Kombis Sap 12 Fix.docx

KOMUNIKASI BISNIS PRESENTASI BISNIS

Kelompok 12

1. Gede Wahya Dhyatmika

(1607532025)

2. Ida Ayu Santi Dharmastri Laksmi

(1607532027)

3. Clara Yunneke Tanadi

(1607532037)

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Udayana 2018

1. Merencanakan Presentasi Persiapan untuk berbicara atau presentasi relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan tertulis yang akan dikirimkan kepada audiens. Persiapan dimulai dengan menentukan tujuan penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan memilih sauran beserta medianya. Media presentasi menggunakan saluran komunikasi lisan. Memingat bahwa pesan harus disampaikan secara lisan, maka perlu dipersiapkan beberapa teknik komunikasi khusus yang berbeda dengan komunikasi tertulis. A. MENENTUKAN TUJUAN Di dalam bisnis secara umum, tujuan komunikasi bisa dibedakan menjadi 3 yaitu 1. Memberikan Informasi Salah satu tujuan komunikasi bisnis adalah memberikan informasi. Harapan dari pemberian informasi adalah pemberian umpan balik (feedback) setelah informasi sampai pada orang yang dituju seperti yang diharapkan pembicara. Misalnya, menimbulkan perubahan sikap, pendapat, perilaku dan antisipasi. Secara umum, saluran elektronik dibedakan menjadi 3 yaitu: lisan, tertulis, dan elektronik. Untuk mengirimkan pesan dalan bentuk gambar dipilih saluran elektronik dengan media televisi, informasi bentuk isyarat bunyi dikirim dengan media radio atau telepon, dan pesan yang panjang dan tertulis dapat dikirmkan menggunakan saluran tertulis dengan media surat kabar atau majalah. Presentasi dengan tujuan memberikan informasi atau menganalisis situasi terjadi jika pembicara dengan audiens berinteraksi pada ingkat sedang dan setelah presentasi berakhir atau pada saat presentasi, audiens memberikan beberapa komentar atau pertanyaan. 2. Memengaruhi (persuasive) Asumsi dasar dalam proses memengaruhi/membujuk adalah bahwa pembicaraaudiens dengan sengaja berkomunikasi untuk saling memengaruhi. Dalam hal ini, sikap, pendapat, perilaku, dan partisipasi dapat dipengaruhi. Dari ketiga tujuan komunikasi bisnis, komunikasi dengan tujuan memenuhi orang (persuasif) memiliki interaksi pembicara-audiens yang tertinggi. Presentasi dimulai dengan memberikan fakta-fakta atau gambaran yang meningkatkan pemahaman audiens tentang masalah/hal yang sering dikomunikasikan. Dalam hal ini,

pembicara mengajak audiens untuk berpartisipasi dengan mengekspresikan kebutuhan mereka, menyarankan solusi, dan menyusun kesimpulan atau rekomendasi. 3. Memberikan Instruksi Pemberian instruksi hanya dilakukan oleh mereka yang memiliki wewenang, misalnya atasan membelikan instruksi kepada bawahannya. Komunikasi dengan tujuan instruktif terjadi pada interaksi pembicara-audiens tingkat sedang sampain tingkat rendah. Saat proses pemberian instruksi sedang berlangsung atau telah selesai, audiens bertanya atau memberikan komentar dan pembicara memberikan tanggapan. Tidak adanya pertanyaan atau tanggapan menunjukkan audiens kurang antusias dengsn instruksi yang diberikan. B. MENGANALISIS AUDIENS Secara umum, analisis audiens yang peitama kali dilakukan akan menyangkut latar belakang seperti pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang tersebut dapat diketahui kebutuhan dan keinginan audiens pemahaman kebutuhan dan keinginan audiens selanjutnya akan digunakan untuk menentukan gaya/pendekatan dan isi presentasi yang tepat. Dalam suatu presentasi, jumlah (size) audiens dapat hanya terdiri dari beberapa orang saja, puluhan orang, atau bahkan ratusan. Presentasi dengan Jumlah audiens yang berbeda menuntut penggunaan pendekatan yang berbeda. Pada presentasi dengan beberapa orang audiens dimungkinkan adanya diskusi. tanya Jawab, dan pengambilan kesimpulan secara bersama-sama. Hal yang paling mungkin dilakukan adalah pendekatan satu arah, yaitu pembicara berbicara kepada audiens. Presentasi dengan audiens beberapa orang saja memungkinkan terjadinya pemahaman masing-masing latar belakang audiens dengan kbili baik. Sementara itu, presentasi dengan jumlah audiens relatif besar menuntut pembicara untuk memahami komposisi audiens. Misalnya, tingkatan pendidikan audiens dan Jumlahnya, kisaran usia, dan bagaimana penyebaranya. Hal terakhir dalam analisis audiens adalah bagaimana reaksi audiens terhadap materi yang dipresentasikan. Secara umum, reaksi audiens bisa digolongkan menjadi tiga, yaitu menolak. menerima, dan tidak bereaksi. Meskipun reaksi audiens dapat diperkirakan/diprediksi sebelumnya, tetapi reaksi mereka atau sebagian dari mereka kadang-kadang tidak seperti yang diperkirakan. Oleh karena itu, pembicara harus mempersiapkan diri untuk menghadapi ketiga kemungkinan

tersebut. Seteiah pembicara menyadari bahwa reaksi audiens tidak seperti yang semula diperkirakan, pembicara harus segera menyesuaikan pendekatan yang digunakan dalam presentasi. Secara garis besar, perencanaan presentasi sama dengan perencanaan dalam pesan tertulis. Dimulai dengan menentukan ide pokok/utama, menyusun garis besar (outline) yang akan dipresentasikan, menentukan panjang presentasi, dan menentukan gaya/pendekatan. 1. Menentukan Ide Pokok/Utama

Ide pokok merupakan penyingkatan dari keseluruhan presentasi menjadi satu kalimat deklaratif .Bersamaan dengan penentuan tujuan dan analisis khalayak, pembicara menentukan ide pokok/tema presentasi. Jika tujuan merupakan sesuatu yang harus diraih atau menjadi sasaran. maka ide pokok adalah cara untuk mencapai tujuan . 2. Menyusun Garis Besar (Outline).

Langkah kedua dalam merencanakan presentasi adalah menentukan garis besar atau pokok-pokok pikiran (outline) presentasi. Garis besar atau pokok pikiran presentasi akan membentuk kerangka pesan yang akan disampaikan. Setiap pokok pikiran harus mendukung, menggambarkan, atau memperjelas ide pokok. Pesan harus disampaikan secara rinci dan langsung pada intinya. Penyampaian pesan yang berulang-ulang dan penyampaian pesan yang tidak/kurang bermanfaat akan membosankan atau bahkan membingungkan audiens. Selain itu, harus dipilih kata-kata yang sederhana agar maknanya mudah dimengerti. 3. Memperkirakan panjang/lama presentasi

Waktu untuk presentasi seringkali sangat dibatasi secara ketat. Dengan demikian, pembicara perlu menyusun materi sesuai waktu yang tersedia. Untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam suatu presentasi, dapat digunakan kerangka/garis besar presentasi. Caranya, kerangka/garis besar yang sudah disusun dicoba untuk dipresentasikan. Pada umumnya, presentasi yang singkat membutuhkan waktu sekitar 10 mit, sedangkan presentasi yang panjang membutuhkan waktu sekitar 60 menit. Presentasi yang terlalu singkat, misalnya kurang dari 10 menit, menyebabkan materi tidak dapat disampaikan secara lengkap dan tidak memungkinkan terjadinya interaksi antara pembicara dengan audiens.

Hal yang perlu diperhatikan, baik presentasi dalam waktu yang singkat maupun presentasi yang panjang, adalah bahwa presentasi harus mengandung unsur pendahuluan, isi atau batang tubuh, dan penutup. 4. Menentukan gaya/pendekatan

Secara umum, presentasi bisa dilakukan dengan pendekatan formal maupun informal. Presentasi dengan pendekatan formal digunakan untuk menyampaikan hal-hal yang penting. Misalnya, dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Direktur mempresentasikan kinerja perusahaan selama satu tahun. Pelaku bisnis adalah orang yang sibuk sehingga mereka harus menggunakan waktu dengan sebaik-baiknya. Selain itu. sejumlah besar pelaku bisnis dikumpulkan dengan undangan yang bersifat formal sehingga presentasi sebaiknya juga den gan pendekatan formal. Untuk presentasi dengan audiens yang jumlahnya sedikit, cukup digunakan pendekatan informal. Antara pembicara dengan audiens maupun antara audiens dengan audiens dapat berinteraksi secara langsung sehingga penggunaan pendekatan informal menjadi lebih efektif. 2. Menyusun Format Presentasi Didalam menyusun format persentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap mendengarkan apa yang akan dipersentasikan. Seperti laporan tertulis, sebagaian besar persentasi bisnis dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari audiensnya. Format persentasi terdiri dari 3 bagian yaitu: 1. Bagian Pembukaan. Bagian pembukaan bertujuan untuk mendapatkan perhatian audiens, membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. 1) Menarik Perhatian Audiens. Sebelum pembicara menyampaikan materi persentasi, Ia harus dapat menarik perhatian audiens terlebih dahulu. Bagaimana cara menarik Perhatian Audiens?, Dalam hal ini berikut factor cara menarik perhatian audiens:

 Intensitas. Sesuatu yang lain dari hal – hal yang ada di sekitarnya akan menarik perhatian, contohnya cahaya, suara, bau, dan objek.  Gerakan. Objek yang bergerak biasanya lebih menarik dari pada objek yang diam. Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan lebih menarik perhatian audiens.  Keakraban. Keakraban merupakan salah satu cara menarik perhatian audiens, Jika pembicara dapat mengenal baik audiens dalam hal nama, jabatan, atau prestasi maka pembicara tersebut lebih menarik perhatian audiens dari pada tidak mengenalnya sama sekali.  Kebaruan. Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens dari pada sesuatu yang sudah dikenalnya.  Humor. Humor akan menaik perhatian audiens karena humor akan menurunkan ketegangan, baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Namun demikian, Humor dalam persentasi bisnis harus relavan dan dengan cita rasa yang baik.  Ketegangan. Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian audiens. Namun situasi yang tegang itu segera diakhiri agar audiens segera menangakap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan pertanyaan maupun dengan komentar – komentar. 2) Membangun Kredibilitas. Pembicara dengan kredibilitas tinggi lebih diterima audiens dari pada yang berkredibilitas rendah. Permasalahannya sekarang bagaimana membangun kredibilitas?, yaitu dengan berpenampilan yang rapi dan serasi akan meningkatkan kredibialitas pembicara.

3) Peninjauan Audiens. Pemahaman Judul atau tujuan persentasi akan membantu audiens memahami isi persentasi secara keseluruhan. 2. Bagian Isi (Body). Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupakan bagian terpenting dari persentasi. Pada bagian isi pokok pikiran, alasan–alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu bagian isi harus memiliki struktur yang jelas, dengan urutan – urutan pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha mempertahankan perhatian audiens. 1) Penekanan Struktur atau Format. Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak antar paragraf, dan daftar yang ada. Untuk melihat Format atau struktur persentasi, audiens dapat menggunakan transisi. 2) Urut- Urutan Bagian Isi. Bagian isi harus memiliki urutan yang jelas dan logis untuk mempermudah audiens dalam memahami presentasi. 3) Mempertahankan Minat Audiens. Apabila pada bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka pada bagian isi atau batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audiens. 4) Menghubungkan Topik Persentasi dengan kebutuhan audiens. Apabila pembicara dapat menghubungkan topic atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan audiens, maka dapat dipastikan bahwa audiens dapat akan memperhatikan pembicara. 5) Menggunakan Bahasa yang Jelas. Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens mudah bosan, demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. 6) Menjelaskan Hubungan Topik dengan Ide – ide yang Familiar.

Hal itu akan mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga memungkinkan audiens untuk menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di dalam ingatan audiens. Dengan demikian, persentasi akan lebih menarik minat audiens. 3. Bagian Penutup. Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus memperhatikan 3 hal yaitu: 1) Meringkas Pokok Pikiran. Sebelum persentasi di tutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah dijelaskan di bagian isi. Tujuannya untuk mengingatkan kembali kepada audiens tentang isi persentasi. 2) Menggaris bawahi Tahap selanjutnya Dalam hal ini Pembicara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audiens setelah persentasi berakhir. Tindakan yang dilakukan harus cukup jelas sehingga ada sesi Tanya jawab dan bisa diajukan secara bergiliran baru kemudian bisa dijawab. 3) Menutup dengan Pesan Positif Setelah persentasi benar – benar selesai, pembicara dapat menutup persentasi dengan kalimat positif dan dapat berupa pesan atau salam. 3. Penggunaan Visual Aid Dalam presentasi yang bersifat formal, pembicara memerlukan visual aid. Beberapa manfaat penggunaan visual aid adalah: 1. Dapat menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami audiens. Materi kompleks yang dibahas panjang lebar dapat disederhanakan menjadi satu bentuk tampilan, misalnya menjadi suatu gambar atau skema saja. 2. Visual aid dapat membantu, baik pembicara maupun audiens, untuk mengingat informasi penting dari presentasi itu. Informasi yang disampaikan biasanya tidak hanya satu. Oleh karena itu, kelancaran pembicara dalam menyampaikan materi perlu didukung oleh audiens yang mengingat informasi-informasi apa saja yang disampaikan dalam presentasi.

3. Dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi. Setelah membahas beberapa materi, pembicara kemudian menunjukkan visual aid yang telah dipersiapkan agar presentasi tidak terasa monoton. Perhatian audiens juga berpindah tidak hanya pada pembicara saja. Mengingat pentingnya visual aid dalam presentasi formal di atas, maka pembicara yang akan melakukan presentasi formal harus memperhatikan beberapa hal yang berkaitan dengan visual aid. Untuk itu, pembicara perlu memperhatikan cara menyusun visual aid yang sesuai. I.

Menyusun Visual Aid Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis visual aid, yaitu: 1) Visual Aid Dalam Bentuk Tulisan (Text Visual Aid) Pada umumnya, visual aid dalam bentuk tulisan digunakan untuk menunjukkan suatu kesimpulan presentasi atau untuk menunjukkan garis presentasi. 2) Visual Aid Dalam Bentuk Grafik (Graphic Visual Aid) Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang, diagram organisasi, dan diagram peta. Penggunaan masing-masing visual aid dalam bentuk grafik disesuaikan dengan kebutuhannya. Untuk menyusun visual aid yang benar-benar dapat membantu presentasi sehingga

didapatkan manfaat-manfaat seperti disebutkan di atas tidaklah mudah. Oleh karena itu, penyusunannya perlu dilakukan secara hati-hati. Visual aid harus sederhana. Tujuan penyesuaian visual aid yang sederhana adalah agar mudah dipahami oleh audiens. Visual aid tulisan sederhana yaitu visual aid yang tidak terlalu panjang dengan terlalu banyak baris keterangan. Selain itu, kalimat-kalimatnya juga ringkas. Sementara visual aid grafik sederhana adalah visual aid yang tidak terlalu kompleks, dengan pengertian tidak menggambarkan banyak sekali variabel dengan berbagai hubungan di antaranya. II.

Memilih Media Visual Aid Setelah memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan grafik, selanjutnya adalah

memilih media untuk menyampaikannya dalam suatu presentasi. Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid tersedia dari yang paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu komputer. Berikut akan dibahas masing-masing media secara singkat.

1. Handout Merupakan visual aid yang paling sederhana dan mudah pembuatannya sehingga banyak digunakan. Media handout memungkinkan pembicara untuk mempersiapkan, baik visual aid tulisan maupun grafik ke dalam tulisan kemudia digandakan dan dibagikan kepada audiens (biasanya sebelum presentasi dimulai). Tujuannya adalah memberikan pegangan kepada audiens mengenai materi yang akan dipresentasikan. Sembari mendengarkan presentasi, audiens dapat melihat handout berupa ringkasan materi presentasi, kesimpulan, dan grafik-grafik yang membantu pemahaman audiens. 2. Papan tulis atau whiteboard Merupakan media visual aid yang sederhana dan praktis. Dalam suatu presentasi yang dihadiri tidak terlalu banyak orang, media papan tulis dan whiteboard dapat digunakan. Namun untuk presentasi dengan audiens yang banyak, tentu saja penggunaan media itu tidak efektif. Kelebihan media papan tulis dan whiteboard adalah dapat menampung katakata maupun gagasan yang muncul seketika dalam proses presentasi dan dapat dihapus apabila tidak dibutuhkan lagi. Contoh presentasi dengan media papan tulis dan whiteboard adalah presentasi yang dilakukan oleh Manajer Pemasaran tentang cara-cara memasarkan produk baru kepada stafnya. 4. Ketrampilan Praktis dalam Presentasi Di samping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu memperhatikan beberapa faktor yang dapat memengaruhi keberhasilan presentasi. Faktor-faktor tersebut selanjutnya disebut keterampilan praktis dalam presentasi, yang terdiri dari faktor-faktor seperti cara berpakaian, pandangan mata, ekspresi wajah, sikap tubuh, suara, dan Bahasa. 1. Cara Berpakaian Dalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Pembicara yang berpakaian baik, rapi, dan bersih akan lebih diterima dibandingkan pembicara yang memakai dasi tidak rapi, bersepatu pantovel hitam dengan kaos kaki olah raga berwarna biru, berpenampilan kurang rapi, kotor, pakaian terlalu sempit atau terlalu longgar. Lebih dari itu, cara berpakaian menunjukkan citra diri orang tersebut. Oleh karena pentingnya cara berpakaian dalam presentasi, maka faktor itu harus mendapat perhatian yang sungguhsungguh. Berikut beberapa tip atau petunjuk yang dapat digunakan dalam cara berpakaian.

a. Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya. Pakaian untuk presentasi formal dipilih yang berwarna formal, seperti hitam, biru, abuabu, putih dan coklat. Sementara bentuk atau model pakaiannya adalah model formal. b. Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti kancing baju, resleting, ikat pinggang, sepatu, kaos kaki, dan dasi. c. Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian seperti kerah baju, kancing baju, resleting, tali sepatu, warna sepatu, dan penggunaan dasi. d. Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up tidak perlu tebal, tetapi tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena akan terlihat citra kurang profesional. 2. Pandangan Mata Untuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang kea rah audiens. Pandangan mata menyapu seluruh ruangan, dimulai dari arah kiri ke kanan atau dari depan ke belakang. Apabila jumlah audiens satu per satu, tetapi tidak perlu lama-lama. Jika pesertanya banyak, cukup berikan pandangan menyeluruh yang bersifat umum. Tidak dibenarkan untuk memandangkan ke lantai, kea tap, atau pada catatan secara terus menerus pada saat berbicara. Presentasi dengan Sikap tubuh berdiri Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit terbuka. Tujuannya agar dapat berdiri dengan kokoh, tetapi tetap menjaga kesopanan. Setelah berdiri tegak di depan audiens, pembicara mengatur segala sesuatunya agar situasi menjadi tenang. Pembicara perlu menguasai diri sendiri dengan menarik nafas dalam-dalam dan memandang ke arah audiens. Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan, dan dapat pula untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya untuk membuka flip chart, menulis di papan tulis, atau yang lain. Pada saat tangan tidak sedang digunakan, dekapan tangan diperut dengan sikap tubuh tetap tegak. Sikap yang harus dihindari adalah memasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan yang tidak perlu secara terus menerus, seperti memegang-megang dasi, taplak meja, atau bahkan menggaruk-garuk kepala. Suara Suara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu, suara harus mendapatakan perhatian yang besar. Setiap orang memiliki suara yang berbeda-beda, mislanya merdu, parau,

nyaring, keras, dan lemah. Suara adalah bawaan sejak lahir. Namun, agar presentasi dapat dilaksanakan dengan baik, pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan suara dengan jelas, tidak monoton, dengan tekanan yang tepat, dan bersemangat. Suara jelas dank eras Pengucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, kata-kata juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh audiens. Suara tidak monoton Agar suara tidak monoton, kalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu. Pengertian berbicara cukup keras di atas tidak berarti bahwa pengucapan satu kaliamt harus sama keras. Namun, katakata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih keras dan kata yang lain dapat lebih lemah. Suara bersemangat Suara yang bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang bersemangat. Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata-katanya dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus menghindari pengucapan kata dengan bergumam dan merendahkan suara di akhir kalimat. Bahasa Dalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau Bahasa yang formal. Penggunaan Bahasa sehari-hari atau bahasa pergaulan akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Di samping itu, wibawa berbicara juga dapat turun. Selanjutnya, pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan singkat agar mudah dipahami. Sedapat mungkin hindari penggunaan kalimat majemuk. Ubah kalimat majemuk menjadi beberapa kalimat sederhana. Hindari pula penggunaan jargon karena tidak semua audiens memahaminya.

Refrensi: Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis.Penerbit: Andi Publisher (Buku Utama)