Ky Nang Quan Ly Thoi Gian

Tâm Vit Group

Quản lý Thời gian

K
năng

1

2


Công cụ quản lý thời gian


Các thế hệ quản lý thời gian


Giá trị của thời gian

Quản lý thời gian

3


Công cụ quản lý thời gian


Các thế hệ quản lý thời gian


Giá trị của thời gian

Quản lý thời gian

4


Thời gian là nguồn lực không thể tái tạo


Thời gian là tự do


Thời gian là tương ñối

Giá trị của thời gian

5

6

Thời gian là cuộc sống.

Thời gian là Vàng.

36,792,000 Phút

24 Giờ 60 Phút

70 Tuổi X 365 Ngày

7

70 Tuổi X 365 Ngày 24 Giờ 60 Phút 60 Giây 2,207,520,000 Giây

8

9

bạ gì mua nấy?

Ta ñi chợ,

hoạt ñộng hiệu quả 10

 Làm những gì cần làm theo thứ tự quan trọng


ðịnh hướng

 Làm bất cứ cái gì có thể hoặc ñến với mình


ðịnh hướng

Hai cách tiếp cận

5. Lo lắng thái quá

4. Giám sát quá chặt chẽ

3. ðặt quá nhiều mục tiêu

2. Các mục ñích không rõ ràng

1. Làm việc không có kế hoạch

Nguyên nhân lãng phí thời gian

11

ta ñến ñâu cả. 12

Ta rất nỗ lực nhưng không ñưa

Lo lắng giống như ngồi xích ñu.

10. Trì hoãn công việc

9. Sửa sai

8. Vòng vo

7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo

6. Có quá nhiều công việc giấy tờ

Nguyên nhân lãng phí thời gian

13

Treo c

là

Treo việc

14

Làm ngay tức thì

Không làm không ñược

Không làm

Không làm cũng ñược

15

16

Một chạm

15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội

14. Tức giận

13. Nghỉ sớm

12. Dự các cuộc họp vô bổ

11. Mất thời gian chờ ñợi

Nguyên nhân lãng phí thời gian

17

18

khác cùng lãng phí thời gian.

một mình, họ luôn kéo người

Không ai muốn chịu mất mát

móc ví của ta? 19

với những người

Ta có ñồng tình

20


Giá có thêm 1 ngày ñể làm việc này thì tốt biết mấy


Giá 1 ngày có 25 tiếng


Tôi không có thời gian ñể làm hết mọi việc


Ngày mai nhé, mai.... lại mai


Dạo này anh bận, phải về muộn


Ý tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian

Hội chứng... vội


Hẹn gặp khách, nhưng khi họ ñến lại không nhớ


Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt


Vội chạy ñến và rời cuộc họp không ñúng giờ


Dường như lúc nào cũng bận bịu với một cái gì ñó


Bị nhấn chìm trong công việc

Người cán bộ quan trọng!

21

Bạn ñến hay không thì máy bay vẫn cất cánh

22


Công cụ quản lý thời gian


Các thế hệ quản lý thời gian


Giá trị của thời gian

Quản lý thời gian

23


Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước


Làm cái tốn nhiều thời gian trước


Làm cái dễ làm trước


Làm cái biết cách làm trước


Làm cái thích trước, cái không thích sau

Thói quen dùng thời gian

24


Cái gì ñến trước làm trước


Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn


Chờ ñến hạn cuối cùng mới làm


Làm việc gấp trước việc quan trọng


Phản ứng lại yêu cầu của người khác

Thói quen dùng thời gian

25

 Việc quan trọng là những việc trước mắt

 Dồn việc sang ngày hôm sau

 Không quên ñầu việc


Kết quả:


Sử dụng sổ tay liệt kê ñầu việc hàng ngày


Khuynh hướng: Theo dòng chảy


Cơ sở: Nhắc việc

Quản lý thời gian – Thế hệ 1

26

 Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình

 Có thời hạn bắt ñầu và kết thúc cho mỗi việc

 Không quên ñầu việc


Kết quả:


Dùng công cụ hiện ñại hơn ñể QL ñầu việc


Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai


Cơ sở: Lập kế hoạch và chuẩn bị

Quản lý thời gian – Thế hệ 2

27

 Việc quan trọng xác ñịnh bởi giá trị và khẩn

 Lạm dụng chữ “Khẩn”

 Việc ưu tiên về thời gian ñược thực hiện


Kết quả:


Dùng công cụ lập kế hoạch, tổ chức ngày


Khuynh hướng: Xác ñịnh giá trị, ưu tiên

28


Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hoá, kiểm soát

Quản lý thời gian – Thế hệ 3

29

Thế hệ thứ 4?


Việc quan trọng chưa ñược dành thời gian


Làm ñược nhiều việc hơn với thời gian ít hơn

Nhận xét 3 thế hệ

Khẩn cấp

&

Quan trọng

Hai thuộc tính của sự kiện:

30

Không quan trọng

Quan trọng

III

I

Khẩn cấp

IV

II

31

Không khẩn cấp

Ma trận quản lý thời gian

32

IV

III

•Các công việc vô bổ •ðiện thoại •Tán gẫu •Hoạt ñộng “giải trí”

•Làm việc trong C/ lược •Xây dựng quan hệ •Tìm kiếm cơ hội •Lập kế hoạch

II

Không khẩn cấp

•Khủng hoảng •Các vấn ñề cấp bách •Các dự án ñến hạn •Công việc tồn ñọng

Không •Các việc ñột xuất quan •Thư từ, e-mail trọng •Họp hành •Các vấn ñề cấp bách

Quan trọng

I

Khẩn cấp

Ma trận quản lý thời gian

Không quan trọng

Quan trọng

Giao cho người khác

III

Làm ngay

I

Khẩn cấp

Chỉ làm nếu có thời gian

IV

Làm sau, nhưng kiên quyết

II

33

Không khẩn cấp

Ma trận quản lý thời gian

Kết quả:

III

- Căng thẳng (stress) - Kiệt sức - Luôn trong tình trạng khủng hoảng - Làm việc ngoài phạm vi chức năng

I

IV

II

34

35

Việc gì cũng vội thì mất hết cơ hội

Việc gì cũng gấp thì hiệu quả thấp

36

IV

III

- Tập trung vào ngắn hạn - Công việc vụn vặt - Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch - Cảm giác là nạn nhân, thụ ñộng - Quan hệ hời hợt

Kết quả:

II

I

37

III

I

- Phụ thuộc vào người khác

- Tách rời công việc

- Vô trách nhiệm

Kết quả:

IV

II

38

II

IV

I

III

- Tầm nhìn, triển vọng - Cân bằng - Sống có kỷ luật - Chủ ñộng - Ít khủng hoảng

Kết quả:

39

Nhưng có thể nếu có quyết tâm

Quản lý thời gian là việc khó

Có thể quản lý thời gian?

40


Phát triển các kỹ năng quan hệ


Phát triển khả năng ñộng viên khuyến khích


Phát triển kỹ năng nhận biết và QL bản thân


Phát triển tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu

Năng lực lãnh ñạo

41

42


Nhận thức về thiên hướng sử dụng thời gian


Quan ñiểm mới về quản lý thời gian


Nhận thức về những cách lãng phí thời gian


Tầm quan trọng của quản lý thời gian

Những vấn ñề cơ bản


Tổng kết các nguyên tắc quản lý thời gian


Giao việc


Ưu tiên hoá


Ma trận quản lý thời gian

Những vấn ñề cơ bản

43

5. Làm nhiều việc không quan trọng một lúc

4. Ngăn nắp

3. Ưu tiên hoá các công việc

2. Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày

1. ðọc có chọn lọc

Nguyên tắc quản lý thời gian

44

10.Dành một thời gian không bị quấy rầy

9. Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng

8. Xác ñịnh 20% công việc quan trọng

7. Chia nhỏ các công việc lớn

6. Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ

Nguyên tắc quản lý thời gian

45

15. Làm việc bận rộn vào một thời ñiểm

14. Làm gì ñó lúc chờ ñợi

13. Luôn ñể ý thời gian

12. ðặt ra hạn cuối cùng

11. Không trì hoãn công việc

Nguyên tắc quản lý thời gian

46

Xe cứu hoả?

hay

Tàu hoả

47

48

Bận việc?

hay

Làm việc

(tổ chức vùng II)

ở vị trí số một 49

Việc quan trọng nhất

Quản lý thời gian – Thế hệ 4

50

hoàn thành tốt nhất

nhất phải ñược

Việc quan trọng

Lập lịch cho các việc ưu tiên

Lập ưu tiên cho các việc trong lịch

51

52

Viễn cảnh tương lai

quản lý?

hay

Lãnh ñạo 53

54

ðịnh hướng

55

Thang dựa vào ñâu?

56

57


Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác


Chọn theo cảm tính


Chịu sự hối thúc của thời gian


Làm những việc cấp bách


Chọn những gì trước mắt

Nếu không có tầm nhìn

Mục ñích +

Hành ñộng

=

=

+ Hành ñộng

=

+

=

Mục ñích

Hành ñộng

+

Mục ñích

58

Sống ñẹp

Qua ngày

Mộng mơ

Kết quả

59

nhanh thì phải

Muốn phóng

60


Vượt qua sợ hãi, hèn nhát, các trở ngại khác


Nói “không” một cách tự tin và thanh thản


Hành ñộng nhiệt tình ñể ñạt mục tiêu

Tầm nhìn giúp ta

vận ñộng viên Paragames?

giữa một người chán ñời và

ðiều gì tạo nên sự khác biệt

61

hay

trái tim!

Tiền bạc, công danh,

ta xuất phát từ ñâu?

62

Sự lựa chọn của chúng

T©m linh

C¸ nh©n

Gia ®×nh

KÎ thï

B¹n bÌ

Nguyên tắc

Së h÷u

C«ng viÖc

Thó vui

Hä hµng TiÒn b¹c

63

tạo ra sứ mệnh của mình

chứ không phải

Chúng ta nhận ra

64

 Sự hình dung sáng tạo

 Bản lĩnh tự quyết

 Lương tâm

 Nhận thức về bản thân


Bốn phẩm chất thiên phú

Cơ sở ñể hoạch ñịnh mục tiêu

65

 Vật chất

 Xã hội

 Tinh thần

 Lý tưởng


Bốn nhu cầu con người

Cơ sở ñể hoạch ñịnh mục tiêu

66

67

Khoái cảm?

hay

Hạnh phúc


Bằng cách nào?


Tại sao?


Cái gì?

ðể lương tâm trả lời

68

69

S pecific M easurable A chievable R esult-oriented T ime bound 70

Hành ñộng tạo ra kết quả 71

Cảm nhận dẫn ñến hành ñộng

Hình ảnh tạo nên cảm nhận

Suy nghĩ tạo ra hình ảnh

Viết tạo nên suy nghĩ

Vài trò

Tầm nhìn Sứ mệnh

Kế hoạch

Hàng tuần

Mục tiêu

Lâu dài

Vai trò

72

Giao việc

Lịch tuần

Mục tiêu

ðặt vé ñi xem phim (4) Tập xe cho con (5) Bàn về vấn ñề chi tiêu (6) Khảo sát thị trường (7) Phỏng vấn tuyển trợ lý (8) Nghiên cứu thị hiếu (9) Nghiên cứu kết quả cuối cùng (10) Tác ñộng ký kết (11) Mở rộng mạng lưới (12)

Phát triển Cá nhân

Gia ñình/ Vợ chồng

Phụ trách SP mới

Phụ trách Nghiên cứu

73

Soạn mục tiêu cá nhân (1) ðăng ký dự hội thảo (2) Thăm bạn ốm (3)

Phụ trách Công ñoàn

Phụ trách Hành chính

Phụ trách Nhân sự

Chuẩn bị ñại hội (17) Thăm hỏi nhân viên (18) Soạn kế hoạch năm tới (19)

Báo cáo cuối tháng (15) Báo cáo lương (16)

Xem xét lại trách nhiệm (13) Thăm hỏi nhân viên (14)

74

C©n b»ng cuéc sèng

Ho¹t ®éng ch©n tay

tiªn tuÇn

Môc tiªu C¸c −u

TuÇn:

7

6

5

4

3

2

1

12

11

10

9

8

Chñ nhËt

Ho¹t ®éng Ho¹t ®éng XH, 8 trÝ ãc t×nh c¶m Ho¹t ®éng Tíi: tinh thÇn

Vai trß

LÞch tuÇn Thø 2

Thø 4

Thø 5

LÞch c«ng viÖc

C¸c −u tiªn hµng ngµy

Thø 3

Thø 6

75

Thø 7


Thói quen: thêm tốt, bỏ xấu


Cá tính (suy nghĩ, cảm nhận, cách sống)


Tài chính


Thử nghiệm


Phát triển cá nhân


Sức khoẻ


Quan hệ

Mục tiêu tháng

76


Công cụ quản lý thời gian


Các thế hệ quản lý thời gian


Giá trị của thời gian

Quản lý thời gian

77

 Phụ thuộc nhiều  Khó sử dụng  Không linh ñộng  Rất oai

 Dễ sử dụng

 Linh ñộng

 Không oai


Công cụ hiện ñại

 Phụ thuộc ít


Giấy và bút

Các công cụ

78

 Các phần mềm quản lý thời gian khác

 Phần mềm: Microsoft Outlook


Máy vi tính: ñể bàn, xách tay, bỏ túi...


ðiện thoại di ñộng


Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml

Công cụ hiện ñại

79

80

81

82


Một quyển sổ nhỏ


Một chiếc bút

Công cụ ñơn giản

83


Hãy nghĩ ñến việc hiện tại


Gạch ñi những việc ñã làm


Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên


Liệt kê tất cả các công việc cần làm


Viết ra mọi mục tiêu cần ñạt

Cách nghi sổ

84

Present – Thể hiện

Present – Món quà

Present – Hiện tại

85


ðánh dấu hoặc gạch ñi những việc hoàn tất


Ghi thời gian cho mỗi việc phía bên trái


Ghi những việc cần làm phía bên phải


Chia sổ làm hai phần


Có khoảng trống ñể ghi việc quan trọng

Cách nghi sổ

86

Trí nhớ tốt

hơn

Mẩu bút chì

87

88

nét mực mờ

không bằng

Trí nhớ ñậm

 Không chi tiết

 Không có thứ tự ưu tiên

 Không giới hạn thời gian

 Không cấu trúc


Bảng kê ñầu việc:

Bảng kê ñầu việc

89

 Chi tiết, cụ thể

 Thứ tự ưu tiên

 Thời gian hoàn thành

 Cấu trúc theo thời gian


Thời gian biểu:

Thời gian biểu

90

 Dành vừa ñủ thời gian cho việc cụ thể


Thực tế

 Quá nhiều thời gian dành cho một việc


Bi quan

 Quá ít thời gian ñể thực hiện công việc


Lạc quan tếu

Ba loại thời gian biểu

91


Lập lịch cho việc ñột xuất


Lập lịch mọi việc


ðặt hạn chế thời gian


Kết hợp các hoạt ñộng


Hình dung ra các chi tiết


ðịnh thời gian cho hoạt ñộng thông thường

Thời gian biểu thực tế

92

 Không kiểm tra kép

 Chỉ chấp nhận những tin ngắn

 ðừng vật lộn với chó con

 Thêm một giờ buổi sáng

 Cắt bớt ñi một việc


Giờ quan trọng nhất

Kỹ năng lập thời gian biểu

93

tiền chắc không bao giờ ta nghèo.

Nếu ta sử dụng thời gian như tiêu

94

Lúc thiếu tiền ta tiêu pha rất chi ly.


Tuân thủ lịch


Hoạch ñịnh ngày thứ tư trước ngày thứ ba


Làm cho quyển lịch quan trọng như ñồng hồ


Sắp xếp thư tự ưu tiên

Kỹ năng lập thời gian biểu

95


Công cụ quản lý thời gian


Các thế hệ quản lý thời gian


Giá trị của thời gian

Quản lý thời gian

96

thành công nhỏ với bước lớn.

hơn là

Thành công lớn với bước nhỏ

97

gian của người khác

Hãy tôn trọng thời

98

Kỷ luật là tự do. 99

người thành công và kẻ thất bại. 100

khác biệt giữa người giàu và kẻ nghèo,

Cách sử dụng tài sản ñó làm nên sự

1440 phút/ngày

Ai cũng có cùng một tài sản:

Tính cách

Thói quen

SỐ PHẬN

Chuẩn mực

Hành vi

101

Suy nghĩ

sức bật cuộc ñời. 102

Thói quen tích cực là:

Văn hoá

Thói quen

SỰ NGHIỆP

Hệ chuẩn

Hành vi

103

Suy nghĩ

(Sau một năm nữa tôi chuyển sang thế giới mới)

104

3 ñiều ước!

ñiểm của mình.

Chân lý biết thời

105

106

Tăng nhiệt ñộ cao lên ñể ñẩy nhanh tiến ñộ

1 2 Ấp

y à ng

Ung 107

tạo ra hai lần 108

Mọi thứ ñều ñược

109

phát từ suy nghĩ.

Mọi thứ ñều xuất


Thực hiện ngay


Cái gì làm ñược


Có thể tiến bộ

Trung thực

110