Kkp Analisa Sistem Penjualan Barang

BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG Pada perkembangan jaman seperti saat ini, Eva Sponge bukan hanya digunakan untuk industri sepatu dan sandal saja tetapi untuk tatakan mouse, dalaman tas laptop, mainan anak, karpet, dan lain-lain. Sehubungan dengan itu kami perusahaan yang bergerak di bidang industri eva sponge PT. Bitungjaya Inti Cemerlang, terus mengembangkan berbagai jenis sponge dengan warna dan motif yang variatif. Untuk sandal dan sepatu, banyak perusahaan sandal dan sepatu yang memesan eva sponge ke perusahaan kami dari kualitas biasa sampai kualitas khusus. Juga untuk mainan anak, dulu permainan sejenis puzzle hanya terbuat dari kayu dan kertas karton tebal, juga mainan berbentuk buku cerita saat ini sudah disediakan dalam bentuk eva sponge. Dengan mesin-mesin produksi yang banyak kami impor dari Jerman dan Taiwan, juga bahan baku yang berkualitas baik impor ataupun lokal, kami yakin dapat bersaing dengan perusahaan eva sponge lainnya yang ada di Tangerang. Adapun daerah pemasaran eva sponge perusahaan kami yaitu Tangerang, Jakarta, Bekasi, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, dan Bali. Kami yakin dengan menjaga kualitas mesin, kualitas bahan baku, warna, dan harga yang bersaing, konsumen akan puas jika membeli eva sponge di tempat kami.Berdasarkan uraian diatas, maka penulis memberikan judul Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, yaitu : “ANALISA SISTEM PENJUALAN BARANG EVA SPONGE SECARA TUNAI PADA PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG DI TANGERANG”

1.2 PERMASALAHAN Setelah dilakukan pengamatan pada system yang berjalan pada PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG, dapat diketahui bahwa kendala yang ada yaitu pada laporan barang jadi dari gudang stock ke marketing sehingga menghambat pengiriman barang. Pembuatan laporan stock barang jadi yang masih berbentuk manual menghambat pengiriman barang. Maka perlu dilakukan komputerisasi sehingga pengiriman barang menjadi lancar dan mendukung penjualan tunai yang ada.

1.3 TUJUAN DAN MANFAAT

Pembuatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dimaksudkan untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang penulis dapat dari mata perkuliahan pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang, selain itu ada beberapa tujuan lain, yaitu : 1.

Melatih mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan yang

diterima,

dikembangkan secara logis, sistematis, kritis yang dapat meningkatkan kemampuan serta ketrampilan untuk menghadapi suatu masalah. 2. Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti penulisan skripsi pada program Strata satu pada STMIK PGRI Tangerang jurusan sistem informasi Manfaat dari Kuliah Kerja Praktek ini adalah mengetahui sistem yang berjalan untuk penjualan tunai pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang.

1.4 VISI DAN MISI PERUSAHAAN

Setiap perusahaan memiliki visi, begitu juga dengan perusahaan ini. Adapun visi PT.Bitungjaya Inti Cemerlang adalah : 1. Memperoleh laba yang meningkat dari tahun ke tahun 2. Memperluas pangsa pasar 3. Meningkatkan qualitas produk 4. Memberikan qualitas dan pelayanan yang baik terhadap konsumen. Visi diatas disertai juga dengan misi perusahaan sebagai penunjang yaitu : 1. Menciptakan Motif sponge baru yang belum bisa dicetak oleh perusahaan lain, sehingga konsumen hanya akan memesan motif tersebut dari perusahaan kami 2. Memberikan pelatihan terhadap para marketing lapangan 3. Melakukan survei ke daerah-daerah baru 4. Memakai bahan baku yang berkualitas agar hasil eva sponge yang diproduksi bagus 5. Memperbaiki setiap kekurangan yang dikeluhkan oleh para customer

1.5 PEMBATASAN MASALAH/RUANG LINGKUP KERJA PRAKTEK Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah : pemesanan barang, pembayaran, pengiriman barang, laporan penjualan.

1.6 METODOLOGI PENELITIAN/PENULISAN Dalam rangka megumpulkan data-data atau keterangan yang diperlukan, maka dalam hal ini penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya : 1.6.1

Observasi Penulis mengumpulkan data secara langsung langsung ke lapangan dengan melihat objek yang diteliti dalam waktu yang bersamaan. Metode ini bersifat umum tapi menyeluruh dan manfaatnya dapat dipakai sebagai dasr untuk penelitian yang lebih baik.

1.6.2

Studi Pustaka Selain melakukan observasi, penulis juga melakukan pengumpulan data dengan cara studi pustaka. Didalam metode ini penulis berusaha melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan data-data yang relevan dan tentu saja yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 PENGERTIAN SISTEM “Sistem menurut West Churchman adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.”(Krismiadji, 2002:1) “Sistem menurut Jogiyanto H.M (2001) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Contoh : *

Sistem Komputer terdiri dari - Software - Hardware - Brainware

*

Sistem Akuntansi Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

-

Komponen / elemen (component)

-

Batas sistem (boundary)

-

Lingkungan luar sistem (environment)

-

Penghubung (interface)

-

Masukan (input)

-

Pengolah (process)

-

Keluaran (output)

-

Sasaran (objective) atau tujuan (goal)

-

Komponen / elemen (component) Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi , artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem. Subsistem

ini mempunyai

sifat-sifat

dari

sistem

itu sendiri

dalam

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih besar yang dikenal dengan Suprasistem. Contoh : Jika suatu perusahaan dipandang sebagai suatu sistem , maka industri akan dipandang sebagai Suprasistem. -

Batas Sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem itu sendiri. Contoh : Sistem Keuangan

- Sistem Akuntansi - Kasir - Administrasi Keuangan - Personalia

-

Lingkungan Luar Sistem (Environment) Segala sesuatu diluar dari batas sistem yg mempengaruhi operasi dari suatu sistem disebut Lingkungan luar sistem (environment). Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya , sedangkan lingkungan yang bersifat merugikan harus dimusnahkan dan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi dari sistem.

-

Penghubung Sistem (Interface) Penghubung Sistem merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga

sumber-sumber daya mengalir

dari subsistem

yang satu

ke

subsistem lainnya. Dengan kata lain melalui penghubung ini output dari suatu subsistem akan menjadi input sari subsistem lainnya. -

Masukan (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem disebut INPUT. Masukan ini dapat berupa : - Masukan Perawatan (Maintenance Input) Yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem itu dapat beroperasi Contoh : Program untuk mengoperasikan komputer. - Masukan Sinyal (signal input) Yaitu energi yang diproses untuk diperolehnya suatu keluaran. Contoh : Data

-

Pengolah (Process) Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input menjadi output. Contoh : - CPU pada komputer - Bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi

barang jadi.

- Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan -

Keluaran (Output) Keluaran

adalah

hasil

dari energi

yang

diolah. Keluaran

ini dapat

diklasifikasikan sebagai : -

Keluaran yang berguna Contoh : Informasi yang dikeluarkan oleh komputer

-

Keluaran yang tidak berguna Contoh : panas yang dikeluarkan oleh komputer.

-

Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal) Setiap sistem pasti mempunyai tujuan

ataupun

sasaran

yang

mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Dengan

kata lain, suatu

sistem

akan

dikatakan

berhasil

pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.

kalau

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai: -

Sistem ABSTRAK (Abstract system )

Sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh : Sistem

Teologia

yang

merupakan

suatu

sistem

yang

menggambarkan hubungan Tuhan dengan manusia. -

Sistem FISIK (Physical system)

Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya. Contoh : Sistem Komputer Sistem Akuntansi Sistem Produksi -

Sistem ALAMIAH (Natural system)

Sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses - proses alam dalam arti tidak dibuat oleh manusia. Contoh : Sistem Geologi Sistem Solar -

:

sungai, pegunungan

:

galaxy, tata surya

Sistem buatan manusia (Human made system)

Sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia. Contoh :

Sistem Informasi - manusia - komputer Man - machine system / human-machine system Interaksi antara manusia dan mesin

-

Sistem Deterministik (Deterministic System )

Sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut sistem deterministik . Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan. Contoh :

Sistem Komputer

-

Sistem Tak Tentu (Probabilistic System )

Sistem ini adalah sistem dimana kondisi masa depannya tak dapat diramalkan karena mengandung probabilitas. Contoh : Sistem Manusia -

Sistem Tertutup (closed system)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebenarnya didunia ini tidak ada sistem yg benarbenar tertutup. Yang ada hanyalah sistem yang secara relatif tertutup (relatively closed system ) -

Sistem Terbuka (open system)

Sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah sistem yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab itu sistem ini harus mempunyai suatu sistem pengendalian (control system) yang baik, agar yg masuk hanya pengaruh - pengaruh yang baik saja. Contoh : sistem kebudayaan Indonesia

2.2 PENGERTIAN ANALISA SISTEM

Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang yang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebut SISTEM ANALIS. Fungsi system analis adalah : 1. Mengidentifikasikan masalah - masalah dari pemakai / user 2. Menyatakan secara spesifik sasaran yg harus

dicapai untuk memenuhi

kebutuhan user 3. Memilih alternatif - alternatif metode pemecahan masalah 4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dgn permintaan user

Tugas – tugas umum dari Sistem Analis 1. Mengumpulkan & menganalisis formulir, dokumen , file yg berkaitan dgn sistem yg berjalan. 2. Menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yg berjalan kepada user. 3. Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi -aplikasi untuk penerapannya pada komputer. 4. Menganalisis & menyusun biaya-biaya & keuntungan dari sistem yg baru 5. Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yg baru. Tugas – tugas teknik dari Sistem Analis 1. Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem baru. 2. Menyusun prosedur-prosedur untuk pengawasan. 3. Menyusun data flow diagram (DFD), Structured Analysis and Design Technique (SADT), dan sistem flowchart untuk merancang sistem baru secara detail. 4. Merancang pola pengawasan terhadap data yg bersifat sangat penting 5. Menyusun file-file utk digunakan dalam komputer, agar sistem baru dapat berjalan efektif. 6. Merancang bentuk input/output agar mudah dibaca oleh user 7. Menyusun dokumentasi tentang pekerjaan yg dilakukan oleh sistem analis dlm merancang sistem yg baru. Pribadi Sistem Analis 1. Mampu bekerja sama 2. Mampu berkomunikasi dengan baik 3. Mempunyai sopan santun 4. Mempunyai pendirian yang tegas 5. Mampu bersikap dewasa 6. Mampu bersikap tegas 7. Dapat bertindak secara metodik

8. Dapat bersikap akurat dalam memperhitungkan biaya-biaya 9. Mempunyai sifat kreatif 5 Tahap langkah kerja Sistem Analis 1. Tahap Mengidentifikasikan masalah kebutuhan user 2. Tahap Melaksanakan studi kelayakan 3

Tahap Analisis dan rancang sistem

4. Tahap Penerapan sistem 5. Tahap Evaluasi dan pemeliharaan

2.3

PENGERTIAN PENJUALAN TUNAI

“Penjualan tunai menurut Joel G.Segel dan Joe K.Shim yang diterjemahkan oleh Moh.Kurdi (1999) adalah peneriamaan yang diperoleh dari pengiriman barang dagangan atau dari penyerahan pelayanan dalam bursa sebagai bahan pertimbangan.”

2.4 PENGERTIAN DIAGRAM ALIR DATA Diagram alir data digunakan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem yang berbentuk bagan. DAD sangat membantu sekali didalam berkomunikasi dengan pemakai sistem secara logika. DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur. Beberapa simbol yang digunakan pada DAD untuk mewakili : 1.

Kesatuan luar

Setiap sistem tentunya mempunyai batasan sistem yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output pada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan menerima input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak

Notasi kesatuan luar di DFD 2. Arus Data Arus data (data flow) didalam DFD diberikan simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, penyimpanan data dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi penamaan yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data akan dituliskan disamping garis panahnya.

Notasi arus data di DFD 3. Proses Suatu proses adalah suatu pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.

4. Simpanan Data Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut: a. suatu file b. suatu arsip atau catatan manual c. suatu kotak tempat data di meja seseorang d. suatu tabel acuan manual e. suatu agenda atau buku Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya atau sepasang garis horisontal degan kedua ujung terbuka.

Notasi simpanan data

BAB III PEMBAHASAN

3.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1.1 SEJARAH PERUSAHAAN

PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG berlokasi di Desa Bitungjaya, Cikupa – tangerang, dengan luas lahan lebih dari 4 hektar. Perusahaan ini berdiri sejak Agustus 1989 dan bergerak dibidang industri eva sponge dan ekspor sandal. Produk-produk yang kami hasilkan sangat bersaing dari segi kualitas dan harga. Kami juga berpengalaman lebih dari 20 tahun dibidang eva sponge. Banyak perusahaan sepatu di Indonesia yang menjadi konsumen kami, seperti : PT.Carvil Abadi, Neckerman, Baby Millioner, Bata, Adidas Group, dll. Para pekerja kami juga selalu menjaga kualitas barang. Sejak November 1993 sampai Juni 1994 kami juga menjual sandal untuk ekspor. Adapun daerah pemasaran kami seperti Italia, Belgia, Jerman, Belanda, Perancis, dan Jepang. Saat ini kami juga memproduksi outsole sepatu dengan berbagai merek terkenal dan juga tali jepit sandal untuk local dan ekspor. Dengan mesin-mesin yang kami datangkan dari dalam dan luar negeri, juga tenaga-tenaga ahli, serta bahan baku yang berkualitas kami yakin bisa memberikan produk yang berkualitas dengan harga terjangkau. Bagi kami kualitas dan pelayanan yang terbaik adalah kepuasaan bagi konsumen.

3.1.2 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

PIMPINAN

K.A. MARKETING

STAFF MARKETING

STAFF MARKETING

BAG. MUAT & PENGIRIMAN

STAFF MARKETING

BAG. GUDANG BARANG JADI

SUPIR PENGIRIMAN

Fungsi dan tanggung jawab dari setiap komponen organisasi adalah sebagai berikut : -

Pimpinan Bertugas untuk menjaga keseimbangan dan mehatur perusahan baik secara makro dan secara mikro

-

K.A Marketing

Bertugas menghitung harga jika ada customer baru, menandatangani Purchase order, surat jalan, faktur, dan mengatur rute pengiriman. -

Staf Marketing

Bertugas membuat surat jalan, faktur, dan memasukkan data Purchase order ke computer. -

Bag.Muat barang dan pengiriman

Bertugas mengatur barang yang akan dikirim -

Bag.Gudang barang jadi

Bertugas memberikan laporan barang jadi yang siap untuk dikirim -

Supir pengiriman

Bertugas mengantar setiap pesanan yang sudah disiapkan

3.2 SISTEM JARINGAN PERUSAHAAN

3.2.1 SISTEM JARINGAN PERUSAHAAN

Sistem jaringan yang digunakan/dipilih oleh PT.Bitungjaya Inti Cemerlang adalah Topologi Star. Adapun alasan menggunakan topologi ini adalah karena hardness jaringan yang digunakan adalah Switch dan saat ini hampir semua perusahaan menggunakan topologi star dan alasan yang lain jika salah satu komputer bermasalah tidak berpengaruh ke komputer lain.

3.2.2 PERANGKAT KERAS YANG DIGUNAKAN PERUSAHAAN

Perangkat keras yang digunakan adalah : Monitor

: MAG Innovision

Keyboard

: Logitech

Mouse

: Logitech

Printer

: Epson LQ-2170

Casing CPU

: ZIP

Motherboard : ASUS Ps102 HDD

: 80 GB Seagate

Processor

: Intel Pentium IV

RAM

: 512 Mb

3.3 SISTEM APLIKASI YANG DIGUNAKAN PERUSAHAAN

3.3.1 SOFTWARE PENDUKUNG

Software yang digunakan pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang adalah BIC Information System. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk software dan database adalah Progress, dengan operating system yang digunakan adalah Linux.

3.3.2 SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

A. KEGUNAAN SISTEM INFORMASI

Sistem yang saat ini berjalan memiliki manfaat untuk mengetahui banyaknya pengiriman barang yang dilakukan dalam satu hari, banyaknya Purchase order yang masuk dan bisa mempercepat penarikan data penjualan untuk bagian keuangan.

B. CARA KERJA SISTEM

Adapun cara kerja system yang berjalan secara umum adalah sebagai berikut : setiap Purchase order yang masuk diinput ke komputer. Purchase order yang sudah diinput dibuat surat perintah kerja untuk bagian produksi, setelah barang jadi maka bagian gudang barang jadi memberikan laporan ke bagian marketing. Setelah barang siap untuk dikirim, bagian marketing mengatur pengiriman dan

untuk setiap harinya Purchase order yang masuk, dan banyaknya barang yang dikirim dibuat laporan penjualan.

BAB IV ANALISA KINERJA SISTEM PERUSAHAAN

4.1 ANALIS SISTEM 4.1.1 ANALIS SISTEM INFORMASI

A. SISTEM BERJALAN PERUSAHAAN

Sistem berjalan adalah serangkaian proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan. Maksud dari sistem berjalan ini adalah untuk mendapat gambaran lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang ada di suatu perusahaan, berikut ini adalah sistem penjualan barang eva sponge secara tunai pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang, yaitu : 1. Pemesanan barang Proses pemesanan barang terjadi ketika pembeli memberikan surat permintaan penawaran harga harga ke marketing. Berdasarkan surat permintaan penawaran harga ini, bagian marketing memberikan surat penawaran harga. Setelah disepakati/disetujui pihak pembeli, maka pihak pembeli memberikan surat pesanan barang dalam bentuk PO (Purchase Order)

2. Pembayaran Setelah PO masuk ke bagian marketing, PO tersebut tidak langsung diteruskan ke bagian produksi tetapi menunggu pembayaran dulu dari pembeli. Setelah pembayaran diterima baik berupa giro atau transfer dan dibuatkan faktur penjualan oleh bagian marketing baru PO ini diproses. 3. Pengiriman barang Setelah bukti transfer/giro diterima, PO baru diproses. Bagian marketing memberikan SO (Surat Order) / SPK (Surat Perintah Kerja) yang diteruskan ke bagian produksi. Setelah menerima SO/SPK bagian produksi memberikan rencana produksi ke bagian marketing. Setelah barang jadi, bagian produksi memberikan laporan ke gudang barang jadi yang kemudian di bagian gudang barang jadi dibuatkan laporan barang jadi ke bagian marketing. Setelah mengetahui barang yang dipesan oleh pembeli sudah jadi, marketing membuat surat perintah muat barang dan pengiriman ke bagian muat barang dan pengiriman. Setelah barang dimuat, bagian muat membuat laporan berapa jumlah barang yang dimuat ke bagian marketing yang kemudian dibuatkan surat jalan. Setelah surat jalan siap, supir mengirim barang ke pembeli yang memesan barang tersebut. 4. Laporan penjualan Berdasarkan data faktur dan surat jalan, marketing memberikan laporan penjualan setiap hari ke bagian keuangan.

B. DATA FLOW DIAGRAM POINT

Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran dari uatu sistem dalam bentuk jaringan yang mempresentasikan suatu sistem itu sendiri, bias otomatis, manual/semi otomatis. Data Flow Diagram terdiri dari tiga hal, yaitu : 1. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan diagram paling atas karena menunjukkan sistem

secara

global/keseluruhan,

terdiri

dari

suatu

proses

yang

menggambarkan suatu ruang lingkup sistem. 2. Diagram nol Diagram nol menunjukkan fungsi-fungsi utama suatu sistem. Diagram ini merupakan diagram yang menggambarkan proses. 3. Diagram detail/rinci Diagram ini menunjukkan rincian dari salah satu/lebih proses yang ada pada diagram yang lebih tinggi. Diagram ini merupakan diagram yang paling bawah tidak dapat dibagi lagi.

CUSTOMER

MARKETING

SPPH, PO_Acc, Giro/

SPH, SJ, faktur

SPH, Faktu, SJ

transfer

SPPH,

PO_Acc, SJ_Acc

KEUANGAN Giro/transfer, Lap.Penjualan

SISTEM PENJUALA N TUNAI Barang, SJ SJ_Acc

Rencana

SO/SPK

Lap.Barang Jadi

produksi GUDANG PRODUKSI

GUDANG BARANG JADI

BAGIAN MUAT & PENGIRIMAN

Keterangan : SPPH

: SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

SPH

: SURAT PENAWARAN HARGA

PO

: PURCHASE ORDER

SJ

: SURAT JALAN

SO/SPK : SURAT ORDER/SURAT PERINTAH KERJA SPM

: SURAT PERINTAH MUAT

DIAGRAM KONTEKS SISTEM BERJALAN

Data SPPH Arsip SPPH CUSTOMER SPPH,PO_Acc SPH Data SPH 1.0 PEMESANAN BARANG

SPPH PO_Acc

Arsip SPh dt_customer Arsip dt_customer

SPH MARKETING

Data PO Arsip PO_Acc Faktur

Copy Faktur_Acc

Data Faktur_Acc 2.0 PEMBAYARA N

Faktur

Giro/Transfer, Copy Faktur_Acc

KEUANGAN

Giro/Transfer

DIGRAM NOL SISTEM BERJALAN

Arsip Faktur_Acc

CUSTOMER

Barang Arsip Faktur_Acc ,SJ Copy SJ_Acc SJ MARKETING

Data SO Arsip SO

3.0 PENGIRIMAN

Lap.Muat Barang, SJ_Acc Arsip SJ_Acc Data SJ_Acc

Rencana Produksi

SPM

BAGIAN PRODUKSI SO

Lap.Muat Barang

BAGIAN MUAT & PENGIRIMAN

Lap.Brg Jadi BAGIAN BARANG JADI KEUANGAN Arsip SJ_Acc Lap.Penjualan 4.0 LAPORAN PENJUALAN

Arsip Faktur_Acc

DIGRAM NOL SISTEM BERJALAN

MARKETING

dt_customer SPPH

SPH

SPH

SPPH

1.1 PENAWARA N

Arsip dt_customer Data SPPH Arsip SPPH Data SPH Arsip SPH

CUSTOMER PO_Acc Data PO_Acc Arsip PO_Acc

PO_Acc

1.2 PENERIMAAN PO

DIAGRAM DETAIL SISTEM BERJALAN PROSES 1.0

Giro/Transfer

2.1 PEMBAYARAN

CUSTOMER Pembayaran diterima

Copy Faktur_Acc Faktur

Data Faktur_Acc

Copy Faktur_Acc

Arsip Faktur_Acc

2.2 PEMBUATAN FAKTUR

Faktur

MARKETING

KEUANGAN Giro/Transfer

DIAGRAM DETAIL SISTEM BERJALAN PROSES 2.0

3.1 PENGIRIMA N BARANG

MARKETING

so

SO

Rencana Produksi BAGIAN PRODUKSI

3.2 PENERIMAAN SO/SPK

so SO

Lap.Barang Jadi BAGIAN BARANG JADI

3.3 CEK BARANG JADI

Lap.Barang Jadi SJ Lap.Muat Barang 3.4 PEMBUATAN SURAT JALAN

Data SO Arsip SO

SPM

Lap.Muat Barang

BAGIAN MUAT & PENGIRIMAN

MARKETING

Copy SJ_Acc

Copy SJ_Acc CUSTOMER Barang, SJ

3.5 BARANG SIAP DIKIRIM

Data SJ_Acc Arsip SJ_Acc

DIAGRAM DETAIL SISTEM BERJALAN PROSES 3.0

4.1.2 ANALIS SISTEM JARINGAN KOMPUTER

Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas computer dan perangkat jaringan lainnya yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang sama.Tujuan dari jaringan komputer adalah: * Membagi sumber daya: contohnya berbagi pemakaian printer, CPU, memori, harddisk * Komunikasi: contohnya surat elektronik, instant messaging, chatting * Akses informasi: contohnya web browsing Topologi jaringan adalah, hal yang menjelaskan hubungan geometris antara unsur-unsur dasar penyusun jaringan, yaitu node, link, dan station. Setiap topologi memiliki karakteristik yang berdeda-beda dan masingmasing juga memiliki keuntungan dan kerugian. Untuk PT.Bitungjaya Inti Cemerlang menggunakan jenis topologi Star. Topologi star layoutnya seperti bintang dan dari setiap komputer terhubung pada hub atau switch dan cara kerjanya semua link harus melewati pusat yang menyalurkan data tersebut kesemua simpul atau client yang dipilhnya. Kelebihan: paling fleksibel pemasangan / perubahan stasiun sangat mudah dan tidak mengganggu bagian jaringan lain kontrol terpusat kemudahan deteksi dan isolasi kesalahan kerusakan kemudahan pengelolaan jaringan

kekuranganya: boros kabel perlu penanganan khusus kontrol terpusat (hub) jadi elemen kritis. Dan banyaknya hub yang dipakai pada topologi star yang digunakan di PT.Bitungjaya inti Cemerlang ada 12 hub.

4.2 KELEMAHAN DAN KELEBIHAN SISTEM

4.2.1 KELEMAHAN SISTEM

Setiap sistem tidak luput dari kelemahan, begitu juga dengan sistem penjualan tunai yang ada pada PT.Bitung jaya Inti Cemerlang. Setelah melakuak pengamatan dan praktek kerja di perusahaan ini, kelemahan yang ada terdapat pada : 1. Gudang barang jadi, dimana laporan barang jadi yang diberikan masih manual dan tidak cepat update dalam hari yang sama, sehingga barang yang ada tidak sama dengan stock barang yang ada karena pengurangan tidak dilakukan di hari yang sama saat barang dikirim. Hal ini tentu saja menghambat marketing mengetahui persediaan barang. 2. Campur tangan manusia sangat dominant, karenadaya tahan manusia sifatnya tidak stabil mengakibatkan sering terjadinya kesalahan pada manusia sebagai pelaku utama sistem. 3. Adanya tuntutan waktu yang cepat seiring dengan semakin besarnya jumlah transaksi yang harus dipenuhi.

4.2.2 KELEBIHAN SISTEM

Selain kelemahan sistem yang diamati, ada juga kelebihan sistem yang didapat, seperti :

1. pembuatan surat jalan secara komputerisasi membuat pekerjaan lebih cepat. 2. Penginputan PO secara komputerisasi membuat kita bias mengecek apakah pembeli yang memberikan PO sudah pernah membeli dan apakah barang yang dipesan sudah pernah dibeli sebelumnya sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan untuk harga. 3. Dengan sistem input PO secara komputerisasi dapat meminimalkan adanya double PO.

4.2.3 USULAN PERBAIKAN

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, guna mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem, maka penulis mengajukan alternative pemecahan masalah. Dengan dibangunnya sistem yang baru, maka akan diperoleh manfaat dan keuntungan nyata bagi kelangsungan hidup perusahaan. Adapun usulan perbaiakan yang diberikan yaitu : 1. Adanya penanganan data dengan menggunakan komputerisasi basis data yang baik, maka proses pengolahan datanya akan lebih cepat, sehingga informasi dan kebutuhan data yang akan digunakan lebih cepat pula. 2. Diberikan penyuluhan dan dilakukan sharing seputar pekerjaan, sehingga permasalahan yang ada tidak berlarut dan kesalahan yang disebabkan manusia sebagai pelaku utama sistem bisa diminimalisasikan. 3. Diusulkan penambahan karyawan di bagian muat barang di saat-saat tertentu / high seasons sehingga pengiriman lebih cepat, tentunya hal ini juga didukung dengan barang produksi yang harus cepat jadi.