Klh Kores 1.ppt

CIRI-CIRI SURAT 1.

2.

Surat merupakan pesan tertulis Surat merupakan saranan tertulis untuk menyampaikan pesan. Voice mail adalah pesan yang disampaikan melalui telpon dan diterima dengan alat perekam. Penerima yang ingin mengetahui isi pesan tinggal memutar ulang isi mail (surat) di dalamnya, tidak kita masukkan dalam kategori surat. Electronic mail, suatu pesan tertulis yang disampaikan melalui jaringan komputer. Meskipun pesan tersebut tidak tertulis di atas kertas, tetapi karena disampaikan melalui tulisan, bisa disebut sebagai surat. Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampaikan fakta yang diketahui oleh penulis kepada pembacanya. Pesan disebut persuasi jika isinya merupakan ungkapan keinginan atau pikiran penulis kepada pembacanya dengan harapan pembacanya bisa berpikir atau bertindak sesuai dengan keinginannya.

3.

Surat memiliki bagian-bagian yang standar Bagian-bagian yang membentuk surat adalah kepala surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama organisasi/perusahaan, nama terang dan tanda tangan, tembusan, dan inisial. 4. Surat memiliki bentuk yang standar Bentuk standar tersebut bisa merupakan kesepakatan dalam organisasi tertentu, dalam negara tertentu, dan kesepakatan internasional. Dalam tradisi surat-menyurat di Indonesia dikenal tiga bentuk utama surat dengan variasinya : - Bentuk resmi dengan variasinya bentuk resmi Indonesia lama dan bentuk resmi Indonesia baru. - Bentuk lurus dengan variasinya bentuk lurus penuh, bentuk lurus, dan bentuk setengah lurus. - Bentuk bertakuk dengan variasinya bentuk bertakuk dan bentuk alinea menggantung.

5.

6.

Surat memiliki satu pesan inti Praktek yang umum dalam korespondensi selalu menganut azas “satu surat satu pesan”. Surat tidak memungkinkan untuk menyampaikan banyak pesan. Konsekuensi dari azas ini adalah bahwa surat umumnya tidak memerlukan banyak lembar kertas. Surat bisnis yang efektif maksimum 3 halaman. Apabila 3 halaman dirasa tidak cukup, kemungkinan besar penulisnya telah melanggar azas “satu pesan satu surat”. Atau, surat bukan sarana yang tepat untuk menyampaikan pesan tersebut. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal Surat bisnis umumnya disampaikan secara formal. Bahasa formal adalah bahsa yang biasa digunakan dalam forum resmi seperti rapat resmi, pidato resmi, atau pembicaraan akademik. Ada juga yang menyebutkan sebagai bahasa tinggi. Ciri menonjol dari bahasa resmi adalah a. Mengikuti secara ketat tata bahasa resmi (baku). b. Perbendaharaan kata-katanya terbatas untuk membicarakan masalah kedinasan. c. Memberi kesan terdapat jarak (impersonal) antara penulis dengan pembacanya.

Ciri dari bahasa tidak resmi : a. Sering mengabaikan tata bahasa formal, ekspresif. b. Perbendaharaan kata yang digunakan sering ditemukan pada obrolan, tawar-menawar di pasar, pembicaraan di telpon, ataupun pertengkaran. Kelebihan dari bahasa formal : a. Ketegasan dan kejelasan pesan yang disampaikan. b. Bahasa formal membatasi makna ganda dan menghilangkan kesan ketidak seriusan. Kelemahan dari bahasa formal : a. Tidak ekspresif. b. Sulit untuk menunjukkan rasa tidak suka, kecewa, senang, atau gembira. Surat bisnis maupun surat dinas selalu menggunakan bahasa formal. Berbeda dengan surat dinas pemerintah yang sangat kaku, dalam surat bisnis masih memungkinkan untuk menghapus jarak formal antara penulis dengan pembacanya. Bahasa surat bisnis masih bisa menggunakan beberapa kata dalam pergaulan sehari-hari dengan tidak mengorbankan gramatikal dan kejelasan makna. Bahasa informal sering dimanfaatkan dalam surat bisnis untuk membangun keakraban dan kesan baik.

PENGGOLONGAN SURAT MENURUT ISINYA 1.

2.

3.

Surat dinas pemerintah Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contoh : surat keputusan, nota dinas, dan surat perintah Surat bisnis Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan (profit oriented), yang isinya berkaitan dengan kegiatan organisasi dalam melakukan transaksi bisnis. Contoh : surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb. Surat sosial Surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya tidak terkait langsung dengan urusan bisnis maupun kedinasan. Surat sosial lebih berfungsi untuk membangun hubungan atau citra yang baik. Contoh : Surat undangan menghadiri pesta yang diselenggarakan oleh perusahaan, surat undangan menghadiri perpisahan dengan pejabat tertentu, surat ucapan terima kasih.

4. Surat legal Surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat-surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contoh : Surat per janjian, surat kuasa, surat wasiat. 5. Surat pribadi Surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan-pesan pribadi penulisnya, bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi.

PENGGOLONGAN SURAT MENURUT TUJUAN PENULISANNYA 1.

Surat informatif Surat yang bertujuan menyampaikan informasi yang diketahui oleh penulis kepada penerima surat. Informasi yang disampaikan lebih banyak berisi fakta. Surat informatif bisa dibuat atas permintaan penerima surat ataupun atas keinginan penulis surat sendiri. Contoh : - Jenis Surat : Pemberitahuan, Tujuan : Memberi informasi hal yang perlu diberitahukan. - Jenis Surat : Perkenalan, Tujuan : Memberi tentang perusahaan, produk, atau programnya. - Jenis Surat : Laporan, Tujuan : Memberi informasi mengenai hal yang telah dgelakukan atau hasil yang diperoleh. - Jenis Surat : Referensi, Tujuan : Memberi informasi mengenai kompetensi dan perilaku kerja seseorang.

2.

Surat Persuasif Surat yang bertujuan menyampaikan keinginan penulis terhadap penerima surat. Persuasif berasal dari kata persuasi, yang artinya membujuk. Namun dalam surat, bujukan tersebut sangat bervariasi, merentang dari yang paling lemah sampai perintah yang sangat tegas, bahkan dengan “ancaman”. Contoh : - Jenis surat : Penawaran, Tujuan : Penerima surat bersedia membeli barang yang ditawarkan. - Jenis surat : Permintaan, Tujuan : Penerima surat bersedia memenuhi permintaan yang diajukan. - Jenis surat : Keluhan, Tujuan : Penerima surat bersedia memperbaiki kesalahan sesuai keluhan yang diajukan. - Jenis surat : Penagihan, Tujuan : Penerima surat bersedia membayar utangnya. - Jenis surat : Perintah, Tujuan : Penerima surat bersedia melakukan tindakan sesuai perintah dalam surat.

Penggolongan surat menurut wujudnya : Penggolongan surat menurut tampilan fisiknya, dari segi wujudnya kita mengenal surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, faksimile, dan surat elektronik (e-mail). Penggolongan surat menurut besarnya audien : Surat bisa ditujukan kepada : 1. Satu orang Contoh : surat panggilan kerja, surat tagihan, surat peringatan. 2. Sekelompok orang Contoh : surat edaran untuk para distributor, memo untuk para supervisor. 3. Banyak orang Contoh : surat pengumuman, surat untuk seluruh karyawan, surat untuk seluruh warga, dsb.

Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaiannya 1. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti) 2. Penting (perlu segera ditindaklanjuti) 3. Biasa (diperlakukan seperti surat-surat lainnya) Penggolongan surat menurut kerahasiaannya 1. Sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat) 2. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi surat) 3. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat) 4. Surat biasa (diperlakukan seperti surat pada umumnya).