Lineamientos

Lineamientos para la Elaboración de Plan de Desarrollo Informático del Instituto Superior Tecnológico Público Almirante Miguel Grau - Piura Justificación La educación superior Tecnológica ha experimentado en los últimos veinte años cambios de gran trascendencia motivados por un nuevo entorno socioeconómico, demográfico, sociocultural, tecnológico y financiero que están produciendo una transformación total en la dirección, organización y gestión de las políticas educativas. Resulta evidente que la educación superior tecnológica se ha vuelto mucho más compleja y dinámica que en épocas anteriores, donde los factores predominantes eran la estabilidad y la sencillez. Esto implica que aquellos métodos que antes eran válidos en las instituciones educativas, hoy en día se presentan insuficientes para su adecuada planificación y gestión. Mientras que la planeación estratégica es una técnica fuertemente implantada en la empresa privada y que se ha consolidado también como un modelo eficaz y de futuro para las instituciones públicas, la planeación estratégica de sistemas y tecnologías no es aún habitual ni en empresas privadas ni públicas del entorno nacional. Es evidente que el Instituto Superior Tecnológico Almirante Miguel Grau están sometido a una serie de presiones para el cambio, como son los avances de las TIC, las limitaciones presupuestarias, la exigencia de mayor transparencia del gobierno y la sociedad, y el aumento de la competencia. El impacto de la tecnología en las instituciones educativas es muy complejo por una serie de factores dado que, las tecnologías utilizadas suelen ser conceptualmente distintas, en función de que estén enfocadas a servir para la docencia, para la investigación o para el servicio a la comunidad (extensión). Además, suelen existir importantes diferencias de formación en TIC entre los estudiantes y los docentes, con el añadido de la heterogeneidad de la misma en función del área de la institución que se tome en consideración. Por otro lado, las tecnologías afectan a la organización y equipamiento de aulas y laboratorios, reconfiguran las metodologías de investigación, influyen en los modelos de trabajo de los estudiantes, y tienen incluso el potencial de transformar el proceso de enseñanza y aprendizaje.

Algunos

ejemplos

concretos

son

el

software

de

presentaciones,

la

videoconferencia, las tecnologías Web y la multimedia. También las tecnologías están provocando que se avance hacia una reducción de la compra de información en la forma tradicional de libros y revistas a favor de un aumento de su alquiler mediante el acceso a bases de datos, revistas electrónicas y bibliotecas virtuales, locales,

nacionales o internaciones, a través del pago de una cuota y aprovechando las redes de telecomunicación de banda ancha. De esta forma, profesores y estudiantes tienen acceso a la información desde sus hogares, oficinas, laboratorios y otras localizaciones en las que se cuente con un computador conectado a la red. Asimismo, el correo electrónico es importante y posibilita la comunicación casi instantánea y a muy bajo costo con centros y colegas de todo el mundo, utilizándose cada vez más para la relación entre profesores y estudiantes, salvando la necesidad de la coincidencia espaciotemporal. Adicionalmente, los avances en las tecnologías de la información y las comunicaciones también tienen una importante aplicación en el área administrativa de las instituciones. Así, la gestión de las matrículas y de las áreas económica y financiera, de recursos humanos, de inventarios, de servicios de información al estudiante y de ayudas financieras, son sólo algunos ejemplos en los que las tecnologías contribuyen a la creación de una infraestructura eficaz para la prestación de unos servicios de calidad a profesores, estudiantes, personal administrativo y padres de familia. En definitiva, la implantación de las tecnologías referidas tiene importantes repercusiones en los costos de operación de las instituciones e impone nuevas exigencias a su personal, en cuanto a su forma de trabajar y a su capacitación. De la manera en que la institución responda a esta revolución tecnológica dependerá su posicionamiento competitivo, tanto en términos de calidad como de estabilidad financiera, en un sector cada vez más globalizado. Por esta razón, disponer de un Plan de de Desarrollo Informático alineado con el Plan de Desarrollo Institucional se muestra como un elemento decisivo para el logro de ventajas competitivas sostenibles. Líneas de acción Las siguientes líneas representan los pilares básicos, de los cuales surgen los lineamientos a cumplir en los próximos años y que se perfilan como desafíos institucionales y se desglosan en una serie de estrategias que a su vez se detallan mediante acciones.

Infraestructura física y arquitectura de los sistemas: La principal diferencia de la gestión en estas áreas en las instituciones educativas respecto a otras organizaciones es debida a la descentralización en la toma de decisiones respecto al gasto y a la estructura y tecnologías a emplear, de manera que dentro de un sistema de organización hay diversos puntos en

los cuales se mantienen relaciones con los proveedores, distintos modelos y distintos estándares.

2. Evaluación de la infraestructura tecnológica: Es aconsejable contar siempre con datos actualizados de la situación tecnológica de la institución, de forma que se puedan gestionar adecuadamente los recursos disponibles y planificar las necesidades a mediano plazo. De nuevo, el problema para poder cumplir este objetivo es la descentralización del gasto en tecnologías, además de la gran heterogeneidad en cuanto a necesidades detectadas entre las distintas áreas del instituto 3. Talento humano: En las distintas áreas del instituto distinguimos tres tipos de personal. Por un lado el que tiene conocimiento de las herramientas tecnológicas y hace uso eficiente de ellas en el desarrollo de sus actividades. Por otro lado el personal que utiliza las herramientas o aplicaciones de informática pero no eficientemente y el tercer tipo de personal el que debe utilizar las herramientas informáticas para agilizar sus labores pero se rehúsa a hacerlo. 4. Tecnologías en la docencia: Sin duda, la necesidad de incorporar las tecnologías no sólo en el área administrativa, sino también en la función académica, es una de las cuestiones que claramente diferencia las instituciones educativas de otras instituciones. 5. Financiamiento de la infraestructura tecnológica: El financiamiento de las tecnologías no puede ser considerada como una inversión de capital, a realizar una vez, sino que, dado el alto grado de obsolescencia, debe ser tratada como un gasto de mantenimiento que hay que asumir todos los años. No obstante, es importante destacar que, además de poner a disposición de directivos, administrativos y docentes los recursos tecnológicos necesarios, el instituto también tiene que dotar de medios tecnológicos a sus estudiantes, a través de laboratorios informáticos de libre disposición, añadidas a los laboratorios dedicados a la docencia. Estos laboratorios y su gestión se configuran, en la actualidad, como una de las características más valoradas y demandadas por parte de los estudiantes. 6. Políticas que indiquen cómo se gestionará la infraestructura y sus servicios de soporte: Su existencia y difusión a toda la comunidad educativa se configurará como una cuestión fundamental en la institución, puesto que, dada la diversidad de horarios, perfiles y lugares de trabajo, el que toda la comunidad sepa cuáles son sus derechos y deberes en materia de informática y telecomunicaciones es la única forma de evitar los conflictos por niveles

heterogéneos de servicios o por exigencias que, con los recursos existentes, es imposible atender.

Información requerida para apoyar a las estrategias del Plan de Desarrollo Informático: 1. Infraestructura Física y estructura de los Sistemas Cada responsable de Área o de Departamento de la institución deberá realizar un análisis de las distintas actividades de los procesos que realiza y plasmarlos en un documento mediante su descripción o a través de un modelo gráfico. Una vez definidos los procesos es posible analizar los siguientes aspectos de la realidad presente:



Cuáles son los Sistemas de Información que se relacionan con cuales procesos. Qué problemas existen, que vacíos no se han cubierto.



Cuáles son los datos que se manejan en la organización y su relación con los procesos. Cuáles se manejan bien y cuáles no. Qué redundancias y qué omisiones existen. Cuáles son los problemas asociados.



Cuál es la relación entre los procesos y la actual estructura organizativa. Quiénes toman decisiones en los procesos, quiénes participan en forma significativa, quiénes en forma secundaria.

Con esta información, se realizarán entrevistas a los directivos y jefaturas con varios objetivos: 1. Confirmar o corregir la información ya obtenida. 2. Escuchar la opinión del entrevistado. 3. Priorizar los problemas. 4. Involucrar aún más a los directivos. Con este conocimiento de los problemas se echarán las bases para establecer prioridades en el Plan de Desarrollo de Sistemas de Información y para fundamentar los beneficios de los diversos Sistemas a modificar o construir. Evaluación de la Infraestructura Tecnológica: Cada Jefe de Área o Departamento de la institución deberá realizar un inventario pormenorizado que contenga información acerca del estado del Hardware y Software

bajo su responsabilidad. Así también como de los recursos humanos que tienen a cargo dicho material. Con esta información se elaborará un Cuadro General de las necesidades informáticas a nivel institucional y de esta manera priorizar su satisfacción. 3. Talento Humano Cada Jefe de Área o de Departamento de la institución deberá elaborar una relación del personal a su cargo conteniendo las capacitaciones realizadas en Tecnologías de la Información, debidamente autenticadas, que hayan recibido en los últimos tres años. Esta información permitirá

elaborar una lista de necesidades de capacitación en

Tecnologías de la Información del personal administrativo y de esta manera programar una Capacitación Especializada durante los meses de verano

4. Tecnologías en la Docencia Cada Jefe de Departamento deberá alcanzar una relación de las diferentes estrategias que utilizan los docentes, apoyados con medios informáticos, en el proceso de enseñanza aprendizaje. Una vez conocida esta información y tabulada se verá que herramientas informáticas necesitan los docentes y se programará, durante los meses de verano, una capacitación que les permita durante el año 2009 utilizar eficientemente medios informáticos como ayuda en el proceso enseñanza aprendizaje. 5. Financiamiento de la Infraestructura Tecnológica El Director en conjunto con el Administrador y los distintos Jefes de Departamento deberán establecer los lineamientos que conduzcan a la obtención de los recursos que permitan la Ejecución de un Plan Informático sostenido en el tiempo. Para esto es necesario tener un conocimiento total de las necesidades y requerimientos informáticos de todas las áreas de la institución. Debe elaborarse una vez realizados las estrategias 1, 2, 3 y 4.

6. Políticas que indiquen

cómo se gestionará la infraestructura y sus servicios de

soporte. Elaboración de un Reglamento que norme el uso de la Infraestructura y sus servicios en el cual debe participar toda la comunidad educativa. Formar un equipo multidisciplinario de representantes, con conocimientos informáticos, de todas las áreas y departamentos de la institución para la elaboración de dicho Reglamento.