Makalah.docx

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini

adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat. Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di bidangnya.

B.

Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas kami simpulkan beberapa rumusan masalah yaitu : 1. Bagaimana pengertian administrasi ketatausahaan yang ada disekolah? 2. Apa saja jenis-jenis dan tugas ketatausahaan disekolah ? 3. Bagaimana surat dan kepengurusannya ? 4. Bagaimana kegiatan ketatausahaan yang lain ?

1

C.

Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah yang diperoleh, adapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1.

Mengetahui pengertian administrasi ketatausahaan disekolah.

2.

Mengetahui jenis-jenis kegiatan dan tugas ketatausahaan yang ada disekolah.

3.

Mengetahui surat dan kepengurusannya.

4.

Mengetahui kegiatan ketatausahaan yang lain.

2

BAB II PEMBAHASAN

A.

Pengertian Ketatausahaan Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata

usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkatwarkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusanurusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis nota-nota yang tertulis atau tercetak. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

B.

Jenis-Jenis Kegiatan Dan Tugas-Tugas Ketatausahaan

1.

Jenis – jenis kegiatan ketatausahaan.

Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan

di

sekolah.

Secara

terperinci

kegiatan

yang

dibantu

kemudahannya adalah: a.

Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Kurikulum Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang

bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan

3

efisien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan tulis besar diserahkan ke tata usaha

b.

Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Siswa. Pekerjaan tata usaha

yang menunjang manajemen siswa banyak

berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain: a) Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir). b) Mengisi buku induk dan buku klaper. c) Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa. d) Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya. e) Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain. f) Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun.

c. Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Personil. Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain: a)

Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.

b)

Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiranlampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.

c)

Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.

d)

Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.

e)

Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan pegawai edukatif dan administratif.

f)

Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.

4

d.

Kegiatan Yang Mengenai Penataan Inventaris Sekolah

a)

Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu

mencatat

keluar

masuknya

barang,

pemeliharaan

dan

penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan b)

Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan

(diberikan

kepada

lembaga

lain

atau

perseorangan),

disingkirkan.

e.

Kegiatan Yang Menunjang Penataan Keuangan. `Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan

menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.

f.

Kegiatan Yang Mengenai Pekerjaan Surat-Menyurat. Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-

macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan yang mempunyai tugas menerima, membagikan, dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.

g.

Kegiatan Yang Menunjang Manajemen Sarana Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang

sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar kebutuhan.

5

2. Tugas-Tugas Tu (Tata Usaha) Pengalaman dan sertifikasi pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka, dan mereka bekerja pada disiplin ilmu mereka maing-masing. Sementara aktivitas semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh Kepala Sekolah dan Kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerjasama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrastruktur sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan, dan hubungan masyarakat. Mill dan Standingford (1982) menyebutkan 8 tugas administrasi yaitu: a. Menulis surat b. Membaca c. Menyalin (menggandakan) d. Menghitung e. Memeriksa f. Memilah (menggolongkan dan menyatukan) g. Menyimpan dan menyusun indeks h. Melakukan komunikasi (lisan dan tertulis)

C.

Surat dan Kepengurusannya

1.

Jenis-jenis Surat

Beberapa surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah: a.

Surat Dinas

b.

Nota Dinas

c.

Memorandum (memo)

d.

Surat pengantar.

e.

Surat kawat

f.

Surat edaran

g.

Surat Undangan

h.

Surat Keputusan

6

2.

Pengurusan Surat

Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas perhimpunan (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan penata arsip. a. Penerima surat bertugas : a) Menerima surat b) Menerima jumlah dan alamat surat. c) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat. d) Meneliti tanda – tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta “kesahan” surat. e) Meneruskan kepada penyortir surat

b. Penyortir surat bertugas a)

Menerima surat masuk.

b)

Mengelompokkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi.

c)

Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.

d)

Membuka surat dinas berdasarkan surat penting dan surat biasa, dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.

e)

Meneliti lampiran surat.

f)

Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.

g)

Menyampaikan surat yang telah terbuka atau sudah tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.

c.

Mencatat surat bertugas:

a)

Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang sudah diteliti

b)

Mencatat surat tersubut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia.

c)

Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.

d. a)

Pengarah bertugas: Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat.

7

b)

Menyampaikan surat tersebut diatas kepada pengolah, dengan memulai petugas tata usha sekolah.

c)

Menyimpan arsip kendali 1 lembar.

e.

Pengolah bertugas:

a)

Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi kepada lembar disposisi yang telah tersedia.

b)

Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya.

f. a)

Penata arsip bertugas : Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan klasifikai yang berlaku.

b)

Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.

c)

Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan pada bagian arsip.

D.

Ketatausahaan Yang Lain Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan

surst menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah. 1.

Daftar Hadir Pegawai Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan

pegawai, baik edukatif maupun administrative 2.

Buku Piket Selain buku daftar hadir, perlu juga disekolah disediakan buku piket. Buku

ini diisi oleh guru piket agar kejadian – demi kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh semua guru yanga bekerja di sekolh itu dan terutama oleh Kepala Sekolah. 3.

Buku Notulen Rapat Sekolah Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan.

Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat.

8

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan 1. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. 2. Jenis-jenis kegiatan dalam urusan ketatausahaan: a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum. b. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa. c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil. d. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah. e. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan. f. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana. g. Kegitan yang menunjang manajemen sarana. 3. Berdasarkan surat dan kepengurusannya, surat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu : a. Surat dinas b. Nota dinas c. Memorandum (memo) d. Surat pengantar e. Surat kawat (telegram) f. Surat edaran g. Surat undangan h. Surat keputusan i. Instruksi j. Surat tugas k. Pengumuman

9

4. Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah. a. Daftar Hadir Pegawai b. Buku Piket c. Buku Notulen Rapat Sekolah

B.

Saran Pegawai yang mengurusi bagian ketatausahaan hendaknya mengetahui

tugas-tugas ketatausahaan.

10

DAFTAR PUSTAKA

Ansyar, Mohammad. 1989. Dasar-dasar Pengembangan Kurikulum. Jakarta: Depdikbud. Arikunto, Suharsini. 1999. Dasar-dasar Evalusi Pendidikan (Edisi Revisi). Jakarta: Bumi Sukirman, Hartati dkk. ____. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press Suryosobroto. 2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.

11