Makalah Spm.docx

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Pengendalian manajemen merupakan fungsi penting dalam organisasi. Kegagalam dalam pengendalian manajemen akan membawa kerugian finansial yang besar, rusaknya reputasi, dan bahkan mungkin dapat membawa kegagalan bagi organisasi. Pentingnya SPM yang baik telah diterima secara luas. Akan tetapi, membandingkan buku dan artikel yang ditulis dalam pengendalian manajemen menjadi sulit, karena beberapa bahasa dalam SPM tidak tepat. Istilah “Pengendalian” merujuk pada fungsi manajemen, defenisi ini tidak diterima secara universal. Pandangan kuno menyebutkan SPM merupakan cybernetic yang sederhana atau sistem pengaturan yang melibatkan umpan balik tunggal, membandingkan ukuran dengan standar yang diinginkan. Lebih umum, SPM memfokuskan pada pemberian dorongan karyawan untuk melakukan hal yang terbaik bagi perusahaan. Artinya, pengendalian manajemen bersifat proaktif dari pada reaktif. SPM mempengaruhi perilaku karyawan pada cara yang diharapkan dan, karenanya, meningkatkan probabilitas yang dimana perusahaan akan mencapai tujuannya. Dengan demikian, fungsi utama pengendalian manajemen adalah memengaruhi perilaku agar sesuai dengan yang diinginkan. Keuntungan pengendalian manajemen adalah peningkatan probabilitas tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan.

1.2.Pokok Pembahasan Berdasarkan latar belakang di atas, penulis membuat pokok pembahasan terkait makalah “Manajemen dan Pengendalian” sebagai berikut: 1.

Menjelaskan Mengenai Manajemen dan Pengendalian.

2.

Menjelaskan Penyebab Masalah Pengendalian Manajemen.

3.

Menjelaskan Karakteristik Pengendalian Manajemen.

4.

Menjelaskan Pencegahan Masalah Pengendalian.

5.

Menjelaskan Alternatif Pengendalian.

1

BAB II PEMBAHASAN

2.1. Manajemen dan Pengendalian Manajemen Berbagai kepustakaan mendefinisikan mangenai manajemen. Semua berhubungan dengan proses dimana sumber daya perusahaan dan aktivitas diarahkan pada pencapaian tujuan perusahaan. Yang pasti, siapa yang mempelajari dan mengajarkan manajemen telah mengubah subjek yang luas menjadi subjek yang lebih kecil, menjadi elemen yang dapat dilihat. Tabel 1.1 menunjukkan skema klasifikasi yang paling menonjol. Kolom petama menunjukkan fungsi utama manajemen dari rantai nilai: pengembangan produk atau jasa, operasi (produk manufaktur atau memberikan pelayanan jasa), pemasaran/penjualan (menemukan pembeli dan memastikan bahwa produk dan jasa dapat memenuhi kebutuhan pelanggan), dan keuangan (pencarian dana). Sebenarnya setiap sekolah manajemen akan menawarkan kursus yang hanya difokuskan pada salah satu, atau hanya salah satu bagian, dari fungsi utama manajemen. Kolom kedua dari tabel 1.1 mengidentifikasikan tipe sumber daya utama yang harus dikerjakan seorang manajer: manusia, uang, mesin dan informasi. Sekolah manajemen juga menawarkan kursus yang diorganisir menggunakan klasifikasi ini. Kursus ini sering kali disebut dengan manajemen sumber daya manusia, akuntansi dan keuangan, produksi, dan sistem informasi, secara berurutan. Hal ini sering kali juga disebut sebagai fungsi pendukung manajemen. Istilah pengendalian manajemen tampak pada kolom ketiga dalam tabel 1.1, yang memisahkan fungsi manajemen sebagai sebuah proses yang melibatkan penentuan tujuan, formulasi strategi dan pengendalian manajemen. Sehingga, pengendalian merupakan bagian akhir dari proses manajemen. Penggunaan istilah pengendalian manajemen dalam buku ini memiliki arti yang sama dengan istilah

2

eksekusi dan implementasi strategi. Pada sebagian besar perusahaan, berfokus pada perbaikan SPM yang akan memberikan tingkat pengembalian yang tinggi dibandingkan dengan memfokuskan pada perbaikan strategi. Studi fortune menunjukkan bahwa penyebab tujuh dari sepuluh CEO yang gagal bukan karena strategi yang buruk tetapi karena eksekusi yang buruk. TABEL 1.1 Berbagai cara memilah ruang lingkup manajemen kedalam elemen yang lebih kecil Fungsi

Sumber Daya

Proses

Pengembangan produk

Manusia

Menetapkan tujuan

Operasi

Uang

Memformulasikan strategi

Pemasaran/penjualan

Mesin

Pengendalian manajemen

Keuangan

Informasi

Banyak program manajemen, termasuk kebijakan bisnis, manajemen strategi, dan sistem pengendalian manajemen, difokuskan pada elemen dari proses manajemen. Untuk memfokuskan fungsi pengendalian manajemen, harus dibedakan berdasarkan penentuan tujuan dan formulasi strategi. Penentuan Tujuan Pengetahuan mengenai tujuan merupakan prasyarat untuk mendesain SPM dan, dengan sungguh-sungguh, untuk berbagai tujuan. Tujuan tidak harus bisa dihitung dan tidak harus secara finansial, meskipun biasanya hal itu digunakan pada perusahaan yang bertujuan mencari laba. Pada organisasi nonprofit sebagai contohnya organisasi tersebut menyediakan tempat tinggal bagi orang-orang yang tidak memiliki rumah. Tetapi banyak perusahaan yang bertujuan mencari laba juga memiliki tujuan nonfinansial, seperti hal-hal yang berhubungan dengan kesinambungan atau pengembangan personel dan kesejahteraan. Akan tetapi, pada beberapa organisasi, karyawan harus memahami apa yang menjadi tujuan organisasi. Jika tidak, maka tidak ada yang dapat mengklaim bahwa tindakan

3

yang dilakukan oleh karyawan disengaja, dan tidak ada yang dapat mendukung klaim bahwa tujuan organisasi dapat berhasil. Pada sebagian besar organisasi, tujuan organisasi sudah diketahui. Hal ini tidak dapat dikatakan bahwa seluruh karyawan menyetujui secara bulat bagaimana organisasi menyeimbangkan tanggungjawabnya

kepada seluruh pemegang

kepentingan, termasuk pemilik (pemegang ekuitas), pemberi utang, karyawan, pemasok, pelanggan, dan masyarakat dalam skala luas. Hal ini jarang terjadi. Dikatakan, organisasi mengembangkan mekanisme kompromi secara eksplisit atau implisit untuk menyelesaikan masalah antar pemegang kepentingan dan mencapai tingkat persetujuan yang sama terkait tujuan yang ingin dicapai. Formulasi Strategi Memiliki serangkaian strategi perusahaan terkait sasaran atau tujuan, maka strategi kemudian didefenisikan bagaimana organisasi seharusnya menggunakan sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuannya. Strategi yang dipahami dengan baik memberikan petunjuk pada karyawan dalam mencapai keberhasilan untuk mengejar tujuan organisasi; hal ini dimaknai karyawan sebagai apa yang seharusnya dilakukan. Atau seperti yang disampaikan oleh Luckhurst pada Practicus bahwa: “seluruh perencanaan pada berbagai bagian sepeti pemasaran, penentuan merk, keuangan, dan pelatihan didesain sesuai dengan tujuan. Banyak organisasi mengembangkan strategi formal secara sistematis, seringkali mengolaborasikan, proses perencanaan. Secara berbeda, organisasi tersebut tidak dapat ditentukan. Seperti, beberapa organisasi yang tidak memiliki strategi secara formal, mereka sendiri. Sebagian besar bentuk elemen utama dari strategi organisasi muncul dari serangkaian interaksi antara manajemen, karyawan, dan lingkungan; dari pengambilan keputusan yang dibuat akan membawa pada keberhasilan. Meskipun demikian, jika beberapa pembuatan keputusan yang dilakukan secara konsisten masih tetap ada, sebuah strategi dapat dibentuk, tanpa memperhatikan strategis sering kali datang melalui proses dinamis dalam organisasi dan bukan melalui pembuatan strategi yang bersifat formal.

4

Bahkan banyak elaborasi tentang visi dan pernyataan strategi yang tidak dilengkapi ketika mereka secara detail melakukan tindakan yang diinginkan dan merenungkan setiap kemungkinan yang terjadi. Akan tetapi, tujuan mendesain SPM , sangat bermanfaat agar dapat memiliki strategi yang sebisa mungkin bersifat spesifik dan detail, jika strategi tersebut dapat digunakan sekarang. Strategi yang dinyatakan secara formal akan memudahkan manajemen, baik untuk mengidentifikasi alternatif pengendalian manajemen yang layak maupun untuk mengimplementasikannya secara efektif. Pengendalian manajemen dapat menjadi target penting dalam faktor keberhasilan organisasi yang bersifat mendesak, seperti pengembangan produk baru, mengatur biaya dalam kisaran dalam kisaran yang rendah, atau meningkatkan pangsa pasar, dibandingkan tujuan pada umumnya yaitu untuk meningkatkan keuntungan dengan cara yang sebagian besar kurang spesifik. Pengendalian Manajemen Versus Pengendalian Strategis Dalam artian luas, sistem pengendalian dapat dipandang memiliki dua fungsi dasar: pengdendalian strategis dan pengendalian manajemen. Pengendalian srategis melibatkan manajer pada pertanyaan: apakah strategi kita masih valid? Atau, lebih tepat pada saat lingkungan yang sedang berubah, mereka bertanya: apakah strategi kita masih valid, dan jika tidak, bagaimana seharusnya mengubahnya? Semua perusahaan harus memperhatikan masalah yang terkait dengan pengendalian strategis, tetapi yang harus diperhatikan adalah potensi strategi yang dimiliki mungkin akan menjadi usang. Hal ini lebih banyak terjadi pada perusahaan yang dioperasikan dalam lingkungan yang lebih dinamis. Sehingga dapat dikatakan, pilihan strategi sering kali menjadi terbatas. Sebagai contoh, ketika Archie Norman, pemimpin eksekutif baru pada ITV, yang perhatian utamanya dibidang televisi, menata visi untuk perusahaannya pada maret 2010 dalam sebuah persentasi bisnis, dia menyatakan anlisisnya bahwa dia melihat dimasa depan dimana ITV akan bebas dari beban peraturan yang berat, dapat menghasilkan lebih banyak uang dari kegiatan di dunia maya dan, yang lebih penting, memperbaiki kualitas program tayangan televisi. Akan tetapi, salah satu analisis bereaksi terkait hal tersebut dengan mengatakan: “Hal tersebut benar,

5

tetapi bukankah hal tersebut sama dengan strategi yang Michael nyatakan beberapa tahun lalu. Kuncinya adalah eksekusi.” Analis lain menambahkan: “Garis besar strateginya tidak semua berbeda, tetapi hal itu karena tidak banyak lagi hal yang anda lakukan.” Pengendalian manajemen difokuskan pada eksekusi, dan hal ini melibatkan pertanyaan umum yang diarahkan: Apakah karyawan anda berperilaku tepat? Pertanyaan terebut dapat dibagi menjadi beberapa bagian. Pertama, apakah karyawan kita memahami apa yang kita harapkan dari mereka? Kedua, apakah mereka akan bekerja keras secara konsisten dan mencoba untuk melakukan apa yang kita harapkan dari mereka; yaitu, apakah mereka akan mengikuti tujuan organisasi yang sesuai dengan strategi? Ketiga, apakah mereka dapat melakukan pekerjaan dengan baik? Terakhir, jika semua jawaban dari petanyaan negatif, apa yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah pengendalian manajemen? Semua perusahaan yang seharusnya mencapai karyawannya untuk dapat mencapai tujuan harus menyelesaikan urusan terkait dengan masalah pengendalian manajemen dasar tersebut. Sarana untuk mengarahkan masalah strategi dan pengendalian manajemen merupakan hal yang berbeda. Manajer lebih mengarahkan fokus utama masalah pengendalian strategis pada bagian eksternal organisasi; mereka nilai industri dan menempatkan organisasi di dalamnya. Mereka befikir bagaimana organisasi, yang memiliki fakta-fakta kombinasi kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan tantangan, dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam bidang industri yang sama. Manajer mengarahkan masalah pengendalian manajemen, dengan kata lain, lebih memilih fokus utamanya pada hal yang bersifat internal; mereka membayangkan bagaimana mereka dapat mempengaruhi perilaku karyawan dengan cara yang mereka inginkan. Dari sudut pandang pengendalian manajemen, strategi seharusnya dipandang sebagai sesuatu yang bermanfaat tetapi tidak mutlak diperlukan untuk mendesain SPM yang tepat. Ketika strategi diformuasikan lebih jelas, alternatif pengendalian lebih memungkinkan untuk dikerjakan, dan menjadi lebih mudah diimplementasikan pada setiap bentuk pengendalian manajemen secara lebih

6

efektif. Akan tetapi, manajer dapat mendesain dan mengoperasikan beberapa tipe SPM tanpa memiliki strategi yang jelas dalam benak mereka. Seperti Adrian Grace, direktur manajer pada Bank of Scotland-Corporate, yang menyatakan: “Jika anda tidak memiliki (sebuah strategi) tetapi anda tahu bagaimana harus menyampaikannya, mungkin anda akan tetap membuatnya. Keberhasilan dalam bisnis sebesar 25% ditentukan oleh strategi tetapi 75% ditentukan oleh eksekusi”. Atau, dengan kata lain, untuk merancang sebuah strategi dan menuliskannya merupakan satu bagian strategi tertentu; sedangkan hal lainnya adalah melaksanakan rencana itu dalam praktik. Sehingga dapat dikatakan, ada beberapa fakta bahwa organisasi dengan sistem formal untuk mengelola pelaksanaan strategi yang melebihi hasil yang diharapkan ternyata tidak dilakukan peusahaan. Penekanan Perilaku Pengendalian manajemen diperlukan untuk menghindari kemungkinan bahwa orang akan melakuakan sesuatu yang tidak diinginkan oleh perusahaan, atau gagal melakukan sesutau yang seharusnya mereka lakukan. Sebagai contoh karyawan dapat bekerja bertentangan, atau sesuai, dengan sistem, sehingga menyebabkan banyak tujuan yang tidak terpenuhi atau menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan. Jika semua karyawan selalu menyadari apa yang terbaik bagi perusahaan, maka tidak perlu adanya SPM. Tetapi karyawan yang sering kali tidak dapat atau tidak mau bertindak sesuai dengan keinginan terbaik yang diharapkan perusahaan, sehingga manajer harus menegambil langkah untuk mencegah hal itu terjadi, dan khususnya dalam hal kegigihan, untuk mendorong perilaku yang tidak diharapkan dan untuk mendorong berperilaku seperti yang diharapkan. 2.2. Penyebab Masalah Pengendalian Manajemen Kurangnya Pengarahan Kinerja beberapa orang karyawan tidak cukup memadai karena mereka tidak mengetahui apa yang diinginkan perusahaan dari mereka. Ketika terjadi kurangnya pengarahan, maka terjadinya perilaku yang diinginkan kemungkinan

7

disebabkan oleh faktor kebetulan. Sehingga, salah satu fungsi pengendalian manajemen melibatkan pemberian informasi kepada karyawan tentang bagaimana cara mereka dapat berkontribusi secara langsung untuk memenuhi tujuan perusahaan. Masalah Motivasi Masalah motivasi merupakan masalah yang umum karena tujuan individu dan tujuan perusahaan secara alami tidak sejalan (individu memiliki tujuan sendiri). Karyawan sering kali bertindak atas dasar keinginannya sendiri dengan mengorbankan kepentingan perusahaannya. Secara keseluruhan, bukti survey menyatakan bahwa terjadi pengurangan tenaga, kesalahan pengelolaan, dan penggelapan sumber daya dalam organisasi, diantara tipe lain dari perilaku buruk yang ddilakukan karyawan, dan ini terjadi secara umum dibnayak perusahaan. Bahkan, bentuk paling serius dari perilaku karyawan karena slah pegarahan, seperti penipuan, memiliki beberapa pengaruh berat, termasuk memburuknya moral karyawan, terganggunya hubungan bisnis,hilangnya keuntungan yang akibat rusaknya reputasi, meningkatnya investasi untuk memperbaiki prosedur pengendalian, biaya hukum dan penyelesian pengadilan, denda dan pinalti pada bulan regulasi, dan kerugian yang berasla dari jatuhnya harga saham. Perkiraan ini konsisten dengan temuan penelitian dari pelaksanaaan survey. Bentuk khusus dari “pencurian” terjadi ketika karyawan memanipulasi laporan kinerjanya, entah dengan memalsukan data atau dengan mengambil keputusan yang dapt menikan kinerjanya, dengan harapan dapat menaikan pendapatan, tetapi tidak dilayani pembayaran insentif. Keterbatasan Individu Keterbatasan individu terjadi ketika karywan apa yang diharapkan dari diri mereka, dan dimotivasi untuk memiliki kinerja ynag tinggi, ternyata tidak dapt melakukannya dengan baik karena beberapa keterbatasan lain. Beberapa keterbatasan personil sangat spesifik. Mungkin disebabkan karena kurangnya

8

kemampuan,

pelatihan,

pengalaman,

stamina,

atau

pengetahuan

untuk

mengerjakan tugas. Selain itu penelitian yang didasrkan pada psikologi menyatakan bahwa semua individu baik yang pandai, yang terlatih dengan baik, dan yang berpengalaman, menghadapi keterbatasan kemampuan dalam menerima masalah baru, mengingat fakta penting, dan memproses informasi dengan tepat. Keterbatasan adalah masalah yang disebabkan karena mereka mengurangi kemungkinan bahwa karyawan akan membuat keputusan yang tepat atau bahwa mereka akan menilai masalah dengan benar terkait dengan pengambilan keputusan yang mereka buat. 2.3. Karakteristik Pengendalian Manajemen Yang Baik Agar memiliki kemungkinan keberhasilan yang tinggi, perusahaan harus mengelola pengendalian manjemen dengan baik. Pengendalian yang baik berarti bahwa manajemen merasa cukup yakin bahwa tidak akan terjadi kejutan yang tidak menyenangkan. Akan tetapi, meski pengendalian manajemn yang baik tetap memberikan probabilitas kegagalan yang sama karena pengendalian yang sempurna tidak pernah ada kecuali mungkin terjadi pada keadaan yang tidak biasa. Pengendalian yang sempurna membutuhkan kepastian bahwa semua sistem pengendalian dapat dilakukan dengan sanga mudah dan individu dalam perusahaan harus selalu melakukan tindakan yang terbaik. Biaya jika tidak memiliki sistem pengendalian yang sempurna disebut dengan kehilangan kendali. Pengendalian optimal dikatakan tercapai jika kerugian pengendalian

yang

diharapkan

lebih

kecil

dari

pada

biaya

untuk

mengimplementasikan pengendalian yang lainnya. Karena biaya pengendalian, maka pengendalian yang sempurna jarang jarang memberikan hasil yang optimal, pengendalian optimal adalah pengendalian yang cukup baik dengan biaya yang rasional. Tolak ukur keberhasilan pengendalian dibutuhkan dalam pengendalian dari pada pengendalian yang sempurna.

9

Penilaian apakah pengendalian yang baik telah dicapai harusnya berorientasi pada masa depan dan didirong oleh tujuan. Namun, penilaian apakah pengendalian yang baik dapat dicapai merupakan hal yang sulit dan subjektif. Hal ini sulit karena memerlukan pengendalian manjemen yang mnecukupi yang harus diukur kembali dimasa yang akan datang dimana hal ini pasti sulit untuk di prediksi , seperti prediksi konsekuensi kemungkinan yang tidak diinginkan dari pengendalian. Pengendalian yang baik tidak dibangun mencakup seluruh aktivitas atau dengan berbagai tujuan kecuali kalau kinerja pada semuanya itu sebagai dimensi yang signifikan untuk diperhatikan. Akn tetapi, karena sulitnya untuk menilai pengendalian manjemen, hal tersebut harus dikerjakan karena keberhasilan perusahaan tergantunag dari SPM yang baik. 2.4. Pencegahan Masalah Pengendalian Mengimplementasikan beberapa kombinasi perilaku-alat yang digunakan untuk memengaruhi yang secara umum dikcnal scbagai SPM. Hal ini bukan merupakan cara yang terbaik untuk mencapai pengendendalian yang baik; sering kali masalah dapat dihindari. Penghindaran berarti mengurangi kemungkinan terjadinya masalah pengendalian. Organisasi tidak selalu dapat menghindari masalah pengendalian mereka, tetapi mereka sering kali dapat menghindari beberapa masalah pengendalian dengan meminimalkan tipe masalah pengendalian yang pasti dan mengetahui sumber permasalahan, atau dengan mengurangi potensi kerugian maksimum jika masalah itu terjadi. Empat strategi yang menonjol untuk pencegahan menghilangkan aktivitas, otomatisasi, sentralisasi, dan pembagian risiko.

Penghilangan Aktivitas Manajer sering kali dapat menghindari masalah pengendalian yang berkaitan dengan entitas khusus atau aktivitas dengan cara membalik risiko yang potensial, dan menggabungkan keuntungan, kepada pihak ketiga seperti mekanisme subkontrak, perjanjian lisensi, atau divestasi. Bentuk penghindaran terscbut yang disebut dengan penghapusan aktivitas.

10

Manajer yang tidak dapat mengendalikan kegiatan tertentu, mungkin karena mereka tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan, karena mereka tidak memiliki pemahaman yang bagus tentang proses yang dibutuhkan, atau karena mercka menghadapi keterbatasan hukum atau struktur, di mana semua itu sering kali mengurangi aktivitas. Sebagai contoh, pada Juli 2010, setelah 28 tahun bergabung sebagai administrator, BP perusahan minyak terbesar di Inggris, mengurusi seluruh operasi ladang minyak Cupiagua di Colombia yang berperan sebagai partner, dikendalikan oleh perusahaan minyak Ecopetrol. BP telah mengoperasikan ladang tersebut dan memiliki 31% saham pada perusahaan, sementara Ecopetrol memiliki 50% dan French Total tetap memiliki 19%. BP sebagai bagian dari perusahaan berencana menjual asetnya untuk menutup biaya pengeluaran perusahaan yang besar terkait kebocoran minyak di laut dalam di Teluk Meksiko, meningkatkan kas untuk menutup liabilitasnya tetapi juga untuk fokus kembali pada bisnis yang dilanda bencana. Ketika manajer tidak berharap secara sungguh-sungguh untuk menghindari area di mana mereka tidak dapat melakukan pengendalian dengan baik, mereka berharap paling tidak dapat meminimakan investasinya, dan (beberapa) risiko, pada bidang tersebut. Sebagai contoh yaitu cloud computing, yang berarti bahwa perusahaan berusaha untuk melakukan komputerisasi terhadap sumber daya (pemrosesan, penyimpanan, pemesanan, basis data, dan lainnya) dari luar perusahaan, dan mereka hanya membayar untuk apa yang digunakan, daripada mengembangkan infrastruktur komputerisasi sendiri dan menggunakan sistem mereka sendiri. Dengan meningkatnya permintaan terhadap layanan penyimpanan dan pemrosesan data, banyak perusahaan perlu melipatgandakan kapasitas pelayanan mereka, di mana mereka sering kali memiliki uang tetapi tidak memiliká keterampilan, atau kepentingan, karena hal ini di luar kemampuan dasar yang dimilki perusahaan. Dengan menggunakan jasa cloud computing, perusahaan dapat menyelesaikan masalah tersebut dan memberikan kepada ahlinya, dan, karenanya dapat menyediakan pengendalian yang diperlukan sepanjang proses. Meskipun mengurangi seluruh risiko, karena hal ini hanya mengurangi sebagian masalah pengendalian yang berhubungan dengan pengelolaan data dan semua yang memerlukannya.

11

Berdasarkan kepustakaan ekonomi yang difokuskan pada aktivitas tertentu (transaksi) dapat dikendalikan lebih efektif melalui pasar atau melalui hierarki organisasi yang dikenal dengan biaya transaksi ekonomis, Contoh detail dari teori dan bukti dalam studi ini ada di luar cakupan buku ini." Kami hanya mencatat fakta bahwa semua perusahaan pada berbagai ukuran berjuang dengan masalah pengendalian manajemen telah dinyatakan sebagai keterbatasan kepanjangan tangan, transaksi yang didasarkan pada mekanisme pasar dengan pihak eksternal perusahaan memecahkan seluruh masalah pengendalian dengan hasil yang memuaskan. Sepertinya, organisasi akan selalu mengandalkan SPM, yang telah ditemukan efektif pada berbagai keadaar secara luas. Pertumbuhan dan keberhasilan pada sejumlah organisasi yang beragam di seluruh dunia tergantung pada tingkat SPM yang bagus.

Otomatisasi Otomatisasi merupakan kemungkinan kedua untuk pencegahan. Manajer sering kali dapat menggunakan komputer, robot, expert system, dan bentuk otomatisasi lainnya untuk mengurangi pemaparan perusahaan terhadap beberapa masalah pengendalian Alat otomatisasi dapat dirancang sesuai dengan perilaku yang tepat, dan, ketika beroperasi dengan benar, alat tersebut biasanya memiliki kinerja yang lebih konsisten dibandingkan dengan manusia. Komputer dapat mengurangi masalah manusia seperti tidak akurat, tidak konsisten, dan kurangnya motivasi. Sekali diprogram, komputer menjadi konsisten dalam pelaporan transaksi, dan mereka tidak pernah berlaku tidak jujur atau termotivasi tidak setia. Adanya kemajuan teknologi, menyebabkan organisasi mengganti orang dengan mesin dan expert system dalam melakukan aktivitas yang cukup kompleks dan membuat penilaian dan keputusan yang canggih. Di rumah sakit, artificial intelligence system dapat melakukan berbagai tugas sebelumnya dilakukan oleh dokter dan perawat, sistem akan memonitor kondisi pasien dan perkembangan dan memberi peringatan kepada staf medis mengenai kemungkinan masalah yang terjadi; sistem tersebut dapat melakukan diagnosis menyesuaikan kebutuhan obat yang diperlukan; dan mereka menguji kemungkinan interaksi obat dan reaksi alergi. Sistern ini membuat rumah sakit terhindar dari masalah perilaku

12

keterbatasan personel staf medis. Secara umum, penggunaan sistem lebih disukai dibandingkan dengan petugas medis untuk mengingat kembali setiap detail pada setiap kondisi, pengobatan, dan kemungkinan komplikasi untuk menentukan respons yang tepat. Sistem lebih disukai meskipun tidak semuanya, kejutan yang tidak menyenangkan akan terjadi; dalam hal ini, kesalahan medis tidak dapat dihindari. Demišian pula, banyak tugas hukum, meski sering kali cukup kompieks, ada beberapa variasi pada tema, seta membutuhkan tipe dokumen legal yang pasti, seperti registrasi merek dagang atau leasing, tidak jauh berbeda bentukaya dengan contoh yang lain. Perusahaan yang bergerak di bidang hukum meningkatkan penggunaan perangkat lunak yang disebut document assembly software, untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk membuat dokumen sehingga waktu yang diperlukan lebih sedikit dibandingkan dengan yang dbutuhkan oleh seorang karyawan dan, kemungkinan, lebih konsisten dan akurat. Terlebih lagi, mengotomatisasikan tugas yang berat dapat mengurangi biaya dan membuat pengacara memiliki waktu lebih banyak untuk melayani kliennya. Akan tetapi, pada sebagian besar situasi manajerial, otomatisasi hanya dapat

menyediakan

sebagian

solusi

terbaik

dari

pengendlalian,

Satu

kelemahannya adalah kemungkinan yang terjadi. Manusia memiliki banyak bakatkhususnya ketika terlibat pada hal yang kompleks memerlukan penilaian yang bersifat intuitif-di mana tidak ada mesin atau model keputusan yang mampu untuk menduplikasi.

Keterbatasan kedua

adalah

biaya. Otomatisasi

seringkali

membutuhkan investasi besar yang mungkin dapat dibenarkan hanya jika dapat meningkatkan produkivitas, sama seperti pengendalian." Akhirnya, otomatisasi mungkin hanya menggantikan beberapa masalah pengendalian dengan masalah lain. m kali meningkatkan risiko pengendalian. Otomatisasi komputer sering kali meningkatkan risiko pengendalian. Pengurangan sumber dokumen dapat mengaburkan pemeriksaan audit, konsentrasi pada informasi dalam satu lokasi dapat meningkatkan risiko keamanan; dan penempatan kepercayaan yang lebih besar pada program komputer dapat menyebabkan perusahaan berada pada risiko kesalahan pemrogram atau penipuan.

13

Sentralisasi Sentralisasi pengambilan keputusan sebagai kemungkinan pencegahan yang ketiga, merupakan elemen penting dalam hampir semua perusahaan yang menggunakan SPM. Tingginya tingkat sentralisasi, di mana semua keputusan penting dibuat oleh level manajemen puncak, hal ini biasanya terjadi pada industri kecil, khususnya apabila bisnis dijalankan oleh pendiri atau pemilik. Tingginya tingkat sentralisasi juga terdapat pada beberapa perusahaan besar yang memiliki manajer puncak yang sering kali memiliki reputasi menjadi “berorientasi pada detail” atau “pengendalian yang aneh”: Ketika masalahnya seperti ini, manajemen puncak mengambil keputusan sendiri untuk hal-hal penting dan sering kali yang tidak penting, begitu juga dalam pelaksanaannya, mereka menghindari pengambilan keputusan yang buruk yang dibuat oleh karyawan di level yang lebih rendah. Sentralisasi pasti ada dengan tingkat yang berbeda dalam perusahaan, seperti halnya pada tingkatan manaiemen dalam perusahan, manajer cenderung melakukan sendiri beberapa keputusan yang sangat penting yang ada dalam kekuasaannya. Calon umum untuk sentralisasi adalah keputusan yang terkait dengan akuisisi dan divestasi, sebagian besar belanja modal, negosiasi kontrak penjuala yang penting, perubahan organisasi, dan rekrutmen dan pemberhentian karyawan pada posisi yang penting. Akan tetapi, pada sebagian besar perusahaan meskipun berukuran kecil, tidak mungkin terjadi sentralisasi pada semua keputusan penting, dan solusi pengendalian lain dibutuhkan. Seperrti akan kita lihat, hasil pengendalian memainkan peran penting dalam keputusan yang bersifat desentralisasi. Saat keputusan bersifat desentralisasi, hasil pengendalian dibutuhkan untuk membuat manajer yang membuat keputusan bertanggung jawab terhadap hasil keputusanaya. Akuntabilitas hasil dari apa yang dibuat yang didelegasikan sesuai dengan otoritasnya. Pembagian Risiko Akhirnya, kemungkinan lain untuk pencegahan adalah dengan membagi risiko. Pembagian risiko dengan pihak luar dapat membatasi kerugian yang dapat terjadi karena perilaku karyawan yang tidak pada tempatnya. Pembagian risiko dapat dilakukan dengan membeli asuransi untuk pelindung dalam menghadapi 14

kemungkinan kerugian besar yang potensial dalam perusahaan yang mungkin dapat dihindari. Banyak perusahaan menjual fidelity bond pada karyawan yang memiliki posisi yang sensitif (seperti teler bank) untuk mengurangi eksposur perusabaan. Kontrak asuransi paling tidak memberikan sedikit bagian risiko dari sejumlah besar risiko dan kesalahan pada perusahaan asuransi. Cara lain untuk membagi risiko dengan pihak lain adalah masuk dalam perjanjian joint venture. Pembagian risiko dibagi dengan patner joint venture. Alternatif penghindaran ini merupakan solusi yang efektif, atau membatasi, sebagian masalah pengendalian yang dihadapi cleh manajer. Biasanya jarang terjadi untuk dapat menghindari keseluruhan risiko karena perusahaan berhubungan dengan risiko, tetapi beberapa perusahaan menggunakan bentuk penghindaran, otomatisasi, sentralisasi, dan pembagian risiko yang digunakan untuk meminimalkan dampaknya terhadap masalah pengendalian manajemen. 2.5. Alternatif Pengendalian Untuk masalah pengendalian yang tidak dapat dihindari, dan keputusan dibuat bukan untuk menghindari, manajer harus mengimplementasi satu atau lebih mekanisme pengendalian yang secara umum disebut dengan pengendalian manajemen. Kumpulan mekanisme pengendalian yang digunakan secara umum merujuk pada sistem pengendalian manajemen (SPM), yang akan didiskusikan berikutnya. SPM bervariasi antar perusahaan dan antar-entitas atau bidang keputusan pada tiap-tiap perusahaan. Gambar 1.1 dan 1.2 menunjukkan beberapa pengendalian yang digunakan dalam perusahaan manufaktur dan fasilitas komputer, secara bergantian. SPM dari beberapa organisasi mencoba merekrut orang yang dapat dipercaya untuk menjalankan perusahaan dengan baik. Perusahaan lain menggunakan sistem insentif sederhana yang didasarkan pada kinerja, dan masih ada beberapa insentif lain yang ditawarkan yang sangat berpengaruh. Beberapa perusahaan mendasarkan insentifnya pada pencapaian target dalam hitungan angka, yang lainnya tidak menggunakan ukuran tersebut, dan yang lain mengevaluasi kinerja hanya secara subjektif. Beberapa perusahaan mengelaborasikan rangkaian kebijakan dan prosedur yang mereka harapkan untuk dapat dikuti oleh karyawan, sementara yang lain tidak memiliki prosedur atau 15

mereka membiarkan penggunaan prosedur yang kuno. Beberapa perusahaan mengintensifkan penggunaan sejumlah staf audit internal yang profesional, sementara yang lain hanya memastikan paling tidak karyawan patuh terhadap peraturan yang disyaratkan. Ini hanyalah contoh. Perbedaan dapat dibuat di antara SPM yang digunakan. Manajer

pengendalian

memilih

tidak

acak.

Pemilihan

diakukan

berdasarkan pada beberapa faktor. Beberapa pengendalian tidak efektif, atau tidak efekif dari sisi biaya, dalam situasi tertentu. Beberapa tipe pengendalian lebih baik untuk tipe masalah tertentu, dan perusahaan yang berbeda dan bidang yang berbeda dalam tiap perusahaan sering kali menghadapi masalah pengendalian yang berbeda. Beberapa tipe pengendalian memiliki efek samping yang tidak dinginkan yang dapat secara khusus merusak beberapa rangkaian. Dan beberapa pengendalian hanya sesuai untuk gaya manajemen tertentu dibandingkan untuk yang lain.

16

STUDI KASUS LEO’S FOUR-PLEX THEATER Leo’s Four-Plex Theater berada di satu lokasi, dengan empat layar yang berlokasi pada kota kecil di texas barat. Leo Antonelli membeli teater ini setahun yang lalu dan merekrut Bill Reilly, keponakannya untuk mengelolanya. Akan tetapi, Leo merasa prihatin karena teater tidak menguntungkan seperti yang dia pikirkan. Dia menyangka bahwa teater ini memiliki beberapa masalah pengendalian dan bertanya pada Park Cockerill, seorang profesor akuntansi di perguruan tinggi di kota terdekat, untuk mempelajari situasi dan memberi saran. Park menemukan hal-hal berikut : 1. Konsumen membeli tiket pada satu atau dua stan yang lokasinya berada di depan teater. Teater menggunakan karcis masuk umum untuk (tidak ditandai) tempat duduk. Tiket diberi kode warna untuk mengindikasikan film mana yang ingin ditonton. Pada tiket juga tedapat tanggal dan stempel ”hanya untuk penjualan hari ini”. Harga tiket untuk masing-masing (dewasa, anak-anak, pertunjukan siang, sore) bernomor seri, sehingga jumlah tiket yang terjual setiap hari untuk masing-masing harga pada tiaptiap film dapat ditentukan dengan cara mengurangi nomor tiket pertama yang terjual dengan nomor terakhir. 2. Jumlah uang yang terkumpul dihitung setiap hari dan dibandingkan dengan total nilai dari tiket yag terjual. Dari hasil perhitungan uang terungkap, hampir selalu, jumlah uang kurang apabila dibandingkan dengan jumlah yang seharusnya terkumpul. Perbedaannya biasanya kecil, kurang dari $10 per kasir. Akan tetapi pada hari di mana dua minggu sebelum Park melakukan studi, salah satu kasir mempunyai kekurangan hampir $100. 3. Setelah masuk ke teater pada pintu masuk lobi tedapat stan minuman. Park mengobservasi stan minuman untuk beberapa waktu. Dia mencatat bahwa sebagian besar pengunjung stan adalah anak-anak muda, kemungkinan murid sekolah menengah atau mahasiswa. Mereka tampaknya tahu sebagian besar pelanggan, mayoritas dari mereka memiliki umur yang sama, sehingga tidak mengejutkan jika teater berlokasi di kota kecil.

17

Namun yang meprihatikan bagi Park karena dia juga mengobservasi bahwa beberapa kesempatan di mana pengunjung stan datang tetapi gagal untuk dapat mengumpulkan uang tunai dari pelanggan atau gagal untuk menambah penjuaan pada cash register mereka. 4. Pelanggan masuk pada ruang pemutaran film melalui petugas yang memisahkan tiket dan meletakkan bagiannya pada “kotak potongan kartu”. Hasil pengujian menunjukkan jumlah konsumen yang masuk dan meninggalkan teater yang tidak sama dengan jumlah tiket yang terjual maupun jumlah potongan tiket. Park menemukan dua masalah spesifik. Pertama, dia menemukan bahwa beberapa tiket memiliki warna yang salah atau kesalahan penulisan hari pada kotak potongan tiket. Dan kedua, dia menemukan ada sejumlah tiket gratis yang jumlahnya signifikan yang ditandatangai oleh Bill Reilly. Akan tetapi masalah ini tidak termasuk pada penyimpangan jumlah pelanggan yang dihitung. Park menyangka bahwa pengumpul tidak mungkin juga mengundang teman untuk tidak membeli tiket, sehingga menjadikan observasinya tidak mampu memberikan bukti langsung. Ketika studinya lengkap, Park duduk dan merasa heran apakah dia dapat memberikan saran pada leo tentang potensi masalah yang sesungguhnya, dan yang tidak terlalu memberikan.

Kesimpulan Permasalahan : Leo Antonelli membeli bisnis teater Leo’s Four-Plex Thearter dan mempercayakan pengelolaannya pada keponakannya, Bill Reilly. Akan tetapi, Leo merasa prihatin karena teater tidak menunjukkan keuntungan yang ia harapkan. Hal tersebut disebabkan terdapat beberapa masalah pengendalian di dalamnya, diantaranya adalah pengelolaan tiket masuk yang kurang tepat, Bill Reilly yang dalam menjalankan tugasnya kurang professional dan lain sebagainya.

Solusi Penyelesaian : Dalam jangka pendek, Leo Antonelli harus memberhentikan Bill Reilly selaku pengelola dan menggantikannya dengan pihak professional yang mana

18

tidak ada hubungn darah dengannya. Dalam jangka panjang, perusahaan Leo’s Four-Plex Theater harus membangun sistem dari awal. Artinya, melakukan perombakan pada aktivitas-aktivitas yang diduga sebagai penyebab perusahaan merugi:  Tiket seharusnya berisi nomor tempat duduk dan berisi dua tiket yang mudah dipotong. Fungsinya adalah ketika pihak di dalam teater mengotorisasi

tiket,

mereka

yang sebenarnya.

19

memiliki

rekapan

tiket

terjual

BAB III PENUTUP

3.1. Kesimpulan Pengendalian manajemen memusatkan pada fungsi-fungsi organisasi, organisasi adalah sekumpulan manusia yang bekerja sama untuk mencapai satu atau beberapa tujuan. Pengendalian Manajemen adalah suatu proses dimana manajer senior (manajemen di setiap tingkatan) memastikan bahwa orang-orang yang diawasinya mengimplementa-sikan strategi yang dimaksudkan.Sistem Pengendalian Manajemen adalah suatu alat atau cara yang terstruktur yang digunakan oleh manajer untuk memastikan bahaw orang-orang yang diawasinya mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.Pengendalian dapat menjadi alat untuk mengukur keseluruhan usaha para top-manajer; mengendalikan seluruh perencanaan; dan mengendalikan unit-unit yang semi-otonom karena terjadi desentralisasi melebar. Pengendalian umumya dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan keuangan. Adapun kunci sukses manajer dalam melakukan pengendalian adalah pengendalian kuantitas, pengawasan kualitas, waktu, dan pengendalian biaya.

3.2. Saran Makalah ini membahas tentang “Manajemen dan pengendalian” dalam sebuah organisasi. Begitu banyak manfaat yang bisa kita ambil ketika kita membaca dan menghayati setiap kata demi kata yang dapat memperbaharui ataupun menambah wawasan kita mengenai “Manajemen dan Pengendalian” suatu manajemen yang dapat kita gunakan untuk perkuliahan kita di mata kuliah sistem pengendalian manajemen.

20

DAFTAR PUSTAKA

Merchant, Kenneth A. dan Stede, Wim A. Van Der. 2014. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta : Salemba Empat. http://saramonica-infomahasiswa.blogspot.com/2012/05/manajemen-pengendalian.html https://www.pdfcoke.com/doc/304972584/BAB-1-Manajemen-Dan-Pengendalian

21