Khao Sat Ql Ban Va Mua Hang

Section 1: Tổng quan 1.1Mục đích: Xây dựng hệ thống quản lý việc bán hàng và mua hàng của công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Trần Anh. 1.2 Tình huống kinh doanh: a)Công ty bán hàng cho khách: - Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ đến công ty gặp bộ phận bán hàng và được nhân viên bán hàng tư vấn về các mặt hàng.Nếu khách hàng đồng ý mua hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn giao cho khách hàng và lưu thông tin của khách hàng. - Khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng cho bộ phận tài chính và nhận hàng thông qua bộ phận quản lý kho. b) Công ty mua hàng : Khi công ty có nhu cầu mua hàng bộ phận nhập hàng sẽ liên hệ và giao dịch với nhà cung cấp để mua hàng. Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp thông qua bộ phận tài chính. Công ty nhập hàng từ nhà cung cấp thông qua bộ phận quản lý kho. 1.3Phạm vi: Trong công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Trần Anh. 1.4Đặc điểm của người sử dụng: Nhân viên của các bộ phận trong công ty. Section 2: Giả thiết, ràng buộc, phụ thuộc 2.1 Giả thiết: 2.2 Ràng buộc: 2.3 Phụ thuộc: Section 3: Các yêu cầu 3.1 Yêu cầu về mặt nghiệp vụ: - Hiểu rõ quy trình xử lý làm việc của công ty. - Có trình độ tin học từ loại A trở lên. 3.2 Yêu cầu về mặt chức năng: * Chức năng : Lập đơn đặt hàng. - Mục đích: Cung cấp một bản danh sách chính xác yêu cầu về các mặt hàng mà khách hàng đặt mua như:tên mặt hàng,số lượng đặt mua,nước sản suất… - Đầu vào: Đơn hàng của khách hàng, dữ liệu về mặt hàng có trong kho, dữ liệu về khách hàng,giá bán. - Quy trình xử lý: +Nhận đơn hàng.

+Nếu khách hàng là mới thì nhập thông tin chi tiết của khách hàng. Nếu là khách hàng cũ thì: Tìm số nợ của khách hàng. Nếu số nợ của khách hàng lớn hơn số nợ cho phép thì: dừng xem xét đơn hàng này, chuyển sang xem xét đơn hàng tiếp theo. + Tổng := 0 + Với mỗi dòng đơn hàng: nhập mã MH.Nếu mã MH ko có trong kho thì ghi nhận xử lý đặc biệt và xem xét dòng đơn hàng tiếp theo. Ngược lại nếu số lượng lớn hơn số lượng tồn trong kho thì: ghi nhậ và xử lý đặc biệt, xem xét dòng đơn hàng tiếp theo. Thành tiền= Số lượng * đơn giá. Tổng = Tổng + Thành tiền; + Nếu tổng- số tiền trả đợt 1+ số nợ cũ > số cho phép Thì ghi nhận xử lý đặc biệt và chuyển sang đơn hàng tiếp theo. -Đầu ra: Dữ liêu khách hàng ,đơn hàng đã được xem xét. * Chức năng : Lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất - Mục đích: Lập và in một hóa đơn bán hàng chi tiết - Đầu vào: Thông tin về khách hàng và đơn đặt hàng - Quy trình xử lý: Với đơn đặt hàng mà khách hàng cầm đến gặp nhân viên bán hàng thì nhân viên bán hàng sẽ tìm kiếm trong kho hàng. Nếu trong kho ko có đủ hàng thì nhân viên bán hàng sẽ thương lượng với khách hàng.Nếu thương lượng thành công thì nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng. Nếu trong kho có đủ số hàng mà khách hàng yêu cầu thì nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn và phiếu xuất hàng - Đầu ra: Thông tin bảng lập, phiếu xuất và in hóa đơn * Chức năng : Cập nhật thông tin khách hàng: - Mục đích: Nắm được số khách hàng đến giao dịch trong ngày. - Đầu vào: Thông tin về khách hàng, thông tin về đơn hàng… - Quy trình xử lý: Cập nhật thông tin khách hàng = tổng (thông tin của số khách hàng đến trong ngày). - Đầu ra: Cập nhật được thông tin khách hàng. * Chức năng :Báo cáo bán hàng - Mục đích: Nắm được số hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng trong ngày. - Đầu vào: Đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng. - Quy trình xử lý: Lập báo cáo bán hàng= số đơn đặt hàng+ hóa đơn bán hàng - Đầu ra: Lập báo cáo bán hàng. * Chức năng: thanh toán tiền - Mục đích: để thanh toán tiền bán và nhập hàng của công ty.

- Đầu vào: Hóa đơn bán hàng và nhập hàng. - Quá trình xử lý: Nhận hóa đơn thanh toán( bán và nhập ), sau đó xác nhận lại thông tin từ hóa đơn là đúng hay sai.Sau đó thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấp. - Đầu ra: Xác nhận đã thanh toán. * Chức năng: lập bảng thu chi - Mục đích: Quản lý được các khoản thu và chi của công ty. - Đầu vào: Hóa đơn bán và hóa đơn chi cho nhà CC… - Quá trình xử lý: Bảng thu chi = tổng ( hóa đơn chi cho nhà CC + hóa đơn thu của khách hàng + một số khoản chi khác). - Đầu ra: Lập bảng thu chi. * Chức năng: báo cáo thống kê - Mục đích: Báo cáo cho ban quản lý nắm được các khoản thu chi của công ty trong ngày, tháng, quý… - Đầu vào: Hóa đơn thanh toán của khách hàng, hóa đơn thanh toán của nhà cc, số lượng khách hàng mua, số lượng hàng xuất – nhập – tồn. - Quá trình xử lý: Lập bảng báo cáo thống kê = tổng ( hóa đơn thanh toán của khách hàng + hóa đơn thanh toán của nhà cc + số lượng khách hàng mua + số lượng hàng xuất, nhập, tồn) - Đầu ra: Bảng báo cáo thống kê hàng ngày, tháng, quý, năm. * Chức năng: cập nhật hóa đơn - Mục đích: nắm được các hóa đơn thanh toán. - Đầu vào: Thông tin về đơn hóa đơn. - Quy trình xử lý:Cập nhật các loại hóa đơn đã thanh toán và chưa thanh toán trong ngày. - Đầu ra: Cập nhật các hóa đơn * Chức năng: cập nhật yêu cầu - Mục đích: Cập nhật các yêu cầu đặt hàng. - Đầu vào: Thông tin về đơn đặt hàng, số lượng hàng… - Quy trình xử lý: Khi ban quản lý yêu cầu cần nhập hàng thì bộ phận nhập hàng sẽ xác nhận lại. Sau đó cập nhật các yêu cầu này. - Đầu ra: Cập nhật yêu cầu đặt hàng * Chức năng: lập in hóa đơn - Mục đích: Lập và in một hóa đơn để - Đầu vào: Thông tin về khách hàng,mặt hàng,giá… - Quy trình xử lý:Nhập vào các thông tin trên - Đầu ra: Hoá đơn * Chức năng ghi nhận thông tin hàng: -Mục đích:ghi nhân thông tin của khách hàng để có thể kiểm tra thông tin của khách sau này.

-Đầu vào: Các thông tin về mặt hàng - Đầu ra: Thông tin về hàng * Chức năng Báo cáo: - Mục đích: Cho bộ phận quản lý nắm được tất cả thông tin của công ty. - Đầu vào: Các thông tin từng bộ phận báo cáo - Đầu ra: Bản báo cáo đầy đủ * Chức năng cập nhật thông tin đơn hàng: - Mục đích: Xác định được các thông tin về mặt hàng để lập hoá đơn - Đầu vào: Đơn hàng - Đầu ra: Cập nhật thông tin đơn hàng. * Chức năng chọn nhà cung cấp: - Mục đích:chọn được nhà cung cấp hợp lý,có thể cung cấp các mặt hàng theo yêu cầu của công ty. - đầu vào:Thông tin về nhà cung cấp -Đầu ra:chọn được nhà cung cấp -Quy trình xử lý:Nhập thông tin về NCC tìm được thông tin NCC nếu sai thì dừng nếu đúng đúng kiểm tra lại thông tin,sau đó thông tin và đăng ký với NCC nếu hợp lý thì chọn NCC nếu không thì quay lai thông tin NCC đã tìm * Chức năng cập nhật hàng xuất- nhập – tồn: - Mục đích: Xác định được các laọi hàng đã xuất, nhập, tồn kho - Đầu vào: Số lượng hàng nhập, xuất, số hàng tồn trong kho - Đầu ra: Cập nhật thông tin xuất, nhập , tồn * Chức năng báo cáo hàng xuất- nhập – tồn: - Đầu vào: Số lượng hàng nhập, hàng tồn, hàng xuất. - Đầu ra: Lập báo cáo về tình hình nhập kho * Chức năng lập phiếu xuất: - Đầu vào: Đơn đặt hàng của khách, hoá đơn đã thanh toán của khách. - Đầu ra: Phiếu xuất kho * Chức năng lập phiếu nhập: - Đầu vào: Hoá đơn đã thanh toán của nhà cung cấp - Đầu ra: Phiếu nhập.