Leitfaden_openerp_organisationsecurity

Geschäftsbereich data & knowledge

Leitfaden zur Einführung von openERP  Organisation & Security Management „openERP Organisation & Security“

 

Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security

INHALTSVERZEICHNIS Inhalt..........................................................................................................................................................................2 Abkürzungen..............................................................................................................................................................3 Empfehlung zur Bildung der Teams...........................................................................................................................4 Arbeitsgruppe Organisation & Security......................................................................................................................6 Stammdatenschulung ...............................................................................................................................................6 Übungen zu Stammdaten..........................................................................................................................................7 Stammdatencheck.....................................................................................................................................................8

big­consulting GmbH Geschäftsbereich data & knowledge                                                                                Seite 2 

Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security Abkürzungen AG.............................................Arbeitsgruppe DB.............................................Datenbank terp............................................openERP Datenbank für Schulung und Test echt...........................................openERP Datenbank für den Echtbetrieb schul..........................................openERP Datenbank für Anwenderschulungen oADM.........................................openERP Modul Administration oFM...........................................openERP Modul Financial Management (Fibu) oPROD......................................openERP Modul Products (Produkte) oINV..........................................openERP Modul Inventory Control (Lagerwirtschaft) oPRM........................................openERP Modul Partner­Relationship­Management (CRM & SRM) oPUM........................................openERP Modul Purchase Management (Einkauf) oREP.........................................openERP Report Management oMAN........................................openERP Modul Manufacturing (Fertigung) SR.............................................Schulungsraum KR.............................................Konferenzraum Mawi..........................................Materialwirtschaft

big­consulting GmbH Geschäftsbereich data & knowledge                                                                                Seite 3 

Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security Empfehlung zur Bildung der Teams Für   eine  erfolgreiche   und  effektive  Systemeinführung   der openERP   Organisation   &  Security   (Module  „Organisation & Security“) kann ein entscheidender Beitrag seitens des Kunden geleistet werden. Eine der Fragen, die sich ein Kunde unmittelbar vor der Systemeinführung stellen sollte, betreffen vor  allem die bereitzustellende Infrastruktur sowie die sinnvolle personelle Zusammensetzung der während  der Systemeinführung zu involvierenden Mitarbeiter.  Außerdem   ist   eine   Zeitbindung   der   Projektbeteiligten   für   Schulungen,   Projektmeetings   oder  Stammdateneingaben   während   der   Projekteinführungsphase   neben   ihrem   Tagesgeschäft   zu  berücksichtigen. Hinzu kommt das   Schulungsumfeld, welches die Motivitation und den Lernerfolg der  Anwender letzlich deutlich steigern kann.  Folgende Faktoren wären wünschenswert: ● ● ● ●

● ●

die   Bereitstellung   ausreichender   technischen   Infrastruktur   (z.B.   Schulungsrechner,  Beamer, Whiteboard) die Bereitstellung der notwendigen qualifizierten Personalressourcen die aktive Beteiligung der Mitarbeiter im Projekt (Faktor Mitarbeitermotiviation) funktionierender   Informationsfluss   ihrer   direkt   oder   indirekt   an   der   Systemeinführung  beteiligten   Mitarbeiter   (vor   allem   rechtzeitige   Termininformationen,   Task   –   Listen,  Checklisten, Programmdokumentation, Zugriff auf Online Konowledge etc.) Schaffung von Freiräumen bezüglich des Tagesgeschäfts (Telefon!) möglichst frühzeitige Definition von Key­Usern in den Bereichen (größere Organisation)  oder eines unternehmensweiten Key­Users.

Welche   Ihrer   Mitarbeiter   sollten   an   welchem   Termin   teilnehmen?  Im   folgenden   werden   Teams  anhand bestimmter Aufgaben und Kenntnisse definiert – diese werden in der Spalte „Teilnehmer“ der  jeweiligen Termine berücksichtigt.  Ziel der Arbeitsgruppen ist die Erhebung der Organisationsstruktur sowie der Geschäftsprozesse. Somit  wird frühzeitig ein Vergleich zwischen der derzeitigen Situation der Einrichtung und der zukünftigen, unter  dem   Einsatz   von   openERP   durchgeführt   und   eventuelle   organisatorische   aufbau­   und/oder   ablauf­ orientierte Änderungen für die Einrichtung avisiert. Entscheidungen bzgl. der Stammdaten müssen im  Rahmen   der   Arbeitskreise   getroffen   werden,   z.B   inwieweit   die   Freigabe   von   Modulen   für   User  überarbeitet   bzw.   umgestellt   wird.   Aus   diesem   Grund   sollten   die   Entscheidungsträger   am   jeweiligen  Termin teilnehmen. ➔ Team A (Arbeitsgruppe) ➔ Kenntnisse   über   die   geplanten   User   von   openERP,   sowie   Bereiche   (Abteilungen)   in   denen 

openERP eingesetzt werden soll (Projektleitung im Hause) ➔ Kenntnisse über die User (Mitarbeiter, externe Dienstleister) ➔ Kenntnisse über die bereitzustellenden Funktionen

big­consulting GmbH Geschäftsbereich data & knowledge                                                                                Seite 4 

Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security Bei   den   Terminen   zur  Schulung   und   Erfassung   der   Organisation   und   der   Sicherheitseinstellungen   (Zugriffe) werden die in der Arbeitsgruppe „Organisation und Security“ definierten User und Funktionen,  sowie die Zugriffe auf openERP Menüs in dem entsprechenden openERP Modul „Administration“ erfaßt. Eine Feinjustierung erfolgt allerdings vielfach auch bei der Definition der Stammdaten bei der Einführung  von Modulen, da oftmals die dezidierten Rechte nur den Entscheidungsträgern aus den betrieblichen  Funktionsbereichen bekannt ist (z.B. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb usw.)  

big­consulting GmbH Geschäftsbereich data & knowledge                                                                                Seite 5 

Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security  Inhalt

Arbeitsgruppe Organisation & Security

Method openERP DB e Module Arbeits­ gruppe

(1) Statusaufnahme der relevanten Stammdaten für die  globalen openERP Rechte ➢

Erarbeitung User

➢

Definition Gruppen und Rollen

➢

Definition Abteilungen/Bereiche

➢

Definition Firma (Firmen)

➢

Definition Zugriff / Rechte zu Menüs

➢

Definition Zugriff / Rechte auf Felder (Filter)

➢

Definition Zugriff / Rechte auf Daten (Filter)

Teilnehmer Voraus setzung Berater für die  BR openERP Administration Team A

Ziel: Konkretisierung und Abstimmung der Anforderungen als Grundlage für eine optimierte Einführung

Inhalt

Schulung der openERP Organisation & Security

Method openERP DB e Module Arbeits­ oADM gruppe

(2) Erfassung der relevanten Stammdaten für die globalen  openERP Rechte ➢

Erarbeitung User

➢

Definition Gruppen und Rollen

➢

Definition Abteilungen/Bereiche

➢

Definition Firma (Firmen)

➢

Definition Zugriff / Rechte zu Menüs

➢

Definition Zugriff / Rechte auf Felder (Filter)

➢

Definition Zugriff / Rechte auf Daten (Filter)

Teilnehmer

Voraus setzung terp Berater für die  BR echt openERP Administration Team A

Ziel: Sicherheit für die Definition der Stammdaten der Organisation sowie der Securityeinstellungen

big­consulting GmbH Geschäftsbereich data & knowledge                                                                                     

Seite 6 

Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security  Inhalt

Übungen zur openERP Organisation & Security

Method openERP DB e Module Übung

oADM

(3) Erfassung der relevanten Stammdaten für die globalen  openERP Rechte ➢

Erarbeitung User

➢

Definition Gruppen und Rollen

➢

Definition Abteilungen/Bereiche

➢

Definition Firma (Firmen)

➢

Definition Zugriff / Rechte zu Menüs

➢

Definition Zugriff / Rechte auf Felder (Filter)

➢

Definition Zugriff / Rechte auf Daten (Filter)

Teilnehmer

Voraus setzung terp Berater für die  BR echt openERP Administration Team A

Ziel: eigenständige Definition der Stammdaten der Organisation sowie der Securityeinstellungen

big­consulting GmbH Geschäftsbereich data & knowledge                                                                                     

Seite 7 

Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security 

Inhalt Vorbereitung Echtbetrieb

Methode Checkliste

openERP Module

oADM

DB

Teilnehmer

echt

Berater  openERP Administration

Voraussetzung Schulungsraum

(1) Stammdatencheck ➢

Prüfung User

➢

Prüfung Gruppen und Rollen

➢

Prüfung Abteilungen/Bereiche

➢

Prüfung Firma (Firmen)

➢

Prüfung Zugriff / Rechte zu Menüs

➢

Prüfung Zugriff / Rechte auf Felder  (Filter)

➢

Prüfung Zugriff / Rechte auf Daten  (Filter)

(2) Dokumentation des Checks ➢

Dokumentation der Checks

➢

Dokumentation der offenen Punkte

(3) Informationssynchronisierung   mIt  Projektleitung ➢

Abstimmung mit den Projektleitern

(4) Dokumentation   und   Protokollierung  der Services Ziel: Prüfung auf Vollständigkeit der Stammdaten für einen reibungslosen  Start des Echtbetriebs

big­consulting GmbH Geschäftsbereich data & knowledge                                                                                     

Seite 8