La Organizacion Informal Es La Red De Relaciones Personales Y Sociales (alianzas, Camarillas, Amistades) Que Surjen Cuando La Gente Se Re

La organización informal es la red de relaciones personales y sociales (alianzas, camarillas, amistades) que surgen cuando la gente se relaciona con otras personas en su ambiente de trabajo. La organización informal es la estructura social que regula la forma de trabajar dentro de una organización en la práctica.

Componentes de la Organización Informal Es el conjunto de comportamientos, interacciones, normas, relaciones personales y profesionales a través del cual el trabajo se hace y se construyen las relaciones entre las personas que comparten una organización común. Se compone de un conjunto dinámico de relaciones personales, las redes sociales, comunidades de interés común, y las fuentes de motivación emocional. La organización informal se desarrolla orgánicamente y de manera espontánea en respuesta a cambios en el entorno de trabajo, el flujo de personas , y la compleja dinámica social de sus miembros.

Utilidad de la organización informal Entendido de manera eficaz, la organización informal complementa las estructuras más explícitas, los planes y procesos de la organización formal: se pueden acelerar y mejorar las respuestas a acontecimientos imprevistos, fomentar la innovación, permiten a las personas resolver problemas que requieren de colaboración. La naturaleza de la organización informal se hace más clara cuando sus características clave se yuxtaponen con los de la organización formal.

Historia de las Organizaciones Informales Tradicionalmente, algunos han considerado la organización informal como el subproducto de la organización formal. Sin embargo , el enfoque contemporáneo que se sugiere ya en 1925 por Mary Parker Follett el pionero de los centros comunitarios y autor de obras influyentes en la filosofía de gestión, es la integración de la organización informal y la organización formal, reconociendo las fortalezas y limitaciones de cada una. En otras palabras, la integración de la organización informal con la organización formal sustituye a la competencia por la coherencia. En un nivel social, la importancia de la relación entre las estructuras formales e informales se puede ver en la relación entre la sociedad civil y la autoridad estatal. El poder de la integración de la organización formal y la organización informal también se puede ver en muchas empresas de éxito. ● ● ● ● ●

Características de las organizaciones informales Funciones de las organizaciones informales Ventajas de las organizaciones informales Desventajas de las organizaciones informales

Las principales características de las organizaciones informales son: ● ● ● ● ● ● ●

en constante evolución dinámica y flexible excelente en la motivación requiere contar con experiencia para ser vista trata a las personas como individuos cohesionado por la confianza y la reciprocidad difícil de definir

● esencial para las situaciones que cambian rápidamente o no se entienden todavía completamente

Keith Davis sugiere que los grupos informales sirven por lo menos para cuatro funciones principales dentro de la estructura organizativa formal.

1. Se perpetúan los valores culturales y sociales del grupo. Algunos valores son por lo general ya en común entre los miembros del grupo informal. El día a día la interacción refuerza estos valores que perpetúan un estilo de vida y preservan la unidad del grupo y la integridad. Por ejemplo, una clase de gestión de la universidad de 50 estudiantes puede contener varios grupos informales, que constituyen la organización informal dentro de la estructura formal de la clase. Estos grupos pueden desarrollarse a partir de las relaciones de fraternidad o hermandad, residencia dormitorio, equipos de trabajo del proyecto, o disposición de los asientos. Los códigos de vestimenta, peinados, y la participación de los partidos políticos se refuerzan entre los miembros del grupo. 2. Proporciona la condición social y la satisfacción que no se puede obtener de la organización formal. En una organización grande, un trabajador puede sentirse como un número anónimo en lugar de un individuo único. Los miembros de los grupos informales, sin embargo, entre bromas y quejas, comer juntos, juegan y trabajan juntos, y son amigos, lo que contribuye a la autoestima personal, la satisfacción y un sentimiento de valía. 3. Promueve la comunicación entre los miembros. El grupo informal desarrolla un canal de comunicación o sistema para mantener informados a sus miembros acerca de las acciones de gestión y como les van a afectar. 4. Proporciona un control social por la influencia y la regulación del comportamiento dentro y fuera del grupo. El control interno convence a los miembros del grupo para adaptarse a su estilo de vida. Por ejemplo,

si un estudiante comienza a usar chaqueta y corbata en clase, los miembros del grupo informal pueden convencerle de que la ropa del estudiante no es aceptable y por lo tanto volver a sandalias, jeans y camisetas. El control externo está dirigido a grupos tales como la gestión, el liderazgo del sindicato, y otros grupos informales. Aunque las organizaciones informales crear desafíos y problemas potenciales para la gestión, sino que también proporcionan una serie de beneficios para la organización formal. 1. Mezcla con el sistema formal Los planes formales, las políticas, procedimientos y normas no pueden resolver todos los problemas en una organización dinámica, por lo tanto, los sistemas informales que se mezclan con las formales ayudan a realizar su trabajo. Ya en 1951, Robert Dubin reconoció que "las relaciones informales en la organización son una manera de preservar la organización de la autodestrucción que se derivaría de la obediencia literal a las políticas oficiales, las normas, reglamentos y procedimientos". 2. Aligerar la carga de trabajo de gestión Los directivos son menos propensos a controlar a los trabajadores cuando saben que la organización informal está cooperando con ellos. Esto anima a la delegación, la descentralización y un mayor apoyo de los trabajadores del gerente, lo que sugiere una probable mejora en el rendimiento y la productividad general. 3. Subsanar las deficiencias en la capacidad de gestión Por ejemplo, si un gerente es débil en la planificación financiera y análisis, un subordinado de manera informal puede ayudar en la preparación de informes a través de cualquier sugerencia o participación directa. "Actuar como una válvula de seguridad. Los empleados experimentan frustración, tensión, y problemas emocionales con la dirección y otros empleados. El grupo informal proporciona un medio para aliviar estas presiones emocionales y psicológicas, al permitir a una persona hablar de ellos entre los amigos de forma abierta y sincera .

4. Alentar a la práctica una mejor gestión Tal vez un beneficio sutil de los grupos informales es que alientan a los administradores para preparar, planificar, organizar y controlar de una manera más profesional. Las organizaciones informales poseen las siguientes desventajas potenciales y problemas que requieren atención de la dirección. 1. La resistencia al cambio. La perpetuación de los valores y estilo de vida hace que los grupos informales lleguen a ser excesivamente protectores de la cultura y por lo tanto se resisten al cambio. Por ejemplo, si la restricción de la producción era la norma en un grupo de gestión autocrática, debe seguir siéndolo, a pesar de los cambios de gestión han permitido una administración más participativa.

2. Conflicto de rol. La búsqueda de la satisfacción del grupo informal puede conducir a los miembros fuera de los objetivos formales de la organización. Lo que es bueno para el y deseado por los miembros del grupo informal no siempre es bueno para la organización. Duplicar el número de pausas de café y la duración del período de la comida puede ser conveniente que los miembros del grupo, pero costoso y poco rentable para la empresa. 3. Rumorología Mal informados, los empleados comunican información falsa no verificada y que puede crear un efecto devastador en los trabajadores. Esto puede debilitar la moral, establecer las malas actitudes, lo que resulta en desviación o, incluso un comportamiento violento. 4. La conformidad El control social promueve y alienta la conformidad entre los miembros del grupo informal, con lo que su reticencia a actuar con demasiada agresividad, o actuar en un nivel demasiado alto. Esto puede perjudicar a la organización formal por sofocar la iniciativa, la creatividad y la diversidad de los resultados.

Una organización jerárquica (estructura organizativa vertical) es una estructura organizativa donde cada entidad en la organización, excepto uno, está subordinada a una entidad única. Este acuerdo es una forma de una jerarquía.

Descripción de las organizaciones jerárquicas En una organización, la jerarquía está formada normalmente por un grupo singular y de poder en la parte superior con los niveles posteriores por debajo de ellos. Este es el modo dominante de organización entre las grandes organizaciones; mayoría de las empresas, los gobiernos y las religiones organizadas son las organizaciones jerárquicas, con diferentes niveles de gestión, poder o autoridad. Por ejemplo, la amplia visión general de alto nivel de la organización general de la Iglesia Católica está formado por el Papa, a continuación, los Cardenales, a continuación, los arzobispos, y así sucesivamente.

Comunicación en las Organizaciones Jerárquicas Los miembros de las organizaciones con estructuras jerárquicas, principalmente se comunican con su superior inmediato y con sus subordinados inmediatos. La estructuración de las organizaciones de este modo es útil en parte porque puede reducir la sobrecarga de comunicación, limitando el flujo de información, lo que es también su principal limitación. Una jerarquía suele visualizarse como una pirámide, donde la altura de la clasificación o persona representa su estado de energía y la anchura de ese nivel representa cuántas personas o divisiones de negocio están en ese nivel en relación con el todo (en la parte alta hay muy pocos de ellos, la base puede incluir a miles de personas que no tienen subordinados). Estas jerarquías son normalmente representadas con un árbol o un diagrama del triángulo y la creación de un organigrama. Los más cercano a la parte

superior tienen más poder que los más cercanos a la parte baja. Como resultado, los superiores de una jerarquía en general, tienen un estatus superior.

Ejemplos de Organizaciones Jerárquicas Todos los gobiernos y la mayoría de las empresas tienen estructuras similares. Tradicionalmente, el monarca fue la cúspide del Estado. En muchos países, el feudalismo y el señorío proporcionaba una estructura social formal que estableció vínculos jerárquicos en todos los niveles de la sociedad, con el monarca en la parte superior. En los negocios, el dueño del negocio es el que tradicionalmente ocupan la cúspide de la organización. En las grandes empresas más modernas, hay ahora ya no es un accionista dominante único, y el poder colectivo de los empresarios es en la mayoría de los casos delegados a un consejo de administración, que a su vez delega el día a día del funcionamiento de la empresa a un director general, consejero delegado o CEO.

Ventajas e inconvenientes de las Organizaciones Jerárquicas

Organización plana (también conocida como organización horizontal) se refiere a una estructura organizativa, con pocos o ningún nivel de intervención de gestión entre el personal y los directivos. La idea es que los trabajadores bien entrenados serán más productivos cuando estén más directamente involucrados en la toma de decisiones, y no supervisados de cerca por muchas capas de gestión.

Utilidad de las estructuras organizacionales planas Esta estructura general es posible sólo en organizaciones más pequeñas o unidades individuales dentro de organizaciones más grandes. Cuando alcanzan un tamaño crítico, las organizaciones pueden mantener una estructura simplificada, pero no puede mantener una estructura completamente plana sin afectar la productividad. Ciertas responsabilidades financieras también pueden requerir una estructura más convencional. Algunos teorizan que las organizaciones se vuelven más planas cuando empiezan a estar orientadas hacia la productividad.

Características de las organizaciones planas El modelo de organización plana u horizontal promueve la participación de los trabajadores a través de un proceso de toma de decisiones descentralizada. Al elevar el nivel de responsabilidad de los empleados de base, y por la eliminación de las capas de la gerencia media, comentarios y sugerencias llegan a todo el personal involucrado en las decisiones más rápidamente. Se espera respuesta a la retroalimentación de los clientes por lo tanto puede ser más rápida.

Dado que la interacción entre los trabajadores es más frecuente, esta estructura de organización en general depende de una relación mucho más personal entre los trabajadores y directivos. Por lo tanto, la estructura puede necesitar más tiempo para construirse que en un modelo jerárquico tradicional burocrático. Edograma https://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructuraorganizacion/tipos-de-estructura-organizacional.htm

Tipos de Grupos

La variedad de grupos de trabajo puede ser diferente en cada organización, dependiendo de su objeto, condiciones económicas, situación actual y sobre todosu propia dinámica (algo así como su personalidad). El trabajo en grupo es y ha sido un elemento valioso para toda organización. Su probada vigencia, justifica que se le considere como un recurso diferencial clave para obtener resultados óptimos. (Véase Figura 1.- Tipos de Grupos Organizacionales)

Grupos formales:

Son los creados de forma intencional por los niveles gerenciales y tiene la responsabilidad de ejecutar determinadas tareas para impulsar a la organización a alcanzar sus metas. El grupo de mando es el más prevalente de los grupos formales de las organizaciones ya que en este se incluiría al CEO, a la gerencia y a los subordinados directos y de primer orden. La estructura forma de las organizaciones consiste en una serie de grupos de mandos que se “mezclan”, sin embargo los altos niveles jerárquicos sólo constituyen grupos de mando compuestos por colegas del mismo nivel. Tipos de Grupos Formales:

● Grupo de MandoIncluye al Gerencia, al CEO y a los altos niveles jerárquicos.[5] ● Grupos Formales y PermanentesIncluye grupos de niveles de mando, y comités permanentes. ● Grupos Formales TemporalesGrupos especiales formados para resolver ciertos trabajos y/o tareas específicas, se disuelven al alcanzar sus objetivos o metas. ● Consejos y ComisionesIntegrados por individuos a quienes se nombra o elige para que administren una organización pública o privada.

Grupos informales:

Aquellos grupos que surgen en cada ocasión en la que los individuos/personas se reúne o interactúa de forma periódica. Este grupo se desarrolla dentro de la estructura organizacional formal. Los miembros de los grupos informales tienden a subordinar algunas de sus necesidades individuales a las del grupo en general, al tiempo que el grupo los apoya y los protege. Estos grupos pueden convertirse en aliados importantes para conseguir objetivos específicos de la organización o por el contrario, pueden ser una difícil barrera en un ambiente de trabajo negativo. Ventajas de los grupos informales

Los grupos informales cumplen cuatro funciones fundamentales: 1. Perpetúan los valores sociales y culturales comunes. Los integrantes de un mismo grupo informal tienden a compartir ciertas normas y valores. En sus interacciones diarias, tanto las normas como los valores guían el comportamiento y además reciben reforzamiento. 2. Proporcionan satisfacción social, status y seguridad. En una gran corporación, las personas pueden sentir que no son más que trabajadores anónimos para su empleador, satisfacen las necesidades humanas de amistad y de apoyo, ayudan a la gente a confirmar su identidad y definen el status y la autoestima que la acompaña. 3. Ayudan a sus miembros a comunicarse. Para mantenerse informados sobre cuestiones que les afectan, los miembros del grupo informal desarrollan sus propios canales de comunicación junto con los canales formales establecidos por la dirección. En efecto, a menudo se sirven de la red informal para transmitir información “no oficial”.

4. Ayudan a resolver problemas. Las inquietudes y problemas de los miembros del grupo pueden ser resueltos por él. Se presta ayuda al empleado enfermo o fatigado, se reúne información de vital importancia para el trabajo o el grupo, se idean juegos para contrarrestar el aburrimiento. Posibles desventajas de los grupos informales

Las ventajas que acabamos de señalar tienen sus aspectos negativos también: 1. Conformismo. Los grupos informales generalmente actúan como grupos de referencia, estimulando el conformismo entre sus integrantes. 2. Conflicto. Proporcionar satisfacción social puede mejorar el ambiente de trabajo, pero también puede oponerse a las necesidades de la Dirección. 3. Rumores. Toda organización debe afrontar el problema de los rumores o sea el sistema informal de comunicación del grupo, el cual por el mismo medio difunde rumoresverdaderos y falsos. Cuando a los empleados no están informados sobre asuntos que les conciernen directamente, pueden difundir información falsa que minala moral y lleva a tomar decisiones erróneas. 4. Resistencia al cambio. Perpetuar los valores comunes preserva la integridad del grupo y mejora la estabilidad frente a la situación de trabajo. Pero cuando se lleva demasiado lejos, tal estabilidad puede convertirse en una barrera del cambio. Los roles en la Socialización Organizacional

Los roles son un conjunto de patrones de comportamiento deseables atribuidos a quien se ocupa una posición asignada en una unidad social, para nuestro estudio, se refiere a la unidad departamental. Si no se delimitan los roles, entender el

comportamiento de los mismos se facilitaría drásticamente a que cada uno de nosotros eligiera un rol y lo “actuara” regular o consistentemente. La importancia de delimitar el rol, en los grupos formales o informales, es que de esta manera se asume el papel que una persona está desempeñando en realidad. Los individuos libramos una variedad de roles: amigos, compañeros de trabajo o de estudios, padres, vecino, entre otros; y la manera en que otros creen que deberíamos actuar en una situación dada, es lo que define o delimita nuestro rolen ese momento. Todos los grupos tienen normas establecidas, es decir estándares aceptables de comportamiento que son compartidos por los miembros del grupo. Estas difieren entre los grupos, comunidades y sociedades, pero todos las tienen. La importancia de establecerlas o delimitarlas dentro de los grupos tanto formales como informales, es que nos dicen lo que debemos o no debemos hacer en ciertas circunstancias. Los grupos formales poseen normas formalizadas por escrito en manuales organizacionales. Sin embargo la gran mayoría de las normas en las organizaciones son informales. Los grupos informales también poseen sus normas como el nivel aceptable de retraso en la entrega de un trabajo, como realizar el trabajo, lealtad al grupo de trabajo, entre otros. (Véase Figura 2.- Roles y Socialización Organizacionales)

Características de los grupos en las organizaciones

Los gerentes que tratan con grupos deben: 1. determinar cuándo y cómo deben usarse con la máxima eficacia para alcanzar las metas de la organización, 2. administrar los grupos para que consigan un desempeño superior y 3. superar las desventajas que conllevan los grupos. Para hacer esto, los gerentes deben conocer algunas características especiales de los grupos que puedan ayudarlos. Relacion Con El Liderazgo[7]

El líder formal de un grupo es, desde luego, nombrado o elegido para que lo encabece. En cambio, los líderes informales tienden a surgir gradualmente conforme interactúan los miembros del grupo. El hombre o mujer que toma la palabra más que los otros, que ofrece más y mejores sugestiones o que da dirección a las

actividades del grupo se convierten en líder informal. Los líderes formales como los informales desempeñan dos papeles básicos. En el papel de tareas, dirigen el grupo hacia la terminación de las actividades que se tratan de realizar. En la función de formación y mantenimiento del grupo, el líder quiere satisfacer las necesidades sociales del grupo estimulando para ello los sentimientos de solidaridad. NORMAS DEL GRUPO Y CONFORMIDAD

Con el tiempo, los miembros de un grupo se forjan expectativas sobre cómo ellos y los otros integrantes del grupo se comportarán y ejercerán presión unos sobre otros, a fin de asegurarse de que sus expectativas se realicen. Cuando una persona no se ajusta a las normas del grupo, los otros miembros tratarán inicialmente de persuadirlo para que lo haga y tratarán de razonar con él o de gastarle bromas pesadas. Si esto no da resultado, seguramente incrementarán la presión. Si se considera importante la norma que está siendo violada, usarán la crítica y el sarcasmo, el ridículo y, finalmente el ostracismo (el rechazo total por medio de la “ley de hielo”). COHESIÓN DEL GRUPO

La cohesión del grupo, o solidaridad, constituye un indicador importante de cuánta influencia tiene el líder cada uno de los miembros. Cuanto más cohesivo sea un grupo (es decir, cuanto más positiva sea su actitud respecto a su pertenencia a él) mayor será la posible influencia del grupo. Los integrantes difícilmente quebrantarán las normas de un grupo al cual se sienten fuertemente unidos. La cohesión del grupo tiende se desarrolla en un modo circular: las personas se afiliarán a grupos por cuyos miembros siente admiración o con los cuales se identifican. Los grupos muy cohesivos a menudo muestran menos tensión, malos entendidos y hostilidad que los no cohesivos, por tal razón, son potencialmente más productivos.

DESEMPEÑO DEL GRUPO

Dos aspectos del desempeño del grupo son a menudo importantes para los gerentes: 1) la relación entre cohesión y desempeño del grupo, que es muy importante cuando los gerentes trabajan con grupos informales; 2) las diferencias entre la solución y toma de decisiones en forma individual y en grupo, las cuales tienen gran importancia cuando trabajan con grupos especiales de trabajo y con comités. SOLUCIÓN[8] DE PROBLEMAS EN GRUPO

Los Grupos en general aportan ventajas y desventajas a la labor de solución de problemas. También aporta algunos factores que, según las destrezas de sus miembros y líder, pueden ser ventajas o desventajas. Ventajas de la Solución de los problemas en grupo.

1. Mayor conocimiento e información. Toda información procesada por los miembros del grupo aumentará el conocimiento para la solución de problemas 2. Más formas de abordar un problema. Si se consideran más métodos, mayor será la posibilidad de encontrar la solución óptima. 3. Mayor aceptación de las soluciones.Una decisión [9] no será eficaz si los que la ponen en práctica no aceptan la decisión y la cumplen. 4. Mejor comprensión de la decisión. Cuando la gerencia tome una decisión de forma individual, se deberá recurrir a quienes la ejecutarán. La no realización eficaz de las decisiones se debe a una comunicación deficiente.

DESVENTAJAS DE LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN GRUPO

1. Decisiones prematuras. La mayor parte de los grupos que resuelven problemas sugieren varias soluciones, cada una de las cuales puede o no recibir críticas y puede o no recibir apoyo. 2. Dominio individual. Un líder (ya sea formal o informal) es capaz de dominar la discusión de un grupo y de inmediato influir profundamente en el resultado, aun cuando su capacidad para resolver problemas sea limitada. Las personas extrovertidas y socialmente asertivas tienden a ser más activas que otros participantes y de ahí que ejerzan mayor influencia. 3. Otras soluciones contrarias. Cuando un grupo aborda un problema, generalmente todos concuerdan con la meta principal: encontrar la mejor solución posible. Pero al proponer otras soluciones, los integrantes del grupo pueden empezar a considerar y defender su solución desde el punto de vista de “ganar o perder”, en lugar de juzgar objetivamente los méritos de cada alternativa. 4. Soluciones preconcebidas. Algunos miembros del grupo pueden tener una solución preconcebida en particular. Defender con firmeza su propuesta sin tener en cuenta las demás, en lugar de buscar con mente abierta la mejor decisión posible. FACTORES QUE PUEDEN SER VENTAJAS O DESVENTAJAS

● Desacuerdo[10]. El choque de ideas que ocurre en un grupo puede favorecer la creatividad e innovación, aunque también puede producir resentimiento y herir el amorpropio de algunos. Los líderes hábiles en la conducción de grupos se valen del desacuerdo para generar soluciones creativas.

● Conflicto[11] de intereses. Con frecuencia los miembros del grupo no coinciden en las soluciones porque abordan el problema desde distintas perspectivas y con diferentes metas en mente. ● Correr riesgos. Los grupos son más “conservadores” y cautelosos que los individuos. Sin embargo, se cuenta con pruebas de que, en algunas situaciones, los grupos toman decisiones más arriesgadas que aquellos. En tales situaciones las soluciones colectivas representan “cambios arriesgados” respecto a las soluciones que podrían ser propuestas por los miembros del grupo. ● Exigencias de tiempo. Las decisiones en grupo son más lentas y costosas que las del individuo. Pero, son también más eficaces, el tiempo puede ser una ventaja en las decisiones de grupo, pues produce mejores decisiones y facilita su realización; también puede ser una desventaja porque da por resultado un aumento de costos en ese proceso. ● Cambio de opinión[12]. Rara vez todos los miembros de un grupo comienzan con la misma solución posible de un problema. Para llegar a un acuerdo, es necesario que algunosmiembros del grupo cambien la postura con que iniciaron la reunión. Ello puede ser tanto una ventaja como una desventaja, según la persona que cambie de opinión. GRUPOS ESPECIALES DE TRABAJO

El comité o el grupo especial de trabajo suele ser el medio más adecuado de combinar la pericia de diferentes integrantes de la organización y canalizar sus esfuerzos hacia una buena solución de problemas y toma de decisiones. La mayor complejidad y rapidez del cambio en las empresas modernas exige hoy el tipo de obtención de información y evaluación de problemas que los comités y grupos especiales de trabajo son capaces de aportar.

TIPOS DE GRUPOS FORMALES DE TRABAJO Los Grupos Especiales de Trabajo.

Llamados también equipos de proyectos, se constituyen para que se ocupen de un problema o tarea específicos. Duran hasta que se termina la tarea o se resuelve el problema. Por lo regular se crean para resolver problemas complejos o tareas que incluyen varias subunidades de la organización. Los grupos especiales de trabajo obtienen sus resultados en una de las tres formas siguientes: 1. Haciendo recomendaciones al ejecutivo ante quien son responsables. 2. Llegando a decisiones en el grupo cuando el ejecutivo apropiado es el líder formal. 3. Cuando los representantes de las unidades los comprometen a tomar medidas concretas de acuerdo con las conclusiones del grupo. Comités Permanentes.

Estos comités se mantienen para satisfacer una necesidad permanente de la organización. Casi siempre esta clase de comités o bien hacen recomendaciones formales a un gerente de nivel superior o bien poseen la autoridad para tomar sus propias decisiones referentes a una actividad limitada de la organización. Consejos y Comisiones.

Los consejos [13] (de administración) están integrados por individuos a quienes se nombra o elige para que administren una organización pública o privada. Los miembros de una comisión suelen ser nombrados por los oficiales del gobierno para que realicen las obligaciones administrativas, legislativas y normativas. Cómo hacer eficaces a los grupos formales

Puesto que los grupos formales desempeñan un papel necesario en las organizaciones, los gerentes han de aprender a servirse de ellos en una forma eficaz [14]. Las recomendaciones siguientes se aplican a los comités de solución de problemas, que deberán administrarse flexiblemente para que las destrezas de sus miembros se aprovechen al máximo. Procedimientos formales

Algunos procedimientos formales ayudan a los comités a operar con mayor eficacia. Las metas del comité deberán definirse con claridad, de preferencia por escrito. Con ello se centrarán las actividades del comité y se reducirá la discusión de lo que se ha de hacer. Hay que especificar la autoridad del comité y conviene determinar el tamaño óptimo del comité. Si hay menos de cinco miembros, disminuirán las ventajas del trabajo en grupo, el número ideal de miembros para muchas tareas parece fluctuar entre 5 y 10. Deberá escogerse a un presidente, basándose en la capacidad de los candidatos para dirigir bien las reuniones; es decir, en la capacidad de estimular la participación de todos los asistentes, para evitar que las sesiones se vean dominadas por discusiones intrascendentes y comprobar que se realicen todos los trámites y el papeleo. Nombrar a un secretario permanente para que se encargue de las comunicaciones suele dar buenos resultados. La orden del día y el material de apoyo de la reunión deberán distribuirse antes deque ésta empiece. Las reuniones deben comenzar puntualmente y terminar en el tiempo establecido. Al inicio de ellas se anunciará a qué hora terminarán. Pautas para los líderes.

El liderazgo del comité es un factor fundamental en el resultado del trabajo de un comité. Al líder compete la autoridad de la membresía del comité, la terminación satisfactoria de sus tareas asignadas y su propia conducta directiva. El líder ha de analizar el trabajo que se asigna al comité. El líder ahorrará tiempo y

concentrará los esfuerzos del comité si al inicio detecta el trabajo inapropiado y lo evita. Se recomienda que el líder siga las siete reglas siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Controlar a los parlanchines. Lograr que participen los callados. Proteger al débil. Estimular el conflicto de ideas. Estar alerta ante el impulso de eliminar sugerencias. Dar la palabra al final a los de mayor antigüedad. Concluir la sesión con un comentario optimista.

Pautas para los miembros.

El proceso de toma de decisiones en grupo tiene un objetivo básico, resolver los conflictos creativamente por medio del consenso, se establece que hay cinco pautas para ayudar a los miembros del grupo a alcanzar el consenso. 1. Presentar la propia postura en la forma más clara y lógica que sea posible, pero no defenderla. 2. Si se llega a un punto muerto en la discusión entre algunos miembros en un punto cualquiera, no se debe de adoptar una actitud de triunfo o derrota ante el grupo. 3. No ceder ningún punto por el simple hecho de salvar la armonía. Aceptar una solución sólo cuando se base en un fundamento lógico. 4. Evitar las técnicas que prescinden de la lógica con tal de reducir el conflicto (como el voto de la mayoría, el lanzamiento de una moneda, la negociación y el prorrateo). 5. Hacer aflorar las diferencias de opinión y lograr que todos participen en la discusión. Sólo reuniendo la gama más amplia posible de pareceres y obteniendo toda la información disponible podrá el grupo encontrar soluciones de alta calidad.

Contribución de los Grupos a la Efectividad Organizacional

Los grupos y los equipos pueden: ● ● ● ●

Impulsar los niveles de actuación. Fortalecer la capacidad de respuesta de los clientes. Incrementar la innovación. Acrecentar la motivación y satisfacción

Y con ello conseguir ventajas competitivas. Conclusiones De forma general podemos decir que tanto los grupos formales como los informales abarcan muchos matices y para enfatizarlos lo dividiremos en tres: Las Orientaciones, las Estructuras y Procesos y, sus Manifestaciones.

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