Lekcija 14

Upravljanje kvalitetom u logistici LEKCIJA 14. Integrisani menadžment sistemi

Strana 1 od 7

14. INTEGRISANI MENADŽMENT SISTEMI

Put ka poslovnoj izvrsnosti i dostizanje nivoa kvaliteta proizvoda i procesa, koji će obezbediti zadovoljstvo svih korisnika, ali i zaposlenih, može se razvijati u više smerova. Jedan od mogućih načina njegovog formiranja jeste integracija svih menadžment sistema u okviru kompanije. Potrebno je uspostaviti integrisani menadžment sistem (IMS), koji podrazumeva integraciju svih parcijalnih sistema u jedan jedinstven i funkcionalan menadžment sistem. IMS je sistem menadžmenta koji omogućava integraciju svih komponenata u okviru jedne organizacije, svih parcijalnih menadžment sistema u koherentan sistem sa ciljem ispunjenja svrhe postojanja i vizije preduzeća. Naime, da bi današnje kompanije bile uspešne u svom poslovanju, moraju najpre da identifikuju šta je suštinski interes organizacije. Jedan od glavnih zadataka i interesa je da sve njene zainteresovane strane budu zadovoljne sa onim što im organizacija pruža, odnosno sa onim oblastima koje su predmet njihovog interesovanja. Međutim, opravdano se postavlja pitanje ko su najčešće zainteresovane strane i šta je predmet njihovog interesovanja? Svakako to su: korisnici proizvoda, zaposleni, vlasnici, isporučioci, društvene zajednice i dr. (tabela 1) Zainteresovane strane Korisnci

Oblast (predmet) interesovanja • Kvalitet proizvoda • Cena • Rokovi isporuke Zaposleni • Zarade • Uslovi rada • Stabilnost organizacije Vlasnici • Profit • Lojalnost korisnika • Lojalnost zaposlenih Isporučioci • Redovitost narudžbine • Dugoročne saradnje • Dobra naplata Društvene zajednice • Zadovoljni građani • Zaštita zdravlja i života zaposlenih • Redovitost naplate poreza i doprinosa Tabela 1: Najčešće zainteresovane strane i predmet njihovog interesovanja Posmatrani interesi različitih zainteresovanih strana često mogu biti u sukobu. Da bi se oni zajedno ispunjavali, na način koji će svakom garantovati pravo na ostvarenje njegovih interesa i očekivanja, neophodno je sve to uklopiti u jedinstven poslovni sistem organizacije. Taj zadatak je najlakše sprovesti ukoliko se integrišu svi potrebni menadžment sistemi u jedinstven integrisan menadžment sistem (IMS).

dr Milorad Kilibarda, dipl. Inž.

Saobraćajni fakultet, Odsek za logistiku

Upravljanje kvalitetom u logistici LEKCIJA 14. Integrisani menadžment sistemi

Strana 2 od 7

Uvođenje integrisanih sistema menadžmenta zahteva mnogobrojne promene u kompaniji, od promena u procesima i procedurama da promena u čitavoj filozofiji poslovanja i celokupnoj kulturi organizacije. Integracija menadžment sistema je racionalan i prirodan put, koji formalno zadovoljava različite standarde, a istovremeno podiže nivo sposobnosti organizacije i njeno približavanje ciljevima izvrsnosti. Poboljšanje sveukupnih performansi organizacije, ima za cilj ostvarivanje najvažnijeg zadatka svakog poslovanja – opstati na tržištu.

Parcijalni menadžment sistemi su koncentrisani na izolovana područja koja su često međusobno u suprotnosti, tako da kod njihove primene može doći do konflikata nadležnosti u organizaciji. Već postoje iskustva koja potvrđuju da je totalni integrisani menadžment sistem – kvaliteta, životne sredine, zdravlja i bezbednosti, itd. daleko produktivniji i efikasniji od pojedinačnih standardizovanih sistema. Izdvojeni sistemi upravljanja imaju prednost u tome što daju zaokružen sistem, u potpunosti prilagođen aktivnostima kojima se upravlja. Međutim, opasnost koja se javlja u ovakvom prilazu upravljanja organizacijom jeste postojanje mogućnosti da pojedina rešenja u različitim sistemima budu međusobno suprostavljena i na taj način stvaraju smetnje u odvijanju celokupnog procesa. Integrisani sistemi upravljanja nude harmonizaciju celokupnog upravljanja, ali isto tako mogu nositi i rizik uopštavanja rešenja, pri čemu može doći do zanemarivanja bitnih karakteristika pojedinih aktivnosti. To se može izbeći tako što će se pri integrisanju sistema sačuvati deo specifičnih rešenja iz svakog sistema pojedinačno. U tom smislu najčešće se preporučuje da se umesto pokušaja da se ispune pojedinačni zahtevi, izvrši povezivanje zahteva i konkretno implementiranje na osnovu procesnog modela. Unapređenjem komunikacija između različitih organizacionih celina, boljom kooperacijom, radom u procesima, a ne samo u funkcijama, stvoriće se uslovi da zaposleni teže totalnom menadžment sistemu. Posmatrajući odvijanje logističkih procesa i njihovu međusobnu uslovljenost može se doći do zaključka da će primena IMS u logistici dovesti do značajnih napredaka. Same logističke aktivnosti često su direktno ili indirektno povezane sa zaštitom životne sredine, obezbeđenja zaštite na radu (česte povrede radnika u skladištima, na pretovarnim terminalima, saobraćajne nezgode pri transportu robe, i dr), ali i zadovoljenje propisa koji se tiču obezbeđenja ispravne hrane, koja ne sme izgubiti svoje karakteristike pri realizaciji logističkih procesa. Integracijom sistema značajno se može uticati na povećanje kvaliteta celokupnih logističkih aktivnosti u okviru preduzeća. Ovakvi sistemi moraju da razvijaju samo one alate koji će ujediniti ljude (i zaposlene i korisnike), sve procese i programe u organizaciji.

dr Milorad Kilibarda, dipl. Inž.

Saobraćajni fakultet, Odsek za logistiku

Upravljanje kvalitetom u logistici LEKCIJA 14. Integrisani menadžment sistemi

Strana 3 od 7

14.1. Obuhvatnost integrisanog menadžment sistema Kao prvo pitanje koje se nameće jeste: Šta bi trebalo integrisati? Apsolutno sve što utiče na rezultate poslovanja mora biti deo sistema menadžmenta (Slika 1). Iz tog razloga IMS bi trebalo da integriše sve formalizovane i neformalizovane sisteme koji se fokusiraju na kvalitet, zdravlje, bezbednost, okruženje, osoblje, finansije, obezbeđenje itd. (svi procesi i dokumenti koji ih opisuju bi bili integrisani).

Slika 1: Integrisani sistem menadžmenta IMS podrazumeva uspešno integrisanje različitih standardizovanih menadžment sistema, kao što su: •

Menadžment sistemom kvaliteta (prema ISO 9001:2001) - podrazumeva onaj deo organizacije usredsređen na ostvarivanje rezultata u vezi sa ciljevima kvaliteta, kako bi se na odgovarajući način zadovoljile potrebe, očekivanja i zahtevi zainteresovanih strana. Osnovne karakteristike standarda serije ISO 9001:2000 opisani su u okviru poglavlja 2 – Standardi sistema kvaliteta. Ciljevi kvaliteta upotpunjavaju ciljeve organizacije. Različiti delovi sistema menadžmenta organizacije mogu se integrisati, zajedno sa sistemom menadžmenta kvalitetom, u jedinstven sistem menadžmenta, koristeći zajedničke elemente. Integracija u sistemu menadžmenta je uslovljena potrebom da se postigne jedinstvo i sinergija dejstva, da se izbegnu suprotstavljena dejstva i uticaj na poslovni sistem. Usklađenost ciljeva je osnova za sinergijske efekte u realizaciji, npr. ciljevi kvaliteta se uklapaju u postojuće ciljeve organizacije, kompatabilni su, dopriose njihovoj realizaciji i nemaju suprostavljena dejstva. Integrisani sistemi predstavljaju «sistem sistema» u kojem individualni sistemi gube nezavisnost, zadržavajući identitet.

•

Sistem menadžmenta zaštitom životnom sredinom (prema ISO 14001:2004), Uvođenjem ISO 14001 postiže se obezbeđenje stalnog praćenja uticaja procesa rada organizacije na životnu sredinu i definisanje reagovanja na akcidentne situacije, čime se sa velikom verovatnoćom sprečavaju neželjeni uticaji na životnu sredinu, ali i obezbeđuje sigurnost na radu. Ovaj sistem menadžmenta je usredsređen na: ponuđene proizvode, otpad i emitovanje materija i efekte ovih izlaza na životnu sredinu, ali i na postizanje poverenja u sposobnost organizacije da zadovolji potrebe, očekivanja i zahteve relevantnih zainteresovanih strana (npr. društvo, korisnici, vlasnici) vezane za

dr Milorad Kilibarda, dipl. Inž.

Saobraćajni fakultet, Odsek za logistiku

Upravljanje kvalitetom u logistici LEKCIJA 14. Integrisani menadžment sistemi

Strana 4 od 7

životnu sredinu. ISO 14001 zahteva da organizacije formulišu politiku prema životnoj sredini i ciljeve u vezi životne sredine. •

Sistem menadžmenta bezbednosti na radu i zaštite zdravlja zaposlenih (prema standardu OHSAS 18001) - uvođenje zahteva standarda OHSAS 18001 u sistem menadžmenta kvalitetom (ISO 9001) je jednostavan, jer postoji određeni broj elemenata menadžment sistema koji su u potpunosti ili delimično zajednički. Ti elementi su: politika zdravlja i bezbednosti zaposlenih, upravljanje dokumentacijom i zapisima, preispitivanje od strane rukovodstva, resursi, zadaci, odgovornosti i ovlašćenja, praćenje i merenje performansi, vrednovanje usklađenosti (interne provere), upravljanje neusaglašenostima, korektivne i preventivne mere. Implemenatcija zahteva OHSAS 18001 podrazumeva izmenu postojećih, izradu izvesnog broja novih dokumenata, proveru sistema i sertifikaciju.

•

HACCP – Standardi za bezbednost hrane (prema ISO 22000), je naučno zasnovan sistem kontrole procesa proizvodnje i distribucije prehrambenih proizvoda, koji omogućava: identifikaciju i procenu svih mogućih opasnosti tj. svakog fizičkog, hemijskog ili mikrobioločkog rizika u svim fazama procesa proizvodnje prehrambenih proizvoda, određivanje neophodnih mera za njihovu prevenciju i kontrolu i obezbeđivanje da te mere budu sprovedene na delotvoran način.

Pored navedenih sistema menadžmeta, IMS obično obuhvata i standarde tipa ISO 17799, koji se odnose na Sigurnosti imovine i lica - FTO i PPZ, Računovodstveni standardi i druge standarde koji su usmereni na zadovoljenje postojećih normativa zahteva.

14.2. HACCP – Standardi za bezbednost hrane HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points - Analiza opasnosti i kritične kontrolne tačke) sistem čine dve osnovne komponente: • HA – analiza rizika (identifikacija opasnosti u svakoj od faza proizvodnje hrane i procena značaja tih opsanosti po ljudsko zdravlje), • CCP – kritične kontrolne tačke – faze u proizvodnji u kojima je moguće sprečiti ili u potpunosti eliminisati rizik po sigurnost hrane ili njegov uticaj svesti na prihvatljiv nivo, kao i vršiti njihovu kontrolu. HACCP je od izuzetnog značaja za proizvođače hrane sa stanovišta zaštite potrošača, kojim se obezbeđuje proizvodnja i promet zdravstveno bezbednosne hrane. Krajnji cilj je proizvodnja što je moguće bezbednijeg proizvoda primenom što bezbednijeg postupka (primena HACCP ne obezbeđuje uvek 100% sigurnosti za korisnike, ali znači da preduzeće proizvodi hranu na najbolji i najbezbedniji mogući način). Istorija HACCP-a HACCP je nastao kasnih 50-ih godina kada je NASA sklopila ugovor sa Pillsbury Company za proizvodnju hrane za astronaute. Vlada US je postavila stroge zahteve u pogledu hrane koju će konzumirati astronauti tj. zahtevala je 100% bezbednu hranu.. kao rezultat razvijen je proces koji će sprečiti rizike u bezbednosti hrane. Koncept je nazvan Hazard Analysis Critical Control Points ili HACCP. Originalni koncept HACCP-a u javnosti je predstvaljen 1971. godine, a 1985. američka National Academy of Science preporučila je korišćenje ovog sistema. Sistem počinje da se koristi dr Milorad Kilibarda, dipl. Inž.

Saobraćajni fakultet, Odsek za logistiku

Upravljanje kvalitetom u logistici LEKCIJA 14. Integrisani menadžment sistemi

Strana 5 od 7

širom sveta i vremenom i dalje razvija i nadograđuje. 1993. objavljeno je uputstvo za HACCP i sedam principa na kome se temelji ovaj standard. Od 2001. godine ISO preduzima mere sa ciljem razvijanja standarda koji će biti baziran na HACCP-u. Ne dugo potom (2005. god) pojavljuje se standard ISO 22000:2005. HACCP je jedan od prvih sistema upravljanja bezbednošću hrane, koji je široko prihvaćen u operacijama prerade hrane. Počevši od 1. januara 2006. god, standardi bezbednosti hrane i to u prvom redu HACCP su obavezni na tržištima EU i Svetske trgovinske organizacije, a preduzeća koja ne budu posedovala sertifikate o poslovanju u skladu sa ovim standardima neće biti u mogućnosti da svoju robu plasiraju na pomenuta tržišta. Ciljevi HACCP-a Podrazumevaju:
stalna proizvodnja bezbednog proizvoda
obezbeđenje dokaza o bezbednoj proizvodnji i rukovanju sa prehrambenim proizvodima (posebno važno pri poseti državnih inspekcijskih službi ili u slučaju sudskih sporova)
poverenje proizvođača u vlastiti proizvod, čime se obezbeđuje poverenje potrošača u sposobnosti preduzeća
zadovoljenje međunarodnih standarda
usaglašenost sa propisima. Pored navedenih mogu se dodati i drugi ciljevi za implementaciju HACCP-a, to su:
uključivanje osoblja iz svih struktura i svih nivoa preduzeća u implementaciju HACCP-a
odgovornost svih osoba uključenih u proces proizvodnje za bezbednost hrane
pretpostavka za uvođenje sistema upravljanja kvalitetom
ekonomična upotreba resursa. Principi HACCP-a Codex Alimentarius Commission (međunarodna organizacija za postavljanje standarda u prehrambenoj industriji), definisala je sedam principa na kojima se zasniva razvoj HACCP plana i implementacija HACCP sistema: Princip 1: "Identifikovati moguće opasnosti po bezbednost hrane" – analiza potencijalnih opasnosti (rizika) unutar svih procesa koji se realizuju. Rizici mogu biti biološki (mikrobi), hemijski (toksini) ili fizički (metalni fragmenti, staklo) Princip 2: "Odrediti kritične kontrolne tačke" – podrazumeva definisanje mesta u tehnološkom lancu proizvodnje i distribucije hrane u kojima mogu da se dogode identifikovane opasnosti. To su tzv. CCP tačke odnosno tačke u proizvodnji hrane, od ulaznih sirovina preko procesiranja i otpremanja, do konzumiranja od strane kupaca u kojima potencijalni rizici mogu da se kontrolišu ili eliminišu: kuvanje, pakovanje, hlađenje i detekcija metala. Procesi se snime, napravi se dijagram procesa i na njima se odrede kritične kontrolne tačke. Princip 3: "Uspostaviti kritične granice" – podrazumeva preventivne mere sa kritičnim granicama za svaku kontrolnu tačku, npr. postavljanje minimalne temperature i vremena potrebnog za eliminisanje štetnih mikroba. Potrebno je napomenuti da u koliko neki od parametara nije ostvaren u nominalnoj veličini, ne znači nužno da će proizvod izazvati opasnost po zdravlje korisnika. Zbog toga se moraju definisati granice u kojima se mogu kreirati ostvareni parametri dr Milorad Kilibarda, dipl. Inž.

Saobraćajni fakultet, Odsek za logistiku

Upravljanje kvalitetom u logistici LEKCIJA 14. Integrisani menadžment sistemi

Strana 6 od 7

procesa (kritične granice) a da kvalitet proizvoda bude apsolutno prihvatljiv, odnosno da prehrambeni proizvod bude bezbedan za korisnike. Princip 4: "Uspostaviti sistem za praćenje i merenje" – kako bi se obezbedila sigurnost da se u kritičnim kontrolnim tačkama ostvaruju projektovani zahtevi za proizvode i procese, neophodno je da se definiše način na koji se proverava da li su identifikovane opasnosti u prihvatljivim granicama (kritičnim granicama) ili su van njih. Zahtevi za praćenje i merenje performansi procesa i karakteristika proizvoda definisani ISO standardom 9001:2000 u potpunosti podržavaju ovaj princip. Samim tim to znači da ovaj princip ni u kom slučaju nije vezan samo za proizvodnju hrane i pića, već može biti univerzalno primenjen na organizaciju bilo koje vrste proizvodnje. Princip 5: "Definisati korektivne mere" – u situacijama kada se pokaže da nije ispunjena kritična granica neophodno je preduzeti adekvatne korektivne mere, kako bi se neusaglašenosti dovele pod kontrolu (npr: ponovno procesiranje ako minimalna temperatura kuvanja nije na propisanoj visini).

Princip 6: "Uspostaviti proceduru za verifikaciju efektivnosti HACCP sistema" – neophodno je da organizacija uspostavi dokumentovane procedure za planiranje i izvođenje periodičnih verifikacija sopstvenog HACCP menadžment sistema kako bi mogla da neprestalno prati efektivnost sistema (npr: definisanje procedura za praćenje temperature i vremena kako bi se verifikovala ispravnost jedinice koja se koristi za kuvanje). Princip 7: "Uspostaviti sistem za čuvanje zapisa i druge zahtevane dokumentacije" – uključuje zapise o rizicima i metodama, kontrole, nadgledanja zahteva za bezbednošću i akcija koje su preduzete u cilju eliminacije problema.

Prednosti primene ovog sistema ogledaju se u: redukovanju broja bolesti izazvanih hranom, obezbeđenju snabdevanja stanovnika zdravstveno bezbednom hranom, ispunjenju zahteva zakonske regulative i efikasnijeg inspekcijskog nadzora, efektivnijem i efikasnijem radu prehrambenih preduzeća, povećanju konkurentnosti, uklanjanju barijera internacionalne trgovine, povećanju profita, itd. HACCP nije nezavistan program već deo većeg sistema kontrole, koji uključuje i sprovođenje univerzalnih procedura koje se primenjuju za kontrolu opštih uslova i okruženja proizvodnje i doprinose bezbednosti proizvoda. Za uspešnu implementaciju HACCP plana menadžment mora da bude snažno privržen HACCP konceptu. Uspeh sistema zavisi od obrazovanja i obuke zaposlenih. Bez uvedenog i dosledno primenljivog HACCP sistema u proizvodne procese i aktivnosti prehrambene industrije, hranu je moguće izvoziti jedino nerazvijenim tržištima tj. zemljama trećeg sveta. HACCP sertifikacija je imperativ da bi se uopšte pregovaralo sa velikim kupcima iz razvijenih zemalja. Klasičan vid kontrole kvaliteta i zdravstvene ispravnosti proizvoda, pored toga što je skup zahteva i dosta vremena (zbog dužine trajanja pojedinih analiza) i znatno usporava proces proizvodnje i prometa namirnica. Zato je neophodno primeniti integrisane procese u kontroli kvaiteta i bezbednosti hrane koji kao preventivni sistem može doprineti smanjenju rizika po zdravlje stanovništva.

dr Milorad Kilibarda, dipl. Inž.

Saobraćajni fakultet, Odsek za logistiku

Upravljanje kvalitetom u logistici LEKCIJA 14. Integrisani menadžment sistemi

Strana 7 od 7

14.3. ISO 22000:2005 Internacionalani standard (ISO 22000:2005) za proizvodnju hrane su razvile dve organizacije za standardizaciju: Codex Alimentarius i ISO. Standard je formiran tako da je pratio sledeće smernice: fokus je samo na FSMS (Food Safety Management System, menažment sistemi za bezbednost hrane), mogu ga koristiti sve organizacije u lancu kretanja hrane, kombinuje poznate elemente sistema bezbednosti hrane koje definiče Codex, može se koristiti kao deo eksterne sertifikacije, obezbeđuje da je proces za kontrolu bezbednosti hrane ratifikovan, verifikovan, implementiran, nadgledan i upravljan. ISO 22000 sadrži tri dela: 1. Zahtevi za dobru proizvodnu praksu ili prethodni neophodni programi 2. Zahtevi za HACCP saglasno HACCP principima 3. Zahtevi za sistem upravljanja. ISO 22000 je tako dizjniran da omogući svim tipovima organizacija u lancu kretanja hrane da implementiraju sistem upravljanja bezbednošću hrane. To se proteže od proizvođača hrane, operatera za transport i skladištenje, serviranja hrane – zajedno sa odgovarajućim organizacijama kao što su proizvođači opreme, materijala za pakovanje, sredstva za higijenu, aditiva i sastojaka. ISO 22000 harmonizuje zahteve za sistemskim upravljanjem bezbednošću u lancu nabavke hrane i nudi jednostavno rešenje za dobru praksu u svetskoj ravni. U cilju dostizanja konkurentnosti, uvođenje HACCP-a i standarda ISO 22000:2005 je imperativ.

dr Milorad Kilibarda, dipl. Inž.

Saobraćajni fakultet, Odsek za logistiku