Makalah Kom.docx

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS TENTANG ‘KORESPONDENSI DALAM BISNIS’’

O L E H KELOMPOK 1 

SUSILWATI BJ LALOMO(931417027)



SRI YOLANDA POLIHITO (931417057)



NUR NAZMI LAPASI (931417058)

PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………………………………………………………. DAFTAR ISI………………………………………………………………….. BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang............................................................................................. 1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 1.3 Tujuan ....................................................................................................... BAB 2 Pembahasan 2.1 pengertian korespondensi...................................................................... 2.2 peranan korespondensi dalam bisnis.................................................... 2.3 pihak pihak yang terlibat dalam korespondensi.................................. 2.4 fungsi surat........................................................................................... 2.5 pengelompokan surat........................................................................... 2.6 bagian surat……………………….................................................... 2.7bentuk bentuk surat........................................................................... 2.8 jenis jenis surat……………………….............................................

BAB III Penutup 3.1 Kesimpulan.....................................................................................

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................

KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji syukur ke hadirat Allah Swt, yang telah memberikan kesehatan dan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dengan begitu banyak rintangan yang di lewati. Dan Alhamdulilah, berkat izin - Nyalah semata makalah ini dapat selesai tepat pada waktunya. Sebagai manusia biasa, penulis menyadari akan kekurangan dan keterbatasan Makalah ini. Tak lupa kritik dan saran dari teman-teman guna penyempurnaan makalah ini sangat diharapkan.Ucapan terima kasih kepada teman-teman yang telah memberikan semangat serta dorongan selalu kepada penulis untuk terus semangat dan pantang menyerah, dan juga yang terhormat Dosen pembimbing mata kuliah ini yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk dapat membuat Makalah ini. Semoga bisa menjadi pegangan kita kedepan dalam menghadapi dunia pendidikan yang akan terus bergerak sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman dan semoga Allah SWT selalu memberkan petunjuk kepada kita semua, Aamiin !

Gorontalo,

Februari 2019

Penulis

BAB I PENDAHULUAN 1.1.

Latar Belakang Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian

pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi bisnis merupakan bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis dengan harapan untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah memperoleh keuntungan atau profit. Untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang berbagai hal yang berkaitan dengan korespondensi bisnis, maka dalam makalah ini di bahas antara lain pengertian surat dan surat bisnis, fungsi surat bisnis, pengelompokan surat, bagian dan bentuk surat, bahasa surat, dan berbagai contoh surat bisnis.

Pengertian Korespondensi adalah istilah lain dari Surat menyurat. Surat diartikan sebagai salah satu alat Komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan individu atau organisasi. Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain. Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam

upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu. Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.

1.2 rumusan masalah 1. pengertian korespondensi 2. peranan korespondensi 3. pihak pihak yang terlibat dalam korespondensi 4. isi surat 5. bentuk bentuk surat

1.3 tujuan 1. menjelaskan pengertian korespondensi 2. menjelaskan peranan korespondensi 3.mengidentifikasi pihak pihak yang terlibat dalam korespondensi 4.menjelaskan isi surat

5. mengetahui bentuk bentuk surat

BAB II PEMBAHASAN 2.1. Pengertian Korespondensi Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) ataucorrespondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail). E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima mampu menyebar e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail. Penggunaan email mengalami perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum mampu menggeser suratsurat konvensional yang terkenal murah. Jadi e-mail hanyalah alternatif komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat. Tipe korespondensi ada dua, yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan suratmenyurat yang dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga sedangkan Korespondensi interenal, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.

22.

Peranan Korespondensi Dalam Bisnis

Korepondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1.

Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat. Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan

dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan, yaitu: a.

Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik, baik

di lingkungan keluarga maupun organisasi. b.

Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat. Surat

yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan menghalangi arus informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat. 2.

Menciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa

bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan baik, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik. 3.

Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis

mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.

2.3.

Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespodensi

Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespodensi adalah: 1.

Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang menandatangani

surat. 2.

Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.

3.

Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespodensi.

4.

Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.

5.

Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat

yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6.

Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

2.4. Fungsi Surat Bisnis Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut: 1.

Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya

dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan). 2.

Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran

atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim). 3.

Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah

kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis. 4.

Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat

dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali. 5.

Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat penggabungan

usaha (merger). 6.

Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-

surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

2.5 Pengelompokan Surat 1.

Menurut Wujud / Bentuknya

a.

Surat Bersampul (surat tertutup)adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada

orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran

b.

Kartu Pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-

pesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. c.

Warkat Pos / Wesel adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan

amplop. d.

Telegram dan teleks disebut juga sebagai surat kawat. Telegram adalah berita yang

tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. e.

Memorandum (memo) dan Notaadalah surat yang digunakan oleh pimpina untuk

menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau halhal lain dalam suatu organisasi. f.

Surat Tanda Buktiadalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan

sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh: faktur, kuitansi, dan tanda terima. 2.

Menurut Pemakainnya

a.

Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut

kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Yang termasuk surat pribadi: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat ucapan terimah kasih dll. b.

Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan

dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat dinas: surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, dll. c.

Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yan menyelenggarakan

kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa. d.

Surat Sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial

kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosialbagi masyarakat pada umumnya. Misalnya surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan bantuandana kepada donatur, dll.

3.

Menurut sasaran yang dituju

a.

Surat Biasa adalah surat yang dibuat seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada

seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi. Misalnya: surat pemberitahuan tentang penyelenggaan lokakarya aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan. b.

Surat Edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh

seorang/suatu lembaga yang yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah banyak. Misalnya: surat edaran tentang hari kerja dan hari libur, upacara bendera hari-hari besar nasional, dan jadwal penggunaan pakaian seragam kerja. c.

Surat Pengumuman adalah surat berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu

diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas. Misalnya: pengumuman perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi penting (manajer pemasaran, manajer personalia, dan manajer produksi). 4.

Menurut isi dan maksudnya jenisnya sangat bervariasi sesuai dengan maksud dan tujuan

penulisan surat tersebut. Misalnya: surat pemesanan produk, surat keterangan, surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat konfirmasi, surat tugas, dll. 5.

Menurut urgensi penyelesainnya surat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu: Surat

Biasa, Surat Segera, Surat Kilat.

2.6.

Bagian Surat

Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut : 1.

Kepala surat (kop surat) Kepala surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat

merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web. Biasanya setelah penulisan

kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan 2.

Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan

surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan. 3.

Nomor, lampiran, dan hal atau perihal Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan

diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut 4.

Nama dan alamat yang dituju Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan

dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya. 5.

Salam pembuka dan paragraf pembuka Salam pembuka merupakan sapaan

penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikannya. 6.

Isi surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada

penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup. 7.

Salam penutup dan paragraf penutup Surat yang baik memerlukan salam penutup

sebagai suatu ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat. 8.

Tanda tangan, nama jelas dan jabatan Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut. 9.

Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy) Kata tembusan yang ditulis huruf awal

kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. 10. Inisial Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa

pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah.

2.7. Bentuk – Bentuk Surat Adapun yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada Berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block Style. 1.

Bentuk Lurus (Block Style) Surat bentuk lurus atau block styleadalah bentuk surat

dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, 2.

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) Perbedaan surat bentuk ini

terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung), 3.

Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang

berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri, 4.

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style)

seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri. 5.

Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi

pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam. 6.

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Yang membedakan bentuk Semi Block

Style denganBlock Style maupun Full Block Styleadalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat,

2.8

Jenis – Jenis Surat Bisnis

1.

Surat Perkenalan

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi. Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah : a.

nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya

b.

gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai

c.

pekerjaan/projek yang pernah ditangani

d.

harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual

e.

khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri: Tanda Daftar

Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 2.

Surat Permintaan Penawaran

Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli. Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya yang menarik. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan : nama dan jenis barang, ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lainlain, harga satuan, potongan, Brosur, cara pembayaran, cara penyerahan, kemudahan yang mungkin di peroleh pembeli, seperti service gratis, garansi, danlain- lain yang merupakan layanan penjual (after sales service). 3.

Surat Penawaran

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan. 4.

Surat Pesanan dan Balasannya

Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran (wiraniaga) dari perusaahaan penjual. Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu : a. Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan. b. Jurnlah atau banyaknya pesanan. c. Cara pembayann. d. Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan (kapan barang diharapkan tiba). 5.

Surat Penerimaan Pesanan

Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu. Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu : a. Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual b. Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain c. Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain. d. Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi) 6.

Surat Konfirmasi Pesanan

Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraan surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks, dan faksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasar hukumnya karena tidak

mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatangan pemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan. Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan. 7.

Surat Penolakan Pesanan

Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin. Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran yang diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan menghendaki pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai). Dalam surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis dengan barang yang dipesan.

8.

Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang

Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensi dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta. Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli (pihakkesatu), misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihak kedua memerlukan referensi dari bank atau perusahaan lain (pihak ketiga untuk rnengetahui

kredibilitas ataucreditworthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.

BAB III PENUTUP A.

Kesimpulan

Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis. Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup profit secara maksimal. Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA Pratiwi. Atma, Korespondesi bahasa Indonesia. Penerbit MEDIA TERA http://rahmadsalehangkat12.blogspot.co.id/2014/11/korespondensibisnis.html diakses bulan oktober 2016

pada

SOAL JAWAB NAMA ;SUSILAWATI BJ LALOMO NIM :931417027 1. Apa yang di maksud dengan korspondensi? Jawab :korespondensi berasal dari correpondece (ingggris) ataau correspondentie (belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak pihak yang terkait. 2. Sebutkan apa apa saja informasi yang di sampaikan melalui surat? Jawab

:informasi

yang

di

sampaikan

melalui

surat

bisa

berupa

pembritahuan,,keterangan, pernyataan, perintah,permintaan,, atau laporan 3. Sebutkan 4 fungsi –fungsi surat? Jawab :1. Tanda bukti tertulis yang otentik 2,alat pengingat,3.dokumen historis 4. Tuliskan pihak-pihak yang terlibat dalam korespondnsi? Jawab :pihak–pihak yang teeribat dalam korespondensi yaitu: koresponden ,redaktur, sekretaris, juru ketik ,reister, kurir 5. Apa perbedaan dari redaktur denggan register? Jawab :redaktur yaitu orang yang mmenyusun naskah surat sedangkan register yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat surat yang meliputi pemberian nomor surat,, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat surat (filling system) 6. Sebutkan 3 surat yang dii golongkan menurud maksud dan tujuan Jawab :1. Surat pemberitahuan,2, surat keputusan, 3, dan surat perintah 7. Apa fungsi dari salam pembuka aurat Jawab :salam pembuka surat

atau salutation berfungsi sebagaai pembuka

kalimat,, agar di rasa tidak janggal,(misalnya, dengan hormat, ssaalam hormat,salam bahaagia, dan lain –lain) 8.

Jelaskan kegunaan nomor surat? Jawab :1. Memudahkan pencarian surat bila sewaktu –waktu di peerlukan, 2. memper mudah penunjukan surat menyurat 3.mengetahui jumlah surat yang di buat

9. surat apa saja yang tergolong pada menurut isi dan pengirimnya

Jawab : a. surat resmi (dinas pmerintah) b.surat niaga ataau surat bisnis c. surat pribadi 10. tuliskan 4 jenis surat yang di golongkan menurut wujud/bentukya Jawab :a. surat bersampul b. memorandum atau nota c. telegram d telex

NAMA : NUR NAZMI LAPASI NIM : 931417058 1. Jelaskan perbedaankorespondensi eksteren dan korespondensi internal Jawab : Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan

oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga sedangkan

Korespondensi interenal, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.

2. Mengapa pengirim dan penerima e-mail harus memiliki fasilitas harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail Jawab :Karena e-mail mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan. 3. Sebutkan peran korespondensi dalam bisnis Jawab:1. Menciptakakn surat yang baik ,jelas,dan tepat ,2,menciptakan kerja sama yang baik dan 3.menyebarkan kegiatan 4. Apa saja penyebab kesalahan dalam penulisan berbagai surat Jawab :penyebabnya yaitu tidak adanya pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik,baik di lingkungan keluarga maupun organisasi ,dan masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat 5. Bagaimana cara perusahaan dapat bekerja sama dengan baik Jawab :caranya agar peruusahaan dapat bekerja sama dengan pihak lain perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik sehingga pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik 6. Jelaskan apa yang di maksud dengan koresponden? Jawab :koresponden yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang mendatangani surat 7. Jelaskan menurut pendapat anda tentang kurir ,juru ketik

Jawab : kurir yaitu oorang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima dan juru ketik yaitu orang yang membantu memproduksi surat 8. Apa fungsi dokumen tertulis yang di arsip dengan baik Jawab : dokumen tertulis yang baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu waktu di perlukan 9. Mengapa dalam fungsi suratharus ada dokumen historis Jawab : kareena surat akan menjadi sumber yang bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai kejadian –kejadian masa lalu

misalnya

supersemar 10. Jenis surat apa yang dapat di pergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu Jawab : jenis surat keteragan

jalan kan memberikan jaminan keamanan

kepada seseorang dalam suatu perjalanan

NAMA : SRI YOLANDA POLIHITO NIM : 931417057 1. Sebutkan 3 penggolongan surat? Jawab :1. Menurut isi dan pengirimnya 2. menrut maksud dan tujuannya 3. mnurut wujud dan bentuknya 2. apa saja yang termasuk dalam jaminan keamanan? Jawab :a. surat sangat rahasia b. surat rahasia c. surat biasa 3. tuliskan bagian bagian surat? Jawab :a. kepala surat atau kop surat b. tanggal pembuatan surat c. nnomor, lampiran,dan hal atau perihal d. nama dan alamat yang di tuju 4` jelaskan yang di maksud dengan kepala surat atau kop surat Jawab :kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu organisasi yang berisi nama organisasi,alamat lengkap, nomor telpon ,nomor faksimili,alamat e-mail,nomor kotak pos, alamat kawat, logoatau lambing, dan lain-lain. 5. berikan salah satu contoh bagian surat nama dan alamat surat yang di tuju Jawab : contohnya : – alamat yang di tujukan pada perorangan yth.sdr. mahendra jl. Kepundung 19 Denpasar dan alamat yang di tujukan pada jabatan :yth.direktur PT .adi cipta carakajaya jl. Tukad yeh penet no,2 denpasar 6. sebutkan kegunaan kepala surat yang anda ketahui?

Jawab :gunanya kepala surat yaitu:untuk mengtahui nama dan alamat organisasi pengirim surat,sebagai identitas organisasi,sebagai lambing atau simbol organisasi ,dan sebagai alat promosi

7. apa kegnaan dari paragraph pembuka? Jawab :paragraph pembuka berguna untuk mengantarkan isi surat yang sesungguhnya agar di ketahui alas an pembuatan surat tersebut 8, mengapa inisial surat hanya di pakai dalam surat bisnis saja? Jawab:karena inisial di pakai untuk mengetahui siapa yang membuat konsep surat dan dan siapa yang mengetik sehingga mudah di hubungi bila ada kekeliruan. 9, jelaskan pengertian dari bentuk surat ? Jawab: yang di maksud dengan bentuuk surat adaklah tata letak atau posisi bagian bagian surat Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat pentik sedagai identifikasi atau ppetunjuk pengelolaan surat. 10,sebutkan bberapa macam bentuk surat Jawab: bentuk lurus penuh(full block style),bentuk lurus (block style),bentuk setengah lurus,, bentukk bertekuk atau bergigi, dan bentuk paragraph menggantung.