Echipa func]ioneaz\ ca un set de valori respectate de to]i membrii ei, valori cum ar fi: respectul [i ascultarea reciproc\, cooperarea, acceptarea diversit\]ii de opinie, libertatea expresiei, sprijinul reciproc, recunoa[terea meritelor [i performan]elor, asumarea gre[elilor [i responsabilit\]ilor, urm\rirea interesului comun [i nu a celui personal; 5. Performan]a echipei se bazeaz\ pe punerea `n comun a performan]elor fiec\rui membru al echipei. Ace[tia `[i asum\ r\spunderi atât ca parte din echip\, cât [i ca indivizi; 6. Echipele sunt flexibile la schimbare [i la solicit\rile venite din exterior atunci când `ndeplinirea obiectivelor o cere. O echip\ eficient\ se poate adapta cerin]elor externe „din mers”, rapid, f\r\ a afecta performan]a; 7. To]i cei implica]i [tiu c\ pentru performan]e mari este nevoie s\ se investeasc\ bani, timp, efort [i comunicare atât la nivelul echipei ca un tot unitar, cât [i la nivelul fiec\rui individ; 8. {i, nu `n ultimul rând, o echip\ eficient\ este con[tient\, mândr\ [i apreciat\ pentru succesul ei! O echip\ ineficient\ prezint\ urm\toarele caracteristici: 1. Atmosfera este rece sau foarte formal\; 2. Discu]iile fie se prelungesc prea mult f\r\ s\ duc\ nic\ieri, fie sunt inhibate de anumi]i membri care `i domin\ pe ceilal]i; 3. Oamenii nu se ascult\ unii pe ceilal]i;

Informa]ii generale despre management

4. Echipele sunt create [i motivate pe baza concuren]ei;

40 4. Oamenii nu se simt liberi s\-[i exprime punctele de vedere; 5. Membrii echipei nu `n]eleg foarte bine ce au de f\cut [i nu cunosc `n profunzime obiectivele [i modalit\]ile prin care acestea pot fi realizate; 6. Deciziile nu sunt luate `n comun de membrii grupului; 7. Apar frecvent dezacorduri care de cele mai multe ori se refer\ la persoane [i la diferen]e de opinii, [i mai rar la diferen]e `ntre puncte de vedere; 8. Divergen]ele sunt evidente, membrii echipei se atac\ reciproc; 9. Nu exist\ flexibilitate `n modul `n care se desf\[oar\ ac]iunile, atât din partea coordonatorului de voluntari, cât [i din partea voluntarilor; 10. Liderul domin\ echipa. Se d\ mai mult\ importan]\ ideii de conducere [i ierarhiei, decât modului `n care sunt duse la cap\t activit\]ile.

1.8. Climatul psiho-social `n cadrul organiza]iei Climatul psiho-social este considerat un concept [i, `n acela[i timp, un fenomen cheie al grupului mic de munc\ [i al `n]elegerii dinamicii acestuia. S-au diferen]iat urm\toarele aspecte ale climatului psiho-social:

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

1. Climatul psiho-social desemneaz\ caracteristicile generale ale grupului mic de munc\ [i ale organiza]iei `n ansamblul s\u. Mediul organiza]ional specific al grupului mic de munc\ este caracterizat printr-o serie de aspecte generale, dar mai ales printr-o serie de aspecte generale specifice. 2. S-au putut diferen]ia anumite caracteristici definitorii ale climatului psihosocial: a. acesta reprezint\ ansamblul factorilor interni [i externi, obiectivi [i subiectivi care se manifest\ la nivelul vie]ii de grup; b. relativa stabilitate [i independen]\ a climatului psiho-social `n raport cu factorii care l-au generat; c. caracterul generalizat al climatului psiho-social la nivelul `ntregului grup; d. caracterul complex al climatului psiho-social apare ca o realitate complex\ compus\ din totalitatea caracteristicilor sociale [i umane ale grupului ca sistem complex [i anume: - practicile de luare a deciziilor la diferite niveluri ierarhice; - activitatea factorilor de decizie [i conducere; - realizarea func]iilor sociale ale grupului; - atmosfera general\ de stimulare a performan]elor `n munc\ [i a particip\rii la conducere; - natura rela]iilor interpersonale dintre participan]i.

41 Factorii care influen]eaz\ climatul psiho-social Dintre factorii care influen]eaz\, `n mod pozitiv sau negativ climatul psiho-social, amintim: • Rela]ia de simpatie - antipatie sau indiferen]\; • Existen]a [i manifestarea ac]iunilor subgrupurilor ca rezultat al scind\rii `n plan afectiv; • Gradul de acceptare – neacceptare afectiv\ a liderului formal, precum [i existen]a [i modalitatea de ac]iune a unor lideri informali `n cadrul grupului; • Atitudinile interpersonale: respect, colegialitate, `ntrajutorare, arogan]\; • Atitudinea fa]\ de grup [i de activitatea pe care o desf\[oar\ membrii grupului: indiferen]a, apatia, conformitatea, devian]a; • Grupul de convergen]\ a intereselor [i trebuin]elor membrilor grupului: compatibilitatea sau incompatibilitatea acestor interese [i trebuin]e; • Satisfac]ia [i insatisfac]ia rezultat\ din desf\[urarea `n comun a activit\]ii participan]ilor, satisfac]ia muncii, satisfac]ia personal\ [i profesional\; • Comunicarea interpersonal\, gradul [i modalitatea de realizare, forma de desf\[urare, calitatea acestei comunic\ri; • Gradul de cunoa[tere interpersonal\ [i transparen]a membrilor grupului `n interiorul acestuia [i a grupului `n exterior;

• Gradul de elaborare [i modul de func]ionare a normelor de grup, a tradi]iilor, obiceiurilor, cutumelor specifice grupului; • Rela]ia de func]ionare dintre membrii grupului; • Gradul de participare [i coparticipare la realizarea cerin]elor sarcinilor; • Stilul de conducere practicat [i competen]a liderului formal al\turi de structura de autoritate [i puterea creat\ `n cadrul grupului; • Condi]iile `n care se desf\[oar\ activitatea (mediul fizic, condi]ii tehnicomateriale); • Num\rul de membri `n raport cu complexitatea sarcinilor de realizat de c\tre grupul mic de munc\; • Conflicte intra [i intergrupale ap\rute `n contextul activit\]ii desf\[urate `n vederea realiz\rii sarcinii pentru care grupul a fost constituit; • Vârsta medie a membrilor grupului; • Gradul de omogenitate a preg\tirii profesionale [i a culturii generale; • Mediul de provenien]\ [i reziden]\ a participan]ilor; • Pozi]ia social\ de]inut\ de membri `n exteriorul grupului; • M\rimea grupului.

Informa]ii generale despre management

• Grupul de convergen]\ [i compatibilitate a opiniilor, convingerilor [i concep]iilor membrilor, gradul de manifestare `n via]a grupului a mentalit\]ii colective;

42

CAPITOLUL 2

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere 2.1. Preg\tirea organiza]iei pentru implicarea voluntarilor O organiza]ie este preg\tit\ s\ implice voluntarii `n cadrul programelor sale dac\ parcurge unele etape pentru a fi sigur\ c\ ei vin cu pl\cere [i c\ r\spunde motiva]iilor lor astfel `ncât activitatea desf\[urat\ de ace[tia s\ fie eficient\, atât pentru organiza]ie, cât [i pentru ei `n[i[i. Etapele pe care ar trebui s\ le parcurg\ o organiza]ie sunt: • Identificarea voluntariatului ca reprezentând o important\ resurs\ a organiza]iei; • Analiza [i identificarea nevoilor organiza]iei `n ceea ce prive[te implicarea de voluntari `n programele sale; • Identificarea necesit\]ii unei persoane care s\ coordoneze voluntarii; • Redactarea formularelor, a documentelor necesare pentru buna desf\[urare a programului de voluntariat;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Elaborarea unui regulament de ordine interioar\ pentru voluntari; • Alocarea de timp din partea fiec\rui angajat pentru acceptarea, integrarea [i preg\tirea voluntarilor; • Alocarea unor resurse financiare pentru voluntari. Astfel, persoanele care lucreaz\ `n cadrul organiza]iei trebuie s\ fie dispuse s\ primeasc\ voluntari, s\ le ofere timp pentru a-i preg\ti pentru diverse activit\]i din cadrul programelor organiza]iei, pentru a le oferi informa]ii complete [i actualizate; s\ fie dispuse s\ fie amabile cu ei, s\ le zâmbeasc\, s\ le mul]umeasc\ voluntarilor de fiecare dat\ dup\ realizarea unei activit\]i. De asemenea, organiza]ia trebuie s\ vad\ dac\ are posibilitatea de a numi [i chiar de a angaja o persoan\ care s\ coordoneze voluntarii, care s\-i `ndrume, care s\ aloce un timp special pentru ei, care s\ elaboreze materiale specifice pentru ei, care s\-i evalueze [i s\-i promoveze. Nu trebuie s\ uit\m nici de resursele financiare, adic\ dac\ organiza]ia are posibilitatea de a le asigura mijloace de transport (ma[in\) atunci când merg pe teren `n campanii de informare `n [coli, licee, discoteci, de a le deconta transportul atunci când merg la copii, `n campanii de strângere de fonduri, când merg cu tinerii `n ora[, la cinema, la muzee etc., de a le asigura o mas\ cald\ atunci când merg `n deplasare. De asemenea, facilitarea particip\rii voluntarilor la diverse cursuri de preg\tire pl\tite de c\tre organiza]ie, decontarea biletelor de c\l\torie, asigurarea caz\rii, a hranei.

43 ~n func]ie de cât de bine este preg\tit\ o organiza]ie s\ accepte voluntari depinde [i abilitatea [i succesul de a reu[i s\ atrag\ [i s\ men]in\ cei mai potrivi]i, cei mai buni voluntari pentru programele pe care le desf\[oar\ aceasta. De cât de bine este preg\tit\ o organiza]ie s\ primeasc\ voluntari se va reliefa [i `n sarcinile `ndeplinite sau nu eficient [i la timp de c\tre voluntari, existen]a sau inexisten]a rela]iilor conflictuale `ntre voluntari, `ntre angaja]i [i voluntari. Voluntarii reprezint\ o resurs\ important\ pentru organiza]ie dac\ sunt bine recruta]i [i motiva]i corespunz\tor. Trebuie ca atât voluntarii, cât [i angaja]ii s\ `n]eleag\ care este rolul [i locul voluntarilor `n organiza]ie, atât din punct de vedere al activit\]ilor pe care le desf\[oar\, cât [i prin raportare la misiunea organiza]iei.

2.2. Voluntariatul. Definire [i caracteristici 2.2.1. Implicarea voluntarilor Voluntariatul este o no]iune mai mult sau mai pu]in `n]eleas\ de cei care vor s\ devin\ voluntari.

Astfel voluntariatul, conform defini]iei adoptate de Consiliul Na]ional al Voluntarului, `n iunie 2002, reprezint\ activitatea desf\[urat\ din proprie ini]iativ\, de orice persoan\ fizic\, `n folosul altora, f\r\ a primi o contrapresta]ie material\. O alt\ defini]ie a voluntariatului a fost dat\ de Scheier care consider\ c\ voluntariatul const\ `n orice munc\ prestat\ relativ f\r\ constrângere de o persoan\ cu inten]ia de a ajuta [i f\r\ a urm\ri un câ[tig financiar imediat. Cine poate deveni voluntar? Iat\ o `ntrebare la care nu este foarte greu s\ d\m un r\spuns. Poate deveni voluntar orice persoan\ matur\, `n deplin\tatea facult\]ilor mintale, capabil\ [i responsabil\, care s\ fie dispus\ s\ dedice timp [i competen]\ activit\]ii voluntare. Orice persoan\ care se afl\ `ntr-o stare fizic\ [i mental\ bun\ [i care este serioas\ `n cadrul muncii de binefacere poate fi voluntar. Dar exist\ totu[i o condi]ie: nu orice persoan\ poate lucra `n cadrul oric\rui tip de organiza]ie. ~n func]ie de specificul, de misiunea [i obiectivele organiza]iei respective, voluntarul trebuie s\ de]in\ anumite atitudini [i abilit\]i specifice necesare `n lucrul cu beneficiarii. Pot fi voluntari chiar [i persoanele `n vârst\. Acestea `[i pot petrece timpul cu tinerii, elevii, `mp\rt\[indu-le din cuno[tin]ele [i experien]a lor vast\. La rândul s\u, tinerii care vor s\ devin\ voluntari pot `mp\rt\[i copiilor cuno[tin]e, timp, jocuri etc., iar persoanelor `n vârst\, aflate `n nevoie, le pot oferi dinamism, tinere]e, speran]\.

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

Ce este voluntariatul ? Cine poate deveni voluntar ? Ce caracteristici ar trebui s\ aib\ o persoan\ pentru a putea deveni voluntar ? Ce implic\ voluntariatul ? La toate aceste `ntreb\ri [i nu numai, vom `ncerca s\ r\spundem `n cele ce urmeaz\.

44 {i persoanele cu dizabilit\]i pot deveni voluntari dac\ doresc, pentru a oferi sprijinul persoanelor care se confrunt\, [i ele, cu acela[i tip de probleme. CONCLUZIE Voluntari pot fi toate persoanele care doresc s\ desf\[oar\ o activitate `n interesul comunit\]ii indiferent de ras\, culoare, etnie, vârst\, sex sau orientare sexual\, convingeri politice sau religioase, deficien]e fizice, stare civil\, situa]ie economic\ sau orice alt asemenea criteriu.

O persoan\ dore[te s\ fac\ parte dintr-o organiza]ie ca voluntar din mai multe motive, printre care: • Dore[te s\ dobândeasc\ / s\ men]in\ anumite abilit\]i; • Dore[te s\ se distreze; • Dore[te s\-[i fac\ noi prieteni; • S\ ias\ din cas\; • Dore[te s\-[i ocupe timpul `n mod pl\cut; • Dore[te s\ ajute pe cineva; • Simte nevoia s\ d\ruiasc\;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Pentru a se sim]i util; • S\ se implice `n rezolvarea problemelor comunit\]ii; • S\ lucreze cu un anumit grup de beneficiari; • Simte nevoia de a-i ajuta pe cei mai pu]in noroco[i; • Simte nevoia de a `nv\]a permanent; • Pentru a fi parte a unui grup sau a unei echipe; • Pentru a dobândi experien]\ de lucru `n domeniul pe care [i l-a ales; • Pentru a fi responsabil cu/de ceva; • Pentru a - [i face noi cuno[tin]e; • Pentru a `ntâlni membri importan]i ai comunit\]ii; • Pentru a ob]ine recunoa[tere din partea comunit\]ii; • Pentru a petrece timp cu al]i membri ai familiei sau cu prieteni apropia]i implica]i `n activit\]i de voluntariat; • Pentru c\ [i al]i membri din familie au f\cut voluntariat `n diverse domenii [i dore[te [i el s\ fac\ acela[i lucru pentru a continua tradi]ia; • Pentru a ob]ine anumite facilit\]i `n profesia sa de baz\.

45 Cine poate deveni coordonator de voluntari? A fi coordonator de voluntari `nseamn\, evident, a lucra cu oamenii (voluntari, beneficiari, colaboratori). Managementul a fost definit ca fiind „capacitatea de a face ceva cu ajutorul altora” sau „capacitatea de a-i determina pe al]ii s\ fac\ ceea ce tu crezi c\ trebuie f\cut”.1 Pentru a fi un bun coordonator de voluntari, ai nevoie de o serie de aptitudini speciale, cum ar fi: • Capacitate de selec]ie, atât `n ceea ce prive[te selectarea persoanelor potrivite pentru a-[i desf\[ura activitatea ca [i voluntar al funda]iei respective, cât [i pentru a `ncredin]a sarcinile potrivite oamenilor potrivi]i; • Capacitate de evaluare, pentru a evalua corect aptitudinile [i competen]a persoanelor care doresc s\ devin\ voluntari; • Capacitate de instruire, pentru a le furniza oportunitatea de a-[i dezvolta aptitudini relevante `n profesia pe care fiecare dintre ei [i-a ales-o;

• Se construie[te o echip\ atunci când se urm\re[te atingerea unui scop comun. Echipele eficiente sunt cele `n cadrul c\rora voluntarii nu numai c\ [tiu ce anume trebuie s\ realizeze, dar au [i [ansa de a-[i examina rolurile [i personalit\]ile; • Capacitatea de a fi un bun consultant, pentru a-i ajuta pe voluntari s\ fie deschi[i, comunicativi, s\ aib\ `ncredere [i s\ ofere `ncredere coordonatorului de voluntari [i nu numai, s\ `nve]e s\-[i rezolve propriile probleme; • Capacitatea de a `n]elege comportamentul celor din jur, pentru a `n]elege motivele pentru care voluntarii ac]ioneaz\ `ntr-un fel sau altul. Odat\ ce voluntarii realizeaz\ activit\]ile alese [i lucreaz\ eficient ca urmare a evalu\rii corecte [i a instruirii adecvate, ei se pot ocupa singuri de sarcinile care le-au fost `ncredin]ate [i o pot face cu succes. CONCLUZIE Coordonatorul de voluntari este [i un manager de resurse umane, ceea ce presupune: • Selec]ia celor mai buni voluntari pentru fiecare program `n parte; • Evaluarea performan]elor voluntarilor; • Instruirea acestora; • Construirea spiritului de echip\; • Sprijinirea voluntarilor atunci când ei `ntâmpin\ dificult\]i. Kate Keenan, Ghidul managerului eficient. Cum s\ fii un bun manager, Editura RENTROP & STRATON, Bucure[ti, 1998, p. 41.

1

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

• Capacitatea de a construi o echip\, atât pentru a implica fiecare voluntar, conform calit\]ilor [i a[tept\rilor sale, dar [i pentru a putea beneficia de efectele pozitive ale coeziunii unui grup;

46 Nevoile voluntarului Pentru ca un coordonator de voluntari s\ aib\ voluntari dedica]i, eficien]i, motiva]i, satisf\cu]i trebuie s\ afle care sunt nevoile acestora [i s\ le `ndeplineasc\, `n m\sura posibilit\]ilor. Cunoa[terea nevoilor voluntarilor ajut\ la cre[terea num\rului acestora [i al timpului pe care ei `l dedic\ activit\]ii voluntare `n cadrul organiza]iei. Experien]ele pl\cute [i timpul pl\cut petrecut al\turi de membrii organiza]iei, de beneficiari `i va determina pe voluntari s\ vin\ din nou la organiza]ie. Ace[tia vor putea ajunge, `n timp, coordonatori de voluntari, asigurând continuitatea activit\]ilor, lucru necesar pentru supravie]uirea [i prosperitatea ei. Se poate spune c\ [i voluntarii urmeaz\ principiul „primesc, ofer”. Astfel, dac\ ei se simt accepta]i de c\tre angaja]ii organiza]iei, respecta]i, trata]i f\r\ discriminare; dac\ simt c\ ideile [i sugestiile le sunt luate `n considerare [i chiar puse `n practic\, atunci vor oferi d\ruire, se vor implica mai mult [i vor fi mai creativi. Se pot deosebi câteva nevoi ale voluntarilor: • Primirea unui / unor training-uri adecvate; • Un mediu de activitate sigur, confortabil [i prietenos; • Materiale necesare desf\[ur\rii activit\]ilor; • O motiva]ie puternic\; • O sarcin\ care s\ corespund\ intereselor [i motivelor pentru voluntariat; • O sarcin\ precis\, realizabil\, cu `nceput [i sfâr[it;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• Un termen limit\ rezonabil pentru `ncheierea activit\]ii; • ~n func]ie de situa]ie, dac\ este nevoie, primirea de instruc]iuni precise. • Voluntarii au nevoie de o clar\ `n]elegere a expectan]elor pentru a reu[i. Dac\ sarcina nu este scris\ [i clar definit\, exist\ [anse mari ca voluntarii s\ uite de detalii [i chiar s\ renun]e la angajamentul luat; • Libertatea de a-[i `ndeplini sarcini, dup\ caz, când [i unde le este convenabil (de exemplu, traduceri de materiale, confec]ionarea anumitor materiale pentru traininguri, jocuri pentru copii, etc. care le pot realiza [i acas\); • Supervizare – pentru a se vedea dac\ sarcina a fost bine `ndeplinit\; • Posibilitate de feedback dup\ terminarea activit\]ii desf\[urate; • Apreciere, recunoa[tere [i recompens\ care s\ corespund\ motiva]iei de voluntariat. Aceast\ nevoie va fi detaliat\ `ntr-un alt capitol urm\tor. Caracteristicile unui bun voluntar ~n diversele brainstorming-uri realizate cu voluntarii pe aceast\ tem\, cel mai adesea sunt men]ionate urm\toarele calit\]i pe care trebuie s\ le posede un voluntar: s\-i plac\ copiii, s\ fie disponibil de a lucra cu persoanele seropozitive, s\ aib\ o minte deschis\, s\ fie tolerant, s\ aib\ r\bdare, s\ fie optimist, s\ fie

47 sensibil, s\ doreasc\ s\ munceasc\ f\r\ s\ fie pl\tit, s\ aibe o motiva]ie puternic\, s\ fie creativ, dinamic, s\ doreasc\ s\ `nve]e [i s\ rela]ioneze, s\ posede o capacitate de adaptare la condi]ii de stres [i presiune `n plan organiza]ional, s\ renun]e la prejudec\]ile [i stereotipurile care ar putea afecta activitatea cu beneficiarii. ~n realitate `ns\, este pu]in probabil s\ `ntâlnim toate aceste calit\]i la un singur voluntar, dar cu siguran]\ va poseda o parte din ele. Iar o parte din aptitudini, pe care nu le are voluntarul, [i le poate `nsu[i, dac\ vrea cu adev\rat s\ fac\ parte dintr-o organiza]ie [i s\ respecte misiunea acesteia. ~n cadrul Funda]iei „Al\turi de Voi”, voluntarii se pot implica `n diverse activit\]i, `n func]ie de dorin]a, motiva]ia [i abilita]ile fiec\ruia: • campanii de informare, educare [i con[tientizare `n institu]ii de `nv\]\mânt ([coli, licee, universit\]i), dar [i `n discoteci, `n special din mediul rural; • activit\]i de socializare [i resocializare cu tinerii din C.P. „Gulliver” `n cadrul Clubului Tinerilor din Ia[i; • activit\]i recreative cu copiii spitaliza]i, `i `nso]esc la teatru, la cinema, `n parcuri, dar `i ajut\ [i la lec]ii;

• de asemenea, se implic\ [i `n organizarea cursurilor, a conferin]elor, forumurilor, simpozioanelor sus]inute de c\tre funda]ie; • `n cadrul atelierelor protejate din Ia[i, din C.P. „C.A.Rosetti” voluntarii se implic\, al\turi de tinerii seropozitivi `n activit\]ile desf\[urate `n cadrul atelierelor; • `n cadrul programului „Prevenirea transmiterii verticale”, voluntarii `nso]esc asistentul social pe teren [i `l ajut\ pe acesta `n completarea fi[elor de acord testare HIV [i chiar informeaz\ persoanele care se testeaz\ despre prevenirea transmiterii virusului HIV/SIDA; • particip\ `n campanii de fundraising, de advocacy sau de promovare a serviciilor sociale; • beneficiaz\ [i de preg\tire profesional\, participând [i ei la diferite cursuri; • `n cadrul programului administrativ, voluntarii `nva]\, mai `ntâi s\ foloseasc\ copiatorul, faxul [i apoi, cu ocazia a diverse cursuri de preg\tire, forumuri, conferin]e, ajut\ angaja]ii funda]iei `n preg\tirea mapelor folosite `n cadrul acestor evenimente.

2.2.2. Abilit\]i necesare `n lucrul cu voluntarii (preluate [i adaptate dup\ Ellis, 1996) • Abilitatea de a exprima un punct de vedere pozitiv asupra voluntariatului; • O perspectiv\ larg\ `n ceea ce prive[te posibilit\]ile de implicare a voluntarilor, cât [i asupra a ceea ce poate organiza]ia s\ ob]in\ din aceast\ colaborare;

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

• se implic\ `n organizarea serb\rilor, petrecerilor pentru tinerii seropozitivi, a taberelor, excursiilor `n care voluntarii `nso]esc beneficiarii funda]iei;

48 • Bune abilit\]i manageriale; • Abilit\]i de rela]ionare interpersonal\; • Entuziasm [i energie; • Abilitatea de a vorbi liber [i de a face prezent\ri `n public `ntr-un mod degajat; • Familiaritatea cu poten]ialele resurse din comunitate; • Bune deprinderi de analiz\ a sarcinilor deoarece munca trebuie divizat\ `n sarcini suficient de mici pentru a fi distribuite voluntarilor; • Bune deprinderi de a gestiona [i de a lucra cu detaliile; • Deschiderea `nspre a prelua [i adapta idei noi din alte contexte la nevoile speciale ale organiza]iei.

2.2.3. Modalit\]i de implementare a programului de voluntariat a. Recrutare; b. Contactul ini]ial; c. Fi[a de `nscriere; d. Selectare; e. Interviu; f. Training; g. Orientare; h. Plasare;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

i. Supervizare. a) Recrutarea voluntarilor se face `n func]ie de nevoile prezente ale organiza]iei, care pot lua orice form\, de la munca administrativ\ din birou [i pân\ la activit\]i de coordonare care necesit\ o preg\tire special\. Profilul voluntarului dorit, gradul de preg\tire [i motiva]ia acestuia vor fi elemente cheie `n stabilirea tipului de recrutare cel mai potrivit. Cea mai eficient\ recrutare se face de la persoan\ la persoan\ [i mai pu]in `n grupuri mari `n care fiecare voluntar nu se reg\se[te ori nu se simte luat `n seam\. Din acest punct de vedere imaginea coordonatorului de voluntari atunci când recruteaz\ voluntari este foarte important\: este bine ca coordonatorul s\ arate cât mai asem\n\tor cu cei pe care `i dore[te `n organiza]ie. Exist\ mai multe tipuri de recrutare a voluntarilor, dintre care men]ion\m: • recrutare neadresat\ – când `ncerci s\ atragi voluntari pentru activit\]i ce pot fi f\cute de aproape oricine, unde nu sunt necesare aptitudini deosebite ori unde este suficient\ o preg\tire sumar\ `n prealabil. Pentru atragerea voluntarilor putem apela la: − distribuirea de materiale informative cu activitatea organiza]iei `n locuri publice, [coli, zone centrale, la `ntâlniri [i forumuri; afi[e; − publicitate `n presa scris\ [i audio-vizual\;

49 • recrutare adresat\ vizeaz\ atragerea unui anumit tip de voluntari, un grup mai redus, care s\ aib\ `nsu[ite anumite aptitudini [i o anumit\ experien]\; • recrutare concentric\ reprezint\ recrutarea „din aproape `n aproape”. Este vorba de oamenii care au intrat deja `n contact direct sau indirect cu funda]ia sau cu voluntarii funda]iei. Acest tip de recrutare se bazeaz\ `n bun\ m\sur\ pe prestigiul [i imaginea organiza]iei. Tehnici de recrutare: − Anun]uri prin mass media; − Conferin]e, prezent\ri cu public; − Articole prezentate `n ziarele locale [i scrisori de [tiri de la alte organiza]ii; − Referin]e de la persoanele independente care lucreaz\ cu organiza]ia; − Prezentarea organiza]iei [i a programelor sale `n cadrul orelor, `n licee [i facult\]i; − Traininguri; − Flutura[e, pliante `mp\r]ite tinerilor; − Anun]uri ap\rute pe Internet.

− Identificarea nevoii de voluntari; − Crearea unui climat pozitiv fa]\ de ideea de a primi voluntari; − Preg\tirea unei strategii coerente pentru voluntari; − Alegerea sau crearea uneia sau a mai multe metode de recrutare; − Cointeresarea posibililor voluntari, ar\tându-le cât de util\ ar fi implicarea lor, atât pentru ei `n[i[i, cât [i pentru beneficiarii organiza]iei; − Finalizarea discu]iei prin ob]inerea unui angajament, eventual completarea unei fi[e de recrutare; − Mul]umirea pentru implicare, recunoa[terea importan]ei serviciilor pe care voluntarii le aduc funda]iei [i comunit\]ii! b) Contactul ini]ial are loc atunci când coordonatorul de voluntari contacteaz\ persoana care dore[te s\ fac\ voluntariat pentru a stabili o `ntâlnire la sediul organiza]iei cu scopul de a cunoa[te mai bine candidatul, dar [i ca acesta s\ cunoasc\ funda]ia, programele sale [i chiar s\ viziteze sediul organiza]iei. c) Fi[a de `nscriere. Dup\ ce persoanei respective i se prezint\ funda]ia, programele acesteia, finan]atorii s\i, i se relateaz\, de c\tre coordonatorul de voluntari, activit\]ile pe care le desf\[oar\ [i `n care ar fi nevoie de implicarea voluntarilor, despre condi]ii, despre drepturile [i responsabilit\]ile unui voluntar. ~n cazul `n care persoana respectiv\ mai este de acord cu cele discutate anterior, va completa o fi[\ de `nscriere.

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

Ca pa[i ai unei recrut\ri eficiente pot fi aminti]i:

50 Dup\ completarea fi[ei de `nscriere de c\tre fiecare candidat `n parte, va avea loc o selec]ie a acestora [i apoi contactarea celor ale[i pentru interviu. d) Selec]ia posibililor voluntari se va face `n func]ie de: - cuno[tin]ele lor; - abilit\]ile/aptitudinile fiec\ruia; - categoriile de activit\]i pentru care candidatul este recomandat; - tipul de activit\]i `n care acesta dore[te s\ se implice; - intensitatea motiva]iei pentru voluntariat; - timpul dispus s\ `l acorde; - care este preg\tirea de care are nevoie fiecare candidat; - necesarul de preg\tire/training. Selec]ia se poate face prin intermediul CV-ului [i/sau prin intermediul fi[ei de recrutare. e) Interviul reprezint\ o etap\ important\ deoarece `n urma acestuia se poate spune dac\ posibilul voluntar de]ine abilit\]ile necesare, dac\ este potrivit conform programelor [i misiunii funda]iei. Astfel, `n cadrul interviului individual (nestructurat) coordonatorul poart\ discu]ii libere cu posibilii voluntari, pe unul sau mai multe subiecte. De multe ori, `n cadrul acestui interviu, subiectele care vor fi dezb\tute nu vor fi men]ionate dinainte, ci ele urmeaz\ a fi descoperite [i definite prin intermediul unor astfel de discu]ii. Con]inutul [i forma interviului individual difer\ `n func]ie de:

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• problemele (aspectele) discutate; • caracteristicile socio-demografice ale persoanelor; • de locurile `n care se desf\[oar\. Prin urmare interviul constitue cea mai comun\ form\ de selectare. El include `ntreb\ri menite s\ testeze aptitudini [i calit\]i cerute pentru voluntari. Sunt urm\rite `n special aptitudinile [i interesul acestora pentru o multitudine de posturi, `n func]ie de programe. Pentru succesul interviului sunt importante: • folosirea de intervievatori cu vederi largi, care s\ nu fie autoritari [i rigizi, [i care s\ fie rezonabil de `n]eleg\tori; • folosirea unei bune descrieri de post; • folosirea unui set de `ntreb\ri fixe, dinainte stabilit [i a unei grile de evaluare. De asemenea, pentru a ob]ine cel mai bun rezultat, persoana care conduce interviul trebuie s\ se preg\teasc\ cu grij\ [i din timp; ea trebuie s\ `ncerce s\ r\spund\ la urm\toarele `ntreb\ri: • De ce anume am nevoie? • De ce au nevoie candida]ii?

51 • Ce trebuie s\ fac `n leg\tur\ cu locul de desf\[urare a interviului? • Ce trebuie s\ asigur pentru buna desf\[urare a interviului? Obiectivele unei grile de selectare a candida]ilor pentru voluntariat pot fi [i: 1. S\ primim informa]ii despre motiva]ia [i comportamentul candidatului cu scopul de a-i identifica personalitatea; 2. S\ determin\m dac\ persoana este potrivit\ pentru a face voluntariat `n posturile oferite de noi; 3. S\ se ofere candidatului informa]ii despre funda]ie [i despre posibilele oportunit\]i de activitate ca voluntar; 4. S\ se afle orarul [i disponibilitatea; 5. Dac\ candidatul are preferin]e pentru sarcini specifice sau tipuri de `ndatoriri; 6. Dac\ exist\ la candidat dorin]a, bun\voin]a pentru a-[i lua angajamentul cerut.

Excep]ii pot fi f\cute `n cazul unor informa]ii care trebuie re]inute cu mare acurate]e. O not\ scris\ despre poten]ialul voluntar trebuie schi]at\ imediat dup\ interviu, `nainte ca urm\torul candidat s\ fie intervievat. De asemenea `n cadrul unui interviu cu un posibil voluntar, coordonatorul de voluntari trebuie s\ dea aten]ie anumitor aspecte esen]iale, cum ar fi: 1. S\ salute cu c\ldur\ pe candidat [i s\ verifice dac\ st\ de vorb\ cu persoana pe care o a[teapt\. Coordonatorul de voluntari trebuie s\ creeze o atmosfer\ destins\ `nc\ de la `nceput, iar candida]ii se vor adapta mai rapid situa]iei nefamiliare `n care se afl\. De cele mai multe ori nu trebuie decât s\ spui câteva fraze politicoase `nso]ite de un zâmbet, s\ strângi mâna candidatului, s\ faci câteva comentarii banale pentru ca acesta s\ se simt\ mai `n largul s\u. 2. S\ foloseasc\ planul alc\tuit anterior pentru subiectele de discu]ie. Cel mai bine este ca coordonatorul de voluntari s\ `nceap\ discu]ia cu lucruri concrete [i simple, cum ar activit\]ile curente ale candidatului, locurile `n care a prestat ac]iuni de voluntariat, respectiv de practic\ studen]easc\, hobby-urile sale. Conteaz\ foarte mult s\-i fac\ pe candida]i s\ vorbeasc\ `nc\ de la `nceputul interviului, c\ci astfel li se va risipi orice emo]ie [i vor fi degaja]i `n r\spunsuri. Coordonatorul de voluntari trebuie s\ p\streze pe mai târziu subiectele despre care dore[te s\ afle mai multe informa]ii. 3. Pentru a crea o rela]ie de comunicare cu candidatul, coordonatorul trebuie s\ fie prietenos, f\r\ a pierde nici un moment din vedere scopul interviului, [i anume, a afla cât mai multe informa]ii de la candidat. Acest lucru se poate realiza prin:

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

Este bine ca to]i candida]ii s\ fie intervieva]i de acelea[i persoane. Nu trebuie s\ se uite faptul de a oferi candidatului posibilitatea de a pune `ntreb\ri clarificatoare la sfâr[itul interviului. Nu se iau noti]e `n timpul interviului deoarece acest lucru ar putea inhiba persoana care a venit pentru interviu.

52 − A men]ine obiectivitatea pân\ la sfâr[itul interviului. Dac\ coordonatorul de voluntari a luat o decizie, f\r\ a `ncerca s\ afle mai multe despre candidat, comportamentul s\u `i va da de gol decizia care e posibil s\ nu fie chiar cea mai bun\. − A l\sa pe candida]i s\ vorbeasc\. Interviul este o conversa]ie, dar `n mod sigur candidatul are mai multe de spus. − A fi flexibil. Unii candida]i pot furniza informa]ii nea[teptate, importante, care nu se potrivesc cu subiectele de discu]ie planificate de c\tre coordonator. − A men]ine contactul vizual. ~n timpul interviului, este bine ca persoana care ia interviul, respectiv coordonatorul de voluntari s\ se uite `n ochii candidatului pentru a-i demonstra c\ `i acord\ `ntreaga aten]ie. − A asculta cu aten]ie. F\când acest lucru, coordonatorul ar putea evita, pe de o parte, capcanele `n care ar putea c\dea f\când presupuneri eronate, iar pe de alt\ parte, ar putea pune el `nsu[i `ntreb\ri - capcan\ candidatului pentru a-[i putea da seama cum ar reac]iona acesta `n diverse situa]ii [i pentru a-[i da seama dac\ `n ceea ce a spus [i va spune, ofer\ informa]ii false.1 ~n concluzie, scopul principal al unui interviu de selec]ie este de a constata interesul candidatului pentru post [i de a stabili dac\ este competent s\-l ocupe. Un interviu de selec]ie are urm\toarele func]iuni:

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• s\ prezinte candidatului activitatea organiza]iei respective, precum [i avantajele celor care fac parte din ea; • s\ descrie activitatea voluntarului `ntr-un mod realist, inclusiv a proceselor de ini]iere [i instalare ca [i voluntar sau a con]inutului perioadei de prob\; • s\ stabileasc\ dac\ un candidat va fi corespunz\tor [i care ar putea fi câ[tigurile pe care le-ar aduce organiza]iei; • s\ identifice a[tept\rile ambelor p\r]i, luând `n discu]ie [i eventualele dificult\]i poten]iale (dac\ exist\); • s\ permit\ candida]ilor s\ aprecieze dac\ `[i doresc `ntr-adev\r s\ devin\ voluntari ai organiza]iei respective. Descrierea fiec\rui poten]ial voluntar este bine s\ fie f\cut\ utilizându-se o gril\ de interviu standard, comun\ tuturor, structurat\, ]inându-se cont de aspectele urm\rite `n timpul interviului. Ea poate cuprinde aspecte legate de abilit\]i, experien]a anterioar\, preg\tire, motivare, disponibilitate, adaptabilitate, interese profesionale [i extraprofesionale, aspect general etc. f) Preg\tirea teoretic\ [i practic\ a viitorilor voluntari. Obiectivele preg\tirii voluntarilor sunt: Kate Keenan, Ghidul managerului eficient. Cum s\ selectezi personalul. Editura RENTROP & STRATON, Bucure[ti, 2003.

1

53 • Dezvoltarea personal\ a voluntarilor funda]iei; • ~mbun\t\]irea modului de desf\[urare a activit\]ilor efectuate `n organiza]ie; • Procesul de schimbare are ca principal scop schimbarea. Schimbarea se refer\ fie la dobândirea de noi cuno[tin]e [i comportamente, fie la modificarea celor existente pentru a putea afirma c\ `nv\]area s-a produs; schimbarea trebuie s\ fie durabil\. Trainingul reprezint\ modalitatea cea mai simpl\ prin care voluntarul afl\ informa]iile de care are nevoie pentru a duce la `ndeplinire sarcinile `ncredin]ate. Astfel, `n cadrul Funda]iei „Al\turi de Voi” voluntarul prime[te, pentru `nceput, o preg\tire ini]ial\ `n care afl\ informa]ii despre infec]ia HIV – aspecte medicale, aspecte psiho-sociale cu care se confrunt\ persoanele afectate [i infectate HIV/ SIDA, modalit\]i prin care pot fi sprijinite aceste persoane. Dup\ desf\[urarea acestui training, vor urma altele, pe teme specifice, `n func]ie de subiectele de care fiecare voluntar este interesat.

g) Orientarea voluntarilor `n organiza]ie. Dup\ primul curs pe care voluntarul trebuie s\-l urmeze, curs `n care este informat [i despre misiunea, scopul [i obiectivele funda]iei, despre activit\]ile organiza]iei, programele `n care pot fi implica]i voluntarii, regulile interne ale funda]iei [i, `n func]ie de abilit\]ile voluntarului, programul `n care dore[te s\ se implice, acesta va fi orientat spre acea activitate. Este foarte important ca informa]iile pe care le primesc voluntarii despre organiza]ie s\ fie reale, iar situa]ia din organiza]ie s\ nu fie prezentat\ mai bine decât `n realitate. Dac\ le este prezentat\ o situa]ie mult mai bun\ decât este de fapt, atunci voluntarii vor avea expecta]ii `nalte [i vor fi mai dezam\gi]i decât dac\ ar fi [tiut situa]ia real\ de la `nceput. i) Plasarea voluntarilor `n organiza]ie. Dup\ ce voluntarii au fost instrui]i [i orienta]i, ei sunt plasa]i, adic\ sunt integra]i `n cadrul programelor, activit\]ilor pe care [i le-au ales [i care li se potrivesc. ~n func]ie de activit\]ile alese, primesc informa]ii suplimentare. j) Supervizarea voluntarilor. Persoana care supervizeaz\ `n mod direct activitatea voluntarilor este coordonatorul de voluntari. Voluntarii au nevoie de sprijin afectiv [i efectiv pentru desf\[urarea ac]iunilor lor [i pentru `ndeplinirea obiectivelor propuse. Astfel, pe de o parte, ei trebuie `ncuraja]i, au nevoie s\ fie `ndruma]i, sf\tui]i, `ncuraja]i, s\ li se ofere feedback `n urma activit\]ilor desf\[urate. Pe de alt\ parte, voluntarilor trebuie s\ li asigure materialele [i echipamentele necesare pentru a permite acestora s\-[i `ndeplineasc\ cu succes sarcinile `ncredin]ate.

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

De asemenea, trainigul poate reprezenta [i o form\ de recunoa[tere/recompens\ a voluntarului; poate servi la men]inerea motiv\rii voluntarului, a angaj\rii acestuia [i la ob]inerea rezultatelor dorite.

54

Coordonatorul trebuie s\ `i ajute pe voluntari s\ dobândeasc\ `ncredere `n ei `n[i[i, s\ fie mul]umi]i de presta]ia serviciilor lor [i s\ aib\ ocazia de a-[i perfec]iona [i `mbun\t\]i abilit\]ile pe plan profesional [i personal.

2.3. Procesul de integrare a voluntarilor `n organiza]ie 2.3.1. Fazele procesului de integrare a voluntarilor `n cadrul funda]iei I. Acomodarea: 1. Cunoa[terea [i informarea reciproc\; 2. ~nv\]area de c\tre voluntarul ce urmeaz\ a fi integrat a status-urilor [i a rolurilor care `i sunt atribuite `n cadrul mediului integrator; 3. Formarea care i se face voluntarului de c\tre grupul integrator.

II. Adaptarea:

.A Reprezint\ un nivel cu care deseori se identific\ `ntregul proces de integrare: 1. Familiarizarea cu normele [i comportamentele cerute de mediul integrator [i conformarea la acestea;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

2. ~n]elegerea clar\ a rolului [i a locului pe care voluntarul trebuie s\-l ocupe `n cadrul grupului mic de munc\; 3. Renun]area la unele deprinderi vechi, neconforme cu cerin]ele grupului; 4. ~nlocuirea acestor deprinderi noi, cu `nv\]area practic\rii rolului `n func]ie de care individul se afl\ `n grupul respectiv.

III. Asimilarea:

III. Asimilarea: 1. Capacitatea [i gradul de interiorizare a normelor [i valorilor grupului integrator de c\tre voluntari; 2. Reevaluarea experien]elor anterioare; 3. Redimensionarea [i restructurarea diferitelor dimensiuni ale personalit\]ii (voin]\, atitudini, motiva]ie, afectivitate, caracter).

IV. Participarea: 1. Voluntarul ajunge s\-[i formeze anumite convingeri, idealuri profesionale [i strategii proprii `n conformitate cu satisfacerea nevoilor individuale, dar [i a nevoilor grupului;

55 2. Voluntarul aduce o contribu]ie important\ la realizarea activit\]ilor `n cadrul grupului integrator.

IV. Participarea:

V. Ini]iativa

1. Voluntarul nu mai resimte cerin]ele grupului ca pe ni[te limite `n calea afirm\rii sale, ci dimpotriv\, resimte aceste cerin]e ca [i condi]ii care favorizeaz\ [i justific\ manifestarea sa creatoare `n cadrul grupului; 2. Exist\ un grad `nalt de responsabilitate [i de aplicare `n practic\ a unui comportament creator [i inovativ; 3. ~n aceast\ faz\ are loc formarea unui anume stil de munc\ ce poate contribui la `mbun\t\]irea climatului psiho-social, la producerea de schimb\ri `n structura [i func]iile grupului mic de munc\, la promovarea spiritului creativ. Integrarea psiho-social\ a voluntarului `n cadrul echipei funda]iei, precum [i nivelele la care se realizeaz\ aceasta depind de o multitudine de factori, printre care: • natura sarcinilor primite; • gradul de organizare [i structurare a grupului; • capacitatea grupului de a se remodela [i perfec]iona corespunz\tor nevoilor cerute; • coeziunea, for]a [i stabilitatea grupului; • capacitatea de mobilizare la o participare performant\ a membrilor s\i; • stilul de conducere adoptat; • modul de structurare a personalit\]ii voluntarului; • manifestarea deschiderii spre nou; • capacitatea de cooperare [i colaborare a voluntarului, dar [i a celorlal]i membri; • nivelul de preg\tire profesional\; • nivelul de educa]ie [i cultur\; • existen]a sau inexisten]a unui ideal profesional, bine conturat.

2.3.2. Programul de integrare a voluntarilor Programul de integrare a voluntarilor reprezint\ aplicarea practic\ a principiilor managementului voluntarilor [i are ca scop asigurarea eficien]ei maxime `n folosirea voluntarilor raportat la nevoile reale ale organiza]iei. Acest program include: • Determinarea necesarului de voluntari, nevoia real\ de voluntari; • Planificarea programului de integrare a voluntarilor;

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

• natura rela]iilor umane [i a climatului psiho-social;

56 • Recrutarea [i selectarea voluntarilor; • Orientarea [i instruirea lor; • Coordonarea activit\]ii voluntarilor; • Evaluarea performan]elor voluntarilor; • Sprijinirea [i recunoa[terea voluntarilor; • Men]inerea voluntarilor `n organiza]ie.

2.3.3. Stiluri personale de rezolvare a situa]iilor tensionate Exist\ cinci stiluri personale de baz\ legate de modul unei persoane de a se purta `ntr-un conflict: • circumspect (evit\ confruntarea, ignor\ cearta sau d\ `napoi); • adaptativ (comportament amabil, cooperativ, chiar dac\ este `mpotriva scopurilor sale); • câ[tig\tor / necâ[tig\tor (se confrunt\ [i e agresiv); • c\ut\tor de compromis (important e ca fiecare s\-[i ating\ scopurile de baz\ [i s\ men]in\ rela]ia pozitiv\);

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• rezolvator de probleme (ambele p\r]i sunt legitime [i importante, se acord\ respect pentru sprijin reciproc [i este dispus la cooperare). De asemenea exist\ 13 factori principali non-verbali `n orice situa]ie conflictual\. Ace[tia se g\sesc `n rela]ie de interdependen]\, schimbarea unui factor conducând la modificarea celorlal]i: • cadru nou, atitudini noi [i pozitive; • empatia; • vorbirea interioar\ pozitiv\ (`nlocuirea gândurilor negative cu cele pozitive); • ascultarea activ\ [i oportunitatea interven]iei; • capacitatea de a asculta; • privirea; • tonul vocii; • atingerea (stimulant\ sau nu pentru discu]ia pozitiv\); • postura corpului; • echilibrul (echilibrul fizic – relaxare); • distan]a (distan]a fizic\ optim\); • ritmul (acordarea lui cu postura [i vocea); • respira]ia (control).

57

2.4. Procesul motiva]ional `n activitatea de voluntariat 2.4.1. Motiva]ia voluntarilor Motiva]ia poate fi definit\ ca fiind un proces de selec]ie, orientare [i men]inere a unei persoane `n func]ie de anumite nevoi [i aspira]ii pe care le are aceasta. Forme ale motiva]iei legate de unele trebuin]e imediate ale voluntarilor pot fi: • Cognitiv\ - legat\ de a [ti, a cunoa[te, a `n]elege [i care se manifest\ sub forma curiozit\]ii fa]\ de nou, inedit, de complexitate, ca [i prin toleran]a radical\ fa]\ de risc; • Afectiv\ - este determinat\ de nevoia de a ob]ine recunoa[terea celorlal]i [i de a sim]i bine `n compania lor;

• Moral\ - se concretizeaz\ `n semnifica]ia umanitar\ a activit\]ii desf\[urate (activit\]i de educa]ie, de asisten]\ social\ [.a.). Aceast\ form\ de motiva]ie serve[te o cauz\ social\ [i particip\ la programul social. • Profesional\ - are ca obiectiv punerea `n valoare a capacit\]ilor profesionale (talent, aptitudini, formare profesional\). Ca perspective ale acestui tip de motiva]ie putem aminti: descoperirea de noi cuno[tin]e ori perfec]ionare a celor existente, posibilitatea aplic\rii lor prin intermediul activit\]ilor desf\[urate `n cadrul programelor funda]iei [i nu numai, perfec]ionarea organiz\rii profesionale, a dezvolt\rii profesionale, achizi]ionarea unor cuno[tin]e greu accesibile, desf\[urarea unor activit\]i variate [i atr\g\toare cu caracter competitiv. Cunoa[terea acestor forme [i tipuri de motiva]ii ofer\ coordonatorului de voluntari posibilitatea alipirii corecte a trebuin]elor, intereselor [i aspira]iilor cu factorii motiva]ionali adecva]i.

2.4.2. Motivarea voluntarilor ~n afar\ de factorii motiva]ionali enun]a]i deja, mai pot fi aminti]i [i al]ii, care corespund celor trei motive de baz\ (realizare, auto-afiliere, putere) pentru care tinerii se ofer\ voluntari: • stabilirea [i definirea clar\ a sarcinilor [i responsabilit\]ilor; • documentarea succesului pentru cei din jur (ex. diplome, scrisori de recomandare etc.); • faptul de a fi apreciat ca persoan\;

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

• Psiho-social\ - care se concretizeaz\ `n respect [i statut social ce deriv\ din rolul postului de voluntar al funda]iei „Al\turi de Voi”, din prestigiul organiza]iei, din personalitatea angaja]ilor funda]iei. Aceast\ motiva]ie asigur\ participarea la decizii prin activit\]i desf\[urate, iar ca perspectiv\ pentru voluntari – asigur\ extinderea sferei rela]iilor, cuno[tin]elor, simpatiilor generate de postul ocupat [i de activit\]ile desf\[urate `n cadrul funda]iei.

58 • oportunit\]i de a interac]iona; • sentimentul de a face parte dintr-un grup, dintr-o echip\ etc.; • posibilitatea de a avea un anumit grad de independen]\ `n realizarea sarcinii; • recompensarea prin acordarea [ansei ca voluntarii s\ mearg\ la diferite seminarii `n ]ar\ [i str\in\tate; • posibilitatea de a-[i asuma riscuri; • oferirea de provoc\ri cu caracter novativ; • recunoa[terea obiectiv\ a meritelor voluntarilor, `ncuraj\ri; • `ncurajarea [i sus]inerea voluntarilor `n perioade de criz\; • implicarea voluntarilor `n luarea deciziilor; • s\rb\torirea zilelor de na[tere [i a altor zile importante; • `ntâlniri informale; • distribuirea printre voluntari de materiale promo]ionale ale organiza]iei (pixuri, tricouri, postere, mape, veste etc.); • informarea [i ]inerea la curent a voluntarilor cu tot ceea ce se `ntâmpl\ `n organiza]ie care s\ `i intereseze [i pe ei. ~n func]ie de cât de bine cunoa[te coordonatorul de voluntari motivele pentru care o persoan\ a dorit s\ se integreze ca voluntar `n aceast\ funda]ie, va [ti s\ motiveze mai bine voluntarul respectiv [i astfel s\-l men]in\ `n organiza]ie.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Avantajele de a colabora cu voluntari motiva]i sunt urm\toarele: • Activit\]ile vor fi realizate la standardele fixate [i `n termenele - limit\ stabilite; • Voluntarii vor lucra cu pl\cere [i se vor sim]i aprecia]i, iar acest lucru se va reflecta imediat `n rezultatele ob]inute de fiecare; • Moralul ridicat al voluntarilor se va reflecta [i `n atmosfera de lucru destins\, excelent\; • Rezultatele vor fi monitorizate de c\tre coordonatorul de voluntari [i vor necesita mai pu]in\ supervizare; • Voluntarii vor depune mai mult efort `n activit\]ile pe care ei le desf\[oar\ deoarece vor dori s\ ob]in\ rezultate mai bune.

2.5. Drepturi [i obliga]ii ale voluntarilor 2.5.1. Principii ale activit\]ii de voluntar • Cunoa[terea, `ndemânarea [i experien]a s\ fie folosite `n modul cel mai util `n beneficiul persoanelor de care se ocup\ organiza]ia; • Respect pentru beneficiarii organiza]iei ca individualit\]i [i ap\rarea demnit\]ii [i drepturilor lor;

59 • Confiden]ialitatea identit\]ii beneficiarilor organiza]iei cu care intr\ `n contact [i a informa]iilor personale cu privire la ace[tia; • Respingerea oric\rei discrimin\ri pe motive vizând originea, rasa, statusul, sexul, „orientarea sexual\”, vârsta, eventuala invaliditate (sau handicap fizic), credin]\; • Sus]inerea intereselor beneficiarilor, al\turi de membrii organiza]iei din care face parte; • Responsabilitatea profesional\ are prioritate fa]\ de interesele personale; • Colaborarea cu celelalte persoane, din orice domeniu, `n interesul beneficiarului; • Promovarea programelor [i serviciilor organiza]iei din care face parte ca voluntar; • Respect pentru membrii organiza]iei [i pentru munca pe care ei o desf\[oar\; • Responsabilitate manifestat\ prin auto-educa]ie [i auto-preg\tire continu\.

2.5.2. Carta drepturilor [i obliga]iilor voluntarilor (elaborat\ de Centrul Na]ional de Voluntariat din Paris, Fran]a)

1. Dreptul de a fi tratat ca fiind un coleg [i nu ca mân\ de lucru ieftin\; 2. Dreptul de a fi avute `n vedere preferin]ele personale, temperamentul, experien]a de via]\, studiile [i experien]a profesional\ `n acordarea de sarcini; 3. Dreptul de a participa la sesiuni de formare `n domeniul `n care presteaz\ activitate, atât la `nceputul activit\]ii, cât [i pe parcurs, pentru a beneficia permanent de cele mai noi informa]ii `n domeniu; 4. Dreptul de a cunoa[te cât mai multe informa]ii despre organiza]ia `n care activeaz\ ca voluntar; 5. Dreptul la supervizare – orientare din partea unei persoane cu experien]\, bine informat\, cu r\bdare, atent\ [i care dispune de timp pentru a r\spunde nevoilor voluntarilor; 6. Dreptul la un loc unde s\-[i desf\[oare activitatea `n cele mai bune condi]ii posibile; 7. Dreptul de a fi promovat [i de a-i fi acordat\ cât mai mult\ responsabilitate, `n conformitate cu rezultatele avute; 8. Dreptul de a fi ascultat [i de a juca un rol `n planificarea activit\]ilor, de a se sim]i liber s\ fac\ sugestii [i de a-i fi respectate opiniile; 9. Dreptul la cunoa[tere, sub forma unor promov\ri sau premii sau prin exprimarea cotidian\ a aprecierii pe care o merit\.

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

Drepturile voluntarului

60

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Obliga]iile voluntarului Fii convins

Cerceteaz\-]i sentimentele [i asigur\-te c\ vrei s\ aju]i al]i oameni.

Fii sigur

Nu-]i oferi serviciile pân\ ce nu e[ti convins de valoarea a ceea ce faci.

Fii loial

Ofer\ sugestiile, dar accept\ regulile; nu critica ceea ce nu `n]elegi (s-ar putea s\ existe un bun motiv).

Spune ce gânde[ti

~ntreab\ ceea ce nu `n]elegi; nu-]i p\stra pentru tine semnele de `ntrebare [i frustr\rile pân\ când acestea te `ndep\rteaz\ de organiza]ie sau creeaz\ probleme organiza]iei.

Fii dispus s\ `nve]i

Instruirea este esen]ial\ pentru a-]i putea desf\[ura activitatea `n bune condi]ii.

~nva]\ tot ce po]i

Afl\ tot ceea ce po]i despre organiza]ie [i despre munca ta.

Accept\ supervizarea

Vei fi mai util [i `]i vei `ndeplini sarcinile mai eficient dac\ vorbe[ti cu cineva despre activitatea ta [i dac\ accep]i `ndrumare.

Fii de `ncredere

F\ ceea ce te-ai angajat s\ faci; nu promite ceea ce nu e[ti sigur c\ po]i s\ faci.

Fii un bun coechipier

G\se[te-]i un loc `n echip\. Munca e mult mai pl\cut\ [i mai plin\ de satisfac]ii atunci când nu e[ti singur.1

2.6. Evaluarea activit\]ii voluntarilor Evaluarea activit\]ii voluntarilor se realizeaz\ atât prin intermediul raportului de activitate completat de ace[tia dup\ fiecare activitate desf\[urat\, a fi[ei lunare de activitate, dar [i prin intermediul fi[ei de evaluare (toate aceste formulare sunt prezentate `n capitolul 3). De asemenea evaluarea activit\]ii voluntarilor ia `n considerare [i feedback-ul din partea personalului organiza]iei [i a beneficiarilor. Aceast\ informa]ie prezint\ o imagine a eficien]ei voluntarilor. Informa]iile ar trebui aduse la cuno[tin]a directorului astfel `ncât acesta: • s\ pun\ accent pe contribu]ia voluntarilor `n diverse contexte `n care se impune acest lucru; • s\ scoat\ `n eviden]\ impactul voluntarilor asupra organiza]iei; • s\ se concentreze asupra abilit\]ilor [i realiz\rilor voluntarilor. Introducere în managementul voluntarilor, curs sus]inut de c\tre CENTRAS [i F.S.S. „Bethany”, Ia[i, 2004.

1

61 Atunci când rezultatele voluntarilor se situeaz\ sub a[tept\ri sau serviciile lor nu mai sunt `n interesul organiza]iei, se pot adopta urm\toarele m\suri: • o nou\ preg\tire a voluntarului; • transferarea voluntarului la o nou\ sarcin\, la un alt program de activitate; • retragerea voluntarului din cadrul activit\]ilor organiza]iei.

2.7. Recunoa[terea voluntarilor Recunoa[terea reprezint\ modul prin care o organiza]ie le spune / le arat\ voluntarilor s\i c\ eforturile lor sunt importante pentru beneficiarii s\i [i apreciate. Recunoa[terea ar trebui s\ fie frecvent\ [i personal\ / personalizat\. Iat\, de exemplu, câteva moduri prin care coordonatorul de voluntari `[i poate ar\ta recuno[tin]a fa]\ de voluntari: • Zâmbetul; • Acordarea de timp, aten]ie [i generozitate fiec\ruia `n parte; • Amabilitatea fa]\ de voluntari; • Oferirea de cafea, suc, ap\ mineral\ etc.; • Instalarea unei cutii pentru sugestiile voluntarilor; • Posibilitatea de a participa la traininguri `nainte de a desf\[ura activitatea respectiv\; • Acordarea de diplome; • Oferirea de responsabilit\]i suplimentare; • O aten]ie mai aparte acordat\ celor sensibili; • A permite voluntarilor s\ termine ceea ce au `nceput; • Organizarea de petreceri formale / informale, (de exemplu, „ie[iri” `n ora[ la o discotec\, la o pizza, la un suc etc.); • Posibilitatea de a merge `n excursii, tabere `mpreun\ cu beneficiarii respectiv cu copiii, cheltuielile fiind decontate de c\tre organiza]ie; • Posibilitatea de a intra `n contact cu staff-ul organiza]iei; • Acceptarea ideilor lor [i punerea acestora `n aplicare (`n limita posibilit\]ilor); • Oferirea de cadouri (de ex. de S\rb\torile Cr\ciunului); • Onorarea preferin]elor voluntarilor, `n limita posibilit\]ilor; • Oferirea de materiale promo]ionale cu sigla funda]iei (pixuri, veste, tricouri, agende etc.)

Activitatea de voluntariat – implicare, motivare, recunoa[tere

• Decontarea cheltuielilor legate de activit\]ile desf\[urate cu beneficiarii;

62

CAPITOLUL 3

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România 3.1. Legea na]ional\ a voluntariatului Legea voluntariatului nr. 195/2001, publicat\ `n Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.206 din 24.04.2001, este modificat\ [i completat\ cu Ordonan]a de Urgen]\ nr.58 / 22.08.2002, publicat\ `n Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 642 / 30.08. 2002. Articolul 1 Prezenta lege reglementeaz\ promovarea [i facilitarea particip\rii cet\]enilor români [i str\ini, `n spiritul solidarit\]ii civice, la ac]iuni de voluntariat organizate de persoane juridice de drept public [i de persoane juridice de drept privat f\r\ scop patrimonial, precum [i participarea tinerilor la programele interna]ionale de voluntariat pentru tineri, implementate de structuri descentralizate `n strâns\ leg\tur\ cu autorit\]ile na]ionale responsabile pentru problemele tineretului. Articolul 2

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

~n sensul prezentei legi: a) voluntariatul este activitatea de interes public desf\[urat\ de persoane fizice, denumite voluntari, `n cadrul unor raporturi juridice, altele decât raportul juridic de munc\ [i raportul juridic civil de prestare a unei activit\]i remunerate; b) activitatea de interes public este activitatea desf\[urat\, potrivit legii, `n domenii cum sunt: asisten]a [i serviciile sociale, protec]ia drepturilor omului, medico-sanitar, cultural, artistic, educativ, de `nv\]\mânt, [tiin]ific, umanitar, religios, filantropic, sportiv, de protec]ie a mediului, social [i comunitar; c) organiza]ia gazd\ este persoana juridic\ de drept public sau persoana juridic\ de drept privat f\r\ scop patrimonial care `ncheie, `n condi]iile prezentei legi, contractul de voluntariat; d) contractul de voluntariat este o conven]ie cu titlu gratuit, `ncheiat\ `ntre o persoan\ fizic\, denumit\ voluntar, [i o persoan\ juridic\, denumit\ organiza]ie gazd\, `n temeiul c\reia prima persoan\ se oblig\ fa]\ de a doua s\ presteze o activitate de interes public f\r\ a ob]ine o contrapresta]ie material\; e) beneficiarul voluntariatului este persoana fizic\ sau juridic\ `n folosul c\reia se desf\[oar\ activitatea de voluntariat. Organiza]ia gazd\ poate fi identic\ sau diferit\ de beneficiarul voluntariatului; f) `ndrum\torul este persoana cu rol de coordonare [i supraveghere a voluntarilor `n timpul ac]iunilor de voluntariat.

63 Articolul 3 Prezenta lege se fundamenteaz\ pe urm\toarele principii: a. participarea ca voluntar, pe baza consim]\mântului liber exprimat; b. implicarea activ\ a voluntarului `n via]a comunit\]ii; c. desf\[urarea voluntariatului cu excluderea oric\rei cotrapresta]ii materiale din partea beneficiarului activit\]ii; d. recrutarea voluntarilor pe baza egalit\]ii [anselor, f\r\ nici un fel de discriminare. Articolul 4 Activit\]ile voluntare izolate, sporadic prestate, `n afara raporturilor cu persoanele juridice prev\zute la art.1, din ra]iuni familiale, de prietenie sau de bun\ vecin\tate, nu fac obiectul prezentei legi. Articolul 4.1 – Autorit\]ile locale ofer\ sprijin `n derularea stagiilor de voluntariat, acordând prioritate activit\]ilor care se adreseaz\ tinerilor din categoriile sau zonele defavorizate.

1. Este interzis s\ se `ncheie contract de voluntariat `n scopul de a evita `ncheierea unui contract individual de munc\ sau, dup\ caz, a unui contract civil de prest\ri servicii ori a altui contract civil cu titlu oneros pentru efectuarea presta]iilor respective. 2. Sunt lovite de nulitate absolut\ contractele de voluntariat `ncheiate cu aplicarea dispozi]iilor prezentei legi de persoanele juridice prev\zute la art.1, `n scopul evit\rii `ncheierii unui contract individual de munc\ sau, dup\ caz, a unui contract civil de prest\ri servicii ori a altui contract civil cu titlu oneros. 3. Participarea ca voluntar nu poate substitui serviciul militar sau alte formule alternative care `nlocuiesc serviciul militar [i nu poate reprezenta un echivalent pentru un loc de munc\ remunerat. 4. Voluntarilor cet\]eni str\ini le este garantat\ reziden]a pe durata stagiului de voluntariat. Articolul 5.1 1. ~n sensul programului de ac]iune comunitar „Tineret”, tân\rul voluntar este persoana cu vârsta cuprins\ `ntre 18 [i 25 de ani care `ncheie `n condi]iile legii, un contract de voluntariat pentru o perioad\ limitat\, urm\rindu-se dezvoltarea aptitudinilor [i formarea experien]ei personale [i interculturale, contribuind `n acela[i timp, la binele comunit\]ii. 2. Tân\rul voluntar particip\ `ntr-un stat membru al Uniunii Europene, altul decât cel `n care `[i are re[edin]a ori domiciliul, sau `ntr-un stat ter] la o activitate nelucrativ\ [i neremunerat\, care prezint\ importan]\ pentru

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

Articolul 5

64 comunitate [i are o durat\ limitat\ de maximum 12 luni, `n cadrul unui proiect recunoscut de statul respectiv [i de Comunitatea European\. 3. Stagiile comunitare de voluntariat pentru tineri, `n func]ie de durata prev\zut\, se diferen]iaz\ `n stagii pe termen lung, cu durata `ntre 3 luni [i un an, [i stagii pe termen scurt, cu durata `ntre 3 s\pt\mâni [i 3 luni. 4. Pentru programul de ac]iune comunitar „Tineret” organiza]ia gazd\ asigur\ tân\rului voluntar acoperirea cheltuielilor de transport intern, cazare [i mas\ complet\. Din fonduri de la Comisia European\ se asigur\ transportul extern [i o indemniza]ie de deplasare neimpozabil\, sub form\ de bani de buzunar, pe `ntreaga durat\ a stagiului de voluntariat. 5. La sfâr[itul stagiului de voluntariat, `n cadrul programului de ac]iune comunitar „Tineret”, se va elibera de c\tre Comisia European\ un certificat nominal care s\ recunoasc\ prestarea activit\]ii de voluntar, precum [i experien]a [i aptitudinile dobândite. Articolul 6 1. Voluntariatul se desf\[oar\ pe baza unui contract `ncheiat `n form\ scris\, sub sanc]iunea nulit\]ii absolute, `ntre voluntar [i organiza]ia gazd\, `n condi]ii de libertate contractual\ a p\r]ilor [i cu respectarea dispozi]iilor prezentei legi.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

2. Contractul de voluntariat se `ncheie `n dou\ exemplare, dintre care unul se p\streaz\ `n mod obligatoriu `n eviden]a persoanei juridice. Articolul 7 ~n contractul de voluntariat sunt stipulate cel pu]in urm\toarele drepturi ale voluntarului: a. participarea activ\ la elaborarea [i derularea programelor `n considerarea c\rora a `ncheiat contractul; b. desf\[urarea activit\]ii `n concordan]\ cu preg\tirea sa profesional\; c. asigurarea de c\tre organiza]ia gazd\ a desf\[ur\rii activit\]ilor sub coordonarea unui `ndrum\tor, `n condi]iile legale de protec]ie a muncii, `n func]ie de natura [i de caracteristicile activit\]ii respective; d. asigurarea de c\tre organiza]ia gazd\, `n condi]iile prev\zute de lege, `mpotriva riscurilor de accident [i de boal\ sau a altor riscuri ce decurg din natura activit\]ii; `n lipsa asigur\rii, costul presta]iilor medicale ce decurg din desf\[urarea activit\]ii de voluntariat se suport\ integral de c\tre organiza]ia gazd\. Excep]ie fac programele de ac]iune comunitare „Tineret” pentru care costurile de asigurare sunt suportate de Comisia European\, care `ncheie un contract cu o companie de asigur\ri;

65 e. eliberarea de c\tre organiza]ia gazd\ a unui certificat nominal care s\ recunoasc\ prestarea activit\]ii de voluntar, precum [i experien]a [i aptitudinile dobândite; metodologia privind eliberarea certificatului nominal se aprob\ prin ordin comun al ministrului muncii [i solidarit\]ii sociale [i al ministrului tineretului [i sportului; f. rambursarea, de c\tre organiza]ia gazd\, `n condi]iile convenite `n contract, potrivit legii, a cheltuielilor efectuate pentru realizarea activit\]ii. Articolul 8 Contractul de voluntariat urmeaz\ s\ cuprind\ cel pu]in urm\toarele obliga]ii ale voluntarului: a. s\ primeasc\ sarcinile primite din partea organiza]iei gazd\; b. s\ p\streze confiden]ialitatea informa]iilor la care are acces `n cadrul activit\]ii de voluntariat; c. s\ participe la cursurile de instruire organizate, ini]iate sau propuse de organiza]ia gazd\; d. s\ ocroteasc\ bunurile pe care le folose[te `n cadrul activit\]ii de voluntariat.

~n executarea contractului de voluntariat, voluntarul se subordoneaz\ conducerii persoanei juridice cu care a `ncheiat contractul. Articolul 10 Executarea obliga]iilor contractuale ce revin voluntarului nu se poate face prin reprezentare. Articolul 11 R\spunderea pentru neexecutarea sau pentru executarea necorespunz\toare a contractului de voluntariat este supus\ regulilor prev\zute de Codul Civil. Articolul 12 Dac\ pe parcursul execut\rii contractului de voluntariat intervine, independent de voin]a p\r]ilor, o situa]ie de natur\ s\ `ngreuneze executarea obliga]iilor ce revin voluntarului, contractul va fi renegociat, iar dac\ situa]ia face imposibil\ executarea `n continuare a contractului, acesta va fi reziliat de plin drept. Articolul 13 Renegocierea contractului de voluntariat se face la cererea scris\ a uneia dintre p\r]i, formulat\ `n termen de 15 zile de la data la care a intervenit situa]ia prev\zut\ la art.12. Articolul 14 Denun]area unilateral\ a contractului de voluntariat are loc din ini]iativa voluntarului sau a organiza]iei gazd\, cu un preaviz de 15 zile, f\r\ obliga]ia prezent\rii motivelor.

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

Articolul 9

66 Articolul 15 Litigiile izvorâte din `ncheierea, modificarea, executarea sau `ncetarea contractului de voluntariat sunt de competen]a instan]elor judec\tore[ti, dac\ p\r]ile contractului nu le pot rezolva pe cale amiabil\. Ac]iunile izvorâte din contractul de voluntariat sunt scutite de taxa de timbru. Articolul 16 Se excepteaz\ de la dispozi]iile prezentei legi pompierii voluntari din cadrul serviciilor de pompieri civili constituite conform Ordonan]ei Guvernului nr. 60/1997 privind ap\rarea `mpotriva incendiilor, aprobat\, cu modific\ri, prin Legea nr. 212/1997, cu modific\rile ulterioare. Articolul 17 ~n cazul s\vâr[irii unor fapte `n leg\tur\ cu executarea contractului de voluntariat, care potrivit legii penale sunt considerate infrac]iuni, voluntarii sunt asimila]i persoanelor prev\zute la art. 147 alin. 2 din Codul penal. Articolul 18 Prezenta lege intr\ `n vogoare la 60 de zile de la data public\rii ei `n Monitorul Oficial al României, partea I. Aceast\ lege a fost adoptat\ de Senat `n [edin]a din 19 martie 2001, cu respectarea drepturilor art. 74 alin. (2) din Constitu]ia României.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

3.2. Fi[\ de `nscriere 1. Numele [i prenumele............................................................................................. 2. Data [i locul na[terii.............................................................................................. 3. Re[edin]a actual\.................................................................................................. 4. Telefon................................................................................................................... 5. Adres\ e-mail......................................................................................................... 6. Ocupa]ia actual\.................................................................................................... 7. A]i mai prestat activit\]i de voluntariat: DA

NU

Dac\ DA, unde a]i mai prestat activit\]i de voluntariat [i `n ce perioad\: a)................................................................................................................................ b)................................................................................................................................ c).............................................................................................................................. ..

67 d)................................................................................................................................ e)................................................................................................................................ f)................................................................................................................................. 8. Cât timp ve]i aloca activit\]ii de voluntariat? ATEN}IE – ~n perioadele de evaluare a voluntarilor se va ]ine cont de cât timp au alocat ini]ial pentru voluntariat [i implicarea lor ulterioar\. De aceea se recomand\ ca ace[tia s\ precizeze un timp real de implicare `n activit\]i. Cât este nevoie pentru a atinge obiectivele individuale; O dat\ pe s\pt\mân\; 2 ore pe zi; O zi pe s\pt\mân\; De câte ori este nevoie. 9. Care este perioada preferat\ pentru a derula activit\]i pentru funda]ie ? diminea]a

dup\-amiaza

seara

................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................... ................................ 11. Care este motivul pentru care a]i ales s\ v\ implica]i `n activit\]i de voluntariat ? ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ...... 12. De unde a]i auzit de organiza]ie? ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ...................................................................................................................................

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

10. Ce `n]elege]i dumneavoastr\ prin activitatea de voluntariat ?

68 13. Cum a]i dori s\ fi]i motiva]i/ r\spl\ti]i pentru activit\]ile derulate / rezultatele ob]inute? • Traininguri, cursuri, sesiuni, [coli de var\; • Excursii; • Activit\]i distractive cu copiii; • Promovare `n cadrul echipei de voluntari; • S\ dobândesc experien]\ profesional\; • S\ [tiu s\ folosesc corect computerul, faxul, xeroxul, scanerul, imprimanta; • S\ dobândesc abilit\]i pentru scrierea de proiecte de finan]are; • S\-mi pot `ntocmi un C.V. [i o scrisoare de motiva]ie `n conformitate cu exigen]ele impuse de profesionalism; • S\-mi `mbog\]esc cuno[tin]ele [i s\ de]in abilit\]i pentru a fi trainer; • Certificate de recunoa[tere a meritelor personale (dup\ traininguri, dup\ un an de activitate, dup\ rezultate deosebite); • S\ primesc tricouri, agende, [epci, pixuri, gen]i, etc; • S\ am acces la biblioteca organiza]iei; • ~n alte moduri, cum ar fi ......................................................................

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

14. Cum vede]i dumneavoastr\ finalitatea muncii de voluntariat? Ce câ[tiguri crede]i c\ ar rezulta `n urma prest\rii serviciilor voluntare? ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 15. Prefera]i s\ v\ implica]i doar `ntr-un singur program de voluntariat sau `n mai multe? Unul

Mai multe

16. Dac\ a]i optat pentru sec]iunea training v\ rug\m s\ bifa]i temele de interes: Not\: Tema legat\ de managementul voluntarilor este obligatorie pentru a fi bifat\; Nu pute]i bifa / propune decât 4 teme de interes, `n afara celei obligatorii legat\ de managementul voluntarilor. Tehnici de comunicare Reac]ii la aflarea diagnosticului Psihoterapie de grup Psihoterapie individual\

69 Implica]ii psiho-sociale ale infec]iei HIV/ SIDA Consiliere pre [i post testare HIV Conceperea [i scrierea propunerilor de finan]are Managementul activit\]ii de voluntariat Management organiza]ional Campanii de advocacy Campanii de informare Campanii de fund raising Public relations Asisten]\ maternal\ pentru copilul seropozitiv Peer education Altele

................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 17. ~n ce tip de activitate a]i dori s\ v\ implica]i? Not\: Activit\]ile notate cu X reprezint\ programe mari ale Re]elei de Voluntari, iar voluntarii sunt obliga]i s\ aleag\ una dintre acestea. Din activit\]ile notate cu X pute]i alege doar una; Activit\]ile notate cu Y sunt de preferat a fi bifate ca fiind adiacente la cele obligatorii. Acestea nu au caracter obligatoriu [i nu exist\ restric]ii sau un num\r preferat `n a le alege; Activit\]ile notate cu Z nu sunt obligatorii, dar este de preferat a fi aleas\ cel pu]in una dintre acestea, deoarece sunt considerate a fi esen]iale pentru Re]eaua de Voluntari a organiza]iei. Activit\]ile notate cu Z au cele mai importante punctaje dup\ cele notate cu X când se va face evaluarea voluntarilor. Grupuri de suport [i terapie (X) {coala de zi `n Spitalul de Boli Infec]ioase (X) Administrativ (Z) Clubul Tinerilor (X)

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

Specifica]i alte teme de interes

70 Campanii de Informare `n [coli (Y) Campanii de Informare `n discoteci (Y) Campanii de strângere de fonduri (Z) Organizare [i derulare evenimente din via]a copiilor (Y) Conferin]e [i forumuri (Y) 18. Prezenta]i-v\ `n câteva cuvinte: ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................... ................................................................................................

Data:

Semn\tura:

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

.....................................

......................................................

3.3. Regulament de ordine interioar\ Drepturi [i obliga]ii ale p\r]ilor A. Funda]ia „Al\turi de Voi”, România are, `n principal, urm\toarele drepturi: • S\ stabileasc\ organizarea [i func]ionarea programului de voluntariat; • S\ exercite `n permanen]\ controlul asupra modului de `ndeplinire de c\tre fiecare voluntar `n parte a activit\]ilor pe care [i le-a ales [i asupra c\rora s-a convenit de comun acord; • S\ constate s\vâr[irea abaterilor disciplinare [i s\ aplice sanc]iunile corespunz\toare regulamentului de ordine interioar\ [i contractului de voluntariat; • Asigurarea conduitei corecte fa]\ de to]i voluntarii; • Respectarea principiului nediscrimin\rii [i `nl\tur\rii oric\rei forme de `nc\lcare a demnit\]ii; • S\ informeze voluntarii asupra condi]iilor de voluntariat [i asupra elementelor care privesc desf\[urarea rela]iilor de voluntariat, precizând locul

71 `n care pot desf\[ura activit\]i de voluntariat, atribu]iile [i r\spunderile fiec\ruia; • S\ elibereze, la cerere, toate documentele care atest\ calitatea de voluntar a solicitantului; • S\ asigure confiden]ialitatea datelor cu caracter personal a voluntarilor; • S\ solicite din partea voluntarilor respect [i confiden]ialitate fa]\ de beneficiari; • S\ solicite voluntarului s\ fie deschis [i onest `n ceea ce prive[te motiva]iile [i scopurile sale; • S\ solicite cooperare `ntre voluntari, angaja]i [i conducerea funda]iei. B. Drepturi ale voluntarilor • S\-i fie respectat\ integritatea fizic\ [i mental\; • De a fi informat frecvent `n leg\tur\ cu activit\]ile derulate `n cadrul funda]iei; • De a desf\[ura activit\]i `n concordan]\ cu preg\tirea sa profesional\; • De a primi din partea Funda]iei „Al\turi de Voi”, România un certificat nominal care s\ recunoasc\ prestarea activit\]ii de voluntar, precum [i experien]a [i aptitudinile dobândite; • Dreptul de a se implica `n mai multe programe, dac\ timpul `i permite; • Dreptul de a solicita feed-back din partea supervizorului `n leg\tur\ cu modul de realizare a sarcinii; • De a [ti dac\ munca desf\[urat\ este util\ [i cum poate fi `mbun\t\]it\; • De a alege [i accepta o sarcin\ care s\ presupun\ responsabilit\]i doar `n m\sura `n care voluntarul [i le poate asuma; • De a primi instruire de calitate; • De a le fi rambursate, de c\tre funda]ia „Al\turi de Voi”, România, `n condi]iile legii, cheltuielile efectuate pentru realizarea activit\]ii; • De a fi recunoscu]i ca membri ai echipei Funda]iei „Al\turi de Voi”, România; • De a oferi sugestii [i de a fi ascultat. C. Obliga]ii ale voluntarilor • S\ respecte scopul [i misiunea Funda]iei „Al\turi de Voi” România [i s\ se identifice cu acestea; • S\ respecte angaja]ii funda]iei, precum [i beneficiarii acesteia; • S\ respecte programul ales de el, `mpreun\ cu coordonatorul de voluntari; • S\ protejeze echipamentele funda]iei indiferent de localizarea acestora; • S\ informeze coordonatorul de voluntari despre orice situa]ie peturbatoare sau generatoare de prejudicii;

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

• De a primi instruire adecvat\ pentru a putea `ndeplini activit\]i de voluntariat;

72 • S\ respecte prevederile cuprinse `n regulamentul de ordine interioar\, precum [i `n contractul de voluntariat; • S\ fie fidel fa]\ de funda]ie `n executarea activit\]ilor de voluntariat; • S\ respecte confiden]ialitatea privind politica organiza]iei [i beneficiarii acesteia; • S\ anun]e din timp eventualele schimb\ri de program; • S\ completeze rapoartele de activitate `n urma fiec\rei activit\]i derulate; • S\ nu-[i asume resonsabilit\]i sau atribu]ii care nu li se cuvin ca voluntar; • De a considera voluntariatul ca fiind un angajament serios [i care necesit\ asumarea de responsabilit\]i. D. Interdic]ii • Folosirea numelui funda]iei `n scopuri care pot duce la prejudicierea institu]iei; • Introducerea `n incinta sediului a obiectelor sau produselor prohibite de lege; • S\vâr[irea de ac]iuni care pot pune `n pericol cl\direa `n care se afl\ sediul funda]iei, angaja]ii sau alte persoane, instala]ii, echipamente etc.; • Folosirea `n interes personal a bunurilor sau echipamentelor funda]iei; • Efectuarea de convorbiri telefonice de la posturile telefonice ale funda]iei `n interes personal;

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

• ~nstr\inarea oric\ror bunuri date `n folosin]\ sau p\strare; • Scoaterea din unitate a bunurilor funda]iei cu excep]ia celor pentru care exist\ aprobarea conducerii; • Distrugerea [i/sau deteriorarea materialelor sau a echipamentelor specifice realiz\rii activit\]ilor asumate; • Desc\rcarea de pe Internet a diverselor informa]ii de pe calculatoarele funda]iei, precum [i navigarea pe Internet `n scopuri personale; • Accesul la calculatoare f\r\ aprobarea unuia dintre angaja]ii Funda]iei „Al\turi de Voi”, România; • Copierea de documente electronice sau printate f\r\ acordul conducerii funda]iei. E. Sanc]iuni • Dac\ voluntarul nu respect\ programul [i nu anun]\ de schimbarea survenit\ `n cadrul programului s\u din timp, la trei abateri, i se va desface acestuia contractul de voluntariat [i astfel, nu va mai putea activa ca voluntar `n cadrul Funda]iei „Al\turi de Voi”, România;

73 • ~n cazul `n care voluntarul `ncalc\ confiden]ialitatea informa]iilor cu privire la funda]ie [i beneficiari, i se desface contractul de voluntariat [i, dac\ este cazul, va intra sub inciden]a legii; • Dac\ anumite gre[eli din comportamentul s\u se repet\ [i dup\ aten]ion\rile repetate f\cute de c\tre coordonatorul de voluntari sau de c\tre angaja]ii Funda]iei „Al\turi de Voi”, România, se poate desface contractul de voluntariat; • Dac\ voluntarul s\vâr[e[te una din interdic]iile enun]ate la punctul D, se poate dispune desfacerea contractului de voluntariat.

3.4. Proces verbal Nr...............

Data............

~ncheiat `ntre: Funda]ia ...................................................., reprezentat\ de .................................., Director Executiv, `n calitate de gazd\,

............................................................., `n calitate de voluntar al Funda]iei „Al\turi de Voi”, România. Scopul – informarea, respectiv luarea la cuno[tin]\ a con]inutului „Manualul voluntarului”, manual editat `n cadrul funda]iei.

Subsemnatul (a) ..................................................., declar c\ am fost informat (\) [i am luat la cuno[tin]\ con]inutul „Manualului voluntarului”, respectiv, Regulamentul de Ordine Interioar\ [i `mi voi desf\[ura activitatea `n cadrul institu]iei `n conformitate cu acesta.

Prezentul contract s-a `ncheiat `n dou\ exemplare, din care un exemplar r\mâne `n cadrul organiza]iei, iar cel\lalt la voluntar.

Director Executiv,

Coordonator Voluntari,

Voluntar,

..........................

.................................

.........................

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

{i

74

3.5. Contract de voluntariat

~ncheiat ast\zi ........................................ `n localitatea ........................................... ~ntre subsemna]ii : 1. Dl. (D-na) .............................. domiciliat(\) `n localitatea ....................................., str........................................................, nr. ......, bl. ......, sc. ......, et. ....., ap. ......, cod....................., jude]ul .............................., tel. ....................., posesor al B.I./C.I. seria______, nr._________, eliberat de________________, la data de_______, CNP_____________________, `n calitate de voluntar {i 2. Funda]ia .................................................., cu sediul `n ........................................, str. .............................................., nr. ..........., cod ................., tel. ......................; fax: ..............................., e-mail .................................................. reprezentat\ de ..........................., având func]ia ........................., `n calitate de organiza]ie gazd\, Am `ncheiat prezentul Contract de Voluntariat `n baza Legii nr.195/20.04.2001 – Legea Voluntariatului, modificat\ [i completat\ prin O.G. nr. 58/22.08.2002, `n condi]ii de libertate contractual\ a p\r]ilor, convenind pe baza consim]\mântului liber exprimat, asupra urm\toarelor clauze:

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

I. Durata contractului Contractul se `ncheie pe durat\ nedeterminat\, voluntarul urmând s\ `nceap\ activitatea de interes public la data de ______________________. II. Natura activit\]ii Voluntarul va lucra `n domeniul HIV/SIDA prestând activitatea de voluntar `n cadrul Funda]iei „Al\turi de Voi”, România. III. Condi]ii de prestare a activit\]ii Durata timpului de lucru este stabilit\ de ambele p\r]i. IV. Prezentul contract este o conven]ie cu titlu gratuit. Voluntarul se oblig\ fa]\ de Funda]ia „Al\turi de Voi” s\ presteze o activitate de interes public f\r\ a ob]ine o contrapresta]ie material\. V. ~n situa]ia `n care voluntarul este trimis `n interesul legitim al Funda]iei „Al\turi de Voi” România, beneficiaz\ de urm\toarele drepturi: a. Transport ............................................. b. Cazare ................................................. c. Diurn\ ..................................................

75 VI. Voluntarul nu beneficiaz\ de vechime `n munc\, concediu de odihn\, plata drepturilor de [omaj, a contribu]iei pentru asigur\rile sociale (CAS), pentru pensia suplimentar\, etc. Voluntarul nu este [i nu dobânde[te calitatea de salariat al Funda]iei „Al\turi de Voi” România. VII. Drepturi specifice legate de Protec]ia muncii [i PSI a. echipament de protec]ie ................................................................................ b. echipament de lucru .................................................................................... c. antidoturi ...................................................................................................... d. alimente de protec]ie .................................................................................... e. alte drepturi [i obliga]ii privind protec]ia muncii [i PSI ................................ VIII. Drepturi ale voluntarului: a. participarea activ\ la elaborarea [i derularea programelor `n considerarea c\rora a `ncheiat contractul; b. desf\[urarea activit\]ii `n concordan]\ cu preg\tirea sa profesional\;

d. eliberarea de c\tre Funda]ia „Al\turi de Voi”, România a unui certificat nominal care s\ recunoasc\ prestarea activit\]ii de voluntar, precum [i experien]a [i aptitudinile dobândite; e. rambursarea de c\tre Funda]ia „Al\turi de Voi”, România, `n condi]iile convenite `n contract, potrivit legii, a cheltuielilor efectuate pentru realizarea activit\]ii; f. durata timpului de lucru, stabilit\ `n condi]iile legii, s\ nu afecteze s\n\tatea [i resursele psiho-fizice ale voluntarului; g. beneficiaz\ de titluri onorifice, decora]ii, premii, `n condi]iile legii; h. alte drepturi negociate de p\r]ile contractante ............................................. IX. Obliga]ii ale voluntarului: a. s\ `ndeplineasc\ sarcinile primite din partea Funda]iei „Al\turi de Voi”, România; b. s\ p\streze confiden]ialitatea informa]iilor la care are acces `n cadrul activit\]ii de voluntariat privind beneficiarii funda]iei, politica funda]iei, documentele care fac referire la situa]ia beneficiarilor, documentele funda]iei (cu excep]ia celor pentru care s-a solicitat o aprobare `n prealabil), inclusiv nerealizarea de fotografii la activit\]ile cu beneficiarii; c. s\ participe la cursurile de instruire organizate, ini]iate sau propuse de c\tre Funda]ia „Al\turi de Voi”, România;

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

c. asigurarea de c\tre Funda]ia „Al\turi de Voi”, România a desf\[ur\rii activit\]ilor sub coordonarea unui `ndrum\tor, `n condi]iile legale de protec]ie a muncii, `n func]ie de natura [i de caracteristicile activit\]ii respective;

76 d. s\ p\streze [i s\ utilizeze eficient echipamentele funda]iei pe care le folose[te `n cadrul activit\]ii de voluntariat; e. s\ utilizeze aparatura din sediul Funda]iei „Al\turi de Voi”, România doar pentru activit\]i ce ]in de sarcinile pe care le au de `ndeplinit; f. s\ respecte activit\]ile planificate [i s\ anun]e din timp orice schimbare survenit\ `n timpul programului (inclusiv `ntârzieri, absen]e etc.); g. s\ completeze corect [i la timp toate formularele sau rapoartele necesare; h. alte obliga]ii negociate de p\r]ile contractante ............................................ X. ~n executarea contractului de voluntariat, voluntarul se subordoneaz\ conducerii persoanei juridice cu care a `ncheiat contractul, respectiv cu directorul na]ional executiv al Funda]iei „Al\turi de Voi” România. XI. Executarea obliga]iilor contractuale ce revin voluntarului nu se poate face prin reprezentare. XII. R\spunderea pentru neexecutarea sau pentru executarea necorespunz\toare a contractului de voluntariat este supus\ regulilor prev\zute de Codul Civil. XIII. Prezentul contract poate fi renegociat de c\tre p\r]ile contractante. Renegocierea contractului se face la cererea scris\ a uneia dintre p\r]i, formulat\ `n termen de 15 zile de la data la care a intervenit o situa]ie de natur\ s\ `ngreuneze executarea obliga]iilor ce revin voluntarului.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

XIV. Prezentul contract poate fi reziliat de drept prin acordul p\r]ilor. Denun]area unilateral\ a contractului are loc din ini]iativa voluntarului sau a Funda]iei „Al\turi de Voi” România, cu un preaviz de 15 zile, f\r\ obliga]ia prezent\rii motivelor. XV. ~n cazul s\vâr[irii unor fapte `n leg\tur\ cu executarea contractului de voluntariat, care potrivit legii penale sunt considerate infrac]iuni, voluntarii sunt asimila]i persoanelor prev\zute la art. 147 alin. 2 din Codul Penal, respectiv func]ionari care exercit\ o `ns\rcinare `n serviciul persoanei juridice. XVI. Litigiile izvorâte din `ncheierea, modificarea, executarea sau `ncetarea contractului de voluntariat sunt de competen]a instan]elor judec\tore[ti dac\ p\r]ile contractului nu le pot rezolva pe cale amiabil\. Calea amiabil\ este procedura obligatorie pentru p\r]ile contractante. XVII. Prezentul contract de voluntariat s-a `ncheiat `n dou\ exemplare, din care unul se p\streaz\ `n mod obligatoriu `n eviden]ele Funda]iei „Al\turi de Voi”, România, iar cel\lalt se `nmâneaz\ voluntarului, ambele având aceea[i valoare [i for]\ juridic\. Director Executiv, .................................

Coordonator Voluntari,

Voluntar,

..........................................

......................

77

3.6. Raport de activitate 1. Nume si prenume voluntar ………………………………………………………... 2. Program: a. Administrativ b. {coala de zi `n spital c. Clubul tinerilor d. Campanii de informare `n discoteci e. Campanii de informare `n [coli f. Prevenirea transmiterii verticale g. Asisten]a Maternal\ pentru copilul seropozitiv h. Asisten]\ Psihologic\ pentru copilul seropozitiv i. Asisten]a Social\ pentru copilul seropozitiv

3. Descriere................................................................................................................ ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 4. Al]i voluntari implica]i ......................................................................... ................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 5. Timp alocat: de la ........................../ pân\ la ........................... 6. Observa]ii / Recomand\ri: ………………………………………………………...... .. ……………………………………………………………………………………................ ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ...................................................................................................................................

Data ................................. ..

Semn\tura .................................7

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

j. Program de integrare socio-profesional\

78

3.7. Fi[\ de activitate lunar\ Voluntar .......................................................................... Luna ...................................................................

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Nr. Tip activitate crt.

Desf\[urarea activit\]ii

Nr. ore

Data

79

3.8. Formular de evaluare Date de identificare voluntar Nume [i prenume Data `nceperii voluntariatului .......................................................... .......................................................... Data evalu\rii anterioare Centrul .......................................................... ……………...............................…… Profesia Data evalu\rii curente .......................................................... .......................................................... Calificativele folosite `n evaluare sunt: • A – performan]a dep\[e[te standardele cerute; • B – performan]a este la nivelul standardelor cerute; • C – performan]a trebuie `mbun\t\]it\ pentru a corespunde standardelor

1. ~n]elege [i `[i `ndepline[te obiectivele stabilite conform activit\]ii planificate `mpreun\ cu coordonatorul de voluntari. 2. Demonstreaz\ o permanent\ preocupare pentru calitatea, acurate]ea [i corectitudinea muncii depuse. 3. ~[i organizeaz\ activitatea astfel `ncât timpul este folosit eficient pentru atingerea obiectivelor. 4. Este deschis spre perfec]ionare (interes pentru cursuri, studiu personalizat etc.). 5. Vine cu idei noi [i are spirit de ini]iativ\ `n cadrul activit\]ilor funda]iei. 6. Lucreaz\ eficient `n echip\. 7. Comunic\ eficient `n cadrul [i `n exteriorul funda]iei. 8. D\ dovad\ de flexibilitate `n activitate. 9. Face fa]\ `n mod optim dificult\]ilor situa]iilor neprev\zute care apar `n cadrul activit\]ilor. 10. Respect\ programul planificat.

Calif.

Comentarii

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

Cuno[tin]e [i performan]\

80

11. Finalizeaz\ eficient activitatea planificat\ `n termeniii stabili]i `n prealabil. 12. Dore[te s\ se implice `n mai multe programe ale funda]iei. Rela]ii [i comportament

Calif.

Comentarii

13. D\ dovad\ de flexibilitate `n cadrul unor situa]ii neprev\zute. 14. Dovede[te entuziasm [i ata[ament fa]\ de activitatea prestat\ [i fa]\ de beneficiarii pe care funda]ia `i deserve[te. 15. Colaboreaz\ cu al]i voluntari pentru o activitate cât mai performant\ [i eficient\. 16. Respect\ pe ceilal]i voluntari, pe coord. de voluntari, pe angaja]ii funda]iei, pe beneficiarii [i colaboratorii s\i. 17. Respect\ deciziile coordonatorului de voluntari. 18. Demonstreaz\ sensibilitate [i `n]elegere fa]\ de beneficiarii funda]iei.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

19. ~ndepline[te sarcinile cu termen limit\. 20. Respect\ confiden]ialitatea informa]iilor cu privire la beneficiarii funda]iei.

Plan de `mbun\t\]ire a performan]ei `n domeniu: 1. ............................................................ 2. ............................................................ 3. ............................................................

Realizat,

Supervizat,

....................................

..............................................

81

3.9. Raport narativ lunar al coordonatorului de voluntari Luna .................................... Nume [i prenume angajat ...................................................... Pozi]ia ........................................

1. Activit\]i de concepere materiale informative (denumire material; stadiul de realizare `n care se afla; cantitate; termen de finalizare). 2. Activit\]i pe programe `n care au fost implica]i voluntarii (activit\]ile sunt descrise, pe larg, pe fiecare centru `n parte) 3. Training derulat de ADV (perioada derul\rii; titlul trainingului; num\r de participan]i; program) 4. Training la care a participat personal ADV (numele persoanei; perioada derul\rii; titlul; obiective training; contra-cost (suma) / gratuit)

6. Campanii de informare, educare [i con[tientizare (unde au avut loc aceste campanii; data când au avut loc; alte persoane implicate; num\rul de beneficiari) 7. Evenimente speciale (denumire eveniment; perioada derul\rii; num\r participan]i ADV; obiective; contra-cost (suma)/gratuit). 8. Alte evenimente 9. Concluzii recomand\ri

Instrumente de lucru ale coordonatorului de voluntari din cadrul Funda]iei „Al\turi de voi”, România

5. Training la care au participat voluntarii ADV (numele persoanelor; perioada derul\rii; titlul; obiective training; contra-cost (suma) / gratuit)

82

BIBLIOGRAFIE SELECTIV| Asocia]ia Român\ Anti-SIDA, Ghidul voluntarului, Editura MarLink, Bucure[ti, 2000. Blanchard, K. & O’Conner, M., Managementul [i valorile, Editura Curtea Veche, Bucure[ti, 2003. Boldur, G., Fundamentarea complex\ a procesului decizional economic, Editura {tiin]ific\, Bucure[ti, 1973. Cojocaru, M., Dimensiunea socio-psihologic\ a managementului industrial, Editura Moldavia, Bac\u, 1999. Cojocaru, M., Note de curs, Universitatea „Alexandru Ioan Cuza”, Ia[i, 2002. Cole, G.A., Managementul personalului, Editura Codecs, Bucure[ti, 2000. Cornelius, Helena & Faire, Shoshana, {tiin]a rezolv\rii conflictelor, Editura {tiin]\ [i Tehnic\, Bucure[ti, 1996. Cristea, D., Structurile psihosociale ale grupului [i eficien]a ac]iunii, Editura Academiei, Bucure[ti, 1984. Dezvoltare organiza]ional\, curs organizat de c\tre Funda]ia „Al\turi de Voi” România, Brate[, 2002. Griffin, R., Management, Houston Mifflin Co., Boston, 1990. Hilltrop, Jean & Udall, Sheila, Arta negocierii, Editura Teora, Bucure[ti, 2000. Keenan, Kate, Ghidul managerului eficient. Cum s\ fii un bun manager, Editura RENTROP & STRATON, Bucure[ti, 1998.

MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR

Keenan, Kate, Ghidul managerului eficient. Cum s\ selectezi personalul. Editura RENTROP & STRATON, Bucure[ti, 2003. Lefter, V. & Manolescu, A., Managementul resurselor umane, Editura Didactic\ [i Pedagogic\, Bucure[ti, 1995. Legea voluntariatului nr. 195/20.04.2001, modificat\ [i completat\ prin O.G. nr. 58/ 22.08.2002. Lewin, K., Management in Organisation, Free Press, London, 1989. Introducere `n managementul voluntarilor, curs sus]inut de c\tre CENTRAS [i F.S.S „Bethany”, Ia[i, 2004. Masari, G., Note de curs, Universitatea „Alexandru Ioan Cuza”, Ia[i, 2002. Mullins, L.J., Management and Organisational Behavior, Editura Pitman Publishing, Londra, 1993. Nicolescu, O., Management, Editura Didactic\ [i Pedagogic\, Bucure[ti, 1992. Russu, C., Management, Editura Expert, Bucure[ti, 1993. Salomé, J., Dac\ m-a[ asculta, m-a[ `n]elege, Editura Curtea Veche, Bucure[ti, 2002. Tichy, N.M.; Cohen, E., Liderul sau arta de a conduce, Editura Teora, Bucure[ti, 2000. Vl\sceanu, M., Organiza]ii [i comportament organiza]ional, Editura Polirom, Ia[i, 2003. Zlate, M., Leadership [i management, Editura Polirom, Ia[i, 2004.