Lili
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Capítulo 7 Materiales
Capítulo 7 Materiales Parte 1 Artículos para Reglas Básicas Artículo 1. Enfoque Este Capítulo se brinda para operaciones respecto de materia prima, suministros y trabajo en proceso. Artículo 2. Gerente de Compras Las transacciones de compras de una división estarán administradas en general por el gerente general de la división, bajo quien se nombrará un gerente de compras para supervisar tales operaciones. Artículo 3. Principio de Compras La compra de materiales se llevará a cabo de conformidad con un plan de compras que se preparará con base en el plan de producción determinado en la reunión de producción y ventas, tomando en consideración el suministro a otras partes (principalmente subcontratistas; de aquí en adelante, los mismos) y el inventario. Artículo 4. Selección de Proveedores Los proveedores serán seleccionados de conformidad con los Reglamentos Básicos de Compras(*1) y serán decididos por el gerente general de la división. (*1): Ver Artículo 15 “Criterio de Selección de Proveedores” en los Reglamentos Básicos de Compras. Artículo 5. Suscripción de Contrato Básico de Transacción Al iniciar una nueva transacción, debe suscribirse un contrato con el proveedor para establecer los términos básicos de la transacción. Artículo 6. Principio de Obtención de Estimados El departamento de compras deberá obtener, al colocar una nueva orden, estimados por escrito y examinar la conveniencia de tales estimados. Artículo 7. Precio de Compra El precio de compra será determinado por el gerente general de la división. Artículo 8. Emisión de Hojas de Orden (1) El departamento de compras colocará órdenes mediante una orden de compra escrita (de aquí en adelante referida como una “hoja de orden”) o mediante transferencia de datos.
(2) Al colocar una orden, en principio, debe confirmarse el deseo del proveedor de aceptar la orden. Artículo 9. Inventario Óptimo El gerente de compras procurará mantener el inventario más económico, prestando constante atención a las fluctuaciones de precio, las actividades de producción sin obstáculos y la más alta eficiencia de los fondos mediante el recorte del tiempo de suministro, etc. Artículo 10. Gerente de Almacenaje (1) Se nombrará y se mantendrá un gerente de almacenaje de materiales (de aquí en adelante referido como el “gerente de almacenaje”) en cada división. (2) Tal gerente de almacenaje será nombrado por el gerente general de la división y llevará a cabo las operaciones relacionadas con el ingreso y salida de existencias y bienes de almacenaje y el registro de tales ingresos y salidas de existencias. Artículo 11. Puntos Básicos sobre el Ingreso y Salida de Existencias Los ingresos y salidas de existencias de materiales se llevarán a cabo, en principio, mediante notas del formulario prescrito fijado con la impresión del sello de aprobación del gerente del departamento a cargo y del gerente de almacenaje. Artículo 12. Principio de Almacenaje El gerente de almacenaje almacenará bienes de forma clara y ordenada y los mantendrá bajo condiciones óptimas en todo momento, manteniendo de esta manera su calidad y evitando pérdidas. Artículo 13. Toma de Inventario Físico (1) el gerente de almacenaje o su sustituto llevará a cabo un inventario de todos los bienes al menos una vez al mes en principio, revisando y confirmando los inventarios contra los balances registrados en los libros de la forma designada y luego reportando los resultados al gerente de contabilidad. (2) El gerente de contabilidad o su sustituto revisarán las condiciones de los bienes almacenados al menos una vez al año. Artículo 14. Principio de Compra y Suministro El departamento de compras registrará con prontitud la compra de bienes y el suministro de bienes a otras partes usando notas de la forma designada o datos electrónicos preparados mediante los procedimientos prescritos, con base en el recibo real (tras la inspección) de bienes de los proveedores o el suministro real de bienes a otras partes.
Artículo 15. Principios de Verificación de Compras y Suministro (a Subcontratistas) (1) El departamento de compras notificará a cada proveedor del monto de pago de conformidad con los procedimientos estipulados en el Artículo 52 de la Parte 2 de este Capítulo con base en el “método de pago de contrato, etc.,” suscrito por adelantado con el proveedor, y el proveedor revisará el monto de pago notificado contra el valor de los bienes entregados. (2) En caso de que los procedimientos en el Párrafo anterior no se lleven a cabo, el departamento de contabilidad revisará el libro de proveedores contra las facturas de los proveedores, y con base en esta revisión, enviará el programa de revisión a los proveedores. (3) Si la transacción EDI completa está en operación, la verificación de los balances puede hacerse del lado del proveedor mediante las transferencias de datos de compras diarios. (4) Los programas de verificación sobre los materiales suministrados a otras partes (de aquí en adelante referidos como “materiales suministrados”) deben recaudarse con prontitud de las partes a quienes se suministran tales materiales (de aquí en adelante referidos como “partes suministradas”). Artículo 16. Principios de Pago (1) Las cuentas de compras de materiales sujetas a pago deben cerrarse al final de cada mes y el pago debe hacerse completo el día 15 del siguiente mes; sin embargo, si ese día cayera en un feriado bancario, el pago se hará el siguiente día laboral. (2) En caso de proveedores cuyo capital accionario sea de más de 300 millones de yen, la fecha de pago en el Párrafo anterior puede extenderse hasta por 90 días. (3) Si el pago debe hacerse especialmente para una compra efectuada después del día de cierre declarado en el contrato por una razón de peso, tal pago debe hacerse tras obtener la aprobación del gerente general de la división. Artículo 17. Examen de Ingresos y Salidas El gerente de contabilidad debe llevar a cabo un examen profundo de los ingresos y salidas de materiales mediante el estado de ingresos y salidas de materiales preparado con base en los registros de ingresos y salidas de existencias, asegurando así la exactitud de los procedimientos contables relacionados con los materiales. Artículo 18. Evaluación (1) La evaluación de materiales será hecha mediante el método de “más bajo costo por el método del precio de la última compra o de mercado” para materia prima y proveedores (excluyendo troqueles y moldes) y mediante el método de “costo más bajo (promedio) o de mercado” para los trabajos en proceso. (2) Los materiales de movimiento lento y defectuosos deben evaluarse adecuadamente, usando los valores calculados por los métodos citados anteriormente como estándares, para asegurar la exactitud de los activos. (3) En caso de que surja alguna circunstancia que necesite la reevaluación de materiales por forma distinta a los métodos dados en el Párrafo anterior, debe
reportarse al gerente general del Departamento de Contabilidad Corporativo de las oficinas centrales y llevarse a cabo después de obtener su aprobación. Artículo 19. Registro Los ingresos y salidas de existencias de materiales deben registrarse adecuadamente y continuamente en los libros mantenidos para tales registros en el momento en que los materiales ingresan o salen, haciendo referencia a las notas relevantes de la forma designada preparadas mediante los procedimientos prescritos y basadas en ingresos y salidas de existencias reales. Artículo 20. Seguridad de Activos Los inventarios de materiales deben conocerse siempre y deben examinarse cualitativa y cuantitativamente. En caso de materiales de movimiento lento o defectuosos mantenidos en inventario, deben tomarse medidas adecuadas tales como venta, diversificación de uso, remodelación, devolución a proveedores y desecho, a fin de mantener la seguridad de los activos. Artículo 21. Aprobación para Desechar (1) El desecho de materiales se llevará a cabo de conformidad con la aprobación del gerente general de la división. (2) El desecho anormal (*2) se ejecutará después de reportarlo al Director a cargo de Finanzas y Contabilidad y obtener su aprobación. Más aún, en caso que dicho desecho pudiera tener un efecto material en los resultados financieros de la división, será necesaria la aprobación de conformidad con los Reglamentos para la Toma de Decisión sobre Asuntos de Importancia. (*2): “Desecho anormal” se refiere al desecho que excede el rango normal esperado del desecho incluido en la contabilidad de costo adoptada al momento de preparar el plan de la empresa o al determinar los precios de los productos. Artículo 22. Control de Troqueles y Moldes (1) Los troqueles y moldes se comprarán de manera económicamente eficiente, tomando en consideración la cantidad planeada, la calidad de materiales requerida y otros factores. (2) El control de troqueles y moldes se hará principalmente de conformidad con las disposiciones de los Artículos anteriores. Sin embargo, en los casos en que lo anterior no sea aplicable, tal control será ejercido de conformidad con las disposiciones del Capítulo 8 “Activos Fijos”. Artículo 23. Principio de Cobertura de Seguro El gerente de contabilidad tomará el seguro necesario sobre todos los materiales (*3) que pertenezcan a la división de conformidad con las disposiciones del Capítulo 10 “Seguro de Daños”.
(*3): “Todos los materiales” incluirán los materiales suministrados a otras partes, materiales que pertenezcan a otras partes y que sean almacenados por la compañía, bienes comprados por inspeccionar y troqueles y moldes proporcionados a otras partes. Artículo 24. Asistencia Administrativa a Compañías de Colaboración (1) El departamento de compras deberá proporcionar asesoría efectiva y apropiada a las compañías de colaboración (kyoeigaisha) a su solicitud, desde el punto de vista de “coexistencia y prosperidad mutua”. (2) En particular, debe prestarse cuidadosa atención a las condiciones reales de administración de las compañías de colaboración en las transacciones diarias y mediante la solicitud y recibo de presentación de datos sobre su administración de forma periódica y después de esto, se les brindará asesoría administrativa. Parte 2 Artículos para Estándares Operacionales Sección 1 Compras Artículo 1. Solicitud de Compra Los departamentos que usan materiales deben preparar un formulario de solicitud de compra. Tras recibir la impresión del sello de aprobación del gerente, la solicitud de compra será enviada al departamento de compras; sin embargo, este formulario puede ser sustituido por el plan de producción. Artículo 2. Determinación del Plan de Compras El departamento de compra determinará el plan de compra de materiales con base en las decisiones hechas en la reunión de producción y ventas. Este plan debe ser desarrollado tomando en consideración factores tales como las tendencias de mercado, acortamiento de períodos de suministro, eficiencia de fondos e inventario adecuado, buscando en todo momento realizar compras eficientes. Artículo 3. Suscripción de Contrato Básico de Transacción (1) Al iniciar una nueva transacción, el gerente de transacción deberá suscribir, tras obtener la aprobación del gerente general de la división, un contrato básico para la transacción de conformidad con los Estándares de Compra Operacionales. (*1) (2) En el caso anterior, los contratos particularmente importantes requerirán la aprobación ejecutiva de acuerdo con los Reglamentos para la Toma de Decisión sobre Asuntos de Importancia. (*1): Ver Artículo 26 “Términos Contractuales” en los Estándares de Compra Operacionales. Artículo 4. Obtención de Estimados (1) Al colocar órdenes para materiales nuevos o revisar precios de compras, deben obtenerse estimados por escrito de parte de los proveedores por adelantado.
En particular, al colocar órdenes para materiales nuevos, en principio deben recibirse estimados de más de dos compañías para su comparación. (2) Tales estimados escritos deben contener los términos de requisitos como lotes de orden y período de entrega, además de los precios. (3) Los estimados escritos de partes subcontratadas deben contener, principalmente, el costo de materiales, costo de procesamiento, gastos administrativos, ganancias y otros puntos necesarios para el análisis de costos y la estimación. Artículo 5. Determinación del Precio de Compra (1) Los precios de compra serán determinados por el gerente general de la división con base en el Artículo anterior antes de iniciar las transacciones. (2) El gerente general de la división puede asignar al gerente de compras a su nombre para determinar los precios de compras, especificando un cierto rango por adelantado. (3) Sin embargo, el gerente de compras reportará con prontitud los precios decididos de conformidad con el Párrafo anterior al gerente de contabilidad y al gerente general de la división. Artículo 6. Establecimiento de Precio de Compra Estándar El gerente de compras establecerá los precios de compra estándar mediante coordinación con el gerente de contabilidad y obteniendo la aprobación del gerente general de la división. Mediante la comparación constante de ellos con los precios de compra reales, deben realizarse esfuerzos para obtener los precios de compra óptimos. Artículo 7. Notificación de Precio de Compra El gerente de compras notificará con prontitud el precio de compra determinado al proveedor mediante notas de la forma designada o datos electrónicos. Artículo 8. Control del Precio de Compra (1) El gerente de compras estará a cargo del registro de los precios de compra y los precios de compra estándar y el mantenimiento de los mismos. (2) La persona a cargo del contrato no servirá simultáneamente como el registrador del precio de compra. Artículo 9. Emisión de Hojas de Orden (1) Las órdenes de materiales se colocarán, en principio, mediante la entrega de una hoja de orden fijada con la impresión del sello de confirmación del gerente de compras; sin embargo, la impresión del sello del gerente de compras puede omitirse en el caso de hojas de orden preparadas por computadora. (2) Al colocar una orden utilizando métodos distintos de los anteriores, tales como una orden por adelantado, los detalles de la orden deben ser claros y debe obtenerse la aprobación del gerente general de la división por adelantado.
Sección 2 Ingresos / Salidas de Existencias y Almacenaje Artículo 10. Ingresos y Salidas de Existencias de Bienes Los ingresos / salidas de existencias de bienes se llevarán a cabo revisando y confirmando los bienes reales entregados o de salida contra las notas de la forma designada que muestren las impresiones del sello de aprobación del gerente del departamento que solicita tales ingresos / salidas de existencias y del gerente del departamento que las maneja; sin embargo, cuando la ejecución de los ingresos / salidas de existencias se den de conformidad con el plan de producción aprobado, las impresiones de los sellos de los dos gerentes pueden omitirse. Artículo 11. Confirmación de Recibo y Entrega de Bienes (1) Los ingresos / salidas de existencias de bienes serán ejecutados mediante notas con las cuales el recibo y entrega de los bienes puede confirmarse. Artículo 12. Preparación del Libro de Materiales (1) Se preparará un libro de materiales estableciendo cuentas separadas para los bienes no defectuosos y los bienes defectuosos y por número de modelo para todos los materiales. (2) El registro en el libro de materiales debe hacerse de acuerdo con las notas de la forma designada que están respaldadas por los ingresos / salidas de existencias de bienes como hechos reales, y los balances registrados de los mismos deben ser explícitos en todo momento. Artículo 13. Recibo de Entrega de Bienes (1) Al recibir la entrega de bienes reales, el departamento de recibo / inspección confirmará el número de modelo, cantidad, precio y fecha de entrega con base en la copia de la hoja de orden correspondiente o formulario de aceptación de orden, y tras revisar los bienes reales contra la nota de entrega de bienes, se registrará el ingreso a existencias. Artículo 14. Notificación de los Resultados de la Inspección de Recibo Si los resultados de la inspección de recibo muestran que los bienes entregados no satisfacen los requerimientos de la orden, el departamento de recibo / inspección contactará inmediatamente al proveedor, y según sea necesario, notificará también a los departamentos relacionados. Artículo 15. Devolución a Existencias Si y cuando materiales defectuosos o innecesarios surjan en el departamento usuario, estos serán separados claramente y se devolverán con prontitud a existencias junto con las notas relevantes de la forma designada.
Artículo 16. Devolución de Bienes a Proveedores Si y cuando en la inspección se encuentre (llevada a cabo después de que los materiales se han registrado como compras) que ciertos bienes deben devolverse a los proveedores, el departamento de almacenaje de materiales devolverá tales bienes con una nota de bienes devueltos en la cual se estampará la fecha de salida de existencias. Artículo 17. Manejo de Transferencia de Cuenta Si y cuando surja una necesidad para la transferencia de una cuenta, tal transferencia de bienes no defectuosos a bienes defectuosos o viceversa, o transferencia desde la cuenta de materiales a la cuenta de productos y mercadería en el departamento de almacenaje de materiales, tal transferencia se llevará a cabo emitiendo una nota de transferencia de materiales tras obtener las impresiones del sello de aprobación del gerente que corresponda y del gerente de almacenaje. Artículo 18. Emisión de Certificado de Salida (1) Cuando se envíen materiales a lugares fuera de la división, el gerente de almacenaje emitirá y entregará un certificado de salida a la persona que saque los materiales, instruyendo al transportista que debe presentarla al personal de seguridad en el portón. (2) El certificado de salida en el Párrafo anterior puede sustituirse por una nota que certifique el envío. Artículo 19. Facilitando el Suministro de Materiales El gerente de almacenaje debe tener cuidado especial de los bienes y al mantener buena comunicación con el departamento de compras, procurar evitar accidentes y problemas, tales como errores de orden y entregas tardías, para asegurar actividades de producción sin dificultades. Artículo 20. Almacenaje Ordenado de Bienes El departamento de almacenaje de bienes debe almacenar los bienes de forma ordenada clasificándolos de la siguiente manera: 1. Bienes actualmente en uso y aquellos que no están actualmente en uso; 2. Bienes defectuosos y bienes no defectuosos; y 3. Bienes consignados de otras partes. Artículo 21. Manejo de Bienes que Actualmente no Están en Uso (1) el gerente de compras debe examinar constantemente los bienes que actualmente no están en uso con los departamentos relacionados y promover activamente el uso de tales bienes. (2) Si el uso de dichos bienes no es posible, deben tomarse medidas con prontitud y reportarlo al gerente general de la división.
Artículo 22. Manejo de Bienes Defectuosos El gerente de compras examinará los bienes defectuosos, clasificándolos en bienes que pueden devolverse y bienes que deban desecharse, idear inmediatamente las medidas necesarias y reportarlo al gerente general de la división. Artículo 23. Almacenaje de Bienes Consignados de Otras Partes (1) Al almacenar bienes consignados de otras partes, el gerente de compras y el gerente de almacenaje deben hacerlo después de suscribir un contrato con el proveedor en los términos necesarios, tales como la responsabilidad respecto al ingreso / salida de existencias de tales bienes y cobertura de seguro. (2) El gerente de contabilidad debe revisar y examinar los detalles de tal contrato. Artículo 24. Inhabilitación de Inventarios En caso de que ocurra una inhabilitación de inventarios debido al cambio en la calidad o pérdida de valor de los bienes, se procesará con prontitud emitiendo una nota de corrección de inventario tras obtener la aprobación del gerente general de la división. Artículo 25. Objetos Sujetos a la Toma de Inventario Físico (1) Los materiales sujetos a la toma de inventario físico serán aquellos propiedad de la Compañía, incluyendo aquellos en el inventario de bodega e inventario de fábrica, y los inventarios consignados a otras partes. (2) Los materiales indirectos no ligados directamente a operaciones de producción también estarán sujetos a la toma de inventario físico en una forma similar a la dispuesta en el Párrafo anterior. (3) Los materiales suministrados a otras partes con cargo, compensación de la cual se haya diferido por contrato, también estarán sujetos a la toma de inventario físico. Artículo 26. Toma de Inventario Físico (1) El gerente de almacenaje o su sustituto deben llevar a cabo una toma de inventario físico de todos los bienes al menos una vez al mes, revisando los bienes reales contra los balances registrados en los libros de la forma designada, y reportar luego los resultados del mismo al gerente de contabilidad. (2) El gerente de contabilidad o su sustituto revisarán las condiciones de almacenaje de bienes al menos una vez al año. Artículo 27. Manejo de Excesos e Insuficiencias (1) En caso de que surjan excesos o insuficiencias de bienes, el gerente de almacenaje conducirá inmediatamente una investigación para identificar las causas y procurar evitar la repetición de tal circunstancia. (2) Con base en los resultados de la investigación anterior, deben tomarse las siguientes medidas: 1. Para errores del manejo de ingresos / salidas de existencias, deben tomarse procedimientos de la forma prescrita; y
2. Para otros errores deben emitirse notas de corrección de inventario y los errores se procesarán después de obtener la aprobación del gerente general de la división; sin embargo, el gerente general de la división puede delegar en su sustituto la aprobación a su nombre dentro de un rango determinado por el gerente general. Artículo 28. Preparación de la Lista de Inventario (1) El gerente de almacenaje preparará una lista de inventario al final de cada mes y la presentará al gerente de contabilidad. (2) Al momento de la liquidación contable mensual, esta lista puede ser sustituida por un estado ingresos y salidas de materiales preparado con base en la toma del inventario físico. Artículo 29. Desecho (1) Cuando sea necesario desechar materiales, los bienes reales deben desecharse con prontitud de conformidad con el Artículo 21 “Desecho” de las presentes, mediante un método que no deje rastro de la forma original de los bienes en cumplimiento con las leyes y reglamentos ambientales. (2) El gerente a cargo del departamento que propone tal desecho debe confirmar los resultados del desecho y retener fotografías como prueba del desecho y el departamento d contabilidad debe confirmar los resultados del mismo. Artículo 30. Disposición Mediante Venta (1) Para disponer de desechos de trabajo y de desechos de materiales, en principio deben recolectarse precios estimados de los mismos y estos deben examinarse, y después puede llevarse a cabo la venta a precios razonables según lo instruya el gerente de compras, usando notas de ventas de materiales o cualquier equivalente emitido por el departamento a cargo. (2) Los compradores de tales materiales serán seleccionados apropiadamente para evitar accidentes o problemas. (3) El departamento a cargo examinará la conveniencia de tal venta y el departamento de contabilidad verificará el examen. (4) Las ganancias de cualquier venta serán recaudadas, en principio, al momento de cada venta. Sección 3 Compras Artículo 31. Registro de Compras El registro de “compras” en el departamento de contabilidad se hará al completar el ingreso de datos de compras con base en los resultados de recibo / inspección por parte del departamento de compras.
Artículo 32. Examen de Notas de Compras Especiales Las notas especiales, tales como aquellas por variantes en el precio de compra, serán procesadas diariamente y el gerente de compras confirmará la conveniencia de los contenidos y lo reportará al gerente de contabilidad. Artículo 33. Preparación de la Hoja de Resumen de Compras (1) Las notas de compras y las notas de bienes devueltos se clasificarán por título de cuenta y otras categorías necesarias y los montos de las compras serán calculados en principio, cada día y sumados en una hoja de resumen de compras. (2) El departamento de contabilidad confirmará el monto total de compras revisando la hoja de resumen de compras contra el libro de proveedores. Artículo 34. Preparación del Libro de Proveedores (1) El libro de proveedores se preparará dando una cuenta separada a cada proveedor y agregando las sumas de acuerdo a las clasificaciones en orden de fecha de compra. (2) Los pagos y compensaciones deben registrarse cada vez aclarando los detalles de cada punto. (3) El libro de proveedores se cerrará al final de cada mes y los balances registrados se revisarán y confirmarán contra las hojas de balance de prueba. Artículo 35. Examen del Libro de Proveedores El gerente de contabilidad debe examinar el libro de proveedores al final de cada mes. Artículo 36. Manejo de Compras en Efectivo (1) En principio, los materiales a usarse directamente para producción no serán comprados en efectivo; sin embargo, en casos inevitables, se pueden hacer compras en efectivo con un trato similar al caso de los procedimientos de compras ordinarias. (2) Para materiales distintos de los anteriores, deben emitirse notas de pago con base en documentos de evidencia y después del pago de efectivo que corresponda, el monto será directamente cargado como costo. Sección 4 Suministro a Otras Partes Artículo 37. Suministro de Materiales (1) El gerente de compras puede suministrar materiales a otras partes (principalmente subcontratistas, según se mencionó anteriormente) cuando se considere necesario para mantener la calidad o la estrategia de precios. (2) Los materiales pueden suministrarse con o sin cargo; sin embargo, dicho suministro de materiales sin cargo sólo puede hacerse cuando exista un sistema establecido mediante el cual los ingresos y salidas de inventarios consignados a otras partes pueda ser administrado con precisión por cada una de tales partes.
(3) Los materiales suministrados se controlarán de acuerdo con los estándares de control de materiales establecidos en cada división Artículo 38. Plan de Suministros El departamento de compras determinará un plan de suministros de conformidad con el Artículo 2 “Determinación del Plan de Suministros” del presente. Este plan debe ser preparado tomando en consideración la cantidad de unidad estándar, la tasa de interés estándar, la cantidad de inventario estándar y otros factores, con una intención de aumentar la eficiencia de los fondos. Artículo 39. Precio de Suministro (1) Los precios de suministro estarán determinados para cada año de la empresa por el gerente de compras en debida consideración de los precios de mercado y con la aprobación del gerente general de la división. (2) Al revisar los precios de suministro, los precios de materiales mantenidos en existencia por partes proveedoras también serán revisados. Artículo 40. Emisión de Notas de Suministro y Manejo de Inventarios (1) El gerente de compras emitirá notas de suministro de materiales en formularios separados para suministros con o sin cargos, respectivamente, con base en el plan de suministros. (2) El departamento de almacenaje de materiales suministrará materiales estampando la fecha de salida de existencia en las notas de suministro de materiales. (3) Para un suministro sin cargos, se debe mantener un libro de materiales consignados con base en las notas de suministro de materiales. (4) Cuando los materiales se envían directamente del proveedor a la parte suministrada, la compra y el suministro deben registrarse tras confirmar el recibo de la parte suministrada. Artículo 41. Manejo de Materiales Devueltos (1) El departamento de compras deberá investigar las razones, cuando cualquier material suministrado sea devuelto por las partes suministradas, y lo aceptará con base en las instrucciones del gerente a cargo. (2) Al aceptar tales materiales devueltos, la fecha de su recibo se estampará en la nota de devolución de materiales emitidas por la parte suministradora en la cual se declaran las razones de la devolución tras lo cual se ingresa el monto de suministros reducido. Artículo 42. Preparación del Libro de Materiales Consignados (1) Se mantendrá un libro de materiales consignados otorgando una cuenta separada a cada consignatario y número de modelo. (2) El ingreso en el libro de materiales consignados se hará con base en las notas de suministro gratuito evidenciado por ingresos y salidas de existencias de bienes y
las notas de compra emitidas para recibir bienes procesadas por las partes suministradoras, y el balance debe mostrarse claramente en todo momento. Artículo 43. Confirmación de Inventarios Consignados (1) El departamento de compras debe confirmar el balance de los inventarios consignados mantenidos por las partes suministradoras al final de cada mes, revisando la lista de inventario preparada por cada consignatario contra los inventarios reales del libro de materiales consignados. (2) Al momento de la liquidación contable anual, después de completar los procedimientos especificados en el Párrafo anterior, debe recogerse una confirmación escrita de consignación de cada consignatario. Artículo 44. Registro de Suministro de Materiales El registro de “suministros” en el departamento de contabilidad debe hacerse al completar el ingreso de los datos de suministro del departamento de compras con base en el suministro real de materiales. Artículo 45. Examen de Notas de Suministros Especiales La conveniencia de notas especiales, tales como las de variantes de precio de suministro, serán confirmadas por el gerente de compras, quien lo reportará al gerente de contabilidad. Artículo 46. Preparación de Hoja de Resumen de Suministro (1) Las notas de suministro y las notas de reducción de montos de suministro serán clasificadas por título de cuenta y otras categorías necesarias y, en principio, los montos de suministro serán por tanto calculados cada día y sumados en una hoja de resumen de suministros. (2) El departamento de contabilidad confirmará el monto total de suministros revisando la hoja de resumen de suministros contra el libro de compras de materiales al final de cada mes. Artículo 47. Preparación del Libro de Compradores de Materiales (1) El libro de compradores de materiales se preparará dando a cada parte suministradora una cuenta separada y agregando los montos de conformidad con clasificaciones en orden según la fecha de suministro. (2) Los recibos en efectivo y las compensaciones se registrarán cada vez aclarando los detalles de cada punto. (3) El libro de compradores de materiales se cerrará al final de cada mes, y los balances registrados deben revisarse y confirmarse contra las hojas de balance de prueba. Artículo 48. Examen del Libro de Compradores de Materiales El gerente de contabilidad o su sustituto debe examinar el libro de compradores de materiales al final de cada mes.
Artículo 49. Emisión de Facturas El departamento de contabilidad preparará facturas con base en el libro de compradores de materiales inmediatamente después de cerrar la cuenta de suministro y, tras fijar las impresiones del sello de la división y del departamento de contabilidad, debe enviarlos con prontitud a las partes suministradas. Artículo 50. Compensación por Cuentas Comerciales por Pagar (1) Los balances de las cuentas por cobrar, tales como por precios de materiales suministrados, deben ser compensadas por balances de las cuentas comerciales por pagar, de conformidad con la cláusula de compensación establecida en el contrato básico para la transacción. (2) El intercambio de recibos por montos compensados puede omitirse manifestándolo así en el contrato. Artículo 51. Postergación de Compensación (1) En el caso de materiales suministrados con cargo que requieran una postergación de la compensación (*2), el monto de la compensación aplazado será igual al monto de inventario real de la parte suministrada a la fecha del cierre de la compra. (2) La exactitud del inventario de la parte suministrada será confirmada por la hoja de análisis para ingresos y salidas de materiales suministrados preparada con base en la toma física del inventario de cada parte suministrada. (*2): Ver “La Ley para la Prevención de Pago Atrasado de Derechos de Subcontrato”. Sección 5 Pago Artículo 52. Procedimiento de Pago y Verificación (1) El departamento de contabilidad efectuará el procedimiento de pago tras revisar y confirmar las facturas recibidas de los proveedores de conformidad con el Artículo 15 “Principios de Verificación de Compra y Suministro (para Subcontratistas)” de la Parte 1 de este Capítulo. (*3) (2) El monto de pago será revisado de conformidad con los siguientes procedimientos: 1. El gerente de compras determinará el monto de pago al final de cada mes, con base en los datos de compras diarias. 2. El departamento de compras transmitirá o enviará datos de compras o programas de compras a cada proveedor mensualmente para notificar el monto total del pago, y los proveedores verificarán el monto. 3. En caso de que algún proveedor tuviera una objeción sobre el monto de pago notificado dentro del período de tiempo estipulado en el contrato para el método de pago, etc., suscrito por adelantado, el departamento de compras se reunirá con el proveedor para fijar el monto del pago.
4. En el caso anterior, si no surgiera ninguna objeción, los proveedores se considerarán como confirmados respecto a las cuentas por cobrar de la Compañía por haber sido notificados y pudiendo la Compañía reclamar tales cuentas por cobrar. (*3): La exactitud de los datos de compra pueden asegurarse mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos en los Artículos 5, 8 y 32 de la Parte 2 de este Capítulo y el Artículo 36 de la Parte 2 del Capítulo 2. Artículo 53. Rectificación de Discrepancias de Transacción Respecto a cualquier discrepancia en el monto encontrado como resultado de la revisión, el departamento a cargo investigará con prontitud y buscará solución con el proveedor en colaboración con los departamentos relacionados, y reportará los resultados de la investigación al gerente de contabilidad, procurando al mismo tiempo evitar la repetición de tal evento. Artículo 54. Pago El gerente de contabilidad pagará, de conformidad con el Artículo 16 “Principios de Pago” de la Parte 1 de este Capítulo, el monto por pagar determinado mediante el procedimiento establecido en el Artículo 52 de la Parte 2 de este Capítulo. Artículo 55. Pagos Especiales (1) Al hacer un pago especial según lo dispuesto en el Párrafo (3) del Artículo 16 “Principios de Pago” en la Parte 1 de este Capítulo, el monto de dicho pago estará limitado al monto después de la compensación de créditos y débitos (*4) que se hayan convertido en definitivos para el día de pago tras la fecha de cierre consignada en el contrato. (2) Cualquier pago de un monto que exceda el balance tras la compensación de créditos y débitos al día de pago y que sea virtualmente igual a un préstamo debe hacerse de conformidad con las disposiciones del Artículo 18 “Préstamo de Fondos” de las Reglas Básicas en el Capítulo 4 “Control de Fondos”. (*4): En este caso, nótese que el monto compensado de materiales suministrados con cargo debe incluir el monto compensado aplazado a la fecha ordinaria de cierre. Sección 6 Examen de Ingresos y Salidas Artículo 56. Unidad Contable para Ingresos y Salidas En principio, los ingresos y salidas de materiales serán computados por cada bodega o taller designado como una unidad contable. Artículo 57. Método de Contabilidad (1) Para una bodega, un estado de ingresos y salidas de materiales (una hoja de resumen del libro de materiales, etc.), que contenga un registro histórico de las cantidades y montos de ingresos y salidas de materiales por número de modelo
debe prepararse con base en el libro de materiales y el libro de materiales consignados. (2) Para un taller, un estado de ingresos y salidas, que contenga la cantidad correcta y el monto consumido, debe ser preparado confirmando los ingresos y transferencias aceptados del departamento de bodega y conociendo los inventarios mediante la toma de un inventario físico. (3) Para trabajos en proceso, un estado de ingresos y salidas de trabajos en proceso que contenga las cantidades y montos individuales o sumadas correctas debe ser preparado mediante la confirmación ingresos / salidas y transferencias para cada proceso de producción y conociendo los inventarios mediante la toma física de inventario. Artículo 58. Departamentos a Cargo del Examen El examen de los resultados de ingresos y salidas de materiales en principio será efectuado por el departamento de almacenaje de materiales cada mes, y el departamento de contabilidad llevará a cabo una revisión general del mismo. Artículo 59. Examen de los Ingresos y Salidas de Bodega (1) Los resultados de ingresos y salidas de bodega serán examinados completamente en los siguientes puntos, con base en el estado de ingresos y salidas de materiales: 1. Exactitud de los detalles de compra declarados, suministro, transferencia, corrección de inventarios, etc.; 2. En el caso de compras hechas en base de consignación, conveniencia de la cantidad consumida, con base en la salida de datos real (según se prescribe por los Estándares de Control de Consignación); 3. Optimización del nivel de inventario; y 4. Otros factores necesarios. (2) Los montos comprados y los montos suministrados a otras partes se harán definitivos revisándolos contra los montos relevantes en la hoja de resumen de compras y la hoja de resumen de suministros y en principio no incluirán los materiales por registrar. Artículo 60. Examen de Ingresos y Salidas de Taller Los resultados de los ingresos y salidas de taller serán examinados completamente en los siguientes puntos, con base en los estados de ingresos y salidas y de trabajos en proceso: 1. Diferencia entre la tasa estándar y la tasa real para cada uno de los materiales producidos y del proceso de manufactura producido; 2. Componentes de pérdida de materiales y bienes defectuosos que surjan en los procesos de manufactura; 3. Diferencia entre la cantidad estándar por unidad y la cantidad real por unidad; y 4. Otras diferencias.
Artículo 61. Examen de Transferencias Los detalles de transferencias, correcciones y desechos incluidos en los estados de ingresos y salidas de materiales y trabajo en proceso deben examinarse completamente. Artículo 62. Examen de Variantes de Precio de Compras y Suministro Con respecto a las variantes de precio de compras y suministro encontradas en la preparación de los estados de ingresos y salidas, los particulares de tales variantes deben aclararse y debe confirmarse su conveniencia. Sección 7 Control de Inventario en Consignación Artículo 63. Definición del Sistema de Consignación Con el sistema de consignación previo a la transacción, la división de suministros (incluyendo proveedores externos) consigna materiales a la división de consumo, la cual mantiene tales materiales almacenados y los usa cada vez que los necesita, y por tanto la transacción toma efecto para la cantidad consumida así como en el momento en que los materiales son consumidos. Artículo 64. Extensión de la Responsabilidad del Inventario El propietario de inventarios en consignación debe ser la división de suministros, mientras que la responsabilidad del almacenaje recae en la división de consumo. Para aclarar la responsabilidad de ambas partes, debe suscribirse un contrato para la transacción de consignación. Artículo 65. Ventas y Compras (1) El departamento de compras de la división de consumo determinará la cantidad consumida cada día y notificará tal cantidad clasificada por día de uso, número de modelo, y categoría de unidad de precio a la división de suministros, mientras que al mismo tiempo registra los materiales consumidos como compras. (2) La división de suministros determinará el monto de ventas con base en los datos del Párrafo anterior y preparará y enviará una factura a la división de consumo al final de cada mes. Artículo 66. Verificación de Inventario (1) El departamento de control de inventario de la división de suministro revisará los inventarios en presencia de personal del departamento de almacenaje de la división de consumo. (2) Cualquier discrepancia encontrada como resultado de la revisión será resuelta mediante la colaboración de ambas partes. Artículo 67. Examen de Ingresos y Salidas (1) El departamento de control de inventario de la división de suministro confirmará la exactitud de los inventarios con base en el estado de examen de ingresos y
salidas de consignación preparado basado en la toma del inventario físico al final de cada mes, y procurará mantener inventarios al nivel más económico; sin embargo, tal toma de inventario puede llevarse a cabo en una base cíclica mediante mutuo acuerdo entre ambas partes. (2) Al mismo tiempo, los resultados del examen bajo el Párrafo anterior se reportarán al gerente de contabilidad de la división de suministros. Artículo 68. Cobertura del Seguro El gerente de contabilidad de la división de suministros sacará y mantendrá el seguro necesario sobre los inventarios en consignación en cumplimiento con las disposiciones del Capítulo 10 “Seguro por Daños”. Sección 8 Evaluaciones Artículo 69. Evaluación para la Liquidación Contable Mensual (1) La evaluación al momento de la liquidación contable mensual se hará de acuerdo con los siguientes métodos: 1. Bienes no defectuosos: Clasificación Materiales Trabajo en Proceso Estándar de Evaluación Precio de Compra Costo de Manufactura Estándar Estándar (*5) 2. Bienes defectuosos y otros. Los bienes defectuosos y otros tales como desechos de trabajo y bienes no en uso actualmente serán evaluados en principio según sus precios de desecho. (2) Otros métodos de evaluación distintos a los anteriores serán utilizados después de obtener la aprobación del gerente general del Departamento de Contabilidad Corporativa de las oficinas centrales. (*5): El costo de manufactura estándar significa el costo compuesto del costo de materiales estándar, el costo laboral y el costo indirecto de producción. Artículo 70. Evaluación de la Liquidación Contable Semestral y Anual (1) La evaluación al momento de las liquidaciones contables semestral y anual se harán de acuerdo con los siguientes métodos: 1. Bienes no defectuosos: Clasificación Materiales Trabajo en Proceso Método de Evaluación Costo más bajo por el Precio más bajo método de precio de la (promedio) o de última compra o de mercado mercado 2. Bienes defectuosos y otros Los bienes defectuosos y otros como desechos de trabajo y bienes no en uso actualmente serán evaluados en principio según sus precios de desecho. (2) Los materiales recibidos de dentro de la división también serán evaluados de conformidad con el Párrafo anterior.
(3) Procedimientos específicos para evaluar materiales y trabajo en proceso se conformarán con los Estándares de Evaluación de Inventario establecidos de forma separada. Artículo 71. Eliminación de Ganancias Internas El Departamento de Contabilidad Corporativa de las oficinas centrales calculará el valor de evaluación de inventarios recibidos por una división multiplicándolo por la tasa de evaluación del inventario de otra división de la cual se transfirieron los inventarios y eliminando cualquier diferencia entre tal valor de evaluación y el valor de inventario en la división que recibió tales inventarios como ganancias internas. Artículo 72. Método del Precio de la Última Compra Con el método del precio de la última compra, aplicado a materiales propiedad al final de los períodos semestral y anual, debe hacerse la valoración multiplicando el precio de unidad de la compra hecha más recientemente al final de los períodos semestral y anual por cada número de modelo por la cantidad de inventarios al final de cada período. Artículo 73. Método de Costo Promedio Con el método del costo promedio aplicado al trabajo en proceso mantenido al final de los períodos semestral y anual, la evaluación se hará sumando los ajustes para la variante de costo, etc., en una base de promedio periódico al costo de fábrica estándar para cada categoría de producto. Artículo 74. Método del Costo más Bajo o de Mercado Los inventarios serán evaluados al costo más bajo calculado por el método de precio de la última compra en cuanto a los materiales, y por el método del costo promedio en cuanto a los trabajos en proceso, o al precio de mercado a la fecha de la evaluación. Sección 9 Troqueles y Moldes Artículo 75. Adquisición de Troqueles y Moldes (1) Los troqueles y moldes se adquirirán después de examinar completamente los estimados de precio por escrito y las especificaciones, y deben hacerse esfuerzos para adquirirlos de manera económicamente eficiente y razonable. (2) La adquisición mediante compra debe hacerse de conformidad con los Estándares de Compra de Materiales. (3) Al comprar, deben utilizarse notas de compra designadas exclusivamente para troqueles y moldes. (4) La adquisición de troqueles y moldes mediante producción interna será ejecutada de conformidad con los procedimientos de producción de troqueles y moldes establecidos por la división. (5) La adquisición de troqueles y moldes debe contar con la aprobación del gerente general de la división.
Artículo 76. Costo de Adquisición El costo de adquisición de troqueles y moldes será el siguiente: 1. Para troqueles y moldes comprados, será el monto total del precio de compra y gastos pertinentes a tal compra. 2. Para troqueles y moldes de fabricación interna, será el costo requerido para la producción. 3. Para otros casos, estará conformado por el caso de costo de adquisición de activos fijos. Artículo 77. Preparación de las Tarjetas de Control para Troqueles y Moldes Cuando se adquieren troqueles y moldes, deben prepararse tarjetas acompañadas por fotografías de los bienes reales, por parte del departamento que utilice tales troqueles y moldes con base en las notas de compra. Artículo 78. Control de Troqueles y Moldes (1) El gerente de existencias será el responsable del control de almacenaje de troqueles y moldes y los administrará separándolos en aquellos en uso actualmente, los que no están actualmente en uso y sin uso, con base en las tarjetas de control para troqueles y moldes. (2) El gerente de existencias debe adjuntar placas con nombres a los troqueles y moldes reales cuando se adquieran. (3) El gerente de existencias debe ingresar tales asuntos como el historial de troqueles y moldes después de su adquisición y otra información necesaria sobre las tarjetas de control para troqueles y moldes. Artículo 79. Reubicación dentro de la División (1) Cuando los troqueles y moldes se muevan dentro de la división, el gerente de existencias ingresará el hecho de la reubicación en las tarjetas de control y las entregará al personal en el nuevo lugar de almacenaje. (2) En el caso anterior, el gerente de existencias preparará una notificación de reubicación al mismo tiempo. (3) El departamento de contabilidad tomará las medidas necesarias de conformidad con la notificación de reubicación. Artículo 80. Préstamo de Troqueles y Moldes (1) Al prestar troqueles y moldes que pertenezcan a la división a subcontratistas, el gerente de compras se reunirá con el gerente de existencias por adelantado y en principio obtendrá la aprobación del gerente general de la división. (2) Al prestar troqueles y moldes al momento de la adquisición, también estarán sujetos a la aprobación dispuesta en el Párrafo anterior. Artículo 81. Control del Préstamo de Troqueles y Moldes (1) En el caso del primer Párrafo en el Artículo anterior, el gerente de existencias transferirá el deber de controlar los troqueles y moldes así prestados al gerente
de compras, de conformidad con el Artículo 79 “Reubicación dentro de la División” de los presentes. (2) El gerente de compras recibirá un recibo por los troqueles y moldes cuando estos sean prestados, ingresará el nombre y localización del prestamista (si se re prestan, el nombre y la localización del segundo prestamista) en la tarjeta de control, y los administrará de la misma manera que los troqueles y moldes dentro de la división. (3) El gerente de compras revisará los préstamos de troqueles y moldes de conformidad con las disposiciones del Artículo 82 “Inspección Física de Bienes” de los presentes y obtendrá una confirmación escrita de los bienes prestados del prestamista al final de cada año fiscal. Artículo 82. Inspección Física de Bienes (1) El gerente de existencias o su sustituto revisará el libro de troqueles y moldes contra los bienes reales al menos una vez durante cada año fiscal, y reportará los resultados de la misma al gerente de contabilidad. (2) El gerente de contabilidad o su sustituto deben revisar y confirmar las condiciones de almacenaje de los bienes al menos una vez al año. Artículo 83. Control de Troqueles y Moldes que no Están en Uso Actualmente (1) Cuando haya troqueles y moldes que no estén en uso debido a la terminación de la producción, deben tomarse medidas tras aprobación del gerente general de la división, para transferirlos de los bienes actualmente en uso a aquellos que no están en uso actualmente. (*6) (2) El gerente de existencias o el gerente de compras examinarán constantemente en detalle los troqueles y moldes que no están en uso actualmente y tras planear las medidas necesarias, las reportará al gerente general de la división. (*6): Definición de troqueles y moldes que no están actualmente en uso: 1. Aquellos mantenidos sin prospecto de reutilización después de completar o descontinuar la producción; 2. Aquellos juzgados irreparables debido a uso o daño; y 3. Aquellos mantenidos sin prospecto de reutilización debido a cambio de diseño u otras razones. Artículo 84. Manejo de Exceso e Insuficiencia de Troqueles y Moldes El exceso y la insuficiencia de troqueles y moldes se manejarán de forma similar a la dispuesta en el Artículo 27 “Manejo de Exceso e Insuficiencia” en esta Parte. Artículo 85. Desecho de Troqueles y Moldes Cuando se necesite desechar troqueles y moldes, se hará de conformidad con las disposiciones del Artículo 21 “Aprobación de Desecho” de la Parte 1 de este Capítulo y se presentarán documentos de evidencia para certificar el hecho de la disposición ante el gerente de contabilidad.
Artículo 86. Evaluación de Troqueles y Moldes (1) La evaluación de troqueles y moldes al final de los períodos semestral y anual se hará multiplicando su costo de adquisición por la tasa de costo restante calculado con base en el período de utilidad entre compañía, de conformidad con los estándares de evaluación establecidos separadamente. Sin embargo, la selección del período de utilidad entre compañía o cambio del mismo debido a razones inevitables requerirá la aprobación previa del Departamento de Contabilidad Corporativa de las oficinas centrales. Además, para el cálculo de los valores de evaluación estatutaria, la tasa de costo restante calculada por el método de balance de declive de depreciación con base en el período estatutario de utilidad de los troqueles y moldes debe aplicarse. (2) La evaluación de troqueles y moldes se hará de forma separada para los bienes actualmente en uso, no en uso actualmente y bienes sin usar. (3) La depreciación de troqueles y moldes iniciará al momento de comenzar la producción. (*7) (4) La depreciación de troqueles y moldes cuyo uso inició a mediados de un período de negocios será calculada por la proporción del número de meses basado en el método de progresión aritmética. (*8) (5) Los troqueles y moldes no utilizados serán evaluados a su costo de adquisición. (6) Los troqueles y moldes actualmente en uso que cuesten 100,000 yen o más, pero menos de 200,000 yen, por objeto serán registrados en las herramientas directas especiales y la cuenta de troqueles durante el término del inicio del uso. (7) Los troqueles y moldes que no estén en uso actualmente serán evaluados por su precio de desecho (precio de mercado al momento de la liquidación contable). (*9). (*7): Inicio de producción se refiere a: 1. Troqueles y moldes utilizados dentro de la Compañía – cuando las partes relevantes se producen inicialmente. 2. Troqueles y moldes prestados a partes fuera de la Compañía – cuando las partes relevantes son entregadas. (*8): La tasa de costo restante para troqueles y moldes mostrada en el “procedimiento de liquidación contable” se aplicará a la depreciación de troqueles y moldes. (*9): Ver “Liberación Básica Fiscal de la Corporación 772”. Artículo 87. Cálculo de Depreciación de Troqueles y Moldes (1) El cálculo de la depreciación de troqueles y moldes para la liquidación contable anual se hará mediante alguno de los siguientes métodos. 1. Multiplicando el costo de adquisición por la tasa de depreciación con base en el período de utilidad entre compañía proporcionado en el Artículo anterior; o 2. Multiplicando el número de unidades producidas por el gasto por unidad de troqueles y moldes. (2) Procedimientos específicos para el cálculo de la depreciación de troqueles y moldes para la liquidación contable semestral y anual conformarán los Estándares de Evaluación de Inventario establecidos de forma separada.
Artículo 88. Precio de Transferencia entre Divisiones El precio de transferencia entre divisiones dentro de la Compañía (aplicado para la sucesión de bienes de una división a otra) serán en principio, los siguientes: 1. Para la primera mitad del año de negocio, los valores de evaluación entre compañía usados para la liquidación contable del año anterior de la empresa, y 2. Para la segunda mitad del año de negocio, los valores de evaluación entre compañía usados para la liquidación contable semestral del año de negocio en curso. Sección 10 Asistencia Administrativa a Compañías de Colaboración Artículo 89. Comprensión de las Condiciones Administrativas (1) El departamento de compras debe mantener una comunicación cercana con las compañías de colaboración y tener un conocimiento preciso de las condiciones administrativas de las compañías de colaboración en todo momento. (2) El gerente de compras reportará las condiciones administrativas de las compañías de colaboración al gerente general de la división según sea necesario. Artículo 90. Papel del Gerente de Contabilidad El gerente de contabilidad recibirá de vez en cuando reportes del departamento de compras sobre las condiciones administrativas de las compañías de colaboración y dará guía y asesoría sobre aspectos financieros y administrativos según sea necesario. Artículo 91. Señales de Anomalía Si se encuentran señales de anomalía en las condiciones administrativas de las compañías de colaboración, el gerente de compras se reunirá con prontitud con el gerente de contabilidad y, tras planear medidas futuras, lo reportará al gerente general de la división y tomará las acciones necesarias. Artículo 92. Deberes de la División Coordinadora a Cargo Si se dieran señales de anomalía en las condiciones administrativas de las compañías de colaboración, el gerente de compras y el gerente de contabilidad de la división coordinadora a cargo debe notificar y reunirse con las oficinas centrales y oficinas relacionadas y después de esto tomar las medidas y acciones necesarias.
Capítulo 7 Materiales Parte 1 Artículos para Reglas Básicas Artículo 1. Enfoque Este Capítulo se brinda para operaciones respecto de materia prima, suministros y trabajo en proceso. Artículo 2. Gerente de Compras Las transacciones de compras de una división estarán administradas en general por el gerente general de la división, bajo quien se nombrará un gerente de compras para supervisar tales operaciones. Artículo 3. Principio de Compras La compra de materiales se llevará a cabo de conformidad con un plan de compras que se preparará con base en el plan de producción determinado en la reunión de producción y ventas, tomando en consideración el suministro a otras partes (principalmente subcontratistas; de aquí en adelante, los mismos) y el inventario. Artículo 4. Selección de Proveedores Los proveedores serán seleccionados de conformidad con los Reglamentos Básicos de Compras(*1) y serán decididos por el gerente general de la división. (*1): Ver Artículo 15 “Criterio de Selección de Proveedores” en los Reglamentos Básicos de Compras. Artículo 5. Suscripción de Contrato Básico de Transacción Al iniciar una nueva transacción, debe suscribirse un contrato con el proveedor para establecer los términos básicos de la transacción. Artículo 6. Principio de Obtención de Estimados El departamento de compras deberá obtener, al colocar una nueva orden, estimados por escrito y examinar la conveniencia de tales estimados. Artículo 7. Precio de Compra El precio de compra será determinado por el gerente general de la división. Artículo 8. Emisión de Hojas de Orden (1) El departamento de compras colocará órdenes mediante una orden de compra escrita (de aquí en adelante referida como una “hoja de orden”) o mediante transferencia de datos.
(2) Al colocar una orden, en principio, debe confirmarse el deseo del proveedor de aceptar la orden. Artículo 9. Inventario Óptimo El gerente de compras procurará mantener el inventario más económico, prestando constante atención a las fluctuaciones de precio, las actividades de producción sin obstáculos y la más alta eficiencia de los fondos mediante el recorte del tiempo de suministro, etc. Artículo 10. Gerente de Almacenaje (1) Se nombrará y se mantendrá un gerente de almacenaje de materiales (de aquí en adelante referido como el “gerente de almacenaje”) en cada división. (2) Tal gerente de almacenaje será nombrado por el gerente general de la división y llevará a cabo las operaciones relacionadas con el ingreso y salida de existencias y bienes de almacenaje y el registro de tales ingresos y salidas de existencias. Artículo 11. Puntos Básicos sobre el Ingreso y Salida de Existencias Los ingresos y salidas de existencias de materiales se llevarán a cabo, en principio, mediante notas del formulario prescrito fijado con la impresión del sello de aprobación del gerente del departamento a cargo y del gerente de almacenaje. Artículo 12. Principio de Almacenaje El gerente de almacenaje almacenará bienes de forma clara y ordenada y los mantendrá bajo condiciones óptimas en todo momento, manteniendo de esta manera su calidad y evitando pérdidas. Artículo 13. Toma de Inventario Físico (1) el gerente de almacenaje o su sustituto llevará a cabo un inventario de todos los bienes al menos una vez al mes en principio, revisando y confirmando los inventarios contra los balances registrados en los libros de la forma designada y luego reportando los resultados al gerente de contabilidad. (2) El gerente de contabilidad o su sustituto revisarán las condiciones de los bienes almacenados al menos una vez al año. Artículo 14. Principio de Compra y Suministro El departamento de compras registrará con prontitud la compra de bienes y el suministro de bienes a otras partes usando notas de la forma designada o datos electrónicos preparados mediante los procedimientos prescritos, con base en el recibo real (tras la inspección) de bienes de los proveedores o el suministro real de bienes a otras partes.
Artículo 15. Principios de Verificación de Compras y Suministro (a Subcontratistas) (1) El departamento de compras notificará a cada proveedor del monto de pago de conformidad con los procedimientos estipulados en el Artículo 52 de la Parte 2 de este Capítulo con base en el “método de pago de contrato, etc.,” suscrito por adelantado con el proveedor, y el proveedor revisará el monto de pago notificado contra el valor de los bienes entregados. (2) En caso de que los procedimientos en el Párrafo anterior no se lleven a cabo, el departamento de contabilidad revisará el libro de proveedores contra las facturas de los proveedores, y con base en esta revisión, enviará el programa de revisión a los proveedores. (3) Si la transacción EDI completa está en operación, la verificación de los balances puede hacerse del lado del proveedor mediante las transferencias de datos de compras diarios. (4) Los programas de verificación sobre los materiales suministrados a otras partes (de aquí en adelante referidos como “materiales suministrados”) deben recaudarse con prontitud de las partes a quienes se suministran tales materiales (de aquí en adelante referidos como “partes suministradas”). Artículo 16. Principios de Pago (1) Las cuentas de compras de materiales sujetas a pago deben cerrarse al final de cada mes y el pago debe hacerse completo el día 15 del siguiente mes; sin embargo, si ese día cayera en un feriado bancario, el pago se hará el siguiente día laboral. (2) En caso de proveedores cuyo capital accionario sea de más de 300 millones de yen, la fecha de pago en el Párrafo anterior puede extenderse hasta por 90 días. (3) Si el pago debe hacerse especialmente para una compra efectuada después del día de cierre declarado en el contrato por una razón de peso, tal pago debe hacerse tras obtener la aprobación del gerente general de la división. Artículo 17. Examen de Ingresos y Salidas El gerente de contabilidad debe llevar a cabo un examen profundo de los ingresos y salidas de materiales mediante el estado de ingresos y salidas de materiales preparado con base en los registros de ingresos y salidas de existencias, asegurando así la exactitud de los procedimientos contables relacionados con los materiales. Artículo 18. Evaluación (1) La evaluación de materiales será hecha mediante el método de “más bajo costo por el método del precio de la última compra o de mercado” para materia prima y proveedores (excluyendo troqueles y moldes) y mediante el método de “costo más bajo (promedio) o de mercado” para los trabajos en proceso. (2) Los materiales de movimiento lento y defectuosos deben evaluarse adecuadamente, usando los valores calculados por los métodos citados anteriormente como estándares, para asegurar la exactitud de los activos. (3) En caso de que surja alguna circunstancia que necesite la reevaluación de materiales por forma distinta a los métodos dados en el Párrafo anterior, debe
reportarse al gerente general del Departamento de Contabilidad Corporativo de las oficinas centrales y llevarse a cabo después de obtener su aprobación. Artículo 19. Registro Los ingresos y salidas de existencias de materiales deben registrarse adecuadamente y continuamente en los libros mantenidos para tales registros en el momento en que los materiales ingresan o salen, haciendo referencia a las notas relevantes de la forma designada preparadas mediante los procedimientos prescritos y basadas en ingresos y salidas de existencias reales. Artículo 20. Seguridad de Activos Los inventarios de materiales deben conocerse siempre y deben examinarse cualitativa y cuantitativamente. En caso de materiales de movimiento lento o defectuosos mantenidos en inventario, deben tomarse medidas adecuadas tales como venta, diversificación de uso, remodelación, devolución a proveedores y desecho, a fin de mantener la seguridad de los activos. Artículo 21. Aprobación para Desechar (1) El desecho de materiales se llevará a cabo de conformidad con la aprobación del gerente general de la división. (2) El desecho anormal (*2) se ejecutará después de reportarlo al Director a cargo de Finanzas y Contabilidad y obtener su aprobación. Más aún, en caso que dicho desecho pudiera tener un efecto material en los resultados financieros de la división, será necesaria la aprobación de conformidad con los Reglamentos para la Toma de Decisión sobre Asuntos de Importancia. (*2): “Desecho anormal” se refiere al desecho que excede el rango normal esperado del desecho incluido en la contabilidad de costo adoptada al momento de preparar el plan de la empresa o al determinar los precios de los productos. Artículo 22. Control de Troqueles y Moldes (1) Los troqueles y moldes se comprarán de manera económicamente eficiente, tomando en consideración la cantidad planeada, la calidad de materiales requerida y otros factores. (2) El control de troqueles y moldes se hará principalmente de conformidad con las disposiciones de los Artículos anteriores. Sin embargo, en los casos en que lo anterior no sea aplicable, tal control será ejercido de conformidad con las disposiciones del Capítulo 8 “Activos Fijos”. Artículo 23. Principio de Cobertura de Seguro El gerente de contabilidad tomará el seguro necesario sobre todos los materiales (*3) que pertenezcan a la división de conformidad con las disposiciones del Capítulo 10 “Seguro de Daños”.
(*3): “Todos los materiales” incluirán los materiales suministrados a otras partes, materiales que pertenezcan a otras partes y que sean almacenados por la compañía, bienes comprados por inspeccionar y troqueles y moldes proporcionados a otras partes. Artículo 24. Asistencia Administrativa a Compañías de Colaboración (1) El departamento de compras deberá proporcionar asesoría efectiva y apropiada a las compañías de colaboración (kyoeigaisha) a su solicitud, desde el punto de vista de “coexistencia y prosperidad mutua”. (2) En particular, debe prestarse cuidadosa atención a las condiciones reales de administración de las compañías de colaboración en las transacciones diarias y mediante la solicitud y recibo de presentación de datos sobre su administración de forma periódica y después de esto, se les brindará asesoría administrativa. Parte 2 Artículos para Estándares Operacionales Sección 1 Compras Artículo 1. Solicitud de Compra Los departamentos que usan materiales deben preparar un formulario de solicitud de compra. Tras recibir la impresión del sello de aprobación del gerente, la solicitud de compra será enviada al departamento de compras; sin embargo, este formulario puede ser sustituido por el plan de producción. Artículo 2. Determinación del Plan de Compras El departamento de compra determinará el plan de compra de materiales con base en las decisiones hechas en la reunión de producción y ventas. Este plan debe ser desarrollado tomando en consideración factores tales como las tendencias de mercado, acortamiento de períodos de suministro, eficiencia de fondos e inventario adecuado, buscando en todo momento realizar compras eficientes. Artículo 3. Suscripción de Contrato Básico de Transacción (1) Al iniciar una nueva transacción, el gerente de transacción deberá suscribir, tras obtener la aprobación del gerente general de la división, un contrato básico para la transacción de conformidad con los Estándares de Compra Operacionales. (*1) (2) En el caso anterior, los contratos particularmente importantes requerirán la aprobación ejecutiva de acuerdo con los Reglamentos para la Toma de Decisión sobre Asuntos de Importancia. (*1): Ver Artículo 26 “Términos Contractuales” en los Estándares de Compra Operacionales. Artículo 4. Obtención de Estimados (1) Al colocar órdenes para materiales nuevos o revisar precios de compras, deben obtenerse estimados por escrito de parte de los proveedores por adelantado.
En particular, al colocar órdenes para materiales nuevos, en principio deben recibirse estimados de más de dos compañías para su comparación. (2) Tales estimados escritos deben contener los términos de requisitos como lotes de orden y período de entrega, además de los precios. (3) Los estimados escritos de partes subcontratadas deben contener, principalmente, el costo de materiales, costo de procesamiento, gastos administrativos, ganancias y otros puntos necesarios para el análisis de costos y la estimación. Artículo 5. Determinación del Precio de Compra (1) Los precios de compra serán determinados por el gerente general de la división con base en el Artículo anterior antes de iniciar las transacciones. (2) El gerente general de la división puede asignar al gerente de compras a su nombre para determinar los precios de compras, especificando un cierto rango por adelantado. (3) Sin embargo, el gerente de compras reportará con prontitud los precios decididos de conformidad con el Párrafo anterior al gerente de contabilidad y al gerente general de la división. Artículo 6. Establecimiento de Precio de Compra Estándar El gerente de compras establecerá los precios de compra estándar mediante coordinación con el gerente de contabilidad y obteniendo la aprobación del gerente general de la división. Mediante la comparación constante de ellos con los precios de compra reales, deben realizarse esfuerzos para obtener los precios de compra óptimos. Artículo 7. Notificación de Precio de Compra El gerente de compras notificará con prontitud el precio de compra determinado al proveedor mediante notas de la forma designada o datos electrónicos. Artículo 8. Control del Precio de Compra (1) El gerente de compras estará a cargo del registro de los precios de compra y los precios de compra estándar y el mantenimiento de los mismos. (2) La persona a cargo del contrato no servirá simultáneamente como el registrador del precio de compra. Artículo 9. Emisión de Hojas de Orden (1) Las órdenes de materiales se colocarán, en principio, mediante la entrega de una hoja de orden fijada con la impresión del sello de confirmación del gerente de compras; sin embargo, la impresión del sello del gerente de compras puede omitirse en el caso de hojas de orden preparadas por computadora. (2) Al colocar una orden utilizando métodos distintos de los anteriores, tales como una orden por adelantado, los detalles de la orden deben ser claros y debe obtenerse la aprobación del gerente general de la división por adelantado.
Sección 2 Ingresos / Salidas de Existencias y Almacenaje Artículo 10. Ingresos y Salidas de Existencias de Bienes Los ingresos / salidas de existencias de bienes se llevarán a cabo revisando y confirmando los bienes reales entregados o de salida contra las notas de la forma designada que muestren las impresiones del sello de aprobación del gerente del departamento que solicita tales ingresos / salidas de existencias y del gerente del departamento que las maneja; sin embargo, cuando la ejecución de los ingresos / salidas de existencias se den de conformidad con el plan de producción aprobado, las impresiones de los sellos de los dos gerentes pueden omitirse. Artículo 11. Confirmación de Recibo y Entrega de Bienes (1) Los ingresos / salidas de existencias de bienes serán ejecutados mediante notas con las cuales el recibo y entrega de los bienes puede confirmarse. Artículo 12. Preparación del Libro de Materiales (1) Se preparará un libro de materiales estableciendo cuentas separadas para los bienes no defectuosos y los bienes defectuosos y por número de modelo para todos los materiales. (2) El registro en el libro de materiales debe hacerse de acuerdo con las notas de la forma designada que están respaldadas por los ingresos / salidas de existencias de bienes como hechos reales, y los balances registrados de los mismos deben ser explícitos en todo momento. Artículo 13. Recibo de Entrega de Bienes (1) Al recibir la entrega de bienes reales, el departamento de recibo / inspección confirmará el número de modelo, cantidad, precio y fecha de entrega con base en la copia de la hoja de orden correspondiente o formulario de aceptación de orden, y tras revisar los bienes reales contra la nota de entrega de bienes, se registrará el ingreso a existencias. Artículo 14. Notificación de los Resultados de la Inspección de Recibo Si los resultados de la inspección de recibo muestran que los bienes entregados no satisfacen los requerimientos de la orden, el departamento de recibo / inspección contactará inmediatamente al proveedor, y según sea necesario, notificará también a los departamentos relacionados. Artículo 15. Devolución a Existencias Si y cuando materiales defectuosos o innecesarios surjan en el departamento usuario, estos serán separados claramente y se devolverán con prontitud a existencias junto con las notas relevantes de la forma designada.
Artículo 16. Devolución de Bienes a Proveedores Si y cuando en la inspección se encuentre (llevada a cabo después de que los materiales se han registrado como compras) que ciertos bienes deben devolverse a los proveedores, el departamento de almacenaje de materiales devolverá tales bienes con una nota de bienes devueltos en la cual se estampará la fecha de salida de existencias. Artículo 17. Manejo de Transferencia de Cuenta Si y cuando surja una necesidad para la transferencia de una cuenta, tal transferencia de bienes no defectuosos a bienes defectuosos o viceversa, o transferencia desde la cuenta de materiales a la cuenta de productos y mercadería en el departamento de almacenaje de materiales, tal transferencia se llevará a cabo emitiendo una nota de transferencia de materiales tras obtener las impresiones del sello de aprobación del gerente que corresponda y del gerente de almacenaje. Artículo 18. Emisión de Certificado de Salida (1) Cuando se envíen materiales a lugares fuera de la división, el gerente de almacenaje emitirá y entregará un certificado de salida a la persona que saque los materiales, instruyendo al transportista que debe presentarla al personal de seguridad en el portón. (2) El certificado de salida en el Párrafo anterior puede sustituirse por una nota que certifique el envío. Artículo 19. Facilitando el Suministro de Materiales El gerente de almacenaje debe tener cuidado especial de los bienes y al mantener buena comunicación con el departamento de compras, procurar evitar accidentes y problemas, tales como errores de orden y entregas tardías, para asegurar actividades de producción sin dificultades. Artículo 20. Almacenaje Ordenado de Bienes El departamento de almacenaje de bienes debe almacenar los bienes de forma ordenada clasificándolos de la siguiente manera: 1. Bienes actualmente en uso y aquellos que no están actualmente en uso; 2. Bienes defectuosos y bienes no defectuosos; y 3. Bienes consignados de otras partes. Artículo 21. Manejo de Bienes que Actualmente no Están en Uso (1) el gerente de compras debe examinar constantemente los bienes que actualmente no están en uso con los departamentos relacionados y promover activamente el uso de tales bienes. (2) Si el uso de dichos bienes no es posible, deben tomarse medidas con prontitud y reportarlo al gerente general de la división.
Artículo 22. Manejo de Bienes Defectuosos El gerente de compras examinará los bienes defectuosos, clasificándolos en bienes que pueden devolverse y bienes que deban desecharse, idear inmediatamente las medidas necesarias y reportarlo al gerente general de la división. Artículo 23. Almacenaje de Bienes Consignados de Otras Partes (1) Al almacenar bienes consignados de otras partes, el gerente de compras y el gerente de almacenaje deben hacerlo después de suscribir un contrato con el proveedor en los términos necesarios, tales como la responsabilidad respecto al ingreso / salida de existencias de tales bienes y cobertura de seguro. (2) El gerente de contabilidad debe revisar y examinar los detalles de tal contrato. Artículo 24. Inhabilitación de Inventarios En caso de que ocurra una inhabilitación de inventarios debido al cambio en la calidad o pérdida de valor de los bienes, se procesará con prontitud emitiendo una nota de corrección de inventario tras obtener la aprobación del gerente general de la división. Artículo 25. Objetos Sujetos a la Toma de Inventario Físico (1) Los materiales sujetos a la toma de inventario físico serán aquellos propiedad de la Compañía, incluyendo aquellos en el inventario de bodega e inventario de fábrica, y los inventarios consignados a otras partes. (2) Los materiales indirectos no ligados directamente a operaciones de producción también estarán sujetos a la toma de inventario físico en una forma similar a la dispuesta en el Párrafo anterior. (3) Los materiales suministrados a otras partes con cargo, compensación de la cual se haya diferido por contrato, también estarán sujetos a la toma de inventario físico. Artículo 26. Toma de Inventario Físico (1) El gerente de almacenaje o su sustituto deben llevar a cabo una toma de inventario físico de todos los bienes al menos una vez al mes, revisando los bienes reales contra los balances registrados en los libros de la forma designada, y reportar luego los resultados del mismo al gerente de contabilidad. (2) El gerente de contabilidad o su sustituto revisarán las condiciones de almacenaje de bienes al menos una vez al año. Artículo 27. Manejo de Excesos e Insuficiencias (1) En caso de que surjan excesos o insuficiencias de bienes, el gerente de almacenaje conducirá inmediatamente una investigación para identificar las causas y procurar evitar la repetición de tal circunstancia. (2) Con base en los resultados de la investigación anterior, deben tomarse las siguientes medidas: 1. Para errores del manejo de ingresos / salidas de existencias, deben tomarse procedimientos de la forma prescrita; y
2. Para otros errores deben emitirse notas de corrección de inventario y los errores se procesarán después de obtener la aprobación del gerente general de la división; sin embargo, el gerente general de la división puede delegar en su sustituto la aprobación a su nombre dentro de un rango determinado por el gerente general. Artículo 28. Preparación de la Lista de Inventario (1) El gerente de almacenaje preparará una lista de inventario al final de cada mes y la presentará al gerente de contabilidad. (2) Al momento de la liquidación contable mensual, esta lista puede ser sustituida por un estado ingresos y salidas de materiales preparado con base en la toma del inventario físico. Artículo 29. Desecho (1) Cuando sea necesario desechar materiales, los bienes reales deben desecharse con prontitud de conformidad con el Artículo 21 “Desecho” de las presentes, mediante un método que no deje rastro de la forma original de los bienes en cumplimiento con las leyes y reglamentos ambientales. (2) El gerente a cargo del departamento que propone tal desecho debe confirmar los resultados del desecho y retener fotografías como prueba del desecho y el departamento d contabilidad debe confirmar los resultados del mismo. Artículo 30. Disposición Mediante Venta (1) Para disponer de desechos de trabajo y de desechos de materiales, en principio deben recolectarse precios estimados de los mismos y estos deben examinarse, y después puede llevarse a cabo la venta a precios razonables según lo instruya el gerente de compras, usando notas de ventas de materiales o cualquier equivalente emitido por el departamento a cargo. (2) Los compradores de tales materiales serán seleccionados apropiadamente para evitar accidentes o problemas. (3) El departamento a cargo examinará la conveniencia de tal venta y el departamento de contabilidad verificará el examen. (4) Las ganancias de cualquier venta serán recaudadas, en principio, al momento de cada venta. Sección 3 Compras Artículo 31. Registro de Compras El registro de “compras” en el departamento de contabilidad se hará al completar el ingreso de datos de compras con base en los resultados de recibo / inspección por parte del departamento de compras.
Artículo 32. Examen de Notas de Compras Especiales Las notas especiales, tales como aquellas por variantes en el precio de compra, serán procesadas diariamente y el gerente de compras confirmará la conveniencia de los contenidos y lo reportará al gerente de contabilidad. Artículo 33. Preparación de la Hoja de Resumen de Compras (1) Las notas de compras y las notas de bienes devueltos se clasificarán por título de cuenta y otras categorías necesarias y los montos de las compras serán calculados en principio, cada día y sumados en una hoja de resumen de compras. (2) El departamento de contabilidad confirmará el monto total de compras revisando la hoja de resumen de compras contra el libro de proveedores. Artículo 34. Preparación del Libro de Proveedores (1) El libro de proveedores se preparará dando una cuenta separada a cada proveedor y agregando las sumas de acuerdo a las clasificaciones en orden de fecha de compra. (2) Los pagos y compensaciones deben registrarse cada vez aclarando los detalles de cada punto. (3) El libro de proveedores se cerrará al final de cada mes y los balances registrados se revisarán y confirmarán contra las hojas de balance de prueba. Artículo 35. Examen del Libro de Proveedores El gerente de contabilidad debe examinar el libro de proveedores al final de cada mes. Artículo 36. Manejo de Compras en Efectivo (1) En principio, los materiales a usarse directamente para producción no serán comprados en efectivo; sin embargo, en casos inevitables, se pueden hacer compras en efectivo con un trato similar al caso de los procedimientos de compras ordinarias. (2) Para materiales distintos de los anteriores, deben emitirse notas de pago con base en documentos de evidencia y después del pago de efectivo que corresponda, el monto será directamente cargado como costo. Sección 4 Suministro a Otras Partes Artículo 37. Suministro de Materiales (1) El gerente de compras puede suministrar materiales a otras partes (principalmente subcontratistas, según se mencionó anteriormente) cuando se considere necesario para mantener la calidad o la estrategia de precios. (2) Los materiales pueden suministrarse con o sin cargo; sin embargo, dicho suministro de materiales sin cargo sólo puede hacerse cuando exista un sistema establecido mediante el cual los ingresos y salidas de inventarios consignados a otras partes pueda ser administrado con precisión por cada una de tales partes.
(3) Los materiales suministrados se controlarán de acuerdo con los estándares de control de materiales establecidos en cada división Artículo 38. Plan de Suministros El departamento de compras determinará un plan de suministros de conformidad con el Artículo 2 “Determinación del Plan de Suministros” del presente. Este plan debe ser preparado tomando en consideración la cantidad de unidad estándar, la tasa de interés estándar, la cantidad de inventario estándar y otros factores, con una intención de aumentar la eficiencia de los fondos. Artículo 39. Precio de Suministro (1) Los precios de suministro estarán determinados para cada año de la empresa por el gerente de compras en debida consideración de los precios de mercado y con la aprobación del gerente general de la división. (2) Al revisar los precios de suministro, los precios de materiales mantenidos en existencia por partes proveedoras también serán revisados. Artículo 40. Emisión de Notas de Suministro y Manejo de Inventarios (1) El gerente de compras emitirá notas de suministro de materiales en formularios separados para suministros con o sin cargos, respectivamente, con base en el plan de suministros. (2) El departamento de almacenaje de materiales suministrará materiales estampando la fecha de salida de existencia en las notas de suministro de materiales. (3) Para un suministro sin cargos, se debe mantener un libro de materiales consignados con base en las notas de suministro de materiales. (4) Cuando los materiales se envían directamente del proveedor a la parte suministrada, la compra y el suministro deben registrarse tras confirmar el recibo de la parte suministrada. Artículo 41. Manejo de Materiales Devueltos (1) El departamento de compras deberá investigar las razones, cuando cualquier material suministrado sea devuelto por las partes suministradas, y lo aceptará con base en las instrucciones del gerente a cargo. (2) Al aceptar tales materiales devueltos, la fecha de su recibo se estampará en la nota de devolución de materiales emitidas por la parte suministradora en la cual se declaran las razones de la devolución tras lo cual se ingresa el monto de suministros reducido. Artículo 42. Preparación del Libro de Materiales Consignados (1) Se mantendrá un libro de materiales consignados otorgando una cuenta separada a cada consignatario y número de modelo. (2) El ingreso en el libro de materiales consignados se hará con base en las notas de suministro gratuito evidenciado por ingresos y salidas de existencias de bienes y
las notas de compra emitidas para recibir bienes procesadas por las partes suministradoras, y el balance debe mostrarse claramente en todo momento. Artículo 43. Confirmación de Inventarios Consignados (1) El departamento de compras debe confirmar el balance de los inventarios consignados mantenidos por las partes suministradoras al final de cada mes, revisando la lista de inventario preparada por cada consignatario contra los inventarios reales del libro de materiales consignados. (2) Al momento de la liquidación contable anual, después de completar los procedimientos especificados en el Párrafo anterior, debe recogerse una confirmación escrita de consignación de cada consignatario. Artículo 44. Registro de Suministro de Materiales El registro de “suministros” en el departamento de contabilidad debe hacerse al completar el ingreso de los datos de suministro del departamento de compras con base en el suministro real de materiales. Artículo 45. Examen de Notas de Suministros Especiales La conveniencia de notas especiales, tales como las de variantes de precio de suministro, serán confirmadas por el gerente de compras, quien lo reportará al gerente de contabilidad. Artículo 46. Preparación de Hoja de Resumen de Suministro (1) Las notas de suministro y las notas de reducción de montos de suministro serán clasificadas por título de cuenta y otras categorías necesarias y, en principio, los montos de suministro serán por tanto calculados cada día y sumados en una hoja de resumen de suministros. (2) El departamento de contabilidad confirmará el monto total de suministros revisando la hoja de resumen de suministros contra el libro de compras de materiales al final de cada mes. Artículo 47. Preparación del Libro de Compradores de Materiales (1) El libro de compradores de materiales se preparará dando a cada parte suministradora una cuenta separada y agregando los montos de conformidad con clasificaciones en orden según la fecha de suministro. (2) Los recibos en efectivo y las compensaciones se registrarán cada vez aclarando los detalles de cada punto. (3) El libro de compradores de materiales se cerrará al final de cada mes, y los balances registrados deben revisarse y confirmarse contra las hojas de balance de prueba. Artículo 48. Examen del Libro de Compradores de Materiales El gerente de contabilidad o su sustituto debe examinar el libro de compradores de materiales al final de cada mes.
Artículo 49. Emisión de Facturas El departamento de contabilidad preparará facturas con base en el libro de compradores de materiales inmediatamente después de cerrar la cuenta de suministro y, tras fijar las impresiones del sello de la división y del departamento de contabilidad, debe enviarlos con prontitud a las partes suministradas. Artículo 50. Compensación por Cuentas Comerciales por Pagar (1) Los balances de las cuentas por cobrar, tales como por precios de materiales suministrados, deben ser compensadas por balances de las cuentas comerciales por pagar, de conformidad con la cláusula de compensación establecida en el contrato básico para la transacción. (2) El intercambio de recibos por montos compensados puede omitirse manifestándolo así en el contrato. Artículo 51. Postergación de Compensación (1) En el caso de materiales suministrados con cargo que requieran una postergación de la compensación (*2), el monto de la compensación aplazado será igual al monto de inventario real de la parte suministrada a la fecha del cierre de la compra. (2) La exactitud del inventario de la parte suministrada será confirmada por la hoja de análisis para ingresos y salidas de materiales suministrados preparada con base en la toma física del inventario de cada parte suministrada. (*2): Ver “La Ley para la Prevención de Pago Atrasado de Derechos de Subcontrato”. Sección 5 Pago Artículo 52. Procedimiento de Pago y Verificación (1) El departamento de contabilidad efectuará el procedimiento de pago tras revisar y confirmar las facturas recibidas de los proveedores de conformidad con el Artículo 15 “Principios de Verificación de Compra y Suministro (para Subcontratistas)” de la Parte 1 de este Capítulo. (*3) (2) El monto de pago será revisado de conformidad con los siguientes procedimientos: 1. El gerente de compras determinará el monto de pago al final de cada mes, con base en los datos de compras diarias. 2. El departamento de compras transmitirá o enviará datos de compras o programas de compras a cada proveedor mensualmente para notificar el monto total del pago, y los proveedores verificarán el monto. 3. En caso de que algún proveedor tuviera una objeción sobre el monto de pago notificado dentro del período de tiempo estipulado en el contrato para el método de pago, etc., suscrito por adelantado, el departamento de compras se reunirá con el proveedor para fijar el monto del pago.
4. En el caso anterior, si no surgiera ninguna objeción, los proveedores se considerarán como confirmados respecto a las cuentas por cobrar de la Compañía por haber sido notificados y pudiendo la Compañía reclamar tales cuentas por cobrar. (*3): La exactitud de los datos de compra pueden asegurarse mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos en los Artículos 5, 8 y 32 de la Parte 2 de este Capítulo y el Artículo 36 de la Parte 2 del Capítulo 2. Artículo 53. Rectificación de Discrepancias de Transacción Respecto a cualquier discrepancia en el monto encontrado como resultado de la revisión, el departamento a cargo investigará con prontitud y buscará solución con el proveedor en colaboración con los departamentos relacionados, y reportará los resultados de la investigación al gerente de contabilidad, procurando al mismo tiempo evitar la repetición de tal evento. Artículo 54. Pago El gerente de contabilidad pagará, de conformidad con el Artículo 16 “Principios de Pago” de la Parte 1 de este Capítulo, el monto por pagar determinado mediante el procedimiento establecido en el Artículo 52 de la Parte 2 de este Capítulo. Artículo 55. Pagos Especiales (1) Al hacer un pago especial según lo dispuesto en el Párrafo (3) del Artículo 16 “Principios de Pago” en la Parte 1 de este Capítulo, el monto de dicho pago estará limitado al monto después de la compensación de créditos y débitos (*4) que se hayan convertido en definitivos para el día de pago tras la fecha de cierre consignada en el contrato. (2) Cualquier pago de un monto que exceda el balance tras la compensación de créditos y débitos al día de pago y que sea virtualmente igual a un préstamo debe hacerse de conformidad con las disposiciones del Artículo 18 “Préstamo de Fondos” de las Reglas Básicas en el Capítulo 4 “Control de Fondos”. (*4): En este caso, nótese que el monto compensado de materiales suministrados con cargo debe incluir el monto compensado aplazado a la fecha ordinaria de cierre. Sección 6 Examen de Ingresos y Salidas Artículo 56. Unidad Contable para Ingresos y Salidas En principio, los ingresos y salidas de materiales serán computados por cada bodega o taller designado como una unidad contable. Artículo 57. Método de Contabilidad (1) Para una bodega, un estado de ingresos y salidas de materiales (una hoja de resumen del libro de materiales, etc.), que contenga un registro histórico de las cantidades y montos de ingresos y salidas de materiales por número de modelo
debe prepararse con base en el libro de materiales y el libro de materiales consignados. (2) Para un taller, un estado de ingresos y salidas, que contenga la cantidad correcta y el monto consumido, debe ser preparado confirmando los ingresos y transferencias aceptados del departamento de bodega y conociendo los inventarios mediante la toma de un inventario físico. (3) Para trabajos en proceso, un estado de ingresos y salidas de trabajos en proceso que contenga las cantidades y montos individuales o sumadas correctas debe ser preparado mediante la confirmación ingresos / salidas y transferencias para cada proceso de producción y conociendo los inventarios mediante la toma física de inventario. Artículo 58. Departamentos a Cargo del Examen El examen de los resultados de ingresos y salidas de materiales en principio será efectuado por el departamento de almacenaje de materiales cada mes, y el departamento de contabilidad llevará a cabo una revisión general del mismo. Artículo 59. Examen de los Ingresos y Salidas de Bodega (1) Los resultados de ingresos y salidas de bodega serán examinados completamente en los siguientes puntos, con base en el estado de ingresos y salidas de materiales: 1. Exactitud de los detalles de compra declarados, suministro, transferencia, corrección de inventarios, etc.; 2. En el caso de compras hechas en base de consignación, conveniencia de la cantidad consumida, con base en la salida de datos real (según se prescribe por los Estándares de Control de Consignación); 3. Optimización del nivel de inventario; y 4. Otros factores necesarios. (2) Los montos comprados y los montos suministrados a otras partes se harán definitivos revisándolos contra los montos relevantes en la hoja de resumen de compras y la hoja de resumen de suministros y en principio no incluirán los materiales por registrar. Artículo 60. Examen de Ingresos y Salidas de Taller Los resultados de los ingresos y salidas de taller serán examinados completamente en los siguientes puntos, con base en los estados de ingresos y salidas y de trabajos en proceso: 1. Diferencia entre la tasa estándar y la tasa real para cada uno de los materiales producidos y del proceso de manufactura producido; 2. Componentes de pérdida de materiales y bienes defectuosos que surjan en los procesos de manufactura; 3. Diferencia entre la cantidad estándar por unidad y la cantidad real por unidad; y 4. Otras diferencias.
Artículo 61. Examen de Transferencias Los detalles de transferencias, correcciones y desechos incluidos en los estados de ingresos y salidas de materiales y trabajo en proceso deben examinarse completamente. Artículo 62. Examen de Variantes de Precio de Compras y Suministro Con respecto a las variantes de precio de compras y suministro encontradas en la preparación de los estados de ingresos y salidas, los particulares de tales variantes deben aclararse y debe confirmarse su conveniencia. Sección 7 Control de Inventario en Consignación Artículo 63. Definición del Sistema de Consignación Con el sistema de consignación previo a la transacción, la división de suministros (incluyendo proveedores externos) consigna materiales a la división de consumo, la cual mantiene tales materiales almacenados y los usa cada vez que los necesita, y por tanto la transacción toma efecto para la cantidad consumida así como en el momento en que los materiales son consumidos. Artículo 64. Extensión de la Responsabilidad del Inventario El propietario de inventarios en consignación debe ser la división de suministros, mientras que la responsabilidad del almacenaje recae en la división de consumo. Para aclarar la responsabilidad de ambas partes, debe suscribirse un contrato para la transacción de consignación. Artículo 65. Ventas y Compras (1) El departamento de compras de la división de consumo determinará la cantidad consumida cada día y notificará tal cantidad clasificada por día de uso, número de modelo, y categoría de unidad de precio a la división de suministros, mientras que al mismo tiempo registra los materiales consumidos como compras. (2) La división de suministros determinará el monto de ventas con base en los datos del Párrafo anterior y preparará y enviará una factura a la división de consumo al final de cada mes. Artículo 66. Verificación de Inventario (1) El departamento de control de inventario de la división de suministro revisará los inventarios en presencia de personal del departamento de almacenaje de la división de consumo. (2) Cualquier discrepancia encontrada como resultado de la revisión será resuelta mediante la colaboración de ambas partes. Artículo 67. Examen de Ingresos y Salidas (1) El departamento de control de inventario de la división de suministro confirmará la exactitud de los inventarios con base en el estado de examen de ingresos y
salidas de consignación preparado basado en la toma del inventario físico al final de cada mes, y procurará mantener inventarios al nivel más económico; sin embargo, tal toma de inventario puede llevarse a cabo en una base cíclica mediante mutuo acuerdo entre ambas partes. (2) Al mismo tiempo, los resultados del examen bajo el Párrafo anterior se reportarán al gerente de contabilidad de la división de suministros. Artículo 68. Cobertura del Seguro El gerente de contabilidad de la división de suministros sacará y mantendrá el seguro necesario sobre los inventarios en consignación en cumplimiento con las disposiciones del Capítulo 10 “Seguro por Daños”. Sección 8 Evaluaciones Artículo 69. Evaluación para la Liquidación Contable Mensual (1) La evaluación al momento de la liquidación contable mensual se hará de acuerdo con los siguientes métodos: 1. Bienes no defectuosos: Clasificación Materiales Trabajo en Proceso Estándar de Evaluación Precio de Compra Costo de Manufactura Estándar Estándar (*5) 2. Bienes defectuosos y otros. Los bienes defectuosos y otros tales como desechos de trabajo y bienes no en uso actualmente serán evaluados en principio según sus precios de desecho. (2) Otros métodos de evaluación distintos a los anteriores serán utilizados después de obtener la aprobación del gerente general del Departamento de Contabilidad Corporativa de las oficinas centrales. (*5): El costo de manufactura estándar significa el costo compuesto del costo de materiales estándar, el costo laboral y el costo indirecto de producción. Artículo 70. Evaluación de la Liquidación Contable Semestral y Anual (1) La evaluación al momento de las liquidaciones contables semestral y anual se harán de acuerdo con los siguientes métodos: 1. Bienes no defectuosos: Clasificación Materiales Trabajo en Proceso Método de Evaluación Costo más bajo por el Precio más bajo método de precio de la (promedio) o de última compra o de mercado mercado 2. Bienes defectuosos y otros Los bienes defectuosos y otros como desechos de trabajo y bienes no en uso actualmente serán evaluados en principio según sus precios de desecho. (2) Los materiales recibidos de dentro de la división también serán evaluados de conformidad con el Párrafo anterior.
(3) Procedimientos específicos para evaluar materiales y trabajo en proceso se conformarán con los Estándares de Evaluación de Inventario establecidos de forma separada. Artículo 71. Eliminación de Ganancias Internas El Departamento de Contabilidad Corporativa de las oficinas centrales calculará el valor de evaluación de inventarios recibidos por una división multiplicándolo por la tasa de evaluación del inventario de otra división de la cual se transfirieron los inventarios y eliminando cualquier diferencia entre tal valor de evaluación y el valor de inventario en la división que recibió tales inventarios como ganancias internas. Artículo 72. Método del Precio de la Última Compra Con el método del precio de la última compra, aplicado a materiales propiedad al final de los períodos semestral y anual, debe hacerse la valoración multiplicando el precio de unidad de la compra hecha más recientemente al final de los períodos semestral y anual por cada número de modelo por la cantidad de inventarios al final de cada período. Artículo 73. Método de Costo Promedio Con el método del costo promedio aplicado al trabajo en proceso mantenido al final de los períodos semestral y anual, la evaluación se hará sumando los ajustes para la variante de costo, etc., en una base de promedio periódico al costo de fábrica estándar para cada categoría de producto. Artículo 74. Método del Costo más Bajo o de Mercado Los inventarios serán evaluados al costo más bajo calculado por el método de precio de la última compra en cuanto a los materiales, y por el método del costo promedio en cuanto a los trabajos en proceso, o al precio de mercado a la fecha de la evaluación. Sección 9 Troqueles y Moldes Artículo 75. Adquisición de Troqueles y Moldes (1) Los troqueles y moldes se adquirirán después de examinar completamente los estimados de precio por escrito y las especificaciones, y deben hacerse esfuerzos para adquirirlos de manera económicamente eficiente y razonable. (2) La adquisición mediante compra debe hacerse de conformidad con los Estándares de Compra de Materiales. (3) Al comprar, deben utilizarse notas de compra designadas exclusivamente para troqueles y moldes. (4) La adquisición de troqueles y moldes mediante producción interna será ejecutada de conformidad con los procedimientos de producción de troqueles y moldes establecidos por la división. (5) La adquisición de troqueles y moldes debe contar con la aprobación del gerente general de la división.
Artículo 76. Costo de Adquisición El costo de adquisición de troqueles y moldes será el siguiente: 1. Para troqueles y moldes comprados, será el monto total del precio de compra y gastos pertinentes a tal compra. 2. Para troqueles y moldes de fabricación interna, será el costo requerido para la producción. 3. Para otros casos, estará conformado por el caso de costo de adquisición de activos fijos. Artículo 77. Preparación de las Tarjetas de Control para Troqueles y Moldes Cuando se adquieren troqueles y moldes, deben prepararse tarjetas acompañadas por fotografías de los bienes reales, por parte del departamento que utilice tales troqueles y moldes con base en las notas de compra. Artículo 78. Control de Troqueles y Moldes (1) El gerente de existencias será el responsable del control de almacenaje de troqueles y moldes y los administrará separándolos en aquellos en uso actualmente, los que no están actualmente en uso y sin uso, con base en las tarjetas de control para troqueles y moldes. (2) El gerente de existencias debe adjuntar placas con nombres a los troqueles y moldes reales cuando se adquieran. (3) El gerente de existencias debe ingresar tales asuntos como el historial de troqueles y moldes después de su adquisición y otra información necesaria sobre las tarjetas de control para troqueles y moldes. Artículo 79. Reubicación dentro de la División (1) Cuando los troqueles y moldes se muevan dentro de la división, el gerente de existencias ingresará el hecho de la reubicación en las tarjetas de control y las entregará al personal en el nuevo lugar de almacenaje. (2) En el caso anterior, el gerente de existencias preparará una notificación de reubicación al mismo tiempo. (3) El departamento de contabilidad tomará las medidas necesarias de conformidad con la notificación de reubicación. Artículo 80. Préstamo de Troqueles y Moldes (1) Al prestar troqueles y moldes que pertenezcan a la división a subcontratistas, el gerente de compras se reunirá con el gerente de existencias por adelantado y en principio obtendrá la aprobación del gerente general de la división. (2) Al prestar troqueles y moldes al momento de la adquisición, también estarán sujetos a la aprobación dispuesta en el Párrafo anterior. Artículo 81. Control del Préstamo de Troqueles y Moldes (1) En el caso del primer Párrafo en el Artículo anterior, el gerente de existencias transferirá el deber de controlar los troqueles y moldes así prestados al gerente
de compras, de conformidad con el Artículo 79 “Reubicación dentro de la División” de los presentes. (2) El gerente de compras recibirá un recibo por los troqueles y moldes cuando estos sean prestados, ingresará el nombre y localización del prestamista (si se re prestan, el nombre y la localización del segundo prestamista) en la tarjeta de control, y los administrará de la misma manera que los troqueles y moldes dentro de la división. (3) El gerente de compras revisará los préstamos de troqueles y moldes de conformidad con las disposiciones del Artículo 82 “Inspección Física de Bienes” de los presentes y obtendrá una confirmación escrita de los bienes prestados del prestamista al final de cada año fiscal. Artículo 82. Inspección Física de Bienes (1) El gerente de existencias o su sustituto revisará el libro de troqueles y moldes contra los bienes reales al menos una vez durante cada año fiscal, y reportará los resultados de la misma al gerente de contabilidad. (2) El gerente de contabilidad o su sustituto deben revisar y confirmar las condiciones de almacenaje de los bienes al menos una vez al año. Artículo 83. Control de Troqueles y Moldes que no Están en Uso Actualmente (1) Cuando haya troqueles y moldes que no estén en uso debido a la terminación de la producción, deben tomarse medidas tras aprobación del gerente general de la división, para transferirlos de los bienes actualmente en uso a aquellos que no están en uso actualmente. (*6) (2) El gerente de existencias o el gerente de compras examinarán constantemente en detalle los troqueles y moldes que no están en uso actualmente y tras planear las medidas necesarias, las reportará al gerente general de la división. (*6): Definición de troqueles y moldes que no están actualmente en uso: 1. Aquellos mantenidos sin prospecto de reutilización después de completar o descontinuar la producción; 2. Aquellos juzgados irreparables debido a uso o daño; y 3. Aquellos mantenidos sin prospecto de reutilización debido a cambio de diseño u otras razones. Artículo 84. Manejo de Exceso e Insuficiencia de Troqueles y Moldes El exceso y la insuficiencia de troqueles y moldes se manejarán de forma similar a la dispuesta en el Artículo 27 “Manejo de Exceso e Insuficiencia” en esta Parte. Artículo 85. Desecho de Troqueles y Moldes Cuando se necesite desechar troqueles y moldes, se hará de conformidad con las disposiciones del Artículo 21 “Aprobación de Desecho” de la Parte 1 de este Capítulo y se presentarán documentos de evidencia para certificar el hecho de la disposición ante el gerente de contabilidad.
Artículo 86. Evaluación de Troqueles y Moldes (1) La evaluación de troqueles y moldes al final de los períodos semestral y anual se hará multiplicando su costo de adquisición por la tasa de costo restante calculado con base en el período de utilidad entre compañía, de conformidad con los estándares de evaluación establecidos separadamente. Sin embargo, la selección del período de utilidad entre compañía o cambio del mismo debido a razones inevitables requerirá la aprobación previa del Departamento de Contabilidad Corporativa de las oficinas centrales. Además, para el cálculo de los valores de evaluación estatutaria, la tasa de costo restante calculada por el método de balance de declive de depreciación con base en el período estatutario de utilidad de los troqueles y moldes debe aplicarse. (2) La evaluación de troqueles y moldes se hará de forma separada para los bienes actualmente en uso, no en uso actualmente y bienes sin usar. (3) La depreciación de troqueles y moldes iniciará al momento de comenzar la producción. (*7) (4) La depreciación de troqueles y moldes cuyo uso inició a mediados de un período de negocios será calculada por la proporción del número de meses basado en el método de progresión aritmética. (*8) (5) Los troqueles y moldes no utilizados serán evaluados a su costo de adquisición. (6) Los troqueles y moldes actualmente en uso que cuesten 100,000 yen o más, pero menos de 200,000 yen, por objeto serán registrados en las herramientas directas especiales y la cuenta de troqueles durante el término del inicio del uso. (7) Los troqueles y moldes que no estén en uso actualmente serán evaluados por su precio de desecho (precio de mercado al momento de la liquidación contable). (*9). (*7): Inicio de producción se refiere a: 1. Troqueles y moldes utilizados dentro de la Compañía – cuando las partes relevantes se producen inicialmente. 2. Troqueles y moldes prestados a partes fuera de la Compañía – cuando las partes relevantes son entregadas. (*8): La tasa de costo restante para troqueles y moldes mostrada en el “procedimiento de liquidación contable” se aplicará a la depreciación de troqueles y moldes. (*9): Ver “Liberación Básica Fiscal de la Corporación 772”. Artículo 87. Cálculo de Depreciación de Troqueles y Moldes (1) El cálculo de la depreciación de troqueles y moldes para la liquidación contable anual se hará mediante alguno de los siguientes métodos. 1. Multiplicando el costo de adquisición por la tasa de depreciación con base en el período de utilidad entre compañía proporcionado en el Artículo anterior; o 2. Multiplicando el número de unidades producidas por el gasto por unidad de troqueles y moldes. (2) Procedimientos específicos para el cálculo de la depreciación de troqueles y moldes para la liquidación contable semestral y anual conformarán los Estándares de Evaluación de Inventario establecidos de forma separada.
Artículo 88. Precio de Transferencia entre Divisiones El precio de transferencia entre divisiones dentro de la Compañía (aplicado para la sucesión de bienes de una división a otra) serán en principio, los siguientes: 1. Para la primera mitad del año de negocio, los valores de evaluación entre compañía usados para la liquidación contable del año anterior de la empresa, y 2. Para la segunda mitad del año de negocio, los valores de evaluación entre compañía usados para la liquidación contable semestral del año de negocio en curso. Sección 10 Asistencia Administrativa a Compañías de Colaboración Artículo 89. Comprensión de las Condiciones Administrativas (1) El departamento de compras debe mantener una comunicación cercana con las compañías de colaboración y tener un conocimiento preciso de las condiciones administrativas de las compañías de colaboración en todo momento. (2) El gerente de compras reportará las condiciones administrativas de las compañías de colaboración al gerente general de la división según sea necesario. Artículo 90. Papel del Gerente de Contabilidad El gerente de contabilidad recibirá de vez en cuando reportes del departamento de compras sobre las condiciones administrativas de las compañías de colaboración y dará guía y asesoría sobre aspectos financieros y administrativos según sea necesario. Artículo 91. Señales de Anomalía Si se encuentran señales de anomalía en las condiciones administrativas de las compañías de colaboración, el gerente de compras se reunirá con prontitud con el gerente de contabilidad y, tras planear medidas futuras, lo reportará al gerente general de la división y tomará las acciones necesarias. Artículo 92. Deberes de la División Coordinadora a Cargo Si se dieran señales de anomalía en las condiciones administrativas de las compañías de colaboración, el gerente de compras y el gerente de contabilidad de la división coordinadora a cargo debe notificar y reunirse con las oficinas centrales y oficinas relacionadas y después de esto tomar las medidas y acciones necesarias.
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