Makalah Akhir Praktik Sistem Informasi.docx

PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM DITUJUKAN UNTUK: CV BATIK INDIASTUTI

OLEH: PT INDOARMY

JL. BUSAN 7 YOGYAKARTA 131095 Email: [email protected]

NIA YUNIARTI 142160049

I.

LATAR BELAKANG Dalam suatu perusahaan terdapat beberapa faktor yang menuntut pihak manajemen untuk bekerja lebih efisien agar mampu bersaing dan mempertahankan perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan operasi suatu perusahaan semakin luas pimpinan tidaklah terlepas dari berbagai masalah, baik dibidang manajemen, produksi, penjualan, pengelolaan kas, dan juga sistem informasi yang dibutuhkan. Tanpa sistem informasi suatu organisasi perusahaan tidak dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks. Kebutuhan informasi dewasa ini semakin meningkat, kemudahan dalam mengakses informasi mutlak diperlukan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen yang membutuhkan. Tuntutan pelayanan informasi dan pengelolahan informasi secara terintegrasi menjadi sangat penting, termasuk di suatu perusahaan maupun kegiatan bisnis lainnya. CV. Batik Indiastuti adalah salah satu usaha CV yang bergerak dibidang konveksi batik. CV. Batik Indiastuti awalnya adalah perusahaan perseorangan yang merupakan industri rumahan pembuat kain batik tulis. Perusahaan ini didirikan tahun 1995, yang beralamat di Jalan Rajawali No. 1A Yogyakarta. Pada tahun 2000 CV. Batik Indiastuti memperluas usahanya dengan memproduksi busana batik. CV Batik Indiastuti pada saat ini belum menggunakan sistem yang terkomputeriasi dan belum memiliki sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien. Suatu sistem yang tidak efektif dan tidak efisien tidak akan mampu mencapai tujuan suatu perusahaan. Proses pencatatan pada perusahaan imi masih menggunakan sistem manual sehingga diperlukan penyusunan kembali tata kelola sistem informasi yang baik sebagai penunjang kegiatan usaha yang dilakukan CV Batik Indiastuti. Suatu perusahaan sebaiknya dapat bekerja dengan cepat dan benar dengan ketelitian yang tinggi agar terus berjalan dan bertahan dalam persaingan yang kompetitif. Dokumen dan catatan akuntansi yang tidak baik akan menjadi tidak efektif dan membingungkan pihak manajemen. Informasi dalam dokumen dan catatan akuntansi akan menjadi kendala dalam pengambilan keputusan, melemahnya perencaanan, dan kontrol atas pelaksanaan operasional CV.Batik Indiastuti. Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa CV Batik Indiastuti memerlukan pengembangan sistem informasi yang baik oleh karena itu kami PT INDO AARMY mewarkan proposal pengembangan sistem untuk menunjang kebutuhan perusahaan dalam menjalankan aktifitas guna mencapai sasaran perusahaan.

II.

STRUKTUR ORGANISASI DAN JOB DESKRIPSI

1. Struktur Organisasi Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggungjawaban apa yang akan di kerjakan.

Direktur Utama

Direktur

Audit Internal

Manajer Umum

Manajer keuangan&

Manajer produksi&

Akuntansi

pembelian

Manajer personalia

Manajer pemasaran

2. Job Deskripsi : a. Jabatan

: Direktur Utama

Bertanggung jawab kepada

: Pemegang modal/ penanam modal

Membawahi

: Direktur

Tugas : 

Memimpin seluruh karyawnan yang ada dibawahnya.



Menetapkan kebijakan-kebijakan CV



Menyampaikan laporan keuangan dan kondisi perusahaan kepada pemegang saham atau penanam modal.



Mengawasi kinerja perusahaan.



Memberikan motivasi kepada karyawan.

Wewenang : 

Memimpin semua rapat besar.



Menyetujui rencana anggaran tahunan.



Memberhentikan maupun merekrut direktur dan internal audit.



Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dengan pihak eksternal.



Mengambil keputusan dalam rapat.

b. Jabatan

: Direktur

Bertanggung jawab kepada

: Direktur Utama

Membawahi

: Manajer Umum, Audit internal

Tugas : 

Menjalankan tugas dari direktur utama.



Menyampaikan rencana anggaran tahunan pada direktur utama.



Menuntun jabatan yang ada di bawahnya untuk lebih disiplin.



Mengawasi kinerja setiap manajer yang ada di bawahnya.



Menyusun laporan keuangan perusahaan.

Wewenang : 

Merekrut maupun memberhentikan manajer-manajer yang ada di bawahnya.



Memimpin rapat besar apabila direktur utama berhalangan hadir.



Ikut memutuskan rencana perusahaan atas persetujuan direktur utama.



Memberikan motivasi pada manajer di bawahnya.

c. Jabatan

: Audit Internal

Bertanggung jawab kepada

: Direktur Utama

Membawahi

:-

Tugas : 

Melaksanakan proses audit internal di semua departemen.



Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan proses auditing.



Membuat daftar pertanyaan audit.



Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh.



Menyiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit.

Wewenang : 

Memberikan informasi dan nasehat kepada manajemen.



Mengkoordinasikan kegiatan dengan orang lain agar berhasil mencapai sasaran.



Melakukan review dan evaluasi hasil audi.



Menentukan strategi, metode, dan frekuensi secara tepat.

d. Jabatan

: Manajer Umum

Bertanggung jawab kepada

: Direktur

Membawahi

: Manajer Keuangan & Akuntansi, Manajer Produksi & Pembelian, Manajer Personalia, Manajer Pemasaran

Tugas : 

Mengkoordinir dan mengawasi aktivitas bawahannya.



Mengelola perusahaan sesuai visi dan misi perusahaan.



Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan yang baik.



Memperbaiki dan menyempurnakan segi penataan agar tujuan organisasi tercapai.



Merencanakan, mengelola, dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan.

Wewenang : 

Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusahaan.



Membuat prosedur dan standar perusahaan.



Merencanakan rencana strategis jangka menengah dan jangka panjang.



Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi, maupun pelatihan.

e. Jabatan

: Manajer Keuangan & Akuntansi

Bertanggung jawab kepada

: Manajer Umum

Membawahi

: Staf Keuangan dan Akuntansi

Tugas : 

Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat.



Mengambil keputusan investasi berdasarkan perhitungan risiko maupun peluangnya.



Melakukn kontrol dan evaluasi terhadap laporan keuangan yang ada.

Wewenang : 

Bertanggung jawab pada manajer umum.



Mengendalikan keputusan semua aktivitas akuntansi.



Mengkordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan perusahaan.



Menetapkan besarnya anggaran untuk masing-masing divisi.

 f. Jabatan

: Manajer Produksi dan Pembelian

Bertanggung jawab kepada

: Manajer Umum

Membawahi

: Staf Produksi dan Pembelian

Tugas : 

Membuat perencanaan dan jadwal proses produksi.



Membuat laporan secara berkala mengenai kegiatan produksi.



Berinovasi dalam pekerjaan produksi agar efisien serta efektif.



Mengawasi proses produksi.



Bertanggung jawab pada peningkatan ketrampilan dan keahlian karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya.

Wewenang : 

Memberikan saran dan nasehat serta penilaian kerja bawahannya.



Memberikan sanksi terhadap kesalahan dan pelanggaran bawahannya.



Melakukan koordinasi dengan departemen lain.



Memberikan masukan pada perusahaan terkait bidang produksi.

g. Jabatan

: Manajer Personalia

Bertanggung jawab kepada

: Manajer Umum

Membawahi

: Staf Personalia

Tugas : 

Melakukan perekrutan karyawan baru.



Memberikan reward untuk karyawan berprestasi dan punishment bagi mereka yang melanggar aturan.



Merencanakan gaji serta jaminan lainnya untuk karyawan.



Melaporkan presensi karyawan ke bagian penggajian.



Pembinaan awal karyawan di masing-masing departemen.

Wewenang : 

Membuat dan menyiapkan surat PHK.



Memberhentikan karyawan.



Mengusulkan penetapan kriteria karyawan baru.

h. Jabatan

: Manajer Pemasaran

Bertanggung jawab kepada

: Manajer Umum

Membawahi

: Staf Pemasaran

Tugas : 

Melakukan perencanaan strategi pemasaran.



Merumuskan target penjualan.



Mengawali efisiensi dan efektivitas kegiatan kerja di departemennya.



Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran.



Mengesahkan prosedur dan instruksi kerja di departemennya.

Wewenang : 

Pada kondisi tertentu, berwenang menolak dan menerima permintaan pesanan dari konsumen.



Melakukan koreksi terhadap harga kontrak apabila terjadi permasalahan.



Memutuskan harga jual jhasil produk.



Melakukan penyempurnaan pola kerja di departemennya.

III.

KODE AKUN DAN NAMA AKUN Kode Akun Kode akun adalah suatu kerangka yang menggunakan angka, huruf atau kombinasi keduanya untuk memberikan tanda atau kode pada akun-akun yang sudah dirancang sebelumnya. Dalam penggolongan akun tiap-tiap jenis aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban masing-masing disediakan satu akun dan jumlah akun disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, antara perusahaan yang satu dan lainnya, jumlah dan jenis akun yang diperlukan tidak sama. Semakin besar perusahaan, semakin banyak akun yang diperlukan. DAFTAR KODE AKUN CV BATIK INDIASTUTI

Kode Akun 1101 1102 1103 1104 1201 1202 1203 1204 1205 1206 1207 1208 1209 1210 1211 1212 1213 1214 1215 1216 1217 1218 1219 1220 1221 1222 1223

Nama Perkiraan Kas Kas Kecil Kas Di Bank Cadangan Kerugian Piutang Piutang - Jawa Tengah CV Kim Nam Batik Piutang - Jawa Tengah Nam Joon Batik Piutang - Jawa Tengah Seok Jin Boutiq Piutang - Jawa Tengah J-Hope Batik Piutang - Jawa Tengah Butik Park J Piutang - Jawa Tengah Chimmy Collection Piutang - Yogyakarta Busan Collection Piutang - Yogyakarta Toko Busana KimTae piutang - Yogyakarta Butik Tatae Piutang - Yogyakarta Toko Kain & Busana V Piutang - Yogyakarta Toko Jeon Nusantara Piutang - Yogyakarta Butik JK Piutang - Bandung Rapmoon Boutiq Piutang - Bandung World Wide Batik Piutang- Bandung Toko TaeHyung Piutang - Bandung Jiminnie Piutang - Bandung Toko Kookie Piutang - Bandung Suga Batik Piutang - Jakarta Toko Min Yoon Piutang - Jakarta Seoul Batik Piutang - jakarta Daegu Boutiq Piutang - Jakarta Toko Ilsan Piutang - Jakarta Toko Fan

Keterangan

1224 1225 1226 1301 1302 1303 1304 1305 1306 1307 1308 1309 1310 1311 1312 1313 1314 1315 1316 1317 1318 1319 1320 1321 1322 1323 1324 1325 1326 1327 1328 1329 1330 1331 1332 1333 1334 1401 1501 1511 1512 1521

Piutang - Jakarta Hope World collection Piutang – Jakarta Fairy Boutiq Piutang - Jakarta Visual Boutiq Persediaan Bahan Baku - Kain Mori Sutra Persediaan Bahan Baku - Kain Mori Katun Primissima Persediaan Bahan Baku - Kain Mori Katun Prima Persediaan Bahan Baku - Kain Mori Katun Biru Persediaan Bahan Penolong Persediaan Barang Jadi - Motif Ceplok Persediaan Barang Jadi - Motif Gurdo Persediaan Barang Jadi - Motif Truntum Persediaan Barang Jadi - Motif Parang Persediaan Barang Jadi - Motif Parang Persediaan Barang Jadi - Motif Ciptoning Persediaan barang Jadi - Motif Kembang Persediaan Barang jadi - Motif Slobog Persediaan Barang Jadi - Motif Cuwiri Persediaan Barang Jadi - Motif Kawung Persediaan barang Jadi - Motif Nitik Persediaan Barang Jadi - Motif Semen Persediaan Barang Jadi - Motif Burung Huk Persediaan barang Jadi - Motif Abstrak Persediaan Barang Jadi - Busana Perempuan Persediaan Busana Perempuan Persediaan Blouse Lengan Pendek Persediaan Blouse Lengan Panjang Persediaan Rok Pendek Persediaan rok Panjang Persediaan Gaun Pendek Persediaan Gaun Panjang Persediaan Gamis Persediaan Busana Laki-laki Persediaan Hem Lengan Pendek Persediaan Hem Lengan Panjang Persediaan Busana anak Persediaan Busana anak Laki-laki Persediaan Busana Anak Perempuan Sewa Iklan Dibayar di Muka Perlengkapan Peralatan Akumulasi Penyusutan Peralatan Tanah

1601 1602 1701 1702 1801 1802 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2101 2201 3001 3101 3201 4001 4101 4102 4103 5001 5002 5003 5004 5005 5101 5201 6001 6002 6003 6004 6005 6006 6006 6007 6005 6101

Gedung Akumulasi Penyusutan Gedung Kendaraan Akumulasi Penyusutan Kendaraan Mesin Produksi Akumulasi Penyusutan Mesin Produksi Utang - CV iKON Utang - Toko B.I Utang - Toko Jihwan Utang - Toko Boby batik Utang - PT Yoyo Mori Utang - PT Dong II Utang - PT JUNE Utang - CV ChanWoo utang -Cv YG utang - Toko iKonic Utang Gaji Utang Bunga Modal Prive Laba Di Tahan Pendapatan Usaha Penjualan Retur Penjualan Potongan Penjualan Pembelian- Kain Mori Sutra Pembelian- Kain Mori Katun Primissima Pembelian- Kain Mori Katun Prima Pembelian- Kain Mori Katun Biru Pembelian Bahan Penolong Retur Pembelian Potongan Pembelian Beban Gaji Beban Sewa Beban bunga Beban listrik dan telepon Beban Iklan Beban Asuransi Beban Utilitas beban Kerugian Putang Beban Pajak Beban Penyusutan Gedung

6102 6103

Beban Penyusutan Kendaraan Beban Penyusutan Mesin Produksi

IV.

ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL  Siklus Pengeluaran a. Otoritas Transaksi 

Kepala bagian



Administrasi gudang : memutuskan pembelian sediaan barang dagang.



Pembelian



Kepala bagian penerimaan barang : menyetujui laporan penerimaan

: menandatangani pesanan pembelian.

: menyetujui pembelian yang akan direncanakan.

barang. 

Bagian pengeluaran kas

: jika pembayaran utang sudah

dilakukan maka kemudian menandai paket voucher tunai dan dikirim ke bagian utang. b. Pemisahan Tugas 

Bagian administrasi gudang



Bagian pembelian Antara bagian utang dengan bagian pengeluaran kas dipisah agar tidak terjadi fraud



Bagian penerimaan barang

c. Supervisi 

Bagian administrasi gudang : mengawasi keluar masuknya sediaan barang gudang, mengidentifikasikan keberadaan barang di gudang, dan memastikan jumlah barang di gudang lebih dari jumlah minimum



Bagian penerimaan barang : memastikan barang sesuai dengan yang dipesan, bila tidak sesuai dilakukan penolakan barang



Bagian pengeluaran kas : memastikan mengeluarkan kas sesuai dengan dokumen yang sah



Bagian utang : memastikan sudah membayar utang pada saat sebelum jatuh tempo

d. Catatan Akuntansi 

Administrasi gudang : mengajukan surat permintaan pembeliaan sediaan bahan baku kepada bagian pembelian rangkap 3



Laporanpenerimaanbarang



Faktur (buktitagihan)



Cek



Paket voucher

e. Pengendalian Akses 

Bagian administrasi dan bagian pembelian harus dipisah



Bagian administrasi dipisah dengan bagian gudang/bagian penerimaan barang



Bagian utang dipisah dengan bagian pengeluaran kas



Bagian utang harus dilakukan sendiri tidak boleh digabung tugasnya dengan bagian lain

f. Verifikasi Independen 

Bagian akuntansi : melakukan update data keuangan



Bagian Utang : melakukan pencatatan dan update dana utang perusahaan



Bagian pengeluaran kas : memeriksa dokumen pembayaran kas



Bagian penerimaan barang : mencocokkan kesesuaian barang yang diterima dengan pesanan pembelian

 Siklus Pendapatan a. Otorisasi 

Bagian Penjualan : Menyiapkan dokumen pesanan yang akan diotorisasi bagian kredit



Bagian Pengiriman : Meminta tanda tangan sebagai bukti barang sudah sampai tujuan



Bagian Penerimaan Kas : Menerima slip setoran bank sebagai tanda pembayaran piutang oleh debitur

b. Pemisahan Tugas 

Bagian Penjualan bertugas menerima pesanan dari pelanggan, membuat surat pesanan penjualan, menyiapkan barang yang dipesan, melakukan pembaharuan atas sediaan dan menerima barang retur.



Bagian Pengiriman Barang bertugas mengirimkan barang ke pelanggan



Bagian Penagihan bertugas melakukan penagihan kepada pelanggan



Bagian Piutang bertugas membuat rekap piutang



Bagian Penerimaan Kas bertugas menerima pembayaran dan menyetorkan uang ke bank



Bagian Akuntansi bertugas membuat buku besar piutang dan sediaan barang jadi

c. Supervisi 

Bagian Penjualan dan Pengiriman : Memastikan jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan barang yang dikirim pun sesuai.



Bagian Penagihan dan Piutang : Memastikan piutang ditagih dan direkap sesuai.



Bagian Penerimaan Kas dan Akuntansi : Memastikan tidak ada kesalahan dan kecurangan dalam penerimaan dan pencatatan akuntansi.

d. Catatan Akuntansi 

Pesanan pelanggan



Surat pesanan penjualan (rangkap 7)



Slip pengepakan dan dokumen pengiriman



Bukti barang sampai tujuan



Faktur penjualan



File pesanan penjualan



Buku pembantu piutang



Buku besar piutang dan sediaan barang jadi



Dokumen retur



Slip setoran (rangkap 3)



Bukti setoran

e. Pengendalian Akses 

Pemisahan tugas bagian penjualan dengan bagian kredit.



Bagian penjualan melakukan pengecekan kualitas disertai dengan dokumen pengepakan dan pengiriman.



Pemisahan tugas bagian penagihan dengan bagian piutang.



Kasir menyetorkan uang ke bank setiap dua hari sekali yang diketahui oleh bagian akuntansi dan keuangan.

f. Verifikasi Independen 

Bagian penjualan : melakukan pengecekan kualitas dan jumlah barang sesuai dengan yang dipesan serta melakukan pengecekan barang yang

diretur, melakukan pembaharuan atas sediaan yang ada di toko kepada bagian akuntansi. 

Bagian piutang : membuat rekap piutang dan melaporkan kepada bagian akuntansi.



Bagian Penerimaan Kas : melakukan pembaharuan data apabila terjadi pelunasan piutang.

 Siklus

Konversi

a. Otorisasi 

Bagian Produksi : mengotorisasi rencana penjualan dari bagi penjualan yang kemudian akan dibuat laporan kebutuhan bahan baku



Bagian Gudang : mengotorisasi permintaan bahan baku dan penolong untuk bagian produksi

b. Pemisahan Tugas 

Bagian Penjualan : tugasnya adalah membuat rencana penjualan.



Bagian Produksi : tugasnya adalah melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku dan penolong serta membuat laporan kebutuhan baku.



Bagian Gudang : tugasnya adalah menyiapkan bahan baku sesuai dengan yang diminta dari bagian produksi.



Bagian Umum : tugasnya adalah melaporkan biaya kepada bagian akuntansi untuk melakukan pembaharuan data sediaan dan biya produksi.



Bagian Administrasi : tugasnya adalah melakukan rekonsiliasi laporan stock opname dari bagian penjualan.



Bagian Akuntansi : tugasnya adalah melakukan pembaharuan data sediaan dan biaya produksi.

c. Supervisi 

Bagian Produksi : Memastikan bahan baku dan bahan penolong sesuai dengan yang dibutuhkan untuk melakukan produksi



Bagian Gudang : Memastikan bahan baku dan bahan penolong yang dikeluarkan dari gudang sesuai jumlahnya dan kualitasnya

d. Catatan Akuntansi 

Laporan Kebutuhan Bahan Baku



Surat Pengiriman Barang



Laporan Stock Opname



Laporan Sediaan

e. Pengendalian Akses 

Bagian Penjualan : meminta barang yang dibutuhkan melalui bagian produksi.



Bagian Gudang : setiap pengeluaran sediaan, bagian gudang selalu mencatat ke dalam kartu sediaan dan melaporkan kepada administrasi gudang.



Bagian Umum : selalu mencatat seluruh biaya yang digunakan dalam proses produksi.



Bagian Akuntansi : merencanakan anggaran yang digunakan untuk sediaan dan biaya produksi.

f. Verifikasi Independen 

Bagian penjualan: memilih kain batik yang akan diproses lebih lanjut menjadi produk busana.



Bagian produksi: melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku dan penolong untuk melakukan produksi.



Bagian gudang : menyeleksi bahan baku dan bahan penolong yang akan dikeluarkan.

 Siklus Asset Tetap a. Otorisasi Transaksi 

Setiap tansaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen . Dalam hal ini bagian barang yang berniai tinnggi harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut, berdasarkan biaya dan manfaat.

b. Pemisahaan Tugas 

Bagian yang mengajukan asset tetap akan menerima asset tetap dan akan melakukan pecatatan atas asset tetap yang dikirimkan dan melaporkan ke bagian akuntansi

c. Supervisi 

Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan produk bisnis

d. Catatan Akuntansi 

Surat permintaan pengadaan aset tetap



Surat order pembelian



Bukti pembelian aset tetap



Laporan penerimaan barang



Surat permohonan perbaikan aset tetap



Nota perbaikan



Laporan kondisi aset tetap



Laporan tentang umur ekonomis aset tetap



Surat penghapusan aset tetap

e. Pengendalian Akses 

Membatasi akses ke asset tetap

f. Verifikasi Independen 

Secara berkala auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan factor yang digunakan dalam analisis.



Auditor harus memverifikasi dibandingkan dengan aktiva tetap dalam buku besar pembantu

 Siklus Personalia a. Otoritas Transaksi 

Manajer personalia: menyetujui surat pengajuan penambahan karyawan (penarikan tenaga kerja, pengembangan tenaga kerja, mengeluarkan surat rekomendasi untuk melakukan penambahan pegawai dari kepala bagian personalia)



Bagian personalia: menganalisis surat permohonan mengenai jumlah kriteria, posisi yang dibutuhkan dan alasan penambahan pegawai.

b. Pemisahan Tugas 

Prosedur penggajian dipisahkan, yaitu: perhitungan gaji, proses pembayaran gaji dan proses pencatatan penggajian



Bagian perekrutan karyawan baru: melakukan perekrutan karyawan baru yang telah diusulkan oleh kepala bagian masing-masing

c. Supervisi 

Melakukan penjagaan waktu/ mengawasi kedisiplinan karyawan



Kasir akan mengecek kecukupan dana untuk melakukan pembayaran gaji

d. Catatan Akuntansi 

Pencatatan

pengeluaran

kas

untuk

membayar

gaji

karyawan

(berdasarkan rekapan dari bagian kasir dengan disertai bukti dokumen) 

Perhitungan gaji (dengan dasar dokumen dari personalia; jumlah jam kerja; produk yang dihasilkan; jumlah lembur; dan bonus)dan juga akan mengkonfirmasi data-data yang terkait dengan karyawan



Bagian kasir menyimpan data bonggol cek dan mengarsip tembusan daftar gaji karyawan serta melakukan pencatatan atas pengeluaran kas untuk gaji



Bagian perhitungan gaji akan membuat daftar gaji

e. Pengendalian Akses 

Bagian kasir dipisahkan dengan bagian pencatatan akuntansi perusahaan



Bagian pembuat keputusan perekrutan dipisahkan dengan pembuat rencana perekrutan karyawan baru



Bagian pembuat dan perhitungan daftar gaji dipisahkan dengan kasir

f. Verifikasi Independen 

Mencocokkan antara gaji karyawan dengan jam kerja aktual



Menilai kinerja karyawan

V.

FLOWCHART DOKUMEN Ada beberapa jenis flowchart dokumen pada CV. Batik Indiastuti :

VI.

1. Flowchart Siklus Pengeluaran

(terlampir)

2. Flowchart Siklus Pendapatan

(terlampir)

3. Flowchart Siklus Konversi

(terlampir)

4. Flowchart Siklus Aset Tetap

(terlampir)

5. Flowchart Siklus Personalia

(terlampir)

FLOWCHART SISTEM Ada beberapa jenis flowchart sistem pada CV. Batik Indiastuti : 1. Flowchart Siklus Pengeluaran

(terlampir)

2. Flowchart Siklus Pendapatan

(terlampir)

3. Flowchart Siklus Konversi

(terlampir)

4. Flowchart Siklus Aset Tetap

(terlampir)

5. Flowchart Siklus Personalia

(terlampir)

VII. DOKUMEN DAN CATATAN Dokumen adalah surat berharga yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Sedangkan catatan (informasi) adalah kumpulan catatan dalam bentuk tulisan yang memberikan keterangan, disimpan dalam arsip atau dokumen.

 Siklus Pengeluaran a. Bukti Pengeluaran Kas

CV BATIK INDIASTUTI BUKTI PENGELUARAN KAS

Tanggal

:

No :005

Dibayar Kepada :

No

Keterangan

Kode

Jumlah

Total

Kasir

:

Disetujui oleh

:

Diterima Oleh ……………………………

b. Bukti Pembayaran Kas

BUKTI PEMBAYARAN KAS

Terima dari bendahara pengeluaran kas

:

Uang sebesar

:

Yaitu untuk pembayaran

:

Terbilang

: RP

Mengetahui dan Menyetujui

Bendahara

Manajer Keuangan

Pengeluaran Kas

…………………………..

c. Bukti Setor Bank

Diterima Oleh

……………………….

…………………………

.

.

Keterangan : 1. Nama penerima 2. Nomer rekening 3. Nama pengirim 4. Alamat dan nomorpengirim 5. Tujuan transaksi 6. Berita untuk penerima

d. Permintaan Pembelian SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Dari Bagian

:

Tanggal Diperlukan

:

Diperlikan untuk

:

Dikirim Ke

Nomor

No.Faktur

:

Tanggal

:

Type

Kuantum Keterangan

:

Jenis Barang

Kepala Bagian Produksi

……………………….

e. Pesanan Pembelian CV BATIK INDIASTUTI SURAT PESANAN PEMBELIAN

Kepada

Kirim ke

No.Urut

:

:

Nama

Spesifikasi

Barang

Barang

Tanggal

:

Syarat Penyerahan

:

Syarat Pembayaran

:

Tanggal diperlukan

:

Rute Pengiriman

:

Satuan Kuantitas Harga Satuan Jumlah

Total

Penting

:

Kepala Bagian Pembelian …………………………….

f.

Laporan Penerimaan Barang

CV BATIK INDIASTUTI LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang Diterima Dari

:

Nama Pengemudi

:

(Jika Menggunakan Truk Kita) Nama

Perusahaan

Pengirim

: :

No. Mobil

:

Segel No.

Surat

Order

Pembelian No.

Surat

Order

Pengiriman

Jumlah

Macam

Barang

Barang

:

:

:

Oleh

:

Kondisi

Tanda Ukuran

Pada Barang

Diperiksa

,20

:

Alamat

No. Segel dan Kondisi

, tgl

Kuantitas

Barang Saat

Keterangan

Diterima

Diterima Oleh Bagian Gudang ………………………

g. Permohonan biaya perbaikan bahan baku dan bahan penolong

CV BATIK INDIASTUTI SURAT PERMOHONAN BIAYA

Kepada

:

Kirimke :

No.

Nama

Spesifikasi

Urut

Barang

Barang

Tanggal

:

SyaratPenyerahan

:

SyaratPembayaran

:

Tanggaldiperlukan

:

RutePengiriman

:

Satuan Kuantitas Harga Satuan

Jumlah

Total

Penting

:

Kepala Bagian

………………………………….

 Siklus Pendapatan a. Kartu Pesanan Pelanggan CV BATIK BATIK INDIASTUTI 024-14232 JL.RAJAWALI NO.1A YOGYAKARTA No Urut : 005

Telepon : Tgl : 04/05/2018

KARTU PESANAN PELANGGAN Nama Pelanggan

:

Alamat

:

NO

Nama Barang

Jumlah

Keterangan

Segera disediakan untuk dikirim pada tanggal Bagian Penjualan

Petugas Bagian Gudang

______________

____________________

b. Surat Jalan CV BATIK INDIASTUTI JL.RAJAWALI NO.1A

Tgl : 04/05/2018 No Urut :

SURAT JALAN

YOGYAKARTA Telepon : 024-14232

Tanggal : No.Surat Jalan : Dikirim Dengan :

Kepada :

NO

Kode Barang

Nama Barang

Satuan

Tanda Terima Bag.Packing

( )

)

Jumlah Packing

Jumlah Barang

Sopir

(

Keterangan

Manajer

)

(

) (

c. Bukti Penerimaan Kas CV BATIK INDIASTUTI

Telepon : 024-14232

JL.RAJAWALI NO.1A YOGYAKARTA No Urut : 005

BUKTI PENERIMAAN KAS Diterima dari

:

Banyaknya Uang

:

Untuk

:

JUMLAH

Yogyakarta , ..... ....... 20.. yang menerima

Nur Heni Safitri

d. Kartu Piutang CV BATIK INDIASTUTI JL.RAJAWALI NO.1A YOGYAKARTA Kepada Tn : .........

Telepon : 02414232 Tgl : .../.../20....

Nota Kredit No.1/........../PJ/XII/2018 Kami telah mengkredit rekening saudara atas barang yang kami terima sebagai berikut : NO

Jenis Barang

Banyaknya

Harga Satuan

Jumlah

Yogyakarta , ............. 20... Bagian Penjualan

(.................)

e. Daftar tagihan CV BATIK INDIASTUTI

Telepon : 024-14232

JL.RAJAWALI NO.1A YOGYAKARTA No Urut : Customer Nama Alamat Kota Telepon Nama barang

: : : : Jumlah

Harga

Total

f. Slip material SLIP MATERIAL CV BATIK INDIASTUTI JL.RAJAWALI NO.1A YOGYAKARTA No Urut : 005 NO Jenis Barang

Telepon : 024-14232

Banyaknya

Harga Satuan

Jumlah

Terbilang ....................................................... Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Kasir

Direktur Utama

g. Daftar Umur Piutang PT ABC

PT ABK

UMUR PIUTANG NilaiPiutang

% Dari Total NilaiPiutang

NilaiPiutang

% Dari Total NilaiPiutang

0-10

640

80%

400

50%

11-30

160

20%

160

20%

31-45

0

120

15%

46-60

0

80

10%

Di atas 60

0

40

5%

Total

800

800

100%

100%

h. Pesanan Pelanggan CV BATIK INDIASTUTI KARTU PESANAN PELANGGAN Nama Pelanggan

: ........................................

Alamat

:........................................

No NamaBarang Jumlah Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Segera disediakan untuk dikirim pada tanggal 1 Desember 2018 Bagian Penjualan

Petugas Bagian Gudang

……………………………

…………………………………

i.

Perkiraan Penjualan

Bulan

Perkiraan Penjualan CV Batik Indiastuti Tahun 2018 Perkiraan Penjualan Produk (Dalam Rupiah ) Busana busana Lakibusana Perempuan laki Anak

Januari Februari Meret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Total Perkiraan Penjualan

 Siklus Konveksi / Produksi a. Kartu Gudang KARTU GUDANG No Kode Gudang Nama Barang Lokasi Spesifikasi.................. Minimum............... Maksimum.............. Satuan........... DITERIMA DIPAKAI SISA No No No Tgl Bukti Kuantitas Tgl Bukti Kuantitas Tgl Bukti Kuantitas

b. Kartu Permintaan Bahan Baku dan Penolong KARTU PERMINTAAN BAHAN BAKU DAN PENOLONG

TGL 1 5 8 4

KET Saldo Pemakaian Pembelian Pemakaian

Metode : AVERAGE MASUK KELUAR SALDO Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah

c. Surat Order Produksi CV BATIK INDRIASTUTI JL Rajawali No 1a Xxxxxx SURAT ORDER PRODUKSI Tanggal

No:000087042

Nama Pabrik Alamat No

Kode

No Telepon

Deskripsi

Unit

Harga Satuan

Jumlah

Total Penjaualn Uang Muka Sisa Tagihan Pramuniaga ............................................

d. Surat Permintaan Bahan Baku Dan Penolong

No

Tanggal

Urian kegiatan

Dokumen

Data Produksi Satuan Debet

No

Tgl

Kredit

Saldo

Jenis Jml Aktual

Jml Konversi

Selisih

e. Kartu Sediaan

Kartu Sediaan No. Kode Satuan

Tgl

No.Bukti

Masuk

Nama Barang : ................. : ................. : .................

Keluar

Saldo

Kepala Bagian Gudang

Kepala Bagian Penjualan

...................................

.........................................

f. Laporan Berita Acara Serah Terima Sediaan BERITA ACARA SERAH TERIMA SEDIAAN PERUSAHAAN BATIK Nomor : ................................................................ Pada hari ini :................... Tgl .... Bulan........... Tahun........ bertempat di............... berdasarkan keputusan kepala perusahaan ................ Nomor....... Tgl.. Bulan........... Tahun........ yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : ........................................... Jabatan : Ketua Nama : ........................................... Sekertaris Nama : ........................................... Anggota Nama : ........................................... Anggota Masing-masing karena jabatanya, dengan ini menyatakan dengan sebenarnya telah melaksanakan pemeriksaan terhadap peyeahan barang/jasa............... yang dipesan dari: Nama Perusahaan : .................................... Alamat perusahaan :..................................... Sebagai reaksi Surat Pemesanan/SP/Kontrak Nomor....... Tgl.. Tahun........ dengan jumlah/jenis barang : 1. ..................... 2. ..................... 3. Dst Hasil pemeriksaan dinyatakan : a. Baik b. Kurang Baik yang selanjutnya akan diserahkan oleh penyedia barang/jasa pada Dep. Persediaan. Demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap .....(.....) untuk dignakan sebagaimana mestinya

PENYEDIA BARANG/ JASA

PANITIA PEMERISA BAANG/JASA 1. 2. 3.

Nama : ....................... Tandatangan (....................) Nama : ....................... Tandatangan (....................) Nama : ....................... Tandatangan (....................)

g. Laporan produk Jadi

CV BATIK INDIASTUTI Kode Akun 1.1.8.2.7 1.1.8.3 1.1.8.3.1 1.1.8.3.2 2.1.1.4

Nama Akun Gamis Busana Laki-laki Hem Lengan Pendek Hem Lengan Panjang Dst

h. Laporan Stock Opname DATA CV BATIK INDRIASTUTI

STOCK OPNAME Head Quarter Kode

Nama Barang

Satuan

Tersedia (Bukti)

Tersedia (Fisik)

Selisih

pcs pcs pcs pcs pcs i. Perkiraan Penjualan CV BATIK INDIASTUTI JL. RAJAWALINO 1A YOGYAKARTA

COMPUTERIZE SALE SYSTEM Telp 448888 Fax : 45444 Op : SYSTEM Date 05/04/2018 13.00 Perkiraan Penjualan

Item Code Item 1.1.8.2 1.1.8.2.1 1.1.8.2.2

Jumlah

Harga Jual

Total

Total Biaya

 SIKLUS ASET TETAP a. Berita Acara Penghapusan Aset Tetap NO.005 Tanggal, ...................................... CV. BATIK INDIASTUTI BERITA ACARA PENGHAPUSAN ASET TETAP

Pada hari ini...........tgl........bulan....tahun......

Disetujui oleh

Disetujui oleh

Disetujui oleh

(Nama)

(Nama)

(Nama)

Yang bertanda tangan, berdasarkan Daftar Status Inventaris, Daftar Target Eliminasi Persediaan, Jadwal Retensi Arsip dan Daftar Isi TPS telah melaksanakan penghapusan sebagaimana telah tercantum didalam tabel berikut dibawah ini:

No

Nama item

Jumlah (unit)

b. Daftar Aset Tetap Yang Akan Dihapus

Uraian cara penghapusan

Lokasi

Penanggung jawab

Jadwal Mulai

Selesai

NO.005 Tanggal, ......................... CV. BATIK INDIASTUTI DAFTAR ASET TETAP YANG AKAN DIHAPUS Berdasarkan Daftar Status Inventaris, Daftar Target Eliminasi Persediaan, Jadwal Retensi Arsip dan Daftar Isi TPS telah melaksanakan penghapusan ,berikut ini adalah daftar asset yang akan dihapus : No.

Item

Quantity

Ttd

Price

Total

TTD Kepala Bagian c. Slip Pengeluaran Aset Tetap NO.005 Tanggal, .............................................. CV. BATIK INDIASTUTI SLIP PENGELUARAN ASET TETAP

www.indiastuti.co.id no

Nama inventaris

Tgl perolehan

No.ref

Kuantum

No.aktiva

Bagian

Jumlah Harga

Keterangan

d. Fixed Aset Retirement Register NO.00 Tanggal, 8 Mei 2018 CV. BATIK INDIASTUTI www.indiastuti.co.id FIXED ASSET RETIREMENT REGISTER Berdasarkan Daftar Status Inventaris, Daftar Target Eliminasi Persediaan, Jadwal Retensi Arsip berikut daftar asset tetap yang akan di ajukan : NO

URAIAN

HARGA

ttd

Kepala Bagian

e. Formulir Penambahan Aset Tetap CV. BATIK INDIASTUTI FORMULIR PENAMBAHAN ASET TETAP Berdasarkan Daftar Status Inventaris, Daftar Target Eliminasi Persediaan, Jadwal Retensi Arsip sesuai dengan kebutuhan perusahaan ke depan agar tetap berjalan lancar dibutuhkan penambahan aset tetap,berikut formulir penambahan aset tetap: NO

URAIAN

PENAMBAHAN

ttd

Kepala Bagian

f. Daftar Aset Tetap CV. BATIK INDIASTUTI DAFTAR ASET TETAP Berdasarkan Daftar Status Inventaris, Daftar Target Eliminasi Persediaan, Jadwal Retensi Arsip , berikut daftar aset tetap yang dimiliki perusahaan : No.

Item

Quantity

Price

Total

Ttd Kepala Bagian

 Siklus Personalia a) Amplop Gaji

CV. BATIK INDIASTUTI Jl. Rajawali No.1A Yogyakarta Telp: (0274)545352 Amplop Gaji Kepada

b) Daftar Gaji

CV. BATIK INDIASTUTI Jl. Rajawali No.1A Yogyakarta Telp: (0274)545352

Daftar Gaji Nama :

Cabang :

Jabatan :

Tanggal Masuk :

Nik :

Jenis Kelamin : Status:

PENERIMAAN

Penerimaan :

Gaji Pokok :

Bank :

Tunjangan PPh :

No. Rek :

Tunjangan Keluarga : Tunjangan Lain : Komisi penjualan : Komisi Training : Komisi Support : Lainnya Bonus/Lembur/Pesangon : THR :

Tgl. Transfer :

Terbilang

Jumlah Penerimaan : POTONGAN Potongan Pinjaman : Potongan Kehadiran :

XXXXXX

c) Daftar Karyawan

CV. BATIK INDIASTUTI Jl. Rajawali No.1A Yogyakarta Telp: (0274)545352 Daftar Karyawan NIP

Nama

Alamat

Jns Klm

Tgl Mulai Kerja

Email

Telepon

Jabatan

Status

TTD

xxxx

d) Data Kepegawaian

CV. BATIK INDIASTUTI Jl. Rajawali No.1A Yogyakarta Telp: (0274)545352

Data Pegawai No

Nama

NIP

Golongan Ruang

Pangkat

Jabatan

TTD

xxxx

e) ID Card

f) Ikhtisar Jam kerja g) f/ Ikhtisar Jam Kerja

CV. BATIK INDIASTUTI Jl. Rajawali No.1A Yogyakarta Telp: (0274)545352 Kartu Jam Kerja BOX

Manajer

Potongan

BOX

Nama

Jam Kerja

Tanggal

No. Kartu Jam Kerja

Nama Barang

No. Order

Kepala Bagian

Waktu

Total Jam Kerja

g) Rekening Bank

CV. Batik Indiastuti Jl. Rajawali No. 1A

No. Cetak : 005

Rekening Bank

Yogyakarta

Tanggal

Sandi

Debet

Kredit

Saldo

Keterangan

Penerima

Kepala Bagian Personalia

(........................................)

(.....................................)

h) Laporan Kehadiran Karyawan

CV. Batik Indiastuti Jl. Rajawali No. 1A

Laporan Kehadiran Karyawan

Yogyakarta

Kode

Nama

Tanggal

No. Cetak : 005

Jam

K001 K002 K003 Penerima

Kepala Bagian Personalia

(.........................................)

Jumlah

i) Permohonan penambahan pegawai

CV. Batik Indiastuti Jl. Rajawali No. 1A

Permohonan Penambahan Pegawai

No. Cetak : 005

Yogyakarta

Yth. Kepala Bagian Personalia Ditempat

Bersama ini kami sampaikan permohonan penambahan pegawai untuk staff bagian kasir di CV Batik Indiastuti , perlunya penambahan kasir dikarenakan salah satu staff kasir sedang cuti kehamilan. Dan oleh karena itu, sebaiknya melakukan penambahan kasir dikarenakan hanya satu kasir saja yang aktif jika salah satu kasir sedang cuti sehingga tidak ada pergantian sif / jam kerja jika kasir hanya satu orang yang aktif. Demikian surat ini kami sampaikan, mohon ditindak lanjuti supaya tidak terganggu kinerja karyawan lainnya dan atas perhatiannya dan kerja samanya saya ucapkan banyak terima kasih

Kepala Bagian Administari dan Umum

(..............................................................)

j) Surat Keputusan Penerimaan dan Penempatan Karyawan

CV. BATIK INDIASTUTI SURAT KEPUTUSAN PENERIMAAN DAN PENEMPATAN KARYAWAN SURAT KEPUTUSAN CV. INDIASTUTI NO.008/SK-Dir/2016 TENTANG : PENEMPATAN PEGAWAI

Menimbang : a. CV BATIK INDIASTUTI adalah sebuah usaha bidang produksi batik, menjalankan usahanya dengan struktur organisasi yang wajib dan sumber daya manusia yang secara integral bahu membahu untuk mecapai tujuan bersama. b. Untuk terciptanya sebuah struktur organisasi yang sehat di mana terjadinya integrasi antar bagian dari struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang direncanakan dan menciptakan keteraturan kerja, maka diperlukan suatu ketetapan mengenai penempatan para karyawan pada struktur organisasi CV. Batik Indiastuti sehingga terjadi pemisahan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada masing-masing pegawai yang ditempatkan. Mengingat : a. Surat Keputusan Direksi NO.001/SK-DIR/2016 tanggal 10 Mei 2016 Tentang Peraturan Umum CV Indiastuti b. Surat Keputusan Pengurus NO.002/SK-DIR/2016 tanggal 10 Mei 2016 Tentang Peraturan Struktur Organisasi CV Indiastusti dan Job Description. MEMUTUSKAN : Pertama

: Mengangkat dan menempatkan Sdr Winda Safitri sebagai staf Administrasi Keuangan CV Batik Indiastuti terhitung tanggal surat keputusan ditetapkaan sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab sesuai uraian tugas ( Job Description ) yang diatur dalam lampiran Job Description yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari SK Penempatan ini.

Kedua

: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan akan ditinjau kembali apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini.

k) Surat Pengangkatan Pegawai Tetap Yogyakarta, 18 Mei 2016 CV Batik Indiastuti Direktur Utama

Manajer Personalia

(.............................)

(..................................)

k) l)

m) Surat Pengangkatan Pegawai Tetap

SURAT PENGANGKATAN No.325/SPK.T/HRD/II/2018

Kepada Yth :

Yogyakarta, 18 Mei 2018

Sdr. Nadia Puspitasari di Tempat Perihal : Pengangkatan Karyawan

Berdasarkan kebijakan Manajemen CV Batik Indiastuti dan hasil penilaian dan prestasi kerja Saudara mulai bekerja sampai periode kerja yang ditentukan, maka dengan ini ditetapkan bahwa : Nama

: Nadia Puspitasari

NRP

: 817088

Posisi

: Sales Marketing

Gaji/bulan

: Rp 4.000.000,-

Telah secara resmi diangkat menjadi karyawan TETAP terhitung sejak tanggal 01 Mei 2018 di bagian Sales Marketing CV Batik Indiastusti. Segala hak dan kewajiban lainnya di atur sebagaimana tercantum dalam ketentuanketentuan maupun perusahaan yang berlaku. Surat Pengangkatan Karyawan tetap ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, apabila kemudian hari terdapat kekelirua dalam surat ini akan diperbaiki seperlunya. Demikian Surat Pengangkatan karyawan tetap ini dibuat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di

:Yogyakarta

Tanggal

:1 Desember 2017

CV Batik Indiastuti

(............................) Finance & HR Director

LAMPIRAN