Makalah Puskesmas.docx

STRUKTUR ORGANISASI, MANAJEMEN, DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI PUSKESMAS Disusun untuk memenuhi nilai tugas mata kuliah Manajemen Sistem Informasi

Dosen pengampu: Yudhy Darmawan, S.KM., M.Kes

Disusun oleh: Risqi Khusnul Khotimah

25010116130310

Muhammad Hadiyanto

25000118183019

PEMINATAN BIOSTATISTIKA 2019 FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG 2019

Daftar Isi

Daftar Isi .......................................................................................................................................... i A. PENGERTIAN PUSKESMAS ......................................................................................... 1 B. STRUKTUR ORGANISASI ............................................................................................. 1 C. SISTEM MANAJEMEN PUSKESMAS ......................................................................... 3 D. IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI KESEHATAN (SIK) DI PUSKESMAS .. 8 Daftar Pustaka ............................................................................................................................... 10

i

A. PENGERTIAN PUSKESMAS Pusat Kesehatan Masyarakat atau lebih dikenal dengan istilah Puskesmas merupakan tempat pelayanan kesehatan pada tingkat pertama yang bertanggung jawab terhadap kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya baik pada satu atau bagian wiayah kecamatan. Puskesmas sebagai penyelenggara Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) sekaligus Upaya Keseshatan Perseorangan (UKP). Dalam melaksanakan tugas dan kewajiban, Puskesmas mengacu pada kebijakan pembangunan kesehatan Pemerintah Daerah Kab/Kota, hal ini dikarenakan Puskesmas sebagai Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) di tingkat Dinas Kesehatan Kab/Kota. Rencana kegiatan Puskesmas 5 tahunan maupun rencana tahunan selain mengacu pada kebijakan pembangunan kesehatan Pemerintah Daerah Kab/kota juga harus berdasarkan kondisi yang terjadi saat itu (evidence base) dan kemungkinan yang terjadi di masa depan. B. STRUKTUR ORGANISASI Pola struktur organisasi Puskesmas telah diatur dalam Permenkes No 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat. Aturan tersebut untuk menjadi acuan dalam penyusunan struktur organisasi. Adapun struktur organisasinya adalah sebagai berikut: 1. Kepala Puskesmas Kriteria Kepala Puskesmas yaitu tenaga kesehatan dengan tingkat pendidikan paling rendah sarjana, memiliki kompetensi manajemen kesehatan masyarakat, masa kerja di Puskesmas minimal 2 (dua) tahun, dan telah mengikuti pelatihan manajemen Puskesmas. 2. Kasubag Tata Usaha Membawahi beberapa kegiatan diantaranya Sistem Informasi Puskesmas, kepegawaian, rumah tangga, dan keuangan. 3. Penanggung jawab UKM esensial dan keperawatan kesehatan masyarakat Membawahi:  Pelayanan promosi kesehatan termasuk UKS 1

    

Pelayanan kesehatan lingkungan Pelayanan KIA-KB yang bersifat UKM Pelayanan gizi yang bersifat UKM Pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit Pelayanan keperawatan kesehatan masyarakat

4. Penanggung jawab UKM Pengembangan Membawahi upaya pengembangan yang dilakukan Puskesmas, antara lain:  Pelayanan kesehatan jiwa  Pelayanan kesehatan gigi masyarakat  Pelayanan kesehatan tradisional komplementer  Pelayanan kesehatan olahraga  Pelayanan kesehatan indera  Pelayanan kesehatan lansia  Pelayanan kesehatan kerja  Pelayanan kesehatan lainnya 5. Penanggung jawab UKP, kefarmasian, dan laboratorium Membawahi beberapa kegiatan, yaitu:  Pelayanan pemeriksaan umum  Pelayanan kesehatan gigi dan mulut  Pelayanan KIA-KB yang bersifat UKP  Pelayanan gawat darurat  Pelayanan gizi yang bersifat UKP  Pelayanan persalinan  Pelayanan rawat inap untuk Puskesmas yang menyediakan pelayanan rawat inap  Pelayanan kefarmasian  Pelayanan laboratorium 6. Penanggung jawab jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan Membawahi:  Puskesmas Pembantu  Puskesmas Keliling  Bidan Desa  Jejaring fasilitas pelayanan kesehatan

2

C. SISTEM MANAJEMEN PUSKESMAS Manajemen merupakan serangkaian kegiatan yang terdiri atas Perencanaan (P1), Penggerakan dan Pelaksanaan (P2), Pengawasan, Pengendalian, dan Penilaian (P3) untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Puskesmas dalam Sistem Kesehatan Daerah Kab/Kota merupakan bagian dari Dinas Kesehatan Kab/Kota yaitu sebagai UPTD. Oleh sebab itu maka Puskesmas melaksanakan tugas Dinas Kesehatan Kab/Kota yang diserahkan kepadanya, antara lain kegiatan yang tercantum dalam Standar Pelayanan Minimal (SPM) Bidang Kesehatan Kab/Kota dan upaya kesehatan yang secara spesifik dibutuhkan oleh masyarakat setempat. Siklus manajemen Puskesmas yang berkualitas merupakan rangkaian kegiatan rutin berkesinambungan, yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan berbagai upaya kesehatan secara bermutu, yang harus selalu dipantau secara berkala dan teratur, diawasi dan dikendalikan sepanjang waktu, agar kinerjanya dapat diperbaiki dan ditingkatkan dalam satu siklus “Plan-Do-Check-Action (P-D-C-A)” (PP NO. 46 tahun 2016). 3

Dalam menjalankan fungsi manajemen yang berkualitas, efektif dan efisien, dibutuhkan tim manajemen Puskesmas. Tim terdiri atas penanggung jawab upaya kesehatan, pemimpin dan pelaksana di masing-masing sub unit Puskesmas. Tim bertanggung jawab terhadap ketercapaian target kinerja puskesmas. Untuk mengetahui hal tersebut, maka Puskesmas harus menetapkan indikator dari masing-masing bidang pelayanan. Sistem manajemen yang baik maka akan menghasilkan peningkatan pencapaian target indikator kesehatan sehingga masalah-masalah kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya teratasi. Untuk itu seluruh elemen yang ada (sumber daya, program, pemberdayaan masyarakat, dan sistem informasi Puskesmas) harus terintegrasi. Proses dalam manajemen Puskesmas adalah sebagai berikut: 1. Perencanaan (P1) Perencanaan yang disusun melalui pengenalan permasalahan secara tepat berdasarkan data yang akurat, serta diperoleh dengan cara dan dalam waktu yang tepat, maka akan dapat mengarahkan upaya kesehatan yang dilaksanakan Puskesmas dalam mencapai sasaran dan tujuannya. Kepala Puskesmas harus mampu membagun kerjasama baik di internal Puskesmas maupun mitra lintas sektor, hal ini dikarenakan penyelesaian masalah kesehatan melibatkan banyak instansi terkait. Proses perencanaan Puskesmas akan mengikuti siklus perencanaan pembangunan daerah, dimulai dari tingkat desa/kelurahan, selanjutnya disusun pada tingkat kecamatan dan kemudian diusulkan ke dinas kesehatan kabupaten/kota. Puskesmas akan menyusun rencana 5 (lima) tahunan dan rincian rencana tahunannya berdasarkan pada hasil evaluasi tahun sebelumnya dan mengacu pada kebijakan kesehatan dari tingkat administrasi diatasnya, baik kabupaten/kota, provinsi, dan pusat. Untuk kepentingan penyusunan perencanaan Puskesmas, perlu diselaraskan dengan Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga dan program kesehatan nasional lainnya. Tahap penyusunan rencana lima tahunan: a. Persiapan 4

Kepala Puskesmas membentuk Tim Manajemen Puskesmas yang anggotanya terdiri dari Tim Pembina Wilayah, Tim Pembina Keluarga, Tim Akreditasi Puskesmas, dan Tim Sistem Informasi Puskesmas. Setelah itu Kepala Puskesmas menjelaskan tentang pedoman manajemen Puskesmas dan tim mempelajarinya. b. Analisis situasi Mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai keadaan dan identifikasi masalah kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas. Tahapannya mengumpulkan data kinerja Puskesmas, analisis data, dan analisis dari sisi pandang masyarakat melalui Survei Mawas Diri (SMD). c. Perumusan Masalah Membuat daftar masalah menurut jenis masalah, target pencapaian, upaya penyelesaian. Selanjutnya menetapkan urutan prioritas masalah berdasarkan tingkat urgensi, keseriusan, dan besar masalah. Mencari akar penyebab masalah. Dan menetapkan cara pemecahan masalah. d. Penyusunan rencana lima tahunan Berdasarkan kesepakatan cara pemecahan masalah maka dapat dikembangkan program kegiatan dan ditentukan target yang akan dicapai. Tahap penyusunan rencana tahunan Puskesmas sama dengan penyusunan rencana lima tahunan, namun lebih diperinci yaitu harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. 2. Penggerakan dan Pelaksanaan (P2) Dalam penyelenggaraann upaya kesehatan di Puskesmas maka dilakukan pengorganisasian. Siapa yang memimpin, supervisor, dan pelaksana harus jelas pembagiannya. Lokakarya Mini merupakan upaya untuk mengoptimalkan fungsi manajemen penggerakan dan pelaksanaan di tingkat Puskesmas. Ada dua jenis yaitu Lokakarya Mini bulanan dan Lokakarya Mini Tribulan. Lokakarya Mini untuk membangun komitmen dan saling koordinasi antarsub sistem di Puskesmas. 5

Kegiatan yang dilakukan yaitu pertemuan semua staf dengan pemimpin di Puskesmas, melaporkan hasil kinerja yang telah dicapai, sehingga masalah yang dihadapi dapat dipecahkan bersama melalui pemberian saran dan masukan untuk mengatasi masalah. Ruang lingkup Lokakarya Mini meliputi dua hal yaitu: a. Lintas Program Memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas berdasarkan perencanaan dan memecahkan masalah yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja baru. Pertemuan bertujuan untuk: 

Meningkatkan kerjasama antar petugas intern Puskesmas, termasuk Puskesmas Pembantu dan Bidan Desa.



Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan.



Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat melaksanakan kegiatan sesuai perencanaan.



Mengkaji Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) yang telah disusun, memecahkan masalah dan menyusun upaya pemecahan dalam rencana kerja baru.

b. Lintas Sektor Bertujuan untuk meningkatkan peran serta masyarakat dan dukungan kerjasama lintas sector dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan. Pertemuan dilaksanaan untuk: 

Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina dan mengembangkan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan.



Mengkaji hasil kegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi, dan menyusun upaya pemecahan dalam rencana kerjasama.

Langkah-langkah Lokakarya Mini 6

Masukan: 

Laporan hasil kegiatan tahun/bulan sebelumnya



Informasi dari hasil rapat dinas Kab/Kota, rapat Kecamatan, informasi tentang kebijakan, program, dan konsep baru



Hasil pelaksanaan audit internal

Proses: 

Analisis hasil capaian kinerja dan hasil pelaksanaan audit internal



Menentukan masalah dan penyebab masalah



Menyusun rencana kerja pemecahan masalah

Output: 

Rencana kerja yang berupa RPK tahun/bulan selanjutnya

3. Pengawasan, Pengendalian, dan Penilaian (P3) Pengawasan dan pengendalian perlu dilakukan agar target output dapat dicapai secara optimal. Pada tahap ini maka yang menjadi faktor penghambat pencapaian target akan ditemukan, dan dapat diatasi melalui perencanaan selanjutnya. Pengawasan yang dilakukan mencakup aspek administratif, sumber daya, pencapaian kinerja program, dan teknis pelayanan. Apabila ditemukan adanya ketidaksesuaian baik terhadap rencana, standar, peraturan perundangan maupun berbagai kewajiban yang berlaku perlu dilakukan pembinaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengawasan dilakukan melalui kegiatan supervisi yang dapat dilakukan secara terjadwal atau sewaktu-waktu. Pengendalian adalah kegiatan untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara membandingkan capaian saat ini dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya. Kegiatan ini dilakukan secara kontinu.

7

Penilaian Kinerja Puskesmas merupakan kegiatan untuk menilai seberapa efektif dan efisien pelayanan Puskesmas disediakan, serta sasaran yang dicapai sebagai penilaian hasil kerja/prestasi Puskesmas. Penilaian Kinerja Puskesmas dilaksanakan oleh Puskesmas dan kemudian hasil penilaiannya akan diverifikasi oleh dinas kesehatan kabupaten/kota. D. IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI KESEHATAN (SIK) DI PUSKESMAS

Pada saat ini di Indonesia terdapat 3 (tiga) model pengelolaan SIK di Puskesmas , yaitu : a. Pengelolaan SIK manual Dimana pengelolaan informasi di fasilitas pelayanan kesehatan dilakukan secara manual atau paper based melalui proses pencatatan pada buku register, kartu, formulirformulir khusus, mulai dari proses pendaftaran sampai dengan pembuatan laporan. Hal ini terjadi oleh karena adanya keterbatasan infrastruktur, dana, dan lokasi tempat pelayanan kesehatan itu berada. Pengelolaan secara manual selain tidak efisien juga menghambat dalam proses pengambilan keputusan manajemen dan proses pelaporan. b. Pengelolaan SIK komputerisasi offline Pada jenis ini pengelolaan informasi di pelayanan kesehatan sebagian besar/seluruhnya sudah dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer, baik itu dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) maupun dengan aplikasi perkantoran elektronik biasa, namun masih belum didukung oleh jaringan internet online ke dinas kesehatan kabupaten/kota dan provinsi/bank data kesehatan nasional c. Pengelolaan SIK komputerisasi online Pada jenis ini pengelolaan informasi di pelayanan kesehatan sebagian besar/seluruhnya sudah dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer, dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan sudah terhubung secara online melalui jaringan internet ke dinas kesehatan kabupaten/kota dan provinsi/bank data kesehatan nasional untuk memudahkan dalam komunikasi dan sinkronisasi data. (KEMENKES RI. 2011) Kendala kendala yang dialami puskesmas saat menggunakan SIMPUS ini antara lain: a. Kendala di bidang Infrastruktur. Banyak puskesmas yang hanya memiliki satu atau dua komputer, dan biasanya untuk pemakaian sehari-hari di puskesmas sudah kurang mencukupi. Sudah mulai banyak 8

pelaporan-pelaporan yang harus ditulis dengan komputer. Komputer lebih berfungsi sebagai pengganti mesin ketik semata. Selain itu kendala dari sisi sumber daya listrik juga sering menjadi masalah. Puskesmas di daerah-daerah tertentu sudah biasa menjalani pemadaman listrik rutin sehingga pengoperasian komputer menjadi terganggu. Dari segi keamanan, banyak gedung puskesmas yang kurang aman, sering terjadi puskesmas kehilangan perangkat komputer. b. Kendala di bidang Manajemen Masih jarang sekali ditemukan satu orang staf atau petugas atau bahkan unit kerja yang khusus menangani bidang data/komputerisasi. Hal ini dijumpai dari tingkat puskesmas ataupun tingkat dinas kesehatan di kabupaten/kota. Pada kondisi seperti ini nantinya akan menjadi masalah untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas data-data yang akan ada, baik dari segi pengolahan dan pemeliharaan data, maupun dari segi koordinasi antar bagian. c. Kendala di bidang Sumber Daya Manusia Kendala di bidang SDM ini yang paling sering ditemui di puskesmas. Banyak staf puskesmas yang belum maksimal dalam mengoperasikan komputer. Biasanya kemampuan operasional komputer didapat secara belajar mandiri, sehingga tidak maksimal. Belum lagi dengan pemakaian komputer oleh staf yang kadang-kadang tidak pada fungsi yang sebenarnya.

Penyelenggaraan Sistem Informasi Kesehatan di puskesmas masih menghadapi berbagai masalah, diantaranya adalah kegiatan pengelolaan data dan informasi belum terintegrasi dan terkoordinasi dalam satu mekanisme kerjasama yang baik. Adanya “overlapping” kegiatan dalam pengumpulan dan pengolahan data, dimana masingmasing unit mengumpulkan datanya sendiri-sendiri dengan berbagai instrumennya disetiap unit kerja baik di pusat maupun di daerah. Penyelenggaraan sistem informasi kesehatan itu sendiri masih belum dilakukan secara efisien, masih terjadi redundant data, duplikasi kegiatan, dan tidak efisiennya penggunaan sumber daya

9

Daftar Pustaka

Ditjen Binkesmas, Pedoman Lokakarya Mini, 2006 Peraturan Pemerintah Nomor 44 tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Stuktur

Organisasi Puskesmas yang diakses https://www.mitrakesmas.com/2017/12/struktur-organisasi-puskesmas.html

10

melalui