Laporan Kerja Praktek Terbaru Versi 1 - Copy.docx

LAPORAN KERJA PRAKTIK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DAN PERSURATAN PADA BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI KEPOLISIAN DAERAH SUMATERA SELATAN

Oleh

DYAH GAYATRI

09031381621073

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS SRIWIJAYA 2018

LEMBAR PENGESAHAN KERJA PRAKTIK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DAN PERSURATAN PADA BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI KEPOLISIAN DAERAH SUMATERA SELATAN

LAPORAN Sebagai salah satu syarat untuk membuat Tugas Akhir Program Studi Sistem Informasi Oleh : Dyah Gayatri

09031381621073 Palembang, 28 November 2018

Menyetujui,

Pembimbing Lapangan,

Dosen Pembimbing

Mgs. Afriyan Firdaus, S.Si., M.IT NIP. 198202122006041003

Yudi Cahyadi, S.Pd BRIPKA NRP. 79091327

Mengetahui, Ketua Jurusan Sistem Informasi

Endang Lestari Ruskan, S.Kom., M.T. NIP. 197811172006042001

ii

KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah dan karunia-Nya yang melimpah sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Persuratan Pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan” dengan baik dan tepat pada waktunya. Selesainya penyusunan Laporan ini tidak lepas dari bimbingan dan bantuan serta doroangan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terimakasih kepada : 1. Bapak Jaidan Jauhari, S.Pd, M.T. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya. 2. Ibu Endang Lestari Ruskan, S.Kom., M.T. selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 3. Bapak Mgs. Afriyan Firdaus, S.Si., M.IT selaku Pembimbing Kerja Praktik yang telah membantu dan membimbing dalam menyelesaikan Laporan ini. 4. Bapak Drs. H. Abdul Latief, MS., M.Si. selaku Kepala Bidang Teknologi Informasi Polda Sumatera Selatan dan Ibu Ir. Yulianingsih, M.kom. selaku Kasubag Renmin Bidang Teknologi Informasi Polda Sumatera Selatan. 5. Bapak Yudi Cahyadi, S.Pd. selaku pembimbing Lapangan Kerja Praktik yang telah memberikan bimbingan selama penulis menjalankan Kerja Praktik di Bidang Teknologi Informasi Polda Sumatera Selatan. 6. Orang tua dan keluarga yang senantiasa memberikan dukungan dan motivasi kepada penulis.

iii

7. Teman sekelompok Kerja Praktik yang telah membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktik. 8. Teman-teman seperjuangan jurusan Sistem Informasi Bilingual Universitas Sriwijaya khususnya teman-teman kelas Sibil A. Penulis menyadari bahwa Laporan ini banyak mengalami kekurangan ataupun kelemahan. Hal ini dikarenakan kemampuan penulis yang terbatas. Oleh karena itu segala masukan, kritik serta saran yang sifatnya membangun sangat diperlukan. Akhir kata dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Palembang, 28 November 2018 Penulis

Dyah Gayatri 09031381621073

iv

DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................. ii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii DAFTAR ISI .......................................................................................................... v DAFTAR TABEL ................................................................................................ ix DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. x DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xiii BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1 1.1

Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2

Tujuan ....................................................................................................... 3

1.3

Manfaat ..................................................................................................... 3

1.4

Waktu dan Tempat Pelaksanaan ............................................................... 4

1.5

Batasan Masalah ....................................................................................... 4

BAB II GAMBARAN UMUM ............................................................................. 5 2.1

Profil Kepolisian Daerah Sumatera Selatan ............................................. 5

2.1.1

Sejarah Singkat Kepolisian Daerah Sumatera Selatan ...................... 5

2.1.2

Visi dan Misi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan ......................... 9

2.1.3

Visi dan Misi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi ......... 10

2.2

Kegiatan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan ...................................... 11

2.3

Stuktur Oganisasi ................................................................................... 13

2.3.1

Stuktur Organisasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan ............... 13

2.3.2

Struktur Organisasi Bidang Teknologi dan Informasi .................... 14

v

2.4

Tujuan dan Fungsi .................................................................................. 14

2.4.1

Tujuan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan .................................. 14

2.4.2

Tujuan Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi.................... 15

2.4.3

Fungsi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan .................................. 15

2.4.4

Fungsi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian .. 16

2.5

Landasan Teori ....................................................................................... 16

2.5.1

Konsep Dasar Sistem ...................................................................... 16

2.5.2

Definisi Sistem ................................................................................ 17

2.5.3

Karakteristik Sistem ........................................................................ 17

2.5.4

Konsep Dasar Informasi .................................................................. 19

2.5.5

Siklus Informasi .............................................................................. 19

2.5.6

Kualitas Informasi ........................................................................... 20

2.5.7

Sistem Informasi ............................................................................. 21

2.5.8

Sistem Informasi Manajemen ......................................................... 23

2.5.9

Manajemen Kearsipan dan Persuratan ............................................ 23

2.5.10

Pengertian Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi ..................... 24

2.5.11

Database ......................................................................................... 26

2.5.12

Database Management System (DBMS) ........................................ 27

2.5.13

PHP ................................................................................................. 29

2.5.14

MySQL............................................................................................ 29

2.5.15

Data Flow Diagram (DFD) ............................................................ 30

2.5.16

Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................... 31

2.5.17

Kardinalitas ERD ............................................................................ 33

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK ............................................... 35 3.1

Laporan Kegiatan Selama Kerja Praktek ............................................... 35 vi

3.2

Pernyataan Masalah dan Opportunities .................................................. 36

3.2.1

Pernyataan Masalah ........................................................................ 36

3.2.2

Opportunities .................................................................................. 39

3.3

Analisis Masalah .................................................................................... 39

3.3.1

Domain Permasalahan ..................................................................... 40

3.3.2

Analisis Permasalahan dan Peluang ................................................ 41

3.3.3

Analisis Proses Bisnis ..................................................................... 43

3.3.4

Cause-Effect Analysis and System Improvement Objective ............ 44

BAB IV USULAN SISTEM ................................................................................ 49 4.1

Tujuan Pengembangan Sistem ............................................................... 49

4.2

Analisis Kebutuhan ................................................................................ 49

4.2.1

Kebutuhan Fungsional .................................................................... 49

4.2.2

Kebutuhan Nonfungsional............................................................... 50

4.3

Perancangan Logika ............................................................................... 51

4.3.1

Data Flow Diagram (DFD) ............................................................ 51

4.3.2

Entity Relational Diagram ............................................................... 55

4.3.3

Perancangan Tabel .......................................................................... 56

4.4

Analisis Keputusan ................................................................................. 59

4.4.1

Candidate System Matrix ................................................................ 60

4.4.2

Feasibility Analysis Matrix ............................................................. 62

4.4.3

Rekomendasi Solusi Kandidat ........................................................ 64

4.5

Physical Data Flow Diagram................................................................. 64

4.6

Skema Database ..................................................................................... 68

4.7

Interface Design ..................................................................................... 77

vii

4.7.1

Form Login ..................................................................................... 78

4.7.2

Interface Design (Renmin).............................................................. 79

4.7.3

Interface Design (Pegawai : Tekkom dan Tekinfo) ........................ 91

4.7.4

Interface Design (Kepala Bidang TIK) ........................................... 93

BAB V PENUTUP ............................................................................................... 99 5.1

Kesimpulan ............................................................................................. 99

5.2

Saran ..................................................................................................... 100

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 101 LAMPIRAN ....................................................................................................... 102

viii

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 2.1 Data Flow Diagram .............................................................................. 31 Tabel 2.2 Entity Relationship Diagram ................................................................ 33 Tabel 3.1 Cause-Effect Analysis and System Improvement Objective .................. 45 Tabel 4.1 Kebutuhan Nonfungsional berdasarkan PIECES .................................. 50 Tabel 4.2 Tabel Surat Masuk ................................................................................ 56 Tabel 4.3 Tabel Surat Keluar ................................................................................ 57 Tabel 4.4 Tabel Disposisi...................................................................................... 58 Tabel 4.5 Tabel Pegawai ....................................................................................... 58 Tabel 4.6 Tabel Arsip ............................................................................................ 59 Tabel 4.7 Tabel Candidate Systems Matrix .......................................................... 60 Tabel 4.8 Feasibility Analysis Matrix ................................................................... 62

ix

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan ................ 13 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi .. 14 Gambar 2.3 Siklus Pengolahan Data ..................................................................... 20 Gambar 3.1 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pencatatan Surat kurang Akurat ................................................................................................ 41 Gambar 3.2 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pendistribusian Surat Membutuhkan Waktu yang Lama ..................................................... 42 Gambar 3.3 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pencarian Data Arsip Kurang Efektif ................................................................................... 42 Gambar 3.4 Ishikawa Diagram Permasalahan Akurasi yang Rendah dalam Proses Pembuatan Laporan .......................................................................... 43 Gambar 3.5 Context Diagram Sistem Lama ......................................................... 44 Gambar 3.6 DFD Level 0 Sistem Lama ................................................................ 44 Gambar 4.1 Context Diagram Sistem Baru .......................................................... 51 Gambar 4.2 DFD Level 0 Sistem Baru ................................................................. 52 Gambar 4.3 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Surat .................................... 53 Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Disposisi ............................. 54 Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Arsip ................................... 54 Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Laporan ............................................................ 55 Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram Sistem Baru ........................................ 56 Gambar 4.8 PDFD Proses Pengelolaan Data Surat ............................................... 65 Gambar 4.9 PDFD Proses Pengelolaan Data Disposisi ........................................ 66 Gambar 4.10 PDFD Proses Pengelolaan Data Arsip ............................................ 67 Gambar 4.11 PDFD Proses Laporan ..................................................................... 68

x

Gambar 4.12 Interface Design Form Login .......................................................... 78 Gambar 4.13 Notifikasi salah Username atau Password ...................................... 79 Gambar 4.14 Interface Design (Renmin) Menu Utama ........................................ 79 Gambar 4.15 Interface Design Navbar unit kerja Renmin ................................... 80 Gambar 4.16 Form Entry Surat Masuk ................................................................. 81 Gambar 4.17 Daftar Surat Masuk ......................................................................... 82 Gambar 4.18 Batasan Record per halaman ........................................................... 82 Gambar 4.19 Pencarian Data Surat Masuk dengan Kata Kunci ........................... 83 Gambar 4.20 Konfirmasi Pengiriman Disposisi ................................................... 83 Gambar 4.21 Form Ubah Surat Keluar ................................................................. 84 Gambar 4.22 Form Entry Arsip Surat Masuk ....................................................... 85 Gambar 4.23 Daftar Arsip Surat Masuk ............................................................... 86 Gambar 4.24 Form Entry Surat Keluar ................................................................. 87 Gambar 4.25 Daftar Surat Keluar ......................................................................... 88 Gambar 4.26 Form Ubah Surat Keluar ................................................................. 89 Gambar 4.27 Form Arsip Surat Keluar ................................................................. 90 Gambar 4.28 Daftar Arsip Surat Keluar ............................................................... 91 Gambar 4.29 Interface Design Menu Utama ........................................................ 91 Gambar 4.30 Interface Design Navbar Pegawai ................................................... 92 Gambar 4.31 Daftar Disposisi ............................................................................... 92 Gambar 4.32 Interface Design (Kepala Bid TIK) Menu Utama ........................... 93 Gambar 4.33 Interface Design Navbar Kepala Bid TIK....................................... 94 Gambar 4.34 Data Surat Disposisi ........................................................................ 95 Gambar 4.35 Form Disposisi Surat ....................................................................... 95

xi

Gambar 4.36 Daftar Disposisi ............................................................................... 96 Gambar 4.37 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Kategori Surat ......................... 97 Gambar 4.38 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Jenis Surat ............................... 97 Gambar 4.39 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Tujuan Disposisi ..................... 98

xii

DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Surat Keterangan Telah Melaksanakan Kerja Praktik ..................... A-1 Lampiran 2 Form Aktivitas Harian ..................................................................... B-2 Lampiran 3 Kartu Konsultasi .............................................................................. C-3 Lampiran 4 Form Penilaian ................................................................................. D-4 Lampiran 5 Surat Izin Kerja Praktik .................................................................... E-5 Lampiran 6 SK Pembimbing Kerja Praktik ......................................................... F-6 Lampiran 7 Absensi Selama Pelaksanaan Kerja Praktik .................................... G-7 Lampiran 8 Dokumentasi .................................................................................... H-8

xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang Majunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai

kebutuhan, sehingga semua lapisan masyarakat tergerak untuk maju dan menggunakannya. Perkembangan teknologi juga mendorong masyarakat untuk menciptakan suatu cara yang efektif dan efisian dalam memanfaatkan sumber daya yang ada. Salah satunya dengan memanfaatkan suatu alat yang bernama komputer. Komputer merupakan kebutuhan bagi masyarakat yang mengerti akan pentingnya teknologi bagi kehidupan mereka. Oleh karena itu penerapan teknologi yang bersifat komputerisasi dapat digunakan sebagai alat pengolahan data yang rumit menjadi suatu informasi yang berharga dan sangat sederhana. Didalam suatu instansi pemerintahan, manajemen arsip memegang peranan yang sangat penting yaitu sebagai sumber informasi. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subjek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula. Berbagai informasi yang berkaitan dengan perkembangan dan kegiatan operasional suatu instansi akan senantiasa terjaga seiring dengan terjaganya arsip instansi tersebut. Keberadaan arsip bagi suatu instansi tidak sekedar menjadi bukti sejarah, tetapi memiliki berbagai fungsi dan nilai guna. Secara fungsional, suatu arsip akan dibutuhkan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan dalam mengambil suatu keputusan. Arsip juga diperlukan sebagai bahan acuan dalam menyusun perencanaan instansi, dipergunakan untuk mendukung kegiatan operasional instansi dan untuk

1

2

kepentingan pengawasan dalam pengendalian instansi. Selain memiliki fungsi penting, arsip juga mendukung berbagai nilai guna bagi instansi, seperti nilai guna hukum, nilai guna edukasi, nilai guna financial dan nilai guna penelitian. Oleh karena arsip memiliki fungsi dan nilai guna tersebut, maka arsip harus dikelola dengan baik agar pada saat diperlukan dapat tersedia dengan cepat dan tepat. Dari uraian tersebut terlihat betapa pentingnya manajemen arsip sehingga tidak dapat dilepaskan dari kegiatan sehari-hari pada instansi pemerintahan. Meskipun manajemen arsip yang baik sangat penting, namun masih banyak instansi yang mengalami kendala dalam melakukan manajemen arsip. Begitu pula di Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan yang mengalami kendala dalam hal pengarsipan surat. Selama ini proses penyimpanan dilakukan secara baik dan rapi dengan cara mencatat pada buku agenda. Namun untuk dapat menghasilkan laporan dari buku agenda tersebut masih kurang efisien karena pegawai harus mengecek, memilah dan mengelompokkan data satu persatu sesuai jenis laporan yang akan disajikan. Selain itu, pada proses pendistribusian surat terdapat proses permohonan disposisi atas surat yang membutuhkan tindak lanjut. Distribusi dilakukan dengan cara mendatangi stakeholder secara langsung yang dapat menimbulkan resiko keterlambatan penyampaian surat. Begitu pula pada proses penyimpanan arsip surat yang dapat menimbulkan kesulitan dalam proses pemeliharaannya yaitu pada saat akan melakukan pencarian surat. Meskipun surat telah dipisahkan sesuai dengan jenisnya, namun dilihat dari bentuk surat yang tipis, pegawai harus memilih satu persatu untuk

3

mendapatkan surat yang dicari sehingga membutuhkan waktu yang lama karena ada kemungkinan surat tersebut hilang atau rusak. Sehubungan dengan keadaan tersebut, maka perlu dibangun sebuah sistem yang memanfaatkan penggunaan teknologi komputer, yang dapat menyelesaikan pekerjaan manajemen arsip secara lebih cepat, akurat, mudah fleksibel dan produktif agar tidak banyak waktu dan tenaga yang terbuang sia-sia. Berdasarkan latar belakang diatas, penulis tertarik untuk mengangkat judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Persuratan Pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan” sebagai laporan kerja praktek. 1.2

Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam laporan kerja praktik ini adalah

sebagai berikut : 1. Menganalisis sistem informasi manajemen arsip dan persuratan pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. 2. Merancang sistem informasi manajemen arsip dan persuratan pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. 1.3

Manfaat Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam laporan kerja praktik ini adalah

sebagai berikut : 1. Mempercepat dan memudahkan pegawai dalam membuat laporan arsip yang diperlukan jika seaktu-waktu dibutuhkan. 2. Mempercepat dalam poses pencarian arsip yang sudah tersimpan lama. 3. Mengurangi resiko arsip hilang atau rusak.

4

4. Mempercepat proses pendistribusian surat sebelum surat tersebut diarsipkan. 1.4

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan Kerja Praktek Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Universitas

Sriwijaya ini berlangsung dari tanggal 12 Juli 2018 sampai dengan 14 Agustus 2018 di Bidang Teknologi Informasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan yang beralamat di Jalan Jendral Sudirman Km 4,5 Palembang Sumatera Selatan. 1.5

Batasan Masalah Untuk menghindari agar pembahasan tidak menyimpang dari rumusan

masalah, maka penulis membatasi penelitian ini pada Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Persuratan pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. Arsip tersebut terdiri dari surat biasa, nota dinas, surat perintah dan surat telegram baik yang masuk maupun keluar.

BAB 2 GAMBARAN UMUM 2.1

Profil Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

2.1.1

Sejarah Singkat Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

Sejarah Kepolisian Daerah Sumatera Selatan dimulai sejak masa penjajahan Belanda. Keadaannya tidak jauh berbeda dengan kondisi kepolisian yang ada di kota- kota besar lainnya di Nusantara. Struktur dan susunan organisasi yang ada dibentuk berdasarkan kesatuan-kesatuan kepolisian sebagai hasil beberapa kali reorganisasi. Pada masa penjajahan Belanda terdapat beberapa jenis kestuan polisi, antara lain Polisi Lapangan (Veld Politia), Reserse Daerah (Gewestelijke Recherche), Polisi Kota (Staads- Politie), dan Polisi Umum (Algemene Politie). Pembentukan kesatuan kepolisian diselaraskan dengan kebutuhan dan kondisi daerah Sumatera Selatan. Tujuannya, untuk melindungi orang-orang Belanda yang bekerja bagi kolonial. Sumatera Selatan sendiri mencakup tiga keresidenan, yaitu Keresidenan Palembang, Lampung, dan Bengkulu. Di dalam wilayah Keresidenan Palembang terdapat beberapa tempat controleur di antaranya di Lubuk Linggau, Lahat, Pagar Alam, Tebing Tinggi, Baturaja, Kayuagung, Sekayu, Belitung, dan Pangkal Pinang. Kendati Keresidenan Palembang sebagai pusat Propinsi Sumatera Selatan tetapi antara kepolisian Keresidenan yang satu dengan yang lain tidak ada hubungan sama sekali. Sebab, secara operasional masing-masing residen menentukan corak organisasi kepolisiannya sendiri-sendiri. Jadi, tidak menutup kemungkinan adanya keterpisahan personil antara satu keresidenan dengan keresidenan lainnya. Semua masalah ini ditanggung oleh departemen Dalam

5

6

Negeri. Begitu juga perlengkapan, pakaian seragam, pembinaan personil, pengangkatan, pemutasian, dan pemberhentian ditentukan Departemen Dalam Negeri. Kekuatan personil polisi, baik di datasemen maupun di kepolisian kota tergantung luasnya wilayah kota tersebut. Perkembangan kepolisian di Sumatera Selatan di masa awal memang tak terlepas

dari

dinamika

perjuangan

rakyatnya

dalam

mempertahankan

Kemardekaan RI. Keberadaan kepolisian Indonesia sebenarnya suda ditetapkan oleh panitia Persiapan kemardekaan dalam sidang pada 19 Agustus 1945. Saat itu, ditetapkan Jabatan Kepolisian menjadi bagian dari Departemen Dalam Negeri. Namun karena situasi dan kondisi yang sulit Jabatan Kepolisian belum bisa dibentuk. Sementara di masing-masing daerah berinisiatif membentuk lembaga kepolisiannya. Pada 21 Agustus 1945 di Palembang, Ak Gani yang dipercaya sebagai Kepala Pemerintahan RI untuk wilayah Sumatera Selatan menetapkan Asaari dan Komisaris Polisi RM Moersodo sebagai Kepala Kepolisian di Keresidenan Palembang Pada 23 Agustus 1945. Namun secara resmi Kepolisian Sumatera Selatan baru terbentuk pada tanggal 17 Agustus 1945. Hal ini sesuai dengan pembentukan Jabatan Kepolisian Negara setelah terbentuknya kembali Negara Kesatuan Republik Indonesia. Sebelumnya, pada 10 Juli 1948 Pemerintah RI mengumumkan berlakunya Undang-undang no 22 Tahun 1948 tentang Pemerintahan. Undang-undang ini bertujuan untuk menciptakan keseragaman sistem pemerintah daerah di seluruh Indonesia. Berdasarkan ketentuan itu, Sumatera dikembangkan menjadi tiga, yaitu Propinsi Sumatera Utara, Propinsi Sumatera Tengah, dan Propinsi Sumatera

7

Selatan. Propinsi Sumatera Selatan berkedudukan di Palembang. Wilayahnya mencakup Keresidenan Palembang, Keresidenan Lampung, dan Keresidenan Bengkulu. Struktur pemerintahan tersebut diikuti oleh Jabatan Kepolisiannya, sehingga Kepolisiannya di daerah Sematera Selatan disebut Polisi Propinsi Sumatera Selatan. Berdasarkan struktur yang ditentukan jabatan kepolisian pusat, maka Polisi Propinsi Sumatera Selatan membawahi Polisi Keresidenan Palembang, Lampung, Bengkulu, Bangka dan Belitung. Masing-masing Polisi Keresidenan membawahi Polisi Kabupaten di daerahnya masing-masing dan polisi-polisi sub wilayah sebagai ujung tombak dari Polisi Propinsi. Struktur organisasi ini berlangsung dari tahun 1950-1958. Dalam rentang waktu 1950-1958 pada masa Demokrasi Liberal tersebut, pembangunan Polisi Sumatera Selatan belum begitu mulus. Ini dikarenakan seluruh komponen bangsa masih mengutamakan kemantapan keamanan dalam negeri. Akibatnya, kondisi Polisi di Sumatera Selatan masih sangat sederhana. Bahkan, kantor Polisi Propinsi Sumatera Selatan masih dalam keadaan darurat. Kantor tersebut terletak di jalan Mardeka (sekarang telah dibangun gedung Monumen Perjuangan Rakyat = Monpera Palembang), persis di depan Masjid Agung. Kantornya berbentuk Linmas (rumah tradisional Palembang) dan terbuat dari kayu. Dari tempat sederhana inilah Komando Kepolisian Sumatera Selatan dijalankan. Pada 7 Oktober 1997 terjadi perubahan yang signifikan di tubuh Polri. Perubahan struktur organisasi POLRI itu sesuai dengan Keputusan Panglima ABRI No Kep/10/VII/1997. Dalam perubahan ini terjadi pemekaran POLDA dari

8

17 menjadi 27 POLDA. Brimob dari 49 kompi menjadi 56 kompi. Akibat pemekaran ini POLDA SUMBAGSEL dibagi menjadi empat wilayah Kepolisian, yakni POLDA Sumatera Selatan, POLDA Bengkulu, POLDA Jambi, dan POLDA Lampung. Sebelum pemekaran POLDA Sumbangsel membawahi 3 Kepolisian Wilayah (Polwil) yaitu Polwil Lampung, Jambi dan Bengkulu. 1 Kepolisian Kota Besar (Poltabes) yang berada di Palembang, 3 Kepolisian Resort Kota (Polresta) yaitu di Kota Jambi, Bandar Lampung, dan Bengkulu. Kemudian membawahi 5 Polres setingkat Polresta, 15 Polres standard, 12 Polsektif B, 13 Polsektif C, 190 Plsek standard,6 KPPP, dan 233 Pospol. Dengan adanya pemekaran dan terbentuknya Propinsi Bangka Belitung, POLDA Sumatera Selatan hanya membawahi 1 Poltabes dan 13 Polres. Melalui perangkat-perangkat inilah POLDA Sumatera Selatan menjalankan misinya sebagai mitra masyarakat, yang mengayomi, melindungi, dan melayani masyarakat Sumatera Selatan. Kemandirian POLRI diawali sejak terpisahnya dari ABRI tanggal 1 April 1999 sebagai bagian dari proses reformasi harusla dipandang dan disikapi secara arif sebagai tahapan untuk mewujutkan POLRI sebagai abdi negara yang profesional dan dekat dengan masyarakat, menuju perubahan tata kehidupan nasional kearah masyarakat madani yang demokratis, aman, tertib, adil, dan sejahterah. Sejak Januari 2001, Kepolisian Republik Indonesia dipisahkan dari TNI dan menggunakan tanda kepangkatan tersendiri. Perubahan tersebut berdasar pada surat keputusan KAPOLRI No. Pol: Skep/1259/X/2000, tertanggal 3 Oktober 2000 dan setelah itu seluruh kegiatan serta pelaksanaan tugas Kepolisian Negara

9

Republik Indonesia sebagai pelindung, pengayoman, pelayan masyarakat beralamatkan di Mapolda Sumatera Selatan Jln. Jendral Sudirman KM. 3,5 sampai dengan sekarang. Rohjas yang membawahi suatu bidang kerohanian yang ada pada Mapolda Sumatera Selatan merupakan Badan Pelaksanaan pelayanan di tingkat POLDA Sumatera Selatan, dengan demikian seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan harus mengacu pada Program Kerja dan Anggaran Mapolda Sumatera Selatan TA 2012, dimana sasaran diarahkan untuk mewujudkan postur POLRI yang lebih profesional, transparan, dan akuntabel dalam upaya mewujudkan kepercayaan masyarakat, sinergitas kemitraan dan pelayanan prima Kepolisian dalam pengabdian, melindungi, mengayomi, dan melayani masyarakat. 2.1.2

Visi dan Misi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan a) Visi Terwujudnya Polda Sumsel yang Profesional, Modern dan Terpercaya. b) Misi 1. Mewujudkan Postur Polri yang Ideal, Efektif dan Efisien. 2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia Polda Sumsel melalui pendidikan dan latihan. 3. Meningkatkan kemampuan pencegahan kejahatan melalui deteksi dini, pemolisian proaktif dan sinegri polisional. 4. Meningkatkan Stabilitas Kamtibmas dengan didukung oleh seluruh komponen masyarakat. 5. Mewujudkan penegakan hukum yang berkeadilan dan menjamin kepastian hokum dengan menjunjung tinggi hak asasi manusia.

10

6. Meningkatkan pengawasan dalam rangka mewujudkan Polda Sumsel yang Profesional dan Akuntabel. 2.1.3

Visi dan Misi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi a) Visi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan dengan spirit pelayanan profesionalisme bertekat membangun sinergi melalui teknologi informasi dan komunikasi untuk mewujudkan efektifitas dan efisiensi dalam mendukung pelaksanaan tugas Polri Polda Sumsel dalam rangka pelayanan masyarakat melalui multimedia. b) Misi Dengan mempedomani arah kedepan sesuai visi Bidang Teknologi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan maka langkah pencapaian sasaran strategis disusun kedalam misi sebagai berikut : 1. Pembinaan

dan

penyelenggaraan

pengembangan

teknologi

komunikasi dan informasi serta pelayanan masyarakat melalui multimedia. 2. Pembinaan

dan

penyelenggaraan

sistem

komunikasi

dan

eletronika yang meliputi pembangunan jaringan dan pelayanan komunikasi dan elektronika. 3. Pembinaan

dan

penyelenggaraan

sistem

pengumpulan,

pengolahan data seta penyajian informasi baik dibidang pembinaan maupun operasional. 4. Pembinaan dan penyelenggaraan sistem informasi criminal.

11

5. Memberikan pelayanan responsive kepada masyarakat sesuai dengan kepentingan di dalam lingkup tugas kepolisian. 2.2

Kegiatan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan memiliki tugas pokok yang harus

dilaksanakan yaitu memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakkan hukum serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat. Selain itu, harus melaksanakan tugas-tugas Polri lainnya dalam daerah hukum Polda Sumsel sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Polda Sumsel juga harus memberikan pelayanan kepolisian kepada masyarakat dalam bentuk penerimaan dan penanganan laporan atau pengaduan, permintaan bantuan atau pertolongan, pelayanan pengaduan atas tindakan anggota Polri dan pelayanan surat-surat izin atau keterangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Kemudian, pelaksaan intelijen dalam bidang keamanan, termasuk persandian dan intelijen teknologi, baik sebagai bagian dari kegiatan satuansatuan atas, maupun sebagai bahan masukan penyusunan rencana kegiatan operasional Polda Sumsel dalam rangka pencegahan gangguan dan pemeliharaan keamanan dalam negeri. Polda Sumsel melakukan penyelidikan dan penyidikan tindak pidana, termasuk fungsi identifikasi, laboratorium forensik lapangan, pembinaan dan pengawasan Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) serta pengawasan proses penyidikan. Selain itu, juga harus melaksanakan sabhara kepolisian yang meliputi kegiatan patrol yang mencakup pengaturan, penjagaan, pengawalan, pengamanan kegiatan masyarakat dan pemerintah termasuk penindakan tindak pidana ringan, pengamanan unjuk rasa dan pengendalian massa serta pengamanan objek khusus

12

yang meliputi Very Very Important Person (VVIP), Very Important Person (VIP), tempat wisata dan objek vital khusus lainnya. Polda Sumsel juga melakukan sesuatu yang berhubungan dengan lalu lintas yang meliputi kegiatan pengaturan, penjagaan, pengawalan dan patrol lalu lintas termasuk penindakan pelanggaran dan penyidikan kecelakaan lalu lintas serta registrasi dan identifikasi pengemudi dan kendaraan bermotor dalam rangka penegakan hukum dan pembinaan keamanan, keselamatan, ketertiban dan kelancaran lalu lintas. Selain itu, juga harus melaksanakan kepolisian perairan yang meliputi kegiatan patroli termasuk penanganan pertama tindak pidana, pencarian dan penyelamatan kecelakaan/ Search and Rescue (SAR) di wilayah perairan, pembinaan masyarakat pantai atau perairan dalam rangka pencegahan kejahatan dan pemeliharaan keamanan di wilayah perairan. Selain itu, Polda Sumsel juga harus melakukan pembinaan terhadap masyarakat yang meliputi Polmas, pembinaan dan pengembangan bentuk-bentuk pengamanan swakarsa dalam rangka peningkatan kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap hukum, tumbuh kembangnya peran serta masyarakat dalam pembinaan keamanan dan ketertiban, terjalinnya hubungan Polri dengan masyarakat yang kondusif bagi pelaksanaan tugas kepolisian serta pembinaan teknis dan pengawasan kepolisian khusus termasuk satuan pengamanan dan pelaksanaan fungsi-fungsi lain sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

13

2.3 2.3.1

Stuktur Oganisasi Stuktur Organisasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

14

2.3.2

Struktur Organisasi Bidang Teknologi dan Informasi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi 2.4 2.4.1

Tujuan dan Fungsi Tujuan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan 1. Terwujudnya keamanan dan ketertiban masyarakat. 2. Terwujudnya penegakan hukum yang transparan, akuntabel dan anti KKN. 3. Terwujudnya perlindungan, pengayoman dan pelayanan prima kepolisian.

15

2.4.2

Tujuan Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi 1. Meningkatkan kinerja Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Polda Sumsel dengan merumuskan kebijakan dan menyusun produkproduk dokumen perencanaan dan penganggaran dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran startegis yang merupakan penjabaran dari Visi dan Misi Bidang Teknologi dan Komunikasi Polda Sumsel. 2. Mampu

memperpanjang

usia

pakai

dengan

meningkatkan

pemeliharaan dan perbaikan perlatan komunikasi untuk mendukung operasional kepolisian. 3. Tercapainya kepercayaan terhadap Polri dalam bentuk kepuasan masyarakat atas pelayanan yang diberikan melalui SMS Online 081178555551 maupun contact center 110. 4. Tergelarnya alat komunikasi dan jaringan komunikasi sampi tingkat Polsek untuk mendukung sistem pelaporan. 2.4.3

Fungsi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan 1. Mendukung pelaksanaan Tupoksi Polri dengan terpenuhinya sarana dan prasarana Polda Sumsel melalui pengembangan fasilitas, peralatan kepolisian dan teknologi informasi kepolisian modern. 2. Membangun postur Polri yang efektif, professional, bermoral, modern dan terpercaya dilingkungan Polda Sumsel pada aspek sistem dan metode, sumber daya manusia, anggaran dan sarana prasarana. 3. Menggelar kekuatan Polda Sumsel secara proporsional di seluruh wilayah perairan sebagai poros maritime. 4. Meningkatkan pelayanan public di wilayah hukum Polda Sumsel.

16

5. Mengelola situasi Kamtibmas melalui peningkatan peran inteligen. 6. Membangun kemitraan, kerjasama, partisipasi masyarakat dalam rangka Sinergi Polisional. 7. Menggelar Bhabinkamtibmas di Desa dan Kelurahan dalam rangka implementasi Polmas dan melakukan deteksi dini terhadap potensi gangguan keamanan dan gejala social masyarakat. 8. Meningkatkan kemanan, keselamatan, ketertiban dan kelancaran lalu lintas. 9. Meingkatkan pengungkapan dan penyelesaian tindak pidana.

2.4.4

Fungsi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian 1. Mewujudkan pelayanan secara mudah, responsive dan unggul dalam rangka menyelenggrakan fungsi Kepolisian. 2. Mewujudkan Personil Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi yang professional, terampil dan bermoral. 3. Menyelenggrakan alat komunikasi (telepon, internet dan rasio telepon) untuk mendukung tugas Kepolisian.

2.5

Landasan Teori

2.5.1

Konsep Dasar Sistem

Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi,

17

sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen (Jogiyanto, 2005 : 1). 2.5.2

Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem (Jogiyanto, 2005 : 2). Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. 2.5.3

Karakteristik Sistem

Pada hakikatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005 : 3). 1. Komponen sistem (component) Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. 2. Batasan Sistem (boundary)

18

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (environment) Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi

operasi

sistem.

Lingkungan

luar

sistem

dapat

bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan sistem lainnya membenruk satu kesatuan. 5. Masukan sistem (input) Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Pengolahan sistem (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output. 7. Keluaran sistem (output) Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem (objectives)

19

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya 2.5.4

Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Jogiyanto, 2005 : 7). Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.5.5

Siklus Informasi

Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data (Andri Kristanto, 2008 : 10). Siklus pengolahan data ditunjukkan pada gambar 2.3.

20

INPUT

PROSES

OUTPUT

UMPAN BALIK

Gambar 2.3 Siklus Pengolahan Data Sumber : Andi Kristanto, 2008 : 10 Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali, begitu seterusnya. 2.5.6

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus (Jogiyanto, 2005 : 10) : 1. Akurat Informasi

harus

bebas

menyesatkan.Akurat

juga

dari

kesalahan-kesalahan

berarti

informasi

harus

dan

tidak

jelas

bisa

atau

mencerminkan

maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

21

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan 2.5.7

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaski harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan trategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2005 : 11). Menurut Jogiyanto ( 2002 : 15) : Sistem informasi memiliki komponenkomponen yang terdapat didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model,

22

blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali. Adapun penjelasannya sebagai berikut : 1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat.

23

2.5.8

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi secara rasional yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar keriteria mutu yang telah ditetapkan (Scott, 2001). Secara teori, computer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing).Sistem Informasi Manajemen terdiri dari informasiinformasi seperti, sistem informasi penjualan dan inventory. 2.5.9

Manajemen Kearsipan dan Persuratan

1. Manajemen Kearsipan Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan (Amsyah, 2005). Menurut undang-undang No.7 tahun 1971 Arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badanbadan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perrorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

24

Pada undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu : a. Arsip Dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. b. Arsip Statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. 2. Persuratan Surat adalah alat komunikasi yang dibuat dan atau diterima oleh suatu instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. Penanganan surat mempunyai tiga fungsi/kegunaan, yaitu sebagai sarana untuk mempermudah penelusuran arsip, sebagai bukti tanda terima barang atau catatan kantor, dan sebagai sarana untuk mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang. Penanganan surat perlu dikelola dengan baik untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Data dan informasi yang terdapat dalam surat harus secepat mungkin direkam dan disampaikan kepada pihak yang dituju dan diolah menjadi informasi yang baik sehingga mendukung dalam pengambilan keputusan yang berkualitas (Nuraida, 2008). 2.5.10 Pengertian Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi 1. Surat Masuk

25

Surat masuk merupakan Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain. Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut (Bathos, 2013). 2. Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal,bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Pada surat biasanya

berisikan

berupa

pemberitahuan,undangan

pertemuan

atau

rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya (Barthos, 2013). 3. Disposisi Disposisi adalah Tindakan atau lanjutan dari pimpinan kepada bawahan yang berupa memo atau perintah yang menjelaskan tentang pekerjaan apa yang seharusnya dikerjakan dan siapa penanggung jawabnya sesuai keinginan pimpinan. Disposisi biasanya merupakan tindakan yang diambil pimpinan sehubungan adanya surat masuk dari luar instansi maupun dari dalam instansi itu sendiri. Meskipun bagian administrasi memahami akan isi dan maksud surat itu namun yang berhak menindak lanjuti atas surat tersebut adalah Pimpinan sehingga pimpinan perusahaan (Barthos, 2013).

26

2.5.11 Database Menurut Fathansyah (2001 : 300) “Basis Data merupakan salah satu komponen yang paling penting di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai”. Database terdiri dari berbagai macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan. Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan basis data baru (create database), identik dengan pembuatan lemari arsip yang baru. 2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan perusakan lemari arsip, sekaligus beserta isinya jika ada. 3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada. 4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip. 5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip. 6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search), identik dengan pencarian lembaran arsip dalam sebuah map arsip.

27

7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip. 8. Penghapusan data dari sebuah table (delete), identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip. Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan untuk operasi pengisian, perubahan, penghapusan dan pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku berulang-ulang. 2.5.12 Database Management System (DBMS) Sistem Manajemen Basis data (Database Manajemen System/DBMS) adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data yang dapat disimpan, dicari kembali dan diubah. Sistem Manajemen Database/Database Manajemen System adalah kumpulan atau gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis database. Tujuan utama dari Database Management System (DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah dan efisien untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan adanya tujuan utama tersebut maka akan didapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas, adapun keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130): 1. Integritas data dapat selalu terjaga 2. Independensi data dapat selalu terjaga 3. Konsistensi data dapat selalu terjaga 4. Berbagi data dapat selalu dilakukan oleh setiap “user”

28

5. Security data lebih mudah dilakukan 6. Penggunaan data lebih mudah Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi terpadu dari database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file. Dengan database diharapkan tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama dalam satu organisasi. Definisi lain menurut Al-Bahra ”Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk, optical disk, magnetic drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 : 129). Komponen-komponen dari suatu database antara lain : 1. Field Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan istilah atribut. Atribut merupakan relasi fungsional dari satu object set ke object set yang lainnya. 2. Record. Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu baris data dalam suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan atribut-atribut, dan atribut-atribut tersebut saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas/relasi secara lengkap.

29

3. File Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan mempunyai elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya. 4. Key Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap entity/record/baris. 2.5.13 PHP PHP atau kependekan dari Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa pemrograman

open source

yang sangat

cocok atau dikusukan

untuk

pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi, 2011). Bahasa PHP dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa pemrograman seperci C, Java, dan Perl sertam mudah untuk dipelajari. PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun. Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan diproses oleh interpreter PHP menjadi HTML. 2.5.14 MySQL MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data (database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management

30

System). Berbeda dengan basis data konvensional seperti. Dat, .dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multiuser serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya. Beberapa keunggulan dari MySQL yaitu : a. Lebih Murah, MySQL bersifat open source dan didistribusikan dengan gratis tanpa biaya untuk UNIX platform, OS/2 dan Windows platform. b. Handal, cepat dan mudah dalam penggunaannya, MySQL lebih cepat tiga sampai empat kali daripada database server komersial yang beredar saat ini, mudah diatur dan tidak memerlukan seseorang yang ahli untuk mengatur administrasi pemasangan MySQL. c. Melekatnya Integrasi PHP dengan MySQL, keterikatan antara PHP dengan MySQL yang sama-sama software open source sangat kuat, sehingga koneksi yang terjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan mengunakan database server lainnya. 2.5.15 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Ada 2 jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan lakukan, sedangkan DFD fisik menggambarkan

proses

model

berikut

implementasi

dan

pemrosesan

informasinya ( Al Fatta, 2007:105). Simbol DFD biasa dipakai dalam berbagai tujuan analisa sistem, termasuk

31

mengambarkan suatu aliran data logis melewati suatu proses. Selain itu DFD dapat memberikan sesuatu yang lebih konseptual, gambaran non-fisik atas pergerakan data melewati suatu sistem. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram menurut De marco dan Jourdan adalah sebagai berikut : Tabel 2.1 Data Flow Diagram Simbol

Pengertian

Keterangan External Entity digunakan sebagai tujuan data.

Eksternal Entity

Process

digunakan

menggambarkan

bagian

untuk dari

Process sistem ditransformasikan input ke output Data Data Flow

Flow

menunjukan

digunakan

untuk

pengeluaran

atau

masukan suatu proses Data Store digunakan sebagai Data Store sarana untuk pengumpulan data. (Sumber : Al Fatta, 2007) 2.5.16 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem (Al Fatta , 2007:121)

32

Komponen-komponen Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebagai berikut: 1. Entity Set Entity set merupakan simbol utama dari Entity Relationship Diagram dan sering disebut entity. Entity adalah apa saja , nyata abstrak dimana dimana data tersimpan atau dimana terdapat data, entity diberi nama dengan kata benda. 2. Attribute Secara umum attribute adalah sifat atau karakteristik dari tiap entity maupun relationship. Maksudnya attribute adalah suatu yang menjelaskan apa yang sebenarnya yang dimaksud dengan entity ataupun relationship. 3. Relationship set Relationship hubungan alamiah yang terjadi antar entity, hubungan antara entity dapat dengan cepat diketahui setelah entity ditemukan. Relationship adalah hal yang sangat penting karena menunjukan hubungan yang terjadi antara entity. 4. Link Garis sebagai penghubung antara himpunan, relasi dan himpunan entitas dengan atributte.

33

Tabel 2.2 Entity Relationship Diagram Simbol 5. Entity set

Keterangan Entitas, adalah suatu kumpulan objek atau sasaran yang dapat dibedakan atau dapat didefinisikan secara unik.

2.Attribut

Atributte, adalah karakteristik dari entitas atau relationship yang akan menyediakan penjelasan detailentitas relation.

3. Relationship Set

Relationship, adalah hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih.

4. Link

Link, adalah baris sebagai penghubung antara himpunan, relasi

dan

himpunan entitas dan

atributnya. Sumber : Al Fatta, 2007 2.5.17 Kardinalitas ERD 1. ONE TO ONE (1-1) = Satu entity yang berhubungan dengan satu entity yang lain, dengan menghasilkan sebuah 1 data yang berhubungan. Contoh : 1 komputer hanya dapat memiliki 1 mac address yang berbeda dengan yang lain. 2. ONE TO MANY (1-N) = Satu entity yang berhubungan dengan minimal dua entity atau lebih, yang menghasilkan sebuah entity yang dapat digunakan oleh banyak. Contoh : 1 printer dapat di sharingkan dengan beberapa computer yang terkoneksi pada jaringan.

34

3. MANY TO ONE (N-1) = Dua atau beberapa entity yang saling berhubungan dengan maksimum satu entity yang di inginkan. Contoh : Beberapa jenis Operating System dapat di instalkan pada 1 komputer. 4. MANY TO MANY (N-N) = Dua atau beberapa entity yang berhungan kembali dengan dua atau beberapa entity yang lain. Contoh : Sekian banyak mahasiswa poltek, terdapat beberapa mahasiswa dari daerah lain.

BAB 3 PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK 3.1

Laporan Kegiatan Selama Kerja Praktek Pelaksanaan Kerja Praktik (KP) pada Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

dilaksanakan mulai tanggal 12 Juli 2018 sampai dengan 14 Agustus 2018. Kerja Praktik dilakukan pada hari kerja yaitu hari Senin sampai Jumat, mulai dari pukul 07.00 WIB sampai dengan 15.00 WIB. Penulis ditempatkan pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. Bidang ini dipimpin oleh seorang Kepala Bidang dan memiliki

Sub Bagian Renmin yang memiliki tugas mengatur

perencanaan dan administrasi, Sub Bidang Tekkom yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan teknologi komunikasi dan Sub Bidang Tekinfo yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan teknologi informasi. Selama Kerja Praktik berlangsung, Penulis memberikan kontribusi kepada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan membantu berbagai tugas dan kegiatan yang dilaksanakan pada Bidang ini. Pada saat melakukan Kerja Praktik, Penulis memperhatikan, mengamati dan melakukan observasi terhadap berbagai proses bisnis yang sedang berjalan pada Bidang tersebut. Penulis juga melakukan konsultasi dengan pembimbing lapangan dalam mencari informasi mengenai bahan-bahan laporan yang relevan untuk penulisan laporan kerja praktik. Setelah beberapa hari melakukan kerja praktik, Penulis mendapatkan sebuah topik yang bisa digunakan untuk membuat laporan kerja praktik. Topik tersebut mengenai Manajemen Arsip yang terdapat

35

36

pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. 3.2

Pernyataan Masalah dan Opportunities

3.2.1

Pernyataan Masalah

Pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan, terdapat banyak sekali kegiatan yang harus dilaksanakan, salah satunya adalah memanajemen arsip. Dalam menangani urusan manajemen arsip, yang bertanggung jawab adalah Sub bagian perencanaan dan administrasi yang dibantu oleh beberapa pegawai dalam melakukan proses penerimaan, pencatatan dan penyimpanan. Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam Sub bagian perencanaan dan administrasi, Penulis melakukan kategorisasi permasalahan-permasalahan yang ada berdasarkan rangkaian kerja PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan yang dibahas ketika penulis melalukan wawancara dengan beberapa pegawai pada Sub bagian perencanaan dan administrasi : 1. Proses pencatatan surat kurang akurat Setiap surat yang masuk ke Sub bagian perencanaan dan administrasi dicatat kedalam sebuah buku besar oleh pegawai yang bertugas. Apabila surat tersebut sudah selesai dicatat, maka akan disiapkan lembar disposisi sebelum diserahkan kepada Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi. Surat dan lembar disposisi yang sudah disiapkan sebelumnya akan di letakkan dimeja Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk

37

mendapatkan tindak lanjut. Untuk melakukan pengelolaan surat, tentunya membutuhkan berbagai peralatan termasuk alat tulis dan buku besar. Lalu dalam proses pencatatan, terdapat kemungkinan terjadinya human error. Kemudian, untuk membutuhkan tindak lanjut, bisa saja membutuhkan waktu yang lama karena Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi bisa saja memiliki agenda lain diluar kantor. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Economy, Performance dan Efficiency. 2. Proses pendistribusian surat membutuhkan waktu yang lama. Setiap surat yang selesai tindak lanjut oleh Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi, maka langkah selanjutnya adalah menyerahkan surat tersebut kepada Sub bidang atau Sub bagian yang bersangkutan. Untuk melakukan pendistribusian, pegawai harus secara langsung mendatangi stakeholder yang bersangkutan. Akan tetapi, dengan jauhnya jarak yang harus ditempuh dan tidak setiap hari pegawai dalam keadaan yang baik, maka terkadang menjadikan surat tersebut menumpuk dan terlampat untuk diserahkan kepada yang bersangkutan. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Control, Efficiency dan Performance. 3. Proses pencarian data arsip kurang efektif. Kepala

Bidang

Teknologi

Informasi

dan

Komunikasi

terkadang

membutuhkan data arsip secara cepat untuk mengambil keputusan. Bahkan tidak hanya Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi yang membutuhkan data arsip tersebut, para pegawai pun memiliki kemungkinan

38

untuk membutuhkan data arsip tersebut. Data arsip selama ini disimpan didalam sebuah map yang disimpan didalam lemari arsip. Apabila arsip yang disimpan hanya sedikit, maka tidak akan menemukan kesulitan dalam proses pencarian. Tetapi arsip yang terdapat pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi memiliki jumlah yang sangat banyak. Sehingga menyulitkan dan membutuhkan waktu yang lama dalam proses pencarian arsip. Selain itu, ketelitian juga sangat diandalkan karena harus membaca satu persatu arsip tersebut sampai menemukan arsip yang diperlukan. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Control, Efficiency, Information dan Performance. 4. Akurasi yang rendah dalam proses pembuatan laporan. Laporan mengenai data arsip sangat diperlukan, baik mingguan, bulanan atau tahunan. Laporan tersebut digunakan oleh Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk memonitoring berbagai kegiatan yang dilakukan. Dalam pembuatan laporan, pegawai melakukan entry data secara manual yang dimasukkan kedalam Microsoft Excel dan melihat data dari buku arsip yang tersimpan dalam lemari arsip. Tetapi dengan metode seperti ini, sangat bersar kemungkinan terjadinya human error. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Control, Information dan Service.

39

3.2.2

Opportunities

Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem yang akan dikembangkan : 1. Seluruh data arsip tersimpan didalam basis data sehingga pemanggilan dan pemrosesan data menjadi lebih mudah. 2. Dapat mengurangi redudansi data karena data disimpan dalam 1 pusat data. 3. Entry data lebih efisien karena entry hanya dilakukan sekali. 4. Biaya yang dikeluarkan untuk membeli alat tulis dan perlengkapan lainnya tidak dibutuhkan lagi karena sistem sudah terkompuerisasi. 5. Keamanan data arsip lebih terjamin karena telah terintegrasi dengan sistem basis data. 6. Akses data arsip menjadi lebih mudah, karena bisa diakses oleh seluruf pegawai yang terdaftar sebagai anggota Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. 3.3

Analisis Masalah Pada tahap ini, dilakukan analisis lebih mendalam mengenai sistem yang

sudah ada dengan tujuan untuk mempelajari dan memahami domain permasalahan, analisis permasalahan dan analisis proses bisnis terkait sistem yang sedang berjalan saat ini. Dengan memahami setiap poin-poin yang telah dibuat, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencakup problems, opportunities, directives dan constraint untuk perancangan sistem yang baru.

40

3.3.1

Domain Permasalahan

Untuk dapat melakukan peningkatan (improvement) terlebih dahulu perlu adanya pemahaman yang mendalam terhadap permasalahan-permasalahan yang terdapat pada sistem lama yang selama ini digunakan. Berikut ini adalah analisa data, proses dan interface yang dilakukan terhadap sistem yang lama : 1. Data Pada sistem lama, manajemen arsip belum dilakukan secara terkomputerisasi. Dalam hal ini, setiap data arsip yang akan disimpan dicatat kedalam suatu buku arsip, dimana arsip-arsip tersebut tidak dikelompokkan berdasarkan tanggal maupun perihalnya. Arsip ditumpuk berdasarkan waktu arsip tersebut disimpan, sehingga mempersulit dalam proses pencarian data arsip. 2. Proses Proses bisnis pada sistem lama masih menggunakan sistem manual yang meliputi pencatatan surat, pendistribusian surat, pendataan data arsip, pencarian data arsip dan penyimpanan data arsip. Berkas-berkas yang akan diarsipkan, disimpan dalam suatu map kemudian map tersebut disimpan didalam lemari arsip. 3. Interfaces Sistem ini digunakan pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. Pengguna pada sistem ini adalah Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi, Sub bagian perencanaan dan administrasi, Sub bidang Teknologi Komunikasi dan Sub bidang Teknologi Informasi.

41

3.3.2

Analisis Permasalahan dan Peluang

Tahapan selanjutnya dalam mempelajari dan memahami sistem yang ada adalah dengan melakukan analyze problem and opportunities. Problem and opportunities sebenarnya sudah diidentifikasi lebih awal pada tahap penganalisaan awal, namun permasalahan awal tersebut kemungkinan hanya merupakan gejala dari permasalahan yang sesungguhnya. Untuk menganalisa permasalahan awal tersebut digunakan cause and effect analysis sehingga dapat ditemukan inti permasalahan yang sesungguhnya dan juga solusi yang sesuai untuk masingmasing permasalahan yang ada. 1. Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Proses pencatatan surat kurang efektif dan efisien. Sistem Kemungkina n terjadi human error

Metode Pencatatan surat dilakukan secara manual Proses pencatatan surat kurang akurat

Pencatatan dilakukan oleh pegawai

Prosedur

Pencatatan surat masih menggunakan media kertas

Material

Gambar 3.1 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pencatatan Surat kurang Akurat

42

2. Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Proses pendistribusian surat membutuhkan waktu yang lama. Sistem

Metode Pendistribusian dilakukan secara langsung

Sistem belum terintegrasi

Proses pendistribusian surat membutuhkan waktu yang lama

Pegawai mendatangi stakeholder yang bersangkutan

Prosedur Gambar 3.2 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pendistribusian Surat Membutuhkan Waktu yang Lama 3. Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Proses pencarian data arsip kurang efektif. Sistem Sistem belum terintegrasi

Pencarian arsip dilakukan oleh pegawai

Prosedur

Metode Pencarian arsip dilakukan secara manual

Arsip yang akan di cari tersimpan didalam map

Proses pencarian data arsip kurang efektif.

Material

Gambar 3.3 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pencarian Data Arsip Kurang Efektif

43

4. Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Akurasi yang rendah dalam proses pembuatan laporan. Sistem Belum ada otomatiasasi entry data

Metode Pembuatan laporan dilakukan secara manual

Pegawai melakukan entry data

Mengambil data dari map arsip

Prosedur

Akurasi yang rendah dalam proses pembuatan laporan.

Material

Gambar 3.4 Ishikawa Diagram Permasalahan Akurasi yang Rendah dalam Proses Pembuatan Laporan 3.3.3

Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis ditujukan untuk mengidentifikasi peluang perubahan dalam proses bisnis yang ada. Perubahan ini ditujukan untuk menghilangkan redudansi, menormalisasi data, serta untuk meningkatkan efisisensi dan service dari sistem sehingga memberikan kemudahan dan keuntungan bagi setiap orang yang terlibat dalam proses bisnis yang sedang berjalan. Dalam menganalisis proses bisnis dari sistem yang ada akan lebih mudah jika dilakukan dalam bentuk permodelan sistem dengan memanfaatkan context diagram dan data flow diagram (DFD).

44

1. Context Diagram

Gambar 3.5 Context Diagram Sistem Lama 2. DFD Level 0

Gambar 3.6 DFD Level 0 Sistem Lama 3.3.4

Cause-Effect Analysis and System Improvement Objective

Setelah memahami lingkup (scope), permasalahan (problem) dan peluang (opportunities) dari sistem yang sedang berjalan, maka dapat dilakukan suatu

45

perbaikan untuk mengatasi setiap masalah yang ada. Berikut ini merupakan table cause-effect analysis dan system improvement objective. Tabel 3.1 Cause-Effect Analysis and System Improvement Objective SYSTEM IMPROVEMENT CAUSE AND EFFECT ANALYSIS

OBJECTIVE

Problem or Cause and Effect

Objectives

1. Kemungkinan

1. Meningkatkan

Constraint

Opportunity Proses

1. Sistem

pencatatan surat

terjadi human

efisiensi dalam

diharapkan

kurang akurat.

error

melakukan

dapat

proses

mengurangi

surat

pencatatan

hambatan

dilakukan

surat.

dalam

2. Pencatatan

secara manual. 3. Pencatatan surat

masih

2. Optimasi entry data

sehingga

tidak

perlu

pengelolaan data arsip. 2. Sistem

yang

menggunakan

dilakkan

baru

media kertas.

pencatatan

diharapkan

berulang kali.

dapat

4. Pencatatan dilakukan oleh pegawai.

3. Meminimalisir faktor

human

error

yang

dapat

terjadi

saat entry data.

mengurangi biaya operasional seperti pemakaian

46

kertas. Proses pendistribusian surat

1. Sistem belum

1. Pembuatan

terintegrasi.

disposisi

diharapkan

dilakukan

memiliki

2. Proses

membutuhkan

pendistribusia

tanpa

waktu

n

mendatangi

yang

lama.

dilakukan

1. Sistem

harus

pendistribusian

secara

Kepala

langsung.

TIK, sehingga

dilakukan oleh

proses

Kepala

mendatangi

pendistribusian

TIK, sehingga

stakeholder

menjadi

prosesnya

yang

efisien.

3. Pegawai

Bid

lebih

1. Sistem belum

pencarian arsip efektif

data

kurang

terintegrasi.

surat

menjadi

bersangkutan. Proses

fasilitas

yang

Bid

lebih

cepat. 1. Mempercepat

1. Adanya

kinerja

integrasi

data

pegawai dalam

dan

data

proses

disimpan

dilakukan

pencarian data

dalam

secara manual.

arsip

karena

database

data

sehingga

2. Pencarian arsip

3. Arsip

surat

yang

seluruh

akan di cari

sudah

pemanggilan

tersimpan

terintegrasi.

dan

didalam map.

pemrosesan

47

4. Pencarian

data

arsip

menjadi

lebih mudah.

dilakukan oleh pegawai. Akurasi

yang

rendah

dalam

1. Belum

ada

1. Memudahkan

1. Sistem

otomatisasi

kinerja

diharapkan

proses

dalam

pegawai dalam

memiliki

hak

pembuatan

data.

pembuatan

akses

oleh

laporan karena

setiap

laporan

seluruh

penggunanya,

dilakukan

sudah

sehingga

tidak

secara manual.

terintegrasi.

setiap

orang

2. Meningkatkan

berhak

untuk

laporan.

entry

2. Pembuatan

3. Mengambil

data

data dari map

keamanan data

mengelola

arsip.

dengan

semua data dan

penyimpanan

mempergunaka

melakukan

dalam

nnya

entry data.

database.

4. Pegawai

suatu

secara

leluasa. 2. Sistem diharapkan memberikan tampilan lebih dipahami

yang mudah oleh

48

orang

awam

sekalipun sehingga memudahkan pengguna untuk menggunaka sistem ini.

BAB 4 USULAN SISTEM 4.1

Tujuan Pengembangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk menciptakan peluang guna

meningkatkan proses bisnis yang ada. Perancangan sistem ini juga bertujuan untuk : 1. Menghasilkan sistem informasi manajemen arsip dan persuratan yang bisa membantu proses pencatatan dan pencarian arsip pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. 2. Sistem akan menyimpan arsip didalam database sehingga lebih aman dan terintegrasi. 3. Sistem akan membantu proses pendistribusian surat menjadi lebih cepat. 4. Sistem akan mengurangi resiko terjadinya human error. 4.2

Analisis Kebutuhan

4.2.1

Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem harus dapat menangani pencatatan surat

sebelum surat tersebut

menjadi arsip. 2. Sistem harus dapat menangani proses pembuatan disposisi surat yang dilakukan oleh Kepala Bid TIK. 3. Sistem harus dapat membuat surat yang sudah selesai di olah menjadi data arsip. 4.

Sistem harus dapat menangani pembuatan laporan.

49

50

4.2.2

Kebutuhan Nonfungsional

Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework, berikut merupakan klasifikasi kebutuhan nonfungsional berdasarkan PIECES : Tabel 4.1 Kebutuhan Nonfungsional berdasarkan PIECES Kebutuhan Penjelasan Nonfungsional Performance

Sistem

diharapkan

dapat

mengurangi

hambatan

dalam

pengelolaan data arsip. Information

Adanya integrasi data dan data disimpan dalam database sehingga pemanggilan dan pemrosesan dana menjadi lebih mudah.

Economic

Sistem yang baru diharapkan dapat mengurangi biaya operasional seperti pemakaian kertas.

Control

Sistem

diharapkan

memiliki

hak

akses

oleh

setiap

penggunanya, sehingga tidak setiap orang berhak untuk mengelola semua data dan mempergunakannya secara leluasa. Eficiency

Sistem diharapkan dapat melakuan pencarian arsip dan pendistribusian surat dengan lebih cepat.

Service

Sistem diharapkan memberikan tampilan yang lebih mudah dipahami oleh orang awam sekalipun sehingga memudahkan penggunanya untuk menggunakan sistem ini.

51

4.3

Perancangan Logika

4.3.1

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data-data yang terlibat pada masing-masing proses dapat diidentifikasikan yang nantinya akan memberikan gambaran bagaimana sistem yang diusulkan. Context Diagram

Gambar 4.1 Context Diagram Sistem Baru Pada sistem yang baru ini, renmin, pegawai dan Kepala Bid TIK dapat berinteraksi dengan sistem. Didalam sistem, pengguna bisa melakukan login menggunakan username dan password yang sudah terdaftar. Catatan : Renmin = Perencanaan dan Administrasi

52

DFD Level 0 Sistem Baru

Gambar 4.2 DFD Level 0 Sistem Baru DFD Level 0 ini terdiri atas 4 buah proses, yaitu proses pengelolaan data surat, proses pengelolaan data disposisi, proses pengelolaan data arsip dan pengelolaan laporan. Sistem yang baru ini memungkinkan renmin dapat memasukkan data, pegawai dapat mengakses langsung data yang diinginkan dan Kepala Bid TIK dapat mendapatkan laporan sesuai yang diperlukan.

53

DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Surat

Gambar 4.3 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Surat Pada proses tambah surat, renmin dapat memasukkan surat masuk dan surat keluar kemudian tersimpan ke dalam database. Kemudian pada proses ubah surat, dilakukan oleh renmin dan mengambil data yang tersimpan di database. Pada proses hapus surat, hanya bisa dilakukan oleh renmin. Kemudian pada proses tampil surat, pegawai dapat melihat surat sesuai dengan yang diinginkan dan datanya di ambil dari database.

54

DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Disposisi

Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Disposisi Pada proses penentuan surat yang di disposisi, surat tersebut mengambil dari data store surat masuk dan permintaan disposisi dilakukan oleh bagian renmin. Kemudian proses pembuatan disposisi akan di buat langsung oleh Kepala Bid TIK, lalu disposisi tersebut akan tersimpan kedalam database. Pada proses pendistribusian disposisi, data disposisi diambil dari data store disposisi dan data pegawai yang akan menerima disposisi di ambil dari data store pegawai. DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Arsip

Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Arsip

55

Pada proses penentuan surat yang di arsip, data surat di ambil dari data store surat masuk dan surat keluar. Sebelum masuk ke arsip, surat- surat tersebut harus selesai di olah terlebih dahulu. Kemudian , pada proses tambah arsip data tersebut diambil dari proses sebelumnya. Proses ini dilakukan oleh renmin. Lalu data tersebut tersimpan ke dalam data store arsip. Pada proses tampil arsip, pegawai, renmin dan kepala Bid TIK terlebih dahulu mengirim permintaan , lalu proses tersebut akan memanggil data yang tersimpan didalam data sore arsip lalu data akan ditampilkan kepada pegawai. DFD Level 1 Proses Laporan

Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Laporan Pada proses ini, kepala Bid TIK meminta permintaan laporan terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan. Kemudian sistem akan memanggil data yang tersimpan di dalam database. Setelah itu, data akan diberikan kepada Kepala Bid TIK sesuai dengan permintaan nya. 4.3.2

Entity Relational Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem (Al Fatta , 2007).

56

Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram Sistem Baru 4.3.3

Perancangan Tabel

1. Tabel Surat Masuk Tabel ini digunakan untuk menyimpan seluruh data surat masuk yang sudah di masukkan oleh Bagian Administrasi. Tabel 4.2 Tabel Surat Masuk No

Field

Tipe Data

Deskripsi

1.

KodeSurat

Integer(10)

Primary Key

2.

Tanggal

Date

Tanggal input surat masuk

3.

NoSurat

Varchar(30)

Nomor surat masuk

4.

TanggalSurat

Date

Tanggal surat masuk

5.

Pengirim

Varchar(30)

Pengirim surat masuk

6.

Kategori

Varchar(30)

Kategori surat masuk

7.

Perihal

Varchar(50)

Perihal dari surat masuk

8.

File

Varchar(30)

File surat yang sudah di upload

57

9.

StatusDisposisi

Boolean

Bernilai = 1 jika surat sudah dikirim untuk didisposisi

10.

StatusPimpinan

Boolean

Bernilai = 1 jika surat sudah selesai didisposisi

11.

StatusArsip

Boolean

Bernilai = 1 jika surat sudah di arsipkan

2. Tabel Surat Keluar Tabel ini digunakan untuk menyimpan seluruh data surat keluar yang sudah di masukkan oleh Bagian Administrasi. Tabel 4.3 Tabel Surat Keluar No

Field

Tipe Data

Deskripsi

1.

KodeSurat

Integer(10)

Primary Key

2.

Tanggal

Date

Tanggal input surat keluar

3.

NoSurat

Varchar(30)

Nomor surat keluar

4.

TanggalSurat

Date

Tanggal surat keluar

5.

Pengirim

Varchar(30)

Pengirim surat keluar

6.

Penerima

Varchar(30)

Penerima surat keluar

7.

Kategori

Varchar(30)

Kategori surat keluar

8.

Perihal

Varchar(50)

Perihal dari surat keluar

9.

File

Varchar(30)

File surat yang sudah di upload

10.

StatusArsip

Boolean

Bernilai = 1 jika surat sudah di arsipkan

58

3. Tabel Disposisi Tabel ini digunakan untuk menyimpan data disposisi surat masuk , yang ditulis oleh Kepala Bid TIK. Sebelum Kepala Bid TIK mengisi disposisi, bagian administrasi harus mengirimkan permintaan disposisi terlebih dahulu. Tabel 4.4 Tabel Disposisi No

Field

Tipe Data

Deskripsi

1.

IdDisposisi

Integer(10)

Primary Key

2.

Tujuan

Varchar(30)

Tujuan dari disposisi

3.

Isi

Varchar(50)

Isi dari disposisi

4.

Tanggal

Date

Tanggal input disposisi

5.

KodeSurat

Integer(10)

Kode Surat yang didisposisi

4. Tabel Pegawai Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pengguna. Yang termasuk kedalam pengguna ada lah seluruh pegawai yang terbagi dari berbagai unit kerja dan Kepala Bid TIK. Tabel 4.5 Tabel Pegawai No

Field

Tipe Data

Deskripsi

1.

NIP/NRP

Integer(20)

Primary Key

2.

Nama

Varchar(30)

Nama pengguna

3.

Username

Varchar(30)

Username yang digunakan

4.

Password

Varchar(50)

Password yang digunakan

5.

Jabatan

Varchar(30)

Jabatan dari pengguna

6.

UnitKerja

Varchar(10)

Unit kerja dari pengguna

59

5. Tabel Arsip Tabel ini digunakan untuk menyimpan seluruh data arsip. Data arsip didapatkan dari surat masuk dan surat keluar yang sudah selesai diproses. Tabel 4.6 Tabel Arsip No

4.4

Field

Tipe Data

Deskripsi

1.

KodeArsip

Integer(10)

Primary Key

2.

Tanggal

Date

Tanggal entry arsip

3.

Jenis

Varchar(30)

Jenis arsip yang dimasukkan

4.

TanggalSurat

Date

Tanggal surat

5.

Pengirim

Varchar(30)

Pengirim surat

6.

Penerima

Varchar(30)

Penerima surat

7.

Kategori

Varchar(30)

Kategori surat

8.

Perihal

Varchar(50)

Perihal dari surat

9.

File

Varchar(30)

File surat yang di upload

10.

TanggalDisposisi Date

Tanggal disposisi di masukkan

11.

Tujuan

Varchar(30)

Tujuan dari disposisi

12.

Isi

Varchar(30)

Isi dari disposisi

13

Kode Surat

Integer(10)

KodeSurat yang di arsipkan.

Analisis Keputusan Tahapan analisis keputusan bertujuan untuk mengidentifikasi kandidat solusi,

menganalisisnya dan merekomendasikan kandidat terbaik untuk selanjutnya akan dikembangkan dan diimplementasikan.

60

4.4.1

Candidate System Matrix Tabel 4.7 Tabel Candidate Systems Matrix

Karakteristik

Kandidat 1

Kandidat 2

Bagian sistem yang Mengelola data surat

Mengelola data surat masuk,

terkomputerisasi

masuk, data surat keluar,

data

data disposisi dan data

disposisi dan data arsip. Dari

arsip

data-data tersebut kemudian

surat

keluar,

data

menghasilkan laporan yang diperlukan. Keunggulan

Sistem dapat meningkatkan Sistem dapat meningkatkan kinerja dari pengguna dan kinerja dari pengguna, user proses input data menjadi friendly lebih cepat.

dan

mengurangi

dapat terjadinya

kemungkinan human error sehingga

dapat

mempersingkat waktu dalam penyelesaian

setiap

pengolahan data. Servers workstations

dan Spesifikasi workstation : Digunakan

server

dan Spesifikasi server : Digunakan computer dengan

computer spesifikasi

prosesor

Intel

dengan spesifikasi prosesor Core i5-5200U berkecapatan Intel

Core

i3-4030U 2,7 GHz, RAM 4 GB dan

61

dengan kecepatan 1,9 GHz, dengan Sistem Operasi yang RAM 2 GB dan dengan mendukung server. Sistem

Operasi

yang Untuk workstation :

memadai.

Digunakan komputer dengan spesifikasi Core

prosesor

i3-4030U

Intel dengan

kecepatan 1,9 GHz, RAM 2 GB dan dengan

Sistem

Operasi yang memadai. Perangkat

lunak Untuk

yang dibutuhkan

interface MySQL

menggunakan Borland C DBMS

5.5.27 dan

PHP

++. Sedangkan database sebagai menggunakan

sebagai 5.4.7 bahasa

Microsoft pemrograman

SQL. Metode pemrosesan Desktop-based

Web-based

data Output devices

Monitor

Input devices

Keyboard,

Storage devices

Monitor mouse

dan Keyboard,

scanner

scanner

Free DBMS

Free DBMS

mouse

dan

62

4.4.2

Feasibility Analysis Matrix Tabel 4.8 Feasibility Analysis Matrix

Kriteria

Bobot

Kandidat 1

Kandidat 2

Feasibility Operational

30 %

Feasibility

Ketika

user User akan mudah untuk

mengoperasikan

sistem mengoperasikan

sistem

ini, dibutuhkan pelatihan ini karena menggunakan yang

memadai

karena PHP

menggunakan

dan

borlan Interface

C++.

HTML.

seperti

ini

mungkin familiar bagi user yang biasa surfing didunia

internet

akan

dan

mengurangi

terjadinya human error. Nilai : 80 Technical Feasibility

30 %

Nilai : 95

Borland C++ merupakan PHP merupakan salah perangkat

lunak

yang satu

bahasa

cukup memadai untuk pemrograman umum

yang

membuat

aplikasi cukup

berbasis

desktop. cenderung mudah untuk

Borland C ++ juga dapat dipelajari dikategorikan lama

namun

serta

dan

dapat

teknologi diandalkan

untuk

mudah pembuatan

sistem

dalam pengoperasiannya.

informasi berbasis web.

63

Selain itu PHP dapat diperoleh secara gratis. Nilai : 75 Economic Feasibility

30 %

Nilai : 85

Biaya

hardware, Biaya

hardware,

software

saat software

saat

pengembangan

dan pengembangan

dan

penerapan sistem.

penerapan sistem.

Hosting = Rp. 5.000.000

Server = Rp. 8.000.000

Workstation = 6.000.000

Workstation = 6.000.000

MySQL = Rp. 0

MySQL = Rp. 0

Borland C++ = Rp.0

PHP = Rp.0

Tangible Benefits

Meningkatkan

:

waktu,

efisiensi Sama seperti kandidat 1

biaya

meningkatkan

dan kinerja

dalam pengelolaan data. Intangible Meningkatkan Benefits :

Sama seperti kandidat 1 kredibilitas Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi khusunya di bagian arsip.

Nilai : 90

Nilai : 85

64

Scehdule

10 %

Feasibility Nilai Total

4.4.3

4 Bulan

3 Bulan

Nilai : 80

Nilai : 85

100 %

81,8

88

Rekomendasi Solusi Kandidat

Dari table diatas dapat dilihat perbandingan dari analisa feasibility untuk kandidat solusi yang ditawarkan. Dari hasil perbandingan tersebut, maka kandidat solusi yang memiliki nilai yang lebih tinggi sebagai solusi yang akan dijalanlan untuk pengembangan sistem. Sehingga dapat disimpulkan bahwa kandidat solusi 2 yang memiliki total nilai 88 adalah sebagai solusi akhir dalam mendesain Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Persuratan di Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi. 4.5

Physical Data Flow Diagram Data Flow Diagram yang telah dibuat sebelumnya ditransformasikan

menjadi Physical Data Flow Diagram (PDFD). PDFD akan menggambarkan technical dan human designa decisions dari implementasi sistem. Physical Data Flow Diagram yang akan digambarkan adalah dari DFD Level 1.

65

PDFD Proses Pengelolaan Data Surat

Gambar 4.8 PDFD Proses Pengelolaan Data Surat Keterangan Physical DFD proses pengelolaan data surat : 1. Sistem yang baru ini memungkinkan renmin memasukkan langsung data surat masuk dan surat keluar. 2. Selanjutnya data surat tersebut akan dimasukkan kedalam database. 3. Data yang sudah tersimpan dapat dilakukan ubah data dan hapus data, proses tersebut hanya dapat dilakukan oleh renmin. 4. Pada proses tampil surat, data surat tersebut di ambil dari database yang kemudian akan ditampilkan kepada pegawai dan renmin apabila sistem sudah menerima permintaan tampil.

66

PDFD Proses Pengelolaan Data Disposisi

Gambar 4.9 PDFD Proses Pengelolaan Data Disposisi Keterangan Physical DFD proses pengelolaan data disposisi : 1. Pertama yang harus dilakukan adalah menentukan surat masuk yang akan di disposisi dan surat tersebut tersimpan di dalam database dan proses tersebut dilakukan oleh renmin. 2. Lalu proses pembuatan disposisi dilakukan langsung oleh kepada Bid TIK setelah menerima permintaan disposisi. 3. Setelah data dimasukkan , maka data akan tersimpan didalam database. 4. Pada proses pendistribusian disposisi, data disposisi diambil dari data store disposisi, dan tujuan pendistribusian diambil dari data store pegawai. 5. Lalu pegawai tersebut akan menerima data disposisi yang dikirimkan kepadanya.

67

PDFD Proses Pengelolaan Data Arsip

Gambar 4.10 PDFD Proses Pengelolaan Data Arsip Keterangan Physical DFD proses pengelolaan arsip : 1. Pertama , surat yang sudah selesai diolah dan akan dimasukan kedalam arsip ditentukan terlebih dahulu dan data surat tersebut diambil dari data store surat masuk dan surat keluar. 2. Proses tambah arsip, menerima data dari proses sebelumnya dan data tersebut akan tersimpan didalam data store arsip , proses tersebut dilakukan oleh renmin. 3. Pada proses tampil arsip, kepala Bid TIK, renmin dan pegawai mengirim permintaan tampil terlebih dahulu . Kemudian sistem akan memanggil data dari data store arsip lalu data tersebut akan ditampilkan kepada pegawai.

68

PDFD Proses Laporan

Gambar 4.11 PDFD Proses Laporan Keterangan Physical DFD proses laporan : 1. Pertama, Kepala Bid TIK mengirimkan permintaan laporan per jenis surat sesuai yang diinginkan. Lalu mengambil data dari database dan akan menampilkan nya kepada Kepala Bid TIK. 2. Kepala Bid TIK mengirimkan permintaan laporan per kategori surat sesuai yang diinginkan. Lalu mengambil data dari database dan akan menampilkan nya kepada Kepala Bid TIK. 3. Kepala Bid TIK mengirimkan permintaan laporan per tujuan disposisi sesuai yang diinginkan. Lalu mengambil data dari database dan akan menampilkan nya kepada Kepala Bid TIK. 4.6

Skema Database Berikut ini adalah skema database yang diperoleh dari proses pemetaan dari

ER Diagram :

69

Surat Masuk KodeSurat Tanggal NoSurat TanggalSurat Pengirim Kategori Perihal File StatusDisposisi StatusPimpinan StatusArsip

Surat Keluar KodeSurat Tanggal NoSurat TanggalSurat Pengirim Penerima Kategori Perihal File StatusArsip

Integer(10) Date Varchar(30) Date Varchar(30) Varchar(30) Varchar(50) Varchar(30) Boolean Boolean Boolean

Integer(10) Date Varchar(30) Date Varchar(30) Varchar(30) Varchar(30) Varchar(50) Varchar(30) Boolean

PK

Disposisi IdDisposisi Tujuan Isi Tanggal KodeSurat

Integer(10) Varchar(30) Varchar(50) Date Integer(10)

PK

Pegawai NIP/NRP Nama Username Password Jabatan UnitKerja

Integer(20) Varchar(30) Varchar(30) Varchar(50) Varchar(30) Varchar(10)

PK

Integer(10) Date Varchar(30) Date Varchar(30) Varchar(30) Varchar(30) Varchar(50) Varchar(30) Date

PK

PK

Arsip KodeArsip Tanggal Jenis TanggalSurat Pengirim Penerima Kategori Perihal File TanggalDispos isi Tujuan Isi KodeSurat

Varchar(30) Varchar(50) Integer(10)

Keteranan hasil pemetaan ER : 1. Tabel Surat Masuk Tabel ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan surat masuk. Data-data yang tersimpan dalam table surat masuk adalah :

70

a. KodeSurat KodeSurat adalah sebuah kode yang dimiliki setiap surat. Kodesurat berfungsi sebagai primary key dari tabel surat masuk. Tipe data dari KodeSurat adalah integer dengan panjang data 10. b. Tanggal Tanggal adalah tanggal dimana surat masuk tersebut di entry kan. Tipe data dari Tanggal adalah date. c. NoSurat NoSurat adalah nomor yang dimiliki oleh setiap surat yang masuk. Tipe data dari NoSurat adalah variable character dengan panjang data 30. d. TanggalSurat TanggalSurat adalah tanggal dimana surat tersebut dibuat. Tipe data dari TanggalSurat adalah date. e. Pengirim Pengirim adalah instansi atau bagian yang mengirim surat tersebut. Tipe data dari Pengirim adalah variable character dengan panjang data 30. f. Kategori Kategori adalah ketegori dari surat masuk yang akan di entry kan. Tipe data dari Kategori adalah variable character dengan panjang data 30. g. Perihal Perihal adalah isi dari surat masuk yang akan di entry kan. Tipe data dari Perihal adalah variable character dengan panjang data 50.

71

h. File File adalah tempat menyimpan judul file surat yang di upload. Tipe data dari file adalah variable character dengan panjang data 30. i. StatusDisposisi StatusDisposisi akan bernilai 0 jika surat masuk tersebut belum di disposisikan

dan

bernilai

1

jika

surat

masuk

tersebut

sudah

didisposisikan. Tipe data dari StatusDisposisi adalah boolean. j. StatusPimpinan StatusPimpinan akan bernilai 0 jika pimpinan belum membuat disposisi surat dan bernilai 1 pimpinan sudah membuat disposisi surat. Tipe data dari StatusPimpinan adalah boolean. k. StatusArsip StatusArsip akan bernilai 0 jika surat masuk tersebut belum di diarsipkan dan bernilai 1 jika surat masuk tersebut sudah diarsipkan. Tipe data dari StatusArsip adalah boolean. 2. Tabel Surat Keluar Table ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan surat keluar. Data-data yang tersimpan dalam table surat keluar adalah : a. KodeSurat KodeSurat adalah sebuah kode yang dimiliki setiap surat. Kodesurat berfungsi sebagai primary key dari tabel surat masuk. Tipe data dari KodeSurat adalah integer dengan panjang data 10.

72

b. Tanggal Tanggal adalah tanggal dimana surat keluar tersebut di entry kan. Tipe data dari Tanggal adalah date. c. NoSurat NoSurat adalah nomor yang dimiliki oleh setiap surat keluar. Tipe data dari NoSurat adalah variable character dengan panjang data 30. d. TanggalSurat TanggalSurat adalah tanggal dimana surat tersebut dibuat. Tipe data dari TanggalSurat adalah date. e. Pengirim Pengirim adalah unit kerja atau orang yang membuat surat keluar. Tipe data dari Pengirim adalah variable character dengan panjang data 30. f. Penerima Penerima adalah instansi atau unit kerja yang dituju. Tipe data dari Penerima adalah variable character dengan panjang data 30. g. Kategori Kategori adalah ketegori dari surat keluar yang akan di entry kan. Tipe data dari Kategori adalah variable character dengan panjang data 30. h. Perihal Perihal adalah isi dari surat keluar yang akan di entry kan. Tipe data dari Perihal adalah variable character dengan panjang data 50. i. File File adalah tempat menyimpan judul file surat yang di upload. Tipe data dari file adalah variable character dengan panjang data 30.

73

j. StatusArsip StatusArsip akan bernilai 0 jika surat keluar tersebut belum di diarsipkan dan bernilai 1 jika surat keluar tersebut sudah diarsipkan. Tipe data dari StatusArsip adalah boolean. 3. Tabel Disposisi Tabel ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan disposisi. Datadata yang tersimpan dalam tabel disposisi adalah : a. IdDisposisi IdDisposisi adalah kode unit yang dimiliki setiap disposisi. IdDisposisi berfungsi sebagai primary key dalam tabel disposisi. Tipe data dari IdDisposisi adalah integer dengan panjang data 10. b. Tujuan Tujuan adalah unit kerja yang dituju untuk isi disposisi tersebut. Tipe data dari Tujuan adalah variable character dengan panjang data 30. c. Isi Isi adalah isi dari disposisi yang buat oleh pimpinan. Tipe data dari Isi adalah variable character dengan panjang data 50. d. Tanggal Tanggal adalah tanggal dimana dibuatnya disposisi tersebut. Tipe data dari Tanggal adalah date. e. KodeSurat KodeSurat adalah kode dari surat masuk yang akan di disposisi. Tipe data dari KodeSurat adalah integer 10.

74

4. Tabel Pegawai Tabel ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan pegawai. Datadata yang tersimpan dalam tabel pegawai adalah : a. NIP/NRP NIP/NRP adalah kode unik yang dimilkik oleh setiap pegawai. NIP/NRP berfungsi sebagai primary key pada tabel pegawai. Tipe data dari NIP/NRP adalah ineteger dengan panjang data 20. b. Nama Nama adalah nama lengkap dari setiap pegawai. Tipe data dari Nama adalah variable character dengan panjang data 30. c. Username Username adalah username yang akan digunakan oleh pegawai. Tipe data dari Username adalah variable character dengan panjang data 30. d. Password Password adalah kata sandi yang miliki oleh setiap pegawai. Tipe data dari Password adalah variable character dengan panjang data 50. e. Jabatan Jabatan adalah jabatan yang dimiliki oleh setiap pegawai. Tipe data dari Jabatan adalah variable character dengan panjang data 30. f. UnitKerja UnitKerja adalah unit kerja yang dimiliki oleh setiap pegawai. Tipe data dari Unit Kerja adalah variable character dengan panjang data 30.

75

5. Tabel Arsip Tabel ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan arsip. Data-data yang tersimpan dalam tabel arsip adalah : a. KodeArsip KodeArsip adalah kode unik yang dimiliki oleh setiap arsip. KodeArsip berfungsi sebagai primary key pada tabel arsip. Tipe data dari KodeArsip adalah integer dengan panjang data 10. b. Tanggal Tanggal adalah tanggal dimana arsip tersebut di entry kan. Tipe data dari Tanggal adalah date. c. Jenis Jenis adalah jenis surat yang dimiliki oleh setiap arsip. Tipe data dari jenis adalah variable character dengan panjang data 30. d. TanggalSurat TanggalSurat adalah tanggal dimana surat tersebut dibuat. Tipe data dari TanggalSurat adalah date. e. Pengirim Pengirim adalah unit kerja atau orang yang membuat surat keluar sebelum di arsipkan atau instansi yang mengirimkan surat yang masuk. Tipe data dari Pengirim adalah variable character dengan panjang data 30. f. Penerima Penerima adalah instansi atau unit kerja yang dituju. Tipe data dari Penerima adalah variable character dengan panjang data 30.

76

g. Kategori Kategori adalah ketegori dari surat yang akan di entry kan. Tipe data dari Kategori adalah variable character dengan panjang data 30. h. Perihal Perihal adalah isi dari surat yang akan di entry kan. Tipe data dari Perihal adalah variable character dengan panjang data 50. i. File File adalah tempat menyimpan judul file surat yang di upload. Tipe data dari file adalah variable character dengan panjang data 30. j. Tujuan Tujuan adalah unit kerja yang dituju untuk isi disposisi tersebut. Tipe data dari Tujuan adalah variable character dengan panjang data 30. k. Isi Isi adalah isi dari disposisi yang buat oleh pimpinan. Tipe data dari Isi adalah variable character dengan panjang data 50. l. TanggalDisposisi Tanggal adalah tanggal dimana dibuatnya disposisi tersebut. Tipe data dari Tanggal adalah date. m. KodeSurat KodeSurat adalah kode dari surat yang akan di arsipkan. Tipe data dari KodeSurat adalah integer 10.

77

4.7

Interface Design Sesuai dengan permodelan proses yang telah dirancang pada tahap

sebelumnya, pada bagian ini akan dijelaskan mengenai interface design dari sistem informasi manajemen arsip dan persuratan yang akan di bangun. Pada intinya proses bisnis yang terdapat pada sistem ini, terbagi menjadi 4, yaitu : 1. Proses Pengelolaan Data Surat 2. Proses Pengelolaan Data Disposisi 3. Proses Pengelolaan Data Arsip 4. Proses Pengelolaan Laporan Dalam perancangan interface design, disesuaikan dengan jenis pemakai yang akan menggunakan sistem. Dalam hal ini, terdapat 3 pemakai, yaitu : 1. Renmin Renmin merupakan pemakai yang dapat melakukan : -

Entry, ubah dan hapus surat masuk

-

Melihat data surat masuk

-

Entry, ubah dan hapus surat keluar

-

Melihat data surat keluar

-

Mengirimkan surat yang akan didisposisi kepada Kepala Bid TIK

-

Melihat data disposisi

-

Entry data arsip

-

Melihat data arsip

2. Pegawai (Tekkom dan Tekinfo) Pegawai (Tekkom dan Tekinfo) merupakan pemakai yang dapat melakukan :

78

-

Melihat data surat masuk

-

Melihat data surat keluar

-

Melihat data disposisi

-

Melihat data arsip

3. Kepala Bid TIK Kepala Bid TIK merupakan pemakai yang dapat melakukan : -

Menerima surat yang akan di disposisi

-

Entry data disposisi

-

Melihat data arsip

-

Melihat laporan bulanan per jenis surat

-

Melihat laporan bulanan per kategori surat

-

Melihat laporan bulanan per tujuan disposisi

4.7.1

Form Login

Gambar 4.12 Interface Design Form Login Input/masukan : Username dan password Output/keluaran : Halaman utama yang berbeda setiap pemakai.

79

Penjelasan : Ketika pemakai pertama kali menjalankan sistem, maka form login akan muncul dan meminta pemakai untuk mengisi username dan password yang valid. Tombol “SIGN IN” untuk melakukan validasi data yang sudah di entry. Jika username atau password tidak valid, maka kan muncul notifikasi seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4.13 Notifikasi salah Username atau Password 4.7.2

Interface Design (Renmin)

1. Menu Utama

Gambar 4.14 Interface Design (Renmin) Menu Utama Input/masukan : Tidak ada Output/keluaran : Form yang sesuai dengan fitur yang dipilih

80

Penjelasan : Ketika renmin telah login ke dalam sistem, pemakai dapat melakukan interaksi dengan sistem dengan mengaktifkan fitur yang terdapat pada unit kerja renmin. Pada menu utama ini ditampilkan informasi mengenai unit kerja dan nama dari pemakai yang terlihat pada navbar dibagian atas. Tombol “Logout” dikanan atas dapat ditekan apabila pemakai ingin keluar dari sistem. 2.

Navbar

Gambar 4.15 Interface Design Navbar unit kerja Renmin Penjelasan : Navbar akan berbeda pada masing-masing pemakai. Pada unit kerja renmin memiliki 4 bagian yaitu navbar dashboard yang berisi menu utama. Navbar surat yang berisi pengelolaan surat. Navbar disposisi yang berisi daftar disposisi dan navbar arsip yang berisi daftar arsip.

81

3. Form Entry Surat Masuk

Gambar 4.16 Form Entry Surat Masuk Input/masukan : Tanggal entry, Nomor surat, Tanggal surat, Kategori surat, Pengirim Surat, Perihal dan File Surat. Output/keluaran : Menampilkan daftar surat yang sudah tersimpan didalam database. Penjelasan : Renmin dapat memasukan data-data surat yang masuk kedalam sistem. Setelah semua data sudah benar maka dengan menekan tombol “Save” data berhasil dikirim kedalam database dan akan muncul notifikasi bahwa data berhasil disimpan.

82

4. Daftar Surat Masuk

Gambar 4.17 Daftar Surat Masuk Penjelasan : A. Record per page : Menampilkan jumlah maksimal record yang dapat ditampilkan. Ada beberapa pilihan yang dapat di atur, yaitu seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.18 Batasan Record per halaman B. Entry Surat : Tombol ditekan apabila pemakai akan memasukkan data surat baru. C. Search : Pencarian yang digunakan untuk mencari data-data yang tersimpan dengan memasukkan kata yang berhubungan dengan surat yang ingin dicari.

83

Gambar 4.19 Pencarian Data Surat Masuk dengan Kata Kunci D. Icon Preview : Icon ditekan apabila pemakai akan membuka file surat dalam bentuk file PDF. E. Icon Disposisi : Icon ditekan apabila pemakain akan mengirimkan surat kepada pimpinan untuk dilakukan tindakan disposisi. Setelah icon ditekan, maka akan muncul konfirmasi seperti gambar berikut :

Gambar 4.20 Konfirmasi Pengiriman Disposisi Apabila ditekan “Oke”, maka berhasil dikirimkan dan icon disposisi menjadi disable. F. Icon Ubah : Icon ditekan apabila pemakai ingin mengubah data surat yang sudah tersimpan. G. Icon Hapus : Icon ditekan apabila pemakai ingin menghapus data surat yang sudah tidak diperlukan lagi.

84

5. Form Ubah Surat Masuk

Gambar 4.21 Form Ubah Surat Keluar Input/masukan : Data baru surat yang ingin diubah Output/keluaran : Menampilkan daftar surat masuk Penjelasan : Renmin menekan icon ubah maka akan langsung masuk ke bagian form ubah. Setelah itu pemakai melakukan ubah data sesuai yang di inginkan. Apabila seluruh data sudah dirasa benar, maka pemakai menekan tombol “Save”. Data baru akan tersimpan kedalam database dan akan menampilkan daftar surat yang baru.

85

6.

Form Entry Arsip Surat

Gambar 4.22 Form Entry Arsip Surat Masuk Input/masukan : Tanggal entry arsip, jenis arsip dan data-data surat. Output/keluaran : Menampilkan daftar arsip surat masuk. Penjelasan : Ketika surat sudah selesai di proses, maka akan muncul icon arsip. Apabila icon tersebut ditekan , maka akan ke halaman form arsip surat dan detail surat yang akan di arsipakan. Setelah renmin menekan tombol save, maka surat berhasil diarsipkan dan icon arsip pada daftar surat masuk akan menjadi disable.

86

7. Daftar Arsip Surat Masuk

Gambar 4.23 Daftar Arsip Surat Masuk Penjelasan : Pada daftar arsip ini, memiliki tampilan dan fitur yang sama seperti pada daftar surat masuk. Sistem dapat menampilkan record dengan batasan maksimal yang ditentukan. Sistem dapat melakukan pencarian data dengan memasukkan kata kunci yang sesuai dan sistem juga dapat melihat file surat dalam bentuk file pdf.

87

8. Form Entry Surat Keluar

Gambar 4.24 Form Entry Surat Keluar Input/masukan : Tanggal entry surat, nomor surat, tanggal surat, kategori, pengirim, penerima, perihal dan file surat. Output/keluaran : Menampilkan daftar surat keluar Penjelasan : Renmin dapat memasukan data-data surat yang masuk kedalam sistem. Setelah semua data sudah benar maka dengan menekan tombol “Save” data berhasil dikirim kedalam database dan akan muncul notifikasi berhasil memasukkan data.

88

9. Daftar Surat Keluar

Gambar 4.25 Daftar Surat Keluar Penjelasan : Daftar surat keluar memiliki tampilan yang sama dengan daftar surat masuk.. Hanya saja, pada daftar surat keluar tidak memiliki icon disposisi. Karena surat keluar tidak perlu di disposisikan kepada pimpinan.

89

10. Form Ubah Surat Keluar

Gambar 4.26 Form Ubah Surat Keluar Input/masukan : Data baru surat yang ingin diubah Output/keluaran : Menampilkan daftar surat keluar Penjelasan : Renmin menekan icon ubah maka akan langsung masuk ke bagian form ubah. Setelah itu pemakai melakukan ubah data sesuai yang di inginkan. Apabila seluruh data sudah dirasa benar, maka pemakai menekan tombol “Save”. Data baru akan tersimpan kedalam database dan akan menampilkan daftar surat yang baru.

90

11. Form Arsip Surat Keluar

Gambar 4.27 Form Arsip Surat Keluar Input/masukan : Tanggal entry arsip, jenis arsip dan data-data surat. Output/keluaran : Menampilkan daftar arsip surat keluar. Penjelasan : Ketika surat sudah selesai di proses, maka akan muncul icon arsip. Apabila icon tersebut ditekan , maka akan ke halaman form arsip surat dan detail surat yang

91

akan di arsipakan. Setelah renmin menekan tombol save, maka surat berhasil diarsipkan dan icon arsip pada daftar surat masuk akan menjadi disable. 12. Daftar Arsip Surat Keluar

Gambar 4.28 Daftar Arsip Surat Keluar Penjelasan : Pada daftar arsip ini, memiliki tampilan dan fitur yang sama seperti pada daftar arsip masuk. Sistem dapat menampilkan record dengan batasan maksimal yang ditentukan. Sistem dapat melakukan pencarian data dengan memasukkan kata kunci yang sesuai dan sistem jg dapat melihat file surat dalam bentuk file pdf. 4.7.3

Interface Design (Pegawai : Tekkom dan Tekinfo)

1. Menu Utama

Gambar 4.29 Interface Design Menu Utama Input/masukan : Tidak ada

92

Output/keluaran : Form yang sesuai dengan fitur yang dipilih Penjelasan : Ketika pegawai telah login ke dalam sistem, pemakai dapat melakukan interaksi dengan sistem dengan mengaktifkan fitur yang terdapat pada unit kerja pegawai. Pada menu utama ini ditampilkan informasi mengenai unit kerja dan nama dari pemakai yang terlihat pada navbar dibagian atas. Tombol “Logout” dikanan atas dapat ditekan apabila pemakai ingin keluar dari sistem. 2. Navbar

Gambar 4.30 Interface Design Navbar Pegawai Penjelasan : Navbar akan berbeda-beda untuk setiap pemakai. Navbar dashboard berisi menu utama. Navbar disposisi berisi daftar disposisi yang dikirimkan kepada pemakai dan navbar arsip berisi data arsip yang sudah dimasukkan oleh unit kerja renmin. 3. Daftar Disposisi

Gambar 4.31 Daftar Disposisi

93

Penjelasan : Pegawai dapat meilhat daftar disposisi yang dikirimkan oleh pimpinan. Tetapi hanya disposisi yang ditujukan kepada unit kerja pegawai yang bersangkutan. Daftar disposisi dapat ditampilkan dengan batasan record, dapat dilakukan pencarian dengan memasukkan kata kunci dan dapat dilihat detail surat dari disposisi tersebut dengan menekan icon surat. 4. Daftar Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Pegawai dapat mengakses seluruh arsip yang tersimpan didalam database. Arsip untuk pegawai memiliki tampilan yang sama seperti arsip pada renmin dan kepada Bid TIK. 4.7.4

Interface Design (Kepala Bidang TIK)

1. Menu Utama

Gambar 4.32 Interface Design (Kepala Bid TIK) Menu Utama Input/masukan : Tidak ada Output/keluaran : Form yang sesuai dengan fitur yang dipilih Penjelasan :

94

Ketika pimpinan telah login ke dalam sistem, pemakai dapat melakukan interaksi dengan sistem dengan mengaktifkan fitur yang terdapat pada unit kerja pimpinan. Pada menu utama ini ditampilkan informasi mengenai unit kerja dan nama dari pemakai yang terlihat pada navbar dibagian atas. Tombol “Logout” dikanan atas dapat ditekan apabila pemakai ingin keluar dari sistem. 2. Navbar

Gambar 4.33 Interface Design Navbar Kepala Bid TIK Penjelasan : Navbar akan berbeda-beda untuk setiap pemakai. Navbar dashboard berisi menu utama. Navbar disposisi berisi daftar disposisi yang dikirimkan kepada pemakai. Navbar arsip berisi data arsip yang sudah dimasukkan oleh unit kerja renmin. Navbar laporan berisi laporan bulanan yang dibutuhkan oleh Kepala Bid TIK dan navbar ini tidak bisa di akses oleh pemakai lain.

95

3. Data Surat Disposisi

Gambar 4.34 Data Surat Disposisi Penjelasan : Surat yang didisposisi didapatkan dari renmin yang sudah mendisposisikan surat kepada kepala Bid TIK. Setelah itu, kepala Bid TIK dapat mengisi form disposisi dengan menekan icon disposisi yang tersedia 4. . Form Disposisi Surat

Gambar 4.35 Form Disposisi Surat

96

Input/masukan : Tanggal disposisi, tujuan disposisi dan isi disposisi Output/keluaran : Menampilkan daftar disposisi yang sudah dikirimkan. Penjelasan : Kepala Bid TIK dapat memasukkan data-data yang sesuai. Setelah semuanya terisi, maka dapat menekan tombol “Kirim”. Kemudian data akan tersimpan kedalam database dan langsung dapat diakses oleh bagian renmin dan bagian unit kerja yang dituju. 5. Daftar Disposisi

Gambar 4.36 Daftar Disposisi Penjelasan : Kepala Bid TIK dapat mengakses daftar disposisi yang sudah dikirimkan kepada unit kerja yang dituju. Daftar disposisi dapat ditampilkan dengan batasan record, dapat dilakukan pencarian dengan memasukkan kata kunci dan dapat dilihat detail surat dari disposisi tersebut dengan menekan icon surat. 5. Daftar Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Kepala Bid TIK dapat mengakses seluruh arsip yang tersimpan didalam database. Arsip untuk kepala Bid TIK memiliki tampilan yang sama seperti arsip pada renmin dan unit kerja lainnya.

97

6. Laporan Bulanan Arsip Per Kategori Surat

Gambar 4.37 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Kategori Surat Input/masukan : Bulan sesuai yang dibutuhkan untuk laporan Output/keluaran : Menampilkan daftar laporan bulanan arsip per kategori surat Penjelasan : Pemakai memilih bulan sesuai yang dibutuhkan. Setelah itu, dengan menekan tombol “Cari Data” maka sistem akan memamanggil data yang tersimpan di database dan akan menampilkannya. 7. Laporan Bulanan Arsip Per Jenis Surat

Gambar 4.38 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Jenis Surat Input/masukan : Bulan sesuai yang dibutuhkan untuk laporan Output/keluaran : Menampilkan daftar laporan bulanan arsip per jenis surat

98

Penjelasan : Pemakai memilih bulan sesuai yang dibutuhkan. Setelah itu, dengan menekan tombol “Cari Data” maka sistem akan memamanggil data yang tersimpan didatabase dan akan menampilkannya. 8. Laporan Bulanan Arsip Per Tujuan Disposisi

Gambar 4.39 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Tujuan Disposisi Input/masukan : Bulan sesuai yang dibutuhkan untuk laporan Output/keluaran : Menampilkan daftar laporan bulanan arsip per tujuan disposisi Penjelasan : Pemakai memilih bulan sesuai yang dibutuhkan. Setelah itu, dengan menekan tombol “Cari Data” maka sistem akan memamanggil data yang tersimpan didatabase dan akan menampilkannya.

BAB 5 PENUTUP 5.1

Kesimpulan Berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data yang telah dilakukan penulis

selama Kerja Praktik dan telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat memberikan kesimpulan, bahwa : 1. Setiap data surat yang masuk dicatat kedalam buku besar oleh pegawai, kemudian diberikan lembar disposisi disetiap surat. Setelah itu, surat akan diserahkan kepada Kepala Bid TIK untuk dilakukan tindak lanjut. Setelah surat selesai di olah, maka surat tersebut akan disimpan kedalam map arsip, namun data surat harus dicatat di buku arsip terlebih dahulu. Sistem yang belum terintegrasi dengan database menyebabkan proses pencatatan harus dilakukan berulang kali dan dapat memungkinkan terjadinya human error. Selain itu, data arsip yang disimpan didalam map arsip, akan menyulitkan dalam proses pencarian data arsip dan dapat memungkinkan arsip tersebut rusak ataupun hilang sehingga apabila Kepala Bid TIK membutuhkan arsip tersebut akan susah untuk mendapatkannya. Kemudian dalam proses pembuatan laporan, pegawai harus mendata kembali seluruh arsip dengan melihat data dari buku arsip. 2. Dengan adanya analisis permasalahan terhadap sistem yang lama, penulis melakukan perancangan sistem yang baru menggunakan perancangan logika yaitu rancangan Data Flow Diagram dan rancangan Entity Relationship Diagram. Selain itu juga menggunakan perancangan fisik yaitu Physical Data Flow Diagram. Penulis mengusulkan untuk merancang Sistem Informasi

99

100

Manajemen Arsip dan Persuratan yang memiliki 3 pemakai yaitu renmin, pegawai dan kepala Bid TIK. Setiap pemakai memiliki hak akses yang berbeda sesuai dengan jabatan yang dimilikinya. Unit kerja renmin dapat melakukan input data surat, edit data surat, hapus data surat, mengirimkan disposisi kepada kepala Bid TIK dan memasukkan data surat kedalam arsip. Sedangkan pegawai hanya dapat mengakses disposisi yang dikirimkan kepada unit kerja yang sesuai dengan pegawai tersebut dan dapat mengakses seluruh data arsip yang tersimpan. Kemudian kepala Bid TIK dapat melakukan input data disposisi lalu mengirimkan nya sesuai tujuan disposisi, mengakses seluruh data arsip dan melihat laporan bulanan baik per kategori, per jenis dan per tujuan disposisi. 5.2

Saran Berdasarkan hasil analisis dan kesimpulan yang telah diuraikan dalam

laporan ini, maka saran yang ingin penulis sampaikan, yitu : 1. Sistem ini hanya menangani manajemen arsip surat masuk dan surat keluar, hendaknya dapat dikembangkan lagi agar dapat menangani seluruh data-data yang akan diarsipkan di Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Polda Sumatera Selatan. 2. Sistem ini dapat dikembangkan dengan memberikan teknologi sms gateway sehingga dapat terhubung langsung dengan mobile apabila terdapat data yang masuk, misalnya data disposisi surat.

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama. Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Fathansyah. 2001. Basis Data. Bandung: CV. Informatika Jogiyanto, HM. 2002. Analisis dan Desain system Informasi. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Ladjamudin, Albahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius. Scott, George M. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2001.

101

102

DOKUMENTASI