Makalah.docx

BAB I PENDAHULUAN I.

Latar Belakang Di dalam sebuah organisasi diperlukan adanya suatu perencanaan yang matang untuk membantu tercapainya tujuan organisasi tersebut, tidak hanya dalam organisasi namun juga dalam kehidupan kita. Perencanaan adalah proses yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan (Siswanto, 2005). Perencanaan yang efektif didasarkan atas fakta, bukan didasarkan atas institusi. Fakta yang tepat dikumpulkan dan dianalisis, aktivitas yang diusulkan didasarkan atas kondisi yang diberikan oleh fakta. Perencanaan juga berhubungan dengan aktivitas yang akan dilakukan pada masa yang akan dating. Perencanaan bertalian dengan hal – hal yang akan terjadi dari keputusan sekarang. Melalui perencanaan, anggota organisasi berusaha melihat kedepan, mengetahui lebih dahulu hal – hal yang mungkin terjadi, mempersiapkan hal – hal yang tidak tentu menggambarkan aktivitas, dan memberikan arahan kronologis untuk pencapaian tujuan (Siswanto, 2005). Perencanaan sendiri terdiri dari pereencanaan strategi dan perencanaan operasional. Perencanaan strategi disusun terlebih dahulu, dimana rencana ini dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas yaitu melaksanakan misi yang merupakan satu – satunya alas an kehadiran suatu organisasi. Sedangkan perencanaan operasional disusun untuk menjalankan strategi yang telah disusun sehingga dalam hal ini perencanaan operasional sangat berkaitan dengan perencanaan strategi sehingga penting sekali untuk mempelajari tentang perencanaan operasional untuk menjalankan suatu organisasi. Dalam makalah ini akan dibahas lebih dalam tentang perencanaan operasional sehingga diharapkan nantinya makalah ini dapat berguna dalam penyusunan perencanaan operasional.

II.

Rumusan Masalah a. Apakah pengertian dari perencanaan operasional ? b. Apa sajakah jenis – jenis perencanaan operasional ? c. Apakah ruang lingkup dari perencanaan operasional ? 1

d. Apa sajakah langkah – langkah dalam menyusun perencanaan operasional ? III.

Tujuan Penulisan 1. Tujuan Umum Untuk

mempelajari

tentang

perencanaan

operasional

secara

keseluruhan sehingga nantinya dapat digunakan untuk menyusun perencanaan operasional dalam suatu organisasi. 2. Tujuan Khusus a. Untuk mengetahui pengertian dari perencanaan operasional b. Untuk mengetahui jenis – jenis perencanaan operasional c. Untuk mengetahui ruang lingkup perencanaan operasional d. Untuk mengetahui langkah – langkah dalam menyusun perencanaan operasional

2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perencanaan Operasional 1. Menurut

Lilis

Muchlisoh,

perencanaan

operasional

diturunkan

dari

perencanaan taktis, mempunyai focus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah. 2. Menurut Siswanto, perencanaan operasional memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategi itu dilaksanakan. 3. Menurut Edward, perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada organisasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai efisiensi. Jadi, perencanaan operasional pada dasarnya adalah proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan – kegiatan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi terebut. Perbedaan antara perencanaan operasional dan perencanaan strategi secara sederhana tergambar dalam gambar proses perencanaan seperti dibawah ini :

G

Gambar diatas merupakan pola umum ptoses perencanaan. Dapat dilihat bahwa proses perencanaan itu sendiri terdiri dari perencanaan strategi dan perencanaan opersional.

Keduanya

merupakan

tahapan

yang

saling

berkesinambungan.

Perencanaan strategi berhenti pada penetapan tujuan, sasaran dan strategi 3

pengembangan yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan rencana operasional yang meliputi perencanaan sumber daya manusia (SDM), produksi, keuangan, pemasaran, logistic (ketersediaan) dan mutu. Secara umum, perbedaan pokok antara perencanaaan strategi dan perencanaan operasional dapat dilihat dari table berikut :

Karakteristik dari perencanaan operasional bias dilihat dari perebedaannya dengan perencanaan strategi. Sasaran dari perencanaan operasional adalah untuk mendapat keuntungan pada saat ini. Keuntungan jangka panjang sudah ditetapkan oleh perusahaan pada perencanaan strategi.

Sumber dan hasil yang diharapkan pada

perencanaan operasional adalah adanya efisiensi kerja dan stabilitas pada kegiatan – kegiatan yang sedang dijalankan oleh organisasi. Sehingga ketika suatu perusahaan itu menjaga kestabilan dan efisiensi, maka focus organisasi terbut adalah keuntungan saat ini. Informasi yang dihasilkan dari perencanaan operasional akan digunakan pada saat ini. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa karakteristik yang utama dari perencanaan operasional adalah orientasinya pada jangka waktu pendek/saat ini. Lebih menekankan pada kestabilan dan efisiensi sehingga sifat dari organisasi kepemimpinan tersebut adalah stabil. Pemecahan masalah yang bias dijadikan pilihan ketika organisasi dihadapkan pada masalah/tantangan adalah dicari solusi yang berdasarkan

pengalaman/sudah

pernah

4

dilakukan

sebelumnya

didasarkan

padakebiasaan organisasi dengan resiko yang relative rendah karena didasarkan pada pertimbangan – pertimbangan masa lalu. B. Jenis – Jenis Perencanaan Operasional Ada dua jenis perencanaan operasional, yaitu : 1. Rencana Tunggal (Sekali Pakai) Rencana tunggal adalah rencana yang dilakukan untuk sekali pakai sebagai contoh perusahaan merencanakan ekspansi pembuatan pabrik baru penarikan tenaga kerja batu, dll. Bentuk utama rencana sekali pakai antara lain, sebagai berikut : a. Program Program mencakup serangkaian aktivitas yang relative luas. Sutu program menjelaskan :  Langkah – langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan  Unit atau anggota yang bertanggungjawab untuk setiap langkah  Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah b. Proyek Proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri. Selain proyek memiliki cakupan terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu. Setiap proyek akan menjadi tanggungjawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dalam batas waktu tertentu. c. Anggaran Anggaran adalah pernyataan tentang sumber daya keuangan (financial resources) yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula. Anggaran terutama merupakan alat untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi. Oleh karena itu, anggaran merupakan komponen penting dari setiap program dan proyek. Anggaran mendeskripsikan pendapatan dan biaya. Dengan demikian, anggaran menentukan target aktivitas seperti hasil penjualan, biaya tiap bagian atau investasi baru.

5

2. Standing Plan Standing plan adalah rencana yang dipakai berulang – ulang. Rencana ini bisa menghemat waktu dan tenaga diterapkan pada situasi yang sama. Bentuk rencana tetap antara lain, sebagai berikut : a. Kebijakan Kebijakan adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Kebijakan menentukan apakah keputusan dapat diambil atau tidak dapat diambil. Yang berhak membuat kebijakan dalam suatu organisasi adalah manajer puncak (Top Manager). Manajer puncak membuat kebijakan disebabkan karena hal – hal berikut :  Kebijakan tersebut akan meningkatkan efektivitas organisasi  Harapan bahwa beberapa aspek organisasi dapat mencerminkan nilai pribadi mereka  Perlu menghilangkan adanya kontradiksi atau kekacauan yang terjadi pada hierarki yang lebih rendah dalam organisasi yang bersangkutan b. Prosedur Standar Impelementasi kebijakan akan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail yang disebut prosedur standar atau metode standar. Suatu prosedur memberikan seperangkat petunjuk detail untuk melaksanakan urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi. c. Peraturan Peraturan adalah pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana tetap yang paling jelas dan bukan merupakan pedoman pemikiran atau pengambilan keputusan. C. Ruang Lingkup Perencanaan Operasional Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan perencanaan strategi. Didalam perencanaan operasuional dapat disusun dengan menjawab 5W, 1H dan 1B, yaitu :  What : Apa sasaran yang akan dicapai dan indicator kinerjanya disesuaikan dengan strategi yang dikembangkan dalam Renstra  Why : Mengapa sasaran itu yang utama. Alas an atau manfaat atau kaitannya dengan misi atau untuk mencegah hambatan tersebut 6

 How : Bagaimana cara mencapainya. Caranya dengan menerapkan strategi yang tepat dan menjabarkannya menjadi rencana kegiatan yang tepat dilakukan  Where : Dimana kegiatan itu dilakukan atau bidang tugas atau unit mana yang bertanggungjawab menyelesaikannya  Who : Siapa yang diberikan tanggungjawab melakukan (orang yang tepat kualifikasi)  When : Kapan dimulai dan selesai  Budget : Biaya yang dibutuhkan Rencana kegiatan yang disusun minimal menjawab what, how, who, when dan budget. Rancangan kegiatannya dapat dilihat sebagai berikut : 1. Kegiatan tersebut bukan merupakan investasi atau pengadaan sumber daya. Namun harus berupa dampak dari investasi atau upaya pemanfaatan investasi. Kegiatan dapat berlangsung terus – menerus sementara investasi merupakan implikasi dan hanya merupakan taap paling awal dari sebuah kegiatan. 2. Kegiatan tersebut tidak kompleks, sehingga dapat dipahami dengan mudah dan dapat dilaksanakan dengan baik. 3. Kegiatan tersebut dapat diukur tingkat keberhasilannnya. Untuk itu perlu ditetapkan indicator keberhasilan pelaksanaan kegiatan yang dapat diukur. Indicator keberhasilan kegiatan, umumnya berupa indicator keberhasilan dampak (impact/outcomes). 4. Cakupan kegiatan tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit karena cakupan ini akan berkaitan dengan beban kerja seorang penanggungjawab. 5. Keluaran (output) maupun dampak (impact/outcomes) kegiatan mempunyai kontribusi

yang

cukup

bermakna

(significant)

terhadap

rencana

pengembangan sekolah secara keseluruhan. 6. Keterkaitan antar bagian kegiatan/sub-kegiatan harus terlihat dengan jelas. 7. Keberlangsungan kegiatan tergambarkan dengan jelas. D. Langkah – Langkah Dalam Penyusunan Perencanaan Operasional Langkah dalam menyusun perencanaan operasional adalah sebagai berikut : 1. Memahami unit kegiatan suatu rencana operasional

7

Memahami unit kegiatan suatu rencana operasional merupakan langkah yang sangat diperlukan dalam proses perencanaan karena jika dilakukan dengan tepat maka kita dapat mendefenisikan masalah sesuai dengan realita yang kita harapkan. Tujuannya adalah agar mempermudah penentuan prioritas,

mempermudah

penentuan

alternative

pemecahan

masalah.

Berdasarkan informasi perencanaan diatas kita dapat menentukan masalah dengan metode dan teknik pengenalan masalah. Metode dan teknik pengenalan masalah yang digunakan adalah pendekatan system.

Apabila kita melihat penyebab masalah, kita melihat kearah panah sebaliknya. Misalnya, masalahnyaada di output, maka penyebab masalah ada pada proses dan atau input. Selanjutnya mencoba untuk mengenal masalah yang ada secara spesifik dan sejelas mungkin. Dimulai dengan membaca ulang uraian situasi yang ada dan mengelompokkan masalah menurut lokusnya (merujuk pada unsur organisasi). Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini meliputi : a. Penjelasan

mengenai

akar

permasalahan

yang

telah

berhasil

diidentifikasi pada evaluasi diri saat menyusun Renstra, yang akan diselesaikan dengan melaksanakan Renop ini. Masalah tersebut harus dijelaskan sedemikian rupa, sehingga tergambar permasalahan tersebut secara utuh dan menyeluruh (termasuk cakupannya, berat/ringannya, faktor – faktor yang berpengaruh pada permasalahan tersebut).

8

b. Kebijakan dan tujuan yang dirumuskan dalam RIP dalam dokumen Renstra. Apabila Renop yang disusun untuk tahun kedua dan seterusnya menyadari implementasi Renstra, dalam latar belakang juga perlu dikemukakan, yaitu :  Capaian – capaian tujuan jangka panjang yang telah diperoleh pada tahun – tahun sebelumnya  Masalah dan kendala yang dihadapi yang belum terselesaikan pada tahun sebelumnya 2. Membuat Penjadwalan (Scheduling) Unit Kegiatan Unit kegiatan tersebut Renop yang akan dilaksanakan adalah pilihan yang paling tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan tersebut diatas. Argument/alas an tersebut dapat didasarkan pada pembenah faktor – faktor yang berpengaruh pada akar permasalahan tersebut atau dapat berdasarkan teori ilmiah dan pengalaman dalam menghadapi akar permasalahan tersebut. Membuat penjadwalan (scheduling) unit kegiatan tersebut, antara lain : a. Gant Chart Bagan blok (Gantt Bar Chart) adalah diagram berskala waktu yang menunjukkan waktu yang dijadwalkan bagi berbagai kegiatan. Durasi dari kegiatan – kegiatan tersebut biasanya diperlihatkan secara horizontal dengan skala waktu (hari, minggu, bulan) tertentu. Bagan blok

merupakan

metoda

penyusunan

jadwal

dengan

tujuan

mengidentifikasi unsure waktu dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan. Ditemukan oleh H.L Gantt, sehingga disebut juga Gantt Bar Chart. b. PERT/CPM (Program Evaluation and Review Technique/Critical Path Methode) i.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian – bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evalution and Review

Technique

adalah

suatu

metodologi

yang

dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Teknik PERT adalah 9

suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur, karena jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan

telah

ditentukan

terlebih

dahulu

sebelum

dilaksanakan. Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. ii.

CPM (Critical Path Methode) CPM adalah akronim Critical Path Method atau Metode Jalur Kritis (MJK) adalah suatu teknik perencanaan dan pengendalian yag digunakan dalam poyek yang memiliki data biaya dari masa lampau. Metode jalur kritis memungkinkan seorang manajer menyelesaikan pekerjaan dalam waktu sesingkat mungkin dengan kerja lembur seminimum mungkin, tambahan tenaga kerja ataupun tambahan peralatan, serta tidak terkena sanksi apa-apa apabila penyelesaian pekerjaan tersebut terlambat.

Sebenarnya, baik PERT maupun CPM merupakan teknik untuk merencanakan dan mengendalikan proyek. Namun demikian, keduanya terdapat perbedaan pokok. CPM memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian. Perbedaan lainnya bahwa metode untuk menentukan waktu bagi para pemakai CPM dianggap memiliki landasan yang lebih kuat untuk memperkirakan alokasi waktu yang dibutuhkan guna melaksanakan aktivitas. Dalam system PERT, biasanya direktur proyek lebih menghargai waktu daripada faktor biaya. Adapun seorang mandor pada suatu perusahaan real estate mengambil sikap yang kontradiktif dengan direktur proyek di atas. Ia harus menyelesaikaan pekerjaan tepat pada waktunya dengan biaya yang telah dialokasikan. Apabila alokasi waktu 10

dapat diperkirakan dengan tepat dan biaya dapat diakulasikan sejak semula maka lebih menguntungkan apabila digunakan CPM yang merupakan salah satu dari alternatif teknik pengendalian. Sebaliknya, apabila tingkat ketidakpastian sangat besar dan pengendalian terhadap waktu lebih penting daripada biaya maka penggunaan PERT merupakan

teknik

yang

paling

tepat.Dasar

pembentukan

jaringan (network) dalam CPM hampir sama dengan pembentukan jaringan dalam PERT. Perbedaan utamanya terletak dalam penentuan estimasi waktu. Dalam teknik CPM ditentukan dua buah prakiraan waktu dan biaya untuk setiap aktivitas yang terdapat dalam jaringan. Estimasi yang dimaksudkan adalah estimasi normal dan estimasi cepat. Estimasi waktu normal hampir sama dengan estimasi yang paling mungkin dalam PERT. Estimasi biaya normal adalah biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dalam waktu yang normal. Estimasi waktu cepat adalah alokasi waktu yang akan dibutuhkan oleh suatu proyek apabila biaya yang dikeluarkan tidak jadi soal dalam usaha mempersingkat waktu bagi proyek tersebut. Adapun estimasi

biaya

cepat

adalah

biaya

yang

dibutuhkan

untuk

melaksanakan suatu pekerjaan yang dipercepat penyelesaiannya dengan tujuan sedapat mungkin mempersingkat waktu selesainya. i.

Memperhitungkan biaya satuan (unit cost dan frekuensi setiap unit kegiatan dan menyusunnya dalam suatu anggaran (budgeting). Penganggaran merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan

tentang

sumber

daya

keuangan

atau financial

resources yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu. ii.

Mengidentifisir sumber daya lain yang diperlukan dalam suatu setiap unit kegiatan dan menyusunnya dalam kebutuhan sumber daya. Sumber daya yang dicantumkan dalam Renop merupakan uraian rinci mengenai jenis, kualifikasi, dan kuantitas sumber daya yangdibutuhkan agar kegiatan/sub-kegiatan yang direncanakan dapat

dilaksanakan

dan

dijaga

keberlangsungannya

(sustainability ). Sumberdaya ini dapat meliputi SDM, pra-sarana 11

dan sarana pendidikan, buku-buku perpustakaan, keahlian, informasi, teknologi, system manajemen, networking , bahan habis pakai untuk kegiatan manajemen.Pemilihan dan penetapan sumber daya yang dibutuhkan hendaknya memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut :  Uraian harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan kegiatan.  Harus

dijelaskan

asal

sumberdaya

tersebut,

misal:

membeli,menyewa, meminjam, memperbaiki yang telah ada, ataumeningkatkan kapasitas.  Setiap

kegiatan

atau

sub-kegiatan

dimungkinkan

membutuhkanlebih dari satu sumber daya.  Dimungkinkan

adanya

juga

membutuhkanpenambahan

kegiatan

sumberdaya

yang baru,

tidak tetapi

menggunakan sumberdayayang sudah ada, sehingga pada bagian ini tidak ada sumberdayayang dibutuhkan.  Mencantumkan

jumlah

dana

yang

dibutuhkan

untuk

mengadakan,perbaikan, peningkatan kapasitas sumberdaya tersebut iii.

Menyusun rencana pengawasan dan rencana evaluasi terhadap pelaksanaan program. Menurut Fayo, pengawasan terdiri dari tindakan meneliti apakah segala sesuatu tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, instruksi- instruksi yang telah dikeluarkan dan prinsip=prinsip yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat diartikan

bahwa

pengawasan

adalah

suatu

proses

untuk

menetapkan pekerjaan atau kegiatan apa saja yang sudah dilaksanakan,

dan

menilainya

terhadap

rencana

serta

mengoreksinya agar perencanaan dilakukan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan meliputi :  Menetapkan alat pengukur (standar) dan mengumpulkan data atau fakta  Mengadakan penilaian (evaluate)  Mengadakan perbaikan (corrective action) 12

Evaluasi merupakn proses penilaian pelaksanaan secara sistematik dengan membandingkannya dengan standar dan dengan mengikuti kriteria guna menilai dan pengambilan keputusan selanjutnya. Berdasarkan waktunya evaluasi dapat digolongkan menjadi : a. Formative Evaluation Evaluasi yang dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan program masih sedang berlangsung. b. Summative Evaluation Evaluasi dilakukan pada saat program selesai dilakukan. iv.

Mengindentifikasi kebutuhan Legal Aspect/ aspek h ukum dan hubungan ekstramural pelaksana program Dalam

membuat

sebuah

rencana

operasional,

harus

memperhatikan masalah aspek hokum,misalnya kebijakan atau peraturan yang berlaku. Selain itu, harus memperhatikan tentang hubungan dengan program-program yang lain baik lintas sektoral maupun lintas program. (Subur, 1997).

13

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Perencanaan merupakan suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan

yang

akan

dilakukan

untuk

mencapai

sesuatu

tujuan

tertentu.Perencanaan dalam suatu organisasi terdiri dari 2 jenis, yaitu perencanaan strategik, dan perencanaan operasional. Akan tetapi, dalam pelaksanaannya, perencanaan operasional merupakan jenis perencanaan yang paling berperan dalam penerapan visi, misi, dan juga tujuan organisasi karena dengan perencanaan ini, maka segala visi, misi, tujuan beserta strategi-strategi yang digunakan akan dituangkan dengan lebih nyata sehingga mudah untuk dilakukan.

14