Man Proc Bien Veh

PARA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES, BIENES MUEBLES BIENES INMUEBLES Y VEHICULOS D.S. Nº (29190)

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ÍNDICE TÍTULO I SUBISTEMA DE MANEJO DE BIENES CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1.- Antecedentes ..................................................................................................................6 Artículo 2.- Base Legal......................................................................................................................7 Artículo 3.- Alcance...........................................................................................................................7 Artículo 4.- Objetivo..........................................................................................................................7 Artículo 5.- Responsabilidades .........................................................................................................8

Prefecto del Departamento......................................................................................................8 Secretario Departamental de Hacienda Prefectural ...............................................................8 Director Administrativo..........................................................................................................8 Secretario Jurídico Departamental .........................................................................................8 Responsable Del Área de Activos Fijos...................................................................................9 Responsable del Área de Transportes .....................................................................................9 Responsable del Área de Sistemas...........................................................................................9 Responsable del Área de Almacenes .......................................................................................9 Responsable del Área de Logística..........................................................................................9 Funcionarios..........................................................................................................................10

Artículo 6.- Funcionarios Sujetos de Asignación de Bienes ...........................................................10 Artículo 7.- Inclusión en el Programa de Operaciones ..................................................................10 ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 8.- Controles Administrativos ...........................................................................................10 Artículo 9.- Toma de Inventarios ....................................................................................................11

TÍTULO II ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE USO Y CONSUMO CAPÍTULO I ADMINISTRACION DE ALMACENES GENERALIDADES Artículo 10.- Concepto ....................................................................................................................12 Artículo 11.- Objetivos ....................................................................................................................12 Artículo 12.- Alcance.......................................................................................................................13 Artículo 13.- Principios...................................................................................................................13

a. Principio de Transparencia ...................................................................................................13 b. Principio de Eficiencia...........................................................................................................13 c. Principio de Responsabilidad ................................................................................................13

Artículo 14.- Responsabilidad por el Manejo deBbienes................................................................13 Artículo 15.- Inclusion en el Programa de Operaciones ................................................................15 Artículo 16.- Controles Administrativos sobre el Manejo de Bienes .............................................15 Artículo 17.- Organización de Almacenes ......................................................................................16 Artículo 18.- Medidas de Salvaguarda............................................................................................17 Artículo 19.- Medidas de Seguridad Industrial e Higiene ..............................................................17

CAPÍTULO II PROCEDIMIENTO OPERATIVO INTERNO DE ALMACENES Artículo 20.- Concepto ....................................................................................................................20 Artículo 21.- Objetivo......................................................................................................................20 Artículo 22.- Ingreso de Materiales y Suministros..........................................................................20 ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 23.- Salida de Materiales y Suministros............................................................................26 Artículo 24.- Prohibiciones .............................................................................................................29

CAPÍTULO III ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES Artículo 25.- Concepto ....................................................................................................................29 Artículo 26.- Objetivo......................................................................................................................29 Artículo 27.- Organizacion para la Administracion de Activos Fijos Muebles ..............................29 Artículo 28.- Proceso Operativo de la Administración...................................................................30 Artículo 29.- Documento de Entrega ..............................................................................................35 Artículo 30.- Inventario de Bienes Muebles ....................................................................................35 Artículo 31.- Salvaguarda de Activos Fijos Muebles......................................................................36 Artículo 32.- Prohibiciones sobre el Manejo de Activos Fijos Muebles .........................................36 Artículo 33.- Prohibicion para los Servidores Públicos sobre el uso Activos Fijos Muebles.........36 Artículo 34.- Registro del Derecho Propietario..............................................................................37

CAPÍTULO IV ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES Artículo 35.- Concepto ....................................................................................................................37 Artículo 36.- Objetivo......................................................................................................................37 Artículo 37.- Alcance.......................................................................................................................38 Artículo 38.- Organizacion para la Administracion de Activos Fijos Inmuebles ...........................38 Artículo 39.- Proceso Operativo de la Adminsitración de Bienes Inmuebles ................................38 Artículo 40.- Recepcion de Inmuebles.............................................................................................38 Artículo 41.- Incorporacion al Registro de Activos Fijos Inmuebles..............................................39 Artículo 42.- Registro del Derecho Propietario..............................................................................39 Artículo 43.- Registro de Activos Fijos Inmuebles..........................................................................39 Artículo 44.- Asignacion de Instalaciones y Ambientes ..................................................................40 Artículo 45.- Mantenimiento de Inmuebles .....................................................................................40 Artículo 46.- Salvaguarda ...............................................................................................................41 ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 47.- Inspecciones y Control Fisico de Inmuebles..............................................................41 Artículo 48.- Prohibiciones sobre el Manejo de Activos Fijos Inmuebles ......................................41

CAPÍTULO V ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS Artículo 49.- Introducción...............................................................................................................42 Artículo 50.- Ámbito de Aplicación.................................................................................................42 Artículo 51.- Objetivo......................................................................................................................43 Artículo 52.- Uso Oficial .................................................................................................................43 Artículo 53.- Clasificación ..............................................................................................................44 Artículo 54.- Autorizacion de Circulación ......................................................................................44 Artículo 55.- Responsabilidades......................................................................................................44 Artículo 56.- Prohibiciones y Sanciones .........................................................................................46 Artículo 57.- Asignacion de Vehiculos ............................................................................................47 Artículo 58.- Procedimiento para Solicitar el Servicio de Vehiculos .............................................49 Artículo 59.- Control de los Vehiculos............................................................................................49 Artículo 60.- Mantenimiento, Reparacion y Salvaguarda de los Vehiculos ..................................50

CAPÍTULO VI APROVISIONAMIENTO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE Artículo 61.- Programacion ............................................................................................................51 Artículo 62.- Aprovisionamiento .....................................................................................................51 Artículo 63.- Control de uso de carburantes...................................................................................53

ANEXOS Anexo Nº 1

..............................................................................................................................54

Anexo Nº 2

..............................................................................................................................56

Anexo Nº 3

..............................................................................................................................58

Anexo Nº 4

..............................................................................................................................59

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Anexo Nº 5

..............................................................................................................................60

Anexo Nº 6

..............................................................................................................................61

Anexo Nº 7

..............................................................................................................................62

Anexo Nº 8

..............................................................................................................................63

Anexo Nº 9

..............................................................................................................................64

Anexo Nº 10

..............................................................................................................................65

Anexo Nº 11

..............................................................................................................................66

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TÍTULO I SUBISTEMA DE MANEJO DE BIENES CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1.- Antecedentes La Prefectura del Departamento para el cumplimiento de sus programas, proyectos y actividades incluidas en su plan operativo anual, cuenta con diversidad de bienes de uso y consumo, los cuales deben estar sujetos al uso eficaz y eficiente, por parte de los funcionarios de la Prefectura. De la misma manera, los funcionarios que intervienen en el proceso de administración o manejo de bienes, deben respetar los preceptos y principios establecidos en el Código de Ética de la Prefectura, aprobado mediante Resolución Prefectural Nº 365/06 de fecha 21 de agosto de 2006, en todos sus actos administrativos evitando actitudes discrecionales y adecuar sus actos a las previsiones establecidas en la Ley 1178 y sus Decretos Reglamentarios. A partir de lo dispuesto en el D.S. Nº 29190 del 11 de julio del 2007, se procede a la actualización de los manuales de administración Almacenes, Uso de Vehículos, Aprovisionamiento de Combustible y otros manuales relacionados a la administración de bienes de propiedad de la Prefectura, de tal manera que el presente documento considera la administración de: ˜

Administración de Almacenes - Bienes de Consumo.

˜

Administración de Bienes Muebles.

˜

Administración de Vehículos.

˜

Administración de Bienes Inmuebles.

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Los funcionarios que intervienen en el proceso de administración y manejo de bienes, deben respetar los preceptos establecidos en el Código de Ética de la Prefectura, aprobado mediante Resolución Prefectural Nº 365/06 de fecha 21 de agosto de 2006, en todos sus actos administrativos evitando actitudes discrecionales y adecuar sus actos a la previsiones establecidas en la Ley 1178 y sus Decretos Reglamentarios. Artículo 2.- Base Legal El presente Manual se rige por las siguientes disposiciones legales: ˜ ˜ ˜ ˜ ˜

Constitución Política del Estado. Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamental. Ley Nº 1654 de Descentralización Administrativa. D.S. 29190 del 11 de julio de 2007 Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS). D.S. 23318-A de 3 de noviembre de 1992 de Responsabilidad por la Función Pública y D.S. 26237 de 29 de junio de 2001, que lo modifica.

Artículo 3.- Alcance El presente manual se aplicará para el manejo de bienes de uso y consumo institucional, de propiedad de la Prefectura y los que estén a su cargo o custodia. Por lo que el cumplimiento y aplicación de las disposiciones del presente documento, es de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Prefectura que tengan a su cargo bienes asignados. Los Servicios, Programas y Proyectos desconcentrados, según su estructura, deberán elaborar sus manuales de procedimientos en el marco de la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS), el Reglamento Específico elaborado por la Prefectura y compatibilizado por el Órgano Rector. En caso de inexistencia, podrán referirse al presente manual mientras definan sus propios manuales. Artículo 4.- Objetivo El presente documento tiene por objeto, normar los procesos administrativos en manejo de bienes de propiedad de la Prefectura, también servir de guía para que dichos procesos sean operados por cada uno de los funcionarios que hacen uso y/o consumo de bienes institucionales de manera eficaz y eficiente. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 5.- Responsabilidades Prefecto del Departamento Es responsable de la implantación, supervisión y control del Sistema de Administración de Bienes y Servicios a través de sus unidades organizacionales en la Institución, en el marco de la normativa vigente. Secretario Departamental de Hacienda Prefectural Es responsable directo ante el Sr. Prefecto por el cumplimiento y aplicación de la normativa vigente. Por la definición de políticas y estrategias institucionales para garantizar el uso eficaz y eficiente de los bienes y por la delegación de funciones para la ejecución de actividades inherentes al manejo de bienes. Director Administrativo Es responsable por el manejo de bienes, en lo referente a la organización, funcionamiento y control, a través de las instancias operativas especializadas como ser: Área de Almacenes, Área de Activos Fijos, Área de Transportes y Área de Logística garantizando, oportunidad, eficacia y eficiencia. Por el cumplimiento de la normativa vigente. Por el desarrollo, implantación y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y aplicación del régimen de penalizaciones por daño, pérdida o utilización indebida. Por la adecuada conservación, mantenimiento y salvaguarda de los bienes que están bajo la custodia de la Institución, custodia y registro de esta documentación en las instancias correspondientes. Por el envío de la información sobre los bienes de la entidad al Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE), de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. Secretario Jurídico Departamental Es responsable por el saneamiento de la documentación legal de los bienes inmuebles y vehículos de propiedad de la Institución, sean estos adquiridos, transferidos por donaciones u otros.

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Porque la entidad cuente con la documentación legal de los bienes que son de propiedad de la Institución o estén a su cargo. Por el asesoramiento legal en materia administrativa y penalizaciones. Responsable del Área de Activos Fijos Es responsable por el registro y custodia de la documentación original de derecho propietario de los bienes inmuebles y vehículos, así como del seguimiento y ubicación física y entrega de los bienes muebles inmuebles y vehículos. De la aplicación operativa del proceso de manejo de bienes muebles e inmuebles, como también de la información que emita y/o remita con fines de registro, toma de decisión y otros requeridos por instancias superiores de la Institución y el Órgano Rector y a otras instituciones cumpliendo la normativa vigente. Responsable del Área de Transportes El Responsable del Área de Transportes se hace cargo del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos por medio de la Sección de Maestranza, así también de la supervisión del manejo diario, suministro y control del uso de combustible en coordinación con el Área de Almacenes. Es responsable también de los reportes e informes inherentes a manejo y mantenimiento de vehículos. Responsable del Área de Sistemas El Responsable del Área de Sistemas Informáticos, se hace cargo del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de computación, así también del asesoramiento técnico para un adecuado uso y manejo de dichos equipos. Responsable del Área de Almacenes El responsable de Almacenes debe aplicar el proceso operativo de administración de bienes de consumo, que son depositados en almacenes, cumpliendo correctamente cada una de sus operaciones y principios en función a la normativa vigente. Responsable del Área de Logística El Responsable del Área de Logística, se hace cargo del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos eléctricos, muebles, instalación de servicios e infraestructura, así ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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también del asesoramiento técnico a los funcionarios de la Prefectura, para un adecuado uso y manejo de lo indicado. Funcionarios Los servidores que tienen asignados bienes, son responsables de: • • •

La custodia de los bienes. De demandar servicios de mantenimiento preventivo, para que estos sean previstos en el Programa Anual de Operaciones. De solicitar mantenimiento correctivo cuando sea necesario, además de dar un adecuado uso a los bienes.

Artículo 6.- Funcionarios Sujetos de Asignación de Bienes Los funcionarios de planta, comprendidos en la estructura orgánica de la Prefectura, son sujetos de asignación de bienes muebles y equipo para el ejercicio de sus funciones. El personal bajo contrato a tiempo definido que pertenece a programas, proyectos; personal eventual y consultores de línea, también son sujetos de asignación de bienes. Los consultores por producto, de línea y/o supervisores cuyos contratos son de corto tiempo, realizan sus actividades con la entrega y devolución de equipo y muebles de acuerdo a especificaciones de contrato. Artículo 7.- Inclusión en el Programa de Operaciones Las actividades y tareas inherentes al manejo de bienes, deben estar incluidos en el Programa de Operaciones Anual (POA), para asegurar que su desarrollo se efectúe en función de los objetivos de gestión de la entidad. Para este efecto, cada Área Organizacional debe prever los recursos necesarios destinados al mantenimiento de sus muebles, vehículos, servicios, instalaciones, mantenimiento y reparación de infraestructura y otros relacionados con bienes. Artículo 8.- Controles Administrativos I.

El control es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el manejo de bienes, desde su ingreso a la entidad hasta su baja o devolución, utilizando los registros correspondientes como fuente de información. Para efectuar este control la Dirección Administrativa a través del Área de Activos Fijos, Almacenes, Logística y Transportes debe: ELABORADO POR:

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˜ ˜ ˜ ˜

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Realizar inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos. Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias físicas. Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda. Verificar la existencia de la documentación legal y registro de los bienes.

Para la elaboración de la información relacionada con el manejo de bienes, se utilizarán registros e informes que permitirán describir y evaluar la situación de los bienes en un momento dado y deben cumplir lo siguiente: Los registros permanentemente actualizados y debidamente documentados que a su vez permitirán: ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜

Verificar fácil y rápidamente la disponibilidad de los bienes. Evaluar el curso y costo históricos de los bienes. Conocer su identificación, clasificación, codificación y ubicación. Conocer las condiciones de conservación, deterioro, remodelaciones, etc., así como las de tecnología y obsolescencia en que se encuentran los bienes. Verificar la documentación legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la entidad, así como de los asignados, alquilados, prestados y los que se encuentren bajo custodia de la Institución. Establecer responsabilidad sobre el empleo de los bienes y la administración de las existencias.

II. Todo funcionario de Planta, a plazo fijo y consultores por producto, de línea y/o supervisores tienen la obligación de hacer entrega o devolución de bienes presentando y dejando como constancia en el área de Activos Fijos, Caja, Unidad de Recursos Humanos, Almacenes, Transportes, Archivo Financiero, Biblioteca de Planificación y Archivo Histórico el formulario de Hoja de Solvencia debidamente llenado y firmado al momento de realizar el cobro de su último pago de sueldos y haberes, con el propósito de prevenir daños económicos a la Prefectura del Departamento, el mismo que debe estar refrendado por el Jefe inmediato superior. Artículo 9.- Toma de Inventarios La toma de inventarios es el recuento físico de los bienes de uso y consumo institucional, que será realizado para actualizar la existencia de bienes por cualquiera de los métodos generalmente aceptados que definirá el Área de Activos Fijos y Almacenes. La Prefectura a través de sus unidades operativas realizará la toma de inventarios de manera planificada y también de manera sorpresiva.

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Establecerá con exactitud la existencia de bienes en operación, tránsito, arrendamiento, depósito, mantenimiento, desuso, inservibles, sustraídos, siniestrados, en poder de terceros. Identificando además fallas, faltantes y sobrantes. Proporcionará información a las instancias que requieran y para fines de uso contable, sobre la condición y estado físico de los bienes de la Institución. Los inventarios deben ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes contables y físicos, establecer responsabilidades por mal uso, negligencia, descuido o sustracción. TÍTULO II ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE USO Y CONSUMO CAPÍTULO I ADMINISTRACION DE ALMACENES GENERALIDADES Artículo 10.- Concepto La Administración de Almacenes, comprende un conjunto de actividades y procedimientos específicos, relativos al ingreso, almacenamiento, medidas de salvaguarda, distribución, registro y control de bienes materiales y suministros de la Prefectura del Departamento de Cochabamba. Artículo 11.- Objetivos Tiene como objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes materiales y suministros así mismo: ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜

Minimizar la inversión en inventarios. Minimizar los costos de almacenamiento. Minimizar las pérdidas por daños, obsolescencia y otros. Mantener stocks de inventarios adecuados para asignación óptima y oportuna de materiales y suministros. Mantener un sistema eficiente para el transporte, recepción y entrega de materiales y suministros. Contar con información sistematizada, actualizada y documentada del movimiento de materiales y suministros.

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Artículo 12.- Alcance Los presentes procedimientos se aplicarán en el manejo de bienes y suministros de uso y consumo y los que estén a su cargo o bajo custodia de la Prefectura de Cochabamba, en los diferentes almacenes existentes en la Institución. Artículo 13.- Principios La aplicación e interpretación del presente manual estará sujeto a los siguientes principios: a. Principio de Transparencia El manejo y uso de los bienes y servicios, se realizará previniendo que la información sustentatoria en que se respalda, sea conocida en forma constante por los ejecutivos de la Prefectura del Departamento de Cochabamba, así como por los servidores públicos que la componen. b. Principio de eficiencia El manejo de los bienes de la Prefectura del Departamento, se efectuará buscando optimizar el uso y racionalizar los costos que representa el mantenimiento y conservación. c. Principio de Responsabilidad Todo servidor público de la Prefectura del Departamento, deberá velar por que los bienes y servicios de propiedad de la Institución, sean utilizados de acuerdo a los fines y objetivos de ésta, obligándose a que los mismos sean sometidos a mantenimiento preventivo y correctivos permanente, evitando en lo posible su deterioro, pérdida o en su caso, el mal funcionamiento. Artículo 14.- Responsabilidad por el manejo de bienes El Manejo y Uso de Bienes de la Prefectura de Departamento de Cochabamba, tendrá las siguientes instancias responsables: a.

El Secretario de Hacienda Prefectural, a través de la Dirección Administrativa es la autoridad máxima del Manejo y Administración de Bienes y tiene las siguientes responsabilidades: ˜

Organizar y controlar, a las unidades operativas especializadas creadas para el manejo de bienes.

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˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ b.

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Formular y aplicar, un régimen de penalizaciones por daño, pérdida o utilización indebida de los bienes y servicios, de acuerdo a las previsiones establecidas en el presente reglamento. Garantizar la salvaguarda y seguridad de los bienes. Definir las políticas de uso, mantenimiento y reparación de los bienes. Supervisar la correcta aplicación de las normas de Control Internos y del Sistema de Administración de Bienes. Controlar la adecuada aplicación de procedimientos para las contrataciones de bienes por cotización. Controlar el cumplimiento de las normas de control interno y la aplicación de los procedimientos en el manejo y uso de bienes en los almacenes de la Prefectura del Departamento. Controlar la estricta aplicación de procedimientos adecuados para el uso y disposición de bienes, en concordancia con la Ley Safco. Revisar y evaluar los informes y reportes periódicos enviados a la Unidad Administrativa. Adoptar medidas correctivas en casos necesarios.

Responsable de Almacenes, es el responsable del ingreso, custodia y despacho de los bienes entregados en almacenes y tendrá las siguientes obligaciones: ˜ ˜ ˜

˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜

Llevar control de la existencia de todos los bienes de almacenes, utilizando tarjetas de kardex físico, con registro manual o computarizado, según corresponda. Autorizar el ingreso provisional o definitivo de bienes a los Almacenes. Emitir informes periódicos a la Unidad Administrativa de los ingresos y egresos de almacenes, estableciendo Stoks máximos y mínimos, que garanticen el racional y permanente apoyo logístico a las diferentes unidades organizacionales. Autorizar, previo el cumplimiento de los procedimientos exigidos, la salida de bienes del Almacén. Controlar los sub-almacenes que estuvieran a su cargo. Realizar inventarios periódicos y extraordinarios. Adoptar medidas de salvaguarda para los bienes bajo su cargo. Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda de los bienes. Comprobar el grado de eficiencia del manejo de bienes de uso. Generar información básica para la disposición de bienes. Programar adquisiciones futuras. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en la Ley Nº 1178 y las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

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c.

Todos los responsables, Encargados de las unidades especializadas en almacenaje, distribución, mantenimiento y salvaguarda de los bienes serán responsables ante el Secretario Departamental de Hacienda Prefectural por el cumplimiento de las normas y reglamentos internos inherentes a sus funciones, así mismo a las normas establecidas en la Ley Safco.

d.

Todos los servidores públicos, son responsables ante su inmediato superior, por la preservación de los bienes de uso institucional, que les fueron asignados. La responsabilidad será determinada por lo dispuesto en el Decreto Supremo 23318 - A y Decreto Supremo modificatorio 26237 (Responsabilidad por la Función Pública), si los bienes fueran dispuestos para propósitos distintos al interés y los objetivos de la institución, o si se le causare daño material o pérdida por actos de negligencia o incumplimiento a las prohibiciones establecidas en la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y otras disposiciones conexas.

Artículo 15.- Inclusión en el Programa de Operaciones Las actividades y tareas inherentes al manejo de bienes en almacenes, deben estar incorporadas en el Plan Operativo, para asegurar que el apoyo logístico, se efectúe en directa relación con los objetivos anuales. A este efecto el Responsable de Almacenes deberá preparar el programa operativo anual de su cargo para su posterior remisión a la Unidad Administrativa en el momento requerido por este último, por el curso legal que corresponda. Todas las Direcciones Departamentales y en especial la Unidad Administrativa, son responsables de programar anualmente los requerimientos de bienes y servicios de las diferentes Áreas bajo su cargo, los mismos que deberán ser estrictamente necesarios para el cumplimiento de sus específicas funciones y los objetivos institucionales. Artículo 16.- Controles Administrativos sobre el Manejo de Bienes Los controles administrativos para el manejo de bienes están a cargo del responsable Designado por la autoridad competente. Secretario Departamental de Hacienda Prefectural, Director de Área o Técnico según corresponda para el manejo y administración de almacenes. Los controles se realizan en base a la información documentada que se constituye en la principal fuente para uso y conocimiento interno y externo de la Prefectura del Departamento, el mismo debe permitir establecer el curso que sigue y se da a un bien, desde su ingreso, ubicación actual, uso y mantenimiento de los mismos. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Para la elaboración de la información relacionada con el manejo de bienes, se utilizarán registros e informes de acuerdo al nivel y utilidad que se le asigne. Para efectos de un correcto registro seguimiento del bien se debe seguir estrictamente lo establecido en el Codificador de Materiales y Suministros de Almacén. Las actividades inherentes al control de bienes, están considerados en los diferentes procesos descritos en el presente documento como ser: Ejecución de inventarios, codificación, registros de ingresos y salidas en kardex, elaboración de informes y otros Artículo 17.- Organización de Almacenes El almacén de Suministros y Materiales “Ex - Cordeco” que pertenece a la Prefectura del Departamento de Cochabamba, dependerá de la Unidad Administrativa y estará a cargo del Responsable de Almacén designado por autoridad competente, quién será responsable de su administración. La responsabilidad por la administración de almacenes de los Servicios desconcentrados recaerá en forma directa a la persona designada para el cargo de Responsable o Encargado de Almacén y las respectivas Direcciones Técnicas, Jefaturas o Direcciones de los Programas, Proyectos o Servicios Desconcentrados que de acuerdo a Resolución Suprema o Ministerial se consideren como tal en cumplimiento con el D.S. 25060 de fecha 2 de junio de 1998. En función al volumen, la cantidad y el movimiento de bienes que maneja cada Almacén, deberá contar con lo siguiente: a. Un responsable de Almacén. b. Una oficina, destinada para el responsable y personal operativo calificado que conforma esta Área donde se realizará el ingreso, clasificación, codificación, catalogación, registro, despacho y control de los bienes. c. Una Bodega, adecuada y equipada para el almacenamiento de los materiales y suministros, la misma que deberá procurar condiciones de seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones y facilitar la manipulación y el transporte de éstos. d. Estantería, anaqueles, repisas y otros necesarios para el apilado y organización de los bienes almacenados. e. Medios de transporte interno en almacenes, tales como carritos manuales, canastillos y otros requeridos para manipulación interna de los bienes. f. Escaleras, taburetes, bancas y otros que permitan acceder a los lugares más elevados. g. Extintores de fuego en vigencia (no vencidas) ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 18.- Medidas de Salvaguarda Un eficiente sistema de administración de almacenes, requiere de una serie de actos administrativos tendientes a la conservación y protección de las existencias, la identificación fácil y segura, la manipulación ágil y el aprovechamiento óptimo del espacio. El Responsable de cada almacén deberá solicitar a su inmediato superior o a la Unidad Administrativa, la contratación de todas las medidas necesarias de seguridad para preservar todos los bienes que se encuentran a su cargo. Estas medidas de salvaguarda tienen como propósito: a. La definición de procedimientos, reglamentos de custodia y salvaguarda de existencias, instalaciones y medios auxiliares de almacenes. b. Uso adecuado de las existencias, instalaciones y medios auxiliares. c. Establecimiento de criterios para la contratación de seguros. d. Acciones que fortalezcan las medidas de seguridad física e industrial. La aplicación y seguimiento de las medidas de salvaguarda estará a cargo de los Jefes de Unidades Administrativas o similares y los Responsables de Almacenes existentes. La puesta en práctica de las medidas de salvaguarda en almacenes se plasmará a través de: a. Contratación de seguros contra incendio y aliados u otros. b. Inspección periódica de las instalaciones del almacén verificando el estado físico paredes, ventanas, rejas, pisos, techos y otros que permitan proteger los materiales y suministros en buenas condiciones por el tiempo que permanezcan almacenados. c. Realizar inventarios físicos periódicos, llevando un registro de los movimientos y estados finales, informando de los mismos a las autoridades competentes. d. Implantación de estructuras físicas de protección: Barrotes metálicos, chapas, cerrojos, protectores para ventanas, puertas, tomas de luz y otros. e. Instalación de alarmas contra robos. f. Instalación de detectores de humo, gases y otros. g. Contratación de personal de seguridad permanente en los casos necesarios. Artículo 19.- Medidas de Seguridad Industrial e Higiene A los efectos de prevenir probables accidentes originados en la manipulación de los bienes y las condiciones de almacenamiento, las Unidades Administrativas o la unidad que cumpla la función administrativa deberá emitir reglamentos y procedimientos de higiene, salubridad y ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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seguridad industrial, adecuadas a las características de los bienes administrados, los que deberán cumplir por lo menos: Facilidad de movimiento de los bienes en el almacén: ˜

Ubicar estantes y muebles con divisiones que tengan una altura máxima de 2 m. y una profundidad no mayor a 45 cm., facilitando la organización de los materiales y suministros existentes en almacén. Para la manipulación de los mismos se deberá prever la existencia de medios auxiliares tales como taburetes, gradas movibles y otros, siempre en función a las características de los bienes administrados.

˜

Contar con implementos adecuados para el tipo de manipuleo, guantes, máscaras, cascos, guardapolvos, overoles, botas y otros que debe dotarse al personal que opera en almacén de acuerdo al tipo de trabajo y bienes o productos con los cuales entra en contacto, siendo de carácter obligatorio el uso de la dotación determinada.

˜

El almacenamiento de los materiales y suministros no debe estar ubicado en lugares de difícil accesibilidad teniendo en cuenta espacios y alturas.

˜

Las distancias existentes entre un estante y otro, debe permitir la libre circulación de los funcionarios y los medios auxiliares de manipulación.

˜

La iluminación existente debe tener la intensidad necesaria para permitir una fácil identificación y ubicación de los materiales y sus respectivos códigos.

˜

También otros aspectos que a criterio del responsable de almacenes, recomendaciones técnicas especializadas que sean necesarios previa aprobación del Director Administrativo.

Condiciones ambientales de higiene, ventilación, luz, humedad y temperatura ˜

Los materiales y suministros deben estar protegidos de la exposición directa al sol y a la humedad, motivo por el que debe preverse el colocado de cortinas, protectores de lluvia, vota aguas, cobertores y otros que eviten efectos de la luz directa y la humedad, de la misma manera debe mantenerse en buenas condiciones de higiene tanto los ambientes como los bienes almacenados.

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˜

Detallar y exponer en lugares visibles del almacén y en forma gráfica, medidas y actividades de higiene principalmente en el manejo de aquellos bienes de especial cuidado o que así lo requieran.

˜

Los responsables de almacenes en coordinación con las áreas operativas, deben elaborar detalle y aplicar procedimientos de manejo y disposición de desechos que generan las diferentes dependencias de la Prefectura como por ejemplo, llantas de vehículos, baterías, aceite sucio de vehículos, repuestos en mal estado provenientes de cambios por reparación, cartuchos de tinta - de fotocopiadoras, impresoras, fax y otros no factibles de reutilización, previa aprobación de la Dirección Administrativa.

Adopción de medidas para prevención de accidentes ˜ ˜ ˜ ˜

El responsable de almacenes en caso necesario, debe solicitar el apoyo de un especialista en seguridad industrial, para que instale y equipe el almacén con las medidas necesarias para prevenir accidentes. Detallar y exponer en lugares visibles del almacén y en forma gráfica, las causas y los posibles accidentes de manera que se puedan prevenir los mismos. Debe preverse la existencia de extintores al interior de almacén, además de capacitarse sobre su operación a los funcionarios involucrados en el trabajo. Debe disponerse de una guía telefónica de emergencia que debe estar ubicada a lado del teléfono, el mismo que debe contar por lo menos con números telefónicos de: Seguro médico Bomberos Patrulla 110 Seguridad Ciudadana Fuerza de Lucha Contra el Crimen Otros

Adopción de medidas de primeros auxilios en los almacenes requeridos ˜

Cada almacén debe contar con botiquines de primeros auxilios, uno ubicado en la oficina del responsable de almacenes y por lo menos uno al interior del almacén, el mismo debe estar en un lugar visible y de fácil acceso, así mismo debe contar con el número telefónico del seguro médico respectivo.

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CAPÍTULO II PROCEDIMIENTO OPERATIVO INTERNO DE ALMACENES Artículo 20.- Concepto El presente Manual de Procedimientos es un documento que describe las actividades internas de almacenes con relación a: registro de ingreso, registro de salida, almacenamiento, entrega de materiales y suministros. Artículo 21.- Objetivo Estandarizar los procedimientos internos de almacenes de manera que se optimice el flujo de bienes y suministros, así mismo de abastecer en forma oportuna los requerimientos de la Prefectura del Departamento de Cochabamba. Artículo 22.- Ingreso de Materiales y Suministros PASO Nº 1: El encargado de Almacén procederá a la recepción de los materiales y suministros, revisando las especificaciones descritas en la orden de compra, como ser la cantidad, volumen, calidad, industria, origen, marca, color, medidas y otras características técnicas físicas y/o funcionales. PASO Nº 2: Si cumple con todas las especificaciones, el encargado de Almacén realiza el llenado de la “Nota de Ingreso a Almacén” en un Original y tres copias, las cuales son remitidas a: ˜ ˜ ˜ ˜

Original al Proveedor Primera Copia a Contabilidad Segunda Copia Almacén Tercera Copia archivo de Almacén

Descripción del llenado del Formulario de la NOTA DE INGRESO A ALMACEN.

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PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO Cochabamba - Bolivia

NOTA DE INGRESO A ALMACÉN

Nº..........

Cochabamba,.[1].......de....................................................de 200.................... Proveedor..........[2]............................................Factura Nº......[3]…............... Destino...............................[4]......................................................................... Orden de Compra............[5]…………....Fecha..........[6]……………............ Cpte. Pago Nº..............[7]........Fecha.............[8]…….... Para Stock.......[9]........en Depósito......[10]........Para Control Físico solamente....[11]........... CODIGO

DESCRIPCIÓN

CAT. PROG.

UNIDAD

CANTIDAD

[12]

[13]

[14]

[15]

[16]

PRECIOS UNITARIO TOTAL

[17]

[18]

Observaciones:...............................[19].................................................................................... .................................................................................................................................................... ALMACÉN

PAGADO

CONTABILIDAD

[23]

[20]

[21]

[22]

RECIBIDO

VºBº JEFE DE ALMACÉN

CAJA

1. En este espacio se registra la fecha de ingreso del Material y Suministro. 2. En este espacio se registra el nombre o razón social del proveedor. 3. Se registra el número de factura del proveedor. 4. En este espacio se registra el destino de los materiales y suministros (Secretaría, Dirección, unidad, área, otros). 5. En este espacio se registra el número de la orden de compra. 6. Se registra la fecha de la orden de compra. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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7. Se registra el número del comprobante contable (En caso de contar el almacén con ello). 8. Se registra la fecha del comprobante contable. 9. Se menciona en esta casilla en caso de que el material y suministro este destinado a stock. 10. Se menciona en esta casilla en caso de que el material y suministro este ingresando en calidad de depósito. 11. Se menciona en esta casilla en caso de que el material y suministro este destinado solo para control físico. 12. En esta columna se registra el código del material y suministro en base al Clasificador Presupuestario. 13. En esta columna se procede a registrar la descripción del material y suministro. 14. En caso de que el material y suministro este destinado específicamente a una determinada secretaría, dirección o unidad y para el control físico, se registra la categoría programática de dicha unidad, dirección o secretaría 15. En esta columna se registra la unidad de medida del material y suministro. 16. En esta columna se registra la cantidad física del material y suministro que ingresa a Almacén. 17. 18. En estas columnas, el área de Contabilidad registra el precio unitario, el costo total del material y suministro, como también el registro al kardex valorado. 19. En caso de existir alguna observación se utiliza este espacio para mencionar dicha observación respecto al ingreso de materiales y suministros. 20. En esta casilla se registra el nombre y la firma del funcionario que recibe el material y suministro. 21. El responsable del almacén firma y sella dando el visto bueno al ingreso del material y suministro. 22. El área de caja utiliza esta casilla al momento de la cancelación por el ingreso de los materiales y suministros consignados en la nota de ingreso. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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23. Esta casilla utiliza el área de contabilidad para colocar las marcas al momento del registro computarizado en el kardex valorado. PASO Nº 3: Posteriormente se procede con la ubicación de los Materiales y Suministros en el lugar designado para cada uno de ellos.

PASO Nº 4: Una vez ubicado el bien el encargado del almacén efectúa el llenado de la tarjeta de existencias (Bin Card) de la siguiente manera: PREFECTURA DEPARTAMENTAL Cochabamba - Bolivia TARJETA DE EXISTENCIA

Material:..................... [1] ...................... Existencia Mínima: ................................ Unidad de Medida: …....[2]............................

Código : ................[3]......................

FECHA

COMPROBANTE

ENTRADA

SALIDA

SALDO

DESPACHADO POR

[4 ]

[9 ]

[5 ]

[6 ]

[7 ]

[8 ]

1. En este espacio se registra el nombre del Material o Suministro almacén de acuerdo al codificador de materiales respectivos.

que ingresa al

2. De igual manera en este espacio se identifica y registra si el item esta expresado en: ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜

Pieza Kilogramo Metro Pulgadas Pares Caja Litros Hojas Rollos Botellas

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˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜

Juegos Paquetes Blocas Formularios Quintales Libras Gramos Latas Otros

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3. Se procede al registro del código de los Materiales y Suministros en base al Clasificador Presupuestario emitido por el Ministerio de Hacienda, asignando un código a cada rubro de los bienes y permitir su clasificación y ubicación de la siguiente manera: ˜

PROCEDIMIENTO DE CODIFICACIÓN

El siguiente procedimiento de codificación es aplicable a los siguientes Almacenes: CENTRAL, SEDCAM, SEDEGES, SEDES, ACASIO - ANZALDO, m7, SEDAG. AYOPAYA, JICA, SDD, SEDUCA, PAN, y otros almacenes dependientes de la Prefectura Departamental de Cochabamba. El registro de la codificación desarrollado para los almacenes de referencia se basa en el codificador diseñado para la identificación de los Materiales y Suministros, el mismo esta compuesto por dígitos numéricos, los 3 primeros representan al Grupo, los 3 segundos al Subgrupo, los 3 terceros representan a la Partida, los últimos números explican en forma más descriptiva el material o suministro y su respectiva ubicación dentro del Almacén, sin embargo en coordinación con el Área de contabilidad y la aprobación de la Dirección Administrativa es posible adoptar otro tipo de codificación, compatible con las necesidades institucionales. Ejemplo: 300 Materiales y Suministros 310 Alimentos y Bebidas 311 Alimentos y bebidas para personas 101 Azúcar 1 Azúcar (QQ) EA A1 PARTIDA

GRUPO SUBGRUPO PARTIDA MATERIAL, SUMINISTRO IDENTIFICADOR ESTANTE (A,B,C...) CELDA (Casilla) DESCRIPCION DEL MATERIAL (3)

UBICACION

(1)

NOMBRE DEL MATERIAL (2)

311

101

1

EA – A1

(4)

El resultado será: 311 - 101 - 1 - EA - A1

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Para la codificación de los Materiales y Suministros en la tarjeta de existencia (Bin Card), comienza a partir de la Partida: I.

En esta primera columna de referencia se identifica la Partida.

Ejemplo: 310 Alimentos y Bebidas

SUBGRUPO

311 Alimentos y Bebidas para Personas. 312 Alimentos para Animales

PARTIDA PARTIDA

II.

En esta segunda columna se registra el nombre del material.

Ejemplo: 101 Azúcar. 102 Arroz III.

En esta tercera columna se registra la descripción precisa del material.

Ejemplo: 1 Azúcar (QQ). 2 Azúcar (Libras). IV.

Esta cuarta columna se identifica y ubica al material de acuerdo a su localización, como ser: estante, gaveteros, parihuelas, pasillos, playas, pared, piso, depósitos y otros.

Ejemplo: EA Estante A; A1 Celda (casilla) en el mencionado estante. 4. Se registra la fecha del ingreso o salida de los materiales y suministros. 5. Se procede al registro de la cantidad física ingresada al Almacén. 6. Se procede al registro de la cantidad física de la salida del Almacén. 7. Se efectúa el registro del saldo de existencia Física al final de cada operación ENTRADA - SALIDA = SALDO. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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8. Firma del responsable 9. Registro del número de comprobante de ingreso o salida. PASO Nº 5: Una vez cumplido con los pasos anteriores se realiza el archivo de toda la documentación respaldatoria del ingreso de los materiales al Almacén. PASO Nº 6 Mensualmente se envía la documentación archivada al área de Contabilidad para su posterior registro. Artículo 23.- Salida de Materiales y Suministros PASO Nº 1: El encargado del Almacén recibe el formulario de pedido de Materiales y Suministros debidamente llenado y autorizado, seguidamente procede a la verificación de la existencia de estos: ˜ ˜

Si existe el material solicitado se procede a la entrega del mismo. En caso de que el material solicitado no exista en Almacén, se coloca un sello de inexistencia, con lo que la Unidad Solicitante puede iniciar el trámite respectivo para la compra del material.

PASO Nº 2: Al verificar la existencia del Material solicitado el responsable del Almacén, procede al llenado de la Nota de Salida Almacén (para firmas) en original y cuatro copias las cuales son remitidas a: ˜ ˜ ˜ ˜ ˜

Original a Contabilidad (en forma mensual) Primera Copia Almacén Segunda Copia Unidad Solicitante Tercera Copia Auditoria Cuarta Copia Archivo de Almacén

Descripción del llenado del Formulario de Nota de Salida de Almacén. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO Cochabamba - Bolivia NOTA DE SALIDA ALMACENES

Nº..... [1]

[18]

DI M A Fecha de Emisión CARGO A LA SECRETARIA – PROGRAMA O [ 2]

D

A MES Fecha de Entrega

UNIDAD SOLICITANTE [3] DESTINO DEL MATERIAL [4]

CODIGO

DESCRIPCION

UNIDAD

[ 5]

[6 ]

[ 7]

[ 12 ] EMITIDO POR

CANTIDAD Pedida Entregada [8] [9]

IMPORTES Unitario TOTAL [ 10 ] [ 11 ]

[ 13 ] Vo.Bo. JEFE DEL PROYECTO

AUTORIZADO ADM.

[ 17 ] ENTREGADO

JEFE DE COSTOS

[ 16 ] REGISTRO KARDEX

[ 14 ] VºBº PRESUPUESTOS

[ 15 ] RECIBIDO POR

1. Se registra la fecha de la confección de la Nota de Salida Almacén. 2. Se registra la dependencia correspondiente. 3. Se registra la unidad dependiente de la Secretaría. 4. Se indica en esta casilla el destino específico del material y suministro. 5. Se registra el código del ítem correspondiente en base al Clasificador Presupuestario. 6. En esta columna se registra la descripción del material y suministro. 7. En esta columna se registra la unidad de medida del material y suministro. 8. En esta columna se registra la cantidad física solicitada del material y

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suministro.

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9. En esta columna se registra la cantidad física entregada del material y suministro, este registro es al momento de la entrega. 10. 11. En el área de contabilidad registran en estas columnas el precio unitario y el costo total de material y suministro. 12. En esta casilla se consigna la firma del jefe de Unidad o responsable y sello como solicitante del material y suministro. 13. En esta casilla se consigna la firma del Secretario Departamental de la unidad solicitante. 14. El área de Presupuestos certifica en esta casilla si los materiales y suministros solicitados tienen presupuesto en las partidas correspondientes. 15. En esta casilla se consigna el nombre y la firma del funcionario que recibe el material y suministro. 16. El área de Contabilidad utiliza esta casilla para registrar las marcas en la nota de salida y verificar su registro en el kardex físico y valorado. 17. El encargado del almacén firma y sella en esta casilla al momento de la entrega del material y suministro. 18. Se registra la fecha de entrega del material y suministro. PASO Nº 3: Al momento de la entrega del Material y Suministro solicitado se verifica las firmas que deberá contener las siguientes: ˜ ˜ ˜

Funcionario que recepciona el Bien. Visto bueno del Jefe de la Dependencia Solicitante. Encargado del Almacén.

PASO Nº 4: El encargado del Almacén realiza el registro de la salida del material en la tarjeta de existencias (Bin Card) para el control del movimiento de materiales y actualización de saldos existentes en almacenes, descrito anteriormente en el llenado de la tarjeta de existencia (Ingreso de Materiales - Punto 6).

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Artículo 24.- Prohibiciones El responsable de Almacén esta prohibido de; a. Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso. b. Entregar bienes sin documento de autorización emitido por la Dirección Administrativa. c. Entregar bienes en calidad de préstamo. d. Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado. e. De manera no limitativa, también deberá cumplirse con nuevas prohibiciones emanadas de la Institución, y otras departamentales y/o nacionales. CAPÍTULO III ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES Artículo 25.- Concepto La administración de activos fijos muebles, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, asignación, mantenimiento, salvaguarda, registro y control de bienes de uso de la Prefectura. Artículo 26.- Objetivo Tiene por objetivo lograr la racionalidad en la distribución, uso y conservación de los activos fijos muebles de propiedad o bajo custodia de la Prefectura. Artículo 27.- Organización para la Administración de Activos Fijos Muebles El Área de Activos Fijos de la Prefectura, depende de la Dirección Administrativa y éste a su vez de la Secretaría Departamental de Hacienda Prefectural. El Área de Activos Fijos tiene como funciones: ˜ ˜ ˜

Administración de activos fijos muebles y equipos de oficina Administración de vehículos Administración bienes inmuebles

Estas funciones están basadas en la aplicación de operaciones de: Distribución, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso de propiedad de la Prefectura.

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La Institución deberá prever depósitos y/o bodegas, destinadas al almacenamiento de bienes de uso adecuadas a las necesidades y características de los bienes a ser depositados, es decir que las bodegas y depósitos deberán tener las condiciones indispensables que faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad. Artículo 28.- Proceso Operativo de la Administración PASO 1.- RECEPCIÓN La recepción de bienes para incorporación al activo fijo de la entidad, será realizada por el Área de Activos Fijos, un funcionario del Área Solicitante y en caso necesario, también estará presente un funcionario especializado de acuerdo al bien a ser recibido; el proceso de recepción es el siguiente: •

•

Cotejar y Verificar la documentación (orden de compra, informe técnico, actas de donación, documentos de transferencia u otros) con el bien efectivamente solicitado o a ser depositado, considerando la cantidad, volumen, características técnicas, físicas y funcionales del mismo que debe estar registrado en el documento de ingreso. Luego de la verificación satisfactoria, el representante del Área Solicitante, firmará el Acta de Conformidad, consiguientemente el responsable por el Área de Activos Fijos, llena el formulario de Ingreso de Almacén - Muebles.

El Área de Activos Fijos remite a Sección Caja, una copia de la boleta de Ingreso Almacén - Muebles y una copia del Acta de Conformidad o la validación de recepción mediante sistema, para la efectivización del pago por el bien cuando es adquirido por compra. PASO 2.- CODIFICACIÓN Una vez ingresado el bien a depósito o almacén, corresponde la codificación respectiva que consiste en asignar código (numérico, alfanumérico, claves o símbolos) que permita identificar al bien considerando, la clase, sub-clase, ubicación, Nº del bien, etc. con la metodología exigida por el sistema informatizado existente o la que decida el Área de Activos Fijos previa aprobación de la Dirección Administrativa. PASO 3.- INCORPORACIONES AL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES La incorporación de bienes muebles al activo fijo de la entidad, consiste en su registro físico y contable, se producirá después de haber sido recepcionado el bien por Almacén - Muebles del Área de Activos Fijos. Considerando la complejidad en la cual se manejan diferentes recursos para la ejecución de programas y proyectos establecidos para el cumplimiento de la Programación Anual de Operaciones P.O.A. de la Prefectura y tomando en cuenta la cantidad de información que se ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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maneja para fines de control en el área de Activos Fijos, se clasifica a continuación las diferentes situaciones a considerar para la incorporación de bienes muebles: A) POR CONCEPTO DE ADQUISIONES (C-31). Una vez revisada la recepción y codificación, se procede a la incorporación del bien a detalle en el sistema de control de bienes informatizado vigente en el Área de Activos Fijos, tomando en cuenta el comprobante de ejecución presupuestaria (C-31) enviado por el responsable de desglose de copias de C-31) la instancia correspondiente de la Dirección Financiera para cotejar con el inventario físico valorado (kardex) de la adquisición realizada. B) POR CONCEPTO DE DONACIONES. La incorporación de bienes muebles por concepto de donaciones realizadas por diferentes entidades externas a la Prefectura del Departamento, deberá proceder considerando los siguientes documentos: •

Acta de Recepción y/o Entrega, (deberá contener necesariamente la fecha de recepción y/o entrega, el detalle de los bienes con sus características y estado de conservación, firmas de los encargados de la entrega y los de recepción).

•

Documento o reporte de los bienes con el valor y vida útil restante de los bienes especificados en el Acta de Recepción y/o Entrega.

Esta documentación deberá ser elevada a la Secretaría Departamental de Hacienda Prefectural vía Dirección Administrativa, solicitando la incorporación de los bienes recibidos en calidad de donación, para ser registrado en el patrimonio de la Prefectura con el sistema vigente. C) INCORPORACIONES PROYECTOS.

POR

TRANSFERENCIA

DE

PROGRAMAS

Y

El programa o proyecto que en su fase final según convenio, estableciera el cierre del mismo, deberá realizar un detalle de todos los activos fijos que durante la ejecución del mismo hubiesen adquirido con diferentes tipos de recursos y que además deberán de presentarse con los siguientes datos básicos necesarios que no serán excluyentes ni limitativos: • •

Código interno utilizado para fines de control del programa. Descripción detallada de cada uno de los bienes (marca, modelo, serie, color tamaño). ELABORADO POR:

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• • • •

• • •

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Estado de conservación; excelente, muy bueno, bueno, regular, pésimo, etc. Fecha de adquisición de cada activo fijo. Precio de adquisición. Valor actualizado de los bienes a la fecha de entrega y/o devolución a la Prefectura, o en el caso de ser la fecha de conclusión - cierre del programa y/o proyecto. Valor de la depreciación acumulada de los bienes a la fecha de entrega y/o devolución. La expresión del valor residual de cada uno de los bienes y la vida útil restante. Otros que a criterio se considere necesarios.

La cantidad de activos fijos existentes en los listados generales enviados de cada programa y/o proyecto, deberán ser entregados a Almacén - Muebles del Área de Activos Fijos, respaldando la misma con acta de entrega correspondiente. El detalle de los bienes recibidos según acta de entrega - recepción se deberá registrar físicamente en el sistema en vigencia para fines de: codificación, asignación de responsables para el control dentro de bienes de la Prefectura, con su respectivo valor del activo fijo como el de su depreciación acumulada y vida útil restante. Consecuentemente el Área de Activos Fijos emitirá un reporte valorado de los bienes transferidos para su registro contable, afectando contra las cuentas que ameriten su descargo en función a mayores de registro establecidas por el Área de Presupuestos - Contabilidad que hubiere ejecutado el Programa o Proyecto en proceso de cierre. La documentación que respalde la conclusión del Programa o Proyecto y el registro físico valorado, deberá ser custodiado por Archivo Financiero dependiente del Área de Contabilidad y una copia en el Área de Activos Fijos. D) INCORPORACIÓN DE BIENES - MUEBLES POR REPOSICIÓN DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE O COMPAÑÍA ASEGURADORA. Todo servidor público responsable de bienes asignados mediante acta de entrega, que a raíz de inventarios realizados por funcionarios del Área de Activos Fijos, detectara faltantes de bienes, serán pasibles a la reposición de éstos, con características similares, superiores o nuevo en relación al bien que le fue entregado. Posteriormente a la recepción del bien en calidad de reposición, la incorporación procede con, Acta de Recepción y/o Entrega, Finiquitos de liquidación, Documento que respalde el valor del bien (factura, recibo oficial e informe técnico en caso de equipos especializados). Paso posterior, comprende el registro en el sistema de administración y control de activos fijos en vigencia, emitiendo reporte de incorporación para el funcionario interesado. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Toda la documentación respaldatoria con comunicación interna deberá ser remitida a la Secretaría Departamental de Hacienda Prefectural vía Dirección Administrativa para su registro contable correspondiente. En caso de que la reposición sea realizada en efectivo, el funcionario o compañía aseguradora depositará la suma que represente el valor del Activo Fijo registrado en la cuenta por cobrar correspondiente, a la cuenta bancaria del la Prefectura cuyo número será otorgado por la Dirección Financiera, con recibo de depósito mediante la instancia contable se realizará el ajuste correspondiente de la cuenta por cobrar. PASO 4.- REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES Dentro las tareas asignadas al manejo y control de bienes, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y servicios, establece que se debe contar con un registro de todos los bienes de propiedad de la Prefectura (inventario). El registro de un bien en el inventario, deberá considerar lo siguiente: a. La existencia física del bien debidamente identificado, codificado y clasificado. b. La documentación que respalda la propiedad o tenencia a nombre de la Prefectura (factura, acta de donación, transferencia, resoluciones ministeriales y otros). c. La identificación del responsable y dependencia al que está asignado. d. El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones. El Área de Activos Fijos también elaborará el “Estado de Variación de Activos fijos y su Depreciación”, como un estado complementario a los Estados Financieros de la Prefectura. PASO 5.- ASIGNACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES La asignación de activos fijos muebles es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor público, un activo o conjunto de estos, generando la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y solicitud de mantenimiento (ver acápite de mantenimiento y reparación de muebles y equipos) a través de documento (reporte o acta de entrega) firmado por los responsables. La entrega de activos fijos muebles a los servidores públicos, sólo podrá ser realizada por un funcionario del Área de Activos Fijos, acto que procederá, cuando exista orden documentada y autorizada por la Dirección Administrativa. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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PASO 6.- (DE LA LIBERACION DE LA RESPONSABILIDAD) Para ser liberado de la responsabilidad por la tenencia de un bien, el servidor público deberá solicitar al Área de activos fijos, el registro de la devolución del o los bienes que estaban a su cargo, debiendo recabar la conformidad escrita de dicha Área. Mientras no lo haga estará sujeto al régimen de responsabilidad por la función pública establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos, hecho que dará lugar. En primera instancia a una notificación practicada por el Área de Activos Fijos estableciendo, plazo de devolución del bien en 72 horas. En caso de no existir respuesta a la notificación, se procederá con la solicitud a la Secretaría Departamental de Hacienda Prefectural, la generación de cuentas por cobrar al funcionario responsable del bien y consiguientemente la solicitud a la Secretaría Jurídica Departamental, el inicio del proceso administrativo interno en sujeción a la normativa vigente. PASO 7.- (MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES Y EQUIPOS) El Responsable del Área de Activos Fijos en coordinación con la Dirección Administrativa, establecerá políticas y procedimientos de mantenimiento preventivo y correctivo para mejorar el rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro, estas actividades deben ser incorporadas en el plan operativo del Área de Activos Fijos y en cada una Áreas Organizacionales de la Prefectura. Los funcionarios que tienen a su cargo un bien, demandarán mantenimiento del mismo mediante comunicación interna y/o formulario existente a la sección correspondiente, es decir: Sistemas, atenderá la reparación y mantenimiento (preventivo y correctivo) de equipos de computación, impresoras, hubs y otros relacionados, de acuerdo a su plan operativo, estrategias y políticas diseñadas por los responsables para garantizar el buen funcionamiento de los equipos informáticos. El Área de Logística dependiente de la Dirección Administrativa, se hace cargo de los arreglos menores de muebles, equipos electrónicos, infraestructura y otros Todos los arreglos que no sean posibles de atención en las dependencias mencionadas, podrán ser atendidos en talleres externos especializados previa autorización de los mismos y en coordinación con el Área de Activos Fijos contra presupuesto de cada dependencia responsable del bien. Cuando los arreglos y/o mejoras modifiquen el valor del bien, según especificaciones de la LEY 843 y que esto signifique la valorización, incremento de la vida útil del activo y/o modificación de las características, deberá ser participado al Área de Activos Fijos, con los ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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documentos que acrediten la modificación para el correspondiente registro en kardex y/o contabilidad. Artículo 29.- Documento de Entrega Es la constancia de entrega de un bien, se realizará en forma escrita, en la que el servidor público receptor exprese su conformidad mediante firma, además deberá plasmar fecha de entrega/recepción, detalle del bien, datos y número de identificación del funcionario receptor, dependencia y firma del funcionario inventariador del Área de Activos Fijos. El Área de Activos Fijos, debe mantener registros actualizados de los documentos de entrega y devolución de activos. Artículo 30.- Inventario de Bienes Muebles El Área de Activos fijos elaborará anualmente un cronograma de inventarios de los bienes que tenga registrados dentro el sistema informático que se maneja. Una vez conformado los grupos de trabajo se realiza el levantamiento de inventario de los activos fijos con los reportes de cada ubicación, es decir, direcciones, unidades, áreas, proyectos y dependencias de administración directa, determinando lo siguiente: • • • • •

Estado de conservación de cada uno de los bienes. Descripción física detallada del(los) bien(es). Codificación del(los) bien(es) otorgado por el sistema informático vigente. Identificación del funcionario responsable de los bienes, dependencia. Y registro de los inventarios en el sistema informático vigente, para fines de actualización y determinación de faltantes y/o sobrantes.

A la conclusión de los inventarios se determinará faltantes y sobrantes para su posterior conciliación y emisión de informe de inventarios con las observaciones determinadas para su posterior seguimiento, archivo, registro como respaldo del sistema informático existente y finalmente cumpliendo con el principio de integridad expresado en el Estado de Actualización y Depreciación de Activos Fijos. Solicitar en comunicaciones internas dirigidas a los Servicios Desconcentrados de la Prefectura, la emisión de los Inventarios realizados según su programación y actividades internas determinadas en cumplimiento a la normativa vigente comunicadas al Área de Activos Fijos. La información será remitida al Área de Activos Fijos para su consolidación y elaboración del Estado de Variación de Activos Fijos, como estado complementario a los Estados Financieros de la Prefectura. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 31.- Salvaguarda de Activos Fijos Muebles La salvaguarda es la protección de los bienes contra pérdidas, robos, daños y accidentes. El responsable de la Dirección Administrativa desarrollará procedimientos y/o instructivos para salvaguardar los activos fijos muebles de la Prefectura, delegando al Área de Activos Fijos la implantación de las medidas de salvaguarda. El Área de Activos Fijos, en función del valor e importancia de los bienes, tiene la obligación de: a. Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdidas económicas. b. Fortalecer permanentemente los controles de seguridad física, industrial e higiene para el uso, ingreso o salida de los bienes, dentro o fuera de la entidad, c. Precautelar que los activos no sean movidos internamente, ni retirados sin la autorización y el control correspondiente del Área de Activos Fijos. d. Formular y aplicar los reglamentos e instructivos específicos de seguridad física, industrial e higiene, previa verificación y/o supervisión a través de las instancias correspondientes de instalaciones, conexiones, ubicación, precauciones de manejo, uso y otros que podrían causar riesgo en los activos e infraestructura de la Institución. Las actividades y tareas de salvaguarda deben ser incorporadas por la Dirección Administrativa, en el Programa de Operaciones Anual (POA). Artículo 32.- Prohibiciones sobre el Manejo de Activos Fijos Muebles El Área de activos fijos, está prohibido de: a. Entregar o distribuir bienes sin documento de autorización emitida por la Dirección Administrativa. b. Aceptar documentos con alteraciones, sin firma, incompletos o sin datos inherentes al bien solicitado y/o del funcionario solicitante. c. Permitir el uso de bienes para fines distintos a los de la Institución. Artículo 33.- Prohibición para los Servidores Públicos sobre el uso Activos Fijos Muebles Los servidores públicos quedan prohibidos de: a. Usar los bienes para beneficio particular o privado. b. Permitir el uso para beneficio particular o privado. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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c. Prestar o transferir el bien a otro funcionario público sin el conocimiento del Área de Activos Fijos. d. Enajenar el bien por cuenta propia. e. Dañar o alterar sus características físicas o técnicas. f. Poner en riesgo el bien. g. Ingresar bienes particulares sin autorización de la unidad o responsable de activos fijos. h. Sacar bienes de la entidad sin autorización del Área de Activos Fijos con el formulario correspondiente (salida de bienes) que puede ser recabado y controlado por Portería en cada instalación prefectural. La inobservancia a estas prohibiciones, generará responsabilidades establecidas en la Ley 1178 y sus reglamentos. Artículo 34.- Registro del Derecho Propietario I.

Los activos fijos muebles como los vehículos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la Prefectura en las instancias correspondientes, labor que estará a cargo de la Dirección Administrativa de la Prefectura de Cochabamba, en coordinación con el asesor legal.

II.

La Unidad o responsable de activos fijos, deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación legal de los vehículos y motorizados de la entidad, informando al responsable de la Unidad Administrativa. CAPÍTULO IV ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES

Artículo 35.- Concepto La administración de activos fijos inmuebles, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos inherentes al uso, conservación, salvaguarda, registro y control de edificaciones, instalaciones y terrenos. Artículo 36.- Objetivo La administración de activos fijos inmuebles tiene por objetivo lograr la racionalidad en el uso y conservación de las edificaciones, instalaciones y terrenos de la Prefectura, preservando su integridad, seguridad y derecho propietario. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 37.- Alcance Las disposiciones de este capítulo, se aplicarán a todos los bienes inmuebles de propiedad de la Prefectura y los que están a su cargo o custodia. Los Servicios Departamentales son responsables de la administración de los inmuebles que se encuentran bajo su custodia, considerando las siguientes funciones: uso, conservación, salvaguarda, registro y control Artículo 38.- Organización para la Administración de Activos Fijos Inmuebles La Secretaría Departamental de Hacienda Prefectural, delega la función de Administración de bienes inmuebles, a la Dirección Administrativa que cumple con esta responsabilidad por medio del Área de Activos Fijos y el Área de Logística. El Área de activos fijos, debe cumplir y hacer cumplir normas y disposiciones establecidas para el efecto. La organización de las actividades de activos fijos inmuebles está basada en las características de las operaciones de uso, mantenimiento, salvaguarda y control de estos bienes. Artículo 39.- Proceso Operativo de la Administración de Bienes Inmuebles La Prefectura del Departamento en cumplimiento de la responsabilidad sobre los inmuebles que son de su propiedad y de los que se encuentran bajo su custodia, ha determinado los siguientes puntos a ser cumplidos, los mismos que se encuentran en el marco de la Norma Básica. Los bienes inmuebles que se encuentran bajo custodia de los Servicios Departamentales, de la misma manera deben cumplir con el proceso administrativo establecido en la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, disposiciones conexas y el presente manual que no es un instrumento limitativo para los Servicios, que por sus características de estructura orgánica requieran un documento específico (manual de procedimientos). Artículo 40.- Recepción de Inmuebles La recepción de inmuebles para su incorporación al activo fijo será realizada por la Comisión de Recepción conformada por: el fiscal de obra designado por la Secretaría Departamental de Infraestructura, un representante de la Unidad solicitante, un representante administrativo y el encargado de inmuebles del Área de Activos Fijos cuando ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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la infraestructura sea destinado al uso con (comisión de recepción conformado según los establecido en el Subsistema de contrataciones de la Norma Básica del SABS vigente. Se realizará la recepción provisional, en forma obligatoria, en la misma que deberá verificarse e inventariar las instalaciones y ambientes que formen parte del inmueble de acuerdo a pliego de especificaciones, además de exigir copia de toda la documentación técnica y legal del mismo a la unidad ejecutora. Desde la recepción provisional hasta la recepción definitiva se evaluarán las condiciones técnicas del inmueble, debiendo además ejercitarse las garantías de evicción y vicios de acuerdo a Ley. La recepción de un inmueble, será definitiva cuando la comisión levante un acta en el que exprese su conformidad y sirva de recibo a quién entregó el bien. Artículo 41.- Incorporación al Registro de Activos Fijos Inmuebles La incorporación de bienes inmuebles al activo fijo de la entidad consiste en su registro físico y contable, acompañado de la documentación técnico legal de los mismos. Se producirá después de haber sido recepcionados en forma definitiva por la Comisión de Recepción. Artículo 42.- Registro del Derecho Propietario Todos los inmuebles que forman parte del patrimonio prefectural, deben estar registrados a su nombre en Derechos Reales y en el Catastro Municipal que corresponda; actividad que esta a cargo de la Dirección Administrativa en coordinación con la Secretaría Jurídica Departamental. El Área de activos fijos, debe efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento, de la documentación técnico legal de los bienes inmuebles, informando al Director Administrativo sobre el estado y condición legal de dichos bienes. Artículo 43.- Registro de Activos Fijos Inmuebles El Responsable de activos fijos delega al encargado de la administración de inmuebles, la función de crear y mantener actualizado un registro de todos y cada uno de los bienes inmuebles de propiedad, a cargo o en custodia de la Prefectura. El registro de estos bienes debe contener lo siguiente:

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a. Hoja de Vida individual (kardex) especificando características del bien inmueble, superficie, edificaciones, instalaciones, así como la historia de modificaciones, ampliaciones o reducciones que hubiera experimentado y la asignación de los ambientes. b. Documentación legal del derecho propietario en fotocopia legalizada. c. Documentación técnica que acredite la situación del terreno, diseños, planos de construcción e instalaciones, planos de instalaciones sanitarias y eléctricas y otros que considere la entidad. d. Valor del inmueble, depreciaciones y revalorizaciones. e. Refacciones, mantenimientos, seguros, etc. f. Documento de Disposición temporal si corresponde, ya sea por arrendamiento o comodato. g. Disposición definitiva y baja, de acuerdo al manual de Disposición de Bienes. Artículo 44.- Asignación de Instalaciones y Ambientes La asignación de instalaciones y ambientes a cada unidad de la entidad, así como su acondicionamiento para el cumplimiento de los objetivos de dichas unidades, es función de la Dirección Administrativa por medio del Área de Activos Fijos. La asignación estará en función de las demandas y características de la actividad que realiza cada unidad y de la disponibilidad de ambientes, evitando la subutilización del espacio, el hacinamiento, riesgos por deterioro y los riesgos de accidentes. El Jefe de la dependencia a quien se le asignó el ambiente, es el responsable principal por el debido uso de las instalaciones y la preservación de su funcionalidad. Artículo 45.- Mantenimiento de Inmuebles El mantenimiento es la función de conservación técnica especializada que se efectúa a los bienes inmuebles para conservar su funcionalidad y preservar su valor. La Dirección Administrativa por medio del Área de Logística establecerá políticas y estrategias, para evitar el deterioro de los inmuebles y alteraciones que puedan afectar su funcionalidad, realizando inspecciones periódicas sobre el estado de conservación de los inmuebles en coordinación con el Área de Activos Fijos. El Director Administrativo, en coordinación con los jefes de las unidades, programas y proyectos dependientes que tengan asignados edificaciones o instalaciones deben prever en el Programa de Operaciones Anual (POA) las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo el mantenimiento destinado a conservar los bienes en condición de funcionalidad. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 46.- Salvaguarda I.

El Director Administrativo, es responsable por la protección de los bienes inmuebles contra daños, deterioro y riesgos por la pérdida del derecho propietario, tareas que deben ser previstas por la Dirección Administrativa, en el Programa de Operaciones Anual (POA) de la Prefectura en cada gestión en coordinación con el Área de Logística y el Área de Activos Fijos.

La Dirección Administrativa tiene la obligación de implantar medidas de salvaguarda, debiendo: a. Contratar seguros contra incendios y coberturas que por política institucional se consideren necesarios. b. Establecer medidas de vigilancia y seguridad física. c. Establecer medidas de seguridad industrial. d. Mantener saneada y resguardada la documentación técnico legal de los bienes inmuebles de la entidad. e. Otras medidas y políticas que se consideren necesarios. Artículo 47.- Inspecciones y Control Físico de Inmuebles El Área de Activos Fijos en coordinación con el Área de Logística debe realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los inmuebles los mismos que deben ser reportados a la Dirección Administrativa. Estas inspecciones deben permitir controlar y precisar la situación real de los inmuebles en un momento dado y prever las decisiones que se deben tomar en el corto, mediano y largo plazo. Artículo 48.- Prohibiciones sobre el Manejo de Activos Fijos Inmuebles El Área de activos fijos está prohibido de: a. Entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de arrendamiento u otra forma de disposición señalada en la Norma Básica y el Manual de Disposición de Bienes. b. Usar los inmuebles para beneficio particular o privado.

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c. Permitir el uso del inmueble por terceros, caso contrario, el Área de Activos Informará el hecho a la Dirección Administrativa quien por medio de la Secretaría Jurídica Departamental, gestionará el desalojo correspondiente. d. Mantener inmuebles sin dar uso, por tiempo indefinido. CAPÍTULO V ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS Artículo 49.- Introducción De acuerdo al Art. 27 de la Ley 1178, cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las Normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control Interno regulados por la Ley SAFCO. Según el Art. 23 de la misma Ley, la Contraloría General de la República, es el Órgano Rector del Sistema de Control Gubernamental. En virtud a esta facultad, ha dictado la Resolución CGR-1/018/92 del 30 de septiembre de 1992 con el nombre de “Normas Básicas de Control Interno relativas a los Sistemas de Administración Gubernamental”, dentro de las cuales la norma Nº 4.15 específicamente está referida al USO DE VEHICULOS, concordante con lo establecido en los Art. 27 al 31 del D.S. 21364 vigente en el país mediante el D.S. 21781 del 3 de diciembre de 1987. Al ser de obligatorio cumplimiento para todo el Sector Público, la observancia de las leyes, decretos y las Normas Básicas de Control Interno citados, se ha elaborado el presente Reglamento con la finalidad de establecer normas para la administración y control de los vehículos pertenecientes y/o bajo tuición de la Prefectura del Departamento. Artículo 50.- Ámbito de Aplicación Las normas y disposiciones contenidas en el presente Reglamento serán aplicadas obligatoriamente por todas las Secretarías, Direcciones, Unidades y Proyectos de la Prefectura que requieran hacer uso o tengan asignados vehículos. Su alcance cubre además a las Subprefecturas, Programas y Proyectos desconcentrados y otros entes bajo tuición Prefectural que tengan asignados vehículos pertenecientes a la Prefectura o aquellos sujetos a convenios internacionales, quienes deberán adaptar los procedimientos sobre el uso y control de los mismos de acuerdo a su propia estructura orgánica.

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Artículo 51.- Objetivo El presente Reglamento tiene por objeto normar y regular la administración y uso racional de los vehículos pertenecientes a la Prefectura del Departamento de Cochabamba, incluidos los sujetos a convenios internacionales y otros bajo tuición Prefectural. Artículo 52.- Uso Oficial 1.

Está permitido el uso irrestricto de vehículos oficiales en cualquier día y hora de la semana únicamente al Prefecto (concordante con el Art. Unico del D.S. 21781, que ratifica lo señalado en el Art. 27, del D.S. 21364, detallados en el anexo 1).

2.

Los vehículos destinados para la prestación de servicios u operaciones de las diferentes dependencias de la Prefectura, así como los asignados a Secretarios Departamentales, Directores, Directores Técnicos, Programas, Proyectos y otros transferidos a entes ejecutores de proyectos bajo tuición, sean propios o alquilados, se utilizarán exclusivamente para fines institucionales y sólo en días laborables, dentro del horario de trabajo establecidos, salvo comisiones especiales de servicio de la Prefectura o de la Administración Central, que cumplan tareas de Estado en el Departamento y que para tal efecto la Prefectura les haya dotado de vehículos, debiendo acreditar ante los organismos de control su situación de trabajo específico.

3.

Los vehículos de la Prefectura y aquellos asignados a las Subprefecturas, que realicen viajes en comisión de servicio a las provincias, podrán circular dentro de la ciudad en día y horario no laborable únicamente para recoger o dejar a los funcionarios comisionados y durante la salida o retorno del viaje.

4.

A objeto de facilitar el control y uso de los vehículos oficiales, estos deberán contar con placa oficial e imprescindiblemente llevar en las puertas laterales el logotipo de la Institución:

PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO DE COCHABAMBA SOLO USO OFICIAL

Exceptuando, los vehículos que se encuentren asignados al uso del Prefecto y los Secretarios Departamentales. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Artículo 53.- Clasificación Para permitir la adecuada programación y control del uso de vehículos, se establece la siguiente clasificación: Vehículos de Servicio Ejecutivo: Son aquellos destinados con exclusividad al uso del Prefecto y los Secretarios Departamentales, en razón al trabajo que deben desarrollar con carácter permanente, incluyendo sábados, domingos y feriados, durante la jornada de trabajo o fuera de ella. Vehículos de Servicio Urbano y Rural: A este grupo, corresponden los vehículos destinados al cumplimiento de comisiones de trabajo, de Secretarios Departamentales y funcionarios jerárquicos de la Prefectura, tanto en la cuidad o sus alrededores durante la jornada de trabajo, como a la realización de viajes en comisión a las diversas localidades de las provincias del Departamento de Cochabamba, pudiendo estos realizarse en horario no laborable. Estos vehículos estarán bajo la responsabilidad de la Dirección Administrativa. Otros vehículos: Se refiere a los vehículos de propiedad de la Prefectura que por decisión ejecutiva expresa, son asignados en la capital o en los distintos distritos del Departamento, al servicio específico de las Subprefecturas, programas, proyectos o entidades ejecutoras de convenios con asistencia técnica, financiera, suscritos por la Prefectura con otros Organismos o Instituciones. Artículo 54.- Autorización de Circulación La circulación de los vehículos oficiales en días y horarios no laborables, sólo podrá ser autorizada por el Prefecto del Departamento o por el Director Administrativo por delegación ante ausencia del Prefecto, previa solicitud del Área que requiere el uso del vehículo, en formulario correspondiente (anexo 10) para el caso de las comisiones especiales señaladas en el artículo 52º punto 2. Esta norma incluye los vehículos alquilados por la institución durante todo el período del contrato y los sujetos a convenios internacionales Artículo 55.- Responsabilidades a. La Secretaría Departamental de Hacienda a través de la Dirección Administrativa de acuerdo a las funciones asignadas mediante el D.S. 25060, es responsable de la aplicación de las normas de administración y control de los vehículos por parte de las diferentes dependencias de la Prefectura, como por las Subprefecturas, programas, proyectos y otros entes bajo tuición Prefectural. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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Tendrá además la responsabilidad de hacer seguimiento del uso racional de los mismos, pudiendo realizar las llamadas de atención que correspondan, y en caso necesario exigir la devolución del vehículo. Asimismo, será la encargada de gestionar la respectiva autorización y su renovación periódica, para la circulación de los vehículos facultados en días y horas no laborables. También es su responsabilidad la asignación del parque automotor a las diferentes dependencias de la prefectura, según requerimientos, características de trabajo y objetivos de cada dependencia en la Institución. b. La Secretaría Departamental de Auditoria Interna, en cumplimiento de las competencias establecidas en la Ley SAFCO, tiene facultades para efectuar y/o coordinar controles con los organismos encargados al efecto cuando así lo dispongan. c. Las Unidades Operativas, Programas, Proyectos y otros entes bajo tuición de la Prefectura que tienen a su cargo vehículos, son responsables del buen estado y conservación de los mismos por parte de los conductores, efectuando la administración y control respectiva a través de sus áreas correspondientes. d. Transportes es responsable del control estricto del uso, mantenimiento y conservación de los vehículos por parte de los conductores, así como de la programación y control de la provisión de carburantes, de los vehículos de la Prefectura o bajo su tuición que hayan sido asignados y entregados con acta de entrega por el Área de Activos Fijos. Los elementos a ser controlados por el Área de Transportes son: Bitácoras de cada vehículo, kardex de mantenimiento de vehículos (reparaciones, cambios de accesorios y otros relacionados a la conservación de los vehículos), cumplimiento de las normas para conducción de vehículos, herramientas y botiquín de primeros auxilios en caso de viajes, dotación y rendimiento de combustible, limpieza e higiene de vehículos, licencia de conducir vigente de los chóferes, cumplimiento de las disposiciones internas relacionadas a transportes y otros necesarios en la administración de vehículos. El Responsable de Transportes también deberá hacer cumplir disposiciones institucionales, departamentales y nacionales así como las expresas de tránsito y viabilidad vigentes, por cada conductor responsable del vehículo. ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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e. El Área de Activos Fijos por instrucción de la Dirección Administrativa, es responsable de la entrega de los vehículos bajo inventario registrando la ubicación del activo, responsable del mismo, condiciones, características y estado del vehículo, haciendo constar en acta de entrega para archivo y custodia de la documentación correspondiente a los vehículos. f.

El chofer asignado para el manejo del vehículo es responsable del estado y buen funcionamiento del mismo, realizando el control preventivo y las tareas necesarias para su mantenimiento ante la unidad que corresponda, también es responsable del equipamiento, limpieza, cumplimiento de disposiciones internas y externas, del presente manual.

Todo conductor está obligado a portar su licencia de conducir mientras cumpla sus funciones, el mismo que debe estar vigente y ser el adecuado para el servicio que presta. Toda infracción a las disposiciones de tránsito lo hace personalmente responsable ante las autoridades y terceros. Artículo 56.- Prohibiciones y Sanciones a. Queda terminantemente prohibido el uso de vehículos oficiales por personas particulares, los daños que estos pudieran ocasionar a los vehículos, así como las pérdidas de herramientas y accesorios, serán pagados por los responsables e infractores, siendo también corresponsables las autoridades que tengan a su cargo los vehículos, considerando el documento de entrega correspondiente, (Concordante con el Art. 28 D.S. 21364 ). Asimismo se prohíbe el uso de los vehículos a los funcionarios de la Prefectura que no tengan asignada tal responsabilidad y no cumplan con las condiciones establecidas en el anexo Nº 2, especialmente en lo referido al punto 5. Sin embargo, cuando por razones extraordinarias de trabajo, otros funcionarios deban conducirlos, deberán contar con autorización escrita de la Secretaría correspondiente y la Secretaría de Hacienda Prefectural. b. Ningún funcionario de la Prefectura podrá hacer uso de los vehículos pertenecientes a la Institución, incluidos los sujetos a convenios Internacionales para fines particulares o de recreo, ni disponer de los mismos en horarios fuera de la jornada de trabajo, salvo en casos de las comisiones especiales señaladas en el Art. 52º, punto 2.

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En caso de infracción a lo estipulado los funcionarios responsables del hecho responderán a las acciones de la Policía Nacional y de la Contraloría General de la República para el consiguiente proceso según corresponda. c. Se prohíbe el préstamo y/o transferencia de vehículos, sin la participación y correspondiente inventariación realizada por el Área de Activos Fijos. d. Ningún funcionario tiene atribución para enajenar vehículos por cuenta propia. e. Queda terminantemente prohibido el transporte de pasajeros o carga ajenos a la Prefectura. f.

Los vehículos de propiedad de la Prefectura y los alquilados, no podrán circular sin tener la viñeta de la Institución en ambas puertas laterales, placas oficiales, revisiones de tránsito, seguros e impuestos al día. Los vehículos asignados al Prefecto son los únicos exceptuados para circular sin tener la viñeta de la Prefectura (concordante con el Art. 28 del D.S. 21364, anexo 1)

g. Con excepción de los vehículos de servicio ejecutivo que cuenten con autorización expresa, los vehículos de la Prefectura no deben pernoctar en estacionamientos particulares, no autorizados por la Institución. El incumplimiento de las prohibiciones anteriormente establecidas y otras emanadas de disposiciones institucionales, departamentales y/o nacionales, hará pasible a los infractores de la aplicación de las responsabilidades establecidas por la Ley 1178 y el D.S. 23318-A, sin perjuicio de aplicar el Art. 1 inciso a) del D.S. 20928 del 18 de julio de 1985. Artículo 57.- Asignación de Vehículos La asignación de vehículos será realizada por el Director Administrativo que autorizará la entrega, al Área de Activos Fijos para los requerimientos de transporte urbano y rural del Sr. Prefectos y Secretarios Departamentales, quedando bajo responsabilidad de los ejecutivos usuarios, incluido su custodia, supervisión, cuidado y uso adecuado, para este efecto es necesario: • • •

Contar con licencia de conducir vigente adecuado al servicio que prestará. Documento de identificación vigente del conductor. Documento que acredite su calidad de funcionario de la Institución. ELABORADO POR:

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a. VEHICULOS DE SERVICIO EJECUTIVO Los vehículos asignados para los requerimientos de transporte urbano y rural del Prefecto y Secretarios Departamentales, quedan bajo responsabilidad de los ejecutivos usuarios, incluidas su custodia, supervisión del cuidado del vehículo y uso adecuado del servicio (Anexos 3 y 4). b. VEHICULOS ASIGNADOS A LAS SUBPREFECTURAS, PROGRAMAS, PROYECTOS Y OTROS ENTES BAJO TUICION. Los vehículos asignados a las subprefecturas, programas, proyectos y otros entes bajo tuición Prefectural, quedarán bajo custodia y responsabilidad de los usuarios, debiendo hacerse cargo de la administración y control de los mismos, incluido el mantenimiento y aprovisionamiento de carburantes. Para ello, deberá utilizar los formularios que se encuentran en los Anexos. c. VEHICULOS DE SERVICIO DE EMERGENCIA Transportes, tendrá asignados vehículos destinados a prestar servicios de transporte en situaciones de emergencia o desastres naturales. Eventualmente, por necesidad indispensable de uso de vehículo institucional, Transportes según su disponibilidad, prestará servicios de transporte a las dependencias de la Prefectura que no cuente con vehículo asignado. d. VEHICULOS DE SERVICIO URBANO Y RURAL Transportes tendrá bajo su custodia vehículos destinados a cubrir los requerimientos de transporte de los funcionarios de las diferentes Secretarías de la Prefectura. Para poder realizar una adecuada distribución de los vehículos, las Secretarías deberán programar sus viajes con la debida anticipación y remitir dicha programación a Transportes, para que previa solicitud autorizada del servicio realice la asignación correspondiente a los chóferes encargados de transportar a los funcionarios, quienes deberán cumplir las obligaciones específicas, contenidas en el Anexo 2.

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Artículo 58.- Procedimiento para Solicitar el Servicio de Vehículos a. SOLICITUD DE SERVICIO URBANO Para requerir el servicio de transporte, las dependencias de la Prefectura, deberán llenar el formulario de “Solicitud de Transporte Urbano”, (Anexo 5), hacer autorizar por el Encargado de Unidad o Secretario respectivo y presentarlo con 24 horas de anticipación como mínimo a Transportes a fin de permitir una adecuada programación del servicio, salvo emergencias justificadas. Para optimizar el uso de los vehículos, Transportes deberá agrupar las solicitudes de servicios requeridos para un mismo lugar, zona o ruta; en la medida de lo posible. b. SOLICITUD DE SERVICIO RURAL Cuando se requiera el servicio de transporte rural, el Encargado de Unidad con el Vo.Bo. de la Secretaría correspondiente, solicitará dicho servicio a la Unidad de Transportes mediante el formulario correspondiente. (Anexo 6). Si el viaje debe realizarse en días no laborables (sábados, domingos y/o feriados), la solicitud deberá contar con la autorización del Prefecto del Departamento o el Director Administrativo, en conformidad al Art. 52 y 54 del presente Manual. El Asistente de control de Transporte, deberá realizar el control del correspondiente.

formulario

Artículo 59.- Control de los Vehículos Una vez cumplida la comisión de servicio urbano o rural, los vehículos deberán retornar y permanecer en los garajes autorizados de la Prefectura, debiendo ser entregado al sereno o al encargado de la vigilancia del edificio correspondiente, quien será responsable de realizar la inspección del mismo, registrando los datos en el Parte Diario de Movilidades. En caso de portar carga o equipo especial, lo hará constar en el lugar correspondiente a “Observaciones” del formulario indicado, entregando posteriormente el mismo a Transportes, para el descargo correspondiente. Con el objeto de realizar un mayor control de los vehículos que ingresan a los estacionamientos de la Prefectura y para mayor seguridad de los edificios, los vehículos pertenecientes al personal que trabaja en la Institución y que ingresa a los garajes autorizados, deberán contar con una credencial de autorización de ingreso visible que permita a los encargados del servicio de vigilancia distinguirlos de los particulares. En tal ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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sentido y para facilitar la inspección de los mismos, se recomienda habilitar una sola puerta de entrada y salida a los garajes. Para una mejor organización de los garajes, el área restringida destinada para estacionamiento de los vehículos pertenecientes a los ejecutivos, deberá ordenarse de manera tal que cada uno de ellos cuente con un espacio fijo claramente identificado que le permita estacionar su vehículo sin mayores inconvenientes, esto en aquellos lugares que permita realizarse este tratamiento en los espacios destinados a paqueo de vehículos. Artículo 60.- Mantenimiento, Reparación y Salvaguarda de los Vehículos a. MANTENIMIENTO El Área de transporte elaborará un cronograma de mantenimiento preventivo para cada vehículo de la Prefectura y se encargará de hacerlo efectivo llevando un kardex de control de reparaciones y mantenimiento para cada uno de ellos. Con el objeto de maximizar el rendimiento del servicio, de preferencia el mantenimiento de los vehículos deberá efectuarse los días viernes de cada semana, o los días en que los vehículos se encuentren en depósito, bajo responsabilidad de Transportes. b. REPARACION Las fallas detectadas en los vehículos por los chóferes encargados, serán comunicadas de inmediato, por escrito y en formulario especial (Anexo 8) Control de Fallas al Responsable de Transportes para que emita la orden de atención en los talleres autorizados o en maestranza prefectural. c. SALVAGUARDA La Prefectura, con la finalidad de preservar la integridad del parque automotor, cumplir con las disposiciones de Tránsito u otros de carácter departamental y/o nacional, así mismo por mantener la integridad de los funcionarios que usan dichos vehículos, el Responsable de Activos Fijos, debe solicitar a la Dirección Administrativa la contratación seguro con cobertura de todo riesgo y/o las que considere necesarias según las naturaleza de cada vehículo y por decisión ejecutiva. En este sentido cada vehículo debe contar con: • • • •

Seguro Obligatorio Contra Accidentes de Tránsito (SOAT) Inspección Técnica realizada por oficinas de Tránsito Póliza de seguro todo riesgo o equivalente vigente Otros exigidos o necesarios ELABORADO POR:

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CAPÍTULO VI APROVISIONAMIENTO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE Artículo 61.- Programación La programación y control global de la provisión de carburante estará a cargo de Transportes y el control específico del consumo de carburante bajo responsabilidad de los Secretarios, Directores o Jefes de Unidad y del encargado de Transportes. Artículo 62.- Aprovisionamiento Paso 1).- A requerimiento del Área solicitante, el Área de Transportes llena “Boleta de Combustible” con la cantidad de litros requeridos, previa verificación de saldo presupuestario otorgado por el Área de Presupuestos, análisis del rendimiento de combustible, capacidad del tanque (significa que no se debe proporcionar combustible en cantidad superior a la capacidad restante en tanque del vehículo) y características del vehículo. Cada jefe inmediato superior cuando no exista un chofer responsable del vehículo, debe responsabilizar a un funcionario de su dependencia, para el carguío de combustible, este acto debe ser formalizado de manera escrita mediante memorando. En forma quincenal el Área de Transportes, remitirá a cada Secretaria Departamental detalle de boletas entregadas y cargadas por cada vehículo asignado a la Secretaría, para su revisión y aprobación por las Unidades dependientes. De la misma manera, posteriormente remitirá una copia firmada y aprobada de este informe a la Dirección Administrativa. Paso 2).- El surtidor carga el combustible al vehículo que figura en la boleta, verificando, placa y kilometraje Paso 3).- El Área de Transportes remite en forma diaria las boletas de combustible al Área de Presupuestos para la certificación presupuestaria. Paso 4).- El Área de almacenes verifica el cargado de combustible por cada boleta entregada, con el sistema informatizado existente y remite reporte de consumo de combustible vehículo por vehículo en forma quincenal, al Área de Contabilidad y a la Dirección Administrativa. Paso 5).- La Dirección Administrativa revisa cuadro resumen de boletas enviados por el Área de Almacenes y otro por el Área de Transportes, de los cuales debe conciliar y ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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verificar la inexistencia de errores u omisiones, para posterior envío al Área de Contabilidad. Paso 6).- El Área de Contabilidad registra la documentación respaldatoria de la actividad ejecutada. El aprovisionamiento de carburantes para uso urbano se manejará de acuerdo a las necesidades de las diferentes áreas. El aprovisionamiento para viajes al área rural deberá tomar en cuenta el Artículo 57 inciso b) del presente reglamento y la cantidad de carburante estará sujeta al kilometraje recorrido y al tipo de vehículo; para tal efecto Transportes realizará el control respectivo. a. Transporte deberá proveer libretas o kardex de control para cada vehículo, donde los chóferes deberán registrar la fecha, cantidad de combustible, actividad cumplida, kilometrajes (de salida y llegada en caso de viajes a provincias), y las observaciones que sobre su utilización y otros diere lugar. La libreta o kardex de control deberá tener el formato del formulario del Anexo 7 , y deberá ser presentado por cada chofer (luego de cada viaje o cuando corresponda una nueva provisión de combustible), al Área de Transportes para su control. b. Los chóferes de los vehículos que realizan viajes en comisión de servicio deberán determinar la cantidad de carburante que requerirán durante el viaje para su aprovisionamiento en los surtidores autorizados; salvo casos EXCEPCIONALES los requerimientos adicionales de carburante de los vehículos en servicio rural, serán atendidos mediante compra directa en los surtidores o puestos de ventas de la localidad en que se encuentran, debiendo el chofer solicitar la factura respectiva con el nombre y NIT de la Prefectura, la misma que será presentada a su retorno a Transportes para su verificación y registro, antes de ser entregada junto con su rendición de cuentas como descargo por la compra efectuada. Los surtidores de aprovisionamiento excepcional tan solo podrán estar fuera del área urbana. Los gastos por concepto de tasa de rodaje en caso de viajes, deberán ser cubiertos con recursos de gastos directos de la Secretaría correspondiente o la Secretaria Departamental de Hacienda Prefectural, previa entrega de una copia del memorando e informe de viaje firmado por el inmediato superior y las boletas de rodaje correspondientes. c. La entrega de combustible para viajes de larga distancia deberá contar con memorando del Jefe y Secretario de Área al conductor cuando sobrepase la ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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entrega de 80 litros de combustible, haciendo notar la cantidad requerida y el destino del viaje. Artículo 63.- Control de uso de Carburantes a. El Secretario, Director o Jefe de Unidad solicitante debe ejercer el control del uso de carburante, de los vehículos asignados a su área, comparando la cantidad de combustible utilizado con los kilometrajes marcados en el bitácoras del vehículo y los datos registrados en el libro de control del chofer. b. Transportes determinará el rendimiento por kilómetro, emitiendo los reportes necesarios que permitan a los ejecutivos un control efectivo del consumo de los carburantes. Deberá realizar además las verificaciones respectivas para comparar si los datos registrados en el libro del chofer, coinciden con la rendición de cuentas presentadas, los reportes de la Unidad Administrativa y los kilometrajes registrados en el vehículo, debiendo informar sobre las anomalías que se presentan. c. Se prohíbe el aprovisionamiento de combustible los días viernes, salvo excepciones que tendrán que ser respaldadas por autorización escrita de la Dirección Administrativa.

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ANEXO Nº 1 PARTE PERTINENTE DEL D.S. 21781 Artículo Único: Se amplía la vigencia del D.S. 21364 del 13 de agosto de 1986 por la presente gestión fiscal y hasta que se promulgue una nueva disposición legal sustitutiva sobre administración financiera.

PARTE PERTINENTE DEL D.S. 21364: ARTÍCULO 27º: Se autoriza el uso de vehículos oficiales en cualquier día, a los siguientes altos dignatarios de Estado: Presidente de la República, Vicepresidente de la República, Ministros de Estado, Contralor General de la República, Subsecretarios, Subcontralores, Presidente y Vocales de la Corte Nacional Electoral, Prefecto del Departamento, Alcaldes Municipales, Presidentes de Entidades, Rectores de Universidades, Gerentes Generales y Directores Ejecutivos, Presidentes de las Cortes de Distrito. ARTÍCULO 28º: Queda terminantemente prohibido el uso de vehículos oficiales por personas particulares. Los daños que estos pudieran ocasionar a los vehículos del Estado serán pagados por los responsables e infractores. A objeto de facilitar el control y uso de vehículos oficiales, a partir de la fecha, no podrá circular ningún vehículo sin la inscripción de “USO OFICIAL”, y nombre de la entidad a la que pertenece, con excepción de los vehículos autorizados expresamente en el artículo precedente. ARTÍCULO 29º El uso de vehículos del estado por las entidades públicas incluidos los sujetos a convenios internacionales, se limitará exclusivamente a la prestación de servicios y operaciones, sólo en días laborables y dentro del horario de trabajo, quedando terminantemente prohibido su uso privado o de recreo.

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ARTÍCULO 30º En caso de infracción a lo estipulado, se procederá al decomiso del vehículo a través de la Policía Nacional, la que mediante informe pondrá el caso a conocimiento de la Contraloría General de la República para el consiguiente proceso, sin perjuicio de aplicar el Art. 1º inciso a) del D.S. 20928 del 18 de julio de 1985. PARTE PERTINENTE DEL D.S. 20928: ARTÍCULO 1º Para el cobro de acreencias por el Estado, las entidades públicas y la Contraloría General de la República, procederán de la siguiente forma: a) Por toda acreencia en moneda nacional por concepto de prestación de servicios, uso indebido de fondos o incumplimiento de descargo y uso indebido de bienes se determinará la suma adeudada en dólares americanos al momento de la entrega de los fondos, prestación del servicio o uso de los fondos y bienes, para su pago en moneda nacional al tipo de cambio vigente el día del pago.

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ANEXO Nº 2 NORMAS PARA CONDUCIR VEHICULOS DE LA PREFECTURA 1. El chofer es responsable por el vehículo que le ha sido asignado. Como tal, debe cuidar de su conservación y dar el mantenimiento apropiado. Los accidentes o daños causados al vehículo por la negligencia de no dar el mantenimiento adecuado serán de exclusiva responsabilidad del chofer. 2. El conductor es responsable por la pérdida de cualquier herramienta o accesorio del vehículo que le ha sido entregado. 3. Los conductores deberán utilizar los vehículos para fines exclusivamente OFICIALES, o de trabajo. En ningún caso se debe disponer del mismo con fines particulares. 4. Cuando los vehículos no sean utilizados para asuntos de trabajo, deberán permanecer en los garajes de la Prefectura. 5. De conformidad a las normas de las empresas aseguradoras, solamente podrán conducir los vehículos aquellos conductores, con licencia de conducir correspondiente. Para tal efecto los funcionarios conductores deben presentar dicho documento a la Dirección Administrativa. 6. Todo conductor debe tener los conocimientos mínimos de mecánica, suficientes para solucionar un problema eventual y mantener buena presencia, higiene y educación. 7. Cuando el vehículo sufra problemas mecánicos de mayor importancia en las provincias o en algún lugar lejano a la Capital, el chofer es responsable de su resguardo o traslado hasta donde puedan realizar la reparación correspondiente. 8. Las obligaciones de los choferes para con el vehículo son: a) b) c) d)

Mantener siempre limpio el vehículo. Comprobar semanalmente la presión de los neumáticos. Comprobar diariamente el nivel de agua del radiador. Comprobar diariamente el nivel de agua en la batería.

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e) f)

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Comprobar diariamente el nivel del aceite y efectuar los cambios oportunamente. Denunciar oportunamente ante la Unidad de Transportes, la presencia de ruidos extraños en el motor, en la suspensión y en la transmisión, así como otros defectos relacionados con los frenos, dirección, ruedas y otros.

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ANEXO Nº 3

PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO COCHABAMBA Numero Item

Clase de Vehículo

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CUADRO DE ASIGNACION DE VEHICULO

Numero de Placa

Modelo

Color

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Nº..................................... Numero de Motor

Dependencia

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Conductor Responsable

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ANEXO Nº 4 PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO COCHABAMBA

ACTA DE RECEPCION DE VEHICULO

Nº.....................................

CARACTERISTICAS GENERALES CLASE DE VEHICULO...........................................................MARCA................................. MODELO..................................................................................COLOR.................................. Nº DE PLACA...........................Nº DE MOTOR......................Nº DE CHASIS...................... ESTADO GENERAL DEL VEHICULO:................................................................................ ASIGNACION: DEPENDENCIA: ......................................................................................................... CONDUCTOR RESPONSABLE: ................................................................................ EQUIPAMIENTO DEL VEHICULO EQUIPO DE MUSICA

SI

NO

FAROLES

SI

NO

LLANTA DE AUXILIO

SI

NO

STOP

SI

NO

ESPEJOS

SI

NO

PISOS

SI

NO

TAPA DE TANQUE

SI

NO

TAPA RUEDAS

SI

NO

QUIÑADORES

SI

NO

ENCENDEDOR

SI

NO

QUITASOLES

SI

NO

CENICEROS

SI

NO

ESTUCHE DE HERRAM.

SI

NO

GATA

SI

NO

CONTENIDO DEL ESTUCHE: .............................................................................................. OBSERVACIONES.................................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................... CONFORMIDAD: Declaro recibir el vehículo en las condiciones que se detallan en el presente Acta, haciéndome responsable de su buen uso, resguardo y mantenimiento preventivo.

................................................... CONDUCTOR RESPONSABLE

......................................................... RESPONSABLE DE LA ENTREGA

FECHA DE ENTREGA .........../............/............... ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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ANEXO Nº 5 PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO COCHABAMBA

SOLICITUD DE TRANSPORTE URBANO

Nº.....................................

NOMBRE DEL SOLICITANTE:........................................................ CODIGO:................................................. DEPENDENCIA:................................................................................................................................................... LABORES A DESARROLLAR:……………………......................................................................................... ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. HORA DE SALIDA:................................................. TIEMPO ESTIMADO:......................................................

................................................. UNIDAD SOLICITANTE

.…….................................................. JEFE INMEDIATO SUPERIOR

FECHA: .............../............../...............

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ANEXO Nº 6 PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO COCHABAMBA

SOLICITUD DE TRANSPORTE RURAL

Nº.....................................

NOMBRE DEL SOLICITANTE:..................................................... CODIGO:................................................ DEPENDENCIA:................................................................................................................................................... DESTINO:……….................................................................................................................................................. REQUERIDO PARA FECHA:......../......../........ HORA:.................. TIEMPO REQUERIDO:...................... CARGA QUE TRANSPORTA: .......................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. LABORES A DESARROLLAR: ........................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. NUMERO DE PERSONAS QUE VIAJAN: ......................................................................................................

…........................................... UNIDAD SOLICITANTE

….................................................... Vº Bº DIRECTOR DE AREA

FECHA: .............../............../...............

ASISTENTE CONTROL TRANSPORTE: ....................................................................

REVISION TECNICA REALIZADA: SI

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NO

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ASISTENTE CONTROL TRANSPORTE

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ANEXO Nº 7 PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO COCHABAMBA

LIBRETA DE CONTROL

Nº.....................................

Uso y Mantenimiento de vehículos: ....................................................................................... Vehículo: .................................................................................................................................. Placa: ........................................................................................................................................

FECHA

COMBUSTIBLE

LUBRICANTE

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ACTIVIDAD CUMPLIDA

DESTINO

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KM. SALIDA

KM RETORNO

FIRMA CONDUCTOR

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OBSERVACIONES

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ANEXO Nº 8 PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO COCHABAMBA

CONTROL FALLAS

Nº.....................................

CLASE DE VEHICULO:.......................................................... PLACA Nº............................ ASIGNADO A (DEPENDENCIA):......................................................................................... CONDUCTOR RESPONSABLE: ...........................................................................................

DETALLE DE FALLAS: ..................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................

................................................... FIRMA DEL CONDUCTOR

……............................................................. VºBº JEFE INMEDIATO SUPERIOR

FECHA: .............../................../..................

................................................................. RECEPCION ASISTENTE DE CONTROL TRANSPORTE

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ANEXO Nº 9

PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO COCHABAMBA

ORDEN SALIDA DE VEHICULOS

Nº.....................................

CONDUCTOR: …........................................................................................................................ VEHICULO: ............................................................. PLACA: ................................................. HORA SALIDA: ...................................................... HORA RETORNO: .................................

OBSERVACIONES:............................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................

.................................................... FIRMA CONDUCTOR

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............................................................... FIRMA Y SELLO TRANSPORTES

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ANEXO Nº 10 PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO COCHABAMBA

SOLICITUD DE TRANSPORTE EN HORAS NO LABORABLES

Nº.....................................

NOMBRE DEL SOLICITANTE:..................................................................... .................................................. DEPENDENCIA:................................................................................................................................................... DESTINO:.............................................................................................................................................................. REQUERIDO PARA FECHA:......../......../........ HORA:................... TIEMPO REQUERIDO:..................... CARGA QUE TRANSPORTA:........................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. LABORES A DESARROLLAR: ........................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. ............................................. UNIDAD SOLICITANTE

.

….................................................... Vº Bº DIRECTOR DE AREA

FECHA: .............../............../...............

ASISTENTE CONTROL TRANSPORTE:....................................................................

REVISION TECNICA REALIZADA: SI

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NO

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ASISTENTE CONTROL TRANSPORTE

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ANEXO Nº 11 FLUJO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE TRANSPORTES

SURTIDOR

PRESUPUESTOS

AREA SOLICITANTE

ALMACENES

DIR. TEC. ADMINISTRATIVA

CONTABILIDAD

OBSERVACIONES

Inicio Llena boletas verificando saldos presupuestarios, kilometraje y elabora cuadro resumen semanal

15 min.

Revisa cuadro resumen y aprueba el consumo

Carga combustible previa verificación de placa y kilometraje

15 min.

24 Hrs.

Certifica presupuesto

Verifica con sistema cargado de combustible por boleta y emite reporte semanal a Contabilidad y DTA.

24 Hrs.

Revisa cuadro resumen y boletas para remitir a contabilidad

Realiza trabajo contable

24 Hrs.

FIN

72 Hrs. Y 30 min

NOTA : El presente flujo de aprovisionamiento de combustible se constituye en un instrumento simplificado que debe tomar en cuenta las siguientes aclaraciones. 1.- El Responsable de TRANSPORTES entregará boletas de consumo llenadas en forma diaria a Presupuesto para la certificación respectiva. 2.- El Responsable de TRANSPORTES entregará cuadros resumen de consumo de combustible semanal a todas la dependencias solicitantes para su aprobación y conformidad, de la misma manera, remitirá a la Dirección Técnica Administrativa un resumen general de consumo en forma semanal para refrendar, realizar seguimiento y control por esta autoridad. 3.- La aplicación, cumplimiento y control del proceso así como de sus resultados es responsabilidad del Área de Transportes y la Dirección Administrativa Cbba. 25/09/06

ELABORADO POR: ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

COORDINADO Y ASESORADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

APROBADO POR: • SR. PREFECTO • SECRET. HAC. PREFECT.

FECHA DE ACTUALIZACIÓN SEPTIEMBRE 2007